kata pengantar - lpm.uinsu.ac.id
TRANSCRIPT
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya,
sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing
dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai
uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita
sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya
percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP)
untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus
digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit
pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas
perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik
maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini
akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga
kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik
bagi lembaga maupun warga kampus.
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggi-
tingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal
Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr.
Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai
SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun
universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016
Ketua Lembaga Penjamin Mutu
UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya,
sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing
dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai
uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita
sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya
percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP)
untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus
digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit
pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas
perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik
maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini
akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga
kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik
bagi lembaga maupun warga kampus.
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggi-
tingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal
Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr.
Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai
SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun
universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016
Ketua Lembaga Penjamin Mutu
UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya,
sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing
dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai
uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita
sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya
percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP)
untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus
digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit
pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas
perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik
maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini
akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga
kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik
bagi lembaga maupun warga kampus.
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggi-
tingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal
Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr.
Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai
SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun
universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016
Ketua Lembaga Penjamin Mutu
UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR iSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)…………………………………………. iiSK PEMBERLAKUAN SOP ………………………………………………………………. 11. SOP TATA PERSURATAN…………………………………………………………… 42. SOP PEMBAYARAN SPP…………………………………………………………….. 103. SOP PENYUSUNAN KRS…………………………………………………………….. 164. SOP PERKULIAHAN…………………………………………………………………. 205. SOP UJIAN TENGAH SEMESTER DAN UJIAN AKHIR SEMESTER…………….. 256. SOP UJIAN UAS (TULIS) ……………………………………………………………. 317. SOP PENERBITAN KHS……………………………………………………………… 358. PELAKSANAAN UJIAN KOMPREJENSIF …………………………………………. 399. PENGAJUAN DAN PEMBIMBINGAN PROPOSAL SKRIPSI…………………….. 4310. PEMBIMBINGAN SKRIPSI………………………………………………………….. 4711. PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI………………………………… 5112. PELAKSANAAN UJIAN MUNAQASYAH………………………………………….. 5513. PASCA UJIAN SEMINAR PROPOSAL……………………………………………… 6014. PASCA UJIAN MUANAQASYAH…………………………………………………… 6415. BEASISWA BIDIK MISI……………………………………………………………… 6916. BEASISWA BANK INDONESIA…………………………………………………….. 7317. BEASISWA PRESTASI/DIPA………………………………………………………… 7718. BEASISWA UMUM…………………………………………………………………… 8119. PENGADUAN MELALUI KOTAK SARAN…………………………………………. 8520. PELAYANAN TERHADAP TAMU PIMPINAN…………………………………….. 8921. PENGADUAN LANGSUNG………………………………………………………….. 9322. PELAKSANAAN UJIAN PPL………………………………………………………… 97
83
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
NOMOR: 417S TAHUN 2016
TENTANGPEMBERLAKUAN SOP PENGADUAN MELALUI KOTAK SARAN
REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UINSU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera UtaraMedan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadaisebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang SistemPendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru danDosen;
3. Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi;
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentangPengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo PeraturanPemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar NasionalPendidikan;
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di PerguruanTinggi;
7. Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang PerubahanIAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan;
9. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang StatutaUIN Sumatera Utara Medan;
83
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
NOMOR: 417S TAHUN 2016
TENTANGPEMBERLAKUAN SOP PENGADUAN MELALUI KOTAK SARAN
REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UINSU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera UtaraMedan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadaisebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang SistemPendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru danDosen;
3. Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi;
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentangPengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo PeraturanPemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar NasionalPendidikan;
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di PerguruanTinggi;
7. Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang PerubahanIAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan;
9. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang StatutaUIN Sumatera Utara Medan;
83
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
NOMOR: 417S TAHUN 2016
TENTANGPEMBERLAKUAN SOP PENGADUAN MELALUI KOTAK SARAN
REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UINSU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera UtaraMedan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadaisebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang SistemPendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru danDosen;
3. Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi;
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentangPengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo PeraturanPemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar NasionalPendidikan;
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di PerguruanTinggi;
7. Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang PerubahanIAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan;
9. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang StatutaUIN Sumatera Utara Medan;
84
M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERAUTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP PENGADUANMELAUI KOTAK SARAN DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERISUMATERA UTARA MEDAN.
Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP Pengaduan Melalui Kotak Saran di UINSumatera Utara Medan.
Kedua : SOP Pengaduan Melaui Kotak Saran di UIN Sumatera Utara Medan iniagar dipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik diUIN SU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatantersebut.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwajika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan iniakan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : M e d a n
Pada Tanggal :20 Desember 2016
Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.AgNIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan :1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentangTata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan AnggaranPendapatan dan Belanja Negara;
13 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri SumateraUtara Medan
14 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju WilayahBebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani .
84
M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERAUTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP PENGADUANMELAUI KOTAK SARAN DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERISUMATERA UTARA MEDAN.
Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP Pengaduan Melalui Kotak Saran di UINSumatera Utara Medan.
Kedua : SOP Pengaduan Melaui Kotak Saran di UIN Sumatera Utara Medan iniagar dipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik diUIN SU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatantersebut.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwajika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan iniakan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : M e d a n
Pada Tanggal :20 Desember 2016
Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.AgNIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan :1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentangTata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan AnggaranPendapatan dan Belanja Negara;
13 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri SumateraUtara Medan
14 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju WilayahBebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani .
84
M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERAUTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP PENGADUANMELAUI KOTAK SARAN DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERISUMATERA UTARA MEDAN.
Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP Pengaduan Melalui Kotak Saran di UINSumatera Utara Medan.
Kedua : SOP Pengaduan Melaui Kotak Saran di UIN Sumatera Utara Medan iniagar dipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik diUIN SU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatantersebut.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwajika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan iniakan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : M e d a n
Pada Tanggal :20 Desember 2016
Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.AgNIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan :1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentangTata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan AnggaranPendapatan dan Belanja Negara;
13 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri SumateraUtara Medan
14 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju WilayahBebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani .
85
UNIVERSITAS ISLAMNEGERI SUMATERAUTARA MEDAN
No UN.11.PDTP 10=10 .RoTanggal 20-12-2016Tanggal RevisiTanggal efektif 22-12-2016Disahkan oleh LPM
Pengaduan Melalui Kotak Saran
1. TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menangani pengaduan, pemprosesan respon ataspengaduan tersebut, umpan balik dan laporan penanganan pengaduan yangdisampaikan melalui kotak saran yang ada di UIN Sumatea Utarag
2. RUANG LINGKUPProsedur ini digunakan dalam lingkup layanan yang diberikan UIN Sumatera Utarakepada warga kampus dan stake holder UIN Sumatera Utara Medan
3. REFERENSI3.1. Pedoman Mutu3.2. Pedoman Pembinaan dan Layanan Bidang Kemahasiswaa3.3. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;3.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang
Pendidikan Tinggi;3.5. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tanggal 26
Februari 2016 tentang Statuta UIN Sumatera Utara3.6. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/253/2007
tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi AgamaIslam;
4. DEFINISIPengaduan melalui kotak saran adalah pengaduan yang disampaikan langsung olehwarga kampus dan stake holder melalui kotak saran yang disediakan di UIN SumateraUtara
5. PENGGUNA5.1. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama5.2. Kabiro AAKK5.3. Kasubbag Administrasi Umum5.4. Kabag Administrasi Umum5.5. Fakultas/Jurusan5.6. Bagian Umum5.7. Mahasiswa
6. KETENTUAN UMUM6.1. Pengaduan ini berlaku untuk seluruh warga kampus dan stake holder UIN
Sumatera Utara6.2. Pengaduan meliputi seluruh layanan administrasi dan umum di lingkungan UIN
Sumatera Utara Medan
85
UNIVERSITAS ISLAMNEGERI SUMATERAUTARA MEDAN
No UN.11.PDTP 10=10 .RoTanggal 20-12-2016Tanggal RevisiTanggal efektif 22-12-2016Disahkan oleh LPM
Pengaduan Melalui Kotak Saran
1. TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menangani pengaduan, pemprosesan respon ataspengaduan tersebut, umpan balik dan laporan penanganan pengaduan yangdisampaikan melalui kotak saran yang ada di UIN Sumatea Utarag
2. RUANG LINGKUPProsedur ini digunakan dalam lingkup layanan yang diberikan UIN Sumatera Utarakepada warga kampus dan stake holder UIN Sumatera Utara Medan
3. REFERENSI3.1. Pedoman Mutu3.2. Pedoman Pembinaan dan Layanan Bidang Kemahasiswaa3.3. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;3.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang
Pendidikan Tinggi;3.5. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tanggal 26
Februari 2016 tentang Statuta UIN Sumatera Utara3.6. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/253/2007
tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi AgamaIslam;
4. DEFINISIPengaduan melalui kotak saran adalah pengaduan yang disampaikan langsung olehwarga kampus dan stake holder melalui kotak saran yang disediakan di UIN SumateraUtara
5. PENGGUNA5.1. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama5.2. Kabiro AAKK5.3. Kasubbag Administrasi Umum5.4. Kabag Administrasi Umum5.5. Fakultas/Jurusan5.6. Bagian Umum5.7. Mahasiswa
6. KETENTUAN UMUM6.1. Pengaduan ini berlaku untuk seluruh warga kampus dan stake holder UIN
Sumatera Utara6.2. Pengaduan meliputi seluruh layanan administrasi dan umum di lingkungan UIN
Sumatera Utara Medan
85
UNIVERSITAS ISLAMNEGERI SUMATERAUTARA MEDAN
No UN.11.PDTP 10=10 .RoTanggal 20-12-2016Tanggal RevisiTanggal efektif 22-12-2016Disahkan oleh LPM
Pengaduan Melalui Kotak Saran
1. TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menangani pengaduan, pemprosesan respon ataspengaduan tersebut, umpan balik dan laporan penanganan pengaduan yangdisampaikan melalui kotak saran yang ada di UIN Sumatea Utarag
2. RUANG LINGKUPProsedur ini digunakan dalam lingkup layanan yang diberikan UIN Sumatera Utarakepada warga kampus dan stake holder UIN Sumatera Utara Medan
3. REFERENSI3.1. Pedoman Mutu3.2. Pedoman Pembinaan dan Layanan Bidang Kemahasiswaa3.3. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;3.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang
Pendidikan Tinggi;3.5. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tanggal 26
Februari 2016 tentang Statuta UIN Sumatera Utara3.6. SK Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI No. Dj/253/2007
tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi AgamaIslam;
4. DEFINISIPengaduan melalui kotak saran adalah pengaduan yang disampaikan langsung olehwarga kampus dan stake holder melalui kotak saran yang disediakan di UIN SumateraUtara
5. PENGGUNA5.1. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama5.2. Kabiro AAKK5.3. Kasubbag Administrasi Umum5.4. Kabag Administrasi Umum5.5. Fakultas/Jurusan5.6. Bagian Umum5.7. Mahasiswa
6. KETENTUAN UMUM6.1. Pengaduan ini berlaku untuk seluruh warga kampus dan stake holder UIN
Sumatera Utara6.2. Pengaduan meliputi seluruh layanan administrasi dan umum di lingkungan UIN
Sumatera Utara Medan
86
7. PROSEDUR KEGIATAN7.1. Baca kembali pedoman layanan UIN SU Medan7.2. Buka kotak saran secara regular seminggu sekali7.3. Catat aduan dan sampaikan ke pimpinan tekait7.4. Lakukan rapat terkait aduan7.5. Cari pemecahan dengan melakukan cek dan ricek ke lapangan7.6. Memeriksa dan menganalisis temuan dan membuat solusi atas pengaduan7.7. Sampaikan pemecahan atas aduan kepada yang bersangkutan7.8. Arsipkan bukti-bukti penanganan aduan
8. FLOWCHAT PROSEDUR KEGIATAN
AKTIVITAS
Memasukkan pengaduan ke kotaksaran
DekanWakil Dekan Waktu Output
PELAKSANA MUTU BAKU
NO
1
2
3
4
5
Mendisposisi dan meneruskansurat ke pejabat berwenang
Mencatat dan meneruskan suratpengaduan yang diterima ke KTU
Umum/Petugas TeknisPemohon Tata Usaha
6
Persyaratan
Memeriksa secara rutin kotaksaran
7
Mengecek ke lapangan danmembuat laporan temuan
Klarifikasi dan rekomendasipengaduan
Penanganan pengaduan
Memerintahkan staf teknis untukmengecek pengaduan ke lapangan
8
9. DOKUMEN/ARSIP TERKAIT9.1. Pedoman Aduan9.2. Laporan pengaduan9.3. Berkas penyelesaian aduan