instruksi kerja penyusunan daftar penawaran...

INSTRUKSI KERJAPENYUSUNAN DAFTAR PENAWARAN MATAKULIAH

No PRODI-S1/MUTU/IK/01/IX/2009

Terbit I 12 Desember 2009

Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Jurusan menyiapkan berkas-berkas yangdiperlukan untuk menyusun daftar penawaranmata kuliah, seperti: Diagram alir masing-masing prodi dan catatan untuk masing-masingangkatan, Penawaran MK semestersebelumnya, dan Kurikulum masing-masingProdi.

2. Jurusan mencermati mata-mata kuliah semestergasal atau genap dan perkembangan studimasing-masing angkatan.

3. Jurusan menyusun Daftar Penawaran Matakuliah dengan memperhatikan berkas-berkasdan catatan-catatan langkah kedua.

4. Jurusan mengeluarkan Daftar Penawaran Matakuliah dengan menempelkannya di papanpengumuman. Jurusan memberikan arsipDaftar Penawaran Mata kuliah ke pihak-pihakyang bersangkutan (Dosen-dosen PA &BAAK)

Pencermatan mata kuliahsemester gasal/genap.

Pengumuman DaftarPenawaran Mata kuliah

ke mahasiswa

Penyiapan berkas-berkas

Penyusunan DaftarPenawaran Mata kuliah

INSTRUKSI KERJAPENYUSUNAN JADWAL PERKULIAHAN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Jurusan menyiapkan berkas-berkas yangdiperlukan untuk menyusun jadwalperkuliahan, seperti: Daftar Penawaran MKsemester berjalan, Jadwal penggunaan ruangan,dan Jadwal ketersediaan waktu Dosen-dosen.

2. Jurusan memasukkan data (nama-nama matakuliah, nama-nama dosen, waktu, angkatan &ruangan) ke software timetabler.

3. Jurusan menyusun Jadwal perkuliahan dengansecermat dan seteliti mungkin, bila perlubernegosiasi dengan Dosen pengampu matakuliah.

4. Jurusan mengeluarkan Jadwal Perkuliahandengan menempelkannya di papanpengumuman. Jurusan memberikan arsipJadwal Perkuliahan ke pihak-pihak yangbersangkutan (Dosen-dosen PA & BAAK) danarsip penggunaan ruangan ke teknisi.

Memasukkan data ke softwaretimetabler

Pengumuman JadwalPerkuliahan ke mahasiswa

Penyiapan berkas-berkas

Penyusunan Jadwal Perkuliahanper Prodi, per Angkatan

Penyusunan Jadwal MengajarDosen dan Penggunaan

Ruangan

INSTRUKSI KERJAPENUGASAN DOSEN MENGAJAR



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Jurusan menyiapkan berkas.

2. Jurusan menyiapkan draft pembagiandosen dan mata kuliah.

3. Jurusan menyusun draft jadwal.

4. Jurusan melakukan konfirmasi kepadadosen-dosen mengenai keseuaian waktumengajar dan jadwal yang dibuat.

5. Jurusan mengadakan revisi jadwal jikadiperlukan.

Pengeplotan Dosendan Mata Kuliah

Pembuatan Jadwal

Konfirmasi Dosen

Revisi Jadwal

Penyiapan berkas

6. Jurusan menyiapkan surat tugas mengajardan surat permohonan mengajar.

7. Proses pengiriman surat tugas/permohonanmengajar dilakukan.

8. Konfirmasi penerimaan surat dan kesesuaianjadwal dilakukan

Pembuatan Surat TugasMengajar

Pengiriman surat

Konfirmasi penerimaansurat

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN SILABUS BAGI DOSEN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Dosen pengampu mata kuliah mempelajarikurikulum prodi secara keseluruhan untukmelihat grand design kurkulum prodi.

2. Dosen pengampu mata kuliah mempelajari matakuliah dan kelompok mata kuliah yang searas.

3. Dosen melakukan penelitian pustaka untukmenyusun silabus dan menentukan pendekatandan bahan mengajr yang tepat.

4. Dosen pengampu mulai menuangkan konsepmata kuliah yang dimaksudkan ke dalam matakuliah.

5. Dosen pengampu menyerahkan silabus matakuliah dan memastikan bahwa isi silabus telahsesuai dengan kurikulum prodi secarakeseluruhan.

6. Dosen melakukan revisi silabus bila diperlukan.

7. Silabus jadi.

Mempelajari MK &kelompok MK

Mempelajari kurikulumprodi

Penelitian Pustaka

Penyusunan Silabus

Konsultasi &Penyerahan Silabus ke

Jurusan

Revisi Silabus

Silabus Jadi

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN SAP BAGI DOSEN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Penyusunan SAP

Penyiapan berkas(silabus & kurikulum)

& bahan pustaka

Konsultasi &Penyerahan SAP ke

Jurusan

Revisi SAP

SAP Jadi

1. Dosen pengampu mata kuliahmempelajari silabus mata kuliah dankurikulum prodi secara keseluruhan.Dosen juga menyiapkan buku ajar untukmata kuliah yang dimaksud.

2. Dosen menyusun SAP dengan detil.

3. Dosen melakukan konsultasi &menyerahkan SAP mata kuliah keJurusan.

4. Dosen melakukan revisi SAP biladiperlukan.

5. SAP jadi.

INSTRUKSI KERJAMENGAJAR DI KELAS BAGI DOSEN



Revisi 0

Penanggung jawab Kajur

Indikator kinerja 1 hari selesai

1. Sebelum kelas dimulai dosen sudah harusmempersiapkan materi kuliah, presensi, danalat bantu mengajar.

2. Dosen datang tepat watu dan sign in dikomputer kelas. Setelah itu dosen menunggumahasiswa sign in.

3. Setelah semua mahasiswa sign in, dosenmemberikan kuliah sesuai dengan silabus danjumlah SKS mata kuliah tersebut.

4. Setelah kuliah selesai, mahasiswa sign out darikomputer kelas.

5. Dosen mengisi laporan perkuliahan dikomputer kelas dan sign out dari kelas.

Mempersiapkan materikuliah

Dosen sign in

Dosen sign out

Proses belajar mengajar

Kelas berakhir,mahasiswa sign out

INSTRUKSI KERJAKONVERSI MAHASISWA TRANSFER



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Mempelajari berkas

Menerima berkas

Mengkonversi nilai-nilaiMata Kuliah

Mencetak hasil konversirangkap 4

Distribusi konversi keMhsw, DPA, BAAK, &

Jurusan

1. Jurusan menerima surat disposisi dariKetua yang menyetujui permohonantransfer mahasiswa.

2. Jurusan mempelajari transkrip nilaimahasiswa.

3. Jurusan mengkonversi nilai mata kuliah–mata kuliah yang sesuai dengan kurikulumprodi.

4. Jurusan mencetak hasil konversi rangkap 4(untuk mahasiswa yang bersangkutan,DPA, Jurusan, BAAK).

5. Jurusan mendistribusikan dokumen kepihak-pihak tersebut di atas.

INSTRUKSI KERJAPEMBIMBINGAN KRS BAGI MAHASISWA



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Dosen mencermati apakah mata kuliah yangdiambil dan pengisian blangko KRS sudahsesuai dengan ketentuan dan memberikansaran yang bersifat akademis kepadamahasiswa apabila diperlukan.

2. Dosen menandatangani blangko KRS.

3. Dosen mencatat kegiatan pembimbingandalam Buku Pengendali Bimbingan Akademikdan mengembalikannya kepada mahasiswa.

4. Dosen menerima lembar KRS berwarna hijauyang telah distempel BAAK dari mahasiswadan mengarsipnya.

Pengisian KRS

Penandatanganan KRS

Pengarsipan KRS

Pencatatan dalam BukuPengendali Bimbingan

INSTRUKSI KERJAPENAMBAHAN & PENGURANGAN MK



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Melihat Daftar PenawaranMatakuliah dan Mencermati

Transkrips mentara

Mengisi KRS dengan telitidan rapi

Mengambil berkasPerubahan KRS di BAAK

Berkonsultasi dengan DosenPembimbing Akademik

Meminta tanda tangan DPA

1. Mahasiswa mengambil berkas KRS Perubahan diBAAK.

2. Mahasiswa melihat daftar penawaran mata kuliahkembali dan mencermati transkrip nilai untukmemastikan mata kuliah yang wajibdiulang/diambil/ didahulukan.

3. Mahasiswa berkonsultasi dengan DosemPembimbing Akademik (DPA).

4. Mahasiswa menuliskan nama-nama mata kuliahyang ingin diambil dengan lengkap, rapi & teliti.

5. Mahasiswa meminta persetujuan DPA denganmeminta tanda tangan DPA pada berkas KRSPerubahan.

Mengesahkan berkasPerubahan KRS ke BAAK

Mendistribusikan berkasKRS ke BAAK, Jurusan,

DPA

Menyimpan berkas KRS(warna putih) dengan baik

6. Mahasiswa mengesahkan berkas ke BAAKdengan cara meminta stempel.

7. Mahasiswa menyerahkan lembar perubahanKRS warna merah muda ke BAAK, warnabiru ke Jurusan, warna hijau ke DPA

8. Mahasiswa menyimpan lembar KRS warnaputih dengan baik

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN UTS BAGI MAHASISWA



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Mahasiswa memasuki ruangan ujian.

2. Mahasiswa menerima lembar soal dan lembarjawaban (apabila diperlukan) dari pengawasujian.

3. Mahasiswa menyerahkan KRU kepadapengawas untuk ditandatangani, kemudianmahasiswa menandatangani daftar hadir.

4. Mahasiswa melaksanakan Ujian TengahSemester.

5. Apabila telah selesai mengerjakan ujian,mahasiswa menyerahkan lembar soal danlembar jawaban (apabila ada) kepadapengawas ujian.

6. Mahasiswa meninggalkan ruang ujian.

Memasuki ruang ujian

Menerima soal & lembarjawaban

Meninggalkan ruangujian

Melaksanakan UTS

Menyerahkan soal &lembar jawaban

Menyerahkan KRU &menandatangani daftar

hadir

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN UTS BAGI DOSEN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Dosen memasuki ruangan ujian.

2. Dosen membagikan lembar soal dan lembarjawaban (apabila ada) kepada peserta ujian.

3. Dosen memeriksa kelengkapan KRU,menandatangani KRU, dan mengedarkandaftar hadir.

4. Dosen mengisi Berita Acara Ujian TengahSemester.

5. Dosen mengawasi berlangsungnya UjianTengah Semester.

6. Apabila ujian telah selesai, dosenmengumpulkan lembar soal dan lembarjawaban (apabila ada).


Membagikan soal & lembarjawaban

Mengisi berita acara

Mengawasi UTS

Memeriksa KRU,menandatangani KRU, &mengedarkan daftar hadir

Mengumpulkan soal &lembar jawaban

7. Dosen meninggalkan ruang ujian.

8. Dosen menyerahkan 1 (satu) kopi Berita Acarakepada BAAK.

Menyerahkan Berita Acarakepada BAAK

Meninggalkan ruang ujian

INSTRUKSI KERJAPEMANTAUAN UJIAN BAGI DOSEN PIKET UAS



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Dosen piket memastikan bahwa seluruh berkasujian dan kunci ruang ujian tersedia lengkap diSekretariat Ujian dan memastikan bahwaseluruh pengawas ujian yang bertugas padasessi tersebut telah hadir.

2. Dosen piket menyerahkan berkas ujian dankunci ruang kepada pengawas ujian.

3. Dosen piket berkeliling ke ruang-ruang ujianuntuk memantau dan memastikan bahwa ujianberjalan dengan lancar.

4. Apabila pada sessi tersebut terdapatpengumpulan ujian yang bersifat take-home,dosen piket bertugas untuk menerimapenyerahan makalah/paper tersebut darimahasiswa di Sekretariat Ujian.

5. Dosen piket mencatat dan melaporkanpelaksanaan ujian pada form yang telahdisediakan.

Memastikanketersediaan berkas,kunci, & pengawas

Penyerahan berkas &kunci ruang

Pengumpulan ujian take-home

Pengisian form dosenpiket

Pemantauan ujian

6. Apabila ujian telah selesai, dosen piketmenerima berkas ujian dan kunci ruang daripengawas.

7. Dosen piket menyerahkan seluruh berkas ujianke BAAK.

Penyerahan berkas keBAAK

Penerimaan berkas &kunci ruang

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN UAS BAGI MAHASISWA



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Mahasiswa memasuki ruang ujian.

2. Apabila ujian bersifat tertutup, mahasiswameninggalkan tas di depan kelas dan hanyamembawa alat tulis ke bangku ujian.

3. Mahasiswa menerima lembar soal dan lembarjawaban (apabila ada) dari pengawas.

4. Mahasiswa menyerahkan KRU kepadapengawas untuk ditandatangani danmahasiswa menandatangani daftar hadir.

5. Mahasiswa melaksanakan Ujian AkhirSemester.


Meninggalkan tas di depankelas

Menyerahkan KRU &menandatangani daftar

hadir

Melaksanakan UAS

Menerima lembar soal &lembar jawaban

6. Apabila ujian telah selesai, mahasiswamenyerahkan lembar soal dan lembar jawaban(apabila ada) kepada pengawas.

7. Mahasiswa meninggalkan ruang ujian.Meninggalkan ruang ujian

Mengumpulkan soal &lembar jawaban

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN UAS BAGI PENGAWAS



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Pengawas mengambil berkas ujian dan kunciruang di Sekretariat Ujian.

2. Pengawas memasuki ruang ujian.

3. Pengawas membagikan lembar soal dan lembarjawaban (apabila ada) kepada peserta ujian.

4. Pengawas menandatangani KRU danmengedarkan daftar hadir.

5. Pengawas mengisi Berita Acara Ujian AkhirSemester.

6. Pengawas mengawas pelaksanaan Ujian AkhirSemester.

Mengambil berkas ujian &kunci ruang


Mengisi Berita Acara

Membagikan lembar soal &lembar jawaban

Menandatangani KRU &mengedarkan daftar hadir

Mengawas pelaksanaanujian

7. Apabila ujian telah selesai, pengawasmengumpulkan lembar soal dan lembarjawaban (apabila ada).

8. Pengawas meninggalkan ruang ujian danmengunci ruang.

9. Pengawas menyerahkan berkas ujian dankunci ruang kepada petugas piket diSekretariat Ujian.

Menyerahkan berkas ujian& kunci ruang

Mengumpulkan lembarsoal & lembar jawaban

Meninggalkan ruang ujian

INSTRUKSI KERJAEVALUASI HASIL BELAJAR



Revisi 0


Indikator kinerja

1. Dosen mempertimbangkan dan menghitungkomponen penilaian dengan mengacu padaprinsip norm base. Komponen nilai terdiridari: rerata kehadiran mahasiswa di kelas,keaktifan/keterlibatan di kelas, tugas-tugas,dan ujian-ujian.

2. Dosen memberikan nilai akhir sesuai dengandengan standar penilaian dari jurusan yaitudengan huruf A, B, C, D, E.. Nilai K (kurang)diberikan bagi mahasiswa yang belummemenuhi persyaratan penilaian. Dosenberhak memberikan nilai E bagi mahasiswayang telah mendapat nilai K dan tidakmemenuhi persyaratan penilaian.

3. Dosen menginput nilai akhir denganmenggunakan jaringan CERMAT.

Semua komponen nilaidihitung

Nilai akhir diberikandengan huruf

Nilai diinput denganmenggunakan jaringan

CERMAT

INSTRUKSI KERJAPEMBIMBINGAN SKRIPSI/PORTOFOLIO/TA

BAGI MAHASISWA



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Mahasiswa menemui dosen pembimbing yangtelah ditunjuk dan menyerahkan surat tugaspembimbingan dan proposal kepadapembimbing.

2. Mahasiswa mengambil Buku PengendaliBimbingan di BAU dengan mengganti biayacetak kemudian mengisi buku tersebut.

3. Mahasiswa menyusun Skripsi/ Portofolio/ TAdi bawah pembimbingan dosen pembimbing.Mahasiswa harus membawa Buku PengendaliBimbingan setiap kali melaksanakanpembimbingan untuk diisi oleh dosen.

4. Apabila penyusunan Skripsi/ Portofolio/ TAtelah selesai, mahasiswa meminta formulirbebas bimbingan ke Jurusan, mengisinya, danmemintakan tandatangan kepada pembimbing.

Penyerahan proposal &surat tugas

Pengambilan &pengisian Buku

Pengendali Bimbingan

Pembimbingan

Pengisian formulir bebasbimbingan

INSTRUKSI KERJAPEMBIMBINGAN SKRIPSI/PORTOFOLIO/TA BAGI DOSEN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Dosen menerima surat tugas pembimbingandan proposal dari mahasiswa kemudianmenentukan jadwal pembimbingan.

2. Dosen membimbing mahasiswa dalampenyusunan Skripsi/Portofolio/TA. Setiap kalimelaksanakan pembimbingan, dosen harusmengisikan kemajuan yang telah dicapai kedalam Buku Pengendali Bimbingan.

3. Apabila penyusunan Skripsi/Portofolio/ TAtelah selesai, pembimbing menandatanganiformulir bebas bimbingan yang telah diisi olehmahasiswa.

Penerimaan proposal &surat tugas

Penandatanganan suratbebas bimbingan

Pembimbingan

INSTRUKSI KERJASURAT BEBAS BIMBINGAN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Setelah skripsi disetujui oleh pembimbinguntuk diujikan, mahasiswa meminta suratpernyataan bebas bimbingan skripsi dariSekretaris Jurusan.

2. Mahasiswa meminta tanda tangan pembimbingdan ketua Prodi.

3. Mahasiswa menyerahkan surat bebas bimbingan,3 bendel skripsi untuk S1/ 2 bendel TA untukD3, dan buku bimbingan skripsi kepadaSekretaris Jurusan.

Mahasiswa memintasurat bebas bimbingandari Sekretaris Jurusan

Surat bebas bimbinganditandatangani

Pembimbing danKaprodi dan distempel

Mahasiswa menyerahkanberkas-berkas dan tugasakhir kepada Sekertaris

Jurusan

INSTRUKSI KERJASURAT KETERANGAN BEBAS KEUANGAN DAN ADMINISTRASI



Revisi 0



1. Mahasiswa membawa surat keterangan bebasteori yang sudah ditanda tangani Puket I keBAU.

2. Petugas BAU memeriksa semua kewajibanmahasiswa yang berhubungan dengankeuangan dan administrasi yang lain.

3. Setelah pemeriksaan selesai, petugas BAUmeminta tanda tangan Puket II danmemberikan surat bebas keuangan danadministrasi kepada mahasiswa.

Mahasiswa membawaSurat keterangan bebas

teori ke BAU

Petugas BAU memeriksakewajiban administrasi

dan keuangan mahasiswa

Surat Bebas keuangandan Adminstrasidiberikan kepada

mahasiswa

INSTRUKSI KERJASURAT KETERANGAN BEBAS TEORI



Revisi 0



1. BAAK memeriksa persyaratan sks mahasiswauntuk ujian pendadaran dan kelulusan.

2. Petugas BAAK membawa surat keteranganbebas teori untuk ditandatangani Puket Isebagai syarat ujian pendadaran.

3. Petugas BAAK memberikan surat bebas teorikepada mahasiswa.

Mahasiswa meminta suratbebas teori di BAAK

Petugas BAAK memintatanda tangan Puket I

Surat Bebas Teoridiberikan kepada

Mahasiswa

INSTRUKSI KERJAPENJADWALAN DAN PENUGASAN PENGUJI

UNTUK SEKRETARIS JURUSAN



Revisi 0

Penanggung jawab Sekretaris Jurusan

Indikator kinerja

1. Dengan mempertimbangkan topik skripsi,Sekretaris Jurusan menugaskan dua (untukD3) dan 3 (3) untuk S1. Penguji terdiri dariKetua penguji, Sekretaris (dosen pembimbingsatu) dan Anggota ( dosen pembimbing dua).

2. Untuk penjadwalan, Sekretaris Jurusanmenghubungi dosen yang ditugaskan danjadwal disesuaikan dengan ketersediaan waktupara penguji.

3. Pengawas membagikan lembar soal dan lembarjawaban (apabila ada) kepada peserta ujian.Sekretaris Jurusan memberikan surat tugas dansatu bendel copy skripsi kepada masing-masing penguji.

Jurusan menugaskan 2/3orang penguji

Jurusan menanyakanketersediaan waktu para

penguji

Surat tugas dan copyskripsi dibagikan kepada

para penguji

INSTRUKSI KERJAPENENTUAN LULUSAN TERBAIK



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Jurusan menentukan lulusan terbaikberdasarkan masa studi dan Indeks PrestasiKumulatif mahasiswa. Masa studi bagi lulusanterbaik tidak boleh melebihi lama studiminimal+1 (satu) tahun.

2. Hasil keputusan Jurusan mengenai lulusanterbaik disampaikan kepada Panitia Wisuda.

Penentuan lulusanterbaik

Penyampaian informasikepada Panitia Wisuda

INSTRUKSI KERJAPENGHITUNGAN KELEBIHAN SKS



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Kelebihan sks adalah kelebihan jumlah bebansks untuk dosen pengampu mata kuliah di luarjumlah sks wajib dosen tersebut yaitu 12 sks.

2. Kelebihan sks termaksud dihitung sesuaidengan ketentuan yang berlaku sebagaiberikut:a. Jabatan Pembantu Ketua mempunyai bobot

8 sks,b. Jabatan Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan,

dan Ketua P3M mempunyai bobot 6 sks,c. Jabatan Kaprodi mempunyai bobot 4 sks,d. Dosen pembimbing akademik dihargai 1

sks untuk setiap 30 mahasiswa,e. Dosen yang menjadi koordinator unit

kegiatan tertentu dihargai 2-3 sks.

3. Penghitungan kelebihan sks dilakukan olehpenata akademik pada jurusan Sastra InggrisSTBA-LIA Yogyakarta.

Pengertian kelebuhan sks

Penghitungan kelebihansks

Pelaksana penghitungankelebihan sks

INSTRUKSI KERJAPENGAMBILAN EAT (ENGLISH ABILITY TEST)

BAGI MAHASISWA S1



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Mahasiswa melihat jadwalpenyelenggaran ujian EAT di papanpengumuman.

2. Mahasiswa mendaftar dan membayarbiaya ujian ke BAU. Mahasiswamenyimpan bukti pembayaran yangberfungsi sebagai tanda bukti pesertadengan baik.

3. Mahasiswa mengikuti ujian sesuaijadwal Mahasiswa wajib datang 15menit sebelum ujian mulai.

4. Mahasiswa melihat pengumuman hasilujian EAT di papan pengumuman

5. Mahasiswa mengambil sertifikat diKoordinator EAT.

6. Mahasiswa memfotokopi sertifikat danmenyerahkan copy sertifikat keKoordinator EAT.

Melihat jadwal ujian

Mendaftar dan membayarbiaya ujian di BAU

Mengikuti ujian sesuaijadwal

Melihat hasil ujian EATdi papan pengumuman

Mengambil sertifikatdi Koordinator EAT

Memfotokopi sertifikatEAT dan menyerahkan

copy sertifikat keKoordinator EAT

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN JADWAL UJIAN EAT

(Bagi Koordinator EAT & ECT)



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Membuat draft jadwalpenyelenggaraan ujian EAT

selama 1 semester

Menyesuaikan draft jadwalujian EAT dengan draft

jadwal perkuliahan

Mencetak jadwal jadi danmengumumkannya

Membuat jadwal pengawasujian EAT

Menyesuaikan draft jadwalpengawas dengan draftjadwal mengajar dosen

Mengedarkan jadwalpengawas ujian EAT pada

dosen-dosen.

1. Koordinator membuat draft jadwalpenyelenggaraan ujian EAT selama 1semester.

2. Koordinator berkoordinasi dengan jurusanuntuk menyesuaikan draft jadwal ujian EATdengan jadwal perkuliahan semestertersebut.

3. Koordinator mencetak jadwal ujian danmemasangnya di papan pengumuman.

4. Kordinator membuat draft jadwal pengawasujian EAT yang melibatkan dosen-dosen.

5. Koordinator berkoordinasi dengan jurusanuntuk menyesuaikan draft jadwal pengawasdengan jadwal mengajar dosen semestertersebut.

6. Koordinator mencetak dan mengedarkanjadwal pengawas yang sudah jadi kepadadosen yang bersangkutan.

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN TES EAT



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Koordinator ECT/EATmemeriksa jadwal

pelaksanaan tes EAT (H-4:Kamis)

Koordinator berkoordinasidengan BAU untuk mengetahui

jumlah mahasiswa yangmendaftar

Koordinator menyiapkan berkasujian yg terdiri dari daftar hadir,tata tertib, lembar jawab, kaset,

& buku soal

Koordinator menghubungipengawas & teknisi (H-3)

Koordinator memeriksakesiapan ruangan & pengawas

(hari H)

Koordinator menyerahkanberkas ke pengawas (hari H)

1. Koordinator ECT & EAT memeriksa jadwalpelaksanaan ujian EAT yang telah disusun.Setidaknya 4 hari sebelum hari H persiapandimulai.

2. Koordinator menghubungi BAU untukmengetahui jumlah mahasiswa yang inginmengikuti ujian EAT.

3. Koordinator menyiapkan berkas ujian yangterdiri dari daftar hadir, tata tertib, lembarjawab, kaset, & buku soal.

4. Koordinator menghubungi pengawas &teknisi untuk mengingatkan jadwalpelaksanaan ujian dan persiapan alat yangdiperlukan. Minimal 3 hari sebelum hari H.

5. Pada hari H ujian, Koordinator memeriksakesiapan pengawas, ruangan dan peralatan.

6. Koordinator menyerahkan berkas kePengawas.

INSTRUKSI KERJAPROCTORING EAT



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Pengawas memasuki ruangan ujian 5 menitsebelum ujian dimulai dan peserta ujian dapatmemasuki ruangan setelahnya.

2. Pengawas memeriksa berkas ujian yang terdiri drilembar tata tertib, daftar hadir peserta, lembarjawaban, & buku soal dalam jumlah yang cukup.Setelah waktu dimulainya ujian tiba, Pengawassegera membacakan tata tertib ujian EAT.

3. Pengawas membagikan lembar jawaban kepadapeserta dan memastikan peserta menuliskan namasesuai dengan dirinya.

4. Pengawas membagikan buku soal kepada pesertadan memulai ujian dengan memutar kaset untuksoal Listening. Pengawas mengedarkan daftarhadir dan memeriksa dan menandatangani buktipembayaran peserta.

5. Pengawas mengawasi jalannya ujian dalam bataswaktu yang ditentukan secara cermat dan tegas.

Memasuki ruangan ujian

Memeriksa berkas ujian sertaMembacakan tata tertib ujian

Membagikan lembar jawaban

Membagikan buku soal danmengedarkan daftar hadir

Mengawasi jalannya ujiandengan tegas dan cermat

6. Pengawas mengumpulkan lembar jawaban danbuku soal dari peserta setelah waktu ujian habis.

7. Pengawas menyerahkan berkas ujian kepadaKoordinator EAT & ECT. Pengawas kemudianmenerima berkas hasil ujian yang harus dikoreksi.

8. Pengawas mengoreksi hasil ujian dan menyerahkanhasil ujian yang telah dikoreksi kepada KoordinatorEAT & ECT.

Mengumpulkan lembarjawaban dan buku soal

setelah waktu ujian habis

Menyerahkan berkas ujiandan menerima berkas

koreksian dari Koordinator.

Mengoreksi & menyerahkanhasil ujian yang telah

dikoreksi kepada koordinator.

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN UJIAN EAT/ECT BAGI MAHASISWA



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Cek kelengkapan berkas

Pengambilan berkas di PICEEC

Menuju ke ruang ujian

Pembacaan Tata Tertib Ujian

Pembagian Lembar Jawaban& Soal

Mengawas sambilmengedarkan daftar hadir &

mengisi berita acara

Mengumpulkan &Memeriksa jumlah LJ & soal

Menyerahkan berkas ke PICEEC

1. Pengawas ujian menemui Koordinator untukmendapatkan berkas ujian.

2. Pengawas memeriksa kelengkapan berkas ujianyang terdiri dari: lembar tata tertib ujian, daftarhadir, berita acara, lembar jawaban dan bukusoal.

3. Pengawas menuju ruang ujian paling lambat 5menit sebelum ujian dimulai Pengawasmemeriksa kelengkapan peralatan untuk ujiandan kesiapan ruangan ujian (pengaturan kursi,AC, dll.).

4. Pengawas membacakan tata tertib ujian.

5. Pengawas membagikan lembar jawaban kepadapeserta ujian dan memandu pengisian data yangdiperlukan.

6. Pengawas memutar kaset audio untuk bagianlistening dan mengawasi pelaksanaan tes.Pengawas mengedarkan daftar hadir dan mengisiBerita acara pelaksanaan ujian.

7. Pengawas mengingatkan sisa waktu ujian kepadapeserta. Pengawas mengumpulkan lembar jawabdan buku soal setelah waktu ujian habis.

8. Pengawas menyerahkan berkas ke koordinatorEAT/ECT

INSTRUKSI KERJAPASCA-PENYELENGGARAAN EAT




Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Menerima berkas ujian daripengawas

Menyerahkan berkas untukdikoreksipengawas

Menerima hasil koreksi daripengawas

Mengolah nilai ujian EAT

Mengumumkan skor ujianEAT

Mencetak dan menyerahkansertifikat

Jika diperlukan, membuatsurat konversi utk MK Pers.

EAT

1. Koordinator menerima dan memeriksa berkasujian EAT dari pengawas.

2. Koordinator menyiapkan berkas untuk dikoreksiyaitu lembar jawaban dan kunci jawaban, untukkemudian dapat diserahkan kepada pengawas.

3. Koordinator menerima hasil koreksian daripengawas.

4. Kordinator mengolah hasil koreksi sehinggadidapatkan skor akhir EAT.

5. Koordinator mencetak dan mengumumkan skorujian EAT.

6. Koordinator mencetak sertifikat danmenyiapkannya untuk dapat diambil oleh pesertaujian dan meminta mahasiswa untukmemfotokopi sertifikat tersebut sertamenyerahkan salinannya untuk diarsipkan.

7. Apabila diperlukan, Koordinator membuat suratkonversi sehingga skor EAT dapat menggantikannilai mata kuliah Persiapan EAT.

INSTRUKSI KERJAPEMBUATAN JADWAL ECT


No PRODI-DIII/MUTU/IK/01/IX/2009


Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Membuat draft jadwalpenyelenggaraan ujian ECT

selama 1 semester

Menyesuaikan draft jadwalujian ECT dengan draft

jadwal perkuliahan

Mencetak jadwal jadi danmengumumkannya

Membuat jadwal pengawasujian ECT

Menyesuaikan draft jadwalpengawas dengan draftjadwal mengajar dosen

Mengedarkan jadwalpengawas ujian ECT pada

dosen-dosen.

1. Koordinator membuat draft jadwalpenyelenggaraan ujian ECT selama 1semester.

2. Koordinator berkoordinasi dengan jurusanuntuk menyesuaikan draft jadwal ujianECT dengan jadwal perkuliahan semestertersebut.

3. Koordinator mencetak jadwal ujian danmemasangnya di papan pengumuman.

4. Kordinator membuat draft jadwalpengawas ujian ECT yang melibatkandosen-dosen.

5. Koordinator berkoordinasi dengan jurusanuntuk menyesuaikan draft jadwal pengawasdengan jadwal mengajar dosen semestertersebut.

6. Koordinator mencetak dan mengedarkanjadwal pengawas yang sudah jadi kepadadosen yang bersangkutan.

INSTRUKSI KERJAPENGAMBILAN ECT

BAGI MAHASISWA D3



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Melihat jadwal ujian

Mendaftar di BAU

Mengikuti ujian sesuaijadwal

Melihat hasil ujian ECTdi papan pengumuman

Mengambil sertifikatECT

Memfotokopi sertifikatECT dan menyerahkan

kembali kepadaKoordinator

1. Mahasiswa melihat jadwalpenyelenggaran ujian ECT di papanpengumuman.

2. Mahasiswa mendaftar dan membayarbiaya ujian ke BAU. Mahasiswamenyimpan bukti pembayaran yangberfungsi sebagai tanda bukti pesertadengan baik.

3. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai jadwalMahasiswa wajib datang 15 menitsebelum jam ujian mulai.

4. Mahasiswa melihat pengumuman hasilujian ECT di papan pengumuman.

5. Mahasiswa mengambil sertifikat diKoordinator ECT.

6. Mahasiswa memfotokopi sertifikat danmenyerahkan kopi sertifikat keKoordinator ECT.

INSTRUKSI KERJAPELAKSANAAN TES ECT



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Koordinator berkoordinasidengan BAU mengenai

jumlah peserta yangmendaftar

Koordinator menyiapkanberkas ujian

Koordinator menghubungipengawas & teknisi (H-3)

Koordinator memeriksakesiapan ruangan &pengawas (hari H)

Koordinatormenyerahkan berkas ke

pengawas

Koordinator ECT/EATmemeriksa jadwal

pelaksanaan tes ECT(H-4: Kamis)

1. Koordinator ECT & EAT memeriksajadwal pelaksanaan ujian ECT yang telahdisusun. Setidaknya 4 hari sebelum hari Hpersiapan dimulai.

2. Koordinator menghubungi BAU untukmengetahui jumlah mahasiswa yang inginmengikuti ujian ECT.

3. Koordinator menyiapkan berkas ujian yangterdiri dari daftar hadir, tata tertib, lembarjawab, kaset, & buku soal.

4. Koordinator menghubungi pengawas &teknisi untuk mengingatkan jadwalpelaksanaan ujian dan persiapan alat yangdiperlukan. Minimal 3 hari sebelum hariH.

5. Pada hari H ujian, Koordinator memeriksakesiapan pengawas, ruangan dan peralatan.

6. Koordinator menyerahkan berkas kePengawas.

INSTRUKSI KERJAPROCTORING ECT



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

Memasuki ruangan ujian

Memeriksa berkas ujian.danmembacakan tata tertib ujian.

Membagikan lembar jawaban& mengedarkan daftar hadir

Membagikan buku soal danmemulai ujian

Mengawasi jalannya ujiandengan tegas dan cermat

Mengumpulkan lembarjawaban dan buku soal setelah

selesai ujian.

1. Pengawas memasuki ruangan ujian 5 menitsebelum ujian dimulai dan peserta ujian dapatmemasuki ruangan setelahnya.

2. Pengawas memeriksa berkas ujian yangterdiri dri lembar tata tertib, daftar hadirpeserta, lembar jawaban, & buku soal dalamjumlah yang cukup. Setelah waktudimulainya ujian tiba. Pengawas segeramembacakan tata tertib ujian ECT.

3. Pengawas membagikan lembar jawabankepada peserta dan memastikan pesertamenuliskan nama sesuai dengan dirinyakemudian mengedarkan daftar hadir untukditandatangani oleh peserta ujian.

4. Pengawas membagikan buku soal kepadapeserta dan memulai ujian dengan memutarkaset untuk soal Listening.

5. Pengawas mengawasi jalannya ujian dalambatas waktu yang ditentukan secara cermatdan tegas.

6. Pengawas mengumpulkan lembar jawabandan buku soal dari peserta setelah waktu ujianhabis.

Menyerahkan berkas ujiankepada Koordinator dan

menerima berkas koreksian

Mengkoreksi berkas ujiankemudia menyerahkan hasilkoresi kepada Koordinator

7. Pengawas menyerahkan berkas ujiankepada Koordinator EAT & ECT.Pengawas kemudian menerima berkas hasilujian yang harus dikoreksi.

8. Pengawas mengoreksi hasil ujian danmenyerahkan hasil ujian yang telahdikoreksi kepada Koordinator EAT &ECT.

INSTRUKSI KERJAPASCA-PENYELENGGARAAN ECT




Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Koordinator menerima dan memeriksaberkas ujian dari pengawas.

2. Koordinator menyiapkan berkas untukdikoreksi yaitu lembar jawaban dan kuncijawaban, untuk kemudian dapat diserahkankepada pengawas.

3. Koordinator menerima hasil koreksian daripengawas.

4. Kordinator mengolah hasil koreksiansehingga didapatkan skor akhir ECT.

5. Koordinator mencetak dan mengumumkanskor ujian ECT.

6. Koordinator mencetak sertifikat danmenyiapkannya untuk dapat diambil olehpeserta ujian. Koordinator memintamahasiswa untuk memfotokopi sertifikattersebut dan menyerahkan salinannya untukdiarsipkan.

7. Apabila diperlukan, Koordinator membuatsurat konversi sehingga skor ECT dapatmenggantikan nilai mata kuliah PersiapanECT.

Menerima berkas ujian daripengawas

Menyerahkan berkas untukdikoreksi pengawas

Menerima hasil koreksidari pengawas

Mengolah nilai ujian ECT

Mengumumkan skor ujianECT

Mencetak danmenyerahkan sertifikat

Jika diperlukan, membuatsurat konversi untuk maka

kuliah Persiapan ECT

MANUAL PROSEDURPENYUSUNAN JADWAL KULIAH UNTUK JURUSAN

No PRODI-S1/MUTU/MP/01/IX/2009


Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Jurusan mendata sebaran mata kuliah yangakan ditawarkan pada semester tersebut.

2. Jurusan mendata jumlah dosen yangdiperlukan untuk mengampu mata kuliah yangakan ditawarkan.

3. Untuk dosen dalam, jurusan menyediakan satuhari penuh diamana pada hari itu dosen ybsbebas dari tugas mengajar. Untuk dosen luar,jurusan menghubungi ybs dan menanyakanketersediaan waktu untuk mengajar di STBALIA.

4. Jurusan membuat jadwal kuliah denganmempertimbangkan waktu belajar mahasiswa,sehingga dalam satu hari mahasiswa tidakmengambil terlalu banyak mata kuliah (max. 3mata kuliah/hari)

5. Jurusan berkoordinasi dengan BAAK untukmerancang ruang kelas yang disesuaikandengan jumlah mahsiswa.

6. Jurusan membuat 3 (tiga) kopi jadwal yangsudah disusun; I kopi sebagai arsip jurusan, 1kopi sebagai arsip BAAK dan 1 kopi untukditempelkan di papan pengumumanmahasiswa.

Mendata sebaran matakuliah

Mendata jumlah dosenyang diperlukan

Menghubungi BAAKuntuk koordinasi

ruangan kelas

Mempertimbangkanrumpun keahlian dosen,beban sks, prodi dosendan ketersediaan waktu

Mempertimbangkanwaktu belajar

mahasiswa, dalam 1 hari

Membuat 3 (tiga) kopijadwal yang sudah

disusun

MANUAL PROSEDURPENGUMUMAN PENAWARAN MATAKULIAH & JADWAL OLEH JURUSAN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

PenyusunanJadwal

Perkuliahan olehJurusan

PengumumanJadwal Perkuliahan

ke mahasiswa

Penyusunan DaftarPenawaranMatakuliaholeh Jurusan

PenyerahanDaftar

Penawaran MKke BAAK

PengumumanPenawaranMK bagi

mahasiswa

BAAKDosen-dosen

BAAK& Teknisi

Dosen-dosen

1. Jurusan menyiapkan daftar matakuliahyang akan ditawarkan berdasarkan prodi,angkatan dan diagram alir. DaftarPenawaran kemudian dicetak.

2. Jurusan mengumumkan daftar matakuliah yang telah disusun dengan caramenempelkan daftar di papanpengumuman. Jurusan memberikandaftar penawaran ke BAAK untukpendataan.

3. Jurusan menyusun Jadwal Perkuliahandengan memperhatikan ketersediaanwaktu dosen dan ketersediaan ruangan.

4. Jurusan mengeluarkan Jadwalperkuliahan dengan menempelkannya dipapan pengumuman. Jurusanmemberikan arsip Jadwal ke pihak-pihakyang bersangkutan (Dosen-dosen,BAAK, Teknisi.

MANUAL PROSEDURPELAPORAN KEGIATAN PERKULIAHAN



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Laporan kegiatan perkuliahan wajibdiserahkan ke BAAK / Jurusan oleh masing-masing dosen pengampu mata kuliah padaakhir semester berjalan, paling lambat satuminggu setelah UAS selesai.

2. Daftar kehadiran mahasiswa masing masingmata kuliah diserahkan pada BAAK.

3. Daftar isian materi perkuliahan diserahkan keBAAK.

Penyerahan laporankegiatan perkuliahan

Penyerahan daftar hadirmahasiswa & dosen

Penyerahan daftar isianmateri perkuliahan

MANUAL PROSEDUREVALUASI AKHIR SEMESTER



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Jurusan menentukan kelas-kelas di manakuesioner evaluasi perkuliahan akandisebarkan. Kelas yang dipilih adalah kelasdengan jumlah mahasiswa terbanyak padasetiap semester.

2. Jurusan menyebarkan kuesioner pada kelas-kelas yang telah ditentukan untuk diisi olehmahasiswa.

3. Jurusan merekapitulasi hasil kuesioner untuksetiap dosen.

4. Jurusan menggandakan rekapitulasi tersebutsebanyak 3 (tiga) kopi, masing-masing untuk:dosen bersangkutan, arsip Jurusan, dan laporankepada pimpinan.

Penentuan kelas

Penyebaran kuesioner

Rekapitulasi hasil

Penggandaan hasilrekapitulasi

MANUAL PROSEDURSEMESTER PENDEK



Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Semester pendek diselenggarakan untukmembantu mahasiswa agar lulus tepat waktu.Semester pendek dimulai bulan Juli s/dAgustus dengan waktu perkuliahan Senin –Jumat. Perkuliahan untuk bobot 2 sksdilakukan 2 kali dalam seminggu. Semesterpendek diutamakan untuk mengambil matakuliah mengulang.

2. Mahasiswa mengusulkan mata kuliah yangakan diselenggarakan kepada Jurusan, denganketentuan jumlah peserta minimal 13 orang.

3. Mahasiswa wajib mendaftar ulang di BAUdengan biaya pendidikan sesuai denganketentuan yang berlaku.

4. Mahasiswa wajib berkonsultasi dengan dosenpembimbing akademik untuk pengisian KRSSemester Pendek.

5. Dalam semester pendek tetap diselenggarakanUTS dan UAS.

6. Pencatatan laporan perkuliahan SemesterPendek dilakukan pada semester regularberikutnya.

Ketentuan Sem. Pendek

Pengusulan mata kuliah

Pendaftaran ulang

Pembimbingan KRS

Pelaporan SemesterPendek

Pelaporan SemesterPendek

MANUAL PROSEDURPELAKSANAAN ENGLISH ENRICHMENT COURSE (EEC)

No PRODI-S1/MUTU/MP /06/IX/2009


Revisi 0

Penanggung jawab

Indikator kinerja

1. Mahasiswa mendaftarkan keikutsertaannya diBAU.

2. Mahasiswa mendapatkan buku latihan, bukupengendali dan mahasiswa belajar dengansistem self study diluar jadwal kuliah.

3. Petugas EEC menyelenggarakan test sebulan 2(dua) kali, setiap minggu pertama dan kedua.Mahasiswa diwajibkan mengikuti semua testyang telah dijadwalkan.

4. Petugas menilai test dan mengumumkanhasilnya di papan pengumuman. Selain itu,petugas mengisi hasil skor test di bukupengendali.

5. Setelah mengikuti semua test mahasiswadiberikan sertifikat yang berisi hasil test.Apabila mahasiswa gagal memenuhipersyaratan nilai, ybs diwajibkan mengulangEEC pada semester berikutnya.

Sertifikat dibagikan

Mahasiswa mendaftar diBAU

Menerima bukuSelf Study

Penyelenggaraan Test

Pengumuman hasil test

MANUAL PROSEDUR

JURUSAN STBA LIA YOGYAKARTA

INSTRUKSI KERJA

JURUSAN STBA LIA YOGYAKARTA

instruksi kerja penyusunan daftar penawaran...

Documents