kursus asas ms excel 2010

7/21/2019 Kursus Asas MS Excel 2010

1/65

IPG KAMPUS TUN HUSSIEN ONN BATU PAHAT, JOHOR DARUL TAKZIM

SUMITRA KAN FONG KUEN

Kursus Asas

MS Excel 2010Pengenalan kepada lembaran kerja

Pengubahsuaian format , Kemasukan data dan analisis data, Pelaporan

2015

IPG Kampus Tun Hussien Onn

Batu Pahat, Johor Darul

Takzim

SUMITRA KAN FONG KUEN

2/25/2015


2/65

February 25, 2015 [KURSUS ASAS MS EXCEL 2010]

IPG Kampus Tun Hussien Onn Batu Pahat, Johor Darul Takzim

SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUENi

Jadual Isi KandunganMatlamat ................................................................................................................................................. iii

Skop ......................................................................................................................................................... iii

Objektif .................................................................................................................................................... iii

Keperluan sistem: .................................................................................................................................... iii

Pengenalan kepada ruang kerja MS Excel 2010 ....................................................................................... 1

Latihan 1: Memulakan MS Excel ............................................................................................................... 1

1.1 Skrin Permukaan MS Excel 2010 ................................................................................................... 1

1.2 Bersuaikenal dengan Ribbon: ....................................................................................................... 2

Latihan 2: Customize Quick Access Tool Bar: ........................................................................................... 2

Latihan 3: Bersuaikenal dengan kategori command button: ................................................................... 2

Latihan 4 Bersuaikenal dengan TabPAGE LAYOUT .................................................................................. 2Latihan 5 Bersuaikenal dengan TabHome. .............................................................................................. 3

Latihan 5.1 Penggunaan Excel sebagai Pangkalan Data berhubung Maklumat Sumber Manusia

untuk tujuan Mail Merge ...................................................................................................................... 3

Latihan 5.2 Penggunaan Excel sebagai Alat Penganalisis Data berbentuk Numerikal ...................... 12

Latihan 6 Penggunaan Formula Asas ...................................................................................................... 13

Latihan 7 Conditional Formatting .......................................................................................................... 16

Latihan 8 Savefile dan Membuat Salinan Sheet.................................................................................... 19

Latihan 9 Analisis Data ........................................................................................................................... 22

9.1 SORT............................................................................................................................................ 23

Sort berdasarkan satu kriteria sahaja ................................................................................................ 23

Sortyang menggunakan lebih daripada satu kriteria ......................................................................... 25

9.2 Hide& UnhideColumn........................................................................................................... 26

9.3 Formula: MAX, MIN, AVERAGE, RANK, VLOOKUP .................................................................. 28

9.3.1 MAX ataupun MAXIMUM........................................................................................... 28

9.3.2 MIN ataupun MINIMUM ................................................................................................ 29

9.3.4 AVERAGE ...................................................................................................................... 30

9.3.5 RANKING......................................................................................................................... 33

9.3.6 VLOOKUP ....................................................................................................................... 38

9.4 FILTER...................................................................................................................................... 43

9.4.1 Text Filter ........................................................................................................................ 43

9.4.2 Filter by Color................................................................................................................. 46

9.4.3 Number Filters ................................................................................................................ 46

Latihan 10. Membina Carta .................................................................................................................... 47


3/65

[KURSUS ASAS MS EXCEL 2010] February 25, 2015

IG Kampus Tun Hussien Onn, Batu Pahat, Johor Darul Takzim | SUMITRA

KAN FONG KUEN

ii

10.2 Menyisipkan carta ke dalam Word dan PowerPoint ................................................................ 52

Latihan 11. Mencetak workSheet. ......................................................................................................... 52

11.1 Print Preview............................................................................................................................. 52

11.2 Set Print Area........................................................................................................................... 53

11.3 Print WorkSheet......................................................................................................................... 55

Latihan 12. Melindungi keselamatan data. ............................................................................................ 56

12.1 Protect WorkSheet ..................................................................................................................... 56

12.2 ProtectWorkbook....................................................................................................................... 57

Kesimpulan. ............................................................................................................................................ 60


4/65


SUMITRA KAN FONG KUENiii

Matlamat

Kursus ini bertujuan memberikan pendedahan kepada kemahiran asas penggunaan lembaran kerja

untuk membuat analisis data dan penyediaan laporan yang mudah.

Skop

21.Pengenalan kepada ruang kerja MS Excel 2010

22.Kemasukan data dan penyuntingan asas

23.Formatting

24.Penyediaan laporan

25.Penyimpanan data dan melindungi keselamatan data

Objektif

Pada akhir kursus ini, peserta seharusnya dapat:

1. Menyediakan Tabledan membuat pengubahsuaian format mengikut kesesuaian.

2. Memasukkan data dan melakukan penyuntingan asas.

3. Menyediakan data untuk tujuan Mail Merge.

4. Melakukan pengiraan berpandukan formula dan conditional formatting.

5. Membuat analisis data asas seperti Sort, Filter, formula (Sum, Max, Min, Average)

6. Menyediakan carta untuk tujuan pelaporan.

7. Mencetak workSheet.

8. Menyimpan data dengan menjaga keselamatan data.

Keperluan sistem:

Sistem operasi: Windows 7 dan ke atas

Perisian Applikasi: MS Excel 2010


5/65


6/65

KURSUS ASAS MS EXCEL 2010


SUMITRA KAN FONG KUEN1

Pengenalan kepada ruang kerja MS Excel 2010

Excel merupakan adalah pangkalan data elektronik yang membenarkan penggunanya

menyusun, menganalisis, mengurus data dan berkongsi maklumat. Ia merupakan pangkalan data

elektronik.

Excel terdiri daripada helaian lembaran kerja (WorkSheet) berbentuk grid yang terdiri

daripada Cell, column(lajur) dan row(baris). Setiap columndan rowdinamakan dengan label Column

A, B, C, dan Row1, 2, 3. Setiap Celldiberikan nama seperti A1, A2, A3, B1, B2, B3. Active Cell

adalah Cellyang digunakan untuk memasukkan data.

Latihan 1: Memulakan MS Excel

1.1 Skrin Permukaan MS Excel 2010

Klik Start > All Programs > MS Office 2010 > Excel.

Berikut merupakan Skrin Permulaan Excel 2010:

Rajah 1 Skrin Permulaan MS Excel 2010

Setiap columnadalah sebuah medan (Field) yang menyimpan sejenis data.

Ribbon

Title Bar

Formula

Bar

Quick Access

Tool Bar

Cell name

BoxColumn Label

Active CellRow Label

Command Tab

Worksheet Tab Menambah Worksheet baru

View Zoom

Schroll

Bar


7/65



KAN FONG KUEN

2

Setiap rowmerupakan satu rekod (Record) yang mengandungi maklumat pelbagai medan (field).

1.2 Bersuaikenal dengan Ribbon:

Ia terdiri daripada bebrapa Tab. Setiap Tab mengandungi bebarapaGroup, iaitu sekumpulan

Command button (butang) ataupun fitur yang mempunyai fungsi yang berkatian dalam sebuah

kelompok.

Rajah 2 Ribbon dan kategori command button

Soalan 1: Apakah fungsi Quick Access Tool Bar?

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Latihan 2: Customize Quick Access Tool Bar:

2.1

Show Quick Access Tool Bar Below/Above the Ribbon(Klik launcher Quick AccessTool

Bar, pilih Show Below/Above Ribbon)

2.2 Customize Quick Access Tool Bar: - Tambah dan buang command button: New, Open,

Save, Print Preview, Undo, Redo, Paste.

Soalan 2: Apakah fungsi command button?

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Latihan 3: Bersuaikenal dengan kategori command button:3.1 Minimize the Ribbon(Klik kanan TabHome, pilih Collapse the ribbon).

3.2

Expand the Ribbon.

Soalan 3: Apakah fungsi Launcher?

___________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Latihan 4 Bersuaikenal dengan TabPAGE LAYOUT

4.1 MengubahMarginkepada Narrow, Moderate dan Wide

4.2 Mengubah Orientationkepada Landscape.

Font Group Alignment Group

Launcher


8/65



SUMITRA KAN FONG KUEN FONG KUEN3

4.3 Menetapkan Sizekepada A4

Latihan 5 Bersuaikenal dengan abHome

Latihan 5.1 Penggunaan Excel sebagai Pangkalan Data berhubung Maklumat Sumber

Manusia untuk tujuan Mail Merge

Penggunaan mailmerge melibatkan penyediaan pangkalan data dan penyisipan data tersebut ke

dalam dokumen yang berkenaan (surat panggilan, kad jemputan, sijil penghargaan dll.)

i. Sediakan maklumat yang berikut:

ii. Pengubahsuaian format (Formatting) asas:

Melebarkan saiz columndan row

Alternatif 1- Gerakkan cursorke tepi column header sehingga bentuk cursor bertukar

kepada anak panak dua mata, gerak ke kanan untuk melebarkannya, sebaliknya ke

sebelah kiri untuk mengecilkannya.

Menukar kelebaran column. Menukar ketinggian row.

Alternatif 2Tab Home > Cells Group > Format > Cell Size > Row Height (ataupun

Column width)


9/65



KAN FONG KUEN

4

Selepas itu, akan terpapar dialog box yang meminta maklumat saiz column ataupun

row yang tepat, contohnya 15 (character). Masukkan maklumat yang sesuai,

kemudian klik butang OK akan mengubah saiz cell tersebut.

Menukar ketinggian row (baris) Mengubah kelebaran column (lajur)

Wrap text

Menaip teks yang panjang lebar supaya bersambung ke bahagian bawah dalam cell

yang sama.

Highligt columnatatupun rowyang berkenaan, kemudian klik Tab Home > Alignment

Group > Wrap Text.

iii. Isikan maklumat untuk 10 orang calon yang bakal menerima surat ataupun sijil.

iv. Save data ini dengan nama Penerima2015.

v. Tutup program Excel.

vi. Mulakan Program MS Word 2010. Start > All Program > MS Office 2010 > Word.

vii. Sediakan sampel surat panggilan mesyuarat. Savedokumen anda dengan nama surat1.


10/65




viii. Letakkan cursor pada lokasi untuk memasukkan maklumat penerima.

ix. Mulakan Mail Merge: Tab Mailings > Start Mail Merge Group > Start Mail Merge > Step by

Step Mail Merge Wizard

x. Langkah 1 - Pilih jenis dokumenLetters. Panel Mail Merge akan terpapar di sebelah kanan.

2. Klik untuk memilih Step by step

Mail Merge Wizard

3. Klik untuk memilih Letters

1. Letakkan cursor pada lokasi

untuk memasukkan maklumat

penerima.


11/65



KAN FONG KUEN

6

xi.

Langkah ke-2 - Pilih dokumen yang sedang dipaparkan.

xii. Langkah 3 - Memilih penerima

Kenalpasti spreadsheet bernama Penerima2015 dan klik Open.

4. Klik Next: Starting document.

5. Klik Use the current document.

6. Klik Next: Select recipients.

7. Pilih Use an existing list.

8. Klik Browse.


12/65




9. Terima Sheet1$

10.Terima First row of data

contains column headers.

Klik OK

21.Pastikan nama penerima

yang dipilih ditandakan

dengan , kemudian klik

OK

22.Klik Address block.


13/65



KAN FONG KUEN

8

15.Padankan First Name dengan Nama, klik OK.

16.Padankan Address dengan Alamat, klik OK.

24.Pilih style nama yang sesuai.

23.Klik Match Fields..

25.Klik

OK

Sampel.


14/65




17.Dialog box Insert Merge Field akan terpapar.Terima Insert Database Field.

18.Klik Gelaran, diikuti butang Insert.

19.Tekan space bar, Klik Nama dan diikuti butang Insert.

20.Tekan kekunci enter supaya cursor turun ke baris yang berikutnya. Klik Alamat dan

kemudian klik butang Close.

26.Klik More items


15/65



KAN FONG KUEN

10

Hasilnya adalah seperti yang berikut:

xiii. Langkah 4Pratonton dokumen. Sekiranya anda berpuas hati dengan hasilnya, klik Next:

Previewyour letters.

xiv. Langkah 5Pratonton penerima. Klik >> ataupun

dan


16/65




xv. Anda boleh edit senarai nama penerima ataupun mengecualikan seseorang penerima

daripada senarai nama ini.

xvi. Langkah 6Complete the merge.

Sekiranya anda berpuas hati dengan hasil ini, klik Next: Complete the merge

xvii. Langkah 7Print

Anda boleh memilih record mana yang perlu dicetak. Klik OK setelah anda membuat

pemilihan dan keputusan.

Mula mencetak seperti biasa.

Catatan:

Penyediaan sijil, kad jemputan, sampul surat, label dsb. mengikut prinsip yang sama.

Klik untuk edit senarai

nama penerima.

Klik untuk

mengecualikanpenerima ini.

23.Klik untuk

mengecualikan

penerima ini.


17/65

KURSUS ASAS MS EXCEL 2010


SUMITRA KAN FONG KUEN12

Latihan 5.2 Penggunaan Excel sebagai Alat Penganalisis Data berbentuk Numerikal

i. Sediakan maklumat yang berikut:

Rajah 3 Penyediaan Table untuk pengiraan dan penganalisisan data

ii. Merge CellA1 hingga I1.

(Tab Home > Alignment Group > Merge & Center)

iii. Merge CellA2 hingga I2.

iv. Lebarkan columnA

Alternatif 1: Letakkan cursorpada penghujung bordersehingga nampak bentuk

dan tarik ke kanan.

Alternatif 2:Auto fit, iaitu letakkan cursorpada penghujung borderdan klik dua kali.)

v. Gunakan Wrap Text untuk CellG4 hingga I4.

(Tab Home > Alignment Group > Wrap Text)

vi. Align textmengikut ketepatan dalam Rajah 3

vii. Sediakan border(sempadan) untuk Tabletersebut.

(Highlightkeseluruhan Table, Tab Home > Font Group > Borders> klik untuk memilih

borderyang sesuai.)

viii. Masukkan nilai jualan untuk semua jurujual yang tersenarai di atas mengikut pilihan

anda.

ix. Menambah 1 baris di atas jurujual bernama Ridzuan.

(Alternatif 1: Klik Cell Ridzuan, Tab Home > Cell Group > Insert > Insert Sheet

Rows

Alternatif 2: Klik kanan tetikus,Tab Insert> Entire Row > OK.)


18/65




x. Lakukan tindakan yang sama untuk menambah 1 baris di atas jurujual bernama Adam.

xi. Menambah 3 baris di atas jurujual bernama Saiful.

(Highlightbaris Saiful dan dua bari di bawahnya secara serentak, Tab Home > Cell

Group > Insert > Insert Sheet Rows)

xii. Lakukan tindakan yang sama untuk menambah 5 baris di atas jurujual bernama Latif.

xiii. Buat semua baris tambahan yang dilakukan tadi.

(Alternatif 1: Highlight rowyang berkenaan, Tab Home > Cell Group > Delete > Delete

Sheet Rows

Alternatif 2: Highlight rowyang berkenaan, klik kanan tetikus, Delete > Entire Row >

OK.)

xiv. Tambah 1 columnsebelum columnJumlah

(Alternatif 1: Highlight columnJumlah, Tab Home > Insert > Insert Sheet Columns

Alternatif 2: Highlight columnJumlah, klik kanan tetikus, Insert> Entire column >OK.)

xv. Tambah 1 columnsebelum columnZon .

xvi. Tambah 1 columnselepas columnKomisen 25% atas hasil jualan.

xvii. Buang semua columnbaru yang ditambah dalam langkah 4.13 hingga 4.16.

Latihan 6 Penggunaan Formula Asas

6.1

Masukkan nilai-nilai hasil jualan yang sesuai untuk para jurul jual.

6.2 Menghitung jumlah jualan Latif untuk suku tahun pertama tahun 2015.

(Alternatif 1: Letakkan cursor dalam CellF5, TabFormulas > Function Library Group >

AutoSum > Sum.

Skrin berikutnya:

Klik kekunci enter.

6.3 Ulangi proses yang sama untuk jumlah hasil jualan Zamrud dan juru-jurujual yang lain.

6.4Ulangi proses yang sama untuk mendapatkan JUMLAH hasil jualan pada bulan

January, February dan March.


19/65



KAN FONG KUEN

14

6.5Kirakan Komisen 25% daripada jumlah jualan untuk setiap orang jurujual.

(Letakkan cursorpada CellG5: taip maklumat yang berikut:

i. Taipkan simbol =,

ii. klik CellF4 untuk memilihnya,

iii. masukkan cursorkembali ke CellG5, taip *25/100

iv.

tekan kekunci enter.

Catatan: Simbol matematik untuk tujuan penghitungan dalam Excel:

+ campur / tambah (Add)

- tolak (Subtract or minus)

* darab / kalikan (multiply)/ bahagi (divide)

Alternatif 2:

(Letakkan cursorpada CellG5:

i. TabFormulas > Function Library Group > AutoSum >More Functions


20/65




6.6Ulangi proses yang sama untuk juru-jurujual yang lain.

6.7Untuk mengira jurang perbezaan antara sasaran dengan hasil jualan bulan January

yang sebenar, letakkan cursordalam CellH5, taipkan formula yang berikut:

i. Taip =

ii. highlightCellC5

iii. taip -15000

iv. klik kekunci enter.

Untuk Bulan February, perbezaan antara sasaran dengan hasil jualan February ialah

i. Taip =

ii. highlightCellD5

iii. taip -15000

iv.

klik kekunci enter.

ii. Pada ruang di bawah

Search for a function:

iii. Taip product

iv. Klik Go

v. Apabila Select a

function: telah

highlight function

product

Klik OK

vi. Number 1highlight Cell

F5 untuk memilihnya.

vii. Number 2Taip 25/100

ataupun .25

Preview hasil darab

viii. Klik OK.


21/65



KAN FONG KUEN

16

Untuk Bulan February, perbezaan antara sasaran dengan hasil jualan February ialah

i. Taip =

ii. highlightCellE5

iii. taip -15000

iv. klik kekunci enter.

6.8Ulangi proses yang sama untuk juru-jurujual yang lain.

Latihan 7 Conditional Formatting

Tandakan semua hasil jualan yang < RM 15000 dengan warna merah, sebaliknya

berwarna hijau.

Rajah 4 Conditional Formatting

i. HighlightCellC5 hingga E16.

ii. Pada Tab Home > Style Group > Conditional Formatting > Higlight Cell Rules > Less

than


22/65




iii. Masukkan Nilai 15000, terima format Light Red Fill with Dark Red Text,

kemudian klik butang OK.

iv. Untuk tambah peraturan baru yang mewarnakan hasil jualan bernilai RM15000

dan ke atas, HighlightCellC5 hingga E16, Klik Tab Home > Style Group >

Contiditional Formatting > Manage Rules


23/65



KAN FONG KUEN

18

v. Dalam Dialog box Conditional Formating Rules Manager, klik butang New Rule

vi. Di bawah kateGori Select Rule Type:, klik untuk memilih Format only Cells that

contain.

vii. Pada ruang di bawah KateGori Edit the Rule Description: tetapkan kriteria

greater than or equal to 15000.

viii. Klik butang Format

ix. Format Cells > Fill > Background Color: >Pilih warna hijau> klik butang OK


24/65




x. Klik butang OK sekali lagi.

xi. Apabila ruang Show formatting rules for: menunjukkan Current Selection,klik

butang Apply dan kemudian klik butang OK.

Anda akan menerima kesan visual yang sama seperti Rajah 4.

Latihan 8 avefile dan Membuat Salinan heet

8.1

SaveSpreadSheetdan memperbanyakkan SpreadSheetmengikut format yang sama.


25/65



KAN FONG KUEN

20

i. Klik butang pada Quick Access Tool Baruntuk menyimpan fail anda.

ii. Namakan SpreadSheetini sebagai 1st Quarter

iii. Membuat salinan Sheet.

Alternatif 1

Pada Tab Home > Cell Group > Format >Organize Sheets > Move or Copy Sheet

Apabila terpaparnya Dialog boxMove or Copy?, terima Move selected Sheets To book:

Latihan1.xlsx

Pada kategori Before Sheet: klik Sheet4 dan kemudian klik butang OK.

1st Quarter (2) akan diwujudkan.

Ajukan cursorpada TabSheet1, klik kanan tetikusdan klik Rename.

2. Kekal dalam

Workbook Latihan1.xlsx

3. Copy dan Paste

dihadapan Sheet4.

1. Klik untuk memilih

Move Or Copy

Sheets.

4. Tandakan pada check box di

hadapan Create a copy

Kemudian klik OK.


26/65




Apabila Sheet1 bertukar warna hitam, taip 1st Quarter.

Alternatif 2

Untuk membuat salinan spreadSheetyang sama, sambil menekan kekunci Ctrl tekan

butang kiri tetikuspada Tab1 st Quarter dan tarik ke arah kanan.

Lepaskan tekanan tetikusakan terjadi salinan 1st Quarter(2).

iv. Tukar label Tab1 st Quarter (2) kepada 2nd Quarter.

v. Pada Sheet2nddQuarter, tukar nama bulan kepada April, May, June.

vi. Ubahsuai hasil jualan bulanan dengan nilai yang sesuai.

vii.

Ulangi proses ini untuk mendapatkan Sheet3rd Quarter bagi bulanJuly, August, Septermber dan Sheet4th Quarter untuk Bulan October,

November, December.

viii. Tukarkan warna Tabsupaya kesemua Sheetkelihatan berlainan warna

Tabnya.

Ajukan cursorpada TabSheet1st Quarter, klik kanan tetikus, Klik TabColor dan pilih

warna yang sesuai.


27/65



KAN FONG KUEN

22

Sekarang klik pada Tab2nd Quarter, ulangi proses yang sama untuk memilih warna

baru.

Ulangi proses ini sehingga keempat-empat Sheetmempunyai warna Tabmasing-masing.

ix. Savedata anda.

Latihan 9 Analisis Data

Letakkan cursor dalam mana-mana Celldi dalam Table. Pada TabHome > StylesGroup >

Format as Table.

Klik untuk memilih gaya persembahan Tableyang sesuai:

Dialog boxFormat As Table akan terpapar:

Range asal: =$A$4:$J$18


28/65




Tukarkan Rangedata kepada =$A$4:$J$17 untuk mengecualikan baris yang mengandungi

maklumat Catatan.

Terima setting My Table has header s dan klik butang OK.

Tabletelah dijana:

Proses pengalisis data sudah boleh dimulakan.

9.1 SORT

Sort berdasarkan satu kriteria sahaja

9.1.1 Sort Tableberdasarkan columnheader Nama Jurujual. Klik launcheruntuk dapatkan

drop down Table. Klik pada check box di hadapan Jumlah untuk Unchecksupaya

menghilangkan tanda (deselect).

Range BARU: =$A$4:$J$17


29/65



KAN FONG KUEN

24

i. Klik Sort A to Z.

ii. Klik Sort Z to A.

iii. Klik butang Sort & Filter untuk dapatkan drop down menu. Klik Clear

Filter FromNama Jurujual bagi menghilangkan kesan Filter.

iv. Klik columnheader Zon untuk dapatkan drop down menu.

v. Klik SortA to Z.

vi. Klik SortZ to A.

vii. Klik butang Sort& Filter untuk dapatkan drop down menu. Klik Clear

FilterFrom Nama Jurujual bagi menghilangkan kesan Filter.

viii. Ulangi Proses untuk columnheader January, February, March, dan

Jumlah.


30/65




Sortyang menggunakan lebih daripada satu kriteria

i. Klik Tab3rd Quarter bagi membuka Tableyang mengandungi maklumat berhubung hasil

jualan untuk suku tahun ketiga.

ii.

Highlightkeseluruhan Table, klik Tab Data > Sort Group > Sort.

iii. Apabila terpaparnya Dialog boxSort, klik launcherpada ruang Sort by dan memilih

Zon. Terima OrderA to Z.

iv. Klik butang Add Level.


31/65



KAN FONG KUEN

26

v. Klik pada launcher Then by dan pilih Nama Jurujual menggunakan OrderA to Z juga.

Klik OK

.

Hasilnya adalah seperti yang berikut:

vi. Klik Undountuk membuang kesan Sorttadi.

vii. Cuba SortTableini menggunakan kriteria Sort byZon dengan OrderA to Z kemudian

Add Level - Then byJumlah dengan OrderZ to A.

9.2 Hide& UnhideColumn

i. Kembali ke Sheet1st Quarter. HighlightcolumnH, klik kanan tetikusdan klik

Hide untuk menyorokkan columnH.


32/65




ColumnH tidak lagi kelihatan dalam Table, columnheader terpapar: G,I,

ii. Ulangi Proses ini untuk menyorok ColumnI dan J.

Columnheader yang terpapar adalah : G, H

Catatan: Untuk UnHide columnH,I dan J, highlightHeader rowG-K, klik kanan tetikusdan klik

UnHide


33/65



KAN FONG KUEN

28

ColumnH, I dan J akan terpapar semula.

Sila kekalkan kesan Hide ColumnH, I dan J

9.3 Formula: MAX, MIN, AVERAGE, RANK, VLOOKUP

Pada row ke-20, masukkan maklumat yang berikut:

Buat latihan penggunaan formula yang berikut:

9.3.1 MAX ataupun MAXIMUM

Mengenalpasti nilai Hasil jualan tertinggi pada bulan Januari:

Letakkan cursorpada CellC21

TabFormulas > Function Library Group > AutoSum > Max.


34/65




Excel akan memilih RangeC5:C20 secara automatik.

Formula bar dan CellC21 akan memaparkan formula =MAX(C5:C20)

Gunakan kekunci SHIFT untuk mengubah Rangekepada C5:C16.

Rangeasal = C5:C20 Rangebaru = C5:C16

Formula bar dan CellC21 akan memaparkan formula baru =MAX(C5:C16).

Tekan kekunci enter untuk mendapatkan nilai Maximum(MAX) untuk hasil

jualan bulan January.

9.3.2 MIN ataupun MINIMUM

Mengenalpasti nilai Hasil Jualan Terendah untuk bulan January:

Pilih

1.Letakkan

cursor pada

CellC21

2. Pilih Max


35/65



KAN FONG KUEN

30

i. Letakkan cursorpada CellC21

ii. TabFormulas > Function Library Group > AutoSum > Min.

Excel tidak memilih Rangeyang diperlukan.

Formula bar dan CellC22 menunjukkan formula =MIN(C21).

Gunakan tetikusuntuk HighlightRangeC5:C16 supaya Formula bar dan CellC22 menunjukkan formula =MIN(C5:C16).

Tekan kekunci enter untuk mendapatkan nilai minimum.

9.3.4 AVERAGE

Menghitung purata hasil jualan untuk bulan January.

Pilih2. Pilih Min

1.Letakkan

cursor pada

CellC22

Pilih


36/65




i. Masukkan cursorke dalam CellC23.

ii. TabFormulas > Function Library Group > AutoSum > More functions.

iii. Apabila Dialog boxInsert Function terpapar, Dalam ruang Select a function:

klik untuk memilih AVERAGE dan kemudian klik butang OK>

Rangeyang terpilih secara automatik ialah C1:C22, ia adalah tidak tepat.

Pilih2. Pilih More functions

1.

Letakkan

cursor pada

Cell C23.

3. Klik

AVERAGE.

4. Klik OK.


37/65



KAN FONG KUEN

32

iv. Gunakan Tetikusuntuk memilih RangeC5:C16, Rangeakan dikemaskini secara

automatik.

v. Klik butang OK.

Maklumat berikut akan terpapar:

Ulangi proses tersebut untuk mendapatkan MAX, MIN dan AVERAGE untuk bulan Mac,

April, Jumlah dan Komisen Jualan.

Masu5. HighlightRange

C5:C16.

Range akan

dikemaskini secara

automatik.

Masu

Semasa cursor

berada dalam

ruang Number1

Gunakan mouse

untuk pilih range

C1:C16.


38/65




9.3.5 RANKING

Menentukan status ataupun kedudukan kardinal dalam sesuatu kumpulan / senarai berdasarkan

jumlah jualan untuk suku tahun pertama..

i.

Masukkan Columnheader Ranking ke dalam CellK4.

Struktur Tabletersebut akan berubah secara automatik.

ii. Masukkan cursorke dalam CellK5.

iii. TabFormulas > Function Library Group > AutoSum > More functions.

1. Dalam CellK5,

taip

Ranking.

3. Pilih More

functions

2. Masukkan

cursor ke

dalam CellK5.


39/65



KAN FONG KUEN

34

iv. Dialog box Insert Functionterpapar. Dalam ruang Search for a function: taip

Rank dan kemudian klik butang Go.

v. Apabila ruang kateGori Select a function: telah highlightRANK, klik butang

OK.

vi. Dialog box Function Argumentsakan terpapar. Semasa cursorberada di dalam

Ruang Number(Cellyang akan diberikan Ranking) gunakan tetikusuntuk

highligt

vii. Tetapkan Rangeuntuk menjadi rujukan untuk Ranking.

Masukkan cursorke dalam ruang Ref kemudian gunakan tetikusuntuk highlight

RangeF5:F16.

4. Taip rank

dankemudian

klik butang

Go.

5. Klik OK.

Masu

6. Highlight

CellF5.

Masu

Number diisi

maklumat

[@Jumlah]

u


40/65




viii.

HighlightRangeF5:F16 dalam ruang Ref.

Masukkan $ ke dalam Rangesupaya ia menjadi $F$5:$F$16 untuk menetapkan Range

tersebut tidak berganjak (absolute reference) kepada Rangeapabila disalinkan

formula ke Cellbaru.

Catatan: Alternatiflain, ialahtekan kekunci F4 ataupun kekunci fn-F4bergantung

kepada settingskomputer masing-masing.

ix. Pada ruang Order, taip nombor 0 sekiranya menyusun data daripada yang

paling besar ke yang paling kecil, iaitu

Semakin banyak hasilnya, Rankingdi hadapan sekali.

Contoh : 100Rank1

90 Rank2

80 Rank3

8. Highlight Range

F5:F16.

7. Masukkan cursor ke

dalam ruang Ref.


41/65



KAN FONG KUEN

36

x.

Klik butang OK maka kedudukan Rankingakan dihasilkan.

Tarikfill handledi bawah pepenjuru CellK5 ke bawah untuk menyalin formula yang sama

kepada Cellyang berikutnya:

Berikut merupakan Rankingjurujual berdasarkan jumlah hasil jualan suku tahun berdasar daripada

yang tertinggi kepada yang terendah:


42/65




Catatan:

Sekiranya ingin menyusun Rankingberdasarkan susunan nombor daripada yang paling kecil

kepada yang paling besar, iaitu semakin sedikit amaunnya, Rankingdi hadapan

sekali:

Contoh : 80 Rank1

90 Rank2

100Rank3

Ruang Orderseharusnya diisi dengan nombor 1ataupun mana-mana nombor yang nilainya

lebih besar daripada 0.

Hasilnya ialah seperti yang berikut: (sila rujuk halaman yang berikutnya)


43/65



KAN FONG KUEN

38

xi. Savedata anda.

9.3.6 VLOOKUP

Merujuk kepada rubrik ataupun kriteria untuk menetapkan gred dan sebagainya.

Untuk mengkateGorikan jurujual berpandukan kepada prestasi hasil jualan pada suku tahun

yang pertama, telah ditetapkan kriterian pengelasan seperti yang berikut:Jumlah Hasil Jualan Pada Suku tahu

pertama

KateGori

RM 0RM 44,999Tidak Memuaskan

RM 45,000RM 59,999Memuaskan

RM 60,000 dan ke atasCemerlang

i. Sediakan Table arraymulai CellO4 seperti yang berikut:

ii. HighlightRange O5:P7. Dalam Tablearraytersebut.


44/65




iv. TabFORMULAS > Defined Names Group > Define name > Define name

v. Terima nama Tablearrayyang diberikan sebagai Jumlah_Hasil_Jualan. Klik

butang OK.

CellName Box akan memaparkan nama Tablearraysebagai Jumlah_Hasil_Jualan.

vi. Pada Cell L4, taip Kategori.

2. Pilih Define Name

1. Highlight Range O5:P7

3. Klik OK.

CellName

Box


45/65



KAN FONG KUEN

40

Sekali lagi, struktur Tableakan berubah secara automatik.

iv. Letakkan cursorke dalam CellL5, klik TabFormulas > Function Library Group >

AutoSum > More functions.

v. Apabila terpapar Dialog boxInsert Function, pada ruang Search for a function:,

taip vlookup kemudian klik butang Go.

vi. Apabila ruang Select a function: telah highlightVLOOKUP, klik butang OK.

vii. Pada Dialog boxyang terpapar, apabila cursorberada di dalam ruang Lookup

Value, gunakan tetikusuntuk highlightCellF5.

4. Taipkan Katogeri

kedalam CellL4

5. Masukkan cursor ke

CellL5.

6. Taip vlookup

kemudian klik Go.

7. Klik OK.


46/65




viii. Masukkan cursorke dalam ruang Table_array, gunakan tetikusuntuk highlight

TablearrayJumlah_Hasil_Jualan.

vii. Masukkan cursor ke dalam ruang Col_Index_num dan taip 2.

8b. Highlight Cell

F57.

8a. Masukkan cursor ke dalamruang Lookup_value.

9a. Masukkan cursor

ke dalam ruang

Table_array

9b. Highlight Range O5:P7.


47/65



KAN FONG KUEN

42

Catatan: Tablearraybertajuk Jumlah_Hasil_Jualan terdiri daripada 2 column:

Columnindex number = 1 Columnindex number =2

(Col_Index_Num = 1) (Col_index_Num = 2)

viii. Dalam ruang Range_lookup Taip 1 kerana Tablearraydisusun mengikut nilai

daripada yang terendah kepada yang tertinggi (ascendingOrder).

ix. Klik OK.

Berikut adalah hasilnya:

10. Taip 2

11. Taip 1

12. Klik OK.


48/65




Buang apa-apa data yang tidak diperlukan, misalnya kateGori yang terpapar dalam CellL17.

x. Savedata anda.

9.4 FILTER

Penapisan data bagi memaparkan data yang diperlukan sahaja. Penapisan data boleh dilakukan

berasaskan Text, Number, Warna dsb.

9.4.1 Text Filter

Filter Jurujual daripada Zon Selatan sahaja.

i. Klik Laucherpada columnZon untuk dapatkan drop down menunya.

1. Klik

launcher.


49/65



KAN FONG KUEN

44

ii. Klik check boxdi hadapan Select All untuk uncheck.

iii. Klik untuk tandakan pada check box di hadapan Selatan. Klik OK

Hasil penapisan data adalah seperti yang berikut:

Untuk menghapus kesan Filter, klik launcherpada columnZon, klik untuk memilih Clear FilterFrom

Zon .

2b. Klik

Selatan.

2a. Uncheck

Select All

2c. Klik OK.

3. Klik Clear Filter From Zon.


50/65




Filter Jurujual yang namanya bermula dengan huruf H

i. Pada ColumnNama Jurujual, klik launchernya bagi mendapatkan drop down

menu.

ii. Klik untuk memilih Text filter > Begins With

iii. Dialog boxyang berikutnya, taip Hkemudian klik OK.

Inilah hasilnya:

iv. Clear Filterdan pilih Text Filters > Contains U.

v. Clear Filterdan pilih Text Filters > Ends with an.

vi. Clear Filter.

1. Klik Text Filter > Begins With

2a. Taip H.

2b. Klik OK.


51/65



KAN FONG KUEN

46

9.4.2 Filter by Color

i. Klik launcherpada ColumnJanuary untuk dapatkan drop down menunya.

ii. Pilih Filter by color > Filter by Cell Color > Green.

Yang berikut merupakan hasilnya:

iii. Clear Filter.

9.4.3 Number Filters

Penapisan data berdasarkan nilai angka.

i. Klik launcherpada columnFrebruary untuk mendapatkan launchernya.

Filter by Color > Filter by Cell

Color > Green

1. Klik Number Filters >

Greater than


52/65




ii. Taip 15000 dan kemudian klik butang OK.

Berikut adalah kesan Filternya: (sila rujuk halaman yang seterusnya)

iii. Clear Filter.

iv. Cuba pilih Number Filters > Top 10

v. Clear Filter.

vi.

Kali ini cuba pilih Number Filter > Below Average.vii. Clear Filter.

Latihan 10. Membina Carta

Carta meringkaskan maklumat dalam bentuk visual. Terdapat pelbagai jenis carta seperti Column, Pie,

Line, dll.

Pada workSheetbaru,sediakan Tablemudah seperti yang beriktu:

Zon

Jumlah

Jualan

Selatan 127800

Tengah 46825

Timur 86175

Utara 132020

2a. Taip 15000

2b. Klik

OK


53/65



KAN FONG KUEN

48

i. HighlightTabletersebut.

ii. Klik TabInsert > Charts Group > Column > 2-D Column > Clustered Column.

iii. Gerakkan carta ke lokasi baru (Jika perlu)

Untuk membuat penyuntingan terhadap carta, perlu klik pada carta tersebut supaya ia

terpilih dan aktif.

iv. Chart Tools > Tab Design > Chart Styles > Pilih Styleyang sesuai.

v. Layout- Klik pada carta tersebut untuk memilihnya, kemudian klik

vi. Chart Title-PivotChart Tools > Layout >Labels > Chart Title > Above Chart.

Pilih 2-D Column> ClusteredColumn.

PivotChart Tools > Design > Chart

Styles > Pilih Style yang sesuai.

PivotChart Tools

> Design

> Charts Layout

> Layout 5


54/65




vii. Klik pada tajuk carta dan tukarkan tajuk carta kepada Hasil Jualan Untuk Tempoh Suku

Tahun kedua.

viii.

Primary Horizontal Axis Title- Klik padaAxis Titles > Primary Horizontal Axis Title > Title

Below Axis.

ix. Klik padaAxis Titledan tukarkannya kepada Zon


55/65



KAN FONG KUEN

50

x. Primary Vertical Axis Title- Klik padaAxis Title > Primary Vertical Axis Title > Horizontal Title

xi. Taipkan tajuk sebagai Nilai Jualan (RM).

xii. Data Labels > Outside End.


56/65




xiii. Change Chart TypeTukarkan carta palang kepada jenis carta Pie.

Tab Design > Type Group > Change Chart Type

xiv. Pilih Pie > Pie in 3-D> Klik OK.

Data Label


57/65



KAN FONG KUEN

52

Hasilnya:

xv. Cuba tukar layoutStyleikut cita rasa anda.

xvi. Savedata anda.

xvii. Ulangi proses ini untuk menjana table yang anda sediakan dalam latihan 9 tadi.

10.2 Menyisipkan carta ke dalam Word dan PowerPoint

i. Highlightcarta dan copycarta tersebut.

ii. Buka Program Word ataupun PowerPoint, Paste dalam lokasi yang sesuai.

iii. Savedata anda jika perlu.

Latihan 11. Mencetak workSheet.

11.1 PrintPreview

Anda boleh menyemak workSheetanda dalam View Modeseperti: Normal, Page Layoutdan Page

Break View dll.

Alternatif 1 : Tab View > Workbook Views Group > Page BreakPreview (ataupun pilihan lain).


58/65




Apabila terpapar dialog box yang berikut, klik butang OK.

Ia membolehkan anda merancang susun letak data anda untuk tujuan pelaporan:

Garisan (sempadan) biru menandakan Print Area,iaitu ruang yang akan dicetak nanti.

Contoh di atas menunjukkan bahawa sebahagian daripada carta PIE telah termasuk ke dalam

halaman yang berikutnya di sebelah kanan.

Anda boleh anjakkan data anda supaya ia masuk ke dalam sempadan biru yang pertama, iaitu dalam

kawasan Print Area(dalam sempadan biru) untuk halaman yang pertama.

11.2SetPrintArea

Tetapkan kawasan yang bakal dicetak , Highlightmaklumat yang diperlukan, klik TabPage Layout >

Page Setup Group > Set Print Area.


59/65



KAN FONG KUEN

54

Hanya maklumat dalam kawasan terpilih (ruang dalam sempadan dotted line) akan dicetak nanti.

Maklumat seperti carta garis yang berada di luar Print Areatidak akan dicetak.

Anda boleh Clear Print Areasupaya menetapkan kawasan bercetak yang baru.

Alternatif 1:

Tab Page Layout > Page Setup Group > Clear Print Area


60/65




Alternatif 2:

Dalam Page Break View: Tarik garisan biru sehingga ia merangkum semua item yang perlu dicetak:

(Anda perlu menututup Dialog boxyang timbul dengan mengeklik OK))

11.3 Print WorkSheet

Klik TabFile > Print untuk mendapatkan antara muka yang berikut:

Pilihprinter, tetapkan settingsdan cetak seperti biasa.

Tarik sempadan biru kebawah bagi meliputi carta

garis ini.


61/65



KAN FONG KUEN

56

Latihan 12. Melindungi keselamatan data.

Untuk mengelakkan pengguna lain mengubah struktur dan isi kandungan workSheetataupun

keseluruhan workbook, boleh menggunakan fitur Protect WorkSheet dan jugaProtect Workboo .

12.1 Protect WorkSheet

i. TabReview > Changes Group> ProtectSheet.

ii. Pada Dialog boxProtectSheetyang terpapar, Masukkan Password1234567890 kemudian

klik OK.

Catatan:

Passwordini membolehkan penggunanya UnprotectSheet, iaitu membolehkan pengguna

membuat perubahan kepada item yang ditandakan dalam workSheettersebut.

Dalam keadaan ini, pengguna yang tidak diberikan Password, hanya boleh membaca sahaja

(Read-Only), malahan, tidak dapat Select ataupun highlightapa-apa maklumat dalam

worksheet langsung.

Dialog ConfirmPasswordakan meminta kemasukan Passwordsekali lagi untuk pengesahan

Password. Lepas itu klik OK.

Masukkan 1234567890

Tandakan untuk

tindakan yang anda

benarkan pengguna

melakukannya.

Klik OK .

Masukkan 1234567890

Klik OK .


62/65




iii. UnProtectWorkbook

Klik TabReview > Changes Group > UnProtectPassword.

iv. Dialog boxterpapar meminta kemasukkan Password. Taipkan Passworddan kemudian klik

butang OK.

Sekarang, workSheetboleh diedit.

12.2 ProtectWorkbook

i. Klik TabFile > SaveAs . Saveworkbook dengan nama Latihan1cuba.

ii. klik Tools > General Options

ii. Pada General OptionsDialog box, taipkan 1234567890 sebagai Passworduntuk membuka

workbook (to open:) dan Passworduntuk mengubahsuai (to modify).

iii.

Klik untuk mengaktifkan opsyen Read-only recommended.

Masukkan 1234567890

Klik OK .


63/65



KAN FONG KUEN

58

iv. Kemudian klik butang OK.

v. Dialog boxConfirm Passwordmeminta kemasukan Passwordsekali lagi untuk tujuan

pengesahan Lepas itu klik butang OK.

vi. Sekali lagi, kemasukan Passworduntuk mengubahsuai diperlukan dengan tujuan pengesahan

vii. Selepas ini, boleh klik butang Save.


64/65




viii. Klik butang Yes.

ix. Tutup workbook.

x. Melalui My Computerataupun My Document, cuba membuka workbookLatihancuba.xlsx.

Pengguna perlu menggunakan Passworduntuk membuka workbook.


65/65


Kesimpulan.

MS Excel adalah perisian pangkalan data yang membolehkan pengguna memasukkan data,

menyimpan, mengurus, menganalisis data dan membuat pelaporan.

Sekiranya maklumat ini perlu dijaga kerahsiaannya, ada baiknya diberikan perlindungan dengan

menggunakan fitur ProtectWorkSheetataupun ProtectWorkbooksupaya hanya pengguna yang

mengetahui Passwordsahaja boleh akses dan mengubahsuai data dan maklumatnya. Ini adalah perlu

bagi memastikan kesahihan dan keselamatan data terkawal.

Selamat Menggunakan Excel!

kursus asas ms excel 2010

Documents