DocumentBAB 3SISTEM INFORMAS I PERS EDIAAN PT FEDERAL IZUMIMANUFACTURING3.1Sejarah PT Federal Izumi ManufacturingPT Federal Izumi Manufacturing (PT FIM) didirikan pada tahun 1990.Akta Pendirian no. 87 tanggal 19 September 1990, Notaris RukmasantiHardjastya. Berdasarkan Undang-undang no. 1 tahun 1995, Akta Pendiriandiubah menjadi no. 94 tanggal 27 Agustus 1998, Notaris Benny Kristianto. PTFIM berstatuskan Penanaman Modal Asing (PMA) (SPTPP No. 236 / I / PMA1990 tanggal 30 Juli 1990, dan SK Mentri Kehakiman No. C2 4875HT.01.01 Th 1991, Jo No. C2-2178 HT.01.04 Th 1993, Jo No. C2 16.791HT.091.04 Th 1994), dengan nilai capital sebesar USD 14.500.000 dan nilaiinvestasi sebesar USD 30.000.000. Modal tersebut merupakan patungan dari :PT. Astra Otopart(58%)Mahle Engine Components Japan Corporation(37%)PT Krama Yudha Tiga Berlian Motor(5%)Lokasi PT FIM adalah Komplek IndustriMenara Permai, Jl. Raya Narogong 4748Km.23,8 Cileungsi Bogor 16820. PT FIM memiliki luas tanah 28.380danluas bangunan 7.827,47.PT FIM memulai produksi pada tahun 1991, diawali dengan manufakturpiston Yamaha, kemudian berkembang memproduksi berbagai macam tipe pistonhingga hari ini.Kapasitas produksi PT FIM adalah 6 juta piston per tahun dengan jumlahtenaga kerja 545 orang (pria: 531, wanita: 14, berdasarkan data 1 April 2005).3.1.1 Bidang Usaha PT Federal Izumi ManufacturingPT FIM bergerak dalam bidang industri komponen mesin pembakarandengan produknya berupa piston (Gambar 3.1).Gambar 3.1 Diesel piston (kiri) dan gasoline piston (kanan) yang diproduksi PTFIM (Sumber: PT FIM, Mei 2005) 49Piston adalah komponen utamamesin kendaraanyangberfungsimengubah energi kimia menjadi energi mekanik. Energi hasil pembakaran iniditeruskan oleh poros engkol ke roda-roda gigi motor bakar yang kemudianakan menggerakkan keseluruhan mesin kendaraan bermotor.Tujuan didirikannya PT FIM adalah untuk memenuhi kebutuhan piston didalam negeri serta untuk orientasi ekspor. Perusahaan ini mempunyai motoQuality Without Compromise (Kualitas Tanpa Kompromi).Produk pistonyangdihasilkan PTFederalIzumiManufacturingmerupakan lisensi dari Mahle Engine ComponentsJapan Corporation,pembuat piston terbesar di Jepang dan memasok 97% kebutuhan piston diJepang. Hal inilah yang membuat PT Astra Otopart, induk PT FIM, beranimenawarkan kerjasama untuk mendirikan pabrik piston di Indonesia. Hinggasaat ini ada 12 perusahaan otomotif yang menggunakan piston PT FIM, yaituPT Astra Daihatsu Motor, PT Astra Honda Motor, PT Astra Nissan DieselIndonesia, PT Hino Motors Manufacturing Indonesia, PT Indomobil SuzukiInternational, PT Kawasaki Motor Indonesia, PT Krama Yudha Tiga BerlianMotors, PT Kubota Indonesia, PT Mesin Isuzu Indonesia, PT MitsubishiKrama Yudha Motors And Manufacturing, PT Yamaha Indonesia Motor50Manufacturing, dan Mahle Engine Components Japan Corporation.3.1.2 Visi dan Kebijakan Mutu PT Federal Izumi ManufacturingVisi PT FIM adalah Market leader in ASEAN, supplying prominentASEAN Brands.Kebijakan Mutu PT FIM adalah PT Federal Izumi Manufacturingbertekad untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, pengiriman yangtepat waktu dengan harga yang bersaing serta pengembangan sumber dayamanusia yang berkualitas tinggi.3.1.3 Alur Proses Produksi PT Federal Izumi ManufacturingSecara garis besar alur proses pembuatan piston PT FIM dari bahan bakusampai barang jadi dapat dilihat pada Gambar 3.2.51Gambar 3.2 Alur Proses Produksi PT FIMSumber : PT FIM (Mei 2005)3.2Struktur Organisasi PT Federal Izumi ManufacturingTujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk mengaturkegiatannya secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran yang sistematismengenai hubungan kerjasama antar orang-orang yang terlibat untuk mencapaisuatu tujuan. Karena itu struktur organisasi harus disusun secara jelas mengenaipemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian kepada Sumber : PT FIM 52pimpinan perusahaan. Struktur organisasi PT FIM dapat dilihat pada Gambar 3.3.Bagian yang diarsir adalah bagian yang terkait dengan sistem informasipersediaan.Bagan Struktur Organisasi PT Federal Izumi Manufacturing BOARD OFCOMMISSIONERS BOARD OFDIRECTORS MARKET & PRODUCT DEV.COMMITTEE MANAGEMENT SYSTEM COMMITTEE PLANTDIVISION ENGINEERINGDIVISION MARKETINGDIVISION FIN & ADM.DIVISION PPC FOUNDRYDEPT. MELTING CASTING SPRUECUT & HT FYPREPERATION MACHININGDEPT. MAINTENANCEDEPT MACHINI NG I MACHINI NG II VISUAL&GRADE MCPREPAR ATION MC STAFF WORKSHOP PREVENTIVEMAINT. BREAK DOWNMAINT. PRODUCTDEV.DEPT. MIS EHS & ISO14001 QUALITYMANAGEMENTQS 9000 QCC MATERIALDEV. PRODUCTDEV. PROCESSDEV.DEPT PROJECT MC.PROCESS DEV. FY.PROCESSDEV TOOL SHOP PLANTSERVICESDEPT. POWER&UTILITY FIREPREVENTATION EHHS BUILDING &PLANT EQUIP QUALITYDEPT. QUALITYCONTROL QUALITYINSPECT 2WHEEL OEMSALES DEPT SHIPPING 4WHEEL OEMSALES DEPT AFTER MARKETSALES DEPT. FINANCEDEPT. PURCHASINGDEPT. HRD & GADEPT. TREASURY ACCOUNTING WAREHOUSE BUDGETING EXIM TECH.ROUTINEPART N.TECHROUTUNGPART GENERALPURCHASING PAYROLL &WALFARE REQRUIT &TRAINING LEGAL&INDUSTRIALREL GA.SEC &COM.DEV Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT FIM (data :Maret 2005)1153543.3Uraian Tugas dan Wewenang Masing-masing Bagian PT FederalIzumi ManufacturingSecara garis besar tugas dan wewenang masing-masing bagian sesuai denganjabatan dan fungsinya masing-masing adalah :a.Dewan Komisaris (Board of Commissioners)Dipilih dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan bertugas meninjaudan membuatkeputusan-keputusan yangberhubungan dengan modalperusahaan, serta mengawasi dan mengevaluasi tugas dan tanggung jawabdireksi atas nama seluruh anggota pemegang saham.b.Dewan Direksi (Board of Directors)1.Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris atas kelancaranjalannya perusahaan2.Menentukan kebijaksanaan dan perencanaan dalam menjalankan kegiatanoperasi perusahaan3.Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dan pekerjaanpara manajerc.Kepala Divisi Pabrik (Plant Division)1.Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas pelaksanaan55kegiatan produksi yang terjadi.2.Menentukan langkahlangkah yang perlu dilakukan dan mengatur segalakegiatan produksi berdasarkan kebijaksanaan yang ada3.Membawahi langsung Departemen Foundry, Machining dan Maintenance.d.Kepala Departemen FoundryMemimpin, mengkoordinasi, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan produksiyaitu peleburan bahan baku, pencetakkan, pemotongan sprue, perlakuanpanas dan proses penyelesaian. Kepala Departemen Foundry bertanggun gjawab kepada Kepala Divisi Plante.Kepala Departemen MachiningBertanggung jawab atas segala proses permesinan pada proses produksisetelah departemen Foundry. Departemen Machining terdiri atas Seksi GantiModel, Machining I, II & III dan Seksi Visual Grade & Plating. KepalaDepartemen Machining bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Plant.f.Kepala Departemen MaintenanceBertanggung jawab atas semua sistem perawatan mesin-mesin produksi sertapengadaanjigdan fixture yang digunakan dalam prosespermesinan.Departemen Maintenance terdiri atas Seksi Production Maintenance dan56Seksi Workshop. Kepala Departemen Maintenence bertanggung jawab kepadaKepala Divisi Plant.g.Production Planning and Control (PPC)Bertugas menjadwalkan dan mengendalikan produksi (jumlah dan tipe)sehingga produksi dapat berjalan dengan optimal dan produk yang dihasilkandapat dikirim ke customer tepat waktu. PPC setingkat dengan departemen danbertanggung jawab kepada kepada Kepala Divisi Plant.h.Kepala Divisi Pemasaran (Marketing Division)1.Bertanggungjawab langsungkepadaDewan Direksiatasbidangpemasaran produk yang dihasilkan.2.Melakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur segalakegiatan pemasaran.3.Terdiri atas Departemen Sales dan PPC.i.Kepala Departemen 2 wheel and 4 wheel OEM SalesMenangani penjualan produk yang terkait dengan ATPM (Agen TunggalPemegangMerk) dan OEM(OriginalEquipmentMarket). KepalaDepertemen 2 wheel and 4 wheel Sales bertanggung jawab kepada KepalaDivisi Marketing.57j.Kepala Departemen After Market SalesBertugas mendukung kelancaran penjualan produk yang dihasilkan. Sepertipromosi dan distribusi, penelitian pasar dan shipping. Selain itu departemeninijugabertugasmenanganipenjualan untuk produk-produk REM(Replacement Equipment Market). Departemen ini terdiri atas Seksi NonOEM Sales, Marketing Research & Promotion, dan Seksi Shipping. KepalaDepartemen Marketing Support bertanggung jawab kepada Kepala DivisiMarketing.k.Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi (Finance and AdministrationDivision)1.Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas bidang keuangandan administrasi.2.Mengadakan pengawasan atasbidangkeuangan dan administrasiperusahaan.3.Membawahi langsung Departemen Keuangan dan Akuntansi, Pembelianserta Human Resource Department dan General Affair.l.Kepala Departemen KeuanganBertanggung jawab menangani sistem keuangan perusahaan, diantaranya58sistempembayaran, akuntansi, pendanaan (budgeting)sertagudang.Departemen Keuangan terdiri atas Seksi Treasury, Seksi Akuntansi, SeksiPendanaan, dan Seksi Gudang. Kepala Departemen Keuangan bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi.m.Kepala Departemen PembelianBertanggung jawab menangani sistem pembelian barang, baik untuk materialproduksi maupun barang-barang pendukung produksi. Terdiri atas 3 seksiyaitu Seksi Pembelian Material, Seksi Technical Purchasing dan SeksiGeneral Purchasing. Kepala Departemen Pembelian bertanggung jawabkepada Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi.n.Kepala Departemen HRD dan GABertanggung jawab menangani sistem kepegawaian, personalia, urusanrumah tangga dan keamanan perusahaan. Terdiri atas Seksi Personalia, SeksiHRD dan Seksi GA. Kepala Departemen HRD dan GA bertanggung jawabkepada Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi.o.Kepala Divisi Engineering (Engineering Division)1.Bertanggung jawab langsung kepada Dewan Direksi atas bidang rekayasadan improvement592.Mengadakan pengawasan atasbidangketeknikan, rekayasadanpengembangan dan kualitas produk perusahaan.3.Membawahi langsung Departemen Engineering, Plant Service, Tool Shopdan Quality Assurance.p.Kepala Departemen EngineeringMembantu Dewan Direksidalammerencanakan, mengkoordinir danmengevaluasi kegiatan-kegiatan di lingkungan Departemen Engineering.Membawahi Seksi Foundry ProcessDevelopment, Machining ProcessDevelopment, Project dan Seksi Material & Product Development. KepalaDepartemenEngineeringbertanggungjawab kepadaKepalaDivisiEngineering.q.Kepala Departemen Tool ShopBertugasmenyediakan semua hal yang berkaitan dengan toolsyangdigunakan dalam proses permesinan yang ada di PT FIM. Termasuk didalamnya adalah Seksi Tool Ware House dan Seksi Tool Grinding & Analysis.Kepala Departemen Tool Shop bertanggung jawab kepada Kepala DivisiEngineering.r.Kepala Departemen Plant Service60Bertanggung jawab atas penyediaan sistem instalasi (listrik, air dan angin),utility (alatangkut dan alatangkat), pengadaan dan perawatan semuabangunanbeserta isinya.Departemenini membawahi Seksi GeneralMaintenance dan Seksi Site Maintenance. Kepala Departemen Plant Servicebertanggung jawab kepada Kepala Divisi Engineering.s.Kepala Departemen Quality AssuranceMemimpin dan mengkoordinasi kegiatan pengawasan, pengendalian danpeningkatan mutu atas produk jadi sehingga bermutu tinggi dan sesuaidengan spesifikasi yang ditentukan. Membawahi Seksi Quality Control,Quality Inspection dan Quality Improvement. Kepala Departemen QualityAssurance bertanggung jawab secara langsung kepada direksi.3.4Uraian ProsedurBagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi persediaan memilikiprosedur di antaranya sebagai berikut :1.Bagian Purchasing Planning and Control (PPC)Prosedur Pengadaan Barang RutingTujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang-barang kebutuhan61rutin untuk produksi dapat tersedia pada waktu dan jumlah dibutuhkan.Barang rutin adalah barang yang digunakan secara rutin untuk kegiatanatau penunjang produksi maupun non produksi, sesuai keperluan pihakpemakai.Prosedurnya adalah :a.Kontrolpersediaan harian barang rutinCatatan 1 :1.1 Barang rutin bisa menjadi barang non rutin sesuai kebutuhan.b.Melakukan perencanaan permintaan barang rutin.Catatan 2 :2.1. Perencanaan dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan untukkeadaan darurat seperti keterlambatan supply dari supplier ataufluktuasi order yang mendadak dari customer.c.Membuat permintaan pembeliand.Distribusi ke purchasinge.Pengecekan kedatanganProsedur Analisa Bill of Material62Tujuannya adalah menyediakan fasilitas untuk menganalisa pemakaianmaterial per tipe dan untuk memastikan bahwa informasi atas pemakaianmaterial per tipe dapat digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.Prosedurnya adalah :a.Mempersiapkan dataCatatan 1 :1.1 Jika ada produk baru atau perubahan komposisi produk diisikanke server. Untuk produk baru, data diterima dari PPAP. Untukproduk yang telah berjalan, data diterima dari seksi warehouse.b.Menghitung pemakaian material per satuanc.Memasukkan data ke komputerCatatan 2 :2.1 Hasil analisa digunakan oleh tiap-tiap seksi yang membutuhkan.2.Bagian PurchasingProsedur PembelianTujuannya adalah sebagai pedoman pembelian produk bahan baku, subkomponen, material support dan jasa bagi kebutuhan perusahaan.63Prosedurnya adalah :a.Menerima PermintaanPembeliankecil (PPk)danatauformpermintaan dana.Catatan 1:1.1 Menerima PPk yang sudah lengkapdatanya dan atau formpermintaan dana untuk pembelian masa pakai lebih atau samadengan satu tahun (bersifat investasi) dan di atas harga tertentu.Menginformasikan harga barang bila diperlukan untuk pengisianform permintaan dana. Menerima PPk dari :1.PPC untuk permintaan barang-barangconsumable, sukucadang, material sub component.2.General Affair untuk permintaan barang-barang kantor.3.Tool Shop untuk permintaan tools.4.Process Development untuk permintaan barang-barang teknikatau proyek.5.Quality Controluntuk permintaan barang-barangdalampengawasan Quality Control.6.Management Information System untuk permintaan komputer64dan perlengkapannya.7.Maintenance untuk permintaan suku cadang maintenance.1.2 PPk rangkap tiga : 1) Lembar pertama untuk pembelian, 2)Lembar kedua untuk pemesanan, 3) Lembar ketiga untukpemakai.1.3 Setiap permintaan pembelian barang-barang yang mengandungtingkat resiko tinggi kecelakaan bagi manusia dan lingkungan(Bahan Berbahaya Beracun) harus sudah mendapat rekomendasiatau persetujuan dari Committee Safety and Environment sebelumditerim oleh Pembelian.b.Entry data PPk dan buat daftar barang yang harus dibelic.Menentukan Subkontraktor dan membuatSuratPermintaanPenawaran Harga (SPPH)Catatan 2 :2.1 Mendapatkan data subkontraktor dari : brosur, kartu nama,company profile, dll.2.2 Bila terdapat subkontraktor di dalam negri yang memenuhipersyaratan dilakukan proses pembelian dalam negri, bila tidak65ada diimpor.2.3 Menentukan subkontraktor denganmenggunakandaftarsubkontraktor yang telah disetujui.2.4 Form SPPH di fax ke berbagai subkontraktor untuk mendapatkankonfirmasi, Pembelian mengarsip form SPPH ini.d.Menerima Surat Penawaran Harga (SPH)Catatan 3 :3.1 SPH oleh Pembeliane.Membuat Purchase Order (PO)Catatan 4 :4.1 Membuat PO sesuai Permintaan Pembelian (PP) yang telahdisetujui. Form PO rangkap 6 yaitu: 1) Lembar pertama untukSupplier, 2) Lembar kedua untuk Warehouse, 3) Lembar ketigauntuk Accounting, 4) Lembar keempat untuk Treasury, 5) Lembarkelimauntuk Pemakai, 6) Lembar keenamuntuk ArsipPembelian.4.2 Pemenuhan order oleh pihak subkontraktor harus sesuai denganPOyangdikirimkan,jika terjadi pembatalanPOatau66ketidaksesuaian dari perencanaan akan dibicarakan lebih lanjutdengan pihak subkontraktor.f.Menerima Bukti Penerimaan Barang kecil (BPBk)Catatan 5 :5.1 Menerima BPBk lembar satu dan dua serta surat jalan dariWarehouse.g.Membuat Bukti Penerimaan Barang besar (BPBb)Catatan 6 :6.1 Buat BPBb berisi informasi harga dari barang yang telah diterimadalam BPBk.6.2 Lembar pertama BPBk serta surat jalan disertakan dalam BPBb.6.3 Lembar kedua BPBk dikirim ke pemakai.6.4 BPBb rangkap 3 yaitu: 1) Lembar pertama untuk Accounting, 2)Lembar kedua untuk Treasury, 3) Lembar ketiga untuk arsipPCH.h.Menerima Info Barang No Good, Claim ke Subkontraktor dan FollowUp terhadap barang Claim.Catatan 7 :677.1 Informasi hasil pemeriksaan bila barang No Good, berupaketerangan tertulis yang sudah disetujui salah satu KepalaDepartemen terkait.3.Bagian WarehouseProsedur Penerimaan, Penyimpanan dan Kontrol BarangTujuannya adalah untuk menjamin penerimaan barang sesuai dengankeperluan perusahaan dan untuk menjamin penerimaan barang sesuaidengan pesanan.Prosedurnya adalah :a.Menerima PO, informasi persediaan, tools consigment, informasifollow up barang claim.b.Menerima barang dan surat jalan.Catatan 1 :1.1 Menerima barang (termasuk barang milik pelanggan) disertaisurat jalan dan MSDS untuk Barang Berbahaya dan Beracun.1.2 Untuk penerimaan tool consigment sesuai persediaan maksimumdi kartu persediaan tool consigment68c.Memberi informasi barang datang, melakukan pemeriksaan, membuatBPBk, menerima informasi dan memberi informasi barang No Good.Catatan 2 :2.1Pemeriksaan barang termasuk barang milik pelanggan dapatdilakukan oleh Warehouse(WH)atauolehpemesanataupemakainya.2.2WH memberi informasi barang ke Quality Inspection (QI) ataupemakai untuk dicek.2.3WHmendapatinformasibilaterdapatNo Good dalampemeriksaan (memo) oleh QI atau pemakainya. Bila barang NoGood, barang diserahkan kembali ke subkontraktor denganmenggunakan form Pas Pengeluaran Barang dan ditembuskan kePurchasing untuk dilakukan monitoring dan follow up.2.4Jika barang belum dicek oleh QI, maka barang belum bolehdigunakan kecuali dengan catatan atau identifikasi khusus.2.5Menginformasikan ke Purchasing dan ke Sales untuk barangmilik Pelanggan.2.6BPBk rangkap 4 yaitu: 1) Lembar pertama dan kedua serta surat69jalan untuk Purchasing, 2)Lembar ketiga untuk Warehouse, 3)Lembar keempat untuk pengirim.2.7Barang milik Pelanggan setelah diperiksa akan ditandai secaravisual menurut kepemilikannya.2.8Untuk barang special (tool) BPB dibuat setelah ada konfirmasihasil pengecekan dan dinyatakan OK dari pengguna.d.Menyimpan barang dan merawat equipmentCatatan 3 :1.1Untuk barang yang tanpa disimpan sebagai persediaan, disimpansementara dan atau langsung diserahkan ke pemesan.1.2Untuk Perawatan Equipmentdalamhalkerusakan,menginformasikan dan mengorder kerja ke Maintenance.1.3Untuk barang milik Pelanggan (stiker, hologram, kardus, dll)bila ada kerusakan atau kehilangan selama penyimpanan danpemakaian akan dilaporkan ke Pelanggan dan ditembuskan kePenjualan.e.Melakukan aktifitas penanganan persediaan.Catatan 4 :704.1Menyiapkan dan mengisi kartu persediaan barang.4.2Menerima hasil stock opname.4.3Menerima informasi persediaan material packing dan membuatdata persediaan material packing.4.4Cross check kondisi aktual dengan kartu persediaan.f.Menghitung kebutuhan material packing untuk bulan ke N + 1Catatan 5 :5.1 Perhitungan materialpackinguntuk bulan N+1 dibuatberdasarkan jumlah PO untuk bulan N + 1 (di dalam jadwaldeliverysementara)denganmemperhitungkanjumlahpersediaan yang ada di PT FIM.g.Membuat laporan penggunaan material packing untuk bulan ke N danpermintaan material packing untuk bulan ke N + 1.Catatan 6 :6.1 Permintaan material packing (meliputi plastik, kardus, tinner,kardus master, hologram, label, lakban) dilakukan sebelumbulan N + 1, atau minimal tiga hari sebelum piston harusdikirim.71h.Menerima konfirmasi pengambilan material packing untuk bulan keN+1.Catatan 7 :7.1 Informasi pengambilan material packing diterima secara lisandari seksi Sales setelah dilakukan konfirmasi dengan pihakpelanggan.i.Membuat memo pengambilan material packing.Prosedur Penyerahan BarangTujuannya adalah untuk mengontrol jumlah pengambilan semua barangdari warehouse untuk tiap-tiap seksi.Prosedurnya adalah :a.Menerima permintaanbarangdanmerigistrasi BuktiPermintaan/PengeluaranBarang (BPLB)atauform PengeluaranBarang.Catatan 1 :1.1 Pengambilan barang dengan meregistrasi di BPLB, kecualipengambilan tool consigment tanpa registrasi BPLB tetapi72menulis di Kartu Stock Tool Consigment.b.Mengambil barangdari persediaanatautempatpenyimpanansementara.Catatan 2 :2.1Untuk barang yang disimpan sementara (bukan persediaan),barang langsung diserahkan ke pengguna disertai lembar keduaBPBk.2.2Untuk barang persediaan tertentu (materialproduksi)penyerahannya secara LIFO.c.Menyerahkan barang.d.Mengisi kartu persediaan.3.5Komponen Input Sistem Informasi Persediaan PT FIMInput merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input dari sisteminformasi berupa data yang akan dioleh oleh sistem. Data untuk sistem informasiperlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar merupakanformulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi.Secara garis besar dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem persediaan73PT FIM adalah: 1) PP (Permintaan Pembelian), 2) BOM (Bill of Material), 3)SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga), 4) SPH (Surat Penawaran Harga), 5)PO (Purchase Order), 6) BPB (Bukti Penerimaan Barang), 7) BPLB (BuktiPermintaan/Pengeluaran Barang), 8) Kartu Persediaan, 9) Faktur Pajak Standar(Invoice). Contoh dokumen-dokumen tersebutdapatdilihatpada halamanlampiran (L1-L10).3.6Komponen Output Sistem Informasi Persediaan PT FIMProduk dari sistem informasi adalah output yang berupa informasi yangberguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi persediaan dibuatdengan menggunakan data yang ada di basis data dan diproses menggunakanmodel persediaan tertentu.PT Federal Izumi Manufacturing menggunakan model persediaan EOQ(Economic Order Quantity). Dengan menggunakan model matematik EOQ, PTFIM dapat memesan berapa banyak unit material dengan biaya yang palingminimum. Contoh output yang berupa laporan ditunjukkan pada gambar 3.4.Program untuk menampilkan laporan yang digunakan di PT FIM adalahMicrosoft Exel.74Gambar 3.4 Output yang berupa LaporanSumber : PT FIM (Mei 2005)3.7Komponen Basis Data Sistem Informasi Persediaan PT FIMBasis data (data base) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan75satu denganyang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dandigunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.PTFIMmenggunakanperangkatlunak MicrosoftAccessuntukmemanipulasi basis datanya. Karena pihak perusahaan berkeberatan bila filebasis data PT FIM diekspos, maka penulis merepresentasikan secara fiktifhubungan data di file-file basis data PT FIM (gambar 3.5, halaman 76).76Gambar 3.5 Representasi hubungan data di file-file basis data PT FIMSumber: dikembangkan dari observasi software PT FIM (Mei 2005) Nama File : PEMBELIAN.DBFRec#TanggalJamKodeMtrlHargaBeliUnitBeliKodeStaff 1234.10-08-0420-08-0412-10-0414-11-0410:05:4513:10:1509:23:3716:00:0210110225026510000130004300740014184010002001005007 Nama File : MASTER_MATERIAL.DBFRec#KodeMtrlNamaMtrlHargaBeliUnitTersediaReorderPoint 12345..101102250265301ALUMUNIUM INGOT AC 8 AALUMUNIUM INGOT AC 9 ARING CARRIERSTRUTNOK PIN100001300043007400550044555786102101415610 Nama File : STAFF.DBFKode StaffNama StafAlamatTglMasuk 001002003Zakiah HasmawatySeptanto PoncoSiswoJl. Kemayoran 15Jl. Pondok Gede 33Jl. Bogor Raya 5424/09/0315/05/9931/08/92 773.8Komponen Teknologi Sistem Informasi Persediaan PT FIM3.8.1 Teknologi Sistem KomputerSistem perangkat keras (hardware) yang ada di PT FIM berdasarkandata bulan Mei 2005 pada umumnya adalah:1.Alat masukan (input device) : keyboard, mouse, scanner.2.Alat pemroses (processing device): microprocessor Intel Pentium4 dengan kecepatan 1,70 GHz, dan main memory dengankapasitas RAM 256 KB.3.Alat keluaran (output device): printer jenis impact printer tipe dotmatrix, dan monitor 14.4.Alat simpan luar (external memory): floppy disk, hard disk beruparemovablediskdengan kapasitas30 GB, CD-ReWritable(CD-RW) berkapasitas 700 MB, dan flash disk berkapasitas 128MB.Sistem perangkat lunak (software) yang digunakan di PT FIM padaumumnya adalah :1. Sistem operasi : Windows XP Profesional version 2002.2. Sistem aplikasi umum : Microsoft Word, Exel, Access, Power Point,78FrontPage.3. Sistem aplikasi khusus : VisioTechnical, AutoCad 2002.3.8.2 Teknologi Sistem KomunikasiKomponen-komponen yang digunakan untuk mengirim data secaratransmisi elektronik (komunikasi data) di PT FIM (Mei 2005) adalah :1.Komputer pengirim data dan komputer penerima data.2.Media transmisi berupa kabel tembaga biasa (twisted pair).3.Pemroses komunikasi yang digunakan untuk proses pengirimandata yaitu modem.4. Kurir telekomunikasi yang digunakan adalah perusahaan Indosatyang menyediakan jasa kanal transmisi. Tipe kanal transmisi PTFIM adalah dua arah serentak (full duplex), yakni kanal transmisidi mana informasi data dapat mengalir dalam dua arah serentak(dapat mengirim dan menerima data pada saat yang bersamaan).5. Protokol yang digunakan untuk menghubungkan komputer di PTFIM sehingga dapat bekomunikasi dengan komputer lain adalahTCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).796.Tipe jaringan di dalam PT FIM adalah LAN dengan topologi starnetwork di mana semua komunikasi ditangani dan diatur langsungoleh central node yang berupa komputer mainframe yang ada diruang MIS. Jika komputer yang satu ingin berkomunikasi dengankomputer yang lain, maka harus melewati komputer mainframeini. Kecepatan transmisi data LAN di PT FIM termasuk dalamkategori medium speed network, yaitu 10 MBps. Medium speednetwork adalah network dengan kapasitas transmisi data sekitar 1MBps 20 MBps.3.9Analisa Sistem Informasi Persediaan PT FIMPenulis menganalisa sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram(DFD). Diagram konteks dan rinci pada sistem persediaan PT FIM dapatdilihat pada Gambar 3.6, Gambar 3.7, Gambar 3.8, Gambar 3.9, Gambar 3.10,dan Gambar 3.11.80Diagram KonteksGambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan PT FIMSumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (Mei 2005) SUPPLIER SISTEMINFORMASIPERSEDIAAN PURCHASING PPC MANAJEMEN NOTA RETUR DATA SUPPLIER FAKTUR PEMBELIAN ORDER PEMBELIAN PERMINTAANPEMBELIANMATERIAL BUKTI KIRIM MATERIAL DAFTAR KERUSAKAN MATERIAL LAPORAN MUTASI PERSEDIAAN LAPORAN MINIMUM STOKLAPORAN PENGELUARAN BAHAN LAPORAN PENERIMAAN BAHAN LAPORAN RETUR PEMBELIAN LAPORAN KARTU PERSEDIAAN LAPORAN PEMBELIAN PER PERIODE LAPORAN PEMBELIAN PER SUPPLIER BUKTI TERIMA MATERIAL MEMO RETUR 81Diagram NolGambar 3.7 Diagram Nol Sistem Informasi Persediaan PT FIM (Sumber : PT FIM) PPC 1MENGHITUNGPERSEDIAAN PERMINTAAN PEMBELIAN MATERIAL TR-PEMBELIAN MS-STOK SUPPLIER 2MEMILIHSUPPLIER 3MEMPROSESORDER 4MENERIMAMATERIAL DATA SUPPLIER MS-SUPPLIER ORDER PEMBELIAN MS-BKB 5MENGELUARKANMATERIAL MS-PO MS-STOK TR-PERMINTAAN BUKTI KIRIMMATERIAL MS-MATERIAL TR-RETUR DAFTARKERUSAKANMATERIAL DATA BAHANYG DIRETUR PURCHASING BUKTI TERIMA MATERIAL MEMO RETUR 6RETURPEMBELIAN NOTA RETUR FAKTUR PEMBELIAN82Diagram Rinci Proses 1Gambar 3.8 Diagram Rinci Proses 1 Sistem Informasi Persediaan PT FIMSumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (Mei 2005) PPC 1.3MENGHITUNGJUMLAHPERMINTAANPEMBELIAN 1.1MENGHITUNGPERMINTAANMATERIAL 1.2MENGECEKPERSEDIAANMATERIAL PERMINTAANPEMBELIANMATERIAL MS-MATERIAL TR-PERMINTAAN MS-STOK 83Diagram Rinci Proses 3Gambar 3.9 Diagram Rinci Proses 3 Sistem Informasi Persediaan PT FIMSumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (Mei 2005) SUPPLIER 3.3MENCETAKORDERPEMBELIAN 3.1MEMBUATORDERPEMBELIAN 3.2MEMVALIDASIORDERPEMBELIAN ORDER PEMBELIAN MS-SUPPLIER MS-PO TR-PERMINTAAN 84Diagram Rinci Proses 4Gambar 3.10 Diagram Rinci Proses 4 Sistem Informasi Persediaan PT FIMSumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (Mei 2005) SUPPLIER 4.1MENDATABUKTI TERIMAMATERIAL 4.2MENGHITUNGJUMLAHMATERIAL YGDITERIMA MS-STOK MS-MATERIAL FAKTUR PURCHASING BUKTI TERIMAMATERIAL 85Diagram Rinci Proses 5Gambar 3.11 Diagram Rinci Proses 5 Sistem Informasi Persediaan PT FIMSumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT FIM (Mei 2005) 5.1MENDATABUKTI KELUARMATERIAL 5.2MENGHITUNGJUMLAH MATERIALYG KELUAR MS-BKB MS-MATERIAL BUKTIKIRIMBAHAN PPC MS-STOK