konvensi 8

Click here to load reader

Post on 15-May-2015

1.534 views

Category:

Business

8 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1.PAMERAN, CONFEX, EXPO

2. Istilah-istilah :

  • Trade show
  • Exhibiton
  • Exposition (Expo)
  • Conference-Exhibition (Confex)
  • Scientific/Technical Conference
  • Note :
  • di Amerika Serikat kegiatan ini dirangkum dengan nama Trade Show

3. Kegiatan Utamanya :

  • Memasarkan gagasan, produk dan jasa pelayanan dalam suatu kegiatan (event)
  • Note :
  • Kegiatan (event) ini menyatukan leveransir, produk, alat-alat (equipment), jasa pelayanan dalam satu ruang lingkup dan suasana untuk menggelar peragaan pameran dan persidangan konferensi terkait, yg akhirnya memberi kesempatan kepada pengunjung dan peserta untuk menikmati kegiatan gabungan ini.

4. Tempat Kegiatan :

  • Convention Center (Pusat Konvensi)
  • Ruang Pameran (Exhibition Hall)
  • Ruang Sidang Konfrensi
  • Hotel Besar
  • Note :
  • Suatu kesempatan bagi perancang persidangan konvensi, kelompok pemasok (supplier) dan para peserta pameran (exhibitor) bekerja sama secara fisik memamerkan produk, meningkatkan disiplin ilmu sosial dan pemasaran industri.

5. Kegunaan efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran, sbb :

  • Menarik dan menemu kenali prospek baru
  • Pelayanan pelanggan-pelanggan baru
  • Memperkenalkan produk baru
  • Mengetahui informasi produk unggulan
  • Memacu semangat dan citra korporasi

6. Pembagian Booths untuk para exhibitor dapat dilakukan :

  • Pendaftar pertama dilayani pertama (fair)
  • (First Come First Serve)
  • Point System
  • Lottery System
  • Advance sales

7. Pelaku-pelaku pameran :

  • Pengelolaan Pameran
  • Pengelolaan Pameran Korporasi
  • Pelayanan Pameran
  • Pengelolaan Balai Pameran/Pusat Konvensi

8. Manajer Pameran :

  • Pelaksana pengelolaan pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran
  • Tugas Pokoknya :
  • - Membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran, termasuk penjualan dan pemasarannya, periklanan dan promosinya.

9. Manajer Pameran Korporasi :

  • Pengelolaan pameran korporasi.
  • Tugas pokoknya :
  • Bertanggungjawab atas kelancaran penyelenggaraan pameran dari segi aspek-aspek media pemasarannya.
  • Melakukan perjalanan dari pameran ke pameran dimana saja pameran diselenggarakan.

10. Pelayanan Pameran(Trade Show Service):

  • Kelompok yang mengerjakan segmen-segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) atau lazim disebut dekorator/kontraktor umum (general kontraktor)/kontraktor pelayanan pameran (exposition service kontraktor)
  • Cakupan tugasnya a.l :
  • - Kereta angkut barang (drayage), utiliti, stan, dinding, karpet, furnitur sewaan, bantuan logistik kebutuhan stan pameran.

11. Manajer Balai Pameran/Pusat Konvensi :

  • Menyediakan ruangan pameran terbuka (a freestanding exhibit hall), pusat konvensi yg komprehensif, ballroom dan ruang tempat pameran.

12. Kesimpulan :

  • Hubungan pelaku-pelaku utama industri pameran ini terletak pada asosiasi/korporasi atau manajer pameran yang melahirkan kegiatan program pameran sebagai suatu event.
  • Tugas penting Manajer Pameran :
  • Menyakinkan para peserta pameran (exhibitor) bahwa pameran pasti berlangsung sukses.
  • Bahwa anggota asosiasi/korporasi dan industri terkait memang merasa perlu menghadiri pameran dimaksud.

13. PELAKSANAAN PAMERAN

  • Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barang-barang, produk, ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk dijual.
  • Jenis Pameran dapat dibagi kedalam berbagai kriteria.
  • Berdasarkan Teritorialnya: (1) Pameran Nasional (2) Pameran Internasional

14.

  • Pameran Nasional bisa diadakan di luar negeri (misalnya Pameran Jepangdi Amerika Serikat, USA Expo di Indonesia)
  • Dari segi barang yang dipamerkan ada pameran vertikal dan pameran horizontal
  • Pameran Vertikal menggelar satu jenis produk
  • Pameran Horizontal menggelar berbagai jenis produk.

15.

  • Dari segi ukurannya pameran bisa dikategorikan kecil, sedang atau besar terdiri dari dua atau tiga dimensi:
    • Pameran tempel (poster)
    • Pajangan di atas meja
    • Pameran di hotel
    • Pameran distan-stan (booths)
    • Pameran di bangunan bebas
    • Pameran diluar bangunan (dilapangan terbuka) , contoh pameran dirgantara (pesawat-pesawat terbang)
  • Note :
  • Pameran2 ini a/ pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi.

16. Alasan-alasan penggabungan kegiatan confex :

  • Untuk tambahan penghasilan ( langsung atau tidak langsung)
  • Sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konferensi
  • Menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi
  • Keuntungan hubungan masyarakat dilihat dari kacamata media massa
  • Menambah pengalaman bagi para peserta delegasi.

17. Keuntungan bagi exhibitordalam gandengan confex :

  • Kesempatan biaya jual yang rendah
  • Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat.
  • Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji.

18.

  • Asosiasi dapat menekan biaya pengeluaran karena ditanggung bersama 50% - 50% antara anggota2 dan sponsor, atau 25% - 25% (=50%) asosiasi dan 50% sponsor.
  • Bila keuangan asosiasi, pameran dapat diselenggarakan dengan lebih bergengsi dengan menghadirkan pembicara, hiburan lebih meriah dan berbobot.

19. Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran :

  • Otoritas pemrakarsa pameran.
  • Aturan main dlam tata-tertib pameran.
  • Lokasi dan waktu pameran.
  • Jadwal pameran.
  • Penyewaan stan-stan (booths)
  • Impor sementara barang-barang pameran
  • Instalasi telepon dan listrik untuk pameran

20.

  • Membangun dan membongkar stan-stan (booths)
  • Perjanjian pembayaran (sewa maupun beli)
  • Barang-barang dari pemasok.
  • Furnitur
  • Kebersihan dan pemeliharaan
  • Sekuriti
  • Asuransi
  • Pembatalan
  • Tanda-tanda pengenal bagi semua staf, petugas, peserta, sekuriti.
  • Legalitas hukum program kegiatan pameran.

21. SYARAT LOKASI DAN BIAYA

  • PENENTUAN LOKASI
  • Cukup luas
  • Rasio ruang kosong dan luas areal lokasi 50:50
  • Perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk
  • Peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) dimana loaksi berada harus mendapat perhatian khusus.
  • Tanyakan contoh pameran sebelumnya.

22. PENDAFTARAN

  • Perusahaan2 peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikitsertaan mereka dengan DP sbb :
  • 30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan
  • 40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka
  • 30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka

23. BIAYA-BIAYA

  • Harga tetap per M2
  • Harga khusus untuk area (hall)
  • Harga lebih murah untuk build up & break down days
  • Penalti (denda) untuk keterlambatan atau mendahului waktu yang telah ditetapkan
  • Harus ada perkiraan pengeluaran dan pendapatan dari sewa, jual beli kebutuhan alat dan perlengkapan pameran