kearsipan kredit pada bank tabungan … almari arsip kredit di bank tabungan negara 60 gambar 4.3...

88
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user i KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh Mursito D1508106 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

Upload: ngoduong

Post on 24-Mar-2019

229 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

KEARSIPAN KREDIT

PADA BANK TABUNGAN NEGARA

CABANG SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh

Mursito

D1508106

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011

Page 2: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

Page 3: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

Page 4: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

Motto

Berani SUKSES Artinya Berani Mengambil Resiko.

Kesuksesan hidup tidaklah berhenti pada apa yang kita miliki sekarang,

siapa kita sekarang, dimana kita sekarang, dan seberapa banyak orang

yang mengenal kita sekarang, namun kesuksesan hidup akan lebih berarti

dari apa yang kita pikirkan dan lakukan sekarang demi menyongsong

masa depan.

Barang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan

memudahkan baginya jalan menuju surga.

(HR. Bukhari-Muslim)

Page 5: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini, saya persembahkan kepada :

Bapak dan Ibu tercinta, berjuta syukur anakmu panjatkan kehadiran Allah

SWT dan juga ungkapan bakti dan terima kasih buat Bapak dan Ibu yang

telah mendoakan dan menyayangiku sepenuh hati.

Keluargaku yang telah mendoakan , menyayangi dan mendukungku.

Sahabat-sahabat dan teman-temanku di UNS yang selalu memberikan

dukungan dan bantuaan selama ini.

Seseorang yang selalu memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas

Akhir ini.

Page 6: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat,

rahmat, dan hidayah-Nya, serta dengan usaha yang sungguh-sungguh, penulis

dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Kearsipan Kredit pada

Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta“ ini sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh sebutan profesional Ahli Madya (A.md) Program Diploma III

Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik pada Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis tidak lepas dari

bimbingan, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi

penulis dalam kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. Untuk itu dalam

kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang tulus kepada

semua yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung hingga

selesainya Laporan Tugas Akhir ini. Ucapan terima kasih penulis haturkan

kepada:

1. Drs. H. Sakur, MS selaku pembimbing Laporan Tugas Akhir yang selama ini

telah membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga

dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.

2. Drs. Muchtarhadi, M.Si selaku pembimbing akademik.

3. Drs. Prof. Drs. Parwito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Drs. Sudarto,M.Si selaku ketua pogram DIII Manajemen Administrasi.

5. Bapak/ibu dosen dan seluruh karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang

telah membimbing dan membantu penulis selama kuliah di Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

6. Bapak Hendratno selaku kepala PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,

yang telah mengijinkan penulis melakukan magang.

7. Ibu Tutik, Bapak Sarju, Ibu Anjar, Bapak Aris , Bapak Toni Wahyu, Bapak

Anton, dan staff maupun pegawai di BTN yang telah memberikan bantuan dan

Page 7: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

pengarahan selama pelaksanaaan magang, serta membantu penulis dalam

mendapatkan informasi dan pengumpulan data.

8. Bapak Heru Setyanto selaku Kepala Staff Operation yang juga telah membantu

penulis dalam mendapatkan informasi sehingga terselesainya Laporan Tugas

Akhir ini.

9. Seluruh staff karyawan dan karyawati Bank BTN Cabang Surakarta.

10. Dan untuk semua yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis

sebutkan satu persatu, terima kasih untuk semuanya.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih

terdapat kesalahan, baik dari cara penulisan, materi yang disampaikan, maupun

bahasa yang digunakan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun untuk perbaikan Laporan Tugas Akhir ini agar lebih baik. Semoga

Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Wassalamualikum Wr. Wb.

Surakarta, 23 Juni 2011

Penulis

Page 8: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN

HALAMAN JUDUL......................................................................... i

PERSETUJUAN................................................................................ ii

PENGESAHAN................................................................................. iii

MOTTO.............................................................................................. iV

PERSEMBAHAN.............................................................................. V

KATA PENGANTAR........................................................................ Vi

DAFTAR ISI...................................................................................... Viii

DAFTAR GAMBAR......................................................................... Xi

DAFTAR LAMPIRAN...................................................................... Xii

ABSTRAK......................................................................................... Xiii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................. 1

A. Latar belakang Masalah ............................................. 1

B. Perumusan Masalah .................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

A. Kearsipan dan Kredit ........................................................ 6

1. Pengertian Karsipan.................................................... 6

2. Pengertian kredit ........................................................ 8

B. Kearsipan Kredit ........................................................ 10

1. Penerimaan dan Pencatatan ....................................... 12

2. Penyimpanan ............................................................. 13

3. Peralatan dan Perlengkapan ....................................... 15

4. Penyusutan Arsip ....................................................... 18

5. Pemeliharaan .............................................................. 20

6. Ruang Arsip ............................................................... 21

7. Pegawai Bagian Kearsipan ........................................ 21

C. Metode Pengamatan .................................................. 22

1. Lokasi Pengamatan .................................................... 22

2. Jenis Pengamatan ....................................................... 22

Page 9: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

3. Sumber Data ............................................................... 23

4. Tehnik Pengumpulan Data ......................................... 23

5. Tehnik Analisis Data ................................................. 24

BAB III DISKRIPSI LOKASI ...................................................... 25

A. Gambaran Umum Perusahaan .................................... 25

1. Sejarah berdirinya BTN ....................................... 25

2. Sejarah BTN Cabang Surakarta ........................... 27

3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta .................................. 27

4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negar.................. 28

5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar,

Etika Perorangan dan Pedoman Pegawa….....… 29

6. Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta........ 31

7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN)

Cabang Surakarta ................................................ 35

B. Kegiatan Magang ....................................................... 48

1. Lokasi Kegiatan Magang ………..…….………. 48

2. Aktivitas Magang ……………………………… 48

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ............ 50

A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit............ 51

B. Penyimpanan Dokumen Kredit ................................. 55

C. Fasilitas Kearsipan .................................,,,,,,............. 57

D. Pemeliharaan Dokumen Kredit .................,,,,,,,......... 60

E. Penyusutan Dokumen Kredit ................................... 62

F. Tata Ruang Arsip ...................................................... 63

G. Pegawai Bagian Kearsipan ........................................ 65

BAB V PENUTUP ............................................................................ 67

A. Kesimpulan ............................................................... 67

B. Saran .......................................................................... 68

Pedoman Wawancara ................................................ 69

Page 10: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................... 70

LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................. 71

Page 11: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BTN ................................. 32

Gambar 4.1 Bagan Proses Arsip Kredit Masuk ................... 54

Gambar 4.2 Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60

Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ....................................... 63

Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara. 64

Page 12: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR LAMPIRAN

A. Sertifikat Tanda Bukti Hak .............................................. 71

B. Sertifikat Hak Tanggungan ............................................... 72

C. Akta Pemberian Hak tanggungan ..................................... 73

D. Perjanjian Kredit ............................................................... 74

E. Akta Jual Beli ................................................................... 75

Page 13: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

ABSTRAK

MURSITO, D1508106, KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN

NEGARA CABANG SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi

Manajemen Administrasi, Program diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan

Imu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 70 Halaman.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui kerasipan kredit pada Bank

Tabungan Negara Cabang Surakarta. Adapun Latar belakang masalah yang

mendorong penulis melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan kenyataan

masih banyak organisasi atau instansi yang masih belum memahami tentang arti

pentingnya arsip, sehingga kearsipan kurang dilaksanakan dengan baik. Maka

dipandang perlu untuk memberikan saran kerja yang praktis tentang kearsipan

yang baik.

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan pengamatan deskripsi kualitatif

yaitu dengan menggambarkan Kearsipan kredit pada Bank Tabungan Negara

Kantor Cabang Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan

berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui

wawancara dengan pegawai, Observasi, dan arsip penunjang lainnya. Sumber data

yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktifitas serta dokumen dan

arsip.

Dari hasil pengamatan menunjukkan bahwa Kerarsipan Kredit pada Bank

Tabungan Negara Cabang Surakarta dimulai dengan penerimaan dan pencatatan

dokumen kredit serta formulir permohonan kredit ke bagian Loan Service Unit.

Selanjutnya dokumen kredit diserahkan kepada bagian finance document untuk

dilakuka proses kearsipan lebih lanjut. Proses kerasipan meliputi pencatatan

ulang, penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan.

Kesimpulan yang didapat dari Tugas Akhir ini yaitu menunjukkan bahwa

dalam Kearsipan Kredit yang diterapkan oleh BTN Cabang Surakarta adalah

kegiatan mengatur, mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari

kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan

pemusnahan ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan serta pegawai

bagian kearsipan sebagai pendukungnya.

Page 14: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun

organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu, dimana dalam pencapaian

tujuan tersebut menggunakan cara-cara tertentu yang terbaik dan

sistematis. Setiap oranisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi

swasta menginginkan agar kegiatan organisasinya dapat berjalan dengan

baik dan lancar. Untuk itu setiap unit kerja hendaknya direncanakan,

dikendalikan, dibina, di sempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya.

Apabila tidak diatur dengan baik, maka menjadi suatu kumpulan aktivitas

yang tidak menentu. Yang mengakibatkan terjadinya kesimpangsiuran

dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh

organisasi. Bukannya membantu terselesainya pekerjaan melainkan

merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan kegiatan

administrasi lainnya, yang pasti adalah menyebabkan penghamburan

berbagai sumber kerja (pikiran, tenaga, waktu ,ruang, termasuk uang).

Untuk mengatasi hal ini perlu adanya pemikiran baru terhadap cara-cara

bekerja yang telah ada serta mengubah kebiasaan – kebiasaan yang selama

ini canderung kearah pemborosan kerja.

Setiap organisasi selalu berusaha mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya. Dalam pencapaian tujuan tersebut menghendaki

pengorbanan yang sekecil mungkin dengan harapan menapatkan hasil

sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan suatu organisasi

dalam pencapaian tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah

satunya adalah pengelolaan arsip, karena arsip merupakan ingatan atau

pusat memori dalam suatu organisasi yang dapat membantu memperlancar

kegiatan kantor.

Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat

dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu

Page 15: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

organisasi. Arsip tercipta secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan

kegiatan administrasi atau transaksi, serta sebagai salah satu bukti

barjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi. Sehingga arsip bukanlah

hal yang diciptakan secara khusus. Arsip disimpan karena diperlukan oleh

organisasi untuk barbagai kaperluan, sampai saatnya disingkirkan karena

tidak diperlukan lagi.

Arsip mengandung berbagai data dan informasi yang sesuai dengan

keanekaragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Data dan

informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar

kegiatan organisasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, baik itu data

yang mencerminkan kegiatan pokok organisasi maupun yang bersifat

penunjang .

Kearsipan merupakan bidang yang sangat penting dan sama

pentingnya dengan bidang yang lainnya. Dengan demikian peranan

kearsipan sangatlah potensial dan tidak dapat diabaikan begitu saja dalam

menunjang dan melancarkan kegiatan administrasi dalam sebuah instansi

atau oraganisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dari seluruh kegiatan

dalam suatu organisasi atau kantor. Bagi setiap organisasi atau kantor

tanpa pelaksanaan sistem kearsipan yang baik dan teratur maka hampir

keseluruhan kegiatan administrasi akan terhambat bahkan macet.

Bidang kearsipan tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak boleh

sembarangan orang di tempatkan di posisi ini, maka orang-orang yang

bekerja di sini adalah orang-orang yang terpilih yang memang mempunyai

kemampuan dan keahlian di bidang kearsipan. Dengan begitu Arsiparis

dapat mengelola arsip dengan baik dan akan mengurangi bahkan

menghindari kerugian baik dalam bentuk kerugian tenaga, biaya maupun

waktu.

Mengingat begitu pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup suatu

organisasi, maka diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-

informasi itu dengan baik untuk membantu kelancaran kerja dan

keseluruhan aktivitas yang ada didalam organisasi. Hal ini harus didukung

Page 16: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

oleh peralatan pendukung yang memadai dan tenaga-tenaga yang

profesional dan menguasai di bidang kearsipan, sehingga masalah-masalah

yang sewaktu-waktu muncul dapat diantisipasi dan dengan baik.

Meskipun Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting

dalam organisasi atau kantor, namun ironisnya dewasa ini masih banyak

dijumpai kantor-kantor yang belum melaksanakan penataan arsip dengan

baik. Mereka menganggap arsip adalah sekedar tumpukan naskah atau

benda lain yang kurang bernilai, seakan-akan arsip hanyalah barang masa

lalu yang hanya pantas di simpan di gudang. Sehingga banyak tumpukan

arsip yang hanya disimpan digudang, dan tidak tertata dengan rapi,

akibatnya arsip mudah rusak dan sulit ditemukan ketiaka sewaktu-waktu

diperlukan kembali. Hal ini juga sering kita jumpai dalam kehidupan

sehari-hari, dimana banyak kertas/berkas arsip yang dipergunakan sebagai

kertas pembungkus barang. Padahal apabila dilihat dari segi waktu/tanggal

pengeluaran masih tergolong berkas yang baru. Sering pula orang

menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan dari sebuah instansi

dikarenakan petugas sulit atau lambat dalam menangani berbagai jenis

arsip yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan tersebut. Banyak

kantor/instansi yang menyimpan arsip-arsipnya tetapi pada waktu

diperlukan sulit untuk ditemukan.

Beberapa faktor yang menyebabkan instansi-instansi belum atau

tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain

adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya pihak

pimpinan instansi akan pentingnya arsip di dalam administrasi.

Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang

ahli dalam bidng kearsipan.

Penulisan tugas akhir ini mengambil lokasi di BTN

SURAKARTA, dengan alasan PT. BTN (persero) SURAKARTA

merupakan salah satu instansi yang bergerak dalam bidang perbankan,

dimana kegiatannya salah satunya adalah melayani masyarakat dengan

cara memberikan kredit kepada masyarakat.

Page 17: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

Adapun produk-produk kredit yang dihasilkan oleh BTN Cabang

Surakarta antara lain :

1. Produk Kredit : Kredit perseorangan, dan koperasi

Kredit perseorangan : KPR bersubsidi, KPR Griya Utama, KPR

BTN Platinum, KPA, Kredit Griya Multi, Kredit Ringan Batara,

Kredit Pemilikan Rumah Toko, Kredit Swa Griya, Kredit Swadana.

Namun untuk sementara waktu jenis kredit yang diminati

masyarakat adalah KPR, KGM, dan KGU. Untuk jenis kredit yang

lainnya belum diminati oleh masyarakat.

Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik mengetahui kearsipan

dokumen-dokumen kredit dan tidak membahas Kearsipan secara

keseluruhan di BTN Cabang Surakarta, karena akan terlalu luas

lingkupnya.

Dari hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan

arsip kredit di BTN Cabang Suakarta menggunakan asas sentraliasasi yaitu

arsip yang berupa dokumen –dokumen kredit disimpan secara terpusat

pada satu ruangan.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis terdorong untuk

mempelajari lebih dalam mengenai Kearsipan dokumen-dokumen kredit di

BTN Cabang Surakarta. Maka Penulis mengambil judul “KEARSIPAN

KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG

SURAKARTA”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan di atas, maka

dapat disusun suatu perumusan masalah : “Bagaimana Kearsipan kredit

pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta?”

C. Tujuan Pengamatan

Sesuai dengan perumusan masalah diatas maka tujuan pengamatan

yang penulis lakukan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah :

Page 18: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

1. Tujuan Operasional :

Untuk mengetahui Kearsipan dokumen Kredit pada Bank

Tabungan Negara Cabang Surakarta.

2. Tujuan Fungsional :

Agar pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak yang

membutuhkan, khusunya bagi BTN Cabang Surakarta, baik itu

sebagai pengetahuan, saran, dan bahan pertimbangan dalam

melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan Pengarsipan

dokumen-dokumen, khususnya dokumen Kredit di BTN Cabang

Surakarta. Disamping itu agar hasil pengamatan itu bermanfaat

bagi masyarakat ataupun instansi / organisasi lainnya, dalam hal ini

masyarakat dan instansi lainnya agar dapat mengetahui Kearsipan

yang ada di BTN Cabang Surakarta.

3. Tujuan Individual :

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya

Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Page 19: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Kearsipan dan Kredit

1. Kearsipan

Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian

berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi

menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau

fungsi/ kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau

catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Thomas

Wiyasa,43:2003)

Pengertian arsip menurut MC. Maryati (2008:114) adalah setiap

catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa –

peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu dimasa

mendatang.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ida Nuraida (2008:92)

arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara

tepat ditemukan kembali.

Zulkifli Amsyah, MLS (2004:2) juga menjelaskan pengertian arsip.

Arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk

huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu

sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,

formulir), kertas film (slide, film-stip,disket), kertas photocopy, dan lain-

lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi

yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat

terekam pada kertas,kertas film (celluloid),dan media komputer (disket,

pita magnetik, dan sebagainya).

Page 20: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang No. 7

Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dalam Pasal 1

menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a) Arsip-arsip dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun beik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kehidupan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh bdan-badan swasta

dan atau perorangan dalambentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Kebanyakan orang dalam suatu organisasi selalu meremehkan

kearsipan, padahal jika kita pelajari lebih mendalam kearsipan ini sangat

mempengaruhi perkembangan dalam organisasi baik swasta maupun

pemerintah. Karena kearsipan memiliki peran sebagai pusat ingatan dan

sumber informasi bagi suatu organisasi dalam mengambil suatu keputusan

secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Agar tujuan

organisasi tersebut dapat tercapai dengan maksimal, maka dibutuhkan

adanya kearsipan yang dapat dikelola dengan baik, tertib dan teratur

sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah

dan cepat. Dari penjabaran diatas dapat diketahui bahwa kearsipan

mempunyai tujuan dan peranan yang sangat penting bagi organisasi.

Tujuan Pengarsipan menurut Maryati (2008:115) adalah :

Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip

dibutuhkan.

Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber

informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan

keputusan.

Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui

perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu.

Page 21: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

Dalam suatu organisasi, arsip disimpan secara baik dan

kelompokkan menurut jenisnya. Pengelompokan tersebut bermaksud agar

mudah dalam pencarian atau penyusutan arsip yang sudah tidak terpakai.

Maryati (2008:115) juga menjelaskan jenis-jenis arsip menurut

keperluannya yaitu :

Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.

Atau arsip sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai

diproses dan jarang digunakan.

Arsip Abadi, yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya

Dari berbagai definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa

file, archive, ataupun warkat kita artikan dengan istilah arsip, agar kita

tidak terkacaukan oleh istilah-istilah tersebut. Dengan demikian dapat

diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat

keterangan-keterangan baik yang berupa tulisan, gambar maupun benda-

benda lain yang dapat membantu ingatan dan memiliki nilai informasi

sehingga memiliki kegunaan yang sangat baik bagi kepentingan organisasi

maupun kepentingan perorangan yang di simpan sedemikian rupa sehingga

mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. Maka yang

dimaksud dengan kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan

mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan,

pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan

pemusnahan.

2. Kredit

Istilah kredit berasal dari bahasa yunani yaitu “credere” yang

berarti kepercayaan (truth atau faith) atau dalam bahasa latin “creditium”

yang berarti kepercayaan atau kebenaran. Oleh karena itu dasar dari kredit

adalah kepercayaan. Seseorang atau badan usaha yang memberikan kredit

percaya bahwa penerima kredit akan sanggup memenuhi segala sesuatu

yang telah disepakati bersama. Pengertian kredit menurut undang-undang

nomor 7 tahun 1992 dalam bukunya Thomas Suyatno (2003:12)

Page 22: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

sebagaimana telah diubah menjadi undang-undang No.10 tahun 1998

tentang perbankan: adalah penyediaan uang atau tagihan-tagihan yang

dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan kesepakatan atau persetujuan

pinjam-meminjam antara bank dan pihak lain yang mewajibkan pihak

peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan

jumlah bunga, imbalan atau pembagian hasil keuntungan.”

Menurut Eric L.Kohler dalam bukunya Hasanuddin rahman

(2000:12) kredit adalah sebagai kemampuan untuk melaksanakan suatu

pembelian atau mengadakan suatu pinjaman dengan suatu janji

pembayaran akan dilakukan ditangguhkan pada suatu jangka waktu yang

disepakati.

Menurut Undang-undang No 14 tahun 1967 tentang Pokok – pokok

Perbankan, yang dimaksud dengan kredit adalah penyediaan uang atau

tagihan-tagihan yang dapat disamakan dengan itu berdasarkan persetujuan

pinjam-meminjam antara bank dengan pihak lain dalam hal mana pihak

peminjam berkewajiban melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu

dengan jumlah bunga yang telah ditetapkan.

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian

kredit adalah :

a. Adanya penyerahan uang atau barang yang dapat menimbulkan

tagihan kepada pihak lain. Dengan tambahan adanya tambahan

nilai dari pokok pinjaman berupa bunga sebagai pendapatan bagi

pihak yang memberikan pinjaman.

b. Proses kredit didasarkan pada suatu perjanjian yang telah

disepakati bersama. Kedua belah pihak telah percaya bahwa

masing-masing pihak akan memenuhi kewajibannya.

c. Kredit diberikan apabila ada jaminan bahwa pelunasan hutang

pokok dan bunga akan dilunasi dalam jangka waktu yang telah

ditentukan.

Page 23: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

B. Kearsipan Kredit

Salah satu macam pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan pada

berbagai kantor adalah pekerjaan menyimpan warkat atau surat-surat dan

dokumen-dokumen lainnya. Kegiatan menyimpan warkat inilah yang

sering dikenal dengan istilah Kearsipan. Apa saja yang menyangkut arsip

sering disebut juga dengan istilah kearsipan. Dalam istilah yang lebih

popular, kearsipan sering disebut dengan filing.

Kearsipan sangat perlu dilaksanakan oleh kantor-kantor pemerintah

maupun swasta, salah satunya kantor-kantor yang bergerak dalam bidang

perbankan. Bank merupakan salah satu perusahaan yang melayani

masyarakat dalam bidang perbankan, salah satunya adalah pelayanan

kredit kepada masyarakat. Kredit tersebut dapat berupa Kredit Pemilikan

rumah (KPR), Kredit Griya Utama (KGU), Maupun Kredit Griya Mandiri

(KGM).

Seiring berjalannya waktu semakin banyak orang berumah tangga

dan pada akhirnya membutuhkan rumah untuk bertempat tinggal.

Sehingga Bank memberikan pelayanan berupa Kredit kepada masyarakat,

khususnya kredit pemilikan rumah. Dan semakin tahun persentase Kredit

yang masuk semakin meningkat. Sehingga perlu diadakannya pengarsipan

dokumen kredit untuk menjaga dokumen tersebut agar tidak hilang atau

rusak.

Berdasarkan pengertian Kearsipan dan Kredit yang telah diuraikan

diatas, maka Kearsipan Kredit adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan

mengelola arsip/ dokumen kredit yang dimulai dari kegiatan penerimaan,

pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan

pemusnahan.

Pekerjaan kantor tidak lepas dari kearsipan. Hasil pekerjaan kantor

adalah arsip. Dan arsip juga merupakan alat bantu dalam pelaksanaan

pekerjaan kantor. Arsip mempunyai banyak golongan, dimana setiap

golongan mempunyai fungsi dan lama penyimpanan yang berbeda.

Menurut Saiman (2002 : 105) ada 4 golongan arsip, yaitu sebagai berikut :

Page 24: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

1. Arsip vital yaitu sangat penting dan tidak dapat diganti kembali

bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi diperkantoran

yang bersangkutan. Contoh : akte pendirian perusahaan.

2. Arsip penting, yaitu arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat

diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif

selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh : arsip

bukti-bukti keuangan.

3. Arsip berguna yaitu arsip ini berguna sementara dan dapat diganti

dengan biaya rendah. Di simpan di file aktif selama 2 tahun dan file

inaktif selama 10 tahun. Contoh : surat pesanan.

4. Arsip tidak berguna yaitu arsip yang dapat dimusnahkan sesudah

dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file

inaktif. Contoh : undangan rapat.

Berdasarkan penjelaskan golongan arsip diatas banyak disebutkan

mengenai file aktif dan file inaktif. Yang dimaksud dengan file aktif

adalah file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan

banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. Sedangkan arsip

inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam

pekerjaan.

Untuk jenis Arsip kredit seniri termasuk pada golongan Arsip

berguna karena arsip ini berguana sementara, dan disimpan sekitar 2

sampai 10 tahun, tetapi juga menyesuaikan lama peminjaman kredit

tersebut. Apabila Kredit sudah terlunasi oleh kreditur, dan sudah tidak

mempunyai kewajiban lagi kepada debitur atau Bank, maka dapat

dilakukan penyusutan arsip kredit berupa pemusnahan dokumen.

Proses kerja kearsipan kredit dalam suatu bank adalah mulai dari

penerimaan sampai dengan pemusnahan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk

dalam kearsipan adalah penerimaan dan pencatatan, penyimpanan,

pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Di samping

itu juga terdapat peralatan dan perlengkapan, tata ruang, serta pegawai

yang profesional untuk mendukung jalannya kegiatan kearsipan.

Page 25: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

1. Penerimaan dan Pencatatan

Penerimaan Dokumen ataupun surat masuk sebaiknya ditangani

oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan

dokumen masuk semacam ini kita namai sistem satu pintu atau kebijakan

satu pintu.

Semua surat/dokumen masuk, harus segera diteruskan kepada

pencatat. Petugas penerima kredit tidak dibenarkan menyimpan atau

membiarkan dokumen – dokumen menumpuk diatas meja. Dokumen yang

masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah

terpenuhi semuanya. Setelah itu dilakukan penyortiran dokumen kredit.

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan

kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. (Zulkifli Amsyah, 2005:66)

Sedangkan di Bank Tabungan Negara, dokumen yang masuk

seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi

semuanya, syarat yang dimaksud adalah syarat pengajuan kredit. Apabila

belum lengkap, dapat dikembalikan kepada bagian penerima calon

kreditur.

Penyortiran dokumen Kredit meliputi mengelompokan jenis

Kreditnya. Untuk di BTN Cabang surakarta sekarang ini baru terdapat

dokumen Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya

Multi.

Setelah Penyortiran Dokumen Kredit, Kegiatan yang dilakukan

selanjutnya adalah pencatatan. Pencatatan Dokumen kredit dilakukan

sebelum dokumen kredit tersebut di sampaikan kepada pejabat yang

bersangkutan. Dokumen Kredit dicatat di lembar pengantar yang nantinya

akan dikomputerisasikan. Sehingga akan lebih mudah dalam mencari

dokumen ataupun mengetahui data – data yang ada dalam dokumen kredit

tersebut.

Page 26: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

2. Penyimpanan

Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sisitem

penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. (Zulkifli Amsyah,

2005:67)

Penyimpanan arsip dilakukan sebagai salah satu upaya untuk

melindungi arsip. Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan

mempergunakan sistem tertentu agar arsip dengan mudah ditemukan saat

diperlukan. Selain itu agar dapat dilakukan pengambilan dan

pengembalian dengan mudah, sehingga arsip tidak akan cepat rusak karena

sering diambil dari tempat penyimpanannya.

Sistem Penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan dalam

penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat

diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan

dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

(Zulkifli Amsyah, 2005:71)

Ada empat sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai

sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek, dan numerik.

1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan

mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan . Abjad di

ambilkan dari abjad nama (nama orang, nama organisasi, nama

tempat, dan sebagainya).

2. Sistem Geografis adalah Suatu sistem penyimpanan arsip

berdasarkan pembagian wilayah.

3. Sistem Subjek adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan

menggunakan isi atau pokok masalah sebagai pedoman untuk

mengaturnya.

4. Sistem Numerik adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan

menggunakan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.

(Zulkifli Amsyah : 2004 : 148)

Page 27: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

Untuk di BTN sendiri ,sistem yang digunakan dalam penyimpanan

dokumen kredit adalah menggunakan sistem numerik dan Subjek.

Pelaksanaan penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal dengan 3

asas, meliputi :

a. Asas Sentrlisasi

Asas sentralisasi adalah asas dimana semua dokumen di

simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin

menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan

dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. (Badri

M. Sukoco,S.E. 2007:97)

Manfaat menggunakan asas Sentralisasi :

1. Mencegah duplikasi dokumen

2. Layanan yang lebih baik

3. Adanya keseragaman sistem penyimpanan arsip

4. Menghemat waktu (tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain

hanya untuk mencari data)

5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor.

Kerugian asas Sentralisasi :

1. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen

2. Sentralisasi arsip hanya sesuai untuk organisasi yang kecil

3. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

b. Asas Desentralisasi

Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan

dokumen pada masing-masing unit.

Keuntungan menggunakan asas Desentralisasi antara lain :

1. Dekat dengan pemakai, sehingga lebih mudah dalam

mengawasi, disisi lain lebih pemakai dapat langsung

memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk

mendapatkannya.

2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan

dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.

Page 28: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

Kerugian asas Desentralisasi antara lain :

1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan

2. Terjadi banyak penduplikasian dokumen, ruangan,

perlengkapan, dan alat tulis kantor.

3. Layanan kurang memuaskan

c. Asas Kombinasi

Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan

penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan

dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. (Badri M.

Sukoco,S.E. 2007:99)

Keuntungan menggunakan asas Kombinasi:

1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

2. Menekan duplikasi dokumen

3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang

hilang

Kerugian asas Kombinasi :

1. Kurang luwes keseragaman diseluruh unit belum atau tidak

ada.

3. Peralatan dan Perlengapan

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit

kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup

menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.

a. Kriteria Pemilihan Peralatan

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang

akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu :

1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk

ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya.

2. Frekuensi penggunaan arsip

3. Lama arsip disimpan

4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan(sentralisasi dan desentralisasi)

Page 29: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

5. Besar ruangan arsip

6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

b. Tipe Peralatan Penyimpanan

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang

berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat

penyimpanan, yaitu :

1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)

Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam

kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari

arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4

laci, 5 laci,atau 6 laci.

Ada 2 macam almari arsip :

a. Almari arsip untuk diisi folder biasa

b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat

untuk gantungan folder.

Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari

dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa.

2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi

peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map

nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih

menghemat tempat dibanding file kabinet.

3. Alat penyimpanan elektrik (power file)

Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik

berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih

mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga

listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang

diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip

yang dipergunakan.

4. Alat penyimpanan untuk Word-Processing

Page 30: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi,

hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk

dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan

khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik-

pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja

para petugas operator pada waktu diperlukan.

5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer

Ada 2 (dua) macam media informasi yang merupakan hasil dari

pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer

(print-out). Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu

disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan ,

banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis .

Dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat

menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga

diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media

yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya

disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam rak-

rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan komputer dapat

difotokopi ukuran kecil.

c. Perlengkapan Penyimpanan

Kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan untuk

penyimpanan arsip.

1. Penyekat

Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau

tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yan

disimpan. (Zulkifli Amsyah ,2004:188)

Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap

sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang

digunakan. Tujuan dari penunjuk yang terdapat pada penyekat

adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam

menemukan dan menyimpan dokumen.

Page 31: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

2. Map (Folder)

Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan

bahan. Jimlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pembuatan

dokumen didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam

menentukan pilihan. Folder-folder biasanya berlpat dibagian bawah

untuk memungkinkan membesar . Sebagaimana perkembangan

jumlah dokumen, lipatan baru dapat dibuat disepanjang dasar folder

agar dasar folder lebih lebar.

3. Penunjuk (Guide)

Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk

membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang

diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab)

yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut

tonjolan.

4. Kata Tangkap

Judul yang terdapat pada tonjolan dsebut juga kata tangkap.

Bilamana memilih kata tangkap, baik ia berupa huruf

abjad,nama,maupun subjek, haruslah diingat untuk memuatnya

sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.

Pada umumnya penunjuk menggunakan kata tangkap tunggal dan

pasangan. Kata tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu

huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata

tangkap pasangan apabila kata tangkap tersebut menunjuk pengertian

mulai huruf ini sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai

dengan kata itu.

4. PENYUSUTAN ARSIP

Tidak semua warkat memiliki nilai guna abadi. Sebagian warkat

pada suatu saat tertentu akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak

semua warkat harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang

harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat

berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa

Page 32: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada

suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu. Bila ada warkat yang

tidak memiliki guna tertentu masih tetap disimpan berarti mengingkari

pengertian arsip, atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri

arsip. (Sutarto,1992:255)

Tujuan Penyusutan

a. Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang tidak

aktif.

b. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu

diperlukan.

c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan,

kepegawaian, dan lain-lain

d. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi longgar

(Sutarto, 1992 : 256)

a. Penilaian arsip

Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat

ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan

file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau

masih tetap disimpan.

4 Golongan arsip menurut ALFRED (Administrative Value (Nilai

Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang),

Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai pendidikan),

Documentary Value (Nilai Dokumentasi)), yaitu :

1. Arsip Vital (Presentase nilai 90-100)

Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti

kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh

dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.

Contoh : Akte pendirian Perusahaan.

2. Arsip Penting (Presentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi

bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan

lama.Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di

Page 33: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh : Arsip bukti-bukti

keuangan.

3. Arsip Brerguna (Presentase 10-49)

Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan

biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di

file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan.

4. Arsip tidak berguna (presentase 0-9) . Arsip ini dapat

dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini

disimpan tiga bulan di file aktif. Contoh : Undangan rapat. (Ida

Nuraida, 2008: 105)

b. Pemindahan dan Pemusnahan

Seperti yang diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip in-

aktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu

arsip sudah tidak / jarang digunakan tetapi masih harus disimpan.

Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan

sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang

dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. (Ida Nuraida, 2008:

106)

5. PEMELIHARAAN

Arsip merupakan sesuatu yang memberikan informasi kepada kita,

oleh karena itu kita berkewajiban untuk memelihara dan menjaga arsip-

arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.

Arsip sering kali rusak karena berbagai serangan, yaitu :

a. Kelembaban udara yang tidak terkontrol

b. Udara yang terlampau kering

c. Sinar ultraviolet pada sinar matahari sangat berbahaya bagi

kertas-kertas arsip

d. Bermacam –macam debu, baik itu debu dari kain, asap ,

maupun debu yang dibawa angin.

e. Jamur dan sejenisnya

f. Rayap dan serangga lainnya

Page 34: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

Cara menjaga arsip agar terjaga dan tetap awet, antara lain :

a. Membersihkan ruangan, sekurang-kurangnya seminggu sekali,

dengan menggunakan vacium cleaner (alat penyedot debu).

b. Pemeriksaan ruangan setidak-tidaknya 6 bulan sekali untuk

mengawasi apabila terdapat serangga, rayap , dan sejenisnya.

c. Menggunakan racun serangga

d. Larangan makan dan minum serta merokok

e. Rak penyimpanan arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam

f. Membersihkan arsip seminggu sekali dengan vacium cleaner

g. Mengeringkan arsip yang basah (Basir Barthos, 1990:51-59)

6. RUANG ARSIP

Ruang tempat penyimpanan arsip henaknya selalu dalam keadaan

bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat

kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan dua

cara, yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan

perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restoration).

Dasar pemikiran dari pencegahan adalah menciptakan lingkungan

dimana musuh-musuh bahan arsip seperti kutu buku, rayap, serangga,

jamur, cahaya matahari, dan lain-lain tidak dapat secara leluasa merusak

fisik arsip. Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur,

kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya

matahari, pengaturan penetrangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan,

dan lain-lain.

Pengaturan udara ruangan arsip yang terbaik adalah menggunakan

AC (Air Conditioner). Temperatur ruangan arsip yang ideal antara 600-

750 F dengan kelembaban relatif antara 50-60%.

7. PEGAWAI BAGIAN KEARSIPAN

Suatu Tata Kearsipan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak

dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang memadahi dan cakap.

Penempatan pegawai arsip yang cakap akan menunjang kegunaan arsip

Page 35: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan

perkembangan organisaasi.

Pengorganisasian yang berdasarkan asas Sentralisasi menghendaki

personil yang bertugas khusus untuk pekerjaan kearsipan saja. Sedangkan

pada asas desentralisasi diharapkan personil dapat melakukan pekerjaan

lain disamping melaksanakan pekerjaan kearsipan.

Mengingat besarnya tanggung jawab yang dibebankan pada

pegawai kearsipan, doperlukan orang –orang yang dapat dipercaya dan

dapat memikul tanggung jawab tersebut dengan disiplin kerja yang tinggi

dan jujur.

METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis memilih lokasi di PT Bank

Tabungan Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di Jalan Slamet Riyadi

No.282 Surakarta. Penulis memilih Bank Tabungan Negara tersebut

karena Bank tersebut merupakan salah satu bank dengan fokus pelayanan

pada kredit perumahan. Karena banyaknya kredit yang masuk, maka

banyak dokumen kedit yang harus diarsipkan. Dalam pengamatan ini

penulis akan mengamati tentang Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta.

2. Jenis Pengamatan

Jenis pengamatan ini merupakan observasi berperan aktif,

maksudnya pengamatan ini dilakukan dengan bertanya dan terjun langsung

ke lapangan. Sehingga jenis laporan pengamatan ini bersifat deskriptif

kualitatif yaitu untuk menangkap berbagai informasi kualitatif dengan

deskripsi teliti dan penuh nuansa, yang lebih berharga dari pada sekedar

pernyataan jumlah atau frekuensi dalam bentuk angka tentang Kearsipan

Kredit pada Bank Tabungan Surakarta.

Page 36: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

Dengan menggunakan metode pengamatan deskriptif kualitatif,

maka penulis berharap memperoleh informasi-informasi dengan utuh

sehingga dapat menggambarkan realitas yang ada.

3. Sumber Data

Sumber data pengamatan ini diperoleh dari Nara sumber (

Informan )

Adapun narasumber yang memberikan informasi dalam

pengumpulan data ini terdiri dari bagian Loan Service Unit, Loan

Administration & document sub unit, Collection Work Out dan Tempat

atau lokasi

Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktifitas

dilakukan bisa dicari lewat sumber lokasinya baik merupakan tempat

maupun lingkungannya. Penulis memilih lokasi di PT. Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di jalan Slamet Riyadi 282 pada

bagian Loan Service.

4. Teknik Pengumpulan Data

Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan

data sangat berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis

dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi

dan mengkaji dokumen dan arsip (Sutopo,2002:58-70).

a. Wawancara atau intervew

Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan Tanya jawab

secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh

penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang

diteliti. Dalam wawancara ini penulis melakukan wawancara terstruktur

dan tidak terstruktur. Informan dalam pengamatan ini adalah petugas

bagian dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan menggali data dari sumber data

yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman

gambar. Observasi dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak

Page 37: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

langsung yaitu mengumpulkan dan menggali data tentang Kearsipan

Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

5. Teknik Analisis Data

Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis

interaktif (interaktif model of analisis), yaitu data yang dikumpulkan akan

dianalisa melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, mereduksi data,

menyajikan data dan menarik kesimpulan. Dalam model ini dilakukan

suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga data yang terkumpul akan

berhubungan dengan satu sama lain dan benar-benar data yang mendukung

penyusunan laporan penelitian.

Page 38: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Berdirinya Bank Tabungan Negara (Persero)

Dengan maksud mendidik masyarakat agar gemar menabung,

pemerintah Hindia Belanda melalui Koninjklijk Besluit no. 27 tanggal 16

Oktober 1987 mendirikan POSTSPAARBANK, yang kemudian terus

hidup dan berkembang dan tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki 4

(Empat) cabang yaitu jakarta, Medan, Surabaya, dan Makasaar. Pada

tahun 1940 kegiatannya terganggu, sebagai akibat penyerbuan Jerman atas

Netherland yang mengakibatkan penarikan tabungan besar-besaran dalam

waktu yang relatif singkat (rush). Namun demikian keadaan keuangan

POSTSPAARBANK pulih kembali pada tahun 1941.

Tahun 1942 Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada

pemerintah Jepang, Jepang membekukan kegiatan POSTSPAARBANK

dan mendirikan TYOKIN KYOKU. Sebuah bank dengan tujuan untuk

menarik dana masyarakat melalui tabungan. Usaha pemerintah Jepang ini

tidak sukse karena dilakukan dengan paksaan. TYOKIN KYOKU hanya

mendirikan satu cabang yaitu cabang Yogyakarta.

Proklamasi kemerdekaan RI 17-08-1945 telah memberikan

inspirasi kepada Bp. Darmosoesanto untuk memprakarsai pengambil

alihan TYOKIN KYOKU dari pemerintah jepang ke pemerintah RI dan

terjadilah penggantian nama menjadi KANTOR TABUNGAN POS dan

bapak Darmosoetanto ditetapkan oleh pemerintah RI sebagai Direktur

yang pertama. Tugas pertama KANTOR TABUNGAN POS adalah

melakukan penukaran uang jepang dengan Oeang Republik Indonesia

(ORI). Tetapi kegiatan KANTOR TABUNGAN POS tidak berumur

panjang, karena agresi belanda (Desember 1946) mengakibatkan

didudukinya semua kantor, termasuk kantor cabang dari KANTOR

TABUNGAN POS hingga tahun 1949. Saat KANTOR TABUNGAN POS

dibuka kembali (1949), nama KANTOR TABUNGAN POS diganti

Page 39: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

menjadi BANK TABUNGAN RI. Sejak kelahirannya dan sampai berubah

nama BANK TABUNGAN POS RI, lembaga ini bernaung di bawah

Kementrian Perhubungan.

Banyak kejadian bernilai sejarah sejak tahun 1950 tetapi yang

substantif bagi sejarah BTN adalah dikeluarkannya UU Darurat no.9 tahun

1950, tanggal 9 februari 1950 yang mengubah nama

“POSTSPAARBANK IN INDONESIA” berdasarkan staatsblat no.295

tahun1941 menjadi BANK TABUNGAN POS dan memindahkan induk

kementrian dari kementrian Perhubungan ke Kementrian Keuangan

dibawah Menteri Urusan Bank Sentral. Walaupun dengan UU darurat

tersebut masih bernama BANK TABUNGAN POS, tetapi tanggal 9

februari 1950 ditetapkan sebagai hari dan tanggal lahir BANK

TABUNGAN NEGARA. Nama BANK TABUNGAN POS menurut

undang-undang darurat tersebut dikukuhkan dengan UU no.36 tahun 1953

tanggal tanggal 18 Desember 1953. Perubahan nama dari BANK

TABUNGAN POS menjadi BANK TABUNGAN NEGARA didasarkan

pada PERPU no.4 tahun 1963 tanggal 22 juni 1963 yang kemudian

dikuatkan dengan UU no.2 tahun 1964 tanggal 25 Mei 1964.

Penegasan status BANK TABUNGAN NEGARA sebagai bank

milik negara ditetapkan dengan UU no.20 tahun 1968 tanggal 19 desember

1968 yang sebelumnya (sejak tahun 1964) BANK TABUNGAN

NEGARA menjadi BNI unit V. Jika tugas utama saat pendirian

POSTSPAARBANK (1897) sampai dengan BANK TABUNGAN

NEGARA (1968) adalah bergerak dalam lingkup penghimpun dana

masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun 1974 BANK

TABUNGAN NEGARA ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan

KPR dan untuk pertama kalinya penyaluran KPR terjadi pada tanggal 10

Desember 1976, karena itulah tanggal 10 Desember diperingati sebagai

hari KPR bagi BTN. Perkembangannya terus melejit, sampai sekarang

sudah memiliki 1.102 kantor di seluruh Indonesia.

Page 40: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

Sampai sekarang BTN di kenal sebagai salah satu bank yang

bergerak di bidang keuangan yang terkemuka dibidang pembiayaan

perumahan, baik dalam hal penguasaan pasar, layanan maupun produk

yang ditawarkan, karena Bank Tabungan Negara (Persero) juga

merupakan bank fokus pada pembiayaan perumahan dan merupakan bank

yang memegang komitmen untuk mensukseskan program pemerintah di

bidang perumahan melalui pemberian Kredit Pemilikan Rumah (KPR)

bagi masyarakat yang ingin memiliki rumah sesuai dengan keinginan dan

kemampuan.

2. Sejarah Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta

PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta merupakan

perpanjangan dari kantor pusat, yang pertama kali berdiri tanggal 17

desember 1990, yang beralamat di jalan Slamet Riyadi No.232 dan

diresmikan oleh Bacelius ruru, Pejabat Direktorat Jenderal Lembaga

Keuangan. Kantor PT Bank Tabungan negara cabang Surakarta pada tahun

1993 pindah ke Beteng Plaza Blok A11-12 Jalan Kapten Mulyadi sampai

akhir tahun 1997. Kedudukan di kantor tersebut masih berstatus sewa

sama seperti pada kantor sebelumnya. Awal tahun 1998 PT Bank

Tabungan Negara pindah alamat ke jalan Slamet Riyadi No.282 yang

berstatus hak milik dengan luas tanah ±3000 m2, luas bangunan ±800 m

2

dan terdiri dari 3 (tiga) lantai.

3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan Negara Cabang

Surakarta

Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta beralamat di jalan

Slamet Riyadi No.282, Surakarta 57141, telepon (0271)726930, fax

(0271)726931, 226939, email [email protected]

Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta mempunyai luas tanah

2.800 m2

dan luas bangunan 1.500 m2 dengan sertifikat No.104 serta IMB

No.601/581/pi/1995. Gedung kantor ini memiliki fasilitas-fasilitas kantor

pada umumnya yaitu tempat parkir, mushola, alarm, koperasi, serta ruang

kerja yang terdiri dari:

Page 41: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

Lantai I :Customer Service, Teller service dan processing, ruang

Accounting And Control Unit, ruang Selling Officer, ruang

komputer, dan ruang Section head.

Lantai II : Ruang Branch Manager, ruang rapat, ruang sekretaris, Loan

Service, ruang Loan Administrasion, ruang General Branch

Administration dan Mushola.

Lantai III : Ruang Loan recovery, aula, ruang dokumen dan arsip, gudang

ATK.

Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta wilayah kerjanya se-eks

karisedinan Surakarta yang meliputi Kotamadya Surakarta, Kabupaten

sragen, Kabupaten karanganyar, kabupaten Sukoharjo, kabupaten

Wonogiri, Kabupaten Klaten dan kabupaten Wonogiri.

Dalam rangka untuk memasyaratkan dan mendukung kegiatan

operasionalnya, maka Bank BTN Cabang Surakarta sampai saat ini telah

memiliki 5 kantor pelayanan, yaitu :

1. Kantor Cabang Pembantu Kentingan UNS.

2. Kantor Cabang Pembantu Mojosongo.

3. Kantor Cabang Pembantu klaten.

4. Kantor Cabang Pembantu Palur.

5. Kantor Cabang Pembantu Sukoharjo.

4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negara

Visi Bank BTN adalah

Menjadi Bank yang terkemuka dan menguntungkan dalam pembiayaan

perumahan.

Misi Bank BTN adalah :

1. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan

industri ikutannya kepada lapisan masyarakat menengah ke bawah,

serta menyediakan produk dan jasa perbankan lainnya.

2. Menyiapkan dan mengembangkan sumber daya manusia Bank BTN

yang berkualitas dan profesional serta memiliki integritas yang tinggi.

Page 42: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

3. Memenuhi komitmen kepada pemegang saham, yaitu menghasilkan

laba dan pendapatan per saham yang tinggi serta ikut mendukung

program pembangunan perumahan nasional.

4. Menyelenggarakan manajemen perbankan yang sesuai dengan prinsip

kehati-hatian dan good corporate governance.

5. Mempedulikan kepentingan masyarakat dan lingkungannya.

5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar, Etika Perorangan dan Pedoman

Pegawai

a. Pelayanan Prima (Service Excellence)

b. inOvasi (Innovation)

c. keteLAdanan (Role Model)

d. PRofesionalisme (Professionalism)

e. Integritas (Integrity)

f. KerjasaMA (Teamwork)

1. Nilai- Nilai Dasar Budaya dan 12 Perilaku Utama

a. Pelayanan Prima

Ramah, sopan dan bersahabat

Peduli, pro aktif dan cepat tanggap

b. Inovasi :

Berinisiatif melakukan penyempurnaan

Berorientasi menciptakan nilai tambah

c. Keteladanan :

Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar

Memotivasi penerapan nilai-nilai budaya kerja

d. Profesionalisme :

Kompeten dan bertanggung jawab

Bekerja cerdas dan tuntas

e. Integritas :

Konsisten dan disiplin

Jujur dan berdedikasi

f. Kerjasama

Page 43: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

Tulus dan terbuka

Saling percaya dan mengharga

2. Nilai – Nilai Dasar

Nilai –nilai dasar yang dianut oleh jajaran Bank BTN untuk

mewujudkan dan melaksanakan Pola Prima adalah sebagai berikut :

a. Sebagai orang yang beriman dan bertaqwa, pegawai Bank BTN taat

melaksanakan dan mengamalkan ajaran agamanya masing –masing

secara khusuk

b. Pegawai Bank BTN selalu berusaha untuk menimba ilmu guna

meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya demi kemajuan

Bank BTN

c. Pegawai Bank BTN mengutamakan kerjasama dalam melaksanakan

tugas untuk mencapai Tujuan Bank BTN dengan kinerja yang

terbaik

d. Pegawai Bank BTN selalu memberikan yang terbaik secara ikhlas

bagi Bank BTN dan semua stakeholders, sebagai perwujudan dari

pengabdian yang disadari oleh semangat kesediaan berkorban tanpa

pamrih pribadi.

e. Pegawai Bank BTN selalu bekerja secara prfesional yang kompeten

dalam bidang tugasnya.

3. Etika Perorangan

Etika perorangan pegawai Bank BTN adalah sebagai berikut :

a. Patuh dan taat pada ketentuan perundang-undangan dan

peraturan yang berlaku

b. Melakukan pencatatan yang benar mengenai segala transaksi

yang bertalian dengan kegiatan Bank BTN

c. Menghindari diri dari persaingan yang tidak sehat

d. Tidak menyalahgunakan wewenangnya untuk kegiatan pribadi

e. Menghindari diri dari keterlibatan dalam pengambilan

keputusan dalam hal terdapat pertentangan kepentingan.

f. Menjaga kerahasiaan nasabah dan Bank BTN

Page 44: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

g. Memperhitungkan dampak yang merugikan dari setiap

kebijakan yang diterapkan Bank BTN terhadap keadaan

ekonomi, social dan lingkungannya

h. Tidak menerima hadiah atau imbalan yang mempekaya

keluarganya

i. Tidak melakukan perbuatan tercela yang dapat merugikan citra

profesinya.

4. Pedoman Pegawai

Pedoman untuk semua pegawai Bank BTN :

a. Kita layani secara IKHLAS, SOPAN dan SANTUN semua

langganan Bank BTN dengan SENYUM, SALAM dan SAPA

b. Dalam menunaikan tugas kita pedomani 3 JANGAN

b.1 jangan TERLAMBAT atau MENUNDA pekerjaan

b.2 Jangan membuat KESALAHAN

B.3 jangan MENERIMA apalagi MEMINTA atau MENGAMBIL,

sesuatu yang bukan haknya.

c. Kita laksanakan semua tugas dengan baik secara

PROFESIONAL supaya Bank BTN MAJU, BERKEMBANG,

SOLID, dan SEHAT sehingga KESEJAHTERAAN pegawai

dan keluarga MENINGKAT.

6. Struktur Organisasi Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

Organisasi merupakan perserikatan orang-orang yang masing-masing

memiliki peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja.

Struktur Organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal yang

menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan

diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang

menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang

berbeda-beda dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, dengan adanya

struktur organisasi yang baik dan teratur maka efisiensi kerja dapat terwujud

berkat adanya kerjasama di dalam menjalankan tugas dan kewajiban

Page 45: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

masing-masing karyawannya. Jadi tujuan disusunnya struktur organisasi

antara lain yaitu :

1. Membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi secara efektif.

2. Setiap bagian dalam organisasi dapat mengetahui tugas,

wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing.

3. Mendorong terwujudnya keharmonisan kerja dan menghindari

terjadinya kekosongan kerja.

Untuk mengetahui lebih jelasnya, penulis menyajikan skema struktur

organisasi PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta pada gambar 3.1

Gambar .3.1

Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta

Sumber : Bagian SDM PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta

Pembagian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang ada dalam struktur

organisasi Bank BTN adalah sebagai berikut :

Branch Manager

Retail Service Section Head

Loan Service Unit

Teller Service

Customer Service

Operation Section Head

Personalia Unit

Loan Admin & document

Trans Processing

Unit

Kliring

Accounting & Conrol

Section Head

Financial reporting

Bookeping & Control

Collection Work Out

Legal

Kolektif

Pembinaan

Secretary

Page 46: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

A. Branch Manager (Kepala Cabang)

1. Pengembangan bisnis Cabang

a) Mengelola hubungan dengan nasabah.

b) Menyiapkan rencana bisnis untuk cabang.

c) Membimbing kampanye promosi dan upaya-upaya pemasaran.

2. Perencanan dan penyusunan kebijakan

a) Menyusun kebijakan cabang sesuai dengan kebijakan pusat.

b) Menetapkan target kerja untuk seluruh unit kerja cabang.

c) Membuat perencanaan sumber daya manusia.

3. Pengawasan dan persetujuan bisnis cabang

a) Mengambil keputusan bisnis.

b) Memotivasi bawahan dan rekan kerja.

c) Memberikan persetujuan terhadap transaksi yang tidak lazim

B. Retail Service

1. Loan Service (Layanan Kredit)

a) Melakukan fungsi layanan kredit, pelunasan dan penyelesaian

klaim debitur.

b) Menganalisa permohonan kredit.

c) Melakukan fungsi layanan permohonan pembayaran ekstra dan

advance.

d) Menyelenggarakan realisasi kredit.

2. Teller Service (Layanan Teller)

a) Melayani setoran tunai angsuran kredit cabang sendiri maupun

cabang lain.

b) Mengelola proses kas cabang.

c) Melayani setoran dan pembayaran deposito.

d) Melayani penyetoran dan penarikan tabungan tunai.

e) Menerima transaksi giro.

3. Customer Service (Layanan Nasabah)

a) Memberikan informasi kepada nasabah.

b) Memberikan pelayanan tabungan.

Page 47: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

c) Melayani proses pembukuan rekening rupiah dan valas.

C. Operation Section Head

1. Personalia

a) Melakukan manajemen personalia dan administrasi pajak

karyawan.

b) Melakukan logistik, perawatan dan pemeliharaan gedung.

c) Memastikan cabang mengikuti kebijaksanaan dan prosedur.

2. Loan Administration & document

a) Mendokumentasikan kredit.

b) Administrasi Negara.

c) Memproses aplikasi kerdit.

d) Mengarsipkan document kredit

3. Transaction Processing

a) Melakukan proses transaksi operasional non tunai.

b) Melakukan proses transaksi yang merupakan tindak lanjut atas

transaksi yang dilakukan oleh unit kerja lain.

4. Kliring

a) Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kliring di Bank

Indonesia atau bank yang ditunjk sebagai tempat kliring, mulai dari

pesiapan, kliring penyerahan dan kliring tolakan.

b) Entry data warkat kliring keluar pada sistem kliring Bank

Indonesia.

c) Melakukan proses efektif kliring.

D. Accounting & Control

1. Reporting Control

a) Mempersiapkan laporan keuangan.

b) Menganalisa laporan keuangan.

c) Menerima dan mengecek kebenaran laporan keuangan ke kantor

pusat dan Bank Indonesia.

d) Mengadministrasikan pelaporan cabang.

2. Bookeping Control

Page 48: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

E. Collection Work Out

a) Melakukan identifikasi terjadinya tunggakan.

b) Melakukan pembinaan kredit retail.

c) Memantau kelancaran pembayaran kredit.

d) Memantau data KPR untuk kebutuhan pembinaan debitur.

e) Memberikan alternatif pembinaan kredit.

f) Melakukan pencetakan laporan KPR yang berkaitan dengan

kebutuhan pembinaan.

g) Melakukan proses restrukturisasi kredit retail dan kredit umum.

F. Secretary

a) Memanajemen kegiatan yang dilakukan oleh Branch manager.

b) Meregistrasi surat masuk dan keluar.

c) Meregistrasi faks.

7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN) Cabang Surakarta

Bank Tabungan Negara menyediakan beberapa produk dan jasa, antara

lain adalah sebagai berikut :

1. Produk Dana

a) Tabungan Batara

Tabungan Batara adalah tabungan bebas yang bersifat multiguna

dan fleksibel yang diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat

baik perseorangan maupun kolektif.

Manfaat Tabungan Batara adalah :

1. Mendapatkan kartu ATM Batara.

2. Penyetiran dan penarikan dapat dilakukan di semua kantor

cabang (online).

3. Bunga bersaing.

4. Fasilitas rekening bersama (joint account).

5. Fasilitas asuransi jiwa maksimal 25 juta.

6. Dapat dijadikan jaminan kredit.

7. Fasilitas Auto Debet

8. Fasilitas Auto Transfer/ transfer antar rekening

Page 49: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

b) Tabungan E-Batara Pos

Tabungan E-Batara pos adalah merupakan produk tabungan yang

diselenggarakan atas kerjasama antara PT Bank Tabungan negara

dengan PT Pos Indonesia melalui seluruh loket kantor pos yang

telsh on-line di seluruh indonesia.

Manfaat E-Batara Pos adalah :

1. Penyetoran dan penarikan dapat dilakukan di otlet BTN dan

kantor pos online.

2. Memperoleh kartu ATM.

3. Dapat dipergunakan untuk berbagai transaksi.

c) Tabungan Haji Nawaitu

Tabungan Haji Nawaitu adalah merupakan tabungan yang

diperuntukkan bagi calon jemaah haji dalam rangka persiapan

biaya perjalanan ibadah haji.

Manfaat haji nawaitu adalah :

1. Memperoleh nomor alokasi porsi keberangkatan beribadah

haji.

2. Dapat di buka di loket bank BTN yang terhubung dengan

Siskohat Departemen Agama.

3. Penarikan dan penyetoran dapat dilakukan di seluruh loket

bank BTN.

d) Tabungan Batara prima

Tabungan Batara Prima adalah merupakan produk tabungan yang

banyak memberikan keuntungan dan manfaat tersendiri bagi

nasabah.

Manfaat Tabungan Batara prima adalah :

1. Bunga bersaing.

2. Memperoleh bonus apabila tidak menarik dana selama 2

bulan.

3. Memperoleh fasilitas point reward yang dapat ditukarkan

dengan hadiah langsung.

Page 50: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

4. Memperoleh asuransi jiwa bebas premi untuk penabung

perorangan.

e) GIRO

GIRO adalah simpanan di bank yang penarikannya dapat dilakukan

setiap saat dengan menggunakan cek atau surat pembayaran

lainnya atau dengan pemindahbukuan.

Manfaat GIRO adalah :

1. Sarana penyimpanan uang yang aman dan terpecaya.

2. Menunjang aktivitas usaha dalam pembayaran dan

penerimaan.

3. Memudahkan aktivitas kebutuhan keluarga/pribadi/usaha.

4. Mendapatkan jasa GIRO yang menarik.

f) Deposito Berjangka

Deposito Berjangka adalah simpanan yang penarikannya hanya

dapat dilakukan pada waktu tertentu menurut perjanjian antara

penyimpan dengan bank yang bersangkutan. Jangka waktu deposito

adalah 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, 12 bulan, atau 24 bulan.

Manfaat Deposito Berjangka adalah :

1. Dapat digunakan sebagai jaminan kredit.

2. Bunga deposito dapat dikapitalisasikan kedalam pokok.

3. Bunga deposito dapat dipindahbukukan untuk pembayaran

angsuran kredit, rekening listrik, telepon dan air.

4. Bunga menarik.

g) Sertifikat Deposito

Sertifikat Deposito merupakan simpanan berbentuk deposito

berjangka yang bukti simpananya dapat diperdagangkan oleh

pemiliknya sebelum jatuh tempo.

Manfaat Sertifikat Deposito adalah :

1. Dapat diperjualbelikan dan dipindahtangankan dengan cara

penyerahan.

2. Bunga dibayarkan di muka.

Page 51: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

3. Dapat di buka di kantor cabang BTN.

2. Produk Jasa dan Layanan

a. ATM Batara

ATM Batara merupakan fasilitas layanan bagi nasabah tabungan

dan giro (rupiah perorangan) di Bank BTN yang memberikan

kemudahan bagi nasabah dalam memenuhi berbagai macam

kebutuhan transaksi melalui mesin ATM yang beroperasi 24 jam.

Manfaat dari ATM Batara

- Penarikan uang tunai.

- Transfet antar rekening di Bank BTN.

- Transfer antar bank.

- Pembayaran angsuran KPR, telepon seluler, PLN dan

voucher isi ulang.

- Dapat digunakan di seluruh jaringan ATM berlogo Link.

b. Kiriman Uang

Kiriman Uang merupakan jasa pengiriman uang dalam valuta

rupiah atau valuta asing melalui jaringan on-line di outlet Bank

BTN di seluruh Indonesia dan media elektronik untuk pengiriman

uang ke luar negeri yang didukung oleh Bank korespondensi di

seluruh dunia.

Keuntungan Kiriman uang

- Aman dan cepat.

- Memberikan kemudahan dalam transaksi pengiriman uang

dalam mata uang rupiah dengan biaya yang kompetitif.

- Dilayani di seluruh outlet Bank BTN dan kantor cabang

devisa untuk pengiriman uang keluar negeri.

- Dapat menggunakan RTGS BI (Real Time Gross

Settlement) untuk pengiriman uang secara on-line real time

ke seluruh Bank di Indonesia.

Page 52: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

c. Inkaso

Inkaso merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk melakukan

penagihan kepada pihak ketiga atas inkaso tanpa dokumen di

tempat lain di dalam negeri.

Jenis Warkat Inkaso :

- Warkat Inkaso sendiri adalah warkat yang diterbitksn oleh

Kantor Cabang Bank BTN yang wilayah kliringnya

berbeda dengan wilayah kliring bank pengirim.

- Warkat Inkaso Bank adalah warkat yang diterbitkan oleh

bank lain yang wilayah kliringnya berbeda dengan wilayah

kliring bank pengirim.

d. Western Union

Western Union adalah layanan kiriman uang Bank BTN

bekerjasama dengan Western Union secara cepat (real time on-

line) yang dilakukan lintas negara atau dalam satu negara.

Manfaat dari Western Union :

- Cepat, dalam hitungan detik dana sudah dapat diambil oleh

penerima.

- Dilayani oleh lebih 170.000 agen yang tersebar di lebih 200

negara dan antar kota di Indonesia.

- Kiriman uang dibayar dengan mata uang masing-masing

negara atau mata uang lain yang disepakati.

- Pengirim atau penerima tidak harus memiliki rekening di

bank atau tidak harus berdomisili tetap di negara pengirim

atau di negara tujuan transfer.

e. SPP On-line Perguruan Tinggi

SPP On-line Perguruan Tinggi merupakan layanan Bank BTN bagi

perguruan tinggi/sekolah dalam penyediaan delivery channel untuk

penerimaan setoran biaya –biaya pendidikan secara On-line.

Manfaat SPP On-line :

Page 53: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

- Perguruan tinggi tidak perlu menyediakan banyak

resources (tempat, karyawan, dan sebagainya) untuk

melayani pembayaran biaya pendidikan.

- Data hasil pembayaran biaya pendidikan dapat mudah

diintegrasikan dengan sistem administrasi perguruan tinggi.

- Data dapat diketahui setiap saat dan dapat diakses melalui

berbagai media : website, dan FTP server.

- Pelaporan dapat disajikan untuk setiap fakultas atau

program studi.

Manfaat SPP On-line bagi mahasiswa

- Melalui Delivery channel yang dimiliki oleh Bank BTN,

mahasiswa dapat melakukan pembayaran secara on-line,

cepat, mudah, aman, dan nyaman.

f. Money Changer

Money Changer adalah pelayanan yang diberikan kepada

masyarakat yang ingin menjual atau membeli mata uang asing

tertentu, yang mempunyai catatan kurs pada bank Indonesia.

g. Safe Deposit Box

Safe Deposit Box adalah sarana penyimpanan barang/surat-surat

berharga yang aman dan terjaga dari resiko kebakaran, kejahatan,

bencana alam dll.

h. Payment Point

Payment Point merupakan fasilitas layanan bagi nasabah untuk

memudahkan dalam membayar tagihan rutin.

Pembayaran tagihan dapat dilakukan dengan cara :

- Setoran tunai di loket kantor cabang Bank BTN.

- Non tunai melalui pemindahan (Overbooking), warkat

Bank BTN, warkat Bank lain, ATM BTN dan sms Banking.

- Gunakan fasilitas Automatic Debit agar tidak direpotkan

datang ke loket kantor cabang atau ke mesin ATM guna

membayar tagihan bulanan.

Page 54: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

i. Bank Garansi

Pernyataaan yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah

untuk menjamin resiko tertentu yang timbul apabila nasabah tidak

dapat menjalankan kewajibannya dengan baik kepada pihak yang

menerima jaminan.

j. Real Time Groos Settlement (RTGS)

Sistem transfer dana on-line dalam mata uang rupiah yang

penyelesainnya dilakukan per transakasi secara individual.

k. Batara Payroll

Batara Payroll merupakan layanan Bank BTN bagi pengguna jasa

(perusahaan, perorangan, dan lembaga) dalam mengelola

pembayaran gaji, THR dan bonus serta kebutuhan finansial lainya

yang bersifat rutin bagi karyawan pengguna jasa.

Manfaat Batara Payroll :

- Aman, karena perusahaan terhindar dari penyediaan uang

tunai dalam jumlah besar, kerahasian data terjamin.

- Mudah, karena perusahaan cukup menyediakan data

pembayaran bagi karyawan secara rutin dan selanjutnya

secara sistem Bank BTN melakukan transfer ke rekening

masing-masing karyawan.

- Akurat, karena perusahaan tidak perlu membulatkan

nominal gaji karyawan ke pecahan terdekat dan kesalahan

data dapat dikurangi karena selalu di update setiap periode

pembayaran.

l. SMS Batara

SMS Batara merupakan fasilitas layanan transaksi perbankan yang

dapat diakses dari handphone. Cukup dengan mengetik SMS ke

nomor 3555, nasabah dapat menikmati kemudahan melakukan

transfer uang, pembayaran tagihan rutin, pembelian voucher isi

ulang, serta transaksi lainnya.

Page 55: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

m. Kartu Debit BTN-VISA

Kartu Debit BTN-VISA merupakan kartu ATM dan kartu debit

yang dirancang untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan

dalam bertransaksi.

Keunggulan Kartu Debit BTN-VISA adalah :

- Pemegang kartu dapat melakukan transaksi pembayaran di

jaringan toko/merchant yang memasang logo VISA

- Pemegang kartu dapat melakukan transakasi: transfer antar

rekening, pembayaran tagihan, pembelian pulsa isi ulang,

informasi rekening dan informasi kurs mata uang.

3. Produk Kredit

1. Kredit Pemilikan Rumah Bersubdisi

Fasilitas kredit subsidi yang diberikan kepada masyarakat yang

berpenghasilan kurang dari Rp2,5 juta untuk kepemilikan

pembelian rumah sederhana sehat (RHS) dengan dibantu oleh

pemerintah berupa subsidi selisih bunga atau uang muka.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon memiliki penghasilan kurang dari Rp

2.500.000.

2) Batas maksimal harga jual rumah KPR subsidi

sesuai ketentuan pemerintah.

3) Bentuk bantuan berupa subsidi selisih bunga atau

subsidi uang muka.

2. Kredit Griya Utama (KGU)

Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyarakat perorangan

untuk pembelian rumah baru atau lama dengan standar bangunan

minimal sama dengan standar rumah bersubsidi.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah

menikah.

Page 56: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

43

2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha

dalam bidangnya minimal 1 tahun.

3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.

4) Jaminan kredit adalah tanah dan

rumah/apartemen/susun yang dibeli melalui fasilitas

KGU.

3. Kredit Griya Multi (KGM)

Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyrakat untuk berbagai

keperluan seperti renovasi rumah, modal kerja, sekolah, atau

kebutuhan konsumtif lainnya.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah

menikah.

2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam

bidangnya minimal 1 tahun.

3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.

4) Jaminan kredit adalah tanah dan bangunan.

5) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.

4. Kredit Pemilikan Apartemen (KPA)

Fasilitas kredit untuk membeli apartemen jadi (baru/bekas),

apartemen indent atau take over dari bank lain.

Keunggulan :

1) Nilai kredit bebas

2) Jangka waktu maksimal 15 tahun

3) Maksimal kredit s/d 70% dari harga jual setelah diskon atau

harga pasar wajar berdasarkan taksasi appraisal

4) Persyaratan ringan dan proses cepat

5. Kredit Swagriya (KSG)

Fasilitas kredit yang diberikan untuk keperluan membangun rumah

diatas tanah yang dimiliki oleh pemohon dengan jaminan kredit

berupa tanah tersebut.

Page 57: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

Syarat dan ketentuan :

1) Jaminan kredit adalah tanah dan bangunan yang dibiayai.

2) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.

3) Menyampaikam RAB bangunan.

6. Kredit Swadaya

Fasilitas kredit yang diberikan kepada nasabah yang memerlukan

dana segera dengan jaminan tabungan atau deposito yang

ditempatkan di bank BTN.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah WNI, usia minimal 21 tahun atau telah

menikah.

2) Memiliki simpanan dalam bentuk tabungan/deposito dan

memenuhi syarat untuk dijadikan jaminan kredit.

3) Jangka waktu minimal 1(satu) bulan dan maksimal 1(satu)

tahun dan dapat diperpanjang atas persetujuan bank BTN.

7. Kredit Kepemilikan Ruko (KP Ruko)

Fasilitas kredit yang diberikan oleh Bank BTN untuk membeli

rumah toko, rumah usaha, rumah kantor ataupun kios.

Syarat dan ketentuan :

1) Terletak di area komersil.

2) Bangunan sedikitnya 2 lantai.

3) Harga jual bebas.

4) Dilengkapi IMB dan sertifikat tanah, minimal SHGB.

8. Kredit Perumahan Perusahaan

Fasilitas kredit yang diberikan kepada perusahaan untuk

penyediaan fasilitas perusahaan dinas ataupun rumah pegawai yang

didasarkan atas kerjasama antara bank BTN dengan perusahaan

yang mendukung program pemerintahan.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah perusahaan atau Badan Usaha.

2) Memiliki rekening Giro di Bank BTN.

Page 58: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

3) Ketentuan kredit adalah 75% s/d 90% dari biaya

pembangunan atau harga pembelian rumah.

4) Jangka waktu kredit s/d 15 tahun.

9. Kredit Ringan Batara (KRB)

Fasilitas kredit yang diberikan kepada karyawan perusahaan

pengguna jasa Batara payroll dengan agunan gaji karyawan.

Syarata dan ketentuan :

1) WNI, usia minimal 21 tahun atau telah menikah.

2) Karyawan dengan status pegawai tetap dan masih aktif

bekerja pada perusahaan pengguna jasa Batara Payroll

Bank BTN.

3) Mendapat rekomendasi dari manajemen dari pengguna jasa

Batara Payroll Bank BTN tempat yang bersangkutan

bekerja.

4) Telah menjadi pegawai tetap minimal 1 tahun pada

pengguna jasa Batara Payroll Bank BTN.

5) Mempunya penghasilan yang dapat menjamin kelancaran

pembayaran angsuran selama jangka waktu kredit.

10. Kredit Usaha Mikro dan Kecil (KUMK)

Fasilitas kredit yang diberikan oleh bank untuk meningkatkan

akses usaha mikro dan kecil terhadap dana pinjaman yang berasal

dari surat utang pemerintah (SUP) untuk pembiayaan investasi dan

modal kerja dengan persyaratan yang relatif ringan dan terjangkau.

Syarat dan ketentuan :

1) Maksimal kredit untuk usaha mikro sebesar Rp50.000.000

dan Rp500.000.000 untuk usaha kecil.

2) Pembiayaan sendiri minimal 20% dari kebutuhan modal

kerja untuk KUMK modal kerja minimal 25% dari total

biaya investasi untuk KUMK investasi.

Page 59: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

3) Jangka waktu minimal 1 tahun dan dapat diperpanjang 2

kali untuk KUMK modal kerja dan 1 tahun untuk KUMK

investasi.

11. Kredit Yasa Griya

Fasilita kredit yang diperuntukkan bagi pengembang (developer)

atau koperasi untuk membantu modaal kerja dalam rangka

pembiayaan pembangunan suatu proyek perumahan.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan

Terbatas (PT), Koperasi, Perseroan Komanditer (CV), dan

perorangan.

2) Pemohon adalah pengembang anggota REI/APERSI.

3) Berpengalaman sebagai pengembang.

4) Memiliki rekening Giro di Bank BTN.

5) Tidak tercantum dalam daftar hitam BI.

12. Kredit Platinum

Fasilitas kredit yang diberikan kepada nasabah bank untuk

pembelian rumah termasuk take over dengan nilai kredit > Rp 150

juta.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah WNI, usa minimal 21 tahun atau telah

menikah.

2) Memiliki masa kerja atau telah menjalankan usaha dalam

bidangnya minimal 1 tahun.

3) Telah menjadi penabung Tabungan Batara.

4) Jaminan kredit adalah tanah dan rumah/apartemen/susun

yang dibeli melalui fasilitas KPR Platinum.

13. Kredit Pendukung Perumahan

Fasilitas kredit yang diberikan untuk pembiayaan modal kerja dana

atau investasi khususnya kepada sektor industri yang terkait

dengan perumahan termasuk unsur-unsur penunjangnya.

Page 60: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

47

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan

Terbatas (PT), Koperasi, CV dan perorangan.

2) Pengalaman di bidangnya maksimal 1 tahun.

3) Berkedudukan dalam wilayah RI.

4) Memiliki perizinan untuk melakukan kegiatan usaha.

5) Telah menjadi pemegang rekening giro di Bank BTN.

14. Kredit Modal Kerja Kontraktor

Fasilitas kredit yang diberikan oleh Bank BTN untuk membantu

menyelesaikan pekerjaan borongan sesuai dengan kontrak kerja.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah badan usaha yang bergerak di bidang jasa

pemborongan dalam arti luas atas dasar kontrak kerja atau

SPK.

2) Memiliki pengalaman di bidang pemborongan minimal 1

tahun.

3) Memiliki rekening giro di Bank BTN.

15. Kredit Investasi

Kredit Investasi adalah kredit yang diberikan untuk pembiayaan

investasi baru, perluasan modernisasi atau rehabilitasi.

Syarat dan ketentuan :

1) Pemohon adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan

Terbatas (PT), Koperasi, Perseroan Komanditer (CV), dan

perorangan.

2) Memiliki semua perizinan yang diperlukan untuk

melakukan investasi.

3) Pengalaman di bidang investasi yang akan dibiayai.

4) Memiliki giro di Bank BTN.

5) Tidak tercantum dalam daftrar hitam BI.

Page 61: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

48

B. Kegiatan Magang Kerja

1. Lokasi Kegiatan Magang

Instansi mitra yang menjadi tempat penulis menjalankan kegitan

magang adalah Bank Tabungan Negara (BTN) kantor Cabang Solo, yang

terletak di jalan Slamet Riyadi No. 282 Solo 57141 Jawa Tengah, dengan

nomor telepon 0271-726930, serta dengan luas tanah ± 2.300 m2

dengan

luas bangunan ± 1.500 m2. Gedung kantor ini memiliki fasilitas-fasilitas

kantor pada umumnya yaitu tempat parkir, mushola, system alarm

keamanan, koperasi, serta ruang kerja yang terdiri dari:

a. Lantai I:

Customer Service, Teller service dan ruang processing, ruang

Accounting And Control Unit, ruang Selling Officer, ruang

komputer, bagian marketing dan ruang Section head.

b. Lantai II:

Ruang Branch Manager, ruang rapat (meeting room), ruang

sekretaris, Loan Service, ruang Loan Administrasion & document,

ruang General Branch Administration dan Mushola.

c. Lantai III:

Ruang Loan recovery / Collection Work Out, Ruangan aula, ruang

dokumen dan arsip, gudang ATK.

2. Aktivitas Magang

Penulis melaksanakan Kegiatan Magang Mahasiswa ini ± 1 bulan,

yakni pada bulan Maret mulai tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 1

April. Dalam pelaksanaannya Kegiatan Magang Mahasiswa, penulis

ditempatkan pada salah satu unit dari BTN yaitu di ruang Loan

Administrasion & document, bagian financing document.

Financing document merupakan bagian dari Loan Administrasion &

document, di mana bagian ini merupakan bagian pelayanan pengarsipan

dokumen kredit.

Yang bertugas di Bagian Financing document, adalah Bp Toni

Wahyu H, yang bertugas melakukan peneriamaan , pencatatan,

Page 62: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

49

pemeliharaan, dan penyusutan dokumen kredit pada Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta.

Pada saat magang penulis pertama kali di tempatkan

bersama Bp Aris bagian financing kredit, tetapi dengan adanya perubahan

struktur dan system yang diberlakukan akhirnya penulis berpindah ke

bagian financing document. Penulis banyak menjalani aktivitas magang

bersama Bp Toni, tetapi penulis juga sering membantu pekerjaan pada

bagian collektion & workout unit dimana yang bertugas disana adalah Bp

Sehono , Bp hadi, dan Bp Priyono.

Awal magang pada 1 Maret 2011, pertama-tama penulis

Langsung diajak melakukan peninjauan langsung calon penerima kredit

(On The Sport), oleh Bp Aris. Dengan peninjauan tersebut penulis

diharapkan dapat mengerti tugas serta kegiatan yang dilakukan dalam

melakukan peninjauan calon penerima kredit.

Di hari berkutnya sampai dengan hari terakhir magang,

penulis mencoba untuk melakukan pengamatan di baian Financing

document, Ternyata banyak kegiatan yang sesuai dengan bidang

konsentrasi penulis, yaitu Administrasi. Di Bangian Financing document

penulis di bimbing oleh Bp Toni Wahyu H untuk di beri pengarahan

tentang Tata Kearsipan dokumen kredit pada Bank tabungan Negara.

Dokumen Kredit yang sering masuk adalah Kredit

Pemilikan Rumah (KPR), Kredit Griya Multi (KGM), dan Kredit Griya

Utama. Menurut pengalaman penulis selama magang di Financing

Document, penulis melihat bahwa Kredit rumah sangat diminati oleh

calon-calon debitur. Hal ini sesuai dengan visi Bank BTN, yaitu “Menjadi

Bank Yang Terkemuka Dalam Pembiayaan Perumahan”. Mengingat

banyak nya Kredit yang masuk di BTN, maka disini penulis akan

membahas secara khusus mengenai Tata Kearsipan Kredit pada Bank

Tabungan Negara.

Page 63: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

50

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan tinjuan pustaka yang telah dikemukakan pada BAB

sebelumnya, dapat diketahui bahwa Kearsipan adalah kegiatan mengatur,

mengurus dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan

penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan

pemusnahan ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan serta

pegawai bagian kearsipan sebagai pendukungnya.

Demikian juga dengan Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta

yang memiliki produk Kredit Pemilikan Rumah dimana produk ini sangat

diminati oleh masyarakat dan mengalami peningkatan prosentase kredit

masuk setiap tahunnya. Oleh karena itu perlu diadakan Kearsipan Kredit

mulai dari penerimaan sampai dengan penyusutan agar arsip kredit dapat

terjaga dengan baik.

Jenis arsip kredit yang masuk pada Bank Tabungan Negara Cabang

Surakarta antara lain :

1. Kredit Pemilikan Rumah bersubsidi

Fasilitas kredit subsidi yang diberikan kepada masyarakat yang

berpenghasilan kurang dari Rp 2,5 juta untuk kepemilikan

pembelian rumah sederhana sehat (RHS) dengan dibantu oleh

pemerintah berupa subsidi selisih bunga dan uang muka.

2. Kredit Griya Utama (KGU)

Fasilitas Kredit yang diberikan kepada masyarakat perorangan

untuk pembelian rumah baru atau lama dengan standar bangunan

minimal sama dengan standar rumah bersubsidi.

3. Kredit Griya Multi (KGM)

Fasilitas kredit yang diberikan kepada masyarakat untuk berbagai

keperluan seperti renovasi rumah, modal kerja, sekolah, atau

kebutuhan konsumtif lainnya.

Page 64: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

Kredit yang masuk segera di terima dan di proses pada bagian Loan

Service yang kemudian diserahkan ke bagian finance document

untuk proses pengarsipan lebih lanjut.

A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit

Penerimaan dokumen kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang

Surakarta menerapkan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu dalam

artian penerimaan dokumen kredit ditangani oleh suatu unit tersendiri,

yaitu unit Loan service. Dokumen kredit diterima dari unit Loan Service,

dimana unit ini adalah unit yang menerima serta melayani masyarakat

yang akan menjadi debitur di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,

seperti yang diungkapkan oleh Bp. Toni Wahyu selaku Pengurus Finance

Document yang menangani dokumen kredit, sebagai berikut :

“Dokumen kredit yang masuk dikelola oleh bagian Loan service karena

disini menggunakan sistem satu pintu yang berarti semua surat/arsip

dikelola oleh satu bagian saja. ( Wawancara tanggal 21 Maret 2011)

Jenis arsip kredit yang ditangani di bagian finance document

berupa arsip Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit

Griya Multi. Arsip-arsip ini diolah dan disimpan oleh bagian finance

document, dimana bagian ini adalah satu-satunya bagian yang menangani

masalah dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

Adapun pengelolaan arsip kredit pada Bank Tabungan Negara

Cabang Surakarta sebagai berikut :

a. Proses Pengurusan dokumen Kredit Masuk

Dokumen kredit yang masuk diterima oleh bagian Loan Service.

Setelah diteliti kekomplitan syarat pengajuan kredit, kemudian arsip kredit

baru di ajukan ke manajer, dalam hal ini diwakili oleh Bp Heru Selaku

Sekretaris Manajer pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta. Setelah

mendapat persetujuan, dokument kredit di serahkan pada bagian finance

document untuk dilakukan pengarsipan. Adapun langkah-langkah dalam

pengurusan dokumen kredit masuk antara lain :

Page 65: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

1) Dokumem kredit yang masuk di periksa apakah sudah sesuai

dengan syarat dan ketentuan Kredit. Apabila sudah lengkap syarat

– syaratnya, maka langkah selanjutnya dilakukan peyortiran.

2) Dokumen kredit disortir menurut jenisnya, yaitu termasuk ke dalam

Kredit Pemilikan Rumah (KPR), Kredit Griya Utama (KGU), atau

Kredit Griya Multi (KGM).

3) Dokumen dibuka dan dibaca isinya, kemudian dicatat pada sampul

folder berupa jenis kredit, data diri debitur, dan nomor sertifikat

atau surat-surat yang lain yang terdapat dalam folder atau map

tersebut.

Arsip kredit diterima berupa dokumen kredit yang berupa folder-

folder yang berisi syarat-syarat dan ketentuan meminjam kredit

pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Syarat- syarat

tersebut berupa surat – surat dan sertifikat, antara lain :

Surat Perjanjian Kredit

Surat Pengakuan Hutang

Akta Jual Beli

Sertifikat

IMB (Izin mendirikan Bangunan)

SKMHT (Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan)

APHT (Akta Pemberian Hak Tangungan)

SHT (Sertifikat Hak Tanggungan)

Polis AJK (Asuransi Jiwa Kredit)

Polis Asuransi Kebakaran

4) Setelah dicatat pada sampul folder, data-data tersebut juga dicatat

dalam buku agenda kredit masuk.

5) Selain menggunakan sistem pencatatan manual, dalam melakukan

pencatatan arsip kredit Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta

juga menggunakan sistem komputerisasi. Sistem yang digunakan

adalah LOC (Local Operation Computer). Dengan sistem ini,

komputer ditempatkan di beberapa bagian yang terhubung oleh

Page 66: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

53

jaringan yang memudahkan unit-unit berinteraksi. Dengan sistem

ini, data yang telah di olah disuatu bagian dan dapat langsung

dikirim kebagian lain untuk langsung diproses lebih lanjut. Pada

Bagian Finance document terpasang satu komputer yang berguna

untuk mencatat data-data yang berhubungan dengan arsip kredit

serta untuk menerima data-data arsip kredit yang berasal dari unit

Loan Servis atau mengirim data ke unit Collection Work Out.

Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta data-data kredit

yang dicatat dan tersimpan di unit Loan servis dikirim ke unit finance

document, agar mempermudah dan mengurangi beban dalam melakukan

pencatatan data-data tentang debitur serta data-data arsip kredit. Data

tersebut di proses dan disimpan , agar mudah dalam melakukan pencarian

data yang berhubungan dengan data diri debitur dan arsip kredit.

Page 67: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

54

GAMBAR 4.1

BAGAN PROSES ARSIP KREDIT MASUK

(Bagan yang terpasang pada dinding ruang arsip kredit BTN Surakarta)

PROSES KETERANGAN

Kredit masuk diterima oleh bagian

Loan service.

Dokumen kredit yang masuk

diperiksa kelengkapan syarat-syarat

dan kredit dan disortir dibedakan

antara KPR, KGM, atau KGU

Setelah arsip dibuka dan dibaca

isinya kemudian dicatat dalam arsip

kredit dan kedalam komputer.

Dokumen kredit tersebut kemudian

diteruskan kepada Sekretaris untuk

di periksa dan diparaf.

Diteruskan kepada Pimpinan untuk

di disposisi.

Dokumen kredit diserahkan ke unit

finance document untuk disimpan

sampai dengan proses penyusutan.

Arsip kredit di simpan di unit

finance document

Kredit masuk

Diperiksa dan disortir

Pencatatan dalam buku agenda

kredit masuk dan pencatatan

kedalam komputer

Sekretaris

Pimpinan

Penyerahan ke unit finance

document untuk disimpan dan

diarsipkan

Penyimpanan arsip kredit

Page 68: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

55

B. Penyimpanan Dokumen Kredit

a. Asas Penyimpanan Arsip

Berdasarkan wawancara dengan Bp. Toni Wahyu sebagai pengurus

Finance document yang menangani dokumen kredit dapat diketahui

bahwa:

“ Penyimpanan arsip kredit yang digunakan oleh Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta adalah dengan asas Sentralisasi dimana semua

dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin

menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan

menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.”

Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menggunakan asas

Sentralisasi karena lebih menghemat ruangan dan mencegah doplikasi

dokumen. Sebab dokumen yang terdapat dalam ruang kearsipan adalah

dokumen yang berisi sertifikat dan surat-surat berharga yang tidak boleh

jatuh ke tangan orang lain.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh Bank Tabnungan

Negara Cabang Surakarta adalah dengan menggunakan sistem numerik.

Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus finance

document pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :

“arsip kredit yang sudah didisposisi oleh Kepala dan yang

disimpan di bagian finance document ini dalam penyimpanannya

menggunakan sistem numerik. Dimana surat-surat tersebut

diklasifikasikan berdasarkan kode jenis kreditnya dan dimasukan

ke dalam map atau folder yang telah dikelompokkan sesuai dengan

nomornya. Missal 01 mengenai KGU, 02 mengenai KPR ,dan 03

mengenai KGM.” (Wawancara tanggal 21 Maret 2011)

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur yang digunakan oleh masing-masing organisasi dalam

penyimpanan arsip hampir sama antara satu dengan yang lainnya.

Prosedur dalam penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah

Page 69: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

56

dilaksanakan dan lebih terarah. Prosedur penyimpanan arsip ini adalah

kegiatan pengolahan arsip sebelum arsip-arsip tersebut disimpan.

Langkah-langkah yang dilakukan oleh Bank Tabungan Negara

Cabang Surakarta dalam prosedur penyimpanan arsip, antara lain

memisah-misahkan arsip, meneliti arsip, mengklasifikasikan arsip,

menyusun arsip dan memfile arsip atau menyimpan arsip sesuai dengan

pola klasifikasinya.

1) Memisah-misahkan arsip

Kegiatan pertama yang dilakukan oleh petugas arsip adalah

memisahkan arsip. Memisahkan arsip berarti mengadakan pensortiran

terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan

menurut subjeknya, apakah termasuk arsip KPR, KGU, atau KGM.

2) Meneliti arsip

Setelah arsip dipisahkan sesuai kode-kode angka, kemudian

arsip diteliti lebih lanjut apakah arsip-arsip yang akan disimpan

tersebut sudah lengkap akan syarat-syaratnya dan sudah mendapatkan

disposisi dari Manajer Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

3) Pencatatan nomor /kode

Mencatat kode jenis arsip, data diri debitur dan nomor-nomor

sertifikat dan surat-surat yang ada di dalam folder.

4) Menyusun Arsip

Setelah arsip diberi kode klasifikasi, arsip-arsip yang akan

disimpan dimasukan ke dalam map. Map tersebut sudah diberi kode

klasifikasi pada bagian sampulnya. Sehingga dapat menunjukkan isi

arsip yang disimpan didalamnya.

5) Menyimpan Arsip

Arsip yang sudah dimasukkan ke dalam map, kemudian

dimasukan ke dalam rak lemari besi. Map-map tersebut kemudian

ditata berdasarkan sistem penyimpanan arsip yang digunakan yaitu

sistem numerik. Arsip yang disimpan di dalam rak kemudian disusun

Page 70: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

57

secara berderet sesuai dengan nomor klasifikasi yang paling kecil

hingga nomor klasifikasi yang paling besar.

Selain disimpan berupa folder-folder, arsip kredit juga

disimpan berupa soft file yang disimpan ke dalam komputer. Cara

penyimpanan arsip dengan komputerisasi ini tidak jauh berbeda

dengan penyimpanan arsip ke dalam rak lemari besi. Adapun proses

penyimpanan arsip berupa soft file sebagai berikut :

1. Membuat folder-folder sebagai wadah data yang akan

disimpan.

2. Mencatat kode jenis kredit, data diri debitur, dan nomor-nomor

sertifikat serta surat-surat yang ada dalam folder kredit.

3. Memisah-misahkan berdasarkan jenis kreditnya.

4. Menyimpan file kedalam folder yang disediakan menurut jenis

kreditnya.

Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai

pengurus finance document pada Bank tabungan Negara Cabang

Surakarta, bahwa :

“ Sistem komputerisasi bertujuan agar mudah dalam pencarian

data-data diri ataupun data-data berhubungan dengan sertifikat yang

terdapat dalam folder arsip kredit. Sistem komputerisasi ini diterapkan

secara On Line sehingga hilangnya data karena komputer rusak dapat

di cegah.” (wawancara tanggal 23 Maret 2011)

Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta arsip disimpan

selama 10-20 tahun atau sampai dengan pelunasan kredit dari debitur.

Arsip disimpan dengan hati-hati dengan menggunakan peralatan dan

perlengkapan yang ada, agar arsip terjaga dengan baik dan tidak

mudah rusak.

C. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas adalah kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan. Keberhasilan suatu pekerjaan tidak terlepas dari

peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga,

Page 71: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

58

dengan pengelolaan kearsipan juga membutuhkan fasilitas yang

memadai untuk menunjang pelaksanaannya. Adapun fasilitas

kearsipan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta adalah sebagai

berikut:

a. Alat-alat Kearsipan

Alat penerimaan surat

Meja, adalah fasilitas yang digunakan untuk menempatkan

arsip atau surat yang masuk pada meja petugas yang

menyortir surat masuk.

Steples, yaitu alat penjepit kertas agar terlihat rapi.

Spidol, yaitu digunakan untuk mencatat nomor kode-kode.

Rak surat, yaitu untuk menyimpan arsip yang masuk agar

terpisah dengan arsip yang lama.

Alat penyimpanan arsip

1. Ordner, semacam map dari karton tebal dan dapat

menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi

untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pada bagian

pinggir arsip tersebut.

2. Map /folder, map untuk menyimpan berkas pengajuan

kredit.

3. Stopmap, berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas

tebal atau plastik. Stopmap mempunyai beberapa bentuk

dan macam.

Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta menggunakan

bermacam stopmap, antara lain :

a. Stopmap biasa , sering disebut dengan stopmap folio

karena dapat untuk menyimpan ukuran yang paling luas

ukuran folio(21cm x 34 cm) Kegunaanya untuk

menyimpan sementara arsip.

Page 72: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

59

b. Stopmap Jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan

dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga

arsip tidak mudah lepas.

c. Stopmap tebal atau stopmap besar dengan jepitan, adalah

map dengan jepitan khusus untuk menjepit arsip-arsip

yang disimpa didalamnya. Penyimpanan map ini disimpan

di rak arsip.

4. Alat pelubang kertas, digunakan untuk melubangi surat-

surat yang akan disimpan dalam map atau folder.

5. Lemari arsip besi, Adalah lemari yang terbuat dari besi

yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk

arsip, seperti map atau folder.

Alat korespodensi

Adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan surat-menyurat.

Alat-alat korespodensi yang terdapat di Bank Tabungan Negara

Cabang Surakarta antara lain :

Kertas, berguna untuk keperluan tulis menulis serta mencetak surat

atau undangan keluar.

Stempel atau cap, alat untuk menyetempel surat.

Amplop berlambang perusahaan, digunakan untuk mengirim surat

kepada debitur yang nunggak dalam melakukan pembayaran.

Mesin tik manual, alat yang digunakan untuk mengetik surat atau

arsip.

Computer, alat elektronik yang dapat menerima data, mengolah

data, melaksanakan perhitungan dan bermacam-macam kegunaan

lainnya.

Page 73: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

60

Gambar 4.2

Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

Keterangan :

a. Almari besi 4 laci

b. Jenis kredit dan No Kredit

c. Laci Almari

b. Perlengkapan Penyimpanan

Dalam melakukan penyimpanan juga membutuhkan perlengkapan

untuk mendukung lancarnya proses penyimpanan. Pada Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta perlengkapan yang digunakan dalam

penyimpanan adalah penyekat yang berfungsi sebagai penunjuk nomor,

folder yang memiliki fungsi sebagai wadah arsip kredit,dan penunjuk yang

berfungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada

tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.

Pada Tabungan Negara Cabang Surakarta peralatan serta

perlengkapan kearsipan sudah memenuhi standar dalam kearsipan.

Perlengkapan berupa penyekat, folder maupun penunjuk dapat lebih

memudahkan petugas dalam melakukan penataan samapai dengan

pencarian kembali arsip kredit. Dalam intinya arsip kredit dapat terjaga

dengan baik sampai dengan proses penyusutan.

D. Pemeliharaan Dokumen Kredit

Pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari segala kerusakan baik yang datangnya dari luar maupun

dari dalam atau arsip itu sendiri. Berdasarkan uraian sebelumnya

b

a

c

Page 74: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

61

bahwa dokumen Kredit perlu disimpan, dipelihara, dirawat dan diamankan

dari pencurian atau penyalahgunaan. Pemeliharaan dan pengawasan arsip

dilakukan agar arsip tidak cepat rusak atau musnah sebelum waktunya.

Pemeliharaan arsip bertujuan untuk :

1. Menjaga kerahasian arsip agar tidak di salah gunakan oleh orang

lain.

2. Menghindari dari gangguan fisik arsip dari pengaruh lingkungan,

berupa bahaya kebakaran, kebanjiran, serangan kutu buku, rayap

dan lain-lain.

3. Memberikan daya tahan dan keawetan arsip fisik sehingga dapat

dibaca kembali isi-isinya.

Berdarkan pengamatan di Ruang Arsip Kredit dan wawancara

kepada Bp Toni selaku pengurus Arsip Kredit, bentuk pemeliharaan Arsip

meliputi :

1. Ruangan Arsip dilengkapi dengan AC, untuk menjaga suhu agar

tetap stabil dan mematikan lampu penerangan sebagian agar

arsip tidak mudah rusak.

2. Ruangan dilengkapi dengan alarm dan alat pemadam kebakaran

3. Pada Pintu masuk terdapat tulisan “Selain petugas dilarang

masuk”

4. Memberikan penyegar/pengharum ruangan

5. Terdapat tulisan “Di larang merokok”

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa Bank Tabungan Negara

cabang Surakarta telah berusaha mengadakan pemeliharaan arsip,

khusunya arsip kredit agar arsip dapat terjaga dengan kondisi yang baik.

Tetapi berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, belum

terselenggaranya kebersihan pada ruang arsip. Mungkin dikarenakan

pengurus kurang percaya pada petugas kebersihan yang akan

membersihkan ruangan tersebut. Atau mungkin pengurus sibuk

menyelesaikan tugas-tugasnya sehingga melalaikan akan pentingnya

Page 75: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

62

kebersihan ruangan arsip. Jadi ruangan arsip terlihat berdebu dan sedikit

kotor.

E. Penyusutan Dokumen Kredit

Pada beberapa periode sekali perlu diadakan penyusutan arsip. Hal

ini dikarenakan jumlah arsip yang selalu bertambah sedangkan ruang

penyimpanannya mempunyai daya tampung yang terbatas. Arsip yang

dimiliki tidak selamanya mempunyai nilai guna abadi. Ada arsip yang

mempunyai nilai guna kurang dari satu tahun, sampai dengan arsip yang

mempunyai nilai guna abadi, ada arsip yang tidak perlu disimpan atau

setelah dibaca atau habis waktu gunanya akan dibuang atau dimusnahkan.

Pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta penyusutan

dokumen kredit dilakukan setiap 3 bulan. Penyusutan dilakukan

berdasarkan Jumlah dokumen yang tidak terpakai, dalam artian kredit

tersebut sudah dilunasi dan sudah tidak mempunyai tanggungan kepada

Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu sebagai pengurus

finance document pada Bank tabungan Negara Cabang Surakarta, bahwa :

“Penyusutan dilakukan setiap 3 bulan sekali dengan syarat nasabah

sudah melunasi tanggungan kepada Bank Tabungan Negara Cabang

surakarta, namun penyusutan sulit dilakukan karena kurangnya tenaga

kerja yang mengurusi kearsipan”. (wawancara tanggal 23 Maret 2011)

Penjelasan lebih lanjut ditambahkan oleh Bp Aris selaku pengurus

Loan service sekalius mantan pengurus finance document yang

menyatakan sulitnya diadakan penyusutan dan pemusnahan arsip

disebabkan karena :

a) Tidak adanya tenaga yang membantu dalam bidang kearsipan yang

khusus menangani arsip. Hal ini disebabkan kurangnya perhatian

akan arsip yang seharusnya sudah disusutkan dan dimusnahkan

tetapi hal tersebut malah diabaikan.

Page 76: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

63

b) Pegawai yang mengurusi arsip kredit masih mempunyai tugas yang

lainnya, sehingga proses kearsipan salah satunya penyusutan

sedikit diabaikan.

Arsip kredit yang sudah tidak terpakai atau sudah terlunasi di ambil

kembali dan dikumpulkan kemudian diserahkan lagi kepada Unit Loan

Service. Dan bagian almari yang kosong karena penyusutan, diganti atau

ditambahi dengan arsip kredit yang baru sesuai dengan jenis kredit dan

nomor urutnya.

Berdasarkan pengamatan yang telah penulis lakukan , serta hasil

wawancara dengan Bp. Toni Wahyu selaku pengurus Finance Document,

maka dapat disimpulkan alur Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan

Negara Cabang Surakarta pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.3

Alur Kearsipan kredit

F. Tata Ruang Arsip

Ruang tempat penyimpanan arsip di Bank Tabungan Negara

Cabang Surakarta sudah mencukupi standar keamanan arsip. Ruangan

arsip ini cukup luas untuk menampung dokumen kredit yang masuk.

Penataan Almari disini juga tertata rapi, sehingga dapat memuat almari

banyak dengan daya tampung tinggi. Di dalam Ruangan Arsip juga

terdapat AC dimana mempunyai kegunaan untuk mengatur suhu ruangan

Jenis Arsip Kredit :

- KPR

- KGU

- KGM

Penerimaan Penyortiran

Pencatatan

Penyimpanan

Perawatan Penyusutan Pemusnahan

Page 77: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

64

arsip. Dengan suhu antara 600-750 F dengan kelembaban relatif antara 50-

60%, maka dokumen arsip dapat bertahan lama dan mengurangi

tumbuhnya jamur dan serangga penyerang arsip.

Gambar 4.4

Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

Keterangan :

1. Arsip KGM (Kredit Griya Mandiri)

2. Arsip KPR (Kredit Pemilikan Rumah)

3. Arsip KGU (Kredit Griya Utama)

Ruang kearsipan dokumen kredit pada Bank Tabungan Negara

sebenarnya cukup luas dan terdapat banyak alamari untuk menampung

arsip kredit yang masuk. Seperti yang diungkapkan oleh Bp.Toni Wahyu

sebagai pengurus finance document pada Bank tabungan Negara Cabang

Surakarta, bahwa :

“Ruang arsip kredit disini cukup luas untuk menampung arsip yang

masuk, tetapi semakin bertambah tahun jumlah kredit yang masuk

semakin meningkat,sehingga nantinya akan sulit melakukan penyimpanan

arsip apabila ruangan tidak diperluas”. (wawancara tanggal 24 Maret

2011)

Sesuai dengan pengamatan dan yang diungkapkan bapak Toni,

maka penulis menghimbau agar ruangan kredit diperluas atau diperbarui

almari besi semula 4 rak menjadi alamari besi 6 rak, sehingga pengurus

4

4

4

4

1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2

2 2 2 3 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

Page 78: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

65

kearsipan lebih mudah menjalankan kegiatan kearsipan pada Bank

Tabungan Negara Cabang Surakarta.

G. Pegawai Bagian Kearsipan

Dalam kearsipan tenaga pegawai kearsipan benar-benar sangat

diperlukan agar memperlancar kegiatan kearsipan. Tenaga pegawai

kearsipan haruslah orang yang benar-benar mampu dan menguasai tentang

seluk beluk kearsipan supaya kegiatan tersebut dapat berjalan lancar.

Kearsipan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilengkapi

dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang memadahi dan cakap.

Penempatan pegawai arsip yang cakap akan menunjang kegunaan arsip

sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan

perkembangan organisaasi.

Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta yang bertugas

mengurusi arsip dokumen kredit adalah Bp. Toni Wahyu, selaku pengurus

Financing document. Di sini Bp. Toni Wahyu yang mengurusi semua

proses kearsipan kredit, mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,

pemeliharaan, serta penyusutan dokumen kredit. Untuk mengurangi beban

tugasnya, Bp. Toni sering meminta bantuan kepada mahasiswa yang

magang untuk membantu mengarsipkan dokumen kredit, mulai dari

pencatatan, penyimpanan, perawatan, sampai dengan penyusutan.

Dengan adanya pegawai yang ahli dalam bidang arsip, maka

walaupun hanya ditangani sendiri, Bp Toni Wahyu mampu melaksanakan

kegiatan kearsipan dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan selesainya

tugas-tugas yang telah dilaksanakan, seperti :

1) Menerima ,mencatat, sampai dengan penyimpanan arsip.

2) Merawat dan menjaga arsip-arsip agar tertata dengan rapi.

3) Mencari arsip kembali apabila dibutuhkan oleh Kepala ataupun

pegawai lain.

4) Melakukan penyusutan arsip kredit.

Meskipun dalam kenyataannya Bp Toni dapat menyelesaikan

tugas-tugasnya dengan baik, Tetapi disini penulis menghimbaukan agar di

Page 79: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

66

tambah lagi jumlah karyawan yang bertugas di bagian Arsip, karena

Kegiatan Arsip mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berat. Dengan

penambahan tenaga kerja, maka pengarsipan kredit dapat berjalan dengan

lancar dan meminimalisir kemungkinan terjadi kesalahan.

Page 80: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

67

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab

sebelumnya, maka dapat dikemukakan ringkasan hasil pengamatan sebagai

berikut :

1. Kearsipan dokumen kredit di Bank Tabuangn Negara Cabang

Surakarta menggunakan asas Sentralisasi, asas dimana semua

dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang

ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk

mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan.

2. Sistem penerimaan kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang

Surakarta menerapkan sistem satu pintu atau kebijakan satu pintu

dalam artian penerimaan dokumen kredit ditangani oleh suatu unit

tersendiri, yaitu unit Loan service.

3. Sistem pencatatan di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,

menggunakan sistem komputerisasi dalam melaksanakan kegiatan,

baik kegiatan didalam kantor maupun pelayanan kepada

mayarakat.

4. Sistem penyimpanan dokumen kredit di Bank Tabuangn Negara

Cabang Surakarta menggunakan asas Sentralisasi asas dimana

semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan.

5. Usaha pemeliharaan arsip kredit pada Bank Tabungan Negara

cabang Surakarta sudah cukup diberhatikan, hal ini terbukti adanya

AC, alarm, penyegar ruangan, dan tulisan dilarang merokok pada

ruang kearsipan, namun kurangnya perhatian terhadap kebersihan

ruangan sehingga ruangan sedikit berdebu dan kotor.

6. Penyusutan dokumen kredit Pada Bank Tabungan Negara Cabang

Surakarta dilakukan setiap 3 bulan. Penyusutan dilakukan

berdasarkan Jumlah dokumen yang tidak terpakai, dalam artian

Page 81: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

68

kredit tersebut sudah dilunasi dan sudah tidak mempunyai

tanggungan kepada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.

7. Ruangan tempat penyimpanan arsip kredit sudah cukup

diperhatikan, hal ini terlihat dari penataan almari arsip dengan

teratur dan lumayan luas.

8. Fasilitas yang terdapat pada ruang arsip kredit sudah cukup

membantu pelaksanaan penyimpanan dokumen kredit, penggunaan

alamari besi dengan 4 laci lebih praktis karena bisa menampung

lebih banyak arsip dan menghemat ruangan.

9. Pegawai bagian kearsipan hanya terdapat satu orang, yaitu Bp

Toni, sehingga untuk melaksanakan pencatatan, penyimpanan,

perawatan, serta penyusutan sulit untuk dilakukan, dan biasanya

pengurus meminta bantuan kepada pegawai outsourcing atau

mahasiswa yang magang (apabila ada).

B. SARAN

Berdasarkan keseluruhan data, permasalahan, serta pembahasan

yang telah dikemukakan sebelumnya , maka penulis dapat menyampaikan

beberapa saran, antara lain :

1. Mengingat begitu pentingnya kebersihan di dalam ruangan arsip,

serta untuk mencegah tumbuhnya serangga serta rayap, maka perlu

diadakan kegiatan pembersihan oleh petugas kebersihan setiap hari

/ minggunya.

2. Mengingat dokumen arsip yang masuk semakin hari semakin

banyak, maka perlu diadakan penambahan almari dengan 6 rak,

agar dokumen – dokumen arsip dapat tertata rapi didalam almari.

3. Mengingat beban kerja pegawai kearsipan sangat berat, maka perlu

ditambah lagi pegawai yang mengurusi kearsipan, agar

mempermudah dalam mengelola arsip kredit.

Page 82: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

69

PEDOMAN WAWANCARA

1. Bagaimana Kearsipan dokumen kredit pada Bank Tabungan

Negara ?

2. Asas Apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip ?

3. Bagaiman prosedur penyimpanan dokumen kredit, mulai dari

pencatatan sampai dengan penyimpanan ke dalam almari.

4. Sistem apakah yang dipakai dalam penyimpanan arsip kredit ?

5. Upaya apa saja yang dilakukan untuk menjaga agar arsip kredit

dapat terjaga dengan baik ?

6.. Kapan waktu yang tepat untuk melakukan penyusutan dan

pemusnahan dokumen kredit ?

7. Dengan semakin banyak nya dokumen kredit yang masuk, apakah

ada niatan untuk memperluas ruang kredit atau menambah almari ?

8. Apakah pernah terjadi kekeliruan dalam melakukan pengarsipan

kredit ?

9. Berapa orang atau pegawai yang mengurusi arsip dokumen kredit?

10. Menurut bapak, apakah perlu diadakan penambahan pegawai dalam

melakukan pengarsipan dokumen kredit ?

Page 83: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

70

DAFTAR PUSTAKA

Zulkifli Amsyah 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarata: PT Gramedia

Pustaka Utama.

Basir Barthos. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Maryati.2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah

Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:

KANISIUS.

Rahman Hasanuddin. 2000. Kebijakan Perbankan yang berwawasan

lingkungan. Bandung: PT Citra Aditya Bakti.

Saiman.2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sukoco, Badri M. 2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga.

Sutarto. 1992. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Universitas

Gajah Mada.

Sutopo. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Dasar teori dan

terapannya dalam penelitian. Surakarta: Sebelas Maret University

Press.

Thomas Suyatno. 2003. Dasar-Dasar Perkreditan. Jakarta: PT SUN.

Thomas Wiyasa.2003. Tugas Sekretaris dalam mengelola surat dan asip

dinamis. Jakarta: PRADNYA PARAMITA.

Wursanto.1995. Kearsipan 2.Yogyakarta: KANISIUS.

Page 84: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

71

LAMPIRAN

A. Sertifikat Tanda Bukti Hak

Page 85: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

72

B. Sertifikat Hak Tanggungan (SHT)

Page 86: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

73

C. Akta Pemberian Hak TAnggungan (APHT)

Page 87: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

74

D. Perjanjian Kredit

Page 88: KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN … Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60 Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ..... 63 Gambar 4.4 Ruang arsip Kredit di Bank Tabungan Negara

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

75

E. Akta Jual Beli