kantor arsip

Upload: jukliemnov-riki

Post on 19-Oct-2015

116 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Kantor Arsip

Nama Kepala : Drs. Zul Iskandar, MM

Alamat Kantor: Jl Sudirman No 1 Padang

Telepon/Fax : 0751-811413 / 0751-811413

E-mail :

Sejarah Singkat

SEKILAS TENTANG KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PADANGOleh: DM Sutan Zainuddin, S.S

Peta Padang Tempo Dulu

Organisasi kearsipan di Indonesia secararesmi dimulai pada tahun 1892, ketika pemerintah Hindia Belanda mendirikan kantor Landsarchief atau tempat penampungan arsip pemerintah Hindia Belanda maupun arsip pemerintah VOC pada tanggal 28 Januari 1892. Perkembangan Landsarchief sejak 1892 sampai tahun 1945 yaitu ketika runtuhnya Hindia Belanda, merupakan suatu masa yang amat menarik, karena dimasa inilah diletakkan dasar kearsipan di Hindia Belanda sebagai alat administratif dan sumber ilmu pengetahuan.Pada zaman kolonial Belanda, walaupun telah terbentuk lembaga kearsipan, tetapi pengelolaannya lebih banyak ditujukan bagi kepentingan Belanda. Bangsa pribumi yang membantu di kotapraja sama sekali tidak diberikan ilmu tentang cara penanganan arsip, apalagi mengenai informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Bahkan setelah Belanda terusir, banyak arsip kita yang dibawa ke negara Belanda. Sementara itu, berbeda dengan zaman pendudukan Belanda, zaman pendudukan Jepang merupakan zaman yang sepi dalam dunia kearsipan. Akibatnya, para sejarahwan mengalami kesulitan melakukan penulisan sejarah tentang masa pendudukan Jepang karena tidak tersedianya arsip yang berkaitan dengan zaman Jepang.Pada awal era kemerdakaan, kondisi revolusi fisik tidak memungkinkan untuk menangani arsip secara baik. Saat itu arsip sering dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain, sehingga banyak arsip yang hilang. Latar belakang yang memprihatinkan ini rupanya turut mempengaruhi pandangan orang terhadap arsip, yang menganggap arsip hanyalah tumpukan kertas berdebu yang tak jelas kegunaannya.

Kota Padang Foto Udara

Walaupun organisasi kearsipan telah ada sejak tahun 1892, namun peraturan yang mengatur masalah kearsipan baru lahir melalui Peraturan Presiden Nomor 19 Tahun tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Pada tahun 1971, peraturan ini kemudian diperbaharui menjadi Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dan selanjutnya diperbaharui menjadi Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.Pada tahun 1974, dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maka lahirlah lembaga kearsipan pertama di Indonesia. Berdasarkan Kepres tersebut maka ANRI secara resmi menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen dan memiliki tugas melakukan penyelenggaraan pengembangan dan pembinaan kearsipan secara nasional. Berdirinya lembaga keasipan ini merupakan babak baru dalam pengelolaan arsip di Indonesia. Keberadaan ANRI mendorong instansi/lembaga ditingkat pusat untuk mulai membenahi kearsipan di instansi masing-masing.Seiring dengan gerak laju roda pemerintahan, bidang kearsipan pun mengalami perubahan. Dengan dikukuhkannya lembaga Pengadilan Tinggi Urusan Negara (PTUN) tahun 1986, mendorong aparatur pemerintah untuk mengamankan arsip-arsip yang berkaitan dengan tugas mereka. Kesadaran tentang pentingnya arsip dalam penyelengaraan pemerintah mulai muncul, karena arsip benar-benar diperlukan sebagai alat pembuktian dalam proses peradilan.Perkembangan bidang pemerintahan yang semakin luas, telah meningkatkan volume arsip sebagai hasil administrasi pemerintahan. Kondisi ini memacu tumbuhnya lembaga kearsipan di Daerah Tingkat I maupun Daerah Tingkat II. Pengelolaan arsip, bukan hanya mencakup masalah penyimpanan, penataan dan perawatan arsip, tetapi beralih kepengelolaan informasi yang terkandung di dalamnya. Kantor Arsip Daerah Tk I dan Tk II diharapkan dapat menjadi unit penyedia informasi bagi instansi-instansi di wilayahnya. Dalam era globalisasi, informasi merupakan sumber daya baru disamping sumber daya lainnya. Oleh karena itu, arsip sebagai sumber informasi harus dikelola secara profesional.

Peta Kota Padang

Untuk tingkat kabupaten/kota di Sumatera Barat, khususnya Kota Padang, pada tanggal 12 Desember 1998, dibentuklah Kantor Arsip Kota Padang berdasarkan Perda Kotamadya Dati II Padang Nomor 30 tahun 1997 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Kotamadya Dati II Padang, sebagai tindak lanjut dari Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 1997 tentang Pembentukan 52 Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota Daerah Tingkat II di Indonesia. Namun dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip Kota Padang kembali ditetapkan dan diatur melalui Perda Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah. Disahkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip dikembangkan menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan yang ditetapkan dengan Perda Nomor 13 tahun 2004. Pada perkembangan selanjutnya, dengan keluarnya Peraturan Daerah Kota Padang No 17 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Padang, Kantor Arsip dan Perpustakaan ditetapkan menjadi Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Padang Jl. M. Yamin No. 70 Padang (1998 s.d 2007).

Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang Jl. Alai Timur No. 40 A-B Padang (2007 s.d 2011).

Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang Jl. Sudirman No. 1 Padang (2011 - sekarang).

Pada masa awal berdirinya, Kantor Arsip Kota Padang belum begitu dianggap penting keberadaannya. Banyak kalangan yang beranggapan bahwa Kantor Arsip bukanlah suatu hal yang penting dan tidak begitu berguna keberadaannya dalam keberlangsungan pemerintahan. Anggapan ini muncul karena adanya pandangan bahwa arsip atau dokumen hanyalah sekumpulan kertas berdebu yang tak bernilai, sehingga tidak perlu diurus dan dipelihara dengan baik. Namun seiring dengan berjalannya waktu, pandangan miring tersebut sedikit demi sedikit mulai berubah. Perubahan paradigm tersebut bisa terjadi setelah Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi mulai banyak melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan juga pembinaan-pembinaan di bidang kearsipan. Pelaksanaan berbagai kegiatan tersebut mengangkat program-program Kantor Arsip sehingga terekspos ke berbagai kalangan. Kondisi tersebut pada akhirnya membuka wawasan dan mengubah pandangan akan pentingnya arsip sehingga perlu dikelola dan dipelihara dengan baik.

Kawasan Padang Kota Tua, Batang Arau

Pemerintah Kota Padang yang menaungi Kantor Arsip dan Perpustakaan juga telah mengeluarkan kebijakan dalam bidang kearsipan, yaitu dengan mengeluarkan Surat Keputusan Walikota Nomor 14 Tahun 2003 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kota Padang. Surat Keputusan ini dikeluarkan karena Tata Kearsipan Kota Padang yang diatur dalam Surat Keputusan Walikotamadya Padang Nomor 209/Wakodya-Pdg/1986 materinya dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan dan kewenangan di era otonomi daerah sekarang ini. Dengan terjadinya sebagian besar Pelimpahan Kewewangan Pusat ke Daerah (desentralisasi), maka akan semakin komplek dan luas administrasi yang harus ditangani di daerah, akan semakin banyak arsip yang diciptakan oleh organisasi, dalam arti semakin membludak volume arsip yang harus lebih serius diselamatkan oleh unit-unit kerja. Pemerintah Kota Padang selaku yang bertanggungjawab, terhadap kearsipan telah berupaya melengkapi sarana dan prasarana, aturan-aturan serta sumber daya manusia pendukung kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Padang.Surat Keputusan Walikota Nomor: 14 Tahun 2003 yang telah diterbitkan itu antara lain mengatur penyelenggaraan tata kearsipan dinamis, penyelengaraan tata kearsipan statis, sumber daya manusia, pembiayaan, pembinaan dan pengawasan, tata naskah dinas, pengelolaan arsip dinamis inaktif, penataan arsip dalam bentuk gambar dan foto, penataan arsip dalam bentuk media baru, cara penemuan kembali arsip, peminjaman arsip, dan penyusutan. Tata Kearsipan ini nantinya akan menjadi acuan pengelolaan arsip di setiap unit kerja.

Jalur Kereta Api di Kota Padang

Keputusan Walikota Padang Nomor 83 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kota Padang, yakni daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Sehingga akan mengurangi tumpukan arsip di unit-unit kerja dan terjaminnya keselamatkan arsip sebagai bukti autentik.Adapun nama-nama Kepala Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang semenjak berdiri hingga sekarang adalah sebagai berikut:1. Syafrizal, S.H (1998 2005);2. Dra. Darhana Bakar (2005 2010);3. Drs. Zul Iskandar, M.M (2010 sekarang).

Pejabat Struktural KAPD Padang Tahun 2011. Dari kanan ke kiri: Drs. Eri Dasli (Kasi Pembinaan), Bustanuddin, S.H (Kasi Perpustakaan), Drs. Zul Iskandar, M.M (Kepala Kantor), Dra. Adria (Kasi Arsip dan Dokumentasi), Sapta Wardhana, S.E., M.M (Kasubbag Tata Usaha).

Kunjungan ANRI ke Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang Jl. Alai Timur No. 40 A-B Padang pasca bencana banjir tahun 2010.

Visi dan Misi

KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASIKOTA PADANGVisi LembagaTerwujudnya pengelolaan, penyelamatan dan pelayanan arsip dan perpustakaan.Misi Lembaga1. Mewujudkan terciptanya pengelolaan dan pelayanan kearsipan dan perpustakaan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.2. Mewujudkan terciptanya pengelolaan dan pelayanan arsip bernilai strategis dan bernilai sejarah.3. Mewujudkan tersedianya tenaga kearsipan dan perpustakaan yang berkualitas dan propesional.4. Mewujudkan tersedianya sarana dan prasarana kearsipan dan perpustakaan yang memadai.5. Mewujudkan tingginya apresiasi aparatur terhadap kearsipan dan perpustakaan Tujuan dan sasaranTujuan :1. Merumuskan Kebijakan Teknis Walikota dalam pengelolaan dan pelayanan Kearsipan dan perpustakaan 2. Menyelenggarakan pembinaan bidang kearsipan dan perpustakaan. 3. Menyediakan pelayanan penunjang Pemerintah Kota Padang bidang Kearsipan dan perpustkaan. Mengolah dan mengelola Arsip Inaktif yang berasal dari unit unit kerja dilingkungan Pemerintah Kota Padang. 4. Menyelenggarakan pelayanan Perpustakaan. 5. Akuisisi, Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Statis. 6. Menyelenggarakan Layanan Informasi dan jaringan Arsip Statis. 7. Menyelenggarakan pembinaan tenaga fungsional Arsiparis dan Pustakawaan dilingkungan Pemerintah Kota PadangSasaran :

1. Tersedianya tenaga Kearsipan dan perpustakaan yang berkualitas dan profesional.2. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan tenaga pengelola Kearsipan dan perpustakaan.3. Meningkatkan kemampuan dan pengethuan pejabat dan staf serta tenaga fungsional Kantor Arsip dan perpustakaan dalam rangka pelaksanaan tugas. 4. Tersedianya sarana dan prasarana serta dana pendukung. 5. Terlaksananya pemindahan Arsip inaktif dari unit kerja ke Kantor Arsip. 6. Bertambahnya Khazanah Arsip Statis

Tugas Pokok dan Fungsi

KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASIKOTA PADANGTUPOKSI:1. Sub. Bagian Tata Usaha1. Menyusun rencana dan program di bidang Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi.2. Menyusun rencana anggaran dan belanja kantor3. Menyusun laporan pelaksanaan anggaran4. Melaksanakan urusan administrasi barang dan inventasis kantor5. Melaksanakan perawatan dan pemeliharaan barang/ inventaris kantor6. Mengatur administrasi perjalanan dinas dan rumah tangga serta perpustakaan.7. Melaksanakan urusan surat menyurat dan tugas-tugas kearsipan8. Mengelola urusan administrasi kepegawaiaan9. Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya. 2. Seksi Pembinaan1. Merumuskan Rencana Kegiatan Seksi Pembinaan.2. Menyusun Rencana Penelitian, Pengkajian, dan serta Bimbingan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Perpustakaan Pemerintah Kota Padang.3. Melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan serta Bimbingan Sumber Daya Manusia di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan.4. Menyusun Rencana Pengembangan dan Peningkatan Profesioalisme Arsiparis dan Pustakawan Melalui Pendidikan dan Pelatihan Formal Serta Kedinasan.5. Menyusun Rencana Pemasyarakatan dan Penyuluhan Kearsipan dan Perpustakaan.6. Menyusun rencana pemasyarakatan dan penyuluhan kearsipan dan perpustakaan.7. Menyusun Rencana Pengendalian dan Pengawasan Terhadap Penyelenggaraan Kearsipan dan Perpustakaan di Lingkungan Pemerintah Kota Padang.8. Melakukan Koordinasi di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan dengan Lembaga Terkait.9. Menyusun Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kota Padang dan Memberikan Rekomendasi Persetujuan Pemusahan Arsip Pemerintah Kota Padang.10. Melakukan Pembinaan/Bmbingan Pengelolaan Arsip Dinamis.11. Memberikan Sarana dan Pertimbangan Teknis Kepada Atasan.12. Melaksanakan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Atasan Seksi Arsip.1. Merumuskan Rencana Kegiatan Seksi Arsip dan Dokumentasi.2. Memberikan Pelayanan Arsip Inaktif Untuk Kepentingan Lembaga Perangkat Daerah Kota Padang.3. Memberikan Layanan Jasa Kearsipan.4. Melakukan Penilaian dan Akuisisi Arsip Instansi Vertikal dan Badan Usaha Milik Negara Tingkat Kota Padang Sepanjang Instansi Induknya Tidak Menentukan Lain.5. Melakukan Penilaian dan Akuisisi Arsip Lembaga Pendidikan, Organisasi Massa, Organisasi Politik, Organisasi Profesi, Lembaga Suaranya Masyarakat, Badan Usaha Swasta Organisasi Lain Tingkat Kota Padang Sepanjang Organisasi Induknya Tidak Menentukan Lain.6. Melakukan Penilaian dan Akuisisi Arsip Lembaga Perangkat Daerah Kota Padang dan Badan Usaha Milik Daerah Kota Padang.7. Melakukan Penialian dan Akusisi Arsip Perorangan di Wilayah Kota Padang Selain Arsip Perorangan Yang Masuk Dalam Kategori Berskala Nasional.8. Melakukan Penilaian Akusisi Arsip Kecamatan dan Kelurahan di Kota Padang.9. Melakukan Penarikan Arsip Ianktif Lembaga Perangkat Daerah dan Pengelolaan Arsip Inaktif Yang Dipindahkan Dari Lembaga Perangkat Daerah Ke Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang.10. Mendokumentasikan Kegaitan di Lingkungan Pemko Padang Melalui Rekam Foto, Video/Vcd, Media Baru dan Lainnya.11. Menyiapkan Bahan Kerjasama Teknis Jaringan Informasi Kearsipan Dengan Lembaga/Badan Dalam Dan Di Luar Negeri.12. Retensi Arsip Adalah Penentuan Jangka Waktu Simpan Suatu Arsip/Dokumen Atas Dasar Nilai Kegunakan Yang Terkandung Dalam Tiap-tiap Berkas.13. Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar Yang Berisi Tentang Jangka Waktu Penyimpanan Arsip Yang Dipergunakan Sebagai Pedoman Penyusutan Arsip;14. Penyusutan Arsip Adalah Kegiatan Pengurangan Arsip Dengan Cara Memindahkan Arsip Inaktif Dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Dilingkungan Instansi dan Mnyerahkan Arsip Statis dari Lembaga Lainnya Mengelola Arsip Ke Lembaga Kearsipan Propinsi Atau Arsip Nasional Republik Indonesia;15. Pemusnahan Arsip Adalah Tindakan Atau Kegiatan Menghancurkan Secara Fisik Arsip Yang Sudah Berakhir Fungsinya dan Tidak Memiliki Nilai Guna;16. Arsip Media Baru Adalah Arsip Yang Isi Informasinya dan Bentuk Fisiknya Direkam Dalam Bentuk Elektronik Dengan Menggunakan Peralatan Khusus.17. Daftar Pertelaah Arsip Adalah Suatu Daftar Yang Berisikan Jenis Arsip Yang Digunakan Sebagai Sarana Penyusutan Arsip;18. Alih Media Adalah Kegiatan Memindahkan Informasi Arsip Dari Media Kertas Kedalam Media Lainnya Yang Menghemat Tempat dan Tenaga;19. Kelompok Arsiparis Adalah Tenaga-tenaga Kearsipan Yang Merupakan Jabatan Fungsional dan Propesional Dibidang Kearsipan;20. Melaksanakan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Atasan; Seksi Perpustakaan.1. Merumuskan Rencana Kegiatan Seksi Perpustakaan.2. Menyiapkan Bahan Penyusunan Kebijakan, Pedoman dan Petunjuk Teknis di Bidang Perpustakaan.3. Memberikan Pelayanan Perpustakaan dan Perpustakaan Keliling;4. Menginventarisasi Permaslahan- Permaslahan Yang Berhubungan Dengan Bidang Perpustakaan dan Menyiapkan Bahan Petunjuk Pemecahan Maslah.5. Mencari, Mengumpulkan, Menghimpun dan Mengolah Data Serta Informasi Yang Berhubungan Dengan Bidang Perpustakaan.6. Melaksanakan Penyimpanan, Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam, Pengadaan, Pengolahan dan Pengembangan Bahan Pustaka, Penyusunan Bibliograsi dan Penerbitan.7. Merencanakan dan Melengkapi Sarana dan Prasarana Perpustakaan.8. Menyusun Bahan Pelayanan Informasi, Kearsipan Kerjasama layanan Perpustakaan dan Layanan Otomasi Serta Pelestarian Bahan Pustaka.9. Menyiapkan dan Melaksanakan Kerjasama Dengan Lembaga Perpustakaan di Dalam dan di Luar Negeri.10. Menyusun Bahan Pelestarian Bahan Pustaka Melalui Pengaturan, Pemeliharaan, Perawatan, Pengawetan, Perbaikan, Alih Media Serta Penjilidan Bahan Pustaka.11. Melaksanakan Administrasi Perpustakaan dan Statistik Peminjaman Buku Maupun Jumlah Koleksi Perpustakaan.12. Mengevaluasi dan Merumuskan Laporan Kegiatan Bidang Perpustakaan Sebagai Pertanggaungjawaban Kepada Atasan.13. Memberikan Saran dan Pertimbangan Timbangan Teknis Kepada Atasan.14. Melaksanakan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Atasan.

Program Kerja

KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PADANGI. TUGAS POKOK DAN FUNGSI KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PADANGTugas Pokok:Membantu Walikota dalam kebijakan Bidang Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi dan penyelenggaraan Pemerintah Daerah di Bidang Arsip dan Perpustakaan.Fungsi:a.Penyelenggaraan kebijakan teknis Bidang Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi;b.Pelayanan penunjang penyelenggaraan Pemerintah Daerah Bidang Kearsipan, Perpustakaan dan Dokumentasi;c.Pengelolaan urusan administrasi ketatausahaan kantor.II. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN TAHUN 2012Untuk Belanja Tidak Langsung dan Belanja Langsung dialokasikan dana sebesar Rp.2.051.594.506,91,- (dua miliar lima puluh satu juta lima ratus sembilan puluh empat ribu lima ratus enam rupiah koma sembilan puluh satu sen), dan terealisasi sebesar Rp. 1.849.876.841,00,- (satu miliar delapan ratus empat puluh sembilan juta delapan ratus tujuh puluh enam ribu delapan ratus empat puluh satu rupiah) atau 90,17 % (sembilan puluh koma tujuh puluh satu persen).a. Belanja Tidak LangsungKegiatan belanja tidak langsung didukung dana sebesar Rp. 1.207.494.506,91,- (satu miliar dua ratus tujuh juta empat ratus sembilan puluh empat ribu lima ratus enam rupiah koma sembilan puluh satu sen) dan terealisasi sebesar Rp. 1.164.405.849,00,- (satu miliar seratus enam puluh empat juta empat ratus lima ribu delapan ratus empat puluh sembilan rupiah) atau sebesar 96,43% (sembilan puluh enam koma empat puluh tiga persen) dengan uraian sebagai berikut:b. Belanja Langsung1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran2. Program Peningkatan sarana dan prasarana aparatur3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan 5. Program Penyelamatan dan Pelestaraian Dokumen/Arsip Daerah 6. Program Pengelolaan dan Pelayanan Perpustakaanc. Hasil Yang Dicapai Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Tahun 2011/2012Hasil yang dicapai oleh Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang dari Tahun 2011 s.d 2012 antara lain: NoKegiatanPerkembangan Dalam JumlahKeterangan

20112012

12345

1Perkembangan Pelaksanaan sterilisasi/fumigasi arsip in akti4000 boks4000 boksSterilisasi/fumigasi arsip dilakukan terhadap arsip in aktif yang telah dimasukkan kedalam boks arsip yang diletakkan di roll opact dan rak siku dalam 2 (dua) ruangan.

2Perkembangan inventarisasi arsip vital Pemko Padang75 Kelurahan88 KelurahanInventarisasi adalah mencatat arsip vital yang dimiliki oleh kelurahan di wilayah Kota Padang, dan bagaimana keadaan arsip tersebut

3Perkembangan jumlah pengelolaan arsip 3.083 boks3.083 boksJimlah arsip yang dikelola tidak bertambah karena Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi tidak lagi melakukan akuisi/penarikan arsip dari SKPD

4Perkembangan jumlah buku perpustakaan umum43.083 eks44.635Penambahan Buku tahun 2012 adalah -1.553 eksemplar, sebanyak 1.042 didapat melalui pembelian dengan dana APBD, selebihnya merupakan bantuan dari Asia Foundation dan Perpustakaan Nasional Republik

5Perkembangan pelaksanaan perpustakaan keliling45 lokasi49 lokasiPerpustakaan keliling melayani kantor lurah, TK, PAUD, SD dan panti asuhan yang ada di Kota Padang

III. PRESTASI YANG DIRAIHPada tahun 2012, tidak ada prestasi Kerja yang diraih oleh Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang.IV. PERMASALAHAN DAN SOLUSIPERMASALAHAN1. Belum adanya gedung yang representatif untuk tempat penyimpanan arsip (Depo Arsip) baik arsip inaktif maupun arsip statis.2. Belum adanya tenaga arsiparis pada Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang, menjadi kendala dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip3. Kurangnya jumlah lemari arsip (Roll Opack) dan rak arsip sebagai tempat penataan dan penyusunan arsip inaktif dan statis.4. Kurangnya tenaga pustakawan pada Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang.5. Masih banyak terdapat arsip inaktif kacau (arsip karungan) pada unit-unit kerja di Lingkungan Pemko Padang.6. Masih banyaknya arsip statis disimpan oleh tangan perorangan baik di dalam maupun di luar Kota Padang.SOLUSI1. Membangun depo arsip yang representatif2. Mengusulkan kepada BKD untuk mengangkat beberapa orang staf di Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi menjadi tenaga fungsional arsiparis.3. Melakukan bimbingan dan pembinaan terhadap staf pengelola kearsipan pada unit-unit kerja dan staf Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang.4. Mengirim staf Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang untuk mengikuti Diklat Kearsipan dan Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional, Perpustakaan Nasional, Badan Arsip Propinsi Sumatera Barat dan Badan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat atau lembaga lainnya.5. Mulai tahun 2011, Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi tidak lagi menerima arsip kacau/karungan dari SKPD sebagaimana yang telah diamanatkan oleh UU Kearsipan No. 43 Tahun 2009.6. Memprioritastaskan pengumpulan dan pengelolaan arsip inaktif pada unit-unit kerja yang dianggap menyimpan arsip-arsip vital dan penting.

Struktur Organisasi

Fakta

Agenda

KEGIATAN BIMBINGAN TEKNIS BAGI PENGELOLA PERPUSTAKAAN SEKOLAH SE-KOTA PADANG TGL.3 S/D 4 JUNI 2013

KUNJUNGAN ANRI (ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA) KE KANTOR ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KOTA PADANG DALAM RANGKA RESTORASI ARSIP PASCA GEMPA 2009, TGL. 18 S/D 19 MARET 2013