IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. GAP ANALISIS

Kajian standar kesesuaian asesmen dalam pengembangan Lembaga

Sertifikasi Sistem HACCP menjadi Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen

Keamanan Pangan diawali dengan pembuatan gap analisis standar yang

dilakukan dengan cara mereview persyaratan yang akan diimplementasikan

dibandingkan dengan persyaratan yang telah diimplementasikan yaitu dengan

mereview standar ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 yang merupakan

persyaratan akreditasi Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan

terhadap PBSN 1001:1999 yaitu Persyaratan umum Lembaga Sertifikasi Sistem

Analisa Bahaya dan Pengendalian Titik Kritis (HACCP), hasil gap analisis

tersebut terdapat 7 klausul yang merupakan gap utama.

Berikut merupakan gap analisis standar ISO 17021:2006 dan ISO

22003:2007 terhadap Pedoman BSN 1001:1999.

A.1. Manajemen Ketidakberpihakan

Manajemen ketidakberpihakan diatur dalam klausul 5.2 dari ISO

17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai manajemen

ketidakberpihakan ini belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN

1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai manajemen

ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 3.

Tabel 3. Hasil gap analisis klausul Manajemen Ketidakberpihakan dari ISO

17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999

No. Perihal Hasil gap analisis 1 Komitmen manajemen puncak

(klausul 5.2.1 ISO 17021:2006) Pernyataan ketidakberpihakan harus dapat diakses publik

2 Analisa ketidakberpihakan (klausul 5.2.2 ISO 17021:2006)

Analisa ketidakberpihakan harus diperagakan kepada komite pengamanan ketidakberpihakan

3 Hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan (klausul 5.2.3 ISO 17021:2006)

Apabila suatu hubungan menunjukkan ancaman ketidakberpihakan tidak dapat dihilangkan atau dikurangi, maka sertifikasi tidak dapat diberikan.

56

No. Perihal Hasil gap analisis 4 Hal yang tidak diperbolehkan pada

Lembaga Sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama (klausul 5.2.5 s.d 5.2.9 ISO 17021:2006)

Mensertifikasi lembaga sertifikasi lainnya, menawarkan jasa konsultasi sistem manajemen, memberikan jasa audit internal kepada klien yang disertifikasi, meng-outsource audit kepada suatu organisasi konsultan sistem manajemen, dipasarkan dengan kegiatan organisasi konsultasi sistem manajemen

5 Personel lembaga sertifikasi (klausul 5.2.10 s.d 5.2.13 ISO 17021:2006)

Personel yang terlibat dalam konsultasi sistem manajemen untuk klien tidak boleh mengambil bagian dalam audit atau kegiatan sertifikasi klien dalam dua tahun setelah berakhirnya konsultasi tersebut, dan harus bertindak secara netral dan tidak mengizinkan tekanan komersial, finansial, dan tekanan apapun yang mengkompromikan kenetralannya.

Berdasarkan hasil gap diatas maka untuk klausul manajemen

ketidakberpihakan ada beberapa point yang yang belum diatur pada Pedoman

BSN 1001:1999, yaitu Lembaga sertifikasi memiliki pernyataan yang dapat

diakses publik yang menunjukkan ketidakberpihakannya dalam melaksanakan

kegiatan sertifikasi sistem manajemen, mengelola konflik kepentingan, dan

menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi sistem manajemen, jadi pada Pedoman

BSN 1001 belum diatur bahwa Lembaga Sertifikasi harus memiliki pernyataan

yang dapat diakses publik tentang ketidakberpihakan.

Lembaga sertifikasi mengidentifikasi, menganalisis dan

mendokumentasikan kemungkinan konflik kepentingan yang timbul dari

penyediaan sertifikasi termasuk setiap konflik yang timbul dari hubungan

kerjanya. Informasi terkait analisis ketidakberpihakan tersebut tersedia bagi

komite penjamin ketidakberpihakan dan pada Pedoman BSN 1001 belum diatur

bahwa Lembaga Sertifikasi harus membentuk adanya komite penjamin

ketidakberpihakan.

57

Lembaga Sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak

diperbolehkan mensertifikasi apa saja seperti pada ketentuan yang telah

dijabarkan pada tabel diatas, pada Pedoman BSN 1001 tidak diatur secara

mendetail untuk tiap-tiap ketentuan tetapi secara garis besar yaitu Lembaga

Sertifikasi harus menjamin bahwa kegiatan lembaga lainnya yang terkait, tidak

mempengaruhi kerahasiaan, objektifitas, atau kenetralan sertifikasinya dan tidak

boleh menawarkan atau memberi: jasa konsultan untuk memperoleh atau

memelihara sertifikasi HACCP dan pada persyaratan ISO 17021:2006 lebih

menekankan adanya pengaturan terhadap manajemen ketidakberpihakan yaitu

manajemen yang netral dan transparan.

A.2. Pertanggunggugatan dan keuangan

Pertanggunggugatan dan keuangan diatur dalam klausul 5.3 dari ISO

17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai

pertanggunggugatan dan keuangan ini belum diatur di dalam persyaratan

Pedoman BSN 1001:1999. Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai

manajemen ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 4.

Tabel 4. Hasil gap analisis klausul Pertanggunggugatan dan keuangan dari ISO

17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999

No. Perihal Hasil gap analisis

1 Hal yang harus dilakukan

Lembaga Sertifikasi

(klausul 5.3.1 s.d 5.3.2

ISO 17021:2006)

Memiliki pengaturan yang cukup (seperti

asuransi dan cadangan), mengevaluasi

keuangan serta melaporkan kepada komite

pengamanan ketidakberpihakan

Dalam klausul ini diatur bahwa lembaga sertifikasi harus mengevaluasi

resiko dan memiliki pengaturan yang cukup untuk pertanggunggugatan dalam hal

bidang teknis maupun wilayah geografis, serta lembaga sertifikasi harus

mengevaluasi keuangan dan sumber pendapatannya dan melaporkan kepada

komite (impartial) bahwa sejak awal hingga berlangsungnya kegiatan tidak ada

tekanan komersial, keuangan dan tekanan lain tidak mengkompromikan

ketidakberpihakan.

58

Berdasarkan hasil gap diatas maka untuk pengaturan klausul

pertanggunggugatan dan keuangan ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN

1001 adalah bahwa Lembaga Sertifikasi harus memiliki pengaturan yang cukup

(asuransi/cadangan) dan Lembaga Sertifikasi harus membentuk adanya komite

penjamin ketidakberpihakan untuk melaporkan hasil evaluasi keuangan. Asuransi

ataupun dana cadangan tersebut diperlukan jika terjadi kasus perselisihan antara

Lembaga sertifikasi dengan klien sehingga perlu diselesaikan perkara tersebut

melalui jalur hukum, maka keseluruhan biaya yang diperlukan selama

persidangan dan apapun yang terkait maka dapat digunakan dana cadangan

tersebut.

A.3. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan

Komite Pengamanan Ketidakberpihakan diatur dalam klausul 6.2 dari ISO

17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai adanya komite

pengamanan ketidakberpihakan belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN

1001:1999.

Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Komite Pengamanan

Ketidakberpihakan dapat dilihat pada Tabel 5.

Tabel 5. Hasil gap analisis klausul Komite Pengamanan Ketidakberpihakan dari

ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999

No. Perihal Hasil gap analisis 1 Struktur lembaga sertifikasi

harus menyediakan suatu komite (klausul 6.2.1 ISO 17021:2006)

Pengembangan kebijakan yang terkait dengan ketidakberpihakan sertifikasi

2 Komposisi, term of reference, kompetensi, dan tanggungjawab komite didokumentasikan serta dan disahkan oleh manajemen puncak (klausul 6.2.2 ISO 17021:2006)

Keseimbangan perwakilan sehingga tidak ada pihak yang dominan dan hak komite untuk mengambil tindakan yang independen jika manajemen puncak tidak memperhatikan sarannya.

3 Membentuk komite yang netral (impartial) (klausul 6.2.3 ISO 17021:2006)

Komite dibentuk terdiri dari: klien, pelanggan klien yang disertifikasi, asosiasi industri perdagangan, pemerintah / regulator, lembaga swadaya masyarakat termasuk konsumen

59

Berdasarkan hasil gap diatas maka untuk klausul Komite Pengamanan

Ketidakberpihakan ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah

bahwa Lembaga Sertifikasi harus membentuk adanya Komite Pengamanan

Ketidakberpihakan, dimana komite ini dibentuk oleh manajemen puncak yang

terdiri dari berbagai pihak untuk membantu dan menjamin pelaksanan sertifikasi

yang netral dan transparan.

A.4. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi

Persyaratan personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi diatur secara

rinci dalam klausul 7.2 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Aturan

mengenai kualifikasi personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang diatur

dalam Pedoman BSN 1001-1999 mengatur persyaratan personel lembaga

sertifikasi secara umum tidak dibedakan berdasarkan tugas dan tanggungjawabnya

dan khusus untuk persyaratan kualifikasi auditor diatur secara terpisah dalam

Pedoman BSN 1003-1999.

Lembaga sertifikasi memastikan bahwa seluruh personel yang terlibat

dalam audit dan proses sertifikasi memiliki atribut personel seperti berpandangan

terbuka, diplomatis, suka memperhatikan, mampu memahami situasi,

menyesuaikan diri, ulet, logis, dan percaya pada diri sendiri. Adapun hasil gap

analisis yang mengatur mengenai Persyaratan personel yang terlibat dalam

kegiatan sertifikasi dapat dilihat pada Tabel 6.

Tabel 6. Hasil gap analisis klausul Persyaratan personel yang terlibat dalam

kegiatan sertifikasi dari ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 yang belum diatur

dalam Pedoman BSN 1001:1999

No. Perihal Hasil gap analisis 1 Personel yang

melaksanakan kontrak review (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.2 ISO 22003:2007)

1.Pendidikan: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melaksanakan tinjauan kontrak memiliki pengetahuan berkenaan dengan secondary education 2. Pelatihan keamanan pangan: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak telah lulus pelatihan prinsip HACCP, prinsip manajemen keamanan pangan

60

No. Perihal Hasil gap analisis termasuk program persyaratan dasar, dan standar terkait sistem manajemen keamanan pangan. 3. Pelatihan audit: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak telah lulus pelatihan proses audit berdasarkan panduan yang diberikan dalam ISO 19011. 4. Kompetensi: lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang melakukan tinjauan kontrak menunjukkan kemampuannya untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan dalam area: klasifikasi pemohon dalam kategori dan sektor rantai pangan, asesmen produk, proses, dan praktek pemohon, distribusi kompetensi dan persyaratan auditor SMKP, penentuan persyaratan waktu dan durasi audit, kebijakan dan prosedur lembaga sertifikasi terkait tinjauan kontrak

2 Personel yang memberikan sertifikasi (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.3 ISO 22003:2007)

Lembaga sertifikasi memastikan bahwa personel yang mengambil keputusan pemberian sertifikasi memiliki pendidikan, pelatihan keamanan pangan, pelatihan audit, dan pengalaman kerja seperti yang disyaratkan bagi auditor, yaitu menunjukkan kemampuannya untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan dalam area: prinsip HACCP, pemahaman tentang program persyaratan dasar, identifikasi bahaya keamanan pangan, implementasi dan pengelolaan bahaya keamanan pangan, TKK (CCP) dan kemampuan untuk menilai efektifitas tindakan pengendalian yang dipilih, koreksi dan tindakan koreksi yang dilakukan sehubungan hal keamanan pangan, asesmen bahaya keamanan pangan yang potensial terkait dengan rantai pangan, undang-undang dan regulasi terkait keamanan pangan dengan tujuan untuk melaksanakan audit SMKP yang efektif, produk, proses, dan praktek, persyaratan SMKP yang relevan, standar yang relevan, mengases dan meninjau laporan audit atas ketepatan dan kelengkapannya, mengases dan meninjau efektifitas tindakan perbaikan, dan proses sertifikasi

3 Auditor (klausul 7.2

1. Pendidikan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki pengetahuan berhubungan

61

No. Perihal Hasil gap analisis ISO17021:2006 dan klausul 7.2.4 ISO 22003:2007)

dengan post secondary education yang mencakup mikrobiologi umum dan kimia umum, Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki pengetahuan berhubungan dengan post secondary education yang mencakup course dalam kategori industri rantai pangan jika melaksanakan audit SMKP. 2. Pelatihan keamanan pangan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor yang lulus pelatihan: prinsip HACCP, asesmen bahaya, dan analisis bahayadan prinsip manajemen keamanan pangan mencakup program persyaratan dasar. 3. Pelatihan audit: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor telah lulus pelatihan: teknik audit berdasarkan ISO 19011 dan standar terkait SMKP 4. Pengalaman kerja: untuk kualifikasi pertama bagi auditor dalam satu atau lebih kategori, lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor memiliki minimal 5 tahun penuh pengalaman kerja dalam industri terkait rantai pangan termasuk minimal 2 tahun bekerja dalam jaminan mutu (QA) atau fungsi keamanan pangan dalam produksi pangan atau manufaktur, retail, inspeksi atau yang setara dan lembaga sertifikasi memiliki aturan bahwa total jumlah tahun pengalaman kerja dapat dikurangi satu tahun jika auditor memiliki pendidikan post secondary yang sesuai. 5. Pengalaman audit: untuk kualifikasi pertama, lembaga sertifikasi memastikan bahwa dalam 3 tahun auditor melakukan paling sedikit 12 hari audit sistem manajemen keamanan pangan di paling sedikit 4 organisasi di bawah pimpinan auditor yang berkualifikasi, untuk perluasan kategori baru, lembaga sertifikasi menunjukkan bahwa auditor memiliki kompetensi yang disyaratkan melalui pendidikan yang relevan seperti pelatihan terkait keamanan pangan dalam kategori baru dan 6 bulan pengalaman kerja dalam kategori baru atau 4 audit sistem manajemen keamanan pangan dibawah supervisi auditor berkualifikasi dalam kategori baru, untuk memelihara kualifikasi

62

No. Perihal Hasil gap analisis audior, lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor telah memiliki minimal 5 eksternal audit per tahun termasuk paling sedikit 2 audit sistem manajemen keamanan pangan atau minimal 4 audit lapangan sistem manajemen keamanan pangan atau 10 hari audit sistem manajemen keamanan pangan per tahun. 6. Kompetensi: 6.1. Lembaga sertifikasi merekam kompetensi auditor untuk setiap kategori dan sektor dan menyediakan bukti keberhasilan evaluasi 6.2. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor menunjukkan kemampuan untuk mengaplikasikan terminologi, pengetahuan, dan ketrampilan dalam area spesifik keamanan pangan berikut: (prinsip HACCP,program persyaratan dasar relevan untuk kategori yang dipertimbangkan, identifikasi bahaya keamanan pangan, metodologi yang digunakan untuk penentuan, penerapan, dan pengelolaan tindakan pengendalian (program persyaratan dasar, operasional persyaratan dasar, dan titik kendali krtitis) dan kemampuan untuk mengakses efektifitas dan tindakan pengendalian yang dipilih, koreksi dan tindakan koreksi yang akan digunakan berhubungan dengan hal keamanan pangan, asesmen bahaya keamanan pangan yang potensial terkait dengan rantai suplai pangan, evaluasi persyaratan dasar relevan yang dapat digunakan termasuk penetapan dan pemilihan metode evaluasi yang sesuai atau panduan untuk persyaratan dasar bagi kategori yang dipertimbangkan, hukum, regulasi dan praktik spesifik sektor, Produk, proses, dan praktik spesifik sektor, Persyaratan sistem manajemen keamanan pangan relevan, Standar keamanan pangan yang relevan 6.3. Lembaga sertifikasi memastikan bahwa auditor menunjukkan kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan pada area berikut: a. Prinsip, prosedur dan teknik audit, untuk memungkinkan auditor mengaplikasikan hal tersebut yang sesuai pada audit yang berbeda dan

63

No. Perihal Hasil gap analisis untuk menjamin bahwa audit dilaksanakan dengan cara yang konsisten dan sistematik. Auditor harus mampu: (1) Mengaplikasikan prinsip, prosedur, dan teknik audit; (2) Merencanakan dan mengelola pekerjaan secara efektif; (3) Melakukan audit pada jadwal waktu yang disepakati; (4) Memprioritaskan dan fokus pada hal yang signifikan; (5) Mengumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan, pengamatan dan pengkajian dokumen, rekaman, dan ada data yang efektif; (6) Memahami kesesuaian dan konsekuensi teknik pengambilan contoh pada audit; (7) Memverifikasi akurasi informasi yang dikumpulkan; (8) Mengkonfirmasi kecukupan dan kesesuaian bukti audit untuk mendukung temuan audit dan kesimpulan audit; (9) Mengases faktor yang dapat mempengaruhi reabilitas temuan audit dan kesimpulan audit; (10) Menggunakan dokumen kerja untuk merekam kegiatan audit; (11) Mempersiapkan laporan audit; (12) Memelihara kerahasiaan dan keamanan informasi; (13) Mengkomunikasikan secara efektif baik melalui kemampuan bahasa personal atau melalui penerjemah. b.Sistem manajemen dan dokumen acuan: untuk memungkinkan auditor untuk memahami ruang lingkup audit dan kriteria audit. Pengetahuan dan ketrampilan pada area ini mencakup: (1) Aplikasi sistem manajemen pada organisasi yang berbeda; (2) Interaksi anatara komponen sistem manajemen; (3) Standar sistem manajemen keamanan pangan, prosedur berlaku atau dokumen sistem manajemen lainnya yang digunakan sebagai kriteria audit; (4) Kemampuan untuk mengenali perbedaan antara dan prioritas dokumen acuan; (5) Kemampuan untuk mengaplikasikan dokumen acuan pada situasi audit yang berbeda; (6) Sistem dan teknologi informasi untuk otorisasi, keamanan, distribusi, dan pengendalian dokumen, data dan rekaman. c.Situasi organisasi untuk memungkinkan auditor

64

No. Perihal Hasil gap analisis memahami konteks operasi organisasi. Pengetahuan dan ketrampilan dalam area ini harus mencakup: (1) Ukuran, struktur, fungsi, dan hubungan organisasi; (2) Proses bisnis secara umum dan terminologi terkait; (3) Kebiasaan sosial budaya auditi. d.Hukum, regulasi, dan persyaratan lain yang berlaku yang relevan dengan disiplin untuk memungkinkan auditor untuk bekerja dengannya dan menyadari persyaratan yang digunakan organisasi diaudit. Pengetahuan dan ketrampilan pada area ini harus mencakup: (1) Kode, hukum, dan regulasi lokal, regional, dan nasional; (2) Kontrak dan perjanjian; (3) Traktat dan konvensi internasional; (4) Persyaratan lain dimana organisasi terdaftar

4 Tenaga Ahli (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.5 ISO 22003:2007)

1. Pendidikan: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli memiliki pengetahuan berkorespondensi pendidikan post secondary dalam industri rantai pangan yang akan diaudit, dalam proses yang akan diaudit dan dalam bahaya keamanan pangan berlaku bagi sektor 2. Pengalaman kerja: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli memiliki pengalaman kerja pada area teknis mereka 3. Kompetensi: Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tenaga ahli menunjukkan kemampuan untuk menyediakan keahlian pada area teknis mereka

5 Pemilihan Tim Audit (klausul 7.2 ISO17021:2006 dan klausul 7.2.6 ISO 22003:2007)

Lembaga sertifikasi memastikan bahwa tim audit sistem manajemen keamanan pangan memiliki kompetensi dalam menerapkan persyaratan dasar dan HACCP dalam sektor yang diaudit, dalam proses yang diaudit, dan dalam bahaya keamanan pangan yang berlaku bagi sektor.

Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Persyaratan

personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi ini yang belum diatur dalam

Pedoman BSN 1001 adalah bahwa belum ditetapkan persyaratan terhadap

Personel yang melaksanakan kontrak review dan Personel yang memberikan

sertifikasi.

65

Persyaratan kualifikasi auditor pada ISO 17021 persyaratan yang

ditetapkan menjadi lebih tinggi dan lebih sulit, seperti Persyaratan kualifikasi

auditor pada Pedoman BSN 1001 harus memenuhi Pedoman BSN 1003:1999

Kriteria Auditor Sertifikasi dimana pengalaman kerja yang ditetapkan untuk

seorang auditor lulusan S1/S2/S3 di bidang kimia, biologi, farmasi, pangan, atau

pertanian cukup dengan memiliki pengalaman kerja 1 tahun di bidang keamanan

pangan, sedangkan dalam ISO 17021 seorang auditor harus memiliki minimal 5

tahun penuh pengalaman kerja dalam industri terkait rantai pangan termasuk

minimal 2 tahun bekerja dalam jaminan mutu (QA) atau dapat dikurangi 1 tahun

jika memiliki pendidikan post secondary sesuai. Untuk pengalaman asesmen

seorang auditor yang ditetapkan oleh Pedoman BSN 1003 adalah telah melakukan

2 kali audit kecukupan dan melakukan 5 kali asesmen berdasarkan SNI 01 4852

1998, sedangkan pada ISO 17021 dalam 3 tahun auditor melakukan paling sedikit

12 hari audit SMKP di paling sedikit 4 organisasi di bawah pimpinan auditor yang

berkualifikasi. Kriteria lainnya adalah pelatihan, jika pada Pedoman BSN 1003

bahwa persyaratan auditor cukup dengan lulus pelatihan auditor sertifikasi

sedangkan pada ISO 17021 lulus pelatihan prinsip HACCP, prinsip manajemen

keamanan pangan mencakup PPD, teknik audit berdasar ISO 19011, standar

terkait SMKP.

Seleksi tenaga ahli teknis yang digunakan dalam kegiatan sertifikasi

merupakan point yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 sedangkan pada

ISO 17021 telah ditetapkan bahwa Lembaga sertifikasi harus menetapkan proses

seleksi, pelatihan, kewenangan auditor dan seleksi tenaga ahli teknis yang

digunakan dalam kegiatan sertifikasi termasuk observasi pada audit lapangan

untuk evaluasi awal kompetensi personel tersebut.

A.5. Informasi yang dapat diakses publik

Informasi yang dapat diakses publik diatur dalam klausul 8.1 dari ISO

17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai kewajiban adanya

informasi yang dapat diakses publik belum diatur di dalam persyaratan Pedoman

BSN 1001:1999.

66

Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Informasi yang dapat diakses

publik dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 7. Hasil gap analisis klausul Informasi yang dapat diakses publik dari ISO

17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999

No Perihal Hasil gap analisis

1 Informasi-informasi

yang wajib dapat

diakses publik

(klausul 8.1.1 s.d 8.1.4 ISO 17021:2006)

Informasi tentang proses audit, proses sertifikasi,

tipe sistem manajemen dan wilayah geografi,

informasi tentang pemberian, penundaan, atau

pencabutan sertifikasi, dan

lembaga sertifikasi harus menyediakan cara

untuk mengkonfirmasi validitas suatu sertifikasi.

Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Informasi yang

dapat diakses publik ini yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah

bahwa informasi-informasi tentang proses audit, proses sertifikasi, pemberian,

penundaan dan pencabutan sertifikasi sebenarnya telah diatur dalam Pedoman

BSN 1001 hanya tidak wajib atau belum ditetapkan bahwa informasi-informasi

tersebut harus dapat diakses pula oleh publik, karena sebelumnya tidak wajib

maka lembaga sertifikasi sebagian besar tidak menginformasikan mengenai proses

sertifikasi, pemberian, penundaan dan pencabutan sertifikasi atas pertimbangan

bisnis.

A.6. Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya

Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya diatur dalam

klausul 8.6 dari ISO 17021:2006 maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan

mengenai pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya belum

diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999.

Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Pertukaran informasi

antara lembaga sertifikasi dan kliennya dapat dilihat pada Tabel 8.

67

Tabel 8. Hasil gap analisis klausul Pertukaran informasi antara lembaga

sertifikasi dan kliennya dari ISO 17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman

BSN 1001:1999

No Perihal Hasil gap analisis 1 Informasi kegiatan dan

persyaratan sertifikasi (klausul 8.6.1 ISO 17021:2006)

Uraian rinci kegiatan dan proses sertifikasi, persyaratan dan biaya, mensyaratkan klien untuk memenuhi, mengatur untuk audit, dan mengizinkan observer, dan persyaratan lembaga sertifikasi berkenaan dengan acuan sertifikasi dan tanda.

2 Pemberitahuan perubahan lembaga sertifikasi (klausul 8.6.2 ISO17021:2006)

Lembaga sertifikasi harus memberitahukan klien setiap perubahan persyaratan, dan memverifikasi bahwa setiap klien tersertifikasi sesuai dengan persyaratan yang baru

3 Pemberitahuan perubahan oleh klien (klausul 8.6.3 ISO17021:2006)

Lembaga sertifikasi harus memiliki pengaturan secara legal untuk menjamin klien menginformasikan lembaga sertifikasi mengenai perubahan yang berkaitan dengan: legal, komersial, status organisasi atau kepemilikan, organisasi atau manajemen, alamat penghubung ,ruang lingkup sertifikasi, dan perubahan utama terhadap sistem manajemen dan proses

Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Pertukaran

informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya yang belum diatur dalam

Pedoman BSN 1001 adalah bahwa informasi tentang persyaratan sertifikasi,

pemberitahuan perubahan lembaga sertifikasi dan pemberitahuan perubahan oleh

klien tentunya sudah dimiliki oleh suatu lembaga sertifikasi dan yang belum

diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah mengenai kewajiban adanya pertukaran

informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya, jadi lembaga sertifikasi wajib

memberitahukan hal-hal apapun yang merupakan informasi yang terkait dengan

sertifikasi secara transparan.

68

A.7. Audit dan Sertifikasi Awal

Audit dan sertifikasi awal diatur dalam klausul 9.2 dari ISO 17021:2006

maupun ISO 22003:2007. Tetapi aturan mengenai audit dan sertifikasi awal

belum diatur di dalam persyaratan Pedoman BSN 1001:1999.

Adapun hasil gap analisis yang mengatur mengenai Audit dan Sertifikasi

Awal dapat dilihat pada Tabel 9.

Tabel 9. Hasil gap analisis klausul Audit dan Sertifikasi Awal dari ISO

17021:2006 yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001:1999

No Perihal Hasil gap analisis 1 Permohonan

(klausul 9.2.1 ISO17021:2006 )

Lembaga sertifikasi harus mensyaratkan pemohon untuk memberikan informasi untuk menetapkan hal berikut: (1) Ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan; (2) Nama, alamat, tapak, aspek signifikan, kewajiban hukum; (3) Informasi yang sesuai dengan bidang sertifikasi, sumber daya, hubungan dengan organisasi yang lebih besar; (4) Informasi yang berkaitan dengan proses yang disubkontrakkan; (5) Standar atau persyaratan sertifikasi; (6) Penggunaan konsultasi terkait dengan sistem manajemen

2 Tinjauan permohonan (klausul 9.2.2 ISO17021:2006 )

1. Lembaga sertifikasi meninjau permohonan untuk menjamin: (1) Informasi yang cukup untuk suatu audit; (2) Persyaratan yang ditetapkan kepada pemohon; (3) Setiap perbedaan diselesaikan; (4) Lembaga sertifikasi mempunyai kompetensi dan kemampuan untuk memberikan sertifikasi; (5) Ruang lingkup, lokasi, waktu audit, bahasa, ancaman keamanan atau ketidakberpihakan yng dipertimbangkan; (6) Rekaman justifikasi unuk menerima klien dipelihara 2. Berdasarkan kajian permohonan, lembaga sertifikasi menetapkan kompetensi yang dibutuhkan tim audit dan keputusan sertifikasi 3. Penunjukkan tim audit secara keseluruhan

69

No Perihal Hasil gap analisis memiliki kompetensi yang dibutuhkan 4. Penunjukkan personil yang mengambil keputusan sertifikasi memiliki kompetensi yang dibutuhkan

3 Audit sertifikasi awal harus dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu tahap 1 dan tahap 2 (klausul 9.2.3 ISO17021:2006 )

1. Audit tahap 1 1.1. Audit tahap 1 harus dilaksanakan untuk: (1) Audit dokumentasi sistem manajemen; (2) Evaluasi tapak dan personel untuk menetapkan kesiapan audit tahap 2; (3) Mengkaji pengertian klien dan mengidentifikai kinerja kunci atau aspek yang signifikan berkaitan dengan lingkup dan operasi sistem manajemen; (4) Mengumpulkan informasi yang penting berkaitan dengan ruang lingkup dan persyaratan perundang-undangan yang terkait dengan operasi klien; (5) Meninjau alokasi sumberdaya dan persetujuan klien atas rincian audit tahap 2; (6) Memberi fokus dalam perencanaan audit tahap 2 dengan pemahaman yang cukup mengenai sistem manajemen klien, operasi tapak dan aspek yang signifikan; (7) Mengevaluasi apakah audit internal dan tinjauan manajemen dilaksanakan dan bahwa level implementasi substansi sistem manajemen menunjukkan bahwa klien siap untuk audit tahap 2 1.2. Audit tahap 1 harus didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada klien, termasuk identifikasi setiap area of concern 1.3. Dalam penyusunan audit tahap 2, harus diberikan pertimbangan terhadap waktu yang diperlukan klien untuk menyelesaikan area of concern yang teridentifikasi dalam audit tahap 1 2. Audit tahap 2 Tujuannya adalah untuk mengevaluasi penerapan, trmasuk efektifitas sistem manajemen klien. Audit tahap 2 harus dilakukan di tapak (site). Audit tahap 2 harus mencakup: (1) Bukti

70

No Perihal Hasil gap analisis kesesuaian terhadap seluruh persyaratan; (2) Kinerja terhadap sasaran dan target; (3) Kinerja berkaitan dengan kesesuaian dengan peraturan hukum; (4) Pengendalian operasional dari proses; (5) Audit internal dan tinjauan manajemen; (6) Tanggung jawab manajemen atas kebijakan klien; (7) Hubungan antara persyaratan, kebijakan, sasaran dan target kinerja konsisten dengan harapan standar, persyaratan hukum, tanggungjawab, kompetensi personel, operasi, data kinerja, dan kesimpulan audit internal.

4 Kesimpulan audit sertifikasi awal (klausul 9.2.4 ISO17021:2006 )

Tim audit harus menganalisis seluruh informasi dan bukti audit dari audit tahap 1 dan tahap 2 untuk menyetujui kesimpulan audit

5 Informasi pemberian sertifikasi awal (klausul 9.2.5 ISO17021:2006 )

1. Informasi yang diberikan oleh tim audit untuk keperluan keputusan sertifikasi harus mencakup laporan audit (tahap 1 dan tahap 2) yang berisi: (1) Komentar tentang ketidaksesuaian, koreksi, dan tindakan korektif; (2) Konfirmasi tentang informasi yang digunakan dalam tinjauan permohonan seperti jumlah pegawai untuk menetapkan durasi audit dan penggunaan konsultan; (3) Rekomendasi tim audit untuk atau diberikan sertifikasi atau tidak 2. Lembaga sertifikasi harus membuat keputusan sertifikasi berdasarkan temuan audit dan kesimpulan serta informasi relevan lainnya.

Berdasarkan hasil gap analisis diatas maka untuk klausul Audit dan

Sertifikasi Awal yang belum diatur dalam Pedoman BSN 1001 adalah bahwa

sistem audit dan sertifikasi awal tidak ditetapkan dengan menggunakan pola audit

tahap 1 dan audit tahap 2 tetapi dengan pola audit kecukupan yaitu melakukan

audit terhadap dokumen mutu suatu organisasi yang dibandingkan dengan

71

persyaratan yang telah ditetapkan atau yang akan diimplementasikan serta audit

lapang.

B. PENYESUAIAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN BERDASARKAN ISO/IEC 17021:2006 dan ISO/TS 22003:2007

Setelah gap analisis selesai dibuat maka dapat dilihat adanya beberapa

ketentuan yang sebelumnya tidak diatur dalam persyaratan lembaga sertifikasi

sistem HACCP yaitu Pedoman BSN 1001-1999 tetapi merupakan suatu

persyaratan yang ditentukan di dalam klausul-klausul ISO 17021:2006, karena itu

diperlukan penyesuaian implementasi sistem manajemen lembaga sertifikasi

untuk dapat memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

Penyesuaian implementasi sistem manajemen lembaga sertifikasi dengan

memperbaiki dokumen manual mutu guna memenuhi persyaratan ISO

17021:2006.

Di dalam manual mutu lembaga sertifikasi sistem HACCP yang akan

mengimplementasi ISO 17021:2006 agar memenuhi persyaratan akreditasi

lembaga sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan ada beberapa

kekurangan yang perlu ditambahkan dan diperbaiki.

Adapun beberapa perubahan pada manual mutu agar dapat sesuai dengan

persyaratan ISO 17021:2006 adalah sebagai berikut:

B.1. Manajemen ketidakberpihakan

B.1.1. Komitmen manajemen puncak

Untuk menjamin bahwa dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen,

lembaga sertifikasi memiliki komitmen terhadap ketidakberpihakan yang sesuai

dengan ketentuan ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007, maka manajemen

puncak lembaga sertifikasi menyatakan komitmennya terhadap ketidakberpihakan

yang tercantum dalam kebijakan mutu yang dapat diakses publik, seperti website

lembaga sertifikasi.

B.1.2. Analisa ketidakberpihakan

Komitmen manajemen puncak terhadap prinsip ketidakberpihakan dalam

melaksanakan kegiatan sertifikasi sistem manajemen, mengelola konflik

72

kepentingan, dan menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi sistem manajemen,

maka manajemen puncak membuat suatu prosedur manajemen ketidakberpihakan

yang meliputi tanggungjawab dan kegiatan manajemen puncak dalam menetapkan

prinsip ketidakberpihakan dengan mengidentifikasi, menganalisis, dan

mendokumentasikan kemungkinan konflik kepentingan yang timbul dari

penyediaan jasa sertifikasi termasuk setiap konflik yang timbul dari hubungan

kerjanya.

B.1.3. Hubungan yang menunjukkan ancaman ketidakberpihakan

Agar dapat menjamin bila ada hubungan yang menunjukkan ancaman

ketidakberpihakan maka di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan

dideskripsikan pula bahwa lembaga sertifikasi mengidentifikasi dan menganalisa

sumber-sumber yang berpotensi yang mengancam ketidakberpihakan, seperti

konflik yang timbul dari hubungan kerja yang dapat menciptakan ancaman

terhadap ketidakberpihakan yang didasarkan pada: kepemilikan, orang yang

menentukan, manajemen, personel, sumberdaya bersama dan keuangan, sehingga

bila ada suatu hubungan menunjukkan ancaman ketidakberpihakan tidak dapat

dihilangkan atau dikurangi,maka lembaga sertifikasi harus dapat memutuskan

bahwa sertifikasi tidak dapat diberikan kepada calon klien tersebut.

B.1.4. Lembaga sertifikasi tidak boleh mensertifikasi lembaga sertifikasi lainnya.

Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen

ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak mensertifikasi lembaga

sertifikasi lain untuk kegiatan sertifikasi sistem manajemennya.

B.1.5. Lembaga sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak

boleh menawarkan konsultasi. Adanya pernyataan yang jelas di dalam prosedur

manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak menyediakan jasa

konsultan sistem manajemen kepada klien yang disertifikasi.

B.1.6. Lembaga sertifikasi dan setiap bagian dari badan hukum yang sama tidak

boleh memberikan audit internal kepada klien yang disertifikasi. Adanya

pernyataan yang jelas di dalam prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa

lembaga sertifikasi tidak menawarkan atau menyediakan jasa audit internal

kepada klien yang disertifikasi.

73

B.1.7. Lembaga sertifikasi tidak boleh meng-outsource audit kepada suatu

organisasi konsultan sistem manajemen. Adanya pernyataan yang jelas di dalam

prosedur manajemen ketidakberpihakan bahwa lembaga sertifikasi tidak

menyediakan jasa audit kepada organisasi konsultan sistem manajemen.

B.1.8. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen.

Lembaga sertifikasi mensyaratkan personel, baik internal maupun eksternal untuk

mengungkapkan seluruh kegiatan, pengalaman, atau keterlibatan dalam organisasi

dalam dokumen curriculum vitae untuk mengidentifikasi ancaman terhadap

ketidakberpihakan.

B.2. Pertanggunggugatan dan keuangan

Memastikan keuangan lembaga sertifikasi selalu dalam kondisi stabil dan

menjamin bahwa sejak awal dan selama berlangsungnya kegiatan sertifikasi tidak

ada tekanan komersial, keuangan atau tekanan lainnya yang mengkompromikan

ketidakberpihakan maka personel yang bertanggungjawab terhadap keuangan di

lembaga sertifikasi, mengatur input dan output perusahaan lembaga sertifikasi

dalam rangka mengevaluasi resiko yang timbul dari kegiatan sertifikasi. Untuk

menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari aktifitas operasionalnya,

diupayakan dengan adanya dana cadangan atau asuransi untuk mengantisipasi hal

tersebut.

Lembaga sertifikasi membuat prosedur pertanggunggugatan dan keuangan

yang bertujuan untuk menjelaskan proses melakukan pertanggunggugatan serta

memberi informasi bahwa lembaga sertifikasi memiliki pengaturan yang cukup

untuk menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari operasinya dalam setiap

bidang kegiatam dan wilayah geografi dimana lembaga sertifikasi beroperasi.

Prosedur pertanggunggugatan dan keuangan dideskripsikan sebagai berikut:

1. Pertanggunggugatan diberikan oleh lembaga sertifikasi apabila terjadi hal-hal

berikut: (1) Terjadi penyimpangan-penyimpangan prosedur yang dilakukan oleh

tim auditor lembaga sertifikasi selama proses audit sertifikasi sistem manajemen;

(2) Tim auditor melakukan justifikasi ketidaksesuaian tidak berdasarkan bukti

yang ada; (3) Tim auditor melakukan tindakan yang menyimpang

74

2. Pertanggunggugatan dilakukan apabila lembaga sertifikasi tidak melakukan

kewajibannya sesuai yang tercantum dalam syarat dan aturan sertifikasi sistem

manajemen dari Komite Akreditasi Nasional

3. Klien mengajukan permohonan pertanggunggugatan ke lembaga sertifikasi

melalui surat tertulis yang dikirim kepada lembaga sertifikasi

4. Manajemen puncak lembaga sertifikasi dan klien melakukan musyawarah

untuk mencapai mufakat, apabila tercapai kata mufakat maka kedua belah pihak

baik lembaga sertifikasi maupun klien berkewajiban menyelesaikan hal-hal yang

terdapat dalam kesepakatan tersebut. Namun apabila tidak tercapai kata mufakat,

maka lembaga sertifikasi dan klien dapat menyelesaikannya melalui pengadilan

negeri di wilayah geografis lembaga sertifikasi atau yang sudah disepakati oleh

kedua belah pihak pada saat penandatanganan kontrak kerja.

B.3. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan

Menjamin ketidakberpihakan lembaga sertifikasi membentuk suatu

Komite Pengamanan Ketidakberpihakan (KPK) yang juga termasuk di dalam

struktur organisasi lembaga sertifikasi.

Pembentukan Komite Pengamanan Ketidakberpihakan:

1. Tujuan pembentukan komite ketidakberpihakan: (1) Membantu pengembangan

kebijakan yang berkaitan dengan ketidakberpihakan kegiatan sertifikasi

lembaga sertifikasi; (2) Melakukan aksi balik terhadap setiap kecenderungan

pada bagian lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan

komersial atau pertimbangan lainnya yang mencegah konsistensi ketentuan

objektivitas kegiatan sertifikasi; (3) Memberikan saran pada hal-hal yang

mempengaruhi kepercayaan serifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi

publik.

2. Lembaga sertifikasi menentukan komposisi personel yang menjadi komite

pengamanan ketidakberpihakan, untuk menjamin keterwakilan pihak yang

berkepentingan secara seimbang sehingga tidak ada kepentingan tunggal yang

mendominasi, maka komite pengamanan ketidakberpihakan dibentuk dengan

komposisi sebagai berikut: (1) Personel perwakilan dari lembaga layanan

pemerintah, misalnya institusi pendidikan pemerintah; (2) Personel perwakilan

dari lembaga swadaya masyarakat atau lembaga konsumen, misalnya yayasan

75

lembaga konsumen indonesia; (3) Personel perwakilan lembaga pemerintah,

misalnya Departemen Pertanian, Departemen Perindustrian, atau Badan

Pengawas Obat dan Makanan; (4) Personel perwakilan industri yang

menggunakan jasa sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan, misalnya

industri pabrik makanan atau minuman, restaurant atau catering

3. Lembaga sertifikasi menentukan persyaratan kompetensi personel yang

menjadi komite pengamanan ketidakberpihakan, untuk menjamin

keterwakilan pihak yang berkepentingan secara kompeten dapat menjalankan

fungsinya, maka komite pengamanan ketidakberpihakan dibentuk dengan

persyaratan kompetensi sebagai berikut: (1) Merupakan personel perwakilan

dari lembaga atau institusi yang telah ditetapkan lembaga sertifikasi; (2)

Memiliki pengetahuan dan pengalaman terhadap sistem manajemen keamanan

pangan; (3) Tidak memiliki catatan cacat hukum; (4) Tidak ada hubungan

secara personel terhadap personel di lembaga sertifikasi

4. Lembaga sertifikasi menentukan personel baik secara komposisi maupun sesuai

persyaratan kompetensi komite pengamanan ketidakberpihakan, maka lembaga

sertifikasi membentuk komite pengamanan ketidakberpihakan yang disahkan

dengan suatu Surat Keputusan (SK) dari manajemen puncak.

5. Lembaga sertifikasi dan personel yang sudah ditentukan sebagai komite

pengamanan ketidakberpihakan masing-masing pihak menandatangani kontrak

kerjasama dimana masing-masing pihak sepakat mengikatkan diri satu sama

lain dengan ketentuan sebagai berikut:

5.1. Pihak selaku komite pengamanan ketidakberpihakan mempunyai

kewajiban sebagai berikut: (1) Membantu pengembangan kebijakan yang

berkaitan dengan ketidakberpihakan kegiatan sertifikasi lembaga sertifikasi; (2)

Melakukan aksi balik terhadap setiap kecenderungan pada bagian di pihak

lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan komersial atau

pertimbangan lainnya yang mencegah konsistensi ketentuan objektivitas

kegiatan sertifikasi; (3) Memberikan saran pada hal-hal yang mempengaruhi

kepercayaan sertifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik; (4)

Melakukan kajian, minimal satu tahun sekali, mengenai ketidakberpihakan

dalam proses audit, sertifikasi dan pengambilan keputusan pihak lembaga

76

sertifikasi; (5) Menjaga kerahasiaan komite pengamanan ketidakberpihakan

baik secara teknis maupun ekonomis dan menjaga kerahasiaan data klien

lembaga sertifikasi baik identitas, data teknis maupun ekonomis dari pihak lain

yang tidak terkait.

Hak dari komite pengamanan ketidakberpihakan jika manajemen puncak

lembaga sertifikasi tidak menghormati saran dari komite pengamanan

ketidakberpihakan, pihak komite pengamanan ketidakberpihakan berhak

melakukan tindakan independen, seperti menginformasikan kepada pihak yang

berwenang atau badan akreditasi. Tetapi dalam melakukan tindakan

independen tersebut, komite pengamanan ketidakberpihakan harus

menghormati persyaratan kerahasiaan yang berkaitan dengan klien dari

lembaga sertifikasi.

5.2. Lembaga sertifikasi selaku pemberi tugas mempunyai kewajiban sebagai

berikut: (1) Harus memiliki komitmen terhap ketidakberpihakan dalam

kegiatan sertifikasi sistem manajemen; (2) Harus mengidentifikasi,

menganalisis, dan mendokumentasikan kemungkinan konflik yang timbul dari

hubungan kerjanya; (3) Menyediakan akses terhadap seluruh informasi yang

diperlukan agar pihak komite pengamanan ketidakberpihakan mampu

memenuhi fungsinya.

Hak dari Lembaga sertifikasi selaku pemberi tugas yaitu jika pihak komite

pengamanan ketidakberpihakan tidak memenuhi kewajibannya diatas, maka

pihak lembaga sertifikasi dapat mengganti atau menghentikan kerjasama

dengan atas nama pihak lembaga sertifikasi.

B.4. Personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi

Kegiatan operasional jasa sertifikasi dilaksanakan oleh personel yang

terlibat dalam kegiatan sertifikasi yang meliputi: (1) Personel yang melaksanakan

tinjauan kontrak adalah personel yang menilai kemampuan dari tim auditor yang

dimiliki dengan pekerjaan yang akan dilakukan, misalnya ruang lingkup yang

diajukan oleh industri pangan memang sudah masuh dalam ruang lingkup

akreditasi dan auditor memiliki kualifikasi yang cukup untuk melakukan audit

terhadap ruang lingkup tersebut; (2) Personel yang memberikan sertifikasi; (3)

Lead Auditor dan Auditor; (4) Tenaga ahli teknis

77

Untuk menjamin personel yang terlibat dalam kegiatan sertifikasi

memenuhi kompetensi dan prinsip sertifikasi yang ditetapkan dan sesuai

persyaratan maka divisi penyediaan sumber daya manusia menetapkan dan

mengimplementasikan prosedur yang menjadi acuan dalam melaksanakan proses

rekruitmen personel, evaluasi kompetensi serta pelaksanaan training dalam rangka

peningkatan kompetensi personel yang terlibat dalam proses sertifikasi.

Prosedur yang menjadi acuan dalam melaksanakan (1) proses rekruitmen

personel; (2) evaluasi kompetensi personel; (3) pelaksanaan training yang telah

ditetapkan bertujuan untuk memastikan karyawan yang diterima memiliki

pengetahuan yang sesuai dengan tipe sistem manajemen dan kompetensi yang

diperlukan untuk setiap bidang teknis dan untuk setiap fungsi dalam organisasi,

dan untuk memastikan kinerja karyawan dievaluasi secara objektif dan periodik

sehingga dapat ditetapkan dan dilakukan langkah-langkah perbaikan,

pengembangan, dan pelatihan yang tepat.

Berikut penjelasan masing-masing prosedur tersebut:

1.Proses rekruitmen personel

Proses seleksi yang dilakukan oleh divisi penyediaan sumber daya

manusia terdiri dari: (1) Mengevaluasi permohonan karyawan baru atau auditor/

tenaga ahli kontrak atau outsource; (2) Untuk auditor/ tenaga ahli kontrak/ out

source dilakukan seleksi curriculum vitae yang kemudian disetujui dan dilakukan

kontrak. Kontrak juga diberlakukan untuk komite teknis maupun komite

pengamanan ketidakberpihakan; (3) Melakukan proses identifikasi dan klarifikasi

spesifikasi yang dibutuhkan serta mendiskusikan proses rekruitment yang akan

ditempuh; (4) Melakukan proses pencarian kandidat melalui data base yang ada,

iklan, dan atau media lain; (5) Menyeleksi curriculum vitae sesuai dengan

kualifikasi; (6) Memohon kehadiran kandidat untuk wawancara dan psikotest; (7)

Melakukan diskusi dengan penanggungjawab divisi sehubungan dengan hasil

tahapan rekruitmen yang telah dilakukan; (8) Mengevaluasi kandidat, melakukan

negosiasi dan menetapkan lokasi kerja kepada calon karyawan; (9) Membuat

perjanjian kerja

Penilaian kompetensi awal karyawan dilakukan dengan cara: (1)

Karyawan baru menjadi auditor observer sebelum dapat melaksanakan tugas dan

78

tanggungjawabnya sebagai auditor; (2) Karyawan baru yang merupakan calon

auditor dievaluasi kompetensinya yang mencakup peragaan atribut personel dan

kemampuannya dalam menerapkan pengetahuan dan ketrampilan yang

dibutuhkan selama audit; (3) Karyawan baru dievaluasi kompetensinya selama

masa percobaan yaitu 3 bulan terhitung dari hari pertama masuk bergabung

dengan lembaga sertifikasi

2. Evaluasi kompetensi terdiri dari: (1) Menetapkan kompetensi karyawan yang

dibutuhkan untuk melaksanakan fungsinya masing-masing dan menetapkan

kewajiban, tanggung jawab dan kewenangan untuk setiap personel; (2)

Mengevaluasi kinerja karyawan (auditor dan manajemen) setahun sekali. Evaluasi

kinerja seluruh personil yang terlibat juga didasarkan pada frekuensi penugasan

dan tingkat resiko kegiatan; (3) Mendiskusikan hasil penilaian beserta kompensasi

dan reward/punishment ; (4) Mendiskusikan langkah perbaikan atau

pengembangan yang akan dilakukan. Perbaikan atau pengembangan dapat

dilakukan melalui training atau promosi jabatan.

3. Melakukan analisa kebutuhan training spesifik yang terkait dengan keamanan

pangan ataupun teknologi pangan berdasarkan evaluasi kompetensi terhadap

masing-masing karyawan untuk menjamin karyawan kompeten untuk

melaksanakan fungsinya, merencanakan dan mengkoordinir pelaksanaan training

orientasi karyawan baru serta menyusun rencana dan program training tahunan.

B.5. Informasi yang dapat diakses publik

Untuk memastikan informasi yang tersedia dan dapat diakses oleh klien atau

pangsa pasar sesuai persyaratan ISO 17021:2006 dan ISO 22003:2007 maka akses

publik dibuat melalui website lembaga sertifikasi terhadap informasi yang

menjelaskan proses sertifikasi, tipe sistem manajemen dan wilayah geografi

tempat lembaga sertifikasi beroperasi.Informasi mengenai sertifikat sistem

manajemen keamanan pangan suatu badan usaha yang telah diberikan, dicabut,

atau dibekukan dimutakhirkan melalui website lembaga sertifikasi.

79

B.6. Pertukaran informasi antara Lembaga sertifikasi dan kliennya

Lembaga sertifikasi memberikan informasi mengenai kegiatan sertifikasi,

persyaratan normatif, informasi biaya sertifikasi dan kelanjutannya dalam bentuk

proposal sertifikasi serta acuan sertifikasi mengenai hak dan kewajiban lembaga

sertifikasi dan klien.

Syarat dan aturan sertifikasi:

1. Umum

1.1 Untuk maksud sertifikasi, Lembaga sertifikasi merupakan lembaga yang

independen, memiliki kompetensi dan kepercayaan yang diperlukan

untuk menilai sistem manajemen keamanan pangan serta

mengikutsertakan pihak yang berkepentingan secara seimbang dalam

proses sertifikasi tanpa adanya dominasi kepentingan.

1.2 Pemberian, pemeliharaan dan perpanjangan sertifikasi hanya akan

diberikan untuk batas waktu yang : (1) memiliki status hukum; (2)

memenuhi standar SNI 01 4852 1998, CAC/RCP1 1969, Rev4,2003, ISO

22004 dan ISO 22005; (3) membayar biaya yang berkaitan dengan

sertifikasi kepada Lembaga sertifikasi.

1.3 Lembaga sertifikasi menetapkan prosedur sertifikasi, yaitu persyaratan

pemberian, pemeliharaan, perluasan, pengurangan, penundaan, dan

pencabutan sertifikasi. Jika diperlukan, Lembaga sertifikasi merubah,

menambahkan atau menghapuskan tiap bagian dari peraturan dengan

memberitahukan perubahan yang terjadi kepada badan usaha yang telah

disertifikasi dan memberi waktu yang memadai untuk melakukan

penyesuaian seperlunya terhadap perubahan dokumentasi sistem agar

sesuai dengan perubahan persyaratan dan peraturan-peraturan yang baru.

Badan usaha yang telah disertifikasi harus memberitahukan kepada

Lembaga sertifikasi jika penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya.

1.4 Lembaga sertifikasi menerbitkan publikasi tentang prosedur permohonan

dan proses sertifikasi badan usaha.

80

1.4.1 Berkas permohonan sertifikasi berlaku 2 tahun sejak tanggal

permohonan dan tidak berlaku lagi pada tanggal terakhir dari

periode 2 tahun tersebut jika sertifikasi belum dapat diberikan.

1.4.2 Sertifikat Sistem manajemen keamanan pangan dari Lembaga

sertifikasi berlaku 3 tahun sejak tanggal diterbitkan dan dapat

diperpanjang setiap 3 tahun sesuai dengan persyaratan dan

peraturan. Sertifikat Sistem HACCP dari Lembaga sertifikasi tidak

boleh dialihkan.

1.4.3 Semua badan usaha yang telah disertifikasi akan dimuat dalam

“Direktori badan usaha yang telah disertifikasi oleh Lembaga

sertifikasi.”

1.5 Lembaga sertifikasi melaksanakan survailen terhadap badan usaha yang

telah disertifikasi minimum setahun sekali, disesuaikan dengan keadaan

klien dan jika diperlukan apabila adanya issue ataupun kasus yang terkait

dengan keamanan pangan Lembaga sertifikasi melakukan survailen yang

tidak terjadwal.

1.6 Pengurangan, penundaan, pencabutan sertifikasi dan banding :

1.6.1 Lembaga sertifikasi dapat menunda atau mencabut sertifikasi

mengurangi lingkup sertifikasi atau menilai kembali badan usaha,

jika ada : (1) perubahan personel inti tim sistem manajemen

keamanan pangan dari badan usaha; (2) pelanggaran persyaratan

dan peraturan sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan; (3)

kegagalan dalam membantu auditor Lembaga sertifikasi selama

melakukan tugas resminya.

1.6.2 Lembaga sertifikasi dapat mencabut sertifikasi jika suatu badan

usaha yang telah disertifikasi: (1) dimiliki perorangan dan pemilik

yang bersangkutan dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari

krediturnya; (2) merupakan suatu badan usaha yang dalam tahap

dilikuidasi.

1.6.3 Lembaga sertifikasi menetapkan periode penundaan dan selama

periode penundaan Lembaga sertifikasi dapat membatalkan

sertifikat sistem manajemen keamanan pangan jika badan usaha

81

yang telah disertifikasi ditemukan tidak mampu memenuhi

persyaratan.

1.6.4 Sebelum Lembaga sertifikasi menunda atau membatalkan sertifikat

sistem manajemen keamanan pangan, Lembaga sertifikasi

menerbitkan pemberitahuan dan alasan kepada badan usaha yang

bersangkutan dalam jangka waktu 14 hari sejak pemberitahuan

diterima dan sebelum tanggal penetapan.

1.6.5 Jika Lembaga sertifikasi menerima permohonan banding secara

tertulis, Lembaga sertifikasi mempertimbangkan penjelasan yang

telah diberitahukan oleh badan usaha. Jika Lembaga sertifikasi

tidak menerima permohonan banding secara tertulis atau Lembaga

sertifikasi menyimpulkan penjelasan yang diterima dari badan

usaha tidak memuaskan, setelah masa 14 hari, Lembaga sertifikasi

menunda dan mencabut sertifikat badan usaha dan

memberitahukan kepada badan usaha secara tertulis. Badan usaha

yang telah dicabut sertifikatnya harus mengembalikan sertifikat

kepada Lembaga sertifikasi.

1.6.6 Selama periode sertifikasi, jika badan usaha yang telah disertifikasi

tidak dapat memenuhi suatu persyaratan sertifikasi, tetapi menurut

Lembaga sertifikasi ketidakberhasilan tersebut bersifat sementara

dan tidak mengakibatkan pencabutan sertifikat, Lembaga

sertifikasi berhak membekukan sertifikat sebagian atau seluruh

ruang lingkup sertifikat.

1.7 Semua informasi yang diperoleh Lembaga sertifikasi dalam proses

pemberian, pemeliharaan dan perpanjangan sertifikasi akan diperlakukan

secara rahasia antara Lembaga sertifikasi dan badan usaha yang telah

disertifikasi. Informasi hanya diberikan kepada pihak lain yang

berkepentingan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku atau izin tertulis dari badan usaha. Semua personel Lembaga

sertifikasi dan pihak yang terkait harus mengetahui dan patuh terhadap

persyaratan kerahasiaan ini.

82

1.8 Hak dan Kewajiban Badan Usaha

Badan usaha mempunyai hak untuk : (1) Mengajukan naik banding,

keluhan dan penyelesaian perselisihan kepada Lembaga sertifikasi; (2)

Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan sertifikasi;

(3) Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup sertifikasi

yang diminta terkait dengan program yang spesifik dan tambahan

informasi yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi; (4) Mendapatkan

informasi nama anggota tim audit yang akan melaksanakan asesmen; (5)

Menggunakan logo sertifikasi system manajemen keamanan pangan

Lembaga sertifikasi sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan.

Kewajiban Badan Usaha antara lain: (1) Sertifikat Lembaga sertifikasi

tidak membebaskan atau mengurangi tanggung jawab badan usaha dalam

melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku; (2) Badan

usaha harus selalu memenuhi syarat dan aturan sertifikasi ini.

2. Penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi

Personel Lembaga sertifikasi memantau penggunaan logo sertifikasi

Lembaga sertifikasi pada iklan, katalog atau sejenisnya serta menerima

informasi atau masukan dari masyarakat berkaitan dengan pernyalahgunaan

logo sertifikasi Lembaga sertifikasi. Jika terbukti terjadi pelanggaran terhadap

penggunaan logo sertifikasi Lembaga sertifikasi, maka Lembaga sertifikasi

akan memberikan peringatan dan menginstruksikan badan usaha untuk

melakukan tindakan perbaikan. Jika dalam waktu 3 bulan, badan usaha tidak

dapat menyelesaikan tindakan perbaikan atau dengan sengaja terus

menggunakan secara salah logo sertifikasi Lembaga sertifikasi, maka sertifikasi

akan dibekukan atau dicabut. Jika pelanggaran bersifat pidana, kepada badan

usaha yang bersangkutan akan dikenakan sanksi hukum.

3. Sertifikat

Sertifikat Sistem Manajemen Keamanan Pangan mengikuti beberapa

kaidah berikut ini: (1) Berlaku untuk 3 (tiga) tahun; (2) Dapat dicabut bila

Lembaga sertifikasi menyimpulkan bahwa badan usaha telah gagal memenuhi

syarat dan aturan sertifikasi; (3) Dapat dikembalikan oleh badan usaha

83

berdasarkan atas pemberitahuan tertulis sebulan sebelumnya; (4) Harus

dikembalikan kepada Lembaga sertifikasi jika terjadi pencabutan atau

berakhirnya masa sertifikasi.

4. Keluhan perselisihan dan banding

Lembaga sertifikasi memperhatikan, mencatat, menindaklanjuti, dan

menyelesaikan semua keluhan dan perselisihan yang disampaikan secara

tertulis atas pengoperasian sistem manajemen keamanan pangan badan usaha

atau terhadap personel, panitia banding sekretariat, subkontraktor asesmen

badan usaha, auditor, dan personel lainnya yang ditugaskan oleh Lembaga

sertifikasi. Badan usaha mengajukan banding secara tertulis atas keputusan

yang ditetapkan oleh Lembaga sertifikasi. Setelah menerima permohonan

banding secara tertulis, Lembaga sertifikasi akan memanggil Komite Teknis

untuk membantu menyelesaikan masalah yang timbul. Lembaga sertifikasi

menyimpan rekaman semua banding, keluhan dan perselisihan dan tindakan

perbaikan yang berkaitan dengan sertifikasi. Setiap badan usaha yang telah

disertifikasi Lembaga sertifikasi harus menyediakan rekaman semua keluhan,

banding dan perselisihan serta tindak lanjutnya, jika diminta.

B.7. Audit dan sertifikasi awal

Proses sertifikasi merupakan kegiatan inti dari suatu lembaga sertifikasi.

Proses sertifikasi bertujuan untuk menjamin bahwa lembaga sertifikasi memberi

sertifikasi sistem manajemen secara kompeten, konsisten dan netral sehingga

memperoleh pengakuan atau akreditasi secara nasional maupun international dan

untuk menunjukkan bahwa sistem manajemen dari organisasi klien sesuai dengan

persyaratan yang ditentukan, mampu mencapai kebijakan dan sasaran yang

ditetapkan secara konsisten dan diimplementasikan secara efektif.

Agar proses audit dan sertifikasi awal dilaksanakan sesuai persyaratan ISO

17021:2006 maka: (1) Lembaga sertifikasi membuat prosedur dan pedoman

sertifikasi, melakukan kajian terhadap permohonan, membuat program audit,

menetapkan rencana dan waktu audit yang telah dikomunikasikan dan disetujui

klien, melalui proses seleksi untuk menunjukkan tim audit, menginformasikan tim

audit kepada klien dan menetapkan tugas tim audit; (2) Lembaga sertifikasi

menetapkan lead auditor dan auditor untuk melakukan audit tahap 1 dan tahap 2,

84

membuat laporan audit tahap 1 dan tahap 2, mengkomunikasikan temuan audit,

menentukan interval audit tahap 1 dan tahap 2 berdasarkan kesepakatan dengan

klien; (3) Lembaga sertifikasi memverifikasi kelengkapan dokumen audit dan

kesesuaian laporan audit tahap 1 dan tahap 2; (4) Dibentuk komite teknis sebagai

tim yang memberikan keputusan sertifikasi untuk menjamin komite yang

membuat keputusan sertifikasi berbeda dengan yang melakukan audit.