kata pengantar · “mengidentifikasi administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan...

Administrasi Sarana dan Prasarana

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan

rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul

“Mengidentifikasi Administrasi Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan

Prasarana Kantor”.

Dalam penulisan modul ini saya menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga

kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan modul ini. Khususnya kepada :

1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si, selaku dosen mata kuliah Pengembangan

Bahan Ajar Administrasi Perkantoran serta pembimbing dalam pembuatan modal.

2. Pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan modul yang tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu.

Saya berharap dengan adanya modul ini dapat membantu guru maupun siswa dalam

kegiatan belajar mengajar dan mencapai tujuan dari pembelajaran dengan tepat dan efektif.

Penulis menyadari bahwa pembuatan modul ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

Penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang dapat menyempurnakan modul

ini

Malang, Desember 2017

Penulis


DAFTAR ISI

Halaman Sampul ................................................................................................. 1

Kata Pengantar ................................................................................................... 2

Daftar Isi .............................................................................................................. 3

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .......................................................................................... 4

B. Deskripsi Singkat ...................................................................................... 4

C. Kompetensi Inti ......................................................................................... 6

D. Kompetensi Dasar ..................................................................................... 6

E. Relevansi Manfaat .................................................................................... 7

F. Tujuan Pembelajaran ................................................................................ 7

G. Petunjuk Penggunaan Modul .................................................................... 8

BAB II KEGIATAN BELAJAR

A. Kemampuan Dasar .................................................................................... 9

B. Materi Pokok ............................................................................................. 9

C. Paparan Isi Materi ..................................................................................... 9

i. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor ............................................. 9

a) Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor ..................... 9

b) Langkah-langkah Pengadaan Peralatan Kantor .............................. 10

c) Pengadaan barang yang perlu direncanakan .................................. 11

ii. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ............................................ 14

a) Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor .................... 14


b) Langkah-langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ......... 14

c) Cara Membeli Peralatan Kantor (office supplies) yang baik .......... 15

d) Karaktarestik Perbekalan Kantor (office supplies) yang baik ........ 15

D. Rangkuman ............................................................................................... 16

E. Latihan atau Tugas .................................................................................... 18

F. Tugas Mandiri ........................................................................................... 18

BAB III EVALUASI

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi .................................................................... 19

B. Materi Evaluasi ......................................................................................... 19

C. Soal-soal Evaluasi ..................................................................................... 19

BAB IV PENUTUP

A. Tidak Lanjut .............................................................................................. 25

B. Harapan ..................................................................................................... 25

C. Glosarium .................................................................................................. 26

D. Lampiran ................................................................................................... 27

Kunci Jawaban .......................................................................................... 27

Penilaian .................................................................................................... 29

E. Daftar Pustaka ........................................................................................... 32

F. Tentang Penulis ......................................................................................... 33


Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat

dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk

mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan

akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang

berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan

prasarana kantor.

Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang

bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien,

maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan

baik.

Maka dari itu diharapkan dalam penyusunan modul ini sebagai bahan ajar dapat

digunakan secara mandiri oleh siswa tetapi dengan arahan dari guru. Penerapan modul

dapat mengkondisikan kegiatan pembelajaran lebih terencana dengan baik, mandiri, tuntas

dan dengan hasil (output) yang jelas. Sehingga siswa dan guru dapat mengetahui

kemampuan dari masing-masing individu.

Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas

kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan.

Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku,

kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan

atau organisasi biasanya dilakukan melalui beberapa langkah- langkah.

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan

beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi

pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang perlu direncanakan ada tiga

yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan barang tidak bergerak. Selain

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Deskripsi


perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan

dalam pengadaan peralatan kantor, yakni penyimpanan, pemeliharaan, administrasi

perlengkapan.

KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro- aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

1.1 Bertambahnya keimanan dengan menyadari hubungan keteraturan dan

kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang

menciptakannya.

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong)

3.3 Menentukkan Administrasi Perencananaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan

Prasarana

C. Kompetensi Inti

D. Kompetensi Dasar


1. Agar lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa

2. Agar mampu berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli santun, ramah

lingkungan, gotong royong terhadap sesama.

3. Agar dapat Menentukan Administrasi Perencanaan pengadaan sarana dan

prasarana

4. Agar dapat Menentukan Administrasi Perencanaan permintaan sarana dan

prasarana

1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa

2. Siswa dapat berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong terhadap sesame

3. Siswa mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana

4. Siswa mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan

prasarana

5. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan pengadaan sarana dan

prasarana

6. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan permintaan sarana dan

prasarana

E. Relevansi Manfaat

F. Tujuan Pembelajaran


1. Peserta Didik

a) Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik

b) Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi

yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada

guru.

c) Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan

dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru.

d) Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur

dan teliti serta bertanggung jawab.

e) Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,

bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya

f) Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan

memahami teori yang mendukung materi Pratik.

2. Guru

a) Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara

pembelajaran, cara penilaian, dan bahan dan alat yang diperlukan, dan waktu

yang dibutuhkan.

b) Berilah bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.

c) Monitor dan dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas

pencapaian belajar peserta didik.

d) Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di kelas / tampat

belajar.

e) Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan

dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika

menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.

G. Petunjuk Penggunaan Modul


1. Menentukan administrasi perencanaan pengadaaan dan permintaan sarana dan

prasarana

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Langkah-langkah pengadaan perlatan kantor

Pengadaan barang yang perlu direncanakan

a) Barang habis pakai

b) Barang tidak habis pakai

c) Barang tidak bergerak

2. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Langkah-langkah permintaan sarana dan prasarana kantor

Cara membeli perbekalan kantor (office supplies) yang baik

Karakteristik Perbekalan kantor (office supplies) yang baik

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan

barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas

kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang

digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan

tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat

kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat

BAB II

KEGIATAN BELAJAR

A. Kompetensi Dasar

B. Materi Pokok

C. Paparan Isi Materi


dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri,

maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor

melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh

instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam

jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga

harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup

kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir.

Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus

didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,

b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,

c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam

kegiatan operasional,

d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang

berlaku,

e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan,

f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,

g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

2. Langkah-langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan

beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat

kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya

pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,

b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,

c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,

d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari

buku induk,

e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan

dan ketersedian biaya,


f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,

g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,

h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,

i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima

barang,

j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk

didistribusikan

3. Pengadaan barang yang perlu direncanakan

a) Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal,

alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari

rencana kegiatan

Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

tersebut tiap bulan

Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan

dan kemudian menjadi rencana tahunan

b) Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam

jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah,

komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya.


Berikut prosedur pengadaan barang tidak habis pakai:

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan

rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak

pakai,

Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang

telah ditetapkan,

Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan

menyusun rencana pengadaan tahunan

c) Barang tidak bergerak

1) Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut:

Menyusun rencana pengadaan tanah

Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

Mengadakan survei harga dilokasi

Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan

baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun

dari hasil survey

2) Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

Mengadakan perhitungan luas bangunan

Menyusun rencana anggaran biaya


Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana

tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang

disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a) Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka

efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan

harus memperhatikan :

- Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

- Memenuhi syarat penyimpnan barang,

- Memperhatikan sifat barang yang disimpan,

- Memperhatikan jangka waktu penyimpanan

- Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi

baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal

yang telah dilaksanakan.

c) Administrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap- tiap

barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan

yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan

administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.


2. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana

yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan

prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang

diminta oleh konsumen terhadap suatu produk.

Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta

sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi

kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk

diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan

sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

2. Langkah-langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan

bon permintaan peralatan/perlengkapan,

b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan

tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang

yang diminta ada dalam gudang),

c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan

persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,

d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk

mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit

pemakai,

e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan

peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,

f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik

secara administrasi maupun secara fisik,

g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek

fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah

sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,

h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.


Berikut contoh bon permintaan peralatan perlengkapan kantor

3. Cara Membeli Peralatan Kantor (Office Supplies) yang baik

a) Ceklis alat kantor yang akan dibeli

b) Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak

c) Memilih teman berbekanja yang tepat

d) Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor

e) Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan

f) Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan

kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan

bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa

menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita

bekerja.

4. Karakteristik Perbekalan kantor (Office Supplies) yang baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang

harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan

kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam

membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga

yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.


Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang

baik, yaitu :

a. Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk

membantu pekerrjaan kantor,

b. Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,

c. Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor

sehari- hari.

1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas

kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan

tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat

kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan

melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima

hibah dari pihak lain.

2. Langkah-langkah Pengadaan peralatan kantor, yaitu:

a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,

b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,

c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran

d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku

induk,

e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan

ketersedian biaya,

f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,

g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,

h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,

i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,

j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

D. Rangkuman


3. Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan

beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat

kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang perlu

direncanakan ada tiga yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan barang

tidak bergerak. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa

hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni penyimpanan,

pemeliharaan, administrasi perlengkapan.

4. Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di

butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.

5. Langkah-langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor, yaitu:

a. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon

permintaan peralatan/perlengkapan,

b. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut

benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada

dalam gudang),

c. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan

tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,

d. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk

mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,

e. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan

yang dikeluarkan tersebut,

f. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara

administrasi maupun secara fisik,

g. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik

persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara

yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,

h. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.


Tugas mandiri

Setelah mempelajari pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor,

buatlah list belanja untuk kantor baru dan golongkan masuk kedalam barang

apakah itu!

Barang Habis Pakai Barang Tidak Habis

Pakai

Barang Tidak Bergerak

F. Tugas Mandiri

E. Latihan/Tugas

Observasi perencanaan pengadaan dan permintaan

sarana dan prasarana kantor di sekolah


Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut

Untuk mengukur pemahaman siswa tentang perencanaan pengadaan dsn permintaan

sarana dan prasarana

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat

dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai

tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai.

Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan

atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan

yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis

operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana

dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.

A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada

huruf a, b, c, atau d!

1. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor

untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Adalah pengertian dari...

a. Pengadaan

b. Perencanaan

c. Administrasi

d. Pemeliharaan

e. Penggunaan

2. Sebutkan salah satu langakh-langkah pengadaan perlatan kantor...

BAB III EVALUASI

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi

B. Materi Evaluasi

C. Soal-soal Evaluasi


a. Pengajuan surat permohonan

b. Menganalisis keperluan kantor

c. Esensial perencaan

d. Pelaksaan pengadaan

e. Membuka catatan tahun lalu

3. Sebutkan jenis-jenis pengadaan...

a. Pengadaan rutin

b. Terbatas

c. Pengadaan tahunan

d. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

e. Pengadaan khusus

4. Dalam pelaksanaannya pengadaan ada berapa kegiatan...

a. 1

b. 5

c. 6

d. 7

e. 9

5. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam

proses belajar mengajar salah satu tujuan dari...

a. Administrasi sarana dan prasarana

b. Perencanaan

c. Pengadaan

d. Permintaan

e. Pemeliharaan

6. Sebutkan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai...

a. Survey barang yang dibutuhkan

b. Melihat kepeerluan bos dan sekertaris

c. Banyak harga potongan perlatan kantor

d. Mengundang orang yang menjual

e. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana

kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai

7. Pengadaan barang tidak habis pakai adalah...


a. Perlatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem

dan sebagainya

b. Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang

seperti ini dalam perkantoran adalah computer, telepon, dan perealatan atau mesin

lainnya

c. Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan

digunakan

d. Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk

menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor

e. Peralatan yang digunakan setiap tahun

8. Berikut yang merupakan barang tidak bergerak adalah...

a. Meja dan kursi

b. Tanah dan bangunan

c. Gunting dan pensil

d. Jam dan vas bunga

e. Komputer dan printer

9. Apabila sarana dan prasarana yang diajukan melebihi anggaran yang ada makan hal

benar yang perlu dilakukan adalah...

a. Analisis uang

b. Menentukkan prioritas

c. Mencari tender lain

d. Meminta tmabahan anggaran

e. Mengganti dengan barang yang lebih murah

10. Jenis golongan barang apakah dibawah ini...

a. Barang habis pakai

b. Barang tidak bergerak

c. Barang tidak habis pakai

d. Barang mahal

e. Barang untuk bos


11. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung

hasil pengadaan barang, pengertian dari...

a. Penyimpanan

b. Pemeliharaan

c. Penyusunan

d. Inventarisasi

e. Pengadaan

12. Ciri peralatan kantor yang baik adalah sebagai berikut, kecuali...

a. Bernilai guna

b. Membantu pekerjaan

c. Bemutu tinggi

d. Berkualitas

e. Bernilai Mahal

13. Dibawah ini adalah tips cara membeli perlatan kantor antara lain...

a. Ceklis alat kantor apa yang mau dibeli

b. Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

c. Prioritaskan barang yang paling dibutuhkan

d. Ajaklah teman untuk bertukar pendapat

e. Semua jawaban benar

14. Dibawah ini adalah beberapa susunan perencanaan.

Menyusun rencana pengadaan tanah

Mengadakan survey untuk menentukan lokai tanah

Mengadakan survey terhadap adanya sarana jalan

Mengadakan survey harga dilokasi

Perencanaan apakah yang akan dibeli...

a. Perencanaan barang tidak habis pakai

b. Perencanaan barang habis pakai

c. Perencanaan tanah

d. Perencanaan bangunan

e. Perencanaan gedung


15. Tujuan Penggadaan Sarana dan Prasarana adalah...

a. Untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan dan keperluan kantor,

menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan atau sebab lain yang

dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk

menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang

b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap

bulan

c. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana

kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai

d. Memperingan pekerjaan kantor

e. Agar sesuai dalam pemilihan barang perlengkapan sesuai atau tidaknya

B. Soal Isian

Isilah titik-titik di bawah ini dengan jawaban yang tepat!

1. ….. adalah suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas

kantor, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana kantor di masa yang akan

dating untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem

dan lain sebagainya adalah…

3. Ada berapa jeniskah pengadaan barang …

4. Siapakah yang berfungsi untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu

kantor dan kegiatan penghapusan atau penyusutan…

5. Bagian administrasi gudang selanjutnya … perakatan/perlengkapan yang dikeluarkan

tersebut.

6. Meja dan kursi merupakan contoh pengadaan …

7. Unit pemakai mengajukan permintaan kepada bagian gudang dengan …

8. Agar lebih mudah ketika berbelanja membuat …

9. …. merupakan jenis pengadaan barang tidak bergerak

10. …. merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap

waktu akan digunakan.


C. Soal Essay

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar!

1) Jelaskan apakah yang dimaksud dengan pengadaan fasilitas kantor!

2) Jelaskan dan berikan contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai!

3) Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan!

4) Dalam kegiatan penyimpanan hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sebutkan!

5) Meliputi apa sajakah langkah-langkah pengadaan peralatan kantor!

SELAMAT MENGERJAKAN!!

- BERFIKIRLAH SUKSES JIKA KELAK INGIN SUKSES -


Proses kegiatan belajar mengajar dengan menggunakan modul ini sebagai media

pembelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan akan melakukan tindak lanjut

sebagai berikut :

1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan bahan ajar

dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media modul secara

berkesinambungan

2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul ini sebagai

pedoman agar siswa memperoleh informasi dan pengetahuan yang diperlukan secara

luas

3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-latihan yang

tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru dapat mengevaluasi apa

saja yang harus ditingkatkan dalam proses pembelajaran

Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun adalah sebagai berikut:

1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar mengajar

2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh

informasi dan pengetahuan baru

3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan peserta

didik memahami materi

4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi

harus terus dilakukan

5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.

BAB IV

PENUTUP

A. Tindak Lanjut

B. Harapan


C. Glosarium

Skala Prioritas = Yang perlu diutamakan

Urgent = Penting

Sistematis = Teratur dan Logis

Realistic = Pemikiran yang benar-benar nyata

Mubazir = sia-sia

Stock = Barang yang masih ada

Logistic = mendapatkan barang, waktu kondisi

dengan waktu yang tepat


LAMPIRAN

KUNCI JAWABAN

I. Soal Pilihan Ganda

1. A 6. E 11. A

2. B 7. B 12. E

3. D 8. B 13. E

4. D 9. B 14. C

5. A 10. C 15. A

II.

II. Soal Isian

1. Perencanaan sarana dan prasarana

2. Barang habis pakai

3. Tiga (habis pakai, tidak habis pakai dan tidak bergerak)

4. Administrasi perlengkapan

5. Mengecek

6. Tidak habis pakai

7. Bon

8. Catatan belanja/list

9. Tanah dan bangunan

10. Pemeliharaan

III. Soal Essay

1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang

fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan

penyelesaian pekerjaan tersebut.

2. -Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya

semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.


-Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan

dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran

adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya.

3. Langkah-langah yang perlu diperhatikan dalam kegiatan pengadaan :

Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan

Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam

kegiatan operasional

Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku

Menyimpan dan memelihara perlengkapan

Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan

sesuai prosedur

4. Langkah-langkah dalam penyimpanan:

Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperluka

Memenuhi syarat penyimpanan barang

Memperhatikan sifat barang yang disimpan

Memperhatikan jangka waktu penyimpanan

Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus

dikeluarkan

5. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor:

Pengajuan surat permohonan ke gudang

Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas

Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran

Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan

dari buku induk

Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan

dan ketersedian biaya

Bendahara meminta persertujuan pimpinan

Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan

Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas


Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima

barang

Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk

didistribusikan

Instrumen Penilaian

A. Soal Pilihan Ganda

Jumlah Soal : 15 butir soal

Skor tiap soal : 2 point

Jumlah skor : jumlah skor benar x skor (2 point)

Skor maksimal: 30

B. Soal Isian

Jumlah soal : 10 butir soal

Skor tiap soal : 2 point

Jumlah skor : jumlah soal benar x skor (2 point)

Skor Maksimum : 20

C. Soal Essay

Jumlah soal : 5 butir soal

Nilai akhir yang diperoleh:

∑ skor pilihan ganda+ ∑ skor essay = SKOR AKHIR


FORMAT PENILAIAN PSIKOMOTORIK

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku

berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini :

D = Memerlukan Perbaikan

C = Menunjukkan Kemajuan

B = Memuaskan

A = Sangat Baik

FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

No Rincian Tugas

Kinerja ( RTK)

Memerlukan

Perbaikan (D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat Baik

(A)

1 Teliti, tekun,

cekatan

2 Jujur

3 Loyal

4 Disiplin

5 Kreatif-

Inovatif

FORMAT PENILAIAN KETRAMPILAN SOSIAL

Petunjuk:

Untuk setiap ketrampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas ketrampilan sosial

siswa ini menggunakan skala berikut :

D = Memerlukan Perbaikan


C = Menunjukkan Kemajuan

B = Memuaskan

A = Sangat Baik

No Rincian Tugas

Kinerja ( RTK)

Memerlukan

Perbaikan (D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat Baik

(A)

1 Berkomunikasi

2 Bekerjasama

3 Partisipasi


Bhavati, Anugerah. 2014. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor (online)

(http://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-

kantor.html), diakses 19 November 2017

Dino.anugrah. 2014. Prosedur Pengasaan Pengadaan Peralatan Kantor (online)

(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-

kantor.html) diakses 20 November 2017

Irwandi. 2015. Perencanaan dan pengadaan sarana dan prasarana, (online)

(http://myblogirwandi.blogspot.com/2015/03/perencanaan-dan-pengadaan

sarana- dan.html) diakses 20 November 2017

Lorenza.madina. 2015. Administrasi sarana dan prasarana (online)

(http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-

sarana-dan-prasarana.html) diakses 21 November 2017

Puji, Ayu. 2015. Materi Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor (online)

(http://ayupuji057.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan-sarana-dan-

prasarana.html), diakses 22 November 2017

DAFTAR PUSTAKA

ttp://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-

ttp://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-

http://myblogirwandi.blogspot.com/2015/03/perencanaan-dan-pengadaan%20sarana-

http://myblogirwandi.blogspot.com/2015/03/perencanaan-dan-pengadaan%20sarana-

http://myblogirwandi.blogspot.com/2015/03/perencanaan-dan-pengadaan-sarana-dan.html

http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-dan-prasarana.html




Tentang Penulis

Fira Dila Mia ANggita, anak pertama dari

pasangan Pujianto dan Sumiatun yang lahir pada

tanggal 30 Maret 1997 di Blitar tepatnya di Desa

Wonorejo Kecamatan Talun Kabupaten Blitar.

Penulis saat ini sedang menempuh pendidikan S1

di Universitas Negeri Malang angkatan 2015,

prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Sebelum menjadi seorang mahasiswi di

Universitas Negeri Malang, Fira sempat

menempuh pendidikan di SDN Wonorejo 01,

SMPN 1 Talun dan SMAN 1 Garum Jurusan IPS.

Pada masa sekolah jenjang SMP, penulis aktif pada Organisasi Siswa Intra Sekolah

(OSIS). Penulis mempunyai hobby menulis dan travelling.

Modul ini merupakan modul pertama yang ditulis oleh Fira, disajikan sebagai

acuan untuk siswa kelas XI semester I dalam mata pelajaran Administrasi Sarana dan

Prasarana. Materi yang dibahas dalam modul ini sudah diperluas serta beberapa data

telah disesuaikan dengan keadaan saat ini.

kata pengantar · “mengidentifikasi administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan...

Documents