INTERNAL AUDIT

Definisi Internal Control & Internal Audit

Internal Control Internal Audit

Suatu kontrol sistem yang dirancang didalam suatu rangkaian proses transksasi dan dikoordinasikan untuk mencapai tujuan perusahaan, meliputi struktur organisasi, SOP/MI, job des, budget, jenjang approval, peraturan perusahaan dll.

Bagian (orang) yang melakukan pemeriksaan atas bukti-bukti tranksasi, yang mana bagian ini adalah independen dan kompeten untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pelaksanaan dengan kriteria yang telah ditetapkan. Sebagai suatu dasar untuk memberikan bantuan/rekomendasi yang konstruktif dan prospektif kepada manajemen

Tujuan:

Menjaga harta kekayaan perusahaan

Akurasi data akuntansi

Efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional

Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen

Tujuan: 1. Mereview kepatuhan pelaksanaan SOP

dan segala kebijakan perusahaan, 2. Mereview pelaksanaan internal kontrol, 3. Meyakinkan pihak yg berkepentingan

(Stake holder) bahwa perusahaan dalam kondisi yang baik.

JENIS-JENIS AUDIT

AUDIT INTERNAL AUDIT EKSTERNAL

Internal Audit Adira

BDI

Team audit HR (dari Divisi HRD)

Audit dari kantor akuntan publik - KPMG

Audit Pajak

Audit Bank Indonesia

Audit PPATK

Masing-masing team audit tersebut mempunyai spesifikasi

dan tujuan yang berbeda, namun cara kerja hampir sama.

STRUKTUR ORGANISASI

CEO

Head of Internal Audit

Head of Reguler Audit

Head of Team Reguler Audit

Reguler Audit Officer

Head of QA & Dev. Audit

Head of Team QA & Dev.

Audit

QA & Audit Officer

Head of MIS & Desk Audit

MIS & Desk Audit Officer

Internal Audit Support Officer

Head of Investigation

Head of Team Investigation

Investigation Officer

Jabatan Nama

Head of Internal Audit Ingrid Sri Komala Dewi

Head of Reguler Audit Tongam Tovendi Sihite; Dani Rachman; Rilly Asril; Kries Prihantoro Nugroho

Head of QA & Dev. Audit Erik Oktario Rahmat

Head of Investigation Tutuk Andiartika

Head of Team Reguler Audit Adrian Sucahyo; Simon Petrus Hendrik; Imron Rosadi; M. Hendra Gunawan Seba

Head of MIS & Desk Audit Rita Yulianti

Head of Team QA & Dev. Audit Sect. Head

Yusuf Simanjuntak

Head of Team Investigation Yoga Pratama

NAMA & JABATAN

FOKUS KERJA AUDIT

Memeriksa dan atau menganalisa:

efektifitas dan efisiensi penerapanan kebijakan perusahaan,

efektifitas dan efisiensi proses kerja/operasional dicabang,

sumber penyebab tidak tercapainya strategy objective perusahaan,

kepatuhan terhadap SOP dan menganalisa sumber penyebab

terhadap penyimpangan yang terjadi (compliance).

MISI INTERNAL AUDIT

Memberikan keyakinan yang independen dan obyektif serta memberikan jasa konsultasi kepada Dewan Komisaris dan manajemen untuk meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional perusahaan, dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal dan proses tata kelola perusahaan.

1. Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern,

2. Memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasi kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut,

3. Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance (proses tata kelola),

4. Membantu memperbaiki dan memperkuat lingkungan pengendalian di Adira Finance untuk mencegah terjadinya fraud,

5. Memberikan pandangan yang independent kepada Dewan Komisaris dan manajemen terhadap kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur,

6. Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional perusahaan

FUNGSI/PERAN INTERNAL AUDIT

Ruang Lingkup: • Mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan, menilai apakah

manajemen risiko, control dan tata kelola dari organisasi yang didesain dan dilakukan oleh manajemen adalah memadai dan berfungsi dengan baik.

Kewenangan: 1. Akses yang tidak terbatas ke semua fungsi, pencatatan, kekayaan dan personel. 2. Memiliki akses yang penuh dan bebas ke Dewan Komisaris melalui Komite Audit 3. Mengalokasikan sumber daya, frekuensi, memilih subyek, menentukan ruang lingkup

pekerjaan, dan menerapkan teknik yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit 4. Mendapatkan bantuan personel yang dibutuhkan dari unit-unit organisasi dimana

mereka melaksanakan audit 5. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan auditor eksternal 6. Tidak berwenang untuk melakukan kegiatan operasional 7. Tidak berwewenang menginisiasi dan menyetujui transaksi akunting.

RUANG LINGKUP DAN KEWENANGAN INTERNAL

AUDIT

• Mengembangkan prosedur, teknik dan analisa untuk meningkatkan kualitas kerja Internal Audit

• Mengembangkan konsep People Development

• Mereview hasil kerja reguler audit

• Menilai dan memberikan rekomendasi atas kinerja Tim Reguler Audit

• Menyediakan data dan menganalisa trend data untuk pemeriksaan Tim Reguler Audit

QA & Development

Audit

• Melakukan koordinasi team, analisa dan mempersiapkan proposal audit

• Melakukan kunjungan untuk pemeriksaan lapangan

• Membuat hasil dari pemeriksaan yang dituangkan dalam kertas kerja pemeriksaan

• Mengkoordinasikan dan melakukan verifikasi atas temuan dengan auditee

• Membuat laporan hasil pemeriksaan

Reguler Audit

FUNGSI DAN JOBDESK

FLOW PROSES REGULER AUDIT

Persiapan Pelaksanaan

Audit

Konfirmasi kunjungan

audit ke auditee

Opening

Meeting Audit

PelaksanaanAudit

Audit melengkapi

tanggapan & perbaikan

Closing Meeting

Audit

Pembahasan, Finalisasi dan Mendistribusikan

Sanksi ke Auditee

Penerbitan dan

pendistribusian Report Audit

Update Progress

Langkah Perbaikan

Pelaporan kepada

Manajemen

METODE KERJA REGULER AUDIT

Risk Based Audit,

Sistem sidak,

Opening dan closing meeting,

Memo Konfirmasi,

LHP dan Executive Summary,

Follow up langkah perbaikan,

Rekomendasi sanksi,

Laporan rutin hasil audit kepada manajemen.

RATING AUDIT

Kontrol telah dirancang secara memadai dan dapat

mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, serta

diimplementasikan secara efektif untuk

memberikan jaminan bahwa tujuan yang telah

ditetapkan dapat dicapai

Keterangan

Kontrol telah dirancang secara memadai untuk

mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, tetapi

masih terdapat beberapa kontrol yang

terlewatkan, yang apabila tidak segera diperbaiki

akan menimbulkan kerugian

Kontrol tidak memadai dan tidak beroperasi

secara efektif khususnya pada proses-proses utama

dan beresiko tinggi

Acceptable (Baik) Controls are appropriately designed and

adequate to address key risks and are

operating effectively.

Rating Category Description

Unsatisfactory

(Kurang)

Either controls are inadequate and/or not

operating effectively in key processes and

the resultant risk is high.

Need Improvement

(Cukup)

Controls are appropriately designed to

address key risks but there are some

controls lapses which if not corrected could

cause losses.

MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI

Fungsi dan Peran: Peranan Departemen Investigasi dalam perusahaan adalah untuk

melakukan Investigasi khusus terhadap aktifitas/transaksi dalam unit bisnis karena adanya indikasi tindak kecurangan (fraud) atas dasar permintaan (request) sesuai MI 001/PRD/AUDIT/IV/2012 perihal “Meknisme Kerja Team Investigasi”.

Memberikan kajian penanganan atas setiap kasus Fraud yang dilaporkan (ke AFM) – sesuai MI 001/RIM/PRM/IX/2012 perihal “Mekanisme Pelaporan dan Penanganan Kerugian Operasional (Kejadian Fraud)”).

Sumber Permintaan/Request:

Kadiv/Wakadiv/Kawil/Wakawil,

Whistle Blower,

Reguler Internal Audit,

Quality Process Control,

Unit bisnis (hasil kajian)

MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI

Global Process Dept. Investigasi

Whistle blower/surat kaleng & Red Notice QPC: Dept. AFM menganalisa setiap pengaduan kasus fraud (request/whistle blower/surat kaleng) dan menunjuk tim yang akan menangani . Dari laporan tim QPC jika ada hal yang perlu ditindak lanjut ke proses legal (litigasi) dan masih diperlukan bukti-bukti pendukung maka Dept. AFM & Dept. LO akan berkoordinasi dengan Dept Investigasi.

Reguest by email dari Kawill/Wakawil dan Kadiv/Wakadiv langsung kepada tim Investigasi terkait tentang suatu penyimpangan prosedur atau item yang perlu diinvestigasi, dengan menyebutkan secara spesifik jumlah indikasi penyimpangan yang teridentifikasi, kronologis kejadian serta dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti telah dilakukan penelusuran awal oleh wilayah/area/cabang terkait. Analisa & Hipotesa awal:

a. Analisa 5W + 1H;

b. Potential Loss;

c. Dampak bagi perusahaan (exl. Kerugian materi);

d. Legal Aspek;

e. Urgensi.

Dalam membuat analisa kasus Investigasi melibatkan

tim legal untuk memberikan masukan dari sisi legal

aspek.

Hasil analisa dituangkan dalam Form Analisa Kasus

Investigasi dan diisi rekomendasi penanganan oleh tim

Investigasi (tanda tangan SH dan Kadep Investigasi)

Kunjungan ke lapangan dengan Surat Tugas : Visit nasabah (kertas kerja berupa Data Base Kunjungan); Collect dokumen-dokumen pendukung; BAPK PIC yang terindikasi terkait kasus. Proses Review SH dan Kadep Investigasi ke lapangan. Meeting koordinasi dengan Legal, HRR dan div. terkait: Memastikan pelanggaran dari sisi Legal; Memastikan pelangaran peraturan perusahaan (PP); Memastikan pelanggaran terhadap prosedur dan ketentuan perusahaan ;

Request

Analisa & hipotesa kasus

Inv

Field Investigation

Meeting Koordinasi

Reporting

Monitoring Tindak lanjut

Request Owner

Dept. AFM

Dept. HRR

Dept. Legal Operation

Report Investigasi ditujukan kepada: Request Owner; Dept. AFM; Dept. HRR; Dept. Legal Operation.

Monitoring penyelesain Kasus:

Dept. HRR;

Dept. Legal Operation.

AFM

Dept. HRR/LO

Whistle Blower

Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017

1 Temuan stempel diluar stempel Adira dimana terdapat indikasi penyalahgunaan stempel

2 Indikasi rekening tabungan palsu untuk pembiayaan Mobil

3

4

5

6

7

8

9

Tanggal Order / Tanggal Survey / Kriteria dealer / Jenis aplikasi / status aplikasi/ status tempat tinggal pada FSAP/FAPKB/FOPM berbeda dengan Ad1sysOnline

Indikasi kwitansi atau bon makan bersama pihak ketiga (entertainment) fiktif/manipulasi oleh tim Marketing Cabang

Pelaksanaan Quality Control penanganan nasabah menunggak yang belum sesuai ketentuan

Pelaksanaan penanganan kasus dengan deliquency B yang belum dilaksanakan secara konsisten

Pembuatan analisa kasus ARO dan/atau Rem Off belum menggunakan sistem Ad1Clar

Tidak ada hasil penanganan/kunjungan oleh ARO/Remoff yang tercatat pada sistem Ad1Clar

Tidak dilakukan penginputan atas hasil kunjungan Eksternal Collection ke dalam sistem Ad1Clar

Temuan Utama

Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017

Temuan Lainnya

PKS Dealer

1. Tanggal-Bulan-Tahun Mulai / Nomor PKS / Nama owner / Nomor Rekening / Nomor NPWP/ Masa berlaku pada fisik PKS berbeda dengan sistem.

2. Tanggal-Bulan-Tahun / Nomor PKS berlaku PKS tidak di isi/tidak sesuai 3. Tidak terdapat paraf kedua belah pihak di setiap halaman PKS Dealer. 4. Dealer berbadan hukum PT tidak melampirkan Surat Penunjukan ATPM / surat pengesahan dari departemen

hukum dan HAM. 5. Tidak terlampir copy surat pemberitahuan atas program advanced benefit.

Map PP

Baru

1. Tanggal Order / Tanggal Survey / Kriteria dealer / Jenis aplikasi / status aplikasi/ tanggal penjelasan penting/ "Credit Term & Condition"/ nama BPKB pada FSAP/FAPKB/FOPM tidak diisi. Atau berbeda dengan sistem.

2. Status tempat tinggal / Lama kontrak (sewa) / Lama usaha / Lama bekerja / Jumlah Tanggungan / Jumlah total pengeluaran / total penghasilan/ total tabungan / Admin Fee / data penghasilan/ biaya operasional pada FAPKB tidak di isi atau tidak sesuai.

3. Perhitungan Total Pengeluaran / Penghasilan / Tabungan di FAPKB tidak sesuai dengan perhitungan sesuai dengan MI.

4. Terdapat perbedaan tanggal BASTK / tanggal tagihan pada fisik dokumen dengan sistem. 5. Syarat - syarat perjanjian pembiayaan tidak ditanda tangan oleh calon konsumen. 6. Tanggal penjelasan penting lebih dahulu daripada tanggal order./ tanggal penjelasan penting tidak diisi. 7. Tidak ada Foto Unit berkaroseri, Renvoi Perjanjian Pembiayaan/surat pernyataan unit berkaroseri/perjanjian

pembiayaan mobil berkaroseri. / foto unit tidak. (NCAR) 8. ‘Aplication tag 1’ yang diinput untuk mobil ber-karoseri tidak sesuai dengan MI. (NCAR) 9. DSR 30% - 35% namun tidak terdapat persetujuan sampai dengan BM/ACM/UM

Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017

Temuan Lainnya – Contd’

Map PP Bekas

1. Tanggal Order / Tanggal Survey / Kriteria dealer / Jenis aplikasi / status aplikasi/ tanggal penjelasan penting/ "Credit Term & Condition"/ nama BPKB pada FSAP/FAPKB/FOPM tidak diisi. Atau berbeda dengan sistem.

2. Status tempat tinggal / Lama kontrak (sewa) / Lama usaha / Lama bekerja / Jumlah Tanggungan / Jumlah total pengeluaran / total penghasilan/ total tabungan / Admin Fee / data penghasilan/ biaya operasional pada FAPKB tidak di isi atau tidak sesuai.

3. BKR yang dilampirkan tidak mencantumkan alamat nasabah/tidak diketahui kepemilikan atas nama siapa. 4. Syarat - syarat perjanjian pembiayaan tidak ditanda tangan oleh calon konsumen. 5. Terdapat perbedaan tanggal BASTK / tanggal tagihan pada fisik dokumen dengan sistem. (NDS) 6. Tidak melampirkan foto copy KTP / STNK / foto copy STNK yang dilampirkan sudah expired. (NDS) 7. Syarat-syarat perjanjian pembiayaan tidak ditandatangani oleh calon konsumen. (NDS) 8. DSR 30% - 35% namun tidak terdapat persetujuan sampai dengan BM/ACM/UM.

CMO Stop

Selling

BMC

Brand Complia

nce

1. CMO / CRO terkena stop selling namun masih menerima order tanpa ada pengajuan PPYM. 2. CMH tidak melakukan OTS untuk aplikasi dari CMO yang wajib survey.

1. Tidak terdapat file BMC. 2. Jumlah sampling pada file BMC berbeda dengan MOM/ KKR

1. Terdapat spanduk, take one box kasir, papan pengumuman acrilyc kasir dan X-Banner yang terletak di area depan Kantor Cabang maupun area CTP masih menggunakan logo lama Adira Finance

1. Tidak ada hasil penanganan/kunjungan oleh ARO/Remoff yang tercatat pada sistem. 2. Tidak ada penanganan dalam bucket ARO / Remoff hingga mengalir ke bucket berikutnya. 3. FSKN yang ada tidak ada “Tanda tangan responden”, "Kesimpulan hasil kunjungan ARO/Rem Off/ARH 1-2”

1. SK Gagal + BASTK / SKP belum diserahkan kepada Tim Internal Audit s/d batas waktu pemeriksaan. 2. Terdapat ketidaksesuaian antara keterangan kasus dengan kode delinquency pada analisa kasus ARO/Remoff/

hasil kunjungan eksternal collection di sistem. 3. ARH 3-4 belum menjalankan mekanisme somasi sesuai MI.

Bucket 1 & 2

Temuan Lainnya – Contd’

Generic Issue Temuan Audit Cabang 2017

Bucket 3 & 4

Insentif Dealer

1. PIC dealer penerima komisi dealer tidak dilengkapi dengan kartu nama. 2. Penyerahan bukti potong PPh 21/23 Komisi Dealer kepada MH dilakukan lebih dari H+2 setelah tanggal bukti

potong PPh 21/23 diupload pada aplikasi Ad1Suites dan/atau distribusi bukti potong PPh 21/23 Komisi Dealer kepada dealer dilakukan lebih dari tanggal 26 pada bulan dimana bukti potong PPh 21/23 diupload pada aplikasi Ad1Suites.

Temuan-Temuan Audit dalam Lingkup Fungsi ADH dan OPH

1. Konsep Dual Custody atau Dual Control Pada Saat Pembukaan

Brankas Finance atapun BPKB serta Kontrol Terhadap Brankas dan

Ruangan Tempat Brankas Tersebut Berada

• Log book tidak diisi secara lengkap dan benar sesuai dengan

aktivitasnya.

• Terdapat pengisian logbook oleh PIC yang tidak masuk kerja.

• Pembukaan brankas finance oleh PIC pemegang kunci utama Lemari

Brankas Finance tidak didampingi oleh PIC pemegang kode kombinasi

Lemari Brankas Finance.

• Pembukaan brankas finance ataupun BPKB terutama di RO dilakukan

oleh satu orang yang sama sehingga tidak ada dual control Surat

Penunjukan, kode etik tidak dibuat sesuai dengan Ketentuan dan

penerapan pada aktivitas sehari harinya tidak sesuai dengan surat

penunjukan tersebut.

2. Monitoring Bank In dan Bank Out

• Transaksi pada kolom penambahan dan kolom pengurangan rekonsiliasi

Bank belum dilakukan penjurnalan lebih dari 1 bulan.

• Saldo akhir buffer cash pada rekonsiliasi buffer cash berbeda dengan saldo

akhir buffer cash sebenarnya.

• Saldo imprest buffer cash pada rekonsiliasi buffer cash berbeda dengan

saldo imprest buffer cash sebenarnya.

• Pemakaian dana buffer cash NDS untuk pencairan MAXI yang belum

digantikan HO namun tidak tercatat di laporan rekonsiliasi buffer cash NDS

sebagai voucher yang belum dipertanggungjawabkan.

• Pemakaian dana buffer refund mobil tidak diketahui tanggal transaksinya dan

tidak ditemukan dokumen pemakaian dananya.

• Terdapat selisih saat cash count Buffer Cash NDS.

• Secara random dan periodik, dilakukan konfirmasi kepada PIC Bank untuk

cross-check transaksi bank yang tercatat di Rekening Koran.

3. Insentif

• Nama yang diberi insentif tidak ada pada Employee Dealer Master /

Employee Dealer Master tidak up-date.

• Nama penerima insentif pada data finance dan bukti finance berbeda dengan

nama penerima pada employee dealer master.

• Jabatan penerima insentif pada rekap penerima insentif tidak sesuai dengan

di sistem

• Penyerahan bukti potong dari OPH ke CMH/MM, dari CMH/MM ke dealer dan

pengembalian tanda terima ke OPH tidak sesuai ketentuan.

• Tidak membuat kartu kontrol penyerahan bukti potong.

Terkait dengan insentif ini mohon diperhatikan MI yang terkait dengan hal tersebut

yaitu:

1. MI 002/FIN/ACT/IX/2013 perihal Ketentuan Pengisian Data Dealer Master dan

Dealer Employe Master Terkait Perpajakan

2. MI 003/FIN/ACT/XII/2013 perihal Ketentuan Pendistribusian Bukti Potong PPH

21/23/4 (2)

1. Penanganan Nasabah Overdue

• Fisik SKP dan BAST yang gagal tidak ada/tidak disimpan kembali oleh Cabang.

• Delinquency hasil kunjungan di DKHC berbeda dengan analisa kasus.

• SKP sudah kadaluarsa, tetapi tidak langsung dilakukan penerbitan SKP baru atau

perpanjangan.

• Tidak dilakukan penanganan Overdue Back End sesuai ketentuan.

2. Fixed Asset

• Aktiva tetap tidak ditemukan fisiknya di RO.

• Tidak ada Laporan Mutasi Aktiva Tetap.

• Kesalahan dalam pembuatan BAP Stock Opname Aktiva Tetap.

• Tidak ditempel nomor FAMS pada fisik FA.

• STNK motor operasional dan masa berlaku APAR sudah expired.

Temuan-Temuan Audit Terkait Dengan Bagian Lainnya di Cabang

3. Proses Pembuatan PKS Dealer

• Tidak ada lampiran Surat Tagihan dari Dealer dan format BAST.

• Tidak terdapat tanda tangan MM pada lampiran 2 PKS.

• Format penulisan nomor PKS yang tidak sesuai dengan ketentuan.

• Nomor PKS pada fisik PKS berbeda dengan sistem.

• Tanggal PKS pada fisik PKS berbeda dengan sistem.

• Tidak dilampirkan dokumen SKDP pada PKS Dealer.

(Cont’d)

Thank You and Good luck