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Universidad de Ciencias Comercialesfacultad de Ingeniería e Informática
Tesina para optar al titulo de ingeniero en sistemasCurso de Graduación 2006
Sistema único de Inventario y Facturación
INVENTARY-FACT ONE
Autor: Marcelo Vallelys Martinuz Douglas.
Tutores:
Msc: fausto Quiñones Varela.Msc: Belkis Iglesias Asencio.Ing: Manuel Rojas.
Managua, Nicaragua 22 de noviembredeJ2006
UCC Sistema de Inventario y Facturación
Dedicatoria
Este trabajo esta dedicado en primer lugar a Dios que ha sido .el ser queme ha dado el aliento y la fuerza suficiente para poder terminar micarrera, asímismo le dedico este trabajo a mimama Rosalía aunque yano esta conmigo se que desde el cielo ella siempre me acompaña, aligual que a mi madre y mis hermanas que siempre han estadoayudándome en lo que ellas han podido. A doña Carmen Uriza que hasido como una madre durante todo este tiempo, a todos ellos graciaspor su comprensión y su cariño.
curso·de graduación 2006~ "-l~~';'
ucc Sistema de Inventario., Facturación
Agradecimiento
Agradezco de todo corazón a todas aquellas personas que siempre estuvieron
anuentes a ayudarme en los momentos mas difíciles a lo largo de mi carrera, a
los profesores que pusieron todo su empeño para brindarme una buena
educación en especial a la Ingeniera Belkislgle!)ias que siempre estuvo
accesible para ayudar a sus alumnos igual que al Ing. Fausto Quiñones que
nos enseño que todo en esta vida es posible si uno demuestra empeño y
dedicación.
También agradezco a familiares y amigos en especial a "Di abuelita Blanca
Elisa Castro y a mi tía Maria Martinuz que siempre me apoyaron desde el inicio
de mi carrera hasta el final. A todos ellos muchas gracias.
Curso de graduación 2006
UCC Sistema de Inventario y Facturación
Índice de contenido
Introducción........................................ 1Objetivos............................................................................... 2Generales ;' 2Específicos........................................................................... 2Antecedentes...................................................................... 3Justificación ; ;.... 4Marco metodológico...... 5Requisitos del sistema.................. 7Requerimientos de los usuarios........................................... 11Requerimientos de la empresa............................................ 12Funciopes de los usuarios......... ~~Planificación estratégica de la información .Planificación del proyecto ,........ 17Estudio de mercado................................................... 18Viabilidad técnica.... ~............................................................ 19Factibilidad económica : ,. 25Valor estimado del software. 26Viabilidad legal del proyecto................................................ 29Consolidado de costos del proyecto :.... 34Diseno de la red.................................................................. 35Casos de uso........... 38Modelado de los datos................ 54Modelado del proceso. 55Diccionario de datos............................................................. 56Conclusiones................................................. 57Recomendaciones............................................................... 58Anexos................................................................................. 59Bibliografía........................................................................... 80
curso de graduación 2006
UCC Sistema 4e InveAtado y Factutacl6D.
Introducción
Como parte del mejoramiento tecnológico en las empresas y de la necesidad
que tienen las mismas de automatizar sus procesos se ha elaborado un
análisis profundo con respecto a nuestro sistema. Debido a la necesidad de
sistematizar dichos procesos (facturación e inventario) para que· puedan ser
más útiles y más eficaces a la hora de hacer consultas y reportes.
Hemos visto como la informática se ha convertido en una herramienta
importante en todo el entorno de nuestras actividades por ello se requiere cada
dla de nuevas herramientas que ayuden a simplificar mas y mejor los procesos.
Con la implementación de nuestro sistema informático en et área de inventario
y facturación de Comercial Bendat'la; una empresa importadora de productos
varios (ropa, calzado, equipos ferreteros entre otros) se podrá llevar un mejor
control de facturación y un mejor control en lo que ha inventario se refiere ya
que ningún producto saldrá sin facturarse y sin ser dado de alta o de baja en el
inventario esto evitara fugas y/o perdidas de dinero y/o mercaderia.
curso de graduación 2006
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ucc SJatema de IaveGtario y Factu:raclOa
Objetivos
1. Generales.
-/ El sistema de facturación está enlazado a la base de datos
sustentando un inventario, para que, al momento degenerar una
venta este descargue automáticamente los productos de su
inventario actual, asl también facilitar las.actividades comerciales
de la empresa.
2. Especificos.
-/ El Sistema permite automatizar ycontrolar la gestión de ventas de
prendas de vestir y de otros productos varios..
-/ Controlar y automatizar la entrada y salida de prendas de vestir a
bodega, asf como también, la generación de reportes de ventas,
generación de facturas y actualización de datos.
-/ Que el sistema pueda implementarse y desarrollarse dentro de
una intranet para que los usuarios puedan tener acceso variado a
la información según las necesidades de cada usuario.
-/ Que el sistema genere ingresos a través del mismo control de
entrada y salida de productos reduciendo asf fugas y pérdidas
para la empresa.
cuno de graduaci6n 2006
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UCC Siatema 4e luveatado Y Fact1UaclÓll
Antecedentes
Con el desarrollo de la informática y las diferentes aplicaciones que la
conforman y la rápida aceptación que esta ha venido obteniendo durante estos
anos hemos visto como las diferentes empresas, negocios, instituciones, Han
tenido la necesidad de automatizar sus procesos para ser más competitivos en
el mercado a la hora de prestar sus servicios, esto con el objetivo de
expandir sus fronteras comerciales y brindarle al cliente un detalle de lo que
ofertan a través de sus catálogos de ventas.
Nuestro proyecto se basa en la elaboración de un sistema de inventario y
facturación. Este proyecto será implementado por Comercial Sendalia una
importante empresa distribuidora de accesorios de vestir entre otros productos
de la capital de nuestro pafs Managua que desde el ano 1999 se estableció en
esta zona. Actualmente esta conformado por sus propietarios Gilberto Sendana
y Blanca de Sendalia quienes dirigen personalmente el funcionamiento de
dicha empresa. Esta empresa se estableció con el propósito de obtener
ganancias de la venta de artrculos de vestir como ropa, zapatos, muebles entre
otros bien sea de contado o al crédito. Actualmente la empresa no cuenta con
un sistema automatizado que le permita llevar un control de su inventario y de
su facturación ya que estos procesos se hacen manualmente teniendo como
consecuencia perdidas económicas y un descontrol en los proceso ya antes
mencionados.
curso de eraduaeló.. 2006
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Justificación
Es importante mencionar que en· Comercial Bendana S.A. no existe ningún
sistema de control de ventas e inventario automatizado, siendo un elemento
fundamental para presentar esta propuesta, explicando la importancia de la
informática en el manejo diario de los procesos que ejecutamos en un negocio.
Como también el uso de sistemas automatizados que permitan que la
información se mantenga actualizada, segura y confiable.
Al explicar todo lo antes mencionado, a los encargados y duetlos de la
empresa y tomando en cuenta las ventajas que este proyecto podria brindarles
asi como la facUidad de manejo de dicho programa, este fue aprobada
inmediatamente por los duetlos de empresa ya que su interés principal es tener
mayor control dentro de su empresa.
Al realizar un sondeo de los datos que se necesitaran para la elaboración de
este sistema, se detectó que se pierden datos importantes en el momento de la
elaboración de los reportes, debido a la mala trascripción de un documento a
otro.
Una de las mayores razones que justifican este proyecto y la cual es uno de
nuestros principales objetivos, es incrementar los' ingresos de la empresa
mediante un control estricto de entrada y salida de mercaderia. Desde que la
empresa inicio operaciones ha venido trabajando con visión futurista. El
incremento de las ventas, y de la empresa propician la implementación de un
sistema de inventario y facturación.
curso de graduacl6D 2006
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UCC s..... de laveatado YFaotruadáll
Cabe señalar que la empresa no cuenta con equipos de computo por lo que
se recomendó la compra de computadoras para la instalación del sistema
así como de dispositivos para la implementación de la intranet.
Marco Metodológico
Cabe sef\alar que se necesitan muchas herramientas para la elaboración de
este sistema es por eso que se determinaron con mucho cuidado las
herramientas para la elaboración de este sistema.
Para la realización del sistema a desarrollar se tomo en cuenta la forma en que
trabaja la empresa y cada función de los usuarios que se encargan de dichos
procesos y las necesidades de cada uno de ellos, Identificando los procesos,
plasmándolos en casos de usos que luego serán parte de los objetos,
relaciones y clases de las áreas funcionales de la empresa.
Este análisis se llevo a cabo en tres estructuras diferentes:
1. arquitectura de los datos.
2. arquitectura de las aplicaciones.
3. infraestructura tecnológica.
cuno de graduaclÓD 2006
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ucc S~ de meataño ., FacturaclÓll
Como es un sistema que será puesto a prueba se le hizo la propuesta a la
empresa de diseñar la base de datos en Microsoft Access porque el costo de la
licencia es mucho mas barato. Esta base de datos estará en Access durante el
periodo de garantía del sistema que es de un año, posteriormente se
actualizara y se hará en Sal bajo la versión mas actualizada. Sal Server
brinda mucha mas seguridad que Access.
Se utilizará para diseñar las bases de datos una herramienta poderosa como
es el Sal Server para elaborar las diferentes tablas y para crear las relaciones
entre las mismas, estas tablas controlarán los datos correspondientes al
funcionamiento de dicho sistema y que garantice otorgar mejor servicio a su
clientela. Además que proporcionará mayor seguridad a la información que es
requerida por la empresa. Sal cuenta con dos categorfas distintas de
instrucciones:
1. el lenguai,e de definición de datos (DDl), este incluye un grupo de
instrucciones que nos permiten crear estructuras de las bases de datos
tales como tablas, campos, fndices, entre otros.
2. el lenguaje de manipulación de datos (DMl). Este se utiliza para
recuperar y actualizar los datos almacenados en una base de datos,
cuya estructura sea definida anteriormente.
curso cle graclaacl6. 2006
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UCC SIstema de !aventado "1 Faotaracl6a.
Requisitos del sistema
Microsoft SQl Server funciona en equipos con procesadores Intel o compatible
Pentium pro o Pentium 11. la velocidad mínima del procesador debe ser de 166
Mhz.
Memoria RAM
Disco duro
Procesador
se recomiendan 128 MB
80 MB como mínimo
2.5MB como mfnimo
los requisitos del disco duro para SQl varían en función de los componentes y
la opción de instalación seleccionados:
Componentes de BO
Análisis services
Desktop engine
English Query
C1USO 4e p4uaclóD. 2001!$
de 25 a 270 MB típica
50MB mínima, 130 MB típica
44MB
80MB
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UCC Sidema 4e IaveAtario ,. Fact1lJ'acl6n
SQl Server requiere un monitor con resolución VGA. las herramientas graficas
de Sal requieren un monitor con una resolución de pantalla excelente. SQl
Server requiere una unidad de CO-ROM.
El sistema operativo a utilizar en la máquina servidor es Windows 2003 Server,
esta decisión se tomó debido a la gran seguridad en los datos y además
pt;)rmite el uso de contrasefía, la cual impide el acceso ilegal de usuarios no
deseados.
la arquitectura del software a utilizar es la de cliente I servidor. En este sistema
el motor de la base de datos se encuentra en el servidor central, junto con el
almacén de datos, este puede dar servicio a varias aplicaciones.
El disefío del sistema lo realizaremos con el modelado del diseno de la
arquitectura de un diagrama principal que muestra todos los pasos que se
tomarán en cuenta para la automatización de nuestro "Sistema de Inventario y
Facturación (lnventary-Fact ONE)".
Nuestro sistema se implementará en la plataforma Windows Server 2003 y el
software a utilizar será el Visual Basic 6.0. el cual ha introducido nuevas
técnicas en el mundo de la programación en Internet y esto nos ayudara
porque uno de los propósitos que se quieren lograr a medida que el software
vaya siendo aceptado y asimilado en su totalidad por los usuarios es que
nuestro sistema este orientado a la Web.
cuno de graduacl6n 2006
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ucc SIstema 4e Inveatado y Facturacl6D.
Estas nuevas técnicas pueden ser la respuesta a todas nuestras necesidades
debido a que combinan la flexibilidad de las tecnologras de Internet ya
probadas con la potencia y facilidad del lenguaje Visual Basic. Las
aplicaciones DHTML son componentes en procesos· (DLL) que se ejecutan en
la maquina cliente dentro del Microsoft Intemet Explorer y atrapan tos sucesos
ejecutados por los elementos en la pagina DHTML, tal como cuando el usuario
pulsa un botón o activa un hipervfnculo.
Las aplicaciones Internet información Server (liS) también conocidas como
webclasses son DLL que se ejecutan en la maquina servidor de Microsoft
Internet information Server e interceptan las peticiones que provienen de los
exploradores clientes.
Pero la capacidad para escribir una aplicación Internet completa utilizando el
lenguaje Visual Basic, poder probarla dentro del lOE y al final producir un
código nativo altamente escalable optimizado resulta muy atractivo para la
mayorra de los diseliadores.
Algunos requerimientos técnicos para la instalación del Visual Basic 6.0.
Memoria RAM
Disco Duro
Procesador
Cristal report
curso 4e graduación 2006
128 MB como mfnimo
80MB máximo
2.5 GB mínimo
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El sistema demandará otro tipo de requerimientos tales como:
-/ sistema personalizado: solución a la medida o sea un software adaptado
a las demandas de la empresa.
./ Licencia para cualquier cantidad de usuario: se pueden adaptar
cualquier cantidad de usuarios según el crecimi~nto de la empresa.
-/ Sistema de facturación multiatencion: a un cliente le puede facturar
cualquier vendedor solo que este mandará la factura a caja para que
ahr se haga el cobro.
-/ Ambiente Windows: totalmente gráfico, interfaz con el usuario
atractiva.
-/ Multiusuario: el software trabajará para una pequet\a red de área
local la cual se ira extendiendo según las necesidades.
-/ Reportes: el sistema generará reportes tales como: reportes de
facturación, reportes de entrada y salida de bodega, informes de
movimiento de bodega, venta neta por mes y por año, venta neta por
productos por mes y por ano.
curso de graduacióp 2006
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ucc Sistema de IllveD.tario ,. l'actmael_
../ Manual de usuario: este sistema constará de un manual de
instrucciones para los uSuarios en caso de tener cualquier duda
después de impartida la capacit~ción .
../ Control de inventario: que lleve a cabo un control de entrada y salida
de bodega tomando en cuenta algunas características como:
Marca, modelo, No. de serie, nombre proveedor, entre otros.
Requerimientos de los usuarios
Actividad Usuario requerido Requisitos del puesto
Cajera 1 Conocimientos básicos encomputación(Office),buenapresentación, excelentesrelaciones humanas, CV.
Bodeguero 1 Conocimientos básicos enmanejo de kardex,conocimientos básicos encomputación, buenapresentación, excelentesre\ac\ot\es humanas. CV.
Vendedor 2 Conocimientos básicos encomputación, buenapresentación, excelentesrelaciones humanas, CV.
Administrador(gerente) 1 Conocimientos en admón.de empresas, mercadeo yventas.
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UCC Sistema ele Invea.tario ., I'act1uac1Ó1l
Requerimientos de la empresa
Los requerimientos de la empresa según sus necesidades son los siguientes:
./ Un sistema que controte el inventario y qlle registre las entradas y
salidas de bodega de los insumos o productos que se encuentren
físicamente en ella.
./ Un sistema de facturación que lleve un control detallado de todas las
facturas y que esté enlazado al inventario par~ que descargue
automáticamente el producto vendido del inventario, asl mismo que
haga consultas acerca de los productos en existencia sin necesidad de ir
a consultar a bodega, también requiere de la elaboración de reportes
para saber si las ventas han incrementado o han disminuido, que lleve el
control de las facturas de crédito y de contado.
./ El sistema será capaz de trabajar en una intranet para que los usuarios
compartan información y recursos requeridos.
./ La seguridad del sistema, este deberá tener accesos restringidos para
que no todos los usuarios compartan toda la información evitando asr
fraudes.
./ Manual de usuario, este deberá ser entregado a los usuarios según los
módulos que estos vayan a manejar.
curso de gradaaclÓll 2006
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cee Slatema 4e &lv_tario '1 Factutac1ÓD.
Fase de definiciónOrganigrama de Comercial Bendafta
Gerencia
Departamento D~artatnento Bodegade ventas de compras
Funciones de cida Usuario.
1-Gerente (administrador): su función principal es verificar el buen
funcionamiento de la empresa a diario, encargarse de los pedidos y asegurarse
que estos sean recibidos en bodega, verificar los reportes de facturación para
saber el movimiento diario de ventas y para verificar si la cajera esta
facturando bien.
2-Vendedores: su función es la de servir al cliente a como se merece, hacer la
solicitud de compra, enviar la solicitud a caja para que esta se convierta
posteriormente en la factura a cobrar y asi poder despachar el pedido.
curso de graduación 2006
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ucc SIateDaa de laveatallo ., Factun.cl6a.
3-Caja: se encarga especlficamente de facturar los pedidos de los clientes,
verificar las cantidades en la solicitud de compra, recibir el pago por cada
articulo vendido, llevar un control de las facturas emitidas en el dia según su
consecutivo.
4-Encargado de bodega: su función darle seguridad flsica a los productos para
que estos no sean objeto de robo o danos físicos. Además se encargara de
almacenar los productos comprados o sea los insumos según la orden de
compra, llevar un control flsico y lógico de las existencias de cada producto
para que estas no se excedan ni disminuya.
C1U'lIO de ¡raduaclÓll 2006
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UCC st.t... 4e luveatario ., Factarac1é:l11.
Descripción de las relaciones entre los objetos de datos en el ámbito dela empresa.
Solicitud de compra
Compras P,,~veedo ..
recepción de compra
gestiona provee
Inventario
,
solícitaVentas Cliente
entrega,
Salida
curso de graduaci6n 2006
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u e Sistema de Juveatario y FacturaclÓD
Planificación·Estratégica de la Información
El sistema que se implementara en la empresa vendrá a mejorar y hacer mas
rápidos y eficaces tos procesos de inventario y de facturación ya que hasta el
momento esta empresa no cuenta siquiera con un control en Excel.
La facturación se realizara ya sea de contado o al crédito, las ventas que se
hagan al crédito la empresa tendrá su poHtica de cobro o sea etlos
determinaran el tiempo en que tendrá que pagarse esa factura.
El sistema generara reportes mensuales y anuales, es decir que
m~nsualmente se generara un reporte para ver cuanto se ha facturado en ese
mes.
El sistema agilizara los procesos de entrada y salida de bodega o sea de
compra-venta asr se mejorara la atención a los clientes manteniendo orden,
control y disponibilidad de todo el flujo de la información.
curso de graduaci6n 2006
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uee s.... de~tadoy FaeturáelÓID.
Planificación dél proyecto
Específicamente lo que se espera de nuestro sistema es que sea capaz de
automatizar los requerimientos de la empresa .de manera rápiQa, efectiva,
confiable y segura.
Para hacer una planificación exacta de nuestro proyecto nos hemos basado en
los objetivos del mismo así como también la recopilación de todos los
requerimientos de la empresa ya que estos son producto de las mismas
necesidades que tiene el cliente y la manera en que el sistema los
automatizara. En el proceso de la planificación se deben de tomar en cuenta
todos aquellos aspectos y detalles por mas mínimos que sean pero que forman
parte de la estructura del negocio y que así mismo pasaran a ser parte del
sistema de una manera automatizada.
Durante el proceso de recopilación de información y la estructuración de la
misma debe tenerse en cuenta todo aquello que este dentro del entorno de lo
que es la empresa según sus requerimientos sin importar como se van a llevar
estos conceptos dentro de la programación.
curso de gt'llduacióll 2006
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UCC Slst..- 4e Iuveatario y FacturadÓla
Estudio de mercado
Nuestro sistema es un producto que automatiza dos procesos ( inventario
facturación) en la vida real estos procesos siempre han caminado de la mano,
debido a la gran demanda que existe estos sistemas se . han venido
peñeccionando para que sean mas eficientes, seguros, manejables, y precisos.
Automatizando los procesos de inventario y facturación estaremos obteniendo
mejores beneficios ya se llevara un control mas ordenado de las entradas y las
salidas de productos al sistema, además de copiar todas las características de
los productos tales como numero de serie de cada ítems descartando asf
cualquier intento de fraude, controlando asf bajo una estructura jerárquica de
acceso permitido para distintos usuarios.
Otra función principal que es demandada por los clientes es la de generación
de reportes ya que por medio de esta función estos llevan un control de sus
ventas, estas pueden quincenales, mensuales, anuales según lo requiera la
empresa o el cliente. Estas mismas funciones de generación de reportes no
dan la información de cuanto producto tenemos en existencia y si necesario
comprar o no.
curso 4e pa4uac16Q 2006
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SIstema de la'V_tario y Factu1'aclÓD. .
Viabilidad técnica
En nuestro estudio técnico se determino a partir de la recopilación de
información, de la infraestructura de la empresa y de la capacidad económica
de la misma lo siguiente:
1. Que el tamatlo del sistema se determino como mediano ya que este
esta en dependencia de la cantidad de requerimientos que sean
solicitados por los usuarios.
2. Que la implementación y puesta en funcionamiento del sistema de
inventario y facturación será en el lugar donde la empresa desarrolla su
actividad comercial. Como base tendrá un servidor donde se conectaran
todas las estaciones de trabajo que estarán dentro de una intranet.
L..a distribucjón de los equipos se hará de acuerdo a la cantidad de usuarios
requeridos en la empresa y se mencionaran las especificaciones técnicas de
cada uno de los equipos.
La empresa nunca habla contado con equipos de computo ni servicios de
Internet entre otros, por lo que se tuvo que hacer un gran análisis de cuantos
eran los equipos básicos y precisos para aminorar los costos de la empresa y
tomando en cuenta que era la primera vez se trato de priorizar a los usuarios
mas importantes los cuales ya mencionamos y los marcamos en la tabla de
requisitos de usuario. A continuación en la próxima página describiremos los
usuarios y las especificaciones técnicas de cada equipo.
Ó1UlIO de paetuaclÓD. 2006
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ucc Sllltema de Inventado y ....cturaclóa
Especificaciones Técnicas de los equipos de cómputoDistribución según los requerimientos de la empresa
Esta es la distribución de los equipos según los requerimientos de la empresa los cuales
se determinaron analizando la cantidad de usuarios específicos en el área:
1. Caja: el usuario de esta sección se encargara de la recepción de
facturas y de la impresión de las mismas, cobro del dinero según las
cantidades analizadas y corregidas por la misma. El equipo que
tendremos en esta sección tendrá las siguientes especificaciones:
·-i:: .' ". 'ESpeciflCáCiones:Técnicas;equipo: caja, .-
Dispositivo Capacidad Velocidad Modelo Marca
Procesador 2.63 Ghz
RAM 512MB
eeleron Intel
Ddr-400 Markvision
Disco Duro 80GB IDE
Tarjeta No 775vm800 Asrocksmadre especifica
Monitor CRT LG
Teclado PS/2 Genlus
Mouse PS12 Omega
Impresora Lx 300 Epsonmatricial
C)1U'SO de graduadÓII 2006
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ucc SiatePla de IDveatado y FactaraclÓll
Equipo vendedor 1
En estos equipos de ventas ycaja las especificaciones son casi las mismas:
J;s~c¡fic,:a~loneS Té~nicas eq"lpo ",endedor 1 •f~{"; "-, '-"~';";"';".' ,-,;',,- ;¡;.(-;-i:::·"
Dispositivo capacidad Velocidad Modelo Marca,
Procesador
RAM 512MB
Disco Duro 80GBIDE
Tarjetamadre
Monitor
Teclado
Mouse
Floppy 1.44MB
2.53 Ghz Celeron Intel
Ddr-400 Markvision
No 775vm800 Asrocksespecifica
CRT LG
PSl2 Genius
PS/2 Omega
Sony
C1USO de graduaclóa 2006
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UCC s......... 4e luVeatado y Faet1lftl.alÓD
Equipo vendedor 2
~tc~r)~;~'l~J~j~~;J.~\~~~!!i;~~~~,"R~'lr~~;~~f!~~!:!~~!~r:~~~'¡~i:,,;i;:,:~~~?~'~E~;~~Dispositivo Capacidad Velocidad Modelo Marca
No 775vm800 Asrocksespecifica
CRT LG
PS/2 Genlu$
PSl2 Omega
Sony
Ddr-400 Markvislon
Procesador
RAM 512MB
Disco Duro 80GB lOE
Tarjetamadre
Monitor
Teclado
Mouse
Floppy 1~44MB
2.53 Ghz celeron Intel
22
UCC Sistema 4e Jmreatario y FactataeiÓD.
Equipo Bodega
En este equipo se manejara el modulo de inventario(kardex) y donde se
registraran las entradas y salidas de productos, el usuario encargado de
manejar esta área deberá de tener la responsabilidad de mantener actualizado
el kardex.
.
E$péc:iflcaciones Técnicas equipo bodeguero
Dispositivo capacidad Velocidad Modelo Marca
Procesador 2.63 Ghz Celeron Intel
RAM 612M8 Odr-400 Markvision,
Disco Duro 80GB lOE
Tarjeta No 776vm800 Asrocksmadre especifica
Monitor CRT LG
Teclado PS/2 Genius
Moule PS/2 Omega
Floppy 1.44 MB Sony
CDRW LlTEON
01U'8O 4e ....4..ei6:a. 2006
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UCC Sistema de Inventario ., FacturaclÓJI.
Equipo gerencia (servidor)
El equipo de la gerencia será sin duda el equipo con mas dispositivos aquí
radicara el servidor de donde podremos comunicarnos con cualquiera de las
estaciones de trabajo. Se hizo esta propuesta para reducir los costo~, ya que no
se considero necesario instalar un servidor aparte debido a·· las pocas
estaciones que tendrá la empresa.
•..... 1:"'$Clfltaclones Técnicas equipo vendedor 1....
Disp~sitlvo Capacidad Velocidad Modelo Marca
Procesador 2.53 Ghz Ce'eron Inte'
RAM 512MB Ddr-400 Markvision
Disco Duro 80GBIDE
Tarjeta No 715vm800 Asrocksmadre especifica
Monitor CRT LG
Teclado PSJ2 Genius
Mouse PS/2 Omega
Floppy 1.44 MB Sony
DVO· LlTEONCDRW
Impresora Lx 300 Epsonmatricial
C'USQ de graduaclóa 2006
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UCC Sistema de Javeatario y Fa«araclÓD.
Factibilidad Económica
Costo de licencias de software
$180$800
$950
total
Presupuesto de equipos
$1,930
comp.celeron 2.53 GB
impresoras matriciales
baterras~stabilizadorQs
¡protectores de pantalla
capotes protectores
C1U'SO de graduación 2006
5
2
56
55
·prtMüinit· ..$385.00
$420.00
$125.00$125.00
$25.00
$25.00
Total
$2,212.25
$483.00
$143.75$143.75
$28.75
$28.75
$3040.25
25
UCC Sistema de IaveD.tado y FacturadÓIJ.
Propuesta de conectividadPresupuesto para la intranet
Para la estimación de los costos con respecto a los equipos necesarios para la
implementación de la red se hicieron bajo los canales administrativos
correspondientes, nos referimos a las cotizaciones hechas en varios centros de
ventas de equipos de computación. Se cotizo en tres lugares, CONtCO,
IMCAPSA y Micro Technologys siendo esta ultima efl1presa la que llenaba las
expectativas de la empresa con respecto a costo y garantia.
A continuación presentamos las tablas donde se reflejan los costos:
..descrioción
routersswitchcala cable U1P cat 5conectores RJ45
tenaza para conectores
"Nielo de 'nternetinstalación yconfiguración
cantidad11
1.5
20
1
PfC!C;.l.mlt ...... tOtal -
$68 $78.20
$20 $23.00
$112.50 $129.16
$0.20. $4.60
$20 $23.00
$65 $74.75
$250 $250.00
..•.... total $582.71
Valor estimado del SoftwarePrimera fase: Análisis del Sistema
i. aQtividad ca,.,tJh CQI$t()/h tOtal. .... ..... .. ..
estudio de factibilidad 80 $2.08 $166.40levantar requerimientos 160 $2.08 $332.80diseño grafico EIS 160 $2.08 $332.80estudio técnico 48 $2.08 $99.84estudio de lmoaeto tecnológico 48 $1.Q8 $99.84
tOtal $1031.68.
curso de graduación 2006
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,6i\,•ucc SJ&tema ele lDveatario Y Factarae16a.
Valor estimado del SoftwareSegunda fase: Disefto de la base de datos del Sistema
diseño de tablas
disefio de consultas
relaciones de las tablas
dlgitaci6n de datos
120
48
48
48
$2.08
$2.08
$2.08
$2.08
.·Total
$249.60
$99.84
$99.84
$99.84
., $549.12
Valor estimado del SoftwareTercera fase: diseño de las pantallas o fonnularios de E/S
I,., Actividad ". cantlh costo/h
diseño de formularios 160 $2.08 $332.80
pruebas del sistema 96 $2.08 $199.68
Total $532.48
C1U'SO de graduación 2006
27
UCC Slatema 4e Iuveatado y Facl:uJ'aclém
Análisis y diseno del SistemaGastos de Operación
~.'. ., "
l' '.;
Igasto de oficina
Igasto de luz eléctricaservicio de Internet
servicio de teléfono
papelerfatransporte
Depreciación equipos de oficina
4.43 $100.00' $443.004.43 $20.00 $88.604.43 $46.00 $203.724.43 ..•... $20.00 $88.60
4.43 $22.22 $98.444.43 $40.00 $177.20
4.43 $43.54 $192.88
. Total $1292.44 /
Calculo para la depreciación de equipos de trabajo
Depr. CI-VSVU
Depr. 442.75-88.55 =118.06 =9.83 mens *4.43 meses3 años 12 mes
I Depr.43.54 1
Estimación del esfuerzo:
curso 4e graduaci6n 2006
53405.72
28
UCC Sistema de lD.veatario 'Y Facta:raCión
Viabilidad Legal
En este punto observaremos bajo que condiciones se efectuara la compra y
venta de nuestro sistema y los términos legales estarán plasmados en un
contrato escrito en el cual las dos partes (comprador y vendedor) firmaran.
Soluciones informáticas S.A.
Contrato de venta
Nosotros Marcelo Martinuz Douglas, mayor de edad, soltero, ingeniero de
sistemas y de este domicilio quien se identifica con cedula No. 001-050778
OOOOUen su calidad de gerente general de la empresa de servicios informáticos
"Soluciones Informáticas S.A." representación que acredita con poder general
de administración con facultades judiciales otorgado mediante escritura publica
numero ciento cincuenta (No.150) a las ocho de la mañana del día 25 de junio
del año dos mil seis ante los oficios de la doctora Brenda Azucena Chow
- Douglas, el que se encuentra debidamente inscrito con el numero veintiséis mil
doscientos noventa y ocho (26298), Tomo doscientos treinta y cinco (235) libro
tercero de poderes de este registro publico de Managua que en adelante se
denominara vendedor y Comercial Bendaña, quien se denominara comprador,
ambas partes se regirán de acuerdo a las disposiciones enunciadas en el
presente contrato, de conformidad a la normativa vigente en la materia.
Primera: este contrato se lleva a cabo bajo la libre y espontánea voluntad de
las partes interesadas el día del mes del año
C1U'SO de graduaclón 2006
29
ucc st.tema de Iaveatario,. I'actarae1ÓIL
Segunda: la forma de pago se hará de manera inmediata en efectivo, o
transacción bancaria (deposito a la cuenta de la empresa)después de haber
terminado las tres semanas de prueba del sistema habiendo estado satisfechas
las dos partes.
Tercera: el soporte técnico y manteniendo preventivo y correctivo del sistema
tendrá un costo adicional después de seis meses de haberse implementado el
sistema.
Cuarta: la empresa dará un año de garantía por el producto vendido sin tener
que responder por averías en hardware donde esta instalado el sistema. La
garantía se dará en caso de problemas internos del sistema y caídas
repentinas del mismo y no por danos externos ocasionados por los mismos
usuarios.
Quinta: durante el tiempo de garantía el comprador no podrá contratar otros
servicios para mantenimiento ni actualización del sistema, de ser así
Soluciones Informáticas S.A. no se compromete a seguir cumpliendo con la
garantía.
Sexta: la empresa se compromete a dar capacitación e información necesaria a
todos los usuarios involucrados en el uso del sistema durante el periodo de
prueba y garantía.
curao de graduaclón 2006
30
UCC Sistema de lsweBtado ., FactaraclÓSl
Séptima: que el comprador no podrá vender este producto a terceras personas
bajo ninguna excusa ni justificación en un periodo de tres ano de ser así se
comprometerá a responder judicialmente por violación de derechos de autor y
piraterra.
En prueba de conformidad se firman dos ejemplares de un mismo tenor y aun
solo efecto en el lugar y fecha al principio indicados.; Se deja constancia que
cada parte retiro de su ejemplar.
Por Soluciones Informáticas S.A.Vendedor
curao de graduación 2006
por el clientecomprador
31
ucc Siatema de Il19eatario y Facturac1ÓD.
Análisis de riesgoImpacto del negocio
Cabe la idea de que nuestro software La manera de identificar riesgos es
analizar ciertas caracteristicas de los elementos que podrfan ser riesgosos para
nuestro sistema. El análisis de las posibles fortalezas y debilidades del
proyecto ayudan a que los problemas no sean tan graves a la hora de
enfrentarlos.
Los elementos de riesgos pueden determinar por los siguientes puntos:
1. Tamano del producto: el sistema será de tamano mediano pues su
duración fue de 132 días. El riesgo de este sentido es que conforme la
empresa vaya creciendo aparecerán nuevos requerimientos y problemas
relacionados con la introducción de datos. .
2. sea reemplazado en un futuro por otro mas actualizado.
3. Requerimientos de recursos humanos: para que nuestro sistema sea
cien por ciento manejable debemos tener usuarios capacitados en el
área.
C1I1'80 de graduación 2006
32
UCC SIstema de IaveDtado Y hctal'aclÓD
Evaluación del impacto de riesgo
Existen tres probables factores de riesgo:
1. La naturaleza: indica los problemas que aparecerán, por. ejt3mplo una
interfaz externa mal definida para el hardware del cliente.
"',.
2. El alcance: este combina lo serio del problema con su distribución
general.
3. Cuando ocurre el problema.
CIUSO de gnduaciÓD 2006
33
UCC s..... de lDveatario y FacturaclÓiD
Consolidado de costos del proyectoValor estimado del Software
2.06 496 $ 1031.68"
$2.08 1.10 264 $ 549.12
$2.08 1.06 256 $ 532.48
4.43 $ 1292.44
, e ~ Total ..$3405,1~T~\ITI
Gastos deoperación
Diseño BD
Diseñofallllelal ios
Análisis del $ 2.08sistema
En esta tabla reflejamos el consolidado de los costos de nuestros software el
cual los dividimos en cuatro partes análisis del sistema, diseño de la base de
datos, diseño de los formularios o pantallas del sistema y los gastos de
operación que incurrieron en el tiempo que fue preciso para la elaboración del
sistema.
C1U8O de puluaclóa 2006
34
•~..
" ~l" .-
"._, ;,'
UCC m-tema de lageIatario y FaetaradáD.
Diseno de la redDiagrama de impacto Tecnológico
Ulp
Bodega
Vendedor 2
1-----------------IUlp
Caja
Venl/e«U 1
curso de gradaacláa 2006
35
ucc st.t.... ele hrvesatado Y Fact1lJ'adélll
Impacto tecnológico
Para la implementación de este sistema se necesitara de una red estructurada
con topología dé estrella esto con el objetivo de cumplir con unl:r'$plicación
cliente servidor. La red estará compuesta de 5 computadoras una de ellas
servirá como servidor central y estará asignada al gerente o administrador.
Otro objetivo por el cual se requiere de esta red es que el programa tendrá
enlaces con la pagina Web de la empresa donde los clientes podrán hacer sus
pedidos en línea así se le hará mas fácil y ahorraran tiempo y dinero.
El diseño de la página de la empresa se hará posteriormente a la
implementación del sistema. Esto le ayudara a la empresa a exhibir sus
productos más al/á de sus fronteras.
01UllO de gradaadáa. 2006
36
UCC Slsteaaa 4e Javeatulo Y Faetmaclaa.
Propuesta de conectividad
1. desarrollar una red 10cal{LAN) dentro de la empresa o sea diseñar una
estructura física de conexión por medio de un cabteadoestructurado
donde las estaciones de trabajo (pe) estén conectadas a un switch de
ocho puertos y este conectado a un router y puedan compartir
información y recursos{impresoras, scanner entre otros).
2. tener la capacidad técnica necesaria para poder implementar y
administrar nuestro sistema desde la Intranet bajo una aplicación Web.
3. desarrollar una estructura cliente I servidor para que las bases de datos
se encuentren en el servidor central. Recordemos que se elaboraran
dos bases de datos una de prueba en Access y otra definitiva en Sal
Server.
4. la topología que se utilizara es la de estrella la cual consiste en que
todas las computadoras están conectadas a un punto central (hub).
5. la configuración de la red se hará bajo el.protocolo TCPIIP según la
norma a utilizar
C1U'lIO de graduaclÓD 2006
37
Casos de uso
Caso de Uso: 1. Solicitud de Compra
Objetivo: estar seguro de que hay existencias del producto solicitado por el cliente.
"Actor principal: Cliente
Personal Involucrado e Intereses: vendedor
Precondiciones: Oferta de Ventas
Poscondiciones: aprobar venta
Flujo básico:Acción del actor Responsabili~addel sistema
1 recepción de datos y sus cantidades1.Elaborar la solicitud de compra 2. Captura de los datos personales del
cliente3. consultar a bodega si hay existencias.4.pasar reportes de existencias5. Calcular el monto de la solicitud.
Flujos alternativos:
Consultar con un representante al cliente en caso de cualquier error en lasolicitud.
Requisitos especiales:
curso de graduacl6n 2006
38
•._-" .. ' .'", .."'
UCC Sistema ele Inveatario ., Factuncl6D.
Caso de Uso: 2. Aprobar la venta
Objetivo: revisar cuanto es monto de lo vendido para proceder a elaborar lafactura.
Actor principal: vendedor
Personal Involucrado e intereses: .>
Precondlclones:
Poscondiciones: elaborar factura
Flujo básico:Acción del actor Responsabilidad del sistema
Análisis de los materiales y productos 1. generar la factura de compra.determinados en la solicitud de 2. visualizar si el cliente tiene saldo acompra favor por ventas no ejecutadas.Analizar la capacidad de pago del 3. descargar del inventario los productoscomprador en caso de no pagar en vendidos.efectivo.
Flujos alternativos:Consultar a servicio al cliente en caso de haber un error en la elaboración de laorden de venta.
Requisitos especiales:
)
cuno de paduacl6n 2006
39
ucc Slatema ele Juveatado Y Faetuacl6D
Caso de Uso: 3. elaborar factura
Objetivo:
Actor principal: cajera
Personal involucrado e intereses: cliente
Precondlclo~s:'<
Poscondiclones: elaborar reporte
Flujo básico:Acción del actor Responsabilidad del sistema
Elaborar factura según solicitud de 1.actualizar facturacompra. 2.imprimir facturaAnalizar si los montos son correctos 3. actualizar inventario.
4. generar reporte de venta.
-
Flujos alternativos:
Requisitos especiales:
CUI'SO ele graeluaClión 2006
40
Descripción de los casos de uso.
•:. Nuestro primer caso de uSe) es la solicitud de compra que el cliente
genera de acuerdo a sus necesidades. La solicitud contendrá todos
los productos que el. cliente necesite los cuales serán introducidos al
sistema y consultados al inventario para determinar si existe ese
producto en bodega, además del precio, cantidades entre otros
datos.
•:. El segundo caso de uso es la aprobación de la venta aquí se analiza
la capacidad de pago del cliente y el crédito disponible a favor del
cliente en caso que la venta sea de crédito
.:. Nuestro tercer caso de uso procede a la elaboración de la factura
digitando todos los datos del cliente al igual que todos datos de los
productos vendidos, posteriormente se envía la factura a caja esta
factura puede ser de contado o de crédito. Ya elaborada la factura y
pagado el monto de la misma en caso de que esta sea de contado se
procede a registrar al cliente para .determinar asf el potencial de~
compra de ese cliente, las facturas de crédito se lleva un registro de
cuanto compro, cuanto quedo debiendo o si tiene saldos de compras
anteriores. Automáticamente se descargan los productos del
inventario actualizándolo inmediatamente.
C1UIIO de graduacláll 2006
41
~".' .
u~ s-.:eaia de IDveAtuIo y~
Diagrama dé casos de usoSistema de inventario y facturación
hodeimeroRegistrar proveedores
Emite factura Factura de Crecito
Registrar Clientes der.7n
/¡/ Factura de Contado
OE---------------iElaborar reporte Registrar clientes de Crédito
42
UCC SIstema de raveatalio y FactaradÓll
Diagrama de clases
Factura_entrada
~ID Factura~Descrlpclon
{.\IDproveedor
~Cantidad
~echa
_._~--:~~-~-=--=- -~=
-1
Kardex
~ID_A'oducto
~Descripcion
~Cantidad
~Observaclon
~Fecha
A'oveedores
tlD_ProVeedores r invfactone lDescrlpcion1..n 1
.Reglstrar Compras O 1
1..n .
Factura salidatlD_VendedOr. Nombra~dclicntc
~._-§J ~Articulo
-t~=~~a - --.-.
.Descripclon~Cantidad
1 ~IdformaP8Ro~Total a pagar
-~Emitir Factura O"Registrar clente O .<>Elaborar reporte O"Actualizar factura O
1
-- ...
cuno de graduación 2006
43
,~wUCC Sistema de lJIveatario y Fact1Uac:l6n
Diagrama de secuenciasClientes de contado
ingresa datos
[. s~r. I
-~---'r[]ReQistra cliente
Solicitar Datos rr Suministrar Datos Jlr-=-====-=c:...::.......;::'>.-',n "nodu," pedido
T Actualiza kardex
Entreaar articulas ~ r-;,:::J[]<-------
I Solicita Factura ~J .
PaQa de contado ~~
: Cliente .. . . : vendedorSoliCita ServicIo
r ....__Jmprime 1at ra de Contado
J'.o/.....
cuno de graduación 2006
44
•.""":.~ : ."' ."'
cee Sistema de hlveatado Y Factund6sL
Diagramas de secuenciasClientes crédito
Solicitar Factu", r>[]
j_Imprimir Factura de Credito
,[ensaje (excedio el <redlio)
./".,
Introducir Pedido
Solicitar Datos
Suministrar Dat
52 X.,: éliefrte : vendedor
Solicita Servicio ""'6
cuno de gradaación 2006
45
UCC Sistema de luv8lltarlo y FactanclÓlt.
Diagramas de secuenciasCompra de insumos
Inaresar articulos
: Bodeguero
Solicitar articulo JEntrega Factura 1.1
r'T----------'7'1-'J
r----~--J
Actualizar kardex
: Proveedor
C1U"80 de graduación 2006
46
e·"''''~ .l' _, ,,,
-' . ...-
UCC Siate:ma 4e laveatario y l'aetarad6D.
Diagrama de colaboraciónCliente contado
: vendedor
1: Solicita Servicio
5: Suministrar Datos9: Soli~ita Faáura
10: Paga de ~ontado
X---::---/~,4: Solicitar Datos
8: EnttegarP~cto: Cliente
11: Imprime factura deContado
3: actualizar kardex ,-
7'~CI/
/
;¡2: Introduce Pedido6: Ingresar Datos
cano de graduaciÓll 2006
47
UCC 8latema de Inventario y Jl'actarad.6a
Diagrama de colaboraciónCliente crédito
'."1
7: mensaje (Credito Disponible)
8: Entregarartlculos
1: Solicita articulas4: Suministrar Datos11: Solicitar Factura
----------<E-==-:;>------------I/~~3: Solicitar Datos I
-/ : vendedor
//
~--: Cliente
13: mensaje (excedio el credito) ,/
\ \JI/< 2: Introducir Pedido
//'¿' "\ 5: Registrar /
12: 1~r1mir Factura de Crlldito \ 6: Vir1rlCilr Estado de Cuenta .'9: Actualizar Estado de Cuenla/
\,.,":..Ika.':/
\/-j /é::J
cuno de graduación 2006
48
UCC Sistema de lmreD.tatlo y FacturaclÓD.
Diagrama de colaboraciónCompra de insumos
: Proveedor
2: Entrega Factura
~
~1: Solicitar Producto
4: Actualizar kardex
Sistema
3: Ingresar Productos
: bodeguero
cnqso 4e graduac1Ói1l 2006
49
•' .., -' "' ...
UCC Siatema 4e Jmr-.,ta:do y Factmacl6a
Diagrama de actividad
'----_-----./~.. /
'l--P:c~.//.._._ _ "
• ClienteNo hay existencias .. _
Artic11Ío solicitad.o//'-..r Cliente~·------~:::~>-l Insatisfecho
~J_~-f ~olicita '1L Articulo
, )
cuno de graduaci6n 2006
50
Sistema de Inveiltario y FaetmaciÓQ
Diagrama de Componentes
Actualizacion
Inventario
Registra all--.,--l Cliente ol--..,.---l Proveedor
~...-.. IrriPresion.J~8e
•.~ ~ Factura ./-
curso de graduaci6a 2006
51
UCC Sistema 4e lu9e:a.tario y Factarac1Ó1l
Diagrama de Despliegue
ServidorCentral
curso 4e graduact6D 2006
Inventariofacturacion
52
,~•UCC SIatema 4e Jayentario y Faét1ln.c16a.
Modelado de los datos
Factura _ salida: esta tabla esta compuesta por los siguientes campos
Idvendedor:Nombre:Idcliente:Articulo:Cantidad:IdFormapago:Totalpagar:
numero de o código de vendedornombre del vendedorcódigo del clientetipo de articulocantidad de productos o articulosforma de pago puede ser crédito ócontadomonto a pagar
Kardex: esta es la tabla relacionada con el inventario
Articulo:Descripción:Cantidad:Observaciones:Fecha:
tipo de productodescripción del productocantidad de productosobservaciones sobre el productofecha de ingreso o de egreso de productos
Proveedores: en esta tabla registramos los proveedores
_Idproveedor:Descripción:
tipo de proveedordescripción del proveedor
Clientes: en esta tabla registramos los clientes
Idcliente:Nombre:Dirección:
código de clientenombre del clientedirección del cliente
Factura _ entrada: aqui se registran los campos de las entradas dearticulos a bodega.
Idfactura:Descripción:Idproveedor:Cantidad:Fecha:
tipo de factura puede ser de contado o créditodescripción de los artículos compradostipo de proveedorcantidad de artículos compradosfecha de ingreso
C1U'SO de graduacl6n 2006
53
UCC Sistema 4e IDveatario , Factaracl6ll
Modelado del procesoVenta de articulas
1. cliente solicita artículo.
2. cliente suministra datos
3. vendedor verifica existencias de artículos
4. vendedor realiza factura.,.,"
5. dar de baja al producto
6. actualizar kardex
7. fin del proceso
Modelado del procesoCompra de articulas o insumas
1. verificar existencias
2. contactar proveedores
3. emitir orden de compra
4. recepción de productos en bodega
5. dar de alta al articulo
6. actualizar existencias
7. fin del proceso
cano 4e paduacl6D 2006
54
Sistema 4e Iav_tado y Facturac1ÓD.
Diccionario de Datos
:~<.0F'¡""-'i ...••~.. •i ./. 'c' ?
i.;" ...·.·/X·........ ......... ' ... ··.·.A·..·..••... ••·....•. ·.· ..·i.;..,,>·il\J••'" ...•.....•.... ,..... ;Ce'"Factura _ salida Factura que contiene los articulas vendidos
'.,"
Proveedores Datos de las empresas que proveen mercaderia
Clientes Registros de los clientes con sus'datos
Categoria Describe la clasificación de los artículos
Kardex Control del inventario
Factura - entrada Remisión de compras
Tbcatalogo Catalogo de los artículos
Tbdistribuidor Datos de los distribuidores -
Tbusuarios Registro de los usuarios del sistema
Tbsalidadbodega Registros de fa salida de artículos de bodega.
Tbundmedida Unidad de medida de los productos
Tbtipousuario Tipo de usuario que acceda al sistema
Tbcontrolacceso Control de acceso de los usuarios del sistema
c'CUSO 4e gra4uaciÓD. 2006
55
UCC Sistema ele lu.veatarlo y Fact1uaci6a.
Conclusiones
Debido a las necesidades cotidianas y de las exigencias que estas nos
plantean la informática se ha visto en la necesidad de buscar nuevas técnicas
que mejoren y faciliten estas necesidades y que además se .planteen en
procesos tan normales y cotidianos en las empresas de compra y venta de
artlculos varios como es el proceso de inventario. y facturación. Sabemos que
estos dos procesos casi siempre van relacionados uno con el otro.
Como egresado de la carrera de ingenierla en sistemas he desarrollado este
proyecto que lleva como nombre "INVENTARY - FACT ONE" sistema único de
inventario y facturación para la empresa Comercial Bendaf'ía cc:>n el fin de poder
satisfacer las demandas de los usuarios.
Se ha llegado a la conclusión que mientras hallan alternativas viables tanto
económicas, técnicas y financieras se lograran resultados impresionantes en el
crecimiento de una empresa ya que automatizando estos procesos ( inventario
y facturación) se mantendrá un mejor control.
Cabe también sef'íalar que le elemento humano es que el juega un mayor papel
en el desarrollo de nuestro sistema porque debido a sus necesidades se hace
la automatización de todos los procesos.
cano ele peluacl6a. 2006
56
UCC Sistema 4e Inventarlo y FacturaclÓD.
Recomendaciones
Una de las recomendaciones que se hizo a los dueños de la empresa después
de haber analizado la manera en que ellos manejaban los procesos de
inventario y facturación fue que deban de montar lo mas antes posible el
sistema ya que había demasiada fuga de capital y perdidas de productos
debido al mismo descontrol.
En el caso de la bodega existen producto que no se les da seguimiento y que
se han tenido que desechar porque nunca se rotaron ni se tenia idea de que
hablan existencias en bodega.
Con respecto a los equipos va a ser necesario que se les de un mantenimiento
preventivo en el sentido de prevenir cualquier alteración o desperfecto ya sea
en el software instalado o el hardware, correctivo en el sentido de ir corrigiendo
errores debido a los diferentes factores internos y externos que pueden dañar
nuestro software y hardware.
A los usuarios se les recomienda atender cada una de las explicaciones que se
van a dar en la capacitación para que así se eviten problemas en el manejo de
los equipos y del sistemas y sobre todo para trabajar con mas eficiencia.
C1UlSO 4e gra4uaclÓD. 2006
57
•.
"'0~ ;1<' ".' I
"'. ::-
ucc Siatema de Inveatario ., Fact1uaciálll.
"Anexos"
cano de graduad6D 2006
58
Sistema de inventario con facturación.
~rn~y;'~::;·"'-,.·L;'·.~.c7·':ITi:··.<>."··/·1]~~:l.:i\.• h·· ;" ....;/.,;:. ".,....... ti
L:Z:;) '¡.il5C: ele L.::o;:'J~¡"¡':::;;c;:'s
LIt¿ UsuarioActivo: 1itus1S3IRegistro.1 deO~ 1110912006 C-: 05:19p.m.
Esta es la ventana principal del programa a como se puede apreciar la interfaz
es sencilla, cuenta con su barra de menú para acceder a las funciones del
sistema, también cuenta con una barra o panel de tareas con accesos rápido a
las funciones mas comunes del sistema.
curso de graduaciÓD 2006
60
•.•..:,:~ .• ... , 1." -
~
UCC Sistema de laveatario y Ji'acturac1áD
Inventario (Kardex):
La ventana de inventario es la que permite, registrar nuevos productos o
insumos del inventario se pueden registrar 'toda una serie de datos generales y
especificaciones que permite un control y manejo sencillo del mismo., Vea las
imágenes a continuación.
USTA DE INVENTARIO
-;:,~-.~= DiIbiIuidaI e .. CeloIagD U..............E..............E. ~);~~" .eICftPCICIft 8legoIia . .. ModlfKar Inventarto
• Borrar del Inventario
La imagen arriba muestra la interfaz principal del inventario. En forma de
detalle como tabla de EXCEL se muestra la información en columnas de lo que
es en si el inventario. El panel de la derecha, a como se aprecia, ofrece
funciones que nos permiten manipular el inventario con facilidad.
curso de graduaclÓll 2006
61
•
'.. :.,.....>t S-.' ". IV o,
nce Sistema 4e iD.veD.tu1o y factaraciÓll
Algunas de las funciones son:
• Agregar nuevos insumos al inventario.
• Reportes.
• También es posible realizar filtros para facilitar la búsqueda de insumos
en el detalle del inventario. Dar de alta o de baja un insumo.:
• Actualizar la información de un insumo.
A continuación se detallan las interfaces que permiten las funciones descritas
con anterioridad.
• , Especifique los datos el indicados el continuación para poder-.l/ .... ) ingresar el nuevo insumo al kardex. une.vez suministrados todos' .....2;1' fas datos presione el boton [Guardar] para grabar los d~os en la
base de datos de lo contrario presione el boton [Cancelar] parasalir sin guardar nada.
Esta ventana aparececuando queremosagregar nuevosinsumos al inventario,la información en laventana es lainformación que seespecifica actualmentepara cada insumo quese registra en elinventario, hay datocomo el mínimo y elmáximo deexistencias,categorías, unidad demedidas, etc.
Existencias:
DistrbJidor : ¡lit!~I;:n;'I.1'1~~!
Código:
Artfculo :
Descripción :
Proveedor :
Categoria : ¡¡CCESORIOS"---"'--';;¡Catalogo: !AfJi52000~ '''_M~)
Unidad de Mecida : rU-N-IDAD---.----.--------~~;
Ma)jno:
Costo Unitario :
Color :iA2ZURRO-~"-·-_·-·- ..~J Tafia: Activo [SIN}? :r
0}.\ Agre~r nuevo Jnsumo
curso de graduación 2006
62
· ~.
UCC Sistema de iDveatario y facturación
El concepto de dar de alta o de baja pretende que cuando un insumo no tiene
rotación o simplemente ha dejado de ser factible y ya no se va a seguir
vendiendo, entonces lo podemos deshabifitar en el sistema para que este ya no
sea tomado en cuenta en los procesamientos del sistema. Sucede· lo contrario
cuando se desea dar de alta un insumo.
curso de graduación 2006
63
UCC Sistema de iDveatado y factaraciÓll
Cuando queremoshacer actualizacionesa un insumo en elsistema se muestra lamisr:na ventana que semuestra cuando se vaa agregar un nuevoinsumo.
----'_._'-~"'j
EKistencias :Mi'timo:MaKimo:
Costo Unitario: 15
Di~ribuidol: K~~r-----~-----~~--·-~-~ ~.
Cédgo: 3154
Artículo: DESTÓRNILLADOROE: eSTRELLA N· 5
Oe~ : ~E~s'T:ORNILlADOR·DE:ESTRELtA:'N~;'5··
Proveecb : f5ilii~"~""'--~-'-
Categoria: jACcESORIOS • !Catalogo : ¡ARO 2000 ~ ¡
~
Unidad de Medda : {UNIDAD --'-'~-----;·1
e. Cambie los datos indicados del insumo asu conveniencia una::\~<l,L,>",/J' vez hech?s los ~mbios presione el botan [Guardar]p~ grabar~~F los cambIos realizados en la base de datos de lo contrario
presione el boton [Cancelar] para salir sin guardar nada
o Activo (SIN}? :~'
11uardar .cancelar
curso de graduación 2006
64
Coneo Ereot6nico :
_ . Correo Efect6nico : .
UCC SIstema de blYeatado ., faetuaciáa.
A pesar de que no es recomendable, e$posible' borrar insumos del inventarlo
usando la opción borrar suministrada en· esta interfase. Al hacer uso de esta
función el sistema nos responderá'de la siguiente manera.
Esti aju'to de,borrar el re9stro'actuaISi~can~~se~6~··et·.RQstroacbJa1:"todala iformadónasooada COIlef mismo talescomo SoIicb Ides de Peddos, Entradas a Bodegaentre otros datos
Si respondemos afirmativamente el registro del insumo es suprimido
permanentemente de la base de datos.
f~1t~rlrtt'~~f?~':~~'~<¡)ii<~~~¡#~~~'~F~:ff%'i~!'5'::~2_=~~l:'1 :~"S:L2ii~;tJ~Ei~i;
Oatos P.-incipales del P ..o .....eedo..
1 :L '_IO_K_EO --J
Proveedor N .... :
Direccion:
Actividad.C~cial:
------- -----.1, I.~~.~~!_~_~,~~!:~~,q ".Ht=."~_~~·~.·~ ..Infoimací6n de·eontacto del pl"oveedo..
¡ Cont:a.c:to Príncipa.1
Nombre:____________.....11.-1 -1
Tel6fQl""lllCl8:;Contacto 'Secundario
I¡
¡ , :==:=::::==:===:==::'~I:=:::~NOMbre::':,.~~.::::=::===:::::;1: Te~:!:
65
UCC 'Sl8tema de iDveIltario y fact1DacláD.
La imagen anterior muestra I'a interfaz para registrar nuevos proveedores. La
idea que sustenta esta interfaz pretende que todo insumo es suministrado por
un proveedor particular del cual por cuestiones de interés, se maneja cierta
información que permite un contacto y comunicación más cercana con nuestro
proveedor.
A continuación se describen las funciones princieale~,que se acc~dan mediante
la barra de botones principal ubicada en la parte superior de la ventana.
.....Ir .a\ primerregistro
\r al registroanterior
\r a' registrosiguiente
\r a\ úttimoregistro
Estos botones son los ,que permite agregar registros, modificar registros, borrar
registros, cancelar cambios, y guardar cualquier cambio o registro.
CUI1$O de graduación 2006
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ucc Sistema de Iaveatario 'Y faotaraci6Il
Estos botones permiten hacer búsquedas de registros a través de una serie de
parámetros, mostrar el reporte de proveedores y finalmente el botó~ cerrar que
permite cerrar esta ventana de datos.
La ventana a continuación muestra la interfaz· llamada tablas básicas. Esta
representa un conjunto de tablas de datos que tiene como función
complementar el contenido de las ventanas maestras o ventanas principales de
datos.
Por medio de esta interfaz podemos especificar los siguientes datos:
• Distribuidores
• Categorías de insumas
• Unidades de medida para medir los insumas
• Actividades comerciales para los proveedores
• Catálogos para los insumas. Esto es útil cuando los insumas se desean
clasificar según un catalogo de productos que salió en incierto año.
La interfaz es sumamente fácil de usar. Funciona igual que una tabla de Excel,
en la que solo vamos especificando los datos correspondientes en las
columnas correspondientes. Para borrar o modificar datos solo debemos
seleccionar el dato deseado y cambiarlo o podemos seleccionar la fila completa
para borrarla.
curso cíe graduación 2006
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UCC Sistema 4e Javeatado ., faetuacl6a
la inteñaz también tiene la~funci6n de imprimir la hoja de datos actual. El panel
de tareas describe la función, solo debemos ·estar ubicados en cualquier hoja
de datos y luego usar esta función.
A continuación se muestra la interfaz de las tablas básicas.
La tabla basica DISTRIBUIDORES~ lN cIMiicacian (J.Ie pemM~ la facttraciony el iwertaio. ~¡Eda cIasiicacion, de..f~pennilegenerarnom. de forma~y cIasiíca U9J" el DISTRIBUIDOR..~'Paa Especlicalll NUEVO DISTRIBUIDOR iQese los datos dedos JO las~ enla tabla. Pela ~~lBORRAR UN DISTRIBUIDOR de la tabla~Yk.1ego presione la tecla [5..]de$U teclado. P.a ~!NDDIFlrAR UN DISTRIBUIDOR'".. latabla simplemente cambie los daa de lacoUma que desee ~modfic5~ elcWo $e actu*ará lona vez quecdie de J9tro. Por RECONENDAClON es..apopiado
TABLA BASICA DISTRIBUIDORESN· DiItdJaidof •Ac:tiYo (SIN)?
• 1¡CCGARZ4 ¡ ltJ2!CM GARZA ¡ 031 GALERIA SIMAN 1 ~.¡ENRleo ¡ ~
.) I o
• CATEGORIAS
,. CATALOGOS
.. UNIDADES DE r\~EDIDA
• ACTIVIDADES-: cOr"'lERCIALES
.. COLORES
La interfaz que se mostrará a continuación representa el visor de movimientos
de bodega. Esta es la interfaz principal del sistema en la cual y por medio la
cual se registrar las e·ntradas y salidas de bodega. Tiene 4 funciones básicas y
son las siguientes:
curso de graduación 2006
68
UCC Sistema de bIVeatario Y facbuaci6Ia
Emisión de facturas; la emisión de facturas es sumamente importante, es el .
m~io por' el cual el inventario se disminuye al facturar cantidades especificas
de insumas en base a sus existencias, precio y cantidad, esta función 'permite
emitir facturas de contado, de crédito y factura canceladas con tarjeta de
crédito.
Emisión de recibos; esta función pretende el hecho de disminuir el sistema por
un concepto que no implica el ingreso de dineto en caja.' La función
básicamente pretende la entrega de una cantidad especifica de insumas en
concepto de de donación o regaifa a una institución o persona natural
cualquiera.
Emisión de entradas a bodega; ha sido aumentado por la adquisición en gran
volumen de una cantidad esta función permite alimentar el inventario basado
en el hecho de que el inventario especifica de insumas. El sistema genera un
Cfocumento y un registro de la remisión de entrada a bodega. Con un detalle
completo de las cantidades, unidades de medidas y datos de quien hizo la
remisión.
Emisión de salidas de bodega; función que pretende el registro de la salida en
gran volumen de una cierta cantidad de insumos. La idea es practica cuando
deseamos mover cierta cantidad de insumas a una bodega particular del
negocio, y la bodega no es mas que el registro de las cantidades y detalle de lo
que salió.
C1UlSO de graduación 2006
69
uee SIstema 4e l8:VeDtado y factm:aci6a
A continuación se muestra la ventana principal del visor de movimientos debodega.
_ e
Pe6lDN·: ,.
FechaSaIiciIuII: ~I====~---~---......&·.... :1
Sa&citanIe.: ,:============
Los movimientos de bodega-son organizados en esta interfaz por tipo y fechade registro del documento.
curso de graduaclóD 2006
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ucc sSatem.a de iaveDtado YfactaJ:aci6a.
A continuación se mostraran las interfaces que permite el registro de
documentos en esta ventana.
También se mostraran los reportes asociados con cada interfaz.
.§.uardar -ºancelar
FechaVenciniento :
INSUltOS A FACl'URAR
• ___--"-- L-- ---L--_--'--__----L- _
Sub Total facblla: O.00
r Descuento O • 00
r '.VA. (15%) 0.00
Total F....a : 0.00
Ciene:
Forma de Pago :
N+ Tajeta de Creáto :
.ú-~~
/r/ t r NO DisminuiJ el inventario?A- ••"'·,·; . . _, ~ _
curso de graduacl6n 2006
71
UCC Sistema de laveatario ,. fact1Iraci6a
oT0Ia1 a Entregat :
INSUMOS AENlRE.Oe~cripcio'n
. .. ,i:J ..r--¡: o ---.--.--..-------~-••--.----••-----.----~-...,...........--.----••-----1L __ ._•. .__••_. _ .. ..•._ ..__._•• ._._ __._._..... ._ _ _.__._._..__ __ __ _ _..j
Item ff" Código
•
Entr~N·:11
~=====~--,Fecha Entrada : i12J0912OO6 _~J
Remisión N· :1'"-0 -...1
oégregarArtículo
.~.~-ªonar Lista
BegistrarEntrada §ancetar
curso de graduación 2006
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UCC Sistema de Iaveatado ,. factaI:acióa
....... loa d'" • oantiNI8ci6n JI el 8Gt6r11[Regiab. Ent..... para &r.... la E de Peddo o....... el botan (CenceIBr) .. ceao contraria
SaüdaN+:t
Fed\a : ~JiB/09I2OO6;:.=... =.. =.=.~i:J~rEntregado A :JGALEAIA SIMAN
·ml"rw;am¡·ni¡"t.fW'U*1·Sé,HI CódgolNl.mO D~ C-*ladaD.....
··3154· ..··· .... ··;ÓESTOANiü.AOÓROE··8greger Insumo
.aorrar Lista
•
curso de araduación a006
Registrar Entr.ega ~ancelar
73
UCC Sistema de iDveatario ., factúracióa
ENTRADA ABODEGA
Elnitidll el: Martes, 1ZdeS,epllelTlbre de Z006
Entrad a N· Remision N" Fecha Entrada1 o iJUfIYe., 26 de linero de 2006 12:00100. .a.
INSUMO SA DAR ENTRADA-lij,iñ-N" --_. 1:00.90" --, -,-" .. -.' TI ;,;'crljiciioñ·"'··" --'" -CiiñuaiJd lñ'giéSiJdá'" _.,' If/M"" ,.
1 001-01 CAIUSA 10 UIIIIlAIl
2 001-02 PAU.LO:ll 10 OIlIJ)AD
3 001-03 GORRA 10 URIIlAD
" 001-0" PA:lITALOII lO UIIIIlAD
S 001-05 CA!lISA CUILLO V 10 UJlIIlAD
6 001-06 CALZOJlCILLOS :/.0 UJlI»AD~._._._._._._._._._._._._.-._._.~
I Esta es la entrada a bodega. I
!_._._._._._._._._._._._._._._._.t
curso de graduaci6D 2006
74
•
0 ••••.
' , .... ~__ O
UCC Sistema 4e Jmreatario y factuacióD.
SAUDADE BqDEGAEmitid4> el: Marte~ 12 de Septiembre de 2006
Salida W Recibe Fecha Salida1 CC&lRZl Lunes, 02 de Octubre de 2006 12:00: OOa•••
INSUMOS ADAR SALIDA"ftim ~i"" -roaig"ó ---"" --"" ---"""""" -rréSc-rlpclo"ñ -" -" -" -"" ---" CañUdaa lñ"gis.aaa"--" .. ".U1"M-" _. -_.
Z 001-03 GORlA
4 001-06 CAL20lCILLOS
.-._._._._._._._._._._._._.~
: Esta es la salida de bodega ;~._._._._.-._._.-._._._._._.
curso de graduaei6n 2006
10
10
1JIIDiD
1JIIUD
75
ucc Sistema de inveatarlo y facbuacióa
Las imágenes a continuación representan los reportes operativos del sistema,
tales como el informe de movimientos de bodega, ventas netas, articulas
vendidos por mes.
I~E~~2~~:r:~DEBODEGA I~-'------"------"
................................................... ,_: FACTURA :
l.. .. ~ ..
" ,W ' Códi o Descri ción U.M. Eantidag' ,',
N' :1Emitida el :tartes, 12 de Selltielllre de UU U:II:IOa.ll.Por el Di&ribuidor :ce ~Objeto de textoI
1 3154 DESTORNILLADOR DE ESTRELI.A N" 5 UNIDAD 10Sub Total Por Documento: 10
Tl}talFocturas = 1 Total Por Documento: 10
- ~~~~~:::::~"~~(~(~~~:::::J
, NI, Código' " O'escription " ,U.M. Cantid~d' ,,
N' :1Emitida el :Kartes, 12 ele Septielllre de UU 12:11: 10a.ll.Por el Di&ribuidor :ce GOZI
o 3154 DESTORNILLADOR DE ESTRElLA N" 5
TI}tal Recil'l}s = 1
_ :REMisiOÑ"o"E"ÉNTRADA:L "
cU1'80 de grachl••1ÓD 2006
UNIDADSub Total Por Documento:
Total Por Documento:
151515
76
UCC Sistema de iD.veatarlo y facturación
VENTAS rErAS POR MES 11 Al\K)Ernit¡ d Ce <721 : W.-s. 12 d. S6.embre de 2000
140
120
~100
~ SO
~::a: 60
~40
20
O
128
MEses
El grafico mide el monto en concepto de ventas netas por mes.
curso de graduación 2006
77
¡ARllCl1.0S VENDIDOS POR MES & AÑOj Eff¡!t¡ d ':' : M3rtH. 12 de S.ptiembre d. 2008--.._--
1010
S
O 6Q~
4~
2
O
ARTICULOS
El grafico mide la cantidad de insumos o artículos vendidos por mes y año, el
grafico resume los resultados a los diez artículos mas vendido en un mes y año
especificados.
curso de graduación 2006
78
Sistema de Javeatarlo y faclmaclÓD.
Bibliografía
Visual basic 6.0
Autor Francesco Balena
Prologo de James Faucette
Editor de Visual Basic 6.0 programmer journal.
Modulo de estudio de costos del proyecto
Ing. Manuel Rojas
Internet
Google.com
Nicamer.com
Terra.com
Altavista.com
C1USO de graduaciÓD 2006
79