guia para manual de organizacion

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  • 7/25/2019 Guia Para Manual de Organizacion

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    PROGRAMA DE REINGENIERIA ORGANIZACIONAL DE LA

    ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL

    GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION

    DE MANUALES DE ORGANIZACION

    MARZO DE 2002

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    Derechos reservadosPrimera edicin 1992

    Segunda edicin 1995Tercera edicin 1998Cuarta edicin 2002Gobierno del Estado de MxicoSecretara de AdministracinSubsecretara de Servicios AdministrativosDireccin General de Organizacin y DocumentacinLerdo Pte. Esq. Riva Palacio 1er. Piso,Edificio Plaza Toluca, Toluca de Lerdo, Mxico.Impreso y hecho en Toluca, Mxico.Printed and made in Toluca, Mexico.

    Nmero de Autorizacin del Comit Editorial

    de la Administracin Pblica Estatal A: 209-1-012-02

    La reproduccin total o parcial de esta Gua Tcnicaslo se realizar mediante autorizacin expresade la fuente y dndole el crdito correspondiente.

    Actualiz:Unidad de Normatividad y Legislacin Administrativa

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    DIRECTORIO

    Lic. Arturo Montiel RojasGobernador Constitucional del Estado de Mxico

    Lic. Enrique Pea NietoSecretario de Administracin

    Lic. Enrique Olascoaga CarbajalSubsecretario de Servicios Administrativos

    Lic. Apolinar Mena VargasDirector General de Organizacin y Documentacin

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    INDICE

    PRESENTACION 1

    I. OBJETIVO 3

    II. CONCEPTO Y GENERALIDADES 5

    2.1 Manual administrativo 52.2 Objetivos de los manuales administrativos 52.3 Ventajas de los manuales administrativos 62.4 Clasificacin de los manuales administrativos 7

    III. EL MANUAL DE ORGANIZACION 9

    3.1 Conceptualizacin 93.2 Propsitos 93.3 Principales diferencias entre el manual de organizacin y el 10

    reglamento interior

    IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES DEORGANIZACION

    13

    V. PROCESO PARA LA ELABORACION DE MANUALES DEORGANIZACION

    17

    5.1 Planeacin del trabajo 175.2 Organizacin del trabajo 195.3 Recopilacin de informacin 205.4 Anlisis de la informacin 24

    5.5 Integracin de los apartados del manual 255.6 Elaboracin del anteproyecto 265.7 Revisin y adecuacin del anteproyecto 265.8 Integracin y validacin del manual 275.9 Publicacin del manual 275.10 Divulgacin del manual 285.11 Revisin y actualizacin del manual 28

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    VI. COMPONENTES DEL MANUAL DE ORGANIZACION

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    6.1 Portada 316.2 Indice 326.3 Presentacin 326.4 Antecedentes 336.5 Base legal 336.6 Atribuciones 346.7 Objetivo general 356.8 Estructura orgnica 376.9 Organigrama 37

    6.10 Objetivo y funciones de las unidades administrativas 386.11 Directorio 446.12 Validacin 456.13 Hoja de actualizacin 46

    BIBLIOGRAFIA 47

    ANEXOS 49

    Anexo No. 1: Proceso para la elaboracin de manuales de organizacinAnexo No. 2: Cuestionario para el anlisis funcional

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    PRESENTACION

    La administracin pblica es el elemento bsico para convertir los objetivos, programasy planes de gobierno, en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer lasnecesidades y demandas de la sociedad.

    En materia de modernizacin, el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005,establece entre sus premisas: lograr una administracin pblica eficiente en sudesempeo, eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad y honrada en losprocesos de gestin.

    En este sentido, el gobierno del Estado intensifica sus acciones para articular y darmayor congruencia al quehacer gubernamental, consolidar una cultura demodernizacin y mejoramiento de la funcin pblica, impulsar acciones desimplificacin de sistemas y procedimientos administrativos, mejorar la atencin a laciudadana, y promover la eficiencia y eficacia de la gestin pblica.

    Congruente con estos propsitos, el Gobierno del Estado de Mxico ha puesto enmarcha el Programa de Reingeniera Organizacional de la Administracin PblicaEstatal, con el fin de eficientar las estructuras orgnicas de las dependencias y de losorganismos auxiliares del Poder Ejecutivo, de conformidad con sus atribuciones y

    programas institucionales.

    En el marco de este Programa, la Secretara de Administracin presenta la GuaTcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin, con la finalidad deproporcionar a las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de laadministracin pblica estatal, informacin actualizada sobre los lineamientos y criteriosbsicos para la elaboracin y, en su caso, actualizacin de estos instrumentosadministrativos.

    La gua se integra por seis apartados, que sealan: su objetivo; el concepto ygeneralidades de los manuales administrativos; el manual de organizacin; la base

    legal en que se sustenta su elaboracin; el proceso para formularlo y los elementosbsicos que lo conforman.

    Con la edicin de este documento se pretende proporcionar a los servidores pblicosuna mejor herramienta de trabajo que les facilite la elaboracin de sus respectivosmanuales de organizacin y eficiente su desempeo en el cumplimiento de lospropsitos institucionales.

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    I. OBJETIVO

    Proporcionar a los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares yfideicomisos de la administracin pblica estatal, los elementos tcnicos ymetodolgicos bsicos para guiar y orientar el anlisis, elaboracin e instrumentacinde manuales de organizacin bajo criterios de homogeneidad y sencillez.

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    II. CONCEPTO Y GENERALIDADES

    2.1 Manual administrativo

    El manual administrativo se entiende, en sus trminos ms sencillos, como undocumento que contiene informacin ordenada y sistemtica, relativa a la estructura,funciones, objetivos, polticas y/o procedimientos de una organizacin, que se considerannecesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

    (1)

    Rodrguez Valencia define a los manuales administrativos como instrumentos "pararegistrar y transmitir, sin distorsiones, la informacin referente a la organizacin yfuncionamiento de una empresa u organismo pblico, as como de las unidadesadministrativas que lo constituyen".

    (2)

    La Secretara de la Presidencia lo concibi como el documento que tiene por objeto"Proporcionar en forma adecuada y sistemtica la informacin referente a: directorio,antecedentes, legislacin, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o cualquierotra cosa que sea necesaria a las entidades pblicas y/o a las unidades que lasintegran, para el mejor desarrollo de las tareas".

    (3)

    Retomando estas apreciaciones, podemos entender al manual administrativo como uninstrumento informativo y de trabajo que permite concentrar informacin de maneraordenada y sistemtica, referente a las funciones, estructura orgnica, polticas,normas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas propias de una reaadministrativa, a fin de facilitar, eficientar y transparentar el quehacer de lasdependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.

    2.2 Objetivos de los manuales administrativos

    Los manuales administrativos permiten cumplir, entre otros, los objetivos siguientes:

    (1)Quiroga Leos, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica,Ed. Trillas S.A., Segunda edicin,Mxico, 1994, p. 161.

    (2) Rodrguez Valencia, Joaqun, Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Ed. ECASA, Primeraedicin, Mxico,1990, p. 224.

    (3)Secretara de la Presidencia, Manuales Administrativos, Gua para su Elaboracin, Direccin General de EstudiosAdministrativos, Mxico, 1974, p. 15.

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    Presentar en forma ordenada e integral informacin relativa a la organizacin yfuncionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, mediante ladefinicin del mbito competencial, niveles de autoridad, procedimientos, polticasy servicios que proporcionan las unidades administrativas que los conforman.

    Integrar informacin bsica para la planeacin, ejecucin, control y evaluacin delas actividades operativas que desarrollan las dependencias, organismosauxiliares y fideicomisos.

    Guiar la ejecucin de las funciones y el cumplimiento de los objetivos de lasunidades administrativas, propiciando uniformidad en el trabajo.

    Coadyuvar en la definicin de los perfiles profesionales requeridos paradesempear un empleo, cargo o comisin dentro de la estructura gubernamental.

    Proporcionar informacin a los servidores pblicos sobre los objetivos, funciones,polticas o procedimientos que deben cumplir en su unidad administrativa deadscripcin.

    2.3 Ventajas de los manuales administrativos

    De acuerdo con los objetivos anteriores, el uso de manuales administrativos tiene lasventajas siguientes:

    Permiten la uniformidad de criterios en el quehacer administrativo.

    Precisan el mbito competencial y evitan la duplicidad de funciones de lasunidades administrativas.

    Contribuyen a agilizar, eficientar y transparentar el quehacer administrativo.

    Facilitan el control de actividades y favorecen la evaluacin de resultados.

    Sirven de base para capacitar a los servidores pblicos en el cumplimiento de susresponsabilidades.

    Apoyan la ejecucin de programas de simplificacin del trabajo y de control deresultados.

    2.4 Clasificacin de los manuales administrativos

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    Los manuales administrativos se pueden clasificar con base en los criterios siguientes:

    Por su alcance:

    Generales.- Incluyen a todas las unidades administrativas que integran unadependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Ejemplo: Manual General deOrganizacin de la Secretara de Desarrollo Agropecuario.

    Especficos.- Contienen informacin de una unidad administrativa de tercer niveljerrquico (Direccin General) o inferior; es decir, se refieren a una rea particular deuna dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, segn sea el caso. Ejemplo:

    Manual de Organizacin de la Direccin de Servicios Mdicos del Instituto deSeguridad Social del Estado de Mxico y Municipios.

    En este tipo de manuales no es necesario sealar que se trata de documentosespecficos, toda vez que la unidad administrativa de referencia establece por smisma dicha especificidad.

    Por su contenido:

    De organizacin.- Son documentos que contienen informacin detallada sobre losantecedentes, base jurdica, atribuciones, objetivo general y estructura orgnica de

    una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como los objetivos yfunciones de cada una de las unidades administrativas que los integran.

    De procedimientos.- Sealan los pasos o etapas a seguir en la ejecucin de unafuncin, en la atencin de un trmite o en la prestacin de un servicio, a partir de ladescripcin detallada de las operaciones y actividades que integran el procedimiento.Los manuales de procedimientos incluyen los formatos que se utilizan en cadaactividad, as como sus instructivos de llenado.

    De puestos.- Contienen la denominacin de los puestos funcionales de unadependencia, organismo auxiliar o fideicomiso y la descripcin de las funciones queen cada caso se deben desempear, su valoracin y el perfil que deben tener los

    servidores pblicos para ocuparlos.

    De polticas.- Son documentos en los que se realiza una descripcin detallada de loslineamientos a seguir en la ejecucin de una actividad o funcin, a fin de coadyuvaral cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

    De contenido mltiple.- Incluyen informacin que corresponde a ms de uno de lostipos de documentos sealados anteriormente. Este tipo de manuales podrnelaborarse cuando la informacin sea breve y resulte ms fcil su consulta en un

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    solo documento, o bien, cuando la metodologa para elaborar el manual refiera laconveniencia de presentar en forma unitaria datos referentes a la organizacin y elfuncionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    Por su funcin especfica o rea de actividad:

    Este tipo de manuales se refieren a una actividad operacional especfica; es decir,contienen informacin relacionada con una funcin sustantiva, de apoyo o asesora deuna unidad administrativa.

    Como ejemplos de este tipo de manuales se mencionan los siguientes:

    De personal.- Comprenden una serie de consideraciones para comunicar lasactividades y polticas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso enmateria de personal. Estos manuales contienen informacin sobre reclutamiento,seleccin, capacitacin, adiestramiento y administracin de personal; as comolineamientos para el manejo de conflictos laborales, polticas de personal, uso deservicios y prestaciones, entre otros.

    De compras.- Estos manuales detallan el proceso para la realizacin deadquisiciones, definen su alcance, la funcin de compras, los mtodos a utilizar y lasnormas aplicables, principalmente.

    De contabilidad.-Establecen los principios y las tcnicas generalmente aceptadas decontabilidad y contienen aspectos tales como: descripcin del sistema contable,operaciones internas del personal, manejo de registros y control de la informacinfinanciera, entre otros.

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    III. EL MANUAL DE ORGANIZACION

    3.1 Conceptualizacin

    Duhalt Krauss define al manual de organizacin como el documento que expone condetalle la estructura administrativa, los puestos y la relacin existente entre ellos, la

    jerarqua, los grados de autoridad y de responsabilidad, as como las funciones y lasactividades de una institucin.

    (4)

    La Secretara de la Presidencia lo define como el documento que "registra ymantiene actualizada la informacin detallada sobre las atribuciones, estructura,funciones de las unidades administrativas que integran la dependencia, los niveles

    jerrquicos, los sistemas de comunicacin y coordinacin, los grados de autoridad yresponsabilidad, la descripcin de puestos de los altos funcionarios; adems secomplementa con organogramas que representan en forma esquemtica la estructura

    de su organizacin".(5)

    Con estas primeras consideraciones podemos entender al manual de organizacincomo un instrumento administrativo que contiene informacin ordenada, integral ysistemtica sobre los antecedentes, base legal, atribuciones, objetivo general,

    estructura orgnica y organigrama de una dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso, as como los objetivos y funciones de cada una de sus unidadesadministrativas.

    3.2 Propsitos

    Presentar en forma ordenada e integral la estructura orgnica, objetivos yfunciones de las unidades administrativas que integran una dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso.

    Precisar el mbito competencial de las unidades administrativas, a fin de evitarduplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas y en el cumplimiento deresponsabilidades.

    (4)Duhalt Krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas, UNAM, Mxico, 1977, pg. 21.

    (5)Secretara de la Presidencia, El Reglamento Interior y el Manual de Organizacin, Direccin General de EstudiosAdministrativos, Mxico, 1973, p. 19.

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    Articular entre s el objetivo y las funciones de cada unidad administrativa,vinculndolos con el objetivo general y las atribuciones de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso.

    Coadyuvar en el diseo de mtodos y sistemas de trabajo que permitan eficientarel quehacer administrativo.

    Proporcionar informacin bsica para la modernizacin administrativa.

    3.3 Principales diferencias entre el manual de organizacin y el reglamentointerior

    El reglamento interior y el manual de organizacin son dos importantes herramientas detrabajo de la administracin pblica, ya que precisan la organizacin y elfuncionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, y contribuyen aorganizar, agilizar y eficientar el quehacer administrativo.

    En el diseo y elaboracin de estos documentos se presentan regularmenteconfusiones en su naturaleza, propsito y contenido, por ello, a continuacin sesealan de manera enunciativa, y no limitativa, las principales diferencias entre stos.

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    CRITERIO REGLAMENTO INTERIOR MANUAL DE ORGANIZACION

    Naturaleza Ordenamiento jurdico que facilita laobservancia de la ley, decreto o acuerdodel que se derive.

    Instrumento administrativo que precisa elmbito competencial de las unidadesadministrativas de una dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso.

    Propsito Regular la organizacin y el funcionamientode una dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso.

    Establecer de manera integral la estructuraorgnica, los objetivos y funciones de lasunidades administrativas de unadependencia, organismo auxiliar ofideicomiso, a fin precisar su organizacin y

    funcionamiento.

    Unidadesadministrativas queincluye

    Incluye slo a las unidades administrativasbsicas; es decir, aquellas que emitenactos de autoridad o cuyas funciones serelacionan directamente con elcumplimiento del objeto de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso al que seadscriben.

    En una dependencia.- Contempla a laSecretara, Subsecretara(s) y Direccin(es)General(es); puede incluir unidadesadministrativas de menor nivel jerrquicosiempre y cuando sus atribuciones seencuentren vinculadas directamente con losprogramas y objetivos de la dependencia.

    En un organismo auxiliar.- Contempla a lasunidades administrativas del niveljerrquico inmediato inferior al del titular delorganismo, y cuyas atribuciones sevinculen directamente con los programas yobjetivos institucionales.

    Quedan excluidas de los reglamentosinteriores las unidades administrativas querealizan prioritariamente funciones deapoyo administrativo, asesora, consultorao de preparacin tcnica de asuntos.

    Incluye a todas las unidadesadministrativas de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso, incluyendolas reas staff y oficinas desconcentradas.

    Responsables de suexpedicin

    En una dependencia.- El Gobernador delEstado de Mxico, refrendado por elSecretario General de Gobierno.

    En un organismo auxiliar.- El Organo deGobierno respectivo.

    El titular de la dependencia, organismoauxiliar o fideicomiso, segn corresponda, yel Director General de Organizacin yDocumentacin.

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    IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIONDE MANUALES DE ORGANIZACION

    La elaboracin de manuales de organizacin en la administracin pblica estatal sefundamenta en diversos ordenamientos jurdicos y administrativos, entre los que seencuentran:

    LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

    DEL ESTADO DE MEXICO

    Artculo 38.- A la Secretara de Administracin le corresponde el despacho de lossiguientes asuntos:

    XVIII.- Elaborar con el concurso de las dems dependencias del Ejecutivo los manualesadministrativos de las mismas y auxiliar en la formulacin de los anteproyectos de susreglamentos interiores.

    REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION

    Artculo 15.- Corresponde a la Direccin General de Organizacin y Documentacin:

    VII.- Formular, con la participacin de las dependencias, organismos auxiliares yfideicomisos pblicos, los manuales de organizacin, de procedimientos, de servicios alpblico y otros que sean necesarios y someterlos por conducto del Subsecretario, a la

    aprobacin del Secretario.

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    REGLAMENTO DE LA LEY PARA LA COORDINACION Y EL CONTROL DE LOSORGANISMOS AUXILIARES Y FIDEICOMISOS DEL ESTADO DE MEXICO

    DEL CONTROL Y VIGILANCIA POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS DECOORDINACION GLOBAL

    Artculo 8.- En el ejercicio de sus atribuciones, compete a la Secretara deAdministracin:

    II.- Modificar y aprobar sus manuales de organizacin, conforme a la gua y a loslineamientos que emita la Secretara, as como dictaminar las solicitudes de cambios deestructura organizativa.

    Artculo 16.- Son obligaciones de los organismos auxiliares y fideicomisos con respectode la Secretara de Administracin:

    I.- Elaborar y enviar para su aprobacin los manuales de organizacin y para suconocimiento los manuales de procedimientos y estudios administrativos que laSecretara establezca.

    NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA ASIGNACION Y USO DE BIENES YSERVICIOS DE LAS DEPENDENCIAS, ORGANISMOS AUXILIARES YFIDEICOMISOS PUBLICOS DEL PODER EJECUTIVO ESTATAL

    IV. ORGANIZACION Y DOCUMENTACION

    MANUALES ADMINISTRATIVOS

    OD-014Los proyectos de manuales de organizacin de las dependencias y organismosauxiliares debern ser presentados para su aprobacin correspondiente ante laSecretara, en un plazo mximo de 60 das naturales posteriores a la autorizacin de suestructura orgnica.

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    OD-015Los manuales de organizacin aprobados debern publicarse en el peridico oficialGaceta del Gobierno, de conformidad con el Cdigo de Procedimientos Administrativosdel Estado de Mxico.

    OD-016Las dependencias y organismos auxiliares solicitarn, por conducto de la Secretara, lapublicacin de los manuales de organizacin, as como de las modificaciones que destos se aprueben.

    OD-017Las dependencias y organismos auxiliares debern mantener actualizado,invariablemente, su manual de organizacin.

    Asimismo, en los reglamentos interiores de las dependencias, organismos auxiliares yfideicomisos, se establece como atribucin de sus titulares, expedir los manuales deorganizacin y procedimientos, conjuntamente con la Secretara de Administracin.

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    V. PROCESO PARA LA ELABORACIONDE MANUALES DE ORGANIZACION

    En la formulacin de un manual de organizacin es conveniente establecer unasecuencia metodolgica de las actividades que habrn de realizarse, con el propsitode ordenar, sistematizar y orientar los esfuerzos hacia un objetivo comn.

    En la ejecucin de estos trabajos no existe un proceso nico y definitivo que establezcaqu hacer, toda vez que el conjunto de actividades a desarrollar estar determinado por

    la cantidad y calidad de la informacin disponible, la complejidad de las funciones delas unidades administrativas, la amplitud de la estructura orgnica respectiva, el gradode involucramiento de los responsables de su elaboracin, el nivel de coordinacin yorganizacin del trabajo, entre otros.

    No obstante, es necesario precisar que existen actividades bsicas para elaborar uninstrumento administrativo de esta naturaleza, las cuales se describen brevemente acontinuacin. (Ver anexo 1)

    5.1 Planeacin del trabajo

    La planeacin, en la corriente administrativa, se concibe como un proceso formal queprev un futuro deseado, establece objetivos y metas, busca la racionalidad de losrecursos, posibilita la toma de decisiones antes de que sucedan los fenmenos ypromueve la eficiencia y eficacia de una organizacin.

    La planeacin es una funcin bsica en la administracin pblica, su naturaleza,principios, criterios y propsitos permiten tomar decisiones de manera racional yofrecen certidumbre en el cumplimiento de los objetivos programados.

    La planeacin del trabajo es una de las actividades con las que inicia formalmente la

    elaboracin de un manual de organizacin, toda vez que mediante este ejercicio sedefinen de manera congruente y sistemtica las principales tareas que tendrn querealizarse, el tiempo estimado para su ejecucin y los responsables de su desarrollo.

    Asimismo, esta tarea permite dar claridad y precisin a los trabajos para elaborar elmanual, as como establecer el orden en que deben ejecutarse, evitando con elloduplicidad de esfuerzos y desarticulacin de las tareas con los objetivos.

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    Al sealar el tiempo en el que deber ejecutarse cada actividad, es convenienteestablecer parmetros que permitan verificar si stas se realizan en los plazosprevistos; en caso de incumplimiento, se pueden identificar con mayor facilidad losretrasos y, en consecuencia, tomar decisiones oportunas para corregir las desviacionesy evitar prdida o desfase de tiempo en el cumplimiento de los objetivos previstos.

    Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de una de las tcnicas mscomunes en la integracin de este tipo de instrumentos administrativos: La Grfica deGantt, tambin conocida como Grfica de Barras, la cual permite representar lasactividades a ejecutar y el tiempo en que se llevar a cabo cada una de ellas.

    Ejemplo:

    PROGRAMA PARA ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACION DE LA

    SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO

    TIEMPO EN SEMANASETAPA ACTIVIDAD

    1 2 3 4 5 6 7 8

    1 Recopilacin de Informacin

    2 Anlisis de la informacin

    3 Integracin de los apartados del

    manual

    4 Elaboracin del anteproyecto

    5 Revisin y adecuacin del

    anteproyecto

    6 Integracin y validacin del

    manual

    7 Publicacin del manual

    8 Divulgacin del manual

    El eje horizontal de la grfica se usa para representar el tiempo previsto en la

    elaboracin del manual y en la columna vertical izquierda se enlistan las actividades arealizar para este propsito.

    El significado de los smbolos que se utilizan en esta grfica, se explica en el cuadrosiguiente.

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    El rectngulo superior indica el tiempoprogramado para ejecutar la actividad; elrectngulo inferior permite indicar, mediantesu sombreado, el avance en la realizacinde la actividad programada en un tiempodeterminado.

    Representa el tiempo en que se suspende laejecucin de la actividad, paraposteriormente retomarla, a fin de realizartrabajos adicionales.

    Identifica las actividades que se ejecutan enun determinado tiempo.

    En las dependencias y organismos auxiliares, las tareas de planeacin del trabajo sonresponsabilidad inmediata de las reas de modernizacin administrativa, de apoyoadministrativo o sus equivalentes, las cuales debern planear la elaboracin del manualde organizacin, con base en los trminos y tiempo que establezcan las disposicionesadministrativas aplicables en la materia.

    5.2 Organizacin del trabajo

    Una vez que se ha planeado la elaboracin del manual de organizacin, es necesarioorganizar el trabajo, con el propsito de optimizar el uso de recursos, eficientar laejecucin de actividades y cumplir con los objetivos en la forma y tiempo previstos.

    Es preciso sealar que un manual de organizacin se elabora con la participacin detodas las unidades administrativas que integran una dependencia u organismo auxiliar,ya que stas son la principal fuente de informacin para definir sus objetivos y

    funciones. Asimismo, es importante establecer mecanismos de coordinacin que evitenconflictos, duplicidad de esfuerzos o falta de ejecucin de alguna actividad.

    Mediante la organizacin del trabajo se establecen estrategias, se visualizan fuentesconfiables para obtener informacin, se prevn recursos para ejecutar los trabajos y sedefinen mecanismos de control y seguimiento de las actividades programadas.5.3 Recopilacin de informacin

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    La recopilacin de informacin es una de las actividades ms importantes en elproceso para elaborar un manual de organizacin; la eficacia con que sta se realicedeterminar la cantidad y calidad de los datos que se obtengan.

    Es necesario que los servidores pblicos, previo a la recopilacin de informacin,conozcan con claridad los datos que se deben obtener, las principales fuentes endonde buscarlos, as como los mecanismos idneos para conseguirlos. Si no existeprecisin sobre estos aspectos, podr acumularse una cantidad importante deinformacin pero sin datos relevantes y tiles para integrar el manual, aunado al retrasoen la elaboracin de dicho documento.

    Al respecto, es necesario que los servidores pblicos responsables de recopilarinformacin, orienten su bsqueda hacia datos concretos referentes a:

    - Antecedentes orgnico-funcionales de la dependencia u organismo auxiliar,considerando fechas y ordenamientos jurdicos aplicables en un determinado tiempoy las principales modificaciones organizacionales, a fin de conocer la evolucin de lainstitucin.

    - Ordenamientos jurdicos y administrativos de orden federal o estatal en los que sesustenta la actuacin de la dependencia u organismo auxiliar.

    - Atribuciones de la dependencia u organismo auxiliar, de acuerdo con lo que

    establece su respectivo ordenamiento jurdico de creacin.- Estructura orgnica y codificacin estructural de la dependencia u organismo

    auxiliar, considerando reas staff y oficinas desconcentradas.

    - Objetivo, funciones, actividades, tareas y procedimientos de las unidadesadministrativas que integran la dependencia u organismo auxiliar respectivo.

    La obtencin de datos requerir la aplicacin de una o ms tcnicas de recopilacin,dependiendo del tipo de informacin que se desea obtener y de las ventajas que ofrececada una de ellas.

    Las tcnicas usuales para la recopilacin de informacin son, entre otras, investigacindocumental, entrevista, cuestionario y observacin directa.

    Investigacin documental

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    Comprende bsicamente la consulta de bibliografa y hemerografa para obtenerinformacin til en la elaboracin del manual.

    Las principales fuentes de informacin son los programas, ordenamientos jurdicos,manuales administrativos y cualquier otro documento que contenga informacin relativaa los objetivos, atribuciones y funciones de la dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso.

    Para tal efecto, es conveniente revisar los siguientes documentos:

    - Programas sectoriales e institucionales: indican los principales objetivos, estrategias

    y polticas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.- Ordenamiento jurdico de creacin: seala las atribuciones de la dependencia,

    organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.

    - Reglamento Interior: establece las atribuciones de las unidades administrativasbsicas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso correspondiente.

    - Disposiciones jurdicas federales y estatales: contienen las normas especficasaplicables al funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    - Organigrama: indica las unidades administrativas, niveles jerrquicos y lneas deautoridad de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.

    - Codificacin Estructural: es la clave que le corresponde a cada una de las unidadesadministrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    - En su caso, los manuales de organizacin, los cuales pueden tener una ampliareferencia de los objetivos y funciones de cada una de las unidades administrativasque conforman a la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    - Guas y manuales vinculados con las materias que son competencia de ladependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.

    Entrevista

    La entrevista es, por su facilidad de aplicacin, una de las tcnicas ms comunes pararecopilar informacin, toda vez que permite de manera directa conocer las actitudes,aptitudes, actividades y funciones de los servidores pblicos adscritos a unadeterminada unidad administrativa.La entrevista puede ser libre o dirigida. La primera se desarrolla sin sujecin a untratamiento previo de preguntas; la conversacin se efecta, hasta cierto punto, demodo informal; lo que pudiera desviar el objetivo de la entrevista. La segunda es ms

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    til por su carcter metodolgico, ya que al poner mayor cuidado en su preparacin yconduccin se pueden obtener datos relevantes.

    Los servidores pblicos representan una fuente importante de informacin; sinembargo, el responsable de coordinar estas tareas, conjuntamente con el titular de launidad administrativa que corresponda, decidirn quines pueden proporcionarinformacin detallada, oportuna, confiable y suficiente para la elaboracin del manualde organizacin.

    Es recomendable que las entrevistas se apliquen a servidores pblicos quedesempean funciones de planeacin, coordinacin, ejecucin, control y evaluacin en

    una unidad administrativa o en un proceso especfico. Para el desarrollo de estastareas es importante que el entrevistador tenga habilidades para cumplir con estepropsito, que conozca la actitud del entrevistado, que establezca un marco deconfianza en el desarrollo de la entrevista y que oriente la conversacin hacia laobtencin de la informacin requerida.

    Cuestionario

    El cuestionario es una tcnica complementaria de la entrevista, cuyas preguntas seformulan por escrito y no es necesaria la presencia del encuestador.

    Es una de las formas clsicas para recopilar datos y tiene por objeto descubrir lasaptitudes, opiniones o conocimientos de los servidores pblicos en el cumplimiento desus responsabilidades.

    La aplicacin de esta tcnica se justifica cuando el tiempo para la observacin directa ola entrevista es demasiado corto, cuando la informacin se encuentra dispersa entrediferentes unidades administrativas o cuando las fuentes son variadas y los datosdeseados exigen una bsqueda profunda.

    En la elaboracin del manual de organizacin los cuestionarios se utilizan regularmentepara obtener informacin especfica referente a los objetivos y funciones de lasunidades administrativas. La eficacia en el diseo y aplicacin de esta tcnica serfundamental para obtener datos confiables. Las unidades responsables de formular uncuestionario debern considerar los elementos siguientes: (Ver Anexo 2)- Determinar el tipo de preguntas que se formularn, considerando la informacin que

    se desea obtener (preguntas abiertas, cerradas, de seleccin mltiple ysemiabiertas).

    - Redactar las preguntas sin insinuar las respuestas.

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    - Determinar si el cuestionario se entregar para que lo contesten, o bien si elencuestador hace las preguntas y escribe las respuestas del encuestado.

    - Definir si los cuestionarios se aplicarn al total de los servidores pblicos de unaunidad administrativa o se seleccionar una muestra, a fin de agilizar la obtencinde datos.

    Observacin directa

    Esta tcnica permite obtener informacin de la realidad administrativa, ya que se realiza

    en el lugar donde se llevan a cabo las actividades.

    Asimismo, es til para obtener informacin del comportamiento de los servidorespblicos, evitando deformaciones en los datos que pudieran proporcionar las personasa quienes se encueste o entreviste, quienes podran dar su propia versin delcomportamiento organizacional.

    La observacin es un mecanismo para analizar un fenmeno o procedimientoespecfico en el lugar y momento en que ocurre, por lo cual es recomendable que estatcnica se utilice preferentemente cuando se desea analizar una unidad administrativao proceso relativamente pequeo, toda vez que resultara difcil observar estructuras

    orgnicas amplias o procedimientos complejos.

    Es importante que la observacin se vincule con propsitos generales y eviteconstituirse en un instrumento para obtener datos curiosos y aislados; en este sentido,vale la pena precisar los aspectos particulares que deben observarse, por cuntotiempo, en qu periodos, con qu intensidad y en qu lugares.

    Ante la necesidad de comprobar, precisar o complementar algunos datos obtenidos pormedio del anlisis documental, la entrevista o la aplicacin de cuestionarios, esrecomendable la observacin directa. Este ejercicio tendr mayor validez cuando serealice por servidores pblicos ajenos a la unidad administrativa o al proceso sujeto a

    observacin, pudiendo cumplir esta tarea las reas de modernizacin administrativa ode control interno.Cabe sealar que ninguna de las tcnicas de recopilacin es por s sola un mecanismopara obtener informacin suficiente y confiable sobre la organizacin y funcionamientode una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, por lo que es necesario que secombinen, dependiendo de las ventajas que ofrece cada una de ellas y de laconfiabilidad de la fuente para obtener los datos.

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    5.4 Anlisis de la informacin

    Una vez recabada la informacin ser necesario ordenar los datos obtenidos deacuerdo con el esquema previsto en el manual de organizacin, observando para ellolos apartados, subapartados o incisos correspondientes.

    Ordenar la informacin es una tarea bsica que facilita su anlisis, ya que permiteagrupar datos referentes a un mismo asunto, verificar que la informacin obtenida seasuficiente para cubrir los apartados o subapartados respectivos, depurar los datos queno coincidan con el planteamiento propuesto y constatar que la informacin cubra la

    totalidad del esquema del manual.

    Si despus de ordenar la informacin se detecta la falta o insuficiencia de datos paraalgn apartado especfico, es preciso volver a la investigacin documental y una vezagotada sta, tendr que profundizarse en la entrevista y observacin directa.

    Posterior a estas actividades, se analizar la informacin obtenida y determinar suutilidad en la integracin del manual. El anlisis girar en torno al propsito delapartado o subapartado respectivo y del detalle que exija cada uno de ellos; porejemplo, la integracin de la base legal de la dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso requerir de un nivel de anlisis menor respecto a la formulacin de los

    objetivos y funciones de cada una de sus unidades administrativas, incluso existenapartados en los que no es necesario un anlisis, ya que su contenido se contempla endocumentos elaborados previamente, por lo que slo se requerir incorporarlos, bajo elformato preestablecido, al esquema del manual, como es el caso de la estructuraorgnica, atribuciones, codificacin, entre otros.

    Mediante el anlisis se puede detectar si la informacin obtenida es clara y confiable, sino rene estas caractersticas ser conveniente volver a las tareas de recopilacin dedatos. Al respecto, se debe garantizar que antes de iniciar la integracin o redaccin delos apartados del manual se tenga informacin til, a fin de evitar que el documentocontenga datos incorrectos que originen confusiones sobre la organizacin y el

    funcionamiento de una dependencia u organismo auxiliar.5.5 Integracin de los apartados del manual

    En esta etapa del proceso se integran o redactan, segn corresponda, los apartados ysubapartados del manual de organizacin.

    Las unidades administrativas involucradas en este proceso, conjuntamente con lasreas de modernizacin o apoyo administrativo, son responsables de estas tareas.

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    Al respecto, existe informacin que dadas sus caractersticas, slo tendr que incluirseen el apartado que le corresponda, ya que no requerir de un anlisis, sntesis oaportacin personal, toda vez que se ha determinado previamente o es parte de uninstrumento jurdico o administrativo.

    La informacin que se obtenga para formular los objetivos y las funciones de lasunidades administrativas, requiere de precisin en los datos, a fin de evitar que segenere duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas, incompatibilidad entreatribuciones, funciones y actividades y desarticulacin entre las funciones y losobjetivos.

    En la integracin de los apartados es necesario que la redaccin denote claridad ysencillez, a fin de que se cumplan los objetivos del manual y los destinatarios de stecuenten con un instrumento til en el cumplimiento de sus responsabilidades.

    En esta etapa es posible integrar los apartados siguientes:

    Antecedentes

    Base legal

    Atribuciones

    Objetivo general

    Estructura orgnica

    Organigrama

    Objetivo y funciones por unidad administrativa.

    Los elementos y recomendaciones bsicas que deben considerarse en la integracinde cada apartado o subapartado del manual, se establecen en el inciso VI de lapresente Gua (Componentes del Manual de Organizacin).En caso de requerir mayor informacin acerca de la forma en que deben integrarse

    estos apartados, las unidades administrativas podrn solicitar asesora a las reas demodernizacin o apoyo administrativo de la dependencia u organismo auxiliar quecorresponda o, a travs de stas, a la Direccin General de Organizacin yDocumentacin.

    5.6 Elaboracin del anteproyecto

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    Concluido el plazo otorgado a las unidades administrativas para elaborar el apartado osubapartado que les corresponde, el rea responsable de coordinar la elaboracin delmanual reunir la informacin generada, a fin de integrar y darle forma al documento.

    Este ejercicio no se agota con la simple suma de partes, es, ante todo, una prcticapara ordenar, vincular y hace congruentes los apartados con los objetivos del manual.Es conjuntar las partes bajo una misma lgica y en un mismo sentido.

    Los responsables de integrar el documento debern verificar que los apartados delmanual se hayan elaborado atendiendo a los criterios y recomendaciones establecidos.En caso de que existan errores de forma, stos podrn ser corregidos por el rea que

    integra el manual, si son de fondo, se atender lo conducente con la unidadadministrativa que lo elabor.

    Una vez cumplida esta condicin, los responsables de integrar el manual darn unmismo formato al documento, a fin de homogeneizar su presentacin, considerando eltipo y tamao de letra, distribucin de espacios, uniformidad en la redaccin yutilizacin de signos ortogrficos.

    Al finalizar la integracin de los apartados bsicos del manual, se recomienda que losresponsables de coordinar estas tareas elaboren los apartados referentes a:presentacin, ndice, directorio, validacin y hoja de actualizacin y los incorporen al

    documento, con el propsito de concluir la elaboracin del anteproyecto.

    5.7 Revisin y adecuacin del anteproyecto

    Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el rea responsable decoordinar su elaboracin lo remitir a las unidades administrativas que participaron eneste proceso, y una vez obtenido su visto bueno, deber remitirse a la DireccinGeneral de Organizacin y Documentacin para su revisin.Las unidades administrativas verificarn que la informacin sea congruente con laproporcionada en su oportunidad. En caso de existir diferencias sustantivas, stas se

    atendern con el rea encargada de integrar el documento y se incluirn lasobservaciones que se estimen procedentes.

    Por su parte, la Direccin General de Organizacin y Documentacin verificar que elanteproyecto cumpla con los criterios tcnicos y metodolgicos establecidos para talefecto y se ajuste a la estructura orgnica y funcional de la dependencia, organismoauxiliar o fideicomiso de que se trate. Si el documento cumple con lo anterior estar encondiciones de validarlo, en caso contrario, formular las recomendaciones necesarias,

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    a fin de precisar, ampliar o eliminar aquellas partes que lo requieran, hacindolas delconocimiento del rea responsable del proyecto.

    5.8 Integracin y validacin del manual

    Una vez revisado el proyecto de manual, el responsable de su elaboracin recaba lafirma de los titulares de las unidades administrativas bsicas de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso. Concluido este proceso, se remite el manual alDirector General de Organizacin y Documentacin para su validacin y posterioraprobacin del Secretario de Administracin.

    5.9 Publicacin del manual

    En atencin a lo dispuesto por el artculo 108 del Cdigo de ProcedimientosAdministrativos del Estado de Mxico, los manuales de organizacin, comodisposiciones administrativas de observancia general, debern publicarse en elperidico oficial Gaceta del Gobierno, con el propsito de que obliguen y surtan susefectos el da que seale expresamente este medio.

    En este sentido, una vez que el manual se encuentre debidamente autorizado por la

    Secretara de Administracin, se solicitar a la Secretara General de Gobierno supublicacin en la Gaceta del Gobierno.

    5.10 Divulgacin del manual

    Los manuales administrativos son herramientas de trabajo que orientan a los servidores

    pblicos en el cumplimiento de sus responsabilidades, de ah que la elaboracin deestos documentos no debe ser una simple prctica para cumplir los requisitos o atenderlas obligaciones que establecen los ordenamientos jurdicos.

    Es necesario que las unidades de modernizacin o apoyo administrativo y los propiostitulares de las unidades administrativas divulguen el manual entre los servidorespblicos, a efecto de que guen sus actividades de acuerdo con las funciones y el

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    objetivo del rea en la que se encuentren adscritos y se evite la duplicidad de tareas yprdida de tiempo y recursos en el cumplimiento de sus responsabilidades.

    Asimismo, el manual debe darse a conocer al personal de nuevo ingreso o aquel quesea promovido a un nivel de mayor jerarqua, a fin de que conozca sus principalesfunciones. Con este ejercicio el tiempo de adaptacin y aprendizaje en su nuevaresponsabilidad ser menor, se reducirn los errores por falta de conocimiento de lastareas a realizar y se ampliarn las posibilidades para cumplir los objetivos de la unidadadministrativa en la que se adscriban.

    5.11 Revisin y actualizacin del manual

    La dinmica de la administracin pblica para atender las demandas y necesidades dela sociedad, conlleva, necesariamente, al replanteamiento de su marco jurdico,estructura orgnica y, por ende, de los instrumentos administrativos en los que sesustenta la actuacin de sus rganos ejecutores.

    Por ello, los manuales de organizacin deben revisarse y actualizarse para garantizarsu congruencia con el funcionamiento de la organizacin. Al respecto, las unidadesadministrativas, incluidas las de modernizacin, apoyo administrativo y control interno,debern instrumentar mecanismos para verificar no slo que se cumpla con lo

    dispuesto por el manual, sino adems, que la informacin que contenga permanezcavigente.

    La actualizacin del manual se realizar cuando sucedan cambios en la estructuraorgnica de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso respectivo, ya sea por lacreacin, supresin, fusin, cambio de denominacin, readscripcin o modificacin delnivel jerrquico de unidades administrativas; cuando se modifiquen las disposiciones

    jurdicas aplicables o cuando se lleve a cabo una reasignacin de funciones.Es recomendable que en la actualizacin del manual se observen los lineamientospropuestos para su elaboracin, ya que ambos procesos se realizan bajo el mismoesquema.

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    VI. COMPONENTES DELMANUAL DE ORGANIZACION

    El manual de organizacin se integra por un conjunto de apartados y subapartados quecontienen de manera ordenada y sistemtica informacin relativa a la organizacin y elfuncionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    Cada parte debe integrarse de tal forma que permita orientar con claridad y precisin alos servidores pblicos sobre las funciones y objetivos de la unidad administrativa en la

    que se encuentren adscritos.

    En este sentido, es preciso que el manual de organizacin contenga los siguientesapartados: portada, ndice y presentacin del documento; antecedentes, base legal,atribuciones, objetivo general, estructura orgnica, organigrama y directorio bsico de ladependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como el objetivo y las funciones decada una de sus unidades administrativas y el directorio, la validacin y hoja deactualizacin respectiva.

    6.1 Portada

    Es la cubierta del documento, la cual debe contener los elementos de imageninstitucional establecidos por la Coordinacin General de Comunicacin Social, entrelos cuales se encuentran:

    Escudo oficial del Estado de Mxico.

    Crditos oficiales que corresponden a la frase Gobierno del Estado de Mxico, enel costado derecho del escudo oficial; inmediatamente abajo de sta se anotar elnombre de la dependencia y, en su caso, el nombre del organismo auxiliar ofideicomiso.

    Plecas oficiales.

    Logotipo oficial.

    Colores oficiales.

    Denominacin del documento.

    Mes y ao de elaboracin.

    6.2 Indice

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    Seala los apartados que integran la estructura del manual, identificando cada uno deellos con un nmero romano que indica su afinidad con un tema especfico, as como elnmero de pgina en la que inicia la descripcin del apartado respectivo.

    Ejemplo:

    INDICE

    Pg.

    PRESENTACION 1

    I. ANTECEDENTES3

    II. BASE LEGAL 5

    III. ATRIBUCIONES 7

    IV. OBJETIVO GENERAL 11

    V. ESTRUCTURA ORGANICA 15

    VI. ORGANIGRAMA 17

    OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 19

    Secretara de Desarrollo Agropecuario 21

    Secretara Particular 23

    Coordinacin de Estudios y Proyectos Especiales 25

    ()

    6.3 Presentacin

    Este apartado debe contener una explicacin clara y precisa de la importancia yobjetivos del manual, el papel que desempea este instrumento administrativo en lamodernizacin de la funcin pblica y su utilidad en la definicin y cumplimiento de lasfunciones y objetivos institucionales.

    Para tal efecto, se recomienda tomar en consideracin los elementos siguientes:

    Importancia de los instrumentos administrativos en el cumplimiento de los objetivos

    de la administracin pblica.

    Los manuales administrativos como una estrategia para modernizar la funcinpblica.

    Importancia y propsitos del manual de organizacin en la definicin del mbitocompetencial de las unidades administrativas de una dependencia, organismoauxiliar o fideicomiso.

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    El manual de organizacin como un instrumento que precisa las funciones quedeben realizar los servidores pblicos.

    Referencia a los principales apartados que integran el manual de organizacin.

    Se sugiere que la extensin de este apartado no exceda de una cuartilla y se elaborepor la unidad administrativa responsable de integrar el manual de organizacin.

    6.4 Antecedentes

    En este apartado se describir el origen y evolucin de las funciones y estructuraorgnica de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    El propsito es presentar una referencia histrica clara y concisa de las funciones,unidades administrativas, relaciones jerrquicas, ordenamientos jurdico-administrativos, objetivos, planes y programas de una dependencia, organismo auxiliaro fideicomiso durante un determinado tiempo.

    Es preciso que la informacin se presente cronolgicamente, a fin de proporcionar a losservidores pblicos un panorama lgico y congruente sobre la evolucin de ladependencia, organismo auxiliar o fideicomiso hasta su situacin actual.

    Se recomienda que la integracin y redaccin de los antecedentes la realice la unidadadministrativa encargada de elaborar el manual de organizacin.

    6.5 Base Legal

    En este apartado se enlistarn los ordenamientos jurdicos y administrativos federales yestatales que dan sustento a la organizacin y al funcionamiento de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso.

    El orden en que se enunciarn estos ordenamientos ser de acuerdo con el niveljurdico que les corresponde: Constituciones, leyes, cdigos, decretos, reglamentos,acuerdos, convenios, contratos, circulares, normas, lineamientos y, en su caso,manuales administrativos.Es necesario que se enuncie el nombre correcto del ordenamiento, inmediatamenteabajo de ste, sealar el documento en el que se public (Diario Oficial o Gaceta delGobierno) y la fecha de publicacin; asimismo, deber indicarse si la disposicin hasido sujeta a reformas o adiciones.

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    Es recomendable que se sealen slo los ordenamientos que de manera directaconstituyen la base legal de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Lasunidades jurdicas internas debern revisar este apartado, a fin de garantizar la vigenciay confiabilidad de los datos en l consignados.

    Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)

    II. BASE LEGAL

    Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.Diario Oficial de la Federacin, 5 de febrero de 1917, y sus reformas y adiciones.

    Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico.Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 10 de noviembre de 1917, y sus reformas y adiciones.

    Ley de Amparo Reglamentaria de los Artculos 103 y 107 de la Constitucin Poltica de los EstadosUnidos MexicanosDiario Oficial de la Federacin, 10 de enero de 1936, y sus reformas y adiciones.

    Ley Federal del Trabajo.Diario Oficial de la Federacin, 1 de abril de 1970, y sus reformas y adiciones.

    Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.Diario Oficial de la Federacin, 24 de abril de 1972, y sus reformas y adiciones.

    [...]

    Reglamento de Labores Peligrosas o Insalubres para Mujeres y Menores.Diario Oficial de la Federacin, 11 de agosto de 1934.

    Reglamento de Medidas Preventivas de Accidentes del Trabajo.Diario Oficial de la Federacin, 29 de noviembre de 1934, y sus reformas y adiciones.

    Reglamento para la Inspeccin de Generadores de Vapor y Recipientes Sujetos a Presin.Diario Oficial de la Federacin, 29 de octubre de 1954.

    [...]

    Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes yServicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Pblicos del Poder EjecutivoEstatal.Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 7 de mayo de 2001.

    6.6 Atribuciones

    En este apartado se sealan textualmente las atribuciones de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso, de conformidad con lo establecido en suordenamiento jurdico de creacin.

    Ejemplo: (Secretara de Desarrollo Agropecuario)

    III. ATRIBUCIONES

    LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICADEL ESTADO DE MEXICO

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    CAPITULO TERCERODE LA COMPETENCIA DE LAS DEPENDENCIAS DEL EJECUTIVO

    Artculo 34.- A la Secretara de Desarrollo Agropecuario le corresponde el despacho de lossiguientes asuntos:

    I. Rectora, normatividad y programacin de la produccin agrcola, ganadera, forestal,pesquera, hidrulica y agroindustrial, as como la atencin y solucin de los problemasrurales en el Estado.

    II. Realizar estudios para aprovechar racionalmente los recursos naturales renovables delEstado integrados a las ramas agrcolas, ganadera, forestal y pesquera, a fin de desarrollarpotencial productivo y satisfacer las demandas populares.

    III. Elaborar, supervisar, evaluar y controlar los planes estatales de desarrollo agrcola,ganadero, forestal, pesquero, hidrulico y agroindustrial de la Entidad.

    IV. Supervisar la ejecucin de los programas estatales de desarrollo agrcola, ganadero, forestal,hidrulico y agroindustrial para desarrollar y difundir tcnicas, sistemas y procedimientoseficaces que permitan el mejoramiento de la produccin y productividad.

    V. Establecer los programas estatales prioritarios de desarrollo agrcola, ganadero, forestal,

    pesquero, hidrulico y agroindustrial, hacia los cuales se canalicen los apoyos financierosnecesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

    [...]

    6.7 Objetivo general

    En este apartado se establece de manera clara y precisa el objetivo general de ladependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, a partir del objeto y atribuciones que leconfieren los ordenamientos jurdicos, de lo que establece el Plan de Desarrollo delEstado de Mxico y los programas que de ste se deriven.

    La definicin del objetivo general reviste gran importancia, porque determina el fin quese desea alcanzar y sirve de referencia para dirigir el trabajo de las unidadesadministrativas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    En la redaccin del objetivo general se recomienda considerar los aspectos siguientes:

    1. Orientado a resultados.- Deber indicar claramente el final ltimo de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso, de acuerdo con su objeto social o con losresultados que obtenga en favor de sus beneficiarios. Se debe evitar confundir elobjetivo con las atribuciones o funciones, ya que stas constituyen slo el mediopara alcanzarlo.

    2. Realista y alcanzable.- El objetivo general debe ser congruente con la capacidad dela dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso para alcanzarlo. Se debe evitar lasupra o infravaloracin del objetivo, ya que se desvirtuara la razn de ser de laorganizacin.

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    3. Claro y preciso.- Entre las caractersticas bsicas del objetivo general se encuentrala claridad y precisin con que debe expresarse, a fin de que sea comprendidocorrectamente por quienes participarn en su cumplimiento y se eviten confusiones yambigedades.

    4. Flexible.- Un objetivo no se define de una vez y para siempre, ya que puede sermodificado cuando la propia realidad de una dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso as lo determine.

    5. Susceptible de ser medido y controlado.- Un objetivo debe constituir un punto dereferencia para evaluar el desempeo de la dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso durante un tiempo determinado.

    6. Que fije un resultado clave.- Cada objetivo debe indicar un resultado bsico aalcanzar. Se debe evitar que en un mismo objetivo se establezcan o combinenpropsitos distintos, ya que generara confusin y ambigedad en su cumplimiento.

    7. Relevante.-Los resultados que se esperan alcanzar con el logro del objetivo debenser de tal importancia que justifiquen el tiempo y los recursos que habrn deinvertirse para su cumplimiento.

    8. Beneficiarios.- Es conveniente que el objetivo seale a los beneficiarios de ladependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, ya que stos representan la razn deser de toda actividad gubernamental.

    Ejemplo: (Secretara de Desarrollo Agropecuario).

    IV. OBJETIVO GENERAL

    Promover y regular el desarrollo agrcola, ganadero, florcola, acucola, forestal y desarrollo rural,as como el establecimiento de agroindustrias, para coadyuvar en la atencin y solucin de losproblemas del campo en el Estado de Mxico, en beneficio de los productores.

    6.8 Estructura orgnica

    En esta parte del manual se enlistan a todas las unidades administrativas que integrana la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate, as como surespectiva clave de codificacin estructural.

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    Para facilitar la integracin de este apartado se recomienda incorporar la informacincontenida en el documento denominado Codificacin de las Unidades Administrativasde las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos de la AdministracinPblica Estatal, emitido por la Direccin General de Organizacin y Documentacin, elcual seala la denominacin de cada una de las unidades administrativas y surespectiva clave de codificacin.

    La codificacin estructural permite homogeneizar las claves de identificacin de lasunidades administrativas para fines organizacionales, programticos, presupuestales,contables, administrativos y documentales. Los dgitos de cada cdigo estructural

    identifican la adscripcin y el nivel jerrquico de las unidades administrativas.

    Cabe sealar que la estructura orgnica debe corresponder, invariablemente, con elorganigrama autorizado por la Secretara de Administracin.

    Ejemplo:

    V. ESTRUCTURA ORGANICA

    204000000 SECRETARIA DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL

    204001000 SECRETARIA PARTICULAR

    204002000 COORDINACION ADMINISTRATIVA

    204002100 UNIDAD DE COORDINACION DE DELEGACIONES ADMINISTRATIVAS

    204002001 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    204002002 DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

    GENERALES

    204002003 DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

    204003000 CONTRALORIA INTERNA

    [...]

    6.9 Organigrama

    Es una representacin grfica de la estructura orgnica de una dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso, la cual refleja en forma esquemtica la posicin de

    sus unidades administrativas, los niveles jerrquicos, canales formales decomunicacin y lneas de autoridad, supervisin y control.Para integrar este apartado, bastar con incluir el organigrama de la dependencia,organismo auxiliar o fideicomiso autorizado por la Secretara de Administracin.

    6.10 Objetivo y funciones de las unidades administrativas

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    El apartado ms importante del manual de organizacin es el referente al objetivo y lasfunciones de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar ofideicomiso, ya que mediante su establecimiento se precisa el mbito competencial dedichas reas y se establecen las responsabilidades que tendr cada una de ellas en elcumplimiento de los objetivos institucionales.

    El mbito competencial se determina a partir del establecimiento del objetivo yfunciones de cada una de las unidades administrativas, por lo que resulta necesarioque stas se redacten de manera clara, precisa y congruente con el objetivo general ylas atribuciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

    Para definir el objetivo de cada unidad administrativa es conveniente observar lasrecomendaciones descritas en el apartado 6.7 del presente documento.

    Estas medidas coadyuvarn a que el objetivo de una unidad administrativa sea claro ypreciso, orientado a resultados, alcanzable, flexible, susceptible de ser medido yrelevante en sus fines.

    Ejemplo:

    Coordinar la elaboracin e integracin de los programas

    y estudios en materia agropecuaria, acucola, florcola,forestal, hidroagrcola y de desarrollo rural, a efecto decoadyuvar a elevar la productividad del campo.

    Por su parte, las funciones indican el conjunto de actividades referidas a una mismamateria vinculadas entre s, que ejecuta una unidad administrativa para cumplir suobjetivo.

    Las funciones de una unidad administrativa que de manera enunciativa se sealan enun manual de organizacin pueden tener la connotacin siguiente:

    Por su alcance

    Funcin genrica.- Son aquellas que realizan los servidores pblicos en el desarrollode las labores a su cargo, independientemente de su rea especfica deresponsabilidad. Estas funciones pueden referirse a tareas vinculadas con procesosde planeacin, organizacin, direccin, control y evaluacin.

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    Funcin especfica.- Es un conjunto de actividades afines, referidas a una materia enparticular, de acuerdo con la competencia especfica de una unidad administrativa.Estas funciones se relacionan, por ejemplo, con materias de turismo, proteccin civil,impacto ambiental, averiguaciones previas, conciliacin laboral, control interno yobras pblicas.

    Por su objeto

    Funcin sustantiva.- Son aquellas que se relacionan de forma directa con el objetivoy los programas prioritarios de la unidad administrativa.

    Funcin complementaria.- Estn constituidas por un grupo de actividades adjetivas oauxiliares que sirven de apoyo para cumplir con las funciones bsicas. Dichasfunciones pueden referirse a tareas de asesora, apoyo administrativo, control yadministracin de recursos, informtica, entre otras.

    Algunas recomendaciones que podran orientar la definicin de las funciones de unaunidad administrativa son:

    1. Describir las funciones como medios o vas para alcanzar un objetivo.

    Ejemplo:

    Establecer y difundir las normas, lineamientos ypolticas en materia agrcola, pecuaria, florcola,pesquera, hidrulica, de desarrollo rural y forestal deinvestigacin y de comercializacin de la produccinprimaria, de acuerdo con las polticas nacionales yestatales de desarrollo.

    2. Evitar que se formulen funciones en forma detallada, ya que puede confundirse conuna actividad, tarea u operacin asociada a los niveles de trabajo existentes.

    Ejemplo:

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    Verificar la adecuada programacin y tramitacin antela Coordinacin Administrativa de la Secretara, de lasactividades de requisicin, almacenamiento ysurtimiento de enseres, materiales, papelera, equipo,as como la obtencin de servicios y mantenimiento delas instalaciones que se requiera para el ptimodesarrollo de las funciones.

    3. Presentar las funciones de cada unidad administrativa en forma de lista. Para suordenacin es conveniente hacerlo de acuerdo con el proceso general de trabajo,con la importancia que revisten en el cumplimiento del objetivo o conforme a lasetapas del proceso administrativo (planeacin, ejecucin, control y evaluacin).

    4. Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, entre otros,ya que stos quedan implcitos en la ejecucin de la funcin.

    5. Evitar que las funciones especficas se dupliquen de manera total o parcial en unamisma unidad administrativa y, sobre todo, que se reitere su redaccin o sentido endiversas unidades administrativas.

    6. Iniciar la redaccin de las funciones con un verbo en infinitivo, el cual seale laaccin bsica a realizar; la estructura del verbo debe responder al qu se debehacer.

    Ejemplo:

    Promover y apoyar la realizacin de estudios econmicos, sociales yestratgicos en materia agropecuaria, en apoyo a las actividades deplaneacin y toma de decisiones.

    7. Las funciones que se establezcan sern reales y objetivas; es decir, debenconsiderarse los recursos y la capacidad de la unidad administrativa para ejecutardichas funciones, evitando la infra o supravaloracin de stas.

    Ejemplo:

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    Coordinar sus actividades con instituciones educativas pblicas oprivadas, para la obtencin de recursos humanos que apoyen eldesarrollo de las actividades acadmicas de posgrado ycapacitacin.

    8. La naturaleza y alcance de las funciones debe apegarse invariablemente a lasdisposiciones jurdicas y administrativas vigentes, a fin de evitar ilegalidad en losactos de las unidades administrativas.

    En la ejecucin de una funcin pueden participar distintos niveles jerrquicos. Laparticipacin de cada uno de stos se vincular con su ubicacin en la estructuraorgnica, de tal manera que en la medida en que su posicin sea de ms alto nivel

    jerrquico, mayor ser su trabajo directivo o de supervisin y, en la medida quepertenezca a un nivel jerrquico inferior, ste ser con ms carga operativa.

    De conformidad con el nivel jerrquico de la unidad administrativa y con el grado deresponsabilidad que tenga, sea Secretara, Subsecretara, Direccin General, Direccinde Area, Subdireccin o Departamento, se pueden redactar sus funciones empleandode manera especfica o combinada los verbos que se mencionan a continuacin:

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    FUNCION DIRECTIVA FUNCION DE APOYO

    Secretara/Subsecretara

    Direccin General/Direccin de Area Subdireccin Departamento

    Planear Promover Supervisar Analizar

    Dirigir Supervisar Orientar Auxiliar

    Organizar Regular Investigar Actualizar

    Coordinar Articular Participar Registrar

    Instituir Avalar Proponer Clasificar

    Establecer Vigilar Reportar Ejecutar

    Dictar Impulsar Tramitar Difundir

    Promover Ajustar Elaborar

    Autorizar Reglamentar Integrar

    Evaluar Controlar Proponer

    Aprobar Informar

    Recopilar

    Gestionar

    Asesorar

    Estos verbos slo son ejemplificativos, por lo cual pueden utilizarse otros conceptossimilares relacionados con el mbito de competencia de cada unidad administrativa.

    No obstante el ejemplo ilustrado en el cuadro anterior, pueden existir subdirecciones odepartamentos que dada su ubicacin en la estructura orgnica y su mbito decompetencia, ejecutan funciones con cierto valor directivo.

    Es recomendable incluir de ocho a 15 funciones por unidad administrativa y que stascorrespondan con su quehacer sustantivo.

    Al definir una funcin se debe evitar confundirla con una atribucin o una actividad. Laprimera tiene un carcter ms genrico y la segunda se caracteriza por la especificidaddel quehacer administrativo. Las funciones constituyen el medio para cumplir las

    atribuciones, en tanto las actividades representan la forma en que se atender unadeterminada funcin.

    Las atribuciones se establecen principalmente en los ordenamientos jurdicos y lasfunciones en los manuales administrativos.

    Para ilustrar estas diferencias se presenta el cuadro siguiente:

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    ATRIBUCION FUNCION ACTIVIDAD

    Establecer mecanismos de operacin yasesora a las dependencias yorganismos auxiliares en la distribucinde su correspondencia.

    Emitir lineamientos para eficientarlos servicios de correspondencia queproporciona la Direccin General deOrganizacin y Documentacin, atravs del Departamento deCorrespondencia.

    Proporcionar apoyo en la recepcin ydespacho de la correspondenciaoficial que demanden lasdependencias, organismos auxiliaresy fideicomisos de la administracinpblica estatal, a travs de losmedios internos y externos

    establecidos. Proporcionar asistencias tcnicas

    para la organizacin y elfuncionamiento de las unidades decorrespondencia o equivalentes delas dependencias, organismosauxiliares y fideicomisos del PoderEjecutivo; as como de laspertenecientes a los PoderesLegislativo y Judicial y a losgobiernos municipales que as losoliciten.

    Establecer los enlaces adecuadoscon las unidades de control decorrespondencia de lasdependencias, organismos auxiliaresy fideicomisos del Ejecutivo Estatal,

    a fin de hacer ms dinmica ladistribucin de la documentacin.

    Recibir piezas de correspondenciaoficial de las dependencias,organismos auxiliares y fideicomisospblicos.

    Revisar que las piezas decorrespondencia cumplan con losrequisitos establecidos.

    Clasificar la correspondencia recibidapor lugar de destino.

    Elaborar relaciones por ruta dedistribucin.

    Entregar los documentos a los

    destinatarios. Recabar los sellos y firmas de recibido

    en las relaciones de entrega.

    Requisitar controles de recepcin ydistribucin de correspondencia.

    Gestionar ante la administracin decorreos el trmite de la correspondenciaque amerite su despacho a travs de losservicios ordinario y certificado.

    Impartir cursos de capacitacin enmateria de correspondencia, dirigidos alpersonal operativo que realiza estasactividades en las dependenciasestatales y municipales.

    Elaborar y coordinar el sistema deadmisin e inscripcin de los alumnos alas carreras que ofrece el Tecnolgicode conformidad con la normatividadaplicable.

    Proponer los mecanismosadministrativos necesarios para lainscripcin de los alumnos.

    Proponer los periodos depreinscripcin, inscripcin,admisin, reinscripcin, as como losperiodos de exmenes y vacaciones,entre otras actividades, y difundirlosa la poblacin estudiantil y docente.

    Llevar a cabo el proceso deinscripciones y reinscripciones delos alumnos.

    Proponer los mecanismos yprocesos para el registro decambios, bajas temporales ydefinitivas de los alumnos.

    Elaborar los listados oficiales de losalumnos inscritos en el periodolectivo correspondiente, para llevar elregistro de asistencia y calificacionesde los educandos durante el procesoenseanza-aprendizaje.

    Recibir y verificar la documentacincomprobatoria de estudios realizadospor los aspirantes a ingresar alTecnolgico.

    Elaborar fichas de inscripcin dealumnos al periodo lectivo.

    Abrir expedientes de alumnosinscritos, con la documentacinrespectiva.

    Entregar documentacin a losalumnos sobre el calendario escolar.

    Entregar a los docentes los listados

    oficiales de exmenes. Archivar los listados oficiales de

    exmenes para su consulta yresguardo.

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    Al terminar de enlistar las funciones se deber incluir una ms que diga: "Desarrollar lasdems funciones inherentes al rea de su competencia", a fin de que en sta quedencomprendidas las que determine el nivel superior inmediato o las que se deriven de losordenamientos aplicables.

    6.11 Directorio

    Comprende los nombres y cargos de los titulares de las unidades administrativasbsicas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso de que se trate,

    indicando al inicio del directorio el nombre del Gobernador del Estado de Mxico.

    En el caso de las dependencias, el directorio comprender hasta nivel de direccingeneral, y en los organismos auxiliares hasta el nivel jerrquico inmediato inferior al desu titular.

    Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)

    VIII. DIRECTORIO

    LIC. ARTURO MONTIEL ROJASGOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE MEXICO

    LIC. MARCO ANTONIO NAVA Y NAVASSECRETARIO DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL

    LIC. FRANCISCO JAVIER SALAS RODRIGUEZDIRECTOR GENERAL DEL TRABAJO

    ING. LUIS ALBERTO RIVERA LOPEZDIRECTOR GENERAL DE LA PREVISION SOCIAL

    LIC. JOSE LUIS BARCENA TREJOPROCURADOR DE LA DEFENSA DEL TRABAJO

    C.P. ROGELIO VALDEZ VALDEZCONTRALOR INTERNO

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    6.12 Validacin

    El manual de organizacin debe contener un apartado en el que los titulares de lasunidades administrativas bsicas de una dependencia (Secretario, Subsecretarios, ensu caso, y directores generales), validen con su firma el contenido del documento yautoricen su implantacin.

    En los organismos auxiliares y fideicomisos se proceder de manera similar; sinembargo, la validacin corresponde al Presidente del rgano de gobierno y al titular delorganismo.

    Con el propsito de que el documento sea validado por el rea normativa en estamateria, se debe incluir, en ambos casos, un espacio para la firma del Director Generalde Organizacin y Documentacin.

    Ejemplo:(Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)

    IX. VALIDACION

    LIC. MARCO ANTONIO NAVA Y NAVASSECRETARIO DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL

    LIC. APOLINAR MENA VARGASDIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACION

    Y DOCUMENTACION

    LIC. FRANCISCO JAVIER SALAS RODRIGUEZDIRECTOR GENERAL DEL TRABAJO

    ING. LUIS ALBERTO RIVERA LOPEZDIRECTOR GENERAL DE LA PREVISION SOCIAL

    LIC. JOSE LUIS BARCENA TREJOPROCURADOR DE LA DEFENSA

    DEL TRABAJO

    C. P. ROGELIO VALDEZ VALDEZCONTRALOR INTERNO

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    Ejemplo:(Tecnolgico de Estudios Superiores de Villa Guerrero)

    IX. VALIDACION

    LIC. TOMAS RUIZ PEREZSECRETARIO DE EDUCACION,

    CULTURA Y BIENESTAR SOCIAL

    ING. AGUSTIN GASCA PLIEGOSUBSECRETARIO DE EDUCACION

    MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

    LIC. APOLINAR MENA VARGASDIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACION

    Y DOCUMENTACION

    ING. ALBERTO SANCHEZ FLORESDIRECTOR DEL TECNOLOGICO DE ESTUDIOS

    SUPERIORES DE VILLA GUERRERO

    6.13 Hoja de actualizacin

    Incluye una referencia cronolgica de las fechas en que se actualiz el manual deorganizacin.

    Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social).

    X. HOJA DE ACTUALIZACION

    Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo, julio de 1992.

    Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, septiembre de 1996.

    Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno delEstado de Mxico, 28 de mayo de 1998.

    Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno delEstado de Mxico, 14 de julio de 1999.

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    Quiroga Leos, Gustavo,Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica,Mxico,Ed. Trillas, S.A., Segunda edicin, 1994.

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    LegislacinGobierno del Estado de Mxico,Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estadode Mxico, Gaceta del Gobierno,Toluca, Mxico, 1981.

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    Gobierno del Estado de Mxico, Acuerdo por el que se establecen las NormasAdministrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias,

    Organismos Auxiliares y Fideicomisos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal, Gaceta delGobierno, Toluca, Mxico, 2001.

    Gobierno del Estado de Mxico, Reglamento Interior de la Secretara deAdministracin, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001.

    Gobierno del Estado de Mxico,Manual General de Organizacin de la Secretara delTrabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001.

    Gobierno del Estado de Mxico,Manual General de Organizacin de la Secretara deDesarrollo Agropecuario, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2000.

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    ANEXOS

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    ANEXO No. 1

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    ANEXO No. 2

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    Gobierno del Estado de Mxico

    Secretara de Administracin

    Subsecretara de Servicios AdministrativosDireccin General de Organizacin y Documentacin

    CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS FUNCIONAL

    OBJETIVO:

    Recabar informacin necesaria para definir los objetivos, funciones y tareas primordiales de las unidades administrativasy de los servidores pblicos de la dependencia u organismo auxiliar.

    I. DATOS DE IDENTIFICACION

    DEPENDENCIA U ORGANISMO

    DIRECCION GENERAL

    UNIDAD ADMINISTRATIVA

    PUESTO FUNCIONAL

    II. OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVASEALE EL OBJETIVO GENERAL DE LA

    DEPENDENCIA U ORGANISMO

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    MENCIONE CUAL ES LA ACTIVIDAD BASICA DE SU UNIDAD ADMINISTRATIVA,ASI COMO EL PROPOSITO GENERAL DE LA MISMA

    III. FUNCIONES Y ACTIVIDADES

    3.1 Mencione cules son las principales actividades que realiza para cumplir con las funciones bsicas de su unidad administrativa,iniciando por las ms importantes

    3.2 Indique los trabajos extraordinarios que desarrolla en su unidad administrativa3.3 Mencione quin o quines son los beneficiarios de las funciones y actividades que realiza3.4 Seale, si existe duplicidad de sus funciones con las realizadas por otra unidad administrativa3.5 Indique los recursos disponibles para la realizacin de sus funciones y actividades3.6 Refiera las limitantes existentes en el desarrollo de sus funciones y actividades

    3.1 ACTIVIDADES BASICAS

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    ANEXO No. 2

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    3.2 TRABAJOS EXTRAORDINARIOS

    3.3 BENEFICIARIOS DE LA(S) FUNCION(ES) O ACTIVIDAD(ES) REALIZADA(S)

    3.4 FUNCIONES SIMILARES REALIZADAS POR OTRAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

    3.5 RECURSOS DISPONIBLES

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    3.6 LIMITANTES EN LA REALIZACION DE SUS FUNCIONES

    IV. INDIQUE ALGUNOS COMENTARIOS ADICIONALES

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    La tercera edicin de la Gua Tcnica para laElaboracin de Manuales de Organizacin, se terminde imprimir en marzo de 2002, en el Departamento deMicrografa y Reprografa de la Direccin General deOrganizacin y Documentacin, sito en Leandro Vallenorte 310, Sector Reforma, C.P. 50070, en Toluca deLerdo, Estado de Mxico.

    El tiraje consta de 500 ejemplares.