kendali mutu dan biaya melalui penerapan fornas & ecatalogue · fornas, kendali mutu &...

Kendali Mutu dan Biaya melaluipenerapan FORNAS &

eCatalogueDI

Rumah Sakit PELNI

Oleh :

Rini Isyana Wardani,S.Farm,Apt

Latar Belakang

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijinRini Isyana Wardani & RS PELNI

FORNAS

• FORNAS merupakan daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan tersedia di fasilitas pelayanan kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan JKN.

• Tujuan FORNAS yaitu tercapainya penggunaan obat yang rasional melalui:

Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

Peningkatan efektifitas

Peningkatan efisiensi

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpaijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

Manfaat FORNAS

Bagi Tenaga Kesehatan:

• Sebagai “acuan” bagi penulis resep,

• Memudahkan perencanaan, dan penyediaanobat di fasilitas pelayanan kesehatan.

• Mengoptimalkan pelayanan kepada pasien

Pasien mendapatkan obat terpilih:• Tepat• Berkhasiat• Bermutu• Aman• Terjangkau


eCatalogue

Memudahkan pengadaan obat Reduksi biaya Transparansi dalam transaksi(harga, produsen, dll)

eCatalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

FORNAS, Kendali Mutu & Biaya

Sistem JKN menerapan cara pembayaran paket berbasis diagnosa dengan sistem Indonesia Case Base Groups (INA-CBGs):

– Fasilitas kesehatan rujukan tingkat lanjutan (fasilitas kesehatan tingkat kedua dan ketiga)

– Pembayaran sistem kapitasi pada fasilitas kesehatan tingkat pertama di mana Pasien BPJS tidak dikenakan iur biaya

– Paket pembayaran termasuk resep obat yang tidak tercantum dalam FORNAS

Rumah Sakit dituntut untuk pemberi pelayanan kesehatan untuk menggunakan sumber daya termasuk obat secara efisien dan rasional tetapi efektif


LEAN Management

Lean Management adalah salah satu pendekatan Strategik untuk “Kendali Mutu” dan “Kendali Biaya”

Mempraktekan 5 prinsip Lean Management akan mendorong Low Cost Operasional:

1. Standardized 2. Autonomasi/Jidoka 3. Flow production, treating patients one

at a time4. PDCA 5. Socratic Method


5 Principles of Lean Thinking


LEAN Management

Kanban• Alat bantu sinyal

untuk manajemenInventory

5 R• RINGKAS, RAPI,

RESIK, RAWAT, RAJIN

• Mengorganisasikanarea kerja untukmengurangiterbuangnya waktuakibat pemborosan

KAIZEN• Upaya mandiri dari

pelaksanaan di area kerja masing-masinguntuk mengurangipemborosan

ERROR PROOFING

• Metode untukmencegahterjadinya kesalahandalam proses

VISUAL MANAGEMENT

• Membuat masalahmudah terlihat, mudah dilihat agar segara dicarisolusinya.

Alat Bantu dalam LEAN Management


KAIZEN?


KAIZEN

KAIZEN“A HIGHLY FOCUSED, ACTION ORIENTED method for

making QUICK, HIGH IMPACT improvements to a

SPECIFIC PROCESS or AREA.” – Christian WolcottC

ost

Penerapan KAIZEN dapat membantuimplementasi FORNAS & eCatalogue: • Mutu Pelayanan tetap terjaga• Biaya yang efektif

Metodelogi KAIZEN menekankan pada:• Kreativitas• Minimalisasi biaya• Minimalisasi sumber daya• Menghilangkan pemborosan (waste)


Bisnis Proses Pelayanan Farmasi RS PELNI

1. Perencanaan

1.1 Penarikan data pemakaian dan stok

1.2 Perhitunganpembelian

1.3 Entry Pemesananpembelian

1.4 Acc KDUP

2. Pemesanan

2.1 Validasi dancetak PO

2.2 Email/ Fax PO kedistributor

3.Kedatangan Obat dari

distributor

3.1 PenerimaanObat di Gudang

Obat

3.2 Distribusiobat kesateli t farmasi

4. Administrasi Resep

4.1 Penerimaan resep

4.2 VerifikasiResep

4.3 Pemberian No antrian

5 .PenyiapanObat

5.1 Pengambilan

Obat

5.2 Pengetiketan

5.3 Pengecekan

6. Penyerahan Obat

6.1 Pemberian Obat kepasien

6.2 Edukasi

Perencanaan Delivery obatke pasien

FORNAS

eCatalogueProperti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa

ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

Diagram Proses Bisnis Pelayanan resepFarmasi Rawat Inap (before implementation)

1. Layanan Administrasi

2.Layanan Penyiapan

obat

3. Layanan Penyerahan

obat

Pelayanan obat rawat

Inap

1.1 Pengambilan Resepke

Ruangan (5’)

2.3. Penulisan etiket(5’)

2 .4. Pengecekan(2’)

3.1 Pengantaran obatolehPengantar obat(20’)

3.2 Serah terimadengan perawat (10’)

2.1. Pengambilan obat & Alkes (12’)

2.2. Peracikan (10’)

1.2 Approval standar obat(1’)

1.3 Entry ResepManual (3’)

1.4 Print charge slip(1’)

Pelayanan Sesuai

standar

1.5 Pemisahan resep per ruangan(3’)

Waiting Time

Motion

Inventory

Extra Processing

Non-UtilizedTalent

Motion

Extra Processing

Motion

Waste TypeNote:

5 type of waste identified

• Lead time 62’

• Cycle time dispensing

19’

• Transportation time

30’

Diagram Proses Bisnis Pelayanan ResepFarmasi Rawat Jalan (before implementation)


2.Layanan Penyiapan obat


obat


jalan

1.1 PenerimaanResep (1’)

2.3. penulisan etiket(6’)


3.1 Penyerahanobat(4’)

3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telppasien(1’)

2.1. Pengambilan obat(8’)

2.2. Peracikan(15’)

1.2 Verifikasi:- BPJS ( 10’)- Non BPJS (1’)

1.Entry resep danCharge slip (3’)

1.4 Pembayaran 2’)

1.5 Pemberian noantrian (1’)

Pelayanan Sesuai standar

Waiting TimeMotion

Inventory

Extra Processing

Non-UtilizedTalent

Motion

Waste TypeNote:

5 type of waste

identified

• Lead time 39’

• Cycle time administrative

BPJS patient 15’

• Cycle time admin non

BPJS patient 8’

PROSESPELAYANAN

FARMASI

Hambatan SEBELUM ERA JKN

KAIZEN PELAYANAN FARMASI DI ERA JKN

Perencanaan Obat Perencanaan terlalu melebar , jumlah item obat mencapai 2500 item.( inventory ↑ )

Revisi FormulariumAcuan : FORNAS

Perencanaan lebih terarah, jumlah item obat 1089 item .( Inventory ↓ )

Pengadaan Obat Pembelian perbekalan Farmasimenggunakan sistem beli putus

Melakukan SupplyChain System danVendor managed Inventory.

Persediaan perbekalan farmasitermonitoring.(Biaya Inventory ↓, SDM ↓)

4.1 PenerimaanResep

Resep Manual :• Tidak terbaca ( medication Error )• Perlu waktu untuk menginputharga•Waste motion untuk mengambilresep di ruang perawatan.Total Waktu yang diperlukan :Rajal : 4 ‘, Ranap 11'

Precription online Mempercepat pelayanan danmeningkat kan patient safety.Total Waktu yang diperlukan :Rajal : 3 ‘, Ranap 4'

4.2. VerifikasiResep

Pasien BPJS Rajal harus bolak balikke BPJS center untuk verifikasiresep.Total Waktu yang diperlukan : 10’

Verifikasi real time diinstalasi Farmasi

Resep di verifikasi resep diInstalasi Farmasi → mengurangi motionTotal Waktu yang diperlukan : 1’


PROSESPELAYANAN FARMASI



5.1. PengambilanObat

Obat diletakan secara alphabetis , dalam 1 resep pengambilan obatberjauhan.Total Waktu yang diperlukanRajal : 8‘, Ranap 12'

Perbaikan tata letakobat Fast Moving

Mengurangi Motion Asistenmengambil obat.Total Waktu yang diperlukanRajal : 5‘, Ranap 10'

Obat dan alkes yang dipersiapkanuntuk tindakan operasi bervariasi

Standarisasi PaketObat dan Alkestindakan Operasi

Memudahkan Farmasi danperawat dalam menanganiobat dan alkes untuk tindakanoperasi

Lamanya Waktu tunggu penyiapanobat dan alkes untuk tindakan dirawat inap

Membuat paketstandar untuk tindakanseperti SC, colonoscopy, pemasangan double lumen, dll

Penyiapan obat lebih cepat

Kekosongan obat antibiotik ( Ceftriaxone )

Bekerjasama denganPPRA untuk membuatpanduan peresepanantibiotik penggantiCEftriaxone

Peresepan antibiotik tidakterkendala


PROSESPELAYANAN

FARMASI



5.2 Pengetiketan •Banyak komponen yang harusditulis•Memungkinkan untuk terjadikesalahan.Total Waktu yang diperlukanRajal : 6‘, Ranap 5'

Mengganti denganPrinted etiket

•Lebih cepat, terintegrasidengan peresepan online•Mengeliminasi kemungkinankesalahan penulisanTotal Waktu yang diperlukanRajal : 3‘, Ranap 2'

6.1 PenyerahanObat

Antrian Pasien meningkat karenaresep lama bercampur dengan yang baru

Memindahkan loketpengambilan obatresep lama

Mengurangi antrian pasien disatelit farmasi lantai 1 dan 2

6.1 PenyerahanObat Rawat Inap

Letak ruang perawatan yang berjauhan dengan satelit Farmasi.Total Waktu yang diperlukan20'

Menambah satelitfarmasi mendekatkandengan ruangperawatan

Mempercepat pengantaranobat. Total Waktu yang diperlukan15'

Penyerahan obat oleh pengantarobat

Penyerahan obat olehAsisten Apoteker

Penyerahan obat dilakukanoleh orang yang kompeten


Kaizen Instalasi FarmasiRS PELNI

100%

FormulariumRS PELNI 2013

PATEN

40%

60%


FORNAS PATEN

72%

28%


FORNAS PATEN

6.000Item

2.500 Item

1.089Item

2014 reduksi58% dari 2013

2015 reduksi:82% dari 201356% dari 2014

PenerapanFORNAS & eCatalogue

Standarisasi Obat berdasarkan Zat Active


Persediaan Obat & Alkes

20132014

YTD Nov 2015

7,721

5,8556,277

Total Obat & Alkes

(dalam Jutaan)

20132014

YTD Nov 2015

51.68%

87.74% 92.05%

BOR %

20132014

YTD Nov 2015

13

6,4

73

17

0,8

44

24

0,0

73

Total Pasien Rajal


Inventory Instalasi Farmasi

Modul permintaanpembelian barang farmasidari Unit

Modul Perencanaanberdasarkan data stok danpemakaian

Modul Persetujuan kepalaDivisi Usaha Penunjang


Tender Obat dan Alkes

Tender obat

Tender Alkes

Pengadaan

Modul jadwal penerbitan PO oleh pengadaan setelah

approval Kadiv

Modul pembuatan PO secara elektronik

Modul pemantauan pelaksanaan order: tracking dokumen

Modul pemantauan pelaksanaan order:tracking barang

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana

Wardani & RS PELNI

Penerimaan Obat dan Alkes dari Distributor

Modul jadwal penerimaan barang di Gudang

Modul penerimaan barang di Gudang


Wardani & RS PELNI

Distribusi Obat

Modul antrian permintaanbarang Farmasi dari Unit

Modul pengiriman barangdari Gudang Farmasi

Bukti serah terima barang dengan User


Wardani & RS PELNI

Peresepan

Modul peresepan online

Modul monitoring delivery obat/alkes


Pencetakan etiket


Wardani & RS PELNI

Respon time Pelayanan obat


Kaizen Klinis


Kaizen Instalasi Farmasi

Formularium RS PELNIVMI


Kaizen FarmasiPaket endoscopy

Paket colonoscopy

Paket Gynecologi

Paket HD Supplemen Fe

Paket Double Lumen

Pembuatan PaketTindakan

• Efisiensi•Memudahkanperesepan danpengerjaan Resep

Paket SC Bayi

Paket SC Ibu


Kaizen Farmasi kamar bedah


Kaizen Farmasi

Paket Tindakan Operasi

Paket TindakanOperasi

Paket IGD

Paket Infus

Paket Pemasangan Catheter Urine

Paket Pemasangan NGT

Kaizen Farmasi

BMHP plus PaketOperasi per tim

Kanban operasi cito

BMHP dalam 1 trolly Paket Obat dan Alkesoperasi dalam 1 hari


Wardani & RS PELNI

Kaizen Farmasi

Lemari Obat Fast Moving

Double Bin Obat Fast Moving

Perubahan Tata letak Obat :• Pemilihan Obat Fast Moving• Double bin pergantian obat Fast Moving• Kanban untuk Monitoring persediaan• Mengurangi Motion Petugas



2.Layanan Penyiapan

obat


obat

Pelayanan obat rawat Inap

1.1 PenerimaanResep(1)

2.3. pencetakan etiket (3’)


3.1 Pengantaran obat oleh AA ke ruangan(15’)

3.2 Serah terima denganperawat(10’)

2.1. Pengambilanobat(10’)

2.2. Peracikan (10’)

1.2 Approval standar obat(1’)

1.3 Dispensing(1’)

1.4 Print resep dancharge slip (2’)

Pelayanan Sesuai

standar

Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep FarmasiRawat Inap (KAIZEN)

• Lead time 45’

• Cycle time

dispensing 15’

• Non value added

time for

transportation 25’



2.Layanan Penyiapan obat


obat


jalan

1.1 PenerimaanResep (1’)

2.3. pencetakan etiket(2’)


3.1 Penerahan obatdan Edukasi Pasien(3’)

3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telppasien (1’)

2.1. Pengambilan obat (5’)

2.2. Peracikan (15’)*

1.2 Verifikasi (1’)

1.3 Cetak resep dan Charge slip (2’)

1.4 Pembayaran (2’)

1.5 Pemberian noantrian (1’)

Pelayanan Sesuai

standar

Diagram Proses Bisnis Farmasi Pelayanan ResepRawat Jalan (KAIZEN)

• Lead time 20’

• Cycle time

administrative BPJS

patient = non BPJS

patient 5’


Next KAIZEN


Membuat FORNAS ALA RS PELNI untuk memudahkansetiap tenaga kesehatan yang ada Di RS PELNI untuk

mengaplikasikan FORNAS dalam pelayanankefarmasian

FORNAS ala RS PELNI


RS PELNI Healthcare Model


*QCDPSME = Quality Cost Delivery Productivity Safety Moral Environment

Kesimpulan

1. Perbaikan di proses bisnis Layanan Instalasi Farmasi perlu dimulai dariperencanaan, pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan pelayananresep.

2. Kaizen melalui perbaikan berkelanjutan di Instalasi farmasi perlu didukung sepenuhnya oleh IT

3. Kendali Mutu dan Kendali Biaya di Instalasi Farmasi mengacu keFormularium Rumah Sakit berdasarkan Formularium Nasional dan eCatalogue merupakan bagian penting dalam Creating Value atauoutcome pasien di Era JKN


Terima Kasih

kendali mutu dan biaya melalui penerapan fornas & ecatalogue · fornas, kendali mutu &...

Documents