KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA TANGERANG SELATAN

KARYA TULIS TUGAS AKHIR EVALUASI ATAS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN ALAT KESEHATAN PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANYUDONO

Diajukan oleh: ADITYA YUSTA KALPIKA NPM: 0860014753

Mahasiswa Program Diploma III Keuangan Spesialisasi Akuntansi

Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat-syarat Dinyatakan Lulus Program Diploma III Keuangan Pada Sekolah Tinggi Akuntansi Negara 2011i

KEMENTRIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA TANGERANG SELATAN

TANDA PERSETUJUAN KARYA TULIS TUGAS AKHIR

NAMA NOMOR POKOK MAHASISWA DIPLOMA III KEUANGAN SPESIALISASI BIDANG KARYA TULIS TUGAS AKHIR AKUNTANSI JUDUL KARYA TULIS TUGAS AKHIR

: ADITYA YUSTA KALPIKA : 08360014753 : AKUNTANSI : SISTEM INFORMASI : EVALUASI ATAS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN ALAT KESEHATAN PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANYUDONO

Mengetahui Kepala Bidang Akademis Pendidikan Ajun Akuntan

Menyetujui Dosen Pembimbing

Fadlil Usman, Ak., M.Acc NIP : 196210101983021001

Dr. Agus Sunarya Sulaeman,M.Si.,Ak. NIP:196902121991031001

ii

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA TANGERANG SELATAN

PERNYATAAN LULUS DARI TIM PENILAI KARYA TULIS TUGAS AKHIR NAMA NOMOR POKOK MAHASISWA DIPLOMA III KEUANGAN SPESIALISASI BIDANG KARYA TULIS TUGAS AKHIR JUDUL KARYA TULIS TUGAS AKHIR : ADITYA YUSTA KALPIKA : 08360014753 : AKUNTANSI : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI : EVALUASI ATAS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN ALAT KESEHATAN PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANYUDONO

Tangerang, April 2010 1.

Dr. Agus Sunarya Sulaeman,M.Si.,Ak. NIP:196902121991031001 2.

(Penilai I/ Pembimbing)

(Penilai II)

iii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim Alhamdulillahiraabbilalamin, Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala sesuatu yang diberikan kepada penulis. Setelah melalui proses yang cukup lama akhirnya penulis mampu menyelesaikan Karya Tulis Tugas Akhir dengan judul EVALUASI ATAS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN ALAT KESEHATAN PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANYUDONO.

Banyaknya kekurangan dalam karya tulis ini menjadi indikator bahwa manusia memang jauh dari kesempurnaan. Semua kritik dan saran adalah harapan penulis untuk kemajuan dan perkembangan penulis. Ucapan terima kasih penulis haturkan kepada pihak-pihak yang telah mendukung penyusunan Karya Tulis Tugas Akhir ini, antara lain : 1. Bapak Kusmanadji, Ak., M.B.A., selaku Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara. 2. Bapak Dr. Agus Sunarya Sulaeman,M.Si.,Ak. selaku Dosen Pembimbing. 3. Bapak Fadlil Usman, Ak., M.Acc., selaku Kepala Bidang Akademis Pendidikan Ajun Akuntan Sekolah Tinggi Akuntansi Negara. 4. Teman-teman AMANDA BROTHERHOOD, AL-BLACK ROSE, PUSAKA, POJOK, TTS, SETAN REMI.

iv

Semoga semua bantuan dan bimbingan yang telah diberikan kepada penulis selama ini mendapat balasan yang lebih baik dari Allah SWT. Penulis juga berdoa semoga laporan yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dan diri penulis.

Tangerang, April 2011

Penulis

v

DAFTAR ISI

Halaman Judul ........................................................................................................ Halaman Tanda Persetujuan Karya Tulis Tugas Akhir ......................................... Pernyataan Lulus Dari Tim Penilai Karya Tulis Tugas Akhir.............................. Kata Pengantar ...................................................................................................... Daftar Isi ................................................................................................................ Daftar Lampiran...................................................................................................... BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................................................... B. Ruang Lingkup Masalah ............................................................................ C. Tujuan Penulisan....................................................................................... D. Metode Pengumpulan Data ........................................................................ E. Sistematika Pembahasan ............................................................................ BAB II DATA DAN FAKTA A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono ..................... 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit......................................................... 2. Bidang Pelayanan........................................................................... 3. Struktur Organisasi Rumah Sakit................................................... 4. Pengertian dan Klasifikasi Alat Kesehatan Rumah Sakit ..............

i ii iii iv vi ix

1 3 3 4 5

6 7 8 9 10

vi

B. Sistem Akuntansi Pembelian Alat Kesehatan Pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono..................................................................................... 1. Diskripsi Singkat Sistem Akuntansi Pembelian Alat Kesehatan Rumah Sakit Umum Banyudono .................................................. 2. Fungsi-Fungsi Terkait Dalam Sistem Akuntasi PembelianAlat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono ...................... 3. Prosedur Yang Membentuk Sistem................................................ 4. Dokumen Yang Digunakan............................................................ BAB III PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Landasan Teori........................................................................................... 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ...................... 2. Fungsi terkait................................................................................. 3. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian .............. 4. Dokumen Yang Digunakan........................................................... B. Evaluasi Atas Sistem Akuntansi Pembelian Alat Kesehatan Pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono................................................... 1. Evaluasi Atas Fungsi-Fungsi Yang Terkait .................................. 2. Evaluasi Atas Prosedur Yang Membentuk Sistem ........................ 3. Evaluasi Atas Dokumen Yang Digunakan..................................... BAB IV PENUTUP A. Simpulan ........................................................................................................... 40 26 26 31 36 17 17 23 25 25 12 15 16 11 11

vii

B. Saran .................................................................................................................. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. LAMPIRAN............................................................................................................

40 42 43

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I Flowchart Pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono Lampiran II Flowchart Penerimaan Dan Pencatatan Lampiran III Surat Perjanjian Jual-Beli Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono

ix

BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang Pemenuhan kebutuhan pelayanan kesehatan bagi masyarakat menjadi salah satu tugas yang harus dicapai oleh sebuah rumah sakit tidak terkecuali pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. Pembelian alat kesehatan rumah sakit melibatkan sebuah sistem yang harus dikelola dan dikendalikan dengan tepat agar pelayanan kepada masyarakat lebih maksimal. Fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen yang digunakan, dan jaringan prosedur memegang peranan penting untuk menjalankan sistem pembelian. Baik dalam pelaksanaan maupun pengendaliannya semua harus diselenggarakan dengan seksama dan seefektif mungkin karena mengingat peranan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono terhadap masyarakat yang tergolong vital. Segala bentuk kesalahan dan keburukan sistem bisa berdampak langsung pada masayarakat dan tentunya hal seperti itu sangat dihindari oleh Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono sendiri yang menginginkan pelayanan yang maksimal pada konsumen yaitu masyarakat. Fasilitas alat kesehatan adalah salah satu tindak lanjut atas peranan rumah sakit dalam memberikan pelayanan maksimal. Sistem akuntansi pembelian adalah1

2 suatu sistem akuntansi yang digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan dimana dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono sendiri sistem ini juga terdapat dalam pembelian alat kesehatan. Fungsi-fungsi terkait yang membentuk sistem pembelian menentukan apakah sistem pembelian berjalan dengan baik. Oleh karena itu, pengendalian internal pada fungsi-fungsi terkait akan menambah efisiensi dan efektifitas. Sebagai sebuah jaringan prosedur, sistem akuntansi pembelian memberikan informasi yang diperlukan antara lain meliputi jenis barang yang harus dipesan, order pembelian yang telah dikirim, order pembelian yang telah dipenuhi, dan lain sebagainya. Dokumen dokumen dan catatan-catatan yang digunakan akan memberikan pemenuhan informasi baik bagi Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono sendiri, penyedia, masyarakat atau pihak lain yang terkait. Sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dirancang berdasarkan kebutuhan akan informasi bahwa pembelian terhadap alat kesehatan telah sesuai dan berlangsung dengan baik untuk menjamin pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono agar tetap maksimal. Apakah sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono telah sesuai dengan tujuan yang dimaksud, atas hal tersebut maka layak untuk dilakukan evaluasi. Oleh karena itu, penulis tergugah minatnya untuk mengadakan penelitian terhadap data-data berupa fungsi-fungsi terkait, dokumendokumen serta jaringan prosedur dalam sebuah sistem akuntansi pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dalam sebuah karya tulis yang berjudul Evaluasi Atas Penerapan Sistem Akuntansi Pembelian Alat kesehatan Pada Rumah Sakit

3 Umum Daerah Banyudono. Evaluasi ini menyoroti tentang sejauh mana efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sistem akuntansi pembelian pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono serta implikasinya terhadap informasi yang dihasilkan. B. Ruang Lingkup Masalah 1. Pembatasan Masalah Dalam penyusunan Karya Tulis Tugas Akhir ini penulis membatasi penelitian pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono sebagai objek penelitian, khususnya mengenai aktivitas pembelian alat kesehatan yang terdapat dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. Penulis akan membahas evaluasi terhadap sistem akuntansi dalam aktivitas pembelian tersebut. 2. Perumusan Masalah Masalah yang akan menjadi bahasan dalam karya tulis ini adalah: a. Apakah fungsi-fungsi terkait dalam sistem pembelian sudah sesuai? b. Apakah prosedur-prosedur dalam melakukan pembelian sudah tepat? c. Apakah dokumen yang digunakan dalam pembelian memadai? C. Tujuan Penulisan Penulis menyusun karya tulis tugas akhir ini mempunyai beberapa maksud dan tujuan sebagai berikut: 1. Mengevaluasi jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono jika dilihat dari teoriteori yang telah dipelajari. 2. Memahami pengendalian internal atas dokumen dan catatan akuntansi yang

4 digunakan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dalam menyelenggarakan sistem akuntansi yang akurat dan efisien. 3. Mempelajari lebih mendalam tentang fungsi-fungsi terkait sistem akuntansi pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. D. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan karya tulis ini penulis menggunakan beberapa metode penelitian untuk memperoleh data yang relevan terhadap tema dari Karya Tulis Tugas Akhir ini, yaitu: 1. Metode Penelitian Kepustakaan. Metode penelitian kepustakaan dilakukan untuk memperoleh data sekunder dengan cara membaca, mempelajari, serta menelaah buku-buku literatur, majalah, buletin, artikel, serta tulisan-tulisan ilmiah maupun bahan-bahan perkuliahan yang mempunyai relevansi dengan materi dalam karya tulis yang dibahas untuk memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai konsep dan landasan teori yang akan digunakan untuk mendukung data primer. 2. Metode Penelitian Lapangan. Dengan Mengkaji objek dan melakukan studi langsung atas data yang relevan dari objek penelitian yang berupa dokumen, catatan, dan laporan agar dapat lebih mengetahui secara nyata permasalahan tersebut. Wawancara dilakukan kepada personel yang mempunyai keterkaitan secara langsung dalam permasalahan yang menjadi objek penelitian.

5 E. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan tentang alasan pemilihan judul dari penulis, tujuan dari penulisan karya tulis tugas akhir, ruang lingkup pembahasan masalah, metode penelitian yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data dan informasi, serta sistematika penulisan karya tulis tugas akhir. BAB II DATA DAN FAKTA Pada bab ini akan dijelaskan mengenai kondisi umum Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono, yaitu sejarah singkat, bidang pelayanan, dan struktur organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. Bab ini juga menjelaskan gambaran umum sistem akuntansi pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. BAB III LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN Pada bab ini penulis akan menguraikan landasan teori yang terdiri dari pengertian tentang sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi-fungsi terkait, jaringan prosedur, dan dokumen. Setelah menjelaskan teori yang mendasari, pada bab ini akan dianalisis dan dievaluasi atas sistem akuntansi pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. BAB IV PENUTUP Berdasarkan analisis dan pembahasan yang dikemukakan dalam Bab III, penulis akan membuat simpulan dan memberikan saran-saran perbaikan yang berhubungan dengan simpulan.

BAB II DATA DAN FAKTA

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono 1. Sejarah singkat rumah sakit. Rumah Sakit Banyudono berdiri sejak akhir tahun 2003 dengan nama Rumah Sakit Pelayanan Medik Dasar Banyudono. Rumah sakit ini berdiri berdasarkan Keputusan Bupati Boyolali Nomor 523 Tahun 2003 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Pelayanan Medik Dasar Banyudono dan Simo serta Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : Hk.07.06.III.371.2008 tentang Pemberian Izin Penyelenggaraan Rumah Sakit Umum Daerah dengan nama Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono Kabupaten Boyolali Provinsi Jawa Tengah. Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono menempati tanah kawedanan, dengan bangunan yang ada yaitu UGD, kamar bersalin, dan ruang rawat inap kelas I, II, dan III. Pada tahun 2004 ada penambahan bangunan untuk kelas VIP, ruang radiologi, ruang laborat, ruang administrasi, ruang farmasi serta ruang kamar bedah. Rumah sakit ini berada pada posisi lalu lintas darat yang strategis yaitu pada jalan Semarang Solo dan memiliki fasilitas pelabuhan udara Adi Sumarmo. Rumah6

7

Sakit Umum Daerah Banyudono selalu berusaha untuk menyediakan pelayanan kesehatan rumah sakit kepada masyarakat secara optimal sesuai kebutuhan masyarakat Kabupaten Boyolali dengan standar nasional Rumah Sakit Umum Pemerintah kelas D, selain itu juga untuk meningkatkan pemerataan jangkauan pelayanan kesehatan paripurna untuk masyarakat, khususnya masyarakat kurang mampu. Oleh karena itu, agar pelayanan terhadap masyarakat bisa maksimal maka Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono sedapat mungkin mematuhi standar pelayanan minimal sebagai berikut: 1. Tersedianya Sumber Daya Manusia yang profesional. 2. Terwujudnya teknologi kesehatan.Terwujudnya sistem manajemen informasi dan sistem manajemen administrasi yang baik. 3. Terwujudnya kemandirian rumah sakit dalam sumber daya. 2. Bidang pelayanan. a. Pelayanan Medis 1) Medical Checkup. 2) Dokter Umum. 3) Dokter Gigi. 4) Dokter Spesialis/Sub-Spesialis. b. Pelayanan Penunjang 1) Instalasi Farmasi. 2) Instalasi Laboratorium. 3) Rontgen. 4) USG.

8

5) CT-Scan. 6) Dental Panoramic. 7) Hemodialisa. 8) Konsultasi Gizi / Katering Diet. c. Fasilitas 1) Unit Gawat Darurat 24 Jam. 2) Rawat Inap. 3) Rawat Jalan. 4) Instalasi Bedah Sentral. 5) ICU. 3. Struktur organisasi rumah sakit umum daerah Banyudono. a. Governing Board Bertugas memberikan pertimbangan kepada yayasan tentang arah kebijakan pengelolaan rumah sakit serta melakukan pembinaan terhadap manajemen rumah sakit. b. Direksi 1) Direktur Utama Bertugas menyelenggarakan pelayanan rumah sakit sesuai dengan visi misi rumah sakit dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan menetapkan kebijakan program peningkatan mutu pelayanan agar sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta kepuasan pasien. 2) Direktur Pelayanan Medis. Mengelola master plan rencana jangka panjang maupun jangka pendek dibidang

9

pelayanan medis dan penunjang medis serta program dan anggaran rumah sakit, mengelola kebijakan pelayanan rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap. 3) Direktur Administrasi Umum Dan Keuangan Mengelola kebijakan umum sekretariat, rekam medis, pemasaran, rumah tangga, PSSR, bagian pengadaan, SDM, diklat, kerohanian, keuangan, perpajakan dan pengelolaan data elektronik, mengelola kebijakan program peningkatan mutu di bidang administrasi umum dan keuangan agar sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta tingkat kepuasan pasien. c. Manajer Sistem. 1) Manajer Sistem Rawat Darurat. Bertugas menyelenggarakan pelayanan rawat darurat yang bermutu, cepat, akurat, nyaman dan efisien kepada pasien rawat darurat, serta menyusun rencana kebutuhan tenaga kerja secara efektif dan efisien. 2) Manajer Sistem Rawat Inap. Bertugas menyelenggarakan pelayanan rawat inap yang bermutu cepat, akurat, nyaman, dan efisien kepada pasien rawat inap, serta menyiapkan sumber daya yang layak dan bermutu untuk memberikan pelayanan yang prima kepada pasien. 4. Pengertian dan klasifikasi alat kesehatan rumah sakit. Alat kesehatan rumah sakit adalah bagian dari sarana medis rumah sakit yang digunakan untuk memberikan pelayanan kepada pasien. Alat kesehatan berupa peralatan yang digunakan untuk melaksanakan fungsi medis dimana penggunaannya diatur dan diawasi dengan standard penggunaan. Klasifikasi Alat Kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono adalah sebagai berikut:

10

a. Alat Kesehatan Anak dan Perinatal anak b. Alat Kesehatan Kebidanan dan Kandungan c. Alat Kesehatan Bedah d. Alat Kesehatan Penyakit Dalam e. Alat Kesehatan Gigi Dan Mulut f. Alat Kesehatan Kulit Dan Kelamin g. Alat Kesehatan Saraf h. Alat Kesehatan Radiologo i. Alat Kesehatan Rehabilitasi Medik j. Bank Darah Rumah Sakit (BDRS) B. Sistem Akuntansi Pembelian Alat Kesehatan Pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono 1. Diskripsi singkat sistem akuntansi pembelian alat kesehatan rumah sakit umum daerah Banyudono. Sebagai rumah sakit umum daerah, penyelenggaraan akuntansi pembelian alat kesehatan dilakukan sejak pertama penyusunan anggaran hingga anggaran disetujui oleh pemerintah daerah, Hal ini terlihat dalam DPA-SKPD RSUD Banyudono Kabupaten Boyolali. Sistem pembelian alat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono mengandung pengertian suatu sistem melaksanakan kegiatan pengadaan alat kesehatan sesuai anggaran yang disediakan pemerintah daerah dengan ketentuanketentuan yang telah ditetapkan. Sistem pembelian alat kesehatan ini melibatkan beberapa unsur yaitu fungsi-fungsi terkait, jaringan prosedur, dan dokumen.

11

2. Fungsi-fungsi terkait dalam sistem akuntasi pembelian alat kesehatan pada rumah sakit umum daerah Banyudono. a. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono terdapat fungsi gudang yang bertanggung jawab untuk mengatur keluar masuknya barang, memelihara peralatan, stock opname dan melaporkan kepada panitia pengadaan alat kesehatan jika barang yang ada di gudang telah mencapai batas minimum. Selain itu fungsi gudang juga bertanggung jawab untuk melakukan inventarisasi alat kesehatan. Dalam prakteknya, fungsi gudang di Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dijalankan oleh bagian gudang dan dibantu oleh instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian yang ada dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dilakukan oleh panitia pengadaan yang mengurusi segala bentuk pembelian atau pengadaan sesuai keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur. Tugas dan wewenang dari panitia pengadaan barang ini antara lain: 1) Bersama-sama direktur menyusun rencana anggaran untuk pengadaan dimana disana dimuat daftar barang yang akan dibeli dan rincian biaya. 2) Menetapkan metode pembelian dengan persetujuan dari direktur. 3) Melakukan fungsi pembelian sesuai dengan metode yang telah disetujui bersama. c. Fungsi Keuangan

12

Fungsi keuangan dilakukan oleh bendahara yang bertugas untuk menyediakan dana pembayaran alat kesehatan dan biaya lain yang terjadi selama proses pembelian oleh penitia pengadaan. Selain itu bagian keuangan juga diwajibkan mengawasi inventaris barang dan memastikan biaya yang dikeluarkan sesuai dengan biaya yang dalam anggaran. d. Fungsi Penerimaan Fungsi Penerimaan terkait pembelian alat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono ada di bawah wewenang panitia pengadaan. Staf pengadaan yang ditunjuk untuk melakukan fungsi penerimaan bertugas menerima barang, melakukan pengecekan kesesuaian kuantitas, kualitas, dan spesifikasi barang. e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi atas pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Derah Banyudono dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Tugas-tugas dari bagian akuntansi antara lain mengumpulkan bukti transaksi dan mencatat segala transaksi terkait pengadaan alat kesehatan. Memastikan dokumen-dokumen lengkap dan menyimpannya. 3. Prosedur yang membentuk sistem. a. Prosedur Permintaan Barang Prosedur permintaan dimulai sebelum penyusunan anggaran belanja. Prosedur ini dimulai ketika daftar inventaris alat kesehatan diperiksa dan ditandatangani oleh direktur. Catatan dari bagian gudang ini memuat tentang kondisi barang yang ada di gudang, ketersediaan, dan pemakaiannya. Selanjutnya panitia pengadaan menyiapkan daftar permintaan pembelian alat kesehatan untuk penyusunan

13

rencana belanja rumah sakit dan mengajukannya dalam RAPBD oleh direktur Rumah Sakit. Daftar permintaan pembelian dibuat rangkap 3 untuk bagian akuntansi, pengadaan dan gudang. b. Prosedur Pembelian Prosedur pembelian oleh panitia pengadaan dilakukan setelah anggaran disetujui oleh pemerintah daerah. Prosedur pembelian Alat Kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Bnyudono dilakukan oleh panitia pengadaan, prosedur pembelian ini tergantung pada metode yang digunakan untuk melakukan fungsi pembelian. Metode yang sering digunakan yaitu : 1) Penunjukan langsung Metode penunjukan langsung adalah pembelian dengan menunjuk langsung pemasok yang dirasa mampu menyediakan barang yang diminta oleh rumah sakit. Jika penyedia telah ditetapkan langkah selanjutnya adalah membuat surat penawaran pengadaan. Panitia pengadaan mengirimkan surat yang telah diotorisasi direktur kepada penyedia untuk mengajukan penawaran pengadaan alat kesehatan pada pihak penyedia alat kesehatan. Langkah selanjutnya adalah klarifikasi dan negosisasi, klarifikasi dan negosiasi dilakukan sampai terjadi kesepakatan baik teknis maupun harga. Jika kesepakatan telah terjadi maka diterbitkan Surat Kepeutusan Penetapan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ). Dalam SKPPBJ diatur semua perjanjian dan ketentuan teknis pengadaan dan disepakati oleh kedua belah pihak dimana pihak rumah sakit juga harus melibatkan direktur rumah sakit. 2) Lelang

14

Pelelangan ini lebih dilakukan dengan mengeluarkan surat lelang kepada beberapa pemasok atau penyedia jasa borongan atan alat kesehatan. Metode ini dilaksanakan dengan melakukan prakualifikasi atas pihak-pihak yang

menawarkan untuk pengadaan alat kesehatan. Prakualifikasi adalah bagian dari kegiatan regristrasi yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha penyedia barang saat mengikuti pemilihan penyedia barang. Dengan cara di atas sebenarnya pengendalian internal terhadap proses pembelian di Rumah Sakit Islam Umum Daerah Banyudono sudah baik. Kontrol terhadap kualitas, harga, dan pengiriman barang dapat diandalkan dengan alur prosedur yang teratur. c. Prosedur Penawaran Harga Prosedur penawaran harga dilakukan dengan tujuan untuk melakukan penekanan biaya tanpa mengurangi kualitas dan kuantitas alat kesehatan. Prosedur ini dimulai dengan membuat surat penawaran harga. Surat penawaran harga dikirimkan oleh pihak rumah sakit sebelum ditetapkan harga kesepakatan antara rumah sakit dan pihak penyedia. Data yang dijadikan acuan penawaran harga adalah data dari bagian gudang dan akuntansi. Proses ini berakhir ketika telah diperoleh harga kesepakatan. d. Prosedur Penerimaan Barang Prosedur penerimaan barang dilakukan ketika barang yang dikirim penyedia sampai ke rumah sakit. Prosedur ini meliputi proses pengecekan, uji coba,

15

penyimpanan, dan inventarisasi. Prosedur yang pertama dilakukan adalah memeriksa faktur pembelian dan mencocokan dengan daftar permintaan pembelian jika. Lingkup pemeriksaan meliputi kuantitas, kualitas, spesifikasi, kondisi fisik barang/kemasan, dan keterangan lain yang bersangkutan. Untuk barang yang memerlukan uji coba maka atas barang tersebut dilakukan uji coba bagian pemeliharaan sarana dan jika kondisinya baik dan bisa digunakan maka bisa langsung disimpan dan dicatat. Apabila ada suatu hal yang mengharuskan retur seperti masalah spesifikasi atau cacat maka bagian gudang melaporkan ke panitia pengadaan untuk selanjutnya diotorisasi oleh direktur. Barang yang telah diterima akan dibuatkan laporan penerimaan oleh panitia pengadaan. laporan ini yang akan dilaporkan kepada direktur, sedangkan faktur akan diserahkan ke bagian gudang untuk pendataan. e. Prosedur Pembayaran dan Pencatatan Prosedur pembayaran dilakukan sesuai dengan perjanjian awal, surat perintah membayar dibuat oleh panitia pengadaan dengan disposisi direktur kepada bendahara serta dilampirkan ke bagian akuntansi untuk pengendalian internal pencatatan. Pada waktu pembayaran kwitansi bukti pembayaran dicocokan untuk kemudian dicatat perlakuan akuntansi atas transaksi pembayaran tersebut. Untuk pengakuan utang dan pembayaran cicilan pada pembelian dengan sistem pembayaran kredit pengakuan hutang dilakukan saat tanggal penandatanganan kontrak perjanjian dan faktur disimpan untuk bukti transaksi.

16

4. Dokumen yang digunakan. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain: a. Catatan inventaris gudang. Catatan ini berisi tentang data barang yang masih ada di gudang serta keterangan mengenai kondisi barang. b. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian dalam hal ini panitia pengadaan barang untuk meminta melakukan pembelian barang yang di dalamnya terdapat rincian mengenai jenis, jumlah, dan mutu barang yang akan dibeli. c. Surat Keputusan Penetapan Penyedia Barang/Jasa Dokumen ini dugunakan untuk metode pembelian dengan penunjukan langsung. Dokumen ini memuat keterangan pengadaan barang oleh pihak penyedia. d. Surat Lelang Surat lelang digunakan untuk metode pembelian dengan sistem lelang. Surat ini terdiri dari undangan pengambilan dokumen pengadaan dan penjelasan pekerjaan, berita acara prakualifikasi, surat ketetapan hasil prakualifikasi. e. Surat perjanjian kontrak kerja Surat perjanjian kontrak kerja digunakan untuk mengikat kedua belah pihak baik pihak rumah sakit maupun penyedia dalam kegiatan pengadaan alat-alat kesehatan. Dalam surat perjanjian ini tertera permintaan barang yang dibeli lengkap dengan spesifikasi dan harga yang telah disepakati. Selain itu surat ini

17

juga memuat ketentuan teknis pelaksanaan pengadaan. f. Faktur Pembelian Faktur ini merupakan bukti bahwa telah dilakukan pembelian. Faktur ini dibuat oleh penyedia yang ditunjuk dalam pengadaan barang. g. Kuitansi dan Nota Sebagai bukti pembayaran atas pembelian barang.

BAB III LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

1. Pengertian sistem informasi akuntansi pembelian.Pengertian mengenai sistem sangat jelas disebutkan oleh Mulyadi (2001, 5) yang mendefinisikan bahwa sistem adalah suatu jaringan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Mulyadi (2001, 5) juga mendefinisikan bahwa prosedur tidak ada bedanya dengan urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih guna menjamin penanganan secara seragam dari transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Maka bisa dikatakan bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari prosedur dimana prosedur merupakan kumpulan kegiatan klerikal. Untuk menjelaskan pengertian sistem maka harus diketahui ciri-ciri dari suatu sistem itu sendiri. Menurut Mulyadi (2001, 2) suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainya, yang berfungsi bersama-sama untuk tujuan tertentu. Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa ciri-ciri sistem adalah sebagai18

19 berikut: a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem. c. Unsur-unsur dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sedangkan untuk menggambarkan sistem akuntansi, Mulyadi (2001, 3) menjelaskan bahwa unsur-unsur sistem akuntansi adalah: a. Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi. b. Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat,mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. c. Buku besar. Buku besar terdiri dari rekening rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku Pembantu. Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincianya lebih lanjut, maka dibentuklah buku pembantu. e. Laporan. Merupakan hasil akhir dari suatu proses akuntansi, laporan berupa neraca, laporan laba rugi dsb. Laporan merupakan keluaran dari sistem akuntansi yang paling terakhir. Menurut Romney (2006, 11) informasi adalah data yang telah diatur dan

20 diproses untuk memberikan arti. Untuk menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi sendiri Romney dan Paul J. Steinbart yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasri dan Denny Kwary membagi sistem informasi akuntansi ke dalam lima komponen sebagai berikut: a. Orang-orang yang mengoperasikan dan melaksanakan berbagai fungsi. b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi. c. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi, dan e. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Sistem informasi akuntansi bisa berlangsung dengan baik jika terjalin suatu kesatuan yang utuh dan mampu bekerja sama dengan baik sehingga proses penyampaian informasi berlangsung dengan baik. Sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mengolah, menganalisa, dan mengklasifikasikan informasi terkait pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak-pihak yang terkait dan bagi yang membutuhkan informasi tersebut. Dalam penerapan sistem informasi tersebut ditemukan ancaman-ancaman yang mengganggu kelangsungan sistem. Dalam beberapa referensi dijelaskan beberapa aspek pengendalian internal dalam sistem informasi pembelian. Tujuan pengendalian internal sistem informasi akuntansi pembelian antara lain: a. Semua transaksi diotorisasi dengan benar.

21 b. Semua transaksi dicatat dengan valid. c. Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah catat. d. Aset dijaga dari segala risiko. Selain itu dalam sistem informasi akuntansi pembelian perlu diketahui unsur Ancaman dan bentuk pengendaliannya yang bisa dijadikan acuan dalam mengadakan evaluas. Unsur-unsur ancaman dan pengendalian tersebut antara lain: a. Memesan barang. Ancaman: Kehabisan dan kekurangan Kekurangan persediaan akan mengakibatkan hilangnya penjualan sedangkan kelebihan persediaan akan menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi, untuk itu arus informasi harus tepat dan pemasok harus berkomitmen. Cara pengendalian: 1) Penggunaan teknologi garis untuk memperbaiki keakuratan catatan persediaan. 2) Penghitungan barang secara periodik. Ancaman: Meminta barang yang tidak dibutuhkan Cara pengendalian: 1) Supervisor meninjau ulang persetujuan permintaan pembelian. 2) Keakuratan pencatatan persediaan yang ditinjau secara periodik. Ancaman: Harga yang tidak sesuai Cara pengendalian: 1) Menyimpan daftar harga. 2) Pengendalian anggaran, dengan membandingkan secara rutin anggaran yang dipakai dan menekan penyimpangan sekecil apapun dari penganggaran.

22 Ancaman: membeli barang kualitas rendah Dalam penetapan harga terendah perusahaan harus berhati-hati dengan kualitas barang agar tidak menghambat operasi, karena malah akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Pengendalian: 1) Memilh vendor yang disetujui. 2) Pengetahuan informal untuk mempelajari kualitas barang. 3) Mencatat kinerja pemasok. 4) Mengawasi pengeluaran biaya total produksi yang tercipta dalam proses produksi. Ancaman: Belum ada otorisasi Kejadian seperti ini bisa menimbulkan kerugian seperti kualitas barang yang rendah,terlalu mahal atau pelanggaran hukum. Pengendalian: 1) Peninjauan ulang secara periodik. 2) penggunaan kartu belanja. 3) pembatasan akses ke file pemasok. Ancaman: Kick back Yaitu hadiah atau suap kepada staf pembelian untuk mempengaruhi pilihan pemasok mereka yang bisa mengakibatkan pembelian barang dengan harga mahal dan kualitas rendah. Pengendalian: 1) memonitor komunikasi dengan vendor, dan melarang segala pemberian. b. Menerima barang.

23 Ancaman: Menerima barang yang tidak dipesan. Pengendalian: 1) Meminta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. 2) Memeriksa kinerja pegawai. 3) Melakukan penghitungan yang akurat. Ancaman: pencurian Pengendalian: 1) Pengendalian akses fisik, penghitungan secara periodik. 2) Mengungkapkan kepentingan finansial pemasok. 3) Audit vendor. c. Pembayaran Ancaman: kesalahan faktur Pengendalian: 1) Periksa keakuratan faktur. 2) Gunakan ERS. 3) Pelatihan pegawai. Ancaman: membayar barang yang tidak diterima Pengendalian: 1) Penyimpanan file dengan tepat. 2) Anggaran arus kas. 2. Fungsi terkait. Yang dimaksud fungsi-fungsi terkait dalam bahasan ini adalah berbagai fungsi

24 yang menjadi pelaku sistem akuntansi pembelian, masing-masing fungsi tentu memiliki tugas dan kewajiban yang berbeda-beda. Ketika fungsi-fungsi yang memiliki tugas berbeda-beda itu saling terkait satu sama lain untuk satu tujuan maka akan menjalankan sistem. Terkait dengan sistem akuntansi pembelian maka fungsifungsi yang terkait meliputi: a. Fungsi gudang Fungsi gudang dibentuk untuk menangani penyimpanan barang yang diterima dari fungsi penerimaan. Fungsi gudang juga sering merangkap sebagai fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian Fungsi ini bertugas untuk melakukan pembelian. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh informasi harga barang, menentukan penyedia, dan membuat surat order pembelian kepada penyedia yang dipilih. c. Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok, lingkup pemeriksaan antara lain terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima. d. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi memiliki tugas untuk mencatat semua transaksi yang terkait pembelian berdasarkan bukti transaksi. Dalam menjalankan sistem pembelian, berbagai fungsi yang terlibat diatas berusaha untuk memenuhi tujuan sebagai berikut: a. Melaksanakan pembelian dari penyedia yang andal.

25 b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai yang diinginkan. c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas. Hanya membeli barang yang telah diotorisasi. d. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia saat dibutuhkan perusahaan. e. Hanya menerima barang yang benar-benar dipesan. Alur sistem informasi akuntansi pembelian melibatkan fungsi-fungsi tersebut diatas, tentunya mekanisme dalam menjalankan sistem ini yang akan menentukan berhasil atau tidaknya suatu sistem pembelian. Berikut ini prosedur yang terbentuk melalui satu kesatuan fungsi-fungsi tersebut ketika menjalankan sistem informasi akuntansi pembelian. a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Fungsi pembelian kemudian meminta penawaran dari berbagai pemasok. c. Fungsi pembelian menerima penawaran dari pemasok. d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih. e. Fungsi penerimaan menerima dan memeriksa barang yang diterima dari pemasok. f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang kepada fungsi gudang untuk selanjutnya disimpan. g. Fungsi penerimaan melaporkan terjadinya penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. h. Fungsi akuntansi meneriman faktur dari pemasok, atas dasar faktur pembelian itulah fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari proses pembelian (Mulyadi 2001, 300).

26 3. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah: a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur permintaan penawaran harga c. Prosedur order pembelian d. Prosedur penerimaan barang e. Prosedur pencatatan hutang f. Prosedur distribusi pembelian 4. Dokumen yang digunakan. Dokumendokumen yang diperlukan dalam sistem informasi akuntansi pembelian antara lain sebagi berikut: a. Surat Permintaan Pembelian b. Surat Pengajuan Penawaran c. Surat Order Pembelian Tembusan surat order pembelin terdiri dari dokumen-dokumen berikut: 1. Tembusan pengakuan oleh pemasok 2. Tembusan bagi unit peminta barang d. Arsip tanggal penerimaan e. Arsip pemasok f. Tembusan fungsi penerimaan barang g. Tembusan fungsi pencatat utang h. Faktur Pembelian i. Laporan Penerimaan Barang

27 j. Bukti kas keluar B. Evaluasi Atas Sistem Akuntansi Pembelian Alat Kesehatan Pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono Sistem akuntansi pembelian atas alat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono memuat beberapa unsur-unsur yang dalam pelaksanaannya diperlukan pengendalian. Fungsi-fungsi terkait, prosedur-prosedur terkait pembelian, dan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian alat kesehatan adalah bagian yang sangat penting untuk menciptakan sistem akuntansi pembelian yang efektif dan efisien agar terhindar dari kecurangan, manipulasi, dan penyelewengan. Penerapan sistem akuntansi pembelian sebagaimana mestinya menurut teori yang ada menjadikan acuan dasar untuk evaluasi atas sistem pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. 1. Evaluasi atas fungsi-fungsi yang terkait. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono mencakup keseluruhan unsur yang membentuk sistem pembelian tersebut. Fungsi gudang Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono di laksanakan oleh bagian gudang. Fungsi gudang ini sudah dilaksanakan dengan tepat dan mencerminkan pengendalian internal menurut penerapan pemisahan fungsi dimana fungsi gudang dan pembelian yang terpisah. Jika dilihat dari pembagian tugas dan otorisasi dalam melaksanakan fungsi gudang, untuk mencegah risiko yang mungkin timbul seperti kehilangan dan pencurian, penerapannya belum begitu tertata. Hal ini

28 terlihat dari struktur organisasi bagian gudang sendiri yang belum terbentuk secara rinci walaupun tugas dan fungsi terkait penerimaan, penyimpanan, pengecekan, dan pengaturan keluar masuk barang ada sudah di dalam bagian gudang. Pelaksanaan pencatatan untuk bagian gudang hanya sebatas inventarisasi barang saja, sedangkan kewenangan untuk membuat surat permintaan pembelian dilakukan oleh panitia pengadaan. Tentu hal ini kurang tepat jika dilihat dari efektifitas kinerja karena tugas ini lebih tepat dilaksanakan oleh fungsi gudang yang terpisah dari fungsi pembelian sehingga terhindar dari risiko kesalahan pendataan dan keterlambatan pembelian. Pembahasan atas fungsi gudang Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono mengandung informasi mengenai hal berikut: a. Fungsi gudang dimulai dengan menerima serta melakukan pendataan barang yang masuk. Kegiatan ini berlangsung setelah fungsi penerimaan oleh panitia pengadaan. Fungsi ini berjalan baik karena tugas yang diberikan kepada bagian gudang telah sesuai dan disinilah unsur pengendalian mengenai ketepatan pencatatan dan penyimpanan terdapat. b. Fungsi gudang yang bersifat rutin adalah pengecekan kondisi dan pengaturan keluar masuk barang, setiap barang yang keluar atau masuk diawasi oleh bagian gudang. Fungsi gudang ini sudah dilaksanakan dengan tepat dan mencerminkan pengendalian internal, tetapi fungsi ini harus disesuaikan karena bagian gudang belum bisa menyediakan data periodik secara lengkap yang harus diotorisasi oleh atasan. Walaupun fungsi sudah dijalankan tetapi otorisasi juga dibutuhkan agar unsur keamanan terpenuhi. Pendelegasian wewenang juga harus jelas karena akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi kinerja rumah sakit.

29 Pada dasarnya pelaksanaan fungsi gudang Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono membutuhkan beberapa perbaikan agar sesuai dengan penerapan fungsi gudang yang tepat seperti prosedur pencatatan periodik, pelaporan data barang ke atasan dengan otorisasi, dan pengaturan sistem keluar masuk barang dengan kontrol yang seksama. Fungsi pembelian alat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dipegang oleh panitia pengadaan. Panitia pengadaan mempunyai beberapa tugas terkait dengan fungsi pembelian. Metode pembelian yang digunakan oleh panitia pengadaan adalah lelang dan penunjukan langsung. Fungsi pembelian dimulai dengan menyusun rancangan anggaran belanja atas alat kesehatan yang telah mencapai batas maksimum. Surat perintah pembelian yang ada dalam sistem pembelian rumah sakit Banyudono adalah susunan rencana anggaran yang akan diajukan dalam APBD. Fungsi selanjutnya adalah memilih metode pembelian dan melaksanakan mekanisme pembelian. Untuk metode lelang, maka panitia pengadaan mengeluarkan surat lelang dan mengadakan prakualifikasi. Fungsi selanjutnya adalah membuat surat perjanjian dengan pihak penyedia jika sudah terjadi kesepakatan. Dalam fungsi ini, direktur dilibatkan untuk otorisasi surat perjanjian dan pengawasan terhadap panitia pengadaan. Fungsi pembelian yang lain seperti penawaran harga dan order pembelian kepada penyedia barang tercantum dalam surat perjanjian tersebut. Staf bagian gudang tidak dilibatkan dalam fungsi pembelian, sehingga tidak ada manipulasi data dalam fungsi pembelian. Evaluasi penulis atas fungsi pembelian alat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono yang dilakukan oleh panitia pengadaan berkaitan dengan

30 pelaksanaan lelang dan prakualifikasi dalam fungsi pembelian alat kesehatan yang menjadi tanggung jawab panitia pengadaan. Akan tetapi, panitia pengadaan yang terdapat dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono belum memiliki pembagian tugas yang rinci. Mengingat tugas dan tanggung jawab yang begitu besar,untuk itu dalam pembentukan panitia pengadaan maka perlu ditambahkan pembagian tugas yang rinci seperti berikut: a. Ketua panitia pengadaan 1) Melakukan seleksi, memilih, menetapkan dan melakukan evaluasi terhadap peserta lelang. 2) Melakukan negosiasi harga terhadap penawaran yang diajukan oleh penyedia secara efektif dan efisien sehingga diperoleh kualitas barang atau jasa yang baik dengan harga yang paling efisien. 3) Mengumpulkan dan mencari informasi mengenai harga barang yang akan dibeli. 4) Mencari dan mengusulkan penyedia yang memenuhi kualifikasi. 5) Melaksanakan pengadaan berdasarkan proposal yang disetujui direksi. b. Staf Anggota Tim 1) Membantu mencari penyedia penyedia barang dan membuat daftar penyedia barang. 2) Mengumpulkan informasi harga. 3) Mencari dan mengusulkan penyedia yang memenuhi kualifikasi dan ketentuan pengadaan di rumah sakit. 4) Melaksanakan pengadaan barang yang dibutuhkan dengan harga yang wajar dan kompetitif.

31 5) Membuat spesifikasi pembelian. 6) Mengevaluasi kinerja penyedia secara berkala dan memberikan masukan kepada direksi untuk pengambilan keputusan. 7) Memeriksa laporan pembelian dan penerimaan secara berkala sehingga diketahui barang-barang yang telah masuk atau belum. Fungsi penerimaan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono dilaksanakan oleh staf panitia pengadaan dengan kerja sama dengan bagian gudang untuk memeriksa kesesuaian barang dengan spesifikasi yang telah tertera dalam surat order pembelian atau seperti yang tertera dalam kontrak perjanjian. Fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok yang tidak sesuai dengan surat order pembelian. Fungsi penerimaan juga bertugas menerima faktur pembelian dan menerbitkan surat penerimaan barang. Selanjutnya barang yang diterima diserahkan bagian gudang untuk disimpan. Evaluasi pelaksanaan fungsi penerimaan ada pada pelaku fungsi penerimaan yang seharusnya bukan menjadi tugas dan wewenang panitia pengadaan. Pengabungan fungsi pada satu pihak akan menimbulkan risiko manipulasi data dan memungkinkan terjadinya penyimpangan. Jika panitia pengadaan yang melakukan fungsi pembelian juga melakukan fungsi penerimaan barang, maka akan ada celah yang bisa digunakan untuk memanipulasi data. Menurut teori, fungsi penerimaan yang tepat dalam sistem pembelian, yaitu apabila fungsi penerimaan dilakukan sepenuhnya oleh bagian gudang karena bagian gudang tidak ikut terlibat dalam pembelian secara langsung. Pengendalian internal ini bertujuan untuk mencegah penerimaan barang yang:

32 a. Tidak dipesan oleh perusahaan. b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, mutu barang tidak sesuai dengan yang dipesan. c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian. Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono telah menerapkan fungsi akuntansi untuk mencatat semua transaksi terkait pembelian alat kesehatan. Pemisahan fungsi akuntansi dan keuangan telah dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan wewenang sehingga pelaporan akuntansi rumah sakit sudah bisa dijadikan dasar pengambilan keputusan oleh direksi dan juga sebagai bahan evaluasi. fungsi akuntansi mencatat arus kas dari bendahara sesuai dengan bukti transaksi. Selain itu, dokumen dari panitia pengadaan juga dijadikan dasar untuk pengakuan hutang maupun pembayaran cicilan. 2. Evaluasi atas prosedur yang membentuk sistem. Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono selalu mempunyai beberapa prosedur yang terkait dengan sistem pembelian alat kesehatan. Tiap prosedur yang ada menerangkan tentang langkah atau mekanisme teknis tiap bagian dalam melaksanakan tugasnya. Prosedur permintaan barang adalah prosedur awal pembentuk sistem pembelian. Sebagai rumah sakit daerah prosedur yang dimiliki Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono adalah penyusunan anggaran belanja yang selanjutnya akan diusulkan dalam APBD. Dalam hal ini, rumah sakit kurang sesuai dalam hal penyerahan tugas karena pihak rumah sakit menerapkan prosedur permintaan barang dengan mekanisme sebagai berikut: a. melakukan inventarisasi barang di gudang dilakukan oleh bagian gudang.

33 b. Dengan menggunakan dokumen catatan inventaris gudang, panitia pengadaan menyusun dokumen permintaan pembelian dalam bentuk rencana anggaran belanja barang dan jasa untuk diserahkan kepada direktur sebagai pengguna anggaran yang ditunjuk pemerintah daerah. c. Panitia pengadaan membahas rencana anggaran dengan dereksi untuk penyusunan rencana anggaran. Pengendalian internal atas prosedur permintaan barang pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono terlihat dengan adanya unsur otorisasi dari direktur untuk penyusunan anggaran belanja guna permintaan pembelian barang. Dalam prosedur permintaan pembelian ini, kurang diperhatikan prosedur otorisasi dari pihak yang berwenang untuk fungsi gudang seperti kepala bagian peralatan dalam menyediakan informasi kuantitas dan kondisi barang digudang sehingga dokumen inventarisasi gudang rawan risiko kekeliruan. Prosedur permintaan yang tepat menurut teori dilaksanakan dalam fungsi gudang yang diawali membuat daftar barang di gudang yang mencakup jumlah awal perolehan, penggunaan, dan menyiapkan surat permintaan pembelian atas barang yang akan habis atau mencapai titik pemesanan kembali. Semua kegiatan tersebut direkam dalam dokumen dan diawasi serta diotorisasi oleh pimpinan atau kepala bagian peralatan sehingga terhindar dari pemesanan barang yang tidak dibutuhkan. Bagian gudang juga harus melakukan koordinasi secara rutin dengan unit-unit pemakai sehingga bisa menghasilkan data inventaris yang tepat karena dengan demikian dapat diperoleh data yang handal mengenai keadaan barang di gudang. Menurut teori diatas, prosedur permintaan pembelian Rumah Sakit Umum Daerah

34 Banyudono masih perlu diperbaiki. Hal ini dikarenakan kurangnya pengendalian yang baik untuk proses pencatatan dari bagian gudang sehingga tidak bisa menyajikan data yang terperinci tentang barang yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pencatatan yang teratur secara periodik dengan melibatkan unsur otorisasi sangat mendukung pelaksanaan pendataan dan pengecekan barang. Prosedur pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono menggambarkan langkah-langkah dalam melaksanakan pembelian barang sebagai berikut : a. Dalam prosedur pembelian ini, rumah sakit melibatkan pihak luar untuk menyediakan barang yang akan dibeli. Prosedur pembelian baru bisa dilaksanakan jika anggaran telah keluar dari pemerintah daerah sebagai tindak lanjut dari rencana anggaran belanja rumah sakit dalam penyusunan APBD Kabupaten Boyolali. b. Prosedur pembelian diawali dengan pemilihan metode pembelian dengan cara lelang atau penunjukan langsung. c. Langkah selanjutnya panitia pengadaan melakukan prakualifikasi kepada calon penyedia barang. d. Apabila penyedia sudah ditetapkan maka dilanjutkan ke proses penawaran harga sampai terjadi harga kesepakatan. Hasil dari proses ini langsung diserahkan kepada direktur untuk disetujui. Surat perjanjian atau kesepakatan yang terkait pembelian melibatkan otorisasi direktur rumah sakit. Setelah semua dokumen telah diotorisasi,panitia pengadaan membuat salinan untuk bagian keuangan dan akuntansi untuk pembayaran dan pencatatan. Otorisasi dan prakualifikasi dalam sistem pembelian ini adalah bentuk

35 pengendalian risiko agar terhindar dari risiko kesalahan pembelian barang, ketidaksesuaian harga, dan kesalahan pembayaran. Selain itu, Adanya Pembatasan wewenang dalam prosedur ini bertujuan untuk menghindari manipulasi dan penggelapan atas transaksi pembelian. Prosedur pembelian menurut teori adalah menerima laporan permintaan pembelian dari fungsi gudang yang telah diotorisasi pimpinan. Pemilihan dan penawaran harga dilakukan sebelum memutuskan memilih pemasok barang. dalam melaksanakan pembelian harus melibatkan dokumen yang jelas untuk pertanggungjawaban dan pencatatan oleh fungsi akuntansi seperti surat kesepakatan dan faktur dari pemasok. Pelaku pembelian adalah orang yang berbeda dengan bagian gudang, pencatatan, dan gudang karena pemisahan fungsi terkait tersebut akan mencegah adanya kecurangan seperti manipulasi atau pembelian fiktif. Oleh karena itu, Prosedur pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono bisa dikatakan sudah cukup baik karena pengendalian internal yang ada sudah mencakup keseluruhan aspek pengendalian diatas. Pada sistem pembelian alat kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono panitia pengadaan mengatur dan melaksanakan prosedur penerimaan barang atas alat kesehatan yang dibeli. Dalam prosedur penerimaan barang, barang yang dipesan diperiksa oleh panitia pengadaan dengan mencocokan faktur dengan dokumen pembelian yang tertera di awal perjanjian pengadaan. Prosedur selanjutnya adalah pengecekan kondisi barang yang diterima oleh panitia pengadaan apakah sudah sesuai spesifikasinya dan bisa berfungsi dengan baik. Tujuan utama prosedur penerimaan ini tentu untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan atau dibeli. Maka dari itu, pengendalian internal

36 dalam berupa pemisahan fungsi sangat menunjang tercapainya tujuan tersebut. Dalam prakteknya panitia pengadaan yang mengatur dan melaksanakan prosedur pembelian dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. Barang yang diterima akan dibuatkan laporan penerimaan dan dokumen penerimaan ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat inventaris gudang yang masuk. Faktur dari penyedia barang akan digunakan untuk pencatatan oleh fungsi akuntansi dan keuangan untuk mengurus pembayaran. Otorisasi atas laporan penerimaan belum dilakukan untuk prosedur ini karena adanya pendelegasian wewenang kepada panitia pengadaan. Menurut teori seharusnya prosedur penerimaan adalah tugas bagian gudang yang terpisah dengan pembelian. Faktur yang diserahkan pemasok diterima langsung oleh fungsi gudang untuk digunakan dalam pencocokan kemudian dibuatkan laporan penerimaan. Prosedur penerimaan dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono ini masih agak lemah jika dilihat dari teori yang tersedia karena pembagian tugas yang kurang sesuai yaitu bagian pembelian yang merangkap penerimaan barang. Selain itu, distribusi dokumen dalam prosedur penerimaan kurang tepat karena laporan penerimaan dibuat oleh panitia pengadaan dan tidak diserahkan kepada bagian gudang. Hal ini berisiko adanya manipulasi data atau penggelapan. Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono menerapakan prosedur pencatatan dan pembayaran pada sistem pembelian alat kesehatannya. Perosedur pencatatan adalah perlakuan akuntansi untuk mencatat segala bentuk transaksi pembelian yang timbul guna menghasilkan laporan yang handal dan akuntabel. Menurut teori prosedur pencatatan yang tepat meliputi pengakuan kewajiban, pembayaran cicilan, pembayaran tunai, semua tahap pencatatan ini dilakukan dengan melihat dokumen-

37 dokumen bukti transaksi yang lengkap, dilakukan oleh fungsi terpisah, dan diotorisasi. Penerapan prosedur pencatatan dalam rumah sakit ini sudah sesuai karena bukti-bukti transaksi dikumpulkan dan dicatat oleh bagian akuntansi yang terpisah dengan bagian pembayaran. Otorisasi dilakukan untuk setiap dokumen oleh pihak yang berwenang seperti pihak penyedia barang, direktur, dan panitia pengadaan. Yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembayaran karena bagian keuangan yang mengurus pembayaran harus melewati otorisasi terlebih dahulu dari direktur langsung. Bendahara melakukan prosedur pembayaran dengan melalui proses disposisi akan memakan waktu dan membuat proses pembayaran kurang efektif. Dokumen kontrak perjanjian sudah jelas menerangkan otorisasi atas transaksi pembelian ini, sehingga jika fungsi pembayaran harus melakukan disposisi maka terjadi perlakuan ganda untuk otorisasi. 3. Evaluasi atas dokumen yang digunakan. Dokumen-dokumen yang dihasilkan dalam sistem pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono merupakan salah satu kunci pengendalian internal dalam sistem akuntansi pembelian.Hal ini tercermin dari dokumen-dokumen ketersediaan informasi dalam

tersebut sehingga semua bagian baik gudang, pembelian,

keuangan, akuntansi bisa menggunakan dokumen tersebut untuk akuntabilitas penyajian informasi. Selain itu, dokumen-dokumen tersebut telah berfungsi dengan baik sebagai instrumen pengendalian internal karena sudah bisa digunakan untuk evaluasi dan pengambilan keputusan oleh direksi. Dalam setiap prosedur terkait pembelian, dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk pengolahan data serta memaksimalkan sistem akuntansi pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum

38 Daerah Banyudono. Pendistribusian dokumen dari setiap bagian ke bagian lain ini yang menciptakan sistem akuntansi pembelian pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono. Pengendalian internal atas dokumen harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi maupun kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya sehingga bisa dijadikan dasar pengambilan keputusan dan evaluasi oleh direksi. Dokumen yang digunakan pada sistem pembelian Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono digunakan untuk pelaksanaan fungsi tiap bagian dan berkelanjutan dari satu fungsi ke fungsi lainnya. Faktur pembelian yang diterima dari penyedia adalah dokumen yang menjelaskan bahwa telah terjadi transaksi jual-beli antara pihak penyedia barang dengan rumah sakit, dokumen ini sangat diperlukan untuk fungsi pembelian untuk memastikan barang yang dibeli sudah diterima dan bagian akuntansi sebagai dasar untuk pencatatan kewajiban. Catatan inventaris gudang adalah dokumen internal rumah sakit dimana disana terdapat arus keluar masuk barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi gudang guna memastikan bahwa semua barang yang diterima sudah dicatat. Untuk selanjutnya catatan ini juga digunakan untuk penyusunan daftar belanja awal tahun berikutnya jika barang dalam gudang sudah mencapai batas minimum. Fungsi ini dilakukan oleh panitia pengadaan untuk selanjutnya dibuatkan dokumen permintaan pembelian berupa rancangan belanja yang dibuat oleh direktur untuk diajukan dalam RAPBD. Dokumen ini tidak memuat pengecekan rutin sehingga kurang tepat dengan teori

39 dimana seharusnya dokumen ini merekam pengecekan rutin yang dilakukan periodik agar bisa mengetahui kondisi barang yang disimpan dengan seksama. Otorisasi juga belum diterapkan karena struktur gudang tidak tersedia secara rinci, sehingga penggunaan dokumen sangat rawan kecurangan. Menurut teori seharusnya dokumen diperiksa dan diotorisasi oleh kepala gudang yang diberi wewenang langsung oleh direktur. Hal ini akan menimbulkan risiko kesalahan pencatatan atau kesalahan informasi. Surat lelang dan perjanjian kesepakatan pembelian merupakan dokumen yang dikeluarkan dalam fungsi pembelian dimana didalamnya melibatkan otorisasi direktur rumah sakit. Dokumen perjanjian jual beli telah sesuai dengan struktur yang baku yaitu memuat pihak rumah sakit sebagai pihak pertama dan pihak penyedia sebagai pihak kedua.selain itu, surat perjanjian menjelaskan jenis barang, pembayaran, sanksi, dan ketentuan dalam melaksanakan jual-beli. Laporan penerimaan barang yang diarsip oleh bagian penerimaan ini digunakan bersama-sama dengan bagian pengadaan. Dokumen ini hanya digunakan ketika pencatatan awal masuknya barang.sedangkan untuk pencatatan rutin dokumen ini tidak diperlukan. Laporan penerimaan baru akan digunakan untuk evaluasi akhir tahun. Menurut penulis seharusnya bagian pengadaan diberikan laporan penerimaan barang tersendiri sehingga proses pengecekan internal dapat dilakukan. Hal ini perlu dikendalikan dengan pemisahan fungsi yang berkaitan agar terhindar dari risiko manipulasi data dan penggelapan atas dokumen penerimaan. Secara umum penggunaan dokumen dalam aktivitas pembelian di Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono ini sudah cukup baik. Hal ini didukung dengan praktik

40 yang sehat seperti dengan terpenuhinya unsur otorisasi oleh pejabat yang berwenang. Namun, pengendalian internal dalam penggunaan dokumen ini masih perlu ditambahkan karena alur distribusi dokumen tersebut masih belum terperinci. Jika ditinjau dari teori tersedia, hal ini bisa mengganggu proses pengiriman informasi sehingga berisiko terjadi miss-communication sehingga mengganggu efektifitas sistem pembelian tersebut. Perbaikan arus distribusi dokumen ini juga mencerminkan tingkat kemajuan dari suatu sistem informasi akuntansi.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis menguriakan simpulan dan saran atas sistem akuntansi pembelian alat kesehatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono atas dasar data dan fakta dari rumah sakit tersebut yang telah diuraikan pada bab II dan pembahasan sistem akuntansi pembelian alat kesehatan yang sudah dijelaskan pada bab III oleh penulis. A. Simpulan 1. Fungsi-fungsi terkait sistem akuntansi pembelian alat kesehatan yang terdapat dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono sudah bisa menjalankan sistem akuntansi pembelian dengan cukup baik. Masing-masing fungsi memiliki tugas dan tanggungjawabnya sendiri-sendiri. Hal ini mencerminkan pengendalian internal sudah dilaksanakan dalam rumah sakit ini. Akam tetapi terdapat ketidaksesuaian dalam pembagian tugas antara fungsi pembelian oleh panitia pengadaan dan fungsi gudang sehingga masih perlu diperbaiki dan diperjelas. 2. Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono telah tersedia untuk tiap bagian dan

41

42

3. saling berkaitan satu dengan lainnya. Sistem akuntansi pembelian pada rumah sakit ini melibatkan keseluruhan prosedur sehingga pengendalian internal bisa ditemukan di setiap prosedur. Kelemahan yang penulis temukan adalah prosedur penerimaan barang, dan prosedur pembayaran yang kurang efektif. Karena tidak didukung dengan pembagian tugas yang tepat dan arus distribusi dokumen yang memadai.ini melibatkan keseluruhan prosedur sehingga pengendalian internal bisa ditemukan di setiap prosedur. Kelemahan yang penulis temukan adalah prosedur penerimaan barang, dan prosedur pembayaran yang kurang efektif. Karena tidak didukung dengan pembagian tugas yang tepat dan arus distribusi dokumen yang memadai. 4. Dokumen-dokumen yang terdapat dalam Rumah Sakit Umum Daerah Banyudono terkait sistem pembelian alat kesehatannya sudah tersedia, hanya saja alur distribusinya dirasa kurang terperinci. Penulis menyimpulkan alur dokumen seperti laporan persediaan,catatan gudang kurang sesuai, hal ini dikarenakan adanya pendelegasian wewenang kepada panitia pengadaan akan tetapi kurang memperhatikan kebutuhan fungsi-fungsi lain akan dikumen tersebut. Kewenangan panitia pengadaan dalam menggunakan dokumen seperti surat order pembelian, faktur, laporan penerimaan barang memang sudah dikendalikan dengan otorisasi,akan tetapi dokumen tersebut juga harus mempunyai alur distribusi yang tepat dan rinci. B. Saran 1. Untuk mencegah ketidakjelasan pembagian tugas dan pertanggungjawabannya

43

sebaiknya dibuat bagan struktur organisasi yang rinci mengenai tugas, kewenangan, kedudukan dan pertanggung jawaban suatu bagian dalam aktivitas operasional rumah sakit untuk semua fungsi. 2. Perlunya prosedur yang lebih sistematis dar agar sistem pembelian lebih terkontrol, apalagi untuk penerimaan barang dan permintaan pembelian. 3. Pendelegasian wewenang kepada panitia pengadaan seharusnya disertai dengan pembatasan dan pendistribusian tugas agar pertanggungjawaban mereka akan tugas masing-masing menjadi jelas. 4. Pastikan otorisasi dokumen yang diperlukan saja dan distribusi dokumen diperjelas agar tidak terjadi keterlambatan informasi yang mengganggu efektifitas dan efisiensi.

FLOWCHART PEMBELIAN RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANYUDONOPERMINTAAN PEMBELIAN mulai PENGAJUAN ANGGARAN PELAKSANAAN FUNGSI PEMBELIAN

1

2

Cek inventory

Menmbahas laporan barang di gudang dengan direktur

Penentuan metode pembelian

Membuat laporan jumlah inventory

Rencana belanja anggaran

Penunjukan langsung

lelang

Membuat surat permintaan pembelian

Pemerintah kab. Boyolali

Diajukan dalam RAPBD

Surat penunjukan langsung

Surat Pemberitahuan Lelang

Laporan persediaan ditolak Surat permintaan pembelian Surat persetujuan selesai 2 1 Surat Perintah penggunaan anggaran Persetujuan disetujui Perjanj ian jualbeli prakuali fikasi

Persetujua n direktur

Pembahas an prakualifika si

Surat kesepakatan 2 Surat perjanjian jual-beli suratPerjanjian jual-beli

selesai

selesai

FLOWCHART PENERIMAAN DAN PENCATATAN

Penerimaan barang

Pencatatan utang 3

Pencatatan Persediaan

4

mulai

faktur Surat pengantar faktur LPB Laporan penerimaan barang

Memeriksa & mensyahkan barang

Mencocokan faktur dan dokumen perjanjian jual beli

Mencocokan barang di gudang

Membuat laporan penerimaa n barang

Membuat dokumen pengakuan utang

Laporan penerimaan barang faktur faktur

Pembua tan laporan pertamb ahan barang

Dokumen utang 4

Sebagai bukti transaksi

Laporan pertambahan barang

3

selesai

selesai