integrasi sistem database dan preventive maintenance untuk

Proceeding Seminar Nasional Tahunan Teknik Mesin XIV (SNTTM XIV)Banjarmasin, 7-8 Oktober 2015

TI-22

Integrasi Sistem Database Dan Preventive MaintenanceUntuk Industri Kecil Menengah

Feddy Wanditya SetiawanProgram Studi Teknik Otomotif Politeknik Hasnur

Jl. Adhyaksa No. 7 - 8 Lantai 2 Kayu Tangi Permai Banjarmasin 70125E-mail : [email protected]

[email protected] 2)

)Abstrak

Setiap industri baik kecil menengah (IKM) menginginkan mesin yang dimilikinya beroperasidalam keadaan optimum, khususnya dalam penelitian ini hal tersebut juga terjadi pada CV X,sehingga disadari perlunya kegiatan maintenance. Pengelolaan kegiatan maintenance menjadi sulitdilakukan ketika mesin yang dimiliki bertambah banyak dan kompleks. Maka diperlukan sebuahsistem informasi maintenance untuk mengelola aktivitas tersebut. Penelitian ini mencoba untukmembuat sebuah sistem informasi maintenance menggunakan metode berbasis pada preventivemaintenance (PM). Model sistem informasi maintenance yang dikembangkan adalah modelpenjadwalan dan pengelolaan aktivitas system. Model ini memiliki kemampuan dipakai untukpenjadwalan PM, mengelola informasi operator/teknisi, order inspeksi, cleaning, pelumasan,overhaul, small repair, perkakas dan sparepart yang dibutuhkan. Dalam hal ini untuk memperlancarproses systems development life cycle (SDLC) maka dikembangkan prototype (teknik penjadualandan evaluasi) upaya mengembangkan kebutuhan user yang sulit didefinisikan. Digunakan programaplikasi database yang sesuai untuk keperluan penyimpanan datanya yaitu Microsoft Access 2010.Sistem yang dibuat disesuaikan data dan kebutuhan di CV X serta didukung berbagai referensi yangdiperlukan. Setelah sistem telah berhasil dibuat lalu disimulasikan dan dievaluasi kualitasinformasinya di CV X. Hasil penelitian menunjukkan evaluasi kualitas informasi dengan metodeanalisis rata-rata tertimbang (weighted mean) dilihat dari segi kelengkapan, aksesibilitas danketepatan waktu dalam penyajian informasi. Sistem lama (manual) menunjukan kurang mendapatpersetujuan dari responden (rata-rata total Q1=1,9), sedangkan pendapat responden tentang kualitasinformasi sistem yang baru (sistem database) hampir sangat disetujui oleh responden (rata-rata totalQ2=4,68). Dengan demikian kualitas informasi yang dihasilkan SIPM ini telah dapat diterima user danmendukung upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas pada pengelolaan kegiatan PM khususnyamempermudah pengambilan keputusan bagi level manajemen. Penelitian ini bisa terus ditingkatkandan di integrasikan dengan model lain untuk menghasilkan sistem perawatan yang lebih baik.

Kata kunci : sistem database, preventive maintenance, SDLC dan prototype

A. PendahuluanIndonesia sebagai Negara yang mempunyai

penduduk kurang lebih 230 juta jiwa memiliki Industri KecilMenengah (IKM) yang merupakan kluster tertinggi dansangat besar potensinya. Dekade ini juga diikuti denganera digital, peran Information Technology (IT) sudah tidakdapat diabaikan dalam bisnis serta industri, IKM yangdidukung pemanfaatan IT yang baik akan meningkatkanefektifitas, efisiensi, dan akan mampu berdaya saing.Setiap IKM pasti mempunyai mesin-mesin produksi yangmembutuhkan program pengembangan bagian perawatandan perbaikan.

Maintenance adalah suatu kegiatan yang dilakukansecara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalumemiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya(Higgis and Mobley, 2002). Maintenance merupakanpermasalahan yang tergolong rumit pada penerapannyaseperti cleaning, inspection, running maintenance dan shutdown, breakdown maintenance sampai emergencymaintenance, dimana di dalamnya terdapat beberapafaktor pendukung proses yang saling berkaitan,diantaranya seperti skill tenaga kerja, spesifikasi mesin,keteraturan penjadwalan, spare parts, serta kesesuaianjenis maintenance dan spesifikasi tugas yang dilakukan.Dalam penelitian ini kompleksitas program perawatanmesin juga dirasakan oleh CV X yaitu perusahaan industri

yang memproduksi produk berbahan dasar plastik danberlokasi di kota Malang.

Mengingat fakta diatas, maka sangat diperlukan suatutindakan yang bisa memberikan efisiensi denganmeningkatkan efektifitas kegiatan maintenance. Melaluisebuah sistem informasi baru yang dapat diterima user,lebih murah bila dibandingkan software luar negeri,memberikan alternative kemudahan dan informasi yangberkualitas (sederhana tepat guna) untuk pengelolaanmaintenance mesin di CV X. Dengan harapan efektivitasdan efisiensi produksi dapat tercapai jika dibandingkanpenggunaan sistem informasi lama yang masih manual(pencil and papers), serta memberi peluang meningkatkanvalue dan meminimalisir waste.

Dalam perawatan mesin dikenal metode preventivemaintenance (PM). PM adalah kegiatan pemeliharaan danperawatan yang dilakukan untuk mencegah timbulnyakerusakan-kerusakan yang tidak terduga dan menemukankondisi atau keadaan yang menyebabkan fasilitas produksimengalami kerusakan pada waktu digunakan dalamproses produksi (Kister, et al., 2006 dalam Farida, 2008).PM yang mengandalkan inspeksi merupakan senjataampuh untuk menekan breakdown. Seperti yangdisampaikan Sri (2008) pada proses produksi di industri,PM yaitu pemeliharaan atau penggantian alat atau bagianalat menurut waktu yang telah dijadwalkan berdasarkanperkiraan waktu kerusakan alat dan program maintenanceyang dilaksanakan dengan ketat akan menghindarkan


TI-22

terjadinya kerusakan alat yang pada akhirnya mengurangijumlah limbah yang dihasilkan.

Kemudian lagi bahwa integrasi PM dan sistemdatabase akan menghasilkan sistem informasi preventivemaintenance (SIPM) yang sangat handal untuk menanganidata dan informasi perawatan mesin di CV X. SIM akanberguna dalam pengorganisasian sistem data PM.

Berikut ini penelitian relevan tentang PM dan sistemdatabase (SD) untuk memperkuat justifikasi metodealternatif yang diusulkan. Menurut Dromey dan Rout(1992); Geck, et al. (1998) dalam Khan dan Qureshi (2010)bahwa perangkat lunak merupakan bagian intrinsik dariindustri yang berbeda dan berperan serta dalamoperasional strategis yang memungkinkan perusahaanmemiliki fleksibilitas, penghematan waktu dan berakibatturunnya biaya yang bersamaan dengan terpeliharanyaproses kualitas (maintaining quality) produk dan jasa.Kemudian oleh Fernandez dan Labib (2003) menggunakanPM dan sistem database untuk sebuah sistem informasimaintenance dimana dilakukan analisa datapemeliharaannya serta di integrasikan sebagai bagianintegral dari software.

Dukungan database dengan Microsoft Access 2010dalam SIPM akan sangat berperanan (Database designhas been an integral part of MIS), maka terbentuk integrasiyang saling mendukung dalam mempercepat danmempermudah pekerjaan ditingkat keputusan. DenganSIPM diharapkan penanganan data dan informasi PMseperti penjadwalan, kontrol dan pemeliharaan mesin bisadilakukan secara tepat dan terencana di CV X.

B. Tinjauan PustakaDisini akan dibahas tentang metode penelitian sistem

informasi, constructivism, metode kualitatif, model desainpenelitian, manajemen perawatan strategis, totalproductive maintenance (TPM), SIM, SDLC, kualitassistem informasi, perancangan software, database, alatdokumentasi SIPM dan alat pengembangan SIPM.

1. Metode Penelitian Sistem InformasiSistem informasi memiliki dua bidang kajian (Davis etal., 1997) :1. Penggunaan, akuisisi dan manajemen

sumberdaya serta layanan teknologi informasi.2. Evolusi dan pengembangan infrastruktur serta

sistem teknologi untuk dukungan proses bisnis diorganisasi.

Gambar 1 yaitu posisi disiplin sistem informasi.

Gambar 1 Posisi disiplin sistem informasi

Pada dasarnya metode penelitian di bidang sisteminformasi tidak memiliki perbedaan dengan bidangpenelitian lainnya. Pembedaan hanya lebih mengarahkepada trend penelitian yang dilaksanakan dan diakuioleh perkumpulan sistem informasi internasional.Dalam penelitian sistem informasi terdapat metode-metode khusus yang dipakai dari bidang keilmuanlainnya, misalnya etnografi yang awalnya dipakai olehpeneliti-peneliti antropologi (Simonsen and Kensing,

1997; Myers, 1999), misalnya juga dalam penelitiantindakan (action research) yang berawal pada bidangpsikologi (Baskerville, 1999).

2. ConstructivismDalam pendekatan penelitian dikenal 3 (tiga) unsurpenyelidikan yaitu, penegasan/klaim pengetahuan(knowledge claims), strategi penyelidikan (strategiesof inqury), dan metode menuju pendekatan danproses desain (methods leading to approaches andthe design process). Lebih detail pada gambar 2.

Sumber : Dengan modifikasi, (Creswell, 2003: 4-5)

Gambar 2 Klaim pengetahuan, strategi penyelidikan,dan metode pendekatan dan proses desain penelitian

Constructivism salah satu alternatif pendekatan yangdipakai dalam penelitian sistem informasi. Berikutpenegasan pengetahuan untuk constructivismmenurut Creswell (2003) :

a. Pemahaman atau kemengertianb. Pengertian beberapa partisipanc. Sosial dan konstruksi berdasar struktur

historid. Generasi teori

Constructivism adalah pendekatan yang belumbanyak dikaji dalam literatur sistem informasi.Umumnya penelitian dengan pendekatan ini akanmenghasilkan sebuah konstruk, model, metode, atauoperasionalisasi ketiganya ke dalam sebuah contoh(March and Smith, 1995). Penelitian yangmenghasilkan model konseptual dan pengembangansoftware dikategorikan penelitian dengan pendekatanconstructivism. Pendekatan constructivism tidaksekedar memunculkan model atau software. Prosespengujian implementasi suatu perangkat lunak atausistem informasi dalam lingkup organisasi atau useradalah bagian yang menyatu dalam pendekatandilakukan. Misalnya, saat aplikasi sistem pendukungkeputusan dibangun maka efektivitas aplikasinyaharus diuji, juga kaitannya dengan level penerimaanuser dan manfaat nyata yang dirasakan oleh user.

3. Metode KualitatifPengelompokan penelitian dilakukan salah satunyadengan metode kualitatif. Pada pendekatan kualitatif(soft approach) dalam penelitian sistem informasibegitu berbeda dengan pendekatan kuantitatif.Pendekatan ini baru sekitar tahun 1998 diakui secararesmi sejajar oleh komunitas sistem informasi (Avison,Lau, Myers, and Nielsen, 1999). Dalam pendekatanini peneliti mencoba memahami dengan mendalamfenomena yang diteliti dalam pengaturan yang wajardan alami. Pendekatan ini dikategorikan juga sebagaipendekatan fenomenologi. Pendekatan fenomenologiberfokus memperoleh jawaban atas pertanyaanmengapa dan bagaimana. Metode yang dipakai untukpendekatan ini yaitu studi kasus (case study).


TI-22

4. Model Desain PenelitianDalam aplikasi nyata perlunya desain penelitian,model desain penelitian terbagi dalam tiga kelompokutama, yaitu pra-eksperimen, eksperimen, daneksperimen semu (quasi experiment). Desain pertamaadalah model pra-eksperimen, bentuk model inimasih berpendapat bahwa desain tidak perlukelompok kontrol karena dengan pemahamansepintas, para peneliti bisa mengetahui tindakan apayang ingin dilakukan dan implikasi apa yang perluuntuk mendapatkan data yang diperlukan di lapangan.Berikut ilustrasi pra-eksperimen dengan pendekatanone-group pretest-posttest design (Creswell, 2003) :

Group A O1 ------------ X ------------ O2

5. Manajemen Perawatan StrategisPada gambar 3 terlihat salah satu pilihan utamaperawatan strategis yaitu preventive maintenancebeserta sub-divisinya (Coetzee, 2008). Kegiatan PMberdasarkan selang waktu adalah proses perawatandilakukan pada interval waktu tertentu tanpamemperhatikan kondisi item yang akan dirawat.Proses ini pada umumnya dilakukan dengan:pemeriksaan periodik berkala, penggantianspareparts, perbaikan peralatan yang rusak,pelumasan, dan pembersihan item.

Gambar 3 Diagram rencana pemeliharaan strategis

Dalam mengevaluasi program PM, dengan rumus :(1)

Efektivitas perencanaan dapat direfleksikan dalamkemampuan jadwal berdasarkan perkiraan kebutuhanpekerjaan yang disusun. Dihitung dengan rumus :

(2)

6. Total Produktive Maintenance (TPM)TPM adalah jalinan kerjasama yang kompak antaraperawatan dan bagian produksi secara keseluruhan,memiliki maksud mengoptimalkan kualitas produksi,meminimal waste, menekan biaya produksi,mengoptimalkan kemampuan peralatan danpengembangan dari seluruh sistem maintenancepada perusahaan manufaktur. Salah satu elemen daridefinisi TPM diantaranya memiliki tujuan untukmenghadirkan suatu sistem preventive maintenance(PM) demi memperpanjang usia penggunaanmesin/peralatan.TPM, yang berfokus pada operator dan merupakanbagian integral dari TQM, menetapkan bagianperawatan bekerja dengan menerapkan tindakanberikut ini (Shang, 2002 dalam Shahanaghi danYazdian, 2009) :

• Menumbuhkan rasa memiliki bagi operator,dengan memperkenalkan perawatan melaluiperan serta operator, dimana operatorbertanggung jawab untuk perawatan primer danpekerjaannya. Tugas-tugas rutin yang terlibattermasuk inspeksi, pelumasan, penyetelanmesin/alat (adjustment), perbaikan kecil, sertacleaning dan kerapihan dari ruang bekerjanya.

• Mengoptimalkan kemampuan operator danpengetahuannya agar bisa memaksimalkanoperasi secara efektif. Operator diarahkan dapatmendeteksi tanda-tanda awal kerusakan,keausan, ketidakmampuan alat (maladjustment),kebocoran oli (oil leaks), atau ada bagian yanglonggar. Operator harus menganggap haltersebut sebagai tugasnya untuk selanjutnyamengusulkan saran perbaikan demimenghilangkan kerugian karena kinerjamesin/alat yang tidak optimal.

• Menggunakan tim lintas fungsional yang terdiridari operator, pengelola, insinyur dan manajeruntuk meningkatkan kinerja operator danperalatan.

• Menetapkan jadwal cleaning dan PM untukmemaksimalkan waktu pembersihan (clean-uptime).

Top manajemen harus menunjukkan komitmen untukTPM dengan memberikan waktu yang cukup danmengalokasikan sumber daya yang memadai untukmenciptakan dan mempertahankan perubahanbudaya yang diperlukan dan memberikan pelatihanbagi karyawan agar mencapai pemeliharaan mandiri.Tujuan total dari TPM adalah meningkatkan efektivitasperalatan secara total (Shirose, 1989 dalamShahanaghi dan Yazdian, 2009).Hasil yang diperoleh dari penelitian Shahanaghi danYazdian (2009), menunjukkan efektivitas dankegunaan dari TPM dalam mengurangi tugasbreakdown maintenance (BM) serta meningkatkankehandalan mesin, kualitas proses dan produk yangdihasilkan.

7. Sistem Informasi ManajemenSIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasiskomputer yang menyediakan informasi bagi beberapapemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.Gambar 4 menunjukkan pemahaman tentanginformasi sebagai data diolah untuk tujuan tertentu(Lucey, 1997 dalam Reddy, et al., 2009).

Gambar 4 SIM dan proses pengambilan keputusan

8. Kualitas Informasi Sebagai Penunjang ManajemenSebagai penunjang pada level-level manajemen,sistem informasi diharapkan bisa memberikaninformasi yang berkualitas. Kriteria kualitas informasidiantaranya beracuan kepada :

1. Accebility (kemudahan)2. Completeness (kelengkapan)3. Accurateness (ketelitian)

9. Systems Development Life Cycle (SDLC)Pentingnya memahami persyaratan sistem sedinimungkin, dimana interaksi manusia dengan teknologiharus diperhatikan pada awal langkah SDLC (Zhanget al., 2004).Tahapan utama SDLC meliputi :


TI-22

1. Survei ruang lingkup dan kelayakan proyek.2. Menganalisis sistem yang ada

(manual/computer).3. Mendefinisikan keperluan pemakai.4. Memilih solusi yang terbaik.5. Merancang sistem baru.6. Pengadaan hardware dan software.7. Membangun sistem baru.8. Implementasi sistem baru.

10. Perancangan SoftwareDalam tahap ini dilakukan langkah-langkahperancangan software yang diilhami langkah PADITanalysis oleh McFadden dan Hoffer (1994) yaitu :

1. Perencanaan (Planning)2. Analisis (Analysis)3. Perancangan (Design)4. Penerapan (Implementation)5. Pengujian Prototipe (Testing)

11. DatabaseDatabase merupakan kumpulan file yangberhubungan secara logis dan digunakan secara rutinpada operasi-operasi SIM. Gambar 5 adalahorganisasi data dari database. Jogiyanto, H.M (1997).

Gambar 5 Organisasi data

12. Alat Dokumentasi SIPMPengunaan notasi semacam lingkaran dan panahsangat membantu sekali untuk memahami suatusistem pada semua tingkat kompleksitasnya dandikenal dengan nama diagram arus data (data flowdiagram atau DFD). Jogiyanto.HM (1995).1. DFD

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkankomponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponentersebut dan asal, tujuan dan penyimpanan daridata tersebut. Ada tiga tipe DFD yaitu ContextDiagram (CD), DFD fisik dan DFD logis. LaniSidharta (1995 : 75).

2. ERDERD merupakan notasi grafis dalam pemodelandata konseptual yang mendeskripsikanhubungan antara penyimpanan. ERD digunakanuntuk memodelkan struktur data dan hubunganantar data, karena hal ini relatif kompleks.

13. Alat Pengembangan SIPM Microsoft Access 2010

Microsoft Access adalah DBMS menggunakanmodel relasional, sebagai satu set tabelterhubung. Fitur utama dari DB adalahpenggunaan primary dan foreign key untukmenghubungkan tabel dengan hubungan 'one tomany' dan 'many to many’ (Date, 1990 dalamVandeweerd and Davies, 2006).

C. Kerangka Konsep PenelitianKerangka konsep pengembangan SIPM di CV X pada

gambar 1.

Gambar 6 Kerangka konsep pengembangan SIPM

D. Metode PenelitianMetode penelitian meliputi :1. Penelitian pendahuluan2. Identifikasi permasalahan3. Penetapan tujuan penelitian4. Kajian pustaka5. Kerangka solusi masalah6. Penentuan jenis, rancangan dan variable

penelitian :a. Jenis penelitian, dengan metode kualitatif,

serangkaian kegiatan menjaring data/informasi yang bersifat sewajarnyamengenai permasalahan suatu kondisiaspek tertentu obyeknya. Dengan unsurpenyelidikan constructivism, agar upayapengembangan dari data dan informasi bisaoptimal diberikan dari pengertian beberapapartisipan/pihak yang terlibat, didukung jugadata-data teori relevan. Pengembangansistem dengan menerapkan tahapan SDLC.

b. Rancangan penelitian, pra eksperimendengan pendekatan one group pretest-postest, sebelum diberikan perlakuan padasistem penanganan PM di CV X terlebihdahulu dilakukan observasi awal, kemudiansetelah diberi perlakuan atau intervensidilakukan pengukuran (postest) terhadapkualitas informasi yang dihasilkan olehsistem informasi yang dikembangkan.

c. Obyek penelitian yaitu sistem penangananPM dan subyeknya manajer, admin sertaoperator/teknisi di CV X.

DATABASE


TI-22

Analisa SistemConseptual Design :1. Diagram Konteks2. Data Flow Diagram (DFD)3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Logical Design :- Translasi Model ER ke Model Relasional- Analisa terhadap transaksi, lembar inspeksi, query(database view) yang diperlukan fungsi-fungsipengelolaan PM.

- Mengintegrasikan database view ke dalam model datakonseptual

- Mengidentifikasi kebutuhan integritas dan keamanan

Physical Design :- Penciptaan database, relasi (tabel) & hal yang terkait

dengan bentuk fisik- Pendefinisian database dalam DBMS- Penentuan organisasi data secara fisik- Perancangan program pemroses database

Process and User Interface :- Design Menu- Design Form- Design Report

Database Implementation :1. Pengembangan Database2. Pengembangan Module Program3. Pengembangan User Interface

Program Aplikasi

Selesai

Mulai

Pengujian Program :Verifikasi, Validasi, Uji Prototipe

Ya

Tidak

Perencanaan Sistem :1. Identifikasi Faktor Perencanaan Strategis:

- Tujuan- CSF (Critical Success Factor)- Area Permasalahan

2. Identifikasi Objek Perencanaan PerusahaanUnit Organisasi:- Lokasi- Fungsi Bisnis- Tipe-Tpe Entitas

3. Pengembangan Model untuk Perusahaan- List Entity- Functional Decomposition- Planning Matrices

Analysis

Design

Implementation

Testing

Planning

d. Variable penelitian: Ketepatan waktu,aksesibilitas, kelengkapan, data-data PM,Target PM, basis data PM, pengamatanprogram PM, SDLC.

7. Analisis data penelitiana. Analisis isi (content analysis)

Data kualitatif hasil wawancara dianalisismenggunakan analisis isi. Untuk mengetahuipermasalahan, peluang, kebutuhan-kebutuhan dari user untuk memilih solusiyang terbaik dalam menentukan SIPM yangakan dirancang serta untuk melakukanevaluasi sistem yang dikembangkan.

b. Analisis deskriptifAnalisis terhadap data hasil uji coba sistemdengan melihat kualitas sistem informasi(ketepatan waktu, aksesibilitas,kelengkapan) yang dihasilkan danmengevaluasi sistem lama dan sistem baru,apakah ada peningkatan.1. Data hasil wawancara dari responden

berjumlah 5 (lima) orang,dikelompokkan dan disusun menurutpenilaian check list, lalu dilakukanpenilaian dengan skala likert.

2. Metode analisis, menggunakan analisisrata-rata tertimbang (weighted mean),untuk mengetahui rata-rata tingkatpersetujuan dari responden :

(3)

Setelah diperoleh rata-rata tertimbangdilakukan perhitungan rata-ratakeseluruhan dengan rumus :

(4)

Lalu di evaluasi agar diketahuiperbedaan kualitas informasi olehmodel sistem lama dan sistem yangbaru.

8. Tahapan Penelitian Pengembangan SIPMa. Tahap System Development Life Cycleb. Sistematika PADIT SIPM

Beracuan permasalahan dari sistem lama diCV X dan teori relevan, dilakukanperancangan sistem baru. Diagram aliruntuk PADIT SIPM ditunjukkan gambar 7

Gambar 7 Diagram alir PADIT SIPM


TI-22

ConstructivismPenelitian Pendahuluan

Identifikasi MasalahPenelitian

Penetapan TujuanPenelitian

Kajian PustakaPenelitian

Kerangka Konsep SolusiMasalah Penelitian

Pihak yang Berperan di CV X :1. Manajer2. Admin

3. Operator/Teknisi

Analisis Sistem Saat Ini

Monitoring Program PreventiveMaintenance di CV X

Kesimpulan & Saran

Ruang Lingkup &Kelayakan Proyek

Penentuan Jenis,Rancangan dan Variabel

Penelitian

Teknik Pengumpulandan Analisis Data

Penelitian

Analisis Sistem Informasi

Analisis Output & KebutuhanSistem Informasi

Pendefinisian Kebutuhan Data &Informasi Pihak Yang Terlibat

Penetapan Kelayakan Solusi

Mendefinisikan kebutuhan pengguna

Pengadaan Hardware & Software

Pembangunan Sistem Baru

Planning (Perencanaan)

Analysis (Analisis)

Fasilitas Disesuaikan Kebutuhan &Kemudahah Bagi Calon Pengguna

Design (Perancangan) Implementation (Penerapan) Testing (Pengujian)

Evaluasi Kualitas InformasiSistem Baru Di CV X

SDLC (Systems Development Life Cycle)Tahapan Pengembangan SIPM

Merancang Sistem Baru

Pemilihan Terbaik (Hardware & Software)Dari Penetapan Sebelumnya

Berdasar Kebutuhan Informasi &Data Analisis Sebelumnya

Implementasi sistembaru

P

A

D

I

T

9. Diagram alir metode penelitian SIPMDari semua uraian diatas dapat dibuat suatudiagram alir metode penelitian SIPM untuk CV Xseperti yang ditunjukkan pada gambar 8.

Gambar 8 Diagram alir metode penelitian SIPM di CV X

E. Hasil dan Pembahasan

1. Kelayakan ProyekHasil identifikasi melalui observasi danwawancara untuk analisa kelayakan proyek padalingkup kelayakan teknik, ketersediaan teknologi,kemampuan user, dan kelayakan ekonomi di CVX diketahui telah memenuhi syarat untukdilakukan pengembangan sistem baru.

2. Analisis Sistem Saat Ini Di CV Xa. Belum digunakannya komputer sebagai alat

membuat laporan dan menyimpan data PM.b. Ketidaktelitian seringkali terjadi, dan data

yang dilaporkan akan menjadi kuranglengkap.

c. Arsip tidak tersimpan secara teratur.d. Belum ada alat bantu bagi manajer dalam

menentukan jadwal PM secara cepat danakurat.

e. Terpisahnya sistem perencanaan perawatandan perencanaan penggantian spareparts.

f. Belum adanya suatu sistem pengolah data(data processing)

g. Belum adanya suatu sistem pelaporan(reporting) terpadu yang dapat membantumanajer dalam pengambilan keputusan.

3. Perancangan Sistem Baru Untuk CV Xa) Perencanaan

Spesifikasi SIPM meliputi beberapa hal, yaitu :a. List Entity, identifikasi terhadap entity (calon

tabel) yang terlibat untuk CV :

Tabel 1 List EntityENTITY ATRIBUT

Pelumasan No PelumasanKode PelumasanNo InspeksiID PegawaiTgl Pelaksanaan PelumasanPelumasan MesinPelumasan KomponenDurasi InspeksiHasil Inspeksi

b. Functional Decomposition, proses untukmenjabarkan fungsi-fungsi bisnis menjadilevel yang lebih terperinci :

Gambar 9 Dekomposisi fungsi untuk CV X

c. Planning Matrices, menunjukkan suatuhubungan antara fungsi dengan tipe entityuntuk bagian perawatan CV X :

Gambar 10 Planning matrices antara fungsi dan tipe entity


TI-22

Ambil data inspeksiAmbil data jadwal

inspeksi

Hitung total durasiinspeksi

Hitung total durasijadwal inspeksi

Hitung effektivitasinspeksi:

(Total durasi inspeksi/total durasi jadwalinspeksi) x 100%

BEGIN

Tampilkaneffektivitas inspeksi& grafik effektivitas

inspeksi

END

d. Modul: editing data, pencarian Informasi,pelaporan, manajemen hak akses user.

e. File-file yang dikelola database: data jadwalPM, data mesin, data inspeksi, datacleaning, data pelumasan, data small repair,data overhaul, data spareparts, dataperkakas, data laporan periodik, datalaporan eksepsi, data laporan dadakan, datarekapitulasi (summary).

f. Form-form yang digunakan dalam SIPM :form manajer, form admin, form edit jadwal,form edit (mesin, pegawai, perkakas,sparepart), form jadwal pm (inspeksi,cleaning, pelumasan, overhaul), form alat(perkakas dan sparepart), form pm(inspeksi, cleaning, pelumasan, overhauldan small repair), form laporan (rekapitulasi,periodic, pengecualian dan dadakan).

g. Fasilitas laporan : laporan periodic, laporanpengecualian, laporan mendadak, laporanrekapitulasi.

b) Merancang Sistem Barua. Analysis Systems (Conceptual Design):

diagram konteks, DFD dan ERD.

Gambar 11 Konteks Diagram SIPM

Gambar 12 DFD level 0 SIPM

Gambar 13 Entity-relationship diagram SIPM

b. Design Systems: perancangan databaselogic).Model relasional SIPM dapat dijabarkanyaitu kata-kata bergaris bawah sebagaiprimary key, kata-kata yang dicetak miringdan bergaris bawah sebagai foreign key.Berikut salah satu diantaranya:Jadwal Inspeksi: (Kode_Inspeksi,Kode_Mesin, Durasi_Jadwal_Inspeksi,Tahun_Inspeksi, Bulan_Inspeksi,Minggu_Inspeksi, Tgl_Inspeksi)

c. NormalisasiBerikut salah satu entitas yang telahdinormalisasi :Cleaning (No_Cleaning, Kode_Cleaning,No_Inspeksi, ID_Pegawai,Tgl_Pelaksanaan_Cleaning,Durasi_Cleaning, Hasil_Cleaning)

d. Perancangan database fisikSetelah tahap normalisasi, kemudianmembuat perancangan database secarafisik. Berikut salah satu fisik rincian tabelSIPM :

Tabel 2. Jadwal Cleaning

e. Perancangan proses (interface danflowchart) berikut salah satu diantaranya :

Gambar 14 Hirarki menu preventive maintenance


TI-22

Gambar 15 Flowchart perhitungan effektivitas inspeksi

c) Implementasi Sistem BaruPenerapan semua desain sistem yang telahdibuat ke dalam bentuk program aplikasiberbasis komputer. Software yang digunakanuntuk implementasi dalam hal ini adalahMicrosoft Access 2010 :

a. Desain form, berikut salah satu diantaranyayaitu form data inspeksi:

Gambar 16 Desain form data inspeksi

b. Pembuatan Tabel dan Relationship :Dalam SIPM terdapat 15 tabel, salah satulangkah pembuatan tabel dan relasinyadalam Microsoft Access 2010 adalahsebagai berikut :

Gambar 17 Pembuatan tabel

Gambar 18 Relasi dalam Microsoft Access 2010

c. Pembuatan formBerikut salah satu contoh tampilan formyang dihasilkan gambar 19

Gambar 19 Tampilan form inspeksi.

d. Tampilan query small repair yang dihasilkan

Gambar 20 Tampilan desain query small repair

e. Pembuatan Report. Salah satu tampilanreport. Gambar 21

Gambar 21 Tampilan report rekapitulasi inspeksi

f. Pembuatan Hierarki Menu

Gambar 22 Tampilan Switchboard Manager

g. Pengujian Program (Testing)1. Verifikasi


TI-22

Verifikasi bertujuan menguji apakahaplikasi prototipe yang dibuat telahsesuai dengan hasil perancangansistem yang telah dilakukansebelumnya. Verifikasi dapat dilakukandengan melakukan pengujian terhadaphirarki menu, form-form, dan report-report yang telah dibuat, yang berartimelakukan pengujian terhadap hasilperancangan user interfacesebelumnya. Verifikasi juga dapatdilakukan untuk pengujian fungsimatematis dengan membandingkanhasil perhitungan manualmenggunakan kalkulator dengan hasilperhitungan yang dilakukan olehaplikasi SIPM. Contoh verifikasi yangterdapat dalam aplikasi SIPM adalahverifikasi user interface untuk hirarkimenu dan fungsi matematis untukperhitungan effektivitas PM.

Gambar 23 Form login SIPM

Gambar 24 Menu utama SIPM

Gambar 25 Form login hak akses user

Gambar 24 menunjukkan menu utamaaplikasi SIPM. Apabila diklik pada menumanajemen data mesin danoperator/teknisi, maka akan muncul

form login untuk hak akses user dalamhal ini manajer seperti pada gambar 25.

Gambar 26 Form edit data mesin dari SIPM

Jika ingin menginput dan meramalkandurasi dan pekerjaan PM mesin makaakan masuk ke sub menu edit datamesin seperti pada gambar 26.

Gambar 27 Form melihat laporan dari SIPM

Apabila ingin melihat salah satulaporan, maka pilih menu laporanrekapitulasi kemudian akan tampildaftar rekapitulasi PM seperti gambar28.

Gambar 28 Daftar rekapitulasi inspeksi

Untuk melihat laporan rekapitulasicleaning, pilih cleaning, kemudian akantampil laporan rekapitulasi cleaningseperti pada gambar 29.


TI-22

Gambar 29 Daftar rekapitulasi cleaning

Sedangkan verifikasi untuk fungsimatematis perhitungan effektivitas PMdilakukan dengan cara membandingkanhasil perhitungan effektivitas olehaplikasi SIPM dengan hasil perhitunganmanual.

Tabel 3 Perhitungan Efektivitas PM.

PM Rumus Effektivitas

TotalDurasi PMTerlaksana

(jam)

Total DurasiJadwal PM

(jam)

Inspeksi (Total Durasi Inspeksi/Total

Jadwal Durasi Inspeksi) x 100%

14 17

Cleaning (Total Durasi Cleaning/Total

Jadwal Durasi Cleaning) x 100%

11 17

Pelumasan (Total Durasi Pelumasan/Total

Jadwal Durasi Pelumasan) x 100%

6 12

Overhaul (Total Durasi Overhaul/Total

Jadwal Durasi Overhaul) x 100%

34 42

Tabel 4 Perbandingan Efektivitas PM

PMNilai Effektivitas PM

(SIPM)

Nilai Effektivitas

(Kalkulator)

Inspeksi 82,35% 82,35%

Cleaning 64,71% 64,71%

Pelumasan 50% 50%

Overhaul 80,95% 80,95%

Berdasarkan tabel 3 dan 4, dapat dilihatbahwa fungsi matematis untuk perhitunganeffisiensi PM pada aplikasi SIPM adalahbenar.2. Validasi

Validasi memiliki tujuan utama untukmenguji apakah sistem informasipreventive maintenance mesin yangtelah dibuat dapat berfungsisepenuhnya sebagai sistem informasiyang dapat membantu manajer dalammengelola dan mendapatkan informasitentang operator/teknisi dan hasilpekerjaannya. Bagi Manajer, informasiyang diperlukan berupa laporan-laporanyang telah disebutkan di bagian awal.Laporan-laporan tersebut antara lainlaporan rekapitulasi, laporan periodik,pengecualian, dadakan serta grafikefektivitas perencanaan PM dan grafikevaluasi program PM. Diantaracontohnya adalah sebagai berikut :

Gambar 30 Laporan small repair per mesin

Gambar 31 Grafik PM menurut hasil pekerjaan

Gambar 32 Grafik effektivitas pelaksanaan PM

Hasil validasi, dapat disimpulkan SIPMsangat membantu seorang manajermendapatkan informasi yang akurat dancepat untuk membantu mendukungpengambilan keputusan manajerial. Selainitu juga mempermudah pengelolaan aktivitasPM khususnya di CV X.

3. Uji prototipea. Uji coba kelengkapan

Dilakukan observasi penerimaanresponden terhadap sistem baru,membandingkan kelengkapan datapada laporan yang dihasilkanantara sistem lama dengan sistembaru. Hasilnya sistem baru telahmemenuhi uji kelengkapandibandingkan dengan sistem lama.

b. Uji coba aksesibilitas/kemudahanDari hasil uji cobaaksesibilitas/kemudahan semuaresponden menyatakan mudah,


TI-22

berarti sistem baru memenuhi ujiaksesibilitas.

c. Uji coba kecepatan/ketepatanwaktuBerdasarkan wawancara makasemua responden menyatakanbahwa informasi tersedia jikadibutuhkan ada disetiap itempenilaian, hal ini menunjukkansistem yang baru memenuhiketepatan waktu.

4. Evaluasi Kualitas Informasi SistemUntuk mengetahui keberhasilan sistem yang

diterapkan maka dilakukan pengukuran terhadapkualitas informasi yang dihasilkan, baik sistemlama (manual) maupun SIPM yang baru.Pengukuran dalam penelitian ini dilakukan untukpengisian form-form dan laporan kegiatanpreventive maintenance. Penilaian uji cobadilaksanakan setelah dilakukan input data jadwalpm, data mesin, inspeksi, cleaning, pelumasan,overhaul, spareparts, lokasi mesin danoperator/teknisi di CV X.

Dari hasil penghitungan bahwa kualitasinformasi sistem lama (manual) kurang mendapatpersetujuan (rata-rata keseluruhan = 1,9),sedangkan kualitas informasi sistem baru (sistemdatabase) sangat disetujui responden (rata-ratakeseluruhan = 4,68). Dengan demikian kualitasSIPM menurut responden (manajer, admin,operator/teknisi) telah terjadi peningkatan ataumenunjukkan bahwa kualitas sistem informasisetelah dilakukan pengembangan menjadi lebihbaik dan sangat diterima.

F. Kesimpulan dan Sarana. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dandiuraikan sebelumnya maka SIPM untukmendukung monitoring aktivitas PM di CV Xmemiliki kesimpulan sebagai berikut :1. Hasil penelitian pengembangan SIPM

dengan mengintegrasikan teori/perilakupreventive maintenance (PM) dan SistemDatabase (SD) untuk mengelola kegiatanperawatan mesin di CV X meliputi berbagaihal yaitu : Sistem informasi yang berjalan saat ini

sudah dapat memberi informasi namuninformasi yang dihasilkan sangat tidaklengkap dan terbatas, tidak tepat waktusehingga sulit untuk melakukanpemantauan aktivitas PM. Hal inidisebabkan karena proses pengolahandata masih manual atau belum adasistem basis data yangterkomputerisasi.

Informasi yang dibutuhkan oleh pihakmanajemen di CV X adalah informasiyang lengkap, tepat waktu dan mudahdiakses yang memuat : Cakupan aktivitas PM yang

dilaksanakan meliputi inspeksi,cleaning, pelumasan, overhaul dansmall repair dan cakupan peralatandan spareparts. Informasi inidibutuhkan admin untuk memantautingkat aktivitas program PM.

SIPM memiliki report form yangmencakup berbagai jenis laporantentang pekerjaan dari kegiatanPM dan operator/teknisinya.

Telah berhasil dibuat sebuah sistemuntuk mengelola dan menjadwalkankegiatan perawatan yang berbasispreventive maintenance untuk CV X.Sistem tersebut memiliki kemampuanutama untuk mengelola pembuatanmelakukan kegiatan penjadwalan PM,order pekerjaan PM, informasi perkakasdan spareparts juga disertai denganpenentuan operator/teknisi

Basis data yang digunakan dalam SIPMdengan program MS Access 2010,merupakan kumpulan table yang terdiridari table mesin, tabel pegawai, tabelperkakas, tabel sparepats, jadwal PM,tabel PM (inspeksi, cleaning,pelumasan, overhaul dan small repair),semuanya disusun sedemikian rupaserta saling berhubungan satu samalain sehingga informasi yangdibutuhkan dapat dengan cepat danmudah tercapai.

2. Melalui hasil uji dan evaluasi kualitasinformasi SIPM dalam mengelola kegiatanperawatan mesin di CV X, telah bisamengatasi permasalahan jika dilihat dari: Uji Kelengkapan, terbukti dari

tanggapan semua responden yangmenyatakan system informasi barulebih lengkap dari system informasilama, (skor rata-rata tertimbangsebelum: 1,95 dan skor rata-ratatertimbang sesudah: 4,65).

Uji Aksesibilitas/kemudahan, systemyang baru telah terkomputerisasisehingga data dan informasi dapatdiperoleh kembali dengan mudahkarena hanya membuka aplikasi SIPMdan dapat menemukan data daninformasi yang diperlukan secara cepat.Hal ini didukung oleh pendapatresponden menyatakan bahwa systembaru mudah diakses, (skor rata-ratatertimbang sebelum: 1,93 dan skor rata-rata tertimbang sesudah: 4,6).

Uji Ketepatan waktu, terbukti daritanggapan pengguna yang menyatakanbahwa system yang baru lebih cepatdalam pembuatan laporan dan mampumenyediakan informasi setiap saatdibutuhkan, sehingga tidak kembalidijumpai keterlambatan untukmemperoleh informasi dalammendukung monitoring program PM,(skor rata-rata tertimbang sebelum: 1,6dan skor rata-rata tertimbang sesudah:4,8).

Adanya perbedaan kualitas informasiyang dihasilkan sistem informasi yanglama dengan yang baru, dimanakualitas informasi sistem yang barudianggap lebih baik dengan (skor rata-rata tertimbang keseluruhan: 4,68) darikualitas informasi system yanglama(skor rata-rata tertimbangkeseluruhan: 1,9).


TI-22

b. Saran1. Sistem informasi preventive maintenance

yang baru dikembangkan hanyalah suatualat, kelengkapan, validitas data daninformasi bergantung pada data yang diinput, untuk itu sebaiknya data dimasukkansecara rutin informasi yang diperoleh selaluup to date.

2. Untuk menjamin system akan terus berjalan,maka pihak manajemen harus terusmemantau pelaksanaan dan pemeliharaanSIPM.

3. Perlunya dilakukan evaluasi terhadapsystem baru secara periodik. Hal inidilakukan selain untuk evaluasi system jugauntuk mengantisipasi perubahan kebutuhaninformasi dimasa yang akan datang.

4. Kedepannya penelitian ini bisa terusditingkatkan dan di integrasikan denganmodel lain untuk menghasilkan sistemperawatan yang lebih baik.

Daftar Pustaka[1] Adriana Harizanova. (2003). Management Information

System in Tailoring Industry. Academic Open InternetJournal. 9: 1-10.

[2] Aik, C and Duane C. Tway. (2003). Decision Makingin the Changing Post-Industrial Organization. TheInternational Journal of Applied Management andTechnology. 1 (1): 1-16.

[3] Avison, D. E., Lau, F., Myers, M. D., and Nielsen, P.A. (1999). Action Research. Communication of theACM. 42 (1): 94-97.

[4] Baskerville., R. L. (1999). Investigating InformationSystems with Action Research. Communication of theAIS. 2(19).

[5] Date., C.J. (2000). An Introduction to DatabaseSystem. Seventh Edition, Addison-Wesley PublishingCompany, Inc, New York.

[6] Davis, G. B., Gorgone, J. T., Couger, J. D., Feinstein,D. L., dan Longenecker, H. E. (1997). ModelCurriculum and Guidelines for Undergraduate DegreePrograms in Information Systems. Association forComputing Machinery, Association for InformationSystems, Association of Information TechnologyProfessionals.

[7] DuyQuang Nguyen and Miguel Bagajewicz. (2008).Optimization of Preventive Maintenance Scheduling inProcessing Plants. Bertrand Braunschweig and XavierJoulia (Editors). Elsevier B.V./Ltd. EuropeanSymposium on Computer Aided Process Engineering– Escape. 18: 1-6.

[8] Ebeling Charles E. (2004). Reliability andMaintainability Engineering. Tata McGraw Hill. p. 359-377.

[9] Farida Ariani. (2008). Studi Pemeliharaan Pabrik padaPembangkit Listrik Tenaga Diesel. Jurnal Dinamis. 2(3): 1-5.

[10] Fiztgerald, B., and Howcroft, D. (1998). TowardDissolution of the IS Research Debate: fromPolarization to Polarity. Journal of InformationTechnology. 13: 313-326.

[11] Frankfort-Nachmias, C., and Nachmias, D. (1996).Research Methods in the Social Sciences (5 ed.).Arnold: London.

[12] Fred R. McFadden and Jeffrey A. Hoffer. (1994).Modern Database Management (4th ed.). Benjamin-Cummings Publishing Co., Inc. Redwood City, CA.USA. p.73-75.

[13] G.S. Reddy, R. Srinivasu, S.R. Rikkula and Vuda S.Rao. (2009). Management Information System to Help

Managers For Providing Decision Making in anOrganization. International Journal of Reviews inComputing. p. 1-6.

[14] Jasper Coetzee. (2004). Maintenance. StrategySetting ISB2158 Maintenance Engineering: Assuringthe Future. www.m-eng.co.za/page7/page7.html.Januari, 13, 2011.

[15] Jean Michel Vandeweerd and John Davies. (2006).Combining a Data Management System and Case-Based Learning to Address Various Types of Needs inEquine Orthopaedics. International Journal ofTechnologies in Higher Education. 3 (2): 27-39.

[16] Jogiyanto, H.M. (1997). Sistem Informasi BerbasisKomputer, Konsep Dasar dan Komponen; BPFE;Yogyakarta. h. 272-274

[17] John W. Creswell. (2003). Research DesignQualitative, Quantitative and Mixed MethodsApproches. Second Edition, Sage Publications. USA.p. 3-9.

[18] Joseph M. Hellerstein, Michael Stonebraker andJames Hamilton. (2007). Architecture of a DatabaseSystem. Now The Essence of Knowledge-Foundations and Trends in Databases. 1 (2): 141-259.

[19] Kamran Shahanaghi, and Seyed Ahmad Yazdian.(2009). Analyzing The Effects Of Implementation OfTotal Productive Maintenance (TPM) In TheManufacturing Companies: A System DynamicsApproach. World Journal of Modelling and Simulation.ISSN 1 746-7233, England, UK. 5 (2): 120-129.

[20] Lindley R. Higgis and R. Keith Mobley. (2002).Maintenance Enginering Handbook. Sixth Edition,McGraw-Hill.

[21] Marble, R. P. (2000). Operationalising theImplementation Puzzle: an Argument for Eclecticismin Research and in Practice. European Journal ofInformation Systems. 9: 132-147.

[22] March, S. T., and Smith, G. F. (1995). Design andNatural Science Research on Information Technology.Decision Support Systems. 15: 251-266.

[23] Myers, M. D. (1999). Investigating InformationSystems with Ethnographic Research.Communication of the AIS. 2 (23).

[24] M. I. Khan and M. A. Qureshi. (2010). The ExtremeEngineering for Globalization of National SoftwareIndustry (Total Quality Management Framework).Journal of Quality and Technology Management. 6(1): 23–38.

[25] Michael E. D. Koenig. (2000). Information DrivenManagement: the New, but Little Perceived. Printed inGermany, Business Zeitgeist Libri. 50: 174–190.

[26] Oscar Fernandez and Ashraf W. Labib. (2003).Quality and Reliability Corner a Decision SupportMaintenance Management System Development andImplementation. International Journal of Quality &Reliability Management. 20 (8): 965-979.

[27] P. Dale Johnson. (2002). Principles of ControlledMaintenance Management. The Fairmont Press., Inc.Publisher: Lilburn, Ga. USA.

[28] Payman Salami and Hojat Ahmadi. (2010). Review ofFarm Management Information Systems (FMIS). NewYork Science Journal. 3 (5): 1-15.

[29] Ping Zhang., Jane Carey., Dov Te’eni., and MarilynTremaine. (2004). Integrating Human-ComputerInteraction Development into SDLC: A Methodology.Proceedings of the Americas Conference onInformation Systems New York. AMCIS. (4): 1-7.

[30] PK. Ragunath., S. Velmourougan., P. Davachelvan.,S. Kayalvizhi, and R. Ravimohan. (2010). Evolving aNew Model (SDLC-2010) for Software DevelopmentLife Cycle (SDLC). International Journal of ComputerScience and Network Security, IJCSNS. 10 (1): 112-119.


TI-22

[31] Richard Y. Wang., Henry B. Kon and Stuart E.Madnick (1993). Data Quality Requirements Analysisand Modeling. Published in the Ninth InternationalConference of Data Engineering. Vienna, Austria. p.1-15.

[32] Simonsen, J., and F. Kensing. (1997). UsingEthnography in Contextual Design. Communication ofThe ACM. 40 (7): 36-42.

[33] Sri Moertinah. (2008). Peluang-Peluang ProduksiBersih pada Industri Tekstil Finishing Bleaching (StudiKasus Pabrik Tekstil Finishing Bleaching PT.Damaitex Semarang). Laporan Tesis Program IlmuLingkungan UNDIP. Semarang. h. 21-24.

[34] Sunil Dutta., Dinesh Kumar and Pradeep Kumar.(2010). Reliability Analysis of Defence Vehicles GearBox Assembly under Preventive Maintenance. IndianJournal of Science and Technology. 3 (3): 321-328.

[35] Tashakkori, A., and Teddlie, C. (1998). MixedMethodology: Combining Qualitative and QuantitativeApproaches. Thousand Oaks. Sage Publications.

integrasi sistem database dan preventive maintenance untuk

Documents