jadwal retensi arsip substantif dan fasilitatif non ...jdih. 5 kunjungan/acara-acara pimpinan dalam

Download Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non ...jdih. 5 kunjungan/acara-acara pimpinan dalam

If you can't read please download the document

Post on 18-Oct-2020

0 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1

    LAMPIRAN I

    PERATURAN GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG

    Nomor : 42 TAHUN 2012

    Tanggal : 27 Desember 2012

    Hal : Permohonan Persetujuan JRA FASILITATIF

    JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN

    PEMERINTAH DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG

    hal. 1

    NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

    KETERANGAN

    AKTIF IN-AKTIF

    1 3 4 5 6

    1 TATA USAHA DAN URUSAN DALAM

    A. LAMBANG DAERAH

    1 Sayembara 2 tahun 2 tahun Permanen

    2 Penetapan penggunaan lambang 2 tahun 5 tahun Permanen

    3 Ketentuan lambang pada logo, pataka bentuk dinas , lembaga dan organisasi perangkat daerah selama masih berlaku 2 tahun Permanen

    B. ADMINISTRASI GEDUNG/BANGUNAN

    1 Daftar sarana/fasilitas selama belum diperbaharui 2 tahun Musnah

    2 pemeliharaan dan perbaikan gedung/bangunan meliputi perencanaan, permohonan, biaya perbaikan 2 tahun 3 tahun dinilai kembali

    dan pemeliharaan gedung/bangunan penambahan serta perbaikan sarana/fasilitas dan pelaksanaannya

    3 Administrasi listrik, telepon, air minum dan fasilitas lainnya 2 tahun 2 tahun musnah

    4 Pembagian / penggunaan ruangan selama masih berlaku 2 tahun dinilai kembali

    5 standarisasi ruangan /bangunan selama masih berlaku 2 tahun dinilai kembali

    6 peminjaman ruangan/bangunan/pekarangan untuk suatu kegiatan selama masih berlangsung 2 tahun musnah

    7 izin menggunakan bangunan kantor dan izin menghuni meliputi: permohonan dan lain-lain selama msih berlaku 5 tahun dinilai kembali

    8 sewa menyewa gedung/bangunan selama masih berlangsung 3 tahun musnah

    C KEAMANAN DAN KETERTIBAN KANTOR

    1 ketentuan mengenai keamanan lingkungan kerja/personil/instansi selama masih berlaku 2 tahun permanen

  • 2

    2 penyelesaian masalah yang berkaitan dengan keamanan lingkungan kerja sampai dengan proses

    selesai 2 tahun musnah

    II KEHUMASAN DAN KE PROTOKOLAN

    A TANDA JABATAN DAN PAKAIAN DINAS

    1 Ketentuan mengenai jenis pakaian dinas dan tanda jabatan selama masih berlaku 2 tahun permanen

    2 ketentuan penggunaan jenis pakaian dinas dan tanda jabatan selama masih berlaku 2 tahun permanen

    B UCAPAN SELAMAT/TERIMA KASIH

    1 ucapan selamat 2 tahun musnah

    2 penghargaan/tanda kenang-kenangan

    3 Tanda Terima kasih

    4 Bela sungkawa

    C KEPROTOKOLAN

    1 ketentuan tentang keprotokoklan meliputi: upacara, kunjungan, pelayanan selama masih berlaku 2 tahun permanen

    2 penyelenggaraan rapat staf 2 tahun musnah

    3 penyelenggaran rapat pimpinan 2 tahun 2 tahun permanen

    NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

    KETERANGAN

    AKTIF IN-AKTIF

    1 3 4 5 6

    4 daftar alamat kantor, pejabat selama masih

    berlaku 2 tahun musnah

    5 kunjungan/acara-acara pimpinan dalam berbagai kegiatan meliputi: pemberitahuan, undangan dan acara sambutan 2 tahun 2 tahun permanen

    6 penyelenggaraan upacara/peringatan meliputi: upacara penerimaan tamu, peringatan HUT Kemerdekaan, hari-hari jadi

    hari-hari keagamaan, hari-hari nasional 2 tahun 2 tahun musnah

    7 tata cara pemasangan lambang negara, daerah, bendera dan gambar/foto presiden dan wakil presiden, gubernur dan

    Wakil Gubernur selama masih

    berlaku 2 tahun permanen

    8 Hearing dengan DPR/DPRD/DPD 2 tahun 3 tahun permanen

    D PERJALANAN DINAS

    1 Ketentuan mengenai pelaksanaan perjalanan dinas selama masih

    berlaku 2 tahun permanen

  • 3

    2 perjalanan dinas pejabat/pegawai 2 tahun 3 tahun dinilai kembali

    E MEDIA MASSA/PENERBITAN DAN PENYIARAN

    1 kebijakan yang berkaitan dengan media massa selama masih

    berlaku 5 tahun permanen

    2 penerbitan majalah, surat kabar, buletin, jurnal dan sebagainya 2 tahun 3 tahun dinilai kembali

    3 Tata cara siaran dan tata tertib mengenai perizinan , materi siaran melalui RRI, Non RRI, ORARI, RAPI, TVRI dan sejenis

    nya, pendirian siaran produksi keliling selama masih berlaku

    5 tahun permanen

    4 Komunikasi Pemerintah Daerah dengan masyarakat 2 tahun 5 tahun permanen

    5 laporan tentang pemberitaan dimedia cetak dan elektronik 2 tahun 3 tahun musnah

    F PEMBINAAN KEWARTAWAAN

    1 pembentukan Persatuan Wartawan Indonesia ( PWI ) meliputi; anggaran dasar, anggaran rumah tangga, susunan 2 tahun 3 tahun musnah

    pengurus, program kerja, hasil-hasil musyawarah

    2 Musyawarah wartawan seluruh Indonesia meliputi: kegiatan hasil keputusan musyawarah 2 tahun 8 tahun dinilai kembali

    3 Bantuan kepada PWI atau bantuan dari PWI selama bantuan

    berlangsung 5 tahun musnah

    4 pelaksanaan pembinaan dan evaluasi 2 tahun 5 tahun musnah

    G REKLAME

    1 Ketentuan pemasangan reklame selama masih

    berlaku 3 tahun dinilai kembali

    2 Penerbitan pemasangan papan reklame, spanduk, plakat dan yang sejenisnya 2 tahun 3 tahun musnah

    3 Pameran non komersial 2 tahun 3 tahun musnah

    J MEDIA INTERNAL

    1 Pembuatan buletin, majalah dan sebagainya 2 tahun 3 tahun musnah

    2 kliping koran/majalah selama msih diperlukan 5 tahun musnah

    III PERLENGKAPAN/PERALATAN/KEKAYAAN DAERAH

    1 Ketentuan-ketentuan tentang pengelolaan barang daerah selama masih

    berlaku 5 tahun permanen

    2 Rencana kebutuhan barang

    a. usulan SKPD 2 tahun 3 tahun musnah

  • 4

    b. Rencana/daftar kebutuhan barang ( RKBU/DKBU ) Pemerintah Kabupaten 2 tahun 3 tahun dinilai kembali

    NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

    KETERANGAN

    AKTIF IN-AKTIF

    1 3 4 5 6

    3 Standarisasi , meliputi : Standarisasi barang dan harga selama masih berlaku 3 tahun permanen

    4 Pengadaan/pembelian barang/jasa

    a. Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang ( pengadaan langsung ) 1 tahun setelah

    pemeriksaan 4 tahun musnah,

    kecuali aset

    - usulan unit kerja dan unit pendukung

    - proses pengadaan barang

    - serah terima barang

    b. Pengadaan/pembelian barang melalui lelang 1 tahun setelah

    pemeriksaan

    sampai dengan barang

    dihapuskan musnah,

    kecuali aset

    - umum

    - terbatas

    - pemilihan langsung

    - penunjukan langsung

    c.Melalui bantuan/hibah

    1 tahun setelah pemeriksaan

    sampai dengan barang

    dihapuskan musnah

    d. Melalui tukar menukar

    1 tahun setelah pemeriksaan

    sampai dengan barang

    dihapuskan musnah

    e. melalui pinjam pakai

    1 tahun setelah pemeriksaan

    sampai dengan barang

    dihapuskan musnah

    f. melalui kerja sama pemanfaatan

    1 tahun setelah pemeriksaan

    sampai dengan barang

    dihapuskan musnah

    g. Melalui bangun guna serah

    1 tahun setelah pemeriksaan

    sampai dengan barang

    dihapuskan musnah

    h. Melalui sewa selama masih berlaku

    2 tahun musnah

    5 Peminjaman barang bergerak meliputi: alat perlengkapan kantor, kendaraan dinas, barang inventaris dan barang 2 tahun 5 tahun Dinilai

    Kembali

    bergerak lainnya

    6 Bukti-bukti kepemilikan gedung/bangunan meliputi: sertifikat tanah, izin bangunan, gambar berikut bestek ( rancang selama masih dimiliki

    bangun gedung ), silsilah riwayat bangunan, cara perolehan dan pengalihan kepemilikan

    7 Administrasi pergudangan meliputi: buku gudang, buku pengadaan, buku penerimaan barang, buku pengeluaran sampai diperbaharui 3 tahun musnah

  • 5

    barang,kartu barang, kartu persedian barang, laporan mutasi barang

    8 Pemeliharaan barang meliputi: pemeliharaan dan perbaikan perabot kantor, kendaraan dinas dan barang inventaris 2 tahun 3 tahun musnah

    lainnya serta balik nama barang

    9 pengurusan surat tanda nomor kendaraan ( STNK ) 2 tahun musna

    10 Inventarisasi barang

    a. barang bergerak selama masih berlaku 3 tahun musnah

    b. barang tidak bergerak selama masih berlaku 3 tahun Dinilai

    Kembali

    11 Distribusi meliputi: 2 tahun 3 tahun musnah

    a. barang pakai habis

    b. barang bergerak

    c. barang tidak bergerak

    12. penghapusan ( penjualan, pemindahtanganan, tukar guling, hibah ) gedung bangunan dan kelengkapan persyaratan 2 tahun 8 tahun Dinilai

    Kembali

    13 kasus penolakan pembelian rumah dinas penghuni/bukan penghuni meliputi: permohonan dan hasil pembahasan sampai kasus selesai 8 tahun Dinilai

    Kembali

    Persyaratan

    IV KEPUSTAKAAN

    1 pembinaan kepustakan 2 tahun 2 tahun musnah

    2 pengadaan bahan pustaka 2 tahun 2 tahun musnah

    3 pengolahan bahan pustaka ( daftar koleksi, katalog, guide ) sampai diperbaharui 2 tahun musnah

    NO JENIS/SERIES ARSIP RETENSI / JANGKA WAKTU SIMPAN

    KETERANGAN

    1 2 3 4 5

    4 peminjaman/layanan bahan pustaka

    - kartu anggota selama masih menjadi

    anggota musnah

    - register induk anggota selama masih berlak