i

TINJAUAN INEFISIENSI BIAYA SEBAGAI AKIBAT DARI SISTEM

PENOMORAN SERI PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP

DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

Karya Tulis Ilmiah

Diajukan Guna Melengkapi Sebagian

Syarat Dalam menyelesaikan Pendidikan pada

Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan

ANNA MAULIDA

08D30003

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES HUSADA BORNEO

BANJARBARU

2011

ii

TINJAUAN INEFISIENSI BIAYA SEBAGAI AKIBAT DARI SISTEM

PENOMORAN SERI PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP

DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

ANNA MAULIDA

08D30003

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES HUSADA BORNEO

BANJARBARU

2011

iii

LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertanda tangga dibawah ini,

Nama : Anna Maulida

NIM : 08D30003

Program Studi : Perekam dan Informasi Kesehatan

Judul KTI : Tinjauan Inefiesiensi Biaya Sebagai Akibat dari

Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis

Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Dengan ini saya menyatakan bahwa hasil penulisan karya ilmiah yang

telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan tidak melakukan

pelanggaran sebagai berikut :

- Plagiasi tulisan maupun gagasan

- Rekayasa dan manipulasi data

- Minta tolong atau membayar orang lain untuk meneliti

- Mengajukan sebagian atau seluruh karya tulis ilmiah untuk publikasi

atau untuk memperoleh gelar atau sertifikat atau pengakuan

akademik atau profesi di tempat lain

Apabila terbukti saya melakukan pelanggaran tersebut diatas, maka saya

bersedia meneirma sanksi berupa pencabutan gelar akademik.

Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak

dipaksakan

Penulis,

Anna Maulida

iv

HALAMAN PERSETUJUAN

Nama : Anna Maulida

NIM : 08D30003

Karya tulis ilmiah ini telah disetujui dan disidangkan,

Banjarbaru, Agustus 2011

Pembimbing Utama,

(Hj. Hosizah, Amd.Perkes, SKM, MKM) NIDN 031 902 7101

Pembimbing Pendamping,

(Apit Widiarta, Amd.PK) NIDN 111 710 8502

Pembimbing Rumah Sakit,

(Irmawan, Amd.PerKes) NIP. 19800118 200803 1 001

v

HALAMAN PENGESAHAN

Nama : Anna Maulida

NIM : 08D30003

Karya tulis ilmiah ini telah dipertahankan di depan dewan penguji dan disetujui,

Pada tanggal : 03 Agustus 2011

Penguji 1 (Ketua),

Hj. Hosizah, Amd. Perkes, SKM, MKM NIDN 031 902 7101

Penguji 2 (Anggota),

Apit Widiarta, Amd.PK NIDN 111 710 8502

Penguji 3 (Anggota),

Irmawan, Amd.Perkes NIDN 111 710 8502

Diketahui

Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Husada Borneo

Rusman Efendi, SKM, M.Si NIDN 121 804 7801

Ketua Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan

Deasy Rosmala Dewi, S.KM, M.Kes NIDN 112 602 7501

Tanggal Lulus :

vi

ABSTRAK

Anna Maulida. 08D30003

TINJAUAN INEFISIENSI BIAYA SEBAGAI AKIBAT DARI SISTEM PENOMORAN SERI PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA Karya Tulis Ilmiah. Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan. 2011. (xvii + 39 + Lampiran)

Awal tahun 2011 RSUD Ratu Zalecha Martapura menjadi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, rumah sakit pemerintah diharapkan mampu menjalankan fungsinya memberi pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan menonjolkan produktivitas, efisiensi dan efektifitas serta mampu menerapkan manajemen keuangan yang berbasis pada hasil (kinerja). Sistem penomoran seri diimpelementasikan pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, sehingga banyak kerugian salah satunya memiliki biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap kunjungan ke rumah sakit membutuhkan penggunaan rekam medis baru serta banyak memakai tempat untuk penyimpanan rekam medis tersebut sehingga mengakibatkan pemborosan biaya yang dikeluarkan. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan case study dengan sampel penelitian rekam medis rawat inap pada periode tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Instrumen penelitian yaitu lembar pedoman observasi (check list) dan pedoman wawancara.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa yaitu total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 3.000,- dan rak penyimpanan dengan kunjungan rawat ulang 1,6% sebesar Rp. 2.782.500,- per 5 tahun. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 15.000,- dan rak penyimpanan sebesar Rp. 12.802.500,- per 5 tahun. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 3.000,- dan rak penyimpanan dengan kunjungan rawat ulang 20% sebesar Rp. 34.866.000,- per 5 tahun. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 15.000,- dan rak penyimpanan dengan kunjungan rawat ulang 20% sebesar Rp. 160.386.000,- per 5 tahun.

Daftar Pustaka: 18 (1994-2011) Kata kunci : Inefiesiensi Biaya, Sistem Penomoran Seri, Rekam Medis, Rawat

Inap

vii

ABSTRACT

Anna Maulida. 08D30003 INEFFICIENCY OF COST AS A RESULT OF SERIAL NUMBERING SYSTEM ON INPATIENT MEDICAL RECORD IN BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA Scientific Writing. The Medical Record and Health Information College. 2011. (xvii + 39 +Annex)

Early in 2011 RSUD Ratu Zalecha Martapura become BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, government hospital are expected to perform its functions to provide public health care by emphasizing productivity, efficiency and effectiveness and be able to apply financial management based on the results (performance). Implemented serial numbering system on the inpatient medical record in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, it’s made so much harm, one of them has the higher inventory costs for each visit to the hospital requires the new medical records and many use the space for medical records filing so resulting waste costs incurred. The research goal was to determine due to the cost inefficiency of the serial numbering system on the inpatient medical record in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

The research method used is descriptive approach case study. The samples were inpatient medical records at 2010 periode in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Research instrument that is the observation sheet (check list) and interview guides.

Results of the research are the total inefficiency of the inpatient medical records with a cost of Rp. 3.000,- and storage rack filing with readmissions 1,6% Rp. 2.782.500,- per 5 years. The total inefficiency of the inpatient medical records with the cost of Rp. 15.000,- and storage rack filing Rp. 12.802.500,- per 5 years. The total inefficiency of the inpatient medical records and storage rack filing with readmissions 20% Rp. 34,866,000,- per 5 years. The total inefficiency of the inpatient medical records with a cost of Rp. 15.000,- and storage rack filing with readmissions 20% Rp. 160 386 000,- per 5 years. References: 18 (1994-2011) Keywords: Inefficiency of Cost, Serial Numbering System, Medical Records,

Inpatient

viii

MOTTO

“Man jadda wa jada”

“Orang yang baik itu orang yang bisa membawa kebaikan bagi orang lain…” My dad

“Bagaimanapun hasilnya nanti, tetapi lakukan hal yang terbaik kamu yang bisa….”

AZA (2008)

ix

HALAMAN PERSEMBAHAN

Dedicated to:

My lovely dad,

Though you have left me here I have no hard feelings towards you and I

want you to know that. You are such a great man and the perfect daddy. I am

so sorry that you have been so unhappy lately and I hope that in being away

you can find true happiness, because despite what you may think, you of all

people deserve to be happy. I love you more than you will ever know, and I

miss you already. I love you so much and I will miss you but I know that you

will not abandon us, I know I will see you again one day. I love you so much.

Be careful, wherever you are. <3

My lovely mom,

I thank you from the heart for all you've done for me.

You’re always be my supermom and my inspiration. I love you. <3

My brother and my sista

Even though I might not say

I appreciate all you do

Richly blessed is how I feel

Having a brother and a sista just like you

Thanks because of you complete me in the sense of perfect

To AZA…

Because of him

I am a different person, a better person

His honesty helped me to see my weakness,

and his support helped me to turn them into strengths

I would thank to him

Thank you for being my ‘everything’

x

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha

Penyayang, Tuhan yang memberikan petunjuk ke jalan yang lurus. Tuhan yang

memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan

Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat

dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura”.

Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai hasil tugas akhir dalam

menyelesaikan studi Program D III Perekam dan Informasi Kesehatan di Sekolah

Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Husada Borneo.

Penulisan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terwujud tanpa adanya bantuan dan

dukungan dari berbagai pihak yang telah berpartisipasi dalam penulisan ini,

sehingga pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Rusman Efendi, S.KM, M.Si selaku Ketua STIKES Husada Borneo.

2. Deasy Rosmala Dewi, S.KM, M.Kes selaku Ketua Program Studi Perekam

dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo

3. Hj.Hozisah, Amd.Perkes, S.KM, M.KM dan Apit Widiarta, Amd.PK selaku

dosen pembimbing atas segala ketulusan dan keikhlasan dalam

menyediakan waktu dan memberikan arahan, nasehat, dan perhatian dari

awal proses penelitian sampai dengan penyelasaian karya tulis ilmiah ini

4. Ikhwansyah, M.Kes selaku Direktur BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

5. Irmawan, A.Md.Perkes selaku Kepala Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura

6. Seluruh staf Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yang

telah banyak memberikan bantuan kesediaan membimbing dan

mengarahkan selama selama kegiatan penelitian.

7. Seluruh pihak yang telah membantu baik selama kegiatan penelitian maupun

dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini banyak

terdapat kesalahan dan kekurangan. Namun penulis berharap Karya Tulis Ilmiah

ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

xi

Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan

kritik yang dapat membangun untuk memperbaiki demi kesempurnaan Karya

Tulis Ilmiah ini. Semoga Allah SWT selalu memberikan rahmat dan petunjuk-Nya

kepada kita semua.

Banjarbaru, Agustus 2011

Penulis

xii

DAFTAR ISI

Halaman Depan .................................................................................................... i

Halaman Judul ...................................................................................................... ii

Halaman Pernyataan ............................................................................................ iii

Halaman Persetujuan ........................................................................................... iv

Halaman Pengesahan .......................................................................................... v

Abstrak ................................................................................................................. vi

Abstract ................................................................................................................. vii

Motto ................................................................................................................... viii

Halaman Persembahan ........................................................................................ ix

Kata Pengantar .................................................................................................. x

Daftar Isi .............................................................................................................. xii

Daftar Tabel ......................................................................................................... xv

Daftar Gambar ..................................................................................................... xvi

Daftar Lampiran .................................................................................................. xvii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ...................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................. 3

1.3 Tujuan Penelitian .................................................................... 4

1.3.1 Tujuan Umum ................................................................ 4

13.2 Tujuan Khusus ............................................................... 4

1.4 Manfaat Penelitian .................................................................. 4

1.4.1 Manfaat Praktis ............................................................. 4

1.4.1.1 Bagi Rumah Sakit ......................................... 4

1.4.1.2 Bagi Peneliti .................................................. 4

1.4.2 Manfaat Teoritis............................................................. 4

1.4.1.1 Bagi Instutusi Pendidikan ............................. 4

1.4.1.2 Bagi Peneliti Lain .......................................... 4

1.5 Keaslian Penelitian ................................................................. 5

Halaman

xiii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Teori......................................................................... 6

2.1.1 Inefisiensi...................................................................... 6

2.1.2 Biaya ............................................................................. 6

2.1.3 Rekam Medis ............................................................... 7

2.1.3.1 Definisi Rekam Medis................................... 7

2.1.3.2 Tujuan Rekam Medis ................................... 7

2.1.3.3 Kegunaan Rekam Medis .............................. 9

2.1.4 Sistem Penomoran Rekam Medis ............................... 10

2.1.4.1 Sistem Penomoran Unit ............................... 10

2.1.4.2 Sistem Penomoran Seri ............................... 10

2.1.4.2 Sistem Penomoran Seri Unit ........................ 11

2.1.5 Rekam Medis Rawat Inap ............................................ 11

2.2 Landasan Teori....................................................................... 12

2.3 Kerangka Konsep Penelitian .................................................. 12

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian ............................................................ 14

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................. 14

3.3 Subjek Penelitian .................................................................... 14

3.3.1 Populasi Penelitian ..................................................... 14

3.3.2. Sampel Penelitian ....................................................... 15

3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ........................ 15

3.4.1 Variabel Penelitian ...................................................... 15

3.4.2 Definisi Operasional ................................................... 15

3.5 Instrumen Penelitian ............................................................... 16

3.6 Teknik Pengumpulan Data ..................................................... 17

3.7 Teknik Analisa Data ............................................................... 18

3.8 Prosedur Penelitian ................................................................ 18

3.8.1 Tahap Persiapan Penelitian ....................................... 18

3.8.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian .................................. 18

3.8.3 Tahap Akhir Penelitian ............................................... 18

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan ............................................... 19

xiv

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian ...................................................................... 20

4.1.1 Gambaran Umum BLUD RS Ratu Zalecha Martapura 20

4.1.2 Visi dan Misi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura ...... 20

4.1.3 Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha

Martapura ................................................................... 21

4.1.4 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis BLUD

RS Ratu Zalecha Martapura....................................... 21

4.1.5 Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap ...... 22

4.1.6 Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang

(Readmissions) Periode Tahun 2010 ........................ 23

4.1.7 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan Rak

Penyimpanan Rekam Medis Rawa Inap Periode

Tahun 2010 ................................................................. 29

4.1.7.1 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda .......... 29

4.1.7.2 Inefisiensi Biaya Rak Penyimpanan

Rekam Medis Rawat Inap .............................. 31

4.1.7.3 Total Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda

dan Rak Penyimpanan Rekam Medis

Rawat Inap ...................................................... 31

4.2 Pembahasan Penelitian ......................................................... 32

4.2.1 Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap ..... 32

4.2.2 Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang

(Readmissions) Periode Tahun 2010 ........................ 33

4.2.3 Total Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan

Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap .......... 34

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ............................................................................ 38

5.2 Saran ...................................................................................... 38

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun

2008 – 2010 ....................................................................................... 21

Tabel 4.2 Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang Tahun 2010 ..................... 25

Tabel 4.3 Jumlah Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda Tahun

2010 .................................................................................................... 30

Halaman

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian ......................................................... 13

Gambar 4.1 Trend Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang Tahun

2010 ............................................................................................... 22

Halaman

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat izin penelitian

Lampiran 2 Daftar judul penelitian dan tempat penelitian

Lampiran 3 Surat balasan izin penelitian dari rumah sakit

Lampiran 4 Pengantar wawancara penelitian

Lampiran 5 Persetujuan subjek penelitian

Lampiran 6 Pedoman wawancara petugas pendaftaran pasien rawat inap

Lampiran 7 Pedoman wawancara petugas penyimpan rekam medis rawat inap

Lampiran 8 Pedoman wawancara kepala instalasi rekam medis

Lampiran 9 Pedoman observasi penelitian

Lampiran 10 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura

Lampran 11 Hasil Check List

Lampiran 12 Rekam Medis Rawat Inap Pasien Dewasa Perempuan di BLUD

RS Ratu Zalecha Martapura

Lampiran 13 Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura

Lampiran 14 SOP Penerimaan Pasien Rawat Inap di Tempat Penerimaan

Pasien (TPP) Rekam Medis

Lampiran 15 Laporan Bimbingan KTI

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pembangunan kesehatan diarahkan untuk mewujudkan derajat

kesehatan yang optimal. Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan upaya

pengelolaan berbagai sumber daya, baik oleh pemerintah maupun

masyarakat sehingga dapat tersedia pelayanan kesehatan yang efisien,

bermutu dan terjangkau. Hal ini memerlukan dukungan komitmen, kemauan

dan etika disertai semangat pemberdayaan yang memprioritaskan upaya

kesehatan.

Tahun 2009, telah dikeluarkan UU No 44 tentang rumah sakit. Di

dalam pasal 7 di UU tersebut dinyatakan bahwa rumah sakit pemerintah

harus menerapkan pola pengelolaan keuangan dengan prinsip Badan

Layanan Umum Daerah (BLUD). Dengan menjadi BLUD, rumah sakit

pemerintah diharapkan mampu menjalankan fungsinya memberi pelayanan

kesehatan kepada masyarakat dengan menonjolkan produktivitas, efisiensi

dan efektifitas. Serta mampu menerapkan manajemen keuangan yang

berbasis pada hasil (kinerja)(Kominfo RI). Untuk melakukan hal tersebut

maka rumah sakit harus berpikir efektif dan efisien atau harus

memprinsipkan secara ekonomis artinya sedikit yang diluarkan akan tetapi

menghasilkan banyak.

Efisiensi tercapai apabila unit dalam rumah sakit mampu melakukan

efisiensi dan efektifitas dari setiap dana yang dikeluar termasuk diantaranya

penyelenggaraan rekam medis. Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI

Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, untuk

mewujudkan peningkatan mutu pelayanan kesehatan, penyelenggaraan

pelayanan kesehatan harus didukung adanya sarana penunjang yang

memadai antara lain melalui penyelenggaraan rekam medis di setiap

instansi pelayanan kesehatan termasuk di rumah sakit.

Pada penyelenggaraan rekam medis, unit kerja rekam medis

bertanggung jawab dalam mengelola rekam medis juga harus melakukan hal

yang sama. Efisiensi bisa dicapai apabila pengelolaan sumber daya

2

dilakukan dengan baik, diantaranya sumber daya manusia, sarana dan

prasarana, serta sistem rekam medis yang dijalankan. Salah satu sistem

rekam medis yaitu pendaftaran pasien yang berfungsi untuk mencatat data

administrasi pasien pada saat mendaftar baik di rawat jalan, rawat inap, atau

gawat darurat. Pendaftaran pasien terbagi menjadi pendaftaran rawat jalan

dan pendaftaran rawat inap.

Pendaftaran (penerimaan) pasien menggunakan berbagai sistem atau

metode rekam medis yang ada, meliputi sistem penomoran, sistem

penamaan dan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) atau Master Patient

Index. Sistem penomoran dan sistem penamaan rekam medis digunakan

untuk dapat membedakan rekam medis pasien satu dengan lainnya.

Pengumpulan data identifikasi pasien dan pemberian nomor rekam medis

atau verifikasi dari mencatat nomor medis yang ada harus menjadi langkah

pertama dalam setiap prosedur penerimaan pasien (WHO, 2002).

Sistem penomoran rekam medis terbagi menjadi tiga sistem yaitu

sistem penomoran seri, sistem penomoran unit, dan sistem penomoran seri

unit. Sistem penomoran tersebut memiliki keuntungan dan kerugian masing-

masing. Sistem penomoran unit merupakan usaha untuk menghindari

pemberian ekstra nomor baru untuk setiap kunjungan dan pencarian rekam

medis di beberapa tempat. Dengan sistem penomoran unit, fasilitas dengan

mudah dapat membuat rekam medis untuk pasien yang disimpan dalam satu

tempat penyimpanan. Biaya tenaga kerja berkurang karena dipertahankan

jumlah KIUP hanya sekali, dan biaya suplai lebih rendah karena folder rekam

medis yang sama digunakan untuk semua kunjungan kecuali jumlah

kunjungan melebihi kemampuan penyimpanan folder rekam medis, sehingga

mengakibatkan penambahan folder rekam medis (Abdelhak, 2001).

Sistem penomoran seri adalah sistem pemberian nomor di mana pasien

menerima nomor untuk setiap pertemuan di fasilitas tersebut. Pasien bisa

memiliki beberapa nomor, artinya pasien diperlakukan sebagai pasien baru

setiap kali dengan nomor baru, kartu indeks baru dan rekam medis baru,

yang diberiakan benar-benar independen dari catatan sebelumnya (tidak

bekesinambungan) (IFHRO). Metode ini juga memiliki biaya persediaan yang

lebih tinggi karena setiap kunjungan di fasilitas membutuhkan penggunaan

folder rekam medis baru serta memakan tempat untuk penyimpanan rekam

3

medis tersebut. Setiap folder rekam medis baru yang diberikan disimpan

pada tempat yang berbeda dan membutuhkan waktu yang lama dalam

proses mencari beberapa tempat untuk mengambil seluruh catatan rekam

medis pada satu pasien (Abdelhak, 2001). Untuk rumah sakit yang

menyediakan pelayanan perawatan rawat jalan (ambulatory care services),

dengan menggunakan sistem penomoran seri tidak efektif dalam

mengintegrasikan rekam medis rawat inap dan rekam medis rawat jalan

(Skurka, 2003).

Sistem penomoran seri unit merupakan adaptasi dari sistem penomoran

seri dan sistem penomoran unit yang menggabungkan kedua sistem. Sistem

penomoran seri unit, pasien akan mendapatkan nomor baru di setiap

kunjungan dengan rumah sakit, tetapi rekam medisnya yang terdahulu

digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru (IFHRO).

Dengan sistem penomoran seri unit dapat menciptakan satu rekam medis

yang berisi informasi dari semua kunjungan pasien.

Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 27 April 2011 sistem

penomoran seri diimpelementasikan pada rekam medis rawat inap di BLUD

RS Ratu Zalecha Martapura, sehingga banyak kerugian terjadi seperti yang

disebutkan di atas. Dengan menggunakan sistem penomoran seri pada

rekam medis rawat inap maka terjadi ketidakefisiensian (inefisiensi) pada

biaya dikarenakan seorang pasien dapat memiliki beberapa nomor rekam

medis sehingga mengakibatkan pemborosan biaya yang dikeluarkan.

Dengan dilatarbelakangi oleh beberapa uraian masalah tentang

inefisiensi biaya sebagai akibat dari penggunaan sistem penomoran seri

pada rekam medis rawat inap, maka peneliti mengangkat judul karya tulis

ilmiah “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri

pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah pada

penelitian ini adalah berapakah inefisiensi biaya (cost) sebagai akibat dari

sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di Badan Layanan

Umum Daerah RS Ratu Zalecha Martapura?

4

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Mengetahui inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri

pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi biaya (cost) per satu rekam medis rawat inap

b. Mengidentifikasi jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang

(readmisions) periode tahun 2010

c. Menghitung total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda

dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Manfaat Praktis

1.4.1.1 Bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak

rumah sakit dalam menyusun kebijakan dalam upaya

peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit.

1.4.1.2 Bagi Peneliti

Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta

pengalaman yang berharga secara langsung di rumah

sakit dengan menerapkan teori yang peneliti peroleh dari

institusi pendidikan.

1.4.2 Manfaat Teoritis

1.4.2.1 Bagi Institusi Pendidikan

Dapat menjadi bahan masukan dalam pembelajaran

ilmu rekam medis dan meningkatkan pengetahuan tentang

rekam medis.

1.4.2.2 Bagi Peneliti Lain

Dapat digunakan sebagai acuan dalam pendalaman

materi yang bersangkutan untuk kelanjutan penelitian yang

relevan.

5

1.5 Keaslian Penelitian

Sepengetahuan peneliti, penelitian tentang “Tinjauan Inefisiensi Biaya

Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap

di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura” belum pernah dilakukan oleh peneliti

lain.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Teori

2.1.1 Inefisiensi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, inefisiensi adalah

pemborosan; pemubaziran; ketidakefisienan. Dan menurut

Wiktionary “degree or measure of someone or something's lack of

efficiency or effectiveness” yaitu derajat atau ukuran kekurangan oleh

seseorang atau sesuatu dari efisiensi atau efektivitas. Dalam

penyelenggaraan di unit rekam medis inefisiensi dapat berupa

pemborosan penggunaan rekam medis sehingga terjadi

ketidakefisienan dalam penggunaan rekam tersebut.

2.1.2 Biaya

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, biaya merupakan

uang yang dikeluarkan untuk mengadakan (mendirikan, melakukan,

dan sebagainya) sesuatu; ongkos; atau pengeluaran. Melalui

pendekatan ekonomi, biaya dirumuskan sebagai nilai masukan atau

sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan keluaran (produk

pelayanan kesehatan) (Huffman, 1994).

Di dalam pelayanan kesehatan definisi efisiensi tidak hanya

dihitung dalam pengiritan jumlah uang yang dibelanjakan, namun

harus berdasarkan hasil yang diperoleh dari pemanfaatan alat

tersebut bagi kentingan pertolongan nyawa seseorang (Huffman,

1994). Salah satu biaya yang ada di pelayanan kesehatan adalah

biaya rekam medis, yaitu uang dikeluarkan untuk pengadaan rekam

medis.

7

2.1.3 Rekam Medis

2.1.3.1 Definisi Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan

dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di

sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2008).

Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan

keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu

serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang

memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Huffman,

1994).

2.1.3.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya

tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan

pelayanan kesehatan di rumah sakit. Karena dengan adanya

tertib administrasi, merupakan salah satu faktor yang

menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah

sakit yang dapat diraih atau dicapai apabila didukung oleh

suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar.

Dengan majunya teknologi informasi, kegunaan

rekam medis dapat dilihat dalam 2 kelompok besar.

Pertama, yang paling berhubungan langsung dengan

pelayanan pasien (primer). Kedua, yang berkaitan dengan

lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak

berhubungan langsung secara spesifik (sekunder) (Hatta,

2009).

a. Tujuan utama (primer), terbagi menjadi 5 kepentingan

yaitu untuk:

1) Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama

yang mampu membenarkan adanya pasien dengan

identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai

pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan

kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi

biayanya.

8

2) Pelayanan medis, rekam kesehatan

mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh

tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain

yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan

kesehatan. Dengan demikian rekam medis

membantu pengambilan keputusan tentang tindakan,

terapi dan penentuan diagnosis pasien. Selain itu

rekam medis juga digunakan sebagai sarana

komunikasi antar tenaga kesehatan.

3) Manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap

memuat segala aktivitas yang terjadi dalam

manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam

menganalisis berbagai penyakit, menyusun

pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu

pelayanan yang diberikan.

4) Menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan

mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan

penanganan sumber-sumber yang ada pada

organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis

kecenderungan yang terjadi dan mengkomunikasikan

informasi di antara klinik yang berbeda.

5) Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat

segala pemberian pelayanan kesehatan yang

diterima pasien.

b. Tujuan sekunder

Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada

hal yang berkaitan dengan lingkungan seputar

pelayanan pasien, yaitu untuk kepentingan edukasi,

riset, peraturan dan pembuatan kebijakan (Hatta, 2009).

9

2.1.3.3 Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis menurut Edna K. Huffman

(1994) adalah:

a. Dalam pengelolaan pasien

1) Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan

pelayanan perkembangan penyakit dan pengobatan

selama pasien berkunjung atau dirawat pada

institusi pelayanan kesehatan

2) Sebagai alat komunikasi antara dokter denga tenaga

ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam

memberikan pelayanan pengobatan kepada pasien

3) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan

atau perawatan yang harus diberikan kepada pasien

b. Dalam mengevaluasi kualitas pada pasien

Dipergunakan sebagai bahan yang berguna untuk

analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas

pelayanan yang diberikan kepada pasien.

c. Dalam pembayaran atas jasa pelayanan

Digunakan sebagai dasar perhitungan biaya

pelayanan medis pasien

d. Dalam pelindungan hukum

Digunakan untuk melindungi kepentingan hukum

bagi pasien, institusi pelayanan kesehatan, dokter dan

tenaga kesehatan lainnya

e. Dalam penelitian

Dapat menyediakan kasus studi yang aktual bagi

pendidikan professional kesehatan

f. Dalam pendidikan

Rekam medis menyediakan data yang dapat

memperluas pengetahuan medis

g. Dalam pelayanan kesehatan masyarakat

Dapat mengidentifikasi terjadi wabah penyakit

sehingga perencanaan dapat dilakukan untuk

10

mengingkatkan derajat kesehatan secara nasional dan

internasional

h. Dalam perencanaan pemasaran

Rekam medis digunakan untuk mengidentifikasi

kebutuhan data guna memilih dan meningkatkan mutu

pelayanan kesehatan

2.1.4 Sistem Penomoran Rekam Medis

2.1.4.1 Sistem Penomoran Unit (Unit Numbering System)

Sistem penomoran unit memberikan satu unit rekam

medis baik kepada pasien rawat jalan dan rawat inap. Pasien

yang berkunjung pertama kali untuk berobat jalan atau rawat

inap akan diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya

untuk kunjungan seterusnya dan rekam medisnya tersimpan

di dalam satu berkas dengan nomor yang sama (Hatta, 2009).

Sebagian besar fasilitas besar menggunakan sistem

penomoran unit (LaTour, 2002).

2.1.4.2 Sistem Penomoran Seri (Serial Numbering System)

Sistem unit seri yaitu pasien diberi nomor rekam medis

yang berbeda untuk setiap kunjungan ke rumah sakit.

Beberapa rekam medis untuk pasien yang sama akan

disimpan di tempat yang berbeda (McMiller, 2002).

Dengan sistem penomoran seri setiap pasien mendapat

nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit, misalnya

berkunjung 5 kali, maka pasien tersebut mendapat 5 nomor

yang berbeda. Semua nomor tersebut harus dicatat pada

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) pasien yang

bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan

diberbagai tempat sesuai nomor yang telah diperoleh (Hatta,

2009).

Sistem penomoran seri tidak digunakan secara luas,

pada saat ini hanya berguna di rumah sakit kecil dengan

rendahnya tingkat pendaftaran kembali (WHO, 2002). Ahli

menyarankan bahwa sistem penomoran seri dapat efisien jika

11

menampung tidak lebih dari 25.000 rekam medis (LaTour,

2002) dan tingkat pasien kembali rendah atau populasi yang

disediakan adalah sementara (Abdelhak, 2001).

2.1.4.3 Sistem Penomoran Seri Unit (Serial Unit Numbering

System)

Sistem penomoran seri unit merupakan gabungan

antara sistem penomoran seri dan sistem penomoran unit.

Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit, akan diberikan

satu nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu

digabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru

sehingga terciptalah satu unit rekam medis. Apabila rekam

medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor

yang baru, di tempat yang lama diberi tanda petunjuk yang

menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan.

Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat

rekam medis yang lama.

2.1.5 Rekam Medis Rawat Inap

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI

129/Menkes/SK/II/2008, rekam medis rawat inap adalah dokumen

rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada

pelayanan rawat inap. Waktu penyediaan dokumen rekam medis

pelayanan rawat inap adalah waktu mulai pasien diputuskan untuk

rawat inap oleh dokter sampai rekam medis rawat inap tersedia di

bangsal pasien. Rekam medis pasien rawat inap mulai diisi di bagian

penerimaan (pendaftaran) di rumah sakit atau sebelum dirawat dalam

bentuk pemeriksaan pra-perawatan atau bentuk data lainnya.

Ditempat pendaftaran pasien atau yang mewakilinya memberikan

data identitas dan keuangan dan menandatangani formulir

persetujuan untuk pengobatan dan pembebasan informasi (Huffman,

1994).

12

2.2 Landasan Teori

Dalam penelitian ini, peneliti mengacu pada teori WHO (2002) “SATU

PASIEN→ NOMOR REKAM MEDIS= SATU REKAM MEDIS (One Patient→

One Medical Record Number= One Medical Record)”. Di beberapa rumah

sakit, setiap kali pasien datang ke rumah sakit, nomor rekam medis baru

diberikan dan rekam medis baru dimulai. Dengan sistem ini, pasien bisa

memiliki banyak rekam medis tersebar di seluruh ruangan file. Hal ini tidak

dianjurkan. Untuk perawatan pasien yang baik, pasien harus memiliki satu

rekam medis dengan semua pelayanan dalam satu catatan dan disimpan di

satu tempat. Untuk tujuan manual ini, akan mengacu pada metode

penyimpanan rekam medis.

Menurut Abdelhak (2001), dengan sistem penomoran seri memiliki

biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap pertemuan di fasilitas ini

membutuhkan penggunaan folder rekam medis baru serta memakan tempat

untuk penyimpanan rekam medis tersebut. Setiap folder rekam medis baru

yang diberikan disimpan pada tempat yang berbeda dan membutuhkan

waktu yang lama dalam proses mencari beberapa tempat untuk mengambil.

Untuk rumah sakit yang menyediakan pelayanan perawatan rawat jalan

(ambulatory care services), sistem penomoran seri tidak efektif dalam

mengintegrasikan rekam medis rawat inap dan rekam medis rawat jalan

(Skurka, 2003).

Sistem penomoran seri tidak digunakan secara luas, pada saat ini

hanya berguna di rumah sakit kecil dengan rendahnya tingkat pendaftaran

kembali (WHO, 2002). Ahli menyarankan bahwa sistem penomoran seri

dapat efisien jika menampung tidak lebih dari 25.000 rekam medis (LaTour,

2002) dan tingkat pasien kembali rendah atau populasi yang disediakan

adalah sementara (Abdelhak, 2001).

2.3 Kerangka Konsep Penelitian

Tujuan penelitian yang diharapkan adalah mengetahui inefisiensi biaya

sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap.

Untuk mencapai tujuan tersebut adalah perlu adanya kebijakan, SDM, serta

sarana dan prasarana. Kebijakan sebagai prosedur serta ketentuan yang

mengatur tentang proses pemberian nomor rekam medis, SDM yaitu

13

petugas rekam medis yang bertanggung jawab memberikan nomor rekam

medis di bagian pendaftaran (penerimaan pasien) rawat inap, serta sarana

prasarana yang terkait dengan pelayanan rekam medis.

Setelah ada kebijakan, SDM, dan sarana prasarana perlu adanya

proses dalam pelaksanaan pada pendaftaran pasien yaitu menggunakan

sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap dengan

mengidentifkasi biaya per satu rekam medis rawat inap, jumlah pasien rawat

inap dengan rawat ulang dan total inefisiensi biaya rekam medis ganda dan

sarana prasarana penyimpanan.

Dari proses tersebut maka tujuan yang akan dicapai dapat terwujud

yaitu mengetahui inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada

rekam medis rawat inap. Maka kerangka konsep yang dikembangkan dalam

penelitian ini dapat di lihat pada gambar 2.1.

Keterangan gambar :

= Variabel yang diteliti

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian

INPUT PROSES OUTPUT

- Kebijakan

- SDM

- Sarana

prasarana

Sistem penomoran seri

- Biaya per 1 rekam

medis

- Jumlah pasien rawat

inap dengan rawat

ulang periode tahun

2010

- Total inefisiensi biaya

rekam medis rawat

inap ganda dan rak

penyimpanan rekam

medis rawat inap

Inefisiensi Biaya

akibat dari sistem

penomoran seri

rekam medis

rawat inap

14

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Notoatmodjo

(2005), metode penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang

dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi

tentang suatu keadaan secara objektif. Dalam penelitian ini, peneliti

bermaksud memberikan deskripsi atau gambaran mengenai inefisiensi biaya

sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di

BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

Rancangan penelitian dalam penelitian ini menggunakan case study.

Menurut Notoatmodjo (2005), penelitian case study (studi kasus) dilakukan

dengan cara meneliti suatu permasalahan melalui suatu kasus yang terdiri

dari unit tunggal. Dengan rancangan penelitian ini, pengumpulan data

mengenai inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada rekam

medis rawat inap.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dengan judul “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari

Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura” dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Juli 2011

di Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura bagian

pendaftaran pasien rawat inap dan ruang penyimpanan rekam medis rawat

inap.

3.3 Subjek Penelitian

3.3.1 Populasi Penelitian

Menurut Notoadmodjo (2005), populasi adalah keseluruhan

objek penelitian atau objek yang diteliti. Populasi penelitian adalah

seluruh rekam medis inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

15

3.3.2 Sampel Penelitian

Sampel adalah sebagian yang diambil dari keseluruhan objek

yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi. Teknik sampling

yang digunakan adalah non random (non probability) purposive

sampling. Menurut Notoadmodjo (2005), pengambilan sampel secara

purposive didasarkan pada suatu pertimbangan tertentu yang dibuat

oleh peneliti sendiri, berdasarkan ciri atau sifat-sifat populasi yang

sudah diketahui sebelumnya. Sampel penelitian adalah rekam medis

rawat inap pada periode tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha

Martapura.

3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional

3.4.1 Variabel Penelitian

Adapun menjadi variabel penelitian adalah inefisiensi biaya

sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat

inap, yang terdiri dari subvariabel yaitu :

a. Kebijakan

b. Sumber daya manusia (SDM)

c. Sarana dan prasarana

d. Sistem penomoran seri rekam medis rawat inap

- Biaya per satu rekam medis

- Jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang tahun 2010

- Total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda dan rak

penyimpanan rekam medis rawat inap

3.4.2 Definisi Operasional

Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabel-

variabel yang diteliti atau diamati, perlu sekali variabel-variabel

tersebut diberi batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo,

2005).

a. Kebijakan meliputi segala prosedur serta ketentuan yang

mengatur tentang proses pemberian nomor rekam medis

b. Sumber daya manusia (SDM) adalah petugas rekam medis

yang bertanggungjawab memberikan nomor rekam medis di

bagian pendaftaran (penerimaan) pasien rawat inap

16

c. Sarana prasarana adalah fasilitas-fasilitas yang terkait dengan

pelayanan rekam medis

d. Sistem penomoran seri yaitu sistem pemberian nomor dimana

setiap pasien yang berkunjung di rumah sakit selalu mendapat

nomor baru.

e. Pelaksanaan pemberian nomor rekam medis meliputi petugas

pemberian nomor rekam medis, fasilitas pemberian nomor rekam

medis, dan proses pemberian nomor rekam medis serta penyebab

terjadinya penomoran ganda.

f. Rekam medis rawat inap adalah rekam medis pasien baru atau

pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat inap

g. Rak penyimpanan rekam medis rawat inap adalah tempat

meletakan rekam medis rawat inap sesuai dengan urutan nomor

untuk disimpan

h. Inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada

rekam medis rawat inap adalah kisaran biaya yang hilang akibat

dari sistem penomoran seri rawat inap sehingga terjadi

pemborosan biaya yang disebabkan pasien memiliki lebih dari dua

nomor rekam medis

3.5 Instrumen Penelitian

Untuk mendapatkan data penelitian yang dibutuhkan, peneliti

menggunakan beberapa alat ukur, yaitu :

a. Pedoman Observasi (Checklist)

Pedoman observasi berisi daftar hal-hal yang perlu diamati yang

telah disusun sebelumnya dan menggunakan alat tulis untuk mencatat

hasil observasi. Menurut Notoatmodjo (2005), checklist adalah suatu

daftar pengecek berisi subjek dan beberapa gejala atau identitas lainnya

dari sasaran pengamatan.

b. Pedoman Wawancara

Pedoman wawancara berisi daftar pertanyaan yang telah disusun

sebelumnya, dengan menggunakan alat tulis untuk mencatat hasil

wawancara, sedangkan recorder untuk merekam hasil wawancara.

17

3.6 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data pada penelitian ini antara lain:

a. Observasi

Menurut Notoatmodjo (2005) observasi atau pengamatan adalah

suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat

dan mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya

dengan masalah yang diteliti. Penelitian ini menggunakan observasi

berstruktur. Pada observasi berstruktur, peneliti telah mengetahui

tentang variabel yang akan diamati. Dengan mengetahui variabel yang

akan diamati sehingga akan lebih relevan dengan masalah dan tujuan

penelitian karena pada pengamatan peneliti telah terlebih dahulu

mempersiapkan materi pengamatan dan instrumen yang digunakan.

Observasi dilakukan pada data sekunder yaitu buku register

pendaftaran (penerimaan) pasien rawat inap tahun 2010 dan rekam

medis rawat inap untuk mengidentifikasi pasien rawat inap yang memiliki

lebih dari dua nomor rekam medis (ganda)

b. Wawancara

Menurut Notoatmodjo (2005), wawancara adalah suatu metode

yang dipergunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti

mendapatkan keterangan atau pendirian secara lisan dari sasaran

penelitian (responden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan

orang tersebut (face to face).

Wawancara akan dilakukan secara terstruktur dan terbuka, dimana

peneliti melakukan wawancara kepada petugas terkait pemberian nomor

rekam medis di pendaftaran rawat inap yang kemudian dicross check

kepada Kepala Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan pedoman

wawancara berupa garis-garis besar permasalahan yang akan

ditanyakan.

18

3.7 Teknik Analisa Data

Teknik analisis data secara umum menggunakan analisis univariat.

Analisis univariat bertujuan untuk menjelaskan atau mendeskripsikan

karakteristik setiap variabel penelitian (Notoatmodjo, 2010). Data yang

diperoleh dari hasil pengumpulan dapat disajikan dalam bentuk tekstular dan

tabular.

3.8 Prosedur Penelitian

3.8.1 Tahap Persiapan Penelitian

Tahap persiapan peneliti melakukan identifikasi masalah atau

topik KTI terlebih dahulu bersamaan dengan PKL V di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura. Kemudian peneliti mengajukan judul penelitian

sesuai dengan identifikasi masalah kepada dosen pembimbing.

Peneliti mengurus surat perijinan penelitian melalui Sekretariat DIII

Perekam dan Informasi Kesehatan setelah judul penelitian disetujui

oleh dosen pembimbing. Selanjutnya surat ijin penelitian tersebut

diserahkan ke BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Setelah pihak

rumah sakit menyetujui ijin penelitian, maka peneliti melakukan studi

pendahuluan dengan mulai merumuskan masalah dan

merencanakan instrumen yang dibutuhkan untuk pengumpulan data

pada saat penelitian. Kegiatan ini dirumuskan dalam proposal

penelitian. Setelah proposal penelitian yang telah disetujui dosen

pembimbing maka peneliti dapat melakukan penelitian.

3.8.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian

Tahap pelaksanaan peneliti mulai melakukan pengumpulan

data. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan peneliti yaitu berupa

observasi (pengamatan) dan wawancara.

3.8.3 Tahap Akhir Penelitian

Tahap akhir peneliti mengolah data yang telah didapat untuk

kemudian disusun menjadi sebuah laporan penelitian.

19

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian

Dengan judul penelitian “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat

dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS

Ratu Zalecha Martapura”, maka peneliti hanya membatasi berdasarkan

variabel yaitu inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri

pada rekam medis rawat inap. Adapun keterbatasan dan kelemahan yaitu

pada penelitian adalah sampel hanya menggunakan rekam medis rawat

inap periode tahun 2010 dikarenakan ketidaktersediaanya data pada

tahun sebelumnya serta sulitnya dalam identifikasi pada sumber data.

Dan juga peneliti tidak meneliti pada sudut pandang dokter terhadap

kerugian dari sistem penomoran seri rekam medis rawat inap.

20

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Gambaran Umum BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

RSUD Ratu Zalecha Martapura adalah RSUD milik pemerintah

Kabupaten Banjar yang berdiri sejak tahun 1963 dan merupakan

Rumah Sakit Umum kelas C sesuai dengan Surat keputusan Menteri

Kesehatan RI no. 214/Menkes/SK/II/1993 tanggal 26 Februari 1993.

Tepat diawal tahun baru 2011, RSUD Ratu Zalecha Martapura

ditetapkan oleh Bupati Banjar melalui Surat Keputusan Nomor 557

tahun 2010 sebagai rumah sakit dengan status pola pengelolaan

keuangan badan layanan umum daerah (PPK-BLUD) maka menjadi

BLUD RS Ratu Zalecha.

Kemampuan pelayanan yang dimiliki sampai saat ini ada 4

(empat) spesialis dasar (anak, bedah, umum, penyakit dalam,

kebidanan) dan 6 (enam) spesialis penunjang pelayanan (spesialis

mata, anestesi, patologi klinik dan Radiologi, orthopedi). Kapasitas

tempat tidur sebanyak 194 tempat tidur, terdiri dari ruang VIP Intan,

VIP, ruang kelas I, ruang kelas II, ruang kelas III, ruang isolasi, ruang

ICU dan ruang perinatologi. BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

merupakan pusat rujukan kesehatan dalam wilayah Kabupaten Banjar

dan wilayah lain sekitarnya.

Dengan keadaan tersebut dari tahun ke tahun BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura terus berbenah diri untuk meningkatkan citra

rumah sakit sebagai wujud nyata dalam pelayanan kesehatan prima.

4.1.2 Visi dan Misi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Visi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura adalah “Rumah Sakit

Bermutu dan Profesional”.

Adapun misi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yaitu :

a. Menyediakan pelayanan kesehatan komprehensif dan religius

b. Memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar mutu

21

c. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan pola kemitraan

d. Menyelenggarakan tertib administrasi dan keuangan

e. Menjadi pusat kajian pendidikan, pelatihan dan penelitian

4.1.3 Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Tabel 4.1. Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Tahun 2008 - 2010

No Indikator 2008 2009 2010 Standar Nasional

1. Rata-rata pemakaian TT Bed Occupancy Rate (BOR)

67,77% 71,40% 71,84% 60-85%

2. Rata-rata lama pasien di rawat (Av. LOS)

4,1 hari 4 hari 4,2 hari 3-6 hari

3. Turn Over Internal (TOI) 2 hari 2 hari 2 hari 1-3 hari

4. Frekuensi pemakaian TT Bed Turn Over (BTO)

63,1 kali 61,7 kali 72,13 kali 40-50 kali

5. Angka kematian netto Netto Dead Rate (NDR)

17,24 ‰ 17,24 ‰ 16,9 ‰ < 25/ ‰

6. Angka kematian kasar Gross Dead Rate (GDR)

41,96 ‰ 36,20 ‰ 34,23 ‰ > 45/ ‰

Sumber : Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

4.1.4 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura

Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi Rekam Medis. Kepala Instalasi

Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit.

Kepala Instalasi Rekam Medis membawahi Korespondensi Medik,

Pelaporan, TPP Rawat Jalan, TPP Rawat Inap, Pengelola Data

Rawat Inap, Assembling, Coding/Indeksing, Filing, dan Sensus Harian

(struktur organisasi rekam medis terlampir).

22

4.1.5 Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap

Dari hasil penelitian yang mengola dalam penganggaran rekam

medis rawat inap yaitu oleh Sub Bagian Program yang mana biaya

per satu set rekam medis rawat inap adalah Rp. 3.000,-. Adapun

untuk satu set rekam medis rawat inap terdiri dari :

- Untuk rekam medis rawat inap pasien dewasa pria, dewasa

perempuan, dan perawatan penyakit anak

a. Map sampul

b. Formulir ringkasan masuk dan keluar

c. Formulir ringkasan keluar (resume)

d. Formulir riwayat penyakit dan pemeriksa fisik

e. Formulir pemeriksaan fisik (status generalis dan status lokalis)

f. Formulir riwayat penyakit dan pemeriksa fisik (sambungan)

g. Formulir grafik suhu nadi

h. Formulir catatan perkembangan

i. Formulir catatan perawatan atau bidan

j. Formulir salinan resep dan koresponden

k. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan

kesehatan

- Untuk rekam medis rawat inap perawatan bersalin obstetri

a. Map sampul

b. Formulir ringkasan masuk dan keluar

c. Formulir ringkasan keluar (resume)

d. Formulir partograf

e. Formulir catatan persalinan

f. Formulir perjalanan penyakit perintah dokter dan pengobatan

g. Formulir laporan persalinan

h. Formulir grafik suhu nadi

i. Formulir salinan resep

j. Formulir hasil-hasil pemeriksaan laboraturium dan x-ray atau foto

k. Formulir penempelan surat-surat korespondensi

l. Formulir rekaman asuhan kebidanan

m. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan

kesehatan

23

- Untuk rekam medis rawat inap perawatan bersalin gynekologi

a. Map sampul

b. Formulir ringkasan masuk dan keluar

c. Formulir ringkasan keluar (resume)

d. Formulir anamnesa

e. Formulir pemeriksaan fisik

f. Formulir perjalanan penyakit perintah dokter dan pengobatan

g. Formulir laporan persalinan

h. Formulir grafik suhu nadi

i. Formulir salinan resep

j. Formulir hasil-hasil pemeriksaan laboraturium dan x-ray atau foto

k. Formulir penempelan surat-surat korespondensi

l. Formulir rekaman asuhan kebidanan

m. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan

kesehatan

- Untuk rekam medis rawat inap perinatologi atau bayi baru lahir

a. Map sampul

b. Formulir ringkasan masuk dan keluar

c. Formulir ringkasan keluar (resume)

d. Formulir penyakit dan pemeriksa fisik

e. Formulir pemeriksaan fisik (status generalis dan status lokalis)

f. Formulir riwayat penyakit dan pemeriksa fisik (sambungan)

g. Formulir pemeriksaan bayi baru lahir

h. Formulir keadaan bayi segera sesudah lahir

i. Formulir catatan perawat bayi baru lahir grafik suhu dan nadi

j. Formulir catatan perawat bayi baru lahir

k. Formulir identifikasi bayi

n. Formulir rekaman asuhan kebidanan

l. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan

kesehatan

24

4.1.6 Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readimisions)

Periode Tahun 2010

Berdasarkan hasil penelitian maka didapatkan trend jumlah

pasien rawat inap dengan rawat ulang (readmission) pada tahun

2010 dari dengan seluruh diagnosis, dapat dilihat pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Trend Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang

(Readmissions) di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2010

Dari gambar 4.1 di atas menunjukkan jumlah pasien rawat

inap dengan rawat ulang tahun 2010 dengan jumlah tertinggi yaitu

pada bulan Februari dengan jumlah 19 pasien rawat inap dan

jumlah terendah pada bulan Oktober dengan jumlah 10 pasien

rawat inap.

Adapun hasil identifikasi pasien rawat inap dengan rawat

ulang tahun 2010 dari register penerimaan pasien rawat inap

dapat dilihat pada tabel 4.2 :

25

Tabel 4.2 Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readmissions)

di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2010

No Nama Alamat No. RM

1 Siti Kholisah, An Pekauman 10 76 97

10 89 79

10 96 47

11 07 63

11 18 46

11 30 61

11 37 54

11 43 81

11 49 39

11 61 54

2 Andre, An Pemurus 10 80 20

10 80 30

11 10 17

11 20 26

11 32 05

11 55 08

3. Murzani, An Sei Lakuan Kertak Hanyar

10 80 21

10 93 74

11 04 76

11 17 19

11 29 63

11 40 68

11 51 00

11 62 79

4. M. Saman, An Sei. Paring Martapura

10 81 24

10 92 96

11 05 11

11 16 65

11 29 54

11 41 16

11 55 13

11 68 99

5. Ana Miftahul Jannah, An

Lorong Bupati Rantau

10 74 81

10 86 63

11 04 50

11 15 23

11 27 79

11 41 27

26

No Nama Alamat No. RM

6. Amelia Aulia Rahma, An Cabi Kec. Simpang 4 Pengaron

10 81 57

10 92 22

11 05 69

11 16 00

11 23 16

11 35 26

11 45 15

11 55 03

11 67 94

7. Nurul Hafizah, An Jl.Menteri 4 Martapura

10 71 37

10 86 08

10 97 70

11 07 53

11 17 60

11 51 41

11 31 24

11 45 19

11 65 15

8. Gt. Adistya, An Sungai Paring 11 49 96

11 60 56

11 02 85

11 11 66

10 75 02

10 85 37

11 18 81

10 94 31

11 28 01

11 36 99

11 68 34

11 41 78

9. Sophia, An Astambul 10 75 44

11 00 16

10 86 67

11 07 16

11 28 48

11 18 69

11 65 45

11 39 26

11 56 28

27

No Nama Alamat No. RM

10. M. Rizal, An Dalam Pagar 10 97 00

10 84 93

11 06 66

11 29 93

11 37 53

11 44 71

11 71 20

11 57 31

11 16 06

11. Nur Jannah, An Pakauman 10 76 35

10 74 90

11 16 07

11 49 14

11 24 27

10 96 26

11 57 29

11 37 56

11 02 22

10 90 07

11 43 43

11 08 11

11 30 62

10 86 48

11 65 48

12. Rabiatul, Nn Murung Keraton 11 15 56

10 98 66

10 87 67

11 29 78

11 53 43

11 71 68

13. Ratnawati, An Sungai Arfat 11 01 03

10 85 33

11 51 42

11 23 24

11 32 67

11 42 45

11 65 13

11 11 67

28

No Nama Alamat No. RM

14. Husni Tamrin, An Cindai Alus Martapura

11 09 33

11 27 78

11 65 70

11 47 43

15. H. M. Kamruni, Tn Komp. Amaco Banjarbaru

11 02 69

11 58 14

11 46 33

11 24 96

16. Bahtiar, Tn Jawa Laut Martapura 11 11 16

11 28 35

17. M. Alif Bais S, An Balitan 3 Banjarbaru 11 06 77

10 84 49

11 62 16

18. Rahman Sadikin, An Jl. Manarap Tengah Kertak Hanyar

11 26 61

10 72 34

10 82 42

11 69 51

11 00 48

10 91 39

11 52 92

11 09 36

11 35 07

11 42 46

11 18 25

11 63 39

19. M. Rif'at Faisa, An Simpang V Galam Rabah

11 52 98

11 55 42

20 Andre, Tn Veteran Gg. 4 Mei 10 74 03

10 74 70

21 Hj, Mamas, Ny Sekumpul 11 09 17

11 16 50

22 Fahridawati, Ny Binuang 11 06 00

10 72 71

23 Samsuri Ahmad, Tn Aranio 11 20 01

11 27 76

24 Nawawi, Tn Murung Kenanga, Jl.Kubah

11 14 02

11 56 32

25 Ardiansyah, Tn Batas Kota 10 81 48

10 86 81

29

No Nama Alamat No. RM

26. Nor Hasanah, Ny Jl.Menteri 4 Martapura

10 86 62

10 90 68

27. Gt. Setia Darma, Tn Banjarbaru 11 07 18

11 08 68

28. M. Asy'ari, Tn Keraton 11 63 44

11 86 98

11 36 43

29. Drs. Irmansyah Saleh, Tn

Nusa Indah 10 99 43

11 03 38

30. Rifali, An Tanjung Rema 10 71 08

10 95 66

31. M. Kharil Akmal, An Banua Permai 10 92 61

10 93 95

Pada tabel 4.2 di atas menunjukkan hasil identifikasi pasien

rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 adalah pasien rawat

inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 yaitu berjumlah 31 pasien

dengan jumlah 167 kunjungan rawat ulang, maka ada 167 rekam

medis dengan nomor rekam medis berbeda dari 31 pasien rawat inap.

Pasien rawat inap dengan rawat ulang tertinggi yaitu 15 kali rawat

ulang, oleh karena itu pasien tersebut memiliki 15 nomor rekam medis

berbeda atas nama pasien Nur Jannah, An dengan diagnosis

Thalasemia. Maka dapat dipersentasekan 1,6% yaitu 167 pasien

dengan rawat ulang (readmissions) dari total kunjungan pasien rawat

inap pada tahun 2010 sebanyak 10.458 orang di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura.

4.1.7 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda dan Rak

Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap

4.1.7.1 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda

Berdasarkan dari hasil penelitian maka diketahui

inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda sebesar Rp.

501.000,-. Jumlah tersebut didapat dari perhitungan jumlah

rekam medis pasien rawat inap dengan rawat ulang dikalikan

dengan biaya per satu rekam medisnya. Secara rinci dapat

dilihat pada tabel 4.3 :

30

Tabel 4.3 Jumlah Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda

di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2010

1. Siti Kholisah, An 10 X Rp. 3.000,- = Rp. 30.000,-

2. Andre, An 6 X Rp. 3.000,- = Rp. 18.000,-

3. Murzani, An 8 X Rp. 3.000,- = Rp. 24.000,-

4. M. Saman, An 8 X Rp. 3.000,- = Rp. 24.000,-

5. Amelia Aulia Rahma, An 9 X Rp. 3.000,- = Rp. 27.000,-

6. Ana Miftahul Jannah, An 6 X Rp. 3.000,- = Rp. 18.000,-

7. Nurul Hafizah, An 9 X Rp. 3.000,- = Rp. 27.000,-

8. Gt. Adistya, An 12 X Rp. 3.000,- = Rp. 36.000,-

9. Sophia, An 9 X Rp. 3.000,- = Rp. 27.000,-

10. Nur Jannah, An 15 X Rp. 3.000,- = Rp. 45.000,-

11. M. Rizal, An 9 X Rp. 3.000,- = Rp. 27.000,-

12. Rabiatul, Nn 6 X Rp. 3.000,- = Rp. 18.000,-

13. Ratnawati, An 8 X Rp. 3.000,- = Rp. 24.000,-

14. Husni Tamrin, An 4 X Rp. 3.000,- = Rp. 12.000,-

15. H. M. Kamruni, Tn 4 X Rp. 3.000,- = Rp. 12.000,-

16. Rahman Sadikin, An 12 X Rp. 3.000,- = Rp. 36.000,-

17. M. Rif'at Faisa, An 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

18. Bahtiar, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

19. M. Alif Bais S, An 3 X Rp. 3.000,- = Rp. 9.000,-

20. Andre, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

21. Hj, Mamas, Ny 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

22. Fahridawati, Ny 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

23. Samsuri Ahmad, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

24. Nawawi, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

25. Ardiansyah, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

26. Nor Hasanah, Ny 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

27. Gt. Setia Darma, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

28. M. Asy'ari, Tn 3 X Rp. 3.000,- = Rp. 9.000,-

29. Drs. Irmansyah Saleh, Tn 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

30. Rifali, An 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

31. M. Kharil Akmal, An 2 X Rp. 3.000,- = Rp. 6.000,-

JUMLAH 167 X Rp. 3.000,- = Rp. 501.000,-

Dari tabel 4.3 di atas menjelaskan jumlah inefisiensi

biaya rekam medis rawat inap ganda pada tahun 2010

adalah Rp 501.000,-.

31

4.1.7.2 Inefisiensi Biaya Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat

Inap

Berdasarkan hasil penelitian maka diketahui untuk satu

rak penyimpanan rekam medis rawat inap seharga Rp.

3.000.000,- yang terdiri dari 15 sub rak dengan ukuran tinggi

sub rak 45 cm dan lebar sub rak 60 cm, dengan asumsi

ketebalan rekam medis rawat inap 0,2 cm maka setiap satu

sub rak dapat menampung ± 600 rekam medis rawat inap di

sisi depan dan belakang. Jadi untuk satu rak rekam medis

rawat inap dapat menampung ± 9000 rekam medis rawat

inap dari hasil 15 sub rak dikali dengan ± 600 rekam medis

rawat inap.

Dari hasil identifikasi rekam medis rawat inap ganda

pada tahun 2010 berjumlah 167 rekam medis rawat inap

maka inefisiensi rak penyimpanan rawat inap dan rekam

medis rawat inap tahun 2010 dapat dihitung dibawah ini :

- Persentase inefisiensi rak penyimpanan rekam medis

rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

- Inefisiensi biaya rak penyimpanan rawat inap di BLUD RS

Ratu Zalecha Martapura

Rp. 3.000.000 x 1,85% = Rp. 55.500,-

Jadi inefisiensi biaya rak penyimpanan rekam medis

rawat inap tahun 2010 adalah Rp. 55.500,-.

4.1.7.3 Total Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan Rak

Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap

Total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda

dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap pada tahun

2010 sebagai berikut :

Inefisiensi biaya RM rawat inap = Rp. 501.000,-

Inefisiensi biaya rak RM rawat inap = Rp. 55.500,- +

Rp. 556.500,-

32

Maka diperoleh total inefisiensi biaya rekam medis

rawat inap ganda dan rak penyimpanan rekam medis pada

tahun 2010 sebesar Rp. 556.500,-.

4.2 Pembahasan Penelitian

4.2.1 Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap

Biaya dirumuskan sebagai nilai masukan atau sumber daya

yang digunakan untuk menghasilkan keluaran (produk pelayanan

kesehatan) (Huffman, 1994). Biaya rekam medis merupakan nilai

atau uang yang dikeluarkan untuk pengadaan rekam medis.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Adapun biaya rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura yaitu Rp. 3.000,- untuk per satu rekam medis.

Dimana setiap satu set rekam medis rawat inap terdiri map sampul

(folder) dan formulir-formulir yang berisikan catatan identitas pasien

serta catatan medis pasien selama dirawat. Biaya rekam medis

rawat inap sebesar Rp. 3.000,- merupakan angka biaya rekam

medis rawat inap rendah. Menurut WHO (2002), rekam medis

dengan kualitas yang baik yaitu terdiri dari formulir yang semuanya

dibuat dengan ukuran yang sama (biasanya ukuran A4), penjepit

(fastener), pembatas untuk membatasi setiap kunjungan pasien ke

sarana pelayanan kesehatan dan map sampul (folder) sebaiknya

terbuat dari kertas yang lebih keras misalnya kertas manila. Dan

dapat asumsikan angka biaya rekam medis rawat inap tertinggi

sebesar Rp. 15.000,- dengan kualitas rekam medis yang baik.

33

4.2.2 Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang

(Readmissions) Periode Tahun 2010

Berdasarkan hasil penelitian, pada standar operasional

prosedur (SOP) sistem penomoran yang menggunakan sistem

penomoran unit akan tetapi pada pelaksanaannya sistem

penomoran pada pendaftararan pasien rawat inap BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura yang diimplementasikan adalah sistem

penomoran seri. Menurut Gemala Hatta (2009), dengan sistem

penomoran seri setiap pasien mendapat nomor baru setiap

kunjungan ke rumah sakit, misalnya berkunjung 5 kali, maka pasien

tersebut mendapat 5 nomor yang berbeda. Dan menurut WHO

(2002), setiap kali pasien datang ke rumah sakit, nomor rekam

medis baru diberikan dan rekam medis baru dimulai. Dengan sistem

ini, pasien bisa memiliki banyak rekam medis tersebar di seluruh

ruangan file. Hal ini tidak dianjurkan. Untuk perawatan pasien yang

baik, pasien harus memiliki satu rekam medis dengan semua

pelayanan dalam satu catatan dan disimpan di satu tempat.

Dengan pengimplementasian sistem penomoran seri pada

rekam medis rawat inap maka terjadinya pasien memilki lebih dari

dua rekam medis di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Dari hasil

identifikasi pada register penerimaan pasien rawat inap dan rekam

medis rawat inap maka diketahui pasien rawat inap dengan rawat

ulang pada tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yaitu

terdapat 167 rekam medis dengan nomor rekam medis berbeda

dari 31 pasien rawat inap yang melakukan rawat ulang. Pasien

rawat inap dengan rawat ulang tertinggi yaitu 15 kali rawat ulang,

maka pasien tersebut memiliki 15 nomor rekam medis berbeda atas

nama pasien Nur Jannah, An dengan diagnosis Thalasemia.

Pada tahun 2010 jumlah kunjungan pasien rawat inap adalah

10.458 orang dan 1,6% dari jumlah total kunjungan pasien rawat

inap tahun 2010 yaitu 167 pasien rawat inap adalah pasien rawat

inap dengan rawat ulang (readmissions). Dari jumlah sampel yang

diambil belum menunjukkan angka yang sebenarnya dengan alasan

keterbatasan pendokumentasian yang ada di BLUD RS Ratu

34

Zalecha sehingga menyulitkan dalam identifikasi. Berdasarkan hasil

wawancara diketahui bahwa diasumsikan 20% dari jumlah

kunjungan pasien rawat inap pertahunnya merupakan kunjungan

rawat ulang (readmissions) maka berjumlah 2091 orang pasien

rawat inap dengan rawat ulang (readmissions).

4.2.3 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda dan Rak

Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap

Sistem penomoran seri tidak digunakan secara luas, pada

saat ini hanya berguna di rumah sakit kecil dengan rendahnya

tingkat pendaftaran kembali (WHO, 2002). Ahli menyarankan

bahwa sistem penomoran seri dapat efisien jika menampung tidak

lebih dari 25.000 rekam medis (LaTour, 2002) dan tingkat pasien

kembali rendah atau populasi yang disediakan adalah sementara

(Abdelhak, 2001). Sampai dengan Juni 2011 nomor rekam medis

rawat inap sudah mencapai 12 26 60.

Menurut Abdelhak (2001), dengan sistem penomoran seri

memiliki biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap kunjungan

di rumah sakit membutuhkan penggunaan rekam medis baru serta

memakan tempat untuk penyimpanan rekam medis tersebut. Setiap

folder rekam medis baru yang diberikan disimpan pada tempat yang

berbeda dan membutuhkan waktu yang lama dalam proses mencari

beberapa tempat untuk mengambil.

Maka dari itu dengan pengimplementasian sistem penomoran

seri mengakibatkan inefisiensi biaya rekam medis rawat inap di

BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Dari hasil identifikasi pasien

rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 didapat 167 rekam

medis dari 31 pasien dikalikan biaya per satu set rekam medis

rawat inap sebesarkan Rp. 3.000,- maka didapatkan jumlah

inefisiensi rekam medis rawat inap tahun 2010 sebesar Rp.

501.000,- untuk 5 tahun sebesar Rp. 2.505.000,. akan tetapi angka

tersebut belum dapat menggambarkan inefisiensi rekam medis

rawat inap yang sebenarnya. Maka diasumsikan inefisiensi rekam

medis rawat inap dengan jumlah kunjungan rawat inap rawat ulang

35

(readmissions) 20% pertahunnya yaitu sejumlah 2.092 pasien rawat

inap dan biaya rekam medis dengan angka tertinggi sebesar Rp.

15.000,- dapat dirincikan dibawah ini :

Inefisiensi rekam medis rawat inap berdasarkan hasil identifikasi

167 x Rp. 3.000,- = Rp. 501.000,- x 5 tahun

= Rp. 2.505.000,- per 5 tahun

Inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya rekam medis

rawat inap tertinggi

167 x Rp. 15.000,- = Rp. 2.505.000,- x 5 tahun

= Rp. 10.250.000,- per 5 tahun

Inefisiensi rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan

rawat inap rawat ulang 20% (2.092 pasien rawat inap)

2.092 x Rp. 3.000,- = Rp. 6.276.000,- x 5 tahun

= Rp. 31.380.000,- per 5 tahun

Inefisiensi rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan

rawat ulang 20% (2.092 pasien rawat inap) dan biaya rekam

medis rawat inap tertinggi

2.092 x Rp. 15.000,- = Rp. 31.380.000,- x 5 tahun

= Rp. 156.900.000,- per 5 tahun

Selain itu dengan sistem penomoran seri mengakibatkan

pemborosan biaya pada rak penyimpanan rekam medis rawat inap.

Berdasarkan inefisiensi rekam medis rawat inap pada tahun 2010

sejumlah 167 rekam medis dengan nomor rekam medis berbeda

dari 1,6% kunjungan rawat ulang maka terjadi inefisiensi biaya rak

penyimpanan rekam medis rawat inap yaitu 1,85% sebesar Rp.

55.000,- belum dapat menggambarkan inefisiensi rak penyimpanan

sebenarnya dikarenakan angka kunjungan rawat ulang belum

menunjukkan angka sebenarnya yang ada di BLUD RS Ratu

Zalecha Martapura maka diasumsikan 20% kunjungan rawat ulang

yaitu 2.092 pasien rawat inap. Maka inefisiensi rak penyimpanan

rawat inap pada dapat dihitung sebagai berikut ini:

36

Inefisiensi rak penyimpanan rekam medis rawat inap berdasarkan

hasil identifikasi

Rp. 3.000.000,- x 1,85% = Rp. 55.500,- x 5 tahun

= Rp. 277.000,- per 5 tahun

Inefisiensi rak penyimpanan rekam medis rawat inap dengan

asumsi kunjungan rawat ulang 20% (2.092 pasien rawat inap)

Rp. 3.000.000,- x 23,24% = Rp. 697.200,- x 5 tahun

= Rp. 3.486.000,- per 5 tahun

Dari hasil penelitian diperoleh total inefisiensi biaya rekam

medis rawat inap dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap

BLUD RS Ratu Zalecha Martapura dapat dirincikan sebagai berikut:

Total inefisiensi rekam medis rawat inap dan rak penyimpanan

rekam medis rawat inap berdasarkan hasil identifikasi

167 x Rp. 3.000,- = Rp. 501.000,-

Rp. 3.000.000,- x 1,85% = Rp. 55.500,- +

= Rp. 556.500,-

= Rp. 2.782.500,- per 5 tahun

Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya rekam

medis rawat inap tertinggi dan rak penyimpanan rekam medis

rawat inap

167 x Rp. 15.000,- = Rp. 2.505.000,-

Rp. 3.000.000,- x 1,85% = Rp. 55.500,- +

= Rp. 2.560.500,-

= Rp. 12.802.500,- per 5 tahun

37

Total inefisiensi rekam medis rawat inap dan rak penyimpanan

rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat inap

rawat ulang 20%

2.092 x Rp. 3.000,- = Rp. 6.276.000,-

Rp. 3.000.000,- x 23,24% = Rp. 697.200,- +

= Rp. 6.973.200,-

= Rp. 34.866.000,- per 5 tahun

Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya rekam

medis rawat inap tertinggi dan rak penyimpanan rekam medis

rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat inap rawat ulang

20%

2.092 x Rp. 15.000,- = Rp. 31.380.000,-

Rp. 3.000.000,- x 23,24% = Rp. 697.200,- +

= Rp. 32.077.200,-

= Rp. 160.386.000,- per 5 tahun

Nilai informasi terkandung dalam direkam medis yang tidak

dapat dihitung oleh angka diatas mengingat bahwa informasi pada

rekam medis sangat penting dengan adanya single record

menguntungkan karena informasi tentang data klinis pasien di

simpan pada satu rekam medis sehingga ada kesinambungan

informasi tentang pasien.

38

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan, maka diperoleh

kesimpulan sebagai berikut :

a. Biaya per satu set rekam medis rawat inap terdiri dari map (folder) dan

formulir-formulir di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura adalah Rp. 3.000,-

b. Hasil identifikasi pasien rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010

di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura berjumlah 31 pasien dengan jumlah

rawat ulang 167 kunjungan yaitu 1,6%. Dan diasumsikan 20% kunjungan

rawat ulang maka pasien rawat ulang berjumlah 2.091.

c. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 3.000,- dan

rak penyimpanan rekam medis dengan kunjungan rawat ulang 1,6%

sebesar Rp. 2.782.500,- per 5 tahun. Sedangkan total inefisiensi rekam

medis rawat inap dengan biaya Rp. 15.000,- dan rak penyimpanan rekam

medis dengan kunjungan rawat ulang 20% sebesar Rp. 160.386.000,- per

5 tahun.

5.2 Saran

Adapun saran penulis berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh yaitu:

a. Agar terciptanya kesinambungan informasi tentang pasien maka

diperlukan adanya single record dengan sistem penomoran unit dan

perubahan format serta formulir rekam medis,

b. Perlu adanya kebijakan yang menyatakan seluruh pasien hanya memiliki

satu nomor rekam medis yang dapat digunakan sebagai dasar Standar

Operasional Prosedur (SOP),

c. Perlunya penyeragaman penomoran antara rekam medis rawat inap dan

rawat jalan yaitu pasien memiliki satu nomor rekam medis yang dapat

digunakan untuk pelayanan rawat inap dan rawat jalan atau pelayanan

penunjang lainnya,

39

d. Perlunya dilakukan sosialisasi yang terus menerus kepada petugas

penerimaan pasien tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) sistem

penomoran rekam medis agar SOP diimpelementasikan dengan baik,

e. Perlu disosialisasikan kepada dokter atau tenaga kesehatan lainnya untuk

setiap pasien yang berobat kembali, agar wajib menggunakan riwayat

klinis pada rekam medis pasien tersebut sebelumnya sebagai dasar

dalam pengobatan

f. Perlu dilakukan adanya penelitian lebih lanjut dengan meneliti pada sudut

pandang dokter terhadap kerugian dari sistem penomoran seri rekam

medis rawat inap.

DAFTAR PUSTAKA

Abdelhak, M. 2001. Health Information of A Strategic Resource 2nd Edition.

Philadelphia: Sunders Company.

BLUD RS Ratu Zalecha, 2011, Profil Tahun 2010 BLUD RS Ratu Zalecha

Martapura, Martapura: BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

BLUD RS Ratu Zalecha, 2011, Habar RAZA Edisi 02, Martapura: RS Ratu

Zalecha Martapura

Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia

Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka.

Hatta, G. 2008. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan

Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.

Huffman, Edna K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians

Record Company.

International Federations of Health Records Organizations. Learning Packages

for Medical Record Practice, Package One –Unit 2 – Record Identification

Systems, Filing and Retention of Health Records. http://www.ifhima.org/

(diakses pada 19 April 2010)

Kementrian Komunikasi dan Informasi RI. Kinerja Rumah Sakit BLU Harus

Memberi Pelayanan Terbaik. http://depkominfo.go.id (diakses pada 28 April

2011)

LaTour, Kathleen M. 2002. Health Information Management: Concepts,

Principles and Practice. Chicago: AHIMA.

McMiller, Kathryn. 2002. Being a Medical Records Clerk Second Edition. New

Jersey: Prentice Hall Health.

Menteri Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

Jakarta: Departemen Kesehatan RI.

Menteri Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor.129/MENKES/PER/III/2008 tentang Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.

Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi.

Jakarta: Rineka Cipta.

Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi.

Jakarta: Rineka Cipta.

Skurka, Magaret A. 2003. Health Information Management, Principles and

Organization of Health Information Services, 5th ed . Chicago: AHA Press

Health Forum Inc.

UU Republik Indonesia No 44. 2009. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009

Tentang Rumah Sakit. Jakarta.

World Health Organization. 2002. Medical Records Manual: A Guide for

Developing Countries. Geneva: WHO.

Wiktionary. Inefficiency. http://en.wiktionary.org/wiki/inefficiency. (Diakses pada

28 April 2011)

LAMPIRAN

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

PENGANTAR

WAWANCARA PENELITIAN

Dengan hormat,

Sehubungan akan diadakannya penelitian mengenai ”Tinjauan

Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam

Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”, maka peneliti

mohon dengan hormat agar Bapak/Ibu/Sdr/Sdri untuk memberikan bantuan

berupa menjawab beberapa pertanyaan berikut sesuai keadaan

sesungguhnya. Bapak/Ibu/Sdr/Sdri dimohon memberikan jawaban dengan

jujur, terbuka, dan apa adanya. Jawaban dari pertanyaan yang diajukan akan

dipergunakan dalam Karya Tulis Ilmiah peneliti sebagai data dan informasi

sesuai dengan tema. Selain itu identitas Bapak/Ibu/Sdr/Sdri dijamin

kerahasiaannya, sehingga dapat memberikan jawaban dengan leluasa.

Untuk kelancaran dalam penelitian, peneliti dimohon keikhlasan dan tanpa

adanya unsur paksaan Bapak/Ibu/Sdr/Sdri untuk menandatangani lembar

persetujuan subjek penelitian sebagai bukti partisipasi. Akhir kata, atas

partisipasi dan ketulusan jawaban yang diberikan, peneliti sangat menghargai

dan mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Anna Maulida

Lampiran 4

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

PERSETUJUAN

SUBJEK PENELITIAN

Dengan hormat,

Sehubungan akan diadakannya penelitian mengenai ”Tinjauan

Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam

Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”, maka peneliti

mohon dengan hormat agar Bapak/Ibu/Sdr/Sdri untuk memberikan bantuan

berupa menjawab beberapa pertanyaan berikut sesuai keadaan sesungguhnya.

Dalam penelitian ini, Bapak/Ibu/Sdr/Sdri akan berperan sebagai subjek

dimohon untuk menyampaikan informasi yang diketahui untuk menjawab

pertanyaan yang peneliti sediakan.

Saya telah membaca ”Persetujuan Subjek Penelitian” diatas. Hal-hal yang

dimaksud telah saya pahami, dan saya bersedia untuk menjadi subjek dalam

penelitian ini.

Martapura, Juni 2011

Responden

(............................................)

Sebagai peneliti, saya telah menguraikan kepada subjek mengenai

penelitian yang akan saya lakukan. Atas partisipasi dan ketulusan jawaban yang

diberikan, peneliti sangat menghargai dan menyampaikan terima kasih.

Martapura, Juni 2011

Peneliti

Anna Maulida

Lampiran 5

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

PEDOMAN WAWANCARA

PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP

1. Apakah sudah ada SOP pendaftaran meliputi penamaan dan penomoran

rekam medis rawat inap?

2. Bagaimana cara bapak/ibu dalam memberikan nama dan nomor rekam

medis rawat inap? Bagaimana jika pasien tidak ikut mendaftar secara

langsung atau pendaftaran dilakukan orang lain/keluarga?

3. Apakah bapak/ibu mengalami kesulitan dalam memberikan nomor rekam

medis pasien rawat inap? Alasannya?

4. Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam pemberian nomor rekam

medis?

5. Apa saja masalah atau kendala yang ditemukan dalam sistem penomoran

yang digunakan saat ini?

6. Pernahkah bapak/ibu mengikuti pelatihan tentang rekam medis? Jika pernah,

kapan?

Lampiran 6

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

PEDOMAN WAWANCARA

PETUGAS PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT INAP

1. Apakah sudah ada SOP penyimpanan rekam medis rawat inap?

2. Bagaimana cara penyimpanan rekam medis rawat inap?

3. Apakah bapak/ibu mengalami kesulitan dalam penyimpanan dan pencarian

kembali rekam medis rawat inap? Alasannya?

4. Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam penyimpanan rekam

medis rawat inap?

5. Apakah dokter membutuhkan rekam medis pasien yang lama jika pasien

berobat kembali?

6. Apa saja masalah atau kendala yang ditemukan dalam penyimpanan dan

pencarian rekam medis rawat inap?

7. Pernahkah bapak/ibu mengikuti pelatihan tentang rekam medis? Jika pernah,

kapan?

Lampiran 7

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

PEDOMAN WAWANCARA

KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

1. Apakah sudah ada SOP pendaftaran rawat inap meliputi sistem penamaan

dan sistem penomoran rekam medis?

2. Bagaimana SOP tersebut dibuat?

3. Siapa yang bertanggung jawab atas SOP tersebut?

4. Apakan SOP tersebut sudah diperkenalkan atau disosialisasikan kepada

petugas?

5. Bagaimana kelengkapan pencatatan rekam medis pasien rawat inap?

6. Bagaimana alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat inap?

7. Bagaimana cara penamaan dan penomoran rekam medis rawat inap?

Bagaimana jika pasien tidak ikut mendaftar secara langsung atau

pendaftaran dilakukan orang lain/keluarga?

8. Berapa rupiah biaya yang dikeluarkan untuk per satu rekam medisnya?

9. Apakah dokter membutuhkan rekam medis pasien yang lama jika pasien

berobat kembali?

10. Apakah dengan sistem penomoran saat ini sudah membantu impelementasi

pada penggunaan sistem INA-CBG’s pada pasien rawat inap?

Lampiran 8

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU

PEDOMAN

OBSERVASI PENELITIAN

No. Nama Pasien No. Rekam

Medis Tanggal Masuk

Tanggal Keluar

Dokter yang Merawat

Lampiran 9

STRUKTUR ORGNANISASI INSTALASI REKAM MEDIS BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

TAHUN 2010

DIREKTUR BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

IKHWANSYAH, M.Kes

KA INSTALASI REKAM MEDIS

IRMAWAN, Amd.Perkes

PENGELOLA DATA

RAWAT JALAN

IBNU A. W, Amd

PENGELOLA DATA

RAWAT JALAN NURUL P, SKM

PENGELOLA DATA

RAWAT JALAN

NORHALIDAH

ASSEMBLING

WAHIDAH

CODING &

INDEKSING

NORHAIDA

FILING

WAHIDAH

SENSUS

HARIAN

RADIAH

KORESPONDENSI

PENDAFTARAN ASPIANHADI

KOORDINATOR

PELAPORAN DEWI SUSILOWATI

KOORDINATOR TPP

RAWAT JALAN TAURAN, SAP

KOORDINATOR TPP

RAWAT INAP UBAIDILAH

La

mp

iran

10

RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT INAP

DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

Lampiran 13

235 cm

185 cm

1 cm

45 cm

55 cm 5 cm

60 cm

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Data Pribadi

Nama Lengkap : Anna Maulida

Tempat, Tanggal Lahir : Martapura, 16 Oktober 1989

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Cempaka No.12 RT.01 RW.01 Kelurahan Jawa

Martapura 70615 Kab.Banjar Kalimatan Selatan

Email : emailku.anna@gmail.com

Telepon : 0511 4721974 - 085751101200

B. Pendidikan Formal

1995 – 2001 : SDN Pasayangan 1 Martapura

2001 – 2004 : Mts. Putri Pondok Pesantren Al-Amin Martapura

2004 – 2007 : SMA Muhammadiyah Martapura