12

Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007

Materi # 5

Bekerja Dengan Workbook

dan Sel(II)

uatu kumpulan data disebut database. Data base pada lembar kerja Excel

merupakan range yang berisikan data yang disusun berdasarkan baris dan

kolom. Setiap kolom mengandung data sejenis, misalnya KODE, NAMA, SATUAN,

HARGA, ALAMAT, KOTA dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap

field harus mempunyai judul kolom atau nama field.

Daftar Data Pegawai PT. CAHAYA SURTA merupakan salah satu contoh lembar kerja yang

berbentuk database. Lihat Gambar judul yaitu NIP, NAMA, ALAMAT, KOTA, GOL., STATUS

dan ANAK. Data lengkap setiap barang ditempatkan di setiap baris di bawah baris judul

(nama field atau judul kolom). Setiap satu baris data disebut dengan satu record.

Database data pegawai PT. CAHAYA SURYA berarti mempunyai 4 record data.

Beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan dan penyusunan

database :

1. Nama field (judul kolom) database hanya boleh berada di satu baris

judul. Sehingga bila anda memerlukan dua baris judil seperti pada

contoh berikut :

NAMA HARGA

BARANG PEMBELIAN

Handphone 500000

Komputer 950000

maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja, yaitu

BARANG dan PEMBELIAN

2. Pada suatu database, tidak boleh ada nama field yang sama.

3. Jangan menggunakan nama field yang sama dengan penulisan suatu

alamat sel, seperti misalnya M25, H80, am125.

4. Program Excel akan mengganggap bahwa semua isi baris yang ada di

bawah nama field adalah data. Jadi sebaiknya antara nama field dengan

datanya jangan diselingi dengan baris kosong atau baris yang berisi

lambang-lambang lain karena baris tersebut akan dianggap sebagai

data.

Pembuatan database dapat dilakukan dengan banyak cara. Salah

satunya adalah menggunakan fasilitas Data Form

Langkah-langkah : 1. Pasanglah tool Form pada Quick Access Toolbar. Caranya: masuk pada Excel

Options (klik File (untuk Ms. Excel 2010) | Option | Quick Access Toolbar ).

Pada Ms. Excel 2007, klik tombol Dialog Box Launcher pada Quick Acces

Toolbar

2. Pada bagian Customize the Quick Access Toolbar, pilihkah All Commands

pada bagian Choose command from, kemudian carilah Form kemudian Add>>, sampai muncul tool Form pada kotak sebelah kanan. Periksa di Quick

Access Toolbar, maka tool Form akan terpasang.

3. Buatlah judul laporan untuk melengkapi database yang akan anda buat. Buatlah

seperti berikut ini :

4. Tab lembar kerja (sheet) sebaiknya diberi nama. Ganti Sheet 1 dengan nama

Daftar Data Pegawai.

5. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris

judul berikut dengan satu baris kosong dibawahnya.

6. Pilih dan klik tool Form

yang tadi. Kotak dialog yang muncul akan

mengkonfirmasikan kepada

anda bahwa satu baris paling atas dari range yang

anda sorot akan digunakan

sebagai baris judul. 7. Klik OK. Kotak dialog

berupa formulir pengisian

data akan ditampilkan :

8. Ketiklah data persediaan

barang yang anda inginkan

pada kotak isian yang

disediakan. Apabila

bermaksud menambah data persediaan barang lainnya,

klik tombol perintah New

atau tekan enter. Isilah dengan data yang

ditampilkan pada gambar

pertama. Bila hendak mengakhiri penggunaan formulir pengisian data, klik tombol

Close. Hasil akan diperlihatkan seperti pada gambar pertama.

Apabila suatu saat anda mungkin perlu menyunting database yang sudah

anda ketikkan, selain dengan mengubah langsung pada database yang

ada, dapat juga dengan langkah-langkah berikut : 1. Sorotlah range dari database yang akan disunting (mencakup nama field, berikut

dengan seluruh data yang ada dibawahnya).

2. Pilih dan klik tool Form. Kotak dialog seperti pada gambar 3 akan ditampilkan,

hanya saja record datanya sudah tercantum. Gunakan baris penggulung tegak untuk mencari record data yang akan

anda sunting.

Gunakan tombol tanda panah ke bawah untuk maju ke record data berikutnya dan gunakan tombol tanda panah ke atas untuk mundur ke

record data sebelumnya.

Klik tombol Find Prev untuk mundur satu record ke record data sebelumnya dan klik tombol perintah Find Next untuk maju satu record ke

record data berikutnya.

Klik tombol perintah Criteria apabila ingin mencari record data dengan kriteria tertentu. Sebagai contoh bila anda ingin mencari nama pegawai

yang bernama Heri, maka anda cukup ketikkan pada kotak isian NAMA

nama Heri. Untuk melihat nama lain yang namanya diawali Heri cukup anda klik tombol perintah Find Prev untuk mencari mundur dan klik

tombol perintah Find Next untuk mencari maju.

CATATAN :

Pada kriteria pencarian data, anda dapat juga menggunakan salah satu

operator pembanding berikut ini : = sama dengan

< lebih kecil dari

> lebih besar dari <= lebih kecil atau sama dengan

>= lebih besar atau sama dengan

<> tidak sama dengan Sebagai contoh bila anda ingin mencari pegawai yang jumlah

anaknya lebih dari 2 orang, maka ketikkan pada kotak isian ANAK

operator relasi >2. Apabila daftar tersebut mempunyai beberapa data pegawai yang jumlah anaknya > 2, maka untuk menampilkan data

lainnya klik tombol perintah Find Prev untuk mencari mundur dan

klik tombol perintah Find Next untuk mencari maju.

3. Setelah record data yang anda cari ditampilkan, lakukan penyuntingan

data sesuai keingin anda, kemudian klik Close.

CATATAN :

Selama anda belum pindah record data atau keluar dari record data

yang sedang anda sunting, anda dapat membatalkan penyuntingan data

yang sedang dilakukan dengan menilih tombol perintah Restore.

Apabila record data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi, anda dapat

menghapusnya menggunakan langkah berikut :

1. Cari record data yang akan dihapus

2. Klik tombol Delete. Kotak dialog yang mengkonfirmasi

penghapusan record akan ditampilkan.

3. Klik OK.

Sumber : 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Excel 2000 | Belajar Sendiri Microsof Office Excel 2003 | Private Experience

12 PENGOLAHAN DATABASE (1) :

INPUT DENGAN DATA FORM