KONSEP DASAR ADMINISTRASI, KANTOR, DAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

TUGAS MATA KULIAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun oleh :

1. Amelia Feramasari (D1513004)

2. Dwi Desiana (D1513022)

3. Fahmi Aji P. (D1513032)

4. Fitri Riana Sari (D1513038)

5. Nurul Haryanti (D1513076)

6. Yuli Nur Annisa (D1513102)

D3 MANAJEMEN ADMINISTRASI (B)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2014

I. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di

kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut:

a) Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan

pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan

maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik

sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal

dengan istilah Tata Usaha”

b) Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu

manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,

kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.”

c) menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan

pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,

komunikasi, dan ingatan organisasi.”

d) Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan

pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Sumber: Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga

Pada pengertian di atas, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :

a) Administrasi dalam arti sempit

Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari

kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-

menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis

ketatausahaan” (1988:2).

b) Administrasi dalam arti yang lebih luas

Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan

yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan

tertentu” (1980:9).

Sumber: http://blogging.co.id/pengertian-administrasi-definisi-dan-fungsinya

Berdasarkan definisi-definisi di atas, kelompok kami mengambil kesimpulan bahwa

pengertian dari administrasi yaitu, serangkaian kegiatan mulai dari mencatat, mengolah,

sampai menyalurkan kembali yang dilakukan secara sistematis

II. PENGERTIAN KANTOR

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang)

tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lain mengenai

kantor yaitu, kantor adalah sebuah unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil dan

operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin

mesin kantor dan perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa

kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompokk orang yang melakukan kegiatan

tata usaha.

Sumber: http://artikelampuh.blogspot.com/2013/10/pengertian-tujuan-dan-fungsi-

kantor.html

Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut

beberapa ahli diantaranya yaitu :

a) Menurut Moekijat (1997:3) kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk

melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin

diberikan.

b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf

personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

c) Kallaus dan Keeling (1991:2), office is a function where interdependent system of

technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital

resources-information.

Sumber: Ida Nuraida. 2007. Manajemen administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius

Dari definisi-definisi di atas, kelompok kami mengambil kesimpulan bahwa pengertian dari

kantor yaitu gedung atau tempat yang digunakan oleh sekelompok orang di dalam satu

organisasi dalam melaksanakan kegiatan administrasi atau tata usaha di mana terdapat

kertergantungan antara sistem sumber daya manusia, teknologi, dan prosedur untuk

menangani data dan informasi yang diperoleh mulai dari menerima, mengumpulkan,

mengolah, menyimpan, hingga menyalurkannya sehingga lebih bermanfaat.

III. PENGERTIAN ADMINITRASI PERKANTORAN

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen

perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969),

bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal

yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan

perusahaan.

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti

intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dan

bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi: kegiatan catat mencatat, surat menyurat,

pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan

(Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)

Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam

kerja

sama mencapai tujuan tertentu.

Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan

keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas

rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Adapun pengertian administrasi perkantoran menurut Dra. Suparjati “Administrasi

Perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang

telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen”.

Sumber: http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/02/pengertian-administrasi-

perkantoran1.pdf

Berdasarkan definisi di atas, kelompok kami mengambil kesimpulan bahwa pe ngertian

administrasi perkantoran yaitu proses kegiatan kerjasama sekelompok orang mulai dari

merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, hingga pelaksanaannya yang

dilakukan secara sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi untuk mencapai

keberhasilan organisasi.

IV. SASARAN KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan

perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran

sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah

sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran

udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang

pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;

Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel;

Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan

pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas

ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan

arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan

perbaikan; Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-

lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian

peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;

Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran

hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat

menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);

Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau

pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman

petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

Sumber: http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/02/pengertian-administrasi-

perkantoran1.pdf

V. FUNGSI MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan.

Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-

kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan

cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin

terjadi. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar

dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan

dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan

peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata

hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-

tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat

digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan,

sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

3. Penggerakan

Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para

pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.

Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)

yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu

dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga

memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang

perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

a. Mendorong atau memberi semangat kerja

b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.

c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas

organisasi.

4. Pengawasan

Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi

guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang

telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

a. Kualitas pekerjaan kantor

b. Waktu pekerjaan kantor

c. Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor

d. Biaya perkantoran

e. Alat peralatan dan perabotan kantor

f. Pelayanan kantor

g. Dokumentasi

VI. TUJUAN MANAJEMEN PERKANTORAN

a. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan.

Tugas organisasi secara efisien

b. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai

c. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenhi kebutuhannya

d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberikan pelayanan secara efektif

kepada para langganan atau mitra kerja

e. Membuat catatan secara lengkap, relavan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat

dipertanggung jawabkan.

Sumber: Sheddy Nagara Tjandra. 2008. Kesekretarisan. Jakarta: Direktorat Pembinaan

Sekolah Menengah Kejuruan

VII. STUDI KASUS

CV. Karya Kita Computama merupakan perusahaan yang berperan sebagai distributor barang-

barang elektronik seperti TV, LCD, Komputer, Printer, dll. Dalam melakukan transaksi barang

tidak sedikit perusahaan atau toko elektronik yang memesan tidak langsung membayar secara

tunai, kadang juga terdapat barang yang sudah dikirim mengalami kerusakan sehingga barang

dikembalikan. Dengan adanya permasalahan seperti ini CV. Karya Kita Computama harus

segera menyelesaikan permasalahan karena hal ini sangat berpengaruh terhadap penilaian

konsumen terhadap perusahaan sehingga konsumen tidak merasa kecewa dan tetap percaya

bahwa CV. Karya Kita Computama memberikan pelayanan yang terbaik.

Dalam hal ini diperlukan adanya kerjasama antara bagian administrasi, pengantar barang, dan

bagian gudang untuk saling berkoodinasi dalam menyelesaikan permasalahan dan dapat

memenuhi keinginan konsumen sehingga apa yang diharapakan perusahaan dalam

memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen dapat terwujudkan.

VIII. PENYELESAIAN

Dari pengertian mengenai fungsi administrasi perkantoran, untuk menyelesaikan

permasalahan ini, kami menggunakan fungsi pengorganisasian, penggerakan, dan

pengawasan.

a. Pengorganisasian

Pembagian tugas antara bagian administrasi, bagian gudang dan bagian pengiriman

barang. Bagian administrasi hendaknya mencatat barang-barang yang dikirim ke

konsumen sehingga perusahaan mempunyai bukti arsip, dan konsumen yang melakukan

pembayaran juga mempunyai bukti pembayaran sehingga tidak terjadi kesalahpahaman

jika ada permasalahan. Jika terjadi permasalahan dalam hal kerusakan barang, bagian

administrasi dapat bekoordinasi dengan bagian gudang menggunakan surat keluhan

konsumen sehingga dapat mencari solusi apakah barang yang rusak tersebut akan diganti

dengan yang baru atau dikembalikan.

Bagian gudang, pegawai bagian gudang hendaknya juga mencatat stock barang yang

tersedia dan melaporkannya di bagian administrasi sehingga dapat mengetahui barang

apa saja yang harus dibeli jika stock gudang telah habis dan dengan begitu perusahaan

juga dapat mengetahui barang apa yang lebih dibutuhkan atau diminati oleh konsumen.

Selain itu bagian gudang juga harus jeli memeriksa kondisi barang sewaktu membeli dan

dapat mengatur tata letak barang di gudang agar tersusun rapi.

Bagian pengiriman barang, hendaknya bagian pengiriman barang juga melakukan

pengecekan barang dan menggunakan bukti pengiriman barang. Sehingga barang yang

dikirim tidak mengalami kekeliruan dan dengan adanya bukti pengiriman barang, pihak

perusahaan dapat mengetahui bahwa barang tersebut sudah dikirim dan sudah sampai

ke pihak konsumen.

b. Penggerakan

Di dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya selama bekerja, agar pegawai dapat

bekerja secara maksimal, bersemangat, kompak dan mendedikasikan dirinya untuk

memberikan yang terbaik di perusahaan. Perusahaan dapat memberikan dorongan atau

motivasi, pelatihan kepada karyawan agar lebih bersemangat dan karyawan lebih

terampil dalam bekerja. Selain itu perusahaan juga bisa mengadakan liburan bersama

atau outbond agar seluruh anggota perusahaan lebih akrab dalam bergaul dan menjalin

kekompakan dengan harapan pada saat bekerja dapat menjadi rekan kerja yang kompak

dan dapat saling membantu antar bagian perusahaan.

c. Pengawasan

Di dalam menjalankan pekerjaan diperlukannya pengawasan di seluruh aspek

perusahaan, agar perusahaan dapat mengetahui apa saja yang diperlukan oleh karyawan

atau perusahaan, apa saja keluhan dari konsumen, bagaimana kinerja pegawai dan

bagaimana kualitas pelayanan yang diberikan kepada konsumen. Dengan adanya

pengawasan dan pengontrolan tersebut perusahaan dapat segera menangani dan

mencarikan solusi yang tepat untuk permasalahan yang dihadapi.