PERANGKAT RPP SMK

MENDISTRIBUSIKAN DOKUMENKELAS XI / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Menangani Penggandaan Dokumen

Penyusun:

Pambudi Laksono120412403007

PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI MALANG

2014

0

KATA PENGANTAR

Puji syukur, kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga

kami dapat menyelesaikan contoh perangkat pembelajaran ini. Contoh perangkat ini

dibuat dengan maksud dapat dijadikan contoh bagi Peserta PPG Ekonomi, khususnya

di Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas

Negeri Malang , untuk merencanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-

teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui

kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik.

Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil

belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah,

hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP

dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,

psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS , LP-1: Penilaian

Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan

Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi

calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga

memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan

keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan

perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

1

Daftar Isi

halamanKata Pengantar 1Daftar Isi 2

Silabus 3

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 6

LKS-1: Klasifikasi Dokumen 13

LKS-2: Prosedur Pendistribusian Dokumen 18

LKS-3: Sasaran dan hal penting dalam Pendistribusian Dokumen 21

LP-1 : Penilaian Produk 23

LP-2 : Asesmen Kinerja Proses 26

LP-3 : Asesmen Kinerja Psikomotor 28

LP-4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter 29

LP-5 : Pengamatan Keterampilan Sosial 30

2

SILABUSNama Sekolah : SMK Negeri I MalangMata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian : Administrasi PerkantoranKelas/ Semester : XI / I Alokasi Waktu : 4 x 45 menitStandar kompetensi : Menangani Penggandaan Dokumen

Materi Pembelajaran Kegiatan pembelajaran Indikator Pencapaian

Kompetensi

Penilaian Alo-kasi

Waktu

Sumber Belajar Teknik Bentuk

InstrumenContoh

Instrumen

Mendistribusikan

Dokumen

1. Pemahaman konsep

klasifikasi atau

pengelompokkan

dokumen.

2. Prosedur

Pendistribusian

dokumen

3. Sasaran

pendistribusian

dokumen

Kognitif :

Produk

1. Memahami jenis-jenis

dokumen berdasarkan

klasifikasinya

2. Memahami cara

pendistribusian atau

pembagian dokumen

3. Memahami hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam

mendistribusikan dokumen

4. Paham dan mengerti sasaran

atau pihak yang tepat dalam

distribusi dokumen

Tes Tes Tulis

Asesmen

Kinerja

LP-1: Produk 4 x 45’ 1. LKS 1:Klasifikasi

Dokumen

2. LKS 2: Prosedur

pendistribusian

dokumen

3. LKS 3: Sasaran

dan hal penting

dalam

pendistribusian

dokumen

4. Kunci LK 1, 2, 3

5. LP 1: Produk

3

Proses

Mempraktekkan langkah-langkah

mendistribusikan dokumen secara

sistematis yang meliputi kegiatan

pengelompokkan hingga

pendistribusiannya

Psikomotor :

Melaksanakan praktek

pendistribusian dokumen secara

sistematis agar tepat kepada pihak

yang berkepentingan

Afektif :

Karakter

1. Teliti, cermat, tekun, cekatan,

2. Jujur, loyal, kreatif-inovatif

3. Disiplin

4. Dapat dipercaya,

Tes

Tes

Pengamatan

Proses

Assesmen

Kinerja

Psikomotor

Pengamatan

perilaku

berkarakter

Pengamatan

Keterampilan

LP-2: Proses

LP-3:

Psikomotor

LP-4:

Pengamatan

perilaku

berkarakter

6. LP 2: Proses

7. LP 3: Psikomotor

8. LP 4:

Pengamatan

Perilaku

Berkarakter

9. LP 5:

Pengamatan

Keterampilan

Sosial

10. Silabus

11. Modul

4

Keterampilan Sosial

bekerjasama, menyumbang ide

atau berpendapat, melayani

permintaan dokumen dengan baik

Pengamatan Sosial LP-5:

Pengamatan

Keterampilan

Sosial

5

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran Satuan Pendidikan : SMK Negeri I Malang

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas XI / Semester I

Materi Pembelajaran : Distribusi Dokumen

Alokasi Waktu : 4 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mendistribusikan DokumenII. Kompetensi Dasar : Menangani Penggandaan Dokumen

III. Indikator

A. Kognitif

1. Produk :

a. Memahami jenis-jenis dokumen berdasarkan klasifikasinya

b. Memahami cara pendistribusian atau pembagian dokumen

c. Memahami hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendistribusikan dokumen

d. Paham dan mengerti sasaran atau pihak yang tepat dalam distribusi dokumen

. .

2. Proses:

Mempraktekkan prosedur pendistribusikan dokumen secara sistematis, mulai dari

kegiatan pengelompokkan , penyortiran, hingga pendistribusiannya.

B. Psikomotor

Melaksanakan praktek pendistribusian dokumen secara sistematis agar tepat kepada

pihak yang berkepentingan

C. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter, meliputi :

a) Teliti, cermat, tekun, cekatan, rapi

b) Jujur, loyal, kreatif

c) Disiplin

d) Dapat dipercaya,

e) Kreatif-inovatif

6

2. Keterampilan sosial:

a) Bekerjasama

b) Menyumbang ide atau berpendapat

c) Melayani

IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif

1. Produk

a) Siswa dapat menjelaskan prosedur pengelompokkan dokumen dengan

mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan

kunci jawaban.

b) Siswa dapat mendeskripsikan sistem pendistribusian dengan

mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci

jawaban

2. Proses

Disediakan beberapa dokumen, sehingga siswa dapat melakukan

prosedur pengelompokkan dokumen berdasarkan jenis-jenisnya sesuai dengan

rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2. Proses mulai dari

pengelompokkan hingga penyortiran.

B. Psikomotor

Disediakan beberapa jenis dokumen. Siswa dapat melakukan proses

pendistribusian dokumen dengan baik dan benar kepada pihak yang berkepentingan.

Siswa melaksanakan tugas ini sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3

Psikomotor.

C. Afektif

1. Karakter :

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai

membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter yang teliti, cermat, tekun,

cekatan, rapi, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, kreatif-inovatif sesuai

dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

7

2. Keterampilan sosial :

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai

membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial dalam

menyumbang ide atau berpendapat, mampu menjaga rahasia, melayani permintaan

pendistribusian dokumen sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

Metode Pembelajaran : Tugas proyek berupa simulasi penanganan dokumen

dikombinasikan dengan inquiry.

VI. Bahan

- Lembar Kerja 1, 2, 3

VII. Alat dan Media

1. Alat terdiri dari :

1 bendel dokumen

Alat Tulis Kantor (ATK),

LCD dan Laptop

2. Media terdiri dari Slide tentang :

Jenis-jenis dokumen

Prosedur pengelompokkan, penyortiran, dan pendistribusian dokumen

8

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor,

keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan berbagai

dokumen berdasarkan jenis-jenisnya.

Guru meminta siswa untuk menyampaikan pendapatnya, bagaimana sikap

dan cara kita, apabila suatu saat nanti kita disuruh mendistribusikan

dokumen yang tidak jelas.

2. Guru memberikan penjelasan kepada siswa bahwa sebelum kita

mendistribusikan sebuah dokumen, seharusnya dilakukan suatu

pengelompokkan dengan memilah-milah dokumen dahulu berdasarkan

jenis-jenis dokumen, setelah itu dilakukan penyortiran terhadap dokumen-

dokumen tersebut. Baru setelah itu dokumen didistribusikan kepada pihak

yang berkepentingan

9

B. Inti

KegiatanPenilaian oleh

Pengamat1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan jenis-jenis dokumen untuk dilakukan

pengelompokkan dan penyortiran. (Fase 1 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang jenis-jenis dokumen, serta tata cara

pengelompokkan dan penyortiran dokumen sebelum didistribusikan. Guru

membagikan satu LKS 1 tiap Kelompok . (Fase 2 MPK)

c. Siswa mendiskusikan prosedur pendistribusian dokumen yang baik dan

benar secara sistematis (Fase 3 MPK)

d. Guru menginformasikan prosedur pendistribusian dokumen yang baik

dan benar secara sistematis . Guru membagikan LKS 2 dan siswa mengisi

LKS yang telah diberikan.

e. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan prosedur

pengelompokkan dan penyortiran dokumen

f. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengelolaan dokumen mulai

dari mengelompokkan sampai menyortir dengan benar. (Fase 4 MPK)

g. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan

cara meminta siswa menunjukkan hasil pengelolaan dokumen.

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap

kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mendiskusikan hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam memilah-milah dan mendistribusikan dokumen, serta

sasaran dalam pendistribusian dokumen.

b. Membimbing siswa dalam membuat laporan tertulis hasil diskusi dan

membimbing siswa dalam mengerjakan LKS 3 tentang sasaran dan hal-hal

penting dalam pendistribusian dokumen. (Fase 4 MPK)

c. Salah satu kelompok mempresentasikan hasil diskusinya dan kelompok lain

menambahkan jika ada hal yang belum disampaikan oleh kelompok yang

berpresentasi.

d. Melakukan evaluasi atau pengamatan tentang perilaku siswa sesuai yang

10

KegiatanPenilaian oleh

Pengamat1 2 3 4

tercantum dalam format pengamatan keterampilan sosial siswa.

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat

dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja

baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

KegiatanPenilaian oleh

Pengamat1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman dan

memberi Pekerjaan Rumah

X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Klasifikasi Dokumen

2. LKS 2 : Prosedur Pendistribusian Dokumen

3. LKS 3 : Sasaran dan hal penting dalam Pendistribusian Dokumen

4. Kunci LKS 1, 2, 3

5. LP 1 : Produk

6. LP 2 : Proses

7. LP 3 : Psikomotor

8. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter

9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

10. Tabel Spesifikasi Penilaian

11. Silabus

12. Modul

11

13. Media Slide Power Point

Daftar Pustaka

BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan). 2007. Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah.

Tedjasutisna, Atrug., dkk. 1999. Administrasi Kantor SMK 2A. Bandung:Armico

http://tursini-blog.blogspot.com/2010/10/membagikan-dokumen-materi-kls-xi.html

http://littlemellinda.blogspot.com/2013/04/mendistribusikan-surat-or-dokumen.html

12

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 1 : Klasifikasi Dokumen

Tujuan :

1. Memahami tentang jenis-jenis dokumen

2. Memahami tata cara memilah-memilah dan menyortir dokumen sesuai dengan

jenisnya.

Alat :

1. Alat tulis

2. Buku catatan kecil

Rumusan Masalah :

1. Apa saja jenis-jenis dokumen berdasarkan klasifikasinya?

2. Bagaimana prosedur pengelompokkan dokumen?

Langkah – langkah :

1. Menyebutkan jenis-jenis dokumen berdasarkan klasifikasinya

2. Mendiskusikan prosedur pengelompokkan dokumen

Analisis :

1. Menurut pendapat anda, apa yang dimaksud dengan dokumen dan klasifikasi

dokumen?

Jawab : ....................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

2. Sebutkan jenis-jenis dokumen berdasarkan klasifikasinya?

Jawab : ....................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

13

3. Sebutkan 5 contoh yang termasuk dokumen corporal!

Jawab :.....................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

4. Jelaskan apa yang dimaksud dokumen dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif!

Jawab : ....................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

14

Kunci Lembar Kerja 1 : Klasifikasi Dokumen

1. Menurut pendapat anda, apa yang dimaksud dengan dokumen dan klasifikasi dokumen?

Jawab: Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen

ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai  tinta baik memakai tangan ato

memakai media elektronik (seperti printer). Sedangkan klasifikasi dokumen adalah

pengelompokkan dokumen-dokumen berdasarkan sistem tertentu

2. Sebutkan jenis-jenis dokumen berdasarkan klasifikasinya ?

Jawab:

Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :

1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran,

STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian

peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan.

Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat

pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh :

UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan

informasi pada masyarakat

b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual

beli dalam dunia perdagangan

c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum

dimuka pengadilan

d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu

peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

15

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan

presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum.

Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat

kontrak, dll

d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam

proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam

proses penyelesaian pekerjaan.

2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun

3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

pekerjaan kantor.

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari

sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur

primer, contoh : bibliografi, dll

c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur

sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

a. Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau

direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal

adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus

dalam bidang ilmu perpustakaan .

b. Dokumen corporal  , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda

seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat ,

16

mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam

bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang

penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

7. Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah

a. Dokumen Pemerintah

Adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam kegiatan

pemerintah.

Contoh:

Undang-undang pemerintah

Peraturan Pemerintah

Keputusan Presidan

Keputusan Mentri

Peraturan Daerah

Perjanjian kerja sama antar negara

Dokumen Sejarah adalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai

alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

3. Sebutkan 5 contoh yang termasuk dokumen corporal !

Jawab: keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno

4. Jelaskan apa yang dimaksud dokumen dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif!

Jawab:

a). Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus

dalam proses penyelesaian pekerjaan.

b). Dokumen dinamis semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun

c). Dokumen dinamis inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

17

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 2

Prosedur Pendistribusian Dokumen

Tujuan :

1. Menyebutkan dan memahami prosedur pendistribusian dokumen

2. Mempraktekkan pendistribusian dokumen

Alat :

1. Alat tulis

2. Buku catatan kecil

3. Dokumen

Rumusan Masalah :

Bagaimana prosedur pendistribusian dokumen yang baik dan benar?

Langkah Kerja

1. Mendiskusikan prosedur pendistribusian dokumen

Setelah siswa memahami tata cara pendistribusian dokumen, siswa diminta untuk

menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang pendistribusian dokumen dengan

mengikuti langkah-langkah berikut:

a. Periksa dokumen untuk mengetahui perihal dokumen, pengirim, dan tujuannya

sebagai dasar pendistribusian

b. Mengelompokkan dokumen

c. Menyortir dokumen

d. Mendistribusikan dokumen kepada pihak yang berkepentingan.

18

Analisis :

1. Bagaimanakah prosedur pendistribusian dokumen yang baik dan benar ?

Jawab: .....................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

2. Jelaskan apa yang dimaksud Distribusi eksternal dan Distribusi internal ?

Jawab: .....................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

19

KUNCI JAWABAN LKS 2

Prosedur Pendistribusian Dokumen

1. Bagaimanakah prosedur pendistribusian dokumen yang baik dan benar ?

Jawab: Prosedur pendistribusian dokumen yang baik dan benar harus memperhatikan

langkah-langkah berikut:

a. Periksa dokumen terlebih dahulu, untuk mengetahui perihal, pengirim,

dan penerimanya. Agar dokumen dapat tepat tersampaikan kepada

pihak yang berkepentingan.

b. Mengelompokkan dokumen. Agar lebih mudah dalam

pendistribusiannya

c. Menyortir surat

d. Mendistribusikan kepada pihak yang berkepentingan.

2. Jelaskan apa yang dimaksud Distribusi eksternal dan Distribusi internal ?

Jawab:  a. Distribusi Dokumen Intern

Merupakan dokumen yang didistribusikan di dalam lingkungan perusahaan atau

organisasi tertentu. Distribusi dokumen intern dilakukan oleh pegawai tata usaha

atau petugas adminsitrasi dengan mengunakan buku ekspedisi intern. Sebagai bukti

bahwa dokumen telah diterima oleh pihak yang dituju.

b. Distribusi Dokumen Eksternal                           

Merupakan dokumen yang didistribusikan ke luar lingkuangan perusahaan atau

organisasi tertentu. Jika alamat surat yang akan dikirimkan dekat dengan kantor,

atau dokumen tersebut bersifat rahasia. Sebaikanya dikirim melalui kurir karena

dokumen dapat sampai dengan segera, jika alamat dokumen yang akan dikirimkan

jauh dengan kantor, lebih baik dokumen dikirimkan melalui jasa pos atau perusahaan

jasa pengiriman.

20

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 3 Sasaran dan hal penting dalam Pendistribusian Dokumen

Tujuan :

1. Memahami hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendistribusikan dokumen.

2. Memahami sasaran atau tujuan dari pendistribusian dokumen, agar tersampaikan

kepada pihak yang berkepentingan.

Alat :

1. Alat tulis (pulpen, kertas)

2. Catatan kecil

Langkah Kerja :

1. Mendiskusikan hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam mendistribusikan

dokumen agar terdistribusikan tepat sasaran pada pihak yang berkepentingan.

2. Mendiskusikan dampak atau akibat yang timbul apabila terjadi kesalahan dalam

pendistribusian dokumen

Analisis

1. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam mendistribusikan dokumen?

Jawab:.................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

....

2. Apa saja dampak dari kesalahan dalam mendistribusikan dokumen?

Jawab:...............................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

21

Kunci Jawaban LKS 3

Sasaran dan hal penting dalam Pendistribusian Dokumen

1. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam mendistribusikan dokumen?

Jawab: Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian surat, antara lain

1. Pastikan dokumen sudah diperiksa dengan baik sehingga dapat diketahui

Mana dokumen biasa dan mana dokumen penting2. Perhatikan dengan benar dokumen yang bersifat rahasia, jangan

sampai Terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan. Surat rahasia sebaiknya Disampaikan oleh orang yang dituju

3. Pastikan masalah dokumen dengan baik, sehingga dapat dipastikan siapa

pejabat yang paling berhak menangani dokumen4. Mintalah TTD kepada si penerima dokumen jika dokumen sudah

disampaikan kepada pihak terkait. Dengan demikian dapat diketahui apakah dokumen sudah sampai kepada yang berkepentingan atau belum. Hal ini hanya dilakukan pada penanganan dokumen pola sentralisasi.

2. Apa saja dampak dari kesalahan dalam mendistribusikan dokumen?

Jawab: Berikut ini beberapa hal yang dapat terjadi jika kita salah dalam pendistribusian dokumen:

1. dokumen tidak bisa sampai kepada pihak yang berkepentingan

22

2. dokumen dapat hilang, sehingga informasi yang ada disurat juga bisa hilang

3. Dapat menimbulkan kerugian pada organisasi/perusahaan jika diterima oleh orang yang tidak bertanggung jawab

4. Proses penanganan dokumen menjadi lebih lama5. Tidak etis jika diketahui oleh orang lain. Khususnya untuk

dokumen yang bersifat personal pribadi

Nama : Kelas : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Apa yang dimaksud dengan dokumen lateral, corporal, dan privat?

2. Bagaimana cara pendistribusian dokumen yang baik dan benar?

3. Sebutkan hal yang penting dalam mendistribusikan dokumen!

4. Bagaimana cara mengetahui sasaran distribusi dokumen sudah benar atau tidak?

23

Kunci LP 1 : Produk

1. Apa yang dimaksud dengan dokumen lateral, corporal, dan privat?

Jawab: a. Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis,

digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll .

titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda.

Dokumen lateral dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

b. Dokumen corporal  , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti

benda-

benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam,

pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam

museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat

menyurat/arsip.

Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu

kearsipan .

2. Bagaimana cara pendistribusian dokumen yang baik dan benar?

Jawab:

Prosedur pendistribusian dokumen yang baik dan benar harus memperhatikan

langkah-langkah berikut:

a. Periksa dokumen terlebih dahulu, untuk mengetahui perihal, pengirim,

dan penerimanya. Agar dokumen dapat tepat tersampaikan kepada

pihak yang berkepentingan.

b. Mengelompokkan dokumen. Agar lebih mudah dalam

pendistribusiannya

c. Menyortir surat

d. Mendistribusikan kepada pihak yang berkepentingan.

24

3. Sebutkan hal yang penting dalam mendistribusikan dokumen!

Jawab:

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian surat, antara lain

1. Pastikan dokumen sudah diperiksa dengan baik sehingga dapat diketahui

Mana dokumen biasa dan mana dokumen penting2. Perhatikan dengan benar dokumen yang bersifat rahasia, jangan

sampai Terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan. Surat rahasia sebaiknya Disampaikan oleh orang yang dituju

3. Pastikan masalah dokumen dengan baik, sehingga dapat dipastikan siapa

pejabat yang paling berhak menangani dokumen4. Mintalah TTD kepada si penerima dokumen jika dokumen sudah

disampaikan kepada pihak terkait. Dengan demikian dapat diketahui apakah dokumen sudah sampai kepada yang berkepentingan atau belum. Hal ini hanya dilakukan pada penanganan dokumen pola sentralisasi.

4. Bagaimana cara mengetahui sasaran distribusi dokumen sudah benar atau tidak?

Jawab: Cara mengetahui dokumen yang didistribusikan sudah tepat atu belum, bisa

dilihat pada poin ke 3 pada hal yang harus diperhatikan sebelum

mendistribusikan dokumen yaitu memastikan masalah atau perihal suatu

dokumen, sehingga dokumen yang terdistribusikan bisa tepat pada pihak yang

berkepentingan dan tidak salah sasaran. Apabila terjadi kesalahan dalam

25

pendistribusian, maka akibatnya akan fatal. Berikut dampak dari kesalahan

dalam pendistribusian dokumen:

1. dokumen tidak bisa sampai kepada pihak yang berkepentingan

2. dokumen dapat hilang, sehingga informasi yang ada disurat

juga bisa hilang3. Dapat menimbulkan kerugian pada

organisasi/perusahaan jika diterima oleh orang yang tidak bertanggung jawab

4. Proses penanganan dokumen menjadi lebih lama5. Tidak etis jika diketahui oleh orang lain. Khususnya

untuk dokumen yang bersifat personal/pribadi

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses :

Mempraktekkan langkah-langkah mendistribusikan dokumen secara sistematis yang meliputi

kegiatan pengelompokkan hingga pendistribusiannya

Prosedur :

1. Siapkan beberapa jenis dokumen.

2. Tugasi siswa untuk memilah-milah dan mengelompokkan dokumen tersebut

berdasarkan jenis dan klasifikasi yang telah dipelajari di awal penjelasan teori. Serta

tata cara pendistribusiannya

3. Siswa melakukan pengelompokkan atas dokumen-dokumen tersebut serta tata cara

pendistribusiannya

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor Skor Asesmen

Oleh siswa Oleh guru

26

Maksimu

m

sendiri

1. Persiapan: - memeriksa dokumen- memastikan masalah/perihal

1515

2 Prosedur pengelompokkanKetelitianKecermatanKebenaranKecepatan

8584

3. Prosedur penyortiranKetelitianKecermatanKebenaranKecepatan

6563

4 Prosedur pendistribusianKetelitianKecermatanKebenaranKecepatan

8584

Jumlah 100

Malang, April 2014

Siswa Guru

(........................................) (........................................)

Dosen Pembimbing,

(........................................)

27

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan dokumen yang bersifat penting

2. Tugasi siswa melakukan prosedur pendistribusian dokumen dengan baik dan

benar.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format

ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1 Menyiapkan dokumen yang bersifat rahasia 15

2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 15

3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur pendistribusian dokumen

20

4 Mengidentifikasikan kemampuan yang dimiliki dalam prosedur penyusunan arsip.

20

5 Mendistribusikan kepada pihak yang berkepentingan 30

J u m l a h100

Malang, April 2014

Siswa Guru

(........................................) (........................................)

28

LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 Teliti,cermat, tekun, cekatan,

2 Jujur3 Loyal4 Disiplin5 Dapat dipercaya6 Kreatif-inovatif

Malang, April 2014

Pengamat

(.....................................................)

29

LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 bekerjasama (berperan aktif)

2 Berpendapat

3 Melayani permintaan dokumen

Malang, April 2014

Pengamat

(…………………....................)

30