kkp semester 2

ANALISA SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR SECARA

TUNAI PADA PT.BERKAH ASIA PASIFIC

JAKARTA

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada Program Diploma III

Disusun Oleh :

Sahlani (11130122 / 02)

Ahmad Fairuz (11130405 / 07)

Mohamad Dimas Triyono (11130881 / 20)

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika

Wolter Monginsidi

2014

ii

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH

KERJA PRAKTEK

Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai

pada periode : Tahun Akademik 2014/2015 di Semester Tiga

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK

Kelas 11.3B.23

Desmulyati S.Kom

iii

PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal..............................................

PENILAI

( ................................................ )

Saran-saran dari penilai :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan

rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas

laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini

penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan

kuliah kerja praktek yang kami ambil adalah sebagai berikut :

“ANALISA SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR SECARA

TUNAI PADA PT.BERKAH ASIA PASIFIC”

Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu

mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK

BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan

beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. Kami menyadari bahwa

tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah

kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI

2. Ibu Desmulyati S.Kom sebagai dosen pembimbing kuliah kerja praktek yang

telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta dukungan kepada kami

dalam menyelesaikan tugas ini.

3. Staff / Karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI

4. P.C. Budi Santosa selaku Manager Operasional PT. BERKAH ASIA

PASIFIC

5. Para Karyawan/Karyawati PT. BERKAH ASIA PASIFIC

6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual

kepada kami.

v

7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan

bantuannya dalam pembuatan kuliah kerja praktek, khususnya KA.3B.23

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah

kerja praktek ini masih jauh sekali dan belum sempurna, untuk itu kami

mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kami

sebagai penulis dimasa akan datang.

Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi kami khususnya, bagi

para pembaca yang berniat pada umumnya, Amin Ya Robbal’Alamin.

Jakarta, 06 November 2014

Penulis

vi

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Laporan KKP ............................................................................ i

Lembar Persetujuan Laporan KKP .................................................................. ii

Lembar Penilai Laporan KKP .......................................................................... iii

Kata Pengantar ................................................................................................. iv

Daftar Isi .......................................................................................................... vi

Daftar Simbol ................................................................................................... viii

Daftar Gambar .................................................................................................. ix

Daftar Tabel ..................................................................................................... x

Daftar Lampiran ............................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN .................................................................. 1

1.1 Umum ................................................................................ 1

1.2 Maksud dan Tujuan ............................................................ 1

1.3 Metode Penelitian .............................................................. 2

1.4 Ruang Lingkup ................................................................... 3

1.5 Sistematika Penulisan ........................................................ 3

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................. 5

2.1 Konsep Dasar Sistem ......................................................... 5

2.1.1 Pengertian Sistem ......................................................... 5

2.1.2 Karakteristik Sistem ..................................................... 6

2.1.3 Klasifikasi Sistem ........................................................ 7

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ................................. 8

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) ........................................... 8

2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary) .................................... 11

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ......................................... 16

3.1 Umum ................................................................................ 16

3.2 Tinjauan Perusahaan .......................................................... 16

vii

3.2.1 Sejarah Perusahaan ...................................................... 16

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .................................... 18

3.3 Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan ................................. 22

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan ..... 24

3.5 Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan ............................ 27

3.6 Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan .............................. 30

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ....................... 30

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ....................... 30

3.6.3 Spesifikasi File (*) ....................................................... 31

3.6.4 Spesifikasi Program (*) ................................................ 34

3.6.5 Struktur Kode (*) ......................................................... 35

3.7 Spesifikasi Sistem Komputer ............................................. 39

3.7.1 Umum .......................................................................... 39

3.7.2 Perangkat Keras ........................................................... 39

3.7.3 Perangkat Lunak .......................................................... 40

3.8 Permasalahan Pokok .......................................................... 41

3.9 Pemecahan Masalah ........................................................... 41

BAB IV PENUTUP .............................................................................. 42

4.1 Kesimpulan ........................................................................ 42

4.2 Saran .................................................................................. 42

Daftar Pustaka .................................................................................................. 43

Daftar Riwayat Hidup ...................................................................................... 44

Surat Keterangan PKL ..................................................................................... 47

Nilai Kuliah Kerja Praktik ............................................................................... 48

Lampiran-lampiran ........................................................................................... 54

viii

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram

Kesatuan Luar (External Entity)

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau

tujuan pada arus data.

Arus Data (Data Flow)

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

Proses (Process)

Digunakan untuk menggambarkan suatu pemrosesan

data. Simpanan Data (Data Store)

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan atau mengambil data.

Simpanan Data (Data Store)

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan atau mengambil data.

ix

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Berkah Asia Pasific ............................. 18

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................. 24

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .................................................... 25

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan ................................................. 26

x

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel II.1 Notasi Tipe Data .............................................................................. 14

Tabel II.2 Notasi Struktur Data ........................................................................ 14

Tabel III.3 Tabel HIPO .................................................................................... 34

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A.1 Surat Persetujuan Riset PT. Berkah Asia Pasific...................... 47

Lampiran A.2 Surat Pemesanan Kendaraan..................................................... 54

Lampiran A.3 Faktur Penjualan ....................................................................... 55

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Umum

Sepeda motor merupakan salah satu kendaraan roda dua yang menjadi alat

transportasi masyarakat Indonesia. Sepeda motor beragam jenis yaitu sepeda motor

bebek, sepeda motor sport, sepeda motor sekuter, dan sepeda motor sekutermatik.

Keempat jenis sepeda motor tersebut memiliki perbedaan pada spesifikasi teknis,

model dan harga. Sepeda motor sport identik dengan sepeda motor pria. Kebutuhan

masyarakat Indonesia akan sepeda motor sport dipengaruhi oleh berbagai alasan yaitu

merek, harga, fungsi, gaya hidup, spesifikasi teknis, sampai dengan penggunaan

bahan bakar yang irit.

Semakin banyak orang yang menggunakan sepeda motor dalam berbagai

aktifitasnya maka dibutuhkanlah suatu sistem informasi penjualan barang yang

dipakai oleh sebuah perusahaan untuk mengetahui berapa penjualan yang diperoleh

oleh perusahaan dalam setiap bulannya. Semakin banyak pengetahuan yang didapat

tentang bagaimana prosedur yang digunakan pada setiap instansi yang berbeda untuk

mencatat keterangan tentang penjualan barang secara tunai yang dibuat secara benar

dan akurat.

Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang kecil dalam sistem

penjualan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mengambil judul:

“Analisa Sistem Penjualan Sepeda Motor Secara Tunai pada PT.Berkah Asia

Pasific”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat

dalam perkuliahan

2

2. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang

cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari

penelaahan yang original.

3. Lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan.

Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi

mata kuliah kerja praktek pada Semester III (Tiga) Jurusan Akademik Manajemen

Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan

KKP khususnya bagi perancangan system. Didalam kegiatan penelitian penulis

melakukan pengumpulan data melalui cara :

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan KKP ini,untuk mendapatkan informasi secara

lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai

semua kegiatan yang berhubungan dengan Penjualan Motor Secara Tunai

dengan karyawan/karyawati PT. Berkah Asia Pasific.

2. Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut

langsung dicatat dan dibuatkan videonya oleh penulis dan dari kegiatan

observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi pustaka

Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan

melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan

Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun

diperpustakaan lainnya.

3

1.4. Ruang Lingkup

Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang analisa sistem

penjualan motor secara tunai pada PT.Berkah Asia Pasific. Mengingat pembahasan

didalam penjualan motor cukup luas dan agar Laporan KKP ini mencapai sasaran

maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan barang, proses

pembayaran tunai, proses pengiriman barang dan proses pembuatan laporan.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan

Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan

untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja

Praktek ini.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum,

maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan,

metode penelitian , serta sistematika penulisan secara keseluruhan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan

peralatan pendukung (tools sistem)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat

umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan ,

visi dan misi perusahaan dan struktur organisasi dan prosedur system

berjalan ,diagram alir data (DAD) system berjalan, kamus data system

berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam

4

keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan

alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran

yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. Berkah Asia Pasific

dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.

5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan

bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga

menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan

sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai

sistem.

2.1.1 Pengertian Sistem

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling

berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga

merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar yang berlainan

pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan. Dalam

Buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan

dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut.

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” menurut Jogiyanto (2005 :1)

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut. “Sistem adalah kumpulan dari

elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” menurut

Jogiyanto (2005 : 2)

6

Sedangkan menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau

lebih komponen-komponen yang saling berhubungan,yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan”.

Sedangkan menurut Whitten (2006 : 23) dalam bukunya metode desain dan

analisis sistem mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses

atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti.Informasi yang dibentuk dari

kombinasi data yang diharapkan memiliki arti kepenerima”.

Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006 : 1.5 ) yaitu “sekumpulan

komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.masing-masing

komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain,tetapi tetap dapat bekerja

sama”.

Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik

sistem sebagai berikut :

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu

sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang

membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem

mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Component)

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu

sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem menpunyai sifatsifat dari

sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem

secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

7

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem apapun diluar batas dari

sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem

dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber

daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan

supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) energi

yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan Sistem

Pengolah sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran

dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran

yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan

tujuannya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah

sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

8

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang dirancang

oleh manusia.

c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic

Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.

Sedangkan Sistem Probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum

diprediksi karena mengandung Probabilistic.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya. Sedangkan Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak

berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem

yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-

notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat

membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses

kerja suatu sistem proses dan keluaran sistemyang berhubungan dengan

masukan,proses dam keluaranserta mempresentasikan dan prosedur mendetail dalam

sistem yang masukan, proses dam keluaran serta merepresentasikan dan menganalisis

prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang alir data juga mampu

mengkoseptualisasikan bagaimana data-data berpindah lebih besar. Diagram lebih

besar. Diagram mengkoseptualisasikan bagaimana data didalam organisasi. Pada

9

aliran data menekankan logika yang didalam organisasi. Pada aliran data menekankan

logika yang mendasari sistem.

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual

data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan

entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi

menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggaris bawahi arus

data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu "dikembangkan" untuk

melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

1. Simbol-Simbol Dalam DAD

Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut:

a. Kotak Rangkap Dua (External Entity)

Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas

eksternal yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.

b. Bujur Sangkar (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin,

atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan

arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol

bujur sangkar.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :

Proses harus memiliki input dan output.

Proses dapat dihubungkan dengan komponen Entitas, Data Store atau proses

melalui alur data.

Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem

digambarkan dengan komponen proses.

c. Alir Data (Data Flow)

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses

sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi

dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses ( process

), simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar ( external entity). Selain

10

menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data

atau informasi yang dimaksud.

Arus data data dapat dapat berbentuk berbentuk sebagai sebagai berikut berikut : :

Formulir atau atau dokumen dokumen yang yang digunakan digunakan

perusahaan

Laporan tercetak tercetak yang yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem

Output dilayar komputer

Masukan untuk komputer komputer

Komunikasi ucapan

Surat atau memo

Data yang dibaca atau atau direkam di file

Suatu isian yang yang dicatat pada buku agenda

Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain

d. Simpanan Data (Data Store)

Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang

digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya

berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file

disket, dan file harddisk. Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.

2. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam

penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara

external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store

yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan

menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow

yang keluar.

11

3. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat

konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara

umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang

didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih

terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang

digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil

referensi data mengenai data (maksudnya, metadata), suatu data yang disusun oleh

penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis desain.

Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-

istilah data tertentu dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth. E.

Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 333).

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir

pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data

flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih

detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga

12

untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun

secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-

laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang

dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow

diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga

mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih

lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung

mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu

dengan yang lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk

dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan

terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah

bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

4. Arus Data

13

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya

memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu

dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan

input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-

rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan

banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan

volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan

Notasi Struktur Data.

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna

dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

14

Table II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN

X Setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter alphabet

Z

Angka nol tampilkan sebagai spasi

kosong

. Titik sebagai penulis ribuan

, Koma sebagai pemecah pecahan

- Hypen sebagai tanda penghubung

/ Slash sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item

data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya

misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat

dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini

di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

notasi Keterangan

=

Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri

(CONSIST OF) atau sama dengan (IS

EQUIVALENT)

+ AND

[ ]

Salah satu dari (memilih salah satu dari

elemen-elemen data didalam kurung bracket

ini)

I

Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada

simbol [ ]

N [ ] M

Iterasi (elemen data didalam kurung bracket

beriterasi mulai minimum N kali dan

maksimum M kali)

( )

Optional (elemen data didalam kurung

parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan

15

dapat tidak ada)

* atau ** Keterangan setelah tanda ini adalahkomentar

@ Indentefier data store

Alias Nama lain untuk data

16

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh

adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan

perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan adanya peraturan-

peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri. Pada PT.Berkah Asia Pasific setiap

penjualan yang terjadi diawasi oleh Direktur yaitu pemimpin sekaligus pemilik dari

PT.Berkah Asia Pasific secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan

terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang mendukung

proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah

terkomputerisasi semua jadi Direktur dapat lebih mudah memeriksanya. Untuk itulah

pertama-tama kami akan membahas mengenai tinjauan Perusahaan, sejarah berdiri ,

visi dan misinya serta struktur organisasi perusahaan ini.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT.Berkah Asia Pasific terdapat aturan

yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah

dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua

menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat

penulis mengadakan riset untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai

berikut:

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Berkah Asia Pasific merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang

dan jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani sevice motor dan menyediakan

suku cadang motor Kawasaki. Pada bidang barang, perusahaan ini menyediakan

sparepart motor dan penjualan motor khusus Kawasaki juga. PT.Berkah Asia Pasific

17

adalah sebuah Dealer Resmi Kawasaki yang terletak di Jln. Mampang Prapatan No.

32 , Jakarta.

Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani Service unit,

pergantian suku cadang , Klaim Kupon Service Gratis dan Warranty Request. Seiring

berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar, Berkah Asia Pasific juga menjual

unit Kawasaki dari Motor Bebek, Ninja , dan Trail. Selain itu juga menjual

Accessories Motor yang sebagain besar digunakan pada unit Ninja. PT.Berkah Asia

Pasific memiliki tujuan pasar yang menjangkau semua kalangan terutama dari

kalangan menengah keatas. Karena untuk segi harga Motor dan Suku Cadang

Kawasaki terutama unit Sport terbilang cukup mahal. Tapi semua itu berbanding

lurus dengan kualitas motor itu sendiri serta suku cadang nya. Unit atau Sparepart

semua di Produksi di PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA Jakarta (KMI) yang

awal nya di import dari Thailand yang merupakan supplier terbesar di Asia Tenggara

Visi dan Misi Perusahaan

Vision :

• The leading and respected full service automotive solution provider who

commits to serve with a healthy heart, mind and soul.

Mission :

• Constant value creation & enhancement through: human resource upgrading,

infrastructure building, and process systemization

• Expand into other supporting chains: consumer financing, used market, auto

rental.

• ISO 9000 Certification on quality management

Core Values :

• Integrity

• Humility

• Trust-worthiness

18

• Reliability

• Collaborative

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan

wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan

bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada

PT.Berkah Asia Pasific :

Pemegang Saham

Dewan Komisaris

Presiden Komisaris

Dewan Direksi

Komisaris

Kasir PresDir

Operasional Manager

Sales Promotion After Sales

Counter

Counter Broker Channel Spare Part Service

Direktur

Accounting &

Finance Manager

Tax Admin IT

Sekretaris

Cleaning

Service

LEGAL SDM Security

Admin Office

19

Fungsi dari tiap-tiap bagan adalah sebagai berikut :

1. Pemegang saham

Sebagai pemegang saham terbesar dalam perusahaan

2. Dewan komisaris

Bertugas memberikan nasihat kepada direktur dalam melaksanakan

pengurusan perusahaan dan bertindak sebagai wakil pemegang saham dalam

perusahaan.

3. Presiden komisaris

Melakukan pengawasan terhadap kebijakan direksi dalam melakukan kegiatan

pencegahan,perbaikan hingga pemberhentian sementara anggota direksi.

4. Komisaris

Mengadakan dan memelihara administrasi perusahaan dan pengawasan

pembuatan laporan tahunan untuk diajukan pada Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS)

5. Dewan direksi

Bertanggung jawab untuk melaksanakan pengurusan PT.Berkah Asia Pasific

untuk kepentingan dan tujuan Perusahaan.

6. Kasir

Bertugas mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk menurut

tanggal

7. Presiden Direktur

Bertugas memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif

8. Operational manager

Bertugas untuk melakukan pemeliharaan terhadap peralatan produksi

9. Direktur

Bertugas memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala

bagian (manajer)

10. Sales

20

Bertugas melakukan proses penjualan sesuai daftar target yang sudah

ditentukan dan disepakati bersama dengan koordinator

11. Counter broker

Bertugas untuk mempertemukan antara penjual dan pembeli untuk transaksi.

12. Sales channel

Bertugas untuk mengkustomisasi keuntungan, pemasangan, pemeliharaan,

menawarkan kredit

13. Promotion

Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran.

14. After sales counter

Bertugas untuk Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan

kantor PT.BAP sesuai dengan target yang telah ditetapkan

15. Spare part

a. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang

b. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera

dilakukan pemesanan

c. Membuat PO pemesanan barang

d. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia

e. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang

16. Service

a. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service

b. Melakukan pengecekan awal motor

17. Accounting and finance manager

Bertugas membuat laporan kepada direktur terutama masalah laporan

keuangan dan memproses data gaji karyawan.

18. Tax

Bertugas melakukan verifikasi dan analisa jumlah pajak yang dilaporkan serta

jumlah pajak yang diinput di sistem untuk memastikan kebenaran dan

keakuratan data.

21

19. Admin

Bertugas untuk memelihara dokumen baik berupa arsip-arsip maupun dalam

bentuk file.

20. IT

Bertugas untuk merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi

operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya

21. Sekretaris

Bertugas menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

22. Cleaning service

Bertugas untuk membersihkan meja, computer dan telepon.

23. LEGAL

Bertugas untuk mengurusi dokumen-dokumen, perizinan perusahaan dan

permasalahan hukum yang ada di perusahaan di mana dia bekerja.

24. SDM

Bertugas memantau dan mengevaluasi pelaksanaan administrasi kepegawaian

danpengembangan sumberdaya manusia

25. Security

Bertugas mengawasi seluruh lingkungan perusahaan didalam yang menjadi

tanggung jawabnya

26. Admin office

Bertugas sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun

koordinasi dan komunikasi di antara keduanya.

22

3.3 Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini,

kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi :

A. Tahapan Proses Pemesanan Kendaraan

Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada surat permintaan barang

dari customer yang datang ke showroom kepada sales, dimana tentunya

customer tersebut datang untuk membeli . Setelah itu sales melakukan

pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut

bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing /

sales akan meminta Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat

Pemesanan Kendaraan) yang diisi data customer dan unit yang akan dipesan.

Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory kendaran, adakah kendaraan

yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe, tahun

pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-

alternatif pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut.

B. Tahapan Proses Pembayaran

Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak

dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau

bukti pembayaran secara tranfer rekening bank yang direkomendasikan

sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat

kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang

disepakati dan copy kwitansi pelunasan disimpan sebagai arsip penjualan.

C. Tahapan Proses Pengiriman

Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan

melakukan PDC terhadap unit yang akan dikirim yaitu:

1. Gesek nomor rangka/mesin untuk proses faktur.

2. Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan.

3. Membersihkan unit sehingga terlihat lebih bersih.

23

4. Memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat.

5. Memeriksa part unit berfungsi dengan baik.

6. Mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai.

7. Mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak,

helm, jaket dll, setelah proses tersebut dilakukan, maka driver

meminta surat jalan, tanda terima unit serta faktur kendaraan

bermotor yang dibuat oleh bagian admin dengan melihat data

barang yang dipesan,copy kwitansi penjualan untuk ditandatangani

saat unit diterima di rumah customer. Selanjutnya unit dinaikan

oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai

dikediaman customer, customer akan menerima bukti penerimaan

barang berupa copy surat jalan dan copy tanda terima unit dan asli

dari surat jalan dan tanda terima unit dibawa lagi oleh driver untuk

dijadikan arsip selain itu driver juga akan menjelaskan prosedur

pemakaian unit kepada customer.

D. Tahapan Laporan Bulanan

Laporan penjualan unit sangat penting bagi direktur karena

merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam

perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan

ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu

juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap

bulannya yang diambil berdasarkan buku barang ,kwitansi penjualan,bukti

transfer,surat jalan.

24

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan

Analisa Sistem Penjualan

Motor

Customer

Driver

Bagian Admin

Sales

Owner

Perusahaan

SPB, Fotocopy KTP, Bukti Pembayaran

SPK, Kwitansi, FAKTUR

SJ, TTU, Faktur

SJ, TTU, Faktur

Laporan Bulanan

SJ, TTU, Faktur

SJ, TTU, Faktur

SPB, Fotocopy KTP, Bukti Pembayaran

SPK, Kwitansi

KETERANGAN :

SPB : SURAT PERMINTAAN BARANG

SPK : SURAT PEMESANAN KENDARAAN

SJ : SURAT JALAN

TTU : TANDA TERIMA UNIT

Gambar III.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan

25

1.0

Proses Pemesanan

Barang

Customer SalesSPK

SPK

SPB, Fotocopy KTP

SPB, Fotocopy KTP

Buku Customer

2.0

Proses Pembayaran

Barang

Data Customer

Data Customer

Bukti Kwitansi

Bukti Pembayaran

Bukti Kwitansi

Bukti Pembayaran

Arsip PenjualanCopy Kwitansi

Buku BarangData Barang

Data Barang

3.0

Proses Pengiriman

Barang DriverSJ, TTU, Faktur

SJ, TTU, Faktur

Arsip Surat JalanSJ

Arsip Tanda Terima UnitTTU

Copy SJ, Copy TTU, Faktur

Bagian Admin

SJ, TTU, Faktur

Arsip Faktur Faktur

4.0

Proses Pembuatan

LaporanOwner

PerusahaanLaporan Bulanan

Faktur

TTU

SJData Barang

Copy Kwitansi

Gambar III.2 Diagram Detail Sistem Berjalan

26

3.1

Proses

Pembuatan SJBagian Admin

3.2

Proses

Pengiriman SJ

Customer

Buku Barang

Arsip Penjualan

SJ SJ

Copy Kwitansi

Copy Kwitansi

Data Barang

Data Barang

SJ

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

27

3.5 Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Berkah Asia Pasific

adalah sebagai berikut :

1. Dokumen Masukan

Nama Arus Data : Surat Pemesanan Kendaraan

Alias : SPK

Bentuk Data : Manual / Cetakan Komputer

Arus Data : 1.0 Proses Pemesanan Barang

Penjelasan : Sebagai bukti telah terjadinya pemesanan kendaraan

Periode : Setiap kali terjadi penjualan (harian)

Volume : Rata – rata puncak 15 kali dalam sebulan

Struktur Data : Surat Pemesanan Kendaraan terdiri dari item data :

Nama Pemesan

Alamat

Telp

Faktur STNK Atas Nama

Alamat

No. Surat Pesanan

Tgl. Surat Pesanan

No. Surat Pesanan/Ref.

Tgl. Penyerahan

Kode Sales

Merk

Type

Warna

Perlengkapan Tambahan

Jumlah

28

Harga Satuan

Harga

Total harga termasuk PPN & PPh BM

Biaya pengurusan surat – surat kendaraan

Asuransi

Biaya administrasi / Provisi Kredit

Total Bayar

Syarat – Syarat Pembayaran

Diperiksa Oleh(pemesan)

Dibuat Oleh(sales)

Disetujui Oleh(Ka.Cab)

2. Dokumen Keluaran

Nama Arus Data : Faktur kendaraan bermotor

Alias : Faktur

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : 3.0 Proses Pengiriman Barang

Penjelasan : Struk pengeluaran atas pembelian motor

Periode : Setelah proses pengiriman barang

Volume : Rata – rata puncak 15 kali dalam sebulan

Struktur Data : Faktur Kendaraan terdiri dari item data :

Nomor Faktur Kendaraan

Tanggal

Atas Nama

Alamat

No. KTP/TDP

Merk

Type

Jenis

29

Model

Tahun Pembuatan

Isi Silinder

Warna

No. Rangka/NIK/VIN

No. Mesin

Bahan Bakar

Harga

Formulir A/B

PIB

TPT

SUT

SRUT

30

3.6 Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang

pada PT.Berkah Asia Pasific. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Surat Pemesanan Kendaraan

Nama dokumen : Surat Pemesanan Kendaraan

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan kendaraan

Sumber : Sales

Jumlah : 1

Media : Kertas

Tujuan : Bagian pembuat pemesanan

Frekuensi : Setiap customer yang hendak memesan

kendaraan

Bentuk : Lihat Lampiran A.2

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan bukti akhir dari kegiatan pengiriman barang

pada PT.Berkah Asia Pasific. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Faktur Kendaraan Bermotor

Nama dokumen : Faktur Kendaraan Bermotor

Fungsi : Untuk bukti pembelian kendaraan

Sumber : Bagian Admin

Tujuan : Customer

31

Jumlah : Rangkap 2

Media : Kertas

Frekuensi : Setelah proses mengirimkan barang

Bentuk : Lihat Lampiran A.3

3.6.3 Spesifikasi File

File adalah komponen uatama dari sebuah sistem komputerisasi. File

memiliki fungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sistem

dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah :

1. Spesifikasi File Buku Customer

Nama Tabel : File Customer

Akronim : Customer

Fungsi : Untuk memasukkan Data Customer

Tipe : File Master

Organisasi : Indexed Sequential

Akses File : Random

Primary Key : kd_cust

Media : Komputer

Record Size : -

Software : -

2. Spesifikasi File Penjualan

Nama Tabel : File Penjualan

Akronim : Penjualan

Fungsi : Untuk menginput penjualan

Tipe : File Transaksi


Akses File : Random

32

Primary Key : no_kwtansi

Media : Komputer

Record Size : -

Software : -

3. Spesifikasi File Stok

Nama Tabel : File Stok

Akronim : Stok

Fungsi : Untuk mengetahui stok barang yang tersedia



Akses File : Random

Primary Key : kd_brg

Media : Komputer

Record Size : -

Software : -

4. Spesifikasi File Surat Jalan

Nama Tabel : File SJ

Akronim : SJ

Fungsi : Untuk menginput Surat Jalan



Akses File : Random

Primary Key : no_sj

Media : Komputer

Record Size : -

Software : -

33

5. Spesifikasi File Tanda Terima Unit

Nama Tabel : File TTU

Akronim : TTU

Fungsi : Untuk menginput penjualan



Akses File : Random

Primary Key : no_ttu

Media : Komputer

Record Size : -

Software : -

6. Spesifikasi File Faktur

Nama Tabel : File Faktur

Akronim : Faktur

Fungsi : Data Approve Customer



Akses File : Random

Primary Key : no_faktur

Media : Komputer

Record Size : -

Software : -

34

3.6.4 Spesifikasi Program

Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai paket aplikasi yang penulis

sediakan guna pemrosesan data, untuk memperjelas akan dibuatkan HIPO (Hirarcy

plus Input Proces Ouput) bentuk HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Penjualan

Sepeda Motor Kawasaki Secara Tunai pada PT.Berkah Asia Pasific adalah sbb :

1.0

File Master

0.0

Login

Menu

0.0

0.0

1.1

File Customer

1.0

2.0

File Transaksi

0.0

2.1

File Penjualan

2.0

2.2

File Stok

2.0

2.3

File SJ

2.0

2.4

File TTU

2.0

3.0

File Laporan

0.0

3.1

Laporan Penjualan

3.0

4.0

Exit

0.0

2.5

File Faktur

2.0

35

3.6.5 Struktur Kode

Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data,

memasukkan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang

dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang

bersifat unik. Dalam perancangan, penulis melakukan pengkodean sebagai berikut:

1. Kode Customer

Panjang : 4 digit

Tipe : Text

Format :

X 9 9 9

Nomor Customer

Inisial Customer

Contoh : C001

C 0 0 1

Keterangan :

C = Kode Customer

001 = Nomor urut Customer adalah 1

36

2. Nomor Kwitansi

Panjang : 9 digit

Tipe : Number

Format :

9 9 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Cust

Tgl Pembayaran

Bln Pembayaran

Thn Pembayaran

Contoh : 140802-001

1 4 0 8 0 2 0 0 1

3. Kode Barang

Panjang : 4 digit

Tipe : Text

Format :

X 9 9 9

Nomor Urut Motor

Type Motor

Contoh : N001

N 0 0 1

37

4. Nomor Surat Jalan

Panjang : 10 digit

Tipe : Text

Format :

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

No. SJ

Tgl SJ

Bln SJ

Kode SJ

Contoh : SJ/0811/0001

S J 0 8 1 1 0 0 0 1

38

5. Nomor Faktur

Panjang : 12 digit

Tipe : Number

Format :

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

No Perhari

Tgl Faktur

Bln Faktur

Thn Faktur

No Urut Cust

Contoh : 10028-1401278

1 0 0 2 8 1 4 0 1 2 7 8

39

3.7 Spesifikasi Sistem Komputer

Komputer adalah sebuah perangkat yang memungkinkan seseorang lebih

terbantu dan ringan terutama di dalam menghadapi persoalan pekerjaannya terlebih

lagi apabila manusia dihadapkan pada persoalan menghitung angka-angka besar dan

mempunyai tingkat kompleksitas yang tinggi. Merupakan penjabaran dari pemakai

perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (software) yang akan digunakan

dalam sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

3.7.1 Umum

Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan

banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan

dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan

dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan

masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem,

maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada

proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem

usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan

perangkat lunak.

3.7.2 Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur – unsur yang terdiri dari

perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia

(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk

drive, mouse, dan printer.

Processor : Pentium IV

RAM : 512 MegaByte

Monitor : LCD

CD RW : 700 MB

Hard Disk : 80 Giga Byte

40

Keyboard : 108 keys

Mouse : PS2

Printer : Laserjet

3.7.3 Perangkat Lunak

Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur – unsur yang terdiri dari

beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses

kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan

application soft ware.

Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

Package Program : Microsoft Access 2007

Database : MySQL

41

3.8 Permasalahan

Sistem penjualan yang telah berjalan di PT.Berkah Asia Pasific umumnya

telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran

sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut.

Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :

1. Persediaan barang yang terbatas sehingga harus dipesan oleh perusahaan

terkadang tidak ada ditempat sehingga harus dipesan dahulu kekantor pusat

PT. Kawasaki Motor Indonesia (KMI) yang mengakibatkan customer menjadi

kecewa.

2. Karena didalam PT.Berkah Asia Pasific ini juga terdapat bengkel , jadi

banyak customer yang ingin menservis motornya disana jadi customer harus

menunggu lama untuk diserviskan kendaraannya.

3.9 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk Mengatasi masalah tersebut disarankan :

1. Karyawan atau karyawati yang bertugas mengecek stok barang harus

langsung mengecek stok setiap barang yang sedang laku dipasaran agar

langsung bisa dipesan kepusatnya.

2. Bagi customer yang sedang menunggu kendaraannya untuk diservis diberikan

pelayanan yang maksimal seperti fasilitas wifi yang ada diperusahaan trus

dijualnya minuman dan makanan ringan diperusahaan itu agar customer tidak

merasa bosan untuk menunggu.

42

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Sebagai akhir dari bab penulisan kuliah kerja praktek ini, maka kami selaku

penulis memberi kesimpulan bahwa sistem penjualan pada PT.Berkah Asia Pasific

sudah baik karena sudah 80% menggunakan sistem komputerisasi namun harus

diimbangi lagi dengan pelayanan yang maksimal.

4.2 Saran

Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktek ini, kami akan memberikan

saran-saran sebagai berikut :

1. Cara efektif yang dapat diambil untuk mengatasi semua permasalahan tersebut

hanya dengan mengganti cara penginputan yang 20% masih manual dengan

menggantinya menggunakan sistem komputerisasi pencarian data penjualannya bisa

mencapai 100% dengan menggunakan sistem komputerisasi.

2. Untuk mendapatkan customer yang lebih banyak lagi, pihak sales promotion harus

lebih giat lagi dalam menarik customer dan bagi customer yang sudah menjadi

langganan tetap diperlukan adanya pelayanan yang khusus agar ia tetap betah untuk

menjadi customer diperusahaan tersebut.

43

DAFTAR PUSTAKA

Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK

Muhammadiyah Jakarta

Jogiyanto, HM,2005.Analisa dan Disain Sistem Informasi Terstruktur.Yogyakarta:

Penerbit Andi.

Romney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9. Buku 1.

Jakarta : Salemba Empat

Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6

Yogyakarta: Andi

44

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

N.I.M : 11130122

Nama Lengkap : Sahlani

Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 05 Juni 1986

Alamat lengkap : Jl. Bangka XI B

Jakarta Selatan 12720,

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1. SD 06 PT, lulus tahun 1998

2. SMPN 141 Jakarta, lulus tahun 2001

3. SMK BINA PUTRA Jakarta, lulus tahun 2004

C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan

1. PT. MATAHARI PUTRA PRIMA.tbk , Jakarta Selatan.

tahun 2005 s.d tahun 2006

1. PT . GRAHA PARKING, Jakarta

tahun 2009 s.d tahun 2014.


Sahlani

3x4

45



N.I.M : 11130405

Nama Lengkap : Ahmad Fairuz

Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 06 mei 1991

Alamat lengkap : Jl. Tegal Parang Utara v Rt.004/013



1. SDN 01 Pagi, lulus tahun 2003

2. SMPN Al-Iman Jawa Timur, lulus tahun 2006

3. SMAN Jakarta, lulus tahun 2009


1. EVENT FESTIVAL EO, Jakarta Selatan.


2. LLP-KUKM SMESCO, Jakarta

tahun 2011, s.d tahun 2014.


Ahmad Fairuz

Foto

3x4

46



N.I.M : 11130881

Nama Lengkap : Mohamad Dimas Triyono

Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 25 Desember 1992

Alamat lengkap : Jl. Bangka VIII G Rt.004/012



1. SDN 010 PT, lulus tahun 2004

2. SMPN 141 Jakarta, lulus tahun 2008

3. SMK ISLAM ANDALUS Jakarta, lulus tahun 2011


1. PT LUCKY STRATEGIS SCBD, Jakarta Selatan.


2. PT CIRCLEKA INDONESIA UTAMA, Jakarta



Mohamad Dimas Triyono

Foto

3x4

48

FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

1 NAMA/NIM

2 PROGRAM STUDI/JURUSAN

3 PERGURUAN TINGGI

4 LAMA PKL

5 INSTANSI/PERUSAHAAN

6 UNIT KERJA PKL

7 ALAMAT INSTANSI/

PERUSAHAAN

NO PARAMETER NILAI

ANGKA HURUF

A KEDISIPLINAN

1 Ketepatan Waktu/Disiplin

2 Sikap Kerja/Prosedur Kerja

3 Tanggung jawa Terhadap Tugas

4 Kehadiran/Absensi

B PRESTASI KERJA

1 Kemampuan Kerja

49

2 Keterampilan Kerja

3 Kualitas Hasil Kerja

C KEMAMPUAN BERADAPTASI

1 Kemampuan Berkomunikasi

2 Kerjasama

3 Kerajinan/inisiatif

D LAIN-LAIN

1 Memiliki rasa percaya diri

2 Mematuhi aturan dan tata tertib PKL

3 Penampilan/Kerapihan

Ketentuan Penilaian: 1. Nilai 80 – 100 = A, 2. Nilai 68 – 79 = B, 3. Nilai 50 – 67 = C

TOTAL NILAI RATA-RATA HURUF

Tanggal Penilaian :

Nama Penilai :

Jabatan Penilai :

Tanda tangan & Stempel

Instansi / Perusahaan

:

50


1 NAMA/NIM


3 PERGURUAN TINGGI

4 LAMA PKL


6 UNIT KERJA PKL

7 ALAMAT INSTANSI/

PERUSAHAAN

NO PARAMETER NILAI

ANGKA HURUF

A KEDISIPLINAN




4 Kehadiran/Absensi

B PRESTASI KERJA

1 Kemampuan Kerja

51





2 Kerjasama


D LAIN-LAIN






Tanggal Penilaian :

Nama Penilai :

Jabatan Penilai :



:

52


1 NAMA/NIM


3 PERGURUAN TINGGI

4 LAMA PKL


6 UNIT KERJA PKL

7 ALAMAT INSTANSI/

PERUSAHAAN

NO PARAMETER NILAI

ANGKA HURUF

A KEDISIPLINAN




4 Kehadiran/Absensi

B PRESTASI KERJA

1 Kemampuan Kerja

53





2 Kerjasama


D LAIN-LAIN






Tanggal Penilaian :

Nama Penilai :

Jabatan Penilai :



:

kkp semester 2

Education