ketetapan dewan perwakilan mahasiswa universitas

KETETAPAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

NOMOR 15/TAP/DPM UI/IV/2015

TENTANG

PENGESAHAN RANCANGAN KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN

MAJELIS WALI AMANAT UNIVERSITAS INDONESIA UNSUR MAHASISWA

TAHUN 2015

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

Menimbang: a. bahwa Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur

Mahasiswa melakukan fungsi pelayanan dan advokasi

mahasiswa di bidang akademik dan nonakademik sesuai

dengan wewenang Majelis Wali Amanat Universitas

Indonesia;

b. bahwa Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur

Mahasiswa memiliki badan kelengkapan bertugas untuk

membuat rancangan kerja dan anggaran tahunan demi

kelanjutan dan kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi

Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur

Mahasiswa;

c. bahwa Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur

Mahasiswa berkewajiban meminta pengesahan rancangan

kerja dan anggaran tahunan kepada Dewan Perwakilan

Mahasiswa Universitas Indonesia;

d. bahwa Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas

Indonesia memiliki wewenang untuk mengesahkan

rancangan kerja dan anggaran tahunan Majelis Wali

Amanat Universitas Indonesia Unsur Mahasiswa;

e. bahwa Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur

Mahasiswa telah menyerahkan rancangan kerja dan

anggaran tahunan kepada Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia untuk disahkan;

f. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a, b, c, d, dan e, maka Dewan

Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia perlu

membuat ketetapan mengenai pengesahan rancangan

kerja dan anggaran tahunan Majelis Wali Amanat

Universitas Indonesia Unsur Mahasiswa Tahun 2015;

Mengingat: Pasal 7 Undang-Undang Dasar Ikatan Keluarga Mahasiswa

Universitas Indonesia;

Memperhatikan: Sidang Anggota Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia pada tanggal 13 Maret 2015

mengenai pembahasan rancangan kerja dan anggaran

tahunan Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia

Unsur Mahasiswa Tahun 2015;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan: KETETAPAN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA TENTANG PENGESAHAN

RANCANGAN KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN MAJELIS

WALI AMANAT UNIVERSITAS INDONESIA UNSUR

MAHASISWA TAHUN 2015

Pasal 1

Setelah melalui proses pemeriksaan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia, dengan ketetapan ini Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia mengesahkan Rancangan Kerja dan Anggaran

Tahunan Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur Mahasiswa

Tahun 2015 sebagaimana terlampir.

Pasal 2

Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Depok

Pada Tanggal : 6 April 2015

Pukul : 20.19 WIB

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA

Presidium II

ttd

(Rajiv Muhammad)

Presidium I

ttd

(Raditya Pranadi)

Presidium III

ttd

(Hendriq Fauzan K.)

LAMPIRAN I KETETAPAN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA

NOMOR : 15/TAP/DPM UI/IV/2015

TANGGAL : 6 April 2015

RANCANGAN KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN

MAJELIS WALI AMANAT UNIVERSITAS INDONESIA UNSUR MAHASISWA

TAHUN 2015

PROPOSAL RANCANGAN KERJA ANGGARAN

BADAN KELENGKAPAN MAJELIS WALI AMANAT UNIVERSITAS INDONESIA UNSUR MAHASISWA

TAHUN 2015

DEPOK

UNIVERSITAS INDONESIA JANUARI 2015

2

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................................1 DAFTAR ISI ............................................................................................................... 2 I. PENDAHULUAN ..................................................................................................... 3

1.1 Visi ............................................................................................................... 4 1.2 Misi ............................................................................................................... 5 1.3 Struktur BK MWA UI UM 2015 ..................................................................... 8 1.4 Deskripsi Tugas ............................................................................................ 9 1.4.1 MWA UI UM ......................................................................................... 9 1.4.2 Sekretaris Jendral ............................................................................... 10

II. GRAND DESAIN DAN RANCANGAN PROGRAM KERJA BIDANG .......................... 11 2.1 Sekretaris ..................................................................................................................... 11 2.2 Bendahara .................................................................................................................... 15 2.3 Kajian ............................................................................................................................ 19 2.4 Litbang .......................................................................................................................... 22 2.5 KKI ............................................................................................................. 26 2.6 PSDM ......................................................................................................... 35

III. PENUTUP ........................................................................................................... 42

3

I. Pendahuluan

UU No.12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Dikti memberikan Universitas Indonesia status otonom dalam pengelolaannya. UU No.12 Tahun 2012 pun melahirkan PP No. 68 Tahun 2013 atau yang juga dikenal dengan sebutan STATUTA UI. Peraturan ini sebagai landasan UI dalam menjalakan kegiatan akademis dan non akademis. Statuta UI memberikan arahan umum untuk UI melalui Kebijakan Umum (KU), Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Strategis (Renstra), hingga arahan paling detail yaitu Rencana Kegiatan Anggaran (RKA). Pada Statuta UI dijelaskan lah sebuah organ tertinggi yang mengurusi permalahan non-akademis yaitu Majelis Wali Amanat.

Tahun 2014 menjadi tahun yang bersejarah bagi Universitas Indonesia. MWA UI atas amanat dari Statuta UI menjalankan proses Pemilihan Rektor UI periode 2014-2019. Setelah 2 tahun UI berada pada status quo akhirnya pada 18 November 2014 lalu terpilih Rektor Definitif. Prof. Dr. Ir. Muhammad Anis M. Met, Rektor UI.

Mahasiswa sebagai stakeholder terbesar di UI harus mengambil peran dalam mengawasi kinerja rektor baru. Mahasiswa yang tergabung dalam POKJA PEMILIHAN REKTOR lalu sudah membuat Rekomendasi Kebijakan dan disampaikan kepada Rektor terpilih di tahun 2014. Rekomendasi Kebijakan ini terdiri dari kajian dan aspirasi dari permasalahan fakultas hingga permasalahan UI. Rektor definitif sudah menunjukkan itikad baiknya dengan turut menanda tangani Rekomendasi Kebijakan yang diajukan. Namun yang menjadi pertanyaan adalah “apakah Rektor definitif akan melaksanakan Rekomendasi Kebijakan yang telah beliau tanda tangani?”.

MWA UI Unsur Mahasiswa sebagai sosok yang “mewakilkan” lebih dari 40.000 mahasiswa UI dalam forum MWA UI memiliki peran yang sangat strategis dan memiliki “power” yang tidak dimiliki oleh mahasiswa lainnya. Melalui peran MWA UI UM, merupakan satu-satunya cara untuk menjaga dan memastikan Rekomendasi Kebijakan dikerjakan oleh Rektor. Hal tersebut dapat dilakukan berdasarkan Statuta UI dimana terdapat tugas dan wewenang MWA UI.

4

Untuk mengoptimalkan dan menjaga peran MWA UI UM maka dibutuhkan suatu “Tim Ahli” yang saat ini dikenal dengan Badan Kelengkapan MWA UI UM (BK MWA UI UM). BK MWA UI UM ini merupakan badan yang bekerja agar MWA UI UM dapat bekerja sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Adapun hal yang dilakukan oleh BK MWA UI UM adalah menampung aspirasi mahasiswa UI, melakukan kajian atau merumuskan suatu sikap rekomendasi yang akan disampaikan oleh MWA UI UM dalam forum MWA UI, dan juga memberikan informasi secara terbuka kepada mahasiswa tentang kinerja MWA UI UM.

Dalam melaksanakan tugasnya, BK MWA UI UM haruslah berkolaborasi dan sinergis dengan BEM UI, BEM Fakultas hingga HMD. Peran BK MWA UI UM ini erat kaitannya dengan peran BEM UI di bidang advokasi kesejahteran mahasiswa dan kajian isu strategis. Baik dalam hal merumuskan kebijakan maupun pengambilan sikap BEM UI dan MWA UI UM harus memiliki pemahaman yang sama. 1.1 VISI

“BK MWA UI UM yang aktif, informatif, dan responsif untuk kebermanfaatan mahasiswa Universitas Indonesia.”

BK MWA UI UM dengan MWA UI UM merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan. Visi BK MWA UI UM menunjang visi MWA yaitu menyuarakan aspirasi mahasiswa UI demi terwujudnya UI sebagai kampus rakyat.

Melihat dinamika yang terjadi di tahun 2015 seperti evaluasi kinerja Rektor, pembangunan UI, tata kelola UI, biaya pendidikan, dan lain sebagainya, maka perlu ada beberapa nilai yang harus dimiliki oleh BK MWA UI UM. Nilai-nilai ini pun ada agar dalam perjalanannya, kinerja BK MWA UI UM dapat dirasakan kebermanfaatannya oleh mahasiswa UI.

Aktif BK MWA UI UM disini diposisikan berperan sebagai “pemain” dalam menjalankan

tugasnya, bukan hanya sebagai “penonton” maupun “komentator”. Maka sebuah

5

keharusan untuk BK MWA UI melakukan kinerjanya secara aktif. Aktif memiliki arti bahwa dalam setiap kegiatan yang akan dilakukan dalam tugasnya, BK MWA UI UM haruslah memiliki inisiatif awal. Aktif menjaring aspirasi, membangun relasi, menjalin koordinasi, dan lain sebagainya.

Informatif Berbeda dengan BEM UI, MWA UI UM ialah lembaga yang ditugaskan untuk

mewakili mahasiswa dalam Majelis Wali Amanat sebagai organ tertinggi di Universitas Indonesia. MWA UI UM bekerja di tataran kekuasaan elitis kampus. Elitis yang dimaksudkan adalah bahwa apa yang dikerjakan MWA UI UM dilakukan pada Forum MWA UI. Fakta dan data mengenai pembangunan UI pada FORUM MWA UI UM hanya dapat diakses oleh MWA UI UM. Data dan fakta terkait wajib diinformasikan kepada seluruh mahasisa UI. Nilai informatif seperti ini yang harus dimiliki oleh BK MWA UI.

Responsif Seperti yang sudah dipaparkan sebelumnya bahwa tahun 2015 akan menjadi

tahun yang dinamis mengenai isu tentang UI. Baik dari biaya pendidikan ataupun tata kelola UI, ditambah lagi dengan telah terpilihnya Rektor Definitif yang dapat secara sah mengeluarkan kebijakan-kebijakan yang berdampak besar. Oleh karena itu BK MWA UI UM harus siap dan tanggap cepat terhadap fenomena yang terjadi. Baik itu merupakan hasil dari kebijakan Rektor, maupun dari hasil aspirasi mahasiswa.

1.2 MISI Untuk terwujudnya visi BK MWA UI UM, dibutuhkan adanya misi yang harus

dilakukan oleh BK MWA UI UM. Misi tersebut ada lima, yaitu : 1. BK MWA UI UM yang aktif menjaring dan mengolah aspirasi dari mahasiswa UI. 2. BK MWA UI UM yang aktif mengkaji dan menginformasikan permasalahan UI

secara jelas dan terbuka 3. BK MWA UI UM yang responsif terhadap isu-isu strategis dan kebijakan kampus

dalam ruang lingkup Univeristas Indonesia.

6

4. BK MWA UI UM yang aktif membangun relasi dan berkoordinasi dengan lembaga lain yang menunjang kinerja BK-MWA UI UM

5. BK MWA UI UM yang solid dan profesional

BK – MWA UI UM yang aktif menjaring dan mengeloh aspirasi dari mahasiswa UI MWA UI UM sebagai representasi dari mahasiswa memiliki privelese untuk turut

merumuskan kebijakan kampus di Forum MWA UI. Dalam memberikan usulan rumusan kebijakan, MWA UI UM dibantu oleh Badan kelengkapan dalam menjaring aspirasi mahasiswa berupa data dan fakta yang terjadi di ruang lingkup Universitas Indonesia. Data dan fakta yang telah didapatkan, harus diolah oleh badan kelengkapan agar data dan fakta mencerimankan aspirasi mahasiswa yang sesungguhnya terlepas dari kepentingan lembaga dan golongan tertentu.

BK- MWA UI UM yang aktif mengkaji dan menginformasikan permasalahan UI Secara jelas dan terbuka

MWA UI UM memliki tugas dan wewenang sebagai MWA UI selaku lembaga tertinggi di Universitas Indonesia. Hal ini memberikan kewajiban MWA UI UM untuk peduli terhadap permasalahan UI khususnya yang menyangkut kepentingan mahasiswa. Badan kelengkapan dengan MWA UI UM wajib mengkaji permasalahan UI agar terciptanya kajian yang bersifat ilmiah dan akademis. Kajian yang sudah bersifat ilmiah dan akademis diinformasikan oleh MWA UI UM di forum MWA atau kekuasaaan elit. Selain itu, Badan kelengkapan bersama MWA UI UM wajib menginformasikan kajian tersebut kepada Mahasiswa.

BK- MWA UI UM yang Responsif terhadap isu- isu strategis dan kebijakan kampus dalam ruang lingkap Univeristas Indonesia .

MWA UI UM ialah bagian dari tak terpisahkan dari MWA UI, Namun MWA UI UM tidak dapat menghilangkan “Kepentingan Mahasiswa” karena nama UM dibelakangnya. BK-MWA UI UM harus responsif terhadap terhadap isu Kebijakan Kampus yang dibuat oleh rektor terutama yang menyangkut kepentingan mahasiswa. BK-MWA UI UM juga

7

harus responsif terhadap isu-isu strategis yang akan terjadi di tahun 2015 seperti UKT dan Laporan Kinerja dan Evaluasi Rektor. Responsif di sini berupa pernyataan sikap MWA UI UM yang dilandasi kajian yang bersifat akademis. Selain itu, bentuk lain dari responsif dari MWA UI UM yaitu mengadvokasi mahasiswa baik yang bermasalah agar mendapatkan haknya.

BK MWA UI UM yang aktif Membangun relasi dan berkoordinasi dengan lembaga lain yang menunjang kinerja BK MWA UI UM

Berdasarkan UUD IKM UI, MWA UI UM ialah lembaga yang ditugaskan untuk mewakili mahasiswa dalam Majelis Wali Amanat sebagai organ tertinggi di Universitas Indonesi. “Mewakili” di sini memiliki arti membawa aspirasi yang khusunya membawa kepentingan Mahasiswa. Sehingga, BK MWA UI UM wajib menjalin relasi yang baik kepada lembaga kemahasiswaan baik tingkat universitas maupun tingkat fakultas guna membangun pemahaman yang sama. Setelah terciptanya relasi yang baik, BK MWA UI UM berkoordinasi secara pasif maupun aktif kepada lembaga kemahasiswaan tersebut dalam menjaring aspirasi untuk disampaikan ke rektor dan forum MWA UI. Kordinasi secara pasif berupa penyampaian informasi

BK MWA UI UM yang solid dan profesional Badan Kelengkapan (BK) MWA UI sebagai badan kelengkapan memiliki peran

yang menunjang kinerja MWA UI UM dalam menjalankan tugasnya sebagai “Perwakilan” mahaisiswa di forum MWA UI. Peran tersebut dioperasionalisasikan ke dalam bentuk penjaringan, pengelolahan dan penyampaian aspirasi mahasiswa. Performa dari BK MWA UI tentu akan sangat mempengaruhi performa MWA UI UM. BK MWA UI UM harus bersifat solid menjadi satu – kesatuan yang kokoh dalam bekerja, agar konsisten dalam mendukung performa BK MWA UI UM, dan satu-kesatuan juga dalam pemahaman dan sikap terhadap isu-isu strategis. Setelah Badan kelengkapan menjadi kokoh, Badan tersebut harus bersifat profesional, dimana setiap anggota memiliki kemahiran sesuai bidangnya. Setiap bidang juga harus menjalankan sesuai standar operasioanal prosedur yang telah ditetapkan.

8

1.3 Struktur BK MWA UI UM

Struktur organisasi memiliki definisi yaitu susunan maupun hubungan antara tiap bidang yang berada pada organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan, hubungan aktivitas, dan fungsi yang dibatasi. Stuktur merupakan hasil dari analisa pekerjaan sebagai penjabaran sekaligus pembagian porsi peran guna tercapainya visi- misi lembaga. Berikut Stuktur BK MWA UI UM 2015

BK MWA UI UM 2015 dikomandoi oleh Sekretaris jenderal yang berkordinasi

dengan MWA UI UM, MWA UI UM memberikan arahan kinerja kepada sekretaris jenderal yang kemudian diejawantahakan oleh sekretaris jenderal untuk dteruskan kepada bidang-bidang. Dalam menjalankan fungsi administratif BK-MWA UI UM 2015, sekretaris jenderal dibantu oleh kedua bidang yaitu bendahara dan sekretaris. Kemudian, Internal BK- MWA UI UM diawasi dan dikelola oleh PSDM.

Alur kerja dari ketiga bidang didasari pada alur proses yaitu input, proses dan ouput. Input disini mensupply berbagai macam data berupa aspirasi dari mahasiswa dan fakta permasalahan yang ada di ruang lingkup kampus. Peran tersebut dikerjakan oleh Bidang Litbang, proses disini dimaksud ialah mengelolah input untuk menjadi kajian yang mendeskripsikan sikap, namun tetap bersifat akademis. Hasil olahan akan dibahasakan

Sekretaris Jenderal

LITBANG KK KKI PSDM

Sekretaris Bendahara

MWA UI UM

9

oleh bidang Kantor Komunikasi dan Informasi menjadi Bahasa yang yang mudah dipahami oleh mahasiswa.

1.4 Deskripsi Tugas

1.4.1 MWA UI UM Landasan MWA UI UM dalam bekerja ialah Statuta dan UUD IKM UI

Statuta UI

1. Menetapkan kebijakan umum UI setelah mendapatkan pertimbangan dari SA dan DGB

2. Melakukan pengawasan terhadap kondisi keuangan UI 3. Mengesahkan Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana

Strategis (Renstra), dan RKA serta mengevaluasi implementasinya 4. Memberikan masukan kepada Rektor atas pengelolaan UI, dan pelaksanaan

peraturan perundang-undangan 5. Mengangkat dan memberhentikan Rektor UI

UUD IKM UI

1. Melakukan fungsi pelayanan dan advokasi mahasiswa di bidang akademik dan nonakademik sesuai dengan wewenang Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia

2. Melakukan koordinasi dengan seluruh lembaga kemahasiswaan di Ikatan Keluarga Mahasiswa Universitas Indonesia

3. Menjaring aspirasi dari mahasiswa Universitas Indonesia yang kemudian diolah dan diperjuangkan dalam rapat Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia

4. Memberikan informasi kebijakan Majelis Wali Amanat UI yang bersifat terbuka kepada mahasiswa

5. Mewakili mahasiswa dalam pemberian pendapat dan pengambilan keputusan di Majelis Wali Amanat Universitas Indonesia Unsur Mahasiswa

10

6. Membuat dan melaksanakan program kerja berdasarkan Undang-Undang Dasar IKM UI maupun aturan-aturan yang mengaturnya di Universitas Indonesia sesuai dengan kebutuhan

MWA UI UM di dalam BK MWA UI UM

1. Menjalakan statuta UI 2. Bersama dengan Sekretaris jenderal menentukan arahan umum BK MWA UI UM 3. Berkoordinasi dengan Sekretaris jenderal dalam setiap perencanaan atau agenda

ke-MWA-an (Forum MWA UI,Rapat Pansus, undangan, gelar terbuka, dsb) 4. Bersama dengan Sekretaris jenderal bertanggung jawab atas setiap gerakan yang

dibangun untuk mengoptimalkan tugas sebagai MWA UI UM 5. Membangun koordinasi gerakan dengan lembaga kemahasiswaan atau

membentuk tim ad hoc yang diketahui oleh sekretaris jenderal 6. Bersama dengan Sekretaris jenderal bertanggung jawab atas setiap gerakan yang

dibangun untuk mengoptimalkan tugas sebagai MWA UI UM 7. Melaporkan agenda MWA UM kepada Sekretaris Jenderal dan menaati agenda

yang sudah diterima dan dijadwalkan Sekretaris jenderal. 8. Berhak memberhentikan anggota BK MWA UI UM meminta persetujuan Badan

Pengurus Harian BK MWA UI UM

1.4.2 Deskripsi Kerja Seketaris jenderal

1. Mengelola dan memastikan berjalannya fungsi BK MWA UI UM sebagai bagian dari MWA UI UM dengan optimal dan profesional berasaskan kekeluargaan

2. Mewakili MWA UI UM dalam forum tingkat IKM UI jika MWA UI UM berhalangan hadir (kecuali dalam forma)

3. Sekretaris jenderal mengkomandoi Badan Kelengkapan MWA UI UM sesuai arahan dari MWA UI UM

4. Bersama MWA UI UM membangun koordinasi gerakan dengan Lembaga Kemahasiswaan IKM UI

11

5. Membuat sistem yang fleksibel untuk BK MWA UI UM dalam rangka merespon isu dan kebijakan kampus

6. Membangun suasana kekeluargaan yang kuat dalam Badan Kelengkapan MWA UI UM

7. Bertanggung jawab dalam setiap gerakan ataupun program kerja yang diselenggarakan oleh BK MWA UI UM

8. Berhak untuk melakukan restrukturisasi organisasi apabila situasi terlampau dinamis

9. Mengkoordinir pengolahan, pembahasan, dan pengkajian hasil rapat MWA di tataran BK MWA UI UM

10. Mengkoordinir persiapan rapat MWA di tataran BK MWA UI UM dengan optimalisasi litbang dan kajian

11. Bersama dengan BK MWA UI UM, membuat dan melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan.

II. Grand Desain dan Rancangan Program Kerja Bidang

2.1 Grand Design dan Deskripsi Program Kerja Sekretaris Sekretaris merupakan bagian dari bidang internal yang bertugas di bawah

komando Sekretaris Jendral BK MWA UI UM. Sekretaris bertanggungjawab secara langsung dalam mengelola administrasi dan timeline kerja BK MWA secara keseluruhan. Seorang sekretaris merupakan seseorang yang memiliki kemampuan dasar-dasar kesekretariatan, serta memiliki tingkat kerapihan dan ketelitian yang tinggi dalam mengelola administrasi dan timeline kerja BK supaya menjadi lembaga yang teratur dan terarsip dengan baik dalam rangka mendukung seluruh kegiatan BK MWA UI UM 2015.

Deskripsi kerja sekretaris sesuai dengan Grand Design BK MWA UI UM 2015 antara lain :

1. Melakukan fungsi administratif BK MWA UI UM yang bersifat kesekretariatan

12

2. Melakukan inventarisasi aset, pemeliharaan fasilitas, pengaturan manajemen ruangan, dan perawatan penggunaan inventaris milik Badan Kelengkapan MWA UI UM

3. Membuat timeline terintegrasi dari semua bidang tiap 1 bulan 4. Membuat catatan pengabdian MWA UI UM setiap bulan dan LPJ BK MWA UI UM 5. Membangun suasana kekeluargaan yang erat dalam Badan Kelengkapan MWA UI

UM 6. Notulen dalam setiap rapat PH ataupun pleno 7. Membuat progam kerja sesuai arahan sekretaris jenderal

Arahan Strategis Bidang

Visi yang akan dibawa sekretaris pada BK MWA UI UM 2015 adalah : “Mewujudkan BK MWA UI UM yang profesional, sinergis, tertib administratif, dan terarsip

dengan baik” Sebagai salah satu penunjang dalam BK MWA UI UM, sekretaris harus memiliki

ketelitian, kerapihan, dan disiplin waktu yang baik. Hal ini demi menunjang kebutuhan BK MWA UI UM sebagai lembaga kemahasiswaan yang profesional, yaitu yang mampu bekerja dengan sinergis, baik antar bidang maupun internal antar bidang. Sinergis ini dapat diwujudkan dengan pengontrolan timeline kerja yang baik yang merupakan salah satu tugas sekretaris. Sekretaris pun harus mempu menciptakan BK MWA UI UM yang tertib administratif, seperti membuat surat dan lpj sesuai dengan aturan dan tepat waktu. Terakhir, mewujudkan BK MWA UI UM yang terarsip dengan baik, yaitu lengkap dan rapi.

Deskripsi Program Nama Kegiatan Administrasi Tujuan Kegiatan Memenuhi kebutuhan administrasi BK MWA UI UM 2015 Deskripsi Kegiatan Pemenuhan kebutuhan-kebutuhan administrasi bidang dan

lembaga Aspek kegiatan - Waktu dan Tempat Sepanjang kepengurusan

13

Sasaran Kegiatan Internal BK MWA UI UM (sesuai kebutuhan) Aliansi kerjasama - Estimasi Dana Estimasi pencetakkan surat :

Rp 25.000,- /bulan x 10 bulan = Rp 250.000,- Pencetakkan proposal : Rp 20.000,-/proposal x 10 buah = Rp 200.000,- Pencetakkan lpj : Rp 45.000,- /lpj x 3 buah = Rp 135.000,- Total = Rp 485.000,-

Estimasi SDM Sekretaris lembaga

Parameter Keberhasilan

Setiap kebutuhan administratif BK MWA UI UM terpenuhi

Penanggung Jawab Miranti Bentuk Kegiatan Administratif

Nama Kegiatan Catatan Pengabdian Tujuan Kegiatan Keterbukaan, dan usaha untuk membuat BK MWA UI UM menjadi

lebih familiar dia kalangan mahasiswa UI Deskripsi Kegiatan Pembuatan catatan progress kerja setiap bidang pada BK MWA

UI UM yang dipublikasikan setip bulan efektif Aspek kegiatan - Waktu dan Tempat Setiap bulan efektif sepanjang kepengurusan Sasaran Kegiatan Internal BK MWA UI UM (sesuai kebutuhan) Aliansi kerjasama Semua bidang untuk membuat catatan pengabdian, KKI untuk

publikasi, bendahara untuk laporan keuangan Estimasi Dana -



Terpublikasi setiap bulan efektif (sekitar 6 bulan, terhitung dari grand launching)

14

Penanggung Jawab Miranti Bentuk Kegiatan Tulisan

Nama Kegiatan Organigram BK MWA UI UM 2015 Tujuan Kegiatan Membentuk anggota BK MWA UI UM 2015 yang harmonis,

termotivasi, dan terapresisasi Deskripsi Kegiatan Pembuatan organigram BK MWA UI UM 2015 di sekre Aspek kegiatan - Waktu dan Tempat April, sekre BK MWA UI UM Sasaran Kegiatan Anggota BK MWA UI UM Aliansi kerjasama KKI media untuk foto Estimasi Dana Rp 100.000,-



Organigram terpajang tepat waktu

Penanggung Jawab Miranti Bentuk Kegiatan Inventaris

Nama Kegiatan Pengelolaan ruangan dan fasilitas Tujuan Kegiatan Menciptakan ruangan BK MWA UI UM sebagai pusat interaksi

anggota BK MWA UI UM yang nyaman dan terinventaris dengan baik

Deskripsi Kegiatan Pengelolaan ruangan, inventarisasi Aspek kegiatan - Waktu dan Tempat Pembelian atribut ruangan : April, Pengelolaan ruangan :

sepanjang tahun Sasaran Kegiatan BK MWA UI UM Aliansi kerjasama KKI media untuk foto Estimasi Dana Rp 500.000,-

15

Estimasi SDM Sekretaris lembaga Parameter Keberhasilan

Adanya inventarisasi 2 kali selama kepengurusan, 75% inventaris dalam keadaan baik, dibuatnya SOP

Penanggung Jawab Miranti Bentuk Kegiatan Inventaris 1.2 Grand Design dan Deskripsi Program Kerja Bendahara

Bendahara merupakan bagian dari bidang internal yang bertugas di bawah komando Sekretaris Jendral BK MWA UI UM. Bendahara bertanggungjawab secara langsung dalam mengatur keuangan BK secara keseluruhan. Selain itu, bendahara memiliki peran strategis, yaitu sebagai supporting system yang akan mencari sumber pendanaan melalui kegiatan yang dijalankan secara efisien dan efektif. Seorang bendahara merupakan seseorang yang memiliki visi, kreatifitas serta keuletan dalam mengatur keuangan BK sehingga dapat bekerja dengan baik dalam rangka mendukung seluruh kegiatan BK MWA UI UM 2015.

Deskripsi kerja bendahara sesuai dengan Grand Design BK MWA UI UM 2015 antara lain :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan alokasi dan pemanfaatan keuangan BK MWA UI UM bersama dengan Sekretaris Jenderal

2. Melakukan pengecekan dan pengawasan secara berkala terhadap kondisi keuangan Badan Kelengkapan MWA UI UM

3. Membuat laporan keuangan BK MWA UI UM tiap bulan dan mempublikasikannya selama 3 bulan sekali

4. Mengembangkan usaha mandiri MWA UI UM sebagai supporting system dalam segi pendanaan bagi kegiatan operasional MWA UI UM

5. Membuat progam kerja sesuai arahan sekretaris jenderal


Visi yang akan dibawa bendahara pada BK MWA UI UM 2015 adalah :

16

“Mewujudkan bendahara BK MWA UI UM yang profesional, teliti, jujur, oportunis, kreatif dan berdedikasi tinggi dalam menunjang seluruh kegiatan BK”

Sebagai sumber keuangan BK MWA UI UM, bendahara harus bekerja dengan mengedepankan sikap teliti dan jujur yang menunjukkan profesionalisme kerja yang matang. Hal ini tentunya sangat diperlukan dalam mengelola keuangan BK agar keuangan BK dapat mendukung seluruh kegiatan BK secara efisien dan efektif. Bendahara pun harus pandai menangkap peluang-peluang yang tercipta dan harus berpikir secara taktis dan kreatif dalam melakukan kegiatan fundrising, sehingga kegiatan fundrising tersebut dapat memberikan pemasukan yang optimal yang dapat menyokong seluruh kebutuhan dana bagi tiap kegiatan yang diselenggarakan oleh BK. Selain itu, bendahara harus mampu menciptakan kegiatan fundrising yang dapat menjadi sarana peningkatan rasa kekeluargaan dan kebersamaan antar anggota BK dalam rangka terciptanya kedekatan dan solidaritas bersama untuk MWA yang lebih baik.

Deskripsi Program Nama Kegiatan Fundrising Tujuan Kegiatan Mensupport financial BK MWA UI UM 2015 Deskripsi Kegiatan Melakukan kegiatan dana usaha berupa penjualan makanan

setiap bulan Aspek kegiatan Ekonomi (1) Waktu dan Tempat Maret, April, Mei, Juni, September, Oktober dan November 2015 Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi kerjasama - Estimasi Dana 3.500.000,00, dengan rincian :

Setiap bulan mendapatkan profit sebesar Rp 500.000,- Estimasi SDM Anggota BK MWA UI UM Parameter Keberhasilan

Setiap produk untuk fundrising berhasil terjual sesuai target dan memenuhi profit yang diharapkan

Penanggung Jawab Sarah

17

Bentuk Kegiatan Jualan Rutin

Nama Kegiatan Garage sale Tujuan Kegiatan Mensupport financial BK MWA UI UM 2015 Deskripsi Kegiatan Mengadakan garage sale berupa penjualan barang-barang

bekas yang diperoleh dari barang-barang anggota BK MWA UI UM

Aspek kegiatan Ekonomi (1) Waktu dan Tempat Minggu, 14 Juni 2015 di Pasar Pagi Kutek Sasaran Kegiatan Masyarakat umum Aliansi kerjasama - Estimasi Dana Profit Rp 750.000,00, dengan rincian :

150 x @5.000 Estimasi SDM Anggota BK MWA UI UM Parameter Keberhasilan

Seluruh barang untuk garage sale laku terjual (minimal menjual 150 pieces)

Penanggung Jawab Sarah Bentuk Kegiatan Eventual

Nama Kegiatan MWA’s Atribut Tujuan Kegiatan Sumber pemasukkan tambahan yang berasal dari internal

pengurus Deskripsi Kegiatan Membuat jaket dan id card bagi seluruh anggota BK MWA UI

UM lalu menjualnya ke aggota tersebut Aspek kegiatan Ekonomi (1) Waktu dan Tempat Jaket : April

ID Card dan emblem : Februari Tote Bag : April

Sasaran Kegiatan Anggota BK MWA UI UM Aliansi kerjasama KKI( membuat desain)

18

Estimasi Dana Profit dengan rincian : Jaket 26 x 20.000 = 520000 ID Card dan emblem 26 x 3000 = 78000

Estimasi SDM 10 orang Parameter Keberhasilan

Semua anggota BK MWA UI UM 2015 membeli MWA’s atribut

Penanggung Jawab Sarah Bentuk Kegiatan Penjualan

Nama Kegiatan Kartu Nama MWA UI UM Tujuan Kegiatan Sebagai alat untuk berkenalan dengan orang-orang (elitis)

secara formal Deskripsi Kegiatan ID card berisi nama alamat, dan kontak MWA UI UM yang

membantu saat berkenalan dengan elitis saat rapat maupun pertemuan biasa

Aspek kegiatan - Waktu dan Tempat Januari 2015 Sasaran Kegiatan MWA UI UM Aliansi kerjasama KKI (untuk desain) Estimasi Dana Rp 50.000 Estimasi SDM Bendahara lembaga Parameter Keberhasilan

Kartu nama MWA UI UM dapat dicetak sesuai dengan anggaran dan waktu yang sudah ditetapkan

Penanggung Jawab Sarah Bentuk Kegiatan Pencetakkan Nama Kegiatan The Unforgotten Memories Tujuan Kegiatan Sebagai kenang-kenangan bagi pengurus BK MWA UI UM Deskripsi Kegiatan Membagikan souvenir yang berkaitan dengan BK MWA UI UM

19

Aspek kegiatan - Waktu dan Tempat November 2015 Sasaran Kegiatan Anggota BK MWA UI UM Aliansi kerjasama Bekerjasama dengan bidang KKI untuk mendokumentasikan

setiap foto kejutan ulang tahun masing-masing anggota BK MWA UI UM

Estimasi Dana Rp 780..000 dengan rincian : 26 orang x @Rp 30.000

Estimasi SDM Bendahara lembaga Parameter Keberhasilan

Semua anggota BK MWA UI UM mendapatkan souvenir

Penanggung Jawab Sarah Bentuk Kegiatan Pemberian souvenir *asumsi MWA UI UM + BK MWA UI UM berjumlah 35 orang

1.3 Grand Design dan Deskripsi Program Kerja Bidang Kajian

Bidang Kajian di BK MWA UI UM 2015 adalah bidang yang khusus mengkaji permasalahan pendidikan tinggi khususnya di UI. Kajian di BK MWA UI UM 2015 akan memfokuskan diri pada permasalahan yang dekat dan terasa kepada seluruh mahasiswa, sehingga fungsi representasi MWA UI UM makin optimal. Deskripsi Bidang Kajian

1. Melakukan dan membuat kajian terhadap isu-isu kemahasiswaan, kebijakan publik, kebijakan pembangunan, good university governance, biaya pendidikan, dan evaluasi kinerja rektor yang dapat dipertanggung jawabkan

2. Memberikan rekomendasi sikap kepada MWA UI UM terhadap isu kemahasiswaan, kebijakan publik, kebijakan pembangunan, good university governance, dan kebijakan biaya pendidikan untuk disampaikan dalam forum MWA UI UM

20

3. Membuat forum kajian bersama baik internal maupun eksternal Badan Kelengkapan MWA UI UM untuk membahas isu kemahasiswaan dan kebijakan publik tertentu

4. Terlibat aktif dalam gerakan mengenai isu ke-UI-an yang dibangun bersama lembaga kemahasiswaan lain(BEM, UKM, HMJ, dsb)

5. Menyampaikan hasil kajian baik dalam bentuk event ataupun melalui bidang Kantor media dan komunikasi

6. Membuat progam kerja sesuai arahan sekretaris jenderal

Arahan Strategis Bidang Hal yang menjadi dasar gerakan bidang Kajian terdapat di misi BK MWA UI UM

itu sendiri, yakni “mengkaji dan menginformasikan permasalahan UI secara jelas, dan terbuka, serta responsif terhadap isu-isu strategis dan kebijakan kampus dalam ruang lingkap Univeristas Indonesia.” Bidang kajian akan melakukan segala hal yang dirasa perlu demi memenuhi amanat yang sudah tertera dalam misi BK MWA UI UM tersebut.

Deskripsi Program

Nama Kegiatan Kajian Rencana Kerja Anggaran, Renstra, dan RPJP UI. Tujuan Kegiatan Mentransparansikan RKA, Renstra, dan RPJP UI untuk kemudian

dapat dikritisi mahasiswa sesuai dengan kebutuhannya. Deskripsi Kegiatan Kajian secara berkala. Sosialisasi dilakukan dengan cara

kunjungan ke tiap fakultas dengan metode presentasi. Metode ini diharapkan bisa memancing awareness dari tiap fakultas sehingga secara bersama-sama berperan secara aktif dalam pengawasan pendanaan yang terdapat di fakultas, terutama yang diperuntukkan untuk bagiankemahasiswaan.

Aspek kegiatan Komunikasi Massa, Politik Pergerakan Waktu dan Tempat Januari – April 2015 Sasaran Kegiatan Lembaga Kemahasiswaan se-UI dan mahasiswa UI Aliansi kerjasama Litbang dan Sekretaris BK MWA UI UM, tidak ada lembaga luar.

21

Estimasi Dana Rp. 600.000 Estimasi SDM 7 orang Parameter Keberhasilan

Sosialisasi RKA, Renstra, RPJP ke seluruh fakultas di UI.

Penanggung Jawab Fadel (Kabid Kajian BK MWA UI UM 2015) Bentuk Kegiatan Tulisan, kunjungan, eventual

Nama Kegiatan Kajian Uang Kuliah Tunggal

Tujuan Kegiatan Mentransparansikan rancangan sistem Uang Kuliah Tunggal

yang akan diterapkan di UI.

Deskripsi Kegiatan Kajian secara berkala. Sosialisasi dilakukan melalui forum sosial-

politik net dan adkesma link berkolaborasi dengan BEM se-UI.

Metode ini diharapkan dapat memancing awareness dari tiap

fakultas sehingga secara bersama-sama berperan secara aktif

dalam pengawasan perancangan sistem Uang Kuliah Tunggal

sehingga partisipasi dapat dirasakan seluruh civitas academica

UI.

Aspek kegiatan Kesejahteraan Mahasiswa, Komunikasi Massa, Politik Pergerakan Waktu dan Tempat Februari – April 2015 Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI dan Calon Mahasiswa UI 2015 Aliansi kerjasama Litbang dan Sekretaris BK MWA UI UM, BEM se-UI

Estimasi Dana Rp. 600.000 Estimasi SDM 7 orang Parameter Keberhasilan

75% dari tujuan bersama dapat tercapai dalam advokasi UKT.

Penanggung Jawab Fadel (Kabid Kajian BK MWA UI UM 2015)

22

Bentuk Kegiatan Forum

Nama Kegiatan Kajian Tindak Lanjut Rekomendasi Kebijakan dan Evaluasi

Kinerja Rektor

Tujuan Kegiatan Menindaklanjuti poin rekomendasi kebijakan yang telah

ditandatangani dan mengevaluasi Rektor Terpilih.

Deskripsi Kegiatan Kajian secara berkala. Sosialisasi kemahasiswaan terkait tindak

lanjut rekomendasi kebijakan yang telah ditandatangani Rektor

Terpilih dan dapat mengkritisi dengan tujuan membangun.

Evaluasi kinerja rektor atas Renstra dan RPJP yang sudah

disahkan.

Aspek kegiatan Komunikasi Massa, Politik Pergerakan Waktu dan Tempat Mei – Desember 2015 Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi kerjasama Litbang dan Sekretaris, BEM se-UI. Estimasi Dana Rp. 600.000 Estimasi SDM 7 orang Parameter Keberhasilan

Rektor menerima evaluasi dari mahasiswa terkait Rekomendasi Kebijakan, Renstra, dan RPJP. Rektor bersedia menghadiri forum evaluasi yang akan diadakan di akhir tahun.

Penanggung Jawab Fadel (Kabid Kajian BK MWA UI UM 2015)

Bentuk Kegiatan Pengawasan, kajian, inisiasi forum

1.4 Grand Design dan Deskripsi Program Kerja bidang Penelitian dan pengembangan

Bidang penelitian dan pengembangan memiliki peran penting dalam penting dalam proses input berupa pengumpulan fakta dan data guna memenuhi kebutuhan BK MWA UI UM. Litbang mempunyai tanggung jawab atas kebenaran data yang digunakan sebagai

23

referensi oleh BK MWA UI UM untuk dikaji agar dihasilkannya kajian yang akademis berbasis data. Selain itu, litbang bertanggung jawab atas pengembangan kinerja MWA UI UM .

Deskripsi Kerja 1. Aktif menjaring dan mengolah aspirasi dari Lembaga Kemahasiswaan di IKM UI

maupun mahasiswa secara keseluruhan 2. Mencari dan mengolah data yang menunjang Bidang Kajian dalam menjalankan

tugasnya 3. Terlibat aktif pada gerakan yang dibangun bersama lembaga kemahasiswaan lain

(BEM, UKM, HMJ, dsb) dalam hal pencarian data dan aspirasi 4. Membuat indikator rektor penilaian yang dapat dipertanggung jawabkan 5. Melakukan fungsi evaluasi internal dengan penilaian terhadap kinerja MWA UI UM

dan BK MWA UI UM 6. Mengembangkan Performance MWA UI UM 7. Mengadakan forum secara langsung penjaringan aspirasi 8. Membuat Progam kerja sesuai arahan sekretaris jenderal


Bidang Penelitian dan pengembangan menunjang misi BK- MWA UM 2015 yaitu “aktif menjaring dan mengolah aspirasi dari mahasiswa UI”. Aspirasi mahasiswa yang telah dikumpulkan kemudian diolah agar kesimpulan data juga mencerminkan aspirasi mahasiswa Universitas Indoneseia keseluruhan. Penjaringan aspirasi mahasiswa melalui survei atau forum aspirasi secara langsung oleh mahasiswa. Selain penjaringan aspirasi, Bidang Litbang dalam mencari data dan fakta terkait permasahan UI harus berkerja sama dengan stakeholder baik di tataran birokrasi universitas maupun lembaga kemahasiswaan.

Deskripsi Program

Nama Kegiatan Analisa SWOT MWA UI UM

24

Tujuan Kegiatan Mengetahui dan merumuskan SWOT MWA UI UM 2015 Deskripsi Kegiatan Bidang Litbang melakukan survei mengenai SWOT MWA UI UM

yakni Abdelhaq Setya Subarkah yang disebarkan kepada orang-orang terdekatnya dan ketua BEM UI dan BEM se-UI. Survey dilakukan dengan menyebarkan kuesioner online untuk kemudian digunakan sebagai perumusan grand image MWA UI UM 2015 oleh bidang KKI.

Aspek kegiatan Aspek Komunikasi Massa Waktu dan Tempat Depok, Januari 2015 Sasaran Kegiatan MWA UI UM 2015 Aliansi kerjasama Bidang KKI dan Ketua BEM UI serta BEM se-UI Estimasi Dana Rp. 0 Estimasi SDM Dua orang Parameter Keberhasilan

Analisis SWOT diberikan tepat waktu dan mudah dipahami.

Penanggung Jawab Finna Handafiyah Bentuk Kegiatan Survey dan pengolahan data

Nama Kegiatan Aspirasi UKT Tujuan Kegiatan Mendapatkan gambaran sikap mahasiswa terhadap

rencana kenaikan uang kuliah tunggal. Mendapatkan gambaran kemampuan membayar

mahasiswa UI. Menjaring aspirasi mahasiswa mengenai sistem

pembayaran di UI. Deskripsi Kegiatan Bidang Litbang melakukan pengumpulan data yang diperlukan

guna menunjang Bidang Kajian dan Tim Mahasiswa dalam perumusan rekomendasi sistem pembayaran UKT.

Aspek kegiatan Aspek Kesejahteraan Mahasiswa

25

Waktu dan Tempat Depok, Februari-Maret 2015 Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi kerjasama Bidang Kajian dan Tim Mahasiswa Estimasi Dana Rp.0 Estimasi SDM 4 orang Parameter Keberhasilan

Tepat waktu Input yang dibutuhkan terpenuhi

Penanggung Jawab Nurnahdiyah Bentuk Kegiatan Survey dan pengolahan data

Nama Kegiatan Survei Citra Tengah Tahun dan Akhir Tahun Tujuan Kegiatan Mendapatkan gambaran sikap mahasiswa terhadap kinerja

BK MWA 2015 pada tengah tahun kepengurusan. Mendapatkan gambaran sikap mahasiswa terhadap kinerja

BK MWA 2015 pada akhir tahun kepengurusan. Deskripsi Kegiatan Bidang Litbang melakukan survey mengenai gambaran sikap

mahasiswa UI terhadap kinerja BK MWA UI UM 2015. Hasil survey kemudian dianalisis untuk kemudian dijadikan bahan evaluasi kinerja lembaga.

Aspek kegiatan Aspek Kaderisasi Waktu dan Tempat Depok

Tengah tahun : Juni-Juli 2015 Akhir Tahun : Novemer- Desember 2015

Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi kerjasama Bidang KKI Estimasi Dana Rp. 200.000 Estimasi SDM 4 orang Parameter Keberhasilan

Tepat waktu Input yang dihasilkan dapat menggambarkan kinerja BK

26

MWA UI UM 2015. Analisis dapat dipahami dengan mudah.

Penanggung Jawab Anja Tamabri dan Ahmad Ichsan Baihaqi Bentuk Kegiatan Survey dan pengolahan data

Nama Kegiatan Analisis satu tahun masa jabatan rector Tujuan Kegiatan Mengetahui gambaran sikap mahasiswa terhadap

kepemimpinan rektor selama setahun. Memberikan input kepada Bidang Kajian sebagai bahan

pembuatan kajian guna menunjang MWA UI UM 2015. Memberikan informasi kepada mahasiswa terkait kinerja

rektor dalam setahun masa jabatan. Deskripsi Kegiatan Bidang Litbang melakukan penelitian dan survey mengenai kinerja

rektor dalam setahun masa jabatan. Bidang Litbang menginisiasi kegiatan diskusi publik

Aspek kegiatan Aspek Politik Pergerakan Waktu dan Tempat Depok, Juli-September 2015 Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi kerjasama Bidang Kajian dan Bidang KKI BK MWA UI UM 2015 Estimasi Dana Rp. 300.000 Estimasi SDM 5 orang Parameter Keberhasilan

Tepat waktu Input yang dibutuhkan terpenuhi Output: gelar aspirasi rector

Penanggung Jawab Finna Handafiyah Bentuk Kegiatan Survey dan pengolahan data

1.5 Grand Design dan Deskripsi Program Kerja Bidang KKI

27

Kantor Komunikasi & Informasi merupakan bagian dari BK MWA UI UM yang akan mengurus kegiatan dari eksternal maupun internal. Kantor Komunikasi & Informasi menjadi sentral informasi dan publikasi yang dikeluarkan BK MWA UI UM. Sesuai dengan kebutuhan, Kantor Komunikasi & Informasi memiliki dua sub bidang yaitu Hubungan Masyarakat dan Media. Pembagian dua sub bidang ini untuk lebih memudahkan pembagian kerja namun secara entitas tetap sebagai KKI BK MWA UI UM 2015. Kepala Bidang Kantor Komunikasi & Informasi yang akan mengontrol semua kinerja dan penanggung jawab sub bidang Humas sedangkan Wakil Kepala Bidang sebagi penanggung jawab sub bidang Media.

1. Merancang strategi komunikasi dan branding BK MWA UI UM. 2. Membangun relasi yang baik dengan seluruh stakeholder MWA UI UM; 3. Membangun relasi yang baik dengan lembaga kemahasiswaan tingkat Universitas

maupun faklutas 4. Membangun dan menjaga citra positif MWA UI UM di dalam maupun di luar

lingkungan UI 5. Membuat dan mengelola media informasi secara rutin dan berkelanjutan 6. Mempublikasikan kegiatan, agenda kerja, dan hasil kerja MWA UI UM serta BK

MWA UI UM. 7. Mendokumentasikan dan menyimpan setiap dokumentasi kegiatan yang dilakukan

oleh Badan Kelengkapan MWA UI UM 8. Memastikan distribusi media yang telah dikeluarkan oleh Badan Kelengkapan

MWA UI UM sampai ke seluruh mahasiswa UI


Visi yang akan dibawa oleh Kantor Komunikasi & Informasi pada BK MWA UI UM 2015 adalah :

“Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang mampu memberikan informasi cepat dan akurat serta menjadikan MWA UI UM dekat dengan mahasiswa”

28

Misi Dengan isu-isu yang masih kurang diketahui mahasiswa UI, Kantor Komunikasi &

Informasi sebagai sarana utama informasi BK MWA UI UM mempunyai misi untuk setahun kedepan membawa BK MWA UI UM menyampaikan informasinya dalam bentuk kreatif sehingga dapat dipahami lebih mudah oleh khalayak UI. Selain itu, agar BK MWA UI UM lebih terdengar familiar di telinga mahasiswa UI, bidang Media harus memiliki ciri khas tersendiri selama setahun kedepan, seperti menggunakan flat design, template bawah, warna tosca sebagai warna BK MWA dan biru toska sebagai warna BK MWA UI UM 2015, dan lain sebagainya.

Berikut Misi yang akan dibawa Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM selama setahun kedepan: a. Melakukan branding agar lebih dekat dengan mahasiswa UI b. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM sebagai sarana informasi utama

kebijakan kampus untuk mahasiswa UI c. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang terbuka dalam hubungan

kelembagaan dan mahasiswa UI d. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang kreatif dan menarik dalam

mengemas isu agar lebih mudah dipahami dan menggunakan berbagai sarana publikasi.

Definisi Program

Sub Bidang Hubungan Masyarakat

Nama Kegiatan Grand Launching Tujuan Kegiatan Pengenalan BK MWA UI UM 2015 kepada publik

Deskripsi Kegiatan Sebuah acara yang bertujuan untuk mengenalkan MWA UI UM, Abdel, agar lebih dekat kepada mahasiswa UI dan pengenalan pengurus BK MWA UI UM. Serta mempublikasikan isu yang akan dibawa selama satu tahun kedepan.

29

Aspek Kegiatan Komunikasi Massa Waktu & Tempat Akhir bulan Maret Sasaran Kegiatan Stakeholders dan civitas UI Aliansi Kerjasama Sekretaris untuk surat perizinan keluar, Media sebagai design

publikasi acara Estimasi Dana Rp. 4.000.000,00 Estimasi SDM 9 Orang Parameter Keberhasilan

Dikenalnya MWA UI UM oleh 10% mahasiswa S1 masing-masing Fakultas Mahasiswa mengetahui fungsi MWA UI UM

Penanggung Jawab Absharina Izzaty Bentuk Kegiatan Eventual Nama Kegiatan Kunjungan Kultural Tujuan Kegiatan Pengenalan BK MWA UI UM 2015 dan mempererat hubungan

antara lembaga-lembaga se-UI Deskripsi Kegiatan Kunjungan ke lembaga-lembaga kemahasiswaan se-UI yang

dilakukan untuk mengetahui isu-isu yang sedang terjadi di fakultas-fakultas se-UI, menjaring aspirasi, dan mentransparansikan isu-isu yang akan dibawa BK MWA UI 2015 dan rapat MWA UI selama setahun

Aspek Kegiatan Komunikasi Massa Waktu & Tempat Maret-April (disesuaikan dengan kesepakatan masing-masing

fakultas) Sasaran Kegiatan Lembaga-lembaga kemahasiswaan se-UI Aliansi Kerjasama Sekretaris untuk undangan ke masing-masing fakultas, Kajian

untuk mempersiapkan isu yang akan dibawa dan dibicarakan, dan Media untuk design publikasi kunjungan kultural, sehingga terlihat transparan

30

Estimasi Dana Rp 1.500.000,00

Rincian Rp 100.000 @fakultas Estimasi SDM 5 - 10 orang disetiap kunjungan Parameter Keberhasilan

15 Fakultas dan 50% UKM UI berhasil dikunjungi

Penanggung Jawab Absharina Izzaty Bentuk Kegiatan Kunjungan Nama Kegiatan Media Sosial MWA UI UM Tujuan Kegiatan Saran publikasi semua kegiatan dan informasi BK MWA UI UM

Deskripsi Kegiatan Sarana interaksi MWA UI UM dengan mahasiswa dan transparansi informasi dengan mahasiswa maupun lembaga se-UI

Aspek Kegiatan Komunikasi Massa Waktu & Tempat Selama setahun masa kepengurusan BK MWA UI Sasaran Kegiatan Stakeholders dan civitas UI Aliansi Kerjasama Media untuk design publikasi agar lebih menarik, interaktif dan

mudah dipahami Estimasi Dana Rp 75.000 Estimasi SDM 2-3 orang Parameter Keberhasilan

Dikenalnya MWA UI UM oleh 10% mahasiswa S1 masing-masing Fakultas Mahasiswa mengetahui fungsi MWA UI UM

Penanggung Jawab Yosaphat M. S. Bentuk Kegiatan Sosialisasi media Nama Kegiatan Pojok Informasi dan Opini

31

Tujuan Kegiatan Sarana publikasi media cetak dari BK MWA dan tempat memberikan aspirasi secara langsung disetiap fakultas dan perpustakaan pusat UI

Deskripsi Kegiatan Pemasangan sebuah instalasi di setiap fakultas serta di asrama dan perpustakaan pusat sebagai pengenalan yang lebih dekat pada mahasiswa tentang BK MWA UI UM, setiap isu yang akan dikeluarkan dan kinerja BK MWA UI UM

Aspek Kegiatan Komunikasi Massa Waktu & Tempat Selama satu tahun masa kepengurusan BK MWA UI UM

Terdapat 1 buah Pojok Aspiasi di masing-masing fakultas dan di Perpustakaan Pusat serta di asrama UI

Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi Kerjasama Bendahara untuk biaya pembuatan dan penggantian konten,

Humas untuk menyebarkan ke publik, Kajian sebagai pengisi konten dengan isu sedang booming, dan Litbang untuk publikasi hasil survey yang dilakukan.

Estimasi Dana Rp 2.800.000,00 Rincian Rp 150.000,00 x 16 = Rp 2.400.000 (untuk 15 fakultas + asrama UI) Rp 400.000,00 (untuk Perpustakaan Pusat UI)

Estimasi SDM 7 orang saat pembuatan 3 orang untuk maintenance Parameter Keberhasilan

Satu bulan sekali update konten

Penanggung Jawab Adrian Ferrariski Bentuk Kegiatan Fasilitas Sub Bidang Media Nama Kegiatan Penuansaan

32

Tujuan Kegiatan Membuat desain avatar twitter, display picture, dan lain sebagainya untuk penuansaan hari besar nasional, kunjungan dari BK MWA UI UM, maupun hari-hari penting di UI, misal Dies Natalis UI, Ucapan Wisuda, dan lain sebagainya.

Deskripsi Kegiatan Pembuatan desain grafis yang bertujuan untuk memberikan apresiasi dan meningkatkan awareness mahasiswa terhadap hari besar nasional, kegiatan BK MWA UI UM, dan acara-acara di UI.

Aspek Kegiatan Komunikasi massa Waktu & Tempat Selama satu tahun kepengurusan, menjelang hari besar

nasional, kegiatan BK MWA UI UM, dan acara-acara di UI Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan semua avatar dan design yang

sudah dibuat Estimasi Dana Rp. 1.000.000

Rincian Rp 100.000/penuansaan Estimasi SDM 3 orang Parameter Keberhasilan

Minimal terdapat 10x penuansaan

Penanggung Jawab Afifah Thohiroh Bentuk Kegiatan Media sosialisasi Nama Kegiatan Website Tujuan Kegiatan Sebagai media dari BK MWA UI UM untuk menyampaikan

kabar UI, kinerja MWA UI UM yang sudah dilakukan dan sarana publikasi kajian serta data-data penting kepada mahasiswa UI agar lebih transparan

Deskripsi Kegiatan Pembuatan serta maintenance website yang bertujuan sebagai media BK MWA UI UM

33

Aspek Kegiatan Komunikasi massa Waktu & Tempat Selama satu tahun kepengurusan Sasaran Kegiatan Semua stakeholders dan mahasiswa UI Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan setiap publikasi yang sudah

dimasukkan kedalam website Estimasi Dana Rp. 2.000.000,00 Estimasi SDM 2 orang Parameter Keberhasilan

Update konten website minimal 2 bulan sekali

Penanggung Jawab Afina Bentuk Kegiatan Media Nama Kegiatan Bulletin Tujuan Kegiatan Sebagai pengenalan ke publik tentang BK MWA UI UM, setiap

isu yang akan dikeluarkan dan kinerja BK MWA UI UM Deskripsi Kegiatan Pembuatan flyer sebagai sarana publikasi media cetak dari BK

MWA Aspek Kegiatan Komunikasi massa Waktu & Tempat 2x dalam setahun kepengurusan. Bulan Mei dan Desember Sasaran Kegiatan Semua stakeholders dan mahasiswa UI Aliansi Kerjasama Bendahara untuk biaya selama Bulletin akan dikeluarkan,

Humas untuk menyebarkan ke publik, Kajian sebagai pengisi konten dari Bulletin dengan isu sedang booming, dan Litbang untuk publikasi hasil survey yang dilakukan.

Estimasi Dana Rp 15.000,00 x 170 x 2= Rp 5.100.000,00 Estimasi SDM 7 orang Parameter Keberhasilan

Dua kali terbit selama setahun dan didistribusi 10 buletin disetiap fakultas

Penanggung Jawab Fatiyyah Mukminah

34

Bentuk Kegiatan Media cetak Nama Kegiatan Video dan foto BK MWA UI UM Tujuan Kegiatan Untuk menyebarkan ke publik apa yang sedang dilakukan atau

sasaran isu BK MWA UI UM Deskripsi Kegiatan Video dan Foto digunakan sebagai sarana media yang paling

mudah dimengerti oleh publik, sehingga publik bisa meengikuti isu atau kegiatan BK MWA UI UM dengan mudah

Aspek Kegiatan Komunikasi massa Waktu & Tempat Selama satu tahun masa kepengurusan BK MWA UI UM Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan foto dan video yang sudah dibuat,

Kajian sebagi pengisi konten Estimasi Dana Rp 1.000.000 Estimasi SDM 1-4 orang Parameter Keberhasilan

3 penuansaan isu yang disertakan foto dan video

Penanggung Jawab E.M. Omar Gibran Bentuk Kegiatan Pembuatan video/foto Nama Kegiatan Catatan Pengabdian Tujuan Kegiatan Untuk menyebarkan ke publik apa yang telah dilakukan oleh BK

MWA UI UM setiap bulannya Deskripsi Kegiatan Pembuatan poster dalam bentuk soft copy sebagai sarana

pemberitahuan kepada public apa yang telah dilakukan oleh MWA UI UM dan BK MWA UI UM

Aspek Kegiatan Komunikasi massa Waktu & Tempat Setiap bulan selama satu tahun masa kepengurusan BK MWA

UI UM

35

Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan poster yang sudah dibuat, seluruh

bidang sebagai pengisi konten Estimasi Dana Rp 550.000

Rincian: Rp 50.000 x 11 bulan = Rp 550.000

Estimasi SDM 1-3 orang Parameter Keberhasilan

Desain terpublikasikan setiap bulannya

Penanggung Jawab Afifah Thohiroh Bentuk Kegiatan Publikasi 1.6 Grand Design dan Deskripsi Program Kerja Bidang PSDM

Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) di BK MWA UI UM 2015 adalah bidang internal yang bertanggung jawab dalam peningkatan skill, maintenance, dan evaluasi anggota BK MWA UI UM. Peningkatan skill dilakukan dengan mengadakan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan oleh anggota BK MWA UI UM. Maintenance dan evaluasi anggota BK MWA UI UM dilakukan dengan mendampingi setiap bidang selama kepengurusan BK MWA UI UM 2015.

Deskripsi Tugas

1. Menjadi koordinator dalam open recruitment BK MWA UI UM yang bekerja sama dengan Bidang Litbang

2. Melakukan penanaman dan pengawasan terhadap visi, misi, dan nilai dari BK MWA UI UM kepada seluruh pengurus BK MWA UI UM

3. Membangun suasana kekeluargaan yang erat dan dirasakan dalam Badan Kelengkapan MWA UI UM

4. Menyusun dan menjalankan program treatment, refresh, dan konsolidasi pengurus untuk menjaga dan meningkatkan kinerja dalam Badan Kelengkapan MWA UI UM

36

5. Bersama dengan Sekjenmemastikan berjalannya fungsi BK MWA UI UM dengan optimal dan profesional berasaskan kekeluargaan

6. Membuat kegiatan yang bersifat pemberdayaan dan pengembangan kompetensi pengurus BK MWA UI UM


Visi bidang PSDM adalah mengembangkan sumber daya manusia yang semangat, solid, dan profesional. Misi bidang PSDM adalah aktif dalam meningkatkan kemampuan setiap anggota BK MWA UI UM 2015 yang menunjang performa sepanjang kepengurusan. Misi kedua yaitu membangun semangat untuk bekerjasama dalam mewujudkan visi BK MWA UI UM 2015. Misi ketiga yaitu melakukan evaluasi dan memberikan apresiasi terhadap kinerja anggota BK MWA UI UM 2015.

Setiap misi bidang PSDM dituangkan dalam program kerja bidang PSDM yang akan dijalankan selama masa kepengurusan. Misi pertama akan ditunjang dengan adanya pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan bidang sehingga kemampuan anggota masing-masing bidang menjadi lebih matang dan siap untuk memberikan kinerja terbaiknya selama masa kepengurusan BK MWA UI UM 2015. Selain itu, PSDM juga akan memfasilitasi anggota BK MWA UI UM 2015 dengan diadakannya program kerja yang menyenangkan dan mengakrabkan antar anggota BK MWA UI UM 2015 sehingga dapat menciptakan BK MWA UI UM yang solid. Evaluasi dan apresiasi juga akan dilakukan oleh bidang PSDM untuk meningkatkan motivasi dan kinerja BK MWA UI UM 2015. Misi yang dibawa oleh bidang PSDM berkaitan dengan misi kelima BK MWA UI UM 2015 yaitu “Membangun BK MWA UI UM yang solid dan profesional”.

Deskripsi Program

Nama Kegiatan Sosialisasi Program Kerjadan Team Building Tujuan Kegiatan Membangun semangat kerjasama anggota BK MWA UI

UM 2015 Sarana perkenalan antar anggota BK MWA UI UM 2015

37

Deskripsi Kegiatan Acara ini akan dilaksanakan selama 2 hari. Acara ini terdiri dari beberapa kegiatan yaitu musyawarah kerja, kumpul bidang, dan games.

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Puncak. Bogor Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BK MWA UI UM 2015 Aliansi kerjasama Sekjen Estimasi Dana Sewa Vila Rp 2.000.000,00

Konsumsi 5 x 30x Rp 12.000,00= Rp 1.800.000,00 Konsumsi dan bingkisan PembicaraRp 120.000,00 Transportasi Rp 1.200.000,00 Peralatan games Rp 200.000,00 Total Rp 5.320.000,00

Estimasi SDM Bidang PSDM


75% anggota BK MWA UI UM 2015 mengikuti acara

Penanggung Jawab Shofura QonitaLillah Bentuk Kegiatan Eventual

Nama Kegiatan Appraisal dan Rapor BK MWA UI UM 2015

Tujuan Kegiatan Memberikan penilaian kinerja anggota BK MWA UI UM 2015 Deskripsi Kegiatan Setiap anggota BK MWA UI UM 2015 mengisi appraisal online

yang disediakan PSDM. Selanjutnya, PSDM melakukan pengolahan data dan memberikan rapor sebagai output dari pengisian Appraisal.

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat April, Juni, Oktober, Desember

38

Sasaran Kegiatan Seluruh Anggota BK MWAUI UM 2015 Aliansi kerjasama - Estimasi Dana Cetak rapor 4 x 30 x Rp 2000,00 = Rp 240.000,00 Estimasi SDM Bidang PSDM Parameter Keberhasilan

1. 80% anggota BK MWA UI UM 2015 mengisi appraisal

2. Rapor dibagikan 4x dalam satu tahun

Penanggung Jawab Shofura QonitaLillah

Bentuk Kegiatan Controlling

Nama Kegiatan Sahabat

Tujuan Kegiatan - Memonitoring dan mengevaluasi kinerja selama kepengurusan - Menjaga motivasi dan komitmen anggota BKM MWA UI UM

2015 selama kepengurusan - Memantau dan berusaha menyelesaikan permasalahan yang

mungkin timbul dalam bidang Deskripsi Kegiatan Setiap anggota PSDM akan mendampingi satu bidang selama

satu tahun kepengurusan. Tugas dari sahabat ini meliputi memantau kondisi bidang, menyebarkan informasi terkait pengisian appraisal dan acara PSDM lainnya.

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sepanjang kepengurusan Sasaran Kegiatan Anggota BK MWA UI UM 2015 Aliansi kerjasama - Estimasi Dana - Estimasi SDM Bidang PSDM Parameter Keberhasilan

Seluruh bidang mendapatkan informasi dari sahabat bidangnya

masing-masing

39

Penanggung Jawab Revana Tri Damayanti

Bentuk Kegiatan Controlling

Nama Kegiatan Ice Breaking

Tujuan Kegiatan Saranarefreshing bagi anggota BK MWA UI UM 2015 Deskripsi Kegiatan Acara ini akan dilaksanakan bersamaan dengan pleno BK MWA

UI UM. Acara ini akan mencakup pembagian rapor, pengumuman bintang bulan ini, dan permainan.

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Setiap bulan, Depok Sasaran Kegiatan Anggota BK MWA UI UM Aliansi kerjasama Sekjen Estimasi Dana Peralatan Games Rp 200.000,00

Kue 8 x Rp 100.000,00 = Rp 800.000,00 Total Rp 1.000.000,00

Estimasi SDM Bidang PSDM Parameter Keberhasilan

50% anggota BK MWA UI UM mengikuti acara setiap bulannya

Penanggung Jawab Revana Tri Damayanti

Bentuk Kegiatan Eventual

Nama Kegiatan Konsolidasi tengah tahun

Tujuan Kegiatan Sarana melepas penat di tengah kepengurusan dan evaluasi setengah tahun kepengurusan

Deskripsi Kegiatan KTT bersifat lebih santai dibandingkan dengan konsolidasi awal tahun. Dalam KTT, setiap anggota melakukan refleksi diri terhadap pencapaian tujuan di awal tahun

Aspek kegiatan

40

Waktu dan Tempat Juni 2015, Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BK MWA UI UM Aliansi kerjasama - Estimasi Dana Sewa Vila Rp 3.000.000,00

Konsumsi 5 x 30x Rp 12.000,00= Rp 1.800.000,00 Wisata 30 x Rp 50.000,00 = Rp 1.500.000,00 Transportasi Rp 1.200.000,00 Peralatan games Rp 200.000,00 Total Rp 7.700.000,00

Estimasi SDM Bidang PSDM Parameter Keberhasilan

50% anggota BK MWA UI UM mengikuti konsolidasi tengah

tahun

Penanggung Jawab Dara Salsabila


Nama Kegiatan Bintang bulan ini

Tujuan Kegiatan Memberikan apresiasi pada anggota BK MWA UI UM 2015 dengan kinerja terbaik

Deskripsi Kegiatan BPH merekomendasikan 3 orang dengan kinerja terbaik pada minggu ketiga setiap bulannya. Selanjutnya, PSDM memilih satu orang dari tiga nama yang direkomendasikan sebagai anggota BK MWA UI UM dengan kinerja terbaik pada bulan tersebut.

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Minggu keempat setiap bulan Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BK MWA UI UM 2015 Aliansi kerjasama - Estimasi Dana Hadiah 8 x Rp 20.000,00 = Rp 160.000,00

Sertifikat 8 x Rp 3.000,00 = Rp 24.000,00

41

Total Rp 184.000,00 Estimasi SDM Bidang PSDM Parameter Keberhasilan

Terpilihnya anggota dengan kinerja terbaik setiap bulan

Penanggung Jawab Vicha


Nama Kegiatan Evaluasi Akhir Tahun

Tujuan Kegiatan Evaluasi seluruh anggota BK MWA UI UM 2015 yang sudah menyelesaikan masa jabatannya

Deskripsi Kegiatan Kegiatan ini merupakan sarana evaluasi dari kepengurusan BK MWA UI UM 2015 yang dapat disampaikan pada kepengurusan selanjutnya.

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Desember 2015 Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BK MWA UI UM Aliansi kerjasama Estimasi Dana Sewa tempat Rp 5.000.000,00

Konsumsi 3 hari Rp 5.000.000,00 Estimasi SDM Bidang PSDM Parameter Keberhasilan

50% anggota BK MWA UI UM mengikuti evaluasi akhir tahun

Penanggung Jawab Vicha


42

III. PENUTUP

Demikian proposal Rancangan Kegiatan dan Anggaran Tahunan BK MWA UI UM

2015 ini kami sampaikan. Semoga segala tujuan dan program yang telah kami rencanakan ini dapat terselenggara dengan baik sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah kami tetapkan. Atas perhatian Saudara/I, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Depok, 30 Januari 2015 Penyusun,

MWA Unsur Mahasiswa Sekretaris Jenderal

Universitas Indonesia, BK MWA UI UM, Abdelhaq Setya Hari Purnama NPM. 1106051673 NPM. 1206202015

ketetapan dewan perwakilan mahasiswa universitas

Documents