khusus ibukota jakarta; · 13. keputusan gubernur propinsi daerah khusus ibukota jakarta nomor...
TRANSCRIPT
Khusus Ibukota Jakarta;
5. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 1976 tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumentasi Pemerirrtah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
6. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 780 Tahun 1996 tentang Pembakuan Sarana Kearsipan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
7. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 56 Tahun 2001 tentang Tata Cara Penyelesaian Perbal Naskah Dinas Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
8. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 25 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
9. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 64 Tahun 2002 tentang Stempel, Kop Naskah Dinas dan Papan Nama Instansi Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
10. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 116 Tahun 2002 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
11. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 45 Tahun 2003 tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
12. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
13. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
14. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1379/2004 tentang Tata cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN
DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS PETERNAKAN, PERIKANAN DAN KELAUTAN PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Gubernur ini, yang dimaksud dengan :
1. Gubernur adalah Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
2. Pusat Administrasi Daerah yang selanjutnya disingkat Pusminda adalah Pusat Administrasi Daerah yang secara fungsional dilaksanakan oleh Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
3. Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan adalah Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
4. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
5. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta,
6. Satuan Administrasi Pangkal yang selanjutnya disingkat Satminkal adalah Satuan Administrasi Pangkal Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
7. Induk Tata Usaha yang selanjutnya disingkat ITU adalah ITU pada Satminkal Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan yaitu Bagian Tata Usaha pada Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
8. Cabang Tata Usaha yang selanjutnya disingkat CTU adalah CTU pada Satminkal Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan yaitu Bagian Tata Usaha dan Sub-Subdinas pada Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
9. Pimpinan Satminkal adalah Kepala Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
10. Pimpinan ITU adalah Kepala Bagian Tata Usaha pada Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
11. Pelaksana sehari-hari ITU adalah Kepala Subbagian Umum pada Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
12. Pimpinan CTU adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan para Kepala Subdinas pada Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
13. Pengolah/Pengonsep adalah para Kepala Subbagian dan para Kepala Seksi pada Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah khusus Ibukota Jakarta.
14. Sekretaris Pimpinan yang selanjutnya disebut Sekpim adalah petugas ITU yang menangani surat-surat dan arsip Kepala Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
15. Sekretaris Pengolah yang selanjutnya disebut Sekpeng adalah petugas yang menangani surat-surat dan arsip di CTU.
16. Penerima dan Pencatat Surat adalah petugas ITU yang bertugas menerima surat dan mencatat surat.
17. Pengarah Surat adalah Pimpinan ITU atau pejabat ITU yang ditunjuk untuk mengarahkan
surat.
18. Pengendali Surat dan Penata Arsip adalah petugas ITU yang bertugas dalam cakupan pengendalian surat dan penataan arsip.
19. Pengirim Surat adalah petugas ITU yang bertugas mengurusi penyampaian surat kepada alamat yang dituju.
20. Panitia Pemusnahan Arsip adalah Panitia Pemusnahan Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta yang terdiri dari unsur-unsur Pusminda, Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan serta Kantor Arsip Daerah dan unit kerja yang dianggap perlu yang bertugas memberikan pertimbangan/penilaian terhadap arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
21. Arsip adalah segala naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan.
22. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan kedinasan.
23. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi termasuk arsip yang masih dalam penyelesaian.
24. Naskah Dinas adalah sarana komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan.
25. Surat adalah segala bentuk naskah dinas yang masuk maupun keluar terdiri atas, surat penting, surat biasa dan surat rahasia.
26. Surat perlu jawaban adalah surat yang isinya memerlukan proses tindak lanjut.
27. Surat tidak perlu jawaban adalah surat yang isinya tidak memerlukan proses tindak lanjut.
28. Surat rahasia adalah surat yang sifat dan isinya rahasia, hanya boleh diketahui oleh yang berhak.
29. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan subyek (masalah) ditinjau dari segi fungsi dan tujuan.
30. Kode klasifikasi adalah tanda pengenal dari suatu subyek (masalah) dari arsip/dokumen yang mempergunakan angka notasi sistem UDC (Universal Decimal Classification) sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 352/2004.
31. Kata tangkap (caption) adalah suatu tanda pengenal/petunjuk untuk mengenal sesuatu arsip yang disimpan dalam map atau folder.
32. Indeks adalah tanda pengenal terhadap sesuatu arsip/dokumen sebagai ciri khas (identitas) dari arsip yang bersangkutan dapat berupa indeks nama (badan, instansi, atau orang) atau masalah. Indeks dicantumkan pada Lembar Pengantar, kartu kandali, lembar disposisi, lembar peminjaman. Indeks digunakan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
33. Berkas adalah himpunan arsip yang berupa dosir, rubrik atau seri.
34. Dosir adalah himpunan arsip tentang riwayat sesuatu peristiwa (kasus) tertentu sejak dari awal sampai akhir secara lengkap muiai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan.
35. Rubrik adalah himpunan arsip yang mempunyai kesamaan subyek (masalah).
36. Rubrikasi adalah teknik penyimpanan surat yang berdasarkan atas kesamaan
masalah yang dirinci lebih lanjut menurut kebutuhan, misalnya geografis, urutan waktu dan/atau nomor urut (angka atau abjad).
37. Seri adalah himpunan arsip/berkas yang disimpan berdasarkan urutan waktu atau nomor urut (angka atau abjad).
38. Lembar Pengantar yang selanjutnya disingkat LP, adalah sarana poncatatan yang digunakan untuk mengantarkan surat.
39. Lembar Disposisi yang selanjutnya disingkat LD adalah sarana poncatatan surat yang digunakan untuk memberikan disposisi atau catatan dari atasan kepada bawahan.
40. Kartu Kendali yang selanjutnya disingkat KK adalah sarana pencatatan dan pengendalian surat yang digunakan untuk mengendalikan surat-surat penting.
41. Lembar Peminjaman adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk meminjam berkas/arsip.
42. Lembar Teguran adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk menegur bahwa arsip-arsip tertentu telah habis jangka waktu simpannya atau jangka waktu peminjaman di CTU dan harus segera dikembalikan.
43. Kartu Petunjuk Silang adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk mempertemukan arsip yang penempatannya pada 2 atau 3 tempat/lokasi.
44. Filing Kabinet adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang aktif dan lembar peminjaman.
45. Lemari Arsip adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang inaktif.
46. Lemari Katalog adalah alat untuk menyimpan KK, LP, dan Kartu Penunjuk Silang termasuk LD (tembusan).
47. Folder adalah alat simpan semacam map untuk menyimpan berkas arsip,
48. Penunjuk (guide) adalah untuk memberikan penunjuk dalam teknik penyimpanan arsip/kartu-kartu dan sekaligus berfungsi sebagai penyekat antara folder/kartu.
49. Kotak Arsip (boks) adalah alat untuk menyimpan folder yang berisi berkas arsip
inaktif/statis.
BAB II
ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
Pasal 2
(1) Susunan organisasi kearsipan dinamis Satminkal Dinas terdiri dari :
a. Pimpinan Satminkal:
b. ITU;
c. CTU.
(2) Susunan organisasi ITU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dari;
a. Pimpinan ITU; b. Pelaksana sehari-hari ITU;
c. Penerima dan pencatat surat; d. Pengarah surat;
e. Pengendali surat dan penata arsip;
f. Pengirim surat.
(3) Susunan organisasi CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dari:
a. Pimpinan CTU; b. Sekpeng; c. Pengolah.
(4) CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dari
a. Bagian Tata Usaha; b. Subdinas Bina Program;
c. Subdinas Produksi;
d. Subdinas Usaha Pemasaran dan Pengendalian Mutu;
e. Subdinas Kesehatan Hewan dan Masyarakat Veteriner ;
f. Subdinas Eksplorasi, Eksploitasi Konservasi, Rehabilitasi dan Pengendalian Sumberdaya Perikanan dan Kelautan (EEKRPSDPK);
g. Subdinas Pembinaan Masyarakat Peternakan, Perikanan dan Kelautan;
h. Subdinas Prasarana Perikanan.
(5) Bagan susunan organisasi Satminkal, ITU dan CTU sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) sesuai yang tercantum pada lampiran
Peraturan Gubernur ini.
Pasal 3
Pimpinan Satminkal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a
mempunyai tugas ;
a. melaksanakan pengendalian umum atas pengelolaan kearsipan
dinamis;
b. memberikan disposisi surat masuk ;
c. menandatangani surat keluar.
Pasal 4
(1) ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b mempunyai tugas :
a. melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU;
b. mengkoordinasikan kegiatan CTU.
(2) Pimpinan ITU sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (2) huruf a mempunyai
tugas ;
a. memimpin dan membina teknis pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU;
b. mengendalikan arus informasi dalam bentuk surat dan dokumen yang masuk
maupun keluar;
c. mengkoordinasikan kegiatan CTU;
d. bekerja sama dengan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah dalam penyusutan,
pemusnahan dan penyerahan arsip.
(3) Pelaksana Sehari-hari ITU sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat
(2) huruf b mempunyai tugas ;
a. memimpin pengurusan arsip dinamis pada ITU;
b. membantu mengkoordinasikan kegiatan CTU.
(4) Penerima dan pencatat surat sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (2)
huruf c mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan
penerimaan dan pencatatan surat masuk.
(5) Pengarah surat sebagaimana dimaksud daiam pasal 2 ayat (2) huruf d mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengarahan surat dan penentuan umur simpan arsip.
(6) Pengendali surat dan penata arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (2) huruf e mempunyai tugaS melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan
pengendalian dan penomoran surat serta penataan, penyimpanan dan penyusutan arsip serta bertanggung jawab terhadap proses pengetikan.
(7) Pengirim surat sebagaimana dimaksud daiam pasal 2 ayat (2) huruf f mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengiriman surat.
Pasal 5
(1) CTU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c mempunyai tugas :
a. mengolah arsip dinamis yang masuk ke CTU serta mengonsep naskah dinas
yang akan ditandatangani oleh pmpinan Satuan Administrasi Pangkal;
b. menyelesaikan naskah dinas Satuan Administrasi Pangkal yang akan ditandatangani oleh Pimpinan CTU;
c. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh
Pimpinan Satuan Administrasi Pangkal.
(2) Pimpinan CTU mempunyai tugas :
a. memimpin dan bertanggungjawab atas pengolahan surat masuk, penyiapan konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal serta penyelesaian naskah dinas intern yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU;
b. mendisposisikan naskah dinas yang masuk ke CTU;
c. mengoreksi konsep dan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal darti substansi materi;
d. memaraf net naskah dinas yang pengetikannya telah sesuai dengan konsep;
e. menandatangani naskah dinas intern Satminkal.
(3) Sekpeng mempunyai tugas :
a. menerima dan mendistribusikan naskah dinas dan surat masuk ke CTU:
b. menyiapkan LD pimpinan CTU;
c. mengoreksi konsep naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU dari aspek bahasa, redaksi dan format;
d. mendistribusikan konsep naskah dinas/perbal yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal;
e. menyampaikan naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU kepada alamat yang dituju;
f. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal;
g. melaksanakan pengetikan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU
h. memberikan nomor naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU
i. menyimpan arsip dinamis CTU yang substansinya telah selesai diolah.
(4) Pengolah mempunyai tugas :
a. mengolah naskah dinas yang masuk ke CTU;
b. mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal dan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU.
BAB III
SARANA KEARSIPAN
Bagian Kesatu
Sarana Pencatatan dan Pengendalian Naskah Dinas
Paragraf 1
Jenis Sarana
Pasal 6
Dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan Dinamis Satminkal Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan menggunakan sarana pencatatan dan pengendalian naskah dinas sebagai berikut;
a. LD ;
b. KK ;
c. LP ;
d. Lembar peminjaman;
e. Lembar teguran;
f. Kartu penunjuk silang;
g. Nomorator;
h. Stempel jadwal retensi arsip;
i. Stempel tanggal. Paragraf 2
Lembar Disposisi
Pasal 7
(1) LD digunakan untuk menulis perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan yang terdiri :
a. LD warna kuning untuk pimpinan Satminkal;
b. LD warna putih untuk pimpinan CTU.
(2) LD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan, diisi dan dilampirkan pada surat oleh Sekpim dan Sekpeng.
Paragraf 3
Kartu Kendali
Pasal 8
(1) KK digunakan untuk mengendalikan surat penting yang memerlukan jawaban dan sebagai katalogus (untuk penemuan kembali arsip).
(2) KK diketik atau ditulis dengan jelas.
(3) KK untuk Satminkal Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan terdiri dari 2 (dua)
lembar yaitu :
a. KK lembar kesatu berwarna putih;
b. KK lembar kedua berwarna merah.
(4) KK lembar kesatu dan lembar kedua disimpan berdasarkan kode
klasifikasi yang dibantu dengan susunan menurut indeks nama
(badan, instansi, atau orang).
Paragraf 4
Lembar Pengantar
Pasal 9
(1) LP sesuai dengan penggunaannya dibedakan :
a. LP putih digunakan untuk :
1) menyampaikan surat keluar;
2) menyampaikan surat-surat dari ITU ke pimpinan Satminkal dan CTU, dari CTU ke ITU, atau antar CTU.
b. LP merah digunakan untuk menyampaikan surat rahasia dari ITU kepada yang berhak menerimanya;
c. LP kolektif digunakan untuk menyampaikan beberapa surat yang ditujukan kepada satu alamat tertentu.
(2) LP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh penerima, pencatat surat, pengirim surat, Sekpeng dan Sekpim,
(3) LP putih yang digunakan di lingkungan Satminkal dibuat sesuai dengan kebutuhan, sedangkan LP merah masing-masing dibuat rangkap 2 (dua).
(4) LP putih yang digunakan untuk menyampaikan surat keluar dan LP Kolektif masing-masing dibuat satu lembar,
(5) LP putih, LP merah dan LP kolektif masing-masing disimpan dalam lemari katalog berdasarkan indeks nama (instansi, badan atau orang).
Paragraf 5
Lembar Peminjaman
Pasal 10
(1) Lembar peminjaman digunakan sebagai bukti bahwa suatu arsip/dokumen sedang dipinjam,
(2) Lembar peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh Sekpeng
serta pengendali surat dan penata arsip.
(3) Lembar peminjaman diketik atau ditulis dengan jelas.
(4) Lembar peminjaman dibuat rangkap 3 (tiga) dengan penggunaan sebagai berikut.
a. lembar asli kesatu berwarna putih untuk instansi (pejabat) yang meminjamkan arsip;
b. lembar kedua berwarna putih untuk yang meminjam arsip;
c. lembar ketiga berwarna merah digunakan sebagai pengganti surat/arsip yang dipinjam dan disimpan dalam foldernya.
Paragraf 6
Lembar Teguran
Pasal 11
(1) Lembar teguran digunakan untuk memberikan teguran kepada CTU, tentang ;
a. adanya surat yang telah habis jangka waktu simpannya;
b. kelambatan pengolahan surat;
c. jangka waktu peminjaman arsip telah habis.
(2) Lembar teguran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat rangkap 2 (dua) oleh pengendali surat dan penata arsip atau pejabat di ITU.
(3) Lembar teguran disimpan dalam folder berdasarkan Indeks Nama (Badan,
Instansi atau orang) yang ditegur,
Paragraf 7
Kartu Petunjuk Silang
Pasal 12
(1) Kartu petunjuk silang digunakan untuk mempertemukan peristilahan penamaan yang berbeda tetapi sama artinya, beberapa informasi yang berbeda tetapi sating berkaitan disimpan ditempat yang berlainan tetapi dapat menunjukkan tampat arsip yang bersangkutan.
(2) Kartu petunjuk silang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan dan diisi
oieh Sekpeng pangendali surat dan penata arsip.
Paragraf 8
Nomorator
Pasal 13
(1) Petugas yang mencantumkan nomorator adalah penerima dan pencatat surat.
(2) Nomorator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk mencantumkan urutan surat masuk ke Satminkal.
(3) Setiap surat masuk yang diterima oleh Satminkal, sebelum disampaikan kepada pimpinan Satminkal harus dibubuhi Nomorator pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan.
Paragraf 9
Stempel Jadwal Retensi Arsip
Pasal 14
(1) Stempel jadwal retensi arsip digunakan untuk mencantumkan umur simpan arsip di CTU dan Kantor Arsip Daerah,
(2) Setiap surat masuk yang diterima oleh Satminkal, sebelum disalurkan ke CTU (Pengolah) harus dibubuhi stempel jadwal retensi arsip pada halaman belakang surat lembar pertama di sudut kanan atas oleh penerima dan pencatat surat.
(3) Petugas yang mengisi kolom umur simpan arsip pada stempel jadwal retensi arsip adalah pengarah surat.
(4) Pemantauan jangka waktu simpan suatu arsip dihitung dari tanggal surat.
(5) Umur simpan arsip yang tertera pada Stempel Jadwal retensi arsip merupakan pedoman waktu penyimpanan,
(6) Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan umur simpan arsip yang tertuang pada kolom-kolom stempel jadwal retensi arsip.
Paragraf 10
Stempel Tanggal
Pasal 15
(1) Stempel tanggal digunakan untuk mencantumkan tanggal surat masuk ke Satminkal.
(2) Setiap surat masuk yang diterima Satminkal sebelum disampaikan kepada Pimpinan Satminkal harus dibubuhi stempel tanggal pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan.
(3) Petugas yang mencantumkan stempel tanggal adalah penerima dan pencatat surat.
Bagian Kedua Sarana Penyimpanan Pasal 16 Sarana Penyimpanan
arsip dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :
1. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk perabot kantor, antara lain lemari arsip
(manual dan/atau elektrik), filing kabinet, lemari katalog, dan rak arsip;
2. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk alat tulis kantor, antara lain map, kotak arsip (boks);
3. sarana penunjang penyimpanan arsip, yaitu penunjuk (guide) dan kata tangkap (caption).
Pasal 17
Kegunaan sarana penyimpanan arsip adalah sebagai berikut.
(1) Lemari arsip dan filing kabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dinamis.
(2) Lemari Katalog yang terdiri:
a. lemari katalog LD digunakan untuk menyimpan tembusan LD;
b. lemari katalog KK untuk menyimpan KK, LP, lembar peminjaman, dan kartu petunjuk silang.
(3) Rak arsip termasuk lemari arsip digunakan untuk menyimpan kotak arsip (boks) yang telah berisi arsip/folder.
(4) Kotak arsip (boks) digunakan untuk menyimpan arsip yang telah ditata perfolder.
(5) Folder digunakan untuk menyimpan arsip.
(6) Penunjuk (guide) digunakan untuk menyekat lembar-lembar pencatatan,
BAB IV
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK
Pasal 18
(1) Surat yang ditujukan kepada Kepala Dinas hams melalui Bagian Tata Usaha selaku ITU.
(2) Surat yang belum dicatat oleh ITU tidak dibenarkan untuk diproses lebih lanjut.
(3) Semua surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hams diproses lebih lanjut, kecuali surat kaleng.
Pasal 19 (1)
(1) Prosedur Pengelolaan Surat Masuk adalah sebagai berikut.
a. Penerima dan Pencatat Surat bertugas :
1. menerima dan meneliti semua surat, baik yang disampaikan oleh pengirim surat maupun melalui pos, fasilitas e-mail;
2. membuka sampul surat, kecuali surat rahasia dan mencocokkan antara alamat yang tertera pada surat dengan alamat sampulnya serta mencocokkan jumlah lampirannya, dengan ketentuan :
a) surat yang bukan untuk Dinas Peternakan, Perikanan dan Kelautan dikembalikan kepada pengirimnya;
b) jika alamat yang tercantum pada sampul surat sama dengan alamat suratnya, sampulnya dapat dimusnahkan, sedangkan jika di dalam surat tidak tercantum alamat lengkap dari pengirimnya, sampul surat diikutsertakan;
c) surat yang pada kepala suratnya atau di dalam teksnya dinyatakan ada lampiran, tetapi temyata lampirannya tidak ada, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut.
1) Jika melalui pos fasilitas e-mail; atau sejenis itu hams ditulis "lampirannya tidak ada" kemudian diparaf oleh penerima dan pencatat surat;
2) Jika melalui pengirim surat, agar dikembalikan kepada pengirim surat yang bersangkutan;
3) Membubuhi paraf, nama jelas serta tanggal terima surat pada tanda terima surat/bukti penerimaan;
4) Membubuhkan nomor, tanggal penerimaan dan paraf penerima dan pencatat surat pada bagian bawah surat;
5) Membubuhkan stempel jadwal retensi arsip pada bagian belakang surat
sebelah kanan atas.
6). Menyampaikan :
a) Surat rahasia kepada yang berhak menerima dengan menggunakan 2 (dua) LP merah sebagai sarana pengiriman;
b) Surat bukan rahasia kepada Pengarah Surat.
7). Menyimpan LP merah rangkap kesatu setelah diparaf
oleh yang berhak menerima.
b. Pengarah Surat bertugas :
1. menerima surat-surat dari penerima dan pencatat surat.
2. memilah-milah surat ke dalam 3 (tiga) kelompok yaitu surat perlu jawaban, aurat tidak perlu jawaban dan dokumen pelayanan.
3. memberi pengarahan pada bagian bawah surat.
4. mengisi umur simpan arsip pada kolom Stempel Jadwal Retensi Arsip,
5. menyampaikan semua surat kepada Penerima dan Pencatat Surat.
6. menyampaikan dokumen peiayanan kepada Pengendali Surat dan Penata Arsip.
c. Penerima dan pencatat surat bertugas :
1. menerima semua surat dari Pengarah Surat.
2. melampirkan dan mengisi:
a) LP Putih rangkap 2 (dua) bagi surat perlu jawaban;
b) LP Putih rangkap 3 (tiga) bagi surat tidak perlu jawaban.
3. menyampaikan surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) serta surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) kepada Kepala Dinas melalul Sekpim.
4. menerima kembali:
a) LP putih lembar ke-1 (satu) yang telah diparaf oleh Sekpim untuk surat perlu jawaban dan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga untuk surat tidak perlu jawaban.
b) Menyimpan LP Putih lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga dalam lemari katalog.
d. Sekpim bertugas :
1. menerima surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) serta surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) atau surat rahasia beserta LP merah rangkap 2 (dua) dari penerima dan pencatat surat.
2. memaraf LP putih lembar ke-1 (satu), selanjutnya LP putih lembar ke-1 (satu) dan/atau lembar ketiga dikembalikan kepada penerima dan pencatat surat.
3. melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 2 (dua) pada surat.
4. menyampaikan surat beserta LD kuning rangkap 2 (dua) kepada Kepala Dinas,
5. menyimpan LP putih lembar kedua dan LP merah lembar kedua dalam lemari katalog.
e. Kepala Dinas bertugas :
1. menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim;
2. memberikan disposisi pada LD kuning;
3. mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpim.
f. Sekpim bertugas :
1. menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 2 (dua) dari Kepala Dinas.
2. menyatukan LD Kuning lembar ke-1 (satu) pada suratnya.
3. menyampaikan surat perlu jawaban dan LD Kuning lembar ke-1 (satu) kepada pengendali surat dan penata arsip serta surat tidak perlu jawaban dan LD kuning lembar ke-1 (satu) kepada penerima dan pencatat surat dengan menggunakan LP putih
lembar ke-2 (dua) yang berasal darl penerima dan pencatat surat
4. menyimpan LP putih lembar ke-2 (dua) yang telah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip atau penerima dan pencatat surat serta LD kuning lembar ke-2 (dua) dalam lemari katalog.
g. Penerima dan pencatat surat
1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas kepada CTU pengolah dari
Sekpim beserta LP putih lembar ke-2 (dua).
2. memaraf LP putih lembar ke-2 (dua) dan mengembalikan kepada Sekpim,
3. menyampaikan surat dan LD kuning lembar ke-1 (satu) kepada Sekpeng CTU pengolah dengan menggunakan LP putih lembar ke-1 (satu) dan lembar ke-3 (tiga) sebagai sarana pengiriman.
4. menerima kembali LP putih lembar ke-1 (satu) yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah.
5. menyimpan LP putih lembar ke-1 dalam lemari katalog. h. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas
1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas dari Sekpim beserta LP putih lembar ke-2 (dua).
2. menerima dokumen pelayanan dari pengarah surat.
3. memaraf LP putih lembar ke-2 (dua) dan mengembalikan kepada Sekpim,
4. menyampaikan surat perlu jawaban dan LD kuning lembar ke-1 serta dokumen pelayanan kepada Sekpeng CTU pengolah dengan menggunakan KK masuk lembar ke-1 (satu) dan ke-2 (dua) sebagai sarana pengiriman.
5. menyimpan KK masuk lembar ke-1 (satu) yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah dalam lemari katalog.
i. Sekpeng CTU Pengolah bertugas
1. Menerima berupa :
a) surat perlu jawaban dan dokumen pelayanan beserta KK surat masuk rangkap 2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip;
b) surat tidak perlu jawaban beserta LP Putih lembar kesatu dan lembar ketiga dari penerima dan pencatat surat.
2. Memaraf berupa :
a) KK surat masuk lembar ke-1 (satu) dan mengembalikannya kepada Pengendali Surat dan Penata Arsip;
b) LP Putih lembar ke-1 (satu) dan mengembalikannya kepada Penerima dan Pencatat Surat.
3. Melampirkan LD Putih rangkap 2 (dua);
4. Menyimpan KK masuk lembar ke-2 (dua), dan LP Putih lembar ke-3 dalam lemari katalog.
j. Pimpinan CTU Pengolah bertugas :
1. menerima dan meneliti surat serta dokumen pelayanan dari Sekpeng;
2. memberikan disposesi pada LD putih;
3. mengembalikan surat dan dokumen pelayanan yang telah didisposisi kepada Sekpeng CTU pengolah,
k. Sekpeng CTU Pengolah bertugas :
1. menerima kembali surat dan dokumen pelayanan beserta LD Putih rangkap 2 yang telah didisposisi oleh pimpinan CTU pengolah;
2. melepas LD Putih lembar ke-2 (dua) dari surat dan menyatukan LD putih lembar ke-1 (satu) pada surat atau dokumen pelayanan dan meneruskan surat tidak perlu jawaban dongan menggunakan LP putih satu lembar serta
meneruskan surat perlu Jawaban dan dokumen pelayanan dengan
menggunakan KK masuk lembar ke-2 (dua) kepada pengolah surat;
3. menyimpan LD putih lembar ke-2 (dua) serta LP putih dan KK masuk lembar ke-2 (dua) dalam lemari katalog.
I. Pengolah Surat bertugas :
1. menerima surat dan dokumen pelayanan dari Sekpeng CTU pengolah;
2. memproses surat sesuai dengan disposisi pimpinan.
(2) Dalam hal surat rahasia setelah diketahui oleh yang berhak menerima ternyata bukan rahasia dan menjadi surat perlu jawaban atau surat tidak perlu jawaban, pengurusan selanjutnya mengikuti ketentuan pengurusan surat perlu jawaban atau surat tidak perlu jawaban.
(3) Bagan prosedur pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai yang tercantum pada lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB V
PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Teknis Pembuatan Naskah Dinas
Pasal 20
1.) Konsep naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran dan surat-surat penting lainnya, yang disusun oleh CTU pengonsep atau pejabat lain yang ditunjuk, baik atas perintah Kepala Dinas maupun atas inisiatif sendiri, dituangkan dalam blanko perbal, dengan ketentuan sebagai berikut. a. Jika materi naskah dinas melibatkan beberapa CTU maka semua
pimpinan CTU yang terkait harus ikut memberikan pertimbangan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom pemaraf serta dan setiap pemarafan harus dilengkapi dengan tanggal pemarafan.
b. Setiap terjadi perubahan, maka pejabat yang mengadakanperubahanharus membubuhkan paraf dan tanggal pemarafan pada perubahan tersebut.
2). Konsep perbal naskah dinas yang telah diparaf/disetujui oleh pejabat penanda tangan selanjutnya diberikan nomor dan tanggal surat olehPengendali surat dan penata arsip serta diketik rapi dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Naskah dinas diketik sebanyak instansi yang akan dikirimi ditambah dengan
dua eksemplar yaitu satu eksemplar untuk disimpan dalam perbal sebagai pertinggal dan satu eksemplar lagi untuk CTU Pengonsep;
b. Apabila perlu perbanyakan ketikan net dapat dilakukan dengan fotokopi;
c. Naskah dinas asli diketik dengan menggunakan kertas ukuran A4 dan sesuai dengan perkembangan teknologi pengetikan dapat dilakukan dengan komputer;
d. Untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat digunakan stempel ASLI dan stempel TEMBUSAN ditempatkan pada sudut kiri atas, dengan posisi miring;
e. Bentuk dan format naskah dinas disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas;
f. Sebelum diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan maka naskah dinas harus diperiksa/ditaklik;
g. Pemeriksaan mengenai kebenaran materi dilakukan oleh Pimpinan CTU Pengonsep dengan membubuhkan paraf sebelah kiri nama jabatan dan memaraf perbal pada kolom "Net telah disetujui oleh Unit/sub Unit/CTU Pengonsep";
h. Pemeriksaan redaksional dan pengetikan dilakukan oleh pelaksana sehari-hari ITU dan diparaf oleh pimpinan ITU di sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas.
(3) Ketikan net naskah dinas diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk dimintakan tanda tangan dengan memperhatikon hal-hol sebagai berikut.
a. Tembusan naskah dinas yang akan dijadikan pertinggal (arsip) ditempatkan paling atas;
b. Kepala Dinas menandatangani asli naskah dinas dan calon pertinggal atau
tembusan yang dianggap perlu, sedangkan tembusan lainnya dapat
menggunakan stempel tanda tangan.
Pasal 21
(1) Penulisan nama jabatan dan tempat pemarafan seperti berikut.
(x) KEPALA DINAS PETERNAKAN, PERIKANAN DAN KELAUTAN PROVINSI DKI JAKARTA, (xx)
NAMA JELAS
NIP
(2) Paraf pimpinan CTU pengonsep pada sebelah kiri nama jabatan Kepala Dinas (x).dan paraf pimpinan ITU pada sebelah kanan nama Jabatan Kepala Dinas (xx)
(3) Pemarafan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan pada lembar tembusan yang akan dijadikan pertinggal.
Bagian Kedua
Penomoran Naskah Dinas
Pasal 22
Penomoran semua naskah dinas dilakukan oleh ITU dalam hal ini
pengendali surat dan penata arsip
Pasal 23
(1) Penomoran naskah dinas untuk surat keluar terdiri dari dua komponen, yaitu nomor urut dan kode klasifikasi, yang dibatasi dengan garis miring.
(2) Penulisan nomor surat keluar dan kode klasifikasi sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) ditulis sebagai berikut.
Nomor: xx /-xxx xxx
XX Nomor Urut
--------------► -XX . XXX : Kode kiasifikasi
(3) Nomor surat keluar dicatat dalam buku nomor surat keluar, dengan kolom-kolom ; nomor urut, kode klasifikasi, tanggal dan nomor surat, isi ringkas, ditujukan kepada dan keterangan.
(4) Penomoran sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan
Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember.
Pasal 24
(1) Penomoran naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, dan pengumuman diatur sebagai berikut,
a. penomoran peraturan, instruksi, seruan dan pengumuman terdiri atas dua komponen yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan kata TAHUN dengan ketetuan penulisan sebagai berikut.
NOMOR XX TAHUN XXXX
_________ * XX Nomor Urut
_______ ». XXXX : Tahun Penetapan
b. penomoran keputusan terdiri atas dua komponen yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan ketentuan penulisan sebagai berikut.
NOMOR XX/XXXX
---------------------- * XX : Nomor Urut
--------------- ► XXXX : Tahun Penetapan
c. penomoran surat edaran terdiri dari tiga komponen yaitu nomor urut, tulisan SE dan tahun pombuatan yang masing-masing dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penulisan sebagai berikut.
Nomor: XX/SE/XXXX
----------------- ► XX Nomor Urut
--------------------- ► SE : Surat Edaran
-> XXXX : Tahun Penetapan
(2) Nomor peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, seruan dan pengumuman masing-masing dicatat dalam buku tersendiri,
(3) Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember.
Bagian Ketiga
Penandatanganan Naskah Dinas
Pasal 25
(1) Pada dasamya semua naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Dinas.
(2) Kepala Dinas dapat mendelegasikan sebagian kewenangannya dalam hal
penandatanganan naskah dinas kepada pejabat struktural yang ditunjuk, dan
pendelegasian kewenangannya dibuat secara tertulis dengan keputusan Kepala
Dinas
(3) Pengetikan nama jabatan yang diberi pendelegasian wewenang menandatangani naskah dinas atas nama Kepala Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sebagai berikut :
a.n. KEPALA DINAS PETERNAKAN. PERIKANAN
DAN KELAUTAN PROVINSI DKI JAKARTA
KEPALA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,
NAMA JELAS
NIP
(4) Apabila ada naskah dinas yang menurut ketentuan harus ditandatangani oleh Kepala Dinas atas nama Gubernur, Kepala Dinas tidak dibenarkan melimpahkan kewenangan tersebut kepada siapapun.
Pasal 26
Naskah Dinas yang bersifat kebijakan dan mengandung aspek yuridis harus ditandatangani oleh Kepala Dinas.
BAB VI
PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS
Pasal 27
(1) Prosedur pembuatan naskah dinas dilakukan dengan tahapan sebagai berikut,
a. Pengonsep bertugas :
1. menyiapkan konsep naskah dinas dalam blangko perbal lengkap dengan pegisiannya;
2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Dikerjakan Oleh";
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pimpinan CTU pengonsep.
b. Pimpinan CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pengonsep;
2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom "Diperiksa Oleh" dan kolom "Pemaraf Serta";
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU Pengonsep.
c. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang sudah diparaf oleh pimpinan CTU
pengonsep;
2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Diedarkan Oleh";
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Sekpeng CTU terkait dengan menggunakan LP putihsebagai sarana penyampaian.
d. Sekpeng CTU Terkait bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan inisiatif sendiri dengan LP putih dari Sekpeng CTU pengonsep;
2. memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng CTU pengonsep ;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU terkait.
e. Pimpinan CTU Terkait bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU terkait;
2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada koiom pemaraf serta;
3. mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU terkait,
f. Sekpeng CTU Terkait bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU terkait;
2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP putih sebagai sarana pengiriman.
g. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri
dari Sekpeng CTU terkait;
2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan Kartu Kendali surat masuk lembar ke-2 (dua), setelah terlebih dahulu menuiiskan kata-kata "beserta konsep perbal/lampiran" pada kolom keterangan, kemudian memaraf. Dalam hal konsep perbal bukan merupakan jawaban surat masuk (perbal inisiatif 3endiri) maka penyampaiannya dengan menggunakan LP putih rangkap 3 (tiga);
3. menyimpan LP putih atau Kartu Kendali lembar ke-1 (satu) dalam lemari katalog setelah ditukar dengan Kartu Kendali lembar ke-2 (dua).
h. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU pengonsep beserta Kartu Kendali surat masuk lembar kedua atau LP putih 3 (tiga) rangkap;
2. mencabut Kartu Kendali surat masuk dan perbal inisiatif sendiri lembar ke-1 (satu) dan menuiiskan kata-kata yang sama seperti pada Kartu Kendali lembar ke-2 (dua), kemudian memaraf;
3. menyerahkan Kartu Kendali surat masuk lembar ke-1 (satu) atau LP putih lembar ke-1 (satu)kepada Sekpeng CTU pengonsep;
4. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU,
i. Pelaksana Sehari-hari ITU bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pengendali surat dan penata arsip;
2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta, bagian yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan pada
sisi sebelah kiri;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan ITU,
j. Pimpinan ITU bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pelaksana sehari-hari ITU;
2. memaraf perbal dan membubuhkan tanggal paraf pada kolom pemaraf serta sisi 3ebelah kanan;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip.
k. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan ITU;
2. mengisi tanggal pada kolom "Diajukan pada tanggal" dengan tanggal pemarafsertaan pimpinan ITU;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan Kartu Kendali surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-2 (dua) dan ke-3 (tiga) sebagai sarana pengiriman;
4. menyimpan kartu kendali surat masuk iembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-3 (tiga) dalam lemari katalog.
I. Sekretaris Pimpinan bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan KK surat masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar ke-2 (dua) dan ke-3 (tiga) dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (dua) pada kolom diteruskan atau LP putih lembar ke-3 (tiga) dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pejabat penanda tangan;
4. Menyimpan LP putih lembar ke-2 (dua) dalam lemari katalog.
m. Pejabat Penanda tangan bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim;
2. meneliti/mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom ditetapkan oleh;
3. menyerahkan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf kepada Sekpim.
n. Sekretaris Pimpinan bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf pejabat penanda tangan;
2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Pengendali Surat dan Penata Arsip dengan menggunakan LP putih lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-2 (dua) sebagai sarana pengiriman;
3. menyimpan LP putih lembar ke-2 atau LP putih lembar ke-2 (dua) dalam lemari katalog 3etelah diparaf oleh Pengendali Surat dan Penata Arsip pada kolom diteruskan.
o. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas :
1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan LP putih lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-2 (dua) dari Sekpim;
2. memaraf LP putih lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-2 (dua) pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada Sekpim;
3. memberi nomor dan tanggal pada perbal;
4. membubuhkan paraf dan tanggal pada kolom "Dinomori Oleh";
5. menyelesaikan proses pengetikan net, pengetikan net dapat dilakukan di ITU atau di CTU pengonsep;
6. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif 3endiri kepada Pelaksana Sehari-hari ITU;
7. menyimpan ketikan net rangkap ke-1 (satu) dan rangkap ke-3 (tiga),
p. Pelaksana Sehari-hari ITU bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau inisiatif sendiri dari Pengendali Surat dan Penata Arsip;
2. menaklik ketikan net rangkap ke-2 (dua) berdasarkan konsep perbal selanjutnya memaraf:
a) Blanko perbal pada kolom "Ditaklik Oleh";
b) Ketikan net rangkap ke-2 dipojok kanan bawah pada setiap halaman.
3. menyampaikan ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas
surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan ITU.
q. Pimpinan ITU bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pelaksana sehari-hari ITU;
2. memaraf ketikan net rangkap ke-2 (dua) pada sisi kanan nama jabatan penanda tangan;
3. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip.
r. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas
surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pimpinan ITU;
2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan ketikan net rangkap ke-2 (dua) kepada Sekpeng CTU Pengonsep dengan menggunakan KK surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-3 (tiga) sebagal sarana pengiriman;
3. menyimpan KK surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-2 dalam lemari katalog setelah diparaf oleh Sekpeng CTU pengonsep.
s. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan KK surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-3 (tiga) pada kolom pengolah dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU pengonsep.
t. Pimpinan CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari sekpeng CTU pengonsep;
2. membubuhkan paraf ketikan net rangkap ke-2 (dua) pada sisi kiri nama jabatan penanda tangan surat;
3. mengembalikan ketikan net/rangkap ke-2 (dua) yang telah diparaf dan konsep
perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada sekpeng CTU pengonsep.
u. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU pengonsep;
2. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Pengendali Surat dan Penata Arsip dengan menggunakan KK surat masuk atau perbal inisiatif sendiri lembar ke-1 (satu) sebagai sarana pengiriman;
3. menyimpan KK surat masuk lembar ke-1 (satu) atau LP putih lembar ke-1 (satu) dalam lemari katalog setelah diparaf pengendali surat dan penata arsip pada kolom diteruskan.
v. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (dua) dan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari 3ekpeng CTU sengonsep;
2. memaraf KK surat masuk lembar ke-1 (satu) atau LP putih lembar ke-1 (satu)
pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada sekpeng CTU pengonsep;
3. meneliti kelengkapan paraf pada ketikan net rangkap kedua baik paraf pada sisi kiri dan kanan nama jabatan penanda tangan maupun paraf hash penakllkan pada setlap halaman net rangkap ke-2 (dua);
4. mengambil ketikan net rangkap ke-1 (satu) dan ke-3 (tiga) untuk digabung dengan ketikan net rangkap ke-2 (dua), dengan posisi ketikan net rangkap kedua paling atas, serta membubuhkan stempel asli pada ketikan net rangkap kesatu dan tembusan pada ketikan net rangkap kedua dan ketiga;
5. menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-3 (tiga) sebagai sarana pengiriman. w. Sekretaris Pimpinan bertugas :
w. Sekretaris Pimpinan Bertugas :
1. menerima ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (dua) atau LP putih lembar ke-3 (tiga) pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Pejabat Penanda tangan.
x. Pejabat Penanda tangan bertugas :
1. menerima ketikan net dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim;
2. menandatangani ketikan net;
3. mengembalikan ketikan net yang telah ditandatangani beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim.
y. Sekretaris Pimpinan bertugas :
1. menerima naskah dinas rangkap 3 (tiga), konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri;
2. menyampaikan naskah dinas rangkap 3 (tiga) beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif 3endiri kepada Pengendali Surat dan Penata Arsip dengan menggunakan LP putih baru 1 (satu) lembar sebagai sarana pengiriman;
3. menyimpan LP putih dalam lemari katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip,
(2) Bagan prosedur pembuatan naskah dinas sebagaimana tercantum pada
lampiran peraturan Gubernur ini,
BAB VI
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR
Pasal 28
(1) Pengiriman semua surat keluar termasuk surat proyek meialui ITU.
(2) ITU bertanggung jawab atas penyampaian/pengiriman surat keluar tepat pada waktunya.
Pasal 29
(1) Prosedur pengendalian surat keluar adalah sebagai berikut.
a. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :
1. Menerima surat yang telah ditandatangani oleh pejabat penanda tangan
beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim;
2. memaraf LP putih satu lembar pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada Sekpim;
3. menggandakan surat keluar sebanyak yang dibutuhkan;
4. membubuhkan stempel pada surat;
5. mengisi KK surat keluar rangkap 2 (dua):
6. menyampaikan surat (asli) dan perbal kepada petugas pengirim 3urat dengon menggunakan KK 3urat keluar rangkap 2 (dua) sebagal sarana pengiriman.
b. Pengirim Surat bertugas :
1. menerima surat (Asli) dan perbal beserta KK surat keluar rangkap 2 (dua) dari pengendali 3urat dan penata arsip;
2. memaraf perbal pada kolom "Diterima Oleh Pengirim Surat" dan kolom "Dikirim Oleh" 3erta KK surat keluar rangkap 2 (dua) pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyiapkan/mengetik alamat pada sampul surat, stempel dan LP putih 1 lembar;
4. menyimpan LP putih dalam lemari katalog.
c. Pengendali Surat dan Penata Arsip bertugas :
1. menerima kembali perbal dan KK surat keluar rangkap 2 (dua) dari pengirim surat;
2. memaraf kolom "Perbal dan Pertinggal Disimpan Oleh" pada perbal dan menuliskan tanggal pemarafan;
3. memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (dua) dan KK surat keluar lembar ke-1
(satu) dan ke-2 (dua) pada kolom di3impan sekaligus menuliskan kode lokasi
penyimpanan berkas.
4. menyimpan berupa:
a) surat keluar pertinggal, perbal dan surat masuk dalam filing kabinet;
b) KK surat masuk lembar ke-2 (dua) dalam lemari katalog.
5. menyampaikan surat keluar tembusan dan KK surat keluar lembar ke-1 (satu) kepada Sekpeng CTU Pengonsep dengan menggunakan KK surat keluar lembar ke-2 (dua) sebagai sarana pengiriman;
6. menerima kembali KK surat keluar lembar ke-2 (dua) setelah diparaf oleh Sekpeng CTU pengonsep selanjutnya menyimpannya ke dalam lemari katalog
digabung dengan KK surat masuk lembar ke-2 (dua).
d. Sekpeng CTU pengonsep bertugas :
1. menerima surat keluar tembusan serta KK surat keluar lembar ke-1 dan
ke-2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip;
2. memaraf KK surat keluar lembar ke-2 (dua) pada kolom pengolah
dan mengembalikan pada pengendali surat dan penata arsip;
3. menyimpan Surat Keluar Tembusan dalam lemari arsip dan KK surat keluar lembar ke-1 (satu) dalam lemari katalog digabung dengan KK surat masuk lembar ke-1 (satu).
(2) Bagan prosedur pengelolaan surat keluar sebagaimana tercantum pada lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB VII
PENYIMPANAN ARSIP DAN LEMBAR PENCATATAN
Bagian Kesatu
Penyimpanan Arsip
Pasal 30
(1) Arsip dinamis yang masih digunakan dalam pelaksanaan proses pekerjaan di3impan oleh CTU pengolah sedangkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam proses pekerjaan disimpan dan dipelihara oleh ITU.
(2) CTU harus menyerahkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam
proses pekerjaan kepada ITU.
Bagian Kedua
Paragraf 1
Penyimpanan Arsip dan Lembar Disposisi
Pasal 31
Penyimpanan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut.
a. Pengendali surat dan penata arsip mengelompokkan arsip berdasarkan
kode klasifikasi dan menyusunnya ke dalam map folder menurut indeks
nama badan/instansi/ orang yang tercantum pada tabulasi tersebut;
b. Penyusunan map folder menurut indeks dipisahkan dengan penunjuk (guide);
c. Map Folder dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang telah diberi kode klasifikasi dan disusun secara vertical;
d. Kotak Arsip ditempatkan di dalam rak arsip dan/atau Lemari Arsip.
Pasal 32
Penyimpanan Lembar Disposisi dilakukan sebagai berikut
a. Lembar Disposisi disimpan dalam lemari katalog;
b. Penyimpanan dikelompokkan berdasarkan kronologis waktu menurut
tanggal, bulan dan tahun;
c. Penyusunan Lembar Disposisi dipisahkan dengan Penunjuk (Guide):
1. warna merah untuk menunjukkan tahun;
2. warna hijau untuk menunjukkan bulan;
3. warna kuning untuk menunjukkan tanggal.
d. Penempatan Penunjuk (Guide) warna merah disusun menurut urutan tahun;
e. Penempatan Penunjuk (Guide) warna hijau disusun menurut urutan bulan dengan menempatkan bulan Desember sebagai urutan pertama;
f. Penempatan Penunjuk (Guide) warna kuning disusun menurut urutan tanggal diseeuaikan dengan interval waktu sesuai kebutuhan.
Paragraf 2
Penyimpanan Lembar Pencatatan
Pasal 33
Penyimpanan LP dilakukan sebagai berikut.
a. LP disimpan dalam Lemari Katalog.
b. Penyimpanan LP dikelompokkan berdasarkan indeks nama badan/
instansi/orang.
c. Pengelompokan dipisahkan dengan Penunjuk (Guide).
1. warna merah untuk menunjukkan instansi induk;
2. warna hijau untuk menunjukkan sub instansi;
3. warna kuning untuk menunjukkan sub-sub instansi.
Paragraf 3
Penyimpanan Kartu Kendali
Pasal 34
Penyimpanan Kartu Kendali dilakukan sebagai berikut. :
a. Kartu Kendali disimpan dalam Lemari Katalog;
b. Penyimpanan Kartu Kendali dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi (masalah);
c. Pengelompokan dipisahkan dengan Penunjuk (Guide):
1. warna merah untuk menunjukkan masalah pokok;
2. warna hijau untuk menunjukkan submasalah;
3. warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah.
Paragraf 4
Penyimpanan Kartu Penunjuk Silang
Pasal 35
Penyimpanan Kartu Penunjuk Silang dilakukan sebagai berikut.
a. Kartu Penunjuk Silang disimpan dalam Lemari Katalog.
b. Penyimpanan Kartu Penunjuk Silang dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi dan
indeks.
c. Pengelompokan dipisahkan dengan Penunjuk (Guide):
1. warna merah untuk menunjukkan masalah pokok atau instansi induk;
2. warna hijau untuk menunjukkan submasalah atau subinstansi;
3. warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah atau sub-subinstansi.
Paragraf 5
Penyimpanan Lembar Peminjaman
Pasal 36
Penyimpanan Lembar Peminjaman dilakukan sebagai berikut.
a. Lembar Peminjaman kecil disimpan dalam Lemari Katalog.
b. Lembar Peminjaman besar disimpan dalam map arsip yang dipinjam.
c. Pengelompokan dipisahkan dengan Penunjuk (Guide):
1. warna merah untuk menunjukkan masalah pokok;
2. warna hijau untuk menunjukkan submasalah;
3. warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah.
BAB VIII
PENYUSUTAN ARSIP
Bagian Kesatu
Tahapan Penyusutan Arsip
Pasal 37
Tahapan penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip dari CTU pengolah ke ITU;
b. pemilahan arsip oleh ITU (Pengendali Surat dan Penata Arsip);
c. pemusnahan arsip;
d. penyerahan arsip dari Satminkal ke Kantor Arsip Daerah.
Bagian Kedua
Teknis Penyusutan Arsip
Paragraf 1
Teknis Pemindahan Arsip
Pasal 38
(1) Sekpeng CTU pengolah menyampaikan arsip yang telah selesai diproses ke ITU dengan menggunakan daftar pertelaan arsip dan berita acara pemindahan arsip.
(2) Sekpeng CTU pengolah memusnahkan tembusan naskah dinas beserta berkasnya
setelah dianggap tidak berguna lagi yang diikuti dengan pemusnahan lembar
pencatatannya.
Paragraf 2
Teknis Pemilahan Arsip
Pasal 39
(1) ITU meneliti dan memilah-milah arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya sesuai dengan daftar retensi, minimal 6 (enam) bulan sekali.
(2) ITU mengelompokkan arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya menjadi;
a. kelompok arsip yang diusulkan untuk dapat dimusnahkan;
b. kelompok arsip yang masih perlu disimpan lebih lanjut oleh Satminkal;
c. kelompok arsip yang diusulkan untuk ditransfer ke Kantor Arsip Daerah.
(3) ITU membuat Daftar Pertelaan Arsip untuk masing-masing kelompok arsip,
(4) ITU menyampaikan :
a. daftar pertelaan arsip beserta arsip yang akan dimusnahkan kepada Panitia
Pemusnahan Arsip;
b. arsip-arsip yang akan disimpan lebih lanjut sebagaimana dimaksud ayat (2) huruf b beserta daftar pertelaan arsip ke Kantor Arsip Daerah.
Paragraf 3
Teknis Pemusnahan Arsip
Pasal 40
(1) ITU mengajukan Daftar Pertelaan Arsip untuk arsip yang akan dimusnahkan kepada Panitia Pemusnahan Arsip untuk dinilai.
(2) Panitia pemusnahan arsip selanjutnya memberikan pertimbangan atas usul pemusnahan arsip dimaksud, apabila dianggap perlu panitia pemusnahan arsip dapat meneliti langsung arsip fisiknya.
(3) Arsip yang oleh panitia pemusnahan arsip dapat dimusnahkan, dibuatkan daftar pertelaan arsip yang merupakan lampiran dart rekomendasi panitia pemusnahan kepada pimpinan ITU.
(4) Pimpinan ITU selaku Ketua panitia pemusnahan arsip membuat surat usulan persetujuan pemusnahan arsip kepada pimpinan satminkal yang dituangkan dalam surat persetujuan pemusnahan arsip.
(5) Pimpinan ITU selaku ketua panitia pemusnahan arsip setelah mendapat
persetujuan dari pimpinan satminkal, langsung melaksanakan pemusnahan arsip.
(6) Pemusnahan arsip dilaksanakan oleh panitia pemusnahan arsip dan dibuatkan berita acara pemusnahan arsip.
Paragraf 4
Teknis Penyerahan Arsip
Pasal 41
(1) Penyerahan arsip kepada Kantor Arsip Daerah dikoordinasikan dan dilakukan oleh ITU.
(2) Tata cara pelaksanaan penyerahan arsip diatur sebagai berikut.
a. Setiap tahun diadakan penyortiran arsip yang masa simpannya telah mencapai 5 (lima) tahun dan arsip ini dipindahkan ke tempat simpannya, misalnya ditempatkan pada filing kabinet tersendiri atau ditempatkan di Kotak arsip dan tiap kotak arsip ditempel label.
b. Membuat daftar pertelaan arsip rangkap dua untuk arsip yang akan diserahkan kepada Kantor Arsip Daerah
(3) Menyerahkan arsip beserta daftar pertelaan arsip lembar kesatu, kedua dan ketiga kepada Kantor Arsip Daerah, setelah terlebih dahulu mengadakan kesepakatan bersama.
(4) Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud ayat (2) huruf b harus dibuatkan berita acara rangkap 2 (dua) yang ditandatangani oleh Kepala Dinas Petemakan, Perikanan dan Keiautan dan Kepala Kantor Arsip Daerah.
(5) Berita Acara Penyerahan Arsip iembar ke-1 (satu) dan daftar pertelaan arsip lembar ke-1 (satu) disimpan oleh Dinas Petemakan, Perikanan dan Kelautan, sedangkan Berita Acara lembar ke-2 (dua) disimpan oleh Kantor Arsip Daerah.
(6) Dengan diterimanya berita acara penyerahan arsip beserta daftar pertelaan arsip, maka kartu kendali dan LP untuk arsip yang bersangkutan dimusnahkan.
(7) Berita acara dan daftar pertelaan arsip berfungsi sebagai pengganti kartu kendali
dan LP serta arsip yang telah dimusnahkan,
BAB IX
PENGENDALIAN DAN EVALUASI
Pasal 42
(1) Pimpinan ITU berkewajiban melaksanakan pengendalian terhadap proses pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan
(2) Terhadap kegitan pengendalian wajib dievaluasi setiap tahun untuk dijadikan bahan laporan.
(3) Pimpinan ITU wajib menyampaikan laporan pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan tahunan kepada Pimpinan Satminkal.
BABX
PEMBIAYAAN
Pasal 43
Segala biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan pengelolaan Administrasi Kearsipan Dinamis termasuk pengadaan sarana kearsipan untuk Satminkal Dinas Petemakan, Perikanan dan Keiautan dibebankan pada Anggaran Pondapatan dan Belanja Daerah.
BAB XI
KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 46
Ketentuan lebih lanjut Pelaksanaan Peraturan Gubernur ini yang bersifat teknis ditetapkan oleh Kepala Dinas
BAB XII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 47
Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
BERITA DAERAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA TAHUN 2007 NOMOR 13
