MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

BAB 16 PRESENTASI BISNIS

KELOMPOK 7:

CIPTA AJENG PRATIWI 1211011034

NOVITA LIANA SARI 1211011118

UMI RESTU SUCI N.P 1211011152

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS LAMPUNG

BANDAR LAMPUNG

2014

TUJUAN PRESENTASI BISNIS

Seorang presenter atau pembicara yang melakukan presentasi dihadapan pemirsa/audience

tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut,

seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengn sebaik-baiknya .

Secara umun presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok yaitu :

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik ,sederhana , mudah

dipahami ,dan mudah didengar audiens hindari presentasi yang

membosankan ,monoton ,tidak jelas dan bahasanya sulit dipahami.

2. Menghibur audiens

Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyiapkan humor-

humor segar yang mampu menghidupkan suasana.yang perlu diingat adalah bahwa

umur yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis sebagai selingan dan bukan

sebagai yang utama.

3. Menyentuh emosi audiens

Dengan gaya bicara dan dengan intonasi yang menarik ,seorang pembicara mampu

menggugah emosi audiens

4. Memotivasi audiens untuk melakukan sesuat

Untuk bertindak sesuatau untuk memotivasai audiens seorang pembicara

menyatakannya secara exsplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi dalam arti

bahwa apa yang diinginkan pembiacra harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam

presentasi.

PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS

Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencangkup beberapa hal

antara lain :

1. Penguasan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam

sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada

kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam

isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan

menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang

kurang baik bagi pembicara tersebut.

2. Penguasaan berbagai alay bantu presentasi dengan baik

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga

dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi

dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat

presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang

presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

3. Menganalisis audiens

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa

sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan

menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka

pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang

dimaksud

4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat

dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat

akan sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat

serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS

Alat bantu presentasi mencangkup banyak variasi, yaitu:

1. Papan tulis hitam dan putih

Keunggulan:

Fleksibilitas dalam penulisannya.

Kemudahan dalam melakukan koreksi.

Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.

Kelemahan:

Tulisan sering kali sulit dibaca.

Pembicara menutupi peserta saat menulis.

Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila suda penuh harus

dihapus dulu.

Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tidak dapat dimanfaatkan

secara optimal.

Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.

2. Flip charts

Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas

berukuran besar.

Keunggulan:

Fleksibilitas dalam penulisan.

Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi.

Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya.

Biaya relatif murah.

Bisa diletakkan di mana saja.

Kelemahan:

Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan

Pembicara sering menutupi peserta saat menulis.

Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet.

Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja.

Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas.

Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.

3. Transparansi overhead projector

Keunggulan:

Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi.

Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif mahal.

Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang.

Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat

sebelum presentasi dilakukan.

Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual.

Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau

pelatihan.

Kelemahan:

Kualitas transparansinya jelek jika ditulis dengan tangan.

Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih.

Pergantian secara manual seringkali mengganggu pembicara dan mengalihkan

pembicaraan.

Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus.

Kipas pada OHP seringkali berisik.

Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.

4. Slide

Keunggulan:

Slide foto warna mudah pembuatannya.

Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC.

Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya.

Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan

yang terbuat dari kaca.

Slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket.

Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable.

Kelemahan:

Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama.

Harganya relatif mahal

5. Papan tulis elektronik

Keunggulan:

Fleksibilitas dalam penulisan materi.

Koreksi dapat dilakukan dengan mudah.

Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut.

Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta.

Kelemahan:

Tulisan tangan.

Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis.

Pemicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan

ritme terganggu.

Hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya

memang jelek.

Sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.

6. Video cassete recorder

Keunggulan:

Sangat praktis.

Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran.

Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan.

Tersedia pokok materi subjek sacara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program

motivasional.

Kelemahan:

Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.

Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.

Untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif.

Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

7. Panel LCD projector

Keunggulan:

Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”

Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi.

Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.

Kelemahan:

Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek.

Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan

watt.

Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti kompuer, proyektor overhead, dan panel

LCD.

8. Protector LCD

Keunggulan:

Tampilan data dilakukan secara “real time”

Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens

Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena

yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara, dan video

Kelemhan:

LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus

Harga LCD proyektor masih relative masih mahal, meskipun dari waktu ke waktu

cenderung harganya turun

Peralatan diperlukan seperti computer, LCD proyektor, dan layar

Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompetibel) antara merek LCD proyektor

tertentu dengan computer yang digunakan

ANALISIS AUDIENS

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang salah satu persyaratannya harus menganalisis

audiens secara tepat. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seoarang pembicara harus

mampu menjawab 6 pertanyaan mendasar berikut ini.

1. Siapa audiensnya ?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin

banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah

melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau dari berbagai hal,

misalnya daru sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin,

agama, asal daerah, pendidikan dll.

2. Apa yang diingkan audiens ?

Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan

berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga

dapat memuaskan audiens.

3. Dimana melakukan presentasi ?

Pemahaman tempat presentasi,akan membantu pembicara untuk menyusun strategi

yang tepat.

4. Kapan melakukan presentasi ?

Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dai

akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan

presentasi bisnis tersebut.

5. Mengapa melakukan presentasi ?

Sebelum melakukan presentasi bisnis pembicara harus menjawab pertanyaan

mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya

akan sangat bervariasi antara seseorang dengan orang lain.

6. Bagaimana melakukan prentasi ?

Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang

berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata

letak meja secara khusus untuk diskusi kelompok.

ANALISIS BAHASA TUBUH

1. Ekspresi wajah

Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang membarikan arti

senang,sedih,cemberut,atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi dirinya

dengan polos, apa adanya, tanpa ditutupi.

2. Senyuman

Tidak ada kpomunikasi yang lebih handal di antara manusia selain senyum. Menurut

suatu penelitian , orang yang medah senyum lebih bahagia dari pada mereka yang

tidak pernah senyum.

3. Kontak mata

Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah ciri-ciri profesionalitas

pembicara. Mata yang terbuka lebar menunjukan keyakinan diri seseorang.

Sedangkan mata yang setengah tertutup member kesan adanya keraguan atau

kesangsian. Oleh karena itu, kontak mata yang bai9k akan membantu penyampaian

pesan-pesan kepada audiens.

4. Gerakan tangan

Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu

pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu.

5. Gerakan bahu

Gerakan bahu dalam melakukan presentasi bisnis untuk menunjukan kepercayaan diri

atau menyerah.

6. Gerakan kepala

Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukan sikap setuju atau

menolak sesuatu.

7. Cara berdiri

Posisi duduk atau berdiri diatas podium dalam suatu presentasi bisnis memberikan

kesan yang terlalu formal dan kaku. Oleh Karena itu, dalam memberikan presentasi

bisnis dapat menggunakan alternative lain yang terkesan agak santai dan rileks

adalahdengan posisis berdiri secara bebas menghadap audiens.

PENINJAUAN LOKASI

Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu

diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis. Disamping mengetuhui posisi alat Bantu

presentasi bisnis, tata letak untuk tempat duduk juga perlu diperhatikan. Selain itu, posisi

podium juga perlu diperhatikan apakah menutupi pandangan audiens atau tidak.

PERCAYA DIRI

Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam

berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat

dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan

tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut.

1. Gemetar

2. Bicara terputus-putus

3. Mulut kering

4. Tenggorokan tersumbat

5. Tersenggal-senggal

BERLATIH PRESENTASI BISNIS

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu

diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Identifikasi audiens

2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

3. Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap

4. Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos