job desc operation

Administration

Branch Operation ManagerBertanggung jawab kepada : Area Operation Manager Fungsi :

Scope of WorkPIC : PIC :

Mengkoordinasikan dan mengkontrol berbagai fungsi administratif di cabang dan melakukan koordinasi dengan Branch Manager Tugas Pokok : Melakukan fungsi support terhadap tugas-tugas Branch Manager Mengelola kegiatan administrasi di Kantor Cabang, bidang : Credit Administration dan Operation Finance (Operation Support dan Cashier) Memonitor dan mengkoordinir tugas dan pekerjaan yang dilakukan bawahannya Mengontol pelaksanaan SOP di Cabang telah dijalankan/diterapkan dengan konsisten Memberikan masukan/menginformasikan ke BM atas kegiatan, policy, procedure yang menyimpang dari SOP yang berlaku Mengontrol mekanisme penjualan unit inventory telah sesuai dengan SOP, dan penentuan harga pasar dan taksasi yang dibuat oleh bagian Marketing sesuai dengan harga yang nyata / sesungguhnya Memeriksa Laporan Stock Unit Tarikan, Inventory dan Penjualan Inventory Memonitor inventory yang belum terjual > 14 hari, dan menginformasikannya ke Branch Manager Mengontrol penyimpanan dan perawatan unit tarikan dan inventory Mengontrol tindak lanjut terhadap BPKB Overdue 90 yang belum jadi dan surat perpanjangan untuk BPKB yang belum jadi Mengontrol penyimpanan dokumen kontrak dan BKPB serta dokumen penting lainnya, termasuk menganalisa kelayakan dan kecukupan brankas Memonitor penerimaan angsuran dan setoran ke bank telah dilakukan setiap hari Mengontrol administrasi Joint Financing berjalan dengan baik, dan pengiriman dokumen telah dilakukan tepat waktu dan akurat Memeriksa dokumen dan data funding sebelum diajukan ke Kantor Pusat Mengontrol penggunaan opex, termasuk penggunaan uang muka yang masih belum dipertanggungjawabkan / belum realisasi

Administration

Branch Operation Manager


Memeriksa laporan-laporan yang akan dikirim ke Kantor Pusat, yang terkait dengan administrasi Cabang, seperti : laporan inventory, BPKB, Summary Funding, dll Membantu memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang dihadapi bawahannya berkaitan dengan pekerjaan, serta membantu penyelesaiannya bila diperlukan Melaksanakan coaching dan counseling kepada bawahannya Melakukan meeting dengan bawahannya secara periodik guna membahas permasalahan - permasalan yang ada di department, baik secara khusus maupun secara umum dalam rangka proses improvement di department nya Membina kerja sama dengan bawahannya dan dengan department lainnya agar senantiasa terjaga dengan baik Membuat laporan tertulis secara periodik atas target-target dan perkembangan yang telah dicapai di department nya dan menyampaikannya ke FASP HO Membuat laporan-laporan Deviasi Memberikan masukan-masukan perbaikan ke FASP HO terhadap implementasi SOP di Cabang dalam rangka proses improvement SOP yang ada Mengelola fungsi Personal Admin & General Affair. Memeriksa hasil rekonsiliasi bank Memeriksa hasil rekonsiliasi laba rugi penjualan inventory Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten

Administration

Branch Operation Manager


Wewenang : Menandatangani Tanda Terima Pengeluaran BPKB Menandatangani Surat Keterangan Perpanjangan BPKB Menandatangani Perhitungan Pelunasan Dipercepat Menandatangani Berita Acara Pemeriksaan Kas Menandatangani Laporan Stock Opname BPKB & SP BPKB Menandatangani Summary Funding Request Memegang kunci brankas Menandatangani Bukti Pengeluaran Kas Menandatangani BAP Kas Menandatangani BAP BPKB Menandatangani laporan-laporan yang akan dikirim ke Kantor Pusat Menandatangani permohonan advance/opex ke Kantor Pusat Menandatangani PO Memparaf Perjanjian Kredit dan Fidusia, berikut kelengkapannya Performance Indicator : BPKB Management Pencapaian Compliance JF Admin (akurasi data, kelengkapan dokumen dan tepat waktu pengiriman) Cash Management Managing OPEX


Administration

Administration HeadBertanggung jawab kepada : Branch Operation Manager


Fungsi : Melakukan kontrol terhadap pekerjaan pekerjaan yang berhubungan dengan proses Credit ( account aqusition & maintenance) Mengkoordinasikan dan memonitor kegiatan kegiatan yang berhubungan dengan Kas, Bank, transaksi keuangan dan inventory. Tugas Pokok : Memonitor dan mengkoordinir tugas dan pekerjaan yang dilakukan bawahannya Melakukan follow up ke Dealer untuk BPKB overdue > 90 hari yang belum jadi Melakukan stock opname BPKB, dan membuat laporannya ke HO Memonitor setiap BPKB yang telah selesai/diterima dari Dealer telah ter input di system komputer Memonitor proses aplikasi kredit, dokumen-dokumen pendukung dan dokumen perjanjian Memonitor kecepatan, ketepatan/akurasi data yang diinput yang dilakukan oleh bawahan Memeriksa data/dokumen penambahan/perubahan/perpanjangan Dealer, dan mengajukannya ke Kantor Pusat Mengontrol surat-surat penarikan unit telah ter administrasi dengan baik Memonitor penerimaan angsuran dari Customer, dan setoran ke Kantor Pusat dilakukan setiap hari Melakukan stock opname terhadap jumlah uang yang mengendap, dan mencocokkannya dengan Daily Transaction, serta menyimpanannya pada brankas tahan api dan membuat laporan hasil stock opname nya Melakukan stock opname terhadap fisik PDC, dan mencocokkannya dengan List of PDC Memeriksa Funding / disburse dan mengirimkannya ke Kantor Pusat Membuat rekonsiliasi bank Mengontrol persediannya Kwitansi, dan pemakaian-pemakaiannya Memonitor klaim-klaim asuransi yang masih belum realisasi Membuat permohonan pembayaran advance / opex ke Kantor Pusat

Administration

Administration HeadBertanggung jawab kepada : Branch Operation Manager


Mengontrol dokumen-dokumen inventory telah lengkap dan teradministrasi dengan baik Melakukan stock opname fisik tarikan dan inventory Membuat rekonsiliasi laba rugi penjualan inventory Menghitung dan melakukan setoran ke bank atas hasil penerimaan uang tunai hasil collection setiap hari Melakukan proses inventory pada system Melakukan proses WO pada system Melakukan proses Buy Back pada system Melakukan proses Rescheduling, Alih Kontrak, Ganti Asset pada system Melakukan proses Payment dan Supend Correction pada system Membuat laporan-laporan harian, mingguan, bulanan yang akan dikirim ke HO Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Menandatangani BAP BPKB Mengetahui / memegang kode kombinasi brankas Menandatangani Summary Funding Menandatangani permohonan advance/opex ke Kantor Pusat Menandatangani laporan-laporan yang akan dikirim ke Kantor Pusat Performance Indicator : Ketepatan waktu dalampembuatan dan pengiriman laporan-laporan yang dibutuhkan

Administration

Credit AdministrationBertanggung jawab kepada : Administration Head


Fungsi : Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen dan aplikasi kredit sebelum dilanjutkan ke proses kredit selanjutnya. Menginput dan melakukan pengecekan terhadap data yang di input kedalam sistem Tugas Pokok : CREDIT ADMIN Menerima aplikasi yang telah disetujui Komite Kredit Memeriksa aplikasi appove (kelengkapan data/dokumen pendukung, akurasi, validitas data/dokumen), mencocokkannya dengan document check list Memeriksa kewenangan persetujuan kredit Memeriksa status aplikasi Customer / duplicate check, RO Mengembalikan aplikasi approve yang tidak lengkap ke CMO untuk dilengkapi Menyerahkan aplikasi approve yang telah lengkap ke Data Entry untuk diinput di sistem komputer DATA ENTRY Menginput semua data aplikasi (approve yang telah lengkap/dokumennya, reject, pending) Menulis nomor registrasi dan tanggal input pada aplikasi Menghancurkan/memusnahkan aplikasi reject Mencetak PO dari system dan mengirimkannya / faks ke Dealer Mencetak Perjanjian Kredit dan Lampirannya Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Menandatangani Document Checklist Performance Indicator : Ketelitian memeriksa APK dan data/ dokumen pendukung Ketelitian input sesuai APK dan data / dokumen pendukung Ketelitian / kebenaran mencetak PK dan lampiran

Administration

Finance AdministrationBertanggung jawab kepada : Administration Head


Fungsi : Menangani masalah administrasi, laporan dan pemeriksaan transaksi keuangan dan PDC. Memonitor proses dan hal hal yang berhubungan dengan asuransi kendaraan Mengelola dan menyimpan seluruh dokumen perjanjian dan seluruh BPKB/jaminan kredit secara benar dan aman. Tugas Pokok : FINANCE ADMIN Menerima dan memeriksa dokumen tagihan dari Dealer Melakukan proses funding / disbursement Menerima Rekening Koran Bank dan melakukan rekonsiliasi dengan Daily Trans Mengelola Petty Cash Cabang Melakukan pengecekan pembayaran yang tidak ter identifikasi (suspend), dan melakukan posting atas suspend yang telah ter identifikasi Menginformasikan data-data suspend ke Bagian Collection untuk di tindaklanjuti. INSURANCE ADMINISTRATION Mengajukan permohonan penutupan asuransi ke perusahaan asuransi Memeriksa sertifikat polis dan tagihan dari perusahaan asuransi Menginput nomor sertifikat polis pada system komputer Mengajukan proses klaim ke perusahaan asuransi Memonitor klaim-klaim asuransi yang masih yang belum realisasi Mengajukan proses refund premi asuransi atas kontrak yang non aktif Mengajukan proses endorse setiap perubahan yang terjadi atas sertifikat polis Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten

Administration

Finance AdministrationBertanggung jawab kepada : Administration Head


DOCUMENT & BPKB CUSTODIAN Meyiapkan dokumen JF yang akan dikirim ke JF Admin HO Menyimpan dan mengamankan file dokumen kontrak dan dokumen pendukung Menyimpan dan mengamankan BPKB dan dokumen pendukungnya Memeriksa BPKB yang diterima dari Dealer dan menginput datanya ke system Mengeluarkan BPKB lunas dari Brankas dan system (out), serta membuat tanda terima nya ke Customer Membuat Surat Keterangan Perpanjangan STNK Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Menandatangani Summary Funding Menandatangani bukti pengeluaran Kas Mengetahui / memegang kode kombinasi brankas Performance Indicator : Ketelitian dalam melakukan rekonsiliasi Ketelitian dan kebenaran dalam input funding Ketelitian megelola dan pencatatan petty cash Ketelitian pemeriksaan data pada sertifikat polis dan tagihan asuransi Ketelitian dan kebenaran input data asuransi Ketelitian memeriksa data pada BPKB dan dokumen pendukungnya Ketelitian menginput data BPKB di system komputer

Administration

Asset ControlBertanggung jawab kepada : Administration Head


Fungsi : Menangani masalah-masalah administrasi di Collection Dept Memonitor kendaraan dan produk Kredit Plus eks tarikan dan melakukan proses inventory. Tugas Pokok : COLLECTION ADMINISTRATION Memproses dan mengirim SP, ST , SPT ke Customer via Messenger Mem follow up SP, ST, SPT yang kembali Membuat SK/T Tarik, dan mengadministrasikannya Mem follow up SK/T Tarik yang kembali dan mengadministrasikannya Memeriksa dan mengadmnistrasikan dokumen tarikan Mendaftarkan kwitansi Manual dan mengadministrasikannya (used,unused,cancel) Mendaftarkan kwitansi Kasir dan TTG ke system komputer Mengelola persediaan harian blanko kwitansi manual Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten INVENTORY CONTROL Memeriksa dan mengadministrasikan dokumen-dokumen inventory dan penjualan inventory Merawat dan menyimpan fisik unit tarikan dan inventory Membuat Laporan Stock unit Tarikan, Inventory dan Penjualan Inventory Wewenang : Menandatangani BAST barang tarikan dan inventory Performance Indicator : Ketelitian, kebenaran dan kerapian administrasi Ketelitian mendaftarkan/ meregistrasi kwitansi Ketepatan waktu dalam pembuatan dan pengiriman laporan

Administration

CashierBertanggung jawab kepada : Branch Finance Manager Fungsi : Menerima dan memproses pembayaran customer


Tugas Pokok : Melayani Customer yang melakukan pembayaran tunai dan membuat kwitansi Memposting pembayaran melalui transfer Menerima PDC dari Customer, mengelola dan mengontrol PDC Menerima pembayaran hasil penjualan inventory dan membuat kwitansi Menerima hasil tagihan Collector Menghitung fisik uang tunai yang mengendap dan mencocokkannya dengan Daily Transaction Membuat Memo Pengeluaran BPKB untuk Customer yang lunas / prepaymet Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Menandatangani Kwitansi Menandatangani TT Giro Menandatangani BAP Kas Menandatangani Memo Pengeluaran BPKB Performance Indicator : Ketelitian penerimaan uang Ketelitian penerimaan PDC Ketelitian input pembayaran tunai, transfer, PDC

Administration

Internal Control UnitBertanggung jawab kepada : MIC Manager Fungsi :


Melakukan kegiatan internal audit secara rutin terhadap area area yang ditentukan untuk membantu proses kontrol dalam cabang. Tugas Pokok : Melakukan cek on the spot ke Customer atas aplikasi yang disetujui (valid) dan melakukan verifikasi dengan data yang ada pada aplikasi kredit Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi transaksi yang ada , seperti : Kas kecil, kas besar, BPKB, Insurance, dll yang berhubungan dengan administrasi melalui metode yang ditetapkan. Melakukan cek on the spot ke customer atas customer yang menunggak dan melakukan verifikasi dengan data/laporan collection Melakukan cek on the spot ke dealer atas kerjasama yang dilakukan dan melakukan verifikasi berdasar data dan dokumen yang ada. Membuat laporan dan memberikan rekomendasi ke atasannya atas hasil on the spot yang ditemukannya Melakukan koordinasi dengan MIC HO atas hasil on the spot dan pemeriksaan yang dilakukannya Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Menghubungi customer/ dealer : visit, telepon, atau korespondensi surat menyurat Melakukan cek on the spot ke semua bagian yang ada di cabang Performance Indicator : Keakurasian data on the spot vs data yang ada

Administration

Customer ServiceBertanggung jawab kepada : Branch Finance Manager


Fungsi : Sebagai pusat pelayanan Customer yang mewakili berbagai fungsi di kantor cabang dari Marketing, Administrasi dan Collection. Tugas Pokok : Memberikan informasi yang dibutuhkan Customer, baik langsung, via telp, dan korespondensi surat menyurat Menerima, menampung dan memberikan penyelesaian terhadap semua keluhan customer dan Dealer, baik langsung, via telpon, korespondensi surat menyurat Melayani dan membina hubungan baik dengan Customer Menghubungi Customer yang akan lunas / sudah lunas untuk memberitahukan perihal prosedur pengambilan BPKB, dan melayani proses pengambilan BPKB nya Melayani dan memproses bagi Customer yang akan melakukan prepayment, alih kontrak, ganti asset, rescheduling Melayani dan memproses Calon Customer yang akan mengajukan kredit dan meneruskannya ke bagian Marketing untuk diproses lebih lanjut Menawarkan paket kredit baru untuk Customer yang memelilik history pembayaran bagus, menurut ketentuan dan kriteria perusahaan Membuat laporan bulanan atas aktifitas Customer Service Mengirim Welcome Letter, PK, Tabel Installment dan Sertifikat Asuransi ke customer via messenger, atau menyerahkan langsung pada saat Customer datang ke Kantor Cabang Menerima semua telpon yang masuk dan meneruskannya ke ke karyawan yang yang akan dituju (fungsi resepsionis) Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Menandatangani perhitungan prepayment Performance Indicator : Kualitas pelayanan yang diberikan berdasarkan aktifitas Customer Service yang dibuat

Administration

Personnel AdminBertanggung jawab kepada : Branch Finance Manager Fungsi :


Melakkukan proses administrasi kepada hal hal yang berkaitan dengan ke HRD an dan general affair Tugas Pokok : Melakukan administrasi personalia dalam hal : - Man Power Planning - Proses recruitment - Karyawan baru, perubahan status karyawan, karyawan keluar - Kehadiran karyawan (absensi) - Medical - Lembur - Cuti karyawan - Loan Karyawan - Pelaporan PPh 21 - Insentif Melakukan fungsi General Affair, meliputi : - Mengontrol kondisi kantor (kebersihan, perizinan dan pengamanan), termasuk pengamanan dan kebersihan barang-barang inventaris kantor/asset Cabang yang ada - Mengajukan penambahan barang inventaris kantor ke GA Kantor Pusat - Mengontrol persediaan umum barang cetakan / alat tulis kantor Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Performance Indicator : Ketepatan waktu dalam pembuatan dan pengiriman laporan

Administration

Office BoyBertanggung jawab kepada : Branch Finance Manager Fungsi :


Menangani masalah-masalah kebersihan umum, keamanan dan pelayanan internal dalam lingkungan perusahaan. Tugas Pokok : Melakukan kegiatan kebersihan dan perawatan kantor dan peralatan kantor dan perabot lainnya Menyediakan minuman untuk karyawan setiap pagi Menginformasikan kebutuhan-kebutuhan kantor yang perlu disediakan ke atasannya, termasuk stock dokumen/barang cetakan Membantu fungsi department lainnya yang membutuhkan tenaganya yang terkait dengan kepentingan perusahaan Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : Performance Indicator : Kebersihan umum dalam lingkungan Cabang Keamanan dalam lingkungan kerja

Administration

MessengerBertanggung jawab kepada : Branch Finance Manager Fungsi :


Menangani masalah-masalah distribusi surat dan dokumen perusahaan.

Tugas Pokok : Melakukan packing dokumen/surat yang akan dikirim Menghubungi ekspedisi/jasa kurir untuk pengiriman dokumen, surat, paket ke HO atau relasi perusahaan Mengantar/mengambil surat, dokumen, paket ke alamat yang dituju untuk kepentingan perusahaan Menerapkan peraturan perusahaan secara tegas dan konsisten Wewenang : -

Performance Indicator : Keamanan dan ketepatan pengiriman surat, dokumen, paket

job desc operation

Documents