Layanan Pengadaan Secara Elektrnok (LPSE) Kab. Toraja Utara

LAPORAN AKHIR KEGIATANLAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

KAB. TORAJA UTARATAHUN 2014

KATA PENGANTAR

Laporan Akhir Kegiatan LPSE Kab. Toraja Utara TA. 2014 merupakan wujud upaya pemerintah

dalam menciptakan penyelenggaraan good governance. Demi mewujudkan good governance, upaya

tersebut perlu untuk terus dilakukan secara berkesinambungan dengan cara mengembangkan dan

menerapkan sistem pertanggungjawaban kinerja pemerintahan yang tepat, jelas dan terukur serta legitimate.

Dengan demikian diharapkan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara

berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggungjawab.

LPSE didirikan sebagai perwujudan upaya peningkatan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam

pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sesuai dengan tujuan

tersebut, penyusunan laporan akhir kegiatan LPSE sebagai bentuk pertanggungjawaban menjadi sangat

penting. Berdasarkan akuntabilitas, setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan penyelenggaraan negara

dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat. Pertanggungjawaban tersebut berupa laporan yang

disampaikan kepada level di atasnya, lembaga-lembaga pengawasan dan penilai akuntabilitas, serta kepada

1

Presiden selaku kepala Pemerintahan. Laporan tersebut menggambarkan kinerja LPSE di masing-masing

instansi pemerintah yang bersangkutan.

Dan akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan

memberikan andil positif terhadap kelancaran pelaksanaan kegiatan di LPSE Kab. Toraja Utara TA. 2014.

Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa selalu meridhoi segala upaya dan niat baik kita dalam mengabdi bagi

kepentingan masyarakat, daerah dan negara.

Rantepao, 1 Januari 2014

Kabag. Pembangunan Setda Kab. Toraja UtaraSelakuKetua Tim Teknis LPSE Kab. Toraja Utara,

Drs. SLAMET DARMANTOPangkat : Pembina Tk. INIP : 19640110 199003 1 012

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh

Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi Lainnya (K/L/D/I) untuk

menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik serta memfasilitasi Unit

Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik.

LPSE sebagai unit kerja yang menyelenggarakan Sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa

Secara Elektronik (SPSE), kemudian diharapkan dapat melaksanakan fasilitasi layanan pengadaan

barang/jasa yang terintegrasi secara tepat sasaran, bersih, transparan, dan akuntabel.

Koordinasi internal dan eksternal dilakukan di lingkungan Bagian Pembangunan Sekretariat

Daerah Kab. Toraja Utara maupun dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

(LKPP) serta dengan instansi teknis lainnya yang terkait dalam menyusun laporan akhir kegiatan LPSE

sebagai pertanggungjawaban kinerja sebagaimana yang diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 28

3

Tahun 1999 yang mewajibkan instansi pemerintah untuk melaporkan akuntabilitas kinerjanya kepada

pihak yang berwenang untuk meminta pertanggungjawaban.

B. TUGAS DAN FUNGSI UNIT LPSE KAB. TORAJA UTARA

LPSE Kab. Toraja Utara sebagai salah satu unit pelaksana layanan pengadaan barang/jasa di

lingkungan Kab. Toraja Utara, menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut:

a. Penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi, dan pelaporan pengelolaan pengadaan

barang/jasa secara elektronik di Kab. Toraja Utara.

b. Pengelolaan SPSE dan infrastrukturnya di lingkungan Kab. Toraja Utara.

c. Pelaksanaan registrasi dan verifikasi penyedia di LPSE Kab. Toraja Utara.

d. Pelaksanaan pelayanan pelatihan bagi Penyedia dan Panitia Pengadaan Barang/Jasa.

e. Pelaksanaan dukungan teknis pengoperasian SPSE di lingkungan Kab. Toraja Utara.

4

Pembina

Penanggungjawab

Tim Pengendali Kegiatan

Sekretaris Tim Pengendali kegiatan

Ketua Unit Teknis

Sekretariat

Sub Unit Pelatihan dan Sosialisasi

Sub Unit Registrasi dan Verifikasi

Sub Unit Pelayanan Informasi

Sub Unit Administrasi Aplikasi

C. STRUKTUR ORGANISASI UNIT LPSE KAB. TORAJA UTARA

5

BAB II

LAPORAN KEGIATAN LPSE KAB. TORAJA UTARA TA 2014

Sesuai dengan Keputusan Bupati Toraja Utara Nomor 46/I/2014 tentang Tim Pengelola Unit Layanan

Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Toraja Utara Tahun Anggaran 2014, terdapat 4 bidang kerja LPSE

dengan laporan masing-masing kegiatan sebagai berikut:

A. UNIT PELATIHAN DAN SOSIALISASI

LPSE Unit Pelatihan dan Sosialisasi Tahun 2014 dengan tugas utama melaksanakan pelayanan

pelatihan (training) dan sosialisasi pengoperasian aplikasi SPSE kepada Penyedia, Panita Pengadaan

Barang dan Jasa (PPBJ), PPK serta Auditor telah melakukan beberapa pelayanan yaitu memberikan

arahan atau tata cara penggunaan SPSE kepada panitia maupun penyedia di ruangan yang telah

disediakan oleh LPSE.

6

Kami juga telah menyediakan aplikasi yang khusus digunakan untuk latihan yaitu SPSE versi

training dengan alamat http://lpsetorajautara.net/latihan dan kami lengkapi dengan buku panduan untuk

panitia dan penyedia.

Melalui aplikasi dalam SPSE versi 3.5, aktivitas yang dilakukan oleh PPBJ, antara lain:

a. Membuat paket

b. Menyusun spesifikasi lelang dan mengumumkannya

c. Melakukan penjelasan lelang

d. Mengunggah dokumen adendum lelang (jika ada)

e. Mengunduh dan melakukan pembukaan dokumen penawaran

f. Melakukan evaluasi lelang

g. Mengunggah berita acara evaluasi penawaran dan hasil pelelangan

h. Menetapkan pemenang lelang

i. Mengumumkan pemenang lelang

j. Menjawab sanggahan

7

B. UNIT REGISTRASI DAN VERIFIKASI

Laporan hasil kerja tim koordinator Unit Registrasi dan Verifikasi Tahun 2014 adalah sebagai berikut:

1. Unit Registrasi dan Verifikasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pengelolaan registrasi dan

verifikasi penyedia jasa, yaitu:

a. Memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan oleh Penyedia ketika melakukan registrasi pada

LPSE Kab. Toraja Utara;

b. Memeriksa keaslian dokumen yang diserahkan oleh Penyedia ketika melakukan registrasi pada

LPSE Kab. Toraja Utra;

c. Melakukan verifikasi pada Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (SPSE) Kab. Toraja

Utara;

d. Updating NPWP penyedia jasa.

2. Jumlah penyedia yang melakukan registrasi pada LPSE Kab. Toraja Utara sampai dengan Tahun

2014 adalah sebanyak 107 penyedia.

8

C. UNIT PELAYANAN INFORMASI

Laporan hasil kerja tim koordinator Unit Pelayanan Informasi Tahun 2014 adalah sebagai berikut:

1. Unit Pelayanan Informasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas sebagai berikut:

a. Menjamin terlayaninya penyedia jasa dan PPBJ dalam menggunakan fasilitas LPSE;

b. Menjamin terselesaikannya permasalahan penyedia jasa dan PPBJ dalam proses pelaksanaan

pengadaan secara elektronik melalui SPSE;

c. Menjamin terlaksananya kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik yang dilaksanakan

melalui SPSE, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan

barang/jasa.

2. Kegiatan yang telah dilakukan oleh Unit Pelayanan Informasi selama Tahun 2014 adalah:

a. Menjawab pertanyaan/konsultasi yang dilakukan oleh pengguna melalui website LPSE, email,

telepon, maupun datang langsung ke LPSE Kab. Toraja Utara;

b. Melakukan pendampingan unggah dokumen di bidding room bagi penyedia;

c. Melakukan pendampingan pelaksanaan aktivasi agregasi penyedia;

9

d. Melakukan koordinasi dengan Helpdesk LPKK terkait permasalahan yang terjadi di LPSE Kab.

Toraja Utara.

D. UNIT ADMINISTRASI APLIKASI

Secara keseluruhan, untuk periode Januari-Desember 2014 telah dilakukan proses pelelangan melalui

LPSE Kab. Toraja Utara sebanyak 146 dengan jumlah pagu senilai Rp. 111.887.808.919,- (data

terlampir).

Untuk Unit Administrasi Aplikasi bertanggungjawab dalam pelaksanaan tugas:

1. Pengelolaan sistem pengadaan secara elektronik (SPSE);

2. Membuat satuan kerja/agency dan login user untuk panitia lelang.

Untuk Unit Administrasi Aplikasi telah melaksanakan beberapa kegiatan selama Tahun 2014 sebagai

berikut:

1. Membuat Login User untuk BPK sebagai Auditor;

2. Membuat berita dan pengumuman di SPSE;

10

3. Sebagai problem solver jika panitia lelang mengalami permasalahan dalam penggunaan SPSE.

Seperti perubahan jadwal lelang dan perubahan susunan kepanitian;

4. Sebagai mediator antara panitia lelang dengan LKPP jika terjadi permasalahan dalam SPSE yang

tidak dapat diatasi oleh admin LPSE Kab. Toraja Utara;

5. Mengikuti kegiatan yang diselenggarakan LKPP dalam rangka peningkatan infrastruktur dan sistem

keamanan SPSE;

6. Melakukan maintenance server dan aplikasi SPSE dan memastikan keberlangsungan ketersediaan

aplikasi SPSE;

7. Melakukan backup data dan maintenance server LPSE Kab. Toraja Utara.

E. LAPORAN KEGIATAN LPSE LAINNYA

Anggota LPSE telah melakukan beberapa kegiatan di luar daerah diantaranya :

1. Melakukan Kunjungan Kerja ke Balai LPSE Provinsi Jawa Barat pada tanggal 22 Maret 2014.

Kegiatan ini dimaksudkan untuk melihat langsung infrastruktur dan seperti apa pelayanan di LPSE

Jawa Barat yang merupakan salah satu LPSE terbaik yang ada di Indonesia.

11

2. Melakukan penandatangan SLA (Service Level Agreement) antar LPSE Kab. Toraja Utara dengan

LPSE Provinsi Jawa Barat mengenai Pakar Report pada tanggal 17 Juni 2014. Pakar Report adalah

aplikasi yang telah dibuat oleh LPSE Provinsi Jawa Barat yang berfungsi untuk memberikan laporan

mengenai seluruh hal yang berkaitan dengan Pengadaan di dalam Aplikasi SPSE.

3. Mengikuti Workshop Manajemen Training SPSE Versi 4 di LKPP Jakarta pada tanggal 4-5 November

2014. Kegiatan ini merupakan pengenalan SPSE terbaru yaitu SPSE Versi 4 yang telah dikeluarkan

oleh LKPP. Akan tetapi aplikasi ini belum bisa digunakan oleh karena masih perlu dilakukan beberapa

perbaikan dan penambahan untuk hasil yang lebih maksimal. Aplikasi ini direncanakan dapat

digunakan di Tahun 2015.

4. Mengikuti Workshop Pengelolaan LPSE dan ULP dalam rangka Penyamaan Persepsi dan

peningkatan Kualitas Pelayanan Publik di Hotel Jakarta, Makassar pada tanggal 13 November 2014.

5. Menghadiri Rakornas LPSE se-Indonesia di Balai Sudirman, Jakarta pada tanggal 18 November 2014.

Kegiatan ini merupakan agenda Tahunan dari LKPP dalam rangka mengevaluasi dan berbagi saran

dan pendapat antar LPSE di seluruh Indonesia.

12

BAB III

HAMBATAN-HAMBATAN KEGIATANDAN RENCANA KEGIATAN LPSE KAB. TORAJA UTARA TA. 2015

A. HAMBATAN-HAMBATAN

Dalam melaksanakan tugas-tugas kegiatan LPSE Tahun 2014, terdapat beberapa kendala/hambatan

yang dihadapi oleh pelaksana kegiatan, antara lain:

1. Jaringan dari Penyedia Jasa Internet Provider (Astinet Telkom) terkadang mengalami gangguan (lost

connected);

2. Terbatasnya anggaran yang tersedia dalam hal penyewaan bandwidth dari Penyedia Jasa Internet

Provider (Astinet) sehingga mempengaruhi kecepatan bandwidth yang dibutuhkan demi kelancaran

operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE);

3. Keterbatasan kemampuan SDM dari sebagian Penyedia Barang/Jasa dalam mengoperasikan

komputer sehingga menyulitkan anggota LPSE dalam memandu mengoperasikan Sistem Pengadaan

Secara Elektronik (SPSE).

13

B. RENCANA KEGIATAN TA. 2015

1. Meningkatkan kapasitas sumber daya manusia pengelola LPSE melalui Manajemen Training yang

dilaksanakan oleh LKPP.

2. Menindaklanjuti hasil kesepakatan kerjasama dengan LPSE Provinsi Jawa Barat dalam hal

pengaplikasian Pakar Report pada LPSE Kab. Toraja Utara

3. Peningkatan sarana dan prasarana pendukung LPSE Kab. Toraja Utara.

4. Melakukan Maintenance pada seluruh sarana dan prasarana elektronik pendukung operasional LPSE

Kab. Toraja Utara

14

BAB IV

P E N U T U P

Laporan Akhir Kegiatan LPSE Kab. Toraja Utara TA. 2014 merupakan wujud pertanggungjawaban

pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi unit LPSE Kab. Toraja Utara, yang disusun untuk menjabarkan

pencapaikan kinerja utama Unit LPSE Kab. Toraja Utara dalam rangka mencapai sasaran strategis, dan

tujuannya sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari pencapaian visi dan sebagian misi Kab. Toraja Utara.

Secara keseluruhan, untuk periode Januari – Desember 2014 telah dilakukan proses pelelangan

sebanyak 146 Paket dengan jumlah pagu senilai Rp. 111.887.808.919,-. Jumlah lelang yang telah selesai

berjumlah 142 Paket dengan nilai pagu Rp. 103.505.710.919,-. Nilai hasil lelang Rp 98.717.261.550,-,

sehingga terjadi penghematan sebesar Rp. 4.788.449.369,- atau sekitar 4,85 Persen.

Upaya peningkatan kinerja LPSE Kab. Toraja Utara TA. 2014 dilakukan melalui peningkatan

koordinasi dengan instansi terkait, kunjungan ke Unit LPSE yang mendapat penghargaan dari LKPP dan

peningkatan kegiatan kapasitas sumberdaya aparatur pengelola LPSE Kab. Toraja Utara.

15

Laporan Akhir Kegiatan LPSE Kab. Toraja Utara TA. 2014 kiranya dapat diketahui oleh seluruh pihak

yang berkepentingan (stakeholder) dengan harapan dapat memberikan saran dan masukan yang bersifat

positif guna perbaikan kinerja LPSE Kab. Toraja Utara di masa yang akan datang.

16

LAMPIRAN

DATA PENGADAAN BARANG/JASA KAB. TORAJA UTARA

TAHUN ANGGARAN 2014

17

Jumlah Paket Pengadaan TA 2014 : 146 Paket

18

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agust Sep Okt Nov Des0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

0

9

18

13

10

25

8

41

7

12

3

0

Jumlah Paket Pengadaan

Jumlah Paket Pengadaan

Jumlah Pagu Pengadaan TA 2014 : Rp. 111.887.808.919,-

19

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agust Sep Okt Nov Des0

5

10

15

20

25

30

35

40

0

2.4

36.9

1.3

11.9

15.6

4.7

26.9

3.6

7.2

0.90

Pagu

Pagu

Lelang Kab. Toraja Utara TA. 2013 – 2014

NoTahu

nTotal Paket

Total Paket

SelesaiPagu Pagu Selesai Total Penawaran Selisih %

1 2013 79 7996.968.324.200,0

082.888.854.200,00

73.867.019.067,00

9.021.835.133,00

12,21

2 2014 146 142111.887.808.919,

00103.505.710.919,0

098.717.261.550,0

04.788.449.369,0

04,85

20