DIKTAT PELATIHAN ADMINITRASI

SEKRETARIS & BENDAHARA ORGANISASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMAN INFORMATIKA & KOMPUTER

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

ASIA MALANG

Mei 2011BAB ISURAT MENYURATA. Media Cetak

1. Ukuran kertas adalah A4 dengan ukuran dalam satuan inchi adalah 8.27 x 11.69 atau 21 x 29,7 cm,2. Menggunakan font Arial Narrow ukuran 12pt dan spasi 1 dan tanpa penambahan garis setelah spasi,3. Margin top,bottom,left & right masing-masing 0.8.B. Kop/ Kepala Surat1. Berupa gambar/ file JPG sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :2. Logo STMIK-STIE Asia Malang disebelah kiri atas dan logo organisasi kepanitiaan disebelah kanan (sejajar), sesuai buku Panduan Kegiatan Kemahasiswaan,

3. Nama lengkap dan singkatan organisasi/ kepanitiaan,

4. Alamat kesekretariatan organisasi/ kepanitiaan,5. Berukuran penuh/ bukan hasil pengecilan dan sesuai dengan ukuran margin. Dalam beberapa aplikasi pengolah kata dapat menggunakan fasilitas Header,

6. Dicetak berwarna sesuai warna asli kop surat dan warna asli logo organisasi,

7. Garis pembatas dibawah kop surat berukuran sama persis dengan ukuran panjang kop surat dan berupa single line berukuran 1 pt,

C. Tanggal Surat

1. Berada di posisi paling awal setelah kop surat, terletak di pojok kanan atas, dengan tata cara penulisan sebagai berikut :a) Nama kota/kabupaten tempat terbit surat diakhiri tanda koma,b) Tanggal pembuatan surat, ditulis dengan 2 digit, jika angka tanggal bukan 2 digit maka ditambahkan 0 (nol) didepan angka tersebut,

c) Bulan dan tahun terbit dalam ejaan Indonesia sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah,

Contoh :

Malang, 05 Mei 2011 ( benar

Malang, 06 May 2011 ( Salah

D. Nomor Surat

Contoh penulisan nomor surat, selanjutnya sebagai pembahasan :10.8/S-15/BEM/VII/20111 2 3 4 51. Merupakan nomor surat dengan ketentuan sebagai berikut :a) Berurutan dari surat pertama keluar, nomor ini berganti setiap akhir tahun dan kembali ke no 01 pada tiap 1 Januari setiap tahunnya, sehingga bisa diketahui jumlah surat yang diterbitkan dalam kurun waktu satu tahun, bukan 1 periode kepengurusan,b) Terdapat sub nomor (dipisahkan dengan tanda titik) jika :1) Surat yang diterbitkan sama persis dalam isi,2) Diterbitkan untuk diterima oleh berbagai pihak dengan nama tujuan yang berbeda, Contoh : surat undangan, surat keterangan aktif organisasi, surat pemberitahuan dll,3) Sub nomor tidak dibatasi jumlah maksimal.c) Nomor ditulis dengan huruf/ angka latin, bukan romawi,d) Diakhiri dengan garis miring.2. Jenis Surat, dengan ketentuan sebagai berikut :a) Ditulis huruf latin kapital/ bukan romawi,b) Menjadi otoritas organisasi dalam membuat kode surat, diperbolehkan dengan kode yang dibuat sendiri atau menggunakan kode sesuai yang tertulis seperti ketentuan dibawah,c) Diakhiri dengan garis miring,d) Aturan kode secara umum adalah sebagai berikut :1) Merupakan gabungan huruf dan angka dan 2) Anrata huruf dan angka dihubungkan dengan tanda hubung,3) setiap surat memiliki kode tunggal yang tidak dapat dipakai oleh surat lain, kode surat ditampilkan dalam tabel,4) Jika ada surat yang belum masuk dalam list kode, maka dapat ditambahkan sesuai urutan yang sudah ada dibagian paling akhir dan demikian seterusnya,Tabel Kode Surat :NoKodeNama Surat (Surat)

1S-01Peringatan

2S-02Peminjaman Alat Kampus

3S-03Peminjaman Ruang Kampus

4S-04Peminjaman Alat non Kampus

5S-05Peminjaman non Alat non Kampus

6S-06Keterangan Aktif Anggota

7S-07Keterangan Aktif Organisasi

8S-08Pemanggilan

9S-09Pengajuan Kerjasama

10S-10Pengantar

11S-11Balasan

12S-12Perjanjian

13S-13Pernyataan

14S-14Pengajuan Delegasi

15S-15Undangan

16S-16Pemberitahuan

17S-17Keputusan

18S-18Tugas

Dst

3. Nama Organisasia) Adalah nama singkatan dari organisasi penerbit surat,b) Ditulis dengan huruf latin kapital/ bukan romawi,c) Diakhiri tanda garis miring.4. Bulan Penerbitan Surata) Adalah bulan yang sama dengan yang tertera pada tanggal surat,b) Ditulis dengan angka bulan dan huruf romawi,c) Diakhiri dengan garis miring.5. Tahuna) Ditulis dengan huruf latin/ bukan romawi,b) Angka lengkap tahun, bukan berupa singkatan atau penulisan sebagian,c) Diakhiri dengan spasi dan tercetak tanpa tanda di print outE. Lampiran Nomor1. Jika surat tidak memiliki lampiran maka ditulis tanda hubung/ strip,2. Jika surat memiliki lampiran maka :a) Ditulis jumlah total lampiran, halaman surat tidak masuk hitungan,b) Memakai satuan lembar, erdasarkan jumlah halaman lampiranContoh : Lampiran : 3 lembar

F. Hal1. Ditulis Hal, bukan Perihal, meskipun penulisan Perihal diperbolehkan dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah,2. Merupakan jenis surat yang sama dengan yang tertulis di kode pada nomoe surat.G. Isi Surat1. Disesuaikan dengan maksud dan tujuan surat,2. Menggunakan Bahasa Indonesia resmi yang baik dan benar sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan & Pedoman Umum Pembentukan Istilah, termasuk aturan jika terdapat istilah maupun sisipan bahasa asing ditulis miring (italic),3. Isi sesuai tema dapat diperoleh dari berbagai referensi pedoman surat menyurat resmi,4. Isi surat ditulis rata kanan dan kiri (alignmenr justify).H. Tanda Tangan1. Nama organisasi penerbit surat lengkap dengan singkatan atau nama kegiatan yang diadakan, cukup pada tanda tangan ketua,2. Jabatan penanda tangan surat,3. Nama lengkap penada tangan, jika nama kurang dari atau sama dengan tiga (