instititut bisnis dan informatika stikom surabaya heart ...cms-ppti.stikom.edu/files/304/panduan...

Instititut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya Heart & Mind Towards Excellence

Disusun oleh: Bagian Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya 2018

Dok.PPTI – Panduan Perwalian -1-

Pengenalan Tentang Perwalian

Perwalian merupakan sebuah proses berupa konsultasi mahasiswa dengan dosen wali baik

dalam bidang akademik maupun non-akademik untuk menunjang keberhasilan studi dan

perkembangan mahasiswa. Bagian terpenting dari perwalian adalah memberikan saran dan informasi

akademik termasuk informasi mengenai peraturan dan prosedur akademik terkait dengan kemajuan

studi masing-masing individu mahasiswa. Perwalian ini dapat diakses pada alamat web yaitu:

https://perwalian.stikom.edu

A. LOGIN SEBAGAI MAHASISWA

1. Login

Pada saat membuka https://perwalian.stikom.edu/krs_mhs/ mahasiswa dipersilahkan

mengisi NIM dan PIN agar bisa masuk ke web tersebut. Lebih Jelasnya pengguna dipersilahkan

melihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Halaman Login

https://perwalian.stikom.edu/


2. Cara Menggunakan Halaman Perencana Studi

Pada halaman ini pengguna bisa melihat tampilan perencanaan studi seperti : Kartu

Rencana Studi dan mata kuliah yang dapat dipilih, cetakan dari kartu rencana studi, nilai mata

kuliah dan panduan perwalian. Lebih jelasnya pengguna dipersilahkan melihat Gambar 2.

Gambar 2 Halaman Perencanaan Studi

Keterangan gambar 2:

1. Menyimpan Rencana Studi yang sudah dipilih

2. Cetakan dari Kartu Rencana Studi

3. Nilai Nilai Mata Kuliah

4. Panduan Perwalian

5. Keluar ke halaman Login

• Pengguna memilih mata kuliah yang dapat dipilih, dengan cara centang pilihan yang ingin

dipilih. setelah itu, mata kuliah yang telah dipilih akan muncul di Kartu Rencana Studi

(KRS). Lebih jelasnya Gambar 3


Gambar 3 Memilih Mata Kuliah

Hasil pemilihan/penambahan mata kuliah pada KRS dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4 Pemilihan Mata Kuliah pada KRS


• Apabila ada Mata Kuliah yang jadwalnya sama dengan jadwal Mata Kuliah dari Kartu

Rencana Studi Maka dikolom Crash akan ada tanda X Merah. Lebih jelasnya pengguna

dipersilahkan melihat Gambar 5.

Gambar 5 Tampilan Silang Pada Menu Crash

• Apabila pada kolom Crash berwarna biru, maka artinya mahasiswa belum memenuhi persyaratan

Mata Kuliah.

Gambar 6 Tampilan Crash Berwarna Biru


• Apabila pengguna ingin menghapus rencana studi maka centang rencana studi yang sedang

dipilih, lalu pilih tombol hapus. maka akan otomatis menghapus Rencana Studi yang sudah

dipilih. Lebih jelasnya pengguna dipersilahkan melihat Gambar 7.

Gambar 7 Menghapus Kartu Rencana Studi

3. SIMPAN

Pengguna dipersilahkan menyimpan Rencana Kerja sesudah memilih mata kuliah.

Gambar 8 Tampilan Simpan


4. CETAK Pengguna bisa melihat tampilan Cetakan dari Kartu Rencana Studi. Lebih jelasnya pengguna

dipersilahkan melihat pada Gambar 9.

Gambar 9 Cetakan Kartu Rencana Studi

5. TRANSKRIP

Pengguna dapat melihat tampilan Transkrip nilai Mata Kuliah tersebut dan bisa melihat

Nata Kuliah dengan nilai yang sudah diperoleh. Lebih jelasnya pengguna dipersilahkan melihat

Gambar 10.

Gambar 10 Transkrip Nilai


➢ Apabila bertulisan merah itu artinya Mata Kuliahnya tidak lulus dan yang bertulisan

hitam berati lulus.

Misal:

- Minimal Lulus adalah B dan nilai yang di dapat C maka itu tidak lulus dan harus

mengulanginya lagi

- Minimal Lulus adalah B dan nilai yang di dapat B maka itu lulus dan tidak harus

mengulanginya lagi

6. PANDUAN PERWALIAN

Dalam hal ini pengguna bisa melihat panduan Perwalian. Lebih Jelasnya pengguna

dipersilahkan melihat Gambar 11.

Gambar 11 Panduan Perwalian


7. KELUAR

Apabila pengguna ingin keluar maka dapat menekan tombol “Keluar”. Lebih jelasnya

pengguna dipersilahkan melihat Gambar 12

Gambar 12 Keluar

• Jika sudah klik tulisan keluar seperti pada gambar 12 maka akan kembali ke halaman

login. Lebih jelasnya pengguna dipersilahkan melihat Gambar 13

Gambar 13 Kembali Kembali Ke Halaman Login


B. LOGIN SEBAGAI DOSEN

Pada saat mengunjungi aplikasi ini , pengguna akan diminta untuk login. Cara login yaitu

mengisi data berupa user ID, password, dan pilihan login sebagai. Setelah mengisi data dengan

lengkap, pengguna dapat menekan tombol login. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

Gambar 14.

Gambar 14 Halaman Awal Pada Login Perwalian

1. Halaman Awal Aplikasi Login Sebagai Dosen

Setelah login sebagai dosen berhasil, maka pengguna akan masuk ke halaman utama

(home). Pada halaman utama ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan NIM dari

mahasiswa yang akan melakukan perwalian. Dalam halaman utama perwalian ini terdapat lima

tombol yang berfungsi sebagai proses ke halaman selanjutnya. Untuk lebih jelasnya dapat

dilihat pada penjelasan di bawah dan Gambar 15.

Gambar 15 Halaman Utama Login Sebagai Dosen


➢ Apabila tombol informasi dipilih, pengguna akan ditampilkan daftar berupa statistik

umum tentang mahasiswa yang belum melakukan perwalian dan approval ke dosen.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 16.

Gambar 16 Daftar Statistik Pada Tombol Informasi

➢ Apabila tombol proses dipilih, pengguna akan ditampilkan untuk menuju ke halaman

selanjutnya yang berupa fitur perencanaan studi dengan cara memasukkan NIM pada

kolom kosong. Ada juga penjelasan tentang kartu rencana studi dimana pengguna telah

memilih salah satu matakuliah untuk pengulangan atau perbaikan. Apabila ingin

menghapus KRS yang dipilih, pengguna dapat mengklik kolom dengan tanda centang

dan menekan tombol hapus yang terdapat di bagian Kartu Rencana Studi. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada Gambar 17.

Gambar 17 Perencanaan Studi


Penjelasan Tentang Fungsi Tombol KRS Dosen Perwalian :

1. Apabila pengguna memilih tombol His.Kuliah, maka pengguna akan ditampilkan ke

halaman web sicyca.

2. Apabila pengguna memilih tombol Approve, maka pengguna telah menyetujui matakuliah

apa yang telah dipilih mahasiswa untuk studi mereka.

3. Apabila pengguna memilih tombol Cetak, maka pengguna akan ditampilkan SKS yang

telah di approve sebelumnya berupa pdf.

4. Apabila pengguna memilh tombol Transkrip, maka pengguna akan ditampilkan berupa

data transkrip yang dimiliki mahasiswa tersebut.

5. Apabila pengguna memilih tombol Panduan, maka pengguna akan ditampilkan berupa cara

untuk memulai perwalian.

6. Apabila pengguna memilih tombol Selesai, maka pengguna akan kembali ke halaman

utama.

➢ Apabila tombol detail dipilih, maka pengguna akan ditampilkan halaman yang berupa

detail mahasiswa. Apabila pengguna menekan tombol KRS, pengguna akan ditampilkan

SKS berupa pdf yang telah di approve. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar

18.

Gambar 18 Detail Mahasiswa


➢ Apabila tombol cetak KRS dipilih, maka pengguna akan diminta untuk memasukkan

inputan berupa NIM. Setelah menekan tombol cetak KRS, pengguna akan ditampilkan

halaman melalui tab baru berupa kartu rencana studi yang telah di approve sebelumnya.


Gambar 19 Kartu Rencana Studi Pada Tombol Cetak KRS

➢ Apabila tombol logout dipilih, maka pengguna akan ditampilkan kembali pada halaman

awal aplikasi perwalian.


C. LOGIN SEBAGAI KAPRODI

1. Halaman Awal Aplikasi Login Sebagai Kaprodi

➢ Setelah login sebagai kaprodi berhasil, maka pengguna akan masuk ke halaman

utama (home). Pada halaman utama ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan

NIM dari mahasiswa yang akan melakukan perwalian. Dalam halaman utama

perwalian ini terdapat enam tombol yang berfungsi sebagai proses ke halaman

selanjutnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan di bawah dan

Gambar 20.

Gambar 20 Halaman Utama Login Sebagai Kaprodi.

➢ Apabila tombol informasi dipilih, pengguna akan ditampilkan daftar berupa statistik

umum tentang mahasiswa yang belum melakukan perwalian dan approval ke dosen

wali. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 21.

Gambar 21 Daftar Statistik Pada Tombol Informasi



selanjutnya yang berupa fitur Kartu Rencana Studi dengan cara memasukkan NIM

pada kolom kosong. Untuk menambah matakuliah di KRS, pengguna dapat memberi

tanda centang dengan mengklik kolom pilih matakuliah untuk pengulangan,

perbaikan, atau baru. Apabila ingin menghapus KRS yang dipilih, pengguna dapat

mengklik kolom dengan tanda centang dan menekan tombol hapus yang terdapat di

bagian Kartu Rencana Studi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 22.


Penjelasan Tentang Fungsi Tombol KRS Kaprodi :

1. Apabila pengguna memilih tombol Kapasitas, maka pengguna akan ditampilkan berupa

info tentang kapasitas kelas sesuai nama MK. Pengguna dapat merubah kapasitas kelas

dengan cara merubah angka yang diinginkan dan mengakhirinya dengan menekan tombol

ubah yang ada disamping kanan kolom kapasitas tersebut.

2. Apabila pengguna memilih tombol Cetak, maka pengguna akan ditampilkan SKS berupa

pdf yang belum di approved.

3. Apabila pengguna memilih tombol Transkrip, maka pengguna akan ditampilkan berupa

data transkrip yang dimiliki mahasiswa tersebut.

4. Apabila pengguna memilih tombol Panduan, maka pengguna akan ditampilkan berupa cara

untuk memulai perwalian.

5. Apabila pengguna memilih tombol Selesai, pengguna akan ditampilkan ke halaman utama.



detail mahasiswa. Apabila pengguna menekan tombol KRS, pengguna akan ditampilkan

SKS berupa pdf yang belum perwalian atau belum di approval. Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada Gambar 23.


➢ Apabila tombol cetak KRS dipilih, maka pengguna akan diminta untuk memasukkan

inputan berupa NIM. Setelah menekan tombol cetak KRS, pengguna akan ditampilkan

halaman melalui tab baru berupa kartu rencana studi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat

pada Gambar 24.

Gambar 24 Kartu Rencana Studi Pada Tombol Cetak KRS

➢ Apabila tombol MK dipilih, maka pengguna akan ditampilkan list berupa set mata kuliah

yang telah dibuka. Pengguna dapat memilih beberapa matakuliah dengan cara mengklik

kolom kecil yang telah disediakan. Pada tombol aplikasi MK terdapat dua jenis semester

yaitu semester genap dan semester gasal.



Gambar 25 Set Mata Kuliah Yang Telah Dibuka

➢ Apabila tombol logout dipilih, maka pengguna akan ditampilkan kembali pada halaman

awal aplikasi perwalian.


D. LOGIN SEBAGAI BAAK

1. Halaman Awal Aplikasi Sebagai BAAK

➢ Setelah login sebagai BAAK berhasil, pengguna akan masuk ke halaman utama

(home). Pada halaman utama terdapat 3 submenu yang terdiri dari setup semester,

administratif, dan pilihan. Setiap bagian submenu mempunyai menu yang berbeda

beda dari fungsi submenu utama pada aplikasi BAAK. Pada bagian setup semester

mempunyai 7 menu, yaitu; set KRS, set MK khusus, MK dibuka, membuat jadwal,

pindah jadwal, cek usulan, dan perkiraan peserta. Pada bagian administratif

mempunyai 5 menu, yaitu; perwalian, perwakilan, cetak KRS, cetak laporan, dan

cek token. Pada bagi pilihan hanya memiliki 2 menu, yaitu; setting dan logout. Untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 26.

Gambar 26 Halaman Utama BAAK

2. Submenu Setup Semester

➢ Apabila pengguna memilih set KRS, maka pengguna akan ditampilkan halaman

berupa waktu untuk mengubah tanggal KRS. Halaman ini mempunyai 3 menu, yaitu;

waktu KRS, approval Maba, tutup KRS. Apabila pengguna memilih menu waktu

KRS, pengguna dapat mengubah tanggal untuk jadwal KRS dengan cara mengubah

mulai dari tanggal, jam, sampai tanggal berapa KRS itu selesai. Setelah selesai

mengubah tanggal, pengguna dapat menyimpan waktu KRS dengan cara menekan

tombol ubah waktu KRS pada bagian bawah halaman. Apabila pengguna memilih

menu approval Maba, pengguna dapat mengapprovalkan mahasiswa pada semester

1 dan 2 dengan cara menekan tombol proses pada menu halaman tersebut. Apabila

pengguna memilih menu tutup KRS, pengguna dapat mengecek mahasiswa yang

telah selesai melakukan perwalian dengan cara menekan tombol proses untuk

menutup waktu KRS. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 27, 28, dan

29.


Gambar 27 Waktu KRS

Gambar 28 Approval Maba

Gambar 29 Tutup KRS


➢ Apabila pengguna memilih set MK khusus, maka pengguna dapat melakukan MK

khusus dengan cara memasukan kodeMK pada kolom isian. Apabila telah selesai

pengguna dapat mengklik tombol simpan dan pengguna akan ditampilkan pesan berupa

data tersimpan atau dapat melihat daftar MK wajib tempuh prasyarat. Untuk lebih


Gambar 30 Set MK Khusus

➢ Apabila pengguna memilih MK dibuka, maka pengguna dapat mengklik tombol set

MK. Pada bagian menu ini, terdapat matakuliah yang diadakan pada setiap jurusannya.

Pengguna dapat memberikan jadwal pada matakuliah dengan cara mengisi kolom

jadwal dan mengklik tombol pilih dengan gambar centang di dalam kolom tersebut.

Apabila telah selesai pengguna dapat menekan tombol simpan pada bagian akhir

halaman tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 31.

Gambar 31 Set Matakuliah


➢ Apabila pengguna memilih membuat jadwal, pengguna dapat menekan tombol proses

pada bagian halaman ini untuk melihat ke halaman simulasi penjadwalan. Untuk lebih


Gambar 32 Membuat Jadwal

➢ Apabila pengguna memilih pindah jadwal, pada bagian ini pengguna diminta untuk

mengisi kode MK, kelas, hari, dan waktu. Apabila pengguna telah selesai mengisi

semua kolom, pengguna dapat mengklik tombol cari jadwal pengganti untuk proses

selanjutnya. Pengguna dapat memilih hari untuk pindah jadwal dengan cara mengklik

tombol pilih dan pengguna akan ditampilkan berupa pesan pindah jadwal sukses. Untuk



Gambar 33 Pindah Jadwal

➢ Apabila pengguna memilih cek usulan, pada bagian ini pengguna akan diminta untuk

mengisi kolom prodi dan semester. Apabila pengguna telah selesai mengisi semua

kolom, pengguna dapat mengklik tombol cek usulan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat

pada Gambar 34.


Gambar 34 Cek Usulan

➢ Apabila pengguna memilih perkiraan peserta, pada bagian ini pengguna diminta untuk

mengisi kolom prodi (5 digit), pembanding semester 1, pembanding semester 2, dan

pembanding semester 3. Apabila pengguna telah selesai mengisi semua kolom,

pengguna dapat mengklik tombol cetak perbandingan dan akan ditampilkan berupa pdf.


Gambar 35 Perkiraan Peserta


3. Submenu Administratif

➢ Apabila pengguna memilih perwalian, maka pengguna akan masuk ke menu perwalian

AAK. Pada halaman perwalian AAK ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan

NIM dari mahasiswa yang akan melakukan perwalian. Perwalian AAK ini terdapat

empat tombol yang berfungsi sebagai proses ke halaman selanjutnya. Untuk lebih


Gambar 36 Perwalian AAK

➢ Apabila tombol informasi dipilih, maka pengguna akan ditampilkan daftar berupa

statistik umum tentang mahasiswa yang akan melakukan perwalian ke AAK. Untuk


Gambar 37 Daftar Statistik Umum Perwalian


selanjutnya yang berupa fitur perencanaan studi dengan cara memasukkan NIM pada

kolom kosong. Untuk menambah matakuliah di KRS, pengguna dapat memberi tanda

centang dengan mengklik kolom pilih matakuliah untuk pengulangan, perbaikan, atau

baru. Apabila ingin menghapus KRS yang dipilih, pengguna dapat mengklik kolom

dengan tanda centang dan menekan tombol hapus yang terdapat di bagian Kartu

Rencana Studi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 38.



Penjelasan Tentang Fungsi Tombol KRS BAAK :

1. Apabila pengguna memilih tombol Kapasitas, maka pengguna akan ditampilkan

berupa info tentang kapasitas kelas sesuai nama MK. Pengguna dapat merubah

kapasitas kelas dengan cara merubah angka yang diinginkan dan mengakhirinya dengan

menekan tombol ubah yang ada disamping kanan kolom kapasitas tersebut.

2. Apabila pengguna memilih tombol Revisi KRS, maka pengguna akan ditampilkan

berupa pengecekan tugas-tugas mahasiswa.

3. Apabila pengguna memilih tombol Cetak, pengguna akan ditampilkan SKS berupa pdf

yang belum di approved.

4. Apabila pengguna memilih tombol Transkrip, maka pengguna akan ditampilkan

berupa data transkrip yang dimiliki mahasiswa tersebut.

5. Apabila pengguna memilih tombol Panduan, maka pengguna akan ditampilkan berupa

cara untuk memulai perwalian.

6. Apabila pengguna memilih tombol Selesai, pengguna akan ditampilkan ke halaman

utama.



detail mahasiswa. Apabila pengguna menekan tombol KRS, pengguna akan

ditampilkan SKS berupa pdf yang belum perwalian atau belum di approval. Untuk lebih



➢ Apabila tombol keluar dipilih, maka pengguna akan ditampilkan kembali pada halaman

awal aplikasi BAAK.

➢ Apabila pengguna memilih perwakilan, pada bagian ini pengguna akan diminta untuk

mengisi pada bagian kolom NIK-1, NIK-2, dan AAK wali. Apabila telah selesai

mengisi kolom tersebut, pengguna dapat mengklik tombol set diwalikan dan pengguna

akan ditampilkan pesan berupa info berhasil menyimpan data dosen yang diwalikan.

Apabila pengguna ingin melihat hasil proses set diwalikan tadi, pengguna dapat

mengklik tombol tampilkan. Dan apabila pengguna ingin menghapus dosen yang

diwalikan, pengguna dapat mengklik tombol hapus untuk menghilangkan daftar dosen

yang diwalikan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 40.


Gambar 40 Perwakilan

➢ Apabila pengguna memilih cetak KRS, maka pengguna akan ditampilkan berupa

halaman untuk mencetak KRS mahasiswa. Pengguna hanya diminta untuk

memasukkan NIM mahasiswa pada bagian kolom yang kosong. Apabila pengguna

telah selesai mengisi, pengguna akan ditampilkan halaman berupa KRS pdf yang sudah

di approved. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 41.


Gambar 41 Cetak KRS

➢ Apabila pengguna memilih cetak laporan, maka pengguna akan ditampilkan berupa dua

menu yaitu; laporan KRS dan laporan penjadwalan. Apabila pengguna mengklik

tombol cetak pada menu laporan KRS, maka pengguna ditampilkan berupa statistik

umum perwalian. Dan apabila pengguna mengklik tombol cetak pada menu laporan

penjadwalan, maka pengguna ditampilkan berupa preview jadwal di perwalian. Untuk



Gambar 42 Laporan KRS

➢ Apabila pengguna memilih cek token, pengguna akan diminta untuk mengetik token

sebanyak 10 digit pada kolom kosong. Setelah selesai mengisi kolom tersebut,

pengguna dapat menekan tombol cek token untuk mendapatkan informasi kapan token

itu dicetak dan terakhir dicetak dari salah satu milik mahasiswa tersebut. Untuk lebih


Gambar 43 Cek Token


4. Submenu Pilihan

➢ Apabila pengguna memilih setting, maka penguna akan ditampilkan berupa halaman

untuk mengubah SKS mahasiswa. Halaman ini mempunyai empat menu lain, yaitu;

set SKS, set SMT, batas SKS, dan KP/TA. Apabila pengguna memilih set SKS, maka

pengguna akan ditampilkan berupa pesan SKS telah berhasil disimpan. Apabila

pengguna memilih set SMT, maka pengguna akan ditampilkan berupa pesan semester

dibaca telah berhasil disimpan. Apabila pengguna memilih batas SKS, pengguna

dapat menambah SKS dengan cara memilih prodi dan mengisi kolom kosong batas

atas, batas bawah, dan SKS. Setelah selesai mengisi semuanya, pengguna dapat

mengklik tombol kirim untuk menyimpan data tersebut. Apabila ingin menghapus set

batas SKS, pengguna dapat mengklik tombol hapus. Apabila pengguna memilih

KP/TA, pengguna dapat menambah SKS KP/TA dengan cara memilih prodi dan

mengisi kolom kosong KP dan TA. Setelah selesai mengisi semuanya, pengguna dapat

mengklik tombol kirim untuk menyimpan data tersebut. Apabila pengguna ingin

menghapus KP/TA, pengguna dapat mengklik tombol hapus. Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada Gambar 44, 45, 46, dan 47.

Gambar 44 Set SKS

Gambar 45 Set SMT


Gambar 46 Batas SKS

Gambar 47 KP/TA

➢ Apabila pengguna memilih logout, maka pengguna akan ditampilkan kembali ke

halaman awal pada aplikasi perwalian.

instititut bisnis dan informatika stikom surabaya heart ...cms-ppti.stikom.edu/files/304/panduan...

Documents