guia basico para preservacao de acervos

5/26/2018 Guia Basico Para Preservacao de Acervos

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Maria Celina Soares de Mello e SilvaVera Lcia da Asceno Lopes Rego

GUIA BSICO PARA PRESERVAODE ARQUIVOS DE LABORATRIO

Museu de Astronomia e Cincias Afins2010


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Museu de Astronomia e Cincias Afins 2010

Presidente da Repblica

Lus Incio Lula da Silva

Ministro da Cincia e TecnologiaSergio Machado Rezende

Diretor do Museu de Astronomia e Cincias AfinsAlfredo Tiomno Tolmasquim

Coordenadora de Documentao e ArquivoLcia Alves da Silva Lino

Responsvel pelo Arquivo de Histria da CinciaEveraldo Pereira

DiagramaoLuci Meri Guimares da Silva

CapaVitor Dulfe

FICHA CATALOGRFICA

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S 586 Silva, Maria Celina Soares de Mello

Guia bsico para preservao de arquivos de laboratrio /Maria Celina Soares de Mello Silva e Vera Lcia da AscenoLopes Rego. Rio de Janeiro : Museu de Astronomia e CinciasAfins, 2009.

97p.

1. Arquivo de cincia e tecnologia. 2. Arquivos de

laboratrio. I. Rego, Vera Lcia da Asceno Lopes. II. Ttulo. III.Museu de Astronomia e Cincias Afins.

CDU 930.25(083.82)


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Sumrio

APRESENTAO ................................................................................ 5

INTRODUO..................................................................................... 7PARTE I RECOMENDAES PARA PESQUISADORES E EQUIPESDE LABORATRIOS........................................................... 13

1. Normas internas ............................................................ 132. Sistemtica de preservao .......................................... 153. Tipos e suportes documentais ...................................... 19

4. Correspondncia............................................................ 215. Informtica..................................................................... 26

6. Instrumentos cientficos ................................................ 30

7. Arquivos pessoais em laboratrio................................ 328. Documentos pessoais e institucionais ......................... 349. Documentos pblicos e privados ................................. 3910. Importncia dos documentos ...................................... 4811. Sugestes para conscientizao .................................. 51

PARTE II RECOMENDAES PARA DIRIGENTES DEINSTITUIES..................................................................................... 55

12. Arquivo institucional ................................................... 59

13. Avaliao e seleo de documentos que seropreservados .................................................................. 61

14. Implantao de um Programa de Gesto deDocumentos ................................................................. 63

15. Pesquisas cientficas e tecnolgicas............................ 66

16. Tecnologia da Informao........................................... 7017. Arquivo pessoal e institucional................................... 71

18. Arquivo Tcnico ........................................................... 72

CONCLUSO ...................................................................................... 75GLOSSRIO ........................................................................................ 77REFERNCIAS ..................................................................................... 81ANEXO 1 MODELO DE FICHA DE MAPEAMENTO DE

DOCUMENTOS ................................................................ 87

ANEXO 2 MODELO DE PLANILHA DE IDENTIFICAO DEPROJETOS E PESQUISAS ................................................. 89

ANEXO 3 LEI 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991............................. 91

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Apresentao

A Coordenao de Documentao e Arquivo do Museu de

Astronomia e Cincias Afins (MAST), no ano em que a Instituio completa 25anos de existncia, tem a satisfao de oferecer mais um instrumento de

trabalho visando a preservao de arquivos produzidos pela cincia e

tecnologia.

O presente guia fruto de pesquisa realizada pelo Arquivo de Histria

da Cincia buscando conhecer a realidade da produo de documentos em

laboratrios cientficos e tecnolgicos. Isto permitiu que as recomendaes

fossem baseadas nas prticas dos laboratrios pesquisados e nas suasnecessidades. Porm, mesmo baseadas nesse contexto especfico, as

recomendaes podem fornecer subsdios para outras instituies cientficas e

tecnolgicas no planejamento de suas aes voltadas para a preservao de

seu patrimnio documental.

Assim, o MAST mantm o compromisso de promover aes

estratgicas no sentido da preservao do patrimnio cientfico e tecnolgico

brasileiro. Desde a sua criao, o MAST tem a preocupao com a preservaode acervos, seja arquivstico, museolgico, bibliogrfico ou arquitetnico,

neste sentido realiza vrias iniciativas como, por exemplo: cursos, palestras,

publicaes e eventos que disseminam conhecimento produzido ao longo de

sua trajetria.

Gostaramos de agradecer participao de Renata Silva Borges e

Bruno Trece na etapa inicial da pesquisa, e aos diretores e pesquisadores das

instituies que gentilmente colaboraram com este trabalho. Agradecemostambm equipe do MAST que contribuiu em todas as etapas da pesquisa,

tornando possvel o presente documento.

Lcia Alves da Silva LinoCoordenadora de Documentao e Arquivo

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Introduo

Um dos motivos que norteou a criao do Museu de Astronomia e

Cincias Afins foi a necessidade emergente de se preservar acervosdocumentais e instrumentos cientficos, tendo em vista o reconhecimento de

seu valor para a histria da cincia. Materiais que no so mais de utilidade para

pesquisas cientficas podem se tornar fontes importantes de informao no

apenas para estudos histricos, mas tambm para a implementao de aes

educativas.

A experincia do Arquivo de Histria da Cincia do MAST na

organizao de arquivos pessoais de cientistas e instituies de fomento efiscalizao em diversas reas cientficas levou a muitos questionamentos sobre

quais documentos preservar. A questo emerge quando se observam os

documentos que foram preservados pelos pesquisadores em sua residncia

como seu acervo pessoal, e os documentos que permanecem nas instituies.

H lacunas e equvocos. De um lado, documentos que deveriam ser

encontrados nos arquivos pessoais no so localizados por no terem sido

preservados nem pelos pesquisadores nem por seus familiares. De outro,

comum encontrar documentos tipicamente institucionais como processos e

memorandos em arquivos pessoais.

Alm destas questes, outras desafiam o trabalho de arquivistas, como

identificao de documentos, acesso e uso de informaes, dentre outras.

Porm, uma fundamental: a interao entre arquivistas e pesquisadores para

uma melhor compreenso mtua das atividades de ambos e da colaborao

frutfera que da pode resultar.

As prticas cientficas realizadas no mbito dos laboratrios de cincia e

tecnologia apresentam um desafio a mais para arquivistas, principalmente sob

dois aspectos:

1) Falta de conhecimento especfico da rea cientfica a formao do

arquivista tcnica e ampla para que ele possa atuar com a documentao

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oriunda de qualquer rea do conhecimento, sem que para isto ele precise fazer

cursos complementares. O arquivista, por formao, trabalha em colaborao

com especialistas da rea onde ir atuar, por que um campo de atuao

multidisciplinar. Assim, dificilmente o arquivista possui conhecimentos

especficos da rea cientfica do laboratrio; ele precisar atuar em parceria com

os pesquisadores para melhor compreenso de todo o processo de pesquisa. O

que o arquivista precisa entender como se desenvolve o processo da pesquisa

e no seu contedo.

2) Os tipos de documentos no apenas o contedo desafiador, mas

o tipo: a prtica cientfica produz documentos em suporte papel de carter

administrativo, tradicionais para os arquivistas, mas tambm produz: planilhas

eletrnicas, base de dados, programas de computador, prottipos, colees

diversas (plantas, minerais, animais...), grficos, mquinas, ferramentas,

instrumentos e muitos outros, apenas para citar alguns. O arquivista com

formao tradicional ter dificuldades para lidar com esses materiais, sobretudo

na identificao e classificao daqueles que podem ser considerados

documento de arquivo. E, ainda, dificuldades com relao s formas de

registros, e quais documentos testemunham as atividades mais importantes.

Porm, o que mais importa compreender que o contexto de produo

desses materiais fundamental para o trabalho do arquivista, especialmente os

que organizam arquivos oriundos da prtica cientfica e tecnolgica.

A trajetria do Arquivo de Histria da Cincia permite perceber a

complexidade das questes que envolvem a guarda e o acesso a documentos

produzidos pela C&T, especialmente o de organizao de arquivos pessoais decientistas. Tal complexidade diz respeito a: identificao das principais

atividades e dos documentos; legibilidade dos documentos; limites entre o

pessoal e o institucional; acesso aos documentos, dentre outros igualmente

importantes.

Tais desafios motivaram a elaborao de um projeto de pesquisa com o

objetivo de ir at o local de trabalho e conversar com cientistas e pesquisadores

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para saber a opinio deles a respeito da documentao produzida no mbito

dos laboratrios. Este conhecimento fundamental para o papel do MAST

diante do grande desafio que lhe est sendo direcionado: auxiliar os demais

institutos do MCT na tarefa de preservao de sua memria cientfica. O MAST

tomou para si essa tarefa. Dentre as vrias iniciativas, destaca-se a elaborao

de documentos que traam diretrizes e normativas voltadas para a preservao

de acervos.

O presente documento fruto de estudo e foi baseado em uma

pesquisa realizada em diversos laboratrios cientficos e tecnolgicos do

Ministrio da Cincia e Tecnologia MCT, no perodo de 2004 a 2008, visando

conhecer os procedimentos de preservao dos documentos arquivsticos

produzidos no mbito dos laboratrios. O projeto teve por objetivo entrevistar

os pesquisadores para obter informaes sobre as atividades rotineiras dos

laboratrios e sua opinio acerca da documentao produzida sob sua

responsabilidade. A idia foi a de se levantar subsdios que permitissem a

elaborao de diretrizes para um programa de preservao documental dos

institutos de pesquisa do MCT.

As rotinas e prticas administrativas da instituio como um todo, bem

como a divulgao do conhecimento produzido, so comuns aos institutos, e o

seu gerenciamento documental faz parte das atividades tradicionais e rotineiras

dos arquivistas, no representando um desafio metodolgico. O arquivista est

preparado para atuar junto a administradores e historiadores, mas a figura do

cientista ainda uma experincia inovadora. Para que um programa de

preservao possa ser efetivo, h que se debruar sobre a tarefa de esmiuar um

laboratrio no que se refere s suas atividades, sua produo documental e arelao que os profissionais de laboratrio mantm com esses documentos.

Os documentos produzidos pelos laboratrios cientficos e tecnolgicos

so importantes para a histria da cincia, pois refletem o ambiente no qual a

pesquisa foi desenvolvida e ajudam o historiador a entender as influncias

cientficas, polticas e sociais nas atividades cientficas e tecnolgicas.

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A pesquisa teve como metodologia a realizao de entrevistas com

aplicao de questionrio. Foram entrevistados pesquisadores e tcnicos de 102

laboratrios cientficos e tecnolgicos de sete institutos do Ministrio da Cinciae Tecnologia na cidade do Rio de Janeiro1.

A receptividade com relao pesquisa foi muito boa e o retorno foi

gratificante. Muitos entrevistados solicitaram receber o resultado da pesquisa,

entendendo que poderia ser de auxlio para sua prtica rotineira e para a

preservao da memria de seu trabalho. Alm disso, as entrevistas permitiram

uma interao entre ambos os profissionais, promovendo uma compreenso

mtua das atividades e interesses de ambos, modificando a noo, por partedos pesquisadores, do arquivista como um intruso no laboratrio. O que

motivou e incentivou a elaborao do presente documento foi a grande

receptividade dos pesquisadores s dicas e s perspectivas de guarda,

organizao e preservao dos documentos.

O objetivo deste guia o de fornecer recomendaes objetivas e

orientaes bsicas para cientistas, tcnicos e pesquisadores em geral quanto

preservao de documentos. O pblico alvo que este documento visa atingirso os prprios cientistas e pesquisadores e as equipes que realizam trabalhos

em laboratrios, no sentido de conscientiz-los sobre algumas medidas bsicas

que podem ser tomadas para o controle e a preservao dos documentos, alm

dos dirigentes de instituies cientficas em geral. Porm, este tambm poder

ser de utilidade para arquivistas e historiadores que atuam na rea de cincia e

tecnologia.

Este documento foi redigido visando um cenrio onde no harquivistas ou profissionais treinados e qualificados para o trabalho arquivstico,

e tampouco h arquivos institucionais (que recolhem os documentos de todos

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1 So: Instituto de Engenharia Nuclear (IEN/CNEN); Instituto Nacional de Tecnologia(INT); Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas (CBPF); Instituto de Matemtica Pura eAplicada (IMPA); Observatrio Nacional (ON); Centro de Tecnologia Mineral (CETEM)e Instituo de Radioproteo e Dosimetria (IRD/CNEM).


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os setores institucionais). A estrutura dos tpicos est baseada na coleta de

dados, porm as recomendaes apresentadas so mais abrangentes que os

dados coletados na pesquisa.

Assim, o MAST torna disponvel este guia com o objetivo de fornecer

subsdios para que as instituies cientficas possam planejar aes no sentido

de preservar o patrimnio documental institucional, permitindo que a memria

das reas cientficas e tecnolgicas das instituies pesquisadas seja valorizada e

esteja disponvel. As recomendaes preliminares ora apresentadas pretendem

servir de base ao estudo para a complementao e a implementao de

diretrizes e polticas de ao. Este documento no se pretende exaustivo nem

abarca todas as questes envolvidas na preservao de acervos de cincia e

tecnologia, mas antes, serve como um incio de trabalho.

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PARTE I RECOMENDAES PARA PESQUISADORES E EQUIPESDE LABORATRIOS

As recomendaes aqui propostas esto voltadas para as instituies

que no possuem arquivo institucional implantado e so direcionadas s

equipes e aos responsveis pelos laboratrios de cincia e tecnologia, ou seja,

aos produtores diretos dos documentos. Como Arquivo Institucional

entende-se o local de guarda de documentos de carter permanente, que

recolhe os documentos de todos os setores da instituio. Apresentadas de

forma simples e objetiva, as recomendaes so de fcil compreenso, pois no

devem representar um peso a mais nas atividades rotineiras dos laboratrios. Oobjetivo no o de sobrecarregar a equipe do laboratrio com atividades que

deveriam ser de arquivistas e documentalistas, mas sim de fornecer um guia que

pode ser consultado a qualquer momento para esclarecer dvidas sobre como

proceder. E, principalmente, as recomendaes objetivam ser um instrumento

de conscientizao para a importncia da preservao dos documentos.

1 - Normas internas

Um dos pontos fundamentais para se tratar a questo da preservao

de documentos a elaborao de normas e diretrizes a fim de regular tanto

seus procedimentos de produo e guarda, quanto seu destino final. A

existncia de normativas, se no garante, pelo menos minimiza os casos de

abandono, descaso e eliminao de documentos. Normas institucionais com o

objetivo de traar critrios e destinao para os documentos devem ser criadas e

estipuladas de acordo com os interesses da instituio, obedecendo legislao

vigente no mbito nacional e internacional.

A implantao de normas internas para regular as rotinas do laboratrio

fundamental para o controle das atividades e produtos, bem como para os

documentos. As normativas respaldam decises, tornam mais transparente a

administrao da pesquisa e organizam as aes e os procedimentos, alm de

profissionalizar decises. Neste sentido, as recomendaes so:

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1.1 Estabelecer normas institucionais, da hierarquia mais alta para a mais

baixa, que sejam simples, claras e objetivas, e de fcil assimilao para

que todas as unidades as cumpram.

muito mais efetivo quando as normas so reconhecidas e estipuladas

pela Direo da instituio, pois profissionaliza e refora o carter institucional

das decises, minimizando as vontades e vaidades individuais. Quanto mais

objetivas e de fcil compreenso, mais chances de serem assimiladas e

cumpridas. Normativas longas e complicadas tm um alto grau de rejeio e

tendem ao fracasso. Na ausncia de normativas institucionais, o responsvel

pelo laboratrio ou aquele que est na hierarquia mais alta dever traar as

normas internas quanto preservao dos documentos e produtos. As normas

devem prever sistemticas de rotina de guarda, tanto em curto quanto em

longo prazo, alm da prpria condio de guarda.

1.2 Despertar na equipe do laboratrio a conscincia para a importncia da

preservao dos documentos gerados no desenvolvimento das

atividades e dos processos de pesquisa.

A conscincia da importncia da preservao deve ser despertada em

toda a equipe, para que esta seja efetiva. O responsvel pelo laboratrio ou

pesquisa precisa ter esta conscincia e pass-la para a equipe. Do contrrio, a

ausncia de cobranas resulta num relaxamento dos procedimentos e, por

conseqncia, no abandono das prticas de preservao.

1.3 Criar uma sistemtica de preservao de documentos para os

laboratrios que no possuem Sistema da Qualidade implantado, nos

mesmos moldes dos que o possuem.

A vantagem do Sistema da Qualidade a de padronizar procedimentos

e criar rotinas de trabalho que favorecem tanto o bom desempenho das

atividades, como tambm a preservao dos documentos produzidos. A

implementao de rotinas pressupe a identificao dos documentos mais

significativos, aqueles que registram as etapas fundamentais de todo o processo

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de pesquisa. Estes documentos devem ser classificados como documentos de

guarda permanente, com definio de mecanismos para sua guarda e

segurana. Mesmo no visando implantao de um Sistema de Qualidade, o

laboratrio pode e deve elaborar rotinas e normativas, o que traz como

conseqncia confiana, seriedade, transparncia e profissionalismo s

pesquisas e equipe.

1.4 Criar normativas de procedimentos para a guarda de documentos

sigilosos de forma a proteger a informao, estabelecendo os prazos de

sigilo e reteno.

Os responsveis pelos laboratrios e pelas pesquisas devero definir o

grau de sigilo dos documentos, definindo o seu prazo de restrio de acesso.

Mesmo quando o prazo de sigilo ainda est em vigor, os documentos podem

ser encaminhados ao Arquivo Institucional, com as restries de acesso

definidas e passadas ao Arquivo, as quais sero por este respeitadas.

1.5 Dar cincia equipe do laboratrio das regras e procedimentos para a

preservao dos documentos. Cobrar da equipe o seu cumprimento.

importante que o responsvel pelo laboratrio passe as normativas

para a equipe e que as faa cumprir. Quando as normas so cobradas

sistematicamente, a equipe acaba assimilando os procedimentos e

incorporando-os em sua rotina. Treinamento e capacitao podem ser

eficientes para a conscientizao da equipe, desde que lideradas pelos

responsveis.

2 - Sistemtica de preservao

A elaborao de uma sistemtica que seja rotineira no mbito do

laboratrio facilita o trabalho da equipe de pesquisa porque os documentos

sero rapidamente localizados e recuperados; tambm facilita o trabalho da

equipe do Arquivo Institucional, que ter informaes mais completas para o

recolhimento e tratamento dos documentos na guarda permanente.

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Em geral, os pesquisadores adotam diferentes sistemticas para a

guarda e preservao dos documentos, desde a elaborao de sistemas de

guarda mais sofisticados at a completa ausncia de qualquer uma. A

preservao dos documentos dos laboratrios deve ser contnua e permanente,no podendo ser espordica. Deve haver uma sistemtica ou uma rotina que

facilite a preservao.

2.1 Planejar e implantar uma sistemtica de guarda dos documentos e

registros produzidos pelo laboratrio.

Os seguintes passos podem ser adotados para a implantao:

a) Definir e providenciar local especfico para a guarda.

b) Estabelecer um cronograma anual para a guarda dos documentos

no local previamente definido.

c) Colocar uma identificao nos documentos com informaes

bsicas como: nome do projeto, responsvel, fontes de

financiamento, datas, contedo e a data da guarda. Sobre os dados

da pesquisa: nome do projeto que gerou os dados; tipo de dados

(brutos ou analisados, observados ou experimentais, numricos oudescritivos); equipamento ou mtodo usado para gerar os dados;

forma fsica: fitas de computador, impresso de computador, folhas

de papel, CDs etc; quantidade de dados; disposio dos dados.

(Pode ser planejada uma planilha padro com as informaes de

identificao de cada projeto, para ser colocada como primeiro

documento do grupo (Ver ANEXO 1).

d) Numerar os grupos de documentos guardados, elaborando uma

listagem com a sua localizao.

e) Identificar, sempre que possvel, prazos de guarda e grau de sigilo,

criando critrios objetivos para controle e acesso.

f) No eliminar documentos sem consultar profissionais com potencial

interesse: cientistas, outros pesquisadores, administradores,

arquivistas, bibliotecrios, muselogos.

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g) Definir a forma de guarda dos documentos digitais.

h) Definir quais documentos devero permanecer no laboratrio por

um prazo maior e quais podero ser encaminhados para o ArquivoInstitucional ou Biblioteca.

A sistemtica pode abranger apenas procedimentos, como tambm

incluir mobilirios, infra-estrutura fsica, local, materiais e equipamentos. Assim,

algumas recomendaes bsicas para auxiliar a equipe do laboratrio a

preservar os documentos podem ser destacadas:

Mobilirio

2.2 Escolher o mobilirio mais adequado para o tipo de material a ser

preservado.

Existem diferentes mobilirios que podem ser utilizados para a guarda

dos mais variados documentos. Os mobilirios tambm contribuem para uma

melhor preservao dos documentos. importante priorizar os mais seguros,

aqueles que podem ser trancados e que no causem dano ao documento.

Algumas medidas podem ser tomadas:

a) Adquirir mobilirio adequado para a guarda dos documentos, de

acordo com seu suporte fsico, para que fique bem acondicionado,

propiciando uma vida mais longa.

b) Utilizar mobilirios fechados que possam ser trancados e que

protejam os documentos do contato direto com luz, poeira, e ao

alcance fcil das mos.c) Controlar o acesso a esses mobilirios registrando, por escrito, as

pessoas que podem utilizar suas chaves.

d) Manter o mobilirio em locais que no sejam de circulao de

pessoas e nem em reas de fcil acesso a pessoas no autorizadas ou

que no pertenam equipe do laboratrio.

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Local de guarda dos documentos

2.3 Planejar o local de guarda dos mobilirios e documentos de forma a

melhor preserv-los.

O local de guarda dos documentos tambm deve ser planejado para

que propicie segurana e preservao aos documentos. Uma opo seria a

criao de um espao fsico separado para a guarda de documentos de carter

tcnico e dos dados brutos, que funcione como o Arquivo Tcnico do

laboratrio ou da Diviso/Coordenao. Algumas diretrizes devem ser

observadas:

a) Evitar a guarda dos mobilirios em espaos vulnerveis, ou perto dos

seguintes locais:

Cozinhas Armazenamento de material perecvel ou inflamvel Local passvel de inundao, entrada de gua da chuva ou com

muita umidade Sem ventilao

b) Manter os documentos sigilosos em local seguro, criando critrios

claros para seu controle e acesso. Podem ser guardados no Arquivo

Tcnico.

c) Dar especial ateno aos cadernos de laboratrio, arquivando-os em

lugar seguro sempre que no estiverem mais em uso. As

informaes contidas nos cadernos so sempre consideradas

importantes, tanto sob o ponto de vista cientfico, quanto histrico.

Responsabilidades

O responsvel pela pesquisa ou pelo laboratrio tem papel relevante na

preservao dos documentos. Sua postura e liderana podem ser determinantes

para a preservao ou eliminao dos registros das pesquisas.

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2.4 Definir as responsabilidades quanto preservao dos documentos,

tanto por parte do lder da pesquisa ou laboratrio, quanto da equipe.

O responsvel pelo laboratrio deve ser a pessoa indicada para assumiresta tarefa de definir a metodologia de guarda, ou delegar quem o far,

seguindo as orientaes:

a) Registrar a metodologia de guarda e preservao dos documentos

da pesquisa, de forma que seja possvel a sua de recuperao. Toda a

equipe deve tomar cincia da metodologia e cumpri-la para que

alcance xito.

b) Cobrar da equipe do laboratrio que considere a importncia da

preservao dos documentos como um dever para geraes futuras

e tenham isto como uma preocupao rotineira.

3 Tipos e suportes documentais

O conhecimento da tipologia de documentos fundamental para o

domnio da produo documental sabendo em que fase da pesquisa ele produzido e sua funo em todo processo. Isto facilita o trabalho de avaliao e

seleo dos documentos que devero ser preservados. Alm disso, este domnio

permite compreender a gnese e a funo dos documentos no seu contexto de

criao. Identificar quais so os documentos produzidos pelas etapas de uma

pesquisa cientfica, e seu papel, permite uma maior clareza da sua importncia e

possibilita ao arquivista planejar melhor a produo, avaliao, classificao e

descrio dos documentos.

Algumas sugestes podem ser indicadas para se conhecer a tipologia

dos documentos dos laboratrios.

3.1 Preservar os documentos que registrem os diferentes tipos de dados

brutos coletados: observacionais ou experimentais, numricos ou

descritivos.

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Os dados brutos da pesquisa devem ser preservados como

comprovantes das pesquisas e como fonte para novas investigaes, tanto para

objetivos cientficos, como histricos ou outros. As informaes sobre o

contexto dos dados devem ser identificadas para garantir o acesso rpido e

confivel, tais como: nome do projeto; responsvel pela criao dos dados; tipo

de dado; equipamento e mtodos usados para criar/coletar os dados; forma

fsica (fitas de computador, relatrio impresso por computador, tiras de papel,

planilhas etc.); quantidade; disposio, alm de outras julgadas relevantes.

3.2 Definir os prazos de guarda para cada documento e sistematiz-los em

uma tabela.

Uma das principais vantagens de se conhecer a tipologia a fcil

identificao dos documentos produzidos, e previamente. Uma listagem com

os tipos documentais deve ser elaborada na forma de uma tabela. Ao lado de

cada documento, definir o prazo de utilizao no mbito do laboratrio e sua

guarda permanente ou eliminao futura. Uma vez produzida esta tabela, ela

servir como guia para todo o laboratrio e todas as pesquisas realizadas e

dever ser atualizada somente quando se julgar necessrio. um esforo queser feito uma vez s.

Esta tabela servir de embrio para a elaborao de uma Tabela de

Temporalidade dos documentos, que um dos instrumentos de gesto com o

qual ir trabalhar o Arquivo Institucional. A tabela poder ser elaborada

seguindo o modelo do ANEXO 2.

3.3 Acondicionar os documentos de forma segura sua conservao.

Todos os documentos devem ser guardados em embalagens seguras

que no interfiram na sua integridade fsica e no coloquem em risco as

informaes. Os documentos digitais nos seus diferentes suportes, como HD,

CD, DVD ou, ainda, em meios magnticos devem ser acondicionados em

invlucros especiais. Deve ser previsto um mobilirio adequado para essa

guarda, devidamente chaveado. O responsvel pelo laboratrio dever montar

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uma sistemtica de controle de acesso a esse mobilirio. Os tamanhos e

formatos devem ser observados. O Arquivo Institucional dar apoio e subsdios

para a preservao.

4 - Correspondncia

A correspondncia tem um papel significativo para a atuao do

laboratrio e da instituio e para a memria cientfica, contribuindo para o

entendimento de muitas relaes profissionais, resultados de pesquisa e

intercmbio cientfico. As longas cartas narrando acontecimentos, impresses

pessoais e experincias, deram lugar a brevssimas mensagens por meio docorreio eletrnico. Diante disso, mais do que urgente a criao de normas para

sua preservao. Para o arquivista e o historiador, a disponibilizao de

mensagens pessoais e profissionais de pesquisadores via correio eletrnico

transforma-se em um material importante para a histria da cincia.

A crescente utilizao do correio eletrnico em substituio ao correio

tradicional preocupa historiadores que se utilizam dessa fonte para a

compreenso de fatos e trajetrias profissionais. O correio eletrnico, aomesmo tempo em que prtico, rpido e fcil, tambm instvel, voltil e

transitrio. A fragilidade do suporte faz com que a probabilidade de perda seja

maior do que a do tradicional papel. Com o avano rpido da tecnologia, as

mensagens eletrnicas, antes informais, esto cada vez mais assumindo as

necessidades de formalizao das instituies, justamente por seu carter

rpido, prtico e de baixo custo. A tendncia ao desaparecimento faz com que

seja emergente a necessidade de se criar mecanismos para a preservao da

correspondncia eletrnica, os chamados e-mails.

Em geral, a correspondncia formal tradicionalmente arquivada e

controlada pelos arquivos. A via correio eletrnico alvo de muitas dvidas, pois

ainda no amplamente tratada pelos arquivos e negligenciada pelas

instituies. A correspondncia formal arquivada como recebida e expedida,

pouco sofrendo uma avaliao criteriosa para descarte. J as mensagens via

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correio eletrnico no so vistas como documento de arquivo. Os responsveis

pelos laboratrios devero elaborar critrios para a avaliao, seleo, descarte

e arquivamento da correspondncia.

Correspondncia tradicional

Para sua preservao, o ideal seria abrir pastas temticas no arquivo

corrente do laboratrio. Caso no haja esse arquivo providenciar um armrio

para a guarda de pastas suspensas. As pastas podem ser identificadas por

projetos, temas, parcerias, ou outras, de acordo com as necessidades de

controle ou de utilizao. To logo as pastas no sejam mais de uso corrente,

estas devem ser transferidas para o Arquivo Institucional.

4.1 Definir os critrios para a seleo da correspondncia considerando seu

contedo, a saber:

Criao e implementao do laboratrio Primeiros projetos e pesquisas do laboratrio Formao de equipes Recursos financeiros e materiais para o laboratrio As aes e atividades do laboratrio Projetos e pesquisas, ativos ou concludos Parcerias, acordos de cooperao tcnica e convnios Outros julgados importantes.

Correspondncia eletrnica

to importante quanto a tradicional. No mbito das pesquisas, a

mais utilizada por pesquisadores para a troca de informaes. Sua preservaopara fins cientficos e histricos fundamental. Para tanto, alguns critrios

devem ser observados:

4.2 Treinar a equipe e usurios para o aplicativo do correio eletrnico, a fim

de melhor utilizar suas possibilidades e recursos oferecidos, objetivando

evitar perdas e enganos.

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importante que os pesquisadores conheam os recursos oferecidos

pelas ferramentas do correio eletrnico, de modo a facilitar a organizao das

mensagens. Os responsveis pelo laboratrio devem solicitar um treinamento

ao setor de informtica. Se for o caso, um membro da equipe do laboratrio

pode ser designado responsvel pelo gerenciamento e arquivamento das

mensagens, de tal forma que o controle esteja sempre atualizado e faa parte

da rotina da equipe.

4.3 Disponibilizar um servidor de mensagens (mailserver) dedicado ao

recebimento e guarda de e-mails.

Caso o laboratrio no tenha estrutura para disponibilizar um servidor

de mensagens, deve ser providenciado um computador com boa capacidade de

armazenamento. Alm disso, devem ser desenvolvidos programas especficos

para gerenciamento de mensagens (aplicativos) que ofeream um sistema de

arquivamento simples, permitindo a gravao em outro sistema que no o

original, mantendo por exemplo, suas caractersticas originais como formato,

estilo, diagramao e anexos.

4.4 Criar e administrar critrios de armazenamento da correspondncia

recebida, por longo prazo, especialmente aqueles que se referem s

reas fins do laboratrio.

Utilizar os mesmos critrios para a correspondncia tradicional,

conforme item 4.1; alm destes, devem ser preservadas as mensagens que:

a) Servem como prova de uma ao ou atividade;

b) Contm informao tcnica;

c) Trocam informaes sobre a pesquisa;

d) Enviam texto de interesse;

e) Mudam o rumo de uma pesquisa;

f) Alteram responsabilidades;

g) Informam uma tomada de deciso.

23


25/98

4.5 Implementar uma poltica de arquivamento de correspondncia como

componente de um programa de gerenciamento de arquivos, com sua

prpria poltica e procedimentos de arquivamento tradicional,

determinando quais correspondncias e anexos devem ser salvos, por

quanto tempo e quando apagar.Esta poltica deve:

a) Referenciar e reforar outras polticas institucionais, tais como:

poltica de Tecnologia da Informao TI no que se refere ao uso

aceitvel e confivel; e polticas de Recursos Humanos no que se

refere a: cdigo de conduta e polticas, e procedimentos legais

relativos a processo de custdia. Ser considerada de uso aceitvel a

correspondncia pessoal casual ou ocasional para propsitos no

oficiais/institucionais como, por exemplo, transaes financeiras e

contatos pessoais.

b) Criar uma poltica de arquivamento que defina as funes e

responsabilidades dos usurios, dos gerentes, da equipe da TI, da

equipe de gesto de documentos e da Administrao no que serefere aos aspectos jurdicos para o reforo da poltica.

c) Prever diretrizes para a definio dos dados considerados privados,

para o gerenciamento e reteno de mensagens, alm de

penalidades para a no obedincia s polticas e normativas.

d) Determinar como e onde a correspondncia via correio eletrnico

ser gerenciada, protegida e retida de acordo com a poltica de

guarda da instituio e do calendrio de atualizao de cpias. Asopes podem incluir sistemas de arquivamento automtico de

correio eletrnico, procedimentos manuais ou hbridos: manual e

eletrnico.

e) Conjugar os mtodos tradicionais de arquivamento de

correspondncia em papel, com os atuais sistemas informatizados

de gerenciamento de correspondncia eletrnica, de maneira

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integrada e complementar. Os documentos em meio digital podem

receber o mesmo sistema de arquivamento da correspondncia em

papel (por ordem cronolgica, alfabtica ou por assunto). As

mensagens via correio eletrnico (e-mails) tambm podem ser

impressas e arquivadas no sistema tradicional para papel.

Preservao de convites

Atualmente, grande parte dos convites chega via correio eletrnico. Os

convites virtuais, que so visualizados na tela do computador, em geral, no so

guardados. So lidos e descartados. Quando muito, so conservados aqueles

em papel e que chegam via correio tradicional. Na maioria dos casos, as

informaes so passadas para outros documentos e os convites so

eliminados. Algumas diretrizes podem ser observadas:

4.6 Estabelecer critrios de avaliao para a preservao de convites.

A equipe do laboratrio deve definir quais convites devero ser

preservados, avaliando a participao da equipe, do laboratrio, da pesquisa.

Aqueles que registrarem a importncia do trabalho realizado devero serpriorizados. Os convites descartados devero ter suas informaes registradas

nos relatrios anuais do laboratrio.

4.7 Registrar os convites nos currculos dos pesquisadores.

Assim, a instituio tem as informaes reunidas para avaliao de

desempenho. Alm disso, as informaes devem ser mantidas atualizadas no

currculo do pesquisador. Preferencialmente, deixar uma cpia na instituiopara comprovao.

5 - Informtica

O uso de equipamentos informticos e de programas especficos

essencial para as atividades realizadas em todas as reas do conhecimento.

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27/98

Muitos laboratrios necessitam de programas especializados para o

desenvolvimento dos trabalhos, enquanto que outros desenvolvem seus

prprios programas. A informtica pode estar ligada s atividades-fim ou serutilizada apenas como um meio.

Existem duas questes importantes para a Histria da Cincia: a

preservao dos dados da pesquisa e a preservao das informaes sobre o

funcionamento dos equipamentos informticos e de programas de

computador. Esta ltima avaliada pela preservao dos manuais e das

instrues de uso.

Estes documentos descrevem a utilizao dos equipamentos e

programas e so importantes para o conhecimento do funcionamento das

mquinas e das pesquisas. Sua preservao por longo prazo permitir uma

reconstituio histrica da pesquisa cientfica, tanto para a prpria cincia

quanto para a histria da cincia.

O uso de equipamentos informticos (hardware) e sua forma de

utilizao na pesquisa, bem como a migrao de dados das pesquisas para

novas tecnologias, devem ser observados pelos produtores desses documentos.

Alguns critrios devem ser tomados para se preservar a forma de utilizao,

tanto dos dados da pesquisa, quanto das instrues de uso.

5.1 Selecionar hardware, software e formatos de arquivos que melhor

assegurem que os materiais digitais permanecero facilmente acessveis

com o passar do tempo.

Os dados das pesquisas devem estar acessveis por longo prazo, para

que possam ser utilizados por futuras equipes realizando novas pesquisas. O

prejuzo da perda dos dados brutos da pesquisa difcil de ser avaliado. Significa

refazer todo um conhecimento ou toda uma trajetria, o que nem sempre

possvel. Alm disso, h o prejuzo financeiro com recursos perdidos.

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28/98

5.2 Adotar programa de computador compatvel com verses anteriores e

com futuras verses, de maneira que os programas conversem com

outros softwares e sistemas

2.

importante que os novos programas adotados possam conversar

com os antigos. Caso isso no ocorra, corre-se o risco da perda de dados

importantes da pesquisa; assim, convm evitar que se percam informaes

fundamentais de uma pesquisa ou projeto. Tambm importante que o

programa utilizado seja compatvel com sistemas de um modo geral e capaz de

atualizaes futuras. Ao se adquirir ou planejar um sistema, deve haver a

garantia de que ele possa ser atualizado com as novas verses.

5.3 Manter as especificaes do software utilizado.

Documentar bem todos os softwares construdos por uma pesquisa ou

utilizados por ela, bem como a construo do sistema como um todo para

garantir sua acessibilidade. As informaes sobre os programas utilizados e/ou

produzidos devem ser mantidas junto com os documentos da pesquisa,

enquanto forem teis prpria pesquisa. Depois, encaminhar para o ArquivoInstitucional.

5.4 Assegurar que os documentos digitais sejam estveis e fixos, ambos em

seus contedos e nos seus formatos.

Para ser considerado um documento preciso que haja uma

estabilidade de contedo e formato, e que a informao esteja fixada em um

suporte. Enquanto a informao est sendo manipulada e passvel de sofrer

alteraes, ainda no pode ser considerada como documento, o que se dar

27

2 Ver documentos produzidos pelo Projeto Interpares: International Research onPermanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES), que tem comoobjetivo o desenvolvimento de conhecimento essencial para a preservao dedocumentos autnticos por longo prazo, criados ou mantidos em meio digital.Informaes disponveis em: .


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somente aps sua estabilidade e fixao em um suporte. Uma vez documento,

ele deve ser considerado na sistemtica de guarda.

5.5 Assegurar que os documentos digitais sejam prontamenteidentificados.

Dentre as informaes principais, destacam-se: nome do autor; origem

e endereamento; ttulo ou assunto; espcie e tipologia documental (relatrio,

carta, contrato); nome do projeto, objetivo, patrocinadores; formato; datas de

criao e transmisso; entre outros. As informaes sobre os documentos

digitais que o identificam e permitem sua recuperao so os metadados, que

devem ser preservados sob pena de se perder o contedo e o contexto dos

documentos.

5.6 Assegurar que o documento digital leve as informaes que ajudaro a

verificar sua integridade.

Isto quer dizer que o documento deve estar intacto e incorrupto, e a

mensagem, que tem o significado de comunicar para alcanar seu propsito,

deve estar inalterada. Se os documentos se referirem a projetos de pesquisa,relacionar todas as informaes que identifiquem o referido projeto.

5.7 Providenciar cpias de segurana em duplicidade, protegendo materiais

digitais de perda acidental ou de serem corrompidos.

Vrios meios disponveis podem ser utilizados. Todas estas medidas so

vlidas para no se perder os dados de uma pesquisa cientfica. Podem ser feitos

utilizando-se CD, DVD, disco rgido, ou outros meios disponveis e compatveis.O melhor caminho para se evitar tais perdas fazer cpias regulares e com

freqncia. As cpias devem ser armazenadas em outro local,

preferencialmente fora da instituio, oferecendo uma proteo adicional

contra fogo e roubo de equipamento. Muitas tcnicas de cpia (backup),

pacotes de software e servios so disponveis, inclusive alguns que criam

automaticamente as cpias e as transmite para um local seguro e fora da

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instituio. Alm disso, o acesso aos equipamentos tambm deve ser

controlado de maneira rigorosa.

5.8 Manter a proteo antivrus na rede institucional sempre atualizada.

O antivrus desempenha um papel importante o sistema de gesto e

armazenamento de dados em rede, e o investimento na sua aquisio e

manuteno deve ser garantido.

5.9 Manter cpias atualizadas e com freqncia pr-definida.

A freqncia para a realizao de cpias deve ser definida baseada emcritrios a serem elaborados pela equipe do laboratrio. Por exemplo, realizar

cpias sempre que houver:

a) Inovao tecnolgica.

b) Atualizao no projeto ou nos dados.

5.10 Estabelecer sistemtica institucional para realizao de cpias de todos

os computadores em rede e tambm para aqueles que no esto emrede.

O laboratrio deve seguir as normativas institucionais para cpias em

rede. Caso no haja, estabelecer uma prpria para o laboratrio. Por uma

questo de precauo extra, pode e deve ser feita uma cpia de segurana fora

da rede institucional.

5.11 Criar sistemtica para a guarda dos manuais dos equipamentosinformticos.

Os manuais devem ser preservados em local seguro e com acesso

controlado. Preferencialmente podem ser encaminhados ao Arquivo

Institucional aps seu uso corrente ter sido concludo. Caso no haja Arquivo

Institucional, providenciar local especfico e seguro para a sua guarda. Adotar

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um Livro de Registro para controlar o emprstimo ou a sada, do laboratrio,

dos manuais e instrues de uso.

5.12 Migrar os documentos de suporte e formato sempre que for preciso.

Atualizar os documentos sempre uma boa opo de preservao no

mundo atual, onde os suportes e os meios sofrem constantes mudanas de

suporte e formato. Os suportes mais frgeis no duram por longo tempo e so

suscetveis obsolescncia tecnolgica e, conseqentemente, perda de

informao. Migrar para um suporte mais seguro e de vida til mais longa a

opo utilizada para garantir o acesso informao por mais tempo.

6 Instrumentos cientficos

H uma discusso conceitual na rea museolgica com relao ao

termo instrumento cientfico, pois existem muitos objetos utilizados nas

pesquisas em laboratrios com diferentes funes. Outros termos tambm

podem ser adotados, como: dispositivos, ferramentas, aparatos dentre outros.

Estes termos ainda esto em discusso na rea museolgica e no so

consensuais, pois nem sempre fcil ou possvel determinar seus limites. O

MAST tem adotado o termo objetos de cincia e tecnologia, definido como

aqueles que so o resultado ou so oriundos de pesquisas de desenvolvimento

cientfico e tecnolgico ou que tenham sido utilizados nas mesmas.

Os instrumentos cientficos tm um significado importante em um

museu de cincia e tecnologia. Por ser um museu tambm voltado

preservao de instrumentos cientficos, o MAST tem especial interesse no

tratamento dado aos objetos que testemunham o avano e os processos

cientficos e tecnolgicos. A preservao de instrumentos e equipamentos, bem

como seus manuais de operao e instrues de uso, so fontes importantes

para o estudo da histria da cincia. Para que estas informaes e objetos no

se percam, algumas atitudes podem ser tomadas.

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Instrumentos e equipamentos

6.1 Criar uma sistemtica para a guarda da documentao relativa ao

instrumento/equipamento.

A sistemtica refere-se aquisio, manuteno, utilizao, concesso,

alienao, qualificaes exigidas na operao etc. Preservar, ainda, documentos

que registrem os instrumentos, tais como: desenhos, esboos, fotografias,

manual de operao, bem como correspondncia com fornecedores e outros

pesquisadores.

6.2 Estudar o destino a ser dado para os instrumentos aps a obsolescncia.

O destino deve ser avaliado considerando:

Se permanecer na instituio, providenciar local especfico paraguarda, que esteja em boas condies de acesso e preservao.

Se for alienar, buscar uma instituio onde o instrumento cientficoainda possa ser utilizado para a pesquisa cientfica, histrica ou

educativa. Evitar a canibalizao para utilizao das peas em outrosequipamentos. Caso no seja possvel, registrar os instrumentoscientficos por meio de fotos, plantas, desenhos etc., e encaminharpara guarda permanente no Arquivo Institucional.

Manuais ou instrues de uso

6.3 Estabelecer, como critrio, a guarda dos originais dos manuais ou

instrues de uso no Arquivo Institucional.

Os manuais, em geral, so de guarda permanente e, portanto, sua

guarda definitiva deve ser no Arquivo Institucional. O ideal providenciar uma

cpia para o uso do laboratrio, preservando o original de um manuseio

constante e mantendo-o em local seguro.

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6.4 Criar regras e normativas nos laboratrios, aos moldes do que ocorre no

Sistema da Qualidade.

A organizao dos documentos exigida pelo Sistema da Qualidade umbom exemplo de controle a ser seguido, mesmo pelos laboratrios que no tm

este sistema implantado. Alguns pontos podem ser empregados, a saber:

a) Adotar uma planilha, caderno ou livro para o registro de todas as

manutenes ocorridas nos equipamentos e as condies de uso dos

equipamentos.

b) Abrir uma pasta para cada instrumento com o objetivo de arquivartodos os documentos referentes ao instrumento, tais como: notas

fiscais, manuais, registros de manutenes, certificado de garantia,

roteiro de uso etc.

c) Deixar registrada a forma de utilizao do instrumento na pesquisa.

7 - Arquivos pessoais em laboratrios

Os pesquisadores que atuam nos laboratrios produzem documentosno decorrer de suas atividades e sob sua responsabilidade. Em muitos casos,

estes documentos so vistos como pessoais do pesquisador, e no como

registro das atividades institucionais. A existncia de arquivos pessoais em

laboratrios relativamente comum, tanto em laboratrios ativos quanto nos j

desativados, especialmente naqueles com dcadas de existncia. Refere-se a

pesquisadores que no esto mais na ativa, por aposentadoria ou falecimento,

mas que deixaram seus documentos nos laboratrios onde atuaram.

Muitas vezes estes documentos permanecem no prprio laboratrio,

porm sem qualquer interferncia da instituio ou da equipe atual do

laboratrio, de maneira no integrada. Podem permanecer esquecidos,

guardados de maneira inacessvel ou deixados de lado. uma questo que gera

controvrsia e precisa ser mais bem explorada e compreendida pela instituio.

Para sanar esta questo, a instituio deve se posicionar com relao sua

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produo documental, no sentido de legitimar sua propriedade. Algumas

recomendaes so bsicas:

7.1 Encaminhar para o Arquivo Institucional os documentos consideradospessoais, de pesquisadores que no atuam mais na instituio.

O laboratrio no deve manter documento de ex-pesquisadores sob sua

responsabilidade, a menos que contenham dados brutos e informaes ainda

teis para a pesquisa cientfica e tecnolgica. Encaminhados ao Arquivo

Institucional, os documentos ficaro sob sua guarda e conservao, ficando

disponveis para a consulta. Caso haja casos de restries de acesso, esta

informao dever ser passada ao Arquivo Institucional, que se responsabilizar

pelo controle do acesso. A grande vantagem para o laboratrio que ele no

precisar arcar com o nus da preservao, deixando os pesquisadores mais

concentrados em suas pesquisas.

7.2 Determinar que a instituio tenha prioridade na aquisio dos arquivos

pessoais de seus pesquisadores, entendendo que este material tem

ligao estreita com os documentos produzidos pela instituio.

Mesmo sendo considerados pessoais, os documentos foram produzidos

no mbito do laboratrio e tm relao estreita com as pesquisas realizadas.

Quando os pesquisadores ou seus familiares resolvem se desfazer destes

documentos, a prioridade deve ser da instituio onde os documentos foram

gerados.

7.3 Arquivar, de forma permanente, todos os documentos referentes

criao e implantao do laboratrio/unidade.

Todos os documentos de criao do laboratrio devem ser arquivados,

tais como: projetos de implantao, portarias, normas internas, atas de reunio,

primeiras pesquisas. Estes documentos devem ser preservados em carter

permanente no Arquivo Institucional. Tal medida, alm de garantir sua

sobrevivncia, livra o laboratrio do nus de se ocupar da guarda dos

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documentos. A principal vantagem a de que ser possvel recuperar os

registros para reconstruir a histria do laboratrio, da rea de conhecimento e

do papel da pesquisa na instituio. Tambm igualmente importantearquivaros documentos significativos referentes a laboratrios j desativados,

reformulados ou que tenham sido incorporados a outros laboratrios.

8 - Documentos pessoais e institucionais

importante verificar o quanto se tem de pessoal e de institucional nos

documentos produzidos pelos laboratrios, sob o ponto de vista dos

pesquisadores. A experincia do Arquivo de Histria da Cincia do MAST napreservao de arquivos pessoais de cientistas de diversas reas demonstra que,

em geral, chegam ao arquivo documentos que os arquivistas consideram que

deveriam estar na instituio de origem do cientista, e no sob sua guarda como

acervo pessoal. preciso compreender porque isto ocorre e quais as razes dos

pesquisadores para estabelecer os limites. Os documentos pessoais podem se

confundir com os profissionais, produzidos pelos pesquisadores em outras

instituies ou associaes cientficas, e serem mantidos por ele na instituio

onde atua. relativamente comum encontrar documentos tipicamente

institucionais na residncia de pesquisadores.

A importncia da relao entre pessoal e institucional na documentao

produzida pelos laboratrios est na possibilidade de se obter maior clareza no

processo de avaliao de documentos e para o estabelecimento de sistemticas

de organizao, preservao e eliminao de documentos.

O limite entre pessoal e institucional no mbito dos laboratrios uma

temtica onde no h consensos de opinies. Em muitos casos, os limites so

estabelecidos a critrio do pesquisador, uma deciso mais pessoal do que

institucional. Isto representa uma fragilidade para a preservao dos registros

institucionais na sua rea fim. Para minimizar os desentendimentos, algumas

aes devem ser tomadas.

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8.1 Estabelecer critrios para determinar quais documentos sero

considerados pessoais no mbito do laboratrio, e quais sero

considerados institucionais, que sero encaminhados para a guarda

permanente no arquivo institucional.

A equipe do laboratrio deve decidir sobre a institucionalidade dos

documentos e, em especial, dos dados brutos. Aqueles que podero ser

reutilizados em outras pesquisas, mesmo por outras equipes, e ainda, aqueles

que foram obtidos com recursos oramentrios e oriundos de fundos pblicos,

devem ser considerados institucionais. Os documentos definidos como pessoais

podero ficar sob a responsabilidade dos pesquisadores. Sejam quais forem os

critrios, eles devero ser registrados por escrito e comunicados ao Arquivo

Institucional.

8.2 Realizar um trabalho de conscientizao interna com a equipe do

laboratrio, no sentido de incentivar os pesquisadores para a criao de

critrios de avaliao dos documentos que sero considerados pessoais

e institucionais.

A conscientizao pode ser mais efetiva do que apenas uma normativa.

Entender a importncia favorece a iniciativa do responsvel pelo laboratrio no

treinamento de sua equipe e na criao de critrios de avaliao dos

documentos. Os critrios devem levar em considerao a importncia da

pesquisa no que se refere ao ineditismo e aos impactos dos resultados, a equipe

envolvida, a relevncia na rea de pesquisa, os objetivos estratgicos

institucionais, dentre outros. E, sobretudo, dever ser avaliado o que de fato

pode ser considerado pessoal no mbito do laboratrio.

8.3 Definir as regras que ditaro os limites entre os documentos que podem

ser considerados pessoais e institucionais.

Os documentos pessoais so aqueles dos quais os pesquisadores

podero dispor e os institucionais so os que passaro a fazer parte do acervo

documental como patrimnio da instituio e que, portanto, devero ser

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preservados. Para a definio dos limites necessrio que o laboratrio tenha

clareza de sua misso institucional e do papel que exerce na instituio.

Entretanto, igualmente necessrio que a instituio compreenda a produo

do laboratrio como uma produo institucional. Assim sendo, h que se ter a

real noo dos produtos dos laboratrios como patrimnio da instituio.

Quando a instituio for plenamente consciente de seu patrimnio, ser mais

fcil a conscientizao de seus pesquisadores para a preservao da

documentao.

8.4 No estabelecimento desses limites, o pesquisador e sua equipe devero

ser ouvidos sobre o significado dos documentos e o seu valor para a

instituio, para o pesquisador, para outras equipes e para a histria da

cincia.

Ningum melhor que prprio pesquisador para compreender o valor da

documentao produzida, tanto para o prprio uso cientfico, quanto para

outros usos no futuro. Nestes casos, podem ser consultados historiadores da

cincia, educadores, jornalistas e outros profissionais que podero utilizar

informaes para a histria da cincia, divulgao cientfica, educao para a

cincia, dentre outras possibilidades.

8.5 Implantar um programa de preservao consistente, elaborado com

critrios fundamentados em uma reflexo com a participao de

pesquisadores, administradores, arquivistas, diretores e historiadores.

Um programa de preservao amplo, com treinamento de profissionais

qualificados, e com a participao efetiva de todos os setores institucionais, ter

mais chances de obter sucesso. Algumas diretrizes podem ser recomendadas:

a) Estabelecer os prazos de guarda e reteno dos documentos nos

laboratrios e os prazos para sua guarda permanente no Arquivo

Institucional ou sua eliminao. To logo a pesquisa esteja concluda

e os documentos no sejam mais de uso corrente, eles podem ser

encaminhados ao Arquivo Institucional para a guarda permanente.

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Os documentos que podero ser descartados devero ser entregues

para o arquivista, que providenciar os trmites legais para o

descarte de documento pblico.

b) Disponibilizar consulta os documentos encaminhados ao Arquivo

Institucional, indicando os que podero ter acesso restrito ainda por

um tempo, desde que devidamente justificado e com o prazo de

abertura estipulado. Alguns documentos ainda podem exigir um

carter restrito consulta, o que no invalida sua guarda no Arquivo

Institucional, que tem a estrutura necessria para o controle do

acesso. Quanto aos demais documentos, o acesso j pode ser

liberado, seja para outras equipes ou para interesses externos.

c) Estabelecer critrios para definir o carter pessoal e institucional de

alguns documentos mais polmicos, como:

I. Teses possuem ambas as caractersticas. Prever que a tese seja

encaminhada para a biblioteca porque uma produo

intelectual com vocao pblica. Encaminhar um exemplar para

o arquivo. Encaminhar os documentos intermedirios que deram

origem tese, ao Arquivo Institucional. Se o projeto de tese

possui dados inditos que podero ser reaproveitados para

outras pesquisas, tais dados devero ser mantidos nos

laboratrios enquanto forem teis e, mais tarde, encaminhados

para o Arquivo Institucional. Caso haja rascunhos que no

surtiram resultados, estes documentos podem ser considerados

pessoais e permanecer com o seu autor. O importante que a

instituio trace critrios fundamentados nas necessidades daspesquisas e reconhecendo o valor do documento como

registro/testemunho da trajetria institucional.

II. Artigos situao semelhante anterior. Se os documentos que

deram origem ao artigo possurem dados inditos, como

medidas observadas ou produzidas, os dados originais so

institucionais e o pesquisador tambm poder ter uma cpia dos

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39/98

dados se estes respaldarem seu trabalho ou forem utilizados para

outras pesquisas.

III. Dados eletrnicos atribuir autoria/responsabilidades aos dados.Quando em rede, a instituio deve estabelecer maneiras de

identificao de autoria e responsabilidades quanto

manipulao, utilizao e atualizao para no gerar dvidas.

Deve, tambm, definir os limites entre o pessoal e o institucional

com base na:

possibilidade de impresso em papel ou outro meio para uma

preservao de longo prazo. possibilidade de fornecer cpia aos pesquisadores, dos dados

considerados institucionais, porque so facilmente

transportveis.

previso de infra-estrutura para preservao dos dadoseletrnicos quando no for mais de uso corrente para a

pesquisa cientfica, permanecendo sob a responsabilidade do

Arquivo Institucional ou da rea de informtica da instituio.

IV. Patente Reservar ao pesquisador ou equipe responsvel, por

razes de segredo, os documentos gerados por uma pesquisa

que visa uma patente. Porm, finda a pesquisa e a patente

alcanada, a instituio dever avaliar o prazo necessrio para

que a documentao possa ser aberta consulta no Arquivo

Institucional. Os documentos que deram origem patente sero

considerados institucionais.

V. Correspondncia Estabelecer critrios para a avaliao da

correspondncia que ser preservada, seja tradicional ou via

correio eletrnico, e determinar que se preserve toda e qualquer

correspondncia que:

refira-se ao andamento do projeto de pesquisa.

registre ou altere um compromisso assumido.

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40/98

registre a participao da equipe e dos participantes doprojeto.

encaminhe resultados ou observaes relevantes para apesquisa.

altere o rumo ou andamento da pesquisa.

encaminhe documentos relevantes em anexo, como, porexemplo, atas de reunies, dados de pesquisa, relatrios de

acompanhamento, entre outros.

8.6 Considerar o interesse institucional dos documentos julgados pessoais,

para uma futura prioridade de aquisio.

Trata-se dos documentos encaminhados para a casa do pesquisador por

serem considerados pessoais. Quando o pesquisador ou a famlia quiser

desfazer-se dos documentos, a instituio onde o cientista atuou deve ter

prioridade na aquisio. Tanto os documentos institucionais quanto os pessoais

so de interesse para a histria da cincia (ver tambm item 7).

9 Documentos pblicos e privados

O limite entre pblico e privado uma questo sempre presente em

vrias reas do conhecimento, sobretudo no caso dos arquivos. Os documentos

produzidos pelas etapas intermedirias3 de uma pesquisa realizada em

laboratrio costumam ser um desafio para arquivistas por diversas razes: tm

carter altamente tcnico, so de difcil acesso, esto sob a guarda dos

pesquisadores e, muitas vezes, so considerados por eles como de carter

privado. A reflexo sobre esta documentao, sob o ponto de vista da pesquisa

histrica, fundamental para a compreenso dos procedimentos adotados

pelos laboratrios, bem como sobre metodologias, rotinas, infra-estrutura,

participao da equipe, dentre muitos outros.

39

3 So os do cumentos que represen tam todas as etapas de um proces so, opasso-a-passo da pesquisa, antes da produo dos documentos finais.


41/98

O que se observa de uma maneira geral que os documentos

produzidos pelas etapas intermedirias de um processo de investigao

cientfica so considerados privados do pesquisador. Como controverso o

entendimento de que esses documentos fazem parte do contexto da pesquisa,

e que esta faz parte do contexto da produo institucional, como um todo

orgnico, algumas recomendaes podem ser consideradas.

9.1 Estabelecer que a documentao intermediria produzida pela pesquisa

cientfica e tecnolgica patrimnio institucional e, portanto, um bem a

ser protegido.

Como j foi visto, a instituio deve entender os dados e documentos

produzidos durante todo o processo de pesquisa como patrimnio institucional.

So eles que comprovam e registram a produo cientfica da instituio, e no

apenas os artigos e relatrios finais. Os documentos das etapas intermedirias

permitem a compreenso do andamento das pesquisas, as decises tomadas,

os rumos da pesquisa, do ambiente do laboratrio, da participao das equipes,

de infra-estrutura, dentre muitas outras.

9.2 Estabelecer critrios para a preservao desses documentos de tal forma

que a deciso sobre seu destino no fique inteiramente sob a

responsabilidade do pesquisador.

As decises devem ser fruto de um amadurecimento interno da equipe

e da instituio. No deve ser uma deciso individual baseada em vontades

pessoais. Quanto mais as decises forem tomadas de acordo com critrios

estudados e estipulados pela instituio, menos riscos haver de decises

unilaterais que privilegiem vontades, vaidades, interesses pessoais etc.

9.3 Estabelecer diretrizes e normativas para a preservao desses

documentos.

Para tal, deve-se definir:

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a) Os documentos que sero considerados privados e pblicos, por

funo, com as devidas justificativas. Para nortear as decises, os

Quadros 1 e 2 apresentam algumas propostas:

Quadro 1 Proposta de critrios para avaliao dos documentos intermediriospor tipo de projeto ou atividade

Documentos sobre Pblico Privado Acesso Observao

Prestao de servio XMedianteautorizao

Prestao de servio cominformao manipulada4 X

Aps o prazode sigilo

A ser estipulado

junto empresa oprazo de sigilo

Patente XAps obtenodo ttulo

Reunidos para tese XA critrio dopesquisador A tese pblica

Melhoria ou otimizao doprocesso de pesquisa X

Inovao tecnolgica XMedianteautorizao

Informao manipulada XA critrio dopesquisador

Projeto com financiamentopblico X

Aps aconcluso

Projeto com financiamentoprivado X

Aps aconcluso

Pesquisa acadmica X

Relatrios de andamento XRestrito equipe at aconcluso

41

4 O termo "informao manipulada" refere-se aos dados e s informaes que aindaesto sendo trabalhados, ainda esto sendo manipulados.


43/98

Quadro 2 Critrios para avaliao dos documentos intermedirios

Documentos Pblico Privado Acesso Observao

Relatrio tcnico X

Medianteautorizao As duas opes so

vlidas, dependem daavaliao institucionalAps a

concluso

Documento cominformaomanipulada

XA critrio dopesquisador /empresa

Em pesquisasencomendadas porempresas, o acesso restrito empresa e equipe

Dados brutos no

analisados (dadoscoletados, observadosou produzidos)

XMedianteautorizao ata concluso

Os dados podem gerarm interpretao ouconcluses erradas

Clculo intermedirioou em fase dediscusso

X A critrio dopesquisador

Rascunho manuscrito X A critrio dopesquisador

Base de dados X Medianteautorizao

Memria de clculo X Aps aconcluso

Processoadministrativo X

Inclui documentosadministrativos etcnicos

Caderno delaboratrio

X Medianteautorizao

Quando o caderno nico para olaboratrio, todos osmembros da equipefazem anotaes nomesmo caderno

Quando o caderno individual, mas os dadosso de interesse dainstituio

x A critrio dopesquisadorQuando de utilizaoindividual

Planilha eletrnica X Medianteautorizao

Prottipo virtual X A critrio dopesquisador Podem ser descartados

Construo demodelos virtuais X

A critrio dopesquisador

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b) Os prazos de guarda de cada um, tanto nos locais de produo (os

laboratrios), quanto no local de guarda permanente (o Arquivo

Institucional).

c) Os prazos de acesso tanto de outras equipes quanto do pblico em

geral.

d) A equipe que se responsabilizar pela guarda, controle e

preservao dos documentos.

e) Os recursos financeiros e materiais para a preservao.

9.4 Para avaliar os documentos, os pesquisadores devero ser estimulados

a refletir sobre vrios critrios.

Algumas sugestes podem ser apontadas:

a) A utilizao dos documentos para outras equipes ou futuras

equipes, no sentido de analisar se os dados sero relevantes para

outras abordagens.

b) A legibilidade, clareza e consistncia das informaes, para no sepreservar dados incompreensveis e inteis.

c) Se os documentos registram procedimentos, tcnicas, observaes

que possam revelar abordagens e comportamento dos

pesquisadores e das equipes.

d) O uso indevido dos documentos por outras equipes ou por leigos. O

pesquisador dever estipular o prazo de guarda dos documentos nos

laboratrios, considerando que uma informao ainda noamadurecida ou no bem embasada pode causar problemas para a

instituio.

e) A utilizao dos documentos intermedirios para outros objetivos

que no a pesquisa cientfica (por historiadores da cincia, por

exemplo).

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9.5 Definir, em parceria com os dirigentes, arquivistas e historiadores, quais

documentos sero dignos de preservao e de se tornarem pblicos

disposio de outros profissionais.

Outros profissionais podero ser consultados (ver item 8.4). Caso a

instituio no tenha arquivistas ou historiadores em seu quadro funcional,

buscar consultorias externas ou parcerias interinstitucionais para uma avaliao

mais embasada.

9.6 Consolidar as decises em documento, que pode ser um plano ou

programa de preservao, ou similar.

No programa ou plano de preservao devero constar os critrios que

nortearo a avaliao dos documentos produzidos nos laboratrios, no sentido

de se definir os limites entre institucional e pessoal. Como estes limites nem

sempre so fceis de determinar, os critrios tm a funo de minimizar

arbitrariedades ou inconsistncias, fazendo com que as decises sejam

respaldadas, evitando vontades ou vaidades pessoais. A importncia de

registrar as decises a de sistematizar os procedimentos e faz-los

tornarem-se rotina, dando visibilidade institucional para as atividades dos

laboratrios. Alm disso, facilita o trabalho de preservao dos documentos,

pois a equipe j ter um instrumento/ferramenta para se basear. Depois do

documento consolidado, aprov-lo na instituio.

9.7 Orientar os pesquisadores sobre a importncia dos documentos

oriundos das atividades intermedirias da pesquisa para a histria da

cincia.

A promoo de palestras e visitas de historiadores da cincia aos

laboratrios pode ser frutfera. A interao entre profissionais objetiva

conscientizar pesquisadores sobre a importncia dos documentos para a

memria cientfica, para a rea do conhecimento em questo e, sobretudo,

para a cincia brasileira. Alm disso, a interao com arquivistas possibilitar a

identificao dos documentos e a elaborao de sua temporalidade.

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9.8 Orientar os pesquisadores a tratar o conjunto dos documentos

produzidos pela pesquisa como um todo orgnico.

Arquivistas tm um papel fundamental neste processo, orientandosobre procedimentos arquivsticos e passando a noo da relao orgnica

entre os documentos. fundamental o entendimento de que os documentos

das etapas intermedirias, bem como os das fases iniciais e de planejamento, e

da divulgao dos resultados, formam um todo orgnico que contextualiza a

pesquisa. Desmembrar esse contexto ou eliminar documentos que formaro

lacunas ser prejudicial para a compreenso e, conseqentemente, para a

pesquisa histrica.

9.9 Promover treinamento a pesquisadores, por meio de palestras, visitas

tcnicas, cursos de curta durao, ou outros meios, orientados por

arquivista, no sentido de entender noes arquivsticas como

organicidade, integridade, autenticidade, provenincia, contexto de

criao e, principalmente, o valor de testemunho de uma atividade e o

valor de prova.

bvio que o pesquisador no precisa compreender a fundo estes

conceitos (ver Glossrio). O importante que se perceba que muitas questes

devem ser consideradas antes da deciso de se eliminar ou guardar

documentos. Alm de contextualizar pesquisas e resultados, os documentos

so os testemunhos das atividades que o geraram, so as provas dos resultados.

O valor de prova deve ser um dos principais critrios a ser considerado.

9.10 Tornar os pesquisadores aptos para avaliar um documento e atribuir um

valor de guarda estabelecido de maneira mais consistente e consciente.

A reflexo sobre a sua produo documental ser um ganho qualitativo

no apenas para o pesquisador, como tambm para o trabalho do

arquivista.

A conscientizao permitir que o prprio pesquisador compreenda a

dimenso da importncia dos documentos aps finda a pesquisa. Assim, as

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decises certamente sero embasadas na reflexo e apoiadas

institucionalmente. Alm de favorecer o trabalho do pesquisador, tambm

facilitar o trabalho do arquivista, que no ter dificuldade na compreenso e

definio dos documentos a serem preservados.

9.11 Mapear as atividades, listando todas aquelas realizadas durante a

pesquisa, no mbito do laboratrio. Cada atividade pressupe, ou no,

a criao de documentos que devero ser igualmente mapeados. Para

cada documento, o pesquisador dever informar o prazo de

preservao e quem tem acesso a ele. Tais informaes sero de

extrema utilidade na elaborao de uma tabela de temporalidade para

os documentos do laboratrio.

O mapeamento (ver modelo no ANEXO 1) poder ser feito por meio de

um quadro para levantamento, com as atividades, os documentos produzidos,

local e prazo de guarda, a forma e autorizao de acesso. As atividades a serem

listadas so todas as rotineiras do laboratrio ou da pesquisa e, como

conseqncia, os documentos que registram o passo-a-passo da pesquisa. Uma

vez listados os documentos, indicar o prazo de utilizao ou de preservao de

cada um e, depois, como o acesso a estes documentos. A montagem do

mapeamento dar ao pesquisador um panorama dos documentos produzidos

sob sua responsabilidade, alm de permitir o controle e a definio da guarda.

Para o arquivista, este mapeamento representa a compreenso, de forma clara

e objetiva, das etapas da pesquisa e poupa um esforo extra na coleta de dados.

Alm disso, o mapeamento servir de base para a elaborao da Tabela de

Temporalidade de Documentos, de mbito institucional.

9.12 Avaliar as atividades que representam etapas relevantes de um processo

de pesquisa como atividades que tero seus testemunhos preservados.

Uma vez definidas quais as atividades a serem preservadas, seus

documentos sero considerados pblicos e seus prazos de acesso sero

definidos pelo pesquisador e oficializados pela instituio. Os que no forem

considerados pblicos podero ser definidos como privados e ficar a critrio do

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pesquisador. As decises tomadas devero ser registradas em documento,

divulgadas entre a equipe e ser do conhecimento da Direo e do Arquivo

Institucional.

9.13 Estabelecer critrios para que o pesquisador conduza a avaliao.

O prprio pesquisador dever ter condies de avaliar os documentos

de interesse da instituio. Como exemplo, alguns critrios podem ser

sugeridos, como a preservao de documentos que:

a) Indiquem a relevncia da pesquisa para a rea de conhecimento.

b) Registrem a participao da equipe.

c) Representem as etapas relevantes do processo de pesquisa.

d) Registrem as mudanas de rumo da pesquisa.

e) Sejam considerados dados brutos.

f) Registrem o processamento dos dados.

g) Registrem a metodologia.

9.14 Definir os documentos que sero considerados pblicos e privados,

determinando as restries de acesso ( equipe ou ao pblico), e os

devidos prazos de reteno.

O acesso mediante autorizao significa que restrito equipe e

necessria sua autorizao para se ter acesso aos documentos. As informaes

ali contidas no devem ser de acesso a leigos, pois podem no ser

compreendidas e dar margem m interpretao. Isto no significa que asinformaes sero sempre restritas. preciso que o pesquisador estabelea os

prazos de reteno e permita o acesso aps o final do prazo. Estas informaes

devem ser registradas em documentos e ser do conhecimento do Diretor e do

Arquivo Institucional.

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9.15 Encaminhar ao Arquivo Institucional os documentos considerados

pblicos. No caso da inexistncia de um arquivo que abranja toda a

instituio, a documentao dever ser mantida em um local de guarda

permanente, onde ser preservada.

O local de guarda permanente, se no for o Arquivo Institucional,

dever ser um local reservado, com boas condies climticas e que seja muito

limpo. O local deve ter o acesso controlado e os documentos ordenados para

fcil identificao. Se os documentos forem armazenados com as devidas

informaes que os identifiquem, o encaminhamento futuro ao Arquivo

Institucional ou aos cuidados do arquivista ser muito mais facilitado,

poupando tempo, esforos e recursos.

9.16 Estabelecer que os documentos produzidos pelos laboratrios so

documentos de arquivo porque so gerados no decorrer das atividades

desempenhadas para a realizao das pesquisas, como testemunho de

cada etapa do processo de pesquisa e desenvolvimento cientfico e

tecnolgico.

Os documentos devem ser tratados como parte de um todo

institucional, pois outros setores igualmente produzem documentos de

arquivo, que iro fazer parte do Arquivo Institucional. Eles so testemunhos e

provas de todas as atividades realizadas pela instituio, no apenas aquelas

voltadas pesquisa. preciso que a equipe do laboratrio e a instituio

reconheam estes documentos como seu patrimnio.

10 - Importncia dos documentos

A importncia dos documentos produzidos pelos laboratrios uma

pergunta emergente para os arquivistas, acostumado a lidar com historiadores,

mas com rara interao com cientistas e pesquisadores de laboratrios.

preciso que os prprios pesquisadores produtores dos documentos tenham

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clareza sobre importncia dos documentos para outros usos que no o

cientfico como, por exemplo, a pesquisa histrica.

A importncia dos documentos produzidos pelos laboratrios, aps aconcluso de uma pesquisa, nem sempre reconhecida. No basta que os

pesquisadores admitam a importncia dos laboratrios, preciso tomar

iniciativas para a preservao dos documentos. O reconhecimento da

importncia dos documentos o primeiro passo, aquele que alavancar

medidas visando sua preservao. Assim, os responsveis pelos laboratrios

devem estar sensveis a essa questo. Para se avaliar a importncia dos

documentos, algumas diretrizes so indicadas:

10.1 Conscientizar pesquisadores e engenheiros para o entendimento da

importncia de seus documentos para a pesquisa histrica, e no

apenas de sua vida e trabalho, mas para a histria da instituio dentro

da qual sua pesquisa desempenhada.

Uma opo seria a organizao de um ciclo de palestras de historiadores

da cincia nos institutos, voltados para os pesquisadores, sobre as fontes

utilizadas pela Histria da Cincia. Conhecer o potencial de utilizao dos

documentos dos laboratrios como fonte histrica ser um ganho considervel

para uma poltica de preservao. Alm disso, pode ser considerado, ainda, o

uso dos documentos para a prpria pesquisa cientfica. Sem dvida que os

documentos podem ser teis para a vida e o currculo do pesquisador, o que d

origem tendncia de se levar documentos para casa. Mas, a utilidade para

outras equipes e pesquisadores e, sobretudo, a origem institucional e a

infra-estrutura que gerou os documentos, devem ser levadas em conta. Osdocumentos no podem ser reduzidos a um trofu, e ser simplesmente

levados para casa. Alm disso, muitos documentos podem ser utilizados,

ainda, para atividades de educao para a cincia, estimulando a compreenso

dos processos cientficos e tecnolgicos, despertando o interesse de crianas e

jovens para a cincia.

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10.2 Avaliar a importncia dos documentos segundo o seu valor para uma

guarda permanente.

So considerados de guarda permanente os documentos que tm valorlegal, fiscal, de prova ou histrico. A lei prev a guarda de certos documentos

comprovantes de transaes. Mas a preservao dos documentos produzidos

pelos laboratrios no contemplada na legislao, definida pela instituio.

Em muitos casos, pelos procedimentos padronizados nos Sistemas de

Qualidade em diversas reas do conhecimento. Assim, os critrios para a guarda

permanente devem considerar o valor dos documentos para o laboratrio, para

a pesquisa histrica, para a pesquisa cientfica da prpria equipe e de outras

equipes e equipes futuras para a histria da instituio, da rea do

conhecimento e para a memria cientfica nacional. Assim, para a avaliao dos

documentos deve-se levar em conta os possveis valores dos documentos, a

saber:

a) O valor cientfico que representem dados brutos, coletados ou

produzidos; que tenham referncia a trabalhos anteriores; que

sirvam de aprendizado para novos pesquisadores; e que permitam o

treinamento de equipe;

b) O valor histrico que registrem a histria do laboratrio, da

instituio, e da rea de conhecimento;

c) O valor administrativo que registrem a administrao da pesquisa:

i. Comprovando a aquisio de instrumentos;

ii. Garantindo um compromisso assumido;

iii. Permitindo que a instituio seja auditada;

iv. Proporcionando uma reavaliao do sistema;

v. Testemunhando a infra-estrutura da pesquisa e da instituio;

vi. Comprovando um projeto, seja financeiramente, seja por meio

de resultados.

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d) O valor arquivstico que sejam capazes de atribuir autenticidade,

provenincia, legibilidade, organicidade e valor de prova,

caractersticas dos documentos de arquivo.

e) O valor educativo que ilustrem o funcionamento de um processo

de pesquisa, mostrando como funcionam princpios e tcnicas, e

estimulando nos jovens o interesse para a cincia e tecnologia,

demonstrando o progresso das reas cientficas.

11 - Sugestes para conscientizao

Conscientizar pesquisadores sobre a importncia dos documentosproduzidos nos laboratrios para a histria da cincia uma medida

fundamental para a preservao desses registros. Sem essa conscincia poder

no ser efetiva qualquer ao, e tambm poder no haver o esforo necessrio

para a preservao por parte os pesquisadores. Para tal, algumas

recomendaes so destacadas:

11.1 Criar um espao nico para guarda dos documentos dos laboratrios,

que pode ser um Arquivo Tcnico.

Um espao especfico para a guarda dos documentos tcnicos

propiciaria um incentivo maior para que pesquisadores encaminhassem os

documentos para a preservao. Um local nico mais fcil de ser

administrado, pois poupa esforos e recursos para sua manuteno. Alm disso,

permitir a implantao de uma estrutura adequada. O Arquivo Tcnico deve

ser usado como arquivo corrente e intermedirio. Aps a concluso da pesquisae a no mais utilizao dos documentos, estes devem ser encaminhados para o

Arquivo Institucional.

11.2 Investir em trabalhos na rea de divulgao cientfica.

Os pesquisadores devem divulgar os dados da pesquisa, de forma que a

populao em geral compreenda o trabalho de cientistas. Os pesquisadores

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devem passar ao pblico a importncia de seu trabalho, para ter, por

conseqncia, o devido reconhecimento. Os laboratrios deveriam pensar em

aes que pudessem favorecer a divulgao dos dados das pesquisas para ogrande pblico. Textos em linguagem de fcil compreenso, publicao,

material didtico para professores de 1 e 2 graus, e exposies, seriam

algumas aes que poderiam ser implement

guia basico para preservacao de acervos

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