jurnal vol 2 no 1

JURNAL TATA KELOLA DAN KERANGKA KERJA

TEKNOLOGI INFORMASI

Volume 2 Nomor 1 Mei 2016

ISSN: 2460-1799

Ketua Penyunting

Yeffry Handoko Putra

.

Dewan Penyunting Yusrilla Y. Kerlooza

Universitas Komputer Indonesia

Estiko Rijanto

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Herman S. Soegoto


Didi Rosiyadi

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Ana Hadiana

STMIK LIKMI

Irfan Dwiguna Sumitra

Nanjing Taiwan University

Geraldi Catur Pamuji

Nanjing Taiwan University

Istiqomah


Ana Dara Andriana


Yasmi Afrizal


Wartika


Onah Siti Fatonah


Tata Pelaksana UsahaRangga Nova

Alamat Redaksi

Magister Sistem Informasi


Jl. Dipati Ukur No. 120, Bandung 40132

Telepon : 022-2506634, Email : [email protected]

3

Daftar Isi

MODEL RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS

BALE BANDUNG (UNIBBA)

Rosmalina 6

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PENGELOLAAN

PROYEK DI CV. METRIC DESIGN

ROBI TANZIL GANEFI, ANA HADIANA & IMELDA 19

PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK 2.0 UNTUK MENGUKUR PER-

ENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI APLIKASI META-

TRADER 4.0 (ONLINE TRADING) PADA PERUSAHAAN SEKURITAS

ONLINE

RANI PUSPITA DHANIAWATY 28

PENGUKURAN M ANAJEMEN RISIKO TI DI PT.X MENGGUNAKAN COBIT 5

MYRNA DWI RAHMATYA 38

MODEL ESTIMASI BIAYA PERANGKAT LUNAK MENGGUNAKAN COCO-

MO II (STUDI KASUS PT. X)

ONAH SITI FATONAH 44

REKOMENDASI SISTEM INFORMASI MELALUI PENGGUNAAN OPEN

SOURCE DALAM RANGKA PEMENUHAN KETENTUAN PENGGUNAAN

LISENSI PERANGKAT LUNAK IID RAKHMANUDDIN, ESTIKO RIJANTO, IRAWAN AFRIANTO 52

PERENCANAAN TAHAPAN PRIORITAS STRATEGI BERDASARKAN KEBI-

JAKAN YANG ADA DI BAGIAN INFORMATIKA SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN GARUT UNTUK MEREALISASIKAN E-GOVERNMENT

IRFAN NURUL HAMDANI 61

PEMODELAN ARSITEKTUR ENTERPRISE SEKOLAH MENENGAH PER-

TAMA NEGERI 1 PARIGI UNTUK PENERAPAN STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN

(SNP)

HANI IRMAYANTI 69

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DALAM USULAN REN-

4

CANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH DAERAH DI BADAN PER-

ENCANAAN DAN PEMBANGUNAN (BAPPEDA) KABUPATEN SUBANG

DEDENG HIRAWAN1, ANA HADIANA2 81

PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATE-

GI TI DAN BISNIS (STUDI KASUS UNIVERSITAS KOMPUTER

INDONESIA(UNIKOM))

HANHAN MAULANA 86

“PERANCANGAN CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT UNTUK MEMBANGUN

LOYALITAS PELANGGAN PADA DIVISI PEMASARAN PT BIO FARMA (PERSERO)”

AGUNG JASA MUTTAQIEN USMADI 95

PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEAHLIAN

PEGAWAI PADA DIREKTORAT UMUM DAN OPERASIONAL DI RSUP DR. HASAN

SADIKIN BANDUNG

YALES KURNIA 101

Jurnal Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknologi Informasi Vol 2 No. 16

MODEL RENCANA STRATEGIS

SISTEM INFORMASI DI UNIVER-

SITAS BALE BANDUNG (UNIBBA)

Rosmalina

Email : [email protected]

Universitas Bale Bandung (UNIBBA)

adalah salah satu Perguruan Tinggi swasta

yang berlokasi di Baleendah Kabupaten

Bandung. Unibba didirikan pada tahun 2008

yang merupakan gabungan dari STIPER dan

STKIP Bale Bandung dan telah berkembang

menjadi salah satu Perguruan Tinggi yang

menghasilkan lulusan yang berkualitas.

Dalam upaya mencapai tujuan Unibba yang

terumuskan dalam visi dan misi, memerlukan

strategi bisnis maupun strategi SI/TI. Dari

hasil pengamatan, Unibba belum sepenuhnya

menerapkan sistem informasi dan masih

menggunakan sistem manual. Evaluasi atas

karakteristik dan proses bisnis dari bisnis saat

ini, memperlihatkan bahwa perusahaan perlu

untuk menerapkan sistem informasi untuk

meningkatkan efektivitas dan efi siensi proses

bisnis Unibba dan untuk meningkatkan

penjaminan mutu yang terkait dengan

akreditasi BAN-PT. Implementasi sistem

informasi membutuhkan strategi perencanaan

sistem informasi yang tepat dan sesuai

dengan lingkungan Unibba. Kerangka kerja

perencanaan strategis sistem informasi yang

diusulkan berdasarkan konsep pemikiran dari

Anita Cassidy yang terdiri dari 4 tahapan yaitu

: tahap 1 adalah visioning untuk memahami

situasi bisnis dan informasinya, tahap-2

adalah analysis untuk memahami situasi

sistem informasi, tahap-3 adalah direction

untuk memberikan arahan/usulan terkait

sistem informasi dan tahap-4 recommendation

yang berkaitan dengan rencana implementasi.

Analisis strategis menggunakan analisis value

chain, analisis PEST dan analisis SWOT.

Hasil yang dicapai dari penelitian adalah

membuat suatu kerangka kerja perencanaan

strategi SI/TI yang terintegrasi yang meliputi

area organisasi, infrastruktur teknologi dan

aplikasi sehingga memudahkan manajemen

mengelola sumber daya untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan, akurat dan dapat

digunakan oleh semua pihak.

Kata kunci : Perencanaan Strategis, Sistem

Informasi, Teknologi Informasi

ABSTRACT

THE STRATEGIC PLAN MODEL OF

INFORMATION SYSTEM AT

BALE BANDUNG UNIVERSITY

Rosmalina

Bale Bandung University (UNIBBA)

is one of the private university located in

Bandung regency, exactly in Baleendah.

Unibba founded in 2008 which is a

combination of two high schools, STIPER

and STKIP Bale Bandung and it has grown to

become one of the universities that produces

qualifi ed graduates. Business strategic

and IS/IT strategic are needed In an effort

to achieve the goals of Unibba which are

formulated in the vision and the mission.

From the observation, Unibba has not fully

implemented the information system yet and

it still uses manual systems. The Evaluation

of characteristics and the business processes

of business today, show that the company

needs to implement the information systems

to improve the effectiveness and the effi ciency

of business processes of Unibba and to

improve quality assurance related to the BAN-

PT accreditation. The Implementation of

information systems requires the appropriate

information systems planning strategies

which are suitable to the environment of

Unibba. The Strategic planning framework

of the proposed information system based

on the concept of Anita Cassidy which

consists of four phases, namely: The Phase

1 is visioning to understand the business

situation and the information, the Phase -

2 is the analysis to understand the situation

of information systems, the phase-3 is the

direction to provide directions/suggesstions

related to information systems and the phase

-4 is the recommendation relating to the

implementation plan. The Strategic analysis

uses value chain analysis, PEST analysis and

SWOT analysis. The result of the research

7

is to develop a framework for integrated

strategic planning of SI/IT which covers

an area of organization, infrastructure

technology and applications that facilitate

the management of the resource to produce

the required accurate information which

can be used by all parties.

Keywords: Strategic Planning, Information

Systems, Information Technology� �PENDAHULUAN

Peranan teknologi informasi

dan komunikasi dalam dunia pendidikan

juga sangat besar, khususnya dalam hal

penunjang proses belajar-mengajar dan

efi siensi pekerjaan akademik maupun

administratif. Perguruan tinggi sebagai

salah satu institusi pendidikan sudah

selayaknya mampu untuk memanfaatkan

teknologi informasi dan komunikasi dalam

menunjang berbagai aktivitasnya. Penetrasi

dan implementasi teknologi informasi dan

komunikasi pada perguruan tinggi akan

memberikan dampak yang sangat positif

serta diharapkan memberikan efi siensi dan

produktivitas yang tinggi dalam bidang

akademik dan administratif. Selain itu,

dengan implementasi dan adaptasi teknologi

informasi dan komunikasi diharapkan juga

agar perguruan tinggi tersebut mampu terus

bersaing dalam kancah persaingan dunia

pendidikan di tingkat Nasional bahkan

Internasional.

Permasalahan atau kondisi internal

yang dihadapi Unibba saat ini berkaitan

dengan perencanaan strategi Sistem

informasi yaitu sebagai berikut:

1. Belum adanya rencana pengembangan

sistem informasi terintegrasi di lingkungan

UNIBBA.

2. Belum memanfaatkan peranan TI seperti :

- Belum memiliki sistem informasi yang

mendukung proses pengelolaan data

baik akademik, keuangan, kepegawaian

maupun data lainnya

- Bandwidth yang tersedia masih terbatas

hanya menggunakan speedy pada tiap

gedung yang ada

- Tidak adanya admin atau unit khusus

yang menangani informasi secara

simultan

3. Adanya sarana dan prasarana komputer yang

belum termanfaatkan secara efektif dan efi sien

karena belum adanya arahan yang jelas.

4. Kompetensi SDM TI yang masih terbatas

sehingga dibutuhkan pihak lain dalam rencana

pengembangan sistem informasi

5. Tidak adanya anggaran khusus untuk

pengembangan teknologi informasi, sehingga

pengembangan perangkat pendukung

teknologi informasi sangat terbatas

Hal-hal diatas timbul karena

UNIBBA hingga saat ini belum

mempunyai suatu perencanaan strategis

SI/TI yang jelas. Untuk itu dibutuhkan

perencanaan strategi SI/TI agar selaras

dengan strategi bisnis organisasi. Dimana

tujuan dari perencanaan strategis sistem

informasi di Unibba yaitu :

1. Untuk mengembangkan sistem informasi

yang tercantum dalam kebijakan umum

pengembangan /rencana strategis Unibba

(2008-2013)

2. Untuk memenuhi penilaian mutu dan

kelayakan institusi perguruan tinggi atau

program studi yang dilaksanakan oleh BAN-

PT melalui akreditasi Program Studi � �METODE


3.1 Arahan SI tingkat tinggi

- visi , m isi , sasaran

- strategi T I- pengelom pokkan potensi ap likasi

1.1 Analisis kondisi in ternal perusahaan

T ahap 1

Visioning

T ahap 2

Analysis

T ahap 3

Direction

T ahap 4

Recommendation

1.2 Analisis kondisi eksternal perusahaan

Analisis SW OT

2.1 Identifikasi SI /T I yang

ada d iperusahaan saat in i

4 .1 R encana im plem entasi

2.2 Identifikasi kondisi

eksternal SI/T I organisasi

Analisis ER P

3.2 Arahan SI/T I :

- Arsitektur In form asi

- Arsitektur ap likasi

- Arsitektur in frastruktur teknologi

- Arsitektur organisasi

Identifikasi sum ber daya

Si/T IIdentifikasi perkem bangan teknologi &

m enelaah kebutuhan teknologi saat in i

D aftar ap likasi potensia l

M atr iks M c F ar lan

Strategi b isn is

dalam bentuk

m atr iks SW OT

M anajem en b iaya &

pendanaan T IJadw al im plem entasi

Analisa 6 aset kunci

Aplikasi por tofo lio m endatang

Gambar 1 kerangka Pemecahan Masalah� �HASIL DAN PEMBAHASAN

a. VisioningPhase

Analisis kondisi internal

Proses analisis lingkungan internal

organisasi bertujuan untuk mengenali

aspek-aspek strategis organisasi sehingga

diperoleh gambaran yang jelas dari

kebutuhan organisasi.

9

Analisis Value Chain

Tabel 1 Analisis Value chain

Aktivitas utama Bagian/

unit

Kebutuhan

SI/TIPromosi & penerimaan mahasiswa baruKegiatan promosi dan

sosialisasi kepada

masyarakat dan

kegiatan penerimaan

mahasiswa baru

registrasi, pelaksanaan

ujian mandiri,

verifi kasi, cetak

formulir pendaftaran,

monitoring dan

statistik, dan

administrasi

PR III Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

seluruh

aktivitas

penerimaan

mahasiswa

baru. Sistem ini

harus terhubung

atau mencakup

dengan

aktivitas

promosi dan

pendidikan Kegiatan pendidikan dan pengajaranProses belajar mengajar

: perkuliahan (tatap

muka atau jarak jauh),

praktikum atau praktek,

magang, pelatihan,

diskusi, lokakarya,

seminar, & tugas-tugas

pembelajaran lainnya,

sistem perwalian &

proses pembimbingan

Skripsi

Program

studi

Sistem

informasi

yang akan

mempermudah

proses belajar

mengajar dan

bimbingan

Kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakatmengelola hasil-hasil

penelitian berupa

jurnal, tulisan atau

karya ilmiah pada suatu

unit penelitian, dengan

fi tur seperti pengelolaan

jurnal penelitian,

pengelolaan kerjasama

penelitian, pengelolaan

seminar, pelatihan, atau

lokakarya penelitian,

pengelolaan profi l

peneliti, statistik &

laporan, adm sistem.

LPPM Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

kegiatan

penelitian dan

pengabdian

masyarakat

Aktivitas pendukung Bagian/

unit

Kebutuhan

SI/TI

Kelulusan & alumni

Pengelolaan kegiatan

kelulusan (profi l

lulusan, layanan

& pendayagunaan

lulusan, pelacakan dan

perekaman lulusan)

, dan pemantauan

alumni

PR III Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

pelepasan

mahasiswa

alumni tracer

study)Pengelolaan

administrasi

akademikKegiatan yang meliputi

kurikulum perkuliahan,

profi l dosen, karyawan,

mahasiswa, alumni,

pembagian tugas

mengajar, KRS, nilai,

absensi, ujian, dan

kalender akademik

Program

Studi,

BAAK,

BAU

Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

kegiatan

akademik

Pengelolaan

administrasi

keuanganpengeluaran dan

penerimaan keuangan

guna mempermudah

pelaporan dan

pemantauan keuangan

BAU Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

transaksi

keuangan Pengelolaan

perpustakaanAdministrasi koleksi

perpustakaan

(buku, makalah,

jurnal), administrasi

peminjaman,

pembelian buku

Sistem

informasi

yang

mengelola

administrasi

perpustakaan

dan koleksi

bukuPengelolaan sumber

daya manusiamenyimpan dan

mengelola berbagai

data kepegawaian

guna mendukung

pembuatan berbagai

laporan pengembalian

kepustakaan di bidang

kepegawaian

BAU Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

administrasi

kepegawaian

Pengelolaan sarana

dan prasarana


pengelolaan data

inventarisasi

(bangunan, ruang,

properti ruang, dan

usulan penghapusan),

pengelolaan data

pengadaan (non

tanah, bangunan,

bangunan listrik dan

air), pengelolaan data

bangunan (denah,

konstruksi, dan ruang),

administrasi sistem

BAU Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

kegiatan

pengadaan dan

inventarisasi

sarana

prasarana

Pengelolaan kegiatan

mahasiswaakses kepada fasilitas

pusat kegiatan

mahasiswa, asrama,

layanan kesehatan,

beasiswa, dan kegiatan

ekstra kurikuler

PR III,

Prodi

Sistem

informasi

untuk

mengelola

semua

kegiatan

Informasi kondisi eksternal

Tabel 2 Hasil analisis PEST

Faktor PEST Kebutuhan

SI/TI

Faktor politik

1. Kebijakan

pemerintah dalam

bidang pendidikan

melalui Dikti ataupun

Kopertis

2. Sistem penjaminan

mutu yang

berkelanjutan dan

sistem pelaporan

EPSBED

3. Permendiknas

nomor 17 tahun 2010

tentang pencegahan

dan penangulangan

plagiat,

Surat Dirjen Dikti

nomor 190/D/T/2011

tentang Validasi

karya ilmiah dan

pelangaran norma

Akademik dan

Hukum terhadap

publikasi ilmiah,

Surat Dirjen Dikti

nomor 152/E/T/2012

publikasi karya S1

s/d S3

1. sistem informasi yang

menyajikan sistem

pelaporan yang

berkaitan dengan

proses akreditasi ijin

operasional


mampu melakukan

pengawasan terhadap

mutu akademik

3. Sistem informasi

yang dapat mengelola

kegiatan penelitian

dan pengiriman hasil

penelitian

Faktor Ekonomi

Pertumbuhan

tingkat kemiskinan

mempengaruhi

penurunan daya beli

masyarakat di bidang

pendidikan. Unibba

berupaya memberikan

beasiswa kepada

mahasiswa yang tidak

mampu

Sistem informasi yang

dapat memberikan

informasi mengenai

profi l Unibba, dan

pencarian beasiswa

Faktor sosial

1. Keberagaman sosial,

budaya, dan agama

2. Mempersiapkan

lulusan dengan

konsep-konsep

integritas, tanggung

jawab, kepekaan

sosial dan moral yang

tinggi

Sistem informasi yang

menampilkan ragam

sosial-budaya dalam

kehidupan kampus di

Unibba melalui kegiatan

kemahasiswaan

11

Faktor

teknologi

Perkembangan

teknologi

informasi dan

komunikasi

berbasiskan

web based

service

Sistem manajemen

informasi yang

secara efektif dapat

didayagunakan untuk

mendukung proses

pengumpulan data,

analisis, penyimpanan,

pengunduhan,presentasi

data dan informasi, dan

komunikasi dengan

pihak berkepentingan.

Analisis SWOT

1. Kondisi Internal

Kekuatan (strength)

- Memiliki visi, misi dan sasaran yang jelas

- Program studi yang ditawarkan cukup

banyak

- Universitas Bale Bandung memiliki lahan

yang cukup luas (± 7800 m2) dengan

lokasi yang cukup strategis.

- Sarana untuk pelaksanaan pendidikan

yang memadai seperti ruang kuliah,

perpustakaan dan Laboratorium dengan

perlengkapannya

- Jumlah mahasiswa terdaftar cukup besar

yang merupakan modal bagi pembiayaan

penyelenggaraan pendidikan.

- Pengalaman pendiri dalam mengelola

kampus

- Salah satu Universitas yang ada di

Kabupaten Bandung

Kelemahan (Weakness)

- Penggunaan sistem dan prosedur yang

masih manual

- Penggunaan Teknologi Informasi yang

belum optimal

- Sarana belajar mengajar seperti ruang

kuliah, proyektor, dan laptop masih

terbatas

- Tersedia lahan yang luas hanya saja

keterbatasan dana sehingga pembangunan

ruang kuliah dilakukan secara bertahap

- SDM yang masih terbatas

2. Kondisi Eksternal

Peluang (Opportunities)

- Semakin meningkatnya kesadaran

masyarakat akan pentingnya pendidikan,

khususnya jenjang pendidikan S1

- Program sertifi kasi guru-guru yang

mengharuskan untuk melanjutkan sekolah

ke tingkat yang lebih tinggi

- Kemitraan dan kerjasama dengan

lembaga lainnya masih terbuka luas

- Adanya kemauan yang kuat

dari pimpinan Universitas untuk

mengembangkan kualitas dosen dan

tenaga pendukung, dan mengembangkan

sarana dan prasarana berupa

pembangunan ruang kuliah yang

representatif.

- Banyaknya industri dan perkantoran yang

dapat menyerap tenaga kerja

- Pengembangan sistem informasi untuk

meningkatkan kualitas dan efektifi tas

layanan informasi.

Ancaman (Threats)

- Ancaman terutama terkait dengan kualitas

pengajaran dan pembelajaran yang

diselenggarakan program studi yaitu

dengan banyaknya jumlah program studi

sejenis yang bekerja sama baik dengan

tingkat lokal maupun tingkat nasional

sehingga adanya ancaman dalam upaya

memperoleh calon mahasiswa

- Tren perkembangan teknologi informasi

dan komunikasi yang begitu cepat

seperti internet dan world wide web,

menyediakan peralatan baru yang sangat

ampuh dalam membentuk jaringan global

untuk pengajaran dan riset.

- Peningkatan sarana dan prasarana seiring

dengan kebutuhan pasar dan perkembangan

teknologi informasi

Matrik Strategi SWOT

Tabel 3 Matrik SWOT


(SO)

1. Memperluas

pangsa

pasar dan

meningkatkan

promosi dan

kerja sama

dengan sekolah-

sekolah dalam

(WO)

1. Peningkatan

efektivitas

proses bisnis

melalui

perbaikan

sistem

(sistem

digital) dan

penggunaan

Teknologi

informasi

2. Peningkatan

mutu SDM

(dosen)

dengan

pendidikan

lanjutan

/pascasarjana(ST)

1. Peningkatan

kualitas sarana

prasarana dan

infrastruktur

lainnya untuk

menciptakan

lulusan

berkualitas

2. Evaluasi

kurikulum

secara

periodik yang

disesuaikan

dengan

kebutuhan pasar

(WT)

1. Memperluas

jaringan

kerjasama

dengan

pemerintah

daerah, dan

pihak-pihak

lain termasuk

PTN dan

PTS

2.

Tabel 4 Hasil analisa matrik SWOTStrategi Kebutuhan SI/TI

Strategi SO

1. Memperluas pangsa

pasar dan meningkatkan

promosi dan kerja sama

dengan SMA dalam

mensosialisasikan

Unibba

2. Meningkatkan kualitas

PT dengan Akreditasi

program studi

1. Sistem informasi yang

dapat memberikan

informasi dan promosi


mampu menyajikan

sistem pelaporan yang

berkaitan dengan

proses akreditasi dan

ijin operasional

Strategi ST

1. Peningkatan kualitas

sarana prasarana dan

infrastruktur lainnya

untuk menciptakan

lulusan berkualitas

2. Evaluasi kurikulum

secara periodik yang

disesuaikan dengan

kebutuhan pasar


dapat mengelola sarana

prasarana


mampu melakukan

pengawasan terhadap

mutu akademik

Strategi WO

1. Peningkatan

efektivitas proses

bisnis melalui

perbaikan sistem

(sistem digital) dan

penggunaan Teknologi

informasi

2. Peningkatan mutu

SDM (dosen) dengan

pendidikan lanjutan

/pascasarjana

1. Sistem informasi

terintegrasi mulai

dari sistem informasi

akademik, SI keuangan

dan lain-lain

2. Sistem informasi

kepegawaian

Strategi WT

1. Memperluas jaringan

kerjasama dengan

pemerintah daerah,

dan pihak-pihak lain

termasuk PTN dan

PTS

2. Memanfaatkan

potensi SDM secara

optimal

1. Website yang

terhubung dengan

instansi pemerintah,

dan pihak lainnya

2. Sistem informasi

kepegawaian

a. Tahap II : Analisis

Identifi kasi Situasi SI Saat ini

1. Aplikasi bisnis

- Aplikasi penerimaan keuangan dan tunggakan

mahasiswa

- Website UNIBBA (www.unibba.ac.id)

- Email : [email protected]

- http://puskom-unibba.blogspot.com/

- email : [email protected]

2. Infrastruktur Teknis

- Teknologi Jaringan internet

13

- Perangkat Keras

3. Organisasi

UNIBBA belum memiliki struktur pengelolaan

sistem informasi. Manajemen sistem informasi

saat ini ditangani oleh Lab. Komputer pusat

dan semua hal-hal atau aturan - aturan

yang berhubungan dengan sistem informasi

dipertanggungjawabkan oleh kepala lab

komputer pusat kepada Rektor.

4. Anggaran

Penyediaan anggaran biaya efektif untuk

solusi TI yang meliputi karyawan, konsultan,

pelatihan, recruitment, travel dan entertainment,

fees, shipping and postage, suplier, hardware,

software. UNIBBA sendiri masih memiliki

keterbatasan anggaran, orientasi anggaran

masih diarahkan pada pembangunan fi sik tetapi

tidak menutup kemungkinan untuk peningkatan

sarana dan prasarana teknologi informasi.

Identifi kasi kondisi eksternal Sistem

Informasi

Tabel 5 Hasil analisa ekternal SI/TI

Tren teknologi Manfaat Compatibility hardware

komputer dengan

peralatan digital/

elektronis

Memudahkan dalam

penentuan penggunaan

hardware dalam menunjang

efektifi tas dan efi siensiKemampuan hardware

semakin meningkat

dengan ukuran yang

semakin mengecil

Meningkatkan efi siensi

dalam penggunaan teknologi

dan ruangan

Mobile broadband, web

based service, service

oriented architecture

(SOA)

Memudahkan atau

mendukung pengelolaan dan

distribusi informasi layanan/

hasil jasa kependidikan

terutama antara lembaga

dengan mahasiswa dan

stakeholder lainnya Database dengan

aplikasi open

source, online

transaction

processing serta

penggunaan data

warehousing

Mengurangi biaya

pengelolaan dan

pemeliharaan data,

integrasi data secara

menyeluruh serta

memudahkan dalam

ringkasan dataBusiness intelegent Membantu dalam

pengambilan keputusan

System information

security

Menjamin keamanan

pemrosesan dan penyebaran

informasiMedia simulasi, course

management, virtual

class, computer based

training, knowledge

portal dan cyber

community

Penunjang proses

pembelajaran sehingga

menjadi lebih mudah

disampaikan dan dimengerti

peserta belajar, komunikasi

lebih lancar dan luas,

interaktif dan menarik serta

mudah diakses Identifi kasi Aplikasi Potensial

Tabel 6 Solusi SI/TI dari activity chain

Activity

chain

Kebutuhan

SI/TI

Solusi SI/TI

Aktivitas utama Promosi &

penerimaan

mahasiswa baru

Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

seluruh

aktivitas

penerimaan

mahasiswa

baru. Sistem ini

harus terhubung

dengan aktivitas

promosi dan

pendidikan

SI

pendaftaran

online

Kegiatan

pendidikan dan

pengajaran

Sistem

informasi

yang akan

mempermudah

proses belajar

mengajar dan

bimbingan

e-learning/

kuliah online

Kegiatan

penelitian dan

pengabdian

masyarakat

Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

kegiatan

penelitian dan

pengabdian

masyarakat

SI

penelitian &

pengabdian

masyarakat


Kelulusan &

alumni

Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

pelepasan

mahasiswa dan

alumni (tracer

study)

SI alumni

Aktivitas pendukungPengelolaan

administrasi

akademik

Sistem

informasi

yang dapat

mengelola

kegiatan

akademik

Sistem

informasi

akademik

Pengelolaan

administrasi

keuangan

Sistem

Pengelolaan

perpustakaan

Sistem

Pengelolaan

sumber daya

manusia

Sistem

Pengelolaan

sarana dan

prasarana

Sistem

Sistem

Tabel 7 Solusi SI/TI dari PEST

Faktor

PEST

Kebutuhan SI/TI

Politik 1. Sistem informasi yang dapat

mengelola kegiatan penelitian dan

pengiriman hasil penelitian

2. sistem informasi yang mampu

melakukan pengawasan terhadap mutu

akademik


menyajikan sistem pelaporan yang

berkaitan dengan proses akreditasi ijin

operasionalSistem informasi yang dapat

memberikan informasi mengenai profi l

Unibba dan pencarian beasiswaSosial Sistem informasi yang menampilkan

ragam sosial-budaya dalam kehidupan

kampus di Unibba

Sistem manajemen informasi yang secara

efektif dapat didayagunakan untuk

mendukung proses pengumpulan data,

analisis, penyimpanan, pengunduhan

(retrieval), presentasi data dan

informasi, dan komunikasi dengan pihak

berkepentingan.

Tabel 8 Solusi SI/TI dari matrik SWOT

Kebutuhan SI/TI Solusi SI/

TI1. Sistem

informasi yang dapat

memberikan informasi

dan promosi

2. Sistem

informasi yang

mampu menyajikan

sistem pelaporan yang

berkaitan dengan proses

akreditasi dan ijin

operasional

1.

web site

Unibba

2. SI

penjaminan

mutu

Strategi

ST

1. Sistem

informasi yang dapat

mengelola sarana

prasarana

2. Sistem

informasi yang mampu

melakukan pengawasan

terhadap mutu akademik

1.

SI sarana

prasarana

2. SI

penjaminan

mutu

Strategi

WO

1. Sistem

informasi terintegrasi

mulai dari sistem

informasi akademik, SI

keuangan dan lain-lain

2. Sistem

informasi yang

mengelola kepegawaian

1.

Enterprise

integratoin

system

2. SI

Strategi

WT

1. Website yang

terhubung dengan

instansi pemerintah,

dan pihak lainnya

2. Sistem informasi

yang mengelola

kepegawaian

1.

Website

unibba

2. SI

15

a. Direction Phase

Arahan Sistem Informasi Tingkat Tinggi

Pengelompokkan Aplikasi Potensial

. Tabel 9 Pengelompokkan aplikasi

High Web

site

e-

learning

I

SI Key Support

Sistem

informasi

I

Sistem SI Sistem Sistem

informasi Sistem Sistem

informasi

sarana

prasaranaSistem

informasi

alumniArahan Sistem informasi

1. Arsitektur Informasi dan Basis Data

Gambar 2 Konseptual Arsitektur informasi dan

basis data (Indrajit, 2011)

2. Arsitektur Aplikasi

Sistem in form asi keuangan

Sistem

inform asi

akadem ik

A ktiv ita s u ta m a

A ktiv ita s P e n d u ku n gEnterpr ise in tegration

softw are

Prom osi &

pener im aan

m ahasisw a baru

Kegiatan pendid ika &

pengajaran

Penelitian &

pengabdian m asyarakat

Kelu lusan &

a lum ni

SI pendaftaran

online dan prom osi

E- learn ing

SI penelitian & pengabdian m asyarakat

SI a lum ni

Pengelo laan

adm akadem ik

Pengelo laan adm

keuangan

Pengelo laan

perpustakaan

Pengelo laan

sum ber daya m anusia

Pengelo laan

sarana prasarana

Pengelo laan

kegiatan m ahasisw a

Sistem inform asi perpustakaan

Sistem in form asi kepegaw aian

Sistem in form asi

sarana prasarana

Sistem inform asi

kegiatan kem ahasisw aan

W ebsite U nibba

SI penjam inan m utu

Gambar 3 Konsep arsitektur aplikasi

3. Arsitektur Infrastruktur Teknologi


Gambar 4 Arsitektur infrastruktur TI

(indrajit, 2011)

4. Arsitektur Organisasi

SEN AT U N IVER SIT AS

PR I b idang

akadem ik

PR II b idang adm

um um & keuangan

PR III b idang adm

kem ahasisw aan & a lum ni

BIR O Adm Akad. &

ker jasam a

Pendid ikan

BIR O Adm um um

& keuangan

BIR O Adm

kem ahasisw aan &

a lum ni

R EKT OR

N etw ork

adm in istrator

Sistem Inform asi /

T IK

D atabase

adm in istra torprogram m er

F akultas Pasca Sar jana LPPMBadan

penjam inan m utuperpustakaan

H elpdesk /pusat

in form asi

Gambar 5 Rancangan struktur pengelolaan

SI/TI

a. Tahap IV : Rekomendasi

Implementasi renstra.

Tabel 10 Implementasi Renstra

Sistem

Jaringan

internetWeb site

UnibbaSI

Sistem Sistem Sistem Sistem

e-

learningSistem

SI Sistem Sistem Sistem

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis atas kondisi

Universitas Bale Bandung (UNIBBA)

saat ini serta perumusan strategi sistem

informasi untuk mendukung efektivitas

dan meningkatkan efi siensi proses bisnis

Unibba, maka dapat disimpulkan sebagai

berikut :

1. Usulan kerangka kerja perencanaan strategis

SI/TI telah sesuai dengan keadaan dan

kebutuhan sistem informasi di Unibba. Pihak

Unibba dapat mengetahui faktor-faktor penting

yang diperlukan dalam mengembangkan

suatu sistem informasi yang selaras dengan

rencana strategis Unibba. Faktor-faktor penting

tersebut dapat dilihat dari hasil analisis value

chain, analisis PEST dan analisis SWOT yang

dilakukan terhadap strategi dan model bisnis

Unibba.

2. Perencanaan strategis SI/TI telah dilakukan

dengan menggunakan konsep pemikiran dari

Anita Cassidy yang terdiri dari empat tahap

yaitu visioning phase, analysis phase, direction

phase dan recommendation phase.

3. Perencanaan strategis sistem informasi Unibba

telah dilakukan, dan teridentifi kasi kedalam

tiga area pengembangan yaitu organisasi sistem

informasi, infrastruktur teknologi dan aplikasi.

17

Saran

Dalam rangka pencapaian efektivitas

dan efi siensi proses bisnis Unibba, maka

penulis memberikan beberapa saran

sebagai berikut :

1. Dalam melakukan implementasi

rencana strategis sebaiknya Unibba

mempersiapkan infrastruktur organisasi

terlebih dahulu seperti misalnya

menyiapkan kebijakan pengelolaan

operasional SI/TI serta sumber daya

manusia yang akan menangani bagian/

unit SI/TI

2. Unibba bisa menerapkan rencana strategis

sistem informasi seperti yang telah penulis

susun agar bisa meningkatkan efektivitas

dan efi siensi proses bisnis

DAFTAR PUSTAKA

1. Alter, Steven. 1992. Information System :

A Management Perspective. The Benjamin/

Cummings Publishing company. Inc.

2. Barry. 1986. Strategic Planning Workbook

for Non profi t Organization

3. Boar, B. 2001. The Art of Strategic Planning

for Information Technology. 2nd

Ed. John

Wiley & Sons.

4. Cassidy, Anita. 2006. Information Systems

Strategic Planning. 2nd

Ed. Taylor & Francis

Group

5. Chandler. 1962. Strategy and structure:

Chapter in the history of american industrial

enterprise. Cambridge : The MIT Press.

6. Galliers, D.R.,Leidner, D.E. 2003. Strategic

Information Management : Challenges and

Strategies in Managing Information System.

3

nd. Butterworth Heinemann

7. Grembergen, W., and Haes, S. 2009.

Enterprise Governance of Information

technology : achieving strategic alignment

and value. New York : Springer

8. Hansen, and Mowen. 2000 : Management

Biaya : Akuntansi dan pengendalian, alih

bahasa tim Salemba Empat. Jakarta : Salemba

Empat

9. Henczel, Susan.2001.The Information audit :

a Practical guide. Munchen : Saur.

10. Indrajit, Richardus Eko. 2011. Teknologi

Informasi dan Perguruan Tinggi : menjawab

tantangan pendidikan abad ke 21. Creative

Commons.

11. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.

Yogyakarta : Andi Offset

12. Kaplan, R and D.Norton. 1996. The Balanced

Scorecard:Ttranslating vision into action.

Boston : Harvard Business School Press

13. Laudon, K.C.,Laudon, J.P.2001.Management

Information System. New Jersey : Prentice

Hall

14. Leitch, Robert A.,Roscoe, Davis.1992.

Accounting information System : Theory and

practice. 2nd Edition. Prentice Hall, Inc.

15. Martin, J. 1989. Strategic Information

Planning Methodologies. 2ndEd. Prentice

Hall� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� ! � � " # � $ % � � & ' � �17. Porter, Michael E. 198. Competitive Advantage

: Creating a sustaining superior performance.

New York.: The Free Press

18. Rangkuti, Freddy. 1997. Analisis SWOT :

Teknik membedah kasus bisnis, Jakarta : PT.

Gramedia Pustaka Utama.

19. Renstra Unibba. 2008. Rencana strategis

bisnis Universitas Bale Bandung. Bandung :

Unibba

20. Shank, Jhon K.,Govindrajan, Vijay : Strategic

cost management and value chain., Thomson

Learning

21. Turban, Efraim.,McClean.,Ephraim.,Wath

erbe, James.1999.Information Technology

for Management Making Connection for

Strategis Advantage.2nd Edition. Jhon Wiley


& Sons, Inc.

22. Ward, J.,Griffi ths, P.2003. Strategic Planning

for Information System, 3rdEd. John Wiley &

Sons.

23. Weill, P.,and Ross, J. 2004. IT Governance:

How top performers manage IT decision rights

for superior results. Boston : Harvard business

school press.

24. Wijaya, F.,Santo dan Darudiato, Suparto. 2009.

Enterprise Resource Planning & Solusi Bisnis.

Yogyakarta : Graha Ilmu

19

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PENGELOLAAN

PROYEK DI CV. METRIC DESIGN

ROBI TANZIL GANEFI, S.KOM.1, DR. ENG. ANA HADIANA2 & IMELDA,

S.T., M.T.3

1 UNIKOM Jl. Dipatiukur No. 112-114-116 Bandung 401322LIPI Jl. Cisitu No. 21/154D Bandung 40135

3UNIKOM Jl. Dipatiukur No. 112-114-116 Bandung 40132

[email protected]@lipi.go.id� � � � � � � � � � � � � � � � � �

ABSTRACT

Increasing demand for development of mobile software and websites in 2011-2012 sue CV. Metric Design to

use contract employees. But the using of contract employee services are causing the problem of knowledge

loss when the contract is completed as a result transfer of the project from the employee to the employee

replacement requires substantial time. In addition to the problems of knowledge management, the company is

also the diffi culty in monitoring the management of the project. Project managers fi nd it diffi cult to monitor the

achievement of tasks for each member of the project team.

Blueprint of Knowledge Management Systems (KMS) is designed to integrate the knowledge management

with project management development software. The design blueprint KMS made with reference to the 10-

Step Knowledge Management Roadmap. The 10-step of this study limit up to the sixth stage which is making

blueprint.

KMS research results in the form of a blueprint comes with the implementation of the roadmap both infrastructure

and human resources required in order to provide an overview for the company in implementing KMS. In order

to enhance the research are advised to proceed to the last step of the 10-Step Knowledge Management Roadmap

resulting KMS ready for use by the company.

Keywords : Knowledge Management System, Project Management, KM, KMS


� � � � � � � � � � � � CV. Metric Design merupakan salah satu startup

company di Bandung yang bergerak dalam bidang

jasa pembuatan perangkat lunak. Mayoritas perangkat

lunak yang dibuat oleh CV. Metric Design berupa

perangkat lunak mobile dan website. Banyaknya

permintaan pembuatan perangkat lunak mobile

dan website ini tentunya tidak lepas dari pesatnya

perkembangan perangkat mobile (IDC : 2013) baik

dalam konteks penggunaan individu sehari-hari

maupun dalam untuk memenuhi kebutuhan internal

dan eksternal perusahaan.

Data proyek CV. Metric Design tahun 2011-2012

menggambarkan adanya peningkatan permintaan

pembuatan perangkat lunak mobile lebih dari 100%

(CV. Metric Design: 2013). Hanya saja peningkatan

kebutuhan perusahaan terhadap pembuatan aplikasi

mobile dan website tidak bisa tertutupi dengan

sumber daya manusia yang ada. Untuk menutupi

kekurangan dalam hal sumber daya manusia,

selain melakukan rekrutmen pegawai baru, CV.

Metric Design juga menggunakan jasa pihak ketiga

sebagai tenaga kontrak baik secara personal maupun

perusahaan. Namun dengan adanya penggunaan jasa

pihak ketiga tidak jarang menyebabkan kerugian

bagi perusahaan berupa hilangnya knowledge pada

saat kontrak selesai. Hal tersebut terjadi dikarenakan

tenaga kontrak tidak menyimpan knowledge yang

berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Sebagai

contoh, perusahaan tidak mengetahui solusi apa saja

yang telah dilakukan oleh pegawai kontrak dalam

mengatasi permasalahan pada saat pengerjaan

proyek. Sehingga solusi-solusi untuk mengatasi

permasalahan sejenis dalam proyek pengembangan

perangkat lunak berikutnya harus kembali dicari.

Kondisi tersebut tentu saja tidak efektif mengingat

waktu pengerjaan proyek yang sangat singkat.

Kerugian lain yang dirasakan atas hilangnya

knowledge pegawai kontrak adalah pada saat akan

dilakukan transfer proyek dari pegawai sebelumnya

kepada pegawai baru. Pegawai baru yang akan

meneruskan pengembangan perangkat lunak

harus mengeluarkan usaha lebih untuk memahami

perangkat lunak yang dikembangkan baik dari segi

kerangka kerja secara umum maupun permasalahan-

permasalahan spesifi k yang terdapat pada perangkat

lunak yang bersangkutan. Pemahaman yang

dilakukan oleh pegawai baru tentu akan memakan

waktu yang cukup lama dikarenakan tidak adanya

informasi yang memadai mengenai permasalahan dan

solusi yang dilakukan oleh pegawai sebelumnya.

Selain permasalahan transfer knowledge yang

terjadi pada saat keluar masuk pegawai kontrak,

dampak yang ditimbulkan dari kurangnya sumber

daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu

seorang manajer proyek dituntut harus membawahi

lebih dari satu proyek dengan anggota tim yang

berbeda. Kesulitan yang dirasakan oleh manajer

proyek adalah tidak terintegrasinya informasi yang

berkaitan dengan perkembangan pengerjaan proyek

yang dibawahinya. Apalagi ketika anggota tim terdiri

dari pegawai kontrak yang bekerja diluar kantor

sehingga sangat sulit untuk dilakukan pemantauan

terhadap pencapaian target yang sudah ditentukan.

Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan

sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan pengetahuan pada perusahaan sangat

perlu untuk dilakukan. Diharapkan dengan adanya

pengelolaan pengetahuan maka perusahaan dapat

mengatasi permasalahan hilangnya knowledge

sebagai aset penting perusahaan dapat diatasi.

Selain itu dengan adanya pengelolaan pengetahuan

diharapkan para manajer proyek dapat dengan

mudah melakukan pemantauan pencapaian proyek

dengan mengintegrasikan informasi yang berkaitan

dnegan pengelolaan proyek. � � � � � � � � � � � � � � � � �Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang

telah dijelaskan maka permasalahan-permasalahan

yang muncul adalah :

1. Bagaimana membuat perancangan knowledge

management system untuk mengelola knowledge

pegawai kontrak yang masih menjadi aset

individu?

2. Bagaimana membuat perancangan knowledge

management system untuk membantu manajer

proyek dalam melakukan pemantauan terhadap

proyek pengembangan perangkat lunak?

21

Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penerapan

knowledge management system adalah :

3. Melakukan identifi kasi kebutuhan dasar

knowledge management system yang akan

digunakan untuk mengelola pengetahuan para

pegawai.

4. Membuat perancangan knowledge management

system untuk mengelola pengetahuan pegawai

sekaligus membantu manajer proyek dalam

melakukan pemantauan terhadap proyek

pengembangan perangkat lunak.� � � � � � �Manfaat yang diharapkan dari penelitian tentang

knowledge management system adalah :

5. Membantu perusahaan dalam membangun

knowledge management system yang

didasarkan pada hasil perancangan dalam

penelitian ini.

6. Membantu perusahaan dalam melakukan

pengelolaan pengetahuan individu pegawai

kontrak sehingga dapat mempermudah

pengembangan perangkat lunak.


pengelolaan pengetahuan sehingga dapat

mempermudah transfer proyek pengembangan

perangkat lunak.


pengelolaan pengetahuan sehingga dapat

meningkatkan kinerja manajer proyek dalam

mengelola proyek pengembangan perangkat

lunak.� � � � � � � � � � � � � �Mengingat luasnya pembahasan terkait manajemen

pengetahuan maka dilakukan beberapa batasan

masalah dalam tesis ini diataranya :

9. Penelitan yang dilakukan terbatas pada ruang

lingkup pengembangan perangkat lunak dan

pengelolaan proyek pengembangan perangkat

lunak.

10. Penelitian ini menggunakan metode 10-Step

Knowledge Management Roadmap. Namun

dari sepuluh langkah yang ada pada metode

tersebut, penelitian ini hanya sampai pada

langkah keenam, yaitu pembuatan blueprint

knowledge management system. � � � � � � � � � � � �� Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut

Thomas Davenport dan Laurence (Tiwana: 2002)

knowledge didefi nisikan sebagai berikut :

“Knowledge merupakan campuran dari

pengalaman, nilai, informasi kontekstual,

pandangan pakar dan intuisi mendasar yang

memberikan suatu lingkungan dan kerangka

untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman

baru dengan informasi. Di dalam perusahaan,

knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen

atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi

juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma

perusahaan”.

Knowledge dibagi menjadi dua jenis (Tiwana:

2002) yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge,

yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

11. Tacit Knowledge

Tacit knowledge merupakan pengetahuan

personal. Tacit knowledge bersifat personal dan

sulit dirumuskan sehingga sangat sulit untuk

dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang

lain.

12. Explicit Knowledge

Explicit Knowledge merupakan komponen dari

pengetahuan yang dapat dikodefi kasikan dengan

bahasa yang baku secara ilmiah dalam bentuk

dokumen, basis data, dan sebagainya. Knowledge

jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke

individu lainnya secara formal dan sistematis.� � � � � � � � � � � � ! " # $ " �Nonaka dan Takeuchi mengemukakan bahwa alasan

fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses

adalah keterampilan dan pengalaman mereka


terdapat pada penciptaan knowledge organisasi.

Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan

hubungan sinergik antara tacit knowledge dan

explicit knowledge. Ikujiro Nonaka dan Hirotaka

Takeuchi membedakan antara tacit knowledge dan

explicit knowledge (Nonaka: 1995), dan membagi

model konversi knowledge menjadi empat cara yang

terlihat dalam Gambar 1.

Gambar 1 Konversi Knowledge (Nonaka:

1995)

Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan

konversi knowledge yang terdapat pada Gambar 1:

13. Sharing Tacit Knowledge (Socialisation)

Socialisation merupakan proses konversi tacit

knowledge sehingga pengetahuan tersebut dapat

dibagikan kepada banyak orang. Pengetahuan

yang dibagikan dapat berupa pengalaman atau

pembelajaran pada saat bekerja. Tacit knowledge

ini dapat berupa cara berpikir, budaya, norma,

dan padangan terhadap sesuatu hal.

14. Converting Tacit Knowledge Into Explicit

Knowledge (Externalisation)

Bagi sebuah organisasi pengetahuan haruslah

dieksternalisasi sehingga dapat digunakan oleh

orang lain. Hal tersebut berarti bahwa harus

dilakukan pembuatan model dari pengetahuan

menjadi bentuk eksplisit.

15. Systematic Combining Of Explicit Knowledge

(Combination)

Kombinasi merupakan proses konversi explicit

knowledge menjadi sekumpulan explicit

knowledge yang baru. Contohnya adalah

penggabungan cara-cara yang tidak terstandar,

pengkategorian dan penyusunan pengetahuan

yang mungkin akan menciptakan explicit

knowledge yang baru. Kunci dari kombinasi

ini adalah komunikasi dan sistematisasi dari

pengetahuan.

16. Internalising New Knowledge As Tacit Knowledge

By The Organisation (Internalisation)

Internalisasi dari pengetahuan yang baru

merupakan proses dimana explicit knowledge

diubah menjadi tacit knowledge melalui

organisasi. Kondisi yang harus dipenuhi

sebelumnya adalah bahwa individu harus

terlibat dalam pembentukan dari pengetahuan

yang baru.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � Secara sederhana pengertian dari knowledge

management adalah pengelolaan pengetahuan.

Adapun dalam konteks yang lebih luas pengertian

dari knowledge management adalah pengelolaan

dari pengetahuan organisasi untuk menciptakan

nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan secara

kompetitif (Tiwana: 2002).� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Knowledge Management System atau disingkat

KMS merupakan aplikasi TI yang digunakan untuk

mendukung dan meningkatkan proses pembuatan

pengetahuan dalam organisasi beserta penyimpanan,

pengambilan, transfer dan penerapannya (Tiwana:

2002).� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Tahapan dari metodologi penelitian diawali dari

identifi kasi masalah yang ada di perusahaan,

pengumpulan data yang terdiri dari kajian penelitian

terkait, observasi, dan wawancara yang nantinya

akan digabungkan dengan metodologi penelitian

untuk pengembangan knowledge management

berupa The 10-Step Knowledge Management

Roadmap (Tiwana: 2002).

Pada sepuluh langkah yang ada pada The 10-Step

Knowledge Management Roadmap, penelitian ini

membatasi sampai dengan tahapan keenam, yaitu

sampai dengan tahapan blueprint. Adapun keenam

tahapan pengembangan knowledge management

berdasarkan The 10-Step Knowledge Management

Roadmap adalah analsis infrastruktur, menyelaraskan

23

strategi bisnis dengan knowledge management,

merancang infrastruktur knowledge management,

melakukan audit terhadap aset dan infrastruktur,

merancang tim knowledge management, serta

membuat prototipe dari knowledge management

yang akan dibangun. Adapun metodologi penelitian

tersebut dapat dilihat pada pada Gambar 2.

Gambar 2 Metodologi Penelitian� � � � � � � � � � � � � � � � �� ! " # $ % & $ ' ( ( & $ ) $ *Analisis infrastruktur yang telah dilakukan

sebelumnya terhadap infrastruktur jaringan dan

media penyimpanan menghasilkan data kondisi

infrastruktur perusahaan seperti terlihat pada Tabel

1.

Tabel 1 Hasil Analisis Infrastruktur+ , - . / 0 1 2 3 0 4 5 3 4 06 1 0 7 . 8 1 . 9 : ; 7 1< : . = 7 > ? 1 . 1 . @ A B C D E FG H I H J D K D I FL B B M N

O P Q R S T S U SV W X Y Q Z [ \ ZU Q ] Q ^ \ _ \ Z `P a ^ b P Q Z [ [ c Z \ U \ Zd e f ^ a f g Y \ Zh f f [ T Q d f ] bb Q a \ [ \ S R Q Y S \^ Q Z i S R ^ \ Z \ Zj k l m k n o P Q Z [ [ c Z \ U \ ZP f ] U c ^ bp S e Q q e \ R Qc Z _ c UR Q R a c \ _e \ Z ] \ Z [ \ Z\ ^ T S U \ b S` P Q Z [ [ c Z \ U \ Zr X s c Z _ c Ut n u j v n w x x n y y P Q Z [ [ c Z \ U \ Zz S _ a c ] U Q _b Q a \ [ \ SR Q Y S \ j k l m k n^ Q Z i S R ^ \ Z \ ZU f Y Q^ Q e \ Z [ U \ _T c Z \ U oP Q Z [ [ c Z \ U \ ZP S ] e f b f {| g ] Q T c Z _ c UR Q Z Y \ { \ e U \ Z^ Q U Q e } \ \ Z Y \ Ze Q ~ S b S o� P Q Z [ [ c Z \ U \ Zr � � P Q Z [ [ c Z \ U \ Z� w t � � m y �| U b _ Q e Z \ Tc Z _ c U R Q Y S \^ Q Z i S R ^ \ Z \ Zj � m k n o P Q Z [ [ c Z \ U \ Zz S _ a c ] U Q _c Z _ c UR Q R \ Z _ \ c^ Q e U Q R a \ Z [ \ Z^ e f i Q U o� P Q Z [ [ c Z \ U \ Zh f f [ T Q � w m l� n t � n t P Q Z [ [ c Z \ U \ ZP S ] e f b f {| g ] Q T c Z _ c UR Q Z i S R ^ \ ZU Q \ � T S \ Z^ Q [ \ � \ S P Q Z [ [ c Z \ U \ Zh f f [ T Q d f ] bb Q a \ [ \ S R Q Y S \Y S b U c b S i \ Z [R Q R a \ � \ bY \ { \ e^ Q U Q e } \ \ Z Y \ Ze Q ~ S b S o� � � � � � � � � � � � ! " # $ % & $ ' ( ( & $ ) $ *� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Penyesuaian KM dengan strategi bisnis dilakukan

melalui analisis terhadap strategi yang digunakan

oleh perusahaan saat ini dalam pengelolaan

pengetahuan. Adapun strategi tersebut dibagi

menjadi dua, yaitu strategi kodefi kasi dan strategi

personalisasi. Hasil dari analisis fokus KM yang

telah dilakukan sebelumnya menggambarkan

bahwa perusahaan memiliki strategi yang hampir

berimbang. Strategi kodefi kasi memperoleh

persentase sebanyak 42% sedangkan strategi

personalisasi memperoleh persentase yang lebih

besar, yaitu sebanyak 58%.

Hasil persentase strategi menggambarkan bahwa

saat ini perusahaan cenderung menggunakan strategi

personalisasi dimana pengelolaan pengetahuan

lebih banyak berfokus pada personal dibandingkan

dengan pengelolaan pengetahuan melalui dokumen

tertulis. Berdasarkan hasil tersebut maka strategi

yang tepat dalam merancang KMS lebih banyak

menggunakan strategi personalisasi dibandingkan

dengan menggunakan strategi kodefi kasi. Namun

hal tersebut bertolak belakang dengan kebutuhan

perusahaan dimana perusahaan menginginkan

pengalaman personal pegawai dikodefi kasikan ke


dalam bentuk dokumen sehingga lebih mudah untuk

dipahami dan tidak terfokus pada pegawai tertentu.

Untuk itu, rancangan KMS yang dibuat akan

menggunakan strategi kodefi kasi yang didukung

oleh strategi personalisasi sehingga apa yang sudah

dilakukan oleh perusahaan saat ini dalam hal berbagi

pengetahuan dengan komunikasi verbal akan terus

dilakukan sebagai penunjang dari pengetahuan yang

didokumentasikan.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Audit aset dan sistem yang telah dilakukan

pada tahapan analisis memaparkan aset berupa

pengetahuan individu dan sistem yang digunakan

oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan

proyek. Pada tahap perancangan ini hasil dari audit

aset pengetahuan individu dan pengelolaan proyek

akan digunakan sebagai dasar untuk merancangan

arsitektur data yang akan disimpan pada KMS.

Analisis pengetahuan individu yang dilakukan

mamaparkan bahwa data yang dibutuhkan oleh

perusahaan yang berasal dari pengetahuan individu

dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian, yaitu

teknologi, library, dan penggunaan teknologi dan

library tersebut dalam proyek. Berdasarkan analisis

pengetahuan individu dan pengelolaan proyek

tersebut, berikut ini usulan rancangan arsitektur data

pada KMS yang dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3 Arsitektur Data Pengetahuan � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Tim KM merupakan tim kecil yang bertugas untuk

merancang, membuat, dan mengimplementasikan

rancangan dari KMS. Tim KM terdiri dari stakeholder,

analis, dan anggota yang memiliki keahlian teknis.

Adapun usulan struktur tim KM yang nantinya akan

bertanggung jawab terhadap keberlangsungan KMS

dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.

Gambar 4 Struktur Tim Knowledge

Management � � � � � � � � � � � � � � ! " # $ % & $ ' ( � ) * + , $ , * - $ % . / 0 % -Perancangan blueprint KMS dilakukan dengan

menggunakan tujuh lapisan arsitektur KMS yang

terdiri dari interface layer, access and authentication

layer, collaborative intelligence and fi ltering,

application layer, transport layer, middleware and

legacy integration layer, dan repositories layer.1 � 2 3 � 4 5 � 6 2Interface layer merupakan lapisan utama dimana

pengguna berinteraksi secara langsung dengan KMS.

Lapisan ini digunakan untuk membuat, mengambil,

dan membagikan pengetahuan antar satu pegawai

dengan pegawai lain. Interface layer yang diusulkan

dalam rancangan KMS ini menggunakan platform

website. Pemilihan website sebagai lapisan utama

KMS dikarenakan website bisa diakses secara global

menggunakan jaringan internet tanpa tergantung

lokasi dari pengguna KMS. Hal ini tentu mendukung

penggunaan KMS oleh para pegawai kontrak yang

bekerja di luar kantor.� 4 4 � � � � � � � 7 � � 4 � � � � 5 � 6 2Access and authentication layer merupakan lapisan

yang berada tepat dibawah interface layer. Lapisan

ini berfungsi untuk melakukan otentikasi terhadap

pengguna KMS dengan memberikan akses yang

terbatas kepada para penggunanya.

25

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Collaborative fi ltering and intelligence layer

merupakan lapisan yang memberikan kecerdasan

pada KMS. Pada lapisan ini dilakukan pemberian

atribut penanda atau metadata pada pengetahuan

yang akan disimpan baik melalui mekanisme

otomatis maupun melalui prosedur manual.

Pemberian atribut penanda atau metadata terhadap

pengetahuan yang disimpan memungkinkan

lapisan ini untuk mencari, membuat rangkuman,

menterjemahkan, dan menganalisis data yang

besar menjadi informasi secara efektif dan efi sien.� � � � � � � � � � � � � � �Application layer merupakan tempat dimana

aplikasi-aplikasi yang ada dalam KMS berada.

Contoh aplikasi yang berada pada lapisan ini adalah

aplikasi chatting, collaborative tool dan website

KMS itu sendiri akan dibangun pada lapisan ini.� � � � � � � � � � � � �Transport layer merupakan lapisan yang digunakan

untuk berkomunikasi antara repositori KMS

dengan interface layer yang digunakan secara

langsung oleh pengguna.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �Middleware and legacy integration layer merupakan

lapisan yang berfungsi untuk melakukan migrasi

pengetahuan dari repositori yang ada saat ini ke

dalam KMS yang akan dibangun. Berdasarkan

analisis media penyimpanan yang telah dilakukan

maka dapat diketahui bahwa pengetahuan yang

ada saat ini tersimpan dalam beberapa aplikasi,

diantaranya:

17. Dropbox untuk menyimpan fi le fi sik proyek.

18. Google Docs untuk menyimpan daftar tugas

dan revisi

19. Bitbucket dan VPS untuk menyimpan fi le

program proyek.

Pada middleware dan legacy integration layer

ini akan dilakukan migrasi pengetahuan antara

KMS dengan aplikasi-aplikasi tersebut melalui

API (Application Programming Interface) yang

sudah disediakan oleh masing-masing aplikasi.

Dengan adanya migrasi data pada aplikasi yang

digunakan saat ini maka dimungkinkan KMS

untuk mengambil dan menyimpan data tersebut ke

dalam satu sistem yang sama.� � � � � � � � � � � � �Repository Layer merupakan lapisan yang

berfungsi untuk menyimpan data. Adapun data

yang disimpan pada lapisan ini diantaranya basis

data basis data pengetahuan, forum diskusi,

dan dokumen digital lainnya. Berdasarkan hasil

analisis media penyimpanan maka diketahui

bahwa saat ini perusahaan telah memiliki basis

data yang digunakan oleh perangkat lunak yang

dibangun. Basis data tersebut terletak pada VPS

dengan kapasitas yang terus bertambah dari mulai

20 GB sampai dengan saat ini, yaitu 80 GB.

Melihat kondisi tersebut maka usulan media

penyimpanan pengetahuan dalam KMS

menggunakan VPS. VPS dipilih dikarenakan

kecepatan aksesnya yang lebih tinggi dibandingkan

dengan fi le hosting biasa. Selain itu perusahaan

bisa mengubah spesifi kasi dari VPS tergantung

dari kebutuhan misalnya dengan menambah

kapasitas harddisk, RAM, atau mengganti prosesor

sekalipun. Adapun jenis server yang diusulkan

adalah sebagai berikut:

20. File Server, digunakan untuk menyimpan

fi le fi sik pengetahuan seperti fi le video, fi le

dokumen, dan fi le presentasi.

21. Database Server, digunakan untuk menyimpan

data pengetahuan yang sudah dikodefi kasikan

ke dalam basis data terstruktur. Database

server ini juga akan menyimpan data-data

operasional dalam KMS.

22. Web Server, digunakan untuk menyimpan

KMS beserta aplikasi-aplikasi pada application

layer dan mobile agent. Selain itu web server

akan menyimpan middleware yang berfungsi

untuk mengintegrasikan KMS dengan aplikasi

penyimpan pengetahuan sebelumnya.

23. Mirror Server, digunakan sebagai server

cadangan ketika terjadi kerusakan pada web

server.


24. Backup Server, digunakan sebagai server yang

secara berkala akan melakukan backup data dari

database server.

Berdasarkan ketujuh lapisan maka berikut ini

gambaran rangkaian ketujuh lapisan tersebut seperti

terlihat pada Gambar 5 berikut ini.

Gambar 5 Tujuh Lapisan Infrastruktur

Knowledge Management System� � � � � � � � � Berdasarkan penelitian knowledge management

system yang telah dilakukan maka diperoleh

kesimpulan sebagai berikut:

25. Kebutuhan dasar perusahaan terhadap

pengetahuan pegawai terdiri dari tiga kategori

pengetahuan, yaitu teknologi, library, dan

penerapannya dalam proyek pengembangan

perangkat lunak. Kategori tersebut merupakan

pengetahuan inti yang dibutuhkan oleh

perusahaan yang harus disimpan oleh para

pegawai.

26. Strategi bisnis yang digunakan dalam

perancangan blueprint knowledge management

system menggunakan strategi yang

mengkombinasikan antara strategi personalisasi

dan strategi kodefi kasi. Penggabungan kedua

strategi tersebut bertujuan agar budaya berbagi

pengetahuan yang sudah dilakukan oleh

perusahaan saat ini dengan menggunakan strategi

personalisasi masih bisa diterapkan namun diluar

strategi tersebut perusahaan bisa menghasilkan

repositori pengetahuan yang bersumber dari

pengetahuan-pengetahuan individu yang

disimpan pada saat berlangsungnya proyek.

27. Permasalahan pemantauan proyek

pengembangan perangkat lunak oleh manajer

proyek terjadi pada tahapan pembuatan daftar

tugas untuk masing-masing anggota tim

proyek. Untuk itu pada blueprint knowledge

management system dilakukan penambahan

fi tur task list creator yang bertujuan agar para

manajer proyek bisa melakukan pemantauan

pencapaian proyek. � � � Penelitian knowledge management system di CV.

Metric Design dilakukan dengan berfokus terhadap

pengelolaan proyek pengembangan perangkat

lunak. Oleh karena itu perlu dilakukan penelitian

lanjutan guna mengembangkan blueprint yang

sudah dihasilkan dari penelitian ini. Adapun saran-

saran terhadap penelitian lanjutan adalah sebagai

berikut:

28. Melanjutkan tahapan dari metode 10-Step

Knowledge Management Roadmap sampai

dengan tahapan pembangunan dan penerapannya

pada perusahaan sehingga menghasilkan

knowledge management system yang siap untuk

digunakan.

27

29. Saat ini penelitian yang dilakukan berfokus

pada pengelolaan proyek perangkat lunak

sehingga perlu untuk dikembangkan pada

bidang lain agar pengelolaan pengetahuan yang

dilakukan oleh perusahaan bisa menyeluruh.� � � � � � � � � � � � �[1] CV. Metric Design. 2013. Grafi k Proyek CV.

Metric Design. Bandung.

[2] Dalkir, Kimiz. 2005. Knowledge

Management In Theory And Practice.

Elsevier Butterworth–Heinemann

[3] Davenport, Thomas H, De Long, David W,

Beers, Michael C. 1997. Building Succesfull

Knowledge Management Projects. Center

for Business Innovation Working Paper.

[4] Earl, M., and I. Scott, What Is a Chief

Knowledge Offi cer, Sloan Management

Review, �Winter (1999), 29–38.

[5] Easterby-Smith, M., M. Lyles. 2003. The

Blackwell handbook of organizational

learning and knowledge management.

Oxford: Blackwell.

[6] IDC Worldwide Mobile Phone Tracker.

2013. Press Release February 14, 2013.

http://www.idc.com/getdoc.jsp?contai

nerId=prUS23946013. Diakses pada 24

April 2013 01:34.

[7] Gasik, Stanislaw. 2011. A Modelof

Project Knowledge Management. Project

Management Journal. Warsaw, Poland. Vol.

42, No. 3, 23–44.

[8] Nonaka, Takeuchi. 1995. The Knowledge-

Creating Company. New York : Oxford

University press.

[9] Project Management. 2008. A guide to

project management body of knowledge

(PMBOK® Guide).

[10] Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge

Management Toolkit. Prentice Hall PTR.

[11] von Krogh, G. Care in Knowledge Creation.

California Management Review, 1998, pp.

133-153.

[12] Wilkinson, S. 2004. Focus group research.

In D. Silverman (ed.), Qualitative research:

Theory, method, and practice (pp. 177–199).

Thousand Oaks, CA: Sage.


PENGGUNAAN VAL IT FRAMEWORK 2.0 UNTUK MENGUKUR PER-

ENCANAAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI APLIKASI META-

TRADER 4.0 (ONLINE TRADING) PADA PERUSAHAAN SEKURITAS

ONLINE

Oleh :

RANI PUSPITA DHANIAWATYUniversitas Komputer Indonesia

Program Pascasarjana, Program Studi Magister Sistem Informasi

Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung 40132

E-mail : [email protected]

ABSTRAK

Seiring dengan meningkatnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) pada perusahaan sekuritas

online, maka perusahaan mengharapkan investasi TI yang dilakukan dapat memberikan hasil dan

manfaat sesuai dengan harapan. Maka dari itu perusahaan menerapkan aplikasi metatrader 4.0 yang

bertujuan untuk memberikan manfaat bagi perusahaan, menjaga tingkat kepuasan dan memberikan

pelayanan terbaik kepada nasabah. Untuk menghitung manfaat investasi TI yang dihasilkan, terdapat

metode dan framework yang dapat digunakan yaitu Val IT Framework 2.0. Val IT Framework 2.0

memiliki 3 proses utama untuk mengukur manfaat investasi TI yaitu Value Governance, Portofolio

Management, dan Investment Management, membangun business case,dan menentukan maturity level

perusahaan. Dengan adanya perencanaan investasi TI aplikasi metatrader 4.0 menggunakan Val IT

Framework 2.0 akan menghasilkan business case yang menjelaskan mengenai asumsi dan hasil data

daftar fakta, analisa keselarasan, manfaat fi nansial dan non-fi nansial, analisa resiko, optimasi resiko,

dan dokumentasi business case, serta maturity level yang membantu perusahaan untuk mengukur

investasi TI, menetapkan pilihan strategis dengan melihat sejauh mana efektifi tas perusahaan dalam

memberikan manfaat, mengambil keputusan, memperbaiki portofolio investasi TI secara jelas.

Kata Kunci : Manfaat Investasi TI, Val IT Framework 2.0, Aplikasi Metatrader 4.0, Business Case,

Portofolio Investasi TI.

29

1. PENDAHULUAN2.

Dengan berkembangnya TI

saat ini, menuntut setiap perusahaan

untuk selalu berkembang dengan

mengaplikasikan TI terbaru yang dapat

mendukung kinerja perusahaan. Dalam

menerapkan TI perusahaan membutuhkan

perencanaan investasi TI agar TI yang

diterapkan dapat memberikan manfaat

yang maksimal. Untuk itu, perusahaan

sekuritas online melakukan penerapan

dengan menggunakan aplikasi TI yang

dapat membantu kinerja perusahaan,

menjaga tingkat kepuasan nasabah dan

memberikan pelayanan yang cepat, tepat,

serta berkualitas kepada nasabah. Maka

dari itu perusahaan sekuritas online ini

menerapkan aplikasi metatrader 4.0 yang

bertujuan untuk memberikan pelayanan

terbaik secara cepat dan tepat dalam

melakukan transaksi nasabah, sehingga

perusahaan akan mendapatkan manfaat

fi nansial dan manfaat non-fi nansial

sekaligus.

Tetapi dalam penerapan investasi TI

aplikasi metatrader 4.0 perusahaan masih

belum merasakan manfaat sesuai dengan

yang diharapkan. Hal ini dikarenakan

masih terdapat beberapa proses operasional

dan penggunaan perangkat pendukung

operasional yang belum efi sien dimana

masih perlu untuk diminimalisasi ataupun

dihilangkan dalam segi biaya, resiko

dan penggunaan teknologi informasinya

sehingga dapat mengurangi pengeluaran

biaya untuk TI perusahaan. Perusahaan

ingin mengetahui apakah perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0

yang dilakukan sebelumnya sudah

memberikan manfaat yang maksimal bagi

perusahaan atau belum dan perusahaan

juga ingin mengetahui secara tepat

mana manfaat yang terukur dan tidak

terukur. Maka dari itu perusahaan perlu

untuk mengukur perencanaan investasi

TI untuk melihat manfaat terukur dan

tidak terukur, membutuhkan gambaran

secara jelas yang berkaitan dengan biaya,

resiko dan manfaat dalam perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0. Untuk

menyelesaikan permasalahan tersebut,

perusahaan sekuritas online membutuhkan

sebuah framework yang dapat memberikan

gambaran mengenai langkah-langkah

proses perencanaan investasi TI yaitu Val IT

Framework 2.0.

3. KAJIAN PUSTAKA

Pengukuran investasi teknologi

sangat dibutuhkan untuk perusahaan yang

ingin mempertahankan market share,

menghindari kerugian, dan meningkatkan

kualitas pelayanan. Beberapa masalah atau

kesulitan yang dihadapi perusahaan pada

saat menerapkan perencanaan investasi TI

yaitu masalah biaya, resiko, dan manfaat

dari TI. Kesulitan yang dihadapi perusahaan

biasanya mengenai biaya yang berhubungan

dengan investasi TI yang bersifat terukur

terjadi diawal, sedangkan manfaat yang

bersifat tidak terukur terjadi diakhir atau

beberapa waktu setelah implementasi,

artinya biaya sudah pasti dikeluarkan

sementara manfaatnya belum tentu dapat

dihitung [3].

Val IT Framework 2.0 adalah sebuah

kerangka tata kelola yang meliputi prinsip

dan proses pendukung yang berhubungan

dengan evaluasi dan seleksi investasi TI

dalam bisnis, melakukan realisasi dari

manfaat dan memberikan nilai dari investasi

[1].

Gambar 2.1. Inisiatif Val IT Framework 2.0

Prinsip-prinsip dasar Val IT Framework

2.0 perlu diterapkan kedalam tiga domain

[2] :

• Value Governance, terdiri dari 6 proses,

bertujuan untuk mengoptimalkan nilai dari


sebuah investasi berbasis TI.Tabel 2.1. Proses Domain Value Governance

• Portfolio Management, terdiri dari 6 proses,

bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan

telah mengoptimalkan nilai investasi TI dalam

portofolionya.Tabel 2.2. Proses Domain Portfolio Management

• Investment Management, terdiri dari 10

proses, bertujuan untuk memastikan bahwa

setiap investasi perusahaan menghasilkan

pengoptimalan nilai.Tabel 2.3. Proses Domain Investment Management

Business case merupakan kumpulan

asumsi atau pemahaman tentang bagaimana

suatu nilai diciptakan, bagaimana cara

memastikan dan mendeskripsikan hasil

bisnis yang akan diukur dalam mencapai

manfaat yang diharapkan serta dapat

memperkuat asumsi dan memberikan

dukungan bagi pengambil keputusan dalam

menetapkan investasi untuk selanjutnya

[2].

Lembar Fakta

Keselarasan

Manfaat Finansial

Manfaat Non-Finansial

Resiko

Optimasi

Resiko dan Pengembalian

Dokumentasi Pemeliharaan

Gambar 2.2. Langkah-Langkah Business Case

Maturity Model bertujuan untuk

membantu perusahaan dalam meningkatkan

kapabilitasnya agar mampu secara

konsisten menghantarkan produk/jasa

kepada pelanggan, dan melihat sejauh

mana efektifi tas sebuah perusahaan dalam

menciptakan nilai dengan dilakukannya

perbandingan benchmarking.

Aplikasi Metatrader 4.0 adalah aplikasi

yang digunakan untuk melakukan trading

online baik itu forex, saham dan komoditi,

tetapi aplikasi ini lebih umum digunakan

untuk melakukan transaksi forex.

4. METODOLOGI PENELITIAN

TAHAP 1

PERUMUSAN MASALAH

(MENENTUKAN ARAH DAN

TUJUAN PENELITIAN)

TAHAP 2

STUDI PUSTAKA (MELAKUKAN

KAJIAN PUSTAKA DENGAN MEMPELAJARI BUKU

REFERENSI, JURNAL, DAN

HASIL PENELITIAN SEJENIS)

1. USULAN PELAKSANAAN

PROSES PROSES VAL IT

TAHAP 4

USULAN PENELITIAN

2. USULAN PERENCANAAN

INVESTASI TI

MENGGUNAKAN KONSEP

BUSINESS CASE

3. USULAN TINGKAT

KEMATANGAN (MATURITY

LEVEL)

4. USULAN PENGAMBILAN

KEPUTUSAN INVESTASI TI

1. ANALISIS PERUSAHAAN

TAHAP 3

ANALISIS PENELITIAN

2. IDENTIFIKASI

PELAKSANAAN PROSESPROSES VAL IT

3. ANALISIS PERENCANAAN

INVESTASI TI

MENGGUNAKAN KONSEP

BUSINESS CASE

4. ANALISIS TINGKAT

KEMATANGAN (MATURITY

LEVEL)

Gambar 3.1. Tahapan Penelitian

Terdapat beberapa tahapan-tahapan

penelitian yang digunakan, yaitu :

1. Tahap perumusan masalah ini dilakukan

untuk menentukan pertanyaan penelitian yang

akan menjadi arah bagi tujuan dan manfaat

31

penelitian.

2. Tahapan studi pustaka ini bertujuan untuk

mendapatkan landasan teori mengenai

masalah yang akan diteliti.

3. Tahapan ini dilakukan analisa dan identifi kasi

yang berfungsi untuk mengetahui apakah

penerapan investasi teknologi informasi

aplikasi metatrader 4.0 pada perusahaan

sudah memberikan manfaat sesuai dengan

yang diharapkan atau belum. Tahapan

yang dilakukan yaitu analisa perusahaan,

identifi kasi proses-proses Val IT Framework

2.0, analisa perencanaan investasi TI

menggunakan Business Case, dan analisa

tingkat kematangan perusahaan.

4. Tahap usulan penelitian dilakukan untuk

memperbaiki proses perencanaan investasi

teknologi informasi aplikasi metatrader 4.0 dan

mencapai tujuan yang diharapkan. Tahapan

yang dilakukan yaitu Usulan Pelaksanaan

Proses-Proses Val IT Framework 2.0, Usulan

Perencanaan Investasi TI Menggunakan

Business Case, Usulan Tingkat Kematangan

dan Usulan Pengambilan Keputusan Investasi

TI.

5. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

5.1. Identifi kasi Proses-Proses Val IT

Proses analisis perencanaan investasi

TI aplikasi metatrader 4.0 dilakukan

pada perusahaan sekuritas online,

mengidentifi kasi proses Val IT dengan

menggunakan kuesioner. Kuesioner

diberikan kepada 12 responden perusahaan

sekuritas online, seperti yang tercantum

pada Tabel 4.1.Tabel 4.1. Data Responden

1. Identifi kasi Value Governance

Dari hasil analisis dapat disimpulkan

bahwa portofolio pendefi nisian manfaat

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 masih

belum lengkap, belum ditetapkannya bobot

resiko pada setiap kategori investasi, masih

direncanakannya pembelajaran dari proses

investasi sebelumnya, sehingga manfaat

yang didapatkan dari investasi TI perusahaan

belum optimal dan belum sesuai harapan

perusahaan.Tabel 4.2. Hasil Identifi kasi Proses VG

2. Identifi kasi Portfolio Management

Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa

pada proses menetapkan target bisnis,

prediksi, anggaran dan kontrol pengeluaran

yang dikeluarkan serta manfaat bisnis yang

dapat direalisasikan masih belum optimal

dalam pelaksanaannya, karena masih belum

jelas penjabaran dalam portofolio perusahaan.

Pada proses evaluasi serta penilaian business

case investasi aplikasi metatrader 4.0 untuk

melihat manfaat yang dihasilkan masih belum

dilakukan oleh perusahaan, karena business

case masih belum diterapkan di perusahaan,

sehingga proses kontribusi nilai atau manfaat

masih belum optimal bagi sasaran strategi

perusahaan.Tabel 4.3. Hasil Identifi kasi Proses PM

3. Identifi kasi Investment Management

Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa

masih terdapat proses yang belum dilakukan

sama sekali oleh perusahaan yaitu proses

dalam mengembangkan dan mengevaluasi

konsep investasi TI aplikasi metatrader

4.0 business case, belum menerapkan dan

membuat business case serta menetapkan

akuntabilitas investasi TI aplikasi metatrader

4.0 yang lengkap. Oleh karena itu perusahaan


belum optimal dalam menghasilkan nilai/

manfaat dengan biaya yang terjangkau serta

tingkat resiko yang dapat diterima, karena

penggunaan alat pendukung operasional

perusahaan dan pejelasan mengenai manfaat,

biaya dan resiko belum dijelaskan secara rinci

dengan menggunakan business case.Tabel 4.4. Hasil Identifi kasi Proses IM

5.1. Analisis Perencanaan Investasi

Menggunakan Business Case

Berikut ini analisis perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 pada

perusahaan sekuritas online dengan

menggunakan beberapa langkah dalam

business case, yaitu:

1. Langkah 1 : Membangun daftar fakta. Pada

langkah ini dilakukan pembuatan daftar fakta

dengan menganalisis informasi yang berkaitan

dengan manfaat fi nansial, manfaat non-

fi nansial, SDM, dan resiko. Analisis tersebut

dilakukan dengan melihat dari masing-masing

kemampuan teknis, operasional dan bisnis yang

sedang terjadi pada perusahaan.

2. Langkah 2 : Analisis keselarasan. Pada

langkah ini dilakukan analisis mengenai

keselarasan yang relevan dalam perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 :

a. Memastikan bahwa perencanaan investasi

TI aplikasi metatrader 4.0 mendukung

sasaran strategis perusahaan. Pada tahap ini

dilakukan analisis keselarasan antara dua

jenis kontribusi penyesuaian manfaat dari

penerapan aplikasi metatrader 4.0.

b. Memastikan bahwa perencanaan investasi

TI aplikasi metatrader 4.0 sesuai dengan

target perusahaan. Pada tahap ini dilakukan

analisis keselarasan dengan membandingkan

proses yang terjadi di perusahaan dengan

manfaat penerapan aplikasi metatrader 4.0.

3. Langkah 3 : Analisis manfaat fi nansial. Pada

langkah ini dilakukan analisis mengenai data

portofolio invetasi TI aplikasi metatrader 4.0

perusahaan sekuritas online sebelumnya, apakah

perencanaan investasi TI aplikasi metatrader

4.0 sebelumnya sudah memberikan manfaat

yang optimal sesuai harapan perusahaan atau

belum.

4. Langkah 4 : Analisis manfaat non-fi nansial.

Pada langkah ini dilakukan analisis tujuan

perusahaan dengan manfaat dari penerapan


4.0.

5. Langkah 5 : Analisis resiko. Pada langkah ini

dilakukan analisis terhadap resiko perencanaan

investasi TI yang terjadi saat ini dan sebelumnya

dengan melihat portofolio perencanaan investasi

TI aplikasi metatrader 4.0 perusahaan sekuritas

online.

6. Langkah 6 : Mengoptimasi resiko dan

pengembalian dari investasi TI. Pada langkah

ini dilakukan penilaian dan optimalisasi

resiko dan pengembalian investasi TI aplikasi

metatrader 4.0, perusahaan menggunakan

matrik keputusan pada Tabel 4.5 yang sudah

disesuaikan dengan analisis pada tahap

sebelumnya. Berikut ini merupakan matrik

keputusan investasi TI yang sudah disesuaikan

dengan hasil dari analisis pada langkah-langkah

sebelumnya.Tabel 4.5. Matrik Keputusan InvestasiTI

33

Dapat disimpulkan bahwa dari hasil matrik

keputusan perencanaan investasi TI aplikasi

metatrader 4.0 dapat dimasukkan dalam

suatu portofolio dengan mempertimbangkan

manfaat non-fi nansial sebagai nilai yang

cukup berharga dalam menggantikan manfaat

dan target fi nansial.

7. Langkah 7 : Mendokumentasikan business

case. Pada langkah ini dilakukan pencatatan

terstruktur dari hasil langkah sebelumnya

dengan mendokumentasikan (blueprint)

business case. Hasil analisis langkah 7 yaitu

bentuk pendokumentasian langkah business

case dari mulai langkah 2 sampai dengan

langkah 6 secara lengkap dan rinci sehingga

perusahaan dapat mengetahui manfaat yang

diharapkan, minimalisasi biaya dan resiko

yang akan dihadapi oleh perusahaan.

8. Langkah 8 : Peninjauan business case.

Pada langkah ini dilakukan peninjauan ulang

business case selama pelaksanaan perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 termasuk

keseluruhan hasilnya. Analisis pada langkah

ini belum dapat dilakukan karena tahap

pelaksanaan perencanaan investasi TI aplikasi

metatrader 4.0 belum selesai dilakukan &

tahap pelaksanaan perencanaan investasi

TI aplikasi metatrader 4.0 pada perusahaan

memiliki jangka waktu yang panjang.

5.1. Analisis Kematangan Proses Val IT

Berdasarkan pada analisis

perencanaan investasi TI aplikasi

metatrader 4.0 dengan menggunakan

konsep business case, pada tahap ini

dilakukan perbandingan (benchmarking)

untuk menetapkan pilihan sasaran strategis

perusahaan dan melihat sejauh mana

efektifi tas perusahaan dalam menciptakan

nilai/manfaat. Benchmarking dilakukan

dengan menerapkan maturity model Val

IT Framework 2.0 yang terdiri atas 6 level

dan 6 atribut.

1. Analisis Kematangan Proses VG

Berdasarkan hasil analisis yang sudah

dilakukan maka dapat dilihat pemetaan dari

tingkat kematangan domain proses Value

Governance yang telah dilakukan oleh

perusahaan sekuritas online:

Gambar 4.1. Tingkat Kematangan VG

2. Analisis Kematangan Proses PM



tingkat kematangan domain proses Portfolio

Management yang telah dilakukan oleh


Gambar 4.2. Tingkat Kematangan PM

3. Analisis Kematangan Proses IM



tingkat kematangan domain proses Investment

Management yang telah dilakukan oleh



Gambar 4.3. Tingkat Kematangan IM

5.1. Usulan Perencanaan Investasi TI

Menggunakan Val IT

Usulan yang akan diberikan yaitu

berdasarkan hasil identifi kasi proses Value

Governance (VG), Portfolio Management

(PM), dan Investment Management (IM)

yang akan mengubah performa kurang atau

cukup menjadi baik sesuai dengan keinginan

perusahaan.

1. Usulan Pelaksanaan Proses VG

Berikut ini merupakan beberapa usulan

perbaikan untuk setiap prosesnya, yaitu :Tabel 4.6. Usulan Pelaksanaan Proses VG

2. Usulan Pelaksanaan Proses PM


perbaikan untuk setiap prosesnya, yaitu :Tabel 4.7. Usulan Pelaksanaan Proses PM

3. Usulan Pelaksanaan Proses IM


perbaikan untuk setiap prosesnya, yaitu :Tabel 4.8. Usulan Pelaksanaan Proses IM

5.1. Usulan Perencanaan Investasi TI

Berdasarkan Business Case

Berdasarkan analisis business case

yang telah dilakukan, berikut ini beberapa

hal yang dapat menjadi usulan dan perbaikan

antara lain:

1. Pengumpulan data fakta harus lebih lengkap

dan dinyatakan secara tertulis, dilakukan

penyamaan persepsi pimpinan, manajer&staff

atas data yang dikumpulkan untuk pembuatan

business case.

2. Analisis keselarasan seharusnya tidak hanya

dilakukan terhadap sasaran bisnis perusahaan

saja tetapi juga dilakukan pada visi dan misi

perusahaan yang lebih spesifi k. Pada tahap ini

harus dilakukan dengan perencanaan bisnis

dan TI yang telah ada sehingga investasi TI

yang dilakukan dapat menjadi pengembangan

35

perencanaan bisnis atau TI.

3. Analisis manfaat fi nansial perlu dilakukan

secara detail untuk membandingkan manfaat

fi nansial saat kondisi sebelum dan sesudah

penerapan investasi TI.

4. Perencanaan investasi TI aplikasi metatrader

4.0 telah terdapat manfaat non-fi nansial,

sehingga tidak ada usulan yang diberikan

untuk pihak perusahaan.

5. Dari hasil analisis resiko yang sudah dilakukan,

terdapat beberapa tindakan perbaikan dalam

mengatasi resiko, seperti :

a. Melakukan pembaharuan terhadap aplikasi

metatrader 4.0, dimana aplikasi yang

awalnya hanya dapat digunakan pada OS

Windows saja menjadi dapat digunakan

pada segala macam platform dan OS lain.

b. Nasabah/karyawan dapat melakukan

pelatihan dan edukasi berkaitan dengan

transaksi online trading sehingga akan

berkurangnya resiko pada kesalahan

proses input.

• Bagian TI harus selalu memantau

jaringan internet yang digunakan untuk

melakukan transaksi trading online,

sehingga kerusakan jaringan internet

akan teratasi terlebih dahulu.

• Dilakukannya komunikasi dengan

nasabah dan menyamakan persepsi

mengenai screen rate pada saat akan

melakukan transaksi, sehingga tidak

akan terjadi perbedaan screen rate yang

diakibatkan oleh perbedaan kecepatan

jaringan internet.

• Melakukan pengamanan yang tinggi

pada transaksi dengan menggunakan

teknologi canggih yang dinamakan

RSA security protocol. Protokol ini

menggunakan versi terbaru dari

fi rewall, enskripsi dan sertifi kat

teknologi autentifi kasi.

c. Berdasarkan matrik keputusan pada Tabel

4.5, maka diusulkan keputusan perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 dapat

dimasukan dalam prioritas portofolio &

difokuskan pada keuntungan non-fi nansial

yang dapat diperoleh perusahaan sekuritas

online.

d. Bentuk dokumentasi business case

merupakan penjelasan hasil analisis yang

diuraikan dari langkah 2 s.d 6.

e. Perusahaan sebaiknya melakukan

peninjauan thd pelaksanaan business

case yg dpt menggambarkan realisasi

manfaat serta kemampuan bisnis,

teknikal&operasional yang dapat

diperoleh untuk mencengah terjadinya

resiko, memperbaharui business case jika

terdapat perubahan arah strategi bisnis dan

mengetahui manfaat yang didapatkan dari

penerapan investasi TI.

5.1. Usulan Matrik Atribut Kematangan Proses

– Proses Val IT

Berdasarkan analisis atribut

kematangan proses Val IT yg sdh dilakukan,

maka diberikan beberapa usulan perbaikan

kematangan untuk ketiga domain Val IT

Framework 2.0, yaitu:

1. Usulan Perbaikan Kematangan VG

Berikut ini merupakan langkah perbaikan

yang diusulkan untuk perbaikan proses Value

Governance (VG), yaitu :Tabel 4.9.Usulan Perbaikan Kematangan VG

2. Usulan Perbaikan Kematangan PM

Berikut ini merupakan langkah perbaikan

yang diusulkan untuk perbaikan proses

Portfolio Management (PM), yaitu :Tabel 4.10.Usulan Perbaikan Kematangan PM


3. Usulan Perbaikan Kematangan IM

Berikut ini merupakan langkah perbaikan yang

diusulkan untuk perbaikan proses Investment

Management (IM), yaitu :

Tabel 4.11.Usulan Perbaikan Kematangan IM

5.1. Usulan Pengambilan Keputusan Investasi

TI

Berikut merupakan langkah

pengambilan keputusan perencanaan

investasi TI:� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� Gambar 4.1. Usulan Langkah Pengambilan

Keputusan

1. Pada langkah pertama identifi kasi proses Val IT,

hasil yang didapatkan yaitu semua proses Val IT

harus dilakukan agar mendapat pengembalian

berupa manfaat dari suatu investasi TI,

karena prosesnya berisi mengenai gambaran

untuk melaksanakan beberapa hal yang harus

dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan

perencanaan investasi TI.

2. Pada langkah kedua dilakukan analisis business

case, hasil yang didapat yaitu blueprint dari

pendokumentasian business case yang berisi

mengenai perencanaan investasi TI yang

dilakukan dengan melihat analisis keselarasan,

keuntungan nonfi nansial, risiko, sehingga

didapatkan hasil bahwa perencanaan investasi

TI yang berkaitan dengan aplikasi metatrader

4.0 dapat dilakukan dengan fokus pada

keuntungan non-fi nansial.

3. Pada langkah ketiga analisis tingkat kematangan,

hasil yang didapatkan yaitu tingkat kematangan

perusahaan dalam mengotimalkan manfaat yang

diharapkan oleh perusahaan. Pada pelaksanaan

proses Val IT Framework 2.0 ini masih berada

pada level 1, sehingga perlu ditingkatkan dalam

hal standarisasi proses, & organisir pendekatan

manajemen dalam mencapai manfaat sesuai

harapan perusahaan.

4. Pada langkah ini keputusan perencanaan

investasi TI yang dilakukan oleh pimpinan

menghasilkan diskusi mengenai perencanaan

investasi TI dengan melihat langkah identifi kasi

proses Val IT Framework 2.0, business case

dan maturity level. Keputusan akhir apakah

perencanaan investasi tersebut akan di

implementasi atau tidak, semua akhir keputusan

mengenai investasi TI berada ditangan pimpinan

perusahaan yang sudah melakukan koordinasi

terlebih dahulu dengan manajer TI dan staff.

6. KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan

identifi kasi perencanaan investasi TI dalam

penelitian ini dapat disimpulkan bahwa :

1. Dengan adanya panduan business case dan

maturity level yang dihasilkan dari analisis

dan identifi kasi dapat memberikan panduan

mengenai pengukuran dalam perencanaan

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 dan

mengetahui manfaat optimal yang akan diterima

perusahaan.

2. Dengan adanya business case perencanaan

37

investasi TI aplikasi metatrader 4.0 dapat

membantu perusahaan dalam menggambarkan

manfaat yang diharapkan, meminimalisasi

biaya, dan mengurangi resiko yang merugikan

perusahaan secara jelas kepada pimpinan dan

manajer TI.

3. Dengan adanya langkah - langkah dalam

melakukan perencanaan investasi TI aplikasi

metatrader 4.0 dengan menggunakan Val IT

Framework 2.0 dapat membantu pimpinan

dan manajer dalam mengambil keputusan


4.0.

6.1. Saran

Beberapa saran yang dipertimbangkan

dalam penerapan investasi TI aplikasi

metatrader 4.0 ini antara lain, yaitu :

1. Untuk perusahaan sekuritas online ini

hendaknya melakukan penerapan langkah

perencanaan investasi TI tidak hanya pada

aplikasi metatrader 4.0 tetapi menerapkan

kepada seluruh investasi TI perusahaan.

2. Untuk perusahaan sekuritas online ini

hendaknya memperbaiki & meningkatkan

pelaksanaan proses Val IT Framework 2.0

hingga mencapai level yang diinginkan dengan

menerapkan usulan maturity level proses

Val IT Framework 2.0 untuk meningkatkan

pemahaman perusahaan akan investasi TI dan

mengurangi kegagalan pelaksanaan investasi

TI.

3. Untuk pengembangan penelitian selanjutnya,

disarankan untuk melakukan pengukuran

perencanaan investasi TI perusahaan dengan

memetakan biaya, manfaat dan resiko secara

keseluruhan.

4. Untuk pengembangan penelitian selanjutnya,

disarankan untuk melakukan peninjauan

pembuatan business case yang bermanfaat

untukpembelajaran perusahaan dlm

melakukan perencanaan investasi TI.

DAFTAR PUSTAKA

[1] “Enterprise Value: Governance of IT Investments,

The Val IT Framework 2.0 Extract”, IT Governance

Institute, www.itgi.org.

[2] “Enterprise Value: Governance of IT Investments,

The Business Case”, IT Governance Institute, www.

itgi.org.

[3] Wina Witanti dan Falafah. 2007. Val IT : Kerangka

Kerja Evaluasi Invetasi Teknologi Informasi.

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi

2007 (SNATI 2007). Juni. ISSN : 1907-5022.


PENGUKURAN M ANAJEMEN RISIKO TI DI

PT.X MENGGUNAKAN COBIT 5

MYRNA DWI RAHMATYA


Program Pasca Sarjana, Program Studi Magister Sistem Informasi

Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung 40132

e-mail: [email protected]

ABSTRAK

PT. X menerapkan Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN. Sebagai salah satu bagian dari penerapan GCG, PT. X membentuk unit kerja manajemen risiko. Namun, manajemen risiko pada PT. X, khususnya risiko TI belum berjalan dengan baik sebab masih ditemukannya permasalahan terkait TI yang dapat menganggu operasional.

Penelitian ini bertujuan mengukur manajemen risiko TI PT. X dengan menggunakan capability level COBIT 5, melakukan analisis gap dan memberikan rekomendasi berupa langkah yang dapat dilakukan untuk dapat mencapai manajemen risiko TI yang diharapkan sehingga dapat meminimailisir tingkat kegagalan/kerugian.

Metodologi penelitian yang digunakan ialah merumuskan permasalahan yang ada, melakukan studi literatur, mencari proses pada COBIT 5 yang dapat memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada, mengumpulkan data, menentukan target capability level manajemen risiko TI yang diharapkan, analisis gap dan memberikan rekomendasi untuk dapat mencapai capabiliy level yang diharapkan.

Berdasarkan hasil analisis manajemen risiko TI pada PT. X berada di level 1 (performed process), yaitu EDM03, APO12, DSS01, DSS05, MEA02. Manajemen risiko TI di PT. X masih belum terorganisir. Sementara itu, capability level yang ingin dicapai ialah level 2 (managed process).

Untuk dapat mencapai level tersebut PT. X perlu meningkatkan capability level manajemen risiko TI level 1, yaitu dengan memelihara keamanan informasi, memantau dan meningkatkan kontrol internal, menganalisis kekurangan pada kontrol, meningkatkan kinerja operasional dan sistem kontrol internal. Sedangkan langkah untuk dapat mencapai level 2, yaitu dengan mengelola kinerja proses dan mengelola kriteria serta kualitas work product dari setiap proses.

Kata kunci: Manajemen Risiko TI, COBIT 5

1.

39

2. PendahuluanPT. X merupakan BUMN yang menerapkan Good Corporate Governance (GCG) sesuai dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN. Sebagai salah satu bagian dari penerapan GCG, PT. X membentuk unit kerja manajemen risiko.Manajemen risiko dilakukan untuk mengenali dan mengelola risiko serta kejadian-kejadian yang mungkin akan muncul, meminimalkan dampaknya dan menentukan penanganan risiko yang tepat untuk meningkatkan peluang sukses.Namun, manajemen risiko pada PT. X, khususnya risiko TI belum berjalan dengan baik sebab masih ditemukannya permasalahan, seperti kehilangan/kerusakan database tanpa kejelasan siapa dan unit mana yang bertanggung jawab karena penggunaan password DBA yang dibagi pakai, user dan password diketahui oleh yang tidak berhak dan kecurangan ditemukan dalam waktu yang lama dikarenakan tidak adanya penghapusan user lama, waktu respon CPU melambat dan transaksi terganggu karena penggunaan aplikasi layanan transaksi di loket bercampur dengan aplikasi lain yang tidak berhubungan, tidak terpantaunya masa pakai komponen mesin yang dapat mengganggu terhentinya transaksi layanan dan sering terjadi kerusakan peralatan elektronik (alat komunikasi, switch, hub dan sebagainya) yang mengakibatkan terhentinya kegiatan.Permasalahan tersebut menandakan bila manajemen risiko TI PT. X belum berjalan dengan baik. Akibatnya, kerusakan/kehilangan dan perubahan data oleh pihak yang tak berwenang dan kerusakan perangkat TI yang dapat mengganggu operasional.

Karena itulah perlu dilakukan pengukuran terhadap manajemen risiko TI yang berjalan saat ini untuk mengetahui kinerja manajemen risiko TI. Kekurangan yang ada pada manajemen risiko TI saat ini dapat menjadi dasar untuk menentukan langkah apa saja yang perlu dilakukan untuk dapat meningkatkan manajemen risiko dan menurunkan tingkat kegagalan/kerugian.Pengukuran manajemen risiko TI menggunakan COBIT 5 karena memberikan kerangka kerja yang lengkap yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuan untuk IT Governance dan IT Management. COBIT 5 juga membantu perusahaan dalam menciptakan nilai yang optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara realisasi manfaat, optimasi risiko, dan optimasi sumber daya.

Menurut IT Governance Institute, perusahaan yang telah menerapkan COBIT 5 mengalami peningkatan manajemen risiko yang berkaitan dengan TI, meningkatkan komunikasi dan hubungan antara bisnis dengan TI, menurunkan biaya TI, meningkatkan penyampaian tujuan bisnis dan meningkatkan daya saing TI[8].

Selain itu, manfaat dalam penerapan COBIT 5 adalah untuk mengelola risiko terkait TI pada tingkatan yang dapat diterima, mengelola informasi dengan kualitas yang tinggi untuk mendukung keputusan bisnis, mencapai tujuan strategi dan manfaat bisnis melalui pemakaian TI secara efektif dan inovatif, mencapai tingkat operasional yang lebih baik dengan aplikasi teknologi yang handal dan efi sien, mengoptimalkan biaya dari layanan dan teknologi TI, mendukung kepatuhan terhadap hukum, peraturan, kontrak dan kebijakan.

3. MetodeMetodologi penelitian terdiri dari merumuskan masalah, analisis


manajemen risiko dengan COBIT 5, membuat rekomendasi berdasarkan hasil analisis dan diakhiri dengan dokumentasi. Metodologi penelitian yang digunakan terlihat pada gambar.

3.1 Merumuskan PermasalahanPada tahap ini dilakukan perumuskan

permasalahan yang terjadi terkait dengan manajemen risiko TI. Dengan adanya perumusan masalah, maka akan menjadikan panduan untuk penelitian ini agar mendapatkan tujuan akhir seperti yang diharapkan.

Manajemen risiko TI di PT. X belum

berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari

munculnya masalah-masalah berikut ini:

1. Penyalahgunaan hak akses, seperti

penggunaan password DBA yang dibagi pakai sehingga mengakibatkan kehilangan/kerusakan database tanpa kejelasan siapa dan unit mana yang bertanggung jawab, user dan password diketahui oleh yang tidak berhak dan kecurangan ditemukan dalam waktu yang lama dikarenakan tidak adanya penghapusan user lama,

2. Waktu respon CPU melambat dan transaksi terganggu karena penggunaan aplikasi layanan transaksi di loket bercampur dengan aplikasi lain yang tidak berhubungan,

3. Tidak terpantaunya masa pakai komponen mesin yang dapat mengganggu terhentinya transaksi layanan dan sering terjadi kerusakan peralatan elektronik (alat komunikasi, switch, hub dan sebagainya) yang mengakibatkan terhentinya kegiatan operasional.

3.1 Studi LiteraturPada tahap ini dilakukan studi dari

berbagai pustaka yang relevan dengan kajian tesis. Studi literatur dilakukan dengan cara membaca jurnal / paper yang terkait dengan topik penelitian, studi literatur dari tesis terdahulu dan membaca buku yang berhubungan dengan manajemen risiko TI.

3.2 Menentukan Proses COBIT 5

Pada tahap ini dilakukan pemilihan

proses dengan menggunakan mapping

COBIT 5, khususnya yang berkaitan dengan

optimasi. Proses yang dipilih, yaitu EDM03

Ensure Risk Optimisation, APO12 Manage

Risk, DSS01 Manage Operations, DSS05

Manage Security Services, MEA02 Monitor,

Evaluate, and Assess the System of Internal

Control.

Sebagai tambahan proses DSS01 dipilih

karena dianggap dapat memberikan solusi

terkait risiko di PT. X yang berhubungan

41

dengan operasional, yaitu gangguan pada

komponen mesin atau peralatan TI.

3.3 Menggunakan Kuesioner

Menggunakan kuesioner COBIT 5

yang berisi output dari setiap proses.

Kuesioner tersebut dibagikan kepada empat

responden, yaitu Bagian Pengembangan

Perangkat Lunak, Bagian Infrastruktur,

Bagian Kemanan TI dan Manajemen

Risiko.3.4 Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dan mengumpulkan kuesioner.

3.5 AnalisisPada tahap ini dilakukan pengukuran

proses terpilih dengan melakukan pemetaan capability level dan analisis gap. Dengan mengetahui capability level proses dapat diketahui kondisi manajemen risiko TI PT. X saat ini. Kemudian menentukan capability level yang ingin dicapai. Melalui analisis gap, level tersebut dibandingkan dengan level yang ingin dicapai.

3.6 Membuat rekomendasi

Setelah melakukan pemetaan dan analisis gap, dilanjutkan dengan membuat rekomendasi untuk penerapan manajemen risiko TI yang lebih efektif dan dapat mencapai level yang diharapkan.

4. Hasil dan Pembahasan4.1 Hasil Pengukuran Proses

Berdasarkan hasil analisis secara umum manajemen risiko TI pada PT. X berada di level 1, yaitu EDM03, APO12, DSS01, DSS05 dan MEA02. PT. X telah menjalankan proses manajemen risiko TI namun belum berjalan dengan baik karena masih ditemui permasalahan-permasalahan terkait TI yang dapat berdampak pada

operasional.

4.2 Capability Level yang Ingin Dicapai

Target capability level yang ingin dicapai dari setiap prosesnya ialah level 2. Pada level ini kinerja dan work product atau hasil proses dikelola dengan baik.

4.3 Analisis GapBerdasarkan hasil analisis terhadap

5 proses yang telah terpilih, umumnya proses-proses tersebut berada pada level 1 dimana proses masih bersifat ad hoc dan belum terorganisir. Berikut gambaran umum hasil pengukuran capability level seluruh proses:

Gambar 4. 1 Capability Level As is dan To

be

Gambaran gap antara capability level saat ini dan yang ingin dicapai digambarkan pada tabel 4.6.

Tabel 4. 1 Capability Level as is, to be dan

gap

As

is

To

be1 21 21 21 21 2

Berdasarkan tabel 4.6 dapat terlihat adanya gap sebesar 1 anatara capability


level saat ini dengan yang diharapkan maka PT. X perlu melakukan tindakan untuk meningkatkan proses-proses yang belum sampai pada level yang diharapkan. Terdapat beberapa rekomendasi yang dapat PT. X lakukan untuk dapat mencapai capability level 2, yaitu memenuhi setiap proses yang masih berada di level 1 hingga mencapai fully achieved kemudian melakukan tindakan untuk dapat mencapai level 2.

4.4 RekomendasiJika kelima proses tersebut telah

mencapai level 1 dengan capaian fully achieved maka PT. X dapat melakukan tindakan untuk dapat meningkatkan proses-proses tersebut ke level 2, yaitu:1. Menetapkan tujuan kinerja proses yang

di dalamnya berisi uraian lingkup dan detail tujuan kinerja proses.

2. Merencanakan dan memantau kinerja proses. Catatan kinerja dapat berupa laporan atau daftar permasalahan.

3. Melakukan penyesuaian kinerja proses jika kinerja tidak sesuai dengan yang direncanakan. Perlu dilakukan identifi kasi terhadap permasalahan kinerja, penyesuaian rencana dan menyediakan detail tindakan perbaikan.

4. Menetapkan siapa yang bertanggung jawab, pengalaman, pengetahuan dan keahlian seperti apa yang diperlukan dalam menjalankan proses. Dokumentasi kegiatan ini terdiri dari detail pemilik proses, siapa saja yang terlibat, siapa yang bertanggung jawab dan/atau perlu mendapatkan informasi terkait proses.

5. Menetapkan, menyediakan dan mengalokasikan sumber daya untuk melakukan proses.

6. Membuat rencana proses komunikasi dan memastikan komunikasi yang efektif dan tugas yang jelas antar pihak yang terlibat.

7. Menetapkan persyaratan work product yang meliputi detail kriteria, kualitas dan isi work product.

8. Menetapkan persyaratan dokumentasi kontrol work product yang terdiri dari detail kontrol, kriteria work product, dokumentasi dan kontrol perubahan.

5. Kesimpulan dan Saran5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dapat diambil

beberapa kesimpulan mengenai pengukuran

manajemen risiko TI, yaitu sebagai berikut:1. Memetakan capability level manajemen

risiko TI di PT. X menggunakan COBIT 5. Berdasarkan hasil analisis secara umum manajemen risiko TI pada PT. X berada di level 1, yaitu EDM03, APO12, DSS01, DSS05 dan MEA02. PT. X telah menjalankan proses manajemen risiko TI namun belum berjalan dengan baik karena masih ditemui permasalahan-permasalahan terkait TI yang dapat berdampak pada operasional.

2. Berdasarkan hasil analisis gap maka secara umum PT. X berada di level 1 dan terdapat gap sebesar 1 untuk mencapai level 2. Berikut rekomendasi untuk dapat meningkatkan capability level manajemen risiko TI:a. Melengkapi semua proses di level

1. Kemudian melakukan assessment untuk mengetahui apakah kelima proses tersebut telah mencapai level 1 dengan capaian fully achieved. Assessment dapat dilakukan setelah usaha peningkatan level dijalankan selama 1-3 tahun.

b. Jika level 1 sudah terpenuhi maka untuk dapat mencapai level yang diharapkan, yaitu level 2 dengan mengelola kinerja proses (merencanakan, memantau, menyesuaikan dan menentukan siapa saja yang terlibat) dan mengelola kriteria serta kualitas work product dari setiap proses.

43

5.1 SaranPenelitian ini memiliki keterbatasan,

yaitu hanya menilai area manajemen risiko. Oleh karena itu, untuk penelitian selanjutnya dapat mengembangkan penelitian ke area IT governance lainnya.

Sementara itu, saran bagi PT. X ialah bila melakukan peningkatan terhadap 5 proses terpilih maka perlu melakukan pemantauan terhadap proses-proses tersebut dan terus melakukan penyesuaian untuk mencapai capability level yang diharapkan dari manajemen risiko TI.

6. Daftar Pustaka

[1]. Hopkin, Paul. 2010. Fundamentals of

Risks Management : Understanding,

Evaluating and Implementing Effective

Risk Management. Kogan Page.

London.

[2]. ISACA. 2012. COBIT 5: A Business

Framework for the Governance and

Management of Enterprise IT. ISACA

[3]. ISACA. 2012. COBIT 5: Enabling

Process. ISACA

[4]. ISACA. 2012. COBIT 5 Toolkit:

COBIT and GRC. ISACA

[5]. ISACA. 2012. Process Assessment

Model (PAM): Using COBIT 5.

ISACA

[6]. ISACA. 2013. Mapping to COBIT

5. Melalui http://www.isaca.org/

Certifi cation/CGEIT-Certifi ed-in-the-

Governance-of-Enterprise-IT/Prepare-

for-the-Exam/Mappin-to-COBIT/

Pages/default.aspx.

[7]. IT Governance Institute. 2007. COBIT

4.1. IT Governance Institute.

[8]. Khanyile, Slindile. Abdullah, Hanifa.

COBIT 5: An Evolutionary Framework

and Only Framework to Address The

Governance and Management of

Enterprise IT. UNISA.

[9].Kouns, Jake. Minoli., Daniel.

2010. Information Technology

Risk Management in Enterprise

Environments. Wiley. USA

[10].Maulana, Muhammad Mahreza.

Supangkat, Suhono Harso. 2006.

Prosiding Konferensi Nasional

Teknologi Informasi dan Komunikasi

untuk Indonesia. Pemodelan

Framework Manajemen Resiko

TI untuk Perusahaan di Negara

Berkembang. Mei. p.122

[11].Rafeq, A. 2012. Systems Audit of

GRC Using COBIT 5. The Chartered

Accountant.

[12].Stoneburner, Gary. 2002. Risk

Management Guide for Information

Technology Systems: Recomendations

of the National Institute of Standards

and Technology. U.S. Departement of

Commerce.

[13].The Intermational Organization

for Standardization. 2009. Risk

Management. Principles and

Guidelines. The International

Organization for Standardization.

Switzerland.

[14].Vaughan, Emmet J. Vaughan, Therese

M. 2008. Fundamentals of Risk and

Insurance. John Wiley & Sons. USA.


MODEL ESTIMASI BIAYA PERANGKAT LUNAK MENGGUNAKAN COCO-

MO II (STUDI KASUS PT. X)

ONAH SITI FATONAH57.101.11.077


Jalan Dipatiukur 112-116 Bandung

Pos-el : [email protected]

ABSTRAK

Estimasi pembangunan perangkat lunak adalah proses memperkirakan upaya untuk pengembangan

perangkat lunak. Upaya tersebut meliputi usaha (orang/bulan), jadwal (bulan), dan biaya

pembangunan perangkat lunak. Metode estimasi biaya yang digunakan dalam penelitian ini yaitu

COCOMO II yang merupakan sebuah metode perkiraan biaya yang obyektif untuk perencanaan dan

pelaksanaan proyek-proyek perangkat lunak. Penelitian ini menggunakan 10 data set dari proyek TI

di PT. X dan bertujuan untuk membuat suatu model perkiraan biaya perangkat lunak menggunakan

COCOMO II serta mengetahui tingkat keberhasilan dalam membangun proyek TI di PT. X, sehinga

model estimasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai masukan atau acuan untuk estimasi

pembangunan perangkat lunak berikutnya.

Kata Kunci : COCOMO II, Estimasi, Scale Factor, Cost Driver.

1.

45

2. PENDAHULUAN

2.1. Latar Belakang Masalah

PT. X adalah sebuah perusahaan yang

bergerak di bidang Open Source Software

Support and Development. Perusahaan tersebut

memiliki komitmen untuk terus berinovasi untuk

menciptakan solusi TI berdasarkan Software Open

Source untuk membantu meningkatkan kualitas

kehidupan manusia. Begitu pula dalam pelaksanaan

proyek TI, PT. X menerima proyek-proyek yang

dapat memenuhi visi dan misi perusahaan baik itu

dari pemerintah ataupun pihak swasta.

Saat ini dalam penentuan proyek yang

ditawarkan, pihak perusahaan hanya menggunakan

evaluasi secara teknis, yaitu dilihat dari biaya

yang ditawarkan dan kesanggupan sumber daya

perusahaan untuk mengerjakan proyek tersebut.

Apabila proyek yang ditawarkan sesuai dengan

kompetensi perusahaan dan ketersediaan sumber

daya mendukung untuk pengerjaan proyek, maka

perusahaan akan menerima proyek tersebut.

Namun hal ini akan menimbulkan masalah bagi

perusahaan khususnya dikarenakan perusahaan

dalam 1 (satu) bulan dapat mengerjakan 3-4

proyek secara bersamaan, sedangkan sumber daya

yang dimiliki terbatas. Selain itu setiap proyek

yang diterima dan dikerjakan mempunyai jeda

waktu yang sempit, dan sering terjadi perubahan

requirement dari klien yang mengakibatkan

mundurnya waktu pengerjaan proyek. Sehingga

perlu dibuatkan suatu perkiraan (estimasi) biaya

dan usaha untuk mengetahui tingkat keberhasilan

perusahaan dalam membangun sebuah proyek,

khususnya proyek TI.

Software cost estimation merupakan sebuah

analisis yang ditujukan bagi para manajer dalam

penentuan proyek TI dilihat dari perkiraan

biaya yang dibutuhkan untuk perencanaan dan

pengerjaan proyek tersebut. Analasis ini merupakan

bagian dari manajemen proyek sistem informasi

yang digunakan untuk mendukung pengambilan

keputusan di perusahaan terkait proyek TI yang

akan diterima dan dikerjakan oleh perusahaan.

Dalam pelaksanaannya, estimasi biaya perangkat

lunak dapat menggunakan bantuan dari sistem

lain seperti Expert Systems dan Fuzzy Logic, atau

dengan menerapkan metode khusus untuk software

cost estimation.

COCOMO II adalah sebuah metode perkiraan

biaya yang obyektif untuk perencanaan dan

pelaksanaan proyek-proyek perangkat lunak.

COCOMO II adalah suatu bagian terpenting dalam

mengelola sebuah proyek atau penjualan perangkat

lunak. COCOMO II juga merupakan sebuah model

estimasi biaya yang menyediakan kerangka kerja

untuk menghubungkan pengambilan keputusan

dengan para Stakeholder dalam proses pembuatan

perangkat lunak.

Dari uraian diatas, diharapkan dengan adanya

analisis software cost estimation oleh perusahaan

dapat membantu dalam perkiraan biaya dan usaha

untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek

yang ditawarkan dengan menerapkan metode

COCOMO II.

2.2. RUMUSAN MASALAH

Adapun perumusan masalah pada penelitian

ini adalah sebagai berikut :

“Bagaimana membuat model estimasi biaya

perangkat lunak menggunakan COCOMO II di

PT. X”.

2.3. TUJUAN PENELITIAN

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan sebuah model perkiraan biaya

perangkat lunak menggunakan COCOMO II

di PT. X.

2. Mengetahui tingkat keberhasilan dalam

membangun proyek TI di PT. X.

2.1. MANFAAT PENELITIAN

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu model

estimasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai

masukan atau acuan untuk estimasi pembangunan

perangkat lunak berikutnya.

2.2. BATASAN MASALAH

Adapun batasan dalam penyusunan tesis ini

adalah sebagai berikut :

1. Data yang digunakan untuk pengujian adalah

data proyek dari PT. X yang terdiri dari 10

proyek.

2. Metode pendekatan yang digunakan adalah

COCOMO II

3. Model yang digunakan dalam perhitungan

perkiraan biaya perangkat lunak ini adalah

Post-Architechture design model, dengan


5 faktor skalar (scale factor) dan 17 atribut

penggerak biaya (cost driver).

3. TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Penelitian Sebelumnya

Berdasarkan hasil dari beberapa penelitian

yang sudah pernah dilakukan, metode COCOMO II

sangat membantu dalam melakukan analisa estimasi

perangkat lunak.

Penelitian tentang aspek atribut analysis

capability sebagai cost driver pada model COCOMO

II dan dikombinasikan dengan model People-CMM

[6] menjelaskan bahwa faktor manusia adalah salah

satu relevansi yang terpenting dan aspek yang

krusial pada manajemen pengembangan perangkat

lunak. Tujuannya adalah perbaikan kinerja untuk

menyelesaikan perangkat lunak pada suatu

organisasi.

Dalam penelitian mengenai analisis sistem

penyelarasan projek pembangunan menggunakan

COCOMO II [3] menjelaskan bahwa tujuan dari

penelitian tersebut adalah untuk melakukan estimasi

perangkat lunak dengan menggunakan tingkatan

early design model COCOMO II. Hasil akhirnya

adalah tingkatan early design model COCOMO II

dapat diterapkan dalam memprediksi biaya (usaha

dan jadwal) perangkat lunak.

Penelitian mengenai aspek PMAT (Process

Maturity) sebagai scale factor COCOMO II [12]

untuk mengetahui pengaruhnya terhadap jadwal

perangkat lunak. Tujuan penelitian ini adalah untuk

mendapatkan nilai baru dari faktor skala yang

telah disesuaikan dengan lingkungan lokal mereka.

Dengan 40 dataset yang diujikan didapatkan nilai

PMAT baru yang diberi nama Ideal Scale Factor

(ISF PMAT).

Hasil penelitian tersebut menyatakan bahwa

ISF-PMAT berhasil mengestimasi jadwal lebih

dekat ke jadwal aktual dibandingkan dengan

estimasi jadwal yang didapat dari model COCOMO

II. ISF-PMAT memberikan perbaikan akurasi model

COCOMO II dengan PRED 20%, yaitu 13% untuk

CMMI level satu (Lower Half), 12% untuk CMMI

level satu (Upper Half), 37% untuk CMMI level

dua, 50% untuk CMMI level tiga, dan 38% untuk

CMMI level empat.

Penelitian tentang aspek proses kematangan

(PMAT) sebagai scale factor model COCOMO II

[13] untuk mengetahui pengaruhnya pada estimasi

usaha. Hipotesa kerja yang disajikan yaitu bahwa

satu set nilai PMAT bar di bawah CMMI akan

meningkatkan daya prediksi model COCOMO II

dan membuatnya tepat untuk diterapkan dalam

organisasi pembangunan perangkat lunak yang

mengadopsi CMMI.

Akurasi estimasi biaya pengembangan

perangkat lunak sangat penting dalam perencanaan

dan penganggaran proyek yang efektif dalam

kendali manajemen proyek. salah satu input yang

paling penting untuk estimasi biaya perangkat lunak

menggunakan COCOMO II adalah proses PMAT.

Hasil penelitian tersebut didapatkan nilai PMAT

baru (ISF-PMAT) yang lebih mencerminkan pada

dampak proses CMMI terhadap usaha pengembangan

perangkat lunak. Nilai baru tersebut menghasilkan

perbaikan akurasi dalam model COCOMO II dalam

hal PRED sebesar 12% untuk CMMI level satu,

13% untuk CMMI tingkat atas, 37% untuk CMMI

level dua, 50% untuk CMMI tingkat tiga, dan 25%

untuk CMMI tingkat empat.

Penelitian terhadap model COCOMO II

selanjutnya ditunjukkan pada penelitian mengenai

pengembangan cost driver model COCOMO II

dengan memodifi kasi nilai atribut analysis capability

untuk estimasi usaha perangkat lunak [8]. Tujuan

dari penelitian tersebut adalah untuk memodifi kasi

nilai atribut analysis capability pada aspek cost

driver COCOMO II serta membandingkan akurasi

hasil estimasi usaha pembangunan perangkat lunak

yang menggunakan model COCOMO II dengan

hasil estimasi usaha pembangunan perangkat lunak

yang menggunakan model COCOMO modifi kasi

serta mengevaluasi performansi hasil COCOMO

modifi kasi.

Hasil dari penelitian tersebut diperoleh bahwa

hasil modifi kasi dari nilai atribut ACAP untuk

model COCOMO II memberikan prediksi 50%

dan akurasi 37%, sedangkan model COCOMO II

umum memberikan prediksi 40% dan akurasi 33%

terhadap estimasi usaha perangkat lunak. Hasil

tersebut menunjukkan peningkatan hasil prediksi

sebesar 10% dan akurasi sebesar 4%. Kinerja dari

model COCOMO II modifi kasi relatif lebih baik

dari model COCOMO II.

3.2. Perkiraan Biaya Perangkat Lunak

Perkiraan biaya perangkat lunak adalah

proses memprediksi biaya yang diperlukan dalam

47

pengembangan sistem perangkat Lunak [5].

Perkiraan biaya perangkat lunak mengacu pada

prediksi jumlah biaya, waktu, dan staffi ng level

yang diperlukan untuk membangun sistem

perangkat lunak [7].

Perkiraan biaya perangkat lunak dapat

diklasifi kasikan kedalam metode pemodelan

algoritmik dan pemodelan non-algoritmik.

Pemodelan algoritmik diturunkan dari analisis

statistikal dari data proyek terdahulu [7]. Contoh

dari pemodelan algoritmik adalah model linear,

model multiplikatif, dan model power-function.

Sedangkan pemodelan non-algoritmik berdasarkan

pengalaman pakar dan perbandingan dengan

proyek sebelumnya yang dianalogikan [2]. Contoh

yang paling umum adalah expert judment dan

analogy costing.

3.3. COCOMO II

Constructive Cost Model II (COCOMO

II) adalah salah satu teknik estimasi

pemodelan biaya algoritmik yang merupakan

pembaharuan dari versi COCOMO 81.

COCOMO II memiliki beberapa sub model

[9] diantaranya, yaitu :

1. Komposisi aplikasi, digunakan ketika

perangkat lunak terdiri dari bagian-bagian

yang sudah ada (pembuatan prototipe)

2. Early design (desain awal model), digunakan

ketika persyaratan tersedia, tetapi jika desain

belum ada tidak bisa di mulai.

3. Post-Architechture design model, digunakan

pada saat proyek siap untuk dikembangkan,

proyek tersebut harus memiliki arsitektur

siklus hidup yang memberikan informasi

yang lebih akurat pada masukan-masukan

penggerak biaya (cost drivers) dan

memungkinkan estimasi biaya untuk lebih

akurat.

Pada tingkat Post-Architechture

terdapat dua aspek penting, yaitu 5 faktor

skalar (scale factor) yang merupakan faktor

penentu eksponen yang digunakan dalam

effort equation (persamaan usaha) dan 17

atribut enggerak biaya (cost driver) yang

merupakan faktor pengali yang menentukan

usaha yang diperlukan untuk menyelesaikan

proyek perangkat lunak.

Perhitungan usaha untuk sub model Post-

Architechture menggunakan persamaan sebagai

berikut :

Rumus 2.1 [10]

Dimana :

A : konstanta (pada COCOMO II, A=2,94)

Size : jumlah baris program (dalam KLOC)

B : eksponen faktor skalar

Nilai eksponen faktor skalar didapatkan dari rumus

berikut :

Rumus 2.2 [10]

Dimana :

E : eksponen dengan nilai 1.01


Metode penelitian merupakan suatu

teknik atau cara untuk mengumpulkan dan

memperoleh data, baik berupa data primer

maupun sekunder yang digunakan untuk

keperluan menyusun suatu karya ilmiah dan

kemudian menganalisa faktor-faktor yang

berhubungan dengan pokok permasalahan

sehingga akan diperoleh suatu kebenaran

data.

Dalam penelitian ini metode yang

digunakan oleh penulis adalah metode

penelitian deskriptif dan metode penelitian

tindakan (applied research). Metode

deskriptif yaitu metode dalam penelitian

suatu kasus dengan cara mengumpulkan

data sebagai gambaran keadaan yang

diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada.

Sedangkan metode penelitian tindakan

adalah mengembangkan keterampilan-

keterampilan baru, cara pendekatan

baru, atau produk pengetahuan baru dan

memecahkan masalah dengan penerapan

langsung di lapangan.

4.1. Desain Penelitian

Dalam melakukan suatu penelitian

sangat perlukan perencanaan dan

perancangan penelitian, agar penelitian


yang dilakukan dapat berjalan dengan baik

dan sistematis.

Menurut Jonathan Sarwono (2006 : 79)

desain penelitian dijelaskan sebagai berikut:

Desain penelitian bagaikan sebuah peta jalan

bagi peneliti yang menuntun serta menetukan

arah berlangsungnya proses penelitian secara

benar dan tepat sesuai dengan tujuan yang

telah ditetapkan.

Dari penjelasan di atas dapat dikatakan

bahwa desain penelitian merupakan semua

proses penelitian yang dilakukan oleh

penulis dalam melaksanakan penelitian

mulai dari perencanaan sampai dengan

pelaksanaan penelitian yang dilakukan pada

waktu tertentu.

Desain penelitian yang penulis lakukan

dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.1. Desain Penelitian

Studi Literatur

Langkah pertama dalam mengembangkan

model estimasi perangkat lunak adalah menentukan

faktor (atau variabel prediktor) yang mempengaruhi

atribut perangkat lunak yang diperkirakan (variabel

respon). Hal ini dapat dilakukan dengan meninjau

literatur yang ada berdasarkan hasil penelitian-

penelitian sebelumnya terkait estimasi perangkat

lunak.

Untuk Post Architechture model COCOMO

II, parameter tersebut ditentukan berdasarkan

penggunaan COCOMO’81 dan pengalaman

sekelompok analis biaya perangkat lunak

senior. Variabel prediktor atau faktor-faktor

yang mempengaruhi perkiraan perangkat lunak

ditunjukkan pada tabel 3.1.

Tabel 3.1. Faktor-faktor yang mempengaruhi

perkiraan perangkat lunak

Kategori COCOMO II Model Drivers

Platform

Required Software Reliability

(RELY)

Database Size (DATA)

Required Reusability (RUSE)

Documentation Match to Life-

Cycle Needs (DOCU)

Product Complexity (CPLX)

Product

Execution Time Constraint

(TIME)

Main Storage Constraint

(STOR)

Platform Volatility (PVOL)

Personnel

Analyst Capability (ACAP)

Programmer Capability (PCAP)

Applications Experience (AEXP)

Language and Tool Experience

(LTEX)

Personnel Continuity (PCON)

Project

Use of Software Tools (TOOL)

Multisite Development (SITE)

Required Development Schedule

(SCED)

Scale Factors

Precedentedness (PREC)

Development Flexibility (FLEX)

Architechture / Risk Resolution

(RESL)

Team Cohesion (TEAM)

Process Maturity (PMAT)(Sumber : Sunita Devnani-Chulani, Incorporating

Bayesian Analysis to Improve the Accuracy of

COCOMO II and Its Quality Model Extension, USC

Center for Software Engineering. Hal. 18)

Pengumpulan Data

Data yang digunakan pada penelitian ini adalah

data proyek yang dilakukan oleh PT. X pada tahun

2013 sebanyak 10 proyek. Pengambilan data tersebut

dilakukan dengan menyebarkan kuesioner yang

dibuat berdasarkan Center for Software Engineering

COCOMO II [1] kepada pihak terkait, yaitu Project

Manajer dan Direktur.

49

Size

Tahap ini dilakukan dengan tujuan untuk

mengetahui estimasi volume/kompleksitas

perangkat lunak yang akan digunakan dalam

perhitungan Effort Estimation, yaitu dengan

menghitung source lines of codes (SLOC)

dalam satuan Kilo SLOC (KSLOC) atau dengan

menghitung Unadjusted Function Points (UFP)

yang dikonversikan ke dalam satuan KSLOC.

Scale Factors

Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan nilai

factor skala dari data yang telah dikumpulkan

sebelumnya yang terdiri dari 5 atribut yaitu PREC,

FLEX, RESL, TEAM, dan PMAT.

Effort Multipliers

Tahap ini dilakukan untuk menghitung nilai

effort estimation yang didapatkan dari 17 atribut

cost driver (penggerak biaya) yang terdiri dari

RELY, CPLX, DOCU, DATA, RUSE, TIME,

PVOL, STOR, ACAP, PCON, PLEX, PCAP,

APEX, LTEX, TOOL, SCED, dan SITE.

Effort Estimation

Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan

perhitungan estimasi usaha pembangunan

perangkat lunak dengan menggunakan 22 atribut

model COCOMO II dari data yang telah dihasilkan

sebelumnya.

Pengujian Data

Tahap pengujian dilakukan untuk mendapatkan

nilai akurasi atau kedekatan antara nilai prediksi/

model dengan nilai actual (real). Jika nilai prediksi

mendekati nilai actual maka dikatakan bahwa

akurasinya baik, artinya tidak menyumbang error

terlalu besar. Untuk mengukur tingkat akurasi

ini digunakan model Relative Error (RE) dan

Magnitude of Relative Error (MRE) serta PRED

25%.

5. HASIL PENELITIAN

Berikut adalah nilai scale factor seluruh

proyek yang dilakukan dalam proses estimasi

usaha menggunakan COCOMO II yang didapatkan

dari hasil perhitungan rata-rata untuk setiap faktor

skala pada masing-masing data proyek.

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� ! � � " � � # � ! $ %∑

=

5

1i

iSF

� & ' ( ! ) ' * & ' � ) + ' , - � - , +. / 0 1 2 0 3 3 1 4 5 2 1 6 2 7 / 1 7 6 3 6 1 7 8 / 8 1 0 2 8. 0 / 1 2 5 3 3 1 4 5 6 1 8 6 7 / 1 7 6 3 6 1 7 8 / 8 1 5 4 0. 2 / 1 2 2 2 6 1 0 0 3 6 1 6 6 2 / 1 9 0 4 6 1 7 8 / 5 1 7 5 5. 6 / 6 1 0 0 3 6 1 0 6 / 0 1 6 7 3 6 1 7 8 / 5 1 7 8 5. 3 / 1 0 3 6 1 0 0 3 2 1 7 2 7 0 1 6 7 3 6 1 7 8 / 5 1 2 0 9. 7 / 1 2 5 3 3 1 4 5 6 1 4 6 / 1 2 5 4 6 1 7 8 / 5 1 7 / 4. 5 / 1 2 5 3 3 1 4 5 6 1 6 6 / 2 1 4 / 3 6 1 7 8 / 9 1 7 7 5. 8 / 1 2 5 3 3 1 4 5 2 1 6 2 7 / 1 9 / 8 6 1 7 8 / 5 1 3 3 6. 9 / 1 2 5 3 3 1 4 5 2 1 8 8 9 0 1 6 7 8 7 1 0 6 0 4 1 / 6 0. / 4 / 1 2 5 3 3 1 4 5 / 1 / 6 2 4 1 5 3 4 7 1 0 6 / 3 1 7 2 6Berikut adalah nilai 17 cost driver yang

digunakan dalam proses estimasi usaha perangkat

lunak menggunakan COCOMO II dan perkaliannya

dari seluruh data proyek yang akan diuji.� � � � � � � : � � � � � ; < � = � � � � � � � � � �Berikut adalah perbandingan hasil

estimasi usaha aktual dan estimasi usaha

menggunakan COCOMO II untuk masing-

masing proyek.

� � � � � � � > ? � � � � @ A @ B � @ C ; � D � E F G � � A � @ C ; � D ��


Grafi k perbandingan antara usaha usaha

aktual dengan usaha COCOMO II dapat

dilihat pada gambar 4.1.� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Berdasarkan data aktual dan data estimasi

model COCOMO II pada tabel 4.3 dilakukan

perhitungan untuk mendapatkan nilai MRE

dan PRED (25%). Berikut adalah hasil

perbandingan peningkatan MRE dan PRED

(25%) pada usaha COCOMO II. � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ! " # $ � � � � � � � � � � � � � % %Id.

Project

PM

Aktual

PM

COCOMO

II

MREPRED

(25%)

P1 14 19,187 0,3705 FALSEP2 4 4,643 0,1607 XP3 3 3,946 0,3153 FALSEP4 7 9,296 0,328 FALSEP5 3 3,928 0,3093 FALSEP6 5 7,725 0,545 FALSEP7 3 5,420 0,8066 FALSEP8 4 4,712 0,178 XP9 3 2,938 0,0206 X

P10 3 2,354 0,2153 X

Dari tabel 4.33 dapat diketahui bahwa

hasil akhir dari 10 proyek yang diterapkan

menunjukkan bahwa MRE untuk model

estimasi menggunakan COCOMO II adalah

0,32493 atau sekitar 32,49% mendekati usaha

aktual. Artinya jumlah terjadinya kesalahan

serta perbedaan usaha aktual dan usaha

estimasi adalah sangat rendah. Sedangkan

hasil perhitungan PRED (25%) menunjukkan

nilai sama dengan 40%, artinya hasil estimasi

yang dilakukan mendekati setengah dari hasil

aktual di lapangan.

6. KESIMPULAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah

dilakukan dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Hasil pemodelan estimasi usaha

perangkat lunak menggunakan model

COCOMO II memberikan prediksi 40%

dan akurasi 32,49% terhadap usaha

aktual di PT. X.

2. Tingkat akurasi hasil estimasi usaha

perangkat lunak di PT. X menggunakan model

COCOMO II adalah tinggi, karena semakin

rendah nilai MRE maka semakin tinggi tingkat

akurasinya.

3. Hasil dari pemodelan yang dibangun dapat

memberikan acuan untuk membuat rekomendasi

perhitungan estimasi usaha perangkat lunak

dengan tipe klien yang berbeda dalam

pembangunan perangkat lunak selanjutnya di

PT. X.

6.1. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang

didapatkan, ada beberapa saran yang bisa

penulis sampaikan guna memperbaiki

pemodelan estimasi (perkiraan) usaha

perangkat lunak yang dibangun ini,

diantaranya yaitu :

2. Pengambilan data sampel untuk pemodelan

estimasi usaha perangkat lunak sebaiknya

diambil berdasarkan tipe proyek, bahasa

pemograman, dan platform yang digunakan,

dimana untuk masing-masing proyek tersebut

diambil minimal 2 sampel data sebagai bahan

perbandingan.

3. Hasil pemodelan seharusnya diuji pada proyek

berjalan minimal 3 bulan dengan perkiraan

proyek baru sebanyak 36 proyek untuk

membuktikan keefektifan dari model tersebut.

7. DAFTAR PUSTAKA

[1] Center for Software Engineering, COCOMO

II Cost Estimation Questionnaire, Computer

Science Department, University of Southern

California.

[2] Dickson, Gardner, 2007, Software Cost

Estimation. Faculty of computer Science

– Faculty of Engineering, University of New

Brunswick, Canada.

51

[3] Ibrahim, A., dan Ali, S., 2008, Analisis

Keberkesanan Sistem Penyelarasan Kos

Projek Pembangunan Perisian Menggunakan

Model Reka Bentuk Awalan COCOMO II,

Jurnal Teknologi, 48(D).

[4] Jonathan Sarwono. 2003. Panduan cepat dan

Mudah SPSS14. ANDI. Bandung.

[5] Leung, Hareton, dan Zang Fan, 2001, Software

Cost Estimation. Departement of Computing,

The Hong Kong Polytechnic University.

[6] Palacios, R.C., Marcos, R.M., M.G.B., Juan.,

G.C., Angel, 2007, Competency Assessment

: Integrating COCOMO II and People-CMM

for Estimation Improvement, CLEI Electronic

Journal, No.2, Vol.10.

[7] Saliu, Moshood. 2003, Adaptive Fuzzy Logic

Based Framework For Software Development

Effort Prediction. King Fahd University of

Petroleum & Minerals.

[8] Sri Andayani, L. Anang Setiyo, 2012,

Pengembangan Cost Driver Model COCOMO

II Dengan Modifi kasi Nilai Atribut Analysis

Capability Untuk Estimasi Usaha Perangkat

Lunak, Proceeding Seminar Nasional

Teknologi Informasi & Aplikasinya.

[9] Sunita Devnani-Chulani, Brad Clark, Barry

Boehm, 1997, Calibration Results of

COCOMO II.1997, 22nd Software Engineering

Workshop, NASA-Goddard.

[10] Sunita Devnani-Chulani, Incorporating

Bayesian Analysis to Improve the Accuracy of

COCOMO II and Its Quality Model Extension,

USC Center for Software Engineering.

[11] Vishal Sharma and Harsh Kumar Verma,

Optimized Fuzzy Logic Based Framework for

Effort Estimation in Software Development,

IJCSI International Journal of Computer

Science Issues, Vol.7, Issue 2, No.2,

March2010.

[12]Yahya, M.A., Rodina, A., dan Sai, L., 2009,

Effect of CMMI-Based Software Process

Maturity on Software Schedule Estimation,

Malaysian Journal of Computer Science,

No.2, Vol.22.

[13] Yahya, M.A., Rodina, A., dan Sai, L., 2009,

Impact of CMMI Based Software Process

Maturity on COCOMO II’s Effort Estimation,

The International Journal of Information

Technology, No.2, Vol.7.


REKOMENDASI SISTEM INFOR-

MASI MELALUI PENGGUNAAN

OPEN SOURCE DALAM RANG-

KA PEMENUHAN KETENTUAN

PENGGUNAAN LISENSI PER-

ANGKAT LUNAK PADA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

1IID RAKHMANUDDIN., 2. ESTIKO RIJANTO, 3IRAWAN AFRIANTO,.

Magister Sistem Informasi123 Universitas Komputer Indonesia

1ABSTRAK

Perangkat lunak sebagai komponen sistem informasi memiliki peranan yang strategis dalam memenuhi kebutuhan stakeholder POLBAN. Pada pelaksanaannya pemenuhan syarat penggunaan lisensi untuk perangkat lunak proprietary masih terdapat kekurangan. Untuk solusi pemenuhan syarat penggunaan lisensi perangkat lunak proprietary, POLBAN mulai merintis kerja sama dengan berlangganan lisensi per tahun kepada vendor. Solusi pilihan lain menggunakan perangkat lunak open source belum secara khusus dikaji oleh POLBAN. Pada penelitian ini metodologi perencanaan strategis sistem informasi dari Ward dan Peppard digunakan untuk membantu analisis pemilihan solusi yang efektif dan efi sien serta selaras dengan strategi bisnis institusi. Pada metodologi ini, analisis dilakukan secara komprehensif pada lingkungan internal dan eksternal bisnis institusi, lingkungan internal dan eksternal SI/TI institusi. Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan penggunaan perangkat lunak open source dapat menjadi pilihan solusi yang lebih efektif dan efi sien untuk jangka panjang dalam rangka pemenuhan ketentuan lisensi perangkat lunak serta lebih memiliki nilai-nilai manfaat selaras dengan misi POLBAN untuk meningkatkan penelitian terapan, penyebarluasan ilmu pengetahuan dan teknologi. Strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI dan strategi TI yang diformulasikan digunakan agar tujuan perencanaan implementasi perangkat lunak open source dapat berlangsung sesuai rencana. Penghematan yang dapat diperoleh POLBAN melalui implementasi perangkat lunak open source sebesar Rp 484.440.000 per tahun, dimulai pada tahun kelima.Kata Kunci : perangkat lunak, open source, perencanaan strategis, efi siensi

1. Pendahuluan

Teknologi Informasi (TI) telah berkembang dengan pesat sehingga memiliki peran strategis dan tidak terpisahkan pada organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Penerapan Sistem Informasi (SI)/TI dalam suatu organisasi memiliki tiga sasaran utama (Ward, 2002, p23)[1]. Pertama,

memperbaiki efi siensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya atau cara berbisnis. Pemanfaatan SI/TI telah memberikan solusi dan keunggulan bersaing sebagai bentuk dari peran strategis SI dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) merupakan institusi perguruan tinggi negeri yang menerapkan SI/TI dalam pelaksanaan proses bisnisnya. Untuk dapat menjalankan proses inti dan aktivitas pendukung di POLBAN maka perangkat lunak sebagai bagian dari sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dan strategis terutama dalam memenuhi kebutuhan stakeholder secara profesional. Dalam hal penggunaan perangkat lunak di POLBAN sebagai salah satu komponen penting dan strategis SI, pada pelaksanaan perhadap perangkat lunak proprietary masih terdapat kekurangan untuk memenuhi syarat lisensi yang diperlukan. Kekurangan pemenuhan syarat lisensi pada perangkat lunak proprietary ini tentunya harus dituntaskan sehingga sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku dan terlepas dari kategori tindakan pembajakan hak cipta. Untuk mengatasi masalah kekurangan pemenuhan syarat lisensi pada perangkat lunak proprietary, institusi mulai merintis untuk bekerja sama dalam investasi TI pada sistem operasi, aplikasi perkantoran, dan antivirus dengan vendor perangkat lunak proprietary yang umum digunakan pada institusi melalui metoda berlangganan lisensi per tahun. Namun tentunya dalam investasi untuk lisensi perangkat lunak proprietary membutuhkan dana fi nansial yang relatif mahal sesuai skema kerjasama yang dipersyaratkan vendor melalui alokasi penganggaran rutin dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) yang nilainya terbatas. Kajian penelitian penggunaan perangkat lunak open source sebagai solusi pilihan lain untuk penyelesaian masalah kekurangan pemenuhan syarat lisensi pada perangkat lunak proprietary belum secara khusus dilakukan oleh institusi. Oleh karena itu, diperlukan kajian penelitian secara komprehensif sehingga investasi TI untuk pemenuhan syarat lisensi perangkat lunak dapat optimal, efektif dan efi sien selaras sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis institusi.

2. Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi

Perencanaan strategis menunjukkan analisis yang komprehensif, sistematis untuk mengembangkan rencana dari suatu aksi / kegiatan. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi institusi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi

53

manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002, p69)[1]. Menurut Ward (2002, p153-154)[1] dalam suatu perencanaan strategi sistem informasi terdapat 2 aktivitas, yaitu input dan output. Aktivitas inputnya :1. Internal business environment, yaitu strategi bisnis yang lama atau saat ini, objek-objek bisnis, sumber daya, prosesnya, dan kebudayaannya serta nilai bisnisnya.2. External business environment, yaitu meliputi ekonomi, industri, dan persaingan dimana perusahaan tersebut beroperasi.3. Internal IS/IT environment yaitu SI/TI yang lama atau saat ini dalam bisnis, yang membantu jalannya bisnis dan merupakan salah satu skill dan sumber serta infrastruktur teknologi dan perusahaan. 4. External IS/IT environment, yaitu meliputi trend teknologi baru dan peluang penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari pelanggan dan pesaing.Aktivitas outputnya : 1. IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum dari strategi yang dipakai pada keseluruhan perusahaan. 2. Business IS Strategy, merupakan suatu strategi baru dari SI/TI yang mungkin akan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah ada. 3. IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya khusus yang berhubungan dengan TI.

Gambar 1 Model Framework Perencanaan Strategis SI/TI[1]

3. Pengertian Perguruan Tinggi dan Perangkat Lunak

Menurut Peraturan Pemerintah (PP) Republik

Indonesia (RI) No. 17 Tahun 2010 pasal 1 ayat

17 dituliskan bahwa pendidikan tinggi adalah

jenjang pendidikan pada jalur pendidikan formal

setelah pendidikan menengah yang dapat berupa

program pendidikan diploma, sarjana, magister,

spesialis, dan doktor, yang diselenggarakan oleh

perguruan tinggi.

Perguruan tinggi menyelenggarakan

pendidikan tinggi dan penelitian serta pengabdian

kepada masyarakat. Penelitian merupakan

kegiatan telaah taat kaidah dalam upaya untuk

menemukan kebenaran dan/atau menyelesaikan

masalah dalam ilmu pengetahuan, teknologi, dan/

atau kesenian. Pengabdian kepada masyarakat

merupakan kegiatan yang memanfaatkan

ilmu pengetahuan dalam upaya memberikan

sumbangan demi kemajuan masyarakat [3].

Perguruan tinggi dapat dibagi ke dalam beberapa

bentuk yaitu[4] : akademi, politeknik, sekolah

tinggi, institut, dan universitas. Masing masing

dari bentuk tersebut dibedakan berdasarkan

penyelenggaraan program pendidikan dan

banyaknya cabang ilmu pengetahuan yang

ditawarkan. Dari berbagai bentuk perguruan

tinggi tersebut, jika ditinjau dari proses inti (core

process) dari setiap perguruan tinggi adalah

sama yaitu pengajaran (teaching), penelitian (

research) dan pelayanan (services). Untuk dapat

menunjang ketiga proses inti perguruan tinggi

tersebut diperlukan dukungan dari sejumlah

aktivitas dan proses lainnya seperti administrasi,

akuntansi, keuangan, human resources, dan

infrastruktur.

Aktivitas dan proses pendukung dapat

dikelompokan dan dikenali dengan tujuan agar

manajemen perguruan tinggi dapat fokus dalam

mengalokasikan sumber daya yang tersedia

secara maksimal. Untuk dapat menjalankan

proses inti dan aktivitas pendukung di perguruan

tinggi maka peranan perangkat lunak menjadi

sangat penting dan strategis terutama dalam

memenuhi dan melayani para stakeholder

secara profesional. Stakeholder perguruan tinggi

merupakan pihak yang memiliki keterkaitan

erat dengan proses inti dan aktivitas penunjang

dari perguruan tinggi. Setidaknya ada delapan stakeholder perguruan tinggi yaitu mahasiswa, alumni, dosen, industri, komunitas, yayasan, karyawan, pemerintah, dan institusi pendidikan lain. Gambaran peran perangkat lunak dengan stakeholder dalam proses manajemen di perguruan tinggi tergambar sebagai berikut:


perangkat lunak tersebut dan berinteraksi

dengan perangkat lunak tersebut. Jadi apabila

sudah secara resmi memiliki suatu lisensi yang

legal maka dapat melakukan beberapa hal di atas

terhadap suatu perangkat lunak.

Microsoft pada dasarnya menjual Lisensi /

Hak untuk menggunakan produk – produk

milik Microsoft. Contohnya adalah ketika

calon pembeli datang ke toko, kemudian

membeli Windows 7 Home Premium,

yang sebenarnya dibeli bukanlah program

Windows 7 Home Premiumnya, tetapi HAK

untuk memakai Windows 7 Home Premium.

Sehingga sebagai pembeli harus mentaati aturan

– aturan yang diberikan oleh Microsoft sebagai

pemilik produk tersebut yang dicantumkan di

dalam EULA (End User License Agreement),

EULA menyatakan bahwa pengguna boleh

menggunakan perangkat lunak ini dengan syarat

ia harus setuju untuk tidak melanggar semua

larangan yang tercantum pada EULA tersebut. EULA di dalam Microsoft sendiri memiliki beberapa nama, untuk produk retail OEM adalah Microsoft Software License Terms, untuk produk retail FPP adalah Retail Software License Terms dan untuk Volume License Agreement menggunakan Product User Rights.

Pembajakan perangkat lunak sendiri pada

hakekatnya adalah pelanggarakan terhadap

hak cipta atau yang biasa sebut dengan Hak

Kekayaan Intelektual (HKI) yang dilakukan oleh

para pengguna. Adapun defi nisi dari hak cipta

itu sendiri menurut Undang-undang Republik

Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak

Cipta (Undang-undang Hak Cipta) Bab I Pasal 1

adalah “merupakan hak eksklusif bagi pencipta

atau pemegang hak cipta untuk mengumumkan

atau memperbanyak ciptaannya, yang timbul

secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan

tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan

perundang-undangan yang berlaku”.

Pada Undang-undang Hak Cipta[12] terdapat

beberapa pasal yang berkaitan dengan ketentuan

spesifi k dengan perangkat lunak, antara lain :

a) Pasal 2 Ayat (2), pencipta atau pemegang hak

cipta atas karya sinematografi dan program

Gambar 2 Hubungan stakeholder dengan proses manajemen di perguruan tinggi[5]

Kendala yang klasik terjadi di institusi pendidikan sehubungan dengan penerapan perangkat lunak adalah terbatasnya dana mengingat investasi perangkat lunak yang berbasis closed sources sangat tinggi [6]. Pengertian dari perangkat lunak berbasis closed source adalah sistem pengembangan yang dikoordinasi oleh suatu orang/lembaga pusat, yang tidak mendistribusikan atau tidak mengizinkan sumber kode (source code) untuk dimanfaatkan secara utuh. Oleh karena itu perangkat lunak open source tumbuh dan diterima oleh masyakat dunia. Latar belakang munculnya open source dikarenakan para pengembang perangkat lunak (developer) yang berpendapat bahwa source code itu selayaknya dibuka terhadap publik.

Open Source Software (OSS) adalah perangkat

lunak yang dikembangkan dengan kode sumber/

program (source code) yang terbuka. OSS

identik dengan Free Open Source Software

(FOSS). Dalam paradigma OSS, kita mengenal

dua macam perangkat lunak. Jenis yang pertama

adalah perangkat lunak proprietary, yang

perolehan lisensinya tidak melibatkan transfer

kode program dari perangkat lunak tersebut.

Sedangkan jenis yang kedua adalah OSS yang

bersifat free, yang kode programnya dapat

diakses oleh siapa saja yang membutuhkan.

Istilah free di sini berarti bebas dan bukan

berarti gratis, meski pada prakteknya seringkali

ditemukan OSS yang juga gratis. Defi nisi free ini

dapat dijabarkan dalam lima aspek kebebasan:

1. Kebebasan menjalankan program untuk

keperluan apapun.

2. Kebebasan untuk mengakses source code

program, sehingga dapat mengetahui cara

kerja program.

3. Kebebasan untuk mengedarkan program.

4. Kebebasan untuk memperbaiki program.

5. Kebebasan untuk memperdagangkan (menjual)

program baik secara langsung maupun tidak

langsung.

Lisensi adalah suatu hak legal untuk dapat

melakukan peng-install-an suatu perangkat

lunak pada suatu hardware, penggunaan

perangkat lunak tersebut, melakukan akses

terhadap perangkat lunak tersebut, menjalankan

55

komputer memiliki hak untuk memberikan

izin atau melarang orang lain yang tanpa

persetujuannya menyewakan ciptaan tersebut

untuk kepentingan yang bersifat komersial.

b) Pasal 15 Ayat (g), pembuatan salinan cadangan

suatu program komputer oleh pemilik program

komputer yang dilakukan semata-mata untuk

digunakan sendiri.

c) Pasal 30 Ayat (1), tentang hak cipta atas ciptaan

program komputer berlaku selama 50 (lima

puluh) tahun sejak pertama kali diumumkan.

d) Pasal 45 – 46, tentang lisensi piranti lunak

(perangkat lunak).

e) Pasal 56, hak cipta berhak mengajukan gugatan

ganti rugi.

f) Pasal 72 Ayat (1), barangsiapa dengan sengaja

dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana

dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) atau pasal 49

ayat (1) dan ayat (2) dipidana minimal 1 bulan

dan/atau minimal Rp. 1.000.000,- (Satu Juta

Rupiah), atau pidana penjara maksimal 7 tahun

dan/atau denda maksimal Rp. 5.000.000.000,-

(Lima Miliar Rupiah).

g) Pasal 72 Ayat (2), barangsiapa dengan sengaja

menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang

hasil pelanggaran hak cipta pidana penjara

maksimal 5 tahun dan/atau denda maksimal Rp.

500.000.000,- (Lima Ratus Juta Rupiah).

h) Pasal 72 Ayat (3), barangsiapa dengan sengaja

dan tanpa hak memperbanyak penggunaan

untuk kepentingan komersial suatu program

komputer dipidana dengan pidana penjara


500.000.000,- (lima Ratus Juta Rupiah)

i) Pada pasal 72 Ayat (3) terlihat jelas bagi

pelanggaran terhapat point tersebut lebih

ditujukan kepada para pengguna perangkat

lunakbajakan (Individual end User)dan

institusi bisnis atau komersial (Corporate end

User)yang memperbanyak secara perangkat

lunak secara ilegal dan untuk kepentingan

komersial akan dipidana dengan pidana penjara


500.000.000,- (Lima Ratus Juta Rupiah).

Dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Undang-

undang Hak Cipta disebutkan bahwa program

komputer adalah “Sekumpulan instruksi yang

diwujudkan dalam bentuk bahasa, kode, skema,

ataupun bentuk lain, yang apabila digabungkan

dengan media yang dapat dibaca dengan komputer

akan mampu membuat komputer bekerja untuk

melakukan fungsi-fungsi khusus atau untuk

mencapai hasil yangkhusus, termasuk persiapan

dalam merancang instruksi-instruksi tersebut”. Kesimpulan itulah yang membuat mengapa suatu perangkat lunak perlu dilindungi. Sebagai pihak yang bertanggung jawab di perusahaan, pemilik atau atau pihak management harus mempertanggungjawabkan kepada pihak yang berwajib. Perusahaan yang terbukti masih menggunakan perangkat lunak bajakan akan menghadapi hukuman penjara maksimal 5 tahun dan denda maksimal sebesar Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah). Hal ini juga belum termasuk resiko terhadap citra perusahaan dan proses hukum yang ditimbulkan[13].

4. Metode dan Alur Pembahasan

Tahap 1 : Inisialisasi Penelitian

Tahap ini merupakan langkah awal persiapan penelitian.

Tahap 2: Pengumpulan dataPada tahapan ini data-data yang diperlukan dan mendukung penelitian dikumpulkan. Sumber data primer diperoleh melalui observasi langsung pada subjek penelitian berkaitan dengan peran penulis sebagai pelaku pengelola sistem informasi di POLBAN.

Gambar 3 Metodologi penelitian pada tahapan ke-1 dan tahapan ke -2

Tahap 3 : Menganalisis dan Mengidentifi kasi

Pada tahapan ini informasi yang diperoleh untuk menggambarkan kondisi saat ini dari lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI institusi berupa kebutuhan bisnis saat ini, mendatang, pemanfaatan SI/TI saat ini, trend, peluang dan perkembangan pemanfaatan SI/TI sebagai penggerak dan pendukung bisnis.

Tahap 4 : Perumusan Strategi dan Perencanaan

Implementasi. Hasil identifi kasi yang diperoleh pada

tahap 3, selanjutnya akan digunakan sebagai masukan

untuk analisis pada perumusan pemilihan lisensi perangkat

lunak dalam rangka pemenuhan syarat lisensi perangkat

lunak berdasarkan kebutuhan dan strategi bisnis institusi

sehingga dapat mendukung dalam pencapaian visi dan

misi institusi.

Hasil perumusan kebijakan pemilihan lisensi

perangkat lunak dalam tahapan implmentasinya

membutuhkan perencanaan strategi. Kebutuhan SI/TI

yang belum dapat dipenuhi saat ini ataupun yang perlu

ditingkatkan kualitas dan kuantitasnya merupakan target

utama bagi kegiatan perencanaan strategi SI/TI berupa

usulan sistem, organisasi, perubahan kultur budaya,

teknologi, dan manajemen informasi yang diperlukan

ditahap selanjutnya.

Proses perencanaan implementasi adalah proses terakhir, dimana akan dibuat road map jadwal


perencanaan implementasi yang dibagi ke dalam skala tahunan berdasarkan strategi yang akan diterapkan.

Gambar 4 Metodologi penelitian pada tahapan ke-3 dan tahapan ke-4

5. Hasil Penelitian dan Pembahasan

5.1 Perhitungan Biaya Lisensi Software Proprietary

Untuk para institusi pendidikan yang membeli

produk lisensi Microsoft dengan kuantitas tertentu

dan menggunakan produk untuk jumlah komputer

yang cukup banyak, vendor Microsoft memberikan

penawaran program Volume Licensing untuk

mengurangi biaya total kepemilikan produk.

Penawaran kerjasama penggunaan produk

tersebut dinamakan Enrollment for Education

Solution (EES) - Open Value Subscription

Agreement for Education Solutions ( OVS

ES) yang merupakan sebuah program berbasis

langganan yang sederhana bagi sekolah tingkat

dasar atau menengah dan perguruan tinggi untuk

memperoleh produk lisensi berdasarkan pada

hitungan tahunan, dengan menghitung jumlah

pengajar dan staf administrasi yang biasa di sebut

Full Time Equivalent Employee ( FTE). Jika instansi

akademik memiliki minimal 5 FTE karyawan

atau siswa maka dapat di lisensikan melalui AER

(Authorized Education Reseller) dimana dengan

menandatangani online e agreement Open Value

Subscription Agreement for Education Solutions

(OVS ES) terlebih dulu.

(1) Syarat dan Ketentuan [24]

Masa berlaku lisensi melalui program ini

tergantung kepada perjanjian. Institusi pendidikan

dapat memilih program lisensi 1 atau 3 tahun.

Disarankan mengikuti agreement 3 tahun karena

akan terbebas dari resiko kenaikan harga lisensi

selama masa agreement.

(2) Biaya Secara keseluruhan, harga perangkat lunak berlisensi dengan EES lebih murah hingga 80-90% dari harga retail. Biaya EES tergantung pada perangkat lunak yang dibutuhkan serta jumlah FTE. FTE singkatan dari Full Time Equivalent, dapat diartikan secara sederhana sebagai jumlah seluruh pengajar dan staf yang setara dengan pengguna perangkat lunak tersebut secara full time, karena mungkin ada dosen tidak tetap atau pekerja part time.

Gambar 5 Cara Perhitungan Biaya FTE[24]

Berdasarkan hasil perhitungan yang dilakukan, diperoleh biaya total lisensi yang harus dikeluarkan oleh POLBAN adalah sebesar Rp 2.671.981.511 per tahun. Pada perhitungan tersebut seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di POLBAN dimasukkan dalam perhitungan FTE walaupun pada prakteknya jumlah FTE dapat disesuaikan sesuai alokasi dana yang dimiliki POLBAN. Alokasi anggaran biaya pembelian lisensi yang dimiliki oleh POLBAN terbatas sebesar Rp 250.000.000 untuk pembelian lisensi antivirus sedangkan untuk pembelian lisensi dari perangkat lunak dari vendor Microsoft sebesar Rp 300.000.000 sehingga total anggaran untuk pembelian lisensi perangkat lunak proprietary saat ini adalah Rp 550.000.000. Dari perhitungan diperoleh bahwa alokasi anggaran pembelian lisensi Microsoft sebenarnya tidak memenuhi kebutuhan anggaran untuk membeli lisensi Microsoft sehingga kebijakan yang sudah direncanakan saat ini lebih bersifat perkenalan dan saling menghormati dengan pihak Microsoft. Alokasi anggaran ini harus disediakan per tahun karena sifat kontrak kerjasama lisensi yang berupa langganan per tahun yang apabila kontrak kerjasama tidak diperpanjang, maka lisensi yang dimiliki institusi dianggap belum memenuhi syarat yang diperlukan[24].

Konsekuensi dari kontrak kerjasama ini tentunya pihak POLBAN harus rutin

menyediakan anggaran pembayaran lisensi perangkat lunak per tahun sehingga

institusi tetap dianggap menggunakan perangkat lunak dengan lisensi yang memenuhi

syarat. Hal ini tentunya menimbulkan ketergantungan terhadap monopoli vendor

dalam jangka waktu lama (vendor lock in) sehingga membuat POLBAN akan

tergantung secara ekonomi dan teknologi terhadap vendor tertentu.

Asumsi dan ketentuan perhitungan biaya kontrak berlangganan lisensi perangkat

lunak proprietary adalah sebagai berikut :

(1) Tidak terjadi perubahan harga per tahun dari vendor perangkat lunak proprietary.

Pada kenyataannya infl asi dan nilai tukar rupiah terhadap US dollar mempengaruhi

harga produk perangkat lunak karena produk diperoleh secara impor menggunakan

basis harga US dollar.

(2) Alokasi anggaran pembelian perangkat lunak dari Anggaran Pendapatan dan

Belanja Negara tidak mengalami perubahan per tahunnya.

5.2 Perbandingan dan Pemilihan Lisensi Perangkat Lunak

Pemilihan lisensi perangkat lunak diperoleh

57

dengan melihat jumlah keunggulan terbanyak yang dimiliki berdasarkan data hasil penelitian yang ditunjukkan pada tabel 1.

Tabel 1 Perbandingan keunggulan open source vs proprietary

No. Aspek Pilihan Keunggulan

Open Source Proprietary

1 Pembelajaran, pendidikan, penelitian dan penyebaran ilmu pengetahuan

ü

2 Mewujudkan keberlanjutan

institusi dengan mengembangkan program-program

kemitraan dengan industri, masyarakat dan pemerintah

ü

3 Kemandirian ü

4 Nilai- nilai sosial/pengabdian

ü

5 Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat Indonesia

ü

6 Biaya dan legalitas Lisensi

ü

7 Landasan Kebijakan Penggunaan di Institusi dari Pemerintah

ü

8 Dukungan, anjuran dan jejaring kerjasama dari Pemerintah, institusi pendidikan dan komunitas

ü

9 Kesesuaian Format data standar perkantoran dari Badan Standardisasi Nasional / SNI

ü

10 Proses pengadaan barang dan jasa di institusi

ü

11 Pangsa pasar di Indonesia

ü

12 Kebiasaan Pengguna Akhir

ü

13 Penghematan biaya ü

14 Menghindari pembajakan

ü

15 Penggunaan kebutuhan lisensi untuk jangka panjang

ü

16 Keahlian di dunia pekerjaan sebagai IT server administrator

ü

No. Aspek Pilihan Keunggulan

Open Source Proprietary

17 Keamanan data dan kehandalan

ü

18 Menghindari penggunaan game

ü

Total Pilihan Keunggulan 16 2

Hasil yang diperoleh dari kajian penelitian terlihat keunggulan penggunaan

perangkat lunak open source lebih banyak daripada keunggulan penggunaan

perangkat lunak proprietary oleh karena itu kebijakan utama pemilihan lisensi

perangkat lunak yang diambil dalam rangka pemenuhan syarat ketentuan lisensi

pada Politeknik Negeri Bandung adalah menggunakan lisensi open source.

5.3 Perumusan Strategi Migrasi ke OSS

Untuk melaksanakan penggunaan perangkat lunak dengan migrasi ke open

source perlu dirumuskan strategi berdasarkan faktor internal dan faktor eksternal

yang dimiliki dan dihadapi. Faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan sumber

daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan sedangkan faktor eksternal berupa

peluang dan ancaman yang dihadapi untuk mencapai tujuan.

Solusi pilihan untuk memenuhi persyaratan pemenuhan ketentuan lisensi

perangkat lunak dengan melakukan migrasi ke Open Source Software (OSS)

tentunya harus dipertimbangkan melalui simulasi perhitungan biaya migrasi

menggunakan OSS.

Faktor budaya dan kebiasaan memiliki peran besar pada perhitungan biaya

migrasi ke OSS sehingga diperlukan perhitungan biaya yang berbeda ketika

migrasi menggunakan OSS untuk memenuhi persyaratan pemenuhan ketentuan

lisensi perangkat lunak.

Simulasi perhitungan biaya lisensi menggunakan acuan dari konsultan[27] dan

Standard Biaya Umum (SBU)[26] yang dikeluarkan oleh mentri keuangan. Alokasi

dan penentuan pengambilan biaya disesuaikan dengan kondisi eksisting bisnis dan

SI/TI POLBAN

Penjadwalan dan tahapan implementasi open source di POLBAN ditunjukkan pada tabel 2.Tabel 2 Penjadwalan dan tahapan implementasi

open source di POLBAN

No. Nama Pengeluaran Pengeluaran Per Tahun

1 Biaya Hardware dan Software

0

2 Biaya Jasa Pelatihan Migrasi Open Source

339,900,000

3 Biaya Jasa Instalasi Migrasi Open Source

0

4 Biaya jasa dukungan dan konsultasi sistem

360,000,000

5 Biaya Penyelenggaraan

Seminar

173,675,000

6 Honorarium Tim Pelaksana Kegiatan Migrasi

213,000,000 ü

7 Honorarium Tim Pengelola Website Pendayagunaan Open Source Software

50,400,000 ü ü

8 Biaya Donasi Pengembangan Open Source Software

15,560,000 ü ü ü


No. Nama Pengeluaran Pengeluaran Per Tahun

9 Biaya Lisensi Berlangganan

Proprietary

50,000,000 ü ü ü

Pada tabel 4.3 ditunjukkan skema perencanaan pembiayaan dalam rangka pemenuhan syarat lisensi perangkat lunak di POLBAN. Tampak pada tahun ke-5 penghematan yang diperoleh mulai bernilai stabil pada nilai Rp 484.440.000

Tabel 4 Skema perencanaan pembiayaan dalam rangka pemenuhan syarat lisensi perangkat lunak

di POLBAN

Jenis Biaya Pengeluaran

Tahun Ke-1(juta Rp)

Tahun Ke-2(juta Rp)

Tahun Ke-3(juta Rp)

Tahun Ke-4(juta Rp)

Tahun Ke-5(juta Rp)

Kontrak lisensi perangkat lunak proprietary per tahun

550 550 550 550 550

Pengeluaran kumulatif

kontrak lisensi

550 1,100 1,650 2,200 2,750

Perencanaan pembiayaan migrasi OSS

1,203 329 329 116 65.560

Pengeluaran kumulatif

perencanaan migrasi OSS

1,203 1,531 1,860 1,976 1,976

6. Kesimpulan dan Saran

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Penggunaan perangkat lunak open source dapat

menjadi solusi pilihan yang lebih efektif dan efi sien

untuk jangka panjang dalam rangka pemenuhan

ketentuan lisensi perangkat lunak di POLBAN

serta lebih memberikan keunggulan keselarasan

nilai-nilai manfaat yang sesuai dengan visi dan

misi POLBAN.

2. Formulasi strategi bisnis SI, strategi manajemen

SI/TI, dan strategi TI untuk implementasi

penggunaan perangkat lunak open source dalam

rangka pemenuhan ketentuan lisensi perangkat

lunak di POLBAN melibatkan semua pihak

stakeholder dan berdampak pada aspek-aspek

bisnis, proses pengadaan barang dan jasa, hukum,

organisasi, budaya, dan teknologi .

3. Pada tahun keempat pengeluaran kumulatif

untuk investasi penggunaan perangkat lunak

open source di POLBAN sudah mulai memiliki

nilai yang lebih rendah daripada investasi dengan

hanya melakukan kontrak berlangganan lisensi

perangkat lunak proprietary. Penghematan biaya

investasi yang diperoleh sebesar Rp 484.440.000

per tahun yang dimulai pada tahun kelima setelah

proses migrasi menggunakan perangkat lunak

open source.

6.2 Saran

Untuk institusi POLBAN, saran yang diperoleh dari penelitian ini yaitu :1. Pada institusi POLBAN, penggunaan perangkat lunak open source harus segera disosialisasikan dan diimplementasikan agar pengeluaran investasi untuk perangkat lunak tidak bergantung kepada vendor tertentu (vendor lock in) dan mendapatkan penghematan investasi untuk jangka panjang.Untuk penelitian selanjutnya, saran yang diperoleh dari penelitian ini yaitu:1. Dilakukan penelitian lanjutan untuk kajian strategi manajemen perubahan penggunaan perangkat lunak open source agar implementasi yang dilakukan dapat lebih cepat tercapai.2. Dilakukan penelitian lanjutan untuk mengetahui tingkat pemahaman dan penggunaan perangkat lunak open source pada pengguna TI di POLBAN dengan menggunakan metoda kuantitatif.

7. Daftar Pustaka

[1] Ward, John & Peppard, Joe. 2002. Strategic

Planning for Information Systems, 3rd Edition.

England: John Willey & Sons, Ltd.

[2] K., Laudon & J., Laudon. 2006. Management

Information Systems : Managing The Digital

Firm, 9th Edition. England: Prentice Hall.

[3] Indrajit, Eko .2004. Manajemen Perguruan

Tinggi Modern. e-book

[4] Peraturan Pemerintah (PP) Republik Indonesia

(RI) No. 17 Tahun 2010

[5] Lusa, Sofi an & Iskandar, Mario. 2010. Seminar

Nasional Multidisiplin Ilmu (SENMI-2010)

Universitas Budi Luhur : Kajian Penerapan

Aplikasi Open Source di Perguruan Tinggi

Dengan Pendekatan Soft System Methodology

: Studi Kasus Pengembang Software Akademik

Sisfokampus.

[6] Wahid, Fathul. 2004. Peluang Dan Tantangan

Pemanfaatan Teknologi Informasi Di Perguruan

Tinggi. Diakses tanggal 28 April 2012 dari http://

journal.uii.ac.id/index.php/media-informatika/

article/view/2/2

[7] Kusumah, Justisiari P. 2006. Makalah seminar

: Penegakan KHI dalam pengembangan piranti

lunak di Indonesia. Jakarta.

[8] Indrayanto, Adi et al. 2010. Pengembangan

Open Source Software Indonesia 2025 :

59

Grand Scenario OSS Indonesia 2010-2014.

Kementrian Riset dan Teknologi.

[9] http://www.opensource.org/docs/osd

[10] Sebastian, Gabriel. 2012. Pengantar Lisensi

Microsoft Untuk KalanganUsaha Kecil dan

Menengah (UKM). Jakarta : Microsoft User

Group Indonesia (MUGI).

[11] Wahyudi, Mochamad. 2012. Fenomena

Pembajakan Software di Indonesia:Antara

Kebutuhan dan Pelanggaran Hak Cipta (HKI).

Jakarta : Program Pasca Sarjana Magister Ilmu

Komputer STMIK Nusa Mandiri

[12] Undang-undang Republik Indonesia Nomor

19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta.

[13] Business Software Alliance. 2013. Komik

Edukasi HKI. Jakarta

[14] Amin, Muhamad. 2009. Tesis: Strategi

Change Management Untuk Mempercepat

Implementasi Penggunaan Aplikasi Perangkat

Lunak Berbasis Open Source: Studi Kasus

Kementrian Negara Riset Dan Teknologi .

Jakarta: Universitas Bina Nusantara.

[15] Wedhasmara, Ari, Langkah-Langkah

Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Dengan Menggunakan Metode Ward And

Peppard, http://digilib.unsri.ac.id/download/

Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

(diakses 20 April 2013)

[16] Febrinaldi. Penggunaan Sistem Operasi Open

Source vs. Closed Source di Lingkungan

Masyarakat. Universitas Pendidikan

Indonesia.

[17] Suhartono, Anton. Analisis Faktor-Faktor

yang Mempengaruhi Implementasi Perangkat

Lunak Berbasis Open Source Pada Perusahaan

Konsultan IT. Universitas Gunadarma

[18] Gartina, Dhani. 2009. Informatika Pertanian

Volume 18 No.1 2009 : Penggunaan Software

Open Source dalam Mendukung Kegiatan

Penelitian dan Administrasi Perkantoran.

Badan Litbang Pertanian.

[19] http://www.polban.ac.id/polban/sejarah.html

[20] Politeknik Negeri Bandung. 2013. Borang

Akreditasi Institusi Pendidikan Tinggi.

Bandung : Politeknik Negeri Bandung.

[21] Menteri Pendidikan Nasional. 2006. Peraturan

Mentri Pendidikan Nasional Republik

Indonesia No.3 Tahun 2006 : Statuta Politeknik

Negeri Bandung. Jakarta : Kementrian

Pendidikan Nasional.

[22] Politeknik Negeri Bandung. 2011. Rencana

Strategis Politeknik Negeri Bandung Tahun

2011-2015. Bandung : Politeknik Negeri

Bandung.

[23] Mell, Peter, & Grance, Timothy. 2011.

The NIST Defi nition of Cloud Computing.

Gaithersburg, Amerika Serikat: National

Institute of Standards and Technology

(NIST).

[24] PT Triutama Sistem Indonesia. 2013. Microsoft

Academic Licensing Solutions. Surabaya

[25] Nettrain. 2013. Penawaran rekanan : Microsoft

Subscription licensing program - OVS .

Jakarta

[26] Kementrian Keuangan. 2012. Standard Biaya

Umum Pemerintahan. Jakarta : Kementrian

Keuangan.

[27] Kurusetra Computer. 2013. Penawaran

rekanan : Perencanaan Migrasi Open Source.

Magetan.

[28] Quick MBA. 2013. SWOT Analysis. http://

www.quickmba.com/strategy/swot/

[29] Badan Standardisasi Nasional Indonesia. 2011.

Standard Nasional Indonesia Untuk Aplikasi

Perkantoran. Jakarta : Badan Standardisasi

Nasional Indonesia.

[30] Business Software Alliance. 2012. Shadow

Market : 2011 BSA Global Software Piracy

Study. Singapore : BSA.

[31] http://www.tempo.co/read/news/2012/11/08/0

72440435/86-Persen-Software-Microsoft-di-

Indonesia-Bajakan

[32] Yayasan Air Putih. 2011. Faktor-faktor

Pendorong Pemilihan Perangkat Lunak

Sebagai Alat Peraga (Studi Kasus MGMP TIK

se-DKI Jakarta). Jakarta : Yayasan Air Putih.[33] Holt, Ric. 2008. Final Project Wine Software

Architecture. University of Waterloo.


PERENCANAAN TAHAPAN PRIORI-

TAS STRATEGI BERDASARKAN

KEBIJAKAN YANG ADA DI BA-

GIAN INFORMATIKA SEKRETARI-

AT DAERAH KABUPATEN GARUT

UNTUK MEREALISASIKAN E-GOV-

ERNMENT

Oleh

IRFAN NURUL HAMDANIFakultas Pascasarjana, Program Studi

Magister Sistem Informasi


email : [email protected]� � � � � � �Pada era globalisasi saat ini, teknologi

informasi dan komunikasi berkembang sangat

pesat dan membuat masyarakat menuntut

terbentuknya pemerintahan yang interaktif,

efektif, efi sien, transparan dan terintegrasi

yang merupakan tujuan dari e-government.

Untuk itu, pemerintah pusat membuat sebuah

kebijakan untuk acuan dalam mengembangkan

e-government. Didalamnya menyebutkan

beberapa kondisi yang harus dipenuhi dalam

mengembangkan e-government, akan tetapi

Pemda Kab. Garut belum bisa memenuhi

kondisi tersebut. Untuk itu, dibutuhkan sebuah

tahapan prioritas strategi yang optimal dan

tepat untuk bisa merealisasikan e-government.

Tetapi, untuk membuat rencana strategi di

pemerintahan daerah harus mengacu kepada

RPJMD sebagaimana yang tertera pada

undang-undang.

Adapun tools yang dipakai pada

penelitian ini adalah Analisis SWOT, Matriks

SWOT, Gap Analisis, IT Balanced Scorecard

dan Analitycal Hierarchy Process.

Kata kunci : e-government, Rencana Strategi,

SWOT, Gap Analisis, IT Balanced Scorecard,

Analitycal Hierarchy Process.

61

I. PENDAHULUAN

Pada era globalisasi saat ini, teknologi

informasi dan komunikasi berkembang

sangat pesat dan membuat masyarakat

menuntut terbentuknya pemerintahan yang

interaktif, efektif, efi sien, besih, transparan,

terarah dan terintegrasi dari mulai tingkat

kabupaten/ kota, provinsi sampai pemerintah

pusat, di dukung dengan kemajuan teknologi

informasi dalam pengaksesan, pengelolaan

dan pendayagunaan informasinya supaya

cepat dan akurat, yang merupakan tujuan

dari e-government, dimana e-government ini

sudah direncanakan oleh pemerintah pusat

yang diharapkan menjadi pemerintahan

yang baik (good government).

Untuk itu, pemerintah pusat membuat

sebuah kebijakan untuk acuan dalam

mengembangkan e-government yaitu

INPRES No.3 Tahun 2003 yang merupakan

dasar bagi seluruh kebijakan detail teknis

dalam mengembangkan e-government.

Didalamnya menyebutkan beberapa kondisi

yang harus dipenuhi dalam mengembangkan

e-government, akan tetapi Pemda Kab.

Garut belum bisa memenuhi kondisi

tersebut diantaranya yang menjadi kendala

yaitu anggaran dan infrastruktur seperti

belum adanya Data Center, jaringan yang

belum terpusat, jaringan internet. Untuk itu,

dibutuhkan sebuah rencana strategi yang

optimal dan tepat untuk bisa merealisasikan

e-government di Pemda Kab. Garut.

Tetapi dalam mengelola atau membuat

rencana strategi di pemerintahan daerah,

harus sesuai dengan pasal 150 dan 151 UU

Nomor 32 Tahun 2004 yang menyebutkan

bahwa dalam menyusun rencana strategi di

pemerintahan daerah harus sesuai dengan

RPJPD (Rencana Pembangunan Jangka

Panjang), RPJMD (Rencana Pembangunan

Jangka Menengah) dan RKPD (Rencana

Kerja Pembangunan Daerah).

Maka dapat disimpulkan dari

beberapa permasalahan di atas yaitu

bagaimana menyusun dan mengusulkan

tahapan prioritas strategi yang optimal untuk

menerapkan e-government dengan kendala

yang ada berupa anggaran dan infrastruktur,

dengan cara menganalisis disain strategi

yang prioritas terlebih dahulu, disesuaikan

dengan kebijakan-kebijakan yang ada yang

kemudian dipetakan kedalam IT Balanced

Scorecard dan menyusunnya menggunakan

Analitycal Hierarchy Process (AHP)

supaya efektif (time), efi sien (budget) dan

transparan (policy).

II. TINJAUAN PUSTAKA

Perancangan suatu rencana strategi

yang optimal menurut Fred R. David harus

menentukan strategi dengan melakukan

tiga tahapan kerangka kerja dan matrik

sebagai model analisisnya. Perangkat atau

alat yang berbentuk matrik itu telah sesuai

dengan segala ukuran dan tipe organisasi

perusahaan, sehingga alat tersebut dapat

dipakai untuk membantu para ahli strategi

dalam mengidentifi kasi, mengevaluasi

dan memilih strategi yang paling tepat.

Matrik yang digunakan oleh Fred R. David

salah satunya adalah Matrik SWOT dan

Quantitative Strategic Planning Matriks

(QSPM) sebagai tool untuk mengambil

suatu keputusan. [1].

Hindri Asmoko [2] berpendapat, untuk

membuat model atau proses perencanaan

strategi terdiri dari lima komponen yang

saling berhubungan. Pertama, mengamati

lingkungan dengan mengidentifi kasi faktor

budaya, demografi , ekonomi dan politik

dan implikasinya terhadap organisasi.

Kedua, menetapkan misi dan tujuan dengan

mengidentifi kasi masalah dan peluang

untuk pelayanan atau pendekatan baru

didasarkan pada pengamatan lingkungan.

Ketiga, menganalisis kekuatan dan

kelemahan internal dan eksternal serta

sumber daya yang terbatas dari organisasi.

Keempat, mengembangkan rencana

tindakan dan menetapkan prioritas. Kelima,

mengembangkan strategi implementasi dan

memonitor implementasi.

Bryson dan Roering [3]

mengidentifi kasi lima model yang dapat

digunakan untuk merencanaan rencana

strategi pada pemerintahan. Kelima model


tersebut adalah Model kebijakan Harvard

yang biasa disebut dengan analisis SWOT,

Sistem perencanaan strategi, Manajemen

stakeholder, Model manajemen portofolio,

Manajemen resiko dari strategi.

Dari beberapa penelitian yang telah

dilakukan dan sebagai acuan penelitian yang

akan dilakukan, maka dapat disimpulkan

bahwa untuk merancang suatu tahapan

prioritas rencana strategi yang optimal adalah

dengan cara mengidentifi kasi, merencanakan,

menyelaraskan dengan kebijakan yang ada,

mengevaluasi, mengembangan strategi di

masa mendatang dan menyusun tahapan

prioritas strategi yang paling tepat dan

optimal.

Pada penelitian ini metode yang

digunakan untuk mengidentifi kasi dan

merencanakan strategi yaitu menggunakan

analisis SWOT dan Matrik SWOT.

Gambar 2.1 Matrik SWOT

Untuk menyelaraskan strategi

dengan kebijakan yang ada Yoki Muchsam,

Falahah dan Galih Irianto Saputro [4]

menyatakan bahwa gap analisis dapat

membantu manajemen dalam mengevaluasi

dan memutuskan tindakan apa yang dapat

dilakukan untuk memperbaiki kinerja yang

ada, diselaraskan dengan kebijakan yang

ada. Maka pada penelitian ini metode yang

akan digunakan untuk menyelaraskan

antara strategi dengan kebijakan yang ada

menggunakan metode Gap Analisis.

Untuk mengevaluasi strategi yang

telah didapatkan dari hasil analisis maka

dibuatlah suatu strategi generik atau strategi

umum yang mempunyai keunggulan dan

terjamin sesuai dengan kebijakan yang ada

dibandingkan dengan standar yang telah

ditentukan.

Untuk mengembangkan strategi di

masa mendatang metode yang akan digunakan

adalah IT Balanced Scorecard ang memiliki

keunggulan dalam hal mengukur kinerja

suatu perusahaan untuk melakukan evaluasi

yang memberikan gambaran menyeluruh

dari suatu perusahaan dan menyesuaikan

dengan bisnisnya. Begitu juga IT Balanced

Scorecard memiliki konsep hubungan sebab

akibat diantara berbagai sasaran strategi yang

dihasilkan dalam perencanaan strategi dan

memiliki perspektif orientasi di masa depan

yang memiliki misi yaitu mengembangkan

kesempatan-kesempatan yang ada untuk

menjawab tantangan di masa depan.

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� Untuk menyusun tahapan prioritas

strategi yang paling tepat dan optimal

menggunakan metode AHP. Karena, menurut

Jessica Keyes [6] menyarankan untuk

melakukan pembobotan yang baik ketika

digabungkan dengan IT Balanced Scorecard

yaitu menggunakan metode AHP. LC.

Leung, KC. Lam dan D Cao [7] menuliskan

dalam jurnalnya yang berhubungan dengan

penerapan Balanced Scorecard, bahwa untuk

penentuan bobot di Balanced Scorecard

salah satunya menggunakan metode AHP.

AHP merupakan suatu metode yang

menggunakan perbandingan dari elemen-

elemen (membandingkan satu dengan yang

lain) untuk menentukan prioritas elemen

berdasarkan perhitungan matematis. [6].

Tabel 2.1 Skala Banding Berpasangan

63

III. METODOLOGI PENELITIAN

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian

Secara umum tahapan-tahapan

dari gambar di atas dapat diuraikan atau

dijelaskan satu persatu sebagai berikut :

1. Pengkajian masalah pada penelitian ini

akan dilakukan dengan cara melihat atau

mengidentifi kasi visi, misi dan RPJMD yang

ada di Bagian Informatika Sekretariat Daerah

Kabupaten Garut, serta mencari informasi

dengan cara wawancara kepada beberapa staf.

2. Melakukan analisis terhadap visi dan misi

menggunakan analisis SWOT yaitu mencari

faktor internal dan eksternal yang ada di Bagian

Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten

Garut. Setelah itu, melakukan perencanaan

dengan cara mengidentifi kasi dari berbagai

faktor secara sistematis untuk merumuskan

strategi menggunakan Matrik SWOT. Dari

strategi-strategi yang dihasilkan oleh Matrik

SWOT yang lebih diprioritaskan adalah

Strategi SO. Karena, untuk membuat suatu

perencanaan dibutuhkan kekuatan dan peluang

yang dimiliki, akan tetapi untuk kelemahan dan

ancaman harus ada realisasi dari perencanaan.

3. Melakukan gap analisis dengan cara

memberikan level kode Sesuai (S) atau Tidak

Sesuai (T) antara RPJMD dan visi, misi serta

tugas pokok Bagian Informatika Sekretariat

Daerah Kabupaten Garut, dan mencari tingkat

prioritas terhadap RPJMD dengan cara

memberikan rangking High (H) dan Low (L)

disesuaikan dengan tabel Rangking.

4. Melakukan evaluasi strategi dengan cara

membuat matrik antara hasil gap analisis dan

strategi SO, untuk mencari strategi generik atau

strategi umum yang mempunyai keunggulan

dan terjamin sesuai dengan kebijakan yang

ada. Dimana, hasil dari gap analisis yang akan

dibuat matrik adalah yang memiliki tingkat

prioritas High dan levelnya Sesuai dengan visi,

misi serta tugas pokok Bagian Informatika

Sekretariat Daerah Kabupaten Garut.

5. Pada tahapan selanjutnya yaitu melakukan

pemetaan strategi generik dengan empat

perspektif tanpa menghitung skor yang ada pada

IT Balanced Scorecard dan membuat disain

hubungan sebab akibat dari setiap strateginya,

yang diharapkan dapat menggambarkan strategi

dimasa datang dengan hubungan sebab akibat

tersebut. Dan konsep ini selaras dengan konsep

dari Martinsons bahwa dengan menggunakan

hubungan sebab akibat antara satu sasaran

strategi dengan sasaran strategi yang lain dapat

memastikan bahwa sasaran strategi yang dipilih

tepat dan juga mendukung sasaran, strategi dan

visi misi.

6. Tahapan selanjutnya yaitu menyusun tahapan

prioritas strategi yang optimal dan tepat supaya

efektif, efi sien dan transparan, menggunakan

metode Analitycal Hierarchy Process (AHP)

berdasarkan hasil dari pemetaan IT Balanced

Scorecard dan disain hubungan sebab akibat,


dengan membuat bobot perbandingan dan tingkat kepentingan dari setiap strategi tanpa dibuat dekomposisi

masalah terlebih dahulu atau menyusun hirarki kriteria terlebih dahulu. Adapun metode yang digunakan

untuk menentukan nilai prioritas dalam menyusun tahapan strategi, dengan cara wawancara kepada

responden yang memiliki kewenangan dan berpengaruh terhadap terealisasinya e-government di Pemda

Kab. Garut, menggunakan skala nilai perbandingan berpasangan berdasarkan bobot strategi.

IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Analisis SWOT

Pada tahapan analisis SWOT, akan dilakukan identifi kasi terhadap kondisi lembaga saat ini

untuk mendisain strategi dalam menerapkan e-government, yang diformulasikan pada faktor internal

(faktor kekuatan dan kelemahan) dan faktor eksternal (faktor peluang dan ancaman) yang dimiliki

oleh Bagian Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Garut.

4.2. Matrik SWOT

Dari hasil analisis SWOT, kemudian dianalisis menggunakan Matrik SWOT untuk di identifi kasi

berbagai faktornya secara sistematis untuk menghasilkan rumusan atau rencana strategi. Analisis ini

didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan Kekuatan (strength) dan Peluang (opportunities),

namun secara bersamaan dapat meminimalkan Kelemahan (weakness) dan Ancaman (threats). Hasil

dari analisis menggunakan Matrik SWOT.

4.3. Gap Analisis

Gap analisis digunakan untuk menyelaraskan apakah RPJMD yang ada di Pemda Kab. Garut

khususnya Bagian Informatika sudah diimplementasikan sesuai dengan target yang ingin dicapai atau

tidak sampai tercapainya visi dan misi. Adapun cara yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah

dengan memberikan rangking terlebih dahulu terhadap RPJMD ke dalam beberapa tingkat prioritas

yaitu High (H) dan Low (L) dengan ketentuan rangking pada gap analisis dapat dilihat pada tabel 4.1

dibawah ini :

Tabel 4.1 Rangking pada gap analisisPenjelasan

H (High) Kebutuhan proses yang sangat penting atau

kebutuhan proses yang kritis, tanpa proses ini

organisasi tidak dapat berfungsi.L (Low) Kebutuhan proses yang diinginkan atau kebutuhan

proses yang baik untuk dimiliki dan hanya akan

menambah nilai kecil ke proses bisnis.

Setelah diberikan rangking selanjutnya menentukan level apakah sesuai dengan visi dan misi

atau tidak dengan memberikan kode Sesuai (S) atau Tidak Sesuai (T). Hasil dari gap analisis dapat

dilihat pada tabel 4.2 berikut ini :

Tabel 4.2 Gap Analisis terhadap RPJMD

Program Kerja Sasaran Program Rank Level

1. Perencanaan dan

Pengembangan

Kebijakan

Komunikasi dan

Informasi

Tersedia dan L S

2. Pembinaan dan

Pengembangan

Sumber Daya

Komunikasi dan

Informatika

Tersedianya SDM

berkompetensi

Teknologi

Komunikasi dan

Informatika di

lingkungan aparatur

pelayanan

H S

3. Peningkatan

Pengolahan

Data Elektronik

dan Pelayanan

Informasi

berbasis

teknologi

informasi

Tersedianya

aplikasi pengolah

data elektronik

dan website/ portal

informasi resmi

Pemkab Garut yang

lengkap dan akurat

H S

Tersedianya sarana

pengolah data

elektronik

L S

4. Pengembangan

Infrastruktur

Jaringan

Komunikasi dan

Informatika

Tersedianya akses

jaringan intranet

dan internet

H S

Tersedia dan

terpeliharanya

infrastruktur

pusat pelayananan

jaringan

H S

5. Pemberdayaan

Komunikasi

dan Informatika

untuk

Masyarakat

Terwujudnya

pelayanan dan

Peningkatan

pendayagunaan

Komunikasi

dan Informatika

Masyarakat

H S

6. Fasilitasi,

Koordinasi dan

Pengembangan

Piranti Keras

dan Lunak

Sistem Informasi

Daerah yang

terintegrasi

Tersedianya

aplikasi, konten

dan perangkat

pendukung sistem

informasi daerah

yang operasional

dan terintegrasi

H S

Tersedianya

konten dan aplikasi

subdomain internet

di lingkup Pemkab

Garut

L S

7. Peningkatan

perangkat

Persandian dan

Telekomunikasi

Daerah

Tersedianya

perangkat faksimili

L T

Tersedianya

jaringan telepon

PABX

L T

Tersedianya system

informasi faksimili

L T

8. Peningkatan

SDM

Persandian dan

Telekomunikasi

Tersedianya SDM

Sandi dan

Telekomunikasi

L T

4.4. Strategi Generik

Tahapan selanjutnya adalah melakukan

evaluasi dengan cara mencari strategi

generik atau strategi umum yang mempunyai

keunggulan dan terjamin sesuai dengan

kebijakan yang ada. Adapun untuk mencari

65

strategi generik pada penelitian ini adalah

dengan cara membuat matrik antara Strategi

SO hasil dari Matrik SWOT, dengan sasaran

program dari RPJMD hasil dari gap analisis

yang mempunyai prioritas rangking High

dan level yang Sesuai dengan visi dan misi,

maka di dapat strategi generik seperti pada

tabel 4.3 di bawah ini :

Tabel 4.3 Strategi Generik

4.5 Memetakan Strategi Generik

ke IT BSC

Dari hasil strategi generik yang

didapat pada tabel 4.3 di atas, maka

pada tahapan selanjutnya akan dilakukan

pemetaan terhadap empat perspektif

tanpa menghitung skor yang ada pada IT

Balanced Scorecard, seperti yang terlihat

pada tabel 4.4 di bawah ini. Adapun yang

melandasi penelitian ini menggunakan

pemetaan strategi yang kemudian dibuat

disain hubungan sebab akibat, karena

berdasarkan konsep dari Martinsons yang

menjelaskan bahwa kunci prinsip dari IT

Balanced Scorecard yaitu adanya hubungan

sebab akibat antara satu sasaran strategi

dengan sasaran strategi yang lain, untuk

memastikan bahwa sasaran strategi yang

dipilih tepat dan juga mendukung sasaran,

strategi dan visi misi, yang diharapkan dapat

menggambarkan strategi dimasa datang.

Tabel 4.4 Pemetaan Strategi Terhadap

Empat Perspektif IT BSC

4.6 Menyusun Tahapan Prioritas

Strategi Menggunakan AHP

Dari hasil pemetaan IT Balanced

Scorecard pada tabel 4.4 di atas belum

bisa menentukan tahapan prioritas

strategi, maka pada penelitian ini mencoba

menyusun tahapan prioritas strategi

yang lebih optimal dan tepat, supaya

efektif, efi sien dan transparan di Bagian

Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten

Garut untuk merealisasikan e-government,

menggunakan metode Analitycal Hierarchy

Process (AHP) dengan cara membuat bobot

perbandingan dan tingkat kepentingan dari

setiap strategi menggunakan skala nilai

perbandingan berpasangan pada metode

AHP dalam menyusun tahapan prioritas

strateginya. Adapun cara yang digunakan

untuk mengambil skala nilai pada penelitian

ini menggunakan metode wawancara kepada

responden yang memiliki kewenangan

dan berpengaruh terhadap terealisasinya e-

government di Pemda Kab. Garut.

Selanjutnya mencari nilai eigen


maksimum (λmaks) yang didapat dengan

menjumlahkan hasil perkalian jumlah kolom

dengan vektor eigen. Nilai eigen maksimum

yang diperoleh adalah 7,784.

Selanjutnya menari nilai indek

konsistensi, karena matrik pembobotan pada

penelitian ini berordo 7 yaitu terdiri dari

7 strategi, maka nilai n=7 dan nilai indek

konsistensi (CI) yang diperoleh adalah 0,131.

Untuk n=7, nilai Rasio Indek (RI) dari

tabel Rasio Indek/ tabel Saaty adalah 1,320,

maka Nilai dari konsistensi rasio (CR) yang di

dapat adalah 0,099, karena CR<0,100 berarti

jawaban responden konsisten.

V. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan

pembahasan yang telah dilakukan dan

mengacu kepada tujuan penelitian, maka

dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan menggunakan Metode Analisis

SWOT, Matrik SWOT dan Gap Analisis yang

kemudian dibuat menjadi strategi generik dapat

menghasilkan disain strategi yang prioritas

disesuaikan dengan kebijakan-kebijakan yang

ada di Pemda Kab. Garut khususnya Bagian

Informatika.

2. Metode IT Balanced Scorecard dapat

menghasilkan pemetaan strategi tanpa

menghitung skor hanya melihat IT Balanced-nya

saja dan dapat menghasilkan hubungan sebab

akibat dari setiap perspektif berdasarkan konsep

Martinsons bagi Pemda Kab. Garut.

3. Metode AHP dapat memberikan hasil rekomendasi

tahapan prioritas strategi yang optimal supaya

efektif, efi sien dan transparan kepada Pemda Kab.

Garut dalam menentukan dan menyusun rencana

strategi yang akan dilakukan dimasa mendatang

atau menyususn RPJMD untuk merealisasikan e-

government.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan dan analisis

yang telah dilakukan, maka ada beberapa

saran, diantaranya adalah :

1. Dalam mengambil skala nilai perbandingan

berpasangan pada metode AHP harus mencari

responden yang benar-benar paham akan kondisi

dari perusahaan yang akan diteliti. Dan diperlukan

ketelitian dan konsistensi responden. Karena

ketika responden menjawab dan tidak konsisten

harus dilakukan pengambilan data lagi.

2. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan dapat

sampai ke implementasi waktu dari tahapan

prioritas strategi yang dihasilkan oleh AHP

dengan cara dibuat berdasarkan hubungan

ketergantungan/ tidak ketergantungan antara

poin usulan strategi dengan poin usulan strategi

yang lainnya.

DAFTAR PUSTAKA� � �Husein Umar. 2003. Strategic Management in

Action. hlm. 31. Jakarta : PT Gramedia Pustaka

Utama.

[2] Hindri Asmoko. “Manajemen Strategis pada

Pemerintah Daerah : Inovasi Menuju gBirokrasi

Profesional”.

[3] Bryson, J. dan W. Roering. 1987. Applying

private-sector strategic management in the

public sector.

[4] Yoki M. dan Falahah. & Galih Irianto S. 2011.

“Penerapan Gap Analysis pada Pengembangan

Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja

Karyawan (Studi Kasus PT.XYZ)”. Bandung :

STMIK AMIK BANDUNG.

[5] Grembergen, Wim Van., & Haes, Steven De.

(2009). Enterprise Governance of Information

Technology, Achieving Strategic Alignment

and Value. New York: Springer.

[6] Keyes, Jessica. .2005. Implementing The

IT Balanced Scorecard: Aligning IT with

Corporate Strategy. Boca Raton – FL: Auerbach

Publication.

[7] LC. Leung, KC. Lam. 2006. Implementing

The Balanced Scorecard Using The Anaytic

Hierarchy Prosess & The Analytic Network

Process, Journal of Operational Research

Society.

67

PEMODELAN ARSITEKTUR EN-

TERPRISE SEKOLAH MENENGAH

PERTAMA NEGERI 1 PARIGI UNTUK

PENERAPAN STANDAR NASIONAL

PENDIDIKAN (SNP)

MENGGUNAKAN TOGAF ADM

9.1

HANI IRMAYANTI57.101.11.070


Fakultas Pasca Sarjana, Program Studi

Magister Sistem Infomasi

Jalan Dipatiukur 112-116 Bandung

40132

[email protected]

ABSTRAK

Suatu Organisasi dalam meningkatkan kinerja

dari setiap proses bisnis yang berlangsung

di dalamnya memanfaatkan teknologi

informasi dan sistem informasi. Salah

satunya adalah SMPN 1 Parigi yang dalam

menerapkan Standar Nasional Pendidikan

(SNP) memanfaatkan Teknologi Informasi.

Tetapi di Sekolah ini belum ada sistem

informasi terintegrasi yang dapat digunakan

untuk membantu penerapan SNP.Oleh

karena itu dibutuhkan rancangan arsitektur

enterprise yang digunakan sebagai acuan

pembangunan dan pengembangan sistem

informasi Sekolah.Arsitektur enterprise

merupakan perencanaan, pengklasifi kasian,

pendefi nisian dan rancangan konektifi tas

dari berbagai komponen yang menyusun

suatu enterprise.

Penelitian ini menggunakan Framework

TOGAF (The Open Group Architecture

Framework) ADM(Architecture

Development Method), tahapannya

yaituArchitecture Vision, Business

Architecture, Information System

Architecture, Technology Architecture,

Opportunities and Solution, dan migration

Planning. Beberapa Tools yang digunakan

yaitu Value Chain, Diagram UML dan

BPMN.

Hasil dari penelitian ini adalah adanya

rancangan sistem informasi yang akan

digunakan sebagai pendukung pemenuhan

standar nasional pendidikan di Sekolah dan

Sekolah memiliki Blue Print atau Model

Arsitektur Enterprise yang dapat digunakan

untuk merancang dan mengembangkan

sistem informasi.

Kata Kunci : Arsitektur Enterprise, TOGAF,

ADM, Standar Nasional

Pendidikan, Blue Print.

1. PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang

Suatu Organisasi dalam meningkatkan

kinerja dari setiap proses bisnis yang berlangsung

di dalamnya memanfaatkan teknologi informasi

dan sistem informasi. Untuk mengoptimalkan

semua proses bisnis yang terjadi pada masing-

masing bagian organisasi tersebut dibutuhkan

suatu arsitektur enterprise. Arsitektur enterpriseini

juga digunakan untuk mendukung pengambilan

keputusan dengan membantu mengelola perubahan,

menelusuri dampak perubahan organisasi dan

bisnis terhadap sistem.

Arsitektur enterprise merupakan

perencanaan, pengklasifi kasian, pendefi nisian dan

rancangan konektifi tas dari berbagai komponen

yang menyusun suatu enterpriseyang diwujudkan

dalam bentuk model dan gambar serta memiliki

komponen utama yaitu arsitektur informasi

(data), arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi

(Parizeu, 2002). Untuk mengatur struktur dan

objek yang terkait dengan organisasi dalam

pemodelan arsitektur dibutuhkan suatu framework,

salah satu framework yang bisa digunakan adalah


TOGAF (The Open Group Architecture Framework)

dan untuk mendapatkan gambaran rinci dalam

menentukan Arsitektur Enterprise maka digunakan

sebuah metode, salah satu metodenya adalah

Architecture Development Method (ADM).

Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Parigi

merupakan institusi yang mengacu kepada Standar

Nasional Pendidikan (SNP) untuk mengelola

Sekolahnya. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor

19 tahun 2005 BAB I Pasal I disebutkan bahwa

Standar Nasional Pendidikan merupakan kriteria

minimal tentang sistem pendidikan diseluruh

wilayah hukum Negara Kesatuan Republik

Indonesia.Penerapan SNP di Sekolah diantaranya

yaitu dalam kegiatan pengembangan Kurikulum

tingkat satuan pendidikan, kegiatan pemetaan

Standar kompetensi lulusan, kegiatan peningkatan

kualitas dan kelengkapan perangkat pembelajaran

seperti silabus, rancangan persiapan pembelajaran

(rpp) dan bahan ajar, selain itu juga dalam kegiatan

peningkatan kualitas dan kelengkapan perangkat

penilaian, kegiatan pemberdayaan kualitas dan

kelengkapan pendidik dan tenaga pendidikan yang

ada di Sekolah, kegiatan perawatan dan penggunaan

sarana yang ada, kegiatan pengelolaan sumber

daya di sekolah dengan melakukan penyusunan,

pelaksanaan, evaluasi program kerja dan pengelolaan

sekolah, yang terakhir yaitu kegiatan pengelolaan

dana yang diterima dan pembiayaan sekolah.Semua

kegiatan itu masih dilakukan tanpa bantuan sistem

informasidan belum adanya integrasi dari semua

kegiatan sehingga masih banyak data yang tercecer

serta sumber daya manusia yang ada juga belum

terbiasa menggunakan teknologi sehingga masih

ada penumpukan tugas dari beberapa pegawai.

Dari permasalahan diatas maka dibutuhkan

pemodelan Arsitektur Enterprise untuk merancang

konektifi tas pengelolaan setiap kegiatan sekolah,

dengan membuat sistem informasi yang terintegrasi

untuk membantu menerapkan SNP, selain itu

juga perlu adanya pelatihan untuk sumber daya

manusia yang ada di sekolah. Pemodelan Arsitektur

Enterprise ini juga dilakukan untuk menyelaraskan

strategi bisnis Sekolah dengan teknologi sehingga

bisa membantu dalam pencapaian SNP.

Berdasarkan uraian diatas maka tesis ini

akan membahas tentang bagaimana Pemodelan

Arsitektur Enterprise Sekolah, untuk menjalankan

setiap proses bisnis yang ada di Sekolah dan

membantu menerapkan SNP, dengan mengambil

judul “Pemodelan Arsitektur Enterprise Sekolah

Menengah Pertama Negeri 1 Parigi untuk Penerapan

Standar Nasional Pendidikan (SNP) menggunakan

TOGAF ADM 9.1”

2.2 Identifi kasi Masalah

Identifi kasi masalah berdasarkan permasalahan

pada latar belakang diatas adalah :

1. Sekolah belum memiliki Sistem Informasi

terintegrasi sebagai pendukung pemenuhan

Standar Nasional Pendidikan.

2. Belum adanya Blue print atau model arsitektur

enterprise yang akan digunakan untuk merancang

dan mengembangkan sistem informasi.

2.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan diatas, tujuan dari

penelitian ini adalah :

1. Membuat rancangan sistem informasi terintegrasi

sebagai pendukung pemenuhan standar nasional

pendidikan.

2. Membuat Blue Print atau Pemodelan Arsitektur

Enterprise yang akan digunakan untuk merancang

dan mengembangkan sistem informasi.

2.4 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah

:

1. Pemodelan Arsitektur Enterprise ini

menggunakan TOGAF ADM dan tahapan

yang digunakan adalah Architecture Vision,

Business Architecture, Information System

Architecture, Technology Architecture,

Opportunities and Solution, dan migration

Planning.

2. Pemodelan Arsitektur Enterprise Sekolah ini

mengacu pada 8 Standar Nasional Pendidikan

(SNP) yang terdapat pada PP Nomor 19 tahun

2005.

2. Tinjauan Pustaka

69

1.1 Standar Nasional Pendidikan

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun

2005, Standar Nasional Pendidikan (SNP) adalah

kriteria minimal tentang sistem pendidikan di

seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik

Indonesia. Lingkup Standar Nasional Pendidikan

meliputi : Standar Isi, Standar Proses, Standar

Kompetensi Lulusan, Standar Pendidik dan Tenaga

Kependidikan, Standar Sarana dan Prasarana,

Standar pengelolaan, Standar Pembiayaan, Standar

Penilaian Pendidikan.

Uraian setiap standar yang dimaksud adalah

sebagai berikut :

1. Standar Isi adalah ruang lingkup materi dan

tingkat kompetensi yang dituangkan dalam

kriterian tentang kompetensi tamatan,

kompetensi bahan kajian, kompetensi mata

pelajaran, dan silabus pembelajaran yang

harus dipenuhi oleh peserta didik pada

jenjang dan jenis pendidikan tertentu.

2. Standar Proses adalah standar nasional

pendidikan yang berkaitan dengan

pelaksanaan pembelajaran pada satu

satuan pendidikan untuk mencapai standar

kompetensi lulusan.

3. Standar Kompetensi Luusan adalah

kualifi kasi kemampuan lulusan yang

mencakup sikap, pengetahuan dan

keterampilan.

4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan

adalah kriteria penddikan prajabatan dan

kelayakan fi sik maupun mental, serta

pendidikan dalam jabatan.

5. Standar Sarana dan prasarana adalah standar

nasional pendidikan yang berkaitan dengan

kriteria minimal tentang ruang belajar,

tempat berolahraga, tempat beribadah,

perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja,

tempat bermain, tempat berkreasi serta

sumber belajar lain yang diperlukan untuk

menunjang proses pembelajaran, termasuk

penggunaan teknologi informasi dan

komunikasi.

6. Standar pengelolaan adalah standar

nasional pendidikan yang berkaitan dengan

perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan

kegiatan pendidikan pada tingkat satuan

pendidikan, kabupaten.kota, provinsi

atau nasional agar tercapai efi siensi dan

efetivitas penyelenggaraan pendidikan.

7. Standar pembiayaan adalah standar yang

mengatur komponen dan besarnya biaya

operasi satuan pendidikan yang berlaku

selama satu tahun.

8. Standar penilaian pendidikan adalah

standar nasional pendidikan yang berkaitan

dengan mekanisme prosedur dan instrumen

penilaian hasil belajar peserta didik.

1.1 Arsitektur Enterprise

Arsitektur enterprise merupakan satu set

spesifi kasi model bisnis dan TI yang merefl eksikan

integrasi enterprise dan kebutuhan standarisasi.

Arsitektur enterprise mendefi nisikan konteks

integrasi bisnis data, proses, organisasi, teknologi

dan menyelaraskan sumberdaya enterprise dengan

tujuan enterprise. Arsitektur enterprise meliputi

arsitektur bisnis dan arsitektur sistem informasi.

Arsitektur enterprise menyediakan

pendekatan sistematis untuk mengelola aset sistem

dan informasi serta mengarahkan kebutuhan

strategis bisnis. Arsitektur enterprise mendukung

pengambilan keputusan strategis dengan

membantu mengelola perubahan, menelusuri

dampak perubahan organisasi dan bisnis terhadap

sistem.

Arsitektur Enterprise mencakup beberapa

model yang berkaitan :

1. Arsitektur Bisnis

Mendefi nisikan proses bisnis

2. Arsitektur Data/ Informasi

mendefi nisikan struktur informasi yang

penting bagi organisasi dalam menjalankan

proses bisnis berupa entitas data dan

hubungan antar entitas.

3. Arsitektur Aplikasi

Mendefi nisikan jenis-jenis aplikasi utama

yang dibutuhkan untuk mengelola data dan

informasi untuk mendukung fungsi bisnis

enterprise.


4. Arsitektur Teknologi

Mendefi nisikan platform teknologi untuk

mengelola data dan menyediakan informasi

pendukung fungsi bisnis.

Arsitektur Enterprise merupakan

pengetahuan khusus tentang aset yang

memberikan beberapa keuntungan.

Arsitektur enterprise merupakan tool

untuk perencanaan, tata kelola TI dan

manajemen portofolio.

1.1 The Open Group Architecture Framework

(TOGAF)

The Open Group Architecture Framework

(TOGAF) adalah sebuah framework yang

dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture

Framework pada tahun 1995. Awalnya TOGAF

digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika

Serikat namun pada perkembangannya TOGAF

banyak digunakan pada berbagai bidang seperti

perbankan, industri manufaktur dan juga pendidikan.

TOGAF ini digunakan untuk mengembangkan

enterprise architecture, dimana terdapat metode dan

tools yang detail untuk mengimplementasikannya,

hal ini lah yang membedakan dengan framework

enterprise architecture lainnya misalnya Zachman.

Salah satu kelebihan menggunakan framework

TOGAF ini adalah karena sifatnya yang fl eksibel

dan bersifat open source.

TOGAF memndang enterprise architecture

ke dalam empat kategori, yaitu :

5. Business Architecture

Mendeskripsikan tentang bagaimana proses

bisnis untuk mencapai tujuan organisasi

6. Application Architecture

Merupakan pendeskripsian bagaimana

aplikasi tertentu didesain dan bagaimana

interaksinya dengan aplikasi lainnya.

7. Data Architecture

Penggambaran bagaimana penyimpanan,

pengelolaan dan pengaksesan data pada

perusahaan.

8. Technology Architecture

Gambaran mengenai infrastruktur hardware

dan software yang mendukung aplikasi dan

bagaimana interaksinya.

TOGAF secara umum memiliki struktur dan

komponen sebagai berikut :

9. Architecture Development Method (ADM)

Merupakan bagian utama dari TOGAF yang

memberikan gambaran rinci bagaimana

menentukan sebuah enterprise architecture

secara spesifi k berdasarkan kebutuhan

bisnisnya.

10. Foundation Arhitecture (Enterprise

Continuum)

Merupakan sebuah “framework within a

framework” dimana didalamanya tersedia

gambaran hubungan untuk pengumpulan

arsitektur yang relevan, juga menyediakan

bantuan petunjuk pada saat terjadinya

perpindahan abstraksi level yang berbeda.

Foundation Architecture dapat dikumpulkan

melalui ADM. Terdapat tiga bagian pada

Foundation Architecture yaitu Technical

Reference Model, Standar Information dan

Building Block Information Base.

11. Resource Base

Pada bagian ini terdapat informasi mengenai

guidlines, templates, checklist, latar belakang

informasi dan detil material pendukung yang

membantu arsitek didalam penggunaan

ADM.

1.1 Architecture Development Method (ADM)

Architecture Development Method (ADM)

merupakan metode lojik dari TOGAF yang terdiri

dari 8 fase utama untuk pengembangan dan

pemeliharaan Technical Architecture dari organisasi.

ADM membentuk sebuah siklus yang relatif untuk

keseluruhan proses, antar fase dan dalam tiap

fase dimana pada setiap iterasi keputusan baru

harus diambil. Keputusan tersebut dimaksudkan

untuk menentukan luas cakupan enterprise, level

kerincian, target waktu yang ingin dicapai dan

aset arsitektural yang akan digali dalam enterprise

continuum. ADM merupakan metode yang umum

sehingga jika diperlukan pada prakteknya ADM

dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifi k

tertentu, misalnya digabungkan dengan framework

yang lain sehingga ADM menghasilkan arsitektur

yang spesifi k terhadap organisasi.

71

Gambar 1 TOGAF ADM

12. Metodologi Penelitian

3.1 Kerangka Penelitian� � � � �� Gambar 2 Kerangka Penelitian

3.2 Prosedur Penelitian

Penelitian ini dilakukan di SMP Negeri

1 Parigi dengan tujuan untuk mengumpulkan

data yang terkait dengan perancangan arsitektur

enterprise dengan TOGAF ADM. Adapun langkah-

langkah yang digunakan dalam melakukan

penelitian adalah sebagai berikut:

3.2.1 Studi Pustaka

Tahapan ini dilakukan untuk mencari uraian

mengenai teori-teori, temuan dan bahan penelitian

lainnya sebagai acuan untuk dijadikan landasan

teori dalam kegiatan penelitian yaitu dengan

melakukan studi terhadap literatur-literatur berupa

buku, jurnal dan informasi dari Internet dan lain-

lain.

3.2.2 Pengumpulan Data

Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui

kondisi perusahaan saat ini, yaitu dengan cara:

13. ObservasiMerupakan metode pengumpulan data

dengan cara pengamatan atau peninjauan

langsung terhadap obyek penelitian, yaitu

mengumpulkan,menelaah, dan mengemati

setiap aktivitas beserta data administrasi

Sekolah berkaitan dengan 6 tahapan kerangka

TOGAF ADM dan Standar Nasional

Pendidikan.

14. WawancaraMetode wawancara bertujuan untuk

mengetahui informasi mengenai kebutuhan

Sekolah untuk penerapan Standar Nasional

Pendidikan, metode ini dilakukan dengan

cara mewawancarai pihak-pihak terkait yaitu

Kepala Sekolah, Staff Tata Usaha (TU),

pengelola teknologi informasi.

3.3 Fase Preliminary : Framework and

Pricnciples

Tahapan ini merupakan tahap persiapan

dan permulaan untuk mendefi nisikan kerangka

dan prinsip yang bertujuan untuk mengkonfi rmasi

komitmen dari manajemen, penentuan kerangka

kerja dan rincian metodologi yang akan digunakan

pada perancangan enterprise arsitektur.

Adapun tahapan yang dilakukan di dalam

fase ini adalah sebagai berikut:

15. Penentuan lingkup arsitektur enterprise

yang digambarkan melalui value chain.


16. Identifi kasi stakeholder yang terlibat

berdasarkan aktifi tas value chain.

17. Identifi kasi prinsip arsitektur yang

digunakan di dalam perusahaan.

18. Penentuan framework. Pada penelitian

ini framework yang digunakan adalah

TOGAF ADM.

19. Penentuan tools yang akan digunakan.

Tools yang akan digunakan adalah value

chain, BPMN, dan diagram UML.

3.3 Architecture Vision (Visi Arsitektur Sistem

Informasi)

Tahapan ini membahas mengenai visi, dan

hasil akhir yang ingin dicapai dari perancangan

enterprise arsitektur.

Hasil dari skenario bisnis adalah solusi dari

masalah yang ada dan digunakan sebagai target.

Solusi dari masalah tersebut harus memenuhi

prinsip arsitektur yang ditetapkan pada langkah

sebelumnya.

3.4 Business Architecture (Perancangan

Arsitektur Bisnis)

Tahapan ini dilakukanan alisis terhadap

proses bisnis yang sedang berjalan saat ini.

Langkah-langkah yang dilakukan meliputi :

20. Melakukan analisis terhadap proses

bisnis saat ini.

21. Menentukan target arsitektur bisnis

yang mendukung visi arsitektur.

22. Melakukan Analisis Kesenjangan

(GapAnalysis) terhadap proses bisnis.

Analisis kesenjangan dilakukan terhadap

kesenjangan bisnis, data, aplikasi dan

teknologi.

23. Menentukan solusi prioritas aktifi tas

yang harus dilakukan.

3.3 Information System Architecture (Arsitektur

Sistem Informasi)

Tahapan ini dilakukan pemodelan terhadap

arsitektur sistem informasi yang meliputi

pemodelan Arsitektur Data (DataArchitecture)

dan pemodelan Arsitektur Aplikasi(Architecture

Application).

Adapun langkah-langkah yang dilakukan

adalah sebagi berikut:

24. Identifi kasi data dan aplikasi saat ini.

25. Identifi kasi data dan aplikasi yang

dibutuhkan dan digunakan sebagai target

arsitektur sistem informasi.

26. Analisis gap antara kondisi data dan

aplikasi saat ini dan target yang diharapkan.

27. Mengajukan usulan arsitektur data dan

aplikasi dengan menggunakan class diagram

yang dilengkapi dengan kandidat data dan

aplikasi yang akan digunakan.

3.3 Technology Architecture (Arsitektur

Teknologi)Tahapan ini dilakukan perancangan terhadap

arsitektur teknologi yang akan mendukung arsitektur

sistem informasi penjadwalan meliputi perangkat

keras dan perangkat lunak.

Langkah-langkah yang dilakukan pada

tahapan ini adalah sebagai berikut:

28. Membuat analisis kesenjangan kondisi

teknologi saat ini dan kondisi teknologi yang

menjadi target.

2. Identifi kasi kebutuhan teknologi sesuai

dengan kebutuhan aplikasi.

3. Usulan perancangan teknologi basis data

yang akan digunakan.

4. Usulan perancangan infrastruktur dan

jaringan komputer.

8.8 Opportunities and Solutions (Peluang dan

Solusi)

Tahapan ini menekankan pada manfaat yang

diperoleh dari perancangan arsitektur enterprise.

Adapun tahapan yang akan dilakukan pada fase ini


29. Identifi kasi kemungkinan peluang yang

muncul dan dapat diraih dari oleh pihak

perusahaan.

30. Menggabungkan dan mengulas hasil

analisis kesenjangan dan solusi dari arsitektur

bisnis, sistem informasi, dan teknologi.

73

3.9 MigrationPlanning (Perencanaan

Migrasi)Tahapan ini merencanakan proses peralihan

dari sistem yang lama ke sistem yang baru agar

penerepan sistem informasi yang dibangun menjadi

terarah dan berjalan dengan baik. Proses migrasi

ini meliputi penentuan prioritas proyek, penentuan

sumber daya, dan langkah yang ditempuh untuk

meminimalisir resiko akibat terjadinya perubahan.

4. Analisis dan Hasil Penelitian

4.1 Fase Awal

Pada tahapan ini dilakukan penentuan ruang

lingkup Arsitektur Enterprise yang digambarkan

melalui value chain, mengidentifi kasi Stakeholder,

mengidentifi kasi prinsip arsitektur, menentukan

framework yaitu TOGAF ADM, dan menentukan

Tools yang digunakan.

1.1 1.1. 4.1.1 Identifi kasi ruang

lingkup arsitektur enterprise

Identifi kasi ruang lingkup arsitektur

enterprise di SMPN 1 Parigi dilakukan untuk

memahami fungsi utama yang terkait dengan unit

organisasi dengan menggunakan value chain.

Memiliki aktifi tas utama dan aktifi tas pendukung.

Aktifi tas tersebut mendefi nisikan area bisnis yang

digambarkan dalam Value chain yang bisa dilihat

pada gambar dibawah ini :

4.1.2 Prinsip Arsitektur

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��

Prinsip Enerprise architecture yang dapat

digunakan pada tahap pengembangan awal

Enterprise Architecture adalah prinsip yang

bersifat umum namun memiliki hubungan dengan

enterprise yang dikembangkan. Prinsip yang

dimaksud adalah sebagai berikut :

31. Pelatihan terhadap sumber daya sehingga

bisa menjalankan proses bisnis lebih

efektif dan efi sien dengan sumber daya

terlatih.

32. Pengarsipan data secara digital dengan

basis data.

33. Penggunaan Bersama (Resource Sharing)

semua sistem.

34. Penggunaan Otoritas dalam mengakses

data.

35. Pengelolaan teknologi untuk menjalankan

sistem yang akan dibangun.

4.2 Fase A : Visi ArsitekturTahapan ini membahas mengenai visi dan

hasil akhir yang ingin dicapai dari pemodelan

enterprise arsitektur.

4.2.1 Analisis PermasalahanAda beberapa permasalahan yang terjadi di

Sekolah. Kegiatan analisis dilakukan berdasarkan

masalah yang terjadi di Sekolah agar didapatkan

solusi yang dijadikan visi dalam pembangunan

arsitektur. Hasil dari analisisnya adalah :

Tabel 1 Masalah dan Solusi

No Deskripsi1 Masalah Masih banyak Sumber Daya

Manusia di Sekolah yang

belum bisa menggunakan

komputer, sehingga proses

bisnis tidak bisa dijalankan

dengan efektif dan efi sien.Solusi Melaksanakan Pelatihan

terhadap sumber daya

sehingga bisa menjalankan

proses bisnis lebih efektif dan

efi sien dengan sumber daya

terlatih.


2 Masalah Dokumen masih banyak yang

tersimpan di dalam arsip dan

ada yang sudah tersimpan di

dalam komputer tapi belum

terorganisir dengan baik,

sehingga proses pencarian

data cenderung lama karena

kesulitan menemukan data.Solusi Pengarsipan / Penyimpanan

data secara digital dengan

basis data.3 Masalah Belum adanya Sistem

Informasi yang terintegrasi

untuk menjalankan proses

bisnis Sekolah, sehingga

banyak redundansi data dan

data tercecer dimana saja.Solusi Membuat Sistem yang bisa

digunakan secara bersama

(Resource Sharing) atau sistem

yang saling terintegrasi.4 Masalah Banyak data yang hilang

dan dimanipulasi tanpa

sepengetahuan pengelola data

tersebut, karena tidak adanya

pembatasan dalam mengakses

data dan komputer.Solusi Dibuatkan otoritas dalam

mengakses data di dalam

Sistem yang akan dibuat, juga

menggunakan otoritas dalam

mengakses sebuah komputer.5 Masalah Teknologi yang sudah ada

di Sekolah sekarang belum

dimanfaatkan dengan baik.Solusi Memelihara dan

memanfaatkan teknologi

yang ada juga meningkatkan

teknologi yang ada di Sekolah

untuk menjalankan Sistem

yang akan dibangun.

4.2.2 Tujuan Bisnis (Business Goal)

Untuk mencapai solusi-solusi diatas maka

pemodelan ini memiliki tujuan untuk membuat

model Arsitektur enterprise yang didalamnya

terdapat Sistem Informasi yang terintegrasi yang

dapat membantu Sekolah sehingga bisa tercapainya

Visi Sekolah dan Standar Nasional Pendidikan

(SNP).

4.2.3 Sasaran Bisnis

Sasaran bisnis pemodelan arsitektur Sekolah

ini adalah meningkatkan kinerja proses bisnis SMP

Negeri 1 Parigi untuk mencapai Visi Sekolah dan

Standar Nasional Pendidikan (SNP).

4.3 Fase B : Arsitektur Bisnis

Pada tahapan ini dilakukan perancangan

arsitektur terhadap proses-proses bisnis yang terkait

langsung dengan penerapan Standar Nasional

Pendidikan (SNP). Tahapannya meliputi Analisis

Kesenjangan (Gap Analysis) pada proses bisnis dan

usulan perancangan proses bisnis.

� �� ! � � � � � " # $ # � � � % � � � � �& � � � � ' � ! � � $ � % � $ # �% � ! � � # � � �� ( � � � � � & � � � � % � � � ) ! � * + � $ � !& � � � �� # , # , � � + � $ � !& � � � � ' � ! � � $ � % � $ # � - � ( � � � & ! � � �! # ! # $ � � � � �Gambar 4

BPMN Proses Bisnis PPDB

./012345627892:0;49 <2947=0/272 >09572?@2A426 = B149 B7 B;C B1 BD0301E2F4:49<274=0723G H I J K L K I M IN M O H I P H Q R S M P H T U S G H I J K L K I M I V M P W M OG H O M X M Q M IG H I Y H T Z M I Y M IN [ \ GG H O M S L M I M M IN H Y U M ] M I ^ H O M X M Q_ H I Y M X M Q G H O M S L M I M M I ` X U M IG H O M S L M I M M IG H I U O M U M I G H O M a b Q M IR S M P H T U S

Gambar 5 BPMN Proses Bisnis Kegiatan Belajar

Mengajar

c de dfghgic dhdjk glmnmo c gimkm gc dhdjk glmnmo p q r q s t u t r v w t x t sy q z { z { | t r p q } ~ { t s t r � � t � t �p q r q x � } t t r � � t � t � p q r � q z � z t t r � z { } r �Gambar 6 BPMN Proses Bisnis Pengelolaan Alumni

4.3.1 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)

Arsitektur Bisnis secara umum

Tabel 2 Gap Analysis Arsitektur Bisnis

75

NoUsulan

Solusi

Target

Arsitektur

Bisnis Masa

Depan1 Dalam - - Memiliki

aplikasi-

aplikasi yang

membantu

proses bisnis

- Memiliki

rancangan

Arsitektur TI2 Belum

Memiliki

Standar

Merancang

Standar

operasional

Prosedur

dalam

pengelolaan

TI

Memiliki

Standar

Operasional

Prosedur dan

memantau

setiap perubahan

prosedur kerja

pengelolaan TI

4.4 Fase C : Arsitektur Sistem Informasi

Pada tahapan ini dilakukan

perancangan arsitektur Sekolah dengan

membagi menjadi dua tahapan utama

yaitu perancangan Arsitektur Data dan

Perancangan Arsitektur Aplikasi.

4.4.1 Usulan Perancangan Arsitektur Data

Pada tahapan ini dilakukan penetapan target

arsitektur data yaitu mendefi nisikan kelas data

yang akan digunakan pada arsitektur aplikasi.

4.4.2 Usulan Perancangan Arsitektur

Aplikasi

Pada tahapan ini dilakukan

pembuatan arsitektur aplikasi untuk

mendefi nisikan aplikasi-aplikasi utama

yang diperlukan untuk manajemen

sekolah dan kegiatan belajar-mengajar.

Aplikasi-aplikasi ini ada hubungannya

dengan proses bisnis yang sudah

dianalisa.

Tabel 3 Solusi Aplikasi

No

ID

Fungsi

Bisnis

Solusi Aplikasi

1 PPDB 1.1 Aplikasi Pendaftaran

1.2 Aplikasi Pengolahan Ujian

Masuk

2 OA 2.1 Aplikasi Penjadwalan

2.2 Aplikasi Belajar Online

2.3 Aplikasi Ujian

2.4 Aplikasi Pelaporan Akademik3 PPD 3.1 Aplikasi Pembuatan Ijazah

3.2 Aplikasi Pengolahan

Kelulusan4 MKU 4.1 Aplikasi Perhitungan Biaya

Operasional Sekolah

4.2 Apliaksi Perhitungan Gaji5 PTI 5.1 Aplikasi Administrasi

Laboratorium6 MKP 6.1 Aplikasi Absensi

6.2 Aplikasi Peangarsipan data

kepegawaian7 MSP 7.1 Aplikasi pengelolaan inventaris

Sekolah

4.5 Fase D : Arsitektur Teknologi

Membangun arsitektur enterprise tidak akan

terlepas dari teknologi yang diinginkan dan

yang akan digunakan. Dalam tahapan ini juga

mempertimbangkan alternatif-alternatif yang

diperlukan dalam pemilihan teknologi.

4.5.1 Analisis Kesenjangan (Gap Anaysis)

Arsitektur Teknologi

Tabel 4 Gap Analysis Arsitektur Teknologi

Arsitektur

Teknologi

saat ini

Usulan Solusi

Target

arsitektur

teknologi

masa depanJaringan

menggunakan

speedy dengan

kapasitas 2

Mbps

Tingkatkan

kapasitas

jaringan

menjadi

minimal 3

Mbps

Kapasitas

dan

kecepatan

akses

meningkat

Banyak Mengupgrade Tidak Ada

server

yang akan

digunakan

untuk

mendukung

Menyediakan

server.

Memiliki

Server

dengan

kapasitas

yang

memadai

dan kualitas

yang handal

untuk

mendukung

4.5.2 Usulan Perancangan Teknologi Database

Untuk tahapan awal Database Management System

(DBMS) di lingkungan SMP Negeri 1 Parigi akan

menggunakan MySQL.


1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2.

4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7.

4.7.1. 4.7.2. 4.7.3. 4.5.3 Usulan

Perancangan Teknologi Software

Berikut ini merupakan usulan perancangan teknologi

software untuk SMP Negeri 1 Parigi :

Tabel 5 Usulan Teknologi Software

Teknologi

Software

Sekarang

Teknologi

Software Usulan

Server - Linux Ubuntu

Operating

System (OS)

Windows XP Windows 7

Offi ce

Software

Microsoft Offi ce

2003

Microsoft Offi ce

2010Aplikasi

WEB

- PHP

DBMS - MySQLBrowser Internet

Explorer

Mozilla

Google Chrome

Internet

Explorer

Mozilla

Google Chrome

4.5.4 Usulan Perancangan Kebutuhan

Teknologi Komputer

Berikut ini merupakan spesifi kasi komputer

yang diusulkan untuk digunakan di SMP

Negeri 1 Parigi:

Tabel 6 Spesifi kasi Komputer yang diusulkan

-

4.5.5 Usulan Perancangan Jaringan

Komputer

Arsitektur yang akan digambarkan merupakan

arsitektur usulan untuk memperbaiki ataupun

menambah kemampuan dukungan aplikasi.

Dibawah ini merupakan perancangan usulan

arsitektur jaringan komputer di SMP Negeri

1 Parigi :

Speedy

A D S L

P roxy S erve r

D a tabase se rve r

R uang IC T

Lab K om pute r

S erve r Lab

repea te r

Access Point Outdoor

ke las Lan ta i 1

K e las Lan ta i 2

R uang Guru

R uang T U

R uang K epsek

R uang P erpustakaan

repea te r

repea te r

Gambar 7 Usulan Arsitektur Jaringan SMP Negeri

1 Parigi

4.6 Fase E : Peluang dan Solusi

Pada tahapan ini dilakukan perancangan

arsitektur bisnis, perancangan arsitektur

Sistem Informasi dan Perancangan Arsitektur

teknologi yang sudah diusulkan pada

tahapan kerangka kerja sebelunya, kemudian

dilanjutkan dengan mengusulkan solusi.

4.6.1 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)

Dari hasil penelitian pada setiap proses bisnis

yang berhubungan dengan SNP yang ada di

SMP Negeri 1 Parigi ditemukan Gap Analysis

sebagai berikut :

1. Belum ada SI dan TI yang ada belum

dimanfaatkan secara optimal

2. Tidak Ada server yang akan digunakan untuk

mendukung pengembangan sistem.

3. Belum ada database yang digunakan untuk

mengelola dan menyimpan data manajemen

Sekolah.

4. Hardware&Software masih ada yang kurang

memadai.

5. Jaringan menggunakan speedy dengan

kapasitas 2 Mbps

6. Jaringan Komputer belum merata

4.6.2 Usulan Solusi1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2.

77

4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8.

4.8.1. Usulan Solusi dari Gap Analysis diatas

adalah sebagai berikut :

1. Merancang sistem yang terintegrasi untuk

mendukung pemanfaatn SI dan TI.

2. MenyediakanServer dengan kapasitas

yang memadai dan kualitas yang handal

untuk mendukung pengembangan sistem

3. Merancang Database untuk pengelolaan

manajemen Sekolah

4. Upgrade Hardware&Software yang ada

di Sekolah.

5. Menambah kapasitas Jaringan minimal 3

Mbps

6. Memperluas area jangkauan jaringan.

4.6.3 Peluang

Peluang yang didapatkan dari pemodelan

arsitektur enterprise ini adalah kemudahan dalam

pengelolaan Sekolah dengan terbentuknya sistem

informasi yang terintegrasi juga teknologi yang ada

dikembangkan dan dimanfaatkan secara optimal.

Hal ini bisa membantu pihak Sekolah untuk

mencapai visi dan misi Sekolah juga membantu

penerapan Standar Nasional Pendidikan (SNP).

7.7 Fase F : Perencanaan Migrasi

Langkah-langkah yang akan dilakukan pada

tahapan ini berdasarkan Analisis Kesenjangan dan

Usulan Solusi adalah sebagai berikut :

Tabel 7 Perencanaan Migrasi

Analisis

Kesenjangan

Solusi Perencanaan

MigrasiBelum ada SI

dan TI yang

ada belum

dimanfaatkan

secara optimal

Merancang

sistem yang

terintegrasi

untuk

mendukung

pemanfaatn SI

dan TI.

Membangun

Sistem yang

terintegrasi

Belum Ada

server yang akan

digunakan untuk

mendukung

pengembangan

sistem.

Melakukan

Konfi gurasi

Server

Belum ada

database yang

digunakan untuk

mengelola dan

menyimpan

data manajemen

Sekolah.

Merancang

Database untuk

pengelolaan

manajemen

Sekolah

Melakukan

Perancangan

Database.

Upgrade • Upgrade

Software.

• Upgrade

Hardware.Jaringan

menggunakan

speedy dengan

kapasitas 2

Mbps

Menambah

kapasitas

Jaringan

minimal 3 Mbps

menambah

kapasitas

jaringan.

Jaringan

Komputer

belum merata

Memperluas

area jangkauan

jaringan.

Memperluas

area jaringan

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian di Sekolah Menengah

Pertama Negeri 1 Parigi maka didapat beberapa

permasalahan yang sudah diuraikan di BAB I.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah :

1. Sekolah memiliki rancangan sistem

informasi yang akan digunakan sebagai

pendukung pemenuhan standar nasional

pendidikan.

2. Sekolah memiliki Blue Print atau Model

Arsitektur Enterprise yang akan digunakan

untuk merancang dan mengembangkan

sistem informasi.

5.2 Saran

Berikut beberapa saran yang disampaikan untuk

mengembangkan arsitektur enterprise Sekolah

Menengah Pertama Negeri 1 Parigi :

1. Untuk mendapatkan model yang lebih rinci dan

lengkap perlu dilakukan penelitian lebih lanjut,

dengan tahapan yang lebih lengkap, berhubung

penelitian ini hanya sampai migration

planning.

2. Pengembangan dan Maintanance harus

dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan

tahapan implementasi yang telah disusun.


6. Daftar Pustaka

1. Cakrayana, Iwan. 2011. Perancangan

Enterprise Architecture Menggunakan

TOGAF ADM untuk penerapan Standar

Nasional Pendidikan di Sekolah Menengah

Atas. TESIS IPB. Bogor

2. Cherlylie Rendy. 2013. Perencanaan

Arsitektur Bisnis Bidang Pertanian dan

Kehutanan di Dinas Pertanian Kota

Surabaya. (online), (http://www.depsi.fst.

unair.ac.id, diakses 20 Agustus 2013)

3. Inatun Yustrilia dkk. 2013. Perencanaan

Arsitektur Enterprise Proses Bisnis di

Bagian Sumber Daya Manusia Fakultas

Kedokteran Universitas Airlangga. (Online),

(http://www.depsi.fst.unair.ac.id, diakses 20

Agustus 2013)

4. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain

Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta

5. Nurma Harumiaty dkk. 2013. Perencanaan

Arsitektur Teknologi Informasi Studi Kasus

pada Perpustakaan Universitas Airlangga.

(online), (http://www.depsi.fst.unair.ac.id,

diakses 20 Agustus 2013)

6. Republik Indonesia. 2005. Peraturan

Pemerintah Nomor 19 tentang Standar

Nasional Pendidikan. Jakarta

7. Somantri, Kurnia Trisna. 2011. Pemodelan

Arsitektur Enterprise dengan TOGAF

ADM pada Rintisan Sekolah Bertaraf

Internasional SDN Galunggung Kota

Tasikmalaya. TESIS IPB. Bogor.

79

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DALAM USULAN REN-

CANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH DAERAH DI BADAN PER-

ENCANAAN DAN PEMBANGUNAN (BAPPEDA) KABUPATEN SUBANG

DEDENG HIRAWAN1, ANA HADIANA2

1Jurusan Sistem Informasi UNIKOM

Jl. Dipatiukur No 112-114, Bandung INDONESIA2 Pusat Peneliti Informatika LIPI

Jl. Sangkuriang No. 21, Bandung

Intisari— Pelaksanaan program e-government yang dicanangkan pemerintah pusat merupakan salah satu faktor penting

dalam terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Hal ini bisa terwujud jika dalam pelaksanaannya

mengacu pada tata kelola sistem dan teknologi informasi (IS/IT governance) yang baik pula. Mulai dari tahap perencanaan

(planning), pelaksanaan (implementation), hingga pengawasan (monitoring). Maka dari itu, pemerintah daerah dalam hal

ini pemerintah Kabupaten Subang perlu mencantumkan perencanaan sistem informasi dalam rencana pembangunan baik

jangka menengah ataupun jangka panjang .

Keywords— e-governmnet, PEST analyst, CobiT, RPJMD .


I. PENDAHULUAN

Pada awal tahun 2000 pemerintah Indonesia

sudah mulai mencanangkan program

pemerintahan berbasis elektronik atau sering

disebut (e-government). Akan tetapi

dalam penerapannya dinilai masih perlu banyak

pembenahan terhadap kekurangan-kekurangan

yang terjadi dilapangan. Hal ini tidak terlepas

pula dari belum meratanya pembangunan di

seluruh wilayah Indonesia, bahkan kita bisa

lihat pula kesenjangan yang sangat jauh antara

pembangunan infrastruktur di Indonesia bagian

barat dan Indonesia bagian timur.

Dalam melaksanakan program e-government

tersebut, pemerintah Kabupaten Subang sebagai

salah satu pemerintahan otonomi daerah di

Jawa Barat memiliki berbagai hambatan. Salah

satu hambatan yang ada dalam melaksanaan

program e-government diantaranya yaitu adanya

anggapan bahwa pelaksanaan program tersebut

dapat menggantikan sistem yang sudah ada.

Hal ini yang perlu diluruskan kepada semua

unsur pelaksana pemerintahan bahwa program

e-government bukan sebagai pengganti sistem

yang sudah ada, akan tetapi diposisikan sebagai

pendukung (support) dalam menjalankan

pemerintahan di lingkungan Kabupaten

Subang.

Selain hal di atas, hambatan lain dalam

penerapan e-government di Kabupaten Subang

yaitu pengembangan sistem informasi sebagai

salah satu bagian dari program e-government

belum termuat dalam Rencana Pembangunan

Jangka Menengah Daerah (RPJMD).

Sebagaimana kita ketahui, bahwa RPJMD

merupakan dasar dari setiap pelaksanaan

pembangunan pemerintah daerah dalam

jangka waktu lima tahun. Perumusan rencana

pembangunan tersebut dibuat oleh Badan

Perencana Pembangunan Daerah (Bappeda)

sebagai instansi yang bertugas dalam merancang

berbagai perencanaan pembangunan di semua

bidang dan diharapkan dapat memberikan

sebuah konsep baik mulai dari tahap perencanaan

(planning), pelaksanaan (implementation)

hingga pengawasan (monitoring).

Diharapkan dari penelitian ini dapat memberikan

masukan kepada Badan Perencanaan dan

Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten

Subang dalam membuat perencanaan strategis

sistem informasi yang dapat diusulkan pada

Rencana Pembangunan Jangka Menengah

Daerah (RPJMD) tahun 2014-2019.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Di dalam penelitian ini tools yang digunakan

adalah CobiT 4.1 sebagai alat untuk menganalisis

sistem yang berjalan serta mengukur kedalaman

penerapan dari rencana strategis yang sudah

dilaksanakan sebelumnya.

CobiT merupakan kepanjangan dari Control

Objectives for Information and related

Technology. CobiT merupakan sebuah model

yang di desain untuk mengontrol fungsi

Teknologi Informasi. Nama dari produk

tersebut merupakan berlatar belakang dari

kegiatan audit. Model ini pertama kali dibangun

oleh Information Systems Audit and Control

Foundation (ISACF), yang merupakan sebuah

institusi penelitian dari Information Systems

Audit and Control Association (ISACA). (Brand,

Koend & Boonen, Harry.2004).� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��

81

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� ! " # $ % & ' ( ) * +A. Penjelasan Plan and Organize (PO)

Domain ini mencakup tentang strategi dan

taktik serta berfokus terhadap identifi kasi

dari langkah teknologi informasi yang bisa

memberikan kontribusi untuk mencapai

tujuan perusahaan. Realisasi dari visi sebuah

strategi sebelumnya harus direncanakan

dikomunikasikan serta diatur, kemudian

perbedaan dari sudut pandang dipergunakan

sebagai masukan agar menghasilkan sebuah

organisasi yang tepat dan menempatkan

infrastuktur teknologi pada tempat yang

seharusnya juga. Adapun penerapan CobiT

dalam penelitian ini fokus pada tiga hal sesuai

dengan yang tercantum struk CobiT itu sendiri

antara lain IT governance, IT resource, dan

information quality criteria. [6]

B. PEST Analyst

PEST biasanya terkait dengan pengaruh

lingkungan pada suatu bisnis. Analisis

PEST merupakan suatu cara atau alat yang

bermanfaat untuk meringkas lingkungan

eksternal dalam operasi bisnis. PEST

harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan

bagaimana bisnis harus menghadapi

pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi,

sosial, dan teknologi. [7]

1) Faktor Politik: Dalam hal ini yang menjadi

faktor politik termasuk peraturan pemerintah

seperti aturan kerja karyawan, peraturan

lingkungan serta kebijakan pajak. Faktor lain

dalam politik seperti regulasi pembatasan aturan

perdagangan hingga stabilitas politik. [7]

2) Faktor Ekonomi: Faktor ekonomi

dipengaruhi oleh biaya yang menjadi modal

serta sumber kekuatan utama dalam sebuah

organisasi. Termasuk di dalamnya seperti

pertumbuhan ekonomi, infl asi serta nilai tukar

mata uang. [7]

3) Faktor Sosial: Faktor ini berdampak pada

kebutuhan serta potensi dari customer dalam

hal ini kaitannya dengan masyarakat yang

menjadikan sebuah organisasi menyediakan

layanan yang baik (good service). [7]

4) Faktor Ekonomi: Faktor teknologi

mempengaruhi banyak hal diantaranya membuat

sebuah keputusan, inovasi dari sebuah investasi

seperti proses otomatisasi di setiap bisnis

proses yang dijalankan oleh sebuah organisasi,

insentif investasi dan pertumbuhan perusahan

disebabkan perubahan teknologi. [7]

Berdasarkan hasil rujukan dari beberapa

jurnal yang ada mengenai penerapan analisis

PEST terhadap e-government seharusnya

sesuai dengan tujuan dari e-government

tersebut apakah fokus terhadap layanan

masyarakat (Government to Citizens), bisnis

(Government to Business), ataupun terhadap

pelaku kegiatan pemerintahan dalam hal ini

pegawai (Government to Employee). [4]

III. PEMBAHASAN

Dalam penelitian ini dilakukan beberapa

tahapan diantaranya tahap pengumpulan

data, analisis sistem yang sedang berjalan,

tahap perumusan rencana strategis serta tahap

rekomendasi.

A. Tahap Pengumpulan Data

Dalam tahapan pengumpulan data ini yaitu

peneliti mengumpulkan beberapa dokumen

yang dianggap penting dalam proses penelitian

ini, beberapa dokumen internal yang digunakan

diantaranya :1) Dokumen Peraturan Daerah (Perda)

Kabupaten Subang Nomor 4 Tahun 2009 tentang

Rencana Pembangunan Jangka Menengah

Daerah (RPJMD) Kabupaten Subang tahun

2009-2014 yang mengacu pada Peraturan Daerah

pemerintahan sebelumnya. [5]

2) Dokumen pelaksanaan misi-misi Kabupaten

Subang sesuai dengan RPJMD tahun 2009-2014.

Data yang digunakan fokus terhadap penerapan


sistem informasi yang telah ada (existing) di setiap

SKPD. [5]

B. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Pada tahapan ini peneliti mencoba untuk

menganalisis atau mengukur seberapa jauh

penerapan sistem yang sedang berjalan selama ini

guna menunjang penyusunan dan perancangan

RPJMD Kabupaten Subang Tahun 2009-2014.

Pengukuran dilakukan menggunakan tools

CobiT 4.1.

Langkah pertama yang dilakukan adalah

menentukan struktur COBIT khususnya untuk

domain Plan and Organize berdasarkan tiga

aspek seperti di atas yaitu IT governance, IT

resource, dan information quality criteria.

Kemudian setelah mendapatkan hasil dari tiga

aspek tersebut dilakukan pengisian kuesioner

oleh pihak terkait dengan menggunakan domain

PO CobiT dalam mengukur maturity level untuk

mengetahui seberapa jauh penerapan rencana

pada sistem yang sudah berjalan. Adapun hasil

kuesioner tersebut berupa nilai rata-rata dari

dalam skala ordinal seperti tabel berikut ini :

TABEL I

NILAI RATA-RATA DOMAIN PO COBIT 4.1� � � � �� Dari table di atas dapat digambarkan berupa

grafi k maturity level serta penjelasannya.

� � � � � � � � � � � ! " # " ! $ " % " � � $ � % & � & � " ' � % ( ) � ' � & � * � + � $ $ " * � , � - � % .Berdasarkan pengambilan data dari hasil

kuesioner didapat bahwa kedalaman (maturity)

level dari sistem yang sudah berjalan di

lingkungan Bappeda bisa dikategorikan masuk

ke dalam level 2 Repeatable (dapat diulang),

kondisi dimana organisasi telah memiliki

kebiasaan yang terpola untuk merencanakan dan

mengelola IT Governance dan dilakukan secara

berulang-ulang secara reaktif, namun belum

melibatkan prosedur dan dokumen forma

C. Tahap Perumusan Rencana Strategis

Berdasarkan dari hasil analisis sistem yang

berjalan, wawancara dan observasi yang

telah dilakukan, dalam merumuskan sebuah

perencanaan strategis perlu juga memperhatikan

faktor-faktor eksternal. Penentuan faktor

tersebut dengan menggunakan analisis PEST

(Political, Economic, Social-Cultural, and

Technology). Berikut adalah hasil dari analisis

PEST dan arahan sistem informasi :

TABEL III

HASIL ANALISIS PEST/ � 0 � 1 23 4 5 6 7 2 � 8 � 9 5 � : � ; < = � 9 6 ; 0 9 1 � 1 > �? 9 @ 1 2 < � : �A ) ! � B C � ! D E F G H I � H J K H L M L N N J O J P M � I N F E� H I H � E J G N Q N J R N � S T N G H J D S � N J K- Sistem Informasi Pengelolaan Data

Pertanian

- Sistem Informasi Pengelolaan Pariwisata

- Sistem Informasi Data Perindustrian,

Perdagangan dan Pasar, ) C � � ! UC � ! � � � " - Sistem Informasi Kepegawaian

- Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan

Daerah

- Sistem Informasi Pengelolaan Aset

- Sistem Informasi Kependudukan

- Sistem PengarsipanV " & � . % F E F G H I W N J G H X J M L M K E E J P M � I N F ES J G S X Y N T D R � ZA.

Tahapan Rekomendasi

83

Berdasarkan dari hasil penelitian serta

tahapan perumusan perencanaan strategis

sistem dan teknologi informasi di atas, perlu

dibuatnya sebuah aplikasi portfolio dalam

pengembangan sistem dan teknologi informasi

tersebut diantaranya berupa pengelompokkan

berdasarkan empat elemen diantaranya

strategic, high potential, key operational,

support. Peneliti menggunakan tools tambahan

untuk memetakan empat elemen tersebut ke

dalam portfolio Mc.Farlan :

TABEL III

PORTFOLIO MC.FARLANStrategic High Potential

- Sistem Pengelolaan

Informasi Publik Kabupaten

Subang

- Sistem Informasi

Pengelolaan Data Pertanian

- Sistem Informasi

Pengelolaan Pariwisata

- Sistem Informasi Data

Perindustrian, Perdagangan

dan PasarKey Operational Support

- Sistem Informasi

Kepegawaian

- Sistem Informasi

Pengelolaan Keuangan

- Sistem Informasi

Pengelolaan Aset

- Sistem Informasi

Kependudukan

- Sistem Pengarsipan

Dari hasil analisis PEST langkah selanjutnya

yaitu peneliti dapat membuat arahan berupa

arahan teknologi, informasi, dan aplikasi

disesuaikan dengan hasil analisis dari sistem

yang berjalan serta pendekatan analisis dari

PEST.

IV. PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang

dilakukan penulis di Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah Kabupaten mengenai

perencanaan strategis sistem informasi

memiliki beberapa poin penting, diantaranya

:1) Hasil analisis yang dilakukan pada sistem

yang sudah berjalan (existing) menunjukkan

bahwa di lingkungan pemerintahan Kabupaten

Subang dalam penerapannya belum maksimal

dan mempunyai arahan dalam penerapan sistem

informasi yang ideal. Untuk itu diperlukan

adanya sebuah perencanaan sistem informasi

yang dapat membantu dan meningkatkan

kinerja semua elemen pemerintah daerah dalam

menjalankan roda pemerintahan serta pelayanan

terhadap masyarakat.

2) Rumusan perencanaan strategis

sistem informasi dilihat berdasarkan arahan

dari visi dan misi Kabupaten Subang dengan

mengedepankan dan berfokus pada tiga bidang

yakni, agribisnis, pariwisata serta industri.

Sehingga peran sistem informasi ini selaras

dengan rencana pembangunan pada masa yang

akan datang.

3) Kebutuhan sistem informasi di setiap

satuan perangkat kerja daerah (SKPD) memang

berbeda sesuai dengan tugas pokok dan

fungsinya, hanya saja dalam pengelolaan proses

bisnis internal di setiap SKPD perlu adanya

peran sistem informasi yang terintegrasi dan

dapat mengelola diantaranya data kepegawaian,

pengelolaan keuangan daerah, serta pengelolaan

asset. Diharapkan dengan adanya ketiga

sistem informasi tersebut kedepannya dapat

memudahkan dalam proses pengawasan kinerja

setiap SKPD.

B. SARAN

Penggunaan COBIT 4.1 dalam menganalisis

sistem yang berjalan serta memberi masukan

terhadap perencanaan strategis pada instansi

pemerintahan seharusnya tidak hanya pada

sisi teknis nya saja, akan tetapi perlu juga

memperhatikan aspek eksternal. Untuk

itu penulis menggunakan analisis PEST

sebagai tools tambahan dalam menganalisis

aspek eskternal yang berpengaruh terhadap

perumusan rencana strategis tersebut.

UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis mengucapkan terima kasih kepada

berbagai pihak yang telah membantu dalam

pembuatan paper ini.

REFERENSI

[1] Boar, B. 2001. The Art of Strategic Planning for Information

Technology. 2nd Ed. John Wiley & Sons.

[3] Chandler. 1962. Strategy and structure: Chapter in the

history of american industrial enterprise. Cambridge : The

MIT Press .

[4] Downey, Jim. 2005. Strategic Analysis Tools : Topic

Gateway Series No. 34, London: CIMA.

[5] Ha, Huong & Coghill, Ken. 2010. “ E-Government in

Singapore A Swot and Pest Analysis”. Australia: Monash

University.

[6] http://bappeda.subang.go.id/tupoksi_bappeda.pdf diakses


tanggal 19-04-2013 14:18.

[7] Koend & Boonen, Harry.2004. IT Governance based

on CobiT® 4.1 - A Management Guide. Van Haren

Publishing.

[8] Koumparoulis, Dimitrios Nikolaou. 2013. “PEST Analysis:

The case of E-shop”. Universidad Azteca: International

Journal of Economy, Management and Social Sciences.

[9] Liddell-Hart, B. H. (1967). Strategy (2nd Edition). New

York, NY: Frederick Praeger.

[10] Mintzberg, H. (1994). The rise and fall of strategic

planning. New York, NY: The Free Press.

[11] Porter, Michael E. 1985. Competitive Advantage : Creating

a sustaining superior performance. New York.: The Free

Press.

85

PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN KESELARASAN STRATE-

GI TI DAN BISNIS (STUDI KASUS UNIVERSITAS KOMPUTER

INDONESIA(UNIKOM))

HANHAN MAULANA

ABSTRAK

Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) mengedepankan Teknologi Informasi sebagai dasar

operasinya. Dengan kinerja TI yang baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja universitas

sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Akan tetapi sampai saat ini penerapannya

belum sepenuhnya dapat mendukung proses bisnis yang ada, dan belum dapat memberikan

kontribusi yang maksimal terhadap bisnis. pihak manajemen (rektorat) juga ingin mengetahui

dan memastikan apakah inisiatif-inisiatif TI yang sudah, sedang atau akan dilaksanakan sudah sesuai

dengan strategi organisasi. Universitas Komputer Indonesia seharusnya menerapkan TI tidak hanya

sebagai pendukung kegiatan bisnis akan tetapi menerapkannya sebagai bagian dari strategi bisnis.

Pada tesis ini, dinilai kesesuaian stretegi TI terhadap bisnis di Universitas Komputer Indonesia

menggunakan SAMM (Strategic Alignment Maturity Model) diperkenalkan oleh Luftman, model

SAMM dibuat berdasarkan pengembangan dari 12 komponen pada model SAM Henderson dan

Venkatraman dan hasil penelitian Luftman yang mengidentifi kasikan faktor-faktor yang menjadi

pemicu (enabler) dan penghambat (inhibitor) terhadap keselarasan antara bisnis dengan TI.

Tingkat kematangan kesesuaian strategi TI dan bisnis di Unversitas Komputer Indonesia berada pada

level 3 (Nilai rata-rata 2.67). Secara keseluruhan tingkat kematangan kesesuaian antara TI dan bisnis

saat ini berada pada tingkat 3 atau proses terfokus ditetapkan (Establish Process). Dan tingkat

kematangan kesesuaian TI – bisnis yang diharapkan berada pada tingkat 4 atau proses yang diatur

(improved/managed process). Dari keenam atribut pengukuran yang di nilai area pengukuran area

pengukuran lingkup dan arsitektur (SAR) memiliki nilai terkecil 2. Sedangkan tata kelola (GOV)

memperoleh nilai tertinggi yaitu 3; Perbaikan diprioritaskan pada beberapa poin dimana terdapat

kesenjangan antara TI dengan Bisnis, kesenjangan terjadi pada atribut komunikasi poin 1 dan 2.

Kata Kunci : Kesesuaian; Strategi TI; Strategic Aligment Model; Strategic Alignment Maturity

Model;


Pendahuluan

Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)

di atas kertas memiliki positioning yang kuat

dalam lingkungan kompetisi di Indonesia,

hal ini di karenakan Universitas Komputer

Indonesia (UNIKOM) mengedepankan

Informasi teknologi sebagai dasar operasinya.

Akan tetapi kinerja TI yang baik seharusnya

dapat meningkatkan kinerja universitas

sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat

tercapai. Untuk melihat kesesuaian antara TI

dan strategi bisnis suatu universitas, Kinerja

TI harus dinilai berdasarkan perspektif

bisnis. Melihat pentingnya peran TI pada

bisnis korporasi, Universitas Komputer

Indonesia(UNIKOM) memandang investasi TI

sebagai investasi yang strategis. Masalahnya

pihak manajemen (rektorat) ingin mengetahui

dan memastikan apakah inisiatif-inisiatif TI

yang sudah, sedang atau akan dilaksanakan

sudah sesuai dengan strategi organisasi.

Untuk itu di perlukan suatu pengukuran

tingkat keselarasan (Maturity) antara Strategi

TI dengan Bisnis Menggunakan Strategic

Alignment Maturity Model (SAMM) yang

di kembangkan oleh luftman sehingga dapat

membantu Universitas mengetahui posisi nya

dalam tingkat maturity serta dapat melakukan

perbaikan untuk meningkatkan maturity

sampai pada tingkat yang diharapkan.

Metode ini dipilih karena menurut penulis

Model SAMM memiliki aspek penilaian yang

menyuluruh mulai dari komunikasi sampai

kepada keterampilan sumber daya manusia

TI, berbeda dengan metode lain yang hanya

mengukur jarak (Gap) antara TI dan Bisnis.

Kajian Pustaka

Kesesuaian antara TI dan bisnis berarti

organisasi menerapkan teknologi

Informasi(TI) secara tepat, sesuai dengan

strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis

organisasi. Duffy dalam Grembergen

menjelaskan bahwa keselarasan stratejik

antara bisnis dan TI adalah sebuah proses serta

tujuan untuk mencapai keunggulan kompetitif

melalui pengembangan dan mempertahankan

hubungan timbal balik antara bisnis dan TI [12].

Supaya tujuan tersebut tercapai diperlukan

sebuah model yang menjelaskan hubungan

antara strategi bisnis dan TI. Henderson dan

Venkatraman telah menyampaikan model

yang dikenal dengan Strategic Alignment

Model (SAM) yang telah banyak digunakan

oleh peneliti [6]. Dalam “model kesesuaian

Strategis” terdapat dua domain yaitu: domain

bisnis dan domain teknologi. Dalam hal ini

termasuk pengembangan dan pemeliharaan

system suatu organisasi. Model kesesuaian

bisnis-TI dapat diilustrasikan pada gambar di

bawah ini. SAM berfokus pada strategic fi t

dan functional integration.

Gambar 1 SAM model

SAMM (Strategic Alignment Maturity Model)

diperkenalkan oleh Luftman, model SAMM

dibuat berdasarkan pengembangan dari 12

komponen pada model SAM Henderson dan

Venkatraman dan hasil penelitian Luftman

yang mengidentifi kasikan faktor-faktor yang

menjadi pemicu (enabler) dan penghambat

(inhibitor) terhadap keselarasan antara bisnis

dengan TI[5].

Tingkat kematangan tersebut

merepresentasikan setiap enam kriteria

87

kesesuaian TI-bisnis sebagai berikut,

sebagaimana yang diilustrasikan pada

Gambar II. 2

1. Kematangan komunikasi

2. Kematangan pengukuran nilai/

kompetensi

3. Kematangan tata kelola

4. Kematangan kemitraan

5. Kematangan lingkup dan arsitektur

6. Kematangan keterampilan

Gambar 2 Maturity Level SAMM

Kesesuaian strategis menunjukkan

bagaimana TI harmonis dengan bisnis, dan

bisnis perlu atau bisa hamonis dengan TI.

Kesesuaian berkembang ke dalam hubungan

di mana fungsi TI dan fungsi bisnis dapat

beradaptasi terhadap strategi bersama.

Kesesuaian memerlukan dukungan yang

kuat dari manajemen senior, hubungan

kerja yang baik, kepemimpinan yang kuat,

prioritas yang tepat, dan komunikasi yang

efektif.

Metodologi Penelitian

Gambar 3 Metodologi Penelitian

Terdapat beberapa tahapan dalam penelitian.

Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah

1. Perumusan MasalahTahap perumusan masalah merupakan langkah awal sehinga penelitian menjadi lebih fokus kedalam permasalahan yang menjadi bahasan dalam penelitian.

2. Pengumpulan dataTahap pengumpulan data merupakan suatu tahapan studi terhadap litertur- literatur maupun hasil dari penelitian sebelumnya. Pada tahap ini juga di ukur prioritas strategi universitas, hubungan TI dengan bisnis di uiversitas serta analisis faktor pemicu dan penghambat berdasarkan perspektif luftman.

3. Pengolahan dan analisis dataTahap ini merupakan lanjutan tahap pemilihan prioritas strategi universitas berdasarkan tahap sebelumnya, pada tahap ini di lakukan pengkajian ulang memalui penilaian bobot prioritas strategi Universitas, mengukur tingkat kematangan proses, juga melakukan analisis terhadap pektor pemicu dan penghambat kesesuaian yang terjadi saat ini di universitas.

4. Perancangan solusiPada tahap ini terdapat beberapa tindakan perbaikan sehingga bisa meningkatkan faktor-faktor pemicu keselarasan serta menekan faktor-faktor penghambat keselarasan antara TI dengan bisnis. Pada


tahap ini juga di berikan usulan-usulan serta langkah2 perbaikan terhadap tingkat kematangan(maturity) kesesuaian TI dan Bisnis Universitas.

5. KesimpulanPada tahap ini di ambil kesimpulan dari setiap tahapan yang di lakukan pada penelitian. Kesimpulan di dapat berdasarkan hasil tahapan tahapan sebelumnya.

Analisis dan Hasil Penelitian

Proses analisis Kematangan Tingkat

keselarasan antara Strategi TI dengan

bisnis dilakukan pada Universitas

Komputer Indonesia (UNIKOM) dengan

mengidentifi kasi semua Atribut dari model

SAMM yang di kembangkan oleh luftman.

Kuesioner di berikan pada 12 Responden

Univesitas Komputer Indonesia.Tabel 1 Responden

Unit Jumlah Kepala

dan

Staf

Divisi

TI

6

Kepala

dan

Staf

Divisi

Bisnis

6

Total 12

Pengukuran Tingkat Kematangan

Berikut hasil dari pengukuran yang di lakukan

pada universitas Komputer indonesia

Komunikasi Bisnis dengan TI (COM)

Berdasarkan hasil analisis, wawancara dan

kuesioner yang sudah dilakukan maka dapat

dilihat pemetaan tingkat kamatangan atribut

pengukuran area Komunikasi (COM) dapat

di petakan kedalam nilai kematangan sebagai

berikut:

Gambar 4 maturity Atribut Komunikasi

Pengukuran Nilai-Manfaat dan Kompetensi

TI(CVM)




pengukuran Nilai-Manfaat dan Kompetensi

TI (CVM) dapat di petakan kedalam nilai

kematangan sebagai berikut:

Gambar 5 Maturity Atribut nilai-manfaat dan

kompetensi TI

Tata Kelola TI(GOV)




pengukuran area Tata Kelola TI (GOV) dapat

di petakan kedalam nilai kematangan sebagai

berikut:

89

Gambar 6 Maturity Tata Kelola TI

Kemitraan Bisnis dengan TI(PNP)




pengukuran area Kemitraan bisnis dengan

TI (PNP) dapat di petakan kedalam nilai

kematangan sebagai berikut:

Gambar 7 Maturity Kemitraan Bisnis dengan TI

Ruang Lingkup dan Arsitektur TI(SAR)

Berdasarkan hasil analisis, wawancara

dan kuesioner yang sudah dilakukan maka

dapat dilihat pemetaan tingkat kamatangan

atribut pengukuran area Ruang lingkup

dan Arsitektur TI (SAR) dapat di petakan

kedalam nilai kematangan sebagai berikut:

Gambar 8 Maturity Ruang Lingkup dan Arsitektur

TI

Keahlian Sumber Daya Manusia TI (SKL)




pengukuran area Keahlian Sumber daya

Manusia TI (SKL) dapat di petakan kedalam

nilai kematangan sebagai berikut:

Gambar 9 Maturity Sumber daya Manusia TI

Untuk dapat menggambarkan dengan jelas

hasil analisis dan kajian mengenai tingkat

kematangan pada masing-masing kriteria yang

berkontribusi secara langsung pada tingkat

kematangan untuk proses pengelolaan data

secara keseluruhan, maka dengan mengacu

pada model kematangan kesesuaian antara TI


dan bisnis yang dikembangkan Luftman.

Nilai kematangan untuk kondisi kesesuaian

di Universitas saat ini (N) dan kondisi yang

diharapkan (F) dapat di lihat pada tabel

dibawah ini.Tabel 2 Maturity Level Universitas

KriteriaTingkat

Komunikasi

(COM)Kompetensi/

pengukuran

Nilai (CVM)Tata Kelola

(GOV)Kemitraan

(PNP)Lingkup dan

Arsitektur

(SAR)Keterampilan

(SKL)Rata-rata

Secara keseluruhan tingkat kematangan

kesesuaian antara TI dan bisnis saat ini (N)

berada pada tingkat 3 atau proses terfokus

ditetapkan (Established Proses) dan tingkat

kematangan kesesuaian TI – bisnis yang

diharapkan (F) berada pada tingkat 4 atau

proses yang diatur (improved/managed

process).

Perancangan Solusi

Kesesuaian strategi Teknologi Informasi

(TI) terhadap strategi bisnis bertujuan

untuk mengoptimalkan implementasi TI

di organisasi secara keseluruhan sehingga

diharapkan divisi TI menjadi mitra strategis

organisasi. Dengan demikian, diharapkan:

TI digunakan untuk pertumbuhan bisnis

organisasi, anggaran dikendalikan oleh

strategi bisnis, TI tidak lagi terpisah dari

bisnis, TI terlihat sebagai suatu investasi

untuk mengatur organisasi, dan manajer TI

merupakan seorang pemecah masalah bisnis.

Adapun Usulan Perbaikan yang di usulkan


Usulan perbaikan area Komunikasi (COM)

Langkah perbaikan yang diusulkan untuk

perbaikan area Komunikasi(COM) yaitu:Tabel 3 Usulan Perbaikan area Komunikasi

Atribut Tindakan PerbaikanPemahaman Bisnis

oleh TI (COM 01)

2 ke 5

Melakukan penyuluhan kepada

divisi TI tentang penting nya bisnis

universitas sehingga karyawan

menyadari penting nya peran TI

untuk bisnis UniversitasSenior dan Mid-Manajement harus

menyadari betul bisnis universitasSemua karyawan di divisi TI

memahami bisnis secara baik

sehingga bisa mengoptimalkan

keselarasan TI dengan Bisnis Pemahaman TI oleh

bisnis (COM 02)

3 ke 5

Divisi bisnis harus menyadari

potensi divisi TI dalam bisnis

universitas sehingga dengan

dukungan TI bisnis universitas

menjadi lebih baikMemberikan pemahaman tentang

TI bsecara baik sehingga bisa

mengoptimalkan keselarasan TI

dengan BisnisPembelajaran/

Pendidikan inter/

intra organisasional

(COM 03) 2 ke 4

Mengadakan pendidikan atau

pelatihan karyawan setiap divisi

sehingga karyawan di setiap divisi

mengerti akan peran nya masing

masingMenjalin ikatan antar divisi dimana

setiap divisi bisa memahami fungsi

dan tugas antar divisiKekakuan Protokol

(protocol rigidity)

(COM 04)

3 ke 5

Menghilangkan protokol command

and control pada setiap divisiMelakukan pelatihan khusus

tentang protokol tertentu sehingga

setiap karyawan dengan sendirinya

menyadari budaya kerja setiap

divisiPembagian

Pengetahuan(modal

Intelektual) (COM

05)2 ke 4

Pembagian pengetahuan yang

tadinya semi terstruktur (terbatas

dalam rapat) menjadi terstruktur

sekitar proses-proses utama Membagi pengetahuan antar divisi

dalam lingkup universitasKeleluasaan/

efektifi tas/

kedalaman peran

penghubung (COM

06)

3 ke 4

Merubah keleluasaan dan

efektifi tas komunikasi dam

membuat komunikasi rutin tiap

divisi sehingga setiap divisi bisa

terhubung(bond) satu sama lain

Usulan perbaikan Pengukuran Nilai-Manfaat

dan Kompetensi TI(CVM)


perbaikan area Pengukuran nilai –manfaat

dan kompetensi TI(CVM) yaitu:Tabel 4 Usulan Perbaikan area pengukuran nilai-

manfaat dan kompetensi TI

Atribut Tindakan PerbaikanIntsrumen Pengukuran

manfaat TI (CVM 01)

3 ke 5

Mulai menggunakan proses Umpan

balik Formal, untuk meninjau hasil

pengukuran tradisionalMerubah pola instrumen

pengukuran manfaat TI, secara

formal mulai mengukur aspek

teknis, efi siensi biaya.

91

Atribut Tindakan PerbaikanInstrumen pengukuran

kinerja bisnis (CVM 02)

3 ke 5

Merubah pola instrumen

pengukuran kinerja bisnis menjadi

traditional fi nancial. Dan mulai

menggunakan Umpan balikMerubah pola intrumen pengukuran

kinerja bisnis menjadi traditional

customer basedPengukuran Manfaat

Berimbang (antara TI

dengan Bisnis) (CVM

03)

3 ke 4

Menghubungkan/ menjalin

keselarasan antara instrument

pengukuran bisnis dan instrument

pengukuran TI sehingga hasilnya

bisa menujukan keseimbanganService level Agreement

(CVM 04)

3 ke 5

Membuat Service level Agreement

yang tadinya per-divisi menjadi

level perusahaan(perubahan

Orientasi)Perusahaan harus memiliki

SLA yang berorientasi teknis

maupun yang berorientasi

hubungan(relationship based)Benchmarking (CVM

05)

3 ke 5

Melakukan benchmarking secara

rutin dalam cakupan fungsional

secara rutinMelakukan benchmarking

secara rutin dalam cakupan

Perusahaan(enterprise)Evaluasi Formal (CVM

06)

2 ke 4

Evaluasi formal harus dilakukan

tidak hanya pada saat di butuhkan

tapi rutinEvaluasi formal harus dilakukan

secara rutin dan membuat perubahan

berdasarkan hasil penilaianPerbaikan

berkesinambungan(CVM

07)

3 ke 5

Melaksanakan perbaikan formal

pada tingkat fungsionalitas secara

berkelanjutan.Melaksanakan perbaikan pada

tingkat fungsional hanya saja

dilakukan secara rutin serta

dilakukan pengukuran terhadap

efektifi tasnya.

Usulan perbaikan Tata Kelola TI(GOV)


perbaikan area Tata kelola TI(GOV) yaitu:Tabel 5 Usulan perbaikan Tata kelola TI

Tindakan PerbaikanPerencanaan

Strategi Bisnis

(GOV 01)4 ke 5

Merubah perencanaan strategis menjadi

terhubung pada level fungsional,

universitas(enterprise) maupun dengan pihak

luar(sponsor dan rekan bisnis) Perencanaan

Strategi TI

(GOV 02)

4 ke 5

Perencanaan strategi TI harus di integrasikan

di seluruh perusahaan serta dengan pihak

luar(sponsor dan rekan bisnis)Struktur

Organisasi

dan pelaporan

(GOV 03)

3 ke 5

Merubah sistem pelaporan yang tadinya

hanya sebatas laporan kerja divisi

Federasi, Unit TI melapor ke pimpinan

Universitas(rektor)

Kendali

anggaran (GOV

04)

3 ke 5

Merubah pengendalian anggaran kepada arah

investasi(investment driver)(pusat Investasi)Merubah pengendalian anggaran kepada

arah investasi(investment driver) dan control

terhadap keunggulan keungulan profi t dari

setiap investasi oleh divisi profi t (Profi t

Center)Manajemen

Investasi TI

(GOV 05)

4 ke 5

Investasi harus di arahkan kepada sesuatu

yang menghasilkan nilai(value add) serta

melibatkan rekan bisnisKomisi

pengendalian

(Steering

commite)

(GOV 06)

3 ke 4

Membentuk komite pengendalian yang

bersifat formal dan effektif

Proses

penentuan

prioritas (GOV

07)

3 ke 5

Merubah penentuan prioritas berdasarkan

nilai tambah(value add) serta responsive

terhadap kondisi permasalahan yang ada.

Usulan perbaikan Kemitraan Bisnis dengan

TI(PNP)


perbaikan area Kemitraan Bisnis dengan

TI(PNP) yaitu:Tabel 6 Usulan perbaikan Kemitraan Bisnis dengan

TI

Tindakan PerbaikanCara pandang

Bisnis terhadap

Manfaat TI

(PNP 01)

3 ke 5

Merubah cara pandang bisnis terhadap peran

TI bahwa TI merupakan bagian dari bisnis

(penggerak dasar) bukan sebatas Aset.Setiap mitra harus bisa memberikan nilai

kepada bisnis organisasiPeran TI dalam

Perencanaan

Strategi Bisnis

(PNP 02)

2 ke 4

Merubah peran TI menjadi salah satu

pengendali(driver) dalam bisnisLebih memberikan kebebasaan terhadap TI

sehingga TI bisa menjalankan Fungsi sebagai

enables maupun driverSasaran

bersama,

pembagian

resiko & bonus

(PNP 03)

3 ke 5

Kedua divisi sama-sama mereima pembagian

resiko maupun bonus dalam bisnis

Pembagian secara Adil dalah hl resiko

maupun bonus

Pengelolaan

hubungan /

relasi TI dengan

Bisnis (PNP

04)

3 ke 4Membuat standarisasi hubungan antara divisi

TI dan bisnis

Relasi dan

Kepercayaan

(PNP 05)

2 ke 3

Hubungan dengan bisnis harus di jalin

demi memunculkan nilai sebagai penyedia

layanan Sponsor Bisnis

(PNP 06)

3 ke 4

Merubah cakupan sponsor pada level

fungsional dan masih terbatas, menjadi tidak

terbatas dan menyeluruh pada setiap divisi di

universitasPenanggung jawab sponsor tidak hanya

dari manajemen senior tetapi juga tingkat

eksekutif organisasi

Usulan perbaikan Ruang Lingkup dan

Arsitektur TI(SAR)


perbaikan area Ruang Lingkup dan

Arsitektur TI(SAR) yaitu:Tabel 7 Usulan Perbaikan Ruang lingkup dan

Arsitektur TI

Atribut Tindakan PerbaikanTradisional, pengendali,

eksternal (SAR 01)

2 ke 4

Memperluas ruang lingkup tiap divisi

dengan mengaktifkan proses bisnis

yang baikMenata ulang ruang lingkup

pengendalian dan menjadikan proses

bisnis sebagai pengendali utamaPenerapan/ Kepatuhan

pada Standar (artikulasi

standar) (SAR 02)

3 ke 4

Merubah standarisasi yang bersifat

fungsional menjadi bersifat

standarisasi universitas(menyeluruh)Organisasi fungsional

(SAR 03) 2 ke 3

Melakukan integrasi terstruktur

di tingkat fungsionalitas terhadap

seluruh organisasiPerusahaan (SAR 04)

2 ke 3Membuat standar arsitektur

enterpriseAntar perusahaan

(SAR 05) 2 ke 3

Membuat arsitektur standar yang

mempertimbangkan saran-saran atau

masukan dari rekan bisnisTransparansi, agilitas,

fl esibilitas arsitektural

(SAR 06)

3 ke 4

Membuat manajemen teknologi yang

efektif. Sehingga terjadi transparansi

di seluruh organisasi.


Usulan perbaikan Keahlian Sumber Daya

Manusia TI (SKL)


perbaikan area Keahlian Sumber daya

Manusia TI(SKL) yaitu:Tabel 8 Usulan Perbaikan Keahlian Sumber daya

Manuasia TI

Atribut Tindakan PerbaikanInovasi dan

kewirausahaan (SKL

01) 2 ke 4

Pemberian pengetahuan tentang

resiko bisnis. Sehingga terjadi

kemandirian pada tingkat fungsionalMemberikan penyuluhan inovasi

baik pada level intra-universitas

maupun dengan patnerPeran / wewenang

kekuasaan (SKL 02)

2 ke 4

Melakukan control wewenang

antar divisi fungsional sesuai

keadaan(situasional)Melakukan control wewenang antar

divisi fungsional secara rutin dan

formalGaya Manajemen

(SKL 03)

3 ke 5

Merubah orientasi gaya manajemen

menjadi profi t/ value basedMerubah orientasi gaya manajemen

menjadi Relatinship based. Dalam

hal ini termasuk hubungan dengan

patnerKesiapan untuk

perubahan

(SKL 04) 2 ke 4

Menyadari akan adanya tututan akan

adanya perubahan.Melakukan pemahaman sehingga

setiap karyawan di setiap divisi

memiliki kesiapan kearah perubahanPerubahan/ Pergantian

karir (SKL 05)

2 ke 3

Melakukan pemahaman antar

tugas dan wewenang divisi

sehingga karyawan siap melakukan

perpindahan divisi jika di perlukan

Pelatihan lintas Fungsi

(SKL 06)

3 ke 5

Melakukan pelatihan jika

dibutuhkanMelakukan pelatihan antar divisi

untuk mempersiapkan pergantian

karir(career crossover)Lingkungan sosial,

politik, dan kepercayaan

(SKL 07)

3 ke 4

Merubah bentuk layanan terhadap

lingkungan social berdasarkan nilai

(Value based)

Kesimpulan dan saran

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis Pengukuran tingkat

kesesuaian TI terhadap bisnis di Universitas

Komputer Indonesia(UNIKOM dalam

penelitian ini dapat disimpulkan bahwa :

Tingkat kematangan kesesuaian strategi TI

dan bisnis di Unversitas Komputer Indonesia

berada pada level 3 (Nilai rata-rata 2.67).

Dari keenam atribut pengukuran yang di

nilai area pengukuran area pengukuran

Lingkup dan Arsitektur TI (SAR) memiliki

nilai terkecil 2. Sedangkan tata kelola (GOV)

memperoleh nilai tertinggi yaitu 3; Perbaikan

diprioritaskan pada beberapa poin dimana

terdapat kesenjangan antara TI dengan Bisnis,

kesenjangan terjadi pada atribut komunikasi

poin 1 dan 2.

Saran

Berdasarkan kajian yang telah dilakukan,

maka disarankan:

1. Sebagai bahan penelitian selanjutnya untuk

mengukur kesesuaian Teknologi informasi(TI)

ddan bisnis dapat dilakukan analisis mendalam

terhadap kinerja masing masing divisi

menggunakan metode yang lebih terperinci.

2. Melakukan penelitian kesesuaian strategi

Teknologi Informasi (TI) terhadap strategi bisnis

korporasi, pada organisasi sejenis yang bergerak

di bidang pendidikan terutama di perguruan

tinggi sehingga mengasilkan penelitian dengan

data yang lebih baik.

Daftar pustaka

[1]. Barry (1986), Strategic Planning Workbook for

Non profi t Organization.

[2]. Boar, B. (2001), The Art of Strategic Planning

for Information Technology, 2nd Ed, John Wiley

& Sons.

[3]. Earl, M.J. (1996), Management Strategies For

Information Technology, 1st Ed , Prentice Hall.

[4]. Fitransyah, Albi., 2009. Pengukuran kesesuaian

strategi teknologi informasi terhadap strategi

bisnis menggunakan it balanced scorecard studi

kasus: pt pos Indonesia.Tesis. Institut Teknologi

Bandung.

[5]. Henderson, J. and N. Venkatraman (1992).

Strategic Alignment: A model for Organizational.

Tranformation through Information Technology.

Transforming Organisations. T. A. Kochan and

M. e. Useem. Oxford, Oxford University Press:

97-117.

[6]. Henderson, J. and N. Venkatraman (1993, 1999).

“Strategic alignment: Leveraging information

technology for transforming organisations.”

IBM systems journal 32 (1993); 38 (1999)(1

(1993); 2&3 (1999)).

[7]. Hirschheim, R. and R. Sabherwal (2001).

93

“Detours in the Path toward Strategic

Information Systems Alignment.” California

Management Review 44(1): 87-108.

[8]. ITGI. 2003. Board Briefi ng on IT Governance.

2nd Edition. IT Governance Institute.

[9]. Luftman, J., 2000. Assessing Business-IT

Alignment Maturity. Communications of The

Association for Information Systems. Vol.4,

No.1.

[10]. Luftman, J., 2003. Measure Your Business-

IT Alignment, The Longstanding Business-IT

Gap can be Bridged with an Assessment Tool

to Rate Your Effort. Optimize Magazine. Issue

22.

[11]. UNIKOM 2011/2012 Buku panduan

Mahasiswa, UNIKOM, Bandung.

[12]. Van Grembergen, Wim. (2004), Strategies

for Information Technology Governance, Idea

Group Publishing


“PERANCANGAN CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT UNTUK MEMBANGUN

LOYALITAS PELANGGAN PADA DIVISI PEMASARAN PT BIO FARMA (PERSERO)”

AGUNG JASA MUTTAQIEN USMADINPM: 57.101.11.022

Magister Sistem Informasi, Fakultas Pasca Sarjana

Universitas Komputer Indonesia, Bandung

[email protected]

ABSTRAK

Kelangsungan hidup sebuah perusahaan tergantung dari ada atau tidak adanya pembeli, dengan kata lain

perusahaan tidak akan memperoleh pendapatan (income) untuk membiayai aktivitasnya. Seorang pelanggan yang

puas adalah pelanggan yang mendapatkan value yang lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan. Customer

Relationship Management (CRM) memungkinkan terciptanya kesetiaan pelanggan bukan hanya pada produknya

namun juga setia terhadap perusahaan. Customer Relationship Management (CRM) telah diperkenalkan sebagai

sistem informasi skala perusahaan. CRM bukan hanya sebuah piranti lunak, melainkan merupakan sebuah strategi

bisnis yang mengintegrasikan proses bisnis yang bersentuhan langsung dengan konsumen (pemasaran, penjualan

dan pelayanan) dengan pelaku bisnis, proses bisnis dan teknologi pendukung.

Pada penelitan ini, membahas mengenai kinerja bisnis proses Customer Relationship Management

(CRM) yang seharusnya dijalankan oleh PT. Bio Farma. Dengan adanya improvement CRM yang efektif

dan efi sien diharapkan akan mendukung goal perusahaan sehingga mampu mendongkrak penjualan dan

meningkatkan hubungan dengan customer. Metode perancangan CRM menggunakan sebuah framework

pengukuran business process yang berfokus pada penilaian business process dan software sistemnya yang

disebut dengan Goal Question Metric Method (GQM). GQM adalah metode yang dimulai dari mendesain top-

level goals dari proyek, kemudian dibuatkan serangkaian untuk tiap goal dimana tiap pertanyaan akan dijawab

jika goal tercapai, dan kemudian metrik digunakan untuk mengukur hasil dari pertanyaan tersebut.

Hasil pengukuran loyalitas pelanggan nihil, dikarenakan sistem yang selama ini dijalankan hanya

berfokus pada sales bukan marketing. Dengan kata lain, belum dapat membantu mengurangi biaya dan

meningkatkan keuntungan dengan mengorganisir dan mengotomatisasi proses bisnis yang memelihara

kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Perbaikan yang akan diusulkan konsep integrasi data dalam bentuk portal web, paperless dan

kemudahan mengakses data. Hubungan perusahaan dengan customer harus ditingkatkan sebagai upaya

untuk menjadi perusahaan Life Science kelas dunia yang berdaya saing global. E-CRM adalah solusi bagi PT

Bio Farma (Persero) yang dapat memberikan ROI melalui otomatisasi pemasaran, layanan pelanggan, dan

otomatisasi tenaga penjualan.

Kata Kunci: e-CRM, customer relationship management, kesetiaan pelanggan.

1.

95

2. PENDAHULUAN

Customer Relationship Management

(CRM) telah diperkenalkan sebagai sistem

informasi skala perusahaan. CRM bukan hanya

sebuah piranti lunak, melainkan merupakan

sebuah strategi bisnis yang mengintegrasikan

proses bisnis yang bersentuhan langsung

dengan konsumen (pemasaran, penjualan dan

pelayanan) dengan pelaku bisnis, proses bisnis

dan teknologi pendukung (Budiarjo, 2008).

PT Bio Farma (Persero) adalah sebuah

perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik

Negara) yang merupakan salah satu dari

sekitar 23 produsen vaksin di dunia yang telah

mendapatkan pra-kualifi kasi WHO (World

Health Organization), serta mendapatkan

berbagai pengakuan sertifi kasi, baik dari dalam

negeri maupun luar negeri. Salah satu misi dari

perusahaan adalah meningkatkan kerjasama

dengan customer dalam rangka meningkatkan

kualitas hidup pasien. Pada penelitan ini, akan

membahas mengenai kinerja bisnis proses

Customer Relationship Management (CRM)

yang dijalankan pada PT Bio Farma yang belum

berjalan searah dengan tujuan perusahaan

khususnya pada Divisi Pemasaran dalam

meningkatkan penjualan dan membangun

loyalitas pelanggan. Dengan adanya improvement

CRM yang efektif dan efi sien diharapkan akan

mendukung goals perusahaan sehingga mampu

mendongkrak penjualan dan meningkatkan

hubungan dengan customer yang paling dasar

terutama dengan Pedagang Besar Farmasi (PBF)

dan dokter.

Dengan CRM, perusahaan farmasi akan

mampu mengidentifi kasi customer mana

yang proaktif dengan tenaga pemasarnya,

mengkalkulasi pendapatan potensial yang

diperoleh dari hubungannya dengan para

customer tersebut, menjalin hubungan yang lebih

erat dengan para customer. Perkembangan CRM

sendiri tidak dapat lepas dari teknologi, oleh

karenanya bagi perusahaan pemanfaatan CRM

yang dikombinasikan dengan teknologi berbasis

web akan menghasilkan suatu garis sasaran

perusahaan untuk menghadapi persaingan.

3. TINJAUAN PUSTAKA

Secara sederhana Customer Relationship

Management (CRM) merupakan perpaduan

antara 3 aspek yang terkait.

Gambar 1. Tiga Aspek CRM (sumber:

greaterchinacrm.org, 2003)

Jika digambarkan akan membentuk suatu

segitiga dengan simpul yang disebut Customer–

Relation–Management. Adapun masing masing

aspek dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Customer, dapat diartikan sebagai pengguna

layanan barang dan jasa dari suatu organisasi

bisnis yang menghasilkan profi t (manfaat)

bagi organisasi tersebut.

2. Relationship, merupakan hubungan antara

customer dengan organisasi bisnis yang dapat

berupa komunikasi maupun interaksi dan dapat

terjadi dalam jangka pendek, jangka panjang,

secara terus-menerus, atau hanya sekali.

Biasanya customer yang melakukan secara

berulang bila telah memiliki rasa percaya/puas

terhadap bentuk pelayanan suatu organisasi

3. Management, semua jenis informasi/data

yang diperoleh dari customer menyebabkan

organisasi bisnis dapat memetakan bagaimana

perilaku dan kebiasaan dari pelanggan,

sehingga dapat digunakan sebagai nilai

tambah bagi perusahaan, untuk meningkatkan

pelayanan serta bersaing dengan kompetitor.


Gambar 2. Framework of dynamic CRM (sumber:

Microsoft Dynamics, 2011)

Berikut pendekatan dalam menetapkan Fitur

CRM:

Siklus CRM yang terdiri dari proses Acquire–

Retain–Expansion, masing-masing fase dalam

siklus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Acquire, proses acquiring a new relationship

adalah untuk mendapatkan pelanggan baru

yang dapat diwujudkan dalam berbagai strategi.

Kata kunci yang dikaitkan dengan fase ini

adalah diferensiasi, inovasi, dan kenyamanan

(convenience).

2. Retain, retaining customer relationship adalah

fase dimana organisasi melakukan strategi

untuk mempertahankan pelanggan dengan cara

peningkatan pelayanan. Customer retaintion

menjadi strategi yang penting bagi perusahaan

karena pilihan bagi pelanggan semakin banyak

yang di ciptakan oleh banyak organisasi

penyedia layanan (competitor). Kata kunci yang

diasosiasikan dengan fase ini adalah adaptabiliy,

listening, dan Responship.

3. Expansion, adalah masa untuk membina

hubungan baik yang telah ada dengan pelanggan,

dengan selalu mendengar keinginan pelanggan

dan melayaninya dengan baik, terciptanya

pelanggan yang loyal terhadap produk/layanan

organisasi. Beberapa kata kunci yang di

asosiasikan dengan fase ini adalah loyality,

reduce cost, dan customer service.

Dari beberapa defi nisi tentang CRM dapat

disimpulkan bahwa Customer Relationship

Management (CRM) terdiri beberapa pihak yang

terlibat dalam penerapannya secara langsung

mulai dari customer hingga organisasi penyedia

layanan (service) dan menjadi sebuah siklus yang

dapat di management sesuai dengan proses bisnis

organisasi tersebut.

Untuk menetapkan fi tur CRM secara tepat,

sebagai landasan untuk menyusun Software

Requirement Specifi cation (SRS), diperlukan

framework sebagai acuan. CH Park & YG Kim

mengusulkan sebuah CRM Framework yang

dinamakan “A framework of Dynamic CRM”.

Framework ini menjelaskan serangkaian

tahapan pada pembangunan/penerapan CRM.

Substantif terpentingnya adalah informasi

yang didapat dari customer sehingga diperoleh

outputnya yang berupa Relationship Commitment,

model tersebut dapat dilihat pada Informasi yang

menjadi fokus perhatian adalah sebagai berikut:

a. Informasi mengenai pelanggan

b. Informasi untuk pelanggan

c. Informasi oleh pelanggan


Metodologi penelitian merupakan cara atau

prosedur yang berisikan tahapan-tahapan yang

jelas dan disusun secara sistematis dalam proses

penelitian.

97

D efin isi

Kebutuhan C R M

M erancang GQM

(Goal Quistions M etr ic )

Analisis C R M yang

sedang ber ja lan

Pengukuran M etr ics

Evaluasi C R M yang

ber ja lan

Pem ulaan

Perencanaan

Perancangan C R M yang

baru

R ekom endasi C R M yang

baru

Evaluasi

T idak

Ya

Gambar 3. Metodologi Penelitian

Dari gambar di atas, berikut penjelasan

Desain Studi yang akan dibahas:1. Pemulaan perencanaan

Pemulaan perencanaan mempunyai tujuan

mempersiapkan pelaksanaan proyek CRM

(seperti: membuat rencana kerja, memastikan

komitmen manajemen, dan lain-lain).2. Defi nisi Kebutuhan CRM

Pada bagian ini, peneliti menjelaskan mengenai

kebutuhan CRM sistem yang seharusnya

ada dalam suatu perusahaan. Pendefi nisian

kebutuhan CRM berdasarkan pada literatur

yang ada dan studi lapangan pada perusahaan

dengan menggunakan GQM (Goal Questions

Metric).3. Merancang Metode GQM

Metriks yang diperoleh dengan survei

dan wawancara, maka dalam melakukan

pengukuran yang pertama kali harus diketahui

adalah tujuan perusahaan, tahap selanjutnya

yaitu melakukan pertanyaan-pertanyaan

berdasarkan dari tujuan tersebut. GQM adalah

sebuah framework pengukuran business

process yang berfokus pada penilaian business

process dan software sistemnya Goal Question

Metric Method (GQM) adalah metode yang

dimulai dari mendesain top-level goals dari

proyek, kemudian dibuatkan serangkaian

untuk tiap goal dimana tiap pertanyaan akan

dijawab jika goal tercapai, dan kemudian

metrik digunakan untuk mengukur hasil dari

pertanyaan tersebut.

Gambar 4. Metode Goal Question Metric

Method (sumber: Budiarjo, 2008)4. Evaluasi CRM yang sedang berjalan →

Analisa sebelum perancangan

Pada bagian ini, penulis melakukan evaluasi

CRM yang sedang berjalan saat ini,

kelebihan dan kekurangan CRM yang sedang

berjalan. Analisa sistem CRM yang sedang

berjalan diukur menggunakan metrik GQM.

Kekurangan dan kendala-kendala CRM yang

sedang berjalan saat ini akan dijabarkan

dengan Fishbone diagram. Fishbone diagram

adalah suatu diagram yang menunjukkan

hubungan antara faktor-faktor penyebab

masalah dan akibat yang ditimbulkan.

Manfaat dari fi shbone diagram antara lain

mengidentifi kasi akar penyebab dari suatu

masalah serta membangkitkan ide-ide untuk

mengatasi permasalahan tersebut.5. Perancangan dan implementasi CRM yang

baru

Pada bagian ini penulis merancang CRM yang

akan dikembangkan. Dari kekurangan sistem

yang sedang dijalankan, penulis memberikan

masukan Bisnis proses yang sesuai dengan

perusahaan berdasarkan hasil observasi dan

survei di lapangan. Perancangan Fitur dan


SRS (Software Requrement Spesifi cation CRM

berdasarkan framework Dynamic CRM.6. Rekomendasi CRM yang baru → Analisa

sesudah perancangan

Pada bagian ini, penulis memberikan saran

tentang rancangan CRM yang baru. Analisa

sistem CRM yang sedang berjalan diukur

menggunakan metric GQM.

5. PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil analisis sistem proses bisnis

yang sedang berjalan saat ini, kendala-kendala

yang dihadapi PT Bio Farma dalam mencapai

goals dari proses CRM dikategorikan dalam 4

kategori yakni: proses, kebijakan dan prosedur,

manusia dan peralatan. Fishbone diagram yang

memuat informasi kendala-kendala tersebut tersaji

pada Gambar 5.

Gambar 5. Fishbone diagram masalah proses

pemesanan vaksin

Berikut pembahasan dari masing kategori:

a. Proses

Bisnis proses yang terlalu panjang pada proses

pemesanan barang disebabkan oleh banyaknya

proses manual yang masih digunakan sehingga

memakan waktu yang panjang (permasalahan

pada metrik 1 (M1) yaitu: Persentase pelaporan

manual CRM yang besar yakni (72%).

Merupakan faktor utama kendala penyebab

proses pada CRM PT Bio Farma.

Selain lamanya waktu yang diperlukan untuk

pemesanan barang, kendala terbesar yang

dihadapi pada kategori proses yakni lamanya

waktu untuk memproses complain dari customer

(permasalahan pada metrik 5 (M5) yaitu

Maksimum waktu untuk menangani complain

customer).

Komputer aktif yang tidak diperbarui recordnya

mengakibatkan record pada database pemesanan

barang tidak memberikan informasi yang up-to-

date kepada user, hal ini juga disebabkan oleh

koneksi jaringan yang jelek.b. Kebijakan dan prosedur.

Aplikasi yang digunakan pada pemesanan

barang, tidak mencatat nama user yang

menggunakan dan pada user account, hal ini

disebabkan karena tidak adanya standarisasi

penggunaan username.

Sesuai dengan kebijakan managerial, berhubung

data pemesanan barang bersifat crusial makanya

hak akses administrator diserahkan kepada staf

IT, sehingga staf IT bertanggung jawab terhadap

edit dan delete data sesuai dengan permintaan

user. User hanya berhak untuk menambah data

pemesanan barang. Jadi jika ada kesalahan pada

proses input data, user harus menghubungi staf

IT untuk melakukan perbaikan data.c. Manusia

Personel IT saat ini hanya memahami

penggunaan aplikasi pemesanan barang secara

operasional, untuk penambahan fi tur (jika

diperlukan) personel IT sekarang tidak mengerti

untuk pengembangan aplikasi selanjutnya karena

teknologi pada sistem yang sedang berjalan saat

ini sudah terlalu lama. Proses bisnis dalam hal

pemesanan barang kepada customer, yang ada

pada sistem sekarang hanya bersifat Sales In.d. Peralatan

Sulitnya untuk pengembangan sistem disebabkan

oleh tidak adanya vendor untuk mensuport

aplikasi pemesanan barang PT Bio Farma.

Tidak adanya support service dari vendor

yang dialokasikan bagi IT atas aplikasi ini

dapat menyebabkan kesulitan untuk mengatasi

kejadian dimana fi tur aplikasi tidak berfungsi

seperti yang diduga atau diharapkan.

Selain itu kendala lain yang ditemui yakni

99

kurangnya fi tur pada proses pemesanan barang

seperti fi tur automatic searching pada aplikasi,

output dari aplikasi berupa laporan masih

kurang baik untuk menganalisa proses yang

sedang berjalan, serta fi tur pada aplikasi hanya

bersifat Sales In tanpa adanya monitoring Sales

Out pada perusahaan.

Perancangan CRM Baru

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam

pengembangan CRM pada PT Bio Farma,

adalah:1. Update teknologi.2. Perbaikan infrastructure jaringan3. Redesign BPM yang berpusat pada Sales Out.

6. KESIMPULAN

Beberapa hal dapat disimpulkan dari

penelitian mengenai Customer Relationship

Management pada PT Bio Farma antara lain:

Mengukur loyalitas pelanggan sebagai sesuatu

ukuran terhadap kualitas pelayanan yang

didukung oleh CRM1. Hasil pengukuran loyalitas pelanggan

nihil, dikarenakan sistem yang selama ini dijalankan hanya berfokus pada sales in bukan sales out. Dengan kata lain, belum dapat membantu meningkatkan keuntungan dengan mengorganisir dan mengotomatisasi proses bisnis yang memelihara kepuasan dan loyalitas pelanggan.

2. Kelemahan yang terdapat pada proses yang sedang berjalan adalah kurang efi sien, efektif dan aman. Hal tersebut disebabkan masih adanya pekerjaan yang masih dikerjakan secara manual (paperbased), dapat dilihat pada metrik 1 (M1) -> Persentase pelaporan manual CRM yang besar. Dalam perbaikan proses, akan diusulkan konsep integrasi data dalam bentuk web portal, paperless dan kemudahan mengakses data.

3. Hubungan perusahaan dengan customer harus ditingkatkan sebagai upaya untuk menjadi perusahaan Life Science kelas dunia yang berdaya saing global

4. E-CRM adalah solusi bagi PT Bio Farma (Persero) yang dapat memberikan ROI melalui otomatisasi pemasaran, layanan pelanggan, dan otomatisasi tenaga penjualan.

Dengan diusulkannya proses baru yang

telah mendapat perbaikan-perbaikan dari proses

lama, diharapkan dapat memberikan dampak

yang positif berupa peningkatan produktifi tas

atau kinerja karyawan serta meningkatkan profi t

PT. Bio Farma.

DAFTAR PUSTAKA

Budiarjo dkk., Analisis Fitur CRM Untuk Meningkatkan

Kepuasan Pasien Berbasis Framework on Dynamic

CRM, Seminar Nasional Informatika 2008,

Yogyakarta

Buttle Francis., Customer Relationship Management

(Manajemen Hubungan Pelanggan): Concept and

Tools, Bayumedia Publishing, 2007

Efraim Turban, Ephraim McLean, James Wetherbe,

Information Technology for Management:

Transforming Organizations in the Digital

Economy, John Wiley & Sons, 2004

Freddy Rangkuti, Measuring Customer Satisfaction,

Gramedia Pustaka Utama, 2005

H. James Harrington, The Author of Business Process

Improvement, McGraw-Hill, 1991

James A. O’Brien, Management Information Systems:

8th Edition, McGraw-Hill Companies, 1997

Jill Dyche, � � � � � � � � � � � � � � � �Kalakota, Ravi, Marcia Robinson, E-Business 2.0:

Roadmap for success., Addison-Wesley, 2001

Martin, Brown, DeHayes, Hoffer & Perkins, Managing

Information Technology, 6/E, Prentice Hall, 2009

Mathias Weske, Business Process Management:

Concepts, Languages, Architectures, Springer,

2010

Michael Hammer & James Champy, Reengineering the

corporation: a manifesto for business revolution,

Harper Business, 1993

Microsoft Dynamic CRM Online, New Trends in CRM,

2011

Roger Burlton � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� William G. Zikmund, Business Research Methods,

Thomson/South-Western, 2003


PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEAHLIAN

PEGAWAI PADA DIREKTORAT UMUM DAN OPERASIONAL DI RSUP DR. HASAN

SADIKIN BANDUNG

YALES KURNIA

Fakultas Pascasarjana Jurusan Magister Sistem Informasi

Universitas Komputer Indonesia Bandung

Berpindahnya pegawai dari suatu unit kerja ke unit lain dapat mengakibatkan

penurunan kinerja perusahaan jika penempatan pegawai tersebut tidak sesuai dengan

kemampuan yang dimilikinya. Untuk mengatasi masalah yang terjadi, perlu adanya informasi

yang tepat mengenai pegawai dalam hal pengalaman pekerjaan, pendidikan dan keahlian

khusus. Masalah tersebut juga dialami pada Direktorat Umum dan Operasional di RSUP dr.

Hasan Sadikin Bandung(RSHS) dan Knowledge management adalah salah satu solusi dalam

upaya untuk mengelola pengetahuan, baik itu tacit knowledge ataupun explicit knowledge

yang terdapat dalam organisasi atau perusahaan. Berdasarkan permasalah tersebut, penelitian

ini membahas tentang perancangan sebuah model Knowledge Management Systems (KMS)

untuk Direktorat Umum dan Operasional di RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung. Perancangan

model KMS dalam penelitian ini, mengadopsi 10 Step Knowledge Management Roadmap

yang disusun oleh Amrit Tiwana. Dari 10 langkah tersebut, penelitian ini hanya dibatasi sampai

pada langkah ke enam, yaitu pembuatan blueprint KM. Pengumpulan data berupa kuesioner

dan wawancara dibatasi hanya di Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit Direktorat Umum

dan Operasional RSHS. Dan dari penelitian ini, didapat bahwa pendekatan KM kodifi kasi

memiliki bobot lebih besar dari pendekatan personalisasi. Penelitian ini menghasilkan sebuah

model KMS untuk diterapkan di rumah sakit. Model KMS tersebut berupa usulan arsitektur

KMS dengan menggunakan infrastruktur yang telah ada pada RSHS, pembentukan tim KM

dan usulan fungsi-fungsi yang harus ada pada KMS.

Kata kunci: Knowledge Management System (KMS), Rumah Sakit, 10 step Knowledge

Management Roadmap, Kodifi kasi, Personalisasi

101

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Rotasi pegawai berupa mutasi

ataupun promosi, pada sebuah

instansi pemerintah, sering dilakukan

dalam periode tertentu untuk

memenuhi kebutuhan organisasi.

Menurut [1], peranan rotasi pegawai

bagi kepentingan pegawai yaitu

untuk menambah pengalaman dan

keterampilan, penyegaran psikologis

dan memperbaiki pelayanan. Namun

berpindahnya pegawai dari suatu

unit kerja ke unit lain secara tidak

langsung dapat pula mengakibatkan

penurunan kinerja perusahaan

jika terjadi ketidaksesuaian antara

posisi dengan kemampuan pegawai.

Yang juga menjadi masalah, jika

pegawai lama tidak bisa berbagi

pengetahuannya dengan pegawai

baru yang menggantikan posisinya

dikarenakan lokasi yang berjauhan

antara lokasi unit kerja baru dengan

unit kerja yang lama atau tidak ada

waktu untuk berbagi pengetahuan

karena habisnya jam kerja dalam setiap

hari untuk memahami/mengerjakan

pekerjaan barunya. Dengan jumlah

pegawai sebanyak 391 orang, masalah

tersebut juga terjadi pada Direktorat

Umum dan Operasional di RSUP dr.

Hasan Sadikin Bandung (RSHS).

Peranan teknologi komputer

atau teknologi informasi sangat

mendukung peningkatan kinerja

organisasi, dalam hal ini rumah

sakit, terutama bagi pelaku atau

pengelolanya. RSHS sebagai sebuah

organisasi memiliki banyak sumber

pengetahuan yang bisa dihimpun

untuk digunakan oleh elemen-elemen

dalam maupun luar organisasi.

Sumber-sumber tersebut diantaranya

dokter, perawat, ahli gizi, radiografer,

apoteker, pegawai laboratorium

kesehatan, petugas administrasi

perkantoran dan tata usaha. Banyaknya

potensi sumber pengetahuan di RSHS,

pengelolaan pengetahuan (Knowledge

Management) menjadi sangat penting

dan perlu dilakukan untuk menjaga

eksistensi pengetahuan dan kemajuan

perusahaan. Dalam mengatasi masalah

dalam penempatan pegawai pada

Direktorat Umum dan Operasional di

RSHS, diperlukan sebuah pengelolaan

pengetahuan tentang informasi yang

tepat mengenai pegawai dalam hal

pengalaman pekerjaan, pendidikan

dan keahlian khusus.

Penelitian yang pernah

dilakukan mengenai perancangan

Knowledge Management di Rumah

Sakit yaitu dilakukan oleh Kristofel

Santa, mahasiswa Program Magister

Manajemen Teknologi, Bidang

Keahlian Manajemen Teknologi

Informasi, Program Pasca Sarjana,

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya, dengan judul “Desain

Aplikasi Knowledge Management untuk

Pelayanan Pasien Studi Kasus Rumah

Sakit Umum Daerah”. Studi Kasus

penelitian dilakukan di RSUD Ngudi

Waluyo Wlingi Blitar. Pada penelitian

tersebut KM lebih dititik beratkan pada

KM pelayanan keperawatan di RSUD

tersebut [2], sedangkan dalam penelitian

ini penulis mencoba untuk membuat

model KMS keahlian pegawai pada

Direktorat Umum dan Operasional di

RSHS.

1.2 Identifi kasi Masalah

Berdasarkan latar belakang

masalah yang telah diuraikan di atas,

masalah yang dapat diidentifi kasi dalam

penelitian ini yaitu:

1. Ketidak sesuaian kemampuan pegawai


dengan job description pada proses

penempatan pegawai juga kebutuhan di unit

kerja baru dengan kemampuan pegawai

yang akan ditempatkan tidak sesuai.

2. Sulitnya berbagi pengetahuan antar

pegawai.

3. Rancangan Sistem Manajemen Pengetahuan

yang bagaimana yang sesuai dengan kondisi

di RSHS khususnya pada Direktorat Umum

dan Operasional?

1.1 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah

untuk

a. Mengidentifi kasi pengetahuan/ knowledge

apa saja yang telah ada di RSHS khususnya

pada Direktorat Umum dan Operasional.

b. Menganalisis pendekatan KM yang cocok

utuk organisasi.

c. Membuat sebuah rancangan model sistem

manajemen pengetahuan yang sesuai untuk

RSHS yang memudahkan organisasi untuk

mengelola pengetahuan yang dimiliki,

sehingga pengetahuan terdokumentasi

dengan baik untuk menunjang kinerja

pegawai di tiap unit kerja di rumah sakit,

khususnya pada Direktorat Umum dan

Operasional.

1.1 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari

penelitian ini:

a. Mempermudah transfer pengetahuan/

Knowledge antar pegawai di Rumah Sakit,

selain itu diharapkan dapat meningkatkan

kinerja pegawai dan kemajuan bagi Rumah

Sakit.

b. Rumah sakit sebagai organisasi bisa

mengembangkan Sistem manajemen

pengetahuan berdasarkan model yang

dihasilkan pada penelitian ini.

1.1 Pembatasan Masalah dan Asumsi

Luasnya lingkup bahasan tentang

manajemen pengetahuan di rumah sakit,

maka ruang lingkup penelitian pada

tesis hanya akan dibatasi pada Instalasi

Sistem Informasi RS di Direktorat

Umum dan Operasional Rumah Sakit

Hasan Sadikin.

Penelitian ini menggunakan

metode 10 Step Knowledge Management

Roadmap. Namun dari 10 langkah yang

terdapat pada metode tersebut, penelitian

ini hanya menggunakan langkah pertama

sampai langkah keenam yaitu membuat

blueprint KM.

1.2 Metodologi Penelitian

Dalam penelitian ini, metodologi

KM yang digunakan adalah metodologi

yang ditulis oleh Amrit Tiwana yaitu 10

Step Knowledge Management Roadmap.

Metode ini dipilih karena memiliki

beberapa kelebihan dibandingkan dengan

metode untuk perancangan KM lainnya.

Kelebihan dari metode ini diantaranya

adalah :

1. Memiliki tahapan yang jelas dalam

perancangan KM, mulai dari tahapan

analisis infrastruktur yang telah ada

sampai dengan tahapan evaluasi KM yang

dibangun.

2. Menyediakan Knowledge Management

Assessment Kit (KMAK). KMAK ini berisi

pertanyaan-pertanyaan kuisioner yang

bisa membantu kita dalam merancang KM

yang sesuai untuk kondisi perusahaan atau

organisasi yang kita teliti.

Namun dalam penelitian ini, tidak

semua tahapan dalam metodologi tersebut

digunakan. Penelitian ini hanya mencakup

sampai langkah keenam dari 10 langkah

dalam 10 Step Knowledege Management

Roadmap yaitu create the knowledge

management blueprint (membuat cetak

biru KM).

Secara garis besar, tahapan yang

dilakukan dalam metodologi tersebut

103

adalah :

1. Analisis infrastruktur yang sudah ada

pada perusahaan

2. Menyesuaikan KM dengan bisnis strategi

perusahaan

3. Desain KM infrastruktur

4. Audit aset pengetahuan dan sistem yang

sudah ada pada perusahaan.

5. Menyusun tim KM

6. Merancang blueprint KM

Teknik pengumpulan data

dilakukan dengan mendapatkan data

primer dan data sekunder. Data primer

didapatkan melalui kuesioner, observasi

dan wawancara yang dilakukan pada

perusahaan yang menjadi objek

penelitian. Data sekunder didapatkan

dengan melakukan penelitian

kepustakaan dari berbagai litelatur

yang berkaitan dengan Knowledge

Management.

Dalam penelitian ini didefi nisikan

beberapa operasional variabel yaitu :

a. Strategi Pendekatan KM, yaitu strategi

kodifi kasi dan strategi personalisasi.

b. Atribut pengetahuan untuk konten KMS

yang digunakan untuk menentukan atribut

penanda yang dibutuhkan oleh perusahaan

dalam pembangunan KMS.

c. Diagnosis infrastruktur yang telah ada

pada perusahaan.

d. Pemetaan posisi pengetahuan perusahaan

terhadap para pesaing/mitra.

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pemahaman Organisasi

Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin

Bandung dibangun pada tahun 1920 dan

diresmikan pada tanggal 15 Oktober

1923 dengan nama “Het Algemeene

Bandoengsche Ziekenhuijs“. Pada

tanggal 30 April 1927 namanya diubah

menjadi “Het Gemeente Ziekenhuijs

Juliana” dengan kapasitas 300 tempat

tidur. Selama penjajahan Jepang, rumah

sakit ini dijadikan Rumah Sakit Militer.

Setelah Indonesia merdeka, dikelola

oleh pemerintah daerah, yang dikenal

oleh masyarakat Jawa Barat dengan

nama “Rumah Sakit Ranca Badak“. Pada

tahun 1954 Rumah Sakit Ranca Badak

ditetapkan menjadi rumah sakit propinsi

dan berada di bawah pengawasan

Departemen Kesehatan. Selanjutnya

pada tahun 1956 dijadikan rumah sakit

umum dengan kapasitas 600 tempat

tidur, bersamaan dengan didirikannya

Fakultas Kedokteran Universitas

Padjadjaran. Sejak itu pula Rumah Sakit

Ranca Badak digunakan sebagai tempat

pendidikan oleh Fakultas Kedokteran

Universitas Padjadjaran dan merupakan

awal kerjasama antara Rumah Sakit

Ranca Badak dengan Fakultas

Kedokteran Universitas Padjadjaran[3].

Pada tanggal 8 Oktober 1967

nama Rumah Sakit Ranca Badak diubah

menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Dr.

Hasan Sadikin (RSHS) yang berfungsi

sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Departemen Kesehatan Republik

Indonesia dan bertanggungjawab

langsung kepada Direktur Jenderal

Pelayanan Medik [3].

2.1.2 Struktur Organisasi RSHS

Struktur Organisasi Rumah

Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin

Bandung dapat dilihat pada gambar 2.1.


Gambar 2.2. Struktur Organisasi

� � � � � � � � � � � � �� SUB INSTALASI

KESEKRETARIATAN

SUB INSTALAS

IMPLEMENTASI &

KONSUL OPERATOR

INSTALASI

SISTEM

INFORMASI

RUMAH SAKIT

SUB INSTALASI

SERVER &

DATABASE

ADMINISTRATOR

SUB INSTALASI

SOFTWARE DAN

APLIKASI

SUB INSTALASI

HARDWARE DAN

JARINGAN

105

2.1.3 Dukungan Teknologi Informasi

yang Ada Saat Ini

RSHS telah menggunakan teknologi

informasi dalam menunjang kelangsungan

operasional organisasi. Penggunaan

teknologi informasi dirintis pada tahun

1996 dengan dibentuknya Tim Sistem

Informasi Rumah Sakit (Tim SIRS) yang

mengelola admission Instalasi Rawat

Jalan (IRJ). Seiring perkembangan

teknologi informasi, mengharuskan

RSHS mengadaptasi perkembangan

tersebut. Pada tahun 1999 dimulai upaya

penggabungan sistem informasi yang

terbagi-bagi di beberapa unit di RSHS

menjadi sistem informasi yang terpusat

pada satu Sistem Informasi Rumah Sakit.

Dalam perkembangannya Tim SIRS pun

mengalami perubahan menjadi Instalasi

Sistem Informasi Rumah Sakit (Instalasi

SIRS) sebagai unit pelayanan non

struktural yang menyediakan fasilitas dan

menyelenggarakan kegiatan operasional

komputerisasi rumah sakit yang meliputi

perangkat keras, perangkat lunak,

jaringan, aplikasi dan bank data serta

tenaga operator.

Struktur organisasi Instalasi Sistem

Informasi Rumah Sakit dapat dilihat pada

gambar 2.2.

Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit


Pemanfaatan Sistem Informasi di

RSHS mengakibatkan perubahan, seperti

pada budaya kerja pegawai, kinerja

pegawai, pelayanan terhadap masyarakat

pengguna layanan kesehatan yang

menjadi lebih cepat dibandingkan sebelum

menggunakan sistem informasi, dan yang

tidak kalah penting yaitu pendapatan dan

pengeluaran dana di rumah sakit menjadi

lebih terkendali. Dampak yang juga

dirasakan yaitu pengambilan keputusan

strategis oleh pihak manajemen rumah

sakit menjadi lebih efektif dan efi sien

karena berdasarkan data juga informasi

yang tepat dan lebih cepat. Seperti belum

lama ini, RSHS meluncurkan program

penerimaan pembayaran pasien RSHS

dengan menggunakan Mandiri Bill

Payment System, yang disepakati dalam

penandatanganan perjanjian kerja sama

antara RSHS dengan Bank Mandiri di

Ruang Sidang RSHS, Jumat, 29 Juni

2012. Inovasi ini dibuat bertujuan untuk

meminimalisir kebocoran penerimaan,

memudahkan bendahara penerimaan

untuk memverifi kasi penerimaan

keuangan RSHS, memudahkan proses

monitoring, pelaporan & rekonsiliasi

data/rekening, memudahkan pengawasan

kinerja keuangan setiap poli/bendahara,

serta efi siensi SDM/kasir. [6]

Saat ini di RSHS telah digunakan

sistem informasi rumah sakit yang

dikembangkan sendiri oleh tim dari

Instalasi SIRS dengan memanfaatkan

database Oracle untuk Aplikasi Sistem

Pembayaran/Billing dan Pelayanan

Pasien (Rawat Inap, Rawat Jalan, Rawat

Darurat dan Layanan Penunjang seperti

Radiologi, Radioterapi, Patologi Anatomi,

Rehabilitasi Medik, Kedokteran Nuklir dan

Bedah Sentral), Aplikasi Sistem Informasi

Kepegawaian, Aplikasi Jasa Medik

RSHS. Database SQLServer digunakan

untuk Sistem Informasi Farmasi, Lab

107

Patologi Klinik dan Bank Darah, Selain

itu digunakan database MySQL untuk

Web Server dan Mail Server. Saat ini

tengah diupayakan untuk penggabungan

platform database dalam satu jenis

yaitu Oracle, yang diharapkan akan

mempermudah pengelolaan data seperti

backup data dan juga pengembangan

Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit

lebih lanjut.

Pengembangan sendiri sistem

informasi oleh tim dari Instalasi SIRS

dikarenakan tim yang merupakan

pegawai RSHS lebih mengenal proses

bisnis di rumah sakit. RSHS saat

ini memiliki infrastruktur teknologi

informasi yang cukup memadai dalam

menunjang operasional perusahaan.

Sistem Informasi RSHS tidak

hanya mengelola masukan data dari

pengguna internal di Lingkungan RSHS,

dua klinik (Klinik Lansia dan Klinik

Teratai) yang berada di luar lingkungan

RSHS turut serta menjadi pengguna

Sistem Informasi dengan menggunakan

teknologi jaringan virtual khusus/ Virtual

Private Network (VPN) untuk terhubung

dengan sistem informasi RSHS.

Selain itu, RSHS melakukan

koneksi ke Sistem di luar lingkungan

RSHS yaitu dengan PT. Askes. Kerja

sama dilakukan untuk mempersingkat

proses klaim oleh RSHS terhadap PT

Askes atas layanan RSHS terhadap

anggota Perusahaan Asuransi tersebut

secara online.

Berdasarkan hasil pengamatan

langsung di lapangan dan diskusi dengan

beberapa pegawai di Instalasi Sistem

informasi RSHS, infrastruktur teknologi

informasi RSHS saat ini bisa dilihat

pada gambar 2.3. Pada gambar tersebut

terlihat ciri khas yaitu belum memiliki

KMS.

Dari gambar 2.3 bisa dijelaskan

sebagai berikut:

1. External User dihubungkan dengan

internet, untuk user cabang klinik di luar

lingkungan RSHS dihubungkan dengan

VPN agar dapat mengakses data dengan

Aplikasi Sistem Informasi RS yang telah

dipasangkan di komputer klinik tersebut,

sedangkan pengakses situs rshs.or.id

hanya akan melakukan akses ke http/web

server atau mail server RSHS.

2. Internal User dihubungkan dengan

Local Area Network (LAN) untuk dapat

mengakses data dengan Aplikasi Sistem

Informasi RS.

3. Di ruang server RSHS, memiliki beberapa

server sesuai dengan fungsinya masing-

masing, diantaranya fi le server, email

server, web server, OLAP server, dan

backup database server yang menyimpan

data semua transaksi.


Gambar 2.3. Arsitektur Teknologi

Informasi RSHS pada saat ini

ROADMAP DAN AUDIT

KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM (KMS)

3.1. Roadmap Implementasi

Knowledge Management

Manajemen pengetahuan

atau Knowledge Management (KM)

haruslah direncanakan secara tepat agar

menghasilkan sesuatu yang baik. Dalam

bab ini, akan diuraikan tentang 10 langkah

knowledge management roadmap yang

disusun oleh Amrit Tiwana, yang akan

digunakan dalam penelitian ini. Dengan

roadmap diharapkan menjadi panduan

dalam pengembangan dan implementasi

KMS di pada organisasi yang dijadikan

sebagai objek penelitian. Pada penelitian

ini hanya dibatasi sampai pada tahap

ke enam, yaitu membuat Knowledge

Management Blueprint. Roadmap

implementasi KM diharapkan dapat

membantu perusahaan dalam menerapkan

KMS termasuk merencanakan, merancang

dan mengimplementasikan KMS

tersebut.

Secara umum, menurut [15]

knowledge management system roadmap

terdiri dari 10 langkah yang dibagi 4 Fase,

yaitu:

Fase 1: Evaluasi infrastruktur

- Langkah 1: Analisis Infrastruktur yang

Ada

- Langkah 2: Kesesuaian KM dan Strategi

Bisnis

Fase 2: Analisis, Desain dan Pengembangan

KMS

- Langkah 3: Arsitektur dan Desain KM

- Langkah 4: Audit dan Analisis knowledge

- Langkah 5: Merancang Tim KM

- Langkah 6: Menciptakan Cetak Biru

(blueprint) KMS

- Langkah 7: Mengembangkan KMS

Fase 3: Deployment

- Langkah 8: Pilot Pengujian dan Penyebaran

Menggunakan Metodologi RDI

- Langkah 9: CKO, Struktur Reward,

Teknologi, dan Manajemen Perubahan

Fase 4: Metrik untuk Evaluasi Kinerja

- Langkah 10: Metrik untuk Pekerjaan

Pengetahuan, Mengevaluasi kinerja,

Menghitung ROI (return on investment),

Mengembangkan KMS secara berkala

Selengkapnya dapat dilihat pada gambar

3.1.

109

Gambar 3.1 The 10-Step

Knowledge Management Roadmap

[15].

3.1.1 Diagnosis pendekatan KM yang

dibutuhkan oleh perusahaan

Tabel 3.1 membantu menentukan

pendekatan KM apa yang cocok dengan

kondisi perusahaan, apakah pendekatan

kodifi kasi atau pendekatan personalisasi.

Jika bobot dalam kolom kodifi kasi lebih

besar, berarti pendekatan kodifi kasi

lebih cocok untuk diutamakan dalam

pendekatan KM. Sebaliknya, jika

bobot dalam kolom personalisasi lebih

besar, maka pendekatan ini yang harus

mendapatkan porsi yang lebih besar

dalam penerapan KM di perusahaan.

Tabel 3.1 Diagnosis pendekatan KM

yang dibutuhkan oleh perusahaan

Kodifi kasi

Bob

ot

(%)

Pertanyaan

Strategis

Bob

ot

(%)

Personalisasi

Menyediakan layanan

dengan kualitas tinggi,

bisa diandalkan, cepat dan

efektik dalam biaya.

50

Berada dalam tipe bisnis

seperti apa perusahaan

Anda?

50

Menyediakan produk

dan layanan yang

kreatif, ketat, dan bisa

di kostumisasi.

Anda menggunakan

kembali dokumen lama

untuk membuat dokumen

baru. Anda menggunakan

produk yang ada sekarang

untuk membuat produk

baru. Anda mengetahui

bahwa setiap kali harus

men-deliver sesuatu

kepada pelanggan, anda

tidak harus membuatnya

dari awal.

70

Berapa banyak material

lama seperti data proyek

dimasa lalu, dokumen

yang ada sekarang dan

proyek yang ter-arsip yang

anda gunakan kembali

sebagai bagian dari proyek

baru?

30

Setiap masalah

mempunyai

kesempatan untuk

menjadi sebuah “one

off” dan masalah yang

unik. Solusi yang

kreatif sering menjadi

sesuatu yang sering

digunakan.

Kompetisi berbasis harga 20

Model pemberian harga

seperti apa untuk produk

atau layanan yang

disediakan perusahaan

Anda?

80

Harga berbasarkan

keahlian. Penetapan

harga tinggi tidak

akan merugikan bisnis

Anda.Keuntungan sedikit,

keuntungan besar didapat

dari omset penjualan yang

banyak.

20

Bagaimana tentang margin

keuntungan perusahaan

Anda?

80Margin keuntungan

yang sangat tinggi

IT adalah pendorong

utama, tujuannya adalah

untuk menghubungkan

orang yang tersebar

di perusahaan dengan

pengetahuan ter-kodifi kasi

(misalnya laporan,

dokumentasi, kode dll)

dalam sebuah form yang

bisa digunakan ulang.

70

Bagaimana anda bisa

menjelaskan tentang

peranan IT dalam

memainkan peran dalam

proses pekerjaan di

perusahaan Anda?

30

Penyimpanan dan

pengaksesan kembali

data bukanlah aplikasi

utama dari IT. IT

dipertimbangkan

sebagai pendorong

untuk komunikasi,

aplikasi seperti email

dan video conferencing

dipertimbangkan

sebagai aplikasi

yang paling penting,

percakapan, sosialisasi

dan pertukaran dari

tacit knowledge

dipertimbangkan untuk

menjadi penggunaan

utama dari IT.

Karyawan dihargai atas

penggunaan dan kontribusi

mereka terhadap database

seperti database diskusi

Notes.

70

Struktur penghargaan

seperti apa yang ada

diperusahaan Anda?

30

Karyawan dihargai

atas sharing knowledge

yang mereka lakukan

secara langsung

kepada rekannya dan

ketika membantu

masalah rekannya di

lokasi/ departement

lain.

Pegawai merujuk

kepada dokumen atau

best practices database

yang menyimpan,

mendistribusikan dan

mengkoleksi pengetahuan

terkodifi kasi.

50

Bagaimana pengetahuan

dipertukarkan dan

disampaikan?50

Pengetahuan ditransfer

orang-perorang,

jejaring dalam

perusahaan didorong

untuk memungkinkan

sharing tacit

knowledge, diam-

diam, dan dengan

intuisi.Skala ke ekonomisan

terletak pada keefektifan

dari penggunaan

kembali pengetahuan

dan pengalaman yang

telah ada/dimiliki dan

penerapannya untuk

menyelesaikan masalah-

masalah baru dan

melengkapi proyek-

proyek baru.

50

Dimanakah posisi skala ke

ekonomisan perusahaan

anda?

50

Ke ekonomisan berada

pada jumlah total

keahlian yang tersedia

di dalam perusahaan,

dimana beberapa

ahli di berbagai area

tertentu dianggap

diperlukan.

Tim besar; sebagian besar

anggota adalah pegawai

tingkat junior; beberapa

manajer proyek memimpin

mereka.

60Apa kekhasan struktur

demografi k tim anda?40

Karyawan junior bukan

bagian mayoritas

dari total anggota tim

umumnya.

Rumah Sakit lain,

Klinik-klinik Swasta,

Laboratorium Klinik

80

Perusahaan jasa apa

yang menjadi pesaing

perusahaan anda?

20 Konsultan IT

-

Perusahaan produksi apa

yang menjadi pesaing

perusahaan anda?

-

Total Bobot 540 460

Rata-rata

PERANCANGAN SOLUSI MODEL

KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM

4.1 Hasil Analisis Infrastruktur yang

Telah Ada

Berdasarkan hasil kuisioner

diagnosis infrastruktur pada bab

sebelumnya, di RSHS telah terdapat

beberapa infrastruktur seperti di bawah

ini:

1. Koneksi Intranet / Local Area Network

(LAN), telah menggunakan kabel serat

optik, kabel UTP cat6, Lan Card 1Gbps

dan Switch hub.

2. Koneksi Internet, dengan menggunakan

2 provider, yaitu Telkomspeedy dan

IconPlus.

3. Bandwith untuk internet 7 Mbps (3 Mbps

dari Telkom Speedy, 4Mbps dari IconPlus),


sedangkan untuk LAN, bandwidth bisa

mencapai 1Gbps.

4. Sistem Konfi gurasi LAN/WAN,

menggunakan PC Router untuk mengatur

bandwidth dan DHCP server untuk

menentukan IP address otomatis.

5. Webserver, Mail Server dan FTP Server.

6. Mendukung akses jarak jauh (remote

access), menggunakan VPN, Aplikasi

Freeware Teamviewer dan VNC.

7. Virtual Private Network. (VPN)

Infrastruktur yang ada pada

organisasi/perusahaan, telah mencakup

lapisan transport yang merupakan lapisan

yang menyediakan kemampuan jaringan/

networking dan distribusi dari KM, yang

terdapat pada tujuh lapisan arsitektur KM

[15].

Infrastruktur sangat berkaitan

erat dengan teknologi informasi. Pada

[14] dinyatakan bahwa teknologi

informasi dan komunikasi merupakan

enabler dari Knowledge Management.

Teknologi informasi dan komunikasi

dapat melakukan banyak hal seperti

proses membuat knowledge yang didapat

dari penghimpunan data, mengolahnya

menjadi informasi dan ditransformasi

atas bantuan manusia menjadi knowledge.

Setelah membuat pengetahuan, teknologi

informasi mampu membagikannya ke

seluruh bagian atau unit di organisasi,

baik ke individu ataupun kelompok secara

otomatis, cepat, akurat, dengan volume

yang sangat banyak. Ia bisa menjembatani

komunikasi antar unit, antar individu

dalam lembaga. Internet dapat menjadi

interface juga sekaligus sebagai integrator

antara individu/unit dalam organisasi.

Masih menurut [14], dijelaskan

bahwa selain berfungsi sebagai media

utama dalam menyebarkan knowledge,

teknologi informasi juga sangat berperan

dalam mengeksekusi proses Knowledge

Management dalam organisasi, yaitu:

1) Capture, generate atau akuisisi knowledge

2) Kodifi kasi knowledge

3) Knowledge maintenance (validasi,

pemeliharaan integritas knowledge)

4) Security dari knowledge

5) Memonitor pemanfaatan knowledge

4.2 Penyesuaian Knowledge

Management dengan Strategi Bisnis

Dalam merencanakan sebuah KM,

haruslah benar-benar sesuai/selaras dengan

strategi bisnis organisasi/perusahaan, agar

KM yang akan dibangun akan menjadi

KM yang benar-benar berguna bagi

organisasi/perusahaan. Perancangan KM

yang tidak sesuai dengan strategi bisnis

sebuah perusahaan, akan membuat KM

yang sudah dirancang tidak akan terpakai

dengan maksimal.

Pendekatan KM dibagi dua, yaitu

pendekatan kodifi kasi (codifi cation)

dan pendekatan personalisasi

(personalization). Kedua pendekatan itu

sama-sama penting dalam sebuah KM,

tinggal porsi dalam penerapannya sesuai

dengan kondisi di organisasi/perusahaan.

Dalam menganalisis pendekatan KM

yang sesuai dengan objek penelitian

dapat dilihat pada tabel 3.7. Dari

analisis tersebut diperoleh hasil bahwa

pendekatan kodifi kasi memiliki bobot

54%, sedangkan pendekatan personalisasi

mendapatkan bobot 46%, dan dapat

diambil kesimpulan bahwa pendekatan

kodifi kasi harus mendapatkan porsi yang

lebih besar dari pendekatan personalisasi

dalam perancangan KM di organisasi/

perusahaan ini.

Dalam tahap kodifi kasi, prinsip

tacit-explicit-tacit digerakkan di seluruh

lini, dan pengalaman, baik seseorang

maupun kelompok dibuat eksplisit atau

111

didokumentasikan baik secara tertulis,

gambar/foto ataupun audio dan video,

kemudian dibagi kepada orang lain dan

dikemas sederhana menjadi informasi

yang mudah dibaca dan dipahami oleh

semua pegawai di semua unit terkait,

dalam bentuk panduan pengguna,

pertanyaan yang sering ditanyakan atau

FAQ (Frequently Asked Questions), fl ow

chart, tips and tricks, hingga makalah

atau jurnal yang lebih ilmiah. Dan

untuk menjaga objektivitas dan kualitas

knowledge yang berasal dari para

pegawai tersebut, perlu dibentuk forum

ahli yang berperan menguji informasi

yang masuk [5].

Sedangkan dalam tahap

personalisasi, informasi yang telah diolah

menjadi pengetahuan disebarluaskankan

ke berbagai Komunitas Praktis /

Community Of Practice (COP). Di sana

sudah ada ahli dan champion-nya masing-

masing. Pengetahuan itu disebarkan

untuk menciptakan perubahan [5].

Menurut [23], dalam

pengimplementasian terhadap ide-ide

pengetahuan (knowledge) terintegrasi

dalam proses penyusunan strategi

manajemen pengetahuan dengan strategi

organisasi karena strategi manajemen

pengetahuan merupakan bagian satu

kesatuan dari strategi organisasi.

Sebagaimana knowledge terintegrasi

dalam proses-proses yangb berkaitan

dengan produk dan jasa, maka intensitas

knowledge yang dibutuhkan untuk

melaksanakannya menjadi lebih tinggi.

Strategi yang menyangkut pengunaan

pengetahuan menyangkut strategi

pemanfaatan pengetahuan, penetapan

cara pengukuran dampak penggunaan

pengetahuan tersebut, serta bagaimana

mekanisme penyempurnaan dan gaya

pengayaan knowledge tersebut sesudah

digunakan atau dipraktikan strategi itu

lain yang memiliki kompetensi yang

dibutuhkan.

4.3 Pembentukan Tim KM

Menurut [14], Struktur organisasi

KM, memiliki karakteristik sebagai

berikut:

1. Tidak bersifat birokratis, prosedur

administratif terhadap substansi knowledge

berada pada level yang minimal

2. Unit-unit berbentuk sel-sel yang

menyebar di berbagai unit, tetapi tetap

terkoordinasi.

3. Tidak hirarkis, sehingga kesan hubungan

atau proses atasan bawahan sebaiknya

tidak ada.

Sedangkan karakteristik personil

pengelola knowledge adalah sebagai

berikut:

1. Seorang pemimpin yang dapat bersikap

profesional dan egaliter, bukan birokrat

yang memegang teguh prosedur dan

memiliki mentalitas atasan/bawahan.

2. Wawasan yang luas atau seorang

generalis.

3. Memiliki professional networking yang

luas baik di internal perusahaan maupun

di luar perusahaan.

4. Komunikatif, yaitu mampu melakukan

komunikasi dan koordinasi secara virtual

dan tatap muka.

5. Fasilitator, mampu memfasilitasi

berbagai pihak dalam berbagi knowledge,

berkolaborasi dan belajar.

Dalam [23], Pengorganisasian

dalam manajemen pengetahuan, di

perusahaan atau organisasi muncul

berbagai nama jabatan/posisi dengan

bermacam-macam sebutan. Berbagai

penamaan posisi dalam organisasi


akan sama disemua lini organisasi dan

strategi itu menjadi concern dari setiap

orang.

Strategi distribusi menyangkut

pemilihan mekanisme knowledge transfer

yang akan digunakan, agar knowledge

tersebut dapat diterima oleh orang

yang tepat, pada saat yang tepat untuk

menyelesaikan masalah atau pekerjaannya.

Hal itu terjadi sebagai konsekuensi dari

tersedianya knowledge operasional yang

dibutuhkan untuk mengeksekusi proses-

proses detail dari implementasi strategi.

Untuk knowledge yang sudah

dimiliki oleh perusahaan, personil KM

juga harus melakukan analisis ketersediaan

dan kualitas knowledge; identifi kasi unit

atau personil yang memiliki knowledge

tersebut; dan ketersediaan knowledge

tersebut apakah dalam bentuk tacit

atau explicit; dan juga apakah explicit

knowledge tersebut tersedia dalam bentuk

digital, manual atau buku, dan terakhir;

bagaimana tingkat aksesibnilitas terhadap

knowledge yang sudah dimiliki oleh

perusahaan tersebut.

Untuk knowledge yang belum

dimiliki, harus dilakukan analisis untuk

mengidentifi kasi organisasi, perusahaan,

atau orang yang sudah memiliki

knowledge tersebut dan bagaimana

tingkat aksesibilitas terhadap knowledge

tersebut. Selanjutnya, dikembangkan

strategi manajemen pangetahuan yang

mendeskripsikan langkah atau cara yang

harus dilakukan untuk mengakuisisi,

menyimpan atau memelihara, dan

mendistribusikan knowledge tersebut agar

dapat dimanfaatkan oleh perusahaan.

Startegi knowledge itu dapat

dilakukan dalam bentuk benchmarking,

pengiriman personil untuk magang,

pelatihan atau untuk skala besar dan

strategis dengan mengakuisisi perusahaan

orang lain atau merger dengan perusahaan

manajemen pengetahuan dan fungsinya

dijelaskan bahwa chief knowledge

offi cer (CKO) adalah pimpnan tertinggi

pengelolaan Knowledge dalam suatu

perusahaan, yang bertanggung jawab

untuk:

a. Menciptakan visi pemgelolaan knowledge

b. Mensosialisasikan dengan menjual konsep

dan inisiatif manajemen pengetahuan

serta membagikan visi kepada manajemen

senior

c. Mendapatkan buy-in dan advokasi dari

manajemen senior

d. Melakukan mentoring inisiatif manajemen

pengetahuan kepada manajemen senior dan

pihak-pihak lainnya, dan

e. Menyampaikan manfaat-manfaat

manajemen pengetahuan yang memberikan

kontribusi signifi kan terhadap keberhasilan

perusahaan.

Tiwana [15], menambahkan tugas-

tugas seorang CKO, yaitu seperti berikut:

a. Mengoptimalkan desain proses untuk

manajemen pengetahuan

b. Menciptakan kanal-kanal untuk

mengoptimalkan knowledge dan kopetensi

yang dimiliki oleh perusahaan

c. Mengintegrasikan knowledge terhadap

aktifi tas dan tugas rutin perusahaan

d. Meruntuhkan sekat-sekat teknis, budaya,

dan aliran kerja dalam komunikasi dan

pertukaran knowledge

e. Memastikan bahwa perusahaan belajar dari

kesalahan-kesalahan masa lalu

f. Menciptakan nilai (value) yang dihasilkan

oleh asset knowledge dan sarana manjemen

pengetahuan yang bersifat fi nancial dan

non fi nancial

113

g. Mendukung penyelesaian tugas-tugas

di atas dengan teknologi informasi

dan menjembatani kesenjangan aliran

knowledge.

Masih dalam [23], dalam

aksesibilitas terhadap CEO (Chief

Executive Offi cer) atau BOD (Board

of Director), sebaiknya, ada posisi

CKO yang dirangkap oleh salah satu

anggota BOD, sehingga CKO memiliki

kesempatan yang lebih luas dalam

mengkomunikasikan inisiatif-inisiatif

manajemen pengetahuan. Berbeda jika

CKO atau Asisten CKO yang bukan

merupakan salah satu anggota BOD,

yang harus melewati beberapa tingkatan

untuk dapat mengkomunikasikan

manajemen pengetahuan secara langsung

dengan BOD.

Diagram di bawah ini adalah

usulan struktur tim KM yang nantinya

bertanggung jawab atas kelangsungan

KM di perusahaan.

Gambar 4.1. Struktur tim KM

Penjelasan fungsi dari masing-

masing posisi tersebut di atas adalah

sebagai berikut :

1. Manajer KM, berfungsi sebagai

penanggung jawab memimpin dan

mengorganisasikan berbagai inisiatif

dalam kelangsungan KM, dan untuk

memimpin berbagai kelompok kerja pada

KM.

2. Analisis KM, unit yang berfungsi untuk

mengelola isi dari KM. Berbagai konten-

konten yang terdapat di KM dia kelola

untuk bisa ditampilkan dan disebarkan.

Dia bisa menampilkan, mana yang boleh

masuk KM dan mana yang tidak boleh

masuk KM, juga berfungsi sebagai

administrator KM.

3. Pengembangan KM, unit yang bertugas

untuk merancang dan membangun

infrastruktur KM, misalnya Portal KM,

yellow pages dan berbagai fasilitas lainnya

yang terdapat di KM.

4. Operasional KM, unit yang bertugas

untuk mengumpulkan, menyimpan dan

mendistribusikan knowledge.

1.1.1 Arsitektur KMS

Berdasarkan hasil penelitian

yang telah dilakukan pada perusahaan,

dapat diketahui beberapa kondisi yang

mendasari dibuatnya usulan blueprint

dan arsitektur KMS seperti yang bisa

dilihat pada gambar 4.2. Kondisi tersebut

diantaranya adalah :

1. Kinerja perusahaan seringkali terganggu

akibat penempatan pegawai di tempat yang

baru tidak sesuai dengan kemampuan dari

pegawai tersebut, yang mengakibatkan

dibutuhkan waktu dan penyesuaian baik

dari segi pekerjaan maupun lingkungan

kerja yang baru oleh pegawai tersebut.

2. Pengetahuan yang ada pada perusahaan

belum terkelola dengan baik, sehingga

pengetahuan tersebut tidak bisa digunakan

secara maksimal untuk meningkatkan

kinerja perusahaan.

3. Belum muncul budaya knowledge sharing

di semua unit, hanya sebagian kecil unit

yang melakukannya dengan pertemuan

rutin, salah satu penyebabnya adalah

belum adanya wadah yang bisa digunakan

untuk melakukan knowledge sharing

secara maksimal.

4. Perusahaan telah memiliki infrastruktur


yang memadai untuk KMS.

5. Dari hasil kuisioner yang bisa dilihat pada

tabel 3.7, dapat diketahui bahwa pendekatan

kodifi kasi memiliki bobot yang lebih tinggi

(54%) dibandingkan dengan pendekatan

personalisasi (46 %).

Gambar 4.2 Latar belakang

perancangan Blueprint KMS

Secara umum arsitektur KMS dapat

digambarkan seperti yang terlihat pada

gambar 4.3 dimana KMS dapat diakses

oleh internal perusahaan melalui intranet

yang terhubung oleh local area network

(LAN) yang terdapat di perusahaan.

Selain dari internal perusahaan, KMS

dapat diakses dari luar perusahaan

melalui internet melalui Virtual Private

Network (VPN), namun terdapat Firewall

yang bertugas untuk mengendalikan

dan membatasi akses dari luar terhadap

jaringan dan komputer lokal.

Gambar 4.3 Usulan Arsitektur KMS

di RSHS

Usulan Arsitektur pada gambar

4.4 di atas terlihat KMS ditambahkan

pada Sistem Informasi RSHS yang telah

ada sebelumnya seperti pada gambar 2.3.

Untuk dapat mengakses KMS, Internal

user atau user yang berada di lingkungan

RSHS menggunakan LAN sebagai media

komunikasinya, sedangkan external user

atau user yang berada diluar lingkungan

RSHS menggunakan jalur internet.

KMS yang diakses oleh para

user tersebut berupa http atau web

server KMS, yang dapat diakses melalui

browser internet yang telah terpasang

pada komputer user.

Gambar 4.4 Alur Proses Arsitektur

KMS di RSHS

Agar jalannya KMS maksimal,

sebaiknya server yang digunakan memiliki

spesifi kasi yang tinggi. Tabel 4.1 berisi

spesifi kasi hardware yang disarankan

oleh penulis.

Tabel 4.1 Spesifi kasi HardwareHardware Spesifi kasi/

Fungsi1. Processor Intel Dual Pentium Xeon

3.0GHz

Telah

Ada2. Memori

(RAM)

4 GB Telah

Ada3. Harddisk 1 TB (Main HDD), 200

GB (Backup HDD)

Telah

Ada4. DVD R/W Untuk melakukan

duplikasi data

Telah

Ada5. Scanner Untuk melakukan

digitalisasi dokumen,

sehingga bisa disimpan

dan disebarkan pada

KMS

Telah

Ada

Pemilihan software pendukung menjadi

hal yang penting untuk pembangunan

KMS. Di bawah ini adalah beberapa

software yang dipilih sesuai dengan fungsi

masing-masing. 1) Sistem Operasi: Linux Ubuntu Server (open source)

2) Web Server: Apache /2.2.14 (open source)

115

3) Email Server: Squirrelmail (free, linux based)

4) Database Server: MySQL 5.1.41

5) Tools Development: PHP 5.0

Berdasarkan kondisi di atas,

pada penelitian ini, penulis mengusulkan

beberapa fungsi yang harus dibuat pada

KMS yang akan diterapkan di RSHS.

Gambar 4.5 dapat menggambarkan

fungsi-fungsi yang diusulkan.

Gambar 4.5 Usulan fungsi-fungsi

yang harus ada pada KMS di RSHS

4.5 Pilar Manusia dalam KMS

Dalam KMS ada tiga pilar

penting yang bisa mendukung suksesnya

sebuah KMS, yaitu people, process dan

technology. Dari pengalaman penulis,

perusahaan lebih peduli pada citra/

image perusahaan yang bangga dengan

proses dan teknologi yang canggih

di perusahaan, namun banyak yang

melupakan aspek people atau manusia

di perusahaan, dalam hal ini pegawai.

Pengabaian pilar manusia ini sering

berakibat pada gagalnya penerapan

KMS. Untuk itu perlu dibuat sebuah

aturan yang bisa mendorong pegawai

untuk bisa berkontribusi dalam KMS,

diantaranya adalah dengan memberikan

reward/penghargaan dalam bentuk

insentif, bonus atau pengakuan tentang

keahlian pegawai tersebut. Lebih rinci

tentang jumlah dan bentuk insentif

dapat disesuaikan dengan aturan dari

perusahaan.

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN

Dari penelitian yang telah

dilakukan dapat ditarik beberapa

kesimpulan, yaitu :

a. RSHS khususnya di Direktorat Umum dan

Operasional sudah memiliki knowledge

yang bisa diaplikasikan pada KMS,

dan juga pengetahuan yang bisa untuk

dikembangkan dalam KMS.

b. Dari hasil kuisioner yang dilakukan

terhadap tiga orang di Instalasi Sistem

Informasi RSHS, yaitu Kepala Instalasi

Sistem Informasi RSHS, Wakil Kepala

Instalasi Sistem Informasi RSHS dan

Koordinator Hardware dan Jaringan,

diperoleh hasil bahwa pendekatan atau

strategi kodifi kasi mendapatkan bobot

yang lebih tinggi yaitu 54 % dibandingkan

dengan personalisasi yaitu 46%, oleh

karena itu strategi pendekatan KM yang

lebih cocok digunakan yaitu strategi

kodifi kasi dan personalisasi, namun

dengan penekanan lebih berat pada

kodifi kasi.

c. Model KMS yang dibuat pada penelitian

ini, dapat diterapkan pada perusahaan

dengan memanfaatkan pengetahuan dan

infrastruktur yang sudah ada di perusahaan,

sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya

untuk membeli infrastruktur pendukung.

Dan model KMS tersebut terdiri dari:

• Arsitektur KMS, yang dibuat pada

penelitian ini yaitu dengan menambahkan

KMS pada arsitektur teknologi informasi

di RSHS saat ini

• Fungsi-fungsi yang harus ada pada

KMS, yaitu Direktori Keahlian Pegawai,

Direktori Standar Operasional Prosedur

(SOP), Pengetahuan terbaru, Forum

diskusi, Berita, FAQ (Frequently Asked

Question), Dashboard RSHS, Pencarian,

Document Management dan Chatting and

Video Conference.


• Tim KM, yang dibentuk berisi Manager

KM, Analisis KM, Operasional KM, dan

Pengembangan KM. Untuk keanggotaan

tim KM tersebut berasal dari unit-unit di

lingkungan RSHS, dalam hal ini khususnya

Direktorat Umum dan Operasional.

5.2 SARAN

a. Karena keterbatasan pada penelitian

ini, penulis hanya melakukan kuesioner

terhadap tiga orang di Instalasi Sistem

Informasi RSHS, yaitu Kepala Instalasi

Sistem Informasi RSHS, Wakil Kepala

Instalasi Sistem Informasi RSHS dan

Koordinator Hardware dan Jaringan. Oleh

karena itu validitas survey masih belum

bisa menggambarkan Direktorat Umum

dan Operasional RSHS secara keseluruhan,

apalagi keseluruhan RSHS, dan untuk

mendapatkan hasil atau kualitas KMS yang

lebih baik, perlu dilakukan survey yang

lebih komprehensif dengan seluruh bagian

atau seluruh pegawai di Direktorat Umum

dan Operasional RSHS atau keseluruhan

RSHS.

b. Dalam penelitian ini hanya sampai pada

perancangan Model KMS, selanjutnya bisa

dimulai melakukan proses pembangunan

KMS sesuai prioritas pengetahuan yang

telah ditentukan atau bisa memulai dari

pengetahuan yang dianggap ringan dan

mudah untuk dituangkan dalam KMS

sebagai proyek perintis sebelum melangkah

pada KMS yang lebih lanjut.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Adityo, Firman, Rotasi Rutin Pegawai,

30 Mei 2012, dari = http://blog.sivitas.

lipi.go.id/blog.cgi?isiblog&1221475283

&&&1036006290&&1338365762&fi rm

007&, di akses tanggal 5 Juli 2012.

[2] Santa, Kristofel, Desain Aplikasi

Knowledge Management untuk Pelayanan

Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum

Daerah, Tesis, Program Magister

Manajemen Teknologi, Pasca Sarjana,

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya, 2011 dari http://digilib.its.ac.id/

public/ITS-Master-17901-9109205503-

paperpdf.pdf , diakses tanggal 30 Juli

2012.

[3] Tim Penyusun, Kiprah dan Pengabdian

RSUP dr. Hasan Sadikin Bandung 1923

– 2009: Tidak diterbitkan, 2009.

[4] Tim Penyusun, RENSTRA RSUP.Dr.

Hasan Sadikin Bandung 2012-2016,

Tidak diterbitkan, 2012.

[5] Kemenkes RI, Permenkes RI Nomor

1673/MENKES/PER/XII/2005 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit

Umum Pusat dr. Hasan Sadikin Bandung,

2005.

[6] Artikel rshs.or.id, RSHS-Mandiri

Luncurkan Mandiri Bill Payment System,

dari = http://www.rshs.or.id/2012/07/

rshs-mandiri-luncurkan-mandiri-bill-

payment-system/, di akses tanggal 20

Juli 2012.

[7] Zack, Michael, An Architecture for

Managing Explicated Knowledge, Sloan

Management Review, 1998.

[8] Bellinger, Gene & Castro, Durval & Mills,

Anthony, Data, Information, Knowledge,

and Wisdom, dari = http://www.systems-

thinking.org/dikw/dikw.htm, di akses

tanggal 5 Juni 2012.

[9] Vercellis, Carlo, Business Intelligence:

Data Mining and optimization for

Decision Making. John Wiley & Sons,

2009.

[10] Setiawan, Wawan. dan Munir, Pengantar

Teknologi Informasi : Basis Data.

Bandung : Universitas Pendidikan

Indonesia, 2006.

[11] Davenport, Thomas & Prusak, Laurence,

Working Knowledge: How Organizations

Manage What They Know. Harvard:

Harvard Business Press, 1998.

[12] Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka,

The Knowledge-Creating Company:

117

How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University

Press, 1995.

[13] McInerney, Claire, Knowledge Management and the Dynamic Nature of Knowledge. Journal

of the American Society for Information Science and Technology 53 (12): 1009–1018,

2002.

[14] Tobing, Paul L, Knowledge management: Konsep, Arsitektur dan Impelementasi. Yogyakarta:

Graha Ilmu, 2007.

[15] Tiwana, A, The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge

Platforms (2nd Edition). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2002.

[16] Sveiby, K. E, The New Organizational Wealth: Managing & Measuring Knowledge-Based

Asset. Berrett-Koehler, 1997.

[17] Hadiana, Asep Id, Model Knowledge Management Systems pada perusahaan distributor

farmasi dan Consumer Product di PT. Bina San Prima. Tesis. program studi Magister

Sistem Informasi Fakultas Pasca Sarjana Universitas Komputer Indonesia Bandung : Tidak

Diterbitkan, 2011.

[18] http://www.santosa-hospital.com , di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[19] http://rsborromeus.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[20] http://www.rsalislam.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[21] http://www.rsadventbandung.com, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[22] http://id.wikipedia.org/wiki/

Rumah_Sakit_Advent_Bandung, di akses tanggal 2 Agusus 2012.

[23] Nawawi, Ismail, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Teori dan Aplikasi

dalam Mewujudkan Daya Saing Organisasi Bisnis dan Publik, Ghalia Indonesia, 2012.

[24] Minonne, C and Turner, G. Evaluating Knowledge Management Performance, Electronic

Journal of Knowledge Management Volume 7 Issue 5 (pp583 - 592), 2009.

jurnal vol 2 no 1

Documents