INDEKS & TUNJUK SILANG

Download INDEKS & TUNJUK SILANG

Post on 26-Jun-2015

2.035 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<p>ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA</p> <p>Rudi Hermaone Disampaikan Pada : Bimbingan Teknis ( Bintek )</p> <p>INDEKS DAN TUNJUK SILANGIndeks adalah tanda penge nal arsip untuk membeda kan arsip-arsip ber - Kode Klasifikasi sama satu dng yang lain. Indeks dapat berupa : Nama orang Nama Badan Nama Wilayah Nama Masalah Tanggal &amp; Nomor Tunjuk silang :adalah cara untuk menunjuk kan, mengaitkan, memper temukan, perbedaan-perbe daan sehubungan dengan sesuatu masalah. Misalnya : Satu arsip berisikan bebe rapa masalah yang berlai nan. Satu arsip mempunyai be berapa indeks. Adanya perubahan nama orang, badan, alamat, status.</p> <p>MENG-INDEKSIALAH CARA MENEMUKAN DAN MENENTUKAN CIRI ATAU TANDA DARI SUATU DOKUMEN YANG AKAN DIJADIKAN PETUNJUK DAN TANDA PENGENAL (CAPTION) UNTUK MEMUDAHKAN MENGETAHUI DALAM SUSUNAN MANA DOKUMEN TERSEBUT HARUS DIMASUKKAN KE DALAM FILE, SELANJUTNYA MEMUDAHKAN PULA MENGETAHUI DI DALAM FILE MANA DOKUMEN TERSEBUT DAPAT DITEMUKAN BILA DIPERLUKAN.</p> <p>FUNGSI INDEKSSebagai tanda petunjuk/pengenal arsi/dokumen. Untuk membedak arsip/dokumen di dalam suatu berkas yang berkode sama. Sebagai sarana penemuan kembali arsip/dokumen. Untuk menentukan urutan letak arsip didalam berkas. Untuk mengelompokkan (memberkaskan) arsip yang kode dan kegiatannya sama kedalam satu berkas. Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya dalam satu kode (masalah) yang sama.</p> <p>SYARAT MENGINDEKS :1. JURU INDEKS HARUS MENGUASI FUNGSI, KEGIATAN SERTA PERMASALAHAN-PERMASALAH YANG MENJADI URUSAN INSTANSI 2. JURU INDEKS HARUS TERLATIH DALAM PENGUASAAN SURAT DAN DOKUMEN LAINNYA.</p> <p>3. INDEKS YANG DIKERJAKAN HARUS BENAR-BENAR BENARBERASAL DARI SURAT ATAU DOKUMEN BERSANGKUTAN4. KATA PENGENAL PERTAMA DIDASARKAN ATAS KEMUNGKINANKEMUNGKINAN BAGAIMANA PARA PEMAKAI MENGENALI ATAU MEMINTA SURAT, DOKUMEN ATAS ARSIP YANG BERSANGKUTAN 5. DALAM MENGINDEKS KATA PENGENAL PERTAMA DAPAT MENCERMINKAN POKOK PENGERTIAN DARI PADA ISI SURAT, ARSIP YANG BERSANGKUTAN. 6. DALAM MENGINDEKS HENDAKLAH DIPERHATIKAN KATA-KATA KATAKALIMAT YANG MENGANDUNG KATA TANGKAP 7. KATA-KATA DALAM MENGINDEKS HENDAKNYA RINGKAS, SINGKAT KATA(SEBAIKNYA TIDAK LEBIH DARI EMPAT KATA) 8. DALAM MENGINDEKS KATA YANG DIPERGUNAKAN HARUS JELAS MUDAH DIBACA, MUDAH DIUCAPKAN, MUDAH DIPAHAMI DAN DI INGAT.</p> <p>MEMILIH DAN MENENTUKAN CIRI DAN TANDA PENGENALMEMBACA SETIAP DOKUMEN MERUPAKAN BAGIAN DARIPADA KEGIATAN MENGINDEKS. DENGAN MEMBACA DOKUMEN DAPAT DIKETAHUI CIRI-CIRI DAN TANDA-TANDA TERTENTU DARI DOKUMEN TERSEBUT SEPERTI : NAMA ORANG, NAMA BADAN, NAMA BARANG, NAMA TEMPAT/ DAERAH, NAMA MASALAH. KATA-KATA TERSEBUT HARUSLAH MERUPAKAN KATA KUNCI. KATA-KATA PENGENAL HENDAKLAH DIPILIH KATA YANG SUDAH DIKENAL DAN DI-INGAT DARI ORANG YANG MEMERLUKAN DOKUMEN. SATU DOKEMEN DAPAT SEKALIGUS MEMUAT LEBIH DARI SATU TANDA PENGENAL (INDEKS), MISALNYA SEPERTI MEMUAT MASALAH, NAMA ORANG, NAMA BADAN. SEBAIKNYA TANDA PENGENAL DIPILIH YANG DAPAT MEWAKILKAN SURAT/DOKUMEN TERSEBUT. MAKA DARI ITU TANDA PENGENAL YANG DIKETEMUKAN DI DALAM DOKUMEN DIGARIS BAWAHI.</p> <p>ATURAN MENG-INDEKSNAMA ORANG NAMA KELUARGA MENJADI TANDA PENGENAL PERTAMA, NAMA KELUARGA DITULISKAN DI BAGIAN DEPAN DIIKUTI TANDA KOMA (,) DAN KEMUDIAN BARU DIIKUTI BAGIAN NAMA LAINNYA. 1. NAMA ORANG EROPA CONTOH : GEORGE R. TERRY DIINDEKS TERRY, GEORGE R. 2. NAMA ORANG ARAB CONTOH : ABDUL SALAM BIN ABUBAKAR DIINDEKS MENJA DI ABUBAKAR, ABDULSALAM BIN 3. NAMA ORANG INDONESIA CONTOH : AHMAD KARTOLEGOWO DIINDEKS MENJADI KARTOLEGOWO, AHMAD 4. NAMA WANITA YG SUDAH BERSUAMI CONTOH : KARTINI RAHARDJO DIINDEKS MENJADI RAHARDJO,KARTINI</p> <p>ATURAN MENG-INDEKS6. NAMA ORANG YG DIBATIS CONTOH : SANTO JOSEP DIINDEKS JOSEP, SANTO 5. NAMA ORANG YG SUDAH HAJI CONTOH : HAJI MOHAMMAD SOLEH DIINDEKS JADI SOLEH, HAJI MUHAMMAD 6. NAMA GELAR KEBANGSAWANAN CONTOH : RADEN HANAPI DIINDEKS HANAPI, RADEN 7. NAMA GELAR ADAT CONTOH : SYAMSUDIN SUTAN BENDAHARO DIINDEKS SYAMSUDIN SUTAN BENDAHARO 8. NAMA GELAR KESARJARNAAN CONTOH : Drs. BODONG PAIJO, SH DIINDEKS PAIJO, BODONG (Drs, SH)</p> <p>ATURAN MENG-INDEKSNAMA BADAN 9. NAMA BADAN YANG MENGGUNAKAN NAMA-NAMA ORANG MAKA NAMA ORANG ITULAH YANG MENJADI KATA PENGE NAL PERTAMA DI DALAM INDEKS. C0NTOH : RUMAH SAKIT FATMAWATI DIINDEKS FATMAWATI, RUMAH SAKIT 10. BADAN YANG BUKAN NAMA ORANG MAKA KATA PENGENAL PERTAMA IALAH NAMA BADAN DAN DIIKUTI OLEH BENTUK BADAN HUKUM. CONTOH : - HOTEL BRAGA DIINDEKS BRAGA, HOTEL - BANK AMERTA DIINDEKS AMERTA, BANK 11. BADAN PEMERINTAH CONTOH : - DEPARTEMEN PERTANIAN DIINDEKS DEPARTEMEN PERTANIAN - DEPARTEMEN KEHUTANAN DIINDEKS DEPARTEMEN KEHUTANAN</p> <p>ATURAN MEN-INDEKSNAMA TEMPAT KOTA DAERAH DI-INDEKS SESUAI DENGAN ASLINYA. CONTOH : JAKARTA DI-INDEKS JAKARTA BANDUNG DI-INDEKS BANDUNG PEKAN BARU DI-INDEKS PEKAN BARU NAMA-NAMA BADAN YANG DISINGKAT CONTOH : ANRI DI-INDEKS ANRI BKN DI-INDEKS BKN LAN DI-INDEKS LAN</p> <p>ATURAN MENG-INDEKS</p> <p>NAMA BADAN BADAN PEMERINTAH DAERAH BADAN BADAN PEMERINTAH DAERAH DI-INDEKS DEN GAN KATA PENGENAL PERTAMA YAITU NAMA TEMPAT, KOTA, DAERAH DI-IKUTI KOMA DAN DI-IKUTI BENTUK ATAU TINGKAT BADANNYA. CONTOH : PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DI-INDEKS MENJADI JAWA TENGAH, PEMERINTAH PROVINSI</p> <p>CONTOH INDEKSIndeks Nama Orang misalnya berkas surat-surat lamaran pekerjaan, Semuanya akan diberi kode klasifikasi sama karena masalahnya sama, yaitu Lamaran, tetapi lamran-lamaran itu berasal dari para pelamar yang berbeda. Untuk arsip-arsip tersebut dapat diberi Indeks berupa Nama Pelamar. Indeks Nama Instansi misalnya surat-surat tentang masalah yang sama dan berasal dari berbagai instansi akan diberi kode Klasifikasi sama, sedangkan Indeksnya dapat berupa Nama-nama Instansi. Indeks Nama Wilayah misalnya laporan-laporan berkala kantor-kantor cabang ke kantor pusat dapat diberi Indeks berupa Nama Wilayah. Indeks Nama Masalah misalnya surat-surat yang berasal dari Instansi yang sama dan berbagai masalah yang berbeda dapat diberikan Indeks berupa Nama Masalah Indeks Tanggal dan Nomor misalnya arsip-arsip berupa peraturan perundangan undangan jenis arsip tersebut dapat diberikan Indeks berupa Nomor dan Tahun</p> <p>TUNJUK SILANGadalah cara untuk menunjukkan mengaitkan, mempertemukan, perbedaan- Perbedaan sehubungan dengan sesuatu masalah.Misalnya : Satu arsip berisikan beberapa masalah yang berlainan. Satu arsip mempunyai beberapa indeks. Adanya perubahan nama orang, status. badan, alamat,</p> <p>LEMBAR TUNJUK SILANGINDEKS : : KODE :</p> <p>ISI RINGKAS</p> <p>LIHAT BERKAS INDEKS :KODE :</p> <p>CONTOH LEMBAR TUNJUK SILANGINDEKS : Biaya kursus bhsInggris</p> <p>KODE</p> <p>: KU0003</p> <p>ISI RINGKAS</p> <p>:</p> <p>Penyelenggaraan kursus bahasa Inggris dan perincian biayanya.</p> <p>LIHAT BERKAS INDEKS : Penyelenggaraan KODEkursus bhs Inggris.</p> <p>:</p> <p>KP0105</p> <p>22</p>