i

INSTRUKSI KERJA

Peminjaman Dan Pengembalian Alat

Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi

Jurusan Teknik Industri

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2016

ii

iii

DAFTAR ISI

Halaman Sampul …………………………………………………………………………..................i

Lembar Pengesahan ………………………….……………….……………………….................. ii

Daftar Isi ………………………………………………………………………………….................. iii

1. Tujuan dan Pengertian ………………………………………………………………........ 1

2. Pihak-pihak yang terkait……………………………………………………………………… 1

3. Referensi ………………………………………………………………………………..………… 1

4. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………..…….. 1

5. Prosedur …………………………………………………………………………………….…….. 1

5.1 Syarat dan Ketentuan …………………………………………………………………… 2

5.2 Mekanisme dan Prosedur ……………………………………………………………… 2

6. Bagan Alir ………………………………………………………………………………………… 5

6.1 Bagan Alir Peminjaman Alat……………………………………………………….. 5

6.2 Bagan Alir Pengembalian Alat........................................................ 6

7. Evaluasi dan Tindak Lanjut ………………………………………………………………… 6

1

1. Tujuan dan Pengertian

Tujuan Manual Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Alat LPKE Jurusan

Teknik Industri (JTI) ini adalah:

1) Menjelaskan prosedur peminjaman dan pengembalian alat di LPKE

2) Mempermudah pengendalian alat LPKE

Adapun pengertian pengguna terkait dengan permasalahan dalam manual

prosedur ini adalah pihak yang telah mendapatkan izin peminjaman alat-alat

milik LPKE.

2. Pihak-pihak yang Terkait

1) Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan I FT UB)

2) Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB

3) Kepala LPKE JTI UB

4) Asisten-asisten LPKE JTI UB

5) Pengguna/ Peminjam alat (Mahasiswa/ Dosen JTI UB/ Pihak Luar yang

memiliki izin peminjaman)

3. Referensi

Referensi pembuatan manual prosedur ini adalah Manual Mutu Fakultas

Teknik UB (00600 05000).

4. Ruang Lingkup

Peminjaman alat ini hanya berlaku untuk mahasiswa, dosen JTI UB, dan pihak

luar yang telah mendapat izin untuk melakukan peminjaman alat di LPKE.

5. Prosedur

Dalam peminjaman alat di LPKE terdapat syarat dan ketentuan serta prosedur

yang berlaku.

5.1 Syarat dan Ketentuan

Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman alat

Laboratorium yaitu berupa identitas pengguna (KTM, KTP, atau SIM

2

pengguna). Identitas pengguna akan ditahan selama pengguna

tersebut meminjam alat Labratorium dan akan dikembalikan setelah

pengembalian alat Laboratorium. Selain itu peminjaman alat

Laboratorium harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait

dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang

ditujukan kepada Kepala LPKE yang sudah mendapatkan ACC dari

Kepala LPKE.

Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut:

1) Alat Laboratorium yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di

surat peminjaman.

2) Lama peminjaman alat Laboratorium sesuai yang tertera dalam

surat peminjaman.

3) Asisten laboratorium melayani peminjaman dan pengembalian alat

Laboratorium pada hari kerja, mulai pukul 09.00 – 15.00 WIB

4) Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang diberikan tanpa

adanya konfirmasi ke asisten laboratorium, maka akan dikenakan

denda. Denda berupa uang sebesar Rp 100.000,-/alat/hari.

5.2 Mekanisme dan Prosedur

Mekanisme dan Prosedur Peminjaman Alat

Mekanisme dan prosedur peminjaman alat di LPKE adalah sebagai

berikut:

1) Pengguna membuat surat resmi permohonan peminjaman alat

dengan tanda tangan ketua pelaksana atau penanggung jawab

kegiatan kepada Kepala LPKE JTI UB.

2) Surat yang sudah dibuat pengguna ditunjukkan pada Asisten LPKE

JTI UB untuk dikoordinasikan apakah pada saat hari H peminjaman

alat dipakai atau tidak.

3) Jika alat dipakai untuk kepentingan lab maka surat dikembalikan ke

pengguna untuk diganti waktu peminjamannya atau peminjaman

dibatalkan, jika alat lab tidak digunakan maka surat dikembalikan

3

ke pengguna dan pengguna melanjutkan surat peminjaman untuk

diajukan ke Kepala LPKE JTI UB.

4) Jika pengguna sudah mengajukan permohonan kepada Kepala

LPKE JTI UB, jika Kepala LPKE JTI UB tidak memberikan ACC

peminjaman maka harus kembali ke langkah 1, jika Kepala LPKE

JTI UB memberikan ACC maka lanjut ke langkah 5.

5) Menyerahkan surat permohonan peminjaman alat yang sudah di

ACC Kepala LPKE JTI UB kepada Asisten LPKE JTI UB.

6) Pengguna meninggalkan kartu identitas (KTM/SIM/KTP yang masih

berlaku), Nomor yang bisa dihubungi dari pengguna dan

penanggung jawab kegiatan, serta biaya sewa sesuai ketentuan.

7) Asisten mengambil alat yang akan dipinjam oleh pengguna.

8) Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang akan dipinjam.

9) Pengguna mendapatkan alat sesuai dengan apa yang dipinjam

dengan syarat pengembalian alat harus sesuai dengan kondisi awal

alat saat dipinjamkan.

Mekanisme dan Prosedur Pengembalian Alat

Mekanisme dan prosedur pengembalian alat di LPKE adalah sebagai

berikut:

1) Pengguna mengembalikan alat ke asisten LPKE JTI UB

2) Asisten LPKE JTI UB dan pengguna mengecek kondisi alat yang

telah dipinjam, bila kondisi alat tidak sesuai dengan kondisi awal

maka pengguna wajib mengganti alat lab tersebut yang sama

dengan spesifikasi alat sebelumnya dan kembali ke langkah 1. Bila

kondisi alat sesuai dengan kondisi awal sebelum meminjam maka

lanjut ke langkah 3.

3) Asisten menerima alat lab yang telah dipinjam.

4) Kartu identitas yang telah ditinggal di lab dikembalikan oleh asisten

kepada pengguna.

5) Selesai.

4

6. Bagan Alir

6.1 Bagan Alir Peminjaman Alat

Pengguna meninggalkan kartu identitas yang masih berlaku, Nomor yang bisa

dihubungi, serta biaya sewa

Selesai

Mulai

Membuat surat resmi permohonan peminjaman alat

Mengajukan permohonan kepada Kepala LPKE JTI UB

Koordinasi dengan Asisten LPKE JTI UB apakah alat

dipakai atau tidak pada hari H

Menyerahkan surat permohonan peminjaman

alat kepada Asisten LPKE JTI UB

Dokumen No. 00607 28003Surat Masuk

Alat dipakai pada hari H?

Ya

Tidak

Pengguna Alat

Kepala LPKE JTI UB mengijinkan?

Ya

Tidak

Asisten mengambil alat yang akan dipinjam

Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang

dipinjam

Pengguna mendapatkan alat sesuai dengan apa yang

dipinjam

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Pengguna Alat

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Kepala LPKE JTI UB

Borang No. 00607 29004Formulir peminjaman

Buku dan Alat

5

6.2 Bagan Alir Pengembalian Alat

Selesai

Mulai

Pengguna mengembalikan alat ke asisten LPKE JTI UB

Asisten menerima alat lab yang dipinjam

Pengguna dan asisten mengecek kondisi alat yang

dipinjam

Kartu identitas yang telah ditinggal dikembalikan ke

pengguna

Alat sesuai kondisi awal?

Tidak

Ya

Pengguna Alat

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

Asisten LPKE JTI UB

7. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Evaluasi dilakukan pada kejadian diluar prosedur peminjaman dan

pengembalian alat yang berlaku, yaitu sebagai berikut :

1) Apabila pengguna terlambat mengembalikan alat yang dipinjam, maka

akan dikenakan denda sebesar 100.000/alat/hari.

2) Apabila pengguna mengembalikan alat yang telah dipinjam namun tidak

sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib

mengganti alat tersebut sesuai dengan kondisi awal.

6

LAMPIRAN

1. Formulir Peminjaman Alat dan Buku

SURAT PEMINJAMAN

ALAT/BUKU INVENTARIS LABORATORIUM

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : .................................................................................................................................

NIM : ..................................................................................................................................

Jurusan: ......................................... Fakultas: ......................................................................

Instansi : ...............................................................................................................................

Alamat : ................................................................................................................................

No. HP................................................................................................................................. :

Mengajukan permohonan untuk meminjam peralatan laboratorium sebagai berikut:

No Nama Barang, Spesifikasi dan Nomor

Inventaris Barang Jumlah Keterangan

1.

2.

3.

Tanggal Peminjaman: .........................................................................................................

Tangggal Pengambilan: ......................................................................................................

Keperluan : ............................................................................................................

Demikian permohonan ini diajukan. Atas bantuan dan kerjasamanya, saya ucapkan terima

kasih.

Mengetahui dan menyetujui,

Asisten LPK&E

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Malang, . . . . . . . . . . .

Pemohon

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Berita Acara Pengembalian Alat/Barang

Telah dikembalikan barang tersebut di atas pada:

Hari/tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Pkl : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Keadaan Barang : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Catatan Khusus : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Pemohon

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.