TEMUAN AUDIT

OLEH

KELOMPOK 7 :

1. NYOMAN FEBIYANTI LESTARI (12810331190049)

2. SITI KHOTIJAH (12810331190051)

3. A.A. IKA PRATIWI (12810331190068)

4. ADE ARY ERICA (12810331190083)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MAHASARASWATI

DENPASAR

2015

Temuan Audit

Sifat Temuan Audit

Selama pelaksanaan pekerjaan mereka, auditor internal mengidentifikasi kondisi-kondisi

yang membutuhkan tindakan perbaikan. Penyimpangan-penyimpangan dari norma-norma atau

kriteria yang dapat diterima disebut temuan audit (audit findings).

Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuan-temuan

tersebut dapat menggambarkan:

Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan, seperti pengiriman yang

dilakukan tetapi tidak ditagih.

Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari

perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri.

Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif yang

telah diganti dengan tarif yang lebih rendah pada kontrak yang lebih menguntungkan.

Sistem yang tidak memuaskan, seperti diterimanya tindak lanjut yang seragam untuk klaim

asuransi yang belum diterima padahal klaim tersebut bervariasi dalam jumlah dan

signifikansinya.

Eksposur-eksposur risiko yang harus dipertimbangkan.

Meskipun temuan-temuan audit sering kali disebut sebagai kekurangan (deficiency), banyak

organisasi audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif. Dalam kenyataannya,

bahkan istilah "temuan" dianggap terlalu negatif di beberapa tempat. Kata-kata seperti

"kondisi" dianggap lebih nyaman dan tidak memberi ancaman, serta tidak menimbulkan

tanggapan defensif di pihak klien. Walaupun sebutannya bisa bervariasi dari satu organisasi

ke organisasi lain, konsep dasarnya bersifat universal. Apa pun nama yang diberikan, suatu

temuan audit menjelaskan sesuatu yang saat ini atau pada masa lalu mengandung kesalahan,

atau sesuatu yang kemungkinan akan terjadi kesalahan.

Standar

Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (SPPIA) dalam Standar 2310

menyatakan:

Auditor internal harus mengidentifikasi informasi yang memadai, andal, relevan, dan

berguna untuk mencapai tujuan penugasan.

Practice Advisory 2410-1 dan Standar, 'Kriteria Komunikasi: memperluas arahan ini

menjadi:

2. Komunikasi akhir penugasan bisa mencakup informasi latar belakang dan ringkasan.

Informasi latar belakang bisa mengidentifikasi unit-unit organisasional dan aktivitas-

aktivitas yang ditelaah serta memberikan informasi penjelasan yang relevan. Informasi

ini juga bisa mencakup status pengamatan, kesimpulan, dan rekomendasi dari laporan-

laporan sebelumnya. Juga bisa terdapat indikasi mengenai apakah laporan terscbut

mencakup penugasan yang dijadwalkan atau tanggapan atas suatu permintaan. Ringkasan,

jika tercakup, harus menjadi representasi penyeimbang dari isi komunikasi penugasan.

5. Hasil-hasil harus mencakup observasi, kesimpulan (opini), rekomendasi, dan rencana-

rencana tindakan.

6. Observasi adalah pernyataan fakta yang berkaitan. Observasi-observasi yang penting untuk

mendukung atau mencegah kesalahpahaman pada kesimpulan dan rekomendasi auditor

internal harus tercakup dalam komunikasi penugasan akhir. Observasi atau rekomendasi

yang kurang signifikan bisa dikomunikasikan secara informal.

7. Observasi dan rekomendasi penugasan timbul dari proses perbandingan apa yang seharusnya

dengan apa yang terjadi. Ada atau tidak ada perbedaan, auditor internal memiliki fondasi

untuk membangun laporan. Jika kondisi memenuhi kriteria, pengakuan atas kinerja yang

memuaskan ini bisa dimasukkan dalam komunikasi penugasan. Observasi dan rekomendasi

harus didasarkan pada aribut-atribut berikut ini

o Kriteria: Standar, ukuran, atau ekspektasi yang digunakan dalam melakukan evaluasi

dan/ atau verifikasi (apa yang seharusnya ada).

o Kondisi: Bukti faktual yang ditemukan auditor internal pada saat pengujian (apa yang

ada).

o Penyebab: Alasan perbedaan antara apa yang diharapkan dan kondisi aktual (mengapa

ada perbedaan).

o Dampak: Risiko atau eksposur yang dihadapi organisasi dan/atau yang lainnya karena

kondisi tidak sama dengan kriteria (dampak perbedaan). Dalam menentukan tingkat

risiko atau eksposur, auditor internal harus mempertimbangkan dampak observasi dan

rekomendasi penugasan mereka terhadap laporan keuangan organisasi.

o Observasi dan rekomendasi juga bisa mencakup penyelesaian penugasan klien, hal-hal terkait,

dan informasi pendukung jika tidak terkandung di laporan mana pun.

Sehubungan dengan pelaporan aktual, Ptaaice Advisory 2420-1 dari Standar, “Kualitas Kriteria

Komunikasi”, menyatakan:

1. Komunikasi objektif bersifat faktual, tidak bias, dan bebas dari distorsi Observasi,

kesimpulan, dan rekomendasi harus dimasukkan tanpa prasangka.

2. Komunikasi yang jelas mudah dipahami dan bersifat logis. Kejelasan bisa ditingkatkan dengan

menghindari bahasa teknis yang tidak periu dan memberikan informasi pendukung yang

rnemadai.

3. Komunikasi ringkas langsung ke sasaran dan menghindari rincian yang tidak perlu.

Komunikasi seperti ini mengemukakan pikiran secara lengkap dalam kata-kata yang sesedikit

mungkin.

4. Komunikasi konstruktif adalah komunikasi yang isi dan nadanya membantu klien dan

organisasi menuju perbaikan jika diperlukan.

5. Komunikasi tepat waktu adalah komunikasi yang dikeluarkan tanpa penundaan dan

mernungkinIcan tindakan efektif segera.

Saran-saran Perbaikan

Auditor juga menghadapi transaksi atau kondisi yang mungkin secara intrinsik tidak salah,

tetapi bisa ditingkatkan. Misalnya membayar produk yang tidak pernah diterima jelas adalah kesalahan.

Jika cukup banyak uang yang terlibat, maka jelas hal ini merupakan temuan audit yang dapat

dilaporkan. Di sisi lain, memo penerimaan yang dapat disederhanakan tidak seharusnya dianggap

kelemahan sehingga bukan merupakan temuan audit khususnya bila auditor internal tidak dapat

menunjukkan kesalahan dalam pemrosesan penerimaan.

Manajer operasi akan merasa sulit untuk menentang pendapat auditor bahwa pembayaran atas barang

yang tidak diterima merupakan temuan audit yang valid. Namun, akan tidak adil untuk menerapkan

label yang sama ke saran-saran untuk menyederhanakan memo penerimaan yang tidak menyebabkan

kesalahan. Perbaikan-perbaikan untuk hal-hal seperti ini harus dipisahkan. Di beberapa organisasi

hal ini dilaporkan sebagai "saran-saran untuk perbaikan" (suggestions for improvement).

Saran-saran ini tidak memerlukan rekomendasi perbaikan kesalahan dan tidak mengandung

konotasi temuan kesalahan dart temuan-temuan audit

Untuk membedakan temuan-temuan audit dart saran-saran perbaikan, auditor harus

menanyakan apakah kondisi tersebut bertentangan dengan beberapa kriteria yang dapat

diterima, atau jika bisa diterima tetapi bisa diperbaiki karena ada pengetahuan baru mengenai

subjek tersebut Garis pemisah antara keduanya tidak selalu mudah untuk digambar. Manajer

operasi bisa mengatakan kepada auditor internal bahwa temuan-temuan tertentu murni

mencerminkan sebuah peluang untuk memperbaiki kondisi yang tidak memuaskan, sedangkan

auditor internal bisa jadi melihatnya sebagai sebuah kekurangan sehingga bisa dimasukkan

sebagai temuan audit Keputusan mengenai hal ini merupakan pertimbangan profesional, dan

pertimbangan tersebut tidak bisa diserahkan ke manajer operasi

Temuan-temuan audit membutuhkan tindakan perbaikan. Manajer operasi bisa tidak diberikan

pilihan apakah harus atau tidak harus melakukan tindakan tersebut. Di sisi lain, sebuah saran untuk

memperbaiki suatu kondisi, yang tidak melanggar aturan atau kriteria yang telah ditetapkan,

merupakan masalah lain. Pada kasus-kasus ini manajer harus memiliki hak untuk memutuskan

apakah harus mengimplementasikan saran tersebut atau tidak.

Temuan-temuan Audit yang dapat Dilaporkan

Tidak setiap kelemahaan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Beberapa

kelemahan bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian manajemen. Semua temuan audit

yang bisa dilaporkan haruslah:

Cukup signifikan agar layak dilaporkan ke manajemen.

Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai,

kompeten, dan relevan.

Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka

Relevan dengan masalah-masalah yang ada

Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi

yang mengandung kelemahan.

Jelaslah karakteristik-karakteristik ini akan diinterpretasikan secara subyektif. Apa yang

dianggap sebagai kelemahan signifikan bagi satu individu bisa jadi dianggap tidak signifikan bagi

yang lain. Kata-kata seperti objektif, meyakinkan, wajar, dan logic memiliki konotasi yang

berbeda bagi orang yang berbeda

Pengujiannya adalah untuk memproyeksikan bagaimana kelemahan-kelemahan tersebut akan

diperhatikan oleh orang yang memiliki sifat wajar dan berhati-hati pada kondisi-kondisi yang

serupa Karena auditor internal menilai kondisi kelemahan, maka mereka harus bertanya kepada

dirt mereka sendiri: "Seandainya ini adalah organisasi atau lembaga saya, dan seandainya raja

saya adalah direktur atau komisaris yang menilai kondisi ini, apa yang akan saya lakukan?

Pendekatan untuk Mengonstruksi Temuan

Mengembangkan fakta-fakta dan rincian menjadi temuan audit yang signifikan dan dapat

dilaporkan membutuhkan keahlian Hal ini membutuhkan perbedaan berdasarkan pengalaman.

Apa yang dianggap kelemahan serius bagi orang awam bisa jadi rnerupakan hal sepele bagi

seorang auditor internal yang profesional.

Menemukan penyimpangan-penyimpangan Iced pada proses yang sedang berjalan relatif

mudah Kesemptimaan jarang diupayakan dan harga yang harus dibayar untuk itu juga terlalu

mahal Upaya yang dibutuhkan untuk mencapai lima persen terakhir kemurnian bisa melebihi biaya

yang diperlukan untuk mepcapai 95 person pertama. Auditor internal harus realistis dan adil dalam

pertimbangan dan kesimpulan mereka Maria harus memiliki naluri bisnis yang bail untuk

mcngembangkan temuan temuan mereka. karena mereka mernbuat dan melaporkan temuan-

temuan audit, auditor, internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini:

Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis Auditor internal harus

meropertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelernahan

nanajemen didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia saat ini. Auditor internal scharusnya tidak

mengkritik suatu kebijakan hanya karena mereka tidak setuju atau karena mereka memilik.

informasi baru yang tidak tersedia bagi pengambil keputusan Auditor internal seharusnya tidak

mengganti pertimbangan audit dengan pertimbangan manajemen .

Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. Jika scbuah temuan

audit belum dibuktikan secara mendalam untuk memuaskan seseorang yang objektif dan wajar

maka temuan ini tidak bisa dilaporkan.

Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus

dikritik hanya karena kurang dart 100 persen

Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit Mereka harus memeriksa dengan telit,

untuk menemukan alasan-alasan yang mengandung kesalahan. Auditor internal, seperti halnya

pendukung pernyataan lainnya, akan tergoda untuk merasionalkan interpretasi untuk

mendukung temuan mereka. Setelah menghabiskan banyak waktu dan tenaga, auditor

cenderung rnelindungi dan mempertahankan temuan mereka menghadapi pertanyaan-

pertanyaan sempurna yang logis. Akan tetapi, temuan-temuan tersebut mungkin tidak dapat

dipertahankan dengan berjalannya waktu atau bus dihadapkan pada pertanyaan-pertanyaan

yang lengkap.

Menambah Nilai

Dalam setiap aspek usaha, konsep menambah nilai (adding value) merniliki makna baru dan

lebih jelas Definisi terbaru mengenai audit internal secara khusus menyebutkan penambahan

nilai. Fungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai,berisiko untuk dirampingkan, atau

bahkan dihilangkan. Salah

satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan

rekomendasi yang mereka berikan jelas berdampak positif bagi organisasi. Auditor internal tidak

hanya harus yakin bahwa pekerjaan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tujuan dan

kesuksesan organisasi, mereka juga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami dan dinilai

oleh yang lain.

Temuan-temuan yang dihasilkan dari penelaahan ''awal-akhir" cenderung sangat bermanfaat. Mika

auditor internal mampu mendeteksi masalah-masalah kontrol potensial dalam slstem penelusuran

persediaan terkomputerisasi yang baru diterapkan sebelurn bukan sesudah dirancang dan

diimplementasikan, organisasi bisa mendapatkan keuntungan besar.Temuan-temuan yang

menghasilkan nilai terbesar sering kali mengalahkan kekuatan teknologi, memberikan perubahan

yang positif, dan berorientasi ke depan. Ternuan-temuan ini membantu organisasi bergerak maju

dan mencapai sasaran-sasaran mereka.

Temuan audit yang wajar dapat menghasilkan perbaikan dalam jumlah dolar atau rupiah yang

besar, atau meningkatkan jasa, atau memperbaiki struktur dan proses organisasi. Auditor internal

akan meningkatkan citra mereka sebagai penambah nilai, bukan sebagai pemakan sumber daya. Di

sepanjang tahapan temuan-temuan audit, penting bagi auditor internal untuk tetap fokus

menyediakan aktivitas. aktivitas dan jasa-jasa bernilai tinggi

Tingkat Signifikansi

Tidak ada dua temuan yang benar-benar sama. Setiap temuan mencerminkain tingkat kerugian

atau risiko aktual atau potensialnya masing-masing. Menempatkan penekanan yang sama pada

kesalahan klerikal acak seperti pada kelebihan pembayaran sebesar $100.000 jelas tidak logis. jadi

auditor Internal harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah disebabkan

oleh koralisi kelemahan sebe1um mengomunikasikannya dengan manajcmcn. Untuk kebanyakan

tujuan, temuan- temuan audit bisa diklasifikasikan menjadi tidak signifikan, kecil, atau besar

Temuan-temuan Tidak Signifikan

Temuan yang tidak signifikan (insignificant findings)—scrnacam kesalahan lderikal yang

dialami semua organisasi tidak memerlukan tindakan formal. Dalam kenyataannya,

memasukkan temuan seperti ini ke dalam laporan audit formal akan menjadi tidak produktif

karena akan mengaburkan temuan signifikan yang sebenarnya pada laporan, yang

mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan

noda yang menyebar. Hal ini juga akan semakin mengukuhkan citra auditor internal sebagai

seorang yang hanya mcmerhatikan hal-hal kecil.

Masalah-masalah yang tidak signifikan seharusnya tidak disembunyikan atau dilewatkan.

Tindakan yang dapat dilakukan adalah (1) mendiskusikan masalah tersebut dengan orang yang

bertanggung jawab ; (2) melihat apakah situasi tersebut telah diperbaiki; (3) mencatat hal tersebut

dalam kertas kerja-, dan (4) tidak memasukkan penyimpangan kecil tersebut ke dalam laporan

audit internal resmi. Tidak diambilnya beberapa diskon pembelian acak oleh pegawai utang usaha

dapat dianggap kesalahan yang tidak signifikan.

Tetapi bukan berarti kesalahan klerikal yang bersifat acak tidak pernah dilaporkan. Jika

kesalahankesalahan tersebut merupakan gejala-gejala dari masalah yang lebih besar, mungkin harus

ada pelaporan_ Kesalahan tersebut mungkin mengindikasikan pelatihan karyawan yang kurang,

pengawasan yang lemah, atau instruksi tertulis yang tidak jelas. Pada kasus-kasus ini kelemahan

Kontrol lah yang menjadi temuan audit. Kesalahan acak adalah murni membukiikan adanya

kelemahan dan membutuhkan perhatian manajemen.

Temuan-temuan Kecil

Temuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-mata kesalahan

manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut sehingga merugikan; dan

walaupun tidak mengganggu tujuan operasi organisasi, namun cukup signifikan untuk

diperhatikan oleh manajemen. Beberapa temuan kecil lebih baik dilaporkan dalam Surat kepada

Manajemen (Management Letter).

Seorang pegawai yang telah mencampuradukkan kas kecil pribadi dengan milik organisasi

melanggar aturan organisasi dan praktik bisnis yang baik. Tentu hal ini harus dilaporkan dan

diperbaiki; kalau tidak, maka akan terus berlanjut atau menyebar.

Temuan-temuan Besar

Temuan-temuan besar (major findings) adalah temuan yang akan menghalangi

pencapaian tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Misalnya, salah satu

tujuan utama departemen utang usaha adalah hanya membayar utang-utang yang benar-benar

sah. Sistem kontrol yang lemah yang bisa atau akan mengakibatkan kcsalahan pcmbayaran

sebesar $500.000 mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi departemen mencapai

tujuan utamanya.pleh karena itu, hal ini merupakan ternuan audit yang besar dan harus

dilaporkan..

Memisahkan temuan audit yang besar dan kecil tidaklah mudah. Dibutuhkan pertimbangan

audit yang balk untuk membedakan keduanya, Narnun jika tolak ukur yang baru saja dijabarkan

bisa diterapkan secara wajar, maka auditor internal harus mampu rnempertahankan klasifikasi

temuan-ternuannya. Dan karena melibatkan pertimbangan audit, keputusan akhir mengenai

apakah sebuah temuan harus diklasifikasikan sebagai temuan besar atau kecil merupakan

tanggung jawab auditor internal, bukan manajemen.

Elemen-elemen Temuan Audit

Auditor internal bukanlah orang yang maha tahu, dan mereka tidak bisa diharapkan untuk

mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit. Pengetahuan tentang temuan audit

yang dapat dilaporkan merupakin masalah lain, karena auditor internal mempertentangkan

kelayakan status quo. Mereka mencari sistem atau transaksi yang tidak memenuhi standar operasi

yang berlaku. Tetapi auditor internal bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus

rnengetahui lebih banyak tentang

temuan-temuan audit mereka. Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah

meyakinkan; kriterianya harus dapat diterima; dan logika yang digunakan juga harus

meyakinkan.

Kelayakan tindakan yang mereka lakukan paling balk diukur dengan membandingkannya

dengan beberapa kriteria. Sama halnya dengan pengembangan temuan audit. Jika temuan yang

dikembangkan memenuhi semua standar audit yang dapat diterima, maka temuan tersebut akan

menjadi logis, wajar, dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberikan stimulus untuk

memotivasi tindakan perbaikan. Akan ada yang hilang dari temuan yang dilaporkan, maka

temuan tersebut bisa dipertentangkan dan berakibat pada tindakan yang tidak menyenangkan atau

bahkan tidak ada tindakan sama sekali.

Kebanjakan temuan audit harus mencakup elamen-elemen tertentu, termasuk latar belakang

Kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Setiap temuan audit yang

mencakup elemen-elemen ink baik eksplisit maupun implisit., akan menjadi argumen yang kuat

untuk dilakukannya tindakin perbaikan. Temuan tersebut akan memmjukkan bahwa tidak ada

rintangan yang dibiarkan dalam menyajikan masalah dan solusinya_ Pada beberapa kasus yang

unik, elemen -penyebab" mungkin tidak tepat. Suatu masalah mungkin diakibatkan oleh kondisi

tertentu.

Latar Belakang

Pembaca laporan harus diberikan informasi umum yang memadai agar bisa memahami

sepenuhnya alasan-alasan mengapa auditor yakin temuan tersebut harus dilaporkan. Latar

belakang (background) juga bisa mengidentifikasi orang-orang yang berpaan, hubungan

organisasi, dan bahkan, tujuan dan sasaran yang menjadi perhatian. Hal tersebut harus bisa

menjelaskan secara umum lingkungan yang mdinOcupi operasi dan gravitasi situasi yang

menyebabkan auditor melaporkan temuan tersebut.

Kriteria

Pengembangan temuan audit harus mencakup dua elemen penting dalam konsep !criteria

(criteria):

1. Tujuan dan sasaran, bisa mencakup standar-standar operasi, yang mencerminkan apa yang

diinginkan manajemen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit.

2. Kualitas pencapaian.

Tidal( memahami saran atau tujuan operasi adalah bagaikan menilai patung dengan mata

tertutup. Mungkin saja dilakukan penilaian atas bagian yang dipegang, tempi konteksnya tidak

tepat. Dalam mengembangkan temuan audit, auditor internal harus dengan jelas melihat dan

memahami gambaran keseluruhan, dan juga bagian-bagiannya.

Dalam setiap audit atas aktivitas, sasaran-sasaran kelayakan, efisiensi, ekonornis, dan

efektivitas harus tercakup: Semua sumber daya harus digunakan tanpa terbuang percuma. Untuk

menentukan seberapa layak, efisien, ekonomis, dan efektifnya suatu operasi, auditor internal

harus memiliki tolok ukur-

standar pengukuran. Mereka harus mengidentifikasi standar atau kriteria kinerja yang

valid. Sebelum mereka mengkritik apa yang terjadi, mereka harus tahu apa yang seharusnya.

Standar-standar operasi mungkin sudah ada di beberapa bidang organisasi Misalnya, manajemen

bisa menyatakan bahwa tingkat penolakan produk-produk tertentu tidak boleh melebihi dua persen.

Tetapi sebelum menerima standar ini, auditor internal harus menilai validitasnya. Dasar penentuan

standar mungkin perlu diteliti ulang, dan auditor mungkin ingin membandingkan standar dengan

organisi-organisasi serupa dan memeriksa kewajarannya dalam memenuhi sasaran-sasaran

perusahaan

Di sisi lain, manajemen mungkin belum merniliki standar yang telah ditetaplutn. Dalam

kasus ini, auditor internal dapat berpegang pada standar sebelumnya yang menyarankan:

Kecermatan profesional mencakup pengevaluasian standar operasi yang ditetapkan dan

menentukan apakah standar-standar tersebut dapat diterima dan telah tercapai. Jika standar -

standar tersebut tidak jelas, interpretasi yang berwenang harus didapatkan. Jika auditor

internal diminta menginterpretasikan atau memilih standar-standar operasi, mereka harus

mencari kesepakatan dengan klien mengcnai standar yang diperlukan untuk mengukur

kinerja operasi.

Sumber-sumber standarbisa mencakup standar-standar yang direkayasa (engineered), industri,

historis, atau wajib. Sebagai tambahan, pendapat ahli dan studi akuntansi biaya bisa menjadi

standar. Contoh berikut ini tneriggambarkan standar operasi yang ditetapkan:

Meteran air di sebuah komunitas dipasang untuk mengukur air. Agar mernperoleh pendapatan

yang dibutuhkan untuk menjaga sistem pendistribusian air, meteran terse-but haruslah akurat

dan membebanican pelanggan dengan jumlah yang benar untuk penggunaan air. Meteran

air yang digunakan seharusnya tidak berbeda dari meteran induk melebihi persentase yang

ditentukan. Dalam kasus ini, persentase tersebut ditetapkan secara hukum.

Standar terkait erat dengan prosedur dan praktik. Prosedur merupakan instruksi manajemen,

yang umumnya tertulis, sedangkan praktik merupakan cars segala sesuatunya dilakukan, benar

ataupun salah. Prosedur yang kmah bisa mengakibatkan kondisi yang tidak memuaskan, atau

praktik-praktik yang lemah bisa mdanggar prosedur yang memadai. Dalam membuat temuan-

temuan audit, auditor internal harus berupaya untuk menentukan praktik dan prosedur apa yang

diterapkan atau yang seharusnya.

Adanya prosedur yang salah atau tidak adanya prosedur yang layak bisa menjadi alasan

dibutuhkannya tindakan perbaikan. Dibutuhkan keahlian yang memadai untuk menulis hal ini

tanpa menimbulkan kesalahpahaman bagi pembaca. Hanya hal-hal penting yang seharusnya

dilaporkan, hindari rincianrincian yang tidak perlu_ Misalnya:

Auditor tidak menemukan adanya prosedur operasi tertulis sebagai perbandingan kondisi-

kondisi yang terjadi, tetapi praktik-praktik operasi melanggar praktik bisnis yang balk.

.Karyawan hanya menghabiskan setengah hari untuk pekerjaan mereka. Pengawasan lemah,dan

penggunaan meteran tidak diperiksa. Auditor membuat standar mereka sendiri, berdasarkan

prosedur administratif yang dapat diterima dan informasi yang dikumpulkan dari organisasi lain

pada bidang yang sama. Audit yang mereka lakukan kemudian didedikasikan untuk

menunjukkan akibat-akibat prosedur yang tidak memadai dan merekomendasikan cara-cara

untuk memperbaikinya.

Kondisi

Istilah koiclis condition) mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan mcialui obscrvasi,

pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan auditor internal. Kondisi

merupakan jantungnya temuan, dan informasi tersebut haruslah memadai, kompeten, dan

relevan. Kondisi harui mampu menghadapi serangan apa pun. Kondisi juga harus

mencerminkan total populasi atau sistem yang ditelaah; Atau, dalam kasus terpisah, harus

merupakan kelemahan signifikan. Klien harus menyepakati fakta-fakta yang disajikan. meskipun

mereka bisa saja mempersdisihkan signifikansi yang didekatkan auditor pada temuan-temuan

tersebut

Klien bisa saja tidak menyetujui kesimpulan dan interpretasi audit, tetapi jangan pernah ada

perbedaan dengan fakta-fakta yang mendasari kesimpulan. Suatu temuan bisa dianggap tidak

layak bila klien dengan valid menyatakan bahwa auditor internal tidak mendapatkan fakta

dengan benar. Hal lain menjadi tidak relevan. Jadi, kondisi-kondisi harus dibahas di awal dengan

orang-orang yang mengetahui fakta-fakta tersebut_ Setiap persdisihan tentang fakta-fakta harus

dipecahkan scbelum temuan-temuan dilaporkari. Auditor internal harus mempertahankan

reputasinya dalam hal akurasi dan berbuat sesuai pengamatannya sehingga Jika auditor internal

berpendapat seperti itu, maka hal itu pasti benar

Contoh berikut ini menggambarkan kondisi yang dilaporkan:

Auditor internal menggunakan pengambilan ,sampel secara acak dalam memilih meteran

untuk pengujian. Meteran yang dipilih dilepas dan kemudian diperiksa di laboratorium.

Pengujian rnenunjukian bahwa 17% dari meteran yang diuji tidak berfungsi sama sekali dan

tambahan 23% berjalan kbih lambat dibandingkan standar yang ditentukan dalam ketentuan

hukum.

Penyebab

Penyebab(cause) menielaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran

tidak tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi. Identifikasi penyebab merupakan hal penting

untuk memperbaikinya Setiap temuan audit bisa ditelusuri penyimpangannya dari apa yang

diharapkan. Masalah hanya bias diatasi hanya jika penyimpangan ini diidentifikasi dan

penyebabnya diketahui

Kumpulkan fakta-fakta.

Identifikasikan masalah, cari penyimpangan yang terjadi.

Jelaskan hal-hal utama dari niasalah. Apa yang dimaksud dengan penyimpangan? Di mana

penyimpangan tersebut terjadi? Kapan terjadinya? Seberapa signifikan? Apakah disebabkan

deb beberapa tindakan atau karena tidak dilak-ukan tindakan sama sekali?

Uji penyebab-penyebab yang mungkin—yaitu hal-hal yang sepenuhnya menjelaskan

penyimpangan, setiap kali selalu menyebabkan penyimpangan, dan menjawab sebagian besar

penyimpangan. Can penyebab mendasar, tidak hanya yang kelihatan di permukaan.

Tetapkan tujuan-tujuan potensi tindakan perbaikan.

Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tujuan-tujuan dan secara tentatif pilih yang

terbaik.

Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang dipicu oleh tindakan perbaikan yang telah dipilih.

Pertimbangan "bagaimana scandainya." Misalnya, dampak apa yang akan timbul jika penydia

diminta kduar untuk melihat apakah pengawas tetap bekerja hingga waktu kerja berakhir.

Apakah terdapat kondisi-kondisi mitigasi?

Rekomendasikan kontrol untuk memastrIcan bahwa tindakan terbaik benar-benar telah

dilakukan.

Contoh berikut ini menggambarkan penyebab kondisi yang tidak layak

Dengan menggunakan analisis regresi berganda, auditor menetapkan korelasi tertentu antara

kondisi-kondisi operasi dari meteran dan usianya. Bila meteran tersebut telah beroperasi

selama beberapa tahun, maka ada kecenderungan untuk melambat dan perlahan-lahan

tidak berfungsi. Setdah berbicara dengan manajer dari organisasi utilitas lainnya, auditor

- menyatakan bahwa praktik-praktik yang diterapkan di organisasi mereka tidak berfokus

pada .meteran yang telah tua, tidak memberdayakan sepenuhnya pengawas meteran, tidak

mernbuat pengawas menyadari adanya meteran yang tidak berfungsi, atau tidak memberikan

pengawasan yang dibutuhkan.

Dampak

Dampak (effect) menjawab pertanyaan “Lalu kenapa” anggaplah semua fakta telah disajikan,

lalu kenapa? Siapa atau apa yang dirugikan, dan seberapa buruk? Apa konsekuensi-

konsekuensinya? Akibat-akibat yang merugikan haruslah signifikan,bukan hanya penyimpangan

dari prosedur. Dampak merupakan demen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien dan

manajemen pada tingkat yang lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan, jika dibiarkan

terus terjadi, akan berakibat buruk dan memakan biaya yang lebih besar daripada tindakan yang

dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut

Untuk temuan-temuan keekonornisan dan efisiensi, dampak biasanya diukur dalam dolar

atau rupiah. Dalam temuan-temuan efektivitas, dampak biasanya merupakan ketidakmampu an

untuk menyelesaikan hasil akhir yang diinginkan atau diwajibkan_ Dampak adalah hal yang

membuat yakin dan sangat diperlukan untuk suatu temuan audit Jika tidak disajikan ke

manajemen dengan rnemadai maka kecil kemungkinan diambil tindakan perbaikan.

Contoh berikut ini menunjukkan dampak yang signifikan:

Auditor internal dapat menunjukkan melalui sampel merelia bahwa telah terjadi kehilangan

pendapatan sebesar $2 juts setiap tahun. Mereka juga dapat menunjukkan bahwa tarif air

sangat tinggi secara tidak beralasan, sehingga terjadi kelebihan pendapatan setidaknya $1,5

juta setiap tahun.

Kesimpulan

Kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta; namun harus

merupakan.pertimbangan profesional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam membuat

kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada

organisasi . Jika auditor internal secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan

kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan

kualitas produksi, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan

teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan jasa, dan meningkatkan posisi kompetitif

organisasi, maka audit internal jelas bernilai. Kesimpulan dapat menekankan pemahaman auditor atas

usaha organisasi dan hubungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan dapat dan seharusnya menyajikan tindakan potensial dan menunjukkan bahwa

manfaat memperbaiki kesalahan akan melebihi biayanya. Besarnya kerugian yang ditunjukkan pada

bagian dampakmerupakan dasar dibutuhkannya tindakan perbaikan. Misalnya:

Temuan menuntun auditor untuk menyimpulkan bahwa prosedur-prosedur harus diperbaiki

Meteran di atas usia tertentu harus diawasi, dan yang tidak memenuhi standar harus diganti

Instruksi dan pengawasan harus diberikan kepada pengawas sehingga kinerja mereka bisa

ditingkatkan.

Rekomendasi

Rekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin

dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah, dan untuk mernperkuat

kelemahan dalam sistem control. Rekomendasi haruslah positif dan bersifat spesifik . Rekomendasi

juga harus mengidentifikasi siapa yang akan bertindak

Akan tetapi rekomendasi audit membawa bibit-bibit bahaya. Jika manajemen diberi tahu

mengenai tindakan yang direkomendasikan auditor, maka tindakan tersebut bisa berbalik merugikan

auditor. Mengidentifikasi kondisi yang tidak memuaskan adalah tanggung jawab audit_

Memperbaikinya merupakan tanggung jawab manajemen.

disukai bila auditor internal mengusulkan metode tindakan perbaikan untuk pertirnbangan

manajemen. Rekomendasi audit seharusnya tidak dilakukan secara membabi buta, tetapi

dipertimbangkan bersama-sama dengan tindakan-tindakan lain yang mungkin dilakukan.

Auditor internal tidak mendikte manajemen; dan pada akhirnya, manajemenlah, bukan auditor

internal yang harus melakukan tindakan perbaikan.

Saran yang paling memuaskan untuk menyelesaikan temuan audit adalah membahasnya

dengan manajemen operasional sebelum laporan audit tertulis diterbitkan. Pada saat itu

harus dicapai kesepakatan rnengenai fakta-fakta dan beberapa tindakan perbaikan untuk

memperbaiki kekurangan. Kemudian, laporan formal bisa berisi pernyataan ini: "Kami

membahas temuan-temuan kami dengan manajemen; dan sebagai hasilnya, tindakan telah

diambil yang kami yakin telah diperhitungkan untuk memperbaild kondisi yang dijelaskan

sebelumnya (atau tindakan diambil untuk rnemperbaiki kondisi yang telah dijelaskan.

Pendekatan ini tidak mengambil spa pun dari auditor, dan membangun hubungan kemitraan

dalam pemecahan inasalal antara auditor dan klien.

Kami yakin bahwa bentuk laporan ini kbih disukai untuk seperangkat rekomendasi

audit yang kelihatannya menekankan kelalaian klien dan menempatkan auditor sebagai

atasan, makhluk maim tabu yang mengeluarkan pernyataan yang dipahat di batu granit_

Misalnya:

Kami telah membahas temuan dan kesimpulan kami dengan manajemen. Sebagai hasilnya,

manajemen mengambil tindakan untuk mengganti 25.000 :veteran lama atau yang tidak

beroperasi dengan biaya $1 juta. Manajemen puss dengan tindakan in karena akan

menghasilkan tambahan pendapatan $2 juta setahun dan, pada saat yang sama,

mengurangi

pendapatan tarif air sebesar $1,5 juta setiap tahun.

Juga, manajemen mengambil langkah untuk mengutus sebuah film ke beberapa

organisasi utilitas, untuk mempelajari metode yang diterapkan dalam memeriksa

meteran, mengawasi pemeriksaan meteran, dan mengawasi meteran untuk mendeteksi

meteran yang muiai rusak.

Pembahasan Temuan

Saat auditor internal me nyusun temuan audit dan merenungkan rekomendasi, mereka

harus mewaspadai kekeliruan mereka sendiri Mereka mungkin salah menginterpretasi, atau

mereka mungkin tidak membaca prosedur dengan layak. Untuk mengecek pemahaman atas

hal-hal yang mereka temukan, auditor internal harus berbicara dengan orang yang paling

mengetahui fakta tersebut. Mereka harus mengetahui interpr asi klien dan mencatatnya dalam

kertas kerja mereka.

Pendapat manajer dan karyawan berpengalaman mengenai hasil-hasil tindakan yang

direkomendasikan sangat disambut Baik. Auditor internal yang berpengalaman akan mencari

orang yang memiliki pengetahuan dalam organisasi. orang-orang yang memiliki pengetahuan

luas mengenai operasi yang sedang diperiksa dan mengatakan: "ini masalahnya. Kondisi

tersebut membutuhkan koreksi atau perbaikan. Apa yang akan terjadi jika kami

merekomendasikan tindakan ini ?” Banyak mantan auditor yang bisa menceritakan

bagaimana pertanyaan seperti ini menyelamatkan mereka dari rasa malu.

Pencatatan Temuan Audit

Auditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah sepenuhnya

mempertimbangkan Eelemen-elemen temuan audit bisa mengandalkan pada suatu bentuk

laporan atau sarana lainnya agar mereka tetap bisa rnenelusurinya. Laporan tersebut juga bisa

menjadi sarana bagi penyelia audit guna menentukan apakah semua langkah yang diperlukan

untuk menghasilkan temuan audit yang dikernbangkan dengan baik telah diambil.

Aktivitas Pencatatan Temuan Audit Internal (Internal Audit Activity Record of Audit

Findings) yang ditunjukkan pada Tampilan 8-1 merupakan satu contoh laporan tersebut.

Laporan tersebut sesuai dritgan tujuan yang telah dijelaskan dan memberi ruang untuk :

Mengidentifikasi organisasi yang bertanggung jawab.

Memberi nomor identifikasi untuk temuan tertentu dan suatu rujukan untuk kertas kerja

pendukung

Memberi pernyataan singkat mengenai kondisi

Mengidentifikasi criteria standar yang diterapkan untuk menilai kondisi.

Menunjukkan apakah temuan tersebut merupakan pengulangan dari sesuatu yang ditemukan

pada audit sebelumnya.

Menyatakan arah, prosedur, atau instruksi kcrja yang berkaitan dcngar. ternuan tersebut.

Meringkas pengujian audit dan jumlah kelemahan yang ditcmukan

Menunjukkan penyebab—mengapa penyimpangan terjadi.

Menjelaskan dampak, aktual maupun potensial, dari kondisi tersebut.

Menyatakan tindakan perbaikan yang diusulkan dan/atau yang diambil.

Mencatat pembahasan dengan karyawan klien dan mencatat tanggapan-tanggapan mereka (setuju,

tidak setuju), dan sifat tindakan, ji1ca ada, yang mereka usulkan untuk diambil

Iaporan Pencatatan Temuan Audit (Record of Audit Findings—RAF) memberikan fleksibelitas

karena RAF bisa diurutkan atau diurut ulang untuk memfasilitasi pelaporan formal. Laporan

tersebut juga memberikan acuan untuk pembahasan, karena mencakup kebanyakan informasi

yang dibutuhkan dalam satu lembar untuk menjelaskan masalah. Laporan tersebut juga

berfungst sebagai perlornan untuk mengingatkan auditor semua yang diperlukan untuk

memperoleh informasi untuk temuan yang dibuat secara mendalam. RAF juga harus diselesaikan

di lapangan sehingga setiap elemen yang hilang atau tidak lengkap bisa diperbaiki tanpa

membutuhkan kunjungan ulang ketempat yang diaudit.

beberapa organisasi telah memperluas penggunaan RAF melampaui dokumen kertas kerja

mereka menggunakannya untuk mengomunikasikan temuan dengan segera kr klien dan

mendapatkan tanggapan tertulis. Dengan cara ini, ketidaksepakatan dapat dipecahkan dengan

segera dan janjl tindaka-ii iierbaikan bisa dibuat dalam catatan. Tanggapan klien dan catatan tindakan

yang diambil Mau dijanjikan tercantum dalam lampiran RAF (Tampilan 8-2).

Beberapa organisasi mengeluarkan suatu memorandum untuk setiap temuan audit yang

signifikan untuk melaporkan kondisi, kriteria, sebab, dampak, dan tanggapan manajemen.

Abstraksi Temuan: yang direproduksi di Tampilan 8-3, misalnya, diadaptasi dari laporan badan

pemerintah atas audit kontraktor. Memorandum ini didistribusikan secara luas di badan tersebut.

Para pendukung laporan abstraksi menyebutkan bahwa laporan ini memberikan banyak rnanfaat

Manajer senior bisa diberikan sarana pembelajaran yang cepat terhadap masalah saat ini dan

tindakan yang diambil atau diperiukan untuk memecahkannya.

Manajer lapangan tetap menerima informasi mengenai masalah-masalah yang kemungkinan

memengaruhi mereka; jadi audit internal bisa mencapai beberapa daerah dengan

mengeluarkan cumber days yang sama.

Laporan abstraksi dianalisis secara periodik untuk menemukan trennya. Saat dibawa ke

manajemen senior, kesefuruhan tindakan bisa diambil untuk rnemulihkan ten yang

merugikan. Masalah yang relatif kecil di satu bagian bisa menjadi serius bila menyebar di-

banyak bagian.

Kedisiplinan dalam menyiapkan laporan abstraksi sebdum ditulis membantu auditor internal

lebih mernerhatikan setiap kekurangan dalam pengembangan temuan audit mereka. Kehati-

hatian dalam menyiapkan abstraksi memudahkan penyiapan laporan audit finaL

Penelaahan terpusat untuk abstraksi membantu menjaga program jaminan mutu yang dirancang

untuk meningkatkan audit internal.

Keahlian Komunikasi

Laporan ringkas sekali pun, seperti yang tampak pada RAF harus ditulis dengan baik, dan

masalahmasalah harus didefinisikan dengan jelas menggunakan istilah-istilah yang singkat,

padat, dan tepat. Jika dimungkinkan, Bahasa RAF harus diekspresikan dalam nada yang positif,

dan istilah-istilah yang mendorong reaksi emosional atau defensif harus dihindari Tentu saja, sikap

yang sama juga harus ditampilkan dalam komunikasi verbal sehari-hari dan presentasi interim

hasil-hasil audit.

Pada saat yang sama, auditor terkadang harus terlibat dalam masalah yang sensitif dan

negatif. Masalah - masalah kontrol serius, kecurangan, atau tindakan-tindakan ilegal harus selalu

dipandang sebagai berita buruk, terlepas dari kemampuan komunikasi auditor atau objektivitas

RAE

Penelaahan Pengawasan

Supervisi audit tetap merupakan kontrol kunci atas pengembangan profesional temuan-

temuan audit Setiap temuan yang dapat dilaporkan harus melewati penelaahan pengawasan yang

ketat, baik secara manual maupun elektronik, dan penelaahan tersebut harus dibuktikan dengan

tanda tangan penyedia atau indikasi persetujuan elektronik.

Tidak ada yang begitu mengurangi kredibilitas aktivitas audit internal selain temuan yang

tidak dibuat dengan mendalam sehingga mudah diserang. Sebuah temuan audit secara definisi

merupakan sebuah kritik Mekanisme bertahan alami atas kritik-kritik tersebut sering kali dengan

segera menghasilkan serangan terhadap kritik tersebut. Oleh karena itu, temuan audit harus

mengatasi kritik Penyelia audit bisa melihat bahwa hasil akhir dicapai dengan mendekati temuan

audit melalui pertanyaan-pertanyaan berikut int:

Apakah ada bagian-bagian dari temuan yang hilang? Mengapa? Apa yang bisa dilakukan untuk

mencari bagian-bagian yang hilang tersebut? Apakah kekurangan-kekurangan ini merupakan

pcnyajian yang buruk atau pekerjaan audit yang tidak lengkap?

Apakah bagian-bagian tersebut begitu terc2mpur sehingga mengaburkan kejelasan? Apakah

pendapat menggantikan fakta-fakta? Apakah sebab tercampur dengan akibat? Apakah

rekomendasi memang menyajikan fakta-fakta?

Jika prosedur tidak diikuti, apakah rekomendasi hanya sekadar pe:myataan bahwa prosedur

tersebut seharusnya diikuti? Atau apakah rekomendasi menunjukkan mengapa prosedur

tersebut tidak diikuti? Dengan kata lain, apakah akan lebih berguna untuk

mcrekomendasikan instruksi yang kbih jelas, supervisi yang lebih ketat, pengawasan yang

lebih konstan, atau sarana !control lain yang dengan segera akan menunjukkan penyimpang-

an dari prosedur?

Apakah kriteria audit bisa diandalkan, jelas, meyakinkan, dan objektif? Apakah kriteria tersebut

dirancang untuk memenuhi suatu sasaran manajemen? Apakah masuk akal?

Apakah informasi mengenai penyebab sudah lengkap atau hanya informasi yang tidak mendalam?

Apakah penyebab merupakan suatu kesimpulan yang logis? Apakah tepat menuju masalah?

Akankah penyebab sctiap kali memicu dampak yang sama yang tidak diinginkan? Apakah

penyebab tersebut merupakan penyebab di permukaan, atau merupakan penyebab dasar?

Apakah dampak terialu berlebihan? Apakah logis? Apakah dianggap terialu kedl? Apakah

dikuantifikasi dengan memadai? Apakah aktiva tidak bcrwujud dengan memadai diakui dan

dijelaskan dengan memadai? Apakah manajemen operasi setuju dengan dampak yang

dilaporkan? Jika tidak, bagaimana posisinya?

Apakah ada keadaan-keadaan yang bisa menyebabkan ternuan tersebut tidak diterima dan

dibatalkan? Bisakah kondisi-kondisi tersebut dinetralisasi?

Apakah rekomendasi bemanfaat dan spesifik, atau sekadar menyatakan "meningkatkan kontror?

Apakah rekomendasi tersebut terialu kaku, memaksakan tindakan-tindakan yang diusulkan

auditor internal? Apakah rekomendasi berkenaan dengan masa lalu tetapi mengabaikan masa

datang? Apakah bersifat menghukum, ketimbang konstruktif? Apakah tidak sejalan dengan

penyebabnya? Apakah mencakup sarana untuk mengawasi kondisi sehingga dampak-dampak

inerugikan tidak terulang lagi?

• Apakah metode penyajian sesuai dengan Standar?

Melaporkan Temuan Audit

RAF dan abstraksi telah digunakan lebih dari sekadar sebagai pencatatan temuan atau

pengomunikasian ke klien. Nyatanya, beberapa organisasi audit telah membuat ringkasan

sebagai dasar utarna bagi laporan audit internal Laporan tersebut telah diakumulasikan berurutan

secara logis berdasarkan pengelompokan menurut subjek, lokasi, atau unit yang diaudit dan

kemudian diserahkan ke manajemen melalui ringkasan- dcsekutif satu halaman. Ringkasan ini

menjelaskan lingkup audit, menyajikan opini audit secara keseluruhan, dan menyajikan penilaian

auditor atas operasi yang diaudit Ringkasan eksekutif juga menyebutkan temuan-temuan yang dapat

dilaporkan. Temuan-temuan yang didokumentaulom tercermin dalam

RAF atau abstraksi.

Format pelaporan ini menekankan pada kelmahan-kelemahan. Pelaporan ini menawarkan

manfaat dari pelaporan segera setdah pekerjaan lapangan diselesaikan, tetapi apa yang diperoleh dari

pelaporan yang cepat bisa jadi sia-sia bila hubungan auditor yang tidak menguntungkan. Auditor bisa

berada pada posisi memberikan kritik atau saran, bukan sebagai pengamat objektif yang

memerhatikan sisi balk maupun sisi buruk. Dampak yang tidak menguntungkan ini dapat

diseimbangkan oleh keseluruhan tanggapan yang objektif pada ringkasan eksekutif. Hal tersebut

juga dapat dinetralkan dengan pembahasan interim mengenai RAF dengan Klien

Tindak Lanjut

Belum ada kesepakatan mengenai tartggung jawab auditor sehubungan dengan tindak lanjut.

Beberapa penulis dan praktisi berpendapat bahwa auditor internal mengidentiftkasi kondisi-kondisi

kelemahan dan terserah pada manajemen untuk mengambil tindakan perbaikan, menentukan

kecukupannya, dan mengawasi efektivitasnya. Namun, pandangan ini tidak konsisten dengan deskripsi

yang lebih luas mengenai tanggung jawab audit internal sebagaimana dinyatakan dalam pembukaan

Standar:

Audit internal merupakan aktivitas pemberian keyakinan yang independen, objektif dan aktifitas

konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi.

Terkandung secara implisit dalam pernyataan tersebut tanggung jawab untuk mengidentifikasi dan

melaporkan baik risiko aktual maupun potensial terhadap perusahaan. Auditor internal yang menyadariI

kelemahan dan risiko diminta melaporkannya ke tingkat manajemen yang tepat.

Standar terbaru .7,50f),A1menyatakan bahwa :

Kepala bagian audit harus menetapkan proses tindak lanjut untuk mengawasi dan memastikan bahwa

tiridakan manajemen telah diimplementasikan sek.ara efektif atau bahwa manajemen senior telah

menerima risiko untuk tidak mengambil tindakan.

2. Tindak lanjut oleh auditor internal didefinisikan sebagai sebuah proses untuk menentukan

kecukupan, efektifitas, dan ketepatan waktu atas tindakan yang diambil oleh manajemen

atas pengamatan dan rekomendasi penugasan yang dilaporkan. Pengamatan dan

rekomendasi seperti ini juga mencakup yang dilakukan oleh auditor eksternal dan yang

lainnya. (Sumber: Red Book 440.01.1)

3. Tanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut harus didefinisikan dalam piagam tertulis

aktivitas audit internal. sifat, waktu, dan lugs tindak lanjut harus ditentukan oleh kepala

bagian audit. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan prosedur tindak

lanjut yang tepat adalah :

• Signifikansi pengamatan atau observasi yang dilaporkan.

• Tingkat upaya dan biaya yang dibutuhkan untuk memperbaiki kondisi

yang dilaporkan.

• Risiko-risiko yang mungkin terjadi bila tindakan perbaikan gagal dilakukan.

• Kompleksitas tindakan perbaikan.

• Periode waktu yang terlibat

Kelemahan yang dilaporkan, yang dianggap valid oleh manajemen, jelas telah

menggambarkan risiko bagi perusahaan. Kondisi ini tetap menjadi risiko hingga selesai

diperbaiki. Kegagalan untuk mengawasi risiko tersebut hingga dikoreksi, atau hingga

manajemen senior atau dewan telah menyatakan bahwa mereka akan menanggung risiko

tersebut, harus dianggap sebagai tanggung jawab audit yang tidak dilaksanakan.

Argumen lain yang menyatakan bahwa auditor tidak harus melakukan tindak lanjut atas

tindakan perbaikan adalah bahwa mereka adalah staf dan bukan lini Pernyataan ini sudah jelas,

auditor internal mernang seharusnya tidak mdakukan fungsi lini Namun tindakan perbaikan

bukanlah fungsi lini Justru hal ini merupakan fungsi staff yang dirancang untuk menilai

tindakan fungsi lini. Auditor internal melaksanakan tanggung jawab mereka dengan menilai

linear fungsi ini dalam mengurangi risiko bagi perusahaan.

Kecukupan Tindakan Perbaikan

Temuan-temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya

memilila bany-ak variasi bentuk dan uluiran sehingga tidak ada aturan kaku bagi kelayakan

tindakan perbaikan yang bisa diterapkan di segala situasi. Secara umum, tindakan perbaikan

seharusnya:

• Responsif terhadap kelemahan yang dilaporkan.

• Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dart kelemahan yang ada.

• Berkelanjutan efektivitasnya.

• untuk mencegah terulang kembali.

Pada contoh berikut ini, tindakan perbaikan tidak memenuhi empat kriteria ini :

Sebuah organisasi menggunakan berbagai macam bahan peledak dalam operasinya_

Penanganan bahan peledak tersebut, seperti yang kita perkirakan, membutuhkan kehatihatian

dan pengalaman yang cukup. Hal ini semakin disadari saat seorang pekerja yang lalai dan kurang

terlatih secara tak sengaja meledakkan tangannya dan menyebabkan seorang pekerja lainnya

menjadi buta.

Setelah kejadian itu dibuat kebijakan organisasi yaitu untuk semua karyawan yang menangani bahan

peledak harus menyelesaikan pelatihan, memiliki sertifikasi dalam penanganan bahan peledak, dan

membawa kartu yang membukttican sertifikasi mereka. Karyawan tersebut baru memperoleh sertifikasi

ulang setiap tahun setelah diuji pengetahuan dan kernampuan mereka dalam menangani bahan

peledak

Auditor internal memeriksa prosedur sertifikasi dan status sertifikasi sejumlah karyawan.

Mereka menemukan bahwa tidak ada sistem yang menginformasikan karyawan atan penyedia mereka

bahwa mereka harus mengikuti ujian tahunan. Mereka juga menanyakan 30 dari 100 karyawan dan

menemukan bahwa dua orang tidak menulils sertifikasi sama sekali dan sertifikasi untuk tiga karyawan

telah habis masa berlakunya. kelima karyawan tersebut terlibat dalam penanganan bahan peledak

sehari-hari

Auditor internal dengan segera melaporkan temuan mereka. Sebagai tanggapannya, manajer

produksi meminta kelima orang tersebut diuji dan diberi sertifikasi. la kemudian melaporkan informasi

tersebut ke auditor internal, dengan menyatakan bahwa is telah memperbaiki kondisi kekmahan yang

ada.

tindakan perbaikan tidak memadai sarana sekali dan ditolak oleh auditor internal karena alasan-alasan

berikut ini

Tindakan tersebut tidak responsif. Tindakan perbaikan tidak berhubungan dengan control

atas sertifikasi • Tindakan tersebut tidak lengkap. Hanya karyawan yang diperiksa auditor yang diambil

tindakan.

• Tindakan tersebut tidak berkelanjutan. Tidak ada sistem yang diterapkan untuk memastikan

bahwa Para karyawan dan penyedia mereka diinformasikan mengenai penangguhan masa

berlaku sertifikat mereka.

Tindakan tersebut tidak diawasi. Tidak ada ketentuan, kecuali oleh audit internal periodik, untuk

memastikan bahwa orang yang menangani bahan peledak telah dilatih dan diberi sertifikasi

Catatan kartu berisi nama-nama dan tanggal masa berlaku sertifikasi untuk setiap kary-awan dibuat

dalam "dokumen pengingat" di departemen personalia, yang bertingung jawab untuk

pelatihan dan sertifikasi. Kartu tersebut kemudian diternpatIcan dalam dokumen "tunggu" dan

dihapuskan hanya setelah diterima bukti adanya sertifikasi ulang.

Semua 100 karyawan dicek untuk mengetahui keabsahan dan pembaruan kartu sertifikasi.

Satu bulan sebelum masa berlaku sertifikasi habis, manajer setiap karyawan akan diberi tahu bahwa

sertifikasi ulang sudah harus dilakukan. Mereka juga akan diberi tahu jika ada sertifikasi

karyawan yang diijinkan habis meskipun pemberitahuan tanggal sertifikasi yang diberikan.

Kepala bagian keamanan menginstruksikan para insinyur yang berkeliling pabrik mencari

pelanggaran keamanan untuk memverifikasi apakah setiap orang yang terlihat menangani

bahan peledak kartu bukti sertifikasi terbaru.

Kewenangan dan Status Audit

Tanggung jawab tidak bisa dilaksanakan tanpa kewenangan. Tanggung jawab audit untuk

menilai kecukupan dan efektivitas tindakan perbaikan tidak akan ada artinya jika auditor tidak

diberi kewenangan untuk melakukan hal tersebut. Manajer operasi yang sibuk cenderung

menanggapi keberatan auditor dengan mengatakan: "Saya yang menangani operasi. Saya yang

mengambil tindakan jika saya rasa perlu. Itu sudah cukup memuaskan saya. Memangnya Anda

siapa sehingga bisa mengatakan sebaliknya?"

Tanggapan inilah yang akan didengar auditor internal kecuali bile manajemen senior

dengan jelas memberi mereka kewenangan untuk menilai apakah tindakan perbaikan yang aktual

atau yang diusulkan akan memperbaci kelemahan-kelemahan yang dilaporkan. Kewenangan ini

harus disebutkan dengan jelas dalam akta audit internal. Semua manajer operasi harus menyadari

sepenuhnya bahwa tindakan perbaikan harus nyata dan efektif Auditor akan selalu menulis

wewenang untuk menelaah tindakan dan, jika tidak sepenuhnya memperbaild keadaan, maka

akan dilaporkan.

Tetapi, yang lebih diinginkan adalah memberikan keyakinan, bukan memberitahu. Dan

proses memberikan keyakinan tersebut barns dimulai dari awal. Pada pertemuan pendahuluan,

auditor harus meyakinkan klien bahwa: (1) mereka akan diberitahu segera mengenai setiap

temuan yang ditemukan auditor, (2) balk temuan .maupun dukungan atasnya akan dibahas

secara mendalam; (3) setiap pertanyaan menyangkut fakta-fakta akan diselesaikan sebelurn

masalah dilaporkan; (4) klien akan diperbolehkan untuk berada pada posisi yang berlawanan

dengan temuan; dan (5) klien akan diberikan setiap peluang untuk memulai tindakan perbaikan.

Pada laporan audit final, pemberitahuan yang jelas harus diberikan untuk setiap

tindakan perhaikan yang sudah mulai atau diselesaikan. Tidak ada temuan audit yang harus

diberikan bobot atau penekanan tambahan dart yang seharusnya. Temuan yang tidak signifikan

seharusnya tidak dilaporkan secara formal, sepanjang temuan tersebut telah diperbaiki dengan

layak

Keinginan untuk memberikan keyakinan terhadap suatu temuan ke klien seharusnya tidak

pemah menghalangi auditor dari tujuan utama mereka, yaitu rnemastikan bahwa kondisi telah

diperbaiki. Meskipun auditor telah rnelakukan upaya terbaik, beberapa manajer operasi, bisa

jadi tetap keras kepala dan tidak bisa diyakinkan. Dalam keadaan ini, auditor mungkin perlu

menghubungi atasan. Sering kali, makin tinggi tingkat manajemen yang dihubungi, makin

objektif tanggapan mereka terhadap temuan.

Auditor harus menyiapkan laporan untuk manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dengan

perhatian khusus. Manajemen senior mungkin tidak memiliki kedalaman pengetahuan atas kondisi

seperti yang dimiliki manajer operasi; sehingga penyajiannya harus jelas, bisa dipahami, dan

meyakinkan. Flip-chart dan presentasi elektronik telah terbukti bermanfaat dalam menjclaskan

masalah dan menunjukkan perlunya tindakan perbaikan. Lebih penting lagi adalah presentasi tersebut

dengan tcpat menjelaskan sasaran dan standar operasi yang sedang diperiksa, kondisinya, prosedur dan

praktik, sebab dan akibat (dampak), serta kesimpulan dan rekomendasi.

Auditor internal akan yakin bahwa mereka telah melaksanakan pekerjaan mereka secara

profesional jika baik manajer operasi atau manajemen senior meminta audit tambahan atau studi

– studi khusus.