Implementasi Balanced Scorecard Sebagai Alat Ukur Kinerja Perguruan Tinggi : Universitas Indonesia

Nama :Fransisca Berliani Dewi Thanjoyo

NPM : 0806337604

Teknik Industri 2008

UNIVERSITAS INDONESIA

Visi

Menjadi Universitas Riset Kelas Dunia

Misi

Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi berbasis riset untuk pengembangan Ilmu,

Teknologi, Seni dan Budaya.

Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi yang mengupayakan penggunaannya untuk

meningkatkan taraf dan kualitas kehidupan masyarakat Indonesia serta kemanusiaan.

Tujuan

Mempertahankan reputasi UI sebagai universitas terbaik di Indonesia dengan menghasilkan

kualitas lulusan yang mampu bersaing di pasar global dan kualitas riset yang bertaraf

internasional serta menghasilkan produk Research & Design yang dapat mendukung daya

saing Internasional.

Organisasi nirlaba biasanya didirikan oleh para pendiri dengan suatu

misi tertentu untuk melayani golongan masyarakat tertentu dengan jasa

pelayanan tertentu pula. Pendorong dan motivasi utama adalah pencapaian

kebutuhan pelanggan, sebagai perwujudan misi pendiri, bahkan kalau perlu

rela mengalami defisit dalam segi keuangan. Oleh karena itu, maka ukuran

pertama yang perlu diperhatikan ialah perspektif pelanggan untuk mencapai

misi organisasi. Dengan demikian, ukuran-ukuran dalam perspektif lain yaitu

keuangan, proses internal, dan pembelajaran serta pertumbuhan, bersifat

menunjang terhadap ukuran utama tersebut.

Dalam kasus perguruan tinggi, keadaannya adalah demikian juga.

Umumnya perguruan tinggi didirikan, apakah oleh pemerintah atau swasta,

bukan untuk mencari keuntungan, tetapi untuk melayani masyarakat dan

menyediakan sarana dalam bidang pendidikan tinggi demi mencerdaskan

kehidupan bangsa. Motivasi utama ialah menyediakan pendidikan tinggi bagi

para pelajar lulusan sekolah menengah atas (umum), yang menginginkan

meneruskan pendidikannya pada tingkat yang lebih tinggi.

Perubahan prioritas dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut dapat

dilukiskan dalam Gambar 1, dimana perspektif pelanggan diletakkan paling

atas yang langsung menunjang pencapaian misi organisasi. Sedangkan strategi

tetap merupakan pusat pengaturan kegiatan, yang mempengaruhi penentuan ke

empat perspektif.

Gambar 1. Balanced Scorecard untuk Organisasi Nirlaba

Perspektif Pelanggan Universitas Indonesia dalam Balanced Scorecard

PERSPEKTIF PELANGGAN

Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis

Kegunaan bagi pelanggan : 1. Jumlah mahasiswa terdaftar

2. Jumlah keseluruhan mahasiswa

3. Pangsa pasar

1. Menunjukkan minat pelanggan untuk bidang studi tersebut pada t iap-tiap tahun, meskipun tentu saja disesuaikan dengan daya tampung universitas.

2. Menunjukkan peminatan atau anggapan kegunaan universitas tersebut secara keseluruhan bagi pelanggan.

3.Jumlah mahasiswa di Universitas Indonesia menyebar dari seluruh daerah di Indonesia

Pelayanan kepada mahasiswa, orang tua dan pengguna lulusan meningkat

Tingkat kepercayaan mahasiswa meningkat, hal ini dapat dilakukan dengan memberikan pelayanan yang terbaik untuk mahasiswa, agarmenurun jumlah komplain.

Mutu jasa yang ditawarkan :1. Akreditasi program studi2. Rata-rata IPK mahasiswa3. Peringkat Universitas

1. Mengetahui apakah suatu program studi berada pada perignkat baik sekali , baik, cukup, atau bahkan t idak terakreditasi

2. Menunjukkan mutu rata-rata mahasiswa yang sedang belakar, yang sekaligus juga mengukur keberhasila proses belajar-mengajar

3. Universitas Indonesia merupakan salah satu universitas terbaik di Indonesia yang mampu bersain di t ingkat internasional

Kesan dan Reputasi 1.Universitas Indonesia sudah mempunyai kesan dan reputasi sangat baik di mata masyarakat melalui peningkatan prestasi baik akademik maupun non akademik di t ingkat nasional dan internasional.

2. Mempertahankan reputasi UI sebagai universitas terbaik di Indonesia dengan menghasilkan kuali tas lulusan yang mampu bersaing di pasar global dan kuali tas riset yang bertaraf internasional.

Hubungan pelanggan :1. kepuasan mahasiswa2. kepuasan alumni3. kepuasan pengguna lulusan

Baik buruknya hubungan antara pelanggan dan universitas bukan hanya dalam art i f isik, tetapii juga dalam art i batin, adalah t ingkat kepuasan, t ingkat pengenalan, dan t ingkat perhatian, baik di antara para mahasiswa, para alumni, dan para pengguna lulusan.

Gambar 2. Perspektif Pelanggan : Tolok Ukur Utama

Pangsa Pasar. Menggambarkan proporsi bisnis yang dijual oleh sebuah unit bisnis di

pasar tertentu (dalam bentuk jumlah pelanggan, uang yang dibelanjakan, atau volume

satuan yang terjual).

Akuisisi Pelanggan. Mengukur dalam bentuk relatif atau absolut, keberhasilan unit bisnis

menarik atau memenangkan pelanggan atau bisnis baru.

Kepuasan Pelanggan. Menilai tingkat kepuasan atas kriteria kinerja tertentu di dalam

proporsi nilai.

Profitabilitas Pelanggan. Mengukur keuntungan bersih yang diperoleh dari pelanggan

atau segmen tertentu setelah menghitung berbagai pengeluaran yang digunakan untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut.

Meliputi beberapa pengukuran utama atas keberhasilan dari rumusan dan pelaksanaan

strategi yang baik. Pengukuran hasil utama meliputi kepuasan pelanggan dan peningkatan

kuantitas konsumen.

a. Customer Satisfaction, Bertujuan untuk mengukur jumlah keluhan dari pelanggan

sehingga adanya tindakan follow up untuk mengatasinya. Semakin sedikit jumlah keluhan

maka dapat dikatakan kepuasan pelanggan terpenuhi.

b. Customer Acquisition, Bertujuan untuk mengetahui seberapa besar tingkat pertumbuhan pengguna produk / jasa Perguruan Tinggi.

Perspektif Proses Internal Universitas Indonesia dalam Balanced

Scorecard

PERSPEKTIF PROSES INTERNAL

Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis

Ketepatan Waktu Operasi Mengurangi keterlambatan. Untuk mengurangi keterlambatan operasi atau proses pengurusansesuatu yang berhubungan dengan mahasiswa maka di Universitas Indonesia telah diterapkan Sistem Informasi Terpadu berbasis komputer untuk proses pelayanan terhadap mahasiswa, misalnya proses1. Pencetakan Transkrip2. Keuangan3. Pengisian IRS

Proses Inovasi :1. Pembukaan program studi baru2.Pembukaan program gelar ganda (double degree)

1.Inovasi ini menunjukkan kemampuan universitas untuk menawarkan produk baru bagi kosumen dan keberhasilannya memperkuat kehidupan universitas mengembangkan dirinya.Kejelian melihat peluang dan kebutuhan pasar serta memanfaatkan fasilitas dan kemampuan yang ada untuk menangkap peluang tersebut merupakan inti dari proses inovasi ini.

2.Sampai saat ini Universitas Indonesia belum mempunyai kelas untuk program gelar ganda. Ini bisa dijadikan sebagai suatu inovasi agar UI dapat menjadikan dirinya sebagai universitas terbaik.

Semangat Tim Kerja (Team Work) 1. Pimpinan bertindak sebagai pelatih. Agar hubungan lebih harmonis antara atasan dan bawahan atau antara pimpinan dengan karyawan maka disini pimpinan harus dapat bertindak sebagai guru atau pelatih yang dapat memberikan contoh baik kepada karyawannya.

Karyawan dan Dosen Termotivasi Meningkatkan kepuasan karyawan dan dosen.Ada beberapa cara yang diterapkan di UI diantaranya adalah:1.Menghargai hasil kerja karyawan/dosen2.Meningkatkan penghasilan3.Jaminan penghasilan lebih baik untuk yang berprestasi

Proses layanan purna jual :1. Pencarian pekerjaan2. Kesempatan rekrutmen3. Jaringan alumni

1. UI bekerja sama dengan beberapa perusahaan atau cabang industri dalam proses pencarian kerja untuk lulusan yang memiliki nilai yang baik

2.Memberikan kesempatan pada perusahaan tertentu mencari calon pegawai dari calon lulusan

3. Alumni dapat membantu almamater dalam berbagai hal

Mutu dan Keamanan Mutu dan keamanan yang optimal. Semua proses akademik yang berjalan di UI harus dilakukan dengan prosedur yang sudah ditetapkan agar proses dapat berjalan dengan aman dan target hasil yang optimal sehingga target/sasaran yang diinginkan dapat tercapai.

Perspektif Proses Pembelajaran dan Pertumbuhan Universitas Indonesia

dalam Balanced Scorecard

Perspektif ini menunjukkan modal dan kapasitas universitas untuk

menjamin kehidupan dan pengembangan yang akan datang. Modal utama

universitas adalah sumber daya manusia (SDM) dan hal ini merupakan isi

pokok dari perspektif ini. Dalam perspektif ini ada tiga kategori prinsip yang

penting yaitu kapabilitas karyawan, kapabilitas sistem informasi, motivasi,

pemberdayaan, serta penyelarasan. Untuk tujuan pengukuran, ketiga kategori

tersebut dapat diuraikan lagi dengan asumsi sebagai berikut. Hasil karya

karyawan yang mendukung misi universitas didapat dari karyawan yang lama

dan sudah berpengalaman (retensi tinggi) dan dengan produktivitas tinggi.

Produktivitas dan retensi tinggi akan terjadi apabila kepuasan karyawan

tinggi, karena kepuasan yang tinggi akan memberikan motivasi yang tinggi

pula bagi karyawan.

Ketiga faktor ini, yaitu kepuasan karyawan, retensi karyawan, dan

produktivitas karyawan merupakan faktor utama ukuran dalam perspektif ini.

Disamping itu, kepuasan karyawan akan timbul apabila karyawan memang

memiliki kompetensi, didukung oleh infrastruktur di bidang teknologi yang

diperlukan, dan juga oleh suasana dan kondisi kerja. Kondisi kerja di sini

termasuk imbalan jasa, kesempatan pengembangan diri dan sebagainya.

PERSPEKTIF PROSES PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN

Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis

Pengembangan potensi SDM yang berkesinambungan

Produktivitas kerja SDM lebih tinggi Employee Productivity (Produktivitas Karyawan). Rasio inimenunjukan rata-rata pendapatan perusahaan yang dihasilkan oleh setiap karyawan. Semakin besar rasio ini berarti semakin produktif. Karyawan disini mencakup pegawai administrasi maupun tenagapengajar.

Komunikasi dan InformasiYang Harmonis Keterbukaan dan kejujuran dalam bertukar informasi. Bagaimanapun juga, meski motivasi dan keahlian pegawai telah mendukung pencapaian tujuan-tujuan perusahaan, masih diperlukan informasi-informasi yang terbaik. Dengan kemampuan sistem informasi yang memadai, kebutuhan seluruh tingkatan manajemen dan

pegawai atas informasi yang akurat dan tepat waktu dapat dipenuhi dengan sebaik-baiknya.

Produktivitas karyawan :1. Produktivitas secara umum yang terdiri dari dosen, tenaga administratif, dan tenaga penunjang akademik2. Tingkat kehadiran3. Gugus kendali mutu

Dengan semakin besarnya produktivitas yang dil ihat dari produktivitas secara umum, t ingkat kehadiran, dan mutu dari seluruh karyawan yang terl ibat , maka semakin baik universitas tersebut dalam menjalankan fungsinya.

Daya saing berdasarkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan dosen

Kompetensi para pengajar. Saat ini UI memiliki staff pengajar yang berkompeten di bidangnya dan tidak diragukan lagi akan mutu dan kualitasnya sehingga dapat memberikan yang terbaik untuk para mahasiswa.

Penggunaan teknologi informasi Dalam hal teknologi informasi, baik dari mahasiswa, dosen, tenaga administrasi , dan tenaga penunjang akademik, semua sudah matang dalam penggunaan teknologi informasi ini .

Iklim kerja :1. Tingkat suasana kerja2. Tingkat pelanggaran etik3. Jaminan hari tua

1. Dalam hal peraturan, UI memiliki peraturan yang terbilang cukup ketat dan memiliki sanksi yang cukup berat apabila terjadi pelanggaran etika. Hal ini dikarenakan t ingkat pelanggaran etik yang t inggi dapat meresahkan karyawan lain dan mempengaruhi iklim kerja.

2. Adanya jaminan hari tua (pensiun, pesangon, pengobatan, perencanaan kepemilikan rumah, dan sebagainya) merupakan tambahan ketenteraman hati para karyawan yang tentu saja mempengaruhi iklim kerja.

Gambar 3. Kerangka ukuran perspektif pembelajaran dan pertumbuhan

Dari gambar di atas, jelas terlihat bahwa sebetulnya yang dimaksudkan

dengan kekayaan atau modal dalam sumber daya manusia yang penting bukan

jumlah orang, tetapi produktivitas dan kesetiaan (terbukti dari retensi tinggi),

karena didukung oleh kompetensi, teknologi dan iklim yang baik. Itulah

modal intelektual yang sebenarnya.

Perspektif Proses Keuangan Universitas Indonesia dalam Balanced Scorecard

PERSPEKTIF KEUANGAN

Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis

Hasil keuangan yang baik dan tingkat keuntungan yang semakin meningkat. Pengukuran kinerja keuangan akan menunjukan apakah perencanaan dan pelaksanaan strategi memberikan perbaikan yang mendasar bagi keuntungan lembaga / perguruan tinggi. Perbaikan-perbaikan ini tercermin dalam sasaran-sasaran yang secara khusus berhubungan dengan keuntungan yang terukur, pertumbuhan usaha, dan nilai pemegang saham. Pengukuran kinerja keuangan mempertimbangkan adanya tahapan dari siklus kehidupan bisnis, yaitu : growth (bertumbuh), sustain (bertahan), harvest (Menuai).

Bertumbuh / Berkembang( growth )Meningkatkan keuntungan finansial untuk lembaga dengan cara meningkatkan jumlah mahasiswa.Tahapan awal siklus kehidupan UI dimana UI memiliki produk atau jasa yang secara signifikan memiliki potensi pertumbuhan terbaik. Setiap tahun UI memiliki peningkatan mahasiswa baik dari PMDK, UMB, SNMPTN, SIMAK UI, dan KSDI. Penambahan mahasiswa ini menunjukkan bahwa banyaknya peminat yang ingin meneruskan pendidikan di UI karena UI sudah memiliki reputasi yang sangat baik.

Bertahan ( Sustain )Adalah tahapan kedua dimana UI masih melakukan investasi dan reinvestasi dengan mengisyaratkan tingkat pengembalian terbaik. Dalam tahap ini, perusahaan mencoba mempertahankan pangsa pasar yang ada, bahkan mengembangan investasi setiap tahunya, sejalan dengan luasnya pangsa pasar yang tersedia. Pengembangan tersebut menjadikan UI sebagai salah satu universitas yang terbaik di Indonesia yang mempunyai perkembangan yang cukup tinggi. Investasi yang dilakukan umumnya diarahkan untuk menghilangkan bottleneck, mengembangkan kapasitas, dan meningkatkan perbaikan operasional secara konsisten. Sasaran keuangan tahap ini diarahkan pada besarnya tingkat pengembalian atas investasi yang dilakukan. Tolok ukur yang kerap digunakan pada tahap ini, misalnya Return on Investment (ROI) yang merupakan titik pusat untuk menganalisis rasio yang dilakukan secara menyeluruh. Nilai ROI dapat dihitung sebagai berikut :

ROI = Net Profit Margin x Total Assets Turnove

Menuai/Memanen/Memetik Hasil (harvest)Adalah tahapan ketiga di mana UI benar-benar memanen / menuai hasil investasi di tahap-tahap sebelumnya. Tidak ada lagi investasi besar, baik ekspansi maupun pembangunan kemampuan baru, kecuali pengeluaran untuk pemeliharaan dan perbaikan fasilitas. Sasaran utama dalam tahap ini adalah masalah keuangan, sehingga diambil sebagai tolak ukur, adalah memaksimumkan arus kas masuk dan pengurangan modal kerja. Isu strategis pada perspektif keuangan yaitu pertumbuhan pendapatan, penghematan biaya dan perbaikan produktivitas, dan utilisasi aset. Strategi yang hendak dicapai pada perspektif

keuangan bertujuan untuk pencapaian keuntungan, seperti perolehan pendapatan, perputaran modal kerja, kecepatan pertumbuhan keuangan atau peningkatan arus kas.

UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGY MAP

PERSPEKTIF SASARAN

Keuangan Mengendalikan biaya Meningkatkan Meningkatkan cakupan pendapatan pelayanan Customer Tarif, Kualitas, Ketersediaan produk atau jasa, Fungsionalitas, Pelayanan, Kemitraan Proses Internal Pembelajaran dan Pertumbuhan

SKEMA PENINGKATAN NILAI DAN DAYA TARIK BAGI CUSTOMER (Customer Value Proposing)

PENYEMPURNAAN PROSES INTERNAL

Manajemen OperasiManajemenCustomer

Inovasi

PENINGKATAN KAPABILITAS DAN KETERAMPILAN DOSEN

Penguatan humancapital

Penguatan InformationCapital

Penguatan Organization Cap

Nilai / Benefit Bagi UI