Penjadwalan dan Jaringan Kerja

Metode Bagan Balok /Peta Gantt Jaringan Kerja (Network Analysis)

Peta GanttPeta Gantt ditemukan di awal tahun 1900 oleh Henry L.Gantt, seorang engineer dan ahli sosial yang hidup dalam masa yang sama dengan F.W.Taylor. Gantt berhasil menciptakan sebuah peta yang pada dasarnya menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan menunjukkan hubungan antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan. Pada saat itu, peta ini digunakan untuk menanggulangi masalah pengendalian produksi yang dikenal dengan Peta Gantt atau Gantt Chart.

Peta Gantt disusun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari: waktu mulai, waktu penyelesaian, dan pada saat pelaporan. Sampai sekarang, metode peta Gantt masih digunakan secara luas baik berdiri sendiri maupun dikombinasikan dengan teknik lain yang lebih canggih.

Gantt mempergunakan Gantt Milestone Chart (peta tonggak kemajuan Gantt). Milestone atau tonggak kemajuan adalah event yang mempunyai fungsi dalam pencapaian keberhasilan proyek yang ditinjau dari segi jadwal. Tonggak kemajuan menandai waktu mulai dan akhir suatu kegiatan. Melalui peta ini dapat diketahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaian suatu proyek. Peta Gantt dapat digambar dalam dua bentuk

1. Bentuk koordinat cartesius (koordinat X dan Y) Garis horizontal sebagai koordinat X menunjukkan waktu secara linier dan setiap kegiatan dicatat pada sumbu Y dengan durasi waktu kegiatan diletakkan horizontal sejajar dengan sumbu X dengan notasi balok, garis, ataupun objek lain yang memiliki dimensi horizontal. Bentuk peta Gantt dalam bentuk koordinat X dan Y dapat dilihat pada Gambar 1. Setiap baris memiliki dua balok horizontal. Pertama, menggambarkan kurun waktu perencanaan kegiatan atau target (warna hijau). Kedua, menggambarkan kurun waktu kenyataan (warna biru).

Aktivitas April Menyunting Naskah Mendesain Halaman Contoh Menggambar Ilustrasi Mencetak Lembar Koreksi Mencetak Lembar Penomoran Halaman Mendesain Sampul Majalah Mei Juni Juli

Keterangan: Target Kemajuan Nyata

Tanggal Pelaporan

Komponen-komponen Proyek Pembuatan Majalah

Dari rangkaian aktivitas di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan dalam pembuatan sebuah majalah pada sebuah perusahaan penerbitan tidak sesuai dari jadwal. Untuk kegiatan mencetak lembar penomoran halaman terlambat dari jadwal (2 minggu) dan kegiatan mendesain sampul (3 minggu). Kedua kegiatan tersebut belum terselesaikan sementara hasil kegiatan perlu dilaporkan. Dengan demikian, perlu dilakukan rencana alternatif agar semua target dapat terpenuhi

2.Bentuk matriks atau tabel. Untuk setiap kolom menunjukkan periode (durasi waktu), tingkat keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanaan kegiatan, dan nama orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Setiap periode dapat berupa jam, hari, minggu, bulan, dan satuan waktu yang lain. Setiap baris berisi kegiatan tunggal disertai nomor dan

nama kegiatan dalam bentuk balok horizontal di sepanjang kolom dimulai dari periode mulai sampai selesai. Tabel 1 memperlihatkan peta Gantt proses pembangunan pabrik karet

Komponen-komponen Proyek Pembangunan Pabrik Karet2005 No Uraian Kegiatan Durasi (Mgg) Spt Okt Nov Des Jan Feb Mar 2006 Apr Mei Jun

41 2 3 4 5 6 7 Negosiasi pembiayaan Pembelian mesinmesin Pembangunan pabrik Penerimaan tenaga kerja Pelatihan tenaga kerja Pengangkutan bahan mentah Instalasi mesin-mesin Masa percobaan mesin dan perbaikan 4 16 28 12 12 4 8

4

4

4

4

4

4

4

4

4

10 LN 20 DN - F

8

4

Keterangan: 10 LN 20 DN F

10 LN 20 DN F

= 10 tenaga kerja dilatih di luar negeri = 20 tenaga kerja dilatih di dalam negeri = dana/biaya yang diperlukan

Dari tabel dapat dijelaskan bahwa waktu mulai dan waktu selesai masing-masing kegiatan direpresentasikan sebagai ujung kiri dan kanan dari balok yang bersangkutan. Format yang lengkap dalam menyusun suatu peta Gantt berisi perkiraan urutan kegiatan, skala waktu (hari, minggu, bulan, tahun), dan analisis kemajuan kegiatan pada saat pelaporan

Kelebihan dan Kelemahan Peta Gantt Kelebihan Peta Gantt: Jika jumlah kegiatan tidak terlalu banyak atau hanya sekedar jadwal induk, maka metode peta Gantt menjadi pilihan pertama dalam proses perencanaan dan pengendalian kegiatan, karena mudah dipahami oleh semua lapisan pelaksana proyek

Kekurangan Peta Gantt: Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antar kegiatan sehingga sulit diantisipasi jika terjadi keterlambatan suatu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. Tidak mudah dilakukan perbaikan dan pembaharuan (updating) disebabkan peta baru harus dibuat kembali, padahal pembuatan ulang akan memakan waktu dan jika tidak dilakukan segera maka peta tersebut akan menurun daya gunanya. Untuk proyek yang berukuran sedang dan besar serta kompleks, maka peta Gantt tidak mampu menyajikan jadwal secara sistematis dan mengalami kesulitan dalam menentukan keterkaitan antar kegiatan.

Jaringan Kerja (Network Analysis) Metode jaringan kerja mulai diperkenalkan pada akhir tahun 1950-an oleh suatu tim engineer dan ahli matematika dari Perusahaan Du-Pont yang bekerja sama dengan Rand Corporation dalam usaha mengembangkan suatu sistem kontrol manajemen. Sistem ini dimaksudkan untuk melakukan fungsi perencanaan dan pengendalian sejumlah kegiatan yang memiliki ketergantungan yang kompleks dalam ruang lingkup desainengineering, konstruksi, dan pemeliharaan (maintenance).

Pada sebagian besar literatur, metode jaringan kerja identik dengan teknik metodologi manajemen proyek pada aspek perencanan dan pengendalian. Sama halnya dengan penggunaan peta Gantt, metode jaringan kerja dipandang sebagai langkah penyempurnaan dari peta Gantt, karena dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang belum terpecahkan oleh metode peta Gantt, diantaranya: Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek Apabila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana dampak yang ditimbulkan terhadap jadwal kegiatan secara keseluruhan

Prosedur dan sistematika dalam menyusun jaringan kerja adalah sebagai berikut: Mengkaji dan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponen kegiatan Menyusun kembali kegiatan-kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan Memberikan perkiraan waktu bagi setiap kegiatan Mengidentifikasi jalur kritis Mencari jadwal yang eknomis dan optimal

Terminologi dan Kaidah Dasar

Kegiatan-kegiatan yang merupakan komponen suatu proyek dan bentuk hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain digambarkan dengan tandatanda atau simbol. Dalam menggambarkan suatu jaringan kerja dapat menggunakan tiga buah simbol sebagai berikut:

1. Simbol Anak Panah () atau arrow. Tanda ini menyatakan sebuah kegiatan yang memiliki jangka waktu tertentu serta membutuhkan resources. Adapun mengenai panjang pendeknya anak panah tidak memberikan arti. Kepala anak panah menunjukkan arah kegiatan dari kiri ke kanan.

Dalam jaringan kerja terdapat dua macam bentuk pemodelan kegiatan, yaitu:

a.Kegiatan pada anak panah (Activity on Arrow - AOA) Kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua peristiwa. Ekor anak panah menandakan awal suatu kegiatan dan ujungnya sebagai akhir kegiatan. Metode PERT/CPM termasuk dalam klasifikasi AOA.Peristiwa terdahulu i Kegiatan Peristiwa berikutnya i

Hubungan Peristiwa dan Kegiatan pada AOA

b. Kegiatan ditulis dalam kotak atau lingkaran (Activity on Node - AON) Anak panah hanya menunjukkan hubungan antar kegiatan-kegiatan yang disimbolkan dalam bentuk kotak ataupun lingkaran yang dapat dilihat pada Gambar 3.3. Metode Preseden Diagram (PDM) termasuk dalam klasifikasi AON.Garis Kegiatan AHubungan Peristiwa dan Kegiatan pada AON

Kegiatan B

2. Simbol Lingkaran () atau node. Simbol ini menyatakan peristiwa atau event yang didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari beberapa kegiatan. Peristiwa (event) adalah suatu titik waktu, dimana semua kegiatan-kegiatan sebelumnya (predecessor) telah selesai dan kegiatan setelahnya (succesor) dapat dimulai. Sebaiknya setiap node diberikan nomor kegiatan. 3. Simbol Anah Panah dengan garis putus-putus ( ) atau dummy. Simbol ini tidak memiliki durasi waktu dan tidak menggunakan resources. Dummy digunakan untuk melihat hubungan ketergantungan antar dua event. Jadi kegiatan yang merupakan dummy merupakan kegiatan fiktif. Dummy diperlukan apabila suatu kegiatan memiliki lebih dari satu kegiatan terdahulu,

dan kegiatan terdahulu tersebut juga merupakan kegiatan terdahulu dari yang lain. Pertanyaan yang sering muncul adalah kapan dummy diperlukan. Untuk mencoba menjawabnya diberikan ilustrasi sebagai berikut:F 5 START A 1 2 2 4 B 3 10 6 C 4 D 6 7 E 4 G 5 7 J 8 7 8 5 10 H 9 I FINISH

Dalam jaringan kerja di atas terdapat aktivitas K dengan durasi waktu 9 menit yang mendahului aktivitas E,J. Dimanakah seharusnya K ditempatkan ?F 5 START A 1 2 2 4 B 3 10 6 C 4 D 6 7 E 4 G 5 7 J 8 9 7 8 dummy K 11 H 9 I 5 10 FINISH

Dari jaringan kerja di atas kegiatan E dan J harus selesai sebelum kegiatan K dapat dimulai. Petunjuk yang menyatakan kegiatan E dan J selesai untuk melanjutkan kegiatan K adalah dengan memberikan Dummy yang menghubungkan titik akhir kegiatan E dan J sehingga dummy memperlihatkan hubungan ketergantungan antar kegiatan. Akan tetapi kegiatan F dapat dimulai dengan segera setelah kegiatan E selesai dan tidak bergantung dengan kegiatan D dan kegiatan J.

Menggambar Jaringan Kerja

Simbol-simbol di atas akan disajikan dalam bentuk jaringan kerja yang harus mencerminkan perencanaan proyek dengan jelas dan sistematis. Hal ini sangatlah penting sebab gambaran jaringan kerja yang memberikan perhatianperhatian penuh sampai pada masalah-masalah yang terinci mampu memberikan kesan pertama yang baik. Untuk itu, ada beberapa yang perlu diperhatikan dalam menggambar suatu jaringan kerja, yaitu:

Lukiskan anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan, dan garis putus-putus untuk dummy. Dalam menggambar anak panah, terdapat bagian mendatar sebagai tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu dimana keterangan kegiatan dituliskan di atas anak panah, dan kurun waktu kegiatan ditulis di bawahnya. Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling bersilangan. Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri

Selain berpedoman pada hal-hal tersebut di atas, yang sangat perlu diperhatikan adalah logika kebergantungan kegiatan-kegiatan. Logika kebergantungan artinya sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, maka kegiatan terdahulu atau yang mendahuluinya harus sudah selesai. Di bawah ini adalah beberapa logika kebergantungan yang digunakan pada saat menggambar jaringan kerja, yaitu:

Kegiatan A harus selesai terlebih dahulu sebelum kegiatan B dimulai.

1

A

2

B

3

Kegiatan B dan C dapat dimulai setelah A selesai.B 1 A 2 C 4 3

Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kedua kegiatan A dan B selesai.1 A 2 3 B D 5 C 4

Kegiatan A, B, dan C dimulai dan selesai pada lingkaran peristiwa yang samaA 1 B C 2

Akan tetapi gambar diatas seolah menyatakan bahwa kegiatan (1,2) adalah kegiatan A atau kegiatan B atau kegiatan C. Untuk itu dibutuhkan dummy agar membedakan ketiga kegiatan tersebut2 A B C 4

1

3

Untuk menyusun urutan kegiatan yang mengikuti logika ketergantungan akan dipermudah dengan menjawab pertanyaan berikut: Kegiatan apa yang dimulai terlebih dahulu Mana kegiatan berikutnya yang akan dikerjakan Adakah kegiatan-kegiatan yang dapat berlangsung sejajar Perlukah mulainya kegiatan tertentu dengan menunggu kegiatan yang lain

Membangun Jaringan KerjaDaftar kegiatan dalam Proyek Pembangunan Gedung Perkantoran Waktu Kegiata Kegiatan Yang Deskripsi Kegiatan Pengerjaan n Mendahului (minggu) Menyetujui rancangan dan A 10 mendapatkan izin pendirian Menggali garasi bawah tanah B 6 A Mendirikan kerangka dan C 14 B sisi-sisi Membangun lantai D 6 C Memasang jendela E 3 C Memasang atap F 3 C Memasang kabel internal G 5 D, E, F Memasang elevator H 5 G Memasang penutup lantai I 4 D dan panel Memasang pintu-pintu dan J lapisan dekoratif bagian 3 I, H dalam Menyerahkan kepada K 1 J kelompok pengelolaan gedung

Setelah digambarkan kegiatan-kegiatan di atas berdasarkan waktu dan urutannya diperoleh jaringan kerja sebagai berikut

5 D 1 A 10 2 B 6 3 C 14 4 6 6

I 4

11

E 3 F 3

8

G 5

9

H 5

10

J 3

12

K 1

13

7

Deskripsi KegiatanMembuat gambar desain engineering Menyiapkan lahan Membeli material untuk pondasi Membeli material struktur tiang/atap/dinding Membuat pondasi Pabrikasi struktur tiang/atap/dinding Mendirikan bangunan Memasang atap

Waktu Pengerjaan (minggu) 2

32

23 4 2 1

3 B 3 1 A 2 2 C 2 D 2 5 4

E 3

6 F 4

G 2

7

H 1

8