hand out usaha jasa pameran 1

UNIVERSITAS INDONESIAPROGRAM STUDI VOKASI

KONSENTRASI MICEMata Kuliah:

USAHA JASA PAMERAN (EXHIBITION)

PENGERTIAN MANFAAT PAMERAN ISTILAH DALAM USAHA JASA EXHIBITION

PENGERTIAN

Exhibitions (Bk-1 ; Bk-2 ; Bk-5)

Merupakan suatu bentuk kegiatan mempertunjukkan, memperagakan, memperkenalkan, mempromosikan dan menyebar luaskan informasi hasil produksi barang/jasa maupun informasi visual di suatu tempat tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk disaksikan secara langsung oleh masyarakat untuk meningkatkan penjualan, memperluas pasar dan mencari hubungan dagang.

Landasan Hukum (Bk-1, p.27 – 34 ; Bk-5, p.3, 4 ; Bk/Dok ybs.) 1. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1990 tentang kepariwisataan. 2. SK Menparpostel Nomor KM.108/HM.703/MPPT-91 tentang Ketentuan

Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran.

3. Keputusan Direktur Jenderal Pariwisata Nomor: Kep-06/U/IV/1992 tentang Pelaksanaan Ketentuan Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran.

4. Keputusan Menteri Pariwisata, Seni dan Budaya Nomor: Kep-111/M-PSB/1993 tentang Pelimpahan Wewenang Pemberian Izin Usaha Pariwisata Kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Pariwisata, Seni dan Budaya

5. Peraturan Pemerintah RI Nomor 67 Tahun 1996, Bab II Bagian ke-2, pasal 21, tentang Penyelenggaraan Kepariwisataan RI, yaitu

I

kaitannya dengan Usaha jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran.

Menurut Paraturan Pemerintah RI Nomor 67 Tahun 1996 tentang penyelenggaraan kepariwisataan, perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif dan pameran diharuskan menempuh prosedur yang sama, yaitu sama-sama dalam suatu kelompok komponen MICE.

6. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah.

7. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom.

8. Keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor: Kep-012/MKP/IV/2001 tanggal 02 April 2001 tentang Pedoman Perizinan Usaha Pariwisata.

9. Pedoman Ketentuan Usaha Jasa Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition (MICE) oleh Departemen Kebudayaan dan Pariwisata RI., Ditjen. Pengembangan Produk Pariwisata, November 2001.

MANFAAT PAMERAN

A. Keunggulan Pameran (Bk-8B):

Sebelum menginjak pada Manfaat Pameran, berikut ini perlu diketahui terlebih dahulu Keunggulan Pameran, yaitu:

1. Multiplier Effects (Dampak Ganda)

2. Efektif untuk mencapai sasaran

3. Pengunjung mendatangi pameran atas dasar kepentingan

4. Lingkungan serba tiga dimensi

5. Kontak langsung/temu muka antara produsen dan konsumen,

antara distributor dengan produsen, antara produsen dengan

agen, dsb.

6. Lingkungan penjualan yang bersifat netral

7. Penyusupan pasar dengan cepat

8. Pembiayaan yang efektif

B. Alasan-Alasan Utama Pengunjung Datang ke Pameran (Bk-8B):

1. Melihat produk dan jasa baru

2. Mendapatkan data produk/jasa dan teknik

3. Melihat pameran khusus

4. Melakukan kontak bisnis

5. Rasa ingin tahu secara umum tentang pameran

C. Manfaat / Kegunaan Efektif dari Kegiatan Berbagai Jenis Pameran, terutama dari sudut pandang peserta (Bk-1, p.235, 236):

1. Menarik dan menemu kenali prospek baru

2. Pelayanan pelanggan-pelanggan baru (Sistem pasar yang cerdas,

termasuk pelayanan purna jual dan hubungan bisnis secara

langsung)

3. Memperkenalkan produk baru (Promosi produk/jasa)

4. Mengetahui informasi produk unggulan dan informasi pesaing

5. Memacu semangat dan citra korporasi (Humas bagi

perusahaan/korporasi)

D. Manfaat / Keuntungan bagi peserta pameran sebagai bagian kegiatan yang digandeng oleh konvensi (Bk-1, p.240):

1. Kesempatan biaya jual yang rendah

2. Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat

3. Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus

dapat teruji

ISTILAH DALAM USAHA JASA EXHIBITION

Beberapa Istilah Penting dalam Usaha Jasa Exhibition

Venue : Tempat/lokasi di selenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi O.R., dsb).

Fascia : Lisplang pada stand, panel tempat dicantumkannya nama perusahaan/peserta pameran.

Marking :Kegiatan pengukuran dan penentuan titik-titik batas stand untuk suatu event pameran.

Sales Kit/Marketing Kit :Perangkat penjualan sebagai bahan/materi pegangan dalam menjual/memasarkan kegiatan MICE.

Standard Stand :Stand Pameran dengan bentuk standard/asli, terdiri dari beberapa unit system yang seragam dalam satu baris, dibatasi oleh koridor di satu sisi, per-unit berukuran 3 X 3 m atau 10 X 10 feet (1 foot = 30,479 cm 31 cm), tinggi bagian belakang tidak boleh lebih dari 8 feet = 2,5 m. Sudah termasuk fasilitas, seperti: 1 buah meja, 2 buah kursi lipat, karpet. 2 buah lampu TL @ 40 watt, tempat sampah, dan nama perusahaan atau peserta, bahkan juga dapat termasuk tanaman hias.

Improved Stand / Up Grade:Stand Standard yang dikembangkan dengan berbagai hiasan dan dekorasi sesuai selera peserta (Tanpa merusak panel, beam dan bagian2 lain dari standard stand).

Special Design Stand :Stand yang dibangun dengan desain khusus dengan ukuran yang beragam namun tetap sesuai dengan kapasitas ruangan/lahan, misalnya : Tinggi bangunan maks 6 m, bersifat siap pasang (knock down system).

Floor Plan Pameran :Floor Plan Pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis dan skalatis) rencana tata letak stand secara keseluruhan pada sebuah event pameran, di suatu tempat/hall, dalam jangka waktu tertentu.

Layout Stan Pameran :Layout stan pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis & skalatis) penataan sebuah stand pameran.

Baliho :Media promosi luar ruang sebagai perangkat VISPROM (Visitor Promotion), terbuat dari papan/panel/kain/kanvas yang diletakkan berdiri di tempat terbuka dan dapat terlihat/terbaca jelas. Bertuliskan informasi utama, seperti: Judul/Tema/Nama Event, Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor. (Berlaku pula sebagai EXPROM, dengan pencantuman logo perusahaan yang bersangkutan).

Backdrop :Latar belakang panggung yang berisi informasi Judul/Tema Event, Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor. Misalnya: Backdrop untuk Opening Ceremony Seminar/Pameran, Backdrop panggung seminar, Backdrop panggung hiburan, dsb.

Hanging Banner :

Media promosi dalam ruang, EXPROM (Exhibitor Promotion). Digantung di langit-langit bangunan/gedung. Dikenal sebagai Banner/bendera gantung atau spanduk gantung. Dapat polos atau berisi Logo / Nama Perusahaan, dsb.

Umbul-umbul :Media promosi luar ruang, EXPROM & VISPROM. Berupa bendera vertikal bertiang. Bertuliskan informasi utama, seperti: Judul/Tema Event, Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor.

Technical Meeting :Pertemuan yang diselenggarakan oleh organizer pameran, 2 atau 3 minggu menjelang pameran dengan mengundang para peserta pameran, hall owner, stand contractor dan pihak-pihak penting yang terkait. Pertemuan itu dimaksudkan untuk memberikan penjelasan hal-hal yang bersifat teknis mengenai event/pameran tersebut. Biasanya dijelaskan mengenai Manual Pameran/Tata-Tertib Pameran, antara lain: Pengiriman barang, pembangunan stand, pemasukan barang, kebersihan, keamanan, pemasangan listrik, pesanan tambahan, undangan upacara pembukaan (opening ceremony), dan lain-lain.

● Bonded Warehouse :Gudang yang mendapat Lisensi Bea Cukai sebagai tempat Penyimpanan barang-barang Pameran dan Konvensi yang merupakan barang Impor Sementara (Temporary Import) yang jelas-jelas akan di ekspor kembali atau re-ekspor (re-export). Disebut juga Gudang BC. 2.3. karena petugas Bea Cukai yang berkantor di dalamnya akan melakukan pemeriksaan terhadap jaminan dan dokumen impor barang tersebut.

● dan lain-lain (Tugas: Cari sebanyak-banyaknya & kumpulkan).






POTENSI ASOSIASI PERUSAHAAN PAMERAN DAN PEO YANG BERLISENSI ASOSIASI DAN BADAN PENDUKUNG SUKSES PENYELENGGARAAN PAMERAN KEANGGOTAAN INDONESIA PADA ASOSIASI/ORGANISASI INTERNASIONAL

II

POTENSI

Diskusi dan dikembangkan dari Bk-2, p.7-12, dllBagian dari tugas Kunjungan: Kamis, tanggal 9 September 2004

ASOSIASI PERUSAHAAN PAMERAN DAN PEO YANG BERLISENSI

A. Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia

ASPERAPI yang semula kependekan dari Asosiasi Perusahaan Penyelenggara Pameran dan Konvensi Indonesia didirikan di Jakarta pada tanggal 17 Pebruari 1990. Kemudian, pada MUNAS III ASPERAPI tanggal 17 Pebruari 1999 di Sari Pan Pacific Hotel disepakati perubahan kepanjangan ASPERAPI menjadi “Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia”, sedangkan dalam bahasa Inggris yang semula INEXCON atau singkatan dari “Indonesia Exhibition and Convention Organizers Association” berubah menjadi IECA singkatan dari “Indonesia Exhibition Companies Association”.

Anggota ASPERAPI terdiri dari: Penyelenggara Pameran, Penyelenggara Konvensi, Freight Forwarders, Stand Contractors, Venue Owners dan Suppliers/Pemasok. Pada permulaan periode program kerja ASPERAPI 1990 - 1993, jumlah anggotanya sebanyak 16 perusahaan dan di akhir periode tersebut menjadi 23 perusahaan. Pada akhir periode program kerja ASPERAPI 1993 – 1996 jumlah anggotanya berkembang menjadi 111 anggota. Sedangkan pada akhir periode 1996 – 1999 jumlah anggotanya bertambah menjadi 164 perusahaan. Anggota ASPERAPI bertambah terus hingga pada tahun 2000 tercatat jumlah anggota terbanyak yaitu 235 perusahaan, namun di akhir periode 1999 – 2002 berjumlah 221 perusahaan, dan pada periode 2002 – 2005, tepatnya di tahun 2003 jumlah anggotanya tercatat agak menurun menjadi 183 perusahaan (Data terakhir tahun 2004 ini masih mengacu data tahun 2003).

Dari data ASPERAPI, jumlah pameran resmi di Indonesia yang tercatat meningkat dari tahun ke tahun, sejak tahun 1990 meningkat hingga tahun 1997. Bila terjadi penurunan drastis jumlah pameran di tahun 1998 saat negeri ini dilanda krisis moneter, politik yang memanas dan masalah asap kebakaran hutan, hanyalah faktor kekhawatiran peserta pameran saja namun pameran yang terus berjalan di saat itu tetap

memberikan kontribusi positif dan berlangsung sukses. Tahun berikutnya jumlah pameran mulai merambah, dan marak lagi memasuki tahun 2000. Data terakhir tercatat di tahun 2003 terdapat sebanyak 210 pameran dagang di Indonesia. Dunia Pariwisata, khususnya usaha jasa MICE tidaklah terlalu termakan imbas berbagai krisis nasional maupun internasional, asalkan pelaku-pelakunya tetap pada komitmen dan merencanakan/melaksanakan segala sesuatunya sesuai kaidah yang benar serta profesional.

Disamping itu terdapat pula Federasi Konvensi dan Pameran Indonesia (IFEC) yang mewadahi ASPERAPI (IECA) dan AKKINDO (INCCA) serta Badan/Institusi terkait Industri MICE, seperti: PHRI, ASITA, INACA, P3I, dan lain-lain

B. Asosiasi Pameran Dunia

IEA = International Exhibitors Association (Asosiasi Peserta Pameran Internasional).

Dalam skala internasional, penyelenggaraan gelar pameran dapat dilakukan melalui bantuan IEA.EDPA = Exhibit Designers & Producers Association (Asosiasi desainer & Produser Pameran)

C. Daftar PEO Indonesia berlisensi (dapat dilihat di Bk-3, Booklet ASPERAPI 2004 - 2005)

ASOSIASI DAN BADAN PENDUKUNG SUKSES PENYELENGGARAAN PAMERAN

1. IFEC (Indonesia Federation of Exhibition & Convention)2. KADIN3. INCCA4. PHRI5. ASITA6. INACA7. P3I8. dan lain-lain

KEANGGOTAAN INDONESIA PADA ASOSIASI/ORGANISASI

INTERNASIONAL

1. IATA (International Air Transport Association)2. IEA (International Exhibitors Association)

3. EDPA (Exhibit Designers & Producers Association)4. WTO (World Tourism Organization)5. PATA (Pacific–Asia Travel Association)6. IHRA (International Hotel & Restaurant Association)7. ICCA (International Congress and Convention Association)8. IACVB (International Association of Convention and Visitor Bureaus)9. IAPCO (international Association of Professional Congress

Organizers)10. ATF (ASEAN Tourism Forum)11. ASEANTA (ASEAN Tourism Association)12. dan lain-lain




STAKEHOLDERS INDUSTRI PAMERAN

~ ORGANIZER ~ VENUE MANAGEMENT ~ EXHIBITOR ~ VISITOR

~ CONTRACTOR ~ SUPPLIERS ~ REGULATOR ~ ASSOCIATION

STAKEHOLDERS INDUSTRI PAMERAN

A. ORGANIZER

Peran Organizer (Bk-8D)

1. Memberikan informasi yang benar dan lengkap kepada calon peserta

2. Membantu kesiapan calon peserta dalam berpameran, khususnya untuk peserta pemula

3. Merancang kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan peserta dan pengunjung

III

4. Mengundang/mendatangkan pengunjung/pembeli yang sesuai (target visitor)

5. Menjamin kelancaran jalannya pameran

B. VENUE MANAGEMENT

Peran Venue Management (Bk-8D)

1. Mengakomodir kebutuhan penyelenggara pameran/seminar2. memberikan alternatif rekomendasi pemilihan waktu, lokasi,

dll sehubungan dengan pameran/seminar3. Mengatur jadwal antar penyelenggara pameran4. Membantu kelancaran terselenggaranya pameran/seminar

melalui pemberian fasilitas yang menunjang5. Memberikan informasi yang detil & menyeluruh kepada calon

pengguna venue6. Menjaga keamanan, ketertiban dan kebersihan7. Menjaga stabilitas/kepastian harga sewa minimum 2 tahun

dimuka

C. EXHIBITOR

Peran Exhibitor (Bk-8D)

1. Memberikan informasi yang detail dan menyeluruh kepada calon pembeli

2. Menyiapkan marketing tools yang tepat3. Mempunyai data calon pengunjung4. Menginformasikan keberadaannya dalam pameran kepada

calon pengunjung/pembeli/anggotanya5. Mematuhi peraturan yang diberikan oleh penyelenggara &

pihak venue management6. Menjaga keamanan & kebersihan di dalam stand-nya.

D. VISITOR

Peran Visitor (Bk-8D)

1. Mempersiapkan kunjungan ke Pameran dengan baik2. Mengetahui prosuk/jasa yang dipamerkan3. Menyeleksi pameran yang cocok/sesuai untuk dikunjungi4. Melakukan kontak dengan organizer sebelum kunjungan

E. CONTRACTOR

Peran Official Stand Contractor (Bk-8B) :

1. Melaksanakan Marking2. Membuat Lay Out Stand Pameran3. Membangun Stand4. Mengurus Stand Fittings (Perlengkapan Stan) termasuk

instalasi listrik , water, air compressed, telepon5. Membuat Signage/tanda-tanda sesuai dengan kebutuhan6. Memperhatikan kebersihan hall, stand dan display

management. 7. Melayani permintaan dan keluhan peserta atas fasilitas stand

yang ada maupun tambahan fasilitas.

Peran Contractor Pendukung:

1. Bertugas dan bertanggung jawab membantu pelayanan “Main Contractor” (apabila main contractor over capacity)

2. Membuat “Special Design Stand” atas pesanan

F. SUPPLIERS

Peran Suppliers

1. Mendukung lancarnya penyelenggaraan pameran dengan pengadaan perlengkapan / peralatan dan fasilitas atau memasok keperluan akomodasi maupun produk/jasa yang dibutuhkan dengan segala kemudahan

2. Memberi masukan kepada penyelenggara/panitia tentang pasokan yang tepat dan memadai

3. Membantu penyelenggara/panitia dalam melayani kebutuhan dan keluhan peserta mengenai pasokannya tersebut

4. Terlibat langsung dalam Technical Meeting, khususnya pemasok venue (hall owner) dan stand contractor

G. REGULATOR

Peran regulator (Bk-8D)

1. Membuat peraturan yang dapat menjaga stabilitas, kelanggengan & kelancaran terselenggaranya pameran di negaranya

2. Memberikan sangsi kepada mereka yang melanggar peraturan tersebut

3. Mengurangi intervensi pemerintah4. Memberikan kesempatan dan mendorong peran pihak swasta

di dalam kegiatan pameran pemerintah

H. ASSOCIATION

Peran Asosiasi Penyelenggara Pameran (Bk-8D):

1. Mengakomodir/memfasilitasi keinginan anggotanya2. Mengatur anggotanya demi kepentingan bersama3. Mendidik anggotanya4. Memberikan informasi sehubungan dengan industri pameran

di Indonesia dan di negara-negara lain5. Mempromosikan anggotanya/pameran dari anggotanya

Peran Asosiasi Terkait dari Peserta Pameran (Bk-8D):

1. Mendukung kegiatan pameran yang berhubungan dengan sektor industri anggotanya

2. Mengkoordinir kepesertaan anggotanya pada pameran-pameran yang perlu diikuti

3. Memberi informasi tentang pameran-pameran yang perlu diketahui oleh anggotanya

4. membantu anggotanya untuk mendatangkan buyer/pengunjung pada pamerannya.




Mata Kuliah:


MACAM DAN JENIS PAMERAN SIFAT DAN UKURAN PAMERAN BERBAGAI LOKASI DAN DESTINASI

MACAM DAN JENIS PAMERAN

Macam-macam Pameran:a. Show/Exhibitionb. Expoc. Pekan Raya/Faird. Bazaar/Pasar Murahe. dll.

Jenis Pameran

A. Komersial/Dagang (Bk-8D)1. Pameran Dagang Khusus (Special Trade Show)2. Pameran Dagang Umum (General Trade Show)3. Pameran Konsumen (Consumer Show)4. Pameran Tunggal (Solo Exhibition)5. Pameran Ilmiah (Scientific Exhibition)6. Bazar Multi Produk (Multi Product Bazaar)

B. Non Komersial/Murni Pameran1. Pameran informasi visual (Visual Information Show)2. Pameran Tunggal (Solo Exhibition)3. Pameran Ilmiah (Scientific Exhibition)

SIFAT DAN UKURAN PAMERAN

(Bk-8B) Sifat Pameran:

a. Umumb. Khusus

Ukuran Pameran (berdasar luas areal):

a. Pameran Kecilb. Pameran Sedang

IV

c. Pameran Besar

Bentuk Pameran:a. Lokalb. Nasionalc. Internasional

Berdasarkan Tenggang Waktu:a. Pameran Regulerb. Pameran Non-Reguler

BERBAGAI LOKASI DAN DESTINASI

A.Terdapat berbagai lokasi/tempat (venue) untuk diselenggarakannya kegiatan Pameran, seperti:

- Pusat Konvensi/Pameran atau Balai Sidang (Balai Sidang Jakarta/JCC, Jogja Expo Center/JEC, Bali International Convention Center/BICC), Balai Kota, Balai Pertemuan (Balai Kartini), Balai Rakyat

- Gedung Serbaguna (Gd. Serbaguna Senayan, Manggala Wana Bhakti, dsb)

- Gedung Kesenian/Pertunjukan (Gd. Kesenian Jkt, Sasono Langen Budoyo TMII Jkt, Theatre Tanah Airku TMII Jkt, Balai Sarbini, dsb)

- Gd. Pusat Niaga (Pusat Niaga/Trade Mart – APRJ, Basement WTC-Jakarta, WTC-Surabaya)

- Pekan Raya (Arena Pekan Raya Jakarta / Jakarta International Expo)

- Aula Universitas (AJB Bumiputera FISIP UI - Depok, Aula IPB-Darmaga, Balairung UI, dsb)

- Istora (Istora Senayan)

- Graha pemuda

- Hotel (Hotel Sari Pan Pacific, Bidakara, Hotel Santika, Hotel Sahid, Hotel Shangri-la, Hotel Mambruk Anyer, Nusa Dua Beach Hotel, dsb)

- Mall (Mall Taman Anggrek, Mall Kelapa Gading, Plaza Senayan, Plaza Semanggi, dsb)

- Resort (Sol Elite Marbella-Anyer, Mutiara Carita, Ciloto Indah Permai, Bali Dynasty Resort, Natour Tretes, dsb)

- Kapal Pesiar (Star Cruise, Quick Silver Cruise, Super Star Leo Cruise, Ombak Putih Cruise, dsb)

- Alun-alun (Arena/lapangan terbuka - Open space), Halaman/Lapangan Kantor Kabupaten

- dan lain-lain.

B. Destinasi (Kawasan Tujuan) diselenggarakan kegiatan Pameran

Pada dasarnya hampir sebagian besar kota-kota besar / sedang, baik di Indonesia maupun di Luar Negeri dapat dijadikan sebagai kawasan penyelenggaraan kegiatan Pameran asalkan memiliki sarana, prasarana, SDM, organisasi/badan terkait pameran/MICE serta fasilitas yang memadai dan memenuhi syarat. Dapat disebutkan, misalnya:

Destinasi Dalam Negeri (Indonesia):

Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi, Sukabumi, Bandung, Surabaya, Medan, Denpasar, Cirebon, Palembang, Menado, Ujung Pandang, Banjarmasin, Lampung, Anyer, dan sebagainya.

Destinasi Luar Negeri (Manca Negara):

Tokyo, North Carolina, Singapore, Brunai Darussalam, Paris, Koln, Kualalumpur, Riyadh, Brussels, Spanyol, Swiss, Manila, Bangkok, Hongkong, Guang Zhou, India, dan sebagainya.

D3-PARIWISATA, FISIP – UNIVERSITAS INDONESIAPROGRAM STUDI USAHA PERJALANAN WISATA BUDAYA



ASPEK-ASPEK PENYELENGGARAAN PAMERAN

ASPEK-ASPEK PENYELENGGARAAN PAMERAN

A. PEMILIHAN TEMA (Bk-8B)

Tema suatu pameran merupakan jawaban atas keperluan:

1. Para Pengunjung terhadap barang/jasa apa yang sesuai dengan umur, jenis kelamin, kedudukan di masyarakat, pangkat/jabatan, pekerjaan, kemampuan keuangan dan sebagainya, di daerah tertentu pada waktu tertentu.

2. Latar belakang diselenggarakannya suatu pameran seperti misalnya:

V

a. Peringatan Hari Ulang Tahun suatu daerah/badan/kantor/perusahaan/organisasi dan sebagainya

b. Sejarah dan riwayat masa lalu suatu masyarakat tertentu

c. Turut serta mensukseskan tercapainya tujuan tertentu, misalnya memulihkan perekonomian daerah, menyediakan barang/jasa tertentu

d. Mengisi suatu perencanaan badan tertentu, misalnya APBN, APBD dan sebagainya

3. Tersedianya produksi barang/jasa yang perlu dimasyarakatkan, disosialisasikan atau mendorong penjualan

4. Kemampuan penyelenggaraan untuk menterjemahkan tema dalam judul pameran hingga mengaktualisasi judul dimaksud dalam suatu penyelenggaraan pameran

B. PEMILIHAN WAKTU DAN LOKASI (Bk-8B)

1. Waktu penyelenggaraan pameran harus tepat sesuai dengan keperluan:

a. Pengunjung dalam memenuhi kebutuhannya sesuai dengan kemampuan membeli (eceran, grosir/distributor/agen)

b. Peserta dalam memenuhi target pemasaran dan penjualan (eceran/grosir) untuk jangka bulanan/kwartalan/semesteran/tahunan

c. Tepat dalam memperhitungkan para penyelenggara pesaing (competitor) lainnya, khususnya jarak waktu pameran dengan tema yang sama

d. Tepat dalam memperhitungkan jam, tanggal, hari, bulan, tahun penyelelenggaraan suatu pameran

2. Lokasi penyelenggaraan pameran haruslah tepat sesuai dengan kepentingan setiap orang dan barang/jasa yang terkait dengan penyelenggaraan suatu pameran dengan pertimbangan:

a. Pemilihan Negara, propinsi, kota, lingkungan/lokasi, gedung dan tersedianya ruang pameran

b. Mudah dicapai dari berbagai jalan menuju lokasi yang dimaksud

c. Memiliki dukungan infra struktur yang memadai, seperti: Transportasi, komunukasi, terminal, bandara stasiun, pasar, hotel dan sebagainya

d. Tempat/lokasi pameran/venue merupakan tempat/area yang dapat dipergunakan dan atau menampung kegiatan pameran yang memenuhi syarat-syarat penyelenggaraan pameran, antara lain:

1) Penerangan umum dan ruangan

2) Air bersih berikut instalasinya

3) Penyejuk ruangan (air conditioning) untuk ruang tertutup

4) Fasilitas telekomunikasi (domestik dan internasional)

5) Kamar kecil/toilet yang terawat/terpelihara kebersihan dan peralatannya

6) Pemadam kebakaran

7) Bonded Warehouse

8) Instalasi listrik

9) Pintu keluar darurat/emergency exit

10) Pelataran/area parker

11) Pelayanan keperluan business centre

12) Kantin/kafetaria

C. HUKUM DAN PERIZINAN (Bk-8B)

Dibahas dalam MK-XII, Semester 6, Aspek Hukum dan Etika MICE




RINGKASAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA PAMERAN

RINGKASAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA PAMERAN

(Bk-2, p.86 – 91 ; Bk-9)

1. ANGGARAN PENGELUARAN (ESTIMATED COSTS):

a. Biaya Tetap (Fixed Cost)b. Biaya Tidak Tetap (Variable Cost)c. Biaya Tak terduga (Unexpected Cost)

Biaya Tetap (Fixed Cost)

Pada umumnya biaya yang dikeluarkan setiap ada kegiatan pameran dan tidak tergantung dari volume penjualan stan/produksi. Meliputi kebutuhan-kebutuhan pokok yang harus dipenuhi, seperti:

Sewa gedung/Hall pameran (Venue) Fixed Man-Power (SDM Tetap); sebelum dan selama event Biaya Sekretariat dan lain-lain.

Biaya Tidak Tetap (Variable Cost)

VI

Pada umumnya biaya yang dikeluarkan perusahaan setiap ada kegiatan pameran dan berhubungan (tergantung) dengan volume penjualan stan/produksi, sering berhubungan dengan biaya-biaya saat gelar. Meliputi kebutuhan-kebutuhan sekunder yang perlu diadakan apabila diperlukan, seperti:

Biaya Promosi Biaya Humas/Publikasi Konstruksi dan Instalasi Tiket/akomodasi panitia Tiket/akomodasi PEO Atribut pameran, misalnya: Name badge/Tag, certificate Souvenir Honorarium panitia Site inspection Seragam (Uniform) dan lain-lain

Keterangan:

Komponen Biaya Sekretariat:

Resepsionis: - Honor 4 hari x 2 shift x jumlah orang x Rp. = Rp.- Makan- Seragam

Keamanan:- Honor Satpam- Makan- Seragam- Kepolisian- Koramil- Parkir- Kebersihan Hall

Biaya Kantor seperti: - ATK (Stationery)- ID Card (Tanda Pengenal; Peserta, Penyelenggara, dll.)- Benda Pos dan Materai - Cetakan (Sales Kit, Kwitansi, dll.) - Fotocopy- Biaya Rapat (Technical Meeting, Launching) - Dokumentasi - Izin Pameran- Makan & Minum- Lain – lain

Komponen Biaya Konstruksi dan Instalasi:

Konstruksi:- Pemetaan Lapangan (Marking)- Bangunan Stan- Main Gate- Eye Catcher- Lettering- Backdrop + Panggung- Carpeting

Instalasi:- Daya Listrik- Lampu- MCB- Telephone- Legran

Biaya Promosi:

Iklan Televisi

Iklan Radio

Iklan Media Cetak

Iklan Luar Ruang dan Cetakan Lainnya:- Baliho- Umbul-Umbul- Spanduk- Balon Raksasa- Cetak Katalog - CD-ROM- Poster- dan lain-lain

Humas:

Konperensi Pers

Undangan Pembukaan

Distribusi Undangan Pembukaan

Undangan Umum

Distribusi Undangan Umum

Acara-Acara:- Opening Ceremony- Seminar

- Lomba

Overhead:

Dasar perhitungan overhead masing-masing perusahaan berbeda, ada 2 alternatif dalam perhitungannya:

Alt. I. TOTAL BIAYA OVERHEAD JANGKA WAKTU PROYEK

Alt. II. TOTAL BIAYA OVERHEAD 12 BULAN

Ringkasan Formula Perhitungan Biaya Pengeluaran:

TOTAL FIXED COST US$ (Rp.)TOTAL VARIABLE COST US$ (Rp.) +

TOTAL 1 US$ (Rp.)Biaya Tak Terduga (15%) US$ (Rp.) +

TOTAL 2 US$ (Rp.)Tax & Service Charge (21%) US$ (Rp.) +

GRAND TOTAL PENGELUARAN US$ (Rp.)

Biaya Tak Terduga (Unexpected Cost)

Untuk mengantisipasi adanya keperluan-keperluan mendadak yang belum dianggarkan, perlu ditambahkan komponen cost (pengeluaran) selain tax & service charge dengan perkiraan sebagai berikut:

Indonesia (5%, 10%, 15%) Biaya Tak Terduga 15% US (2% - 5%)

Service Charge 11% Tax & Service Charge = 21% Tax (Pajak) 10%

Dasar Perhitungan Harga Pokok Penjualan:

TOTAL BIAYA = Rp. /m2

LUAS TERPAKAI 2. ANGGARAN PENDAPATAN (ESTIMATED REVENUES):

Prakiraan pendapatan pameran bisa didapat dari bermacam-macam sumber, antara lain:

Biaya penjualan stan/lahan pameran- dan Seminar penunjang, bila dikenakan biaya

Sponsorship dan Donatur

Hasil Fasilitas Tambahan - Fasilitas Tambahan Daya Listrik, Tambahan Stand Fittings

Kreatifitas - Penjualan Katalog - Acara-Acara Pendukung (Lomba, Hiburan, dsb) - Komisi

3. RUGI LABA (LOSS & PROFIT)

Dari anggaran pendapatan dan pengeluaran di atas dapat diketahui kondisi keuangan akhir dari penyelenggaraan suatu pameran. Pada umumnya, panitia pameran tidak akan sampai mengalami kerugian apabila masalah keuangannya dikelola dengan baik dan sistematis.

Perlu diingat bahwa proposal anggaran yang diajukan oleh PEO bukanlah harga mati dan pasti, tapi merupakan prakiraan yang bisa dan mungkin berubah sesuai dengan kenyataan (actual) di lapangan. Kecuali PEO fee dan biaya operasional yang dilaksanakan oleh PEO; Bila proposal tersebut disetujui oleh panitia, maka panitia menyetujui untuk membayar PEO fee dan biaya operasional PEO sebagaimana tercantum dalam anggaran pengeluaran tersebut.

Ringkasan Formula Perhitungan Rugi/Laba Penyelenggaraan Suatu Pameran:

TOTAL PENDAPATAN US$ (Rp.)GRAND TOTAL PENGELUARAN US$ (Rp.) -

RUGI/LABA US$ (Rp.)

Catatan: Detail Penyusunan dan Praktek Penyusunan Anggaran akan diberikan dalam Semester VI, MK-9 (Aspek Finansial MICE).




PRINSIP-PRINSIP PAMERAN

~ Formula 4W + 1H ~ Profesionalisme Pelaku (SDM) Usaha Jasa Pameran ~ Pengembangan Konsep Pameran ~ Win-Win Sponsorship

PRINSIP-PRINSIP PAMERAN

(Bk-8B)

VII

1. Pemaparan Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pameran ini dalam pengertian pameran sebagai bagian/ perangkat pemasaran dan rantai/putaran dunia usaha (business cycle).

2. Usaha Jasa Pameran merupakan wadah Hubungan Masyarakat (Public relation) bagi perusahaan/badan tertentu sekaligus promosi produk/jasa berbagai sektor industri teknis/komoditi tertentu (elektronik, mesin, asuransi, pariwisata, furniture, kerajinan tangan, kebijakan pemerintah, dsb).

3. Pasar Bebas merupakan konsekwensi logis keterikatan kita pada organisasi dan komitmen perdagangan internasional WTO (World Trade Organization), GATS (General Agreement on Trade in Services), APEC (Asia Pacific Free Trade Agreement on Services) dan AFTA (Asean Free Trade Agreement) serta IPR (Intellectual Property Regulation).

4. Otonomi Daerah merupakan perangkat hukum yang mengikat dunia usaha, yakni Undang-Undang No. 22 tahun 1999 tentang Pemerinyahan Daerah dan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom.

5. Standard Kompetensi (Kemampuan) Pelaku Usaha Jasa Pameran menjadi penting artinya dalam era teknologi telekomunikasi informasi – media, dengan cirri persaingan yang sangat tinggi dewasa ini dengan berbagai keterbatasan yang ada.

Penjelasan di atas menyangkut segala hal yang terkait dengan jawaban atas pertanyaan SIAPA, APA, BILAMANA, DIMANA DAN BAGAIMANA (SIABIDIBA) suatu Pameran diatur untuk mencapai suatu tujuan yang telah dirumuskan. Dalam istilah bahasa Inggris lebih dikenal sebagai 4W + 1 H (WHO, WHAT, WHEN, WHERE AND HOW).

A. PENGELOLAAN PAMERAN DALAM FORMULA 4W + 1H

1. WHO (SIAPA)

Hal pertama dan terpenting adalah untuk SIAPA suatu pameran diselenggarakan, apakah untuk para pelaku bisnis, birokrat, mahasiswa ataupun publik. Bilamana untuk kepentingan publik/umum, hendaknya jelas untuk umur berapa, jenis kelamin dan segmennya. Kemudian SIAPA-kah Penyelenggaranya, Pesertanya, Pemerintah, Swasta, Perusahaan, BUMN, Koperasi dan lain-lain.

2. WHAT (APA)

Melingkupi barang/jasa yang akan dipamerkan bagi kepastian siapa yang memerlukannya dalam bentuk gelar: Fair, Expo, Show atau Exhibition?

3. WHEN (BILAMANA)

Semua yang menyangkut ketepatan waktu penyelenggaraan pameran yang dimaksud ; Hari, Tanggal, Jam Buka, Pembukaan dan Penutupan Resmi.

4. WHERE (DIMANA)

Semua hal yang bersangkutan dengan ketepatan tempat diselenggarakannya suatu pameran dari orientasi Negara, propinsi, kota, lokasi, gedung dan ruang.

5. HOW (BAGAIMANA)

Suatu pameran sukses perlu didukung dengan teknologi yang tepat, modal yang cukup dan SDM yang professional.

BAGAN PENGELOLAAN PAMERAN

BISNIS/PROFESIONAL UNTUK _BIROKRAT SIAPA PENGUNJUNG _ MAHASISWA SIAPA UMUR PUBLIK -- JNS KELAMIN SEGMEN LOKAL, NASIONAL OLEH PESERTA INTERNASIONAL SIAPA PENYELENGGARA__ PEMERINTAH - BUMN - SWASTA - KOPERASI DLL

P CAPITAL GOODS

A BARANG CONSUMER GOODS

M __ APA FAIR, EXPO, SHOW

E KEUANGAN EXHIBITION ? JASA - TOURS & TRAVEL

R - HOTEL DLL

A

N KEPASTIAN TANGGAL & HARI __ BILAMANA WAKTU ___ __ JAM BUKA PAMERAN __ PEMBUKAAN RESMI

PENUTUPAN RESMI NEGARA _ PROPINSI _ KOTA __ DIMANA TEMPAT __ _ LOKASI _ GEDUNG

RUANG TEKNOLOGI

BAGAIMANA - MODAL

SDMB. Profesionalisme Pelaku (SDM) Usaha Jasa Pameran

1. Unsur pengelolaan perusahaan yang sangat dan paling menentukan suksesnya pameran adalah profesionalisme pelaku (SDM) Usaha Jasa Pameran. Bahwasanya teknologi, modal, kondisi perekonomian dan kondisi keterpurukan bangsa Indonesia yang bersifat multi-dimensi dengan berbagai bentuk hambatan, tantangan, peluang, persaingan dan keterbatsan yang ada tetap menuntut adanya standard kemampuan penyelenggaraan suatu pameran.

2. Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia/ASPERAPI telah menggariskan kepada perusahaan anggotanya untuk meningkatkan kemampuan SDM-nya dalam menghadapi pasar bebas dan otonomi daerah dalam turut serta “berkiprah” memulihkan perekonomian Indonesia.

3. Para pelaku bisnis pameran dan semua pihak yang bersangkutan dengan Usaha Jasa Pameran diharapkan untuk menyadari pentingnya dan mengasah:

a. TALENT – Happy to serve, service as a manner, bakat bahagia dalam melayani, sadar bahwa pelayanan itu sebagai suatu kebiasaan baik.

b. ATTITUDE – Sikap mental yang “Positive Thinking”, sikap positif dalam berpikir/pikiran.

c. SKILL / KNOWHOW – Minimal 3 tahun manangani suatu pameran barulah tahu bagaimana berpameran dengan keterampilan yang baik.

d. COMPANY IMAGE – Citra Baik suatu penyelenggara pameran baru dapat dicapai setelah 3 tahun usia penyelenggara tersebut.

e. MINIMUM SHOW MANAGEMENT – Baru dapat memahami minimal 3 tahun/kali untuk judul/tema pameran yang sama (3 years times for the same title).

f. GOOD – Baik dalam kesehatan – fisik – mental dan kejiwaan (health – physically – mentally and psychologically).GOOD – Baik dalam roman lahiriah (appearance)GOOD – Baik dalam etika bisnis pameran (business ethique)GOOD – Baik dalam reputasi keuangan (finance reputation)

g. Perusahaan telah disertifikasi (certified company) oleh badan yang telah diakreditasi.

h. Pameran/show telah disertifikasi (certified show/exhibition).

C. Pengembangan Konsep Pameran

Chart : “Developing a Concept for a Fair”

D. Win-Win Sponsorship

(Bk-10, p.33 – 37 ; Bk-9A)




PERSIAPAN PAMERAN

PERSIAPAN PAMERAN

(Bk-8B)A. PENYUSUNAN DAFTAR PEMBELI/PENGUNJUNG POTENSIAL

Diperlukan guna mendapatkan pembeli sesuai dengan harapan peserta berdasarkan barang/jasa yang digelar. Daftar pembeli potensial dapat disusun melalui:

1. “Data Base” yang diperoleh dari berbagai buku/informasi elektronik2. Dari pameran sebelumnya3. Hasil survai pasar4. Kerjasama dengan asosiasi pengguna produk barang/jasa yang

dipamerkan5. dan lain-lain.

B. BARANG CETAKAN / PRODUK PENDUKUNG SUKSES PAMERAN

Sesuai dengan “Budgeting” dan “Time Scheduling” produk-produk pendukung sukses pameran harus siap/tercetak pada waktunya dalam jumlah dan mutu yang memadai.

Hal-hal yang harus diperhatikan:

1. Image penyelenggara2. Image pameran3. Logo, warna dan bentuk spesifik yang menandai/ciri pameran harus

bersifat tetap dan berkesinambungan

IX

4. Proses pembuatan harus didukung dengan administrasi SPK yang baik dan bertanggung jawab

C. PEMBUATAN FORMULIR-FORMULIR PENDUKUNG

Sesuai dengan “Budgeting” dan “Time Scheduling” formulir-formulir pendukung pameran harus siap pada waktunya dalam jumlah dan mutu yang memadai.

D. PERSIAPAN PAMERAN UMUM

Meliputi hal-hal yang bersangkutan dengan:

e. Profil Penyelenggara (Organizer)f. Profil Pameran (Tujuan, Tema, Judul, dll)g. Budgeting (Pengeluaran dan Pendapatan)h. Time Scheduling (Jadwal Kegiatan)i. Promosi dan Sponsorship (EXPROM & VISPROM)j. Pemasaran dan Penjualank. Konstruksi (Stand Contractor)l. Pengurusan/Pengiriman Barang (Freight Forwarding)m. Pemasok (Suppliers)n. Persetujuan/Izin (Lokal, Nasional, Internasional)

D3-PARIWISATA, FISIP – UNIVERSITAS INDONESIA

PROGRAM STUDI USAHA PERJALANAN WISATA BUDAYA



X

TATA RUANG PAMERAN, DEKORASI DAN PENDISPLAY-AN

TATA RUANG PAMERAN, DEKORASI DAN PENDISPLAY-AN

(Bk-8B ; Bk-9B) Pameran yang merupakan bagian dari strategi pemasaran banyak

perusahaan dapat menjadi dan memberi suatu kesempatan untuk mengamati perkembangan Penataan Ruang Pameran para peserta, kompetitor lainnya.

Dengan alasan point 1 di atas, berpenampilan menarik dalam suatu pameran indoor maupun outdoor, yang khusus maupun yang umum akan menjadi penting dalam mensiasati strategi bisnis.

Desain pameran sifatnya temporer sekaligus permanen, eksistensinya hanya beberapa hari namun kesan dalam memori pengunjung akan teringat/tersimpan lebih lama.

Berdirinya Stan tidak hanya dibangun dalam waktu relatif singkat, perhatian yang diberikan pengunjungpun relatif singkat. Oleh karena itu penataan dan penampilan suatu stan yang direncanakan oleh desainer tidak hanya layak dari segi konstruksi tapi juga harus menarik perhatian pengunjung agar masuk dalam stan.

Desain stan menuntut keterampilan perancangnya, tidak hanya memutuskan desain akhir suatu stan secara fisik tapi juga menyediakan penunjangnya dalam bentuk audio visual serta sarana promosi lainnya. Disini dituntut kerjasama dan koordinasi antara desainer dengan team.

A. Tampilan pameran dan stan dapat mewujudkan tujuan/sasaran keikut-sertaan pameran:

1. Pengenalan Citra/Image dan Karekter PerusahaanMerupakan suatu nilai-nilai abstrak yang menggambarkan identitas, kesan penghayatan atau penilaian publik terhadap suatu usaha/perusahaan.

2. Pengenalan Produk Baru/LaunchingHasil keluaran dari suatu proses rekayasa yang dapat konkrit (berbentuk) atau abstrak

3. Pasar / Penjualan Langsung

Suatu kondisi dimana terjadi transaksi/perpindahan produk dari produsennya kepada konsumen

B. Floor Plan Pameran

Floor plan pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis dan skalatis) rencana tata letak stan secara keseluruhan pada sebuah pameran di suatu tempat/hall dalam jangka waktu tertentu.

Floor plan yang baik: 1. Floor plan yang dapat menampilkan sebuah event pameran secara

padat berisi, atraktif serta fungsional

2. Pengaturan sirkulasi yang memungkinkan seluruh sudut pameran dapat terjelajahi oleh pengunjung

3. Penggunaan area pameran secara efektif & efisien

C. Marking

Marking: Kegiatan penentuan titik-titik batas sebuah stan di sebuah event pameran.

Kriteria marking, sebagai berikut:

Marking harus sesuai dengan floorplan revisi terakhir yang telah disetujui oleh penyelenggara pameran

Setiap perubahan marking karena problem yang timbul di lapangan harus disetujui oleh penyelenggara pameran

Setelah marking selesai, official contractor dan organizer harus bersama-sama mengadakan pengecekan ulang sebelum kontraktor stan boleh mulai membangun

Official Contractor berkewajiban mengawasi seluruh pembangunan stan agar sesuai dengan titik-titik batas stan yang telah ditentukan dalam marking.

D. Lay out Pameran

Lay out dibedakan menjadi:

Site Plan (lay out makro)

Rencana tata letak tempat diselenggarakannya pameran berdasarkan hubungan dan pencapaian dengan bangunan yang sudah ada, apabila pameran diadakan pada lebih dari satu bangunan.

Floor plan (lay out mikro)

Floor plan Pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis dan skalatis) rencana tata letak stan secara keseluruhan pada sebuah pameran di suatu tempat/hall dalam jangka waktu tertentu.

Lay out Stan Pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis dan skalatis) penataan sebuah stan pameran.

Sebuah Desain/Layout Stan Pameran yang baik:

1. Dapat menampilkan performance sebuah stan secara artistik dan sekaligus berfungsi optimal

2. Memanfaatkan semua area stan secara efektif dan semaksimal mungkin

3. Mencapai sasaran/target yang telah deprogram seperti pembentukan image, pengenalan produk baru sekaligus peraihan target penjualan

E. Aspek-Aspek yang harus diperhatikan dalam menyusun tata letak benda dalam suatu stan/booth:

1. Ukuran Manusia (Human Dimension)

2. Ukuran Produk (Product Dimension)

3. Produk Unggulan

4. Keamanan (Safety)

5. Akses dan Arus Pengunjung (Accessibility & flow)

6. Service Area (Storage)

7. Hospitality Area (Information Counter, Dealing Table)

F. Berdasarkan Posisinya, Stan/Booth dapat dibedakan:

1. 1 side open / 1 sisi terbuka (U Type)2. 2 side open / 2 sisi terbuka (L Type)

3. 3 side open / 3 sisi terbuka (Backwall Type)4. 4 side open / 4 sisi terbuka (Island Type)

G. Display Management

1. Penampilan Stan:

Memadukan penataan fungsi dan keindahan stan secara harmonis dan efektif, diantaranya adalah:

Eye Catcher Komposisi Warna Bentuk dan ukuran yang atraktif Keamanan konstruksi stan

2. Sirkulasi Pengunjung

3. Kebutuhan / Aktivitas Stan Jumlah Petugas Stan Kebutuhan Receptionist/Information Area Kebutuhan Meeting Room/Ruang Kerja Kebutuhan Gudang Kebutuhan Ruang Demo Produk, Rak, dsb.

H. Penataan Produk

1. Pengelompokan Produk

2. Penataan Produk Unggulan (Revolving, Peletakan Khusus, Giant Mock-Up)

3. Penataan Produk tidak kalah oleh Dekorasi stan

4. Setiap Produk harus didampingi informasi pelengkap

5. Menyajikan penataan produk dengan bentuan lighting effect dan alat Bantu dekorasi

6. Graphic sebagai alat Bantu informasi produk, dikemas/didesain secara proporsional dengan bahasa yang padat berisi, efektif dan mudah dibaca

I. Mentaati Peraturan/Ketentuan Penyelenggara Pameran & Hall Owner

1. Pengajuan Desain/Layout untuk disetujui

2. Ketentuan ukuran tinggi maksimal stan/anjungan, dll.

3. Lokasi stan menghalangi pintu darurat, dll.

4. Waktu yang tersedia untuk build up period

5. Waktu yang tersedia untuk dismantling/teardown period

J. Penunjukan Official Contractor

Sebaiknya penunjukan Official Contractor telah diputuskan pada saat perencanaan floorplan.

Beberapa kriteria sebagai official contractor:

1. Pengalaman/Past Experience2. Back Up Service (SDM & Material)3. Trouble Shooter (mampu memecahkan berbagai persoalan di

lapangan)

K. Klasifikasi Ukuran Stand

1. Small Stand = 6 - 37 m2

2. Medium Stand = 37 - 148 m2

3. Large Stand = 149 - 370 m2

4. Giant Stand = 371 m2 - Tak terhingga/satu hall/solo exhibition/pavilion

L. Jenis-Jenis Stan

1. Stan Standar (Standard Stand/Booth)2. Stan Peninsula (Peninsula Stand/Booth)3. Stan Pulau (Island Stand/Booth)4. Stan Lingkaran Dinding (Perimeter Wall Stand/Booth)




PROMOSI DAN PUBLIKASI PAMERAN

PROMOSI DAN PUBLIKASI PAMERAN

(Developed from Bk-2, p.28 - 31)

A. Persuasive Communication

B. Komunikasi Pemasaran pada umumnya terdiri dari suatu sistem yang mengikutsertakan 4 komponen, yaitu:

1) Komunikator atau penjual

2) Penerima atau pembeli

3) Message (informasi yang hendak disampaikan)

4) Saluran komunikasi atau media

C. 3 Fase Sarana Promosi:

1) Advertising

2) Sales Report

3) Public Relation

Sedangkan materi mengenai Perencanaan Promosi, Metode Promosi, Promosi Pameran Dagang dan Promosi Hubungan Masyarakat dibahas dalam MK VII, yaitu Mata Kuliah Keahlian Pemasaran MICE.

XI




XII

MENARIK PESERTA DAN PENGUNJUNG BISNIS DAGANG LUAR NEGERI

MENARIK PESERTA DAN PENGUNJUNG BISNIS DAGANG LUAR NEGERI

LANGKAH-LANGKAH JITU:

1. Promosi di berbagai media cetak, elektronik (web-site dan CD-ROM sangat efektif) dan Luar ruang secara Internasional

2. Melalui wadah berupa organisasi yang menjembatani, misalnya Asosiasi terkait, Biro terkait, Kedutaan – Konsulat, dan sebagainya

3. Melalui Kantor Representatif di Luar Negeri

4. Mengirimkan PR, Senior Representatif Officer ke Luar Negeri untuk Presentasi

5. Direct Mailing berdasarkan Listing yang sudah dikumpulkan dan diidentifikasi menurut kategori

6. Teasers

7. Word of Mouth yang sukses

8. Upaya Membangun Image




KUNCI SUKSES USAHA JASA PAMERAN ~ PEDOMAN KEMAJUAN INDUSTRI PAMERAN ~ KRITERIA SUKSES PAMERAN DARI SUDUT PANDANG PESERTA

~ BEKAL ORGANIZER PEMULA ~ DASAR KEMAJUAN INDUSTRI PAMERAN DI TIAP-TIAP KOTA BESAR ~ MENGENAL BERBAGAI JADWAL LOKAL, NASIONAL & INTERNASIONAL

BERBAGAI KENDALA SUKSES PENYELENGGARAAN

XIII

KUNCI SUKSES USAHA JASA PAMERAN

B. PEDOMAN KEMAJUAN INDUSTRI PAMERAN (Bk-8C)

1. Transparansi

2. Stakeholders berperan secara proaktif

3. Pemahaman manfaat pameran dari pihak regulator dan dukungan penuh pemerintah

4. Dukungan penuh pengurus dan anggota asosiasi

C. KRITERIA SUKSES PAMERAN DARI SUDUT PANDANG PESERTA

1. Didatangi serta diminati oleh banyak pengunjung potensial sebagai prospek bermutu di masa y.a.d. (Fungsi Promosi dan Publikasi pameran)

2. Pembeli potensial banyak melakukan transaksi (Transfer produk/jasa dari produsen/trader ke konsumen)

3. Peserta mendapat profit yang memuaskan secara finansial4. Citra/Image usaha/perusahaan-nya terbangun baik di

masyarakat5. Pelayanan panitia yang memuaskan (cepat tanggap terhadap

permintaan dan keluhan peserta)6. Keamanan peserta terjamin7. Suasana pameran dan lingkungan nyaman (fasilitas lengkap dan

memadai)

D. BEKAL ORGANIZER PEMULA (Bk-8C)

1. Networking

2. Attitude/Personal Approach

3. Perhatikan Skala Pameran

4. Stamina Finansial

5. Memiliki Konsep dan Visi yang jelas

6. Perlu Strategi Jangka Panjang

E. DASAR KEMAJUAN INDUSTRI PAMERAN DI TIAP KOTA BESAR(Bk-8C)

1. Memiliki Venue

2. Fasilitas Airport, Seaport, Transportasi, Hotel, Sarana Hiburan

3. Dukungan Regulator/Pemerintah Kota

4. Dukungan Asosiasi

5. Faktor Keamanan

6. Tingkat Profesional Organizer

7. Mental/Attitude dari masyarakat secara umum

F. MENGENAL BERBAGAI JADWAL LOKAL, NASIONAL DAN INTERNASIONAL

(Sesuaikan dengan Bk-3)

BERBAGAI KENDALA SUKSES PENYELENGGARAAN

Berbagai kendala yang mempengaruhi sukses penyelenggaraan Pameran:

A. Kendala Teknis, diantaranya:

1. Kurang koordinasi dan komunikasi antar seluruh pihak terkait, seperti antara PEO, Pihak Pemrakarsa, Badan/Institusi Pendukung, Pemasok, dll sehingga terjadi kesimpang-siuran serta menghambat berbagai aktifitas yang saling berhubungan satu sama lain.

2. Keluar masuk Barang Pameran yang tidak terkendali

3. Peserta kurang mendapat penjelasan mengenai tata tertib gelar pameran atau peserta tidak hadir saat Technical Meeting.

4. Stand Contractor terlambat menanggapi keluhan peserta.

5. Salah memilih/menunjuk mitra kerja, pemasok, dll sehingga terdapat ketidak sesuaian pelaksanaan dengan apa yang diharapkan.

6. PEO & Pemrakarsa kurang survey, informasi shg waktu & moment penyelenggaraannya kurang tepat. Misalnya: Dalam selisih waktu yang berdekatan terdapat pameran kompetitor lain dengan tema yang sejenis, atau pemilihan waktu tergesa-gesa.

7. Lokasi kurang tepat.

8. Terlalu bersandar pada sponsor dan atau dikendalikan sponsor.

9. dll (diskusikan). Kendala Teknis yang lebih bersifat Fisik, diantaranya:

1. Fasilitas yang kurang memadai, baik dari segi keberadaan, fungsi maupun kondisi dan kebersihannya, misalnya: Air Conditioner tidak berfungsi baik, Toilet banjir, Sulit Parkir Kendaraan, dsb.

2. Perbedaan ukuran floor plan dengan lokasi pameran.

3. dll (diskusikan).

B. Kendala Non-Teknis

1. Kendala Politik & Ekonomi:

a. Iklim politik yang tidak menguntungkan, baik politik global (Internasional), Nasional maupun lokal.

b. Perang.

c. Terorisme.

d. Fluktuasi valas dan kondisi perekonomian negara yang menurun drastis sehingga merusak anggaran belanja dan pendapatan.

e. dll (diskusikan).

2. Kendala Sosial – Budaya:

a. Budaya terlambat hadir masyarakat Indonesia..

b. Pameran Internasional dengan beragam kultur.

c. dll (diskusikan).

3. Kendala Alam

a. Bencana alam, seperti: Gunung meletus, Tanah longsor, Kebakaran hutan, dsb.

b. Hujan deras yang berkepanjangan.

c. Kemarau yang berkepanjangan.

d. Datangnya musim yang tidak teratur, diluar waktu yang biasanya. Misalnya: Turun salju lebih awal dari perhitungan bulan yang

semestinya. Musim hujan dan kemarau yang terjadi diluar waktu/bulan

yang biasanya.

e. Tingkat Polusi/Pencemaran Udara & Air yang melebihi ambang batas.

f. dll (diskusikan).




PELAYANAN DALAM PAMERAN

PELAYANAN DALAM PAMERAN

(Bk-8B)A. PESERTA KEPADA PENGUNJUNG

1. Sikap Melayani yang Baik

a. Bersikap ramah dan menyenangkanb. Siap dengan percakapan menarikc. Pakaian yang rapih dan “Business Like”d. Identitas yang jelas, “Name Badge” yang jelas dan terbacae. Tidak berkumpul, menghalangi “display” / jalanf. Hindari mengobrol dengan kolega, duduk lama untuk membacag. Hindari terlalu rajin mendapatkan pengunjung sehingga

melalaikan kesempatan untuk mendapatkan kontak dengan pengunjung

h. Selalu berpikir positif dalam melayani pengunjung

2. Mengidentifikasi Kepentingan dan Mencatat Permintaan

a. Kenali identitas pengunjung, posisi dan potensi bisnisnyab. Aktif untuk memulai berbicarac. Mempersiapkan metode yang dapat meyakinkan terlaksananya

bisnisd. Gunakan formulir permintaan / standard enquiry forme. Follow up sebagai tindak lanjut dengan penuh tanggung jawabf. Meminta kartu nama dan melampirkan pada formulir permintaan

3. Memelihara dan Memperhatikan Stan atau Staf

XIV

a. Stan harus rapih dan baik sampai hari terakhir pameranb. Letakkan display dan bahan-bahan demo pada tempatnyac. Brosur harus selalu tersedia di raknyad. Hindari makan minum di stane. Siapkan kotak P3K, selotip, penggaris, gunting, pembersih dan

sebagainya untuk keperluan sendirif. Beristirahatlah bila ada waktu

B. PENYELENGGARA KEPADA PESERTA

1. Peserta dengan Nilai Partisipasi Tinggi (Sponsor, Pemasangan Iklan, dsb)

2. Peserta Lama

3. Peserta Baru

C. PENYELENGGARA KEPADA PENGUNJUNG

1. Pengunjung Lokal & Nasional (Local & Domestic Visitors)

2. Pengunjung Internasional (Overseas Visitors / Buyers)

D. PEMASOK KEPADA PESERTA

1. Pemasok Akomodasi

2. Pemasok Produk/Jasa




XV

TEKNIK EVALUASI PAMERAN

TEKNIK EVALUASI PAMERAN

(Bk-8B)A. KRITERIA SUKSES PAMERAN

1. Mencapai target dalam rangka tujuan pameran

2. Barang/Jasa sesuai dengan tema dan judul pameran

3. Jumlah kepesertaan mencapai minimal BEP dan bersedia menjadi

peserta pada pameran yang akan datang

4. Aksesibilitas tempat/lokasi memudahkan semua pihak terkait

5. Pengunjung/pembeli mengadakan transaksi langsung dengan

peserta untuk jangka panjang dan bersedia menjadi

pengunjung/pembeli pada pameran yang akan dating

6. Penyelenggara minimal BEP atau tidak rugi

7. Proses persetujuan/izin penyelenggaraan pameran ditaati dan

memberikan laporan sesuai ketentuan yang berlaku

8. Peranan EXPROM dan VISPROM positif bagi penyelenggaraan

pameran

9. Administrasi penagihan membuahkan hasil tepat pada waktunya

10. Administrasi pembayaran dilakukan tepat pada waktunya

11. Tenaga musiman memberikan arti positif sesuai dengan

maksud dan tujuan memperkuat pelayanan pameran

12. Semua pihak yang terkait dengan penyelenggaraan

pameran puas karena mendapatkan pelayanan yang tepat (mutu

& jumlah) dan pada waktunya

B. BERBAGAI PERMASALAHAN MENCAPAI SUKSES PAMERAN

1. Posisi image/citra perusahaan/penyelenggara dalam jajaran

industri pameran

2. Posisi peserta pameran dalam memilih pameran yang perlu

diikuti

3. Posisi judul/tema pameran dalam jadwal pameran tahunan

4. Posisi pengunjung pameran dalam memilih pameran untuk

dikunjungi

5. Posisi kemudahan mendatangi tempat dan lokasi bagi semua

pihak yang terkait

6. Profesionalisme SDM, kecukupan modal dan penggunaan

teknologi pendukung sukses pameran

C. HASIL EVALUASI PAMERAN

1. Dinyatakan GAGAL apabila:

a. Barang/jasa yang digelar tidak sesuai dengan judul/tema

pameran

b. Jumlah Peserta tidak mencapai/menggunakan luas ruang

sesuai BEP

c. Jumlah dan mutu pengunjung tidak sesuai dengan harapan

peserta pameran atau tidak membutuhkan barang/jasa yang

digelar

d. Penyelenggara tidak mampu menarik dana dari peserta dan

tidak mampu membayar beban pengeluaran penyelenggaraan

pameran

e. Keamanan dalam hall dan lokasi pameran meresahkan peserta

dan pengunjung sehingga mereka jera datang ke gelar

pameran

f. Penyelenggaraan pameran tidak mengesankan image/citra

promosi/humas yang sesuai dengan janji/rencana dan

sekaligus menimbulkan ketidak percayaan terhadap

penyelenggara

2. Dinyatakan SUKSES apabila:

a. Semua pihak puas

b. Mencapai target dan tujuan pameran

c. Pelayanan terbaik bagi semua pihak

d. 65% peserta dan pengunjung ikut serta dan hadir pada

pameran yang akan datang

D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SUKSES PAMERAN

1. Dukungan Pemerintah, dalam:

a. Menciptakan lingkungan yang berpihak pada dunia usaha

b. Aktif dalam mempengaruhi kegiatan industri nasional yang

berhubungan dengan pameran

c. Mengambil peran positif dalam pameran dagang untuk

mencapai tujuan nasional

2. Dukungan Dunia Industri, dalam:

a. Asosiasi industri pameran (ASPERAPI)

b. Asosiasi industri MICE lainnya (AKKINDO, ASITA, PHRI dan lain-

lain)

c. Keikutsertaan industri perdagangan

d. Kemitraan asosiasi industri dan pemerintahan

e. Dukungan antar pemerintahan untuk pengembangan industri

nasional

3. Stabilitas makro/nasional

a. Stabilitas Politik

b. Pertumbuhan Ekonomi

c. Kondisi Sosial

hand out usaha jasa pameran 1

Documents