M. Taufik Disampaikan Pada Kegiatan Sosialisasi Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama RIJogyakarta, 15 Mei 2012ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIADirektorat Kearsipan Pusat

arsip kacauarsip tertib

ARSIPArsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

(Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, Terdiri dari 11 Bab dan 92 Pasal)

Untuk apa arsip dikelola ?

Bagaimana arsip yang baik?

Apanya arsip yang harus dipelihara?

*Lambang NegaraUndang Undang Dasar 1945UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu KebangsaanPP Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang NegaraPP Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara

Bendera Kebangsaan*Undang Undang Dasar 1945UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu KebangsaanPP Nomor 40 Tahun 1958

* Lagu Kebangsaan Indonesia Raya

Undang Undang Dasar 1945UU Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu KebangsaanPP Nomor 44 Tahun 1958

Negara Kesatuan Republik IndonesiaIndonesia terdiri atas :17.507 pulau besar dan kecil1072 suku665 bahasaIndonesia merupakan bangsa yang amat majemuk, suku, keturunan, bahasa, adat istiadat dan seni budaya. Keberagaman dalam kesatuan dan kesatuan dalam keberagaman.

*

Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 1958 tentang Bendera Kebangsaan*

Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara

Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara*

* Lagu Kebangsaan Indonesia Raya PP Nomor 44 Tahun 1958

Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 1958 tentang Lagu Kebangsaan Indonesia Raya*

Peta Nusantara

Peta Perbatasan

WARISAN BUDAYA

WARISAN BUDAYA

1.Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.2.Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.3.Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah.4.Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.5.Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

Dasar HukumUndang Undang Nomor 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan.Undang Undang Nomor 24/2007 tentang Penanggulangan Bencana.Undang Undang Nomor 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Eletronik.Undang Undang Nomor 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.Undang Undang No.25/2009 Tentang Pelayanan Publik.Undang Undang Nomor 43/2009 tentang KearsipanPP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip.PP 87/ 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Microfilm dan Media Lainnya dan Legalisasinya.Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip StatisISO 9000 series, SNI 19 9000 Control of Quality Records.ISO 15489 2001, telah dibahas untuk diadopsi menjadi SNI sejak tahun 2002.

1. DARI SEMUA ASET NEGARA YANG ADA, ARSIP ADALAH ASET YANG PALING BERHARGA IA MERUPAKAN WARISAN NASIONAL DARI GENERASI KE GENERASI YANG PERLU DIPELIHARA DAN DILESTARIKAN. TINGKAT PERADABAN SUATU BANGSA DAPAT DILIHAT DARI PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN TERHADAP ARSIPNYA (SIR ARTHUR DOUGHTY, 1924).

2. TANPA ARSIP SUATU BANGSA AKAN MENGALAMI SINDROM AMNESIA KOLEKTIF DAN AKAN TERPERANGKAP DALAM KEKINIAN YANG PENUH DENGAN KETIDAKPASTIAN OLEH KARENA ITU, TIDAKLAH AKAN TERLALU KELIRU JIKA DIKATAKAN BAHWA KONDISI KEARSIPAN NASIONAL SUATU BANGSA DAPAT DIJADIKAN INDIKASI DARI KEKUKUHAN SEMANGAT KEBANGSAANNYA (MOERDIONO, 1996).

PENTINGNYA ARSIP

Kerangka Berpikir Penyelenggaraan Kearsipan yang Komprehensif dan Terpadu

Menjamin terciptanya arsip yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dll.Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai pearturan perundangan yang berlaku.Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak masyarakat.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional secara komprehensif.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban.Menjamin keselamatan aset nasional dalam berbagai bidang.Meningkatkan kualitas pelayanan publik.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaTUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Kepastian HukumKeautentikan dan keterpercayaanKeutuhanAsal usulAturan asliKeamanan dan keselamatanKeprofesionalanKeresponsifanKeantisipatifanKepartisipatifanAkuntabilitasKemanfaatanAksesibilitasKepentingan umumArsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaAZAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh SDM, sarana prasarana serta sumber daya lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaRUANG LINGKUPPENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pembinaan;Pengelolaan arsip;Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN;Organisasi;Pengembangan SDM;Prasarana dan sarana;Pelindungan dan penyelamatan arsip;Sosialisasi kearsipan;Kerjasama; danPendanaan. Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPENETAPAN KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN

Lembaga Negara.Pemerintahan daerah.Lembaga pendidikan.Perusahaan.Organisasi politik.Organisasi kemayarakatan.perseorangan.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPENCIPTA ARSIP

1.Membuat kebijakan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.2.Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis.3.Membentuk unit kearsipan.4.Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis.5.Secara khusus melakukan perlindungan dan penyelamatan serta memberitahukan dan melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak kerja dan masalah pemerintahan yang strategis.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaTanggung Jawab Pencipta Arsip

6.Melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip apabila terjadi bencana, berkoordinasi dengan ANRI.7.Membuat Tata Naskah Dinas, klasifikasi arsip, JRA, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.8.Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan arsip yang dikelolanya.9.Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip.10.Menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak.11.Membuat daftar arsip dinamis yaitu arsip terjaga dan arsip umum.12.Menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis terjaga.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik Indonesia

13.Menjaga kerahasiaan arsip tertutup.14.Menentukan prosedur layanan berdasarkan standar.15.Melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan JRA.16.Memiliki JRA.17.Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.18.Menyerahkan arsip statis kepada ANRI.19.Menjamin autentisitas, reabilitas dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada Lembaga Kearsipan.20.Melaksanakan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh pihak lembaga yang diberi pekerjaan dengan anggaran negara.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia.Arsip Daerah Provinsi.Arsip Daerah Kabupaten/Kota.Arsip Perguruan Tinggi.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaLEMBAGA KEARSIPAN

Organisasi PolitikOrganisasi KemasyarakatanPerseoranganDalam hal penyerahan arsip, pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, penyediaan sumber daya pendukung serta penyelenggaraan diklat kearsipanArsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPERAN SERTA MASYARAKAT

SDM terdiri atas:

Arsiparisadalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau diklat kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

SDM yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Pendanaan penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintah daerah dialokasikan dalam APBN.

Pendanaan pelindungan dan penyelamatan arsip dari akibat bencana yang berskala nasional menjadi tanggung jawab Pemerintah.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPendanaan

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPerlindungan dan Penyelamatan Arsip

Negara secara khusus memberikan pelindungan dan penyelamatan arsip baik di dalam maupun di luar negeri meliputi arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis.Arsip Sebagai Simpul Pemersatu BangsaArsip Nasional Republik IndonesiaPerlindungan

Ibadah Haji

Transportation from Banda Aceh to Jakarta5

The Vacuum Freeze Dry Chamber installed at ANRI

The vital records kept in the Cold Storage while waiting for the coming of Vacuum Freeze Dry Chamber

TSUNAMI

Pembinaan kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pembinaan Kearsipan (Pasal 8)Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.Pembinaan kearsipan kab./kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan Kab./kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

Unit kearsipan pada pencipta arsip

Lembaga Kearsipana.ANRIb.arsip daerah provinsic.arsip daerah kabupaten/kotad.arsip perguruan tinggi

Pimpinan OrganisasiPimpinan unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh SDM yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan

(1) Arsip perguruan tinggi adalah kembaga kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) (2) PTN wajib membentuk arsip PT (3) Pembentukan arsip PT dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan undangan (4) Arsip PT wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan PT dan civitas academika di lingkungan PT

Arsip PT memiliki tugas melaksanakan :

Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas academika di lingkungan PT Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi ybs

ARSIP PERGURUAN TINGGI ADALAH LEMBAGA KEARSIPAN BERBENTUK SATUAN ORGANISASI PTBAIK NEGERI MAUPUN SWASTA YANG MELAKSANAKAN FUNGSI DAN TUGAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PT

Perguruan Tinggi (PT) merupakan lembaga yang bertujuan membangun manusia Indonesia yang cerdas dan kompetitif merupakan institusai yang sangat strategis Arsip yang diciptakan mereflesikan capaian prestasi ilmu pengetahuan dan teknologi suatu bangsaPerguruan Tinggi memiliki fungsi dan peran dalam upaya pembangunan peradaban banga Pengelolaan Arsip PT perlu dilakukan upaya yang serius sehingga menjamin arsip dapat diakses dengan cepat, tepat , lengkap, aman dapat diselamatkan serta dilestarikan sebgai bagian dari memori kolektif bangsa LATAR BELAKANG

Arsip PT sebagai lembaga kearsipan yang menyelenggarakan kearsipan dilingkungan PT untuk mendukung pelaksanaan Tri Dharma PT :

Pendidikan, Penelitian Pengabdian Masyarakat

KEBIJAKAN

Dengan cara : Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah bagi PTMendukung dan memberikan fasilitas administrasi PTMemelihara bukti esensial PTMenyediakan informasi yang memperkenalkan misi PT untuk kepentingan internal dan komunitas eksternalMendukung penelitian fakultas, mahasiswa, dan cendikiawan lain melelui akses informasi Memperkenalkan pemahaman lebih jauh melalui penemuan dan deseminasi pengetahuan Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan PT

KEBIJAKAN

Dilaksanakan melalui pengelolaan arsip yang berkaitan dengan status pendidikan, arsip yang berisi karya ilmiah, arsip yang berisi tentang berbagai prestasi dan pengabdian masyarakat di lingkungan PT

4 aspek kebijakan : (1) organisasi , (2) pembinaan kearsipan, (3) pengelolaan arsip, (4) sumber daya pendukung Kebijakan

KEDUDUKAN :

Unit mandiri yang berada di lingkungan PT yang secara fungsional merupakan bagian dari organisasi kearsipan nasional

Satuan organisasi PT di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan di lingkungan PT

Berkoordinasi dengan ANRI selaku LKN, Kemdiknas, instansi induk

ORGANISASI

Fungsi dan Tugas LKPT :

Pengelolaan arsip inaktif :Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 tahun yang berasal dari satkerdan civitas akademika di lingkungan PT

Pengelolaan arsip statis

Pembinaan kearsipan

Pengkoordinasian dalam rangka pengelolaan dan pembinaan kearsipan di Unit Kearsipan II dan unit kerja di lingkungan PT

Penyelenggaraan kerjasama di bidang kearsipan dengan lembaga lain baik DN / LN

Melaksanakan pengolahan dan penyajian informasi dalam rangka SIKN dan JIKN sebagai simpul jaringan

ORGANISASI

Kewenangan Pengelolaan arsip inaktif:

Pengelolaan arsip inaktif :Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan PT

Penetapan sebagai Unit Kearsipan I

Fungsi dan tugas :

- pengolahan dan penyajian arsip inktif menjadi informasi - pelaksanaan pemusnahan arsip - penyiapan penyerahan arsip statos kepada LKPT - Evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan PT

ORGANISASI

Kewenangan Pengelolaan Arsip Statis :

Arsip PT wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika di lingkungan PT

Fungsi dan tugas : - pengolahan dan penyajian arsip statis menjadi informasi - pembinaan kearsipan di PT - eavaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan PT

ORGANISASI

Struktur organisasi LKPTTerdiri atas : Kepala /manajer ( minimal setingkat eselon III), minimal 2 bidang, 1 bagian, arsiparis , pengelola arsip, tenaga administras, tenaga bidang IT dan komunikasi

STRUKTUR ORGANISASI

BagianBidangBidangBidangKelompok fungsional arsiparis dan fungsional lainnya KepalaBagan Struktur Organisasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

SekretariatLayanan dan pemanfaatan arsipPengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan Pembinaan, pengembangan dan akuisisiKelompok fungsional arsiparis

KepalaContoh Bagan Struktur Organisasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

Pembentukan LKPT dengan tingkat kewenangan dan tanggungjawab dalam pembinaan kearsipan nasional oleh ANRI dengan PT dan instansi pemerintah terkait melalui koordinasi

Disesuaikan dengan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku

Dalam proses pembentukan LKPT dilakukan : persiapan, tindak lanjut rekomendasi kajian, pengujian implementasi standar minimal LKPT penetapan dan peresmian LKPT

PEMBENTUKAN LKPT

a.Persiapan :

Pembina LK : berdasarkan program kerja dan permintaan unit kerja terkait dalam rangka pelaksanaan program pembentukan LKPT

Perguruan Tinggi : Inisiatif dan persipan PT dilakukan oleh PT sendiri berkoordinasi dengan ANRI, Kemdiknas dan instansi induk

b. Tindak lanjut rekomendasi kajian --- > Peningkatan Kapasitas LKPT

Pembentukan Kelembagaan Penyediaan Prasarana dan sarana Penyediaan sistem Informasi Kearsipan dan Penyelamatan arsip Penyediaan kualifikasi SDN

PEMBENTUKAN LKPT

c. Evaluasi Standar Minimal LKPT : kelembagaan Prasarana dan sarana Sistem SDM

d. Penetapan dan Peresmian LKPT : Penetapan : berdasarkan hasil pengujian persyaratann dan standar minimal LKPT Ditetapkan melalui Peraturan Rektor dan diketahui ANRI, Kemdiknas, instansi induk

PEMBENTUKAN LKPT

Pengelolaan Arsip Inaktif :

1.. Penerimaan LKPT menerima arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 tahun berdasarkan JRALKPT melakukan verifikasi atas kebenaran fisik dan informasi arsip inaktif yang diterima Penerimaan arsip inaktif disertai BA dan DA Inaktif

2. Penataan : Penataan sesuai asas asal usul dan aturan asli Pengaturan fisik arsip --- > sesuai sarana dan prasarana serta tata ruang Pengolahan informasi -- > manual atau elektronik

3. Pemeliharaan Penyimpanan arsip inaktif sesiai denga standar suhu dan kelembaban udaraPerlindungan -- > fisik dan informasi

4. Penggunaan --- > internal dan eksternal dan sesuai dengan prosedur

5. Penyusutan --- > pemusnahan dan penyerahan arsip statis

PENGELOLAAN ARSIP

Pengelolaan Arsip Statis

Akuisisi : Satuan organisasi pada rektorat, fakultas, civitas academica dan satuan organisasi lain di lingkungan PTArsip perseorangan dari tokoh PT Berita Acara

2. Pengolahan arsip statis Pengaturan fisik m pengolahan informasiPengolahan berdasarkan asas asal usul dan aturan asli Penyusunan sarana temu balik arsip -- > guide, daftar dan inventaris AS

3. Preservasi Arsiip Statis Preventif Kuratif

4. Akses dan layanan arsip

PENGELOLAAN ARSIP

ASPEK PEMBINAAN : KELEMBAGAAN , SISTEM, PRASARANA DAN SARANA, SDM

B. METODE PEMBINAAN : Klasikal On the spot Jarak jauh Kuseioner dan wawancara

C. JENIS PEMBINAAN

E. KERJASAMA

SDM

PRASARANA DAN SARANA - Lokasi - Fisik bangunan - tata ruang - peralatan

3. PENDANAAN : - penyelenggaraan arsip di lingkungan PT - perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipab, pembinaan, pengelolaan arsip, pengembangan SDM, penyediaan sarana dan prasarana, perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana

LATAR BELAKANGUniversitas /perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang menjadi pusat pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan iptek, serta pengabdian masyarakatPenyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi (PT) menjadi tanggung jawab PT dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan PT (Pasal 6 ayat 4, UU No.43 Thn 2009 ttg Kearsipan)Arsip yang dihasilkan PT merupakan informasi terekam (recorded information) atas pelaksanaan fungsi dan tugas PT sebagai lembaga pendidikan, riset, dan pengabdian masyarakat.Arsip yang dihasilkan PT merupakan refleksi capaian iptek, dan sebagai benteng peradaban suatu bangsa.

LATAR BELAKANG (Cont.1). Guna memberdayakan dan menyelamatkan arsip yang berkaitan dengan bukti status intelektual dan pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual bagi kepentingan internal manajemen PT, masyarakat , dan memori kolektif bangsa, serta seiring dengan Tridharma PT, maka perlu dibentuk sebuah unit mandiri di lingkungan PT yang bernama Arsip Universitas (University Archives) dengan fungsi dan tugas , mengelola arsip inaktif dan statis , membina kearsipan di lingkungan PT yang bersangkutan (Pasal 62,63,64 UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan )

PENGERTIAN Arsip Universitas (University Archives )Adalah program terpadu yang terdiri atas kebijakan, sumber daya manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip yang merupakan warisan kegiatan universitas untuk kepentingan pengguna secara lebih mudah (Maher, 1992).Adalah unit organisasi universitas/PT yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan yang memiliki fungsi pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan PT ( Pasal 1 Ayat 17 , UU No. 43 ttg Kearsipan)

TUJUAN Untuk menilai, menyimpan, mengolah, menyajikan dan merawat arsip yang bernilai guna tinggi untuk kepentingan internal perguruan tinggi untuk kepentingan publik;Untuk menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan preservasi arsip;Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi.

TUJUAN (Cont.1)4. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa khazanah arsip yang dibutuhkan;5. Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan, program dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya;6. Memfasilitasi kegiatan kearsipan perguruan tinggi secara efisien;7. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan pengajaran yang lebih kreatif.

Pengembangan University Archives di Indonesia Dalam rangka pengembangan University Archives di Indonesia, ANRI telah bekerja sama dengan beberapa universitas negeri, seperti :Universitas Indonesia (UI), DepokUniversitas Gajah Mada (UGM), YogyakartaUniversitas Diponegoro (UNDIP), Semarang Institut Pertanian Bogor (IPB), Bogor Universitas Terbuka (UT), Tanggerang Universitas Patimura (UNPATI), Ambon

Untuk memberdayakan arsip yang dihasilkan PT bagi kepentingan manajemen PT , civitas akademika, dan masyarakat , serta penyelamatan memori kolektif bangsa, perlu di bentuk University Archives di lingkungan PT yang ditopang dengan aspek : kebijakan, NSPK, sistem pengelolaan arsip dinamis dan statis, prasarana dan sarana, SDM, serta anggaran.

Keberadaan University Archives di lingkungan PT senapas dengan pelaksanaan fungsi Tridharma PT sebagai lembaga pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan iptek, serta pengabdian masyarakat.

STANDAR MANEJEMEN ARSIP PERGURUAN TINGGIKebijakanOrganisasi/lembagaSumber daya manusiaTata LaksanaSarana PrasaranaKhasanah arsip dan sistem

KEBIJAKANKomitmen dan pernyataan kebijakan:a. Visi Misib. Pedoman dan NSPK2. Dukungan program dan anggaran3. Fokus pada pengguna4. Tinjauan manajemen

ORGANISASI/ LEMBAGATugas dan fungsiStruktur Organisasi

UNIT SUPPORTING

MANDIRI

SUMBER DAYA MANUSIA

KEPALASEKRETARIATKEPALA BIDANGARSIPARIS/PENGELOLA ARSIP

TATA LAKSANASistem Kearsipan ManualSistem Kearsipan Berbasis TIK

SARANA PRASARANA

LOKASIFISIK BANGUNANTATA RUANGPERALATAN

KHASANAH DAN ARSIPKhasanah a. Arsip administrasib. Arsip akademikc. Arsip kemahasiswaan

UU No. 43 Tahun 2009UU No. 8 Tahun 1997Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan KomunikasiSistem Pengelolaan Arsip StatisSistem Pengelolaan Arsip DinamisInstruksi Presiden No. 3Tahun 2003: Kebijakan Dan Strategi NasionalPengembangan E-governmentKep. Menpan No. 13/Kep/M.Pan/1/2003:Pedoman Umum Perkantoran ElektronisLingkup Intranet di Lingkungan Instansi PemerintahSE Menpan No. 07 Th 2005SE Menpan No. 06 Th 2005Per Ka. ANRI No. 06, 07, 08 Th 2005Arsiparis1. Kep. Menpan No. 09/Kep/M.PAN/2/20022. Kep. Menpan No. 34/Kep/M.PAN/3/20043. SEB Ka. ANRI & Ka. BKN No. 03 & 15 Th. 2002Jaringan Informasi Kearsipan Nasional1. PP No. 34 Tahun 1979 Penyusutan ArsipKB KA. ANRI- BKN No. 02 & 22 Tahun 2000JRA KepegawaianKep. KA. ANRI No. 01A Th 2003JRA Keuangan2. Keppres No. 105 Tahun 2004 Pengelolaan Arsip Statis1. PP No. 87 Tahun 1999Tata Cara Penyerahan danPemusnahan Dokumen Perusahaan2.PP No. 88 Tahun 1999Tata Cara Pengalihan DokumenPerusahaan ke Dalam MikrofilmAtau Media Lainnya dan Legalisasi

StrategiKEBIJAKANKEARSIPANNASIONALKEBIJAKANKEARSIPANDAERAH/INSTANSIONALKontrol dan PemantauanImplementasi sistemPerancangan sistemPengembanganSDMStandarisasi SaranaDukungan Pembiayaan

NSPK KearsipanTata Naskah DinasPola Klasifikasi ArsipPengurusan SuratTata Kearsipan Pengelolaan Arsip Aktif dan inaktifJRAProsedur Penyusutan Klasifikasi AksesProgram Arsip VitalTata cara Penyerahan Arsip Statis

Fungsi arsip :Arsip dinamis :a. arsip vitalb. arsip aktifc. arsip inaktif

2. Arsip statis

Arsip dinamisAdalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentua. Arsip vital :arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui , dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang

Arsip dinamisb. Arsip aktif :arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

c. Arsip inaktif :arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

Arsip Vital Pasal 56Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a.identifikasi; b.pelindungan dan pengamanan; dan c.penyelamatan dan pemulihan.3. Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan peraturan kepala ANRI.

LATAR BELAKANG BENCANA/MUSIBAHGempa bumi, tsunami, kebanjiran, kebakaran, dll. DOKUMEN/ARSIP VITAL- Dokumen/arsip yang mengandung informasi mengenai status hukum, hak, kewajiban dan aset organisasi/instansi- Bila hilang tidak dapat diganti dan menghambat pelaksanaan kegiatan instansi PROGRAMDiperlukan suatu program untuk melindungi dan mengamankan dokumen/arsip vital negara terhadap bencana/musibah

DASAR HUKUM

Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:SE/06/M.PAN/3/2005 Tentang PROGRAM PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/BENCANA.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik IndonesiaNomor : 06 Tahun 2005 Tanggal 27 April 2005TentangPEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/ BENCANA

Pengertian arsip vital UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang KearsipanPasal 1

Arsip vital adalah arsip yang keberadaan-nya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak ter-gantikan apabila rusak atau hilang.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 06 Tahun 2005 Tanggal 27 April 2005tentangPEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/ BENCANASE MENPAN NOMOR:SE/06/M.PAN/3/2005, Tanggal 9 Maret 2005Instansi PusatPemerintah Kab/ KotaPemerintah ProvinsiBUMN/ BUMD

TUJUANMenetapkan dokumen/arsip vitalMenentukan tanggung jawab programMengidentifikasikan bencana potensialMenentukan metode perlindunganMenentukan fasilitas penyimpanan

KEGIATANIdentifikasi Dokumen/arsip Vital Negara

Perlindungan dan Pengamanan Dukumen/arsip Vital Negara

Penyelamatan dan Pemulihan Dokumen/arsip Vital Negara

KRITERIA DOKUMEN/ARSIP VITALMerupakan prasyarat keberadaan organisasi, karena tidak dapat digantikan secara administratif maupun legalitasnyaUntuk menjamin kelangsungan aktivitas instansi bila terjadi bencanaBukti kepemilikan kekayaan (asset) instansiKebijakan strategis instansi

CONTOHDOKUMEN/ARSIP VITAL

1.Kebijakan strategis (asli)2.MOU dan Surat perjanjian dalam dan luar negeri3.Bukti kepemilikan asset 4.Hak paten, copy right5.Batas negara dan antar wilayah6.Personel File7.Berkas perkara di Pengadilan, dan lain-lain 8. Dokumen pengelolaan keuangan negara

Arsip statisAdalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per UU an.

BENTUK DAN CORAK ARSIP1. Arsip Tekstual Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Eye Readable Records Hard Copy

2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records 2.1. Gambar Statik Still Images 2.2. Citra Bergerak Moving Images 2.3. Rekaman Suara Sound Recording

3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records

4. Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, - Computer Output Microfilm

5. Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

ARSIP KONVENSIONAL (TEKSTUAL)

Jenis-jenis Arsip Citra Bergerak(video)

Jenis-jenis Arsip Rekaman Suara

ARSIP KEARSITEKTURAN

KARTOGRAFI

Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional

RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU

Hall-AHall-BHall-CHall-DHall-EHall-FHall-GHall-HMasa Kejayaan Nusantara hingga Masa Penjajahan di Bumi PertiwiPrologSejarah Perjalanan BangsaMasa Perjuangan Kemerdekaan R.I.Masa Kebangkitan NasionalMenjaga Keutuhan Negara dan BangsaMenjaga Keutuhan Negara dan BangsaTeater Renungan Perjalanan BangsaEraReformasi dan Demokrasi

Teguran tertulisPenundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 tahunPenundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 tahunPenurunan gaji paling lama 1 tahunPenurunan pangkatPembebasan dari jabatan

Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhakSengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhakSengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga.Sengaja tidak memberkaskan dan pelaporanSengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutupSengaja memusnahkan arsip diluar prosedurMemperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga di luar yang ditentukanTidak menyerahkan arsip yang tercipta yang dibiayai dengan anggaran negara

PROGRAM PEMBINAAN KEARSIPAN NASIONAL

Program Pembinaan Kearsipan secara Nasional meliputiProgram pembinaan di bidang Sumber Daya Manusia Kearsipan.Program pembinaan di bidang Akreditasi dan Profesi KearsipanProgram pembinaan di bidang Bimbingan Konsultasi, Supervisi, dan Evaluasi Kearsipan PusatProgram pembinaan di bidang Bimbingan Konsultasi, Supervisi, dan Evaluasi Kearsipan DaerahProgram pembinaan tentang Perumusan Persetujuan JRAProgram pembinaan di bidang Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan.

Meningkatnya pengelolaan arsip di lembaga pemerintah pusat dan daerahMeningkatnya fungsi dan peranan lembaga dan unit kearsipan dalam membina kearsipan dan menyimpan arsip statis.Meningkatnya kualitas dan kuantitas SDM kearsipan yang profesionalMeningkatnya kualitas dan kuantitas lembaga pemerintah pusat dan daerah yang mematuhi sistem, norma, standar dan peraturan kearsipan. TUJUAN PEMBINAAN KEARSIPAN

adalah mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang profesional, efisien, efektif, dan dapat memberikan sumbangsih yang nyata bagi Pembangunan Nasional. TUJUAN PEMBINAAN KEARSIPAN

SASARAN PEMBINAAN KEARSIPANTerciptanya pengelolaan arsip dinamis dan statis yang efektif dan efisien di seluruh lembaga pemerintah pusat dan daerah.Terwujudnya lembaga dan unit kearsipan yang berada di lembaga pemerintah pusat dan daerah dalam rangka menyimpan dan menyelamatkan arsip.Terpenuhinya Arsiparis atau SDM kearsipan di tingkat pusat maupun daerah yang profesional, sesuai dengan kebutuhanTercapainya tingkat kepatuhan dari lembaga pemerintah pusat dan daerah terhadap sistem, norma, standar dan peraturan kearsipan.

INSTANSI/LEMBAGA SASARAN PEMBINAAN KEARSIPANPembinaan Kearsipan lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah;Pembinaan Kearsipan badan usaha milik negara dan perusahaan swasta;Pembinaan Kearsipan organisasi kemasyarakatan dan partai politik;Pembinaan Kearsipan masyarakat dan perorangan.

Alur Pikir Proses Pembinaan Kearsipan

Kebijakan Pembinaan Arsiparis 1. Penempatan Arsiparis - Seluruh Unit Satuan Organisasi Tingkat Pusat dan Daerah a. Arsiparis trampil b. Arsiparis Ahli2. Pemenuhan Kebutuhan a. Program ANRI b. Program Dana Dekonsentrasi c. Bantuan Tenaga Ahli

3. Pengembangan profesia. Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI)b. Institusi/pribadi4. Pengembangan Kariera. Regulasi peraturan-peraturan (Jabatan Fungsional Arsiparis)Pedoman-pedoman teknis Fungsional Arsiparis.

Peningkatan Profesionalitas dan Kesejahteraan (Revisi Keputusan Menpan tentang Jabatan Fungsional Arsiparis)

Penyempurnaan kegiatan kearsipan (ahli +terampil)Jalur KarierPeningkatan angka kreditStandar Bukti Kerja Arsiparis

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS(RECORDS MANAGEMENT)

Manajemen Arsip Dinamis(Records Management)DAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records) PENGGUNAAN &PEMELIHARAANPENYUSUTANPENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah* Manajemen Laporan* Manajemen Produk Hukum* Pengurusan Surat* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip Inaktif* Program arsip Vital* Disaster prevention & recovery plan* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip* Penilaian arsip* Jadwal retensi* Pemindahan arsip inaktif* Pemusnahan* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

Manajemen Arsip Dinamis(Records Management)Life Cycle of Records (1st Cycle)Penciptaan(Creation)Penggunaan (Use) &Pemeliharaan(Maintenance)Penyusutan(Disposition)

Surat Elektronik (e-mail)PENGELOLAAN ARSIP AKTIFCaraka / Pos(masuk)DigitasiPenyimpananArsip KonvensionalUNITKEARSIPANSATUANKERJAPenyampaian kopi digital UNIT PENGOLAHUNIT PENGOLAHkomunikasikedinasanelektronikAPLIKASIKEARSIPANRegistrasiCaraka / Pos(keluar)Registrasi &INTERNETKontrol OperasiPengurusan surat / dokumennon-elektronikPenyimpananArsip ElektronikPEMINDAHANARSIP INAKTIFPenggunaan ArsipRegistrasi &Penggunaan Arsip

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIFDigitasi untukpreservasi/aksesPenyimpanan Arsip Non-elektronikUNIT KEARSIPANLEMBAGA PENCIPTA ARSIPPENGGUNAkontrolpenggunaanpencarian &PENYERAHAN ARSIP STATISPEMUSNAHANARSIPPEMINDAHANARSIP INAKTIFpenggunaan manualPENGGUNAelektronikadm. layananUNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA

1 2 3 4

PENGELOLAAN ARSIP STATISDigitasi untukpreservasi danaksesPenyimpanan Arsip Statis Non-elektronikUNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATISPengumpulan; Penyimpanan;Perawatan; Penyelamatan; PenggunaanPENGGUNAkontrolpenggunaanpencarian &SISTEMJ I K NPENYERAHANARSIP STATISpenggunaan manualPENGGUNAelektronikadm. layananUNIT KEARSIPANLEMBAGA PENCIPTA ARSIP

KRITERIA ARSIPSuatu naskah/dokumen dinyatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, struktur secara jelas dan lengkap

ISIKONTEKSSTRUKTUR Data, fakta atau pesan yang di- komunikasikan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasiAdministratif - pelaku - dasar otoritas - fungsi, kegiatan & transaksiTeknologi Sistem pengelolaanMedia

Format fisik

Format intelektual

RECORDS MANAGEMENTKEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA EFISIEN DARI TAHAP PENCIPTAAN ARSIP HINGGA TAHAP PEMUSNAHAN

TUJUAN RECORDS MANAGEMENTAdanya efisiensi dalam penciptaan, penggunaan, dan penemuan kembali;Pemanfaatan arsip yang penting secara efisien;Meminimalisir pengeluaran biaya;Memelihara arsip yang bernilai sejarah untuk kepentingan organisasi

RECORDS MANAGEMENT SYSTEM

PENGURUSAN SURATSeluruh proses kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar sampai tahap penyimpanan serta pengirimannya

TujuanPenyampaian surat dengan cepat, tepat pada meja kerja/unit pengolah

SURAT DINASALAT KOMUNIKASI TERTULIS YANG MENYANGKUT KEPENTINGAN TUGAS DAN KEGIATAN ORGANISASIPERNYATAAN TERTULIS YANG DIBUAT DENGAN TUJUAN MENYAMPAIKAN INFORMASI KEPADA PIHAK LAIN

JENIS SURAT BERDASARKAN SIFATSURAT TERBUKA

YANG DAPAT DIBUKA OLEH UNIT KEARSIPAN BAIK YANG BERSIFAT PENTING MAUPUN BIASASURAT TERTUTUP/ RAHASIAADA TANDA KHUSUS, SEPERTI RHS, RAHASIA, LINGKARAN MERAHMENGGUNAKAN AMPLOP LEBIH DARI SATUDITUJUKAN KEPADA NAMA PEJABAT

AZAS PENGURUSAN SURATSENTRALISASIDESENTRALISASIGABUNGAN ANTARA SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

AZAS SENTRALISASIPERNGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPANPENERIMAAN, PENGIRIMAN, PENGGOLONGAN, PENGARAHAN, PENGENDALIAN DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

AZAS DESENTRALISASIPENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DILAKSANAKAN OLEH MASING-MASING UNIT PENGOLAHANPENGGOLONGAN, PENGARAHAN, PENGENDALIAN DILAKUKAN OLEH UNIT PENGOLAHAN

AZAS GABUNGANPENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DILAKSANAKAN SECARA BERSAMA PENGENDALIAN DAN PENCATATAN DILAKUKAN SECARA BERSAMA OLEH UNIT PENGOLAHAN DAN UNIT KEARSIPAN

UNIT KEARSIPANADALAH SATUAN UNIT KERJA YANG MEMPUNYAI TUGAS POKOK MENGELOLA ARSIP DINAMIS(RECORDS)

FUNGSI UNIT KEARSIPANPENGELOLA SURAT, PENERIMA/PENGIRIM, PENGARAH, PENCATAT, PENGENDALI SURAT MASUK DAN SURAT KELUARPEMBINA KEARSIPAN INSTANSIPUSAT PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

UNIT KERJA/UNIT PENGOLAHAN Satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi dan kegiatan suatu organisasi, terdiri:pimpinan unit pengolahantata usaha/sekretarispelaksana pengolahan

FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASIFUNGSI SUBTANTIF YANG MERUPAKAN KEGIATAN POKOK/UTAMA YANG MEMBEDAKAN ANTARA ORGANISASI SATU DENGAN LAINNYA;

FUNGSI FASILITATIF MERUPAKAN FUNGSI PENUNJANG UNTUK MELENGKAPI DAN MEMPERLANCAR PEKERJAAN SUBTANTIF

ISI INFORMASI ARSIP MENCERMINKANKEGIATAN SUBTANTIF, SEPERTI PRODUKSI, PEMASARAN, KEMAHASISWAAN, AKADEMIS;

KEGIATAN FASILITATIF YANG MENGHASILKAN ARSIP BERSIFAT HOUSEKEEPING, SEPERTI KEPEGAWAIAN, KEUANGAN, LOGISTIK, HUKUM, HUMAS

KLASIFIKASI ARSIPPENGELOMPOKAN ARSIP MENURUT URUSAN ATAU MASALAH SECARA LOGIS, KRONOLOGIS DAN SISTEMATISBERDASARKAN FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI PENCIPTA

SUATU PROSES DIMANA ARSIP ORGANISASI DAPAT DIKELOMPOKKAN UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI

KEGUNAAN KLASIFIKASIMENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;

MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;

UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI

SYARAT KLASIFIKASIHENDAKNYA LOGIS, SISTEMATIS DAN KRONOLOGIS;SEBAIKNYA MAKSIMAL TIGA TINGKAT SAMPAI KE MASALAH TERSIER;RINCIAN HARUS BERSUMBER PADA FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI;SEDERHANA DAN FLEKSIBEL;BERLAKU UMUM DALAM ORGANISASI

3.Contoh FormatHK HUKUM 01. Produk Hukum 01.01. InternNaskah-naskah yang berkaitan dengan proses pembuatan hingga hasil akhir dari produk hukum intern, seperti SK, Surat Perintah, dll. 01.02.EksternNaskah-naskah yang berkaitan dengan produk hukum yang berasal dari luar instansi02. Bantuan Hukum Naskah-naskah yang berkaitan dengan bantuan hukum, seoerti kasus gugatan dari pihak luar, konsultasi, dll03. Penyuluhan Hukum04. Dst.

ANALISA FUNGSI ORGANISASIFUNGSI/FUNCTIONKEGIATAN/ACTIVITIESPROSES ADMINISTRASI/ TRANSAKSI/TRANSACTIONBERKASKAN/FILE

Akibat tidak ada penyusutan

JADWAL RETENSI ARSIP

Undang-Undang No. 43/2009 tentang Kearsipan pasal 48 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA diatur dengan peraturan pemerintah.

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan ArsipPasal 4

(1) Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA);

(2) ANRI menetapkan pedoman untuk menentukan nilai guna arsip;

(3) LNBP wajib memiliki JRA yang berupa daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya .

PP34/1979JRAPemindahan arsipPemusnahan ArsipPenyerahan arsip

Penjelasan pasal 15:Sifat arsip dinamis pada dasarnya tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Sifat arsip statis pada dasarnya terbuka, namun bilamana lembaga negara atau badan pemerintah menganggap harus tetap dipegang kerahasiannya dapat tetap diperlakukan menjadi tertutup.

Contoh Jadwal Retensi Arsip

NOJenis/seri arsipJangka waktu simpanKeterangan Aktif Inaktif I. 1.

2. 3.

HUKUM

Produk hukumPeraturan Perundangan yang mengatur instansiProduk hukum internal

Dokumentasi hukum

Kontrak/ perjanjian

1 tahun setelah tidak berlaku

1 tahun Stl tidak berlaku

1 tahun Stl tidak berlaku

4 tahun

4 tahun

9 tahun

Permanen

Musnah

Dinilai kembali

Contoh Jadwal Retensi Arsip

NOJenis/seri arsipJangka waktu simpanKeterangan Aktif Inaktif I.

ADMINISTRASI PEGAWAI

Surat perintah Dinas / Surat Tugas

Cuti Besar

Cuti Sakit, Cuti Tahunan, Cuti Bersalin

Cuti Alasan Pentng

Cuti Di Luar Tanggungan Negara

2 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah SK ditetapkan

1 tahun setelah pelPelaksanaan

1 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun

-

2 tahun

2 tahun

-

Musnah, kecuali SK masuk berkas peroranganMasuk berkas

Musnah

Musnah

Masuk berkas perorangan

ISO Series 19 9000 atau SNI 19 9000, mensyaratkan:Setiap jenis arsip ditentukan jangka simpannya

ISO 15489 tentang Records Management, mesyaratkan:JRA sebagai instrumen pokok yang harus diciptakan dalam manajemen arsip.

ISO SERIES 9000SNI 19 9000Control of Quality Records1.Adanya metoda untuk:a. Mengidentifikasib. Menghimpunc. Mengindeksd. Memberkaskane. Menyimpanf. Memelihara g. Menyusutkan2. Adanya jaminan arsip mudah ditemukan3. Adanya jaminan arsip terhindar dari kerusakan dan kehilangan4. Semua jenis arsip ditentukan retensinya.

Jadwal Retensi ArsipAdalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis arsip dan jangka simpannya sebagai pedoman untuk penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku,c. Menyerahkan arsip statis ke ANRI. PENGERTIAN

Kebutuhan Organisasi PenciptaMengurangi biaya:tempat, sarana, volumeMeningkatkan efisiensi & efektifitasMenjamin keselamatan bahan pertanggungjawabanMewujudkan konsistensi dalam penyusutanMemenuhi persyaratan hukum :LN / BP wajib memiliki JRA, PP 34/1979: 4;3TUJUAN JRA

PENYUSUTAN ARSIPADALAH KEGIATAN PENGURANGAN ARSIP, DENGAN CARA:a. MEMINDAHKAN ARSIP DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN

b.MEMUSNAHKAN ARSIP YANG TIDAK BERNILAI SESUAI KETENTUAN

c.MENYERAHKAN ARSIP STATIS DARI UNIT KEARSIPAN KE ARSIP NASIONAL

TUJUAN PENYUSUTANMenghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsipMenekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip instansiMewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaanMemudahkan dalam penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkanTerjaminnya penyelamatan arsip yang bernilaguna dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional

PROSEDUR PENYUSUTAN(BERDASARKAN JRA)Pemindahan :Pemeriksaan arsip (bersasarkan JRA)Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan)PenataanPembuatan BAPPelaksanaanPemusnahan :Pemeriksaan arsip (bersasarkan JRA)Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan)Pembentukan panitiaPenilaian, persetujuan & pengesahanPembuatan BAPPelaksanaan

Penyerahan arsip ke ANRI

Pemeriksaan dan penilaianPendaftaran (daftar arsip yg diserahkan)Pembuatan BAPPelaksanaan

Lanjutan :

AKUISISIMERUPAKAN SALAH SATU USAHA PENYUSUTAN ARSIP DENGAN CARA PENARIKAN ARSIP YANG BERNILAI GUNA PERMANEN DALAM USAHA MENAMBAH DAN MELENGKAPI KHASANAH KEARSIPAN YANG DISIMPAN PADA LEMBAGA KEARSIPAN

SASARAN AKUISISIINSTANSI YANG DIGABUNG, BERUBAH NAMA, DILIKUIDASI;ARSIP SEJAK MASA KEMERDEKAAN (PASCA 1945);KABINET AMPERA, PEMBANGUNAN I-VII, KABINET REFORMASI;PERSIAPAN PENARIKAN KABINET GOTONG ROYONG ERA PRESIDEN MEGAWATI YANG AKAN SEGERA BERAKHIR;

TUJUAN AKUISISIPENYELAMATAN ARSIP YANG BERNILAI GUNA PERMANEN;PENAMBAHAN KHASANAH KEARSIPAN STATIS SEBAGAI MEMORY COLLECTIVE BANGSA;MENYAJIKAN ARSIP UNTUK KEPENTINGAN PENGGUNA SECARA LENGKAP DAN AKURAT;

ALUR PENGELOLAAN ARSIP SECARA TERPADUPERANCANGAN

PENCIPTAAN:Membuat/ menerimaRegistrasiKontrol

PENGGUNAAN &PEMELIHARAAN:Arsip aktifArsip inaktifPENYUSUTAN:PemindahanPemusnahanPenyerahan ARSIP STATISKLASIFIKASI

Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta

PPID

kegiatankegiatanArsipArsipDibantu : Arsiparis, Pranata Humas,Pranata Komputerdisediakandiumumkan

Dg alasan:politik, ekonomi, sosial, dan hankamtertutup

Dg alasan pengambilan keputusan publik ArsipkegiatankegiatankebijakanOrganisasiprogramTugas &Fungsi

Informasi

Informasi

Informasi

terbuka

kegiatanArsipDibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata KomputerdisediakandiumumkanArsipkegiatankegiatan

Informasi

Informasi

Informasi

TerbukaPimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta PPIDBertanggung jawab dalam pengelolaan informasiArsipArsip

Tertutup

Unit Kearsipan

Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi pada Badan PublikUnit kerja pemilik kegiatanUnit kerja kearsipanUnit kerja kehumasanKebijakanKegiatanalasan pengambilan keputusan publik Dokumen otentikDokumen otentikPPIDinformasi

ILMUPERATURANSTANDARRECORDS MANAJEMEN&KEEPINGSYSTEMPRINCIPLESARSIP YANGRELIABLE DANAUTENTIKAKUNTABILITASGOOD ANDCLEANGOVERNANCEARSIP DAN GOOD GOVERNANCE

Dunia tanpa arsip akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang syah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif

(Liv Mykland, 1992) Pentingnya Arsip

Pentingnya ArsipApabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada rakjat.

[Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]

AYOO KERJA KERAS MENATA ARSIP

BIKIN . RAPI DAN MUDAH DICARI

Kiniwaktu lalu

SEKIANTERIMA KASIH

************************Gambar ini merefleksikan kondisi model penyelenggaraan kearsipan yang ideal, dengan lahirnya peraturan penyelenggaraan kearsipan dinamis, untuk mencapai penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terintegrasi.

Sistem Penyelenggaraan KearsipanTerdiri dari: a. Lingkungan yang mempengaruhi penyelenggaraan kearsipan,yang terdiri dari: peraturan perundang-undangan, ilmu pengetahuan dan teknologi, NSPK (norma, standar, prosedur, dan kriteria) sebagai alat kontrol.b. Sistem pengelolaan arsip dinamis dan statis baik elektronik dan non-elektronik,yang meliputi: penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan.c. Sumber daya pendukung yang terdiri dari: kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana, pendanaan. Sistem pengelolaan a. Sistem pengelolaan arsip dinamis, terdiri dari: 1) Input: dokumen yang dibuat dan diterima berdasarkan tugas pokok dan fungsi 2) Proses: penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan 3) Output: arsip dinamis yang autentik, reliabel, utuh, dan dapat digunakan 4) Outcome: arsip sebagai tulang punggung manajemen, bukti akuntabilitas kinerja, dan alat bukti sah Instrumen yang diperlukan dalam sistem pengelolaan arsip dinamis: (1) tata naskah dinas, (2) klasifikasi kerja, (3) jadwal retensi arsip, serta (4) klasifikasi keamanan dan akses.

b. Sistem pengelolaan arsip statis, terdiri dari: 1) Input: arsip dinamis yang bernilai kesejarahan. 2) Proses: pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan penggunaan. 3) Output: arsip statis yang autentik, reliabel, utuh, dan dapat digunakan. 4) Outcome: arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa.

Instrumen yang diperlukan dalam sistem pengelolaan arsip statis: (1) kriteria arsip statis, (2) tata cara pembuatan berita acara serah terima arsip statis, (3) tata cara penataan arsip statis, (4) tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis, (5) persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis, (6) tata cara perawatan arsip statis, (7) tata cara penyelamatan arsip statis, (8) tata cara izin penggunaan arsip statis, (9) tata cara pemberhentian penggunaan arsip statis, (10) tata cara ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia, (11) tata cara kerjasama kearsipan statis, (12) tata cara pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, (13) tata cara informasi yang dimuat dalam JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) untuk arsip statis yang bersifat rahasia, (14) tata cara pembinaan, pengembangan, pemantauan, dan pelayanan sistem JIKN, (15) persyaratan dan tata cara menjadi anggota JIKN bagi Lembaga Pencipta Arsip.

3. Sumber daya pendukungTerdiri dari:a. Kelembagaan: Unit Kearsipan, Lembaga Kearsipan.b. SDM: Arsiparis, Pejabat Unit Kearsipan.c. Prasarana dan sarana: tempat penyimpanan (records centre, depot), peralatan pengolahan, penyimpanan, dan pelayanan.d. Pendanaan: anggaran yang diperlukan secara rutin untuk penyelenggaraan kearsipan.

Feedback:Hasil yang diiperoleh dari pemantauan output dan outcome dari penyelenggaraan kearsipan.Hasilnya: rekomendasi untuk perbaikan atau peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan.

*****Gambar ini merefleksikan kondisi model penyelenggaraan kearsipan yang ideal, dengan lahirnya peraturan penyelenggaraan kearsipan dinamis, untuk mencapai penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terintegrasi.

Kebijakana. Terminologi: konsepsi dasar dan pengertian yang digunakan dalam R-Perpres.b. Wewenang: pemerintah (Lembaga Kearsipan: ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah). c. Tanggung Jawab: LNBP (Lembaga Pencipta Arsip), Lembaga Kearsipan.Sistem Pengelolaan Arsipa. Penciptaan: pembuatan dan penerimaan arsip dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.b. Penggunaan pemeliharaan: c. Penyusutan: (1) pemindahan arsip inaktif dari Unit Kerja kepada Unit Kearsipan,(2) pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan (3) penyerahan arsip statis yang bernilai kesejarahan kepada Lembaga Kearsipan.d. Pengelolaan Arsip Statis meliputi : Akuisisi, Pengelolaan, Preservasi, dan Akses Arsip Statis.

Instrumen yang diperlukan:a. Tata naskah dinasb. Klasifikasi kerja c. Jadwal retensi arsipd. Klasifikasi keamanan dan akses

Sumber Daya Pendukunga. Kelembagaan: Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan dalam rangka pengolahan dan penyimpanan arsip.b. Prasarana dan Sarana: tempat penyimpanan (records centre dan depot), peralatan kearsipan yang standar untuk mengolah dan melestarikan arsip.c. SDM: Arsiparis dan pejabat kearsipan yang memiliki kewenangan mengelola arsip dan berkompeten.d. Pendanaan: anggaran yang diperlukan secara rutin untuk penyelenggaraan kearsipan.

Pembinaan Terhadap No. 1, 2, dan 3a. Kebijakan: implementasi NSPK.b. Sistem: pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem berdasarkan NSPK.c. Sumber daya pendukung: pengembangan dan pemberdayaan SDM kearsipan yang bermutu.

********************************************************************************************************************************************