Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 1 dari 13

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PERMOHONAN LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR

NO. POB/DAP/14

URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011

Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011

Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011

Status Dokumen

No. Distribusi

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 2 dari 13

FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 3 dari 13

1. Tujuan

(1). Memberikan panduan dalam legalisir dan translasi Ijazah dan

Transkrip;

(2). Menjelaskan persyaratan yang diperlukan dalam legalisir dan translasi

Ijazah dan Transkrip;

(3). Terselenggaranya proses legalisir dan penerbitan translasi Ijazah dan

Transkrip sesuai waktu yang direncanakan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi :

Persyaratan dan proses legalisir Ijazah dan Transkrip

Penerbitan translasi Ijazah dan Transkrip bagi lulusan IPB yang lulus

sebelum tahun akademik 2009/2010.

3. Pengertian/Definisi

(1). Legalisir Ijazah dan Transkrip Akhir adalah Pengesahan bahwa

duplikat Ijazah dan Transkrip akhir sesuai dengan Ijazah dan Transkrip

akhir asli.

(2). Translasi Ijazah dan Transkrip adalah terjemahan ijazah dan transkrip

akhir dalam Bahasa Inggris.

(3). SK : Surat Keputusan

(4). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan

(5). EP : Evaluasi Pendidikan

4. Referensi

SK Rektor Nomor 12/I3/PP/2008 tentang Penerbitan Ijazah dan Transkrip

Mahasiswa Program Sarjana (S1) IPB

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 4 dari 13

5. Ketentuan Umum

(1). Mahasiswa wajib memperlihatkan Ijazah dan Transkrip Asli pada saat

mengajukan permohonan legalisir dan translasi.

(2). Mahasiswa mengisi Formulir Legalisir dengan mencantumkan jumlah

dokumen legalisir yang dibutuhkan.

6. Rincian Prosedur

6.1. Flowchart Kegiatan

(pada halaman berikutnya)

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 5 dari 13

PROSEDUR PEMBUATAN LEGALISIR TRANSKIP DAN IJAZAH

Staf EP KASUBDIT. EP DIREKTUR APMAHASISWA

Mulai

Staf EP memproses

legalisir ijazah dan

transkip*distempel

Kasubdit. Memberi paraf pada

legalisir Ijazah dan Transkip

Direktur AP menanda

tangani legalisir Ijazah dan

Transkip

Staf EP menerima

legalisir Ijazah dan

Transkip dan

mendistribusikannya

kepada mahasiswa

Selesai

Staf EP menerima

permintaan legalisir ijazah

dan transkip

Memeriksa

keaslian IJ dan

TA

Tolak penerimaan

pengajuan legalisir ijazahtidak

ya

Mahasiswa mengajukan

permohonan di loket dengan

melengkapi persyaratan

Staf EP memberi stempel

Ijazah dan Transkip

Mahasiswa menerima legalisir

Ijazah dan Transkip

1

2

3

4

5 6

7

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 6 dari 13

6.2. Penjelasan.

Kegiatan 1.

Staf EP menerima Form Pelayanan Mahasiswa (FRM/DAP/30-00) untuk

permohonan legalisir dan translasi ijazah dan transkrip.

Untuk Translasi ijazah dan transkrip pemohon juga mengisi Form

Permohonan Pembuatan Ijazah dan Transkrip dalam Bahasa Inggris

(FRM/DAP/31-00)

Kegiatan 2.

Untuk legalisir ijazah dan transkrip:

Staf EP memeriksa Ijazah asli dan Transkrip Akhir sesuai dengan Instruksi

Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah / Transkrip untuk Legalisir/ Salinan

/Translasi (ISK/DAP/15).

Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan Ijazah/Transkrip Asli, maka staf EP

tidak memprosesnya, sedangkan bila tidak terdapat kesalahan staf EP akan

memproses lebih lanjut.

Staf EP menerima biaya administrasi legalisir ijazah dan transkrip akhir

sesuai dengan ketetapan SK. Rektor yang berlaku.

Untuk translasi ijazah :

Staf EP memeriksa ijazah asli dan transkrip akhir atau copy dokumen ijazah

dan transkrip akhir yang telah dilegalisir sebagai acuan untuk proses

translasi.

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 7 dari 13

Kegiatan 3.

Untuk legalisir ijazah dan transkrip:

Staf EP memproses legalisir Ijazah dan Transkrip dengan memberi stempel

Untuk translasi ijazah :

Staf EP membuat draft ijazah dan transkrip dalam Bahasa Inggris.

Kegiatan 4.

Untuk legalisir ijazah dan transkrip:

Staf EP menyerahkan copy dokumen legalisir kepada Direktur AP untuk

ditandatangani.

Untuk translasi ijazah :

Staf EP menyerahkan draft translasi ijazah dan transkrip kepada Kasubdit

EP untuk diperiksa.

Apabila hasil translasi belum benar draft dikembalikan kepada staf EP untuk

diperbaiki.

Apabila tidak ada kesalahan maka staf EP mencetak translasi ijazah dan

transkrip pada kertas khusus dan diparaf Kasubdit EP.

Kegiatan 5.

Direktur AP menandatangani legalisir atau translasi Ijazah dan Transkrip

Akhir.

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 8 dari 13

Kegiatan 6.

Staf EP menerima dokumen legalisir atau translasi Ijazah dan Transkrip

Akhir dan menyerahkan kepada pemohon.

Kegiatan 7.

Staf EP merekap dokumen legalisir dalam form rekapitulasi pembuatan

legalisir ijazah dan transkrip (FRM/DAP/33-00).

7. Daftar Dokumen Pendukung

(1). Form Pelayanan Mahasiswa (FRM/DAP/30-00)

(2). Form Permohonan Pembuatan Ijazah danTranskrip dalam Bahasa

Inggris (FRM/DAP/31-00)

(3). Form Rekapitulasi Legalisir Ijazah dan Transkrip (FRM/DAP/32-00).

(4). Instruksi Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah/Transkrip untuk Legalisir

dan Translasi (ISK/DAP/15)

8. Lampiran Formulir/Format

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 9 dari 13

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 10 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639

PERMOHONAN PEMBUATAN IJAZAH DAN TRANSKRIP DALAM BAHASA INGGRIS

NAMA : ............................................. NIM : ...................................................

TEMPAT/TGL.LAHIR : ............................................. No. IJAZAH : ...................................................

FAKULTAS : ............................................. DEPT : ...................................................

ALAMAT : ............................................. SELESAI TGL : ...................................................

: .............................................

Telp. : .............................................

PERSYARATAN YANG HARUS DILENGKAPI :

1. Foto copy Ijazah dan Transkrip yang sudah dilegalisir oleh fakultas

2. Terjemahan judul Skripsi Dalam Bahasa Inggris, harus diketahui oleh

Dosen Pembimbing atau Ketua Departemen

3. Pas Foto ukuran 3x4 sebanyak 2 buah

4. Biaya Administrasi sebesar Rp. 25.000,-

Bogor,

Pemohon,

...............................................

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 11 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639

NAMA : ............................................. NIM : ................................................

TEMPAT/TGL.LAHIR : ............................................. No. IJAZAH : ................................................

FAKULTAS : ............................................. DEPT : ................................................

ALAMAT : ............................................. SELESAI TGL : ................................................

: .............................................

Telp. : ............................................. Hp. : ................................................

JUDUL SKRIPSI DALAM BAHASA INDONESIA :

...............................................................................................................................................

JUDUL SKRIPSI DALAM BAHASA INDONESIA :

...............................................................................................................................................

Mengetahui

Mengetahui

Direktur Administrasi Pendidikan IPB,

Dosen Pembimbing /

Ketua Departemen,

Dr. Ir. Drajat Martianto, M. Si.

NIP. 19640324.198903 1 004

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 12 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

Untuk Dit AP

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639

TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP

DALAM BAHASA INGGRIS

Telah terima dari : Direktorat Administrasi Pendidikan IPB

Jumlah uang : Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah)

Untuk Pembayaran : Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip dalam Bahasa Iggris

Atas Nama : .................................................................. NIM : ..........................

Fakultas : .................................................................. Dept : ..........................

Selesai Tanggal : .................................................................. Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu)

Bogor,

Yang menerima

...............................................

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/14

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

LEGALISIR DAN TRANSLASI IJAZAH DAN TRANSKIP

Nomor Revisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 13 dari 13

FRM/DAP/31-00

01 Juli 2011

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

Untuk Mahasiswa

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639

TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP

DALAM BAHASA INGGRIS

Telah terima dari : Direktorat Administrasi Pendidikan IPB

Jumlah uang : Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah)

Untuk Pembayaran : Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip dalam Bahasa Iggris

Atas Nama : .................................................................. NIM : ..........................

Fakultas : .................................................................. Dept : ..........................

Selesai Tanggal : .................................................................. Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu)

Bogor,

Yang menerima

...............................................