MANUAL BOOK / BUKU PEDOMANMENGGUNAKAN VALUE STREAM MAPPINGLEAN MANUFACRURING

Oleh:Stefanus Ivan G- 25411006Rikky Yanuar- 25411069

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRIUNIVERSITAS KRISTEN PETRASURABAYA20151. Landasan Teori

Value Stream Mapping adalah sebuah proses yang dirancang untuk mengurangi lead time, membuat aliran produk, mengeliminasi waste, dan semuanya bertujuan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan biaya terendah dan kualitas terbaik (Nielsen, 2008). VSM seperti blueprint dari sebuah rumah, yang menjadi dasar untuk implementasi sistem agar menjadi lean dan dapat melihat sumber utama terjadinya waste. Peta ini juga memperlihatkan hubungan antara aliran informasi dan aliran material yang terjadi dalam suatu proses. Value Stream Mapping menggunakan beberapa simbol yang biasa digunakan dan dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1 Simbol dalam Value Stream MappingSimbolKeterangan

Simbol ProsesSimbol ini melambangkan supplier jika diletakkan di kiri atas (titik awal aliran material) dan melambangkan customer jika diletakkan di kanan atas (titik akhir aliran material).

Simbol ini melambangkan suatu proses, mesin/departemen yang dilalui oleh material.

Simbol ini melambangkan informasi atau data tambahan yang diperlukan dalam menganalisis dan mengobservasi sistem. Jenis informasi yang terdapat pada lambang ini dapat berupa cycle time, jumlah operator, dan lain-lain.

Tabel 1 Simbol dalam Value Stream Mapping (sambungan)SimbolKeterangan

Simbol MaterialSimbol ini melambangkan adanya persediaan di antara dua proses.

Simbol ini melambangkan pergerakan bahan baku dari supplier ke pabrik atau pergerakan barang jadi dari pabrik ke konsumen.

Simbol ini melambangkan dorongan material dari satu proses ke proses selanjutnya.

Simbol ini melambangkan proses yang menggunakan sistem persediaan FIFO (First-In-First-Out) dan memiliki batas maksimum persediaan.

Simbol ini melambangkan jumlah persediaan tambahan (safety stock) untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan konsumen yang mendadak atau kegagalan sistem.

Simbol InformasiSimbol ini melambangkan pusat penjadwalan produksi atau pengendalian yang dilakukan oleh departemen, orang, atau operasi.

Simbol ini melambangkan aliran informasi secara langsung melalui memo, laporan, atau percakapan.

Simbol ini melambangkan perpindahan informasi yang dilakukan melalui media elektronik seperti email, telepon, dan lain-lain.

Tabel 1 Simbol dalam Value Stream Mapping (sambungan)SimbolKeterangan

Simbol InformasiSimbol ini digunakan untuk menyorot kebutuhan perbaikan dan merencanakan penerapan kaizen, yang penting untuk mencapai future state map dari sebuah value stream.

Simbol ini melambangkan jumlah operator yang dibutuhkan untuk memproses produk pada workstation tertentu.

Simbol ini melambangkan informasi tambahan yang perlu diberikan untuk menjelaskan sesuatu yang ditulis di value stream mapping.

Simbol ini melambangkan timeline yang menunjukkan value added times (cycle times) dan non-value added times (wait). Timeline digunakan untuk menghitung lead time dan total cycle time.

Cara untuk menggambarkan value stream mapping terdiri dari beberapa langkah. Langkah pertama adalah memetakan/menggambarkan setiap proses produksi yang terjadi dalam suatu sistem. Hasil dari penggambaran tersebut dinamakan current state map. Langkah selanjutnya adalah melakukan uji validitas. Uji validitas dapat dilakukan dengan cara membandingkan current state map dengan kondisi sesungguhnya. Current state map yang telah divalidasi dapat digunakan untuk membuat usulan perbaikan. Usulan perbaikan berguna untuk merancang future state map.Value stream mapping bertujuan untuk: Mengurangi modal kerja baik inventory maupun ruang lantai produksi Meningkatkan kapasitas produksi Mengurangi biaya produksi, biaya tenaga kerja langsung maupun tidak langsung maupun biaya administrasi Meningkatkan fleksibilitas Mengurangi lead time produksi Meningkatkan kualitas Meningkatkan kepuasan konsumen

1.1. Current State MapProses pembuatan current state map terdiri dari enam langkah (Nielsen, 2008). Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:1.Menentukan product familyValue stream map dapat digunakan untuk satu produk atau product family. Penentuan product family dilakukan apabila terdapat banyak jenis produk. Pemilihan product family berdasarkan kesamaan rute, waktu proses, dan rata-rata permintaan konsumen.2.Menentukan tujuan perbaikanKondisi sekarang dapat dipetakan dengan menentukan tujuan terlebih dahulu. Tujuan yang ingin dicapai misalnya mengurangi biaya dengan mengeliminasi waste atau melakukan produksi dengan tepat waktu sesuai permintaan konsumen.3.Membentuk tim value stream mapping4.Mengikuti aliranMengikuti aliran berarti berkeliling di tempat produksi untuk melihat dan memahami setiap proses. Gambaran kasar dari proses dapat dilakukan selama berkeliling dimana setiap proses dihubungkan oleh tanda panah dengan proses sebelumnya. Beberapa tahap proses yang ada diantaranya adalah sebagai berikut. Shipping. Proses shipping dimulai dari akhir proses menuju upstream dengan menggunakan pendekatan sebab-akibat. Informasi yang diperlukan berdasarkan permintaan customer, termasuk kuantitas dan frekuensi pengiriman. Operations. Mengikuti rute dan mengambil data pada setiap tahap. Data yang diambil adalah waktu siklus mesin, waktu changeover, ukuran batch, dan lain-lain. Operators. Menentukan jumlah operator yang bekerja pada masing-masing proses. Antrian (Inventory). Mengetahui jumlah persediaan antara dua proses, yang juga berguna untuk mengetahui jumlah finished goods yang setara.

Suppliers. Data yang dikumpulkan di antaranya adalah kuantitas dan frekuensi pengiriman barang dari supplier.5. Mengerti customer value and schedulingValue stream mapping memiliki tujuan untuk memberikan produk yang tepat dengan waktu yang tepat dan harga yang tepat pada customer. Menjadwalkan segala proses pada value stream mapping berguna untuk mengetahui material bahan baku yang digunakan sehingga dapat melakukan pemesanan jika bahan baku memiliki stok material yang terbatas.6.Menggambarkan current state mapCurrent state map dapat digambarkan dengan mengumpulkan data operasi kerja dan antrian dalam sebuah pekerjaan, material yang digunakan, dan aliran proses dari operasi kerja satu dengan operasi kerja yang lainnya.

1.2. Uji Validasi Current State MapUji validasi dapat dilakukan dengan melakukan pengecekan terhadap current state map yang telah digambarkan apakah sesuai dengan data yang ada pada kenyataannya. Data yang dicocokkan seperti proses operasi yang tepat, delays, sumber daya, dan sebagainya.

1.3. Eliminasi WasteValue stream mapping merupakan proses yang berguna untuk mengurangi lead time, membuat aliran produk, dan mengeliminasi waste (aktivitas non-value added). Bagian paling penting dari langkah ini adalah mengidentifikasi aktivitas yang memberi nilai tambah dan dapat memenuhi permintaan customer. Persyaratan yang diinginkan customer adalah harga terendah dengan kualitas terbaik. Di dalam Toyota Production System (TPS) terdapat tujuh waste biasanya disingkat dengan TIMWOOD dalam proses produksi yaitu (Liker, 2004): Overproduction: Pemborosan yang disebabkan karena produksi yang berlebihan, maksudnya adalah memproduksi produk yang melebihi yang dibutuhkan atau memproduksi lebih awal dari jadwal yang sudah buat. Bentuk dari overproductionini antara lain adalah aliran produksi tidak lancar dan tumpukan WIP yang terlalu banyak. Waiting:Pemborosan karena menunggu untuk proses berikutnya. Waiting merupakan selang waktu ketika operator tidak menggunakan waktu untuk melakukan valueadding activitydikarenakan menunggu aliran produk dari proses sebelumnya (upstream). Waiting ini juga mencakup operator dan mesin seperti kecepatan produksi mesin dalam stasiun kerja lebih cepat atau lambat dari pada stasiun yang lainnya. Transport: merupakan kegiatan yang penting akan tetapi tidak memberikan nilai tambah pada suatu produk. Transport merupakan proses memindahkan material atauwork in processdari satu stasiun kerja ke stasiun kerja yang lainnya, baik menggunakanforkliftmaupun konveyor. Inappropriate process:terjadi ketika metode kerja atau urutan kerja (proses) yang digunakan dirasa kurang baik dan fleksibel. Hal ini juga dapat terjadi ketika proses yang ada belum standart sehingga kemungkinan produk yang rusak akan tinggi. Inventory:merupakan persediaan yang kurang perlu. Maksudnya adalah persediaan material yang terlalu banyak,work in processyang terlalu banyak antara proses satu dengan yang lainnya sehingga membutuhkan ruang yang banyak untuk menyimpannya. Kemungkinan pemborosan ini adalah buffer yang sangat tinggi. Unnecessary motion: adalah aktivitas/pergerakan yang kurang perlu yang dilakukan operator yang tidak menambah nilai dan memperlambat proses sehingga lead timemenjadi lama. Proses mencari komponen karena tidak terdeteksi tempat penyimpanannya, gerakan tambahan untuk mengoperasikan suatu mesin. Hal ini juga dapat terjadi karena layout produksi sehingga sering terjadi pergerakan yang kurang perlu dilakukan oleh operator. Defects:adalah produk yang rusak atau tidak sesuai dengan spesifikasi. Hal ini akan menyebabkan proses rework yang kurang efektif.1.4. 7 Basic of Quality Tools7 basic of quality tools adalah tools yang digunakan dalam industri untuk memudahkan dalam membantu mengidentifikasi waste/ pemborosan dalam suatu proses. 7 basic of quality tools ini diantarnya adalah:a. Check SheetCheck sheet (lembar pemeriksaan) adalah lembar yang dirancang sederhana berisi daftar hal-hal yang perlukan untuk tujuan perekaman data sehingga pengguna dapat mengumpulkan data dengan mudah, sistematis, dan teratur pada saat data itu muncul di lokasi kejadian. Data dalam check sheet baik berbentuk data kuantitatif maupun kualitatif dapat dianalisis secara cepat (langsung) atau menjadi masukan data untuk peralatan kualitas lain, misal untuk masukan data Pareto chart.b. Scatter DiagramScatter diagram (diagram pencar) adalah grafik yang menampilkan sepasang data numerik pada sistem koordinat Cartesian, dengan satu variabel pada masing-masing sumbu, untuk melihat hubungan dari kedua variabel tersebut. Jika kedua variabel tersebut berkorelasi, titik-titik koordinat akan jatuh di sepanjang garis atau kurva. Semakin baik korelasi, semakin ketat titik-titik tersebut mendekati garis.c. Cause and Effect Diagram / fishbone diaramFishbone diagram (diagram tulang ikan) sering disebut juga diagram Ishikawa atau causeandeffect diagram (diagram sebab-akibat). Fishbone diagram adalah alat untuk mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.d. Pareto ChartPareto chart (bagan pareto) adalah bagan yang berisikan diagram batang (bars graph) dan diagram garis (line graph); diagram batang memperlihatkan klasifikasi dan nilai data, sedangkan diagram garis mewakili total data kumulatif. Klasifikasi data diurutkan dari kiri ke kanan menurut urutan ranking tertinggi hingga terendah. Ranking tertinggi merupakan masalah prioritas atau masalah yang terpenting untuk segera diselesaikan, sedangkan ranking terendah merupakan masalah yang tidak harus segera diselesaikan.e. Flow ChartFlow charts (bagan arus) adalah alat bantu untuk memvisualisasikan proses suatu penyelesaian tugas secara tahap-demi-tahap untuk tujuan analisis, diskusi, komunikasi, serta dapat membantu kita untuk menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.f. HistogramHistogram adalah alat seperti diagram batang (bars graph) yang digunakan untuk menunjukkan distribusi frekuensi. Sebuah distribusi frekuensi menunjukkan seberapa sering setiap nilai yang berbeda dalam satu set data.g. Control ChartControl chart atau peta kendali adalah peta yang digunakan untuk mempelajari bagaimana proses perubahan dari waktu ke waktu. Data di-plot dalam urutan waktu. Control chart selalu terdiri dari tiga garis horisontal, yaitu:

Garis pusat (center line), garis yang menunjukkan nilai tengah (mean) atau nilai rata-rata dari karakteristik kualitas yang di-plot-kan pada peta kendali. Upper control limit (UCL), garis di atas garis pusat yang menunjukkan batas kendali atas. Lower control limit (LCL), garis di bawah garis pusat yang menunjukkan batas kendali bawah.Garis-garis tersebut ditentukan dari data historis, terkadang besarnya UCL dan LCL ditentukan oleh confidence interval dari kurva normal. Dengan control chart, kita dapat menarik kesimpulan tentang apakah variasi proses konsisten (dalam batas kendali) atau tidak dapat diprediksi (di luar batas kendali karena dipengaruhi oleh special cause of variation, yaitu variasi yang terjadi karena faktor dari luar sistem).

1.5. Future State MapTahap awal untuk mengubah kondisi awal menjadi lebih baik adalah mengeluarkan dan menuliskan setiap ide dalam catatan. Cara terbaik untuk melakukan hal tersebut adalah dengan melakukan brainstorming (Liker, 2004). Usulan yang telah dibuat selanjutnya ditunjukkan kepada atasan untuk meminta persetujuan. Usulan yang diterima akan dilanjutkan dengan pembuatan future state map.

2. Langkah-Langkah / Prosedur dalam Pembuatan Value Stream Mapping

Value stream mapping dapat mempermudah untuk mengetahui waste/ pemborosan suatu proses suatu sistem didalam perusahaan. Value stream mapping pada kondisi aktual sekarang digunakan untuk melakukan perbaikan dengan baseline/ pijakan dari mapping tersebut yaitu dengan melihat waste/ pemborosan yang ada dalam sistem sudah hilang atau masih ada. Langkah-langkah dalam pembuatan value stream mapping adalah sebagai berikut:1. Mengidentifikasi famili produkproduk yang dihasilkan oleh suatu sistem yaitu bisa berupa jasa, barang atau makanan harus dikelompokkan dalam satu famili berdasarkan ukuran atau berdasarkan suatu pertimbangan lainnya. Pengelompokan produk dapat dilakukan dengan cara melihat kesamaan proses, bentuk dan bahan baku dari produk yang dihasilkan. Tujuan dari identifikasi famili produk yaitu supaya proses mapping fokus pada produk yang memiliki proses ykurang bagus dan menyederhanakannya sehingga effort untuk proses mengumpulkan data lebih mudah dan cepat.2. Develop VSM untuk Kondisi AktualPembuatan VSM kondisi aktual diawali dengan mengumpulkan data yang didapatkan dari proses sebelumnya yaitu pengkategorian famili produk. Proses pembuatan VSM kondisi aktual hanya berfokus pada masalah yang memiliki dampak besar. Hal ini perlu dilakukan brainstorming dengan pakar dan key person yang bertanggung jawab terhadap proses dari design product hingga produk ditangan konsumen. VSM kondisi aktual sebisa mungkin mendapatkan banyak informasi yang perlu untuk dipertanyakan dan identik dengan pemborosan yang ada dalam suatu sistem.Langkah yang dilakukan untuk selanjutnya dalam pembuatan VSM kondisi aktual ini adalah dengan melihat proses secara langsung dengan cara terjun di lapangan. Informasi yang dipertanyakan sebelumnya dikoreksi berdasarkan fakta yang ada di lapangan, baik berkaitan dengan waktu, inventory dan item-item disekitarnya, jumlah pekerja, waktu tunggu dan lainnya. Selanjutnya adalah pembuatan current state map dengan menggunakan value stream analysis tools dan menggunakan tools lainnya untuk memudahkan pembuatannya.3. Develop future state mapKondisi aktual yang didapatkan dan mapping yang telah dibuat dalam proses sebelumnya perlu dipertimbangkan dalam pembuatan future state. Pembuatan future state map dapat meninjau dari KPI perusahaan, capability perusahaan, dan people yang ada di perusahaan dengan tujuan future state yang dihasilkan tersebut merupakan suatu refleksi dari tujuan perusahaan yang sudah ada. Sebelum proses pembuatan future state dilakukan proses mengidentifikasi waste pada kasus atau masalah yang diamati, untuk membantu mengidentifikasi waste yang ada diperlukan seven basic quality tools yaitu cause and effect diagram, check sheet, control chart, histogram, pareto chart, scatter diagram, dan flow chart. 4. Develop improvementLangkah terakhir dalam pembuatan VSM yaitu dengan membuat sebuah langkah atau program untuk mengubah current menjadi sebuah future, contohnya untuk membuat lead time menjadi lebih cepat dan sesuai future state yang dapat dilakukan dengan menerapkan cellular manufacturing, mengelompokkan proses yang mempunyai kemiripan untuk mengurangi travel time / transportation time dan work in process. Dengan future state yang dibuat oleh suatu tim diperlukannya penyadaran kepada semua orang yang berada didalam sistem tersebut untuk berdiskusi membuat sebuah komitmen dalam pencapaian dari program yang dijalankan, dan menjadikan future state sebagai SOP dan budaya dalam sistem tersebut.

Liker, J. K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer. United States of America: McGraw-Hill.Nielsen, A. (2008). Getting Started with Value Stream Mapping. Salt Spring Island: Gardiner Nielsen Associates Inc.Irena, J. (2003, December 3). Retrieved May 13, 2015, from https://prezi.com/01fw70wuynto/value-stream-mapping/Kusnadi, E. (2012, September 29). Retrieved May 13, 2015, from eriskusnadi.wordpress.com:https://eriskusnadi.wordpress.com/2012/09/29/about-7-basic-quality-tools/