KOMUNIKASI YANG EFEKTIFSebuah tulisan untuk pengajar dan project manager muda

Oleh : Prasetyo Adi Wibowo Putro,

Manajemen Proyek dan Perubahan Teknologi Informasi

Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia 2010

Pendahuluan

Komunikasi Keluarga

Keluarga merupakan unit terkecil dalam kehidupan sosial manusia. Dalam unit ini seorang

manusia dapat belajar dan bertumbuh dengan aman. Sebagai lingkungan sosial yang sudah dikenal

sejak lahir, keluarga seharusnya menjadi lingkungan yang paling dipercaya oleh seseorang.

Komunikasi dalam keluarga dapat berkembang menjadi lugas dan bebas sesuai norma yang berlaku

dalam keluarga tersebut. Sebuah keluarga yang menganut kebebasan liberal akan menerapkan

norma yang lebih bebas dibanding keluarga yang sangat taat kepada adat istiadat. Cara komunikasi

sebuah keluarga pun akan dipandang aneh oleh keluarga lain bila dilihat dari sudut pandang yang

berbeda. Sebagai contoh sebuah keluarga jawa akan melihat komunikasi keluarga modern terlalu

bebas dan kurang sopan namun sebaliknya, keluarga modern menganggap keluarga jawa kurang

efektif dan berbelit-belit dalam berkomunikasi. “Ngapain berputar-putar kalo ngomong ke bapak

sendiri” setidaknya itu sebuah pernyataan yang sering keluar sebagai penilaian bahwa komunikasi

keluarga jawa tidak efektif.

Pandangan keefektifan komunikasi sebuah keluarga tidak bisa dilihat dari kacamata

keluarga lain. Sebuah keluarga akan dapat berkomunikasi dengan nyaman dalam lingkungan norma

yang sudah mereka bentuk. Tidak semua tata krama dan tata bahasa akan membentuk komunikasi

yang tidak efektif. Kesalahpahaman karena tata bahasa yang jelek malah akan membuat komunikasi

gagal dan harus diulang. Banyak orang berteori mengenai komunikasi yang efektif padahal sebuah

komunikasi yang efektif dapat dipelajari dari komunikasi dalam keluarga. Sebuah keluarga yang

terbiasa makan malam bersama, beribadah bersama, bercerita pengalaman kuliah,sekolah atau

bekerja akan memaksa orang-orang didalamnya untuk berkomunikasi secara efektif. Kita bisa lihat

pada tayangan tv The Nanny atau Nanny 911 dimana sebuah peringatan terhadap kesalahan seorang

anak harus diucapkan dengan tegas dan jelas. Demikian juga dengan larangan seorang anak untuk

merengek sambil menangis, secara tidak langsung itu mengajarkan kepada anak untuk

berkomunikasi secara efektif.

Lalu, apakah komunikasi dalam keluarga akan selalu efektif? tentu saja tidak. Seperti

halnya pembentukan karakter dalam kepada anak-anak, pemahaman komunikasi efektif dalam

sebuah keluarga akan terpengaruh oleh lingkungan. Pada film tahun 90an “Blast From The Past”

sebuah keluarga terkurung selama 20 tahun dalam sebuah bunker dan mereka berhasil

berkomunikasi secara efektif karenanya. Permasalahan muncul saat 20 tahun kemudian bunker

terbuka dan orang-orang mulai mengkritik cara komunikasi mereka. Klimaks film ini adalah

penolakan keluarga terhadap komunikasi lingkungan yang mereka nilai tidak efektif dan fil berakhir

dengan keberhasilan untuk menemukan jalan tengah diantara kedua komunikasi.

Komunikasi teman sebaya

Berbeda dengan komunikasi keluarga, komunikasi teman sebaya memiliki cara yang

berbeda untuk mencapai keefektifan. Kesamaan bakat, minat dan tujuan hidup membuat teman-

teman sebaya dapat berkomunikasi dengan efektif dan bahkan sangat efektif hingga mencapai tahap

pernikahan. Kelompok anak-anak sekolahan biasa berkumpul dengan latar belakang norma masing-

masing namun kesamaan minat menyatukan mereka dan membuat komunikasi sangat efektif.

Seorang anak yang suka belajar akan melihat hobby bermain bola aneh dan sudut pandang ini sering

membuat mereka salahpaham dan bertengkar. Kesalahapahaman semacam ini kadang tidak terjadi

bila minimal salah satu dari mereka sudah terbiasa berkomunikasi secara efektif dalam keluarga.

Komunikasi teman sebaya yang lain muncul dari kesamaan tujuan hidup dan ini biasa

terjadi pada manusia dewasa muda yaitu manusia berusia 17 tahun keatas. Komunikasi yang efektif

terjadi pada kesamaan tujuan, visi dan misi hidup. Manusia dewasa muda cenderung menganggap

kondisi mereka saat ini bukanlah sesuatu yang harus diperdebatkan, tetapi apa yang hendak mereka

raih itu yang terutama. Beberapa sinetron di televisi berusaha menggambarkan kondisi nyata bahwa

pasangan muda akan mudah bertengkar bila mereka lebih suka memperdebatkan minat bakat dan

pekerjaan masing-masing daripada apa yang hendak mereka beli, berapa anak yang mereka miliki,

bagaimana mereka nanti akan mengasuh anak mereka dan hal-hal lain yang lebih kepada tujuan

bersama.

Komunikasi dunia kerja

Komunikasi dunia kerja lebih mirip dengan komunikasi manusia dewasa muda. Ini mungkin

terjadi karena orang bekerja saat usia mereka sudah 17 tahun keatas. Kesamaan tujuan akan

menjadi faktor utama karyawan kantor berkomunikasi dengan efektif. Mungkin beberapa dari kita

akan menganggap karyawan muda yang baru masuk kekanak-kanakan, kurang dewasa dan hal-hal

minus lain. Hal ini wajar karena dalam 100 hari mereka baru akan menyesuaikan dengan tujuan, visi

dan misi kantor. Berbeda halnya dengan bila seorang programer pindah kerja ke software house lain,

dia akan lebih mudah berkomunikasi dengan karyawan lain karena dia sudah terbiasa dengan tujuan

sebuah organisasi software house. Komunikasi dalam lingkungan pekerjaan akan menjadi tidak

efektif bila komunikasi lebih didasarkan kepada kesamaan norma, minat dan bakat karena

bagaimanapun juga manusia dewasa memiliki norma, minat dan bakat sendiri. Kita bisa lihat dalam

talk show di televisi bagaimana orang-orang sekantor mempermasalahkan perbedaan norma, bakat

dan minat. Perdebatan norma, bakat dan minat dalam dunia kerja hanya akan menghasilkan debat

kusir. Yang lebih lucu lagi beberapa orang berdebat hanya karena tidak setuju dengan tujuan

organisasi.

Dampak Komunikasi yang Tidak Efektif

Dampak pribadi

Komunikasi merupakan kebutuhan utama manusia sebagai makhluk sosial. Sebagaimana

makanan akan membuat manusia bertumbuh besar, komunikasi akan membuat kehidupan sosial

manusia bertumbuh. Seseorang yang secara aktif berkomunikasi dengan dengan orang lain, akan

cenderung mudah menyesuaikan dengan lingkungan baru. Terlepas dari baik/tidaknya lingkungan

baru, kemudahan penyesuaian terhadap lingkungan baru merupakan kebutuhan utama bagi

kehidupan sosial manusia dewasa. Komunikasi yang tidak efektif membuat seorang bayi menangis

berjam-jam sementara orang tuanya bingung apa yang harus dilakukan. Komunikasi yang tidak

efektif akan membuat seorang anak lebih sering berkelahi daripada berdiskusi. Komunikasi yang

tidak efektif akan membuat seorang siswa bingung akan apa yang tidak dia ketahui. Komunikasi yang

tidak efektif akan membuat seorang pemuda hanya menghabiskan waktunya di dalam rumah tanpa

keaktifan dalam organisasi masyarakat. Komunikasi yang tidak efektif akan membuat seorang

karyawan tidak nyaman dalam bekerja.

Dampak terhadap orang lain

Dalam setiap komunikasi setidaknya terlibat dua pihak. Kerugian yang dialami seseorang

karena komunikasi yang tidak efektif sebenarnya juga menjadi kerugian bagi rekan yang lain namun

kadang kita mentolelir kerugian itu dengan menganggap kita hanya rugi waktu, rugi perhatian, rugi

uang transport dan lain-lain. Memang tidak baik untuk terlalu berhitung dalam bersosialisasi namun

dengan mempertimbangkan apa yang telah kita keluarkan, kita akan lebih cermat dalam menilai

kerugian yang kita alami. Komunikasi yang tidak efektif biasanya akan merugikan waktu, tenaga,

biaya dan pemikiran rekan yang lain. Disamping itu, komunikasi yang tidak efektif dapat

menimbulkan kesalahpahaman.

Dampak terhadap tim / organisasi

Komunikasi yang tidak efektif cenderung akan menumbulkan perselisihan dan bahkan

perpecahan. Dalam sebuah tim, perselisihan akan mempersulit kerjasama dan penyatuan pedapat

saat rapat. Komunikasi yang tidak efektif juga akan menghambat kemajuan sebuah tim/organisasi.

Sebuah organisasi yang tidak berkomunikasi secara afektif tidak akan bisa mengevaluasi diri secara

utuh dan akhirnya mereka terus mengulang kesalahan yang sama atau perbaikan hanya terjadi di

salah satu unit yang sebenarnya juga tidak terlalu berpengaruh secara organisasi. Kedua

permasalahan diatas akan bertambah rumit bila akhirnya komunikasi yang tidak efektif

menimbulkan penilaian subyektif, kecurigaan dan saling melempar kesalahan.

Sebuah komunikasi yang tidak efektif sebenarnya tidak berdampak kepada masyarakat

yang tidak terlibat langsung dalam komunikasi. Masyarakat pada umumnya mudah terhasut oleh

sebuah opini yang akhirnya menjadi opini publik. Pertengkaran yang ditimbulkan karena komunikasi

yang tidak efektif akan memunculkan kubu/blok yang membela salah satu pihak dan menyalahkan

pihak lain. Lebih jauh ini bisa menjadi opini publik dimana sesuatu yang salah jadi terlihat benar dan

sebaliknya.

Teori Komunikasi Efektif

Teori kecerdasan majemuk Howar Gardner menyebutkan bahwa manusia memiliki delapan

atau sembilan kecerdasan dasar yaitu : Kecerdasan Linguistik (word smart), Kecerdasan Spasial

(picture smart), Kecerdasan Matematis (logic smart), Kecerdasan Kinestetis (body smart),

Kecerdasan Musik (music smart), Kecerdasan Interpersonal (people smart), Kecerdasan Intrapersonal

(self smart), Kecerdasan Naturalis (nature smart). Seorang manusia dapat memiliki kecerdasan di

salah satu aspek dan ini akan mempengaruhi cara dia mempelajari kehidupan. Lebih jauh, Gardner

menjelaskan bahwa ada kemungkinan seseorang memiliki lebih dari satu aspek kecerdasan dan tidak

ada manusia yang memiliki kombinasi kecerdasan yang sama atau dengan kata lain kecerdasan tiap

manusia itu unik. Kecerdasan majemuk yang dimiliki seseorang akan berpengaruh dalam cara dia

berkomunikasi. Komunikasi akan banyak dipengaruhi kecerdasan linguistik dan intrapersonal karena

keduanya berkaitan dengan bagaimana mengemukakan pendapat dan memahami pendapat orang.

Pada sebuah diskusi, Gardner mengungkapkan bahwa sebuah komunikasi yang efektif juga harus

ditunjang kecerdasan matematis yang cukup namun harus dipahami bahwa dalam sebuah diskusi

ilmiah sekalipun, komunikasi bukanlah sebuah proses logis melainkan sebuah proses sosial untuk

menemukan jawaban logis.

Setidaknya ada tiga orang yang mencetuskan teori motivasi yaitu Abraham Maslow,

Douglas McGregor dan David McClelland. Dalam teori motivasi, dijelaskan bahwa ada beberapa

motivasi yang mendasari kegiatan manusia (termasuk komunikasi). Douglas McGregor

mendefinisikan motivasi dalam bahasa yang lebih cocok dalam dunia kerja. Dia menggambarkan

motivasi berkembang dari asumsi. Teori motivasi Abraham Maslow dan David MacClelland mengurai

beberapa motivasi yang mendasari aktivitas manusia dan ini disebut motivasi dasar. Bila ketiga teori

tersebut diramu kita bisa rasakan bagaimana motivasi dan asumsi itu seperti masalah ayam dan

telur. Motivasi bisa tumbuh dari asumsi dan asumsi bisa tumbuh dari motivasi. Komunikasi dapat

menjadi efektif jika kita memiliki motivasi yang positif, namun dilihat dari teori Douglas McGregor

“Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan, seperti halnya istirahat atau

bermain” maka motivasi positif dapat berangkat dari asumsi positif. Artinya, dalam komunikasi kita

dapat berangkat dari kesamaan motivasi atau setidaknya asumsi positif untuk membentuk motivasi

positif di sisi dasar lain.

Komunikasi dapat dilihat sebagai proses sosial, ekspresif, ritual maupun instrumental.

Deddy Mulyana dalam bukunya : Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar, mendefinisikan ada dua belas

prinsip dalam komunikasi yaitu :

1. Komunikasi adalah suatu proses simbolik

2. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi

3. Komunikasi punya dimensi isi dan dimensi hubungan

4. Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesengajaan

5. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu

6. Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi

7. Komunikasi itu bersifat sistematik

8. Semakin mirip latar belakang sosial budaya, maka semakin efektiflah komunikasi

9. Komunikasi bersifat nonsekuensial

10. Komunikasi bersifat prosesual, dinamis dan transaksional

11. Komunikasi bersifat Irreversible

12. Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah

Bila kita lihat sekilas, teori Deddy Mulyana menjawab mengapa beberapa komunikasi

dengan latar belakang norma yang sama akan berlangsung lebih efektif daripada komunikasi dengan

latarbelakang heterogen. Teori motivasi menjawab mengapa beberapa anak dewasa muda

berkumpul dari berbagai latar belakang keluarga berbeda untuk membentuk sebauh komunitas

hobby. Teori motivasi asumsi positif juga menjawab mengapa sebuah organisasi dapat menciptakan

komunikasi yang efektif. Dan yang terakhir, teori kecerdasan majemuk menjawab bagaimana orang

tua mencari cara berkomunikasi secara efektif dengan anak-anak mereka.

Komunikasi Efektif pada Proyek TI

Struktur organisasi proyek TI sebenarnya sederhana karena hanya berupa project manager

memimpin tim TI. Diatas project manager mungkin ana project sponsor dan project inisiator tapi

umumnya keduanya tidak berjalan rutin selama proyek berjalan.

Komunikasi Project Manager kepada Tim TI

Komunikasi adalah jantungnya kepemimpinan. Seorang project manager (PM) harus

memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik terhadap teman maupun tim TI karena komunikasi

yang baik adalah merupakan satu strategi dalam mempengaruhi orang lain. PM yang baik akan

memahami bahwa mendengarkan bawahan akan membuat mereka merasa dihargai dan merupakan

sarana untuk mendapatkan feed back dari mereka. Lakukan klarifikasi dengan pertanyaan yang tepat

dan tidak menyakiti untuk mendapatkan infomasi yang akurat dalam mengambil keputusan.

Mendengar aktif akan membuat bawahan dapat mengungkapkan perasaan sehingga kebutuhan

psikologisnya dapat terpenuhi dan sekaligus mengurangi rasa cemas yang dirasakannya.

PM harus membentuk alur komunikasi yang efektif sehingga dapat menghindari terjadinya

miskomunikasi yang baik antara dirinya dengan anggota tim, bawahan dengan rekan kerja maupun

dengan rekanan organisasi (atau pelanggan). Oleh karena itu PM yang baik harus membangun

suasana atau alur komunikasi yang baik pada saat bertemu maupun tidak bertatap muka.

PM yang baik harus mempunyai sifat asertif terhadap bawahan.PM harus menjadi leader,

harus menyediakan waktu untuk menerima masukan baik dari pasien maupun dari bawahan dan

begitu pula sebaliknya. Masukan disampaikan dengan cara yang membangun, jelas, konstruktif dan

tidak menyakiti. Seorang PM yang baik apabila menemukan kesalahan yang dilakukan oleh tim TI

tidak mengeluarkan kata-kata yang membuat tim tersebut merasa sangat bersalah dan menyakiti

hatinya. Umpan balik yang baik adalah memberikan kata yang bijak tanpa menyakiti diikuti dengan

pemberian informasi tentang apa yang seharusnya dilakukan. Tim atau bawahan membutuhkan

evaluasi seperti halnya pemimpin. Evaluasi berfungsi untuk meningkatkan self awareness/kesadaran

diri mencegah asumsi negatif terhadap perilaku seseorang dan untuk menjadi petunjuk dan motivasi

dalam proses perubahan kearah yang lebih baik.

Seorang PM harus memiliki jalur dan akses yang jelas dan mudah baik dalam memperoleh

informasi terbaru maupun dalam melakukan komunikasi dengan profesi atau instansi lain yang

dapat dijadikan tim dalam bekerjasama dalam menyelesikan suatu masalah yang ada. PM harus

mempunyai pergaulan yang luas dengan profesi lain sehingga memudahkan dalam menjalin

kerjasama

SeorangPM harus mempunyai visi yang jelas dan harus mengkomnikasikan dengan baik

kepada bawahannya. Kemampuan mengkomunikasikan visi dengan baik akan dapat membangun

motivasi, kerjasama dan memberikan energi yang baik bagi bawahan dalam bekerja ntuk mencapai

tujuan. Visi yang jelas dan menarik akan membuat bawahan termotivasi untuk bekerja dan tim akan

dapat berkomunikasi lebih efektif dengan visi yang sama.

Komunikasi tim kepada project manager

Komunikasi tim kepada PM adalah komunikasi dari bawahan kepada atasan. Komunikasi

tipe ini umumnya bertujuan untuk melakukan kegiatan prosedural yang sudah merupakan bagian

dari struktur organisasi atau perusahaan. Bentuknya antara lain dalam pelaporan kegiatan,

penyampaian gagasan, dan penyampaian informasi yang menyangkut masalah-masalah pekerjaan.

Bisa dilakukan secara langsung dan tak langsung atau secara tertulis. Dalam organisasi

pembelajaran, model komunikasi seperti ini sudah biasa dilakukan. Kepada seluruh anggota tim

didorong untuk tidak segan-segan menyampaikan hal apapun kepada atasan sejauh dalam kerangka

proyek TI. Melihat tipe komunikasi diatas, komunikasi tim kepada PM akan efektif jika disajikan

dalam bentuk yang mudah dimengerti PM seperti diagram, tabel, pointer atau gambar visual.

Komunikasi tidak akan efektif jika bawahan berbicara teknis karena umumnya PM merupakan orang

yang tidak tahu mendalam secara teknis namun mampu mengelola sumber daya dengan baik.

Komunikasi sesama rekan kerja

Komunikasi kepada rekan kerja sebenarnya sama dengan komunikasi teman sekolah yang

sudah kita bahas di awal tulisan. Kesamaan motivasi dalam tim menjadi dasar utama kerjasama.

Lebih jauh motivasi ini dapat berkembang menjadi motivasi positif yaitu bekerjasama demi tujuan

organisasi. Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan

pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini

dipengaruhi hal-hal dalam teori komunikasi yang sudah kita bahas. Komunikasi tim TI biasanya

menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan

terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas. Secara empiris, pemahaman orang

perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan

dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang

dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan. Komunikasi dengan rekan

kerja dapat juga menggunakan metode komunikasi atasan kepada bawahan atau bawahan kepada

atasan. Ini terjadi karena kadang kita menganggap rekan kerja kita berbeda usia, berbeda lama kerja

atau berbeda tingkat pendidikannya. Kalo komunikasi atasan bawahan yang kita pilih dalam

komunikasi dengan rekan kerja maka dapat dijamin komunikasi tidak akan efektif.

Komunikasi kepada rekanan / pelanggan

Ada beberapa perrtanyaan yang mendasari komunikasi kepada rekanan kantor atau

pelanggan Apa yang mereka inginkan ? Apa yang mereka perlukan ? Apa yang mereka fikirkan ?

Apakah mereka puas ? Apakah mereka butuh araha kita ? Apakah mereka puas dengan layanan

kita ? Apakah mereka akan terus menjadi pelanggan kita ?

Kalo kita perhatikan ketujuh pertanyaan itu hanya berkisar masalah bisnis. Lalu apakah kita

tidak bisa berbicara masalah pribadi kepada pelanggan ? tentu saja tidak bisa !. Pembicaraan

masalah pribadi atau masalah nonbisnis lain lebih cocok menjadi pembuka dan penutup, sekedarnya

saja. Sedikit selingan akan menarik namun banyak selingan menunjukan ketidakprofesionalan kita

dan cenderung buang-buang waktu.

Pengembangan sistem informasi dewasa ini sudah menjadikan komunikasi sebagai faktor

utama. Bahkan metodologi FAST mensyaraktakn komunikasi yang baik kepada pelanggan dan bagi

vendor yang bergerak dibidang penelitian sosial sebuah solusi TI umumnya menggunakan

metodologi penelitian tindakan kelas yang juga membutuhkan komunikasi efektif dengan semua

pihak yang terlibat dalam penelitian.

Referensi

Deddy Mulyana, Komunikasi Efektif, Kanisius, 2004

Suparno, Paul, SJ, Teori Inteligensi Ganda Dan Aplikasinya Di Sekolah, Kanisius 2003

Ubaydillah AN, Berbicara didepan Umum, Fakultas Psikologi Universitas Indonesia 2007

Prasetyo Adi, Kepemimpinan Organisasi Mahasiswa, Latihan Dasar Kepemimpinan Senat

Mahasiswa Sekolah Tinggi Sandi Negara, 2007

Prasetyo Adi, Lima Peran Pendidik, Jurnal InfoKripto Vol 2 No 2 2008 Sekolah Tinggi Sandi

Negara, 2008

Teori Motivasi, http://id.wikipedia.org/wiki/Motivasi