Bab

PendahuluanPENGANTAR

Kemampuan berkomunikasi secara efektif penting dikuasai karena peranannya yang sangat vital dalam hubungan antarmanusia. Dalam pergaulan sehari-hari kita sering menemukan bahwa kemampuan berkomunikasi dapat memperlancar atau sebaliknya dapat pula menghambat hubungan itu. Dalam kehidupan pekerjaan, kemampuan berkomunikasi seseorang akan sangat menunjang keberhasilan dalam memapak karier. Itu sebabnya, dalam Diklat Prajabatan peserta perlu dibekali dengan teknik berkomunikasi yang efektif.

Dalam dua dasawarsa terakhir kita menyaksikan perkembangan teknologi yang sedemikian pesat dan berpengaruh pada segala aspek kehidupan manusia. Salah satu hal yang berkembang sangat pesat dan menjadi pemicu dari perkembangan yang ada adalah teknologi informasi dan komunikasi. Dalam perkem-bangan terakhir ketika dunia informasi menjadi sangat penting dalam aspek kehidupan, maka teknologi komunikasi pun akhirnya tidak dapat ditawar lagi dan menjadi bagian yang sangat penting dalam kehidupan manusia.Metode, fasilitas, dan perangkat komunikasi juga sudah sedemikian berkembang dengan sangat pesat sehingga dunia sekarang seolah tidak lagi berbatas negara. Kita sekarang dapat berhubungan satu-sama lain dengan begitu mudah dan cepatnya dengan orang atau lembaga lain di berbagai penjuru dunia. Dengan keadaan seperti ini diperlukan pengetahuan dan kemampuan tersendiri agar tidak ketinggalan dalam pemanfaatan teknologi komunikasi.

Selain perlunya pemahaman yang lebih baik dalam penggunaan teknologi komunikasi, kita harus tidak boleh melupakan hal paling dasar bahwa komunikasi pada dasarnya proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi. Kita juga perlu menyadari bahwa pesan atau informasi itu dapat dilakukan siapa saja, kapan saja, di mana saja, dan dengan sarana apa saja. Dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dewasa ini, kita dapat berkomunikasi dengan siapa saja dengan sedemikian mudahnya dan juga tampaknya semakin murah.

Perlu dicamkan bahwa banyak terjadi kesalahpaham-an yang berakibat sangat fatal dalam hubungan antarmanusia dan bahkan antarkelompok etnis dan antarbangsa karena miskomunikasi atau kekurang-mampuan berkomunikasi. Itu sebabnya kemampuan berkomunikasi menjadi sangat penting dalam pergaulan antarmanusia. Kita juga harus mampu memahami komunikasi yang telah kita warisi sejak lahir di dunia, yakni komunikasi non-verbal, mendengarkan (menyimak), dan berkomunikasi secara respektif. Semuanya adalah kemampuan yang diharapkan menjadi aset Anda setelah memperlajari konsep dan teknik berkomunikasi secara efektif..

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan dapat berkomunikasi dengan baik sebagai bagian dari kemampuan penting untuk berkinerja dalam organisasi. Secara lebih spesifik peserta diharapkan dapat:

menjelaskan pengertian dan makna komunikasi yang efektif

menerapkan prinsip komunikasi verbal dan non-verbal

menerapkan prinsip pendengar yang baik, dan

menerapkan prinsip teknik komunikasi yang respektif.

CAKUPAN BUKU INI

Buku ini dibagi dalam lima bab dan setiap bab merupakan satu pokok bahasan. Keseluruhan bahan pembelajaran ini diharapkan dapat digunakan dalam sembilan (9) jam pembelajaran dengan lama waktu masing-masing 45 menit. Bab 1 berisi uraian tentang hakikat komunikasi. Tujuan bab ini adalah untuk membekali peserta dengan pemahaman mengenai pengertian, unsur-unsur, jenis-jenis dan klasifikasi komunikasi, manfaat dan kendala komunikasi, serta komunikasi yang efektif.

Bab 2 menguraikan tentang komunikasi verbal. Dalam bab ini dibahas mengenai pengertian komunikasi verbal, hal-hal yang perlu disimak ketika berbicara dengan orang lain, deposito yang perlu Anda lakukan ke dalam rekening emosi, dan akhirnya diketengahkan kaidah komunikasi.Bab 3 membahas komunikasi non-verbal. Dalam bab ini diuraikan sejumlah gerak tubuh yang perlu diperhatikan ketika berkomunikasi, seperti kontak mata, ekspresi wajah, gerak tangan, dan konsep ruang pribadi. Hal-hal yang sifatnya non-verbal ini seolah tidak penting padahal besarnya pengaruhnya dalam praktik komunikasi.Bab 4 membahas tentang mendengarkan secara aktif, yang lazim juga disebut sebagai menyimak. Pertama diuraikan mengenai pengertian mendengar aktif dan selanjutnya diuraikan cara untuk menyimak atau mendengar aktif.

Bab 5 atau bab terakhir membahas tentang komunikasi respektif. Komunikasi respektif berkaitan dengan upaya untuk membangun hubungan yang baik atas dasar saling menghormati. Dalam bab ini akan dibahas prinsip-prinsip dan teknik berkomunikasi secara respektif.Bab 1Hakikat KomunikasiPENGANTAR

Kemampuan berkomunikasi pada dasarnya merupakan kompetensi paling penting dalam hidup kita. Kita menghabiskan sebagian besar waktu sejak bangun di pagi hari untuk berkomunikasi. Itu sebabnya kita merasa bahwa komunikasi sama mudahnya seperti kita menghela napas. Komunikasi kita anggap sebagai hal yang otomatis terjadi begitu saja, sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya dengan efektif. Misalnya, kita jarang secara khusus belajar bagaimana cara menulis, membaca dengan cepat, berbicara secara efektif, atau kita bahkan tidak merasa perlu menjadi pendengar yang baik. Padahal, semua kemampuan itu penting artinya dalam interaksi kita sebagai mahluk sosial.Setelah mempelajari bab ini Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian komunikasi dengan berbagai aspeknya sehingga kemampuan Anda berkomunikasi akan semakin baik. Pertama-tama akan dibahas hakikat komunikasi. Kemudian dilanjutkan dengan uraian tentang unsur-unsur dan jenis-jenis komunikasi. Dalam bab ini akan dibahas manfaat komunikasi dan kendala dalam berkomunikasi. Akhirnya akan dikemukakan ciri-ciri komunikasi yang efektif dan tidak efektif. Semua uraian dirangkaikan secara jelas sehingga membentuk pemahaman yang utuh.Materi kegiatan belajar komunikasi dalam Bab ini tidak hanya membahas hakikat komunikasi sebagai teori, melainkan lebih ditujukan untuk memahami implementasi pengetahuan berkomunikasi dalam melaksanakan tugas sebagai abdi negara. Meskipun demikian, ada baiknya dikemukakan pengertian komunikasi dari berbagai pendapat yang telah berkembang selama ini untuk mendapat pemahaman yang lebih baik.

PENGERTIAN KOMUNIKASI Kita sering beranggapan bahwa kita dapat berkomunikasi dengan baik hanya karena kita memiliki semua sarana melakukan hal itu. Misalnya, kita merasa punya sarana alamiah yang diberi Tuhan berupa mulut untuk berbicara, telinga untuk mendengan, atau mata untuk melihat. Atau kita merasa memiliki sarana artifisial berupa teknologi untuk menyampaikan pesan/informasi kepada orang lain. Kita akan mengetahui kemampuan berkomunikasi dengan baik bukan sekadar memiliki semua fasilitas komunikasi, betapapun canggihnya sarana itu.Istilah komunikasi berasal dari kata Latin, communicatio dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Maksud sama di sini maksudnya adalah sama makna. Ada pendapat yang menyatakan bahwa komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk memahami pikiran yang disampaikan orang lain. Pendapat lain mengemukakan bahwa komunikasi adalah proses untuk memadukan ingatan atau pikiran. Akhirnya ada juga yang berujar bahwa cara terbaik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan siapa mengatakan apa; dengan saluran apa; kepada siapa; dengan pengaruh bagaimana. Berdasarkan uraian definisi yang telah berkembang selama ini, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi pada dasarnya adalah suatu proses, yaitu proses (kegiatan) penyampaian pesan/informasi dari seseorang (pengirim) kepada orang lain (penerima) dengan menggu-nakan cara/teknik/sarana penyampaian pesan/informasi tertentu. Komunikasi yang efektif hanya terjadi jika pesan/informasi yang disampaikan telah diterima dan dipahami sesuai dengan yang diinginkan pengirim pesan/informasi. Nanti kita akan mengetahui pentingnya balikan dalam proses komunikasi. Bahkan dapat dikemukakan bahwa tanpa balikan, komunikasi bukanlah suatu proses.Konsep komunikasi dapat juga ditelaah dari gagasan mengenai kesalingtergantungan (interdependency) yang menjelaskan hubungan antarmanusia. Unsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekadar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Ketergantungan kita satu sama lain, sangat dipengaruhi oleh komunikasi.

PROSES DAN UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI Seperti yang telah dikemukakan komunikasi adalah suatu proses (kegiatan) penyampaian pesan/informasi dari seseorang (sender) kepada orang lain (receiver) dengan menggunakan cara/teknik/sarana penyampaian pesan/informasi tertentu. Pada awalnya proses itu berlangsung sangat sederhana. Dimulai dengan sejumlah ide atau gagasan yang abstrak dalam pikiran seseorang untuk mencari data atau menyampaikan pesan/informasi yang kemudian dikemas menjadi sebentuk pesan yang kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk kode visual, kode suara, atau kode tulisan. Selanjutnya pesan/informasi itu diterima oleh penerima pesan/informasi yang kemudian menafsirkannya dan selanjutnya mengirimkan balikan. Proses sederhana ini dapat dilihat dalam peraga berikut.

Berdasarkan uraian tersebut kita dapat mengidentifikasi lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan. Kelima komponen itu adalah sebagai berikut.

1. Pengirim pesan

2. Pesan yang dikirimkan

3. Cara mengirimkan pesan

4. Penerima pesan

5. Balikan atau feedback.JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI

Dalam ilmu komunikasi dikenal beberapa jenis komunikasi sebagai berikut.Menurut sifat komunikasi dibedakan antara komunikasi pribadi dan komunikasi umum. Menurut jumlah yang berkomunikasi dibedakan antara komuni-kasi perseorangan dan komunikasi kelompok

Menurut cara penyampaian dibedakan antara komunikasi lisan (langsung dan tidak langsung dan komunikasi tulisan (dalam bentuk gambar, surat, blanko, dan naskah )Menurut maksud komunikasi dibedakan antara memberi perintah, ceramah, memberi nasihat, saran, pidato, dan wawancaraMenurut kelangsungannya dibedakan antara komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung.Menurut perilaku dibedakan antara komunikasi formal dan komunikasi informal

Menurut ruang lingkup dibedakan antara komunikasi internal dan komunikasi eksternal.Dari segi formal tidaknya komunikasii. Dari segi ini terdapat Komunikasi formal, komunikasi non-formal, dan komunikasi informal. Komunikasi formal adalah komunikasi resmi, atau disebut juga komunikasi kedinasan, karena dilakukan di dalam atau antarlembaga lembaga formal melalui jalur lini komando berdasasarkan struktur organisasi. Komunikasi non-formal adalah komunikasi yang tidak resmi, yang kemungkinan masih berhubungan dengan pekerjaan sekalipun tidak resmi. Komunikasi ini, sekalipun masih berkaitan dengan pekerjaan, tetapi tidak formal. Para aktor berperan dalam kapasitas keorganisasi, tetapi berlangsung dalam suasana non-formal. Akhirnya komunikasi informal atau gosif adalah komunikasi di antara orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi, tetapi tidak terstruktur dalam tatanan organisasi formal. Komunikasi ini lebih bersifat pribadi Fungsi komunikasi informal selain untuk memelihara hubungan sosial dalam dan antarkelompok informal, juga dapat berfungsi sebagai katup pelepasan keluhan tentang apa saja.

Selain itu, komunikasi juga dapat ditinjau dari cara berbicara. Dalam komunikasi ini dapat diidentifikasi beberapa jenis sebagai berikut.Dari segi jarak Komunikasi berbicara langsung dan berbicara tidak langsung.Dari segi sarana/saluran/ media yang digunakan Komunikasi berbicara dapat melalui surat, telepon (SLJJ dan SLI), melalui radio, televisi, posel (pos elektrik) melalui internet, sandi, short message system (sms), dan lain-lainDari segi tujuan Komunikasi berbicara dalam berbagai bentuk pertemuan, apakah seminar, semiloka, diskusi panel, rapat kerja, santiaji, kampanye, konferensi, pelatihan (sebagai pelatih atau peserta pelatihan), wawancara, dan lain-lain. Dari segi tujuan ini dapat dibedakan adanya pemberian informasi, pengumpulan informasi, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan penjualan informasi.Dari segi kedinasan Komunikasi yang membicara-kan soal kedinasan (antara sesama rekan kerja, dengan atasan, atau dengan bawahan)Dari segi bahasa yang digunakan Komunikasi dengan berbicara melalui bahasa lisan/dengan ucapan kata-kata atau kalimat yang diutarakan dan diperjelas dengan tinggi rendahnya nada suara.Dari segi lawan berbicara Komunikasi dengan berbicara satu orang dengan satu orang lainnya atau satu orang dengan banyak orang.Dari segi hierarki Dari segi hierarki kita mengenal komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang turun dari satu level ke level yang lebih rendah. Komunikasi ke atas adalah komunikasi bawahan dengan atasan. Komunikasi horizontal atau komunikasi lateral, yaitu komunikasi di antara teman sekerja atau komunikasi yang terjadi di antara bagian/divisi, pimpinan dengan pimpinan, bawahan dengan bawahan, sesama orang tua, atau sesama anak muda.MANFAAT KOMUNIKASIManusia adalah mahluk sosial dan menjadi seperti itu karena kita berkomunikasi satu sama lain. Meskipun kebisaan berkomunikasi adalah bakat alami, tetapi kemampuan berkomunikasi dengan baik telah terbukti dapat mengangkat harkat dan martabat seseorang. Orang yang prestasi akademiknya tidak begitu menonjol, tetapi mampu bekomunikasi dengan baik, kemungkinan besar lebih berhasil membina hubungan yang baik di tempat kerja.

Berkomunikasi dengan baik sama halnya dengan menjual gagasan dengan baik. Komunikasi membuat manusia dapat menyampaikan isi hatinya dan menjalin komunikasi perasaan. Tidak dapat dibayangkan apa jadinya jika manusia tidak dapat berkomunikasi. Betapapun cerdasnya seseorang secara intelektual, jika ia tidak mampu mengomunikasikannya, maka kecerdasannya itu akan sia sia. Kecerdasan Einstein tidak akan ada manfaatnya jika ia tidak mengomunikasikan temuan-temuannya. Sama halnya dengan sebuah produk yang sebenarnya sangat bagus, yang tidak akan terjual tanpa dikomunikasikan dengan baik (dipasarkan).Demikian juga halnya, karier seseorang tidak akan berkembang dalam organisasi, publik atau swasta, tanpa berbekal kemampuan berkomunikasi. Apakah Anda sedang mempersiapkan presentasi, laporan kepada atasan, pengarahan kepada bawahan, atau melatih sebuah tim kerja; kemampuan Anda berkomunikasi akan menentukan keberhasilan Anda dalam semua kegiatan itu. Pegawai yang tidak terlalu pintar, tetapi dapat berkomunikasi dengan baik, kemungkinan besar akan memiliki karier lebih baik dibandingkan dengan mitranya yang sangat pintar tetapi tidak dapat berkomunikasi dengan efektif. Dengan demikian, komunikasi adalah inti interaksi sosial, baik di dalam maupun di luar organisasi, dan produktivitas interaksi itu hanya akan tercapai jika pihak-pihak yang berinteraksi dapat berkomunikasi dengan baik.KENDALA DAN KELANCARAN BERKOMUNIKASI

Kendala Berkomunikasi

Dalam praktik berkomunikasi biasanya seseorang akan menghadapi berbagai macam hambatan yang jika tidak dapat ditanggulangi secara tepat akan membuat proses komunikasi menjadi sia-sia karena pesan tidak tersampaikan dengan tepat. Pesan yang dikirimkan terkendala oleh apa yang disebut dengan distorsi (penyimpangan atau gangguan).Dari sudut pengirim pesan distorsi dapat terjadi karena ketidakmampuannya dalam hal-hal berikut. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak tepat. Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya akan kesulitan memahami pembicaraan seorang sarjana teknik yang menggunakan jargon (istilah khusus) tekniknya.

Tidak memahami fokus pembicaraan yang ingin didengar. Sekelompok remaja SMA kemungkinan besar tidak tertarik pada pembicaraan mengenai cara merawat kulit di usia senja yang disampaikan seorang ibu rumah tangga.

Tidak memahami latar belakang sosial para pendengarnya. Sekelompok petani di desa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham.

Tidak memahami nilai-nilai yang diyakini pendengar. Misalnya, sangat sulit mengubah persepsi seseorang atau sekelompok orang mengenai kebiasaan atau tradisi tertentu walaupun didukung "bukti-bukti dan alasan yang kuat dan benar.Perspektif seseorang atas apa yang didengar, dilihat, atau dipahami terbentuk oleh latar belakang budaya, keluarga, pendidikan, dan pengalaman pribadinya.Oleh karena itu, sangat bijak jika seorang dapat mengomunikasikan pikirannya dengan baik (benar dan tepat) dengan fleksibilitas yang tinggi (kemampuan yang sangat luwes) sesuai takaran yang proporsional (sesuai pada orang lain dan sesuai dengan diri sendiri). Kelancaran Berkomunikasi

Kelancaran berkomunikasi bagi setiap orang berbeda-beda. Hal ini dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti pengetahun, pengalaman, kecerdasan, psikologis, dan biologis. Penjelasannya dapat diuraikan sebagai berikut.Faktor pengetahuan. Makin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka makin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar. Orang yang berpenge-tahuan luas akan dengan mudah menemukan hal-hal yang pantas dibincangkan.Faktor pengalaman. Makin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin terbiasa ia menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi sekelompok orang atau berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun, dibandingkan dengan orang yang belum berpengalaman dalam hal itu, jarang, atau tidak pernah berorganisasi. Faktor kecerdasan. Kecerdasan seseorang sangat memengaruhi kemampuan menyam-paikan pikiran atau perasaan. Faktor intelegensi yang rendah, biasanya memengaruhi seseorang dalam berbicara. Hal ini umumnya karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terputusputus, bahkan antara kata yang satu dengan lainnya tidak atau kurang berhubungan. Faktor psikologis. Mereka yang pemalu atau kurang PD, berbicara dengan penuh keraguan atau bisa jadi gagap karena tidak biasa berbicara dengan orang lain atau kurang bergaul. Dapat terjadi orang-orang yang tingkat percaya dirinya sangat rendah sama sekali tidak mampu mengucap sepatah kata pun, seolah-olah lidahnya kelu. Sebaliknya terjadi dengan orang yang tingkat percaya dirinnya tinggi dan gampang bergaul yang dengan mudah berbicara tanpa ragu-ragu.Faktor biologis. Keadaan organ berbicara dapat menimbulkan berbagai kelainan seperti yang berikut. Sulit mengucapkan kata desis, karena ada kelainan pada rahang, bibir, atau gigi.

Berbicara tidak jelas, yang disebabkan oleh bibir (sumbing) atau rahang lidah tidak aktif. KOMUNIKASI YANG EFEKTIFKomunikasi yang efektif terjadi jika terwujud kesamaan makna atas pesan/informasi di antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proses komunikasi.Kaidah ini berlaku dalam semua bentuk atau jenis komunikasi. Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif Langsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan pesan.

Asertif, yang artinya tegas sekalipun jauh dari kesan keras atau mendikte.

Bersahabat.

Isi pesan jelas dan mudah dipahami.

Terbuka, tidak ada pesan dan makna yang tersem-bunyi.

Dapat berlangsung secara lisan atau tulisan..

Dua arah (seimbang antara berbicara dan mende-ngarkan).

Responsif (memperhatikan keperluan dan pandang-an orang lain).

Nyambung (menafsirkan pesan dan kebutuhan orang lain dengan tepat).

Jujur dalam pengungkapan gagasan, perasaan, atau kebutuhan yang sesungguhnya.

Ciri-ciri komunikasi yang Tidak Efektif Tidak langsung (bertele-tele), tidak mengatakan maksud dan tujuan secara jelas.

Pasif (malu-malu, tertutup).

Antagonistis (marah-marah, agresif, atau bernada kebencian).

Kabur (pesan atau maksud yang disampaikan tidak jelas dan memerlukan penafsiran).

Tidak terbuka (maksud yang sesungguhnya tidak pernah diungkapkan secara terus terang).

Tidak secara lisan (pesan disampaikan melalui bahasa tubuh, bukan dengan kata-kata).

Satu arah (lebih banyak berbicara daripada mendengarkan).

Tidak responsif (sedikit/atau tidak ada minat terhadap pandangan atau kepentingan orang lain).

Tidak nyambung (tanggapan dan kebutuhan orang lain disalahartikan atau disalahtafsirkan).

Tidak jujur (perasaan, gagasan, atau keputusan diungkapkan dengan berbohong).

RANGKUMAN

Dalam Bab ini telah dibahas hal-hal berikut.

1. Komunikasi memainkan peran penting dalam interaksi manusia. Manusi adalah mahluk sosial dan menjadi mahluk seperti itu karena adanya komunikasi.

2. Komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyempaian pesan dari pengirim kepada penerima pesan dengan menggunakan cara-cara tertentu. 3. Pesan/informasi disampaikan melalui suatu media atau saluran baik secara langsung (tatap muka) maupun tidak langsung.

4. Komunikasi yang efektif terjadi jika baik pengirim atau penerima memiliki persepsi yang sama atau pesan/informasi tersebut.

5. Penerima pesan/informasi memberikan balikan atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya; apakah ia memahami pesan/ informasi yang dimaksud oleh pengirim atau tidak.

6. Balikan adalah salah satu unsur komunikasi yang penting. Adanya balikan membuat komunikasi menjadi suatu proses.

7. Jenis komunikasi dapat diklasifikasikan menurut sifat komunikasi, jumlah orang yang berkomunikasi, cara penyampaian, tujuan, langsung dan tidak langsung, perilaku, dan ruang lingkup.8. Kelancaran berkomunikasi lisan dipengaruhi oleh faktor pengetahuan, pengalaman, kecerdasan, psikologis, dan biologis.

9. Ciri-ciri komunikasi yang efektif antara lain langsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan pesan, asertif dan tidak mendikte, bersahabat, isi pesn jelas dan mudah dipahami, tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi, dan dua arah. Ciri-ciri komunikasi yang tidak efektif dapat dikatakan kebalikan dari semua ciri komunikasi yang efektif.LATIHAN

1. Komunikasi merupakan kebutuhan umat manusia. Jelaskan makna pernyataan tersebut.2. Jelaskan faktor-faktor yang memengaruhi keefek-tifan komunikasi

3. Jelaskan ciri ciri komunikasi yang efektif

4. Jelaskan sedikitnya lima hal yang menghambat terjadinya komuni-kasi yang efektif

5. Jelaskan manfaat komunikasi dalam suatu organisasi.6. Jelaskan mengapa tanpa balikan, komunikasi tidak dapat dikatakan sebagai proses.

7. Menurut pendapat Saudara kenapa dikatakan tidak ada putus komunikasi. Apa peran komunikasi non-verbal dalam hal ini?8. Uraikan pengalaman Saudara ketika berkomuni-kasi secara efektif dan tidak efektif.9. Dalam pengalaman Saudara, jelaskan peranan jalur komunikasi informal dalam organisasi Saudara.

Bab 2Komunikasi VerbalPENGANTARKomunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia. Dapat dikatakan hampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung, seperti pembicaraan melalui telepon. Ada komunikasi verbal yang dilakukan secara spontan, seperti ketika kita bertemu seseorang apakah dikenal atau tidak di tempat tertentu. Ada pula komunikasi verbal yang direncanakan, seperti ketika kita berencana mengutarakan maksud tertentu yang penting kepada seseorang. Apapun situasi yang Anda hadapi, Anda ingin komunikasi verbal Anda berlangsung dengan baik.Apapun bentuk komunikasi yang kita lakukan, semuanya berpotensi terkendala oleh hambatan tertentu. Begitu juga halnya dengan komunikasi verbal yang dilakukan. Pesan yang kita sampaikan kemungkinan tidak dipahami dengan baik. Atau andaipun dipahami tetapi menimbulkan reaksi (balikan) yang tidak kita harapkan. Itu sebabnya kita perlu menghindari hal-hal yang dapat menghambat komunikasi kita.

Dalam Bab ini, Anda akan mempelajari komunikasi verbal sebagai inti komunikasi. Anda akan lebih memahami bagaimana melakukan komunikasi verbal untuk menghasilkan komunikasi yang efektif. Pertama, memualai percakapan dengan menyampai-kan pesan. Kedua, mengendalikan kualitas suara ketika berbicara.Setelah mempelajari bahasan ini Anda diharapkan dapat memahami aspek-aspek yang terkandung dalam komunikasi verbal. Dengan pemahaman yang lebih baik, komunikasi Anda secara verbal akan membuahkan hal-hal yang produktif. MEMAHAMI KOMUNIKASI VERBAL Kepribadian seseorang tampak ketika dalam suatu pertemuan ia mampu menempatkan diri dalam kelompok, memperkenalkan diri, dan kemudian memulai pembicaraan atau melibatkan diri dalam suatu percakapan. Mungkin Anda pernah mengalami suatu suasana yang kurang nyaman ketika menghadiri suatu pertemuan, dan tidak seorang pun yang hadir yang Anda kenal. Keadaan seperti itu tentu tidak Anda harapkan, tetapi hal ini sering dan kemungkinan akan terus kita hadapi. Bab ini dapat membantu Anda menghilangkan ketidaknya-manan tersebut dan membuat Anda percaya diri, karena Anda akan mampu melakukan percakapan dengan nyaman dan dapat dipahami orang lain. Pertanyaannya adalah apa yang harus Anda perhatikan? Kualitas Suara Pertama-tama adalah nada suara ketika berbicara. Kesan pertama lawan bicara biasanya muncul pada saat Anda menyampaikan pesan pertama dengan cara berjabat tangan, memperkenalkan diri, dan menatap lawan bicara. Cara berbicara mengonotasikan perasaan atau nilai tentang apa yang hendak dikatakan seseorang. Nada suara yang tegas menunjukkan kondisi stabil dan tenang, sebaliknya nada suara yang monoton, sumbang, dan bernada sangat tinggi mencerminkan kondisi pembicara yang kurang nyaman, dan dapat dikonotasikan oleh pendengarnya sebagai suatu ketidaknyamanan. Oleh sebab itu, berbicaralah dengan tenang dan hindari suara yang terlalu cepat atau terlalu lambat. Ucapan yang jelas disertai tatapan mata yang ramah akan menimbulkan respek positif dari lawan bicara. Hindari suara sengau atau suara hidung (kecuali terpaksa karena kondisi biologis) dan berlatihlah mendengarkan suara Anda sendiri melalui perekam suara. Sangat baik apabila berlatih berbicara dengan mulut dibuka wajar serta intonasi dan kecepatan yang sedang.

Penyampaian PesanUnsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekedar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Dalam konteks ini terdapat apa yang diacu sebagai konsep kesaling-tergantungan (interdependency) untuk menjelaskan hubungan antarmanusia.

Jika kata-kata ataupun tulisan kita dibangun dari teknik hubungan manusia yang dangkal (etika kepribadian) dan bukan dari diri kita yang paling dalam (etika karakter), maka orang lain akan melihat atau membaca sikap kita. Oleh karena itu, syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter yang kokoh yang dibangun dari fondasi integritas pribadi yang kuat.

Dalam melakukan komunikasi verbal, kita dapat menggunakan analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. Jika kita mendepositokan kepercayaan kita, ini akan tergambar dalam perasaan aman yang kita miliki ketika kita berhubungan dengan orang lain. Jika saya membuat deposito di dalam rekening bank emosi dengan Anda melalui integritas, yaitu sopan santun, kebaikan hati, kejujuran, dan memenuhi setiap komitmen saya, berarti saya menambah cadangan kepercayaan Anda terhadap saya. Kepercayaan Anda menjadi lebih tinggi, dan dalam kondisi tertentu, jika seandainya saya melakukan kesalahan berkomunikasi, Anda masih dapat memahami dan memaafkan saya, karena anda mempercayai saya. Ketika kepercayaan semakin tinggi, komunikasi pun akan mudah, cepat, dan efektif.

Ada beberapa deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan orang lain.1. Berusaha benar-benar memahami orang lain. Ini adalah dasar dari apa yang disebut komunikasi empatik. Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya berkomunikasi dalam salah satu dari lima perilaku berikut.

Kita mungkin mengabaikan orang itu dan tidak ingin memba-ngun hubungan yang baik. Kita mungkin berpura-pura. Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada saat kita memerlukannya

Kita membangun komunikasi yang atentif (penuh perhatian) tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita. Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik, yaitu melakukan komunikasi untuk terlebih dahulu mengerti orang lain--memahami karakter dan maksud/tujuan atau peran orang lain. Untuk itu sangat ditekankan pentingnya memelihara sopan santun dalam suatu hubungan komunikasi verbal.2. Memenuhi komitmen atau janji. Hal ini laiknya deposito besar. Apapun yang telah disepakati ketika berkomunikasi jangan sekali kali diingkari. Melanggar janji adalah seumpama penarikan deposito yang besar.3. Menjelaskan harapan. Hampir semua kesulitan dalam hubungan komunikasi berakar di dalam harapan yang bertentangan atau berbeda dari kenyataan.. Harapan harus dinyatakan secara eksplisit oleh pihak-pihak yang berkomunikasi.

4. Meminta maaf dengan tulus. Meminta maaflah dengan tulus ketika Anda membuat kekeliruan dalam pernyataan, tidak menepati janji, atau menyebabkan orang lain salah persepsi. Artinya, tunjukkanlah integritas pribadi. Integritas pribadi menghasilkan kepercayaan dan merupakan dasar dari banyak jenis deposito yang berbeda. Integritas merupakan dasar utama dalam membangun komunikasi yang efektif. Hal ini karena idak ada persahabatan atau kerja tim tanpa adanya kepercayaan, dan tidak pula akan ada kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran. Kejujuran mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas adalah menyesuaikan realitas dengan kata-kata kita. Integritas bersifat aktif, sedangkan kejujuran bersifat pasif.

KAIDAH KOMUNIKASI YANG EFEKTIFSetelah kita memiliki fondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif umumnya, maka hal berikut adalah kita perlu memperhatikan lima kaidah komunikasi yang efektif yang telah dikembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri, yaitu REACH, yang secara harfiah berarti menjangkau, mencapai, merengkuh, atau meraih. Sesungguhnya komunikasi pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, kasih sayang, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, atau respon positif dari orang lain. Perhatikan kaidah komunikasi berikut yang akan memengaruhi Anda berkomunkasi dan pada gilirannya karier Anda dalam organisasi.Kaidah 1 : Respect (hormat)Kaidah pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan kaidah pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Perlu diingat bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerja sama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita, baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi lain yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai. Carnegie mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi) yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.

Charles Schwab, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus.

Kaidah 2 : Empathy (empati)

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain. Bahkan kemampuan untuk mendengarkan telah diidentifikasi sebagai salah satu dari tujuh kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti. Inilah yang disebutnya dengan komunikasi empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerja sama atau sinergi dengan orang lain.

Rasa empati akan membuat kita dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan orang menerima pesan kita. Itu sebabnya dalam bidang pemasaran memahami perilaku konsumen merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat bersikap empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan, dan kesenangan konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerja sama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan hormat, dan rasa hormat ini akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun kerja tim. Oleh sebab itu, sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Dengan cara ini, pesan kita dapat diharapkan akan sampai tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun balikan apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah proses dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada balikan yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu, dalam kegiatan komunikasi pemasaran, misalnya, diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap balikan dari audiens atau penerima pesan.

Kaidah 3: Audible (dapat didengar dan dipahami)

Makna dari audible antara lain dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima balikan dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Kaidah ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui saluran tertentu sehingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Kaidah ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai cara atau alat bantu audio-visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi pribadi hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Kaidah 4: Clear (jelas)

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka kaidah keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri. Hal ini agar tidak menimbulkan tafsiran yang berlainan. Kaidah paling utama dalam menyiapkan korespondensi di setiap tingkat pemerintahan adalah kejelasan pesan. Tidak boleh terjadi multi tafsir. Kesalahan penafsiran pesan dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak sederhana.

Kejelasan dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari penerima pesan. Tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

Kaidah 5: Humble (rendah hati)

Kaidah kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini terkait dengan kaidah pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, yang biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya antara lain sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong, dan tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Karakter Anda dapat diindikasikan dari cara Anda memperlakukan orang yang Anda pandang tidak bermanfaat bagi Anda atau orang-orang yang tidak berdaya. Berkomunikasi dengan seseorang dapat mencirikan karakter Anda itu dan sayangnya hal ini sangat sukar diubah, kecuali Anda benar-benar bertekad mengubahnya. Dengan kata lain, hindari sikap tinggi hati yang mengesankan Anda angkuh. Berfokuslah pada orang yang kita ajak berbicara. Hindari kesan terlalu memonopoli pembicaraan dengan hal-hal yang penting bagi diri Anda sendiri. Jangan lupa, orang sangat suka diperhatikan karena dengan demikian mereka merasa dihargai.

Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima kaidah pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang andal. Pada gilirannya hal itu dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan Inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.

RANGKUMAN

1. Komunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia. Hampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung. 2. Ada dua hal penting ketika kita berkomunikasi secara verbal Pertama Anda perlu memperhatikan tekanan suara dan penyampaian pesan itu sendiri. 3. Dalam melakukan komunikasi verbal, kita bisa menggunakan analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. Ada beberapa deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan orang lain, yaitu berusaha benar-benar mengerti orang lain, membangun komunikasi yang atentif Memenuhi komitmen atau janji, menjelaskan harapan, dan meminta maaf dengan tulus

4. Perlu diperhatikan lima kaidah komunikasi yang efektif yang dirangkum dan mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri, yaitu REACH, yang secara harfiah berarti menjangkau, mencapai, merengkuh, atau meraih. Kelima kaidah itu adalah respect (hormat), emphaty (empati), audible (dapat didengar dan dipahami), clear (jelas), dan humble (hendah hati).LATIHAN1. Jelaskan empat tingkah manusia dalam berkomuni-kasi verbal.2. Jelaskan cara menunjukkan integritas pribadi dalam berkomuni-kasi.3. Uraikan makna yang terkandung dalam kaidah komunikasi yang efektif yang disingkat REACH.4. Jelaskan pernyataan bahwa cara kita berkomuni-kasi menunjukkan karakter kita.

5. Uraikan pengalaman Saudara ketika berkomuni-kasi dengan orang lain yang menurut Anda tinggi hati dan Anda tidak dapat mengelak dari situasi itu. Bagaimana reaksi Anda? Apa yang Anda lakukan?Bab 3Komunikasi Non-VerbalPENGANTAR

Telah dikemukakan bahwa sebagai makluk sosial komunikasi merupakan hal yang paling vital dalam interaksi antarmanusia. Juga telah dikemukakan bahwa komunikasi dapat kita pandang sebagai berbagi pikiran atau informasi. Segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang lain dan pesan itu diterima sesuai dengan makna yang kita maksudkannya merupakan tujuan komunikasi. Jika pesan yang kita maksudkan tersebut tidak sesuai dengan penangkapan lawan bicara kita, maka terjadilah apa yang disebut dengan mis-komunikasi. Oleh sebab itu, komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan dan kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan penampilan fisik yang konsisten satu sama lain.Orang-orang sering mengomunikasikan perasaan mereka dengan isyarat non-verbal Kita cenderung menyampaikan isyarat tentang perasaan kita dengan hal-hal yang kita lakukan bukan dengan kata-kata. Ini disebut sebagai komunikasi nonverbal. Anda akan lebih efektif berkomunikasi jika memahami komunikasi nonverbal yang sering diungkapkan melalui bahasa simbol seperti tanda petunjuk, tanda larangan, suara bel atau lonceng, dan simbol status. Atau yang disampaikan melalui bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, dan berbagai isyarat lainnya. Setelah mempelajari Bab ini Anda diharapkan dapat memahami komunikasi non-verbal secara efektif dan mempraktikkan pemahaman Anda itu dengan sebaik-baiknya. Kemampuan Anda berkomunikasi akan sangat terkendala jika tidak memahami isyarat non-verbal.ISYARAT NON-VERBAL

Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat dengan banyak cara. Perhatikan beberapa contoh berikut.

Waktu. Salah satu cara untuk mengetahui penting tidaknya seseorang dalam situasi tertentu adalah dengan melihat berapa lama ia harus menunggu orang lain. Jika Anda disuruh menunggu agak lama, Anda mungkin tidak dipandang sangat penting.

Ruang. Pada waktu kita memasuki ruang kerja seseorang, kita menerima isyarat tentang siapa dan seberapa penting orang bersangkutan. Kantor pribadi, meja besar, panel kayu, lukisan indah, atau sekretaris pribadi--semuanya menunjukkan kadar penting seseorang.

Pakaian. Hanya dengan melihat seseorang berpakaian kita "dapat" menggolongkan orang itu. Apakah pakaiannya menunjukkan ia pimpinan atau karyawan biasa?

Tampilan fisik. Panjang rambut, postur tubuh, dan tampilan lainnya mengirim isyarat (apakah salah atau benar) tentang kepribadian, status, dan bahkan mungkin kecenderungan kepemihakan kepada organisasi politik tertentu.

Gelar atau pekerjaan. Reaksi kita terhadap seseorang dapat sangat dipengaruhi oleh gelar atau jabatan yang mereka miliki. Misalnya, doktor, dokter, pengacara, akuntan, anggota DPRD, camat, petani, atau tukang sapu.

MEMAKNAI KOMUNIKASI NON-VERBAL

Bagaimana membangun sebuah komunikasi efektif tidak terlepas dari kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. Berikut beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan untuk memahami komunikasi non-verbal. Kontak Mata

Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Namun, ada kalanya lawan bicara Anda tak melakukan kontak mata, sehingga Anda merasa diabaikan. Asumsi Anda ini mungkin benar, tetapi Anda perlu menggali penyebab yang sesungguhnya.Kemungkinan seseorang tidak melakukan kontak mata dengan lawan bicara adalah disebabkan rasa malu, rasa bersalah, merasa takut, atau merasa tidak suka berbicara dengan lawan bicaranya. Beberapa kemungkinan ini harus dipikirkan secara arif agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan lawan bicara Anda.

Ekspresi Wajah

Wajah merupakan cermin kepribadian seseorang. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. Sebagai contoh: sebuah senyum mengungkap keramahtamahan dan kasih-sayang; Mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran. Mengernyitkan dahi menunjukkan kesan takut atau gelisah. Semua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi, saat melakukan komunikasi perhatikanlah ekspresi lawan bicara Anda. Meskipun kadang kadang terjadi manipulasi terhadap ekspressi wajah, tetapi secara keseluruhan dapat dikenali apakah seseorang memang menunjukkan sikap positif terhadap Anda atau tidak.

Berjabatan TanganBerjabatan tangan atau bersalaman sudah merupakan kebiasaan untuk menghormat, baik bagi laki-laki maupun perempuan.Ulurkan tangan Anda dengan cepat, ayunkan dengan pasti, dan genggaman tangan cukup keras, tetapi tidak boleh terlalu keras sehingga menyakitkan. Ini menunjukkan rasa percaya diri dan keyakinan Anda. Ayunan tangan dan jabatan tangan yang hangat merupakan komunikasi verbal yang mudah ditangkap.

Bahasa TubuhSetiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dan konsisten dengan isi pesan Anda. Misalnya, akan terlihat aneh jika Anda menceritakan peristiwa menyedihkan dengan tertawa-tawa. Atau sebaliknya. Gerak tubuh Anda dapat menjadi pelengkap efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. Sebagai contoh, menundukkan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan dan mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan. Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Bahasa tubuh yang kita perlihatkan dapat menimbulkan persepsi yang tepat dan dapat juga keliru. Ini terjadi jika yang bahasa tubuh itu tidak menunjukkan isyarat yang sudah lazim. Di sinilah arti penting konsistensi pesan kita dengan isyarat tubuh yang kita peragakan. Berikut ini adalah contoh bahasa tubuh yang lazim dikenal sebagai makna tindakan atau sikap seseorang. Anda perlu mempelajarinya untuk membantu Anda memahami komunikasi non-verbal dari orang yang sedang Anda hadapi.

NoBahasa TubuhNoMakna

1Berdiri tegap dan lurus 1Ekstrovert, memandang diri sehat

2.Berdiri seperti kecapekan dengan kepala menunduk2Introvert, tidak merasa nyaman dengan situasi

3Menggunakan gerakan badan secara bebas3Terbuka, berpandangan maju dan luas, percaya kepada diri sendiri

4.Menggunakan gerakan badan secara terbatas4Malu, tidak mampu memiliki kepastian dan sifat tertutup

5Tetap menyendri dan menjaga jarak5Cenderung penyendiri, mungkin karena malu atau tertekan.

6Condong ke arah posisi yang dapat didekati, sedikit maju6Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap diikut sertakan dalam percakapan

7Duduk gelisah, sering melihat ke arah jam 7Ingin mengakhiri percakapan, ada acara yang mendesak harus dilakukan

8Menunduk sambil menjawab pertanyaan, tidak melakukan kontak mata8Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak berani

Ruang pribadi

Anda sedang bertamu ataupun sedang berada di ruang pribadi pimpinan. Kedatangan Anda ke situ tentulah dengan maksud tertentu. Dalam hal ini, Anda perlu memperhatikan beberapa isyarat yang tampak di ruang pribadinya. Pandangan lepas ke arah dua sisi luar gedung. Anda kemungkinan menghadapi adalah seorang pengambil keputusan. Lebih baik bertanya apakah kedatangan Anda mengganggu konsentrasinya atau tidak. Anda harus pandai-pandai menyesuaikan waktu agar tidak membosankan atau malahan Anda ditolak untuk berbicara..

Sebuah ruang kantor yang penuh dengan piala atau sertifikat yang terpajang di tembok mengisyaratkan bahwa yang bersangkutan sangat bangga dengan hal-hal yang telah dicapainya. Dia ingin mendapatkan perhatian Anda. Oleh karena itu, berilah respon positif. Anda dapat memberikan komentar kekaguman Anda atau mengajukan pertanyaan mengenai hal itu.

Seorang atasan yang duduk bersandar di kursinya dengan kaki menjulur ke depan dan kedua tangannya di atas paha. Ini dapat dimaknai sebagai petunjuk bahwa yang bersangkutan sedang santai atau sedang merasa gembira. Dengan benar-benar memperhatikan isyarat komunikasi non-verbal Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi Anda. Dengan cara ini Anda dapat memutuskan untuk mengutarakan maksud Anda pada saat yang tepat. Namun, Anda juga harus hati-hati karena komunikasi non-verbal sering digunakan untuk mengelabui. Seseorang yang tampak berpakaian rapi yang duduk di sebelah Anda di atas bus, belum tentu beritikad baik dengan isi kantung Anda. Atau seorang wanita muda berdandan rapi dengan seragam sekolahnya, belum tentu pelajar sungguhan. Masih banyak contoh lain dan Anda sendiri mungkin pernah mengalami langsung atau mendengar kejadian konyol tentang penipuan yang memanfaatkan isyarat nonverbal seperti ini.

RANGKUMAN

1. Komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan pesan, kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan penampilan fisik secara eksternal yang konsisten satu sama lain.2. Anda akan lebih efektif jika Anda memahami komunikasi non-verbal yang sering diungkapkan melalui bahasa simbol seperti tanda petunjuk, tanda larangan, suara bel atau lonceng, dan simbol status. Atau yang disampaikan melalui bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, dan berbagai isyarat lainnya.3. Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat dengan banyak cara. Beberapa contohnya adalah waktu, ruang, pakaian, penampilan fisik, gelar akademik, atau profesi/pekerjaan.

4. membangun komunikasi yang efektif tidak terlepas dari kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. Isyarat itu antara lain kontak mata, ekspresi wajah, jabatan tangan, bahasa tubuh, dan ruang pribadi.

LATIHAN1. Jelaskan pengertian komunikasi non-verbal menurut pemahaman Anda dan dengan kata-kata Anda sendiri.2. Jelaskan beberapa isyarat non-verbal dalam berkomunikasi.

3. Jelaskan bagaimanan pemahaman komunikasi non-verbal dapat meningkatkan kemampuan Anda berkomunikasi.4. Bagaimana cara Anda mengomunikasikan keadaan yang sedang sibuk, bila menghadapi seorang tamu yang Anda hormati.

5. Jika Anda mendatangi atasan, mengetuk pintu, dan Anda dipersilakan masuk. Pada saat itu Anda melihat atasan Anda mendatangi Anda dan tidak mempersilakan Anda duduk. Apa kesan yang mungkin Anda tangkap?Bab 4Mendengar AktifPENGANTAR

Tuhan memberi kita dua telinga dan hanya satu mulut. Itu saja sebenarnya telah merupakan isyarat yang jelas bahwa kita seharusnya lebih banyak mendengar ketimbang berbicara. Namun, dalam kenyataan keadaanya tidak seperti itu. Hampir semua orang ingin didengar dan jarang yang benar-benar ingin mendengarkan. Perhatikan keadaan di sekeliling Anda. Kebanyakan orang tampak seperti berebut kesempatan untuk berbicara dan mereka sangat senang jika orang lain mendengarkan mereka. Mereka merasa tidak dihormati jika Anda menafikan pembicaraan mereka.Kenyataan itu saja sebenarnya dapat Anda manfaatkan untuk kepentingan Anda membangun hubungan yang baik dengan orang lain. Hal ini bukan pekerjaan gampang karena Anda sendiri pun mungkin memiliki kecenderungan serupa. Anda ingin lebih sering didengar ketimbang mendengarkan orang lain. Jika Anda punya kebiasaan seperti ini, sebaiknya Anda mulai lebih menahan diri untuk tidak banyak bicara, tetapi lebih banyak menyimak dengan baik.

Setelah mempelajari bahasan ini Anda diharapkan dapat menyadari pentingnya kemampuan mendengarkan secara aktif dalam meningkat-kan efektivitas Anda berkomunikasi. Dalam Bab ini akan dibahas pengertian mendengar aktif dan betapa pentingnya menjadi seorang pendengar yang baik. Dalam komunikasi tatap muka komunikasi berlangsung secara dialogis sehingga terjadi kontak pribadi. Karena situasinya tatap muka, komunikasi ini dianggap paling efektif untuk mengubah sikap, pendapat, dan perilaku seseorang. Selanjutnya akan dibahas cara menjadi pendengar yang baik. Ini berkenaan dengan cara memberikan perhatian dan minat, memahami, evaluasi, dan reaksi.

PENGERTIAN MENDENGAR AKTIF

Mendengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat memahami informasi yang diperlukan. Mendengar aktif diperlukan dalam komunikasi antarpribadi dalam pelaksanaan tugas sehari hari. Ini dilakukan dengan memusatkan perhatian pada pembicaraan seseorang untuk dapat menangkap kandungan makna pembicaraan. Mendengar aktif sangat berbeda dari mendengar biasa. Anda dapat membaca koran dan pada saat yang sama mendengarkan berita di televisi. Tidak seluruh isi berita itu dapat Anda tangkap dan pahami. Atau Anda juga mungkin sering bekerja sambil mendengarkan musik meskipun Anda tidak sungguh-sungguh menyimak musik yang Anda dengar. Anda mendengarkan berita radio tentang terjadinya kebakaran, banjir lumpur, gempa, atau tsunami tanpa benar-benar menyimaknya. Akan lain halnya apabila yang menjadi korban bencana itu terdapat anggota keluarga Anda. Setiap ada berita itu, dengan sengaja dan penuh rasa ingin tahu Anda menyimak setiap kalimat atau bahkan mungkin setiap kata dari penyiar. Inilah contoh perbedaan antara mendengar dan menyimak. Mendengarkan secara aktif adalah menyimak. Anda memusatkan perhatian untuk dapat memaknai dengan benar pesan/informasi yang disampaikan.HAMBATAN DAN MANFAAT MENDENGAR AKTIF

Hambatan Mendengar Aktif

Mendengar aktif memberi makna pada bunyi yang ditangkap yang merupakan jembatan untuk sampai pada pengertian. Ada beberapa hambatan dalam mendengarkan aktif yang kadang-kadang timbul dari situasi berikut. Hambatan dari diri sendiri. Orang cenderung merasa harus membela diri. Misalnya, seorang pengantar surat melaporkan sikap satpam yang kurang sopan terhadap dirinya. Anda merasa tuduhan itu salah dan bahkan balik menyalahkan kurir tersebut yang masuk ke kantor Anda tanpa membawa identitas diri. Sikap defensif (membela diri) cenderung menghambat kita untuk mendengar aktif. Persepsi kita terhadap seseorang. Apabila seseorang berbicara dengan nada suara tinggi, kita dapat menafsirkan ia sedang marah-marah. Kita kemudian akan merasa tidak simpatik terhadapnya dan menganggap orang tersebut sedang bermasalah. Namun, Anda perlu hati-hati karena orang-orang dari daerah tertentu kemung-kinan biasa berbicara dengan nada tinggi. Pesan yang terlalu panjang atau terlalu singkat. Pesan yang terlalu panjang cenderung menjadi tidak fokus atas hal-hal yang hendak disampaikan. Kita lebih terpancing oleh begitu banyak masalah yang disampaikan daripada memaknai inti gagasan yang akan disampaikan. Namun, pesan yang terlalu singkat juga sering menghambat upaya untuk menafsirkan.Manfaat Mendengar AktifBeberapa manfaat dari mendengar aktif adalah sebagai berikut. Mendengar aktif dapat meningkatkan pengetahuan, karena dengan memahami masalah akan terbuka kemungkinan pemecahan masalah. Mengurangi salah paham. Jika Anda menahan diri untuk tidak segera menyela pembicaraan, Anda kemungkinan akan dapat memahami orang yang berbicara dengan Anda. Anda perlu dan bahkan harus membuang kebiasaan mengambil kesimpulan tergesa-gesa sebelum melakukan sesuatu. Meningkatkan pencapaian tujuan karena Anda dapat memahami masalah dengan mendengar aktif. Pendalaman hubungan. Hubungan Anda dengan orang lain akan semakin akrab karena tumbuh perasaan positif di antara kedua pihak.

MENJADI PENDENGAR AKTIFTujuh puluh persen kegiatan Anda ketika tidak tidur adalah berkomunikasi. Komunikasi pada dasarnya terdiri atas empat kegiatan yaitu 42 persen mendengarkan; 32 persen berbicara; 15 persen membaca, dan 11 persen menulis. Dengan demikian, mendengarkan merupakan sebagian terbesar dari kegiatan komunikasi. Tentu saja pembagian persentase itu sifatnya generalisasi yang mungkin tidak berlaku bagi semua orang. Ada orang yang justru lebih banyak berbicara ketimbang kegiatan komunikasi lainnya, dan seterusnya.Dalam proses komunikasi dikenal kegiatan kontak pribadi yang berlangsung secara dialogis. Kawan atau lawan bicara dapat menatap dan mengetahui kondisi fisik dan mental Anda sepenuhnya. Suasana lingkungan komunikasi pada saat terjadi komunikasi juga tidak dapat disembunyikan. Anda dapat memberikan tanggapan secara langsung terhadap hal-hal yang dikemukakan oleh kawan bicara Anda.Kemampuan pengirim pesan menafsirkan pesannya dan situasi komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan, atau menantang) menjadi prasyarat dalam komunikasi antarpribadi. Beri kesempatan bagi orang lain untuk lebih banyak berbicara, demikian salah satu prinsip berkomunikasi yang baik. Anda sudah tahu bahwa mendengarkan orang lain dengan baik (menyimak) menunjukkan bahwa Anda menghormati orang itu. Bagi orang itu, hal ini merupakan penghargaan yang tidak ternilai artinya.Petunjuk di bawah ini dapat membantu Anda untuk menjadi pendengar yang baik.Memberikan Perhatian dan Minat

Sangat penting artinya menaruh perhatian penuh terhadap orang yang sedang berbicara pada Anda. Mendengarkan secara aktif bukan sekadar mendengar, melainkan menyimak dengan benar. Orang yang menyimak duduk dengan badan tegak, tidak membuat gerakan apapun yang dapat mengganggu lawan bicaranya. Dia memandang lurus orang yang berbicara dan tampak mendengarkan sungguh-sungguh. Dia mendengarkan dengan pikirannya, dan dengan penuh perhatian memikirkan apa yang dikemukakan si pembicara. Menunjukkan minat, sebagaimana dengan semua prinsip lain dalam hubungan manusia, sangat menentukan suasana pembicaraan.

Mendengarkan sama pentingnya dengan kehidupan rumah tangga dan dunia bisnis. Tidak hanya tokoh penting yang sangat suka pada pendengar yang baik, tetapi orang biasapun demikian halnya. Bersikap empatik dan simpatik akan mendorong mereka mengemukakan hal hal yang diinginkan. Jadilah pembimbing dan mengajak orang untuk berbicara tentang kepentingan mereka. Siapa tahu Anda juga dapat memetik pelajaran dari pengalaman orang tersebut. Banyak orang mendatangi dokter untuk berkonsultasi, padahal yang sesungguhnya mereka butuhkan adalah seorang pendengar yang baik. Untuk menunjukkan minat kepada orang yang berbicara kepada Anda, tataplah mata orang itu. Apabila Anda sering menoleh ke kiri, ke kanan, atau ke arah lain, itu bermakna bahwa Anda sesungguhnya tidak tertarik kepada pembicaraannya. Dalam hal demikian, si pembicara akan memperhatikannya dan mungkin dia akan merasa tersinggung. Akibatnya, Anda telah menanamkan kesan buruk tentang diri Anda dalam pikiran orang itu. Ini tentulah bukan deposito yang baik dalam upaya Anda membina hubungan.Memahami

Kebanyakan orang mendengarkan bukan dengan maksud untuk memahami. Mereka mendengarkan dengan tujuan untuk memberi jawaban segera. Memahami berarti memberikan makna terhadap maksud orang yang berbicara. Mendengarkan dengan tujuan memahami berarti benar-benar menyimak untuk dapat mengerti, sehingga dapat memberi penghargaan dann membesarkan hati pembicara. Cara ini mengungkapkan perhatian dan penerimaan kita serta memperteguh kembali rasa berharga yang dimiliki seseorang.Pekerjaan psikiater menuntutnya untuk mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Perhatikan bahwa para psikiater umumnya sangat ramah, tidak banyak menggerakkan tubuh, dan sedikit sekali berbicara. Mereka umumnya bertanya sedikit dan membiarkan klien mereka berbicara panjang lebar dan pada saat yang sama mendengarkan dengan sungguh-sungguh sambil menuliskan catatan tertentu. Para psikiater umumnya sangat memahami apa yang diungkapkan lawan bicaranya. Anda tidak perlu menjadi psikiater untuk menjadi penyimak agar dapat memahami orang lain. Dorong diri Anda untuk lebih banyak mendengar ketimbang berbicara. Paling tidak beri waktu rehat bagi kedua belah bibir Anda untuk dapat lebih banyak tersenyum tanpa harus membuka mulut.Bila Anda ingin menjadi seorang pimpinan yang baik, jadilah pendengar yang sungguh memahami orang lain ketika orang itu berbicara. Apabila dalam suatu ruang rapat atau ketika Anda duduk berhadapan dengan pimpinan, akan sangat baik jika Anda membuat catatan tentang semua arahan yang diberikan pimpinan atau peserta rapat yang Anda pimpin. Pimpinan yang baik akan mengatakan pada awal pertemuan topik apa yang akan dibicarakan dan pada akhirnya akan meringkas apa yang telah dikatakan. Ada kalanya topik pembicaraan kurang dipahami peserta, sehingga tidak ada salahnya untuk memperjelasya kembali. Ajukan pertanyaan yang dengan perasaan senang akan dijawab. Memahami berarti dapat menangkap makna yang dikomunikasikan orang lain dalam pembicaraannya dengan Anda. Dorong mereka agar berbicara tentang diri mereka dan keberhasilan yang mereka capai. Ingatlah bahwa orang-orang jauh lebih tertarik dengan diri mereka sendiri dan dengan keinginan atau masalah mereka dibandingkan dengan minat mereka terhadap Anda dan masalah Anda. Bagi orang yang bisulnya hampir meletus, rasa sakitnya lebih berarti baginya daripada luapan lumpur panas di Porong, atau gunung Merapi yang sedang menumpahkan lahar panas.

Bereaksi

Apabila dalam suatu diskusi seseorang memberi Anda kesempatan untuk bertanya atau memberikan pendapat Anda, berhentilah sesaat untuk memikirkan tanggapan Anda. Bersiaplah memberi tanggapan secara verbal. Berilah reaksi dengan senyum, anggukan tanda setuju, atau isyarat apapun asalkan wajar untuk menunjukkan perhatian atas apa yang sedang dikatakan. Beberapa tanggapan yang biasa cepat diberikan adalahSaya dapat mengerti bahwa itu penting

Kami akan memikirkannya lebih lanjutSaya sependapat dengan Anda

Kami akan mendiskusikannya dengan pimpinan

Jangan memotong atau menyela pembicaraan. Ini bukan cara sopan untuk menunjukkan bahwa Anda aktif mendengarkan. Terutama bagi orang yang gaya bicaranya lamban, Jangan sekali-kali memotong pembicaraan. Akan lebih bijaksana apabila Anda sabar mendengarkan semua yang ingin disampaikannya.

Berikut ini adalah beberapa cara spesifik yang dapat Anda praktikkan untuk mendengar aktif.

Berhenti berbicara. Anda tidak dapat menyimak dan berbicara sekaligus.

Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan. Hindari pemberian bumbu bumbu pada isi pembicaran orang lain. Jangan mencampurkan gagasan kita ke dalam gagasan pembicara. Beri kesempatan orang lain untuk berbicara, biarkan orang itu sampai selesai berbicara. Jangan menolak, membela diri, atau berdebat.

Jangan menghindar dari pembicaraan, berusahalah membangun rumah pengertian.

Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain. Kalau Anda sudah mendengar perkataan kawan bicara, nilailah apa yang Anda dengar dengan mencari apa yang positif dari yang diungkapkannya. Jangan berdiam diri yang membuat suasana menjadi tidak bermakna.

Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara, lebih bailk perhatikan isi pembicaraan. Jangan bersifat munafik karena sifat munafik akan berpengaruh terhadap penghargaan Anda atas isi pembicaraan.

Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara. Barangkali dalam percakapan tersebut ada hal hal yang tidak Anda setujui, tetapi berusahalah untuk menghindari perdebatan. Ingatlah slogan apabila di antara dua orang selalu tidak setuju, salah satu dari mereka tidak perlu. Kalau ada beberapa hal yang belum Anda pikirkan sebelumnya, Anda harus bersyukur karena Anda telah diberitahu. Mungkin ketidaksetujuan ini merupakan kesempatan bagi Anda untuk dikoreksi sebelum Anda membuat kesalahan.

Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama, dan sedapat mungkin laksanakan dengan sungguh-sungguh. Kawan bicara Anda mungkin benar. Jauh lebih mudah pada tahap ini untuk memikirkan pandangan mereka dibandingkan jika Anda maju dengan cepat dan berada pada situasi di mana kawan bicara Anda dapat mengatakan kami sudah berusaha menyampaikan pada Anda, tetapi Anda tidak mau mendengarkan.

Saringlah butir-butir yang paling penting dan mulailah merumus-kan tanggapan Anda. Rumuskan kembali isi pembicaraanhal-hal yang dikemukakan dan harapan pembicara

Berterima kasihlah kepada kawan bicara Anda dengan tulus untuk semua hal yang mereka katakan.

Berhenti berbicara. Ini yang pertama dan yang terakhir karena semua petunjuk lainnya bergantung pada kemampuan Anda untuk tutup mulut dan menyimak dengan sungguh-sungguh.RANGKUMAN

1. Hampir semua orang ingin didengar dan jarang yang benar-benar ingin mendengarkan. Jika Anda punya kebiasaan seperti ini, sebaiknya Anda mulai lebih menahan diri untuk tidak banyak bicara, tetapi lebih banyak menyimak dengan baik.2. Mendengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat memahami informasi yang diperlukan. Mendengarkan secara aktif adalah menyimak. Anda memusatkan perhatian untuk dapat memaknai dengan benar pesan/informasi yang disampaikan.3. Terdapat beberapa hambatan dalam mendengarkan aktif yang kadang-kadang timbul dari situasi berikut: hambatan dari diri sendiri, persepsi kita terhadap orang lain, pesan yang disampaikan terlalu panjang atau terlalu singkat.

4. Manfaat mendengar aktif antara lain menngkatkan pengetahuan, mengurangi salah paham, memperbesar kemungkinan pencapaian tujuan, dan lebih mengakrabkan hubungan. Untuk menjadi pendengar yang baik Anda perlu memberikan perhatian, menunjukkan minat, berusaha memahami, dan bereaksi.

5. Cara-cara spesifik yang dapat dipraktikkan untuk menjadi pendengar aktif adalah sebagai berikut.

Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan

Hindari pemberian bumbu bumbu pada isi pembicaran orang lain. Beri kesempatan orang lain untuk berbicara. Jangan menghindar dari pembicaraan.

Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain. Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara.

Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara.

Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama, dan sedapat mungkin laksanakan dengan sungguh-sungguh.

Saringlah butir-butir yang paling penting dan mulailah merumuskan tanggapan Anda.

Berterima kasihlah kepada kawan bicara Anda dengan tulus.LATIHAN1. Jelaskan pernyataan bahwa memberikan perhatian dan memahami dapat memberikan kepuasn kepada orang yang berbicara dengan kita. 2. Jelaskan perbedaan antara mendengar dan memahami dalam komunikasi antarpribadi.

3. Jelaskan beberapa contoh yang menggambarkan bahwa seseorang tidak mendengar dengan baik.

4. Jika dalam suatu situasi, orang yang Anda ajak berbicara tidak menyimak Anda, Apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat ia menyimak Anda?

5. Jelaskan cara-cara spesifik yang dapat Anda praktikkan untuk dapat menjadi pendengar yang baik.

Bab 5Komunikasi Respektif PENGANTAR

Pembahasan materi Bab ini adalah pokok bahasan yang terakhir dalam buku ini. Anda akan memperoleh pengetahuan tentang unsur-unsur yang diperlukan dalam komunikasi respektif. Utamanya yang terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas keseharian sebagai pegawai negeri sipil.Perlu diingatkan kembali bahwa komunikasi sangat penting dalam interaksi sosial. Kompetensi Anda dalam berkomunikasi akan sangat membantu perkembangan karier Anda dalam pekerjaan. Betapapun cerdasnya Anda, jika tidak dapat berkomunikasi dengan baik, maka akan sukar bagi Anda untuk dapat berharap bahwa perkembangan karier Anda akan berjalan lancar.

Bab ini tdak membahas teori komunikasi dalam artian akademik, tetapi lebih ditekankan dalam kaitannya dengan praktik. Oleh sebab itu, selain membahas uraian tentang prinsip-prinsip komunikasi respektif, bab ini juga menerangkan cara efektif menyusun dan membalas surat dinas, alat-alat tulis yang dipakai, salam pembuka kalimat surat, dan pengertian singkatan RSVP. Dengan menyelesaikan Bab ini Anda diharapkan dapat membekali diri dengan pengetahuan praktis untuk menjadi seorang komunikator yang mampu melakukan komunikasi respektif dengan baik. PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI RESPEKTIFPara pimpinan, bawahan, dan komunikator lainnya dapat menciptakan komunikasi respektif untuk membangun suasana yang saling mendukung. Anda dapat menciptakan suasana seperti itu berdasarkan prinsip-prinsip berikut.Prasangka Positif Lebih baik menguraikan keadaan yang apa adanya daripada mengevaluasi berita atau pesan untuk mencari-cari kelemahan orang lain. Memberi informasi dan bertanya tentang informasi lebih baik daripada sekadar menghargai atau memuji, membenarkan pendapat, atau menyatakan secara tidak langsung bahwa penerima seharusnya tidak mengubah pesan.Berorientasi Pada Solusi Berorientasi pada pemecahan masalah dengan cara berkolaborasi dalam menggali masalah bersama yang dihadapi jauh lebih baik daripada mencoba mengawasi atau mengontrol pendengar atau dengan membesar-besarkan sikap komunikator.Bersikap Jujur

Gunakan spontanitas, kejujuran, dan nyatakan maksud sesungguhnya daripada secara ambisius memakai strategi yang melibatkan orang lain untuk memanipulasi demi mencapai maksud-maksud pribadi.Empati Tunjukkan empati dan gunakan perasaan dalam mendengarkan daripada memperlihatkan ketidakseriusan atau bersikap netral. Merasakan apa yang orang lain rasakan adalah lebih baik daripada melebih-lebihkan apa yang disampaikan pendengar. Berikan isyarat bahwa Anda adalah bagian dari hubungan, tidak hanya mendominasi hubungan.Sampaikan Utarakan dengan sopan bila orang lain mencoba memaksakan gagasannya. Anda tidak harus mengikuti apa yang dikemukakan, tetapi utarakan dengan sopan ketidaksetujuan Anda. Mereka tidak akan mencari jawaban kalau mereka sudah mengetahuinya. Hal yang sama berlaku sebaliknya. Jika Anda memiliki gagasan, sebaiknya Anda menyampaikannnya dengan cara-cara yang dapat diterima orang lain. Jika ada penolakan, berusahalah untuk memahami penolakan itu ketimbang menyalahkan orang lain karena tidak memahami gagasan Anda.HAL-HAL YANG PATUT DIPERHATIKANMencatatDalam melaksanakan tugas sehari hari kadang-kadang ada waktu santai, di mana pikiran kita dapat rehat sejenak. Dalam kondisi seperti ini kita hendaknya dapat mengingat dengan membuat catatan. Pikiran kita tidak akan berfungsi baik bila beban kerja terlalu banyak, apalagi lelah. Oleh sebab itu, sebaiknya Anda menggunakan catatan atau merekamnya dengan alat perekam agar tidak ada informasi.jadwal atau aktivitas yang yang terlupakan. Jangan hanya mengandalkan ingatan, jika Anda tidak ingin mendapat julukan pelupa atau lebih parah pikun atau linglung.Surat DinasAda hal penting yang seringkali diabaikan terkait dengan hubungan antarinstansi. Ini berkenaan dengan menulis surat kepada orang-orang penting untuk mengucapkan terima kasih kepada mereka tentang sesuatu. Pada hari-hari penuh kesibukan, tindakan ini sering terlupakan. Menyisihkan waktu untuk menulis sepucuk surat semacam itu akan diingat di belakang hari jika Anda memerlukan sesuatu dari mereka dalam urusan pekerjaan Anda. Hal ini tampak sepele, padahal sangat bermakna. Alat TulisPilihlah alat-alat tulis yang menunjukkan institusi tempat kerja Anda. Sekarang banyak jenis kertas dalam berbagai warna dan ukuran/bentuk yang dapat Anda pilih menunjukkan identitas, sehingga memperkaya perbendaharaan alat-alat tulis Anda. Apabila memilih alat tulis, pilihlah kertas kualitas yang baik dan desain grafis yang dapat mencerminkan sesuatu yang hendak Anda promosikan. Pertimbangkan huruf yang hendak dipakai.Ciri khas perbendaharaan alat tulis meliputi yang berikut ini. Kertas cetak dengan logo instansi, berukuran legal atau letter Kartu-kartu bisnis untuk melengkapi kepala surat

Kertas memo cetak

Kertas cetak monogram yang tidak bersifat resmi atau kartu-kartu tunggal sesuai ukuran amplopnya

Stick notes dalam berbagai ukuran dan warna.

Menulis SuratHendaklah singkat dan jelas. Hindarkan kata-kata berlebihan. Tulis dalam bahasa modern, bukan bahasa formal seperti yang dilakukan organisasi di masa lalu. Pesan singkat, akurat, dan informatif boleh dilakukan dengan tulisan tangan, ataupun menggunakan mesin ketik, atau komputer. Dewasa ini, sudah mulai adanya kebiasaan yang mulai lazim untuk mengirim pesan singkat melalui SMS. Bahkan di kalangan para pejabat di instansi pemerintah. Sekalipun demikian, SMS bukan surat resmi karena surat resmi harus memenuhi standar yang ditetapkan.Salam Pembuka Kalimat Surat

dan Tanda Tangan Penutup SuratLazimnya membuat surat untuk pimpinan selalu didahului dengan salam, seperti Yang Terhormat Bapak/Ibu Anu. Kalau Anda menulis tidak terlalu resmi dan Anda sudah mengenalnya sejak lama boleh menggunakan/menyebut nama kecil. Namun, hal ini tidak pernah berlaku untuk surat dinas yang bersifat resmi, betapapun akrabnya Anda dengan pejabat tertentu.Jika Anda sungkan untuk hanya menyebut namanya Anda dapat menyebutkan gelar akademis, misalnya: Yang Terhormat Prof. Dr Gentang Gumilang, MA, PhD, Rektor UNTUMU (Universitas Tugu Muda) Semarang. Jika surat tersebut ditujukan kepada perempuan orang asing, jangan lupa memastikan sebutan yang paling cocok buat yang bersangkutan, apakah Mrs Miss Madam atau Ms (jika Anda tidak yakin status pernikahannya). Di Indonesia, ini sama halnya dengan sebutan ibu yang lazim ditujukan kepada perempuan yang belum atau sudah menikah.Akhiri surat Anda dengan kata penutup. Misalnya, Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, saya ucapkan terima kasih. Jika surat ditulis dalam bahas Inggris, cukup dengan sincerely, atau best regard.Silakan MenjawabRSVP adalah singkatan dari bahasa Prancis responde sil vous plait, yang artinya silakan menjawab. Apabila Anda melihat ada singkatan ini, jawablah dengan telepon atau dengan surat dalam waktu secepatnya untuk menyatakan apakah Anda akan hadir atau tidak.

RANGKUMAN`1.Komunikasi respektif pada dasarnya adalah komunikasi yang dibangun dalam suasana kondusif, di mana pihak-pihak yang berkomunikasi berbagi pesan dalam keadaan yang nyaman.

2. Untuk membangunan komunikasi respektif, Anda perlu memahami prinsip-prinsipnya. Prinsip-prinsip komunikasi respektif antara lain adalah berprasangka baik atau berpikir positif, berorientasi pada solusi, bersikap jujur, dan menunjukkan empati.

3. Membangun komunikasi respektif juga memerlukan perhatian pada hal-hal yang tampak kecil atau sepele, tetapi cukup menentukan. Misalnya, Anda perlu memerhatikan bentuk surat yang Anda tulis, menyusun kalimat yang sopan tetapi tidak kuno, dan mengirimkannya pada saat yang tepat. 4. Anda diingatkan untuk menyimpan catatan yang sewaktu-waktu dapat Anda rujuk untuk kepentingan komunikasi Anda. Anda juga perlu memperhatikan cara penulisan nama atau gelar seseorang dalam surat Anda. Selain itu, Anda juga perlu mengenal istilah RSVP singkatan dalam Bahasa Prancis yang artinya silakan menjawab. LATIHAN1. Jelaskan pengertian komunikasi respektif.

2. Apa saja prinsip yang perlu diperhatikan dalam upaya membangun komunikasi respektif?

3. Apa saja yang perlu Anda perhatikan dalam menulis surat dinas?

4. Jika Anda menenrima surat dengan catatan RSVP di bawahnya, apa yang harus Anda lakukan?

5. Susunlah sebuah surat dinas yang harus ditandatangi atasan Anda kepada seorang direktur di lingkungan instansi Anda. Topiknya bisa apa saja tetapi masih berkaitan dengan urusan dinas.

Daftar PustakaOnong Uchjana, Ilmu Komunikasi,, Remaja Rosdakarya, Bandung , 1984PM Marpaung, Communicative English, LAN, 2002B . Soewito, Materi Kuliah Kepala sekolah, Aksek Tarakanita,1997Bahan ajar Diklat manajemen kekepala sekolahan, LAN 2006Loina Perangin-angin, Hubungan Masyarakat, Lalolo, Bandung, 2001Smeltzer/Leonard, Managerial Communication, MC Graw Hill, 1994John Fiske, Cultural and communication studies, Jalasutera, Yogyakarta,Tim education Enterpreneurship-Enginering, TPSDP III-2005, Jakarta

PAGE 43KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III