ib presentasi scm tambahan

36
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Penelitian Zaman sekarang keberadaan produk elektronik telah menjadi kebutuhan bagi masyarakat umum. Produk elektronik tersebut antara lain televisi, lemari pendingin, mesin cuci, penyedot ruangan, AC (Air Conditioner), komputer, laptop, telepon genggam dan lain sebagainya. Setiap produk elektronik tentunya memiliki fungsi dan kegunaannya masing- masing. Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, saat ini telah banyak perusahaan multinasional yang saling bersaing satu sama lain untuk menciptakan inovasi terbaru dengan meluncurkan produk berteknologi tinggi. Salah satu perusahaan yang menarik perhatian peneliti adalah salah satu prusahaan produsen home appliance PT. Haier Electrical Appliances Indonesia yang disingkat menjadi HEI. HEI merupakan perusahaan multinasional yang selalu berusaha memenuhi kebutuhan setiap orang melalui inovasi terbarunya. Salah satu inovasi HEI adalah dengan meluncurkan produk

Upload: ranydamanda

Post on 29-Jan-2016

245 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

la

TRANSCRIPT

Page 1: IB Presentasi SCM Tambahan

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Penelitian

Zaman sekarang keberadaan produk elektronik telah menjadi kebutuhan bagi

masyarakat umum. Produk elektronik tersebut antara lain televisi, lemari pendingin,

mesin cuci, penyedot ruangan, AC (Air Conditioner), komputer, laptop, telepon

genggam dan lain sebagainya. Setiap produk elektronik tentunya memiliki fungsi dan

kegunaannya masing-masing. Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, saat ini telah

banyak perusahaan multinasional yang saling bersaing satu sama lain untuk

menciptakan inovasi terbaru dengan meluncurkan produk berteknologi tinggi.

Salah satu perusahaan yang menarik perhatian peneliti adalah salah satu prusahaan

produsen home appliance PT. Haier Electrical Appliances Indonesia yang disingkat

menjadi HEI. HEI merupakan perusahaan multinasional yang selalu berusaha

memenuhi kebutuhan setiap orang melalui inovasi terbarunya. Salah satu inovasi HEI

adalah dengan meluncurkan produk lemari pendingin dengan berbagai macam tipe yang

menyesuaikan dengan kebutuhan berbagai macam karakter keluarga Indonesia.

Haier group berdiri ditahun 1984, bertempat di China, dan telah memiliki pengalaman

yang tinggi dalam bidang usaha produk elektronik alat rumah tangga. Dengan semangat

kewirausahaan dan inovasi, haier berkembang dari perusahaan dan pabrik yang hamper

mengalami kebangkrutan menjadi salah satu produsen produk elektronik rumah tangga

yang terbaik di dunia. Pada tahun 2013, pendapatan Haier Global mencapai USD 29.5

Milyar. Berdasarkan penilaian statistik dari Euromonitor International, Haier menjadi

“a world leader in strategy research for consumer markets”. Pada tahun 2012

Page 2: IB Presentasi SCM Tambahan

berdasarkan laporan yang diterbitkan oleh Boston Consulting Group haier menjadi salah

satu dari “World’s 50 Most Innovative Companies”.

Di Indonesia, berdiri tahun 1970 HEI (pada awal berdiri sebagai PT Sanyo

Industries Indonesia) telah melakukan produksi secara lokal dan menciptakan produk

berkualitas tinggi yang disesuaikan dengan kebutuhan lokal. Pada tahun 2009, HEI

merilis produk-produk andalannya dengan nama Beauty Series antara lain, Mesin Cuci

"Smart Beauty", Lemari Es "Slim Beauty", Penyejuk Ruangan "Cool Beauty" dan juga

TV LCD "Dream Beauty". HEI telah diakui oleh lembaga konsumen dan dibuktikan

dengan penghargaan seperti “Indonesian Best Brand Award as The Most Valuable

Brand in Washing Machine Category” di tahun 2006 dan 2009.

Di era Globalisasi sekarang ini diandai dengan berbagai perubahan termasuk

dalam lingkungan bisnis dan semakin banyaknya pendatang baru yang memasuki pasar.

Perubahan di era globalisasi ini memberikan dampak pada perkembangan ilmu

pengetahuan, teknologi, prilau konsumen, keadaan ekonomi, politik , social dan fakto-

faktor lainnya. Semua itu menghauskan manajemen untuk dapat mempersiapkan

strategi dan rancangan pengembangan produk yang dapat memenuhi kebutuha

konsumen dengan melakukan inovasi atau mengikuti perkembangan trend saat ini.

Banyak hal yang harus dipersiapkan dalam menentukan bagaimana perusahaan

beroperasi.

Menejemen operasional menjadi sangat penting dalam suatu perusahaan karena

menurut Ferrel (2014), menejemen oprasi ialah suatu kegiatan untuk mengembangkan

dan mengatur secara administrasi seluruh kegiatan yang didalamnya menyangkut proses

merntransformasi sumber daya menjadi barang atau jasa. Terutama pada perusahaan

manufaktur dimana kualitas dan produktivitas sangant ditekankan dalam proses

oprasional perusahan tersebut setiap hari-nya.

Page 3: IB Presentasi SCM Tambahan

Salah satu yang paling penting dalam proses menejemen oprasional ialah Supply

Chain Management (SCM) merupakn suatu proses yang mencakup bagaimana suatu

produk mulai dari pembelian bahan mentah, proses produksi dan proses pendistibusian

kepada konsumen. Dimana dalam kondisi sekarang ini suatu pasar dapat dipenuhi oleh

banyak pemain, terutama dalam pasar manufaktur untuk produk eletronik rumah tangga.

Hubungan antara supplier, customer, dan perusahaan itu sendiri, harus dikelola dengan

baik. Bagaimana agar supplier ikut bertanggungjawab terhadap kualitas produk,

hubungan yang baik dan jangka panjang dengan supplier dan customer, serta agar

distribusi produk dari hulu ke hilir tepat pada waktunya sampai ke pengguna akhir.

Disinilah pengelolaan perlu dilakukan. Apabila terjadi sebuah kesalahan pada distribusi

barang dan jasa akan membuat kualitas barang dan jasa menurun. Dan ini berakibat

daya saing melemah. Untuk meningkatkan distribusi barang dan jasa, serta sharing

informasi dan financial dari hulu ke hilir pada sektor industri manufaktur produk

elektronik rumah tangga, maka diperlukan pengelolaan secara komprehensif. Penerapan

dan praktek SCM untuk penyediaan barang dan jasa inilah yang sangat diperlukan bagi

sektor industri manufaktur produk elektronik rumah tangga dalam rangka meningkatkan

daya saing industri yang akan memberikan dampak pada kinerja usaha.

Ferrel (2014) menyatakan salah satu fungsi utama dalam menejemen oprasi

ialah Supply Chain Management, yang dimana menjelaskan suatu proses yang

menghubungkan dan mengintegrasikan seluruh kelompok dalam satu sistem distribusi

yang bertujuan untuk memuaskan pelanggan. Di lain sisi SCM dapat dikatakan sebagai

logistic yang didalamnya termasuk bagaimana memperoleh dan mengatur bahan mentah

dan suku cadang pendukung lainnya, mengatur barang jadi, proses pengmasan dan

pengiriman ke konsumen.

Menurut Budi Nugroho (2011) kegiatan SCM adalah pendekatan antar-fungsi

(cross functional) untuk mengatur suatu alur produksi yang dimulai dari bahan mentah

kedalam produksi dan setelah produksi menjadi barang jadi menuju konsumen akhir.

Page 4: IB Presentasi SCM Tambahan

Sebagaimana suatu badan lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka

harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material mentah dan kanal

distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber daya ke perusahaan lain

yang terlibat dalam memuaskan permintaan konsumen, sementara mengurangi kontrol

manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit dan partner SCM menuju ke

pembuatan konsep SCM. Tujuan dari SCM ialah meningkatkan kepercayaan dan

kolaborasi diantara badan yang terlibat dalam proses SCM tesebut, dan meningkatkan

inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan inventori.

Pada prakteknya proses SCM membutuhkan dukungan dari berbagai pihak

mulai dari internal dalam hal ini seluruh manajemen puncak dan eksternal, dalam hal ini

seluruh partner yang ada. Banyaknya jenis produk dan jumlah yang tidak menentu dari

masing-masing produk membuat produsen semakin kewalahan dalam memuaskan

keinginan dari konsumen. Globalisasi membuat supply chain semakin rumit dan

kompleks karena pihak-pihak yang terlibat dalam SCM tersebut mencakup pihak-pihak

di berbagai negara yang mungkin mempunyai lokasi diberbagai pelosok dunia.

Mengapa PT Haier Electrical Appliances Indonesia?persaingan dalam bagi

sektor industri manufaktur produk elektronik rumah tangga di Indonesia termasuk salah

satu sector industry yang cukup menarik untuk ditelaah. Banyak nya persaingan dalam

sector industry tersebut dan juga perkembangan zaman yang sangat memperngaruhi

bagaimana para pemain dalam industry tersebut untuk dapat terum berkembang dengan

inovasi-inovasi baru yang bertujuan untuk memuaskan konsumen-nya. HEI telah hadir

di Indonesia sejak tahun 1970 dan tetap bertahan menjadi salah satu pemain yang kuat

dalam sektor industry produk elektronik rumah tangga. Kerasnya persaingan dalam

sektor industri ini dan banyaknya pemain-pemain baru dalam sektor industri ini tidak

membuat posisi HEI dalam sektor industri ini goyang. Bahkan yang terjadi HEI terus

dan terus berimprovisasi dengan inovasi-inovasi nya yang lebih baik. HEI sendiri tidak

hanya memiliki pasar local tetapi pasak eksport. Maka dari itu Maka dari itu perusahaan

Page 5: IB Presentasi SCM Tambahan

banyak terlibat dengan pemasok lokal dan internasional bahkan juga dengan pembeli

mancanegara. Maka dari itu HEI seharusnya mempunyai rangkaian SCM yang telah

terintergrasi dengan baik. Dengan Visi dan Misi yang dimiliki oleh HEI sekarang sudah

seharusnya HEI memiliki menejeen yang telah terintergrasi dalam proses logikstiknya,

sehingga lebih mudah dalam menetapkan strategi perusahaan kedepannya.

Berdasarkan uraian diatas, maka kami tertarik untuk memilih judul penulisan mengenai

”Implementasi Supply Chain Managemenet dalam PT Haier Electrical Appliances

Indonesia”.

Page 6: IB Presentasi SCM Tambahan

BAB II

LANDASAN TEORI

II. LANDASAN TEORI

II.1 Manajemen Operasional

Manajemen Operasional merupakan proses pengembangan dan proses

administrasi dari seluruh kegiatan yang terlibat dalam transformasi sumber daya

menjadi barang dan jasa (O. C Ferrel et al, 2014).

Naylor (2002 dalam Angelina 2013) menyatakan manajemen operasional

berkaitan dengan kegiatan menciptakan, operasi, dan mengendalikan sistem

transformasi dengan memperoleh masukan dari berbagai sumber daya dan

menghasilkan output barang dan jasa dibutuhkan oleh pelanggan. Menjamin kualitas

dan produktivitas menjadi aspek dasar dalam manajemen operasional karena perusahaan

yang tidak bisa menjamin kualitas sesuai keinginan pelanggan dengan menggunakan

sumber daya secara efektif dan efisien maka perusahaan tersebut tidak akan bisa

bertahan dalam suatu bisnis.

II. 2 Proses Transformasi

Suatu proses konversi dari input (karyawan, uang, material, energi) menjadi

output (barang, jasa, ide) (O. C Ferret et al, 2015). Mengelola elemen input menjadi

perhatian utama bagi perusahaan agar menghasilkan kualitas output yang baik. Agar

proses tranformasi terutama pengelolaan elemen input berjalan secara efektif dengan

menggunakan biaya yang serendah mungkin dan menghasilkan kualitas output yang

baik maka diperlukanya berbagai usaha pendekatan yaitu salah satunya adalah Supply

Chain Management.

Page 7: IB Presentasi SCM Tambahan

II. 3 Supply Chain Management

Ling Li (2007 dalam Angelina 2013) menyatakan Suplly Chain Management

merupakan sekumpulan aktivitas dan keputusan yang saling terkait untuk

mengintegrasikan pemasok, manufaktur, gudang, jasa transportasi, pengecer dan

konsumen secara efisien. Dengan demikian barang dan jasa dapat di distribusikan dalam

jumlah, waktu dan lokasi yang tepat untuk meminimumkan biaya demi memenuhi

kebutuhan konsumen.

Secara umum penerapan konsep SCM dalam perusahaan akan memberikan

manfaat yaitu (Jebarus, 2001) :

1. Kepuasan pelanggan

Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas proses

produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Untuk menjadikan konsumen

setia, maka terlebih dahulu konsumen harus puas dengan pelayanan yang

disampaikan oleh perusahaan.

2. Meningkatkan pendapatan

Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berarti akan

turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk-produk yang

dihasilkan perusahaan tidak akan ‘terbuang’ percuma, karena diminati konsumen.

3. Menurunnya biaya.

Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada konsumen akhir berarti pula

mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.

4. Pemanfaatan asset semakin tinggi

Aset terutama faktor manusia akan semakin terlatih dan terampil baik dari segi

pengetahuan maupun keterampilan. Tenaga manusia akan mampu memberdayakan

penggunaan teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan SCM.

Page 8: IB Presentasi SCM Tambahan

5. Peningkatan laba

Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang setia dan menjadi pengguna

produk, pada gilirannya akan meningkatkan laba perusahaan. Perusahaan semakin

besar.

Manfaat langsung dari penerapan SCM bagi perusahaan adalah SCM secara

fisik dapat mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi dan mengantarkannya kepada

konsumen akhir. Manfaat ini menekankan pada fungsi produksi dan operasi dalam

sebuah perusahaan. Dalam fungsi ini dilakukan penggunaan dari seluruh sumber daya

yang dimilki dalam sebuah proses transformasi yang terkendali, untuk memberikan nilai

pada produk yang dihasilkan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan

mendistribusikannya kepada konsumen yang dibidik.

Menurut Lisda Rahmasari (2011) ukuran performansi Supply Chain Management,

meliputi:

1. Kualitas (tingkat kepuasan pelanggan, loyalitas pelanggan, ketepatan pengiriman)

2. Waktu (total replenishment time, business cycle time)

3. Biaya (total delivered cost, efisiensi nilai tambah)

4. Fleksibilitas (jumlah dan spesifikasi) Supply Chain Management juga bisa diartikan

jaringan organisasi yang menyangkut hubungan ke hulu (upstream) dan ke hilir

(downstream), dalam proses yang berbeda dan menghasilkan nilai dalam bentuk

barang/jasa di tangan pelanggan terakhir (ultimate customer/end user).

II. 3.1 Purchasing

Purchasing adalah kegiatan pembelian seluruh material yang dibutuhkan dalam

organisasi (O. C Ferrel et al, 2014). Pembelian ini bertujuan untuk memperoleh item

sesuai kualitas yang diinginkan pada jumlah yang tepat dengan harga yang serendah

Page 9: IB Presentasi SCM Tambahan

mungkin (efficiency) agar lebih optimal. Kegiatan pembelian (purchasing) atau sering

disebut pengadaan (procurement) memiliki beberapa metode (Baye and and Prince,

2013), diantaranya:

1. Pembelian langsung;

Metode ini memiliki bentuk kegiatan transaksi yang terjadi di mana penjual dan

pembeli sama-sama memiliki hak dan kewajiban pada saat transaksi tersebut

berlangsung.

2. Pembelian berdasarkan kontrak;

Metode ini memiliki bentuk kegiatan transaksi yang menyerupai pembelian

langsung, hal yang membedakan adalah adanya perjanjian (agreement) atau

sering disebut kontrak yang menjelaskan hak dan kewajiban bagi pembeli serta

penjual secara tertulis, dalam jangka waktu tertentu.

3. Memproduksi sendiri (vertical integration).

Metode ini memiliki bentuk kegiatan pengadaan dengan cara memproduksi

sendiri bahan baku yang dibutuhkan.

Disamping itu juga, Baye and Prince menjelaskan, bahwa setiap kegiatan pembelian

terdapat biaya ekstra yang dibutuhkan disamping harga produk yang menjadi kebutuhan

pembeli. Biaya tersebut dapat berupa:

1. Biaya transaksi, merupakan biaya yang diakui pada saat terjadinya setiap

kegiatan yang diperlukan untuk mendapatkan barang tersebut. Sebagai contoh:

biaya pencarian supplier, biaya legal, dan lain-lain, di mana biaya transaksi

tersebut dikeluarkan untuk mendapatkan barang tersebut.

2. Investasi spesialis, merupakan biaya yang dapat bersifat sunk karena sifat dari

biaya ini tidak sepenuhnya wajib dikeluarkan. Sebagai contoh: biaya pengetesan

mesin produksi.

Dan dalam upaya untuk mengoptimalisasi pengadaan barang tersebut, pembeli perlu

melakukan peninjauan mengenai sifatnya agar tepat dalam memilih metode pengadaan.

Page 10: IB Presentasi SCM Tambahan

II. 3.2 Mengelola Inventory

Inventory adalah seluruh material, komponen, produk jadi maupun setengah

jadi, dan peralatan yang digunakan oleh perusahaan. Inventory terbagi dalam tiga jenis

yaitu (O. C Ferrel et al, 2014):

1. Finished good inventory, termasuk didalamnya adalah produk yang sudah siap

dipasarkan

2.Work in process inventory, terdiri dari produk setengah jadi atau yang masih

membutuhkan proses transformasi untuk menjadi produk jadi.

3. Raw material inventory, terdiri dari semua material yang telah dibeli dan akan

digunakan sebagai input untuk membuat suatu produk.

Mengelola Inventory adalah proses untuk menentukan seberapa banyak supplies

suatu barang yang harus tersedia serta memantau jumlah, tempat penyimpanan dan

siapa yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut (O. C Ferrel et al, 2014).

Beberapa pendekatan yang digunakan untuk menentukan seberapa banyak unit

barang yang seharusnya dibeli dan kapan proses pembelian harus dilakukan adalah

sebagai berikut:

1. Economic Order Quantity

Mengidentifikasi jumlah optimum barang yang akan dipesan untuk meminimasi

biaya pengelolaan pemesanan, penyimpanan dan penggunannya (O. C Ferrel et al,

2014).

2. Just in Time

Page 11: IB Presentasi SCM Tambahan

Teknik menggunakan jumlah material yang lebih sedikit dan sampai just in time

untuk digunakan pada proses tranformasi, oleh karena itu membutuhkan

penyimpanan yang sedikit dan mengurangi biaya inventory (O. C Ferrel et al, 2014).

3. Material Requiremnet Planning

Sistem perencanaan penjadwalkan jumlah material untuk membuat suatu produk

secara presisi. Hal pertama yang harus dketahui sebelum menentukan penjadwalan

adalah mengetahui seberapa banyak produk jadi yang akan dibuat, kemudian akan

dilihat bill of material dari produk tersebut. Bill of material adalah list seluruh

material yang dibutuhkan untuk membuat barang, kemudian dilihat apakah ada di

inventory atau tidak, apabila tdak ada maka dijadwalkan pemesanan dengan jumlah

yang sesuai yang tertera pada bill of material (O. C Ferrel et al, 2014).

II. 3.3 Outsourcing

Pemakaian tenanga kerja dengan menggunakan jasa perusahaan lain untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan disuatu perusahaan pengguna jasa outsourcing yang

bertujuan agar produk lebih efisien, biaya rendah, dan menghasilkan kepuasan

pelanggan (O. C Ferrel et al, 2014).

II. 3.4 Routing and Scheduling

Routing adalah urutan pengerjaan dari proses produksi (O. C Ferrel et al, 2014).

Setelah memiliki urutan, maka pekerjaan tersebut bisa dijadwlakan. Scheduling

adalah pengerjaan suatu tugas kepada departemen, mesin, pekerja atau team (O. C

Ferrel et al, 2014).

Page 12: IB Presentasi SCM Tambahan

BAB III

PEMBAHASAN

1. Pengadaan

Sepeti yang telah dijelaskan pada landasan teori, menurut Ferrell (2014) Pembelian

ialah peroses pembelian segala material yang dibutuhkan oleh organisasi untuk

membantu proses produksinya. Sehingga dalam suatu organisasi terutama sektor

industry manufaktur mereka akam memiliki department khusus untuk pengadaaan.

Produksi atas barang jadi yang dilakukan oleh HEI dilakukan berdasarkan

production base order. Segala produksi yang HEI didasarkan pada order yang diterima

baik oleh pihak distributor (PT Haier Sales Indonesia), pihak berelasi dan konsumen

pihak ke-3. Yang memiliki tanggung jawab atas order tersebut ialah bagian Sales

Department, dimana Sales Department akan memberikan forecast atas produksi yang

akan dilakukan oleh pihak Production Deprtment.

Dalam HEI mereka memiliki Purchasing Department, yang tugasnya melakukan

pengadaan atas bahan mentah yang dibutuhkan dalam proses produksi yang berjalan

sehari-harinya. Purchasing Department memiliki tanggung jawab untuk mengontrol

seluruh persediaan bahan mentah yang dibutuhkan oleh Production Department dalam

menyiapkan segala material bahan mentah untuk produksi. Purchasing Department pun

terintergarasi dengan Warehousing Department, untuk melihat dan mengontrol

persedian bahan mentah digudang apakah dapat memenuhi kebutuhan produksi atau

apakah Purchasing Department harus melakukan pembelian selanjutnya.

Alur proses pengadaan dalam HEI dapat dijelaskan dalam point-point berikut:

Page 13: IB Presentasi SCM Tambahan

Persiapan Produksi

Bertujuan untuk menjamin pelaksanaan prosuksi sesuai dengan forecast yang

dibuat oleh Business Planning (Sales Department) selanjutnya menjadi Schedule

Produksi yang dibuat oleh Admin. Produksi (Production Department).

o Penerimaan Production Schedule

Bagian Production department akan menerima forecast dari bagian Sales

Department.

o Penelaahan Production Schedule

Setelah mendapatkan forecast seluruh section menager dalam Production

Departmetn akan melaksanakan penelaahan untuk memastikan kesiapan

produksi yang menjadi fokur penelaahan ialah:

1. Jadwal pengiriman

2. Stock produksi yang ada

3. Ketersediaan material yang ada

4. Jumlah Sumber Daya manusia yang dibutuhkan

5. Jumlah Waktu yang dibutuhkan

6. Mesin dan perangkat pendukung

Setelah itu Manager Production Department akan meriview hasil

penelaahan nya tersebut dan melanjutkan ke Admin Production.

o Pembuatan Rencana/Schedule Produksi

Production Schedule merupakan breakdown dari forecast yang telah

ditelaah, sehingga memudahkan dalam pelaksanaan di lapangan.

o Distribusi Rencana/Schedule Produksi

Hari Rencana produksi tersebut didistribusikan kedalam masing-masing

section area.

o Persiapan Sumber Daya & Material

Page 14: IB Presentasi SCM Tambahan

Perisapan yang dilakukan oleh bagian Produksi dalam persiapan Sumber

Daya dan Material ialah sebagai berikut:

1. Persiapan Sumber Daya Manusia

Bagian produksi akan mengkonfirmasikan kebutuhan karyawan

ke Human Resource Department untuk menyiapkan karyawan

berdasarkan:

a. Sistem kerja Shift Normal (1 Shift 8 jam)

b. Sistem kerja Long Shift (1 Shift 12 jam, terdapat

penambahan jam kerja dari waktu normal)

2. Persiapan Kebutuhan Utilitas

Kebutuhan utilitas digunakan untuk pelaksanaan produksi

disupply oleh bagian Production Egineering Section .

3. Persiapan Material

Bagian produksi mempersiapkan kebutuhan material sesuai

dengan Production Schedule yang telah dibuat. Bagian produksi

akan berkoordinasi dengan bagian Purchasing Department dan

Warehouse Department untuk melihat dan mengontrol

ketersediaan material bahan mentah yang ada. Apakah perlu ada

penambahan atau tidak diperlukan.

o Review Persiapan

Meriview semua kesiapan dari masing-masing section dalam masing

masing department.

Pemilihan Vendor

Jika didapati dalam proses produksi diperlukan adanya penambahan material

bahan mentah untuk produksi, atas laporan dari Warehouse Department dan

Purchasing Department. Maka Purchasing Department akan melakukan

persiapan dalam proses purchase order, Purchasing Department akan melihat

Page 15: IB Presentasi SCM Tambahan

dalam sistem mereka Sanyo Overseas Purchasning Inventory System (System)

atas ketersedian Vendor dalam sistem tersebut. Bila vendor telah ter-record

dalam SOPIS maka Purchasing Department akan langsung melakukan oder atas

pembelian tersebut. Bila didapati ternyata Vendor yang dituju tidak ada dan

perlu melakukan kerjasama atas vendor baru maka proses yang dilakukan ialah:

o Persiapan Pemilihan Calon Vendor

Purchasing Department akan menentukan barang apa yang akan dibeli

dengan spesifikasinya dan akan mengngumpulkan segala informasi atas

calon-calon vendor atas barang yang diinginkan tersebut.

o Pemilihan Calon Vendor

1. Kebijakan Pemilihan Calon Vendor

Mengutamakan calon vendor local, yaitu perusahaan yang

berdomisili di Indonesia.

Calon Vendor yang akan diajukan harus memiliki pabrik

sendir atau minimal distributor resmi atas produk tersebut

Calon Vendor yang diajukan harus memiliki approval

dari Manager Purchasing Department.

2. Kriteria Terhadap Calon Vendor

Mutu

a) Harus mempunyai spesifikasi dan standar mutu

b) Harus dapat membuat produk sesuai dengan syarat

yang diberikan HEI

c) Harus memiliki flow chart produksi

d) Terlah di verifikasi oleh Quality Control

Department

e) Maenjamin atas kualitas produknya, bila tidak

sesuai akan dilakuakan pengembalian atas

pembelian

Page 16: IB Presentasi SCM Tambahan

f) Menjamin produk uyang disuply tidak

mengandung bahan-bahan kimia yang berbahaya

terhadap lingkungan (Sesuai standar

yangditerbitkan oleh QC Department)

Harga

a) Mengutamakan penawaran harga yang terperinci

dari vendor.

b) Harga produk yang ditawarkan oleh calon vendor

harus lebih rendah dari harga vendor yang telah

ada di AVL.

c) Menyetujui syarat pembayaran yang ditetaplkan

oleh HEI

Jangka Waktu Pengiriman

HEI memiliki jangka waktu pengriman yang harus dapat

disanggupi oleh vendor.

o Penginputan Data Vendor Baru

Calon vendor yang telah lulus seleksi dan disetujui menjadi vendor

diinput ke dalam data base SOPIS dan AVL (Approved Vendor List)

o Penginputan Data Barang/Material Terkait

Purchasing Department akan melakukan input atas material terkait

kedalam data barang baru dengan data yang didasarkan atas calon vendor

yang ada kedalam SOPIS

o Peingputan Harga Barang

Purchasing Department akan melakukan input atas harga material terkait

kedalam data barang baru dengan data yang didasarkan atas calon vendor

yang ada kedalam SOPIS

o Pengendalian Gambar Material dan Part

Page 17: IB Presentasi SCM Tambahan

Purchasing Department akan mengirimkan Gambar dan spesifikasi atas

material yang dibutuhkan kepada vendor. Dan penarikan kembail

gambar tersebut dengan gambar yang dimiliki oleh vendor sebagai salah

satu pengendalian atas kualitas produk yang akan beli nanti-nya

o Pembuatan Kontak Pembelian

Kontrak kerja pembelian (Perjanjian Pembelian) adalah suatu perajanjian

untuk melakukan transaksi bisnis antara pihak HEI dengan vendor yang

telah disetujui dalam hal pengadaan material, part dan bahan baku untuk

proses produksi di HEI, dan akan diperbarui setiap tahunnya.

o Kontrak Kerja Pembelian

Kontrak kerja pembelian akan dibuat dan di-approved oleh QC

department

Pembelian

o Permintaan Pembelian

Purchasing Department menerima informasi atau permintaan pembelian

dari:

1. Business Planning Department berupa forecast 2 sampai 3 bulan

kedepan

2. Seksi pemohon berupa Requisition Slip untuk bahan pembantu,

material dan part yang digunakan

o Cek AVL & Data

Purchasing Department melakukan pengecekan keberadaan vendor di

AVL. Jika vendor dimaksud belum terdapat dalam AVL, maka

dilakukan pencarian vendor baru (sesuai dengan prosedur Pemilihan

Calon Vendor). Jika vendor telah terdapat dalam AVL maka dilakukan.

o Pembuatan PO (Purchase Order)

Page 18: IB Presentasi SCM Tambahan

Pembuatan PO terbagi dalam 3 macam, yaitu:

1. Pembuatan PO Material dan Part

2. Pembuatan PO Bahan Pembantu

3. Pembuatan PO, Part Untuk Sample dan Recycle

o Mengirimkan PO

PO yang telah disetujui oleh Meneger Section akan dikirimkan ke

Vendor dan melakukan konfirmasi oleh Purchasing Department

o Menerima Barang

Purchasing Department dalam menerima barang dari vendor dan

melakukan pengecekan dokumen, apakah daftr barang yangdikirimkan

sesui dengan yang diinginkan seperti di PO.

Untuk Vendor local dokumen yang akan diperiksa ialah surat jalan dan

check

Sedangkan untuk vendor yang berasal dari luar negri (Eksport),

dokumennya berupa summary of shipment (invoice dan Packing List).

Setelah itu Purchasing Department akan melanjutkan ke Warehouse

Department.

o Menerima Dokumen Penagihan

Purchasing Department akan menerima dokumen penagihan dari vendor

bersamaan dengan penerimaan dokumen seluruh pengiriman barang dari

vendor.

o Laporan

Purchasing Department akan membuat laporan bulanan berupa Summary

of Receiving

o Evaluasi

Manager Purchasing Department akan mengevaluasi kegiatan yang

dilakukan di dalam kegiatan pembelian.

Page 19: IB Presentasi SCM Tambahan

o Meeting

Meeting akan dilaksanakan sebagai sarana komunikasi dan koordinasi

terhadap kegiatan yang dilakukan di dalam seksi maupun keseluruhan

Purchasing Department.

Evaluasi dan Verivikasi Vendor

o Penerimaan Laporan

Laporan yang digunakan dalam aktivitas evaluasi dan verifikasi vendor

berdasarkan laporan dari QC Department. Berupa laporan mencakup

ketepatan waktu dan tanggapan yang diberikan oleh vendor atas barang

yang bermasalah

o Evaluasi Vendor

Purchasing Department melakukan evaluasi vendor berdasarkan

parameter evaluasi vendor setiap 1 (satu) tahun sekali berdasarkan

informasi QC Department terhadap beberapa vendor yang bermasalah

dan dilakukan pada saat audit internal ke Vendor, sedangkan untuk

Vendor yang idak bermasalah dilakukan setiap 3 (tiga) tahun sekali

o Verivikasi Vendor

Merupakan aktivitas pembuktian kesesuaian barang yang dipesan, yaitu

dengan cara kunjungan langsung ke vendor atas persetujuan Meneger

Seksi (instruksi Manajemen).

o Pelaporan

Purchasing Department membuat laporan dan menyerahkan kepada

Manager seksi terkait atas hasil evalluasi dan verifikasi vendor untuk

diperiksa dan ditandatangani. Dan seluruh hasil laporan tersebut akan

dijadikan dokumen pendukung vendor

o Keputusan

Page 20: IB Presentasi SCM Tambahan

Dari seluruh prosedur yang terdapat dalam Evaluasi dan Verivikasi

Vendor, Manager dari setiap Department terkait akan memberikan

keputusan atas penilaian dari vendor yang menjadi obyek evaluasi dan

verivikasi.

Pengiriman Barang Logistik

Setelah semua proses produksi berjalan maka PT Haier melakukan pengiriman

barang logistik sesuai dengan permintaan pelanggan baik itu untuk tujuan ekspor

maupun domestik.

o Penerimaan Schedule

Bagian logistik menerima permohonan pengiriman barang dari pihak

HSI (Haier Sales Indonesia), Exim dan Sales & Service melalui berupa

Schedule Pengiriman.

o Pemeriksaan Schedule

Memastikan bahwa barang yang akan dikirimkan ada stock di gudang

dan barang tersebut sudah dinyatakan OK oleh QC dengan

diterbitkannya Shipping Approval, bila belum OK maka logistik akan

menginformasikan ke pihak terkait.

o Loading

Proses memuat barang ke truck atau container sesuai IK, Inspetor

melakukan pengecekan fisik, model, warna, nomor seri sesuai schedule.

o Pembuatan Dokumen dan Rekap Out Barang

Bagian Logistik menerima form check sheet barang yang telah selesai

dimuat dan menginput data barang keluar sesuai check sheet ke system

“e-logistic”, lalu mengeluarkan Do (Delivery order), DR (Delivery

Receipt)/ SJ (Surat Jalan). Barang yang sudah keluar diinput kembali ke

data actual pengiriman barang.

o Pemeriksaan Dokumen

Page 21: IB Presentasi SCM Tambahan

Supervisor seksi logistik memastikan check sheet sesuai dokumen DO,

DR dan SJ, lalu mengesahkan dokumen yang telah OK.

o Penyerahan Dokumen

HSI/Exim/Logistik menyerahkan dokumen ke driver dan barang yang

keluar sudah sesuai dengan schedule.

o Driver

Driver HEI menerima kembali dokumen setelah selesai pembongkaran

barang ke konsumen sebagai tanda bukti barang sudah diterima oleh

pihak konsumen.

2. Outsourcing

Seperti yang dijelaskan pada landasan teori mengenai outsourcing yang

merupakan pemakaian tenaga kerja operator/buruh yang diperoleh dari

perusahaan penyedia jasa tenaga kerja tersebut.

Berbeda dengan HEI yang tidak menggunakan perusahaan ketiga untuk

buruh mereka, tetapi mereka menghendel buruh mereka sendiri dengan status

sebagai karyawan kontrak. Mereka memiliki strategi sendiri dalam urusan buruh

karywan dengan meng-hire mereka dibawah menejemen HEI yang sifatnya

Kontrak. Selain itu HEI juga memberikan pelatihan kepada buruh mereka

seperti orientasi dan beberpa pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan

operator tersebut.

HEI tidak menggunakan jasa pihak ketiga (jasa outsourcing) karena

mereka menganggap bahwa terdapat berbagai kerugian bila menggunakan jasa

dari pihak outsourcing, seperti terlihat pada penjelasan berikut:

1. Kehilangan kontrol manajerial

Kontrol manajerial akan menjadi milik perusahaan lain karena

perusahan pengguna outsourcing tidak akan mendorong

perusahaan melainkan didorong untuk membuat keuntungan dari

layanan yang mereka sediakan.

Page 22: IB Presentasi SCM Tambahan

2. Adanya biaya tersembunyi

Biaya tersembunyi dan masalah hukum mungkin timbul jika s

yarat dan ketentuan outsourcing tidak jelas.

3. Ancaman keamanan dan kerahasian

Salah satu kelemahan terbesar dari outsource adalah kurang

terjaminnya kerahasiaan dan keamanan data. Dengan adanya

keterlibatan dari perusahaan lain dalam aktivitas perusahaan akan

sangat memungkinkan terjadinya kebocoran data perusahaan

karena secara tidak langsung perusahaan penyedia jasa tersebut

mengetahui informasi dalam suatu perusahaan tersebut (HEI)

4. Kualitas

Masalah kualitas juga akan timbul apabila perusahaan penyedia

jasa outsourcing tidak profesional, sehingga akan menghasilkan

tenaga kerja yang tidak kompeten.

5. Terkait kesejahteraan keuangan perusahaan lain

Apabila perusahaan penyedia outsourcing bangkrut maka akan

berdampak pula pada perusahaan HEI.

3. Routing and Scheduling

Selain pendekatan melalui pengelolaan pembelian, persediaan, logistik, dan

outsourcing, HEI juga sangat memperhatikan pada urutan produksi (Routing)

dan penjadwalan produksi (Scheduling).

Page 23: IB Presentasi SCM Tambahan

Sebelum melaksanakan produksi, Manager adm & produksi mebuat urutan

produksi, yang mengacu pada spect produksi dan material apa saja yang akan

digunakan, dapat dilihat pada flowchart berikut:

Setelah mengetahui urutan produksi, selanjutnya bagian produksi mengatur

penjadwalan dengan memperhatikan lead time masing-masing proses sebelum

assembly

Dapat dilihat dari dari prosedur diatas, HEI telah mengimplimentasikan prosedur

pengadaan dengan baik dan terintergrasi. Pengadaan yang merupakan tanggung jawab

dari Purchasing Department dalam HEI merupakan tonggak utama dalam proses

produksi yang dilakukan oleh HEI.

Sesuai dengan teri SCM yang dijelaskan Ferrell (2014), yang menyatakan bawa

SCM merupakn proses yang yang menghubunkan dan mengintergrasikan kelompok-

kelompok yang terkait dalam suatu proses distirbusi. HEI megimplementasikan dengan

baik, dimana HEI sebelum melakukan kerjasam dengan vendor yang menjadi pemasok

material bahan baku untuk factor produksinya HEI akan melakukan proses pemilihan

vendor dengan terperinci agar barang yang didapat sebagai material bahan baku

nantinya merupakan material yang berkualitas dan kuantitas yang diminta oleh HEI

dapat selalu terpenuhi tanpa kendala yang rumit.

HEI berusaha untuk terus menjalin komunikasi yang baik dan terintergrasi dengan

para vendor mereka, dimana HEI telah mengimplementasikan sistem khusus dalam

prosedur pengadaan-nya yaitu SOPIS dan AVL. Setiap tahun-nya berdasarkan Evaluasi

dan Verivikasi atas vendor yang terkait HEI selalu memperbarui kontrak kerja yang

disepakati oleh kedua belah pihak, agar dalam perjalannya proses logistic tetap berjalan

Page 24: IB Presentasi SCM Tambahan

dengan baik dan aman dibawa payung hokum yang telah disetujui oleh kedua belah

pihak.

Daftar Pustaka

Farrerll, O.C, Geoffrey Hirt, Linda Ferrell, 2014, Businesss A Changing World, Ninth Edition, McGraw-Hill International Edition, New York.

Nugroho, Budi, 2011, Supplay Chain Management (SCM) di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI, LIPI, Jakarta.

Www.pdii.lipi.go.id, Diakses pada tanggal 2 Maret 2015

Baye, Michael R, Jeffry T. Prince, 2013, Managerial Economics and Business Strategy, Global Edition, McGraw-Hill International Edition, New York.