gubernur kalimantan timur · pedoman pemeliharaan dan perawatan arsip statis media ... (preventif...

25
GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR SALINAN PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR NOMOR 29 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA NON TEKSTUAL DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Menimbang Mengingat DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR, a. bahwa dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan Pasal 63 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, perlu dilakukan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis Media Non Tekstual Di Provinsi Kalimantan Timur; 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Otonom Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan dan Kalimantan Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1106); 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4548); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

Upload: lydiep

Post on 24-Jul-2019

238 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

SALINANPERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

NOMOR 29 TAHUN 2014

TENTANG

PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIANON TEKSTUAL DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Menimbang

Mengingat

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

a. bahwa dalam rangka menjamin keselamatan dankelestarian arsip statis, sebagaimana diamanatkandalam ketentuan Pasal 63 Undang-Undang Nomor 43Tahun 2009 tentang Kearsipan, perlu dilakukanpreservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan PeraturanGubernur tentang Pedoman Pemeliharaan danPerawatan Arsip Statis Media Non Tekstual Di ProvinsiKalimantan Timur;

1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 tentangPembentukan Daerah-Daerah Otonom ProvinsiKalimantan Barat, Kalimantan Selatan dan KalimantanTimur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 1106);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2004 Nomor 125, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhirdengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentangPerubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (LembaranNegara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 108,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4548);

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5071);

Page 2: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-2-

4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentangPembentukan Peraturan Perundang-undangan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5234);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 102 Tahun 2000 tentangStandar Nasional (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2000 Nomor 199, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 4020);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentangPembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah,Pemerintahan Daerah Provinsi, dan PemerintahanDaerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan LembaranNegara Republik Indonesia Nomor 4737);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan LembaranNegara Republik Indonesia Nomor 5289);

8. Keputusan Presiden Nomor 137/P Tahun 2013 tentangPengangkatan DR. H. Awang Faroek Ishak, MM, M.Sisebagai Gubernur Kalimantan Timur dan HM. MukminFaisyal HP, SH sebagai Wakil Gubernur KalimantanTimur Masa Jabatan Tahun 2013-2018;

9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);

10. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 17Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan KearsipanPemerintah Provinsi Kalimantan Timur (LembaranDaerah Provinsi Kalimantan Timur Tahun 2008 Nomor17, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi KalimantanTimur Nomor 40);

11. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 09Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasidan Tata Kerja Inspektorat, Badan PerencanaanPembangunan Daerah dan Lembaga Teknis DaerahProvinsi Kalimantan Timur (Lembaran Daerah ProvinsiKalimantan Timur Tahun 2008 Nomor 09);

12. Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 49Tahun 2011 tentang Pedoman Tata KearsipanPemerintah Provinsi Kalimantan Timur (Berita DaerahProvinsi Kalimantan Timur Tahun 2011 Nomor 49);

Page 3: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-3-

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMANPEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIANON TEKSTUAL DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR.

Pasal 1

Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis Media Non Tekstual adalahsebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidakterpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal 2

Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis Media Non Tekstual adalahsebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 diberlakukan bagi lembaga kearsipansebagai panduan dalam melaksanakan preservasi arsip statis untuk menjaminkeselamatan dan kelestarian arsip statis.

Pasal 3

Segala biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan ditetapkannya PeraturanGubernur ini dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja DaerahProvinsi Kalimantan Timur.

Pasal 4

Pada saat Peraturan Gubernur ini mulai berlaku, semua ketentuan yangmengatur mengenai pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip medianon tekstual dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangandengan Peraturan Gubernur ini.

Page 4: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-4-

Pasal5

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan PeraturanGubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah ProvinsiKalimantan Timur.

Ditetapkan di Samarindapada tanggal 26 Juni 2014

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. AWANG FAROEK ISHAK

Diundangkan di Samarindapada tanggal 26 Juni 2014

Pit. SEKRETARIS DAERAHPROVINSI KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. RUSMADI

BERITA DAERAH PROVINSI KALIMANTAN TIMUR TAHUN 2014 NOMOR 29.

Salinan sesuai dengan aslinyaSEKRETARIAT DAERAH PROV. KALTIM

KEPALA BIRO HUKUM,

PEMBINA TINGKAT INIP. 19620527 198503 1 006

Page 5: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

LAMPIRAN : PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR NOMOR 29TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN PEMELIHARAAN DANPERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA NON TEKSTUAL DIPROVINSI KALIMANTAN TIMUR

PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS NON TEKSTUALMEDIA NON TEKSTUAL

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipanmengamanatkan, bahwa lembaga kearsipan sesuai dengan wilayahkewenangannya wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis non tekstualyang diperoleh dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperorangan.

Pengelolaan arsip statis non tekstual oleh lembaga kearsipandilaksanakan melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan aksesarsip statis non tekstual yang bertujuan untuk menjamin keselamatan arsipstatis non tekstual sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagikehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip statis non tekstual sebagai memori kolektif dan identitas bangsayang disimpan pada lembaga kearsipan harus dipelihara dengan baik agardapat bertahan lama atau lestari, sehingga senantiasa dapat digunakan olehpublik untuk berbagai kepentingan, seperti penelitian dan pengembangan ilmupengetahuan, pendidikan, serta penyebaran informasi.

Preservasi arsip statis non tekstual yang dilakukan di seluruh duniamenghadapi masalah yang serius karena kerusakan yang disebabkan olehberbagai faktor perusak. Sumber kerusakan arsip statis non tekstual dapatberasal dari faktor internal dan eksternal. Faktor perusak internal dapatdisebabkan oleh penyusun bahan dasar arsip itu sendiri di antaranyapenggunaan bahan-bahan yang berbahaya dalam proses pembuatan bahandasar arsip (misal lignin dan alum rosin), dan penggunaan tinta yang bersifatasam. Faktor perusak eksternal dapat disebabkan oleh lingkungan tempatarsip statis non tekstual disimpan seperti suhu dan kelembaban yang tidakstabil, sinar ultraviolet, dan polusi udara; hama perusak arsip statis nontekstual seperti jamur/kapang, serangga, dan binatang pengerat, serta faktormanusia seperti ketidakpedulian ketika menangani arsip dan pencurian.

Oleh karena itu dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarianarsip statis non tekstual pada lembaga kearsipan dari berbagai faktor perusakarsip, baik yang bersumber dari faktor internal dan eksternal diperlukan suatupedoman preservasi arsip statis non tekstual (preventif dan kuratif) yang sesuaidengan kaidah, standar preservasi arsip statis non tekstual, dan ketentuanperaturan perundang-undangan.

Page 6: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-2-

B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya pedoman ini adalah untuk memberikan panduankepada lembaga kearsipan dalam melakukan preservasi arsip statis nontekstual.

Tujuan disusunnya pedoman ini adalah agar lembaga kearsipan mampumelakukan preservasi arsip statis non tekstual baik secara preventif maupunkuratif untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis non tekstualsesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

C. Ruang Lingkup

Pedoman ini disusun untuk preservasi arsip statis dengan media nontekstual, dengan cakupan bahasan sebagai berikut:1. Penetapan kebijakan preservasi;2. Preservasi preventif, meliputi penyimpanan arsip; penanganan arsip;

pengendalian hama terpadu; akses; reproduksi; dan perencanaanmenghadapi bencana; dan

3. Preservasi kuratif, meliputi prinsip perbaikan arsip; ruangan perbaikanarsip; perawatan arsip non tekstual; serta pengendalian hama;

D. Pengertian

Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan:1. Preservasi adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka

perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak danrestorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak. Preservasi ditinjau daritindakannya terdiri atas preservasi preventif dan preservasi kuratif.

2. Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadapkerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindunganarsip, serta metode pemeliharaan arsip.

3. Preservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat perbaikan/perawatanterhadap arsip yang mulai/sudah rusak atau kondisinya memburuk,sehingga dapat memperpanjang usia arsip.

4. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dantanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis non tekstual danpembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan terdiri atas Arsip NasionalRepublik Indonesia (yang selanjutnya disebut ANRI), arsip daerah provinsi,arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi.

5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasiyang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasikemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Page 7: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-3-

6. Arsip statis non tekstual adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsipkarena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, danberketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secaralangsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

7. Arsip konvensional/arsip kertas adalah arsip yang isi informasinya berupateks, gambar atau grafik dan terekam dalam media kertas.

8. Arsip audio visual adalah arsip yang isi informasinya dapat dipandangdan/atau didengar, seperti foto, film, video, dan audio/rekaman suara.

9. Arsip foto adalah arsip yang isi informasinya berupa gambar statik (stillimage), yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus.

10. Arsip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak(moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suarapada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancanganteknis dan artistik dengan peralatan khusus.

11. Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak(moving image) yang terekam media magnetik.

12. Arsip rekaman/audio suara adalah arsip yang isi informasinya berupasuara/audio (sound) yang terekam media magnetik.

BAB IIKEBIJAKAN PRESERVASI ARSIP STATIS NON TEKSTUAL

Secara alami keberadaan media arsip akan mengalami proses pelapukanjika disimpan dalam jangka waktu lama. Kertas sebagai salah satu mediaperekam informasi arsip merupakan bahan organik yang dapat terurai seiringdengan berjalannya waktu. Demikian pula arsip jenis lainnya seperti arsip foto,film, video, rekaman suara, memiliki resiko kerusakan karena mengandungbahan-bahan yang tidak stabil.

Proses pelapukan terhadap media arsip akan terus berjalan dan seringtidak diketahui dan tidak mampu untuk dicegah sampai ditemukan perubahanpada fisik arsip. Oleh karenanya, upaya yang dapat dilakukan adalahmemperlambat dan mengurangi kerusakan yang terjadi serta menjamin arsiptersimpan dalam lingkungan yang aman sehingga arsip dapat mudah diakses.

Lembaga kearsipan yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis non tekstual harus memiliki komitmen untukmenjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis non tekstual. Pimpinanlembaga kearsipan wajib memberikan bukti komitmennya dalam bentukkebijakan preservasi arsip statis non tekstual dalam penyusunan danimplementasi sistem manajemen preservasi secara efektif danberkesinambungan.

Page 8: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-4-

A. Prinsip Kebijakan

Kebijakan preservasi arsip statis non tekstual yang ditetapkan olehpimpinan lembaga kearsipan sangat diperlukan karena merupakan kerangkakerja untuk tetap mempertahankan arsip dalam keadaan optimal sehinggaarsip memiliki kesempatan terbaik untuk tetap bertahan dalam jangka waktuyang lama. Kebijakan preservasi arsip statis non tekstual juga merupakanpernyataan mengenai ketentuan-ketentuan preservasi secara garis besar yangdibuat oleh pemegang kebijakan lembaga kearsipan.

Prinsip-prinsip dalam menentukan kebijakan preservasi arsip statis nontekstual pada lembaga kearsipan adalah sebagai berikut :1. Arsip statis non tekstual harus dilestarikan selamanya;2. Semua aspek dari format asli meliputi nilai kesejarahan, teks, gambar,

dan keadaan fisik lainnya tetap dilestarikan;3. Tindakan preservasi preventif dilakukan untuk mencegah dan mengurangi

semua efek kerusakan pada arsip statis non tekstual;

4. Tindakan preservasi kuratif dilakukan terhadap arsip yang teridentifikasimengalami kerusakan arsip dan terhadap arsip yang sudah diprioritaskanuntuk pemulihannya; dan

5. Semua tindakan di atas dilakukan secara profesional sesuai standar;

B. Tujuan dan Manfaat Kebijakan

Kebijakan preservasi arsip statis non tekstual bertujuan untuk :1. Memberikan dasar bagi pengembangan strategi preservasi arsip statis non

tekstual;2. Memberikan dasar perencanaan program preservasi arsip statis non

tekstual secara menyeluruh; dan3. Memberikan informasi dan bimbingan untuk staf tentang tanggung jawab

preservasi arsip statis non tekstual;

Manfaat kebijakan preservasi arsip statis non tekstual adalah:1. Membantu dalam pengambilan keputusan dan prioritas ketika

mengalokasikan seluruh sumber daya yang ada; dan2. Memacu timbulnya program preservasi arsip statis non tekstual yang

berkesinambungan dan alur kerja yang sinergis;

C. Lingkup Kebijakan

Lingkup kebijakan arsip statis non tekstual mencakup semua tanggungjawab, keinginan, dan arahan menyeluruh dari pimpinan lembaga kearsipanberkaitan dengan preservasi arsip statis non tekstual. Agar tujuan preservasiarsip statis non tekstual dapat dicapai secara optimal, maka kebijakanpreservasi arsip statis non tekstual meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Pengaturan fungsi dan tanggung jawab

Lembaga kearsipan memiliki garis tanggung jawab preservasi arsip statisnon tekstual yang tegas dan jelas dalam melaksanakan tugas dan fungsi, sejakpengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan dan penggunaan arsipstatis non tekstual.

Page 9: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-5-

2. Layanan

Lembaga kearsipan membangun komunikasi dan koordinasi yang baikantara bagian akuisisi, pengolahan, preservasi, dan ruang baca sehinggamampu menjamin kemudahan akses dan ketersediaan arsip statis nontekstual bagi pengguna.

3. Pengembangan Sumber Daya Manusiaa. Melaksanakan atau mengirim pegawai untuk mengikuti

pengembangan sumber daya manusia yang mencakup semua aspekmasalah preservasi untuk meningkatkan :1) pengetahuan teknis preservasi;2) pengetahuan tentang permasalahan dalam preservasi arsip statis

non tekstual;3) penanganan yang tersedia;4) penerapan tata cara preservasi yang baik; serta5) penyadaran tentang relevansi dan pentingnya pelatihan yang

diikuti dengan dedikasi pegawai bagi kegiatan preservasi;

b. Program pengembangan sumber daya manusia tersebut mencakupunsur-unsur sebagai berikut:1) Pendidikan dan pelatihan untuk ahli preservasi/konservator :

a) Pendidikan formal selama 3 atau 4 tahun akan memberikanpondasi yang kuat bagi ahli preservasi/konservator;

b) Kursus singkat selama 12 minggu memberikan pengenalanumum mengenai prinsip dan praktik preservasi;

c) Kursus singkat selama 1 atau 2 minggu dilakukan pada temakhusus preservasi seperti pengendalian hama perusak arsip;dan

d) Pelatihan lainnya adalah memberikan kesempatan magangkepada konservator muda untuk menambah pengalaman diluar negeri;

2) Kursus bagi teknisi preservasi arsip, berorientasi pada teknik-teknik tertentu di antaranya dalam pengoperasian danpemeliharaan peralatan;

3) Kursus singkat mengenai tata cara menangani arsip sehingga arsiptidak rusak karena penanganan yang buruk;

4) Program pelatihan penyegaran sesuai perkembanganteknik/praktik preservasi terbaru;

5) Dokumentasi mengenai pendidikan dan pelatihan, kursus, magang,pengalaman dan kualifikasi sumber daya manusia.

4. Peningkatan Kesadaran

Dasar dari setiap program preservasi arsip statis non tekstual dimulai darikebutuhan untuk meningkatkan kesadaran preservasi arsip statis non tekstualdan kebutuhan akan tata cara preservasi yang baik sehingga akan terbangunbudaya untuk menghargai arsip statis non tekstual. Program kesadarantersebut dapat dilakukan dengan :

a. Publikasi umum melalui presentasi, penerbitan artikel, poster, leaflet ataulayanan media lainnya;

b. Pembuatan panduan dan leaflet khusus tentang berbagai topik preservasi,seperti kegiatan rutin cara membersihkan arsip dan ruang penyimpananatau kegiatan survei pengecekan kondisi arsip dan sejenisnya;

Page 10: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-6-

c. Pembuatan s/ide/kaset atau program video preservasi arsip; dand. Seminar - seminar preservasi arsip;

5. Pendanaan

Pengalokasian dana secara proporsional untuk mendukung kegiatanpreservasi arsip statis non tekstual sehingga kebijakan preservasi arsip statisnon tekstual dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien.

6. Kegiatan Preservasi Preventif

Selalu mengutamakan tindakan preventif karena jika arsip statis nontekstual terlanjur rusak akan sangat sulit untuk mengembalikan dalamkeadaan semula serta informasi yang terkandung di dalam arsip statis nontekstual tidak dapat digunakan.

Tindakan preventif ini meliputi :

a. Semua usaha yang dilakukan untuk mencegah dan memperlambatkerusakan seperti tempat penyimpanan arsip statis non tekstual yangstabil;

b. Prasarana dan sarana yang sesuai;c. Penanganan arsip statis non tekstual yang baik melalui pengawasan/

inspeksi;d. Pengendalian hama terpadu;e. Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi; danf. Keamanan dan kebersihan fasilitas arsip statis non tekstual sehingga

terlindungi dari hal-hal yang membahayakan arsip.

7. Kegiatan Preservasi Kuratif

Tindakan preservasi kuratif dilakukan pada arsip statis non tekstual yangtelah mengalami kerusakan dengan cara perbaikan/perawatan. Metode yangdigunakan tergantung dari jenis media dan jenis kerusakan yang terjadi padaarsip statis non tekstual. Untuk melakukan tindakan preservasi kuratifdibutuhkan ruang dan peralatan serta pendukung lain sesuai dengan jenisarsip statis non tekstual yang ditangani.

8. Kerjasama

Lembaga kearsipan melakukan hubungan kerjasama dengan institusi danorganisasi lain dalam rangka memenuhi kebutuhan preservasi arsip statis nontekstual, baik dalam lingkup nasional maupun internasional.

BAB IIIPRESERVASI PREVENTIF

Tindakan preservasi preventif merupakan cara dalam mendukungpreservasi arsip statis non tekstual agar dapat disimpan dalam jangkapanjang. Tujuan utama perservasi preventif adalah untuk mencegah danmemperlambat kerusakan yang terjadi pada arsip statis non tekstual.

Page 11: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-7-

A. Penyimpanan Arsip

Arsip statis non tekstual disimpan dalam suatu depo arsip, yaknibangunan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelestarianterhadap arsip yang tersimpan di dalamnya.

1. Depo Arsipa. Lokasi Depo

1) Lokasi depot harus menghindari daerah yang memiliki strukturtanah labil, rawan bencana, dekat laut, kawasan industri,pemukiman penduduk, bekas hutan dan perkebunan;

2) Lokasi depo harus menghindari daerah yang berdekatan denganinstalasi strategis seperti instalasi militer, lapangan terbang danrel kereta api;

3) Lokasi depo harus menghindari lingkungan yang memiliki tingkatresiko kebakaran sangat tinggi, seperti lokasi penyimpanan bahanmudah meledak, dan pemukiman padat;

b. Struktur Depo1) Konstruksi terbuat dari bahan sesuai standar dan terisolasi

dengan baik sehingga dapat mempertahankan kestabilan kondisiruang penyimpanan;

2) Dilengkapi dengan alat pelindung bahaya kebakaran sepertiheat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, dan sprinklersystem;

3) Memiliki saluran air/drainase yang baik sehingga dapatmengeluarkan air secepat mungkin dari bangunan;

4) Ruangan yang ideal yaitu tidak menggunakan banyak jendela.Jika ada jendela harus dilindungi dengan filter penyaring sinar UVkarena arsip harus dijauhkan dari sinar matahari langsung. Filterdapat berupa UV filtering polyester film. Jika ruangan dilakukanfumigasi secara rutin perlu disediakan ekhaust fan dilengkapipenutup untuk pengeluaran udara setelah fumigasi;

5) Dilengkapi pintu darurat untuk memindahkan arsip statis nontekstual jika terjadi kebakaran/bencana.

c. Ruangan Depo1) Ruangan depot penyimpanan arsip kertas dan audio visual

terpisah karena berbeda jenis arsip dan penanganannya;2) Mempunyai suhu dan kelembaban yang selalu stabil. Fluktuasi

suhu dan kelembaban yang diperbolehkan adalah 1 rentangpenurunan dan kenaikan suhu dan kelembaban selama 24 jamsesuai persyaratan. Sedangkan ruangan penyimpanan yang tidakmenggunakan sistem pendingin udara/AC, lokasi dan konstruksibangunannya harus terisolasi dengan baik;

3) Suhu dan kelembaban yang dipersyaratkan bagi berbagai jenisarsip :a) Kertas: Suhu 20°C + 20C, Kelembaban 50 % ± 5 %;b) Film hitam putih : Suhu < 18°C ± 20C, Kelembaban 35 %.

Setelah penyimpanan dalam suhu < 10°C, kondisi arsip harusdisesuaikan terlebih dahulu dalam suhu kamar selama 24 jamsebelum digunakan;

c) Film berwarna: Suhu < 5°C, Kelembaban 35 % ± 5 %. Setelahpenyimpanan dalam < 10°C, kondisi arsip harus disesuaikanterlebih dahulu dalam suhu kamar selama 24 jam sebelumdigunakan;

Page 12: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-8-

d) Media magnetik (video, rekaman suara): Suhu 18°C ± 20C,Kelembaban 35 % ± 5 %;

Tabel 1Suhu dan Kelembaban Ruang Penyimpanan Arsip

No

1

2

3

4

Rekam

Kertas

Mediafotografik hitamputih

MediafotografikberwarnaD SheetfilmDCinefilm

MediamagnetiQ

Jenis Arsip

• Peta atau kartografik• Gambar teknik• Grafik atau diagram

• Sheet film (klise, slidenegatif)

• Cine film (reel film 8mm16mm, 35mm, 70 mm)

• Xrays (hasil foto rontgen)• Microforms (mikrofilm,

mikrofis)• Glass plate photos

• Sheet film (klise, slidenegatif)

• Cine film (reel film 8mm,16mm, 35mm, 70mm)

• Computer tapes and disks(disket)

• Kaset video (umatic,betacam, VHS, SVHS)

• Kaset rekaman suara

Suhu

20° C ± 2° C

<18°C± 2°C

<5°C

18°C±2°C

Kelembaban

50% RH ± 5%

35% RH

35% RH ± 5%

35% RH ± 5%

4) Pemantauan terhadap suhu, kelembaban, kualitas udaradilakukan secara berkala yaitu satu minggu sekali. Peralatanyang digunakan untuk mengukur suhu dan kelembaban adalahthermohygrometer/thermohygrograph, sedangkan slingpsychrometer digunakan untuk mengkalibrasinya;

5) Untuk mengatur kelembaban udara digunakan alat dehumidifier.Selain itu dapat digunakan silicagel yang mampu menyerap uapair dari udara;

6) Kondisi suhu dan kelembaban ruang transit di ruang bacadiusahakan sesuai dengan persyaratan penyimpanan arsip;

7) Di dalam ruangan penyimpanan dipasang :a) Alat pembersih udara (air cleaner). Di dalam alat tersebut

terdapat bahan karbon aktif untuk menyerap gas pencemarudara dan bau. Selain itu juga terdapat filter untukmembersihkan udara dari partikel debu;

Page 13: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-9-

b) Alat pengukur intensitas cahaya (lux meter) dan digunakanUV meter untuk mengukur kandungan sinar UV. Untuk arsipkertas/konvensional, intensitas cahaya tidak boleh melebihi50 lux dan sinar UV tidak boleh melebihi 75micro watt/lumen. Cahaya dari lampu neon sebaiknyadilindungi dengan filter untuk menyerap sinar ultraviolet;

2. Rak Arsipa. Rak yang digunakan harus cukup kuat menahan beban arsip

dan selalu dalarn keadaan bersih;b. Jarak aman antara lantai dan rak terbawah adalah 85-150 mm

untuk memperoleh sirkulasi udara, mudah membersihkan lantaiserta mencegah bahaya banjir;

c. Arsip tidak disimpan di bagian atas rak karena berdekatandengan lampu dan untuk menghindarkan kemungkinan adanyatetesan air dari alat penyembur api yang rusak atau atap yangbocor;

d. Rak terbuat dari logam yang dilapis anti karat dan anti goresuntuk arsip kertas dan arsip film. Khusus untuk arsip berbahanmagnetik (video dan rekaman suara), rak tidak mengandungmedan magnet;

e. Rak diberi label yang jelas sesuai dengan isi sehingga dapatdengan mudah mengatur khazanah arsip. Rak yang berupa lacisebaiknya memiliki kenop, dan memiliki mulut/tepi di bagiandepan dan belakang untuk menghindari jatuhnya arsip.

3. Boks/ Container ArsipBoks/ container memiliki peranan dalam mengurangi kerusakan arsip

akibat pengaruh perubahan suhu dan kelembaban, debu, sertapenanganan yang salah.

a. Arsip Film1) Container/ can penyimpan menggunakan bahan yang secara

kimia stabil, dirancang tepat, ringan, rapat, tertutup sertatidak menimbulkan karat;

2) Container berbahan dasar kaleng segera diganti dengancontainer berbahan dasar plastik yang berbahan dasarpolypropylene, polyethylene atau polycarbonate;

3) Container tidak boleh ditutup dengan plester;4) Container dan label yang rusak diganti dengan yang baru;5) Arsip film dalam container disimpan secara horizontal;

b. Arsip Video1) Video tape sebaiknya disimpan dalam pembungkus asli

dalam kotak plastik bukan PVC;2) Video tape disusun dalam rak kayu (rak nonmagnetis) dan

disimpan secara lateral;3) Container sebaiknya tidak ditumpuk di atas yang lain;

c. Arsip Rekaman Suara1) Rekaman suara sebaiknya disimpan dalam pembungkus asli

dalam kotak plastik bukan PVC;2) Rekaman suara disusun dalam rak kayu (rak nonmagnetis)

dan disimpan secara lateral;3) Container sebaiknya tidak ditumpuk di atas yang lain;

Page 14: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-10-

B. Penanganan Arsip1. Ketentuan Umum

a. Pada saat menangani arsip tidak diperbolehkan makan, minum,merokok. Tangan harus bebas dari air, makanan, dan minyakserta kotoran lainnya;

b. Arsip jangan sampai terjatuh atau ditangani secara ceroboh;c. Pada saat arsip dibawa ke ruang baca menggunakan troli atau

peralatan khusus sehingga aman;d. Pengguna arsip di ruang baca mengetahui dan mengikuti tata

cara menangani arsip dengan baik melalui publikasi atau posteryang terpasang di ruang baca;

e. Arsip yang digunakan untuk pameran sebaiknya arsip salinan.Apabila dalam kondisi tertentu arsip asli harus dipamerkan,terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan :1) Cahaya yang digunakan tidak melebihi 50 lux dan bebas dari

sinar UV. Tingkat pencahayaan harus selalu dimonitor;2) Suhu dan kelembaban harus sama dengan kondisi ruang

penyimpanan dan secara berkala dimonitor;3) Arsip yang asli tidak dipamerkan lebih dari satu bulan; dan4) Arsip disimpan dalam tempat yang terkunci dan diletakkan

di tempat yang dapat terlihat oleh staf. Galeri juga harusdijaga oleh petugas keamanan;

2. Arsip Filma. Hindarkan menyentuh emulsi yaitu bagian yang mudah rusak

dan tempat terekamnya citra atau gambar. Film dipegang denganujung jari pada bagian pinggir;

b. Film digulung pada spool dengan ketegangan sedang. Idealnyaketegangan gulungan adalah jika suatu film persis bergerakbersama pada spool;

c. Gunakan selalu spooZyang sesuai dengan lebar film;d. Setelah proyeksi dilakukan sebaiknya film digulung ulang

dengan ketegangan yang cukup untuk mencegah filmmerosot/lepas dan menyebabkan goresan kecil sewaktuproyektor menarik film melewati gate proyeksi;

e. Sambungkan beberapa feet leader putih pada awal/ head film danakhir/ tail film yang akan menjaga kerusakan selama pengikatandan proyeksi;

f. Gulung film sampai tail pada core secara rapat, rata dalam rolsampai akhir. Penggulungan film yang baik penting untukpenyimpanan. Penggulungan film pada rol yang longgar dan tepiyang menonjol dapat mengakibatkan sobek pada perforasi filmatau kerusakan lainnya;

g. Proyektor selalu dibersihkan dengan sikat kecil sebelummemproyeksikan film untuk membuang rambut-rambut ataudebu yang mengganggu gambar proyeksi dan menyebabkanrusaknya film;

h. Jika selama pemutaran film, proyektor menunjukkan reaksi yanganeh atau terdengar suara yang tidak seperti biasa, merupakangejala penyebab kerusakan. Hentikan proyektor dengan segeradan periksa untuk meyakinkan film terpasang dengan baik.Perbaikan secara teratur pada proyektor akan memperkecilkemungkinan terhadap kerusakan semacam itu;

Page 15: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-11-

3. Arsip Fotoa. Hindarkan foto dari sentuhan jari tangan, sebaiknya

menggunakan nylon tipis atau sarung tangan katun putihdengan cara memegang pada bagian belakang foto;

b. Hindarkan arsip sebagai alas untuk menulis;

4. Arsip Videoa. Merawat dan memonitor peralatan playback;b. Melengkapi peralatan untuk masing-masing format. Pilihan ini

mahal dan sulit karena dibutuhkan keahlian dan perlengkapancadangan;

c. Jika selesai digunakan kembalikan video dalam wadahnya dansimpan dengan posisi tegak lurus, untuk membantu mencegahkerusakan;

d. Sebelum disimpan, sebaiknya diputar ulang dari awal sampaiakhir untuk menjamin bahwa video dapat digulung secara benardi dalam kaset dan untuk mengembalikan akibat ketegangangulungan yang padat;

e. Pemutaran ulang video sekurang-kurangnya dilakukan setiaptahun sekali;

5. Arsip Rekaman Suaraa. Hindarkan sentuhan langsung dengan permukaan tape;b. Tape sebaiknya diputar ulang dari muka sampai akhir sedikitnya

setiap tahun untuk memeriksa kondisinya dan memperkecilkecenderungan lapisan tape yang saling menempel atauterjadinya print-trough/tembus cetak secara magnetik juga untukmengurangi ketegangan tape;

c. Simpan kaset dalam keadaan bersih di dalam bungkusnya dandisusun secara tegak lurus dalam rak yang terbagi dalampenyangga setiap 10-15 cm;

C. Pengendalian Hama Terpadu (PHT)

Strategi dari PHT ini adalah melakukan pemeliharaan yang terus menerusdan melalui kebersihan ruangan penyimpanan untuk menjamin tidak adanyahama perusak arsip. Kegiatan yang dilakukan meliputi inspeksi danpemeliharaan gedung, kontrol lingkungan ruangan penyimpanan, pembatasanmakanan dan tanaman, pembersihan teratur, kontrol atas koleksi masuk, danpemantauan/monitoring rutin terhadap hama perusak arsip.

1. Inspeksi/Survei terhadap Bangunan dan Koleksi

Secara berkala dilakukan inspeksi/survei minimal dua kali dalam setahunterhadap :

a. Bangunan :1) Dalam bangunan untuk mengetahui keberadaan jamur, serangga,

tikus, bagian yang bocor, retakan dinding/atap, cat yang terkelupassehingga ruangan penyimpanan terisolasi dengan baik dan dalamkeadaan bersih, terbebas dari debu/kotoran dan hama perusak arsip;

2) Struktur luar bangunan dan sekitarnya, keamanan fisik daribangunan dan tempat penyimpanan, kondisi ruangan penyimpanan,kondisi peralatan, infestasi hama perusak arsip;

Page 16: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-12-

3) Kusen jendela, bagian bawah lemari penyimpanan, bagian belakangrak, di dalam boks, laci, tempat yang gelap dan terpencil untukmelihat tanda-tanda adanya hama perusak arsip. Amati danbersihkan segera tumpukan debu, kotoran serangga, telur, seranggayang hidup/mati;

b. Koleksi arsip, untuk mengetahui kondisi fisik arsip dan kemungkinanmasalah yang dialami. Survei terhadap koleksi arsip memuat:1) Tanggal dan nama pensurvei;2) Lokasi arsip;3) Jenis bahan arsip;4) Kondisi arsip (kondisi umum, sobekan, lubang, noda, keberadaan

jamur, kerusakan serangga);5) Pembungkus arsip;6) Bahan tambahan;7) Tindakan yang dianjurkan (penggantian boks, membuang lampiran,

tidak ada tindakan); dan8) Membuat prioritas tindakan penanganan arsip;

c. Jendela dan pintu harus tertutup rapat. Pintu tidak boleh disandarkandalam keadaan terbuka secara terus menerus, sebaiknya digunakan pintuotomatis dan selalu dalam keadaan tertutup;

d. Lubang/celah di dalam bangunan yang memungkinkan masuknya hamaperusak dari luar harus segera ditutup;

e. Pipa dan sumber air di sekitar tempat penyimpanan arsip untukmencegah kebocoran air serta atap dan ruangan bawah tanah untukmemastikan tidak ada air/banjir;

f. Zona bebas tanaman minimal 30 cm di sekitar bangunan untukmenghindari serangga masuk;

2. Sanitasi Ruang Penyimpanan dan Peralatan Arsip

Secara berkala dilakukan pembersihan minimal dua kali dalam setahunterhadap:a. Fasilitas tempat penyimpanan arsip secara menyeluruh. Akumulasi debu

dapat menyebabkan tempat yang nyaman bagi hama perusak arsip.Vacuum cleaner yang dilengkapi dengan a high efficiency particulate airfiltration (HEPA) dapat digunakan;

b. Arsip dan boks dari debu, menggunakan sikat halus/kuas, bulb, spon,vacuum cleaner (dengan filter yang lembut contohnya nylon). Debudibersihkan dari arah tengah ke sisi luar;

3. Seleksi Arsip yang Masuk

Sangat penting untuk menerapkan prosedur ketat terhadap arsip yangmasuk ke lembaga kearsipan. Untuk menghindarkan arsip yang baru masukmembawa hama perusak arsip :a. Periksa segera arsip yang masuk untuk melihat adanya tanda hama

perusak arsip. Pekerjaan ini dilakukan di atas permukaan yang bersih;b. Arsip dibersihkan dan pembungkus arsip disingkirkan;c. Arsip dipindahkan ke dalam boks yang bersih. Boks yang lama

disingkirkan kecuali boks yang berstandar arsip dan dipastikan dalamkeadaan bersih;

d. Arsip yang baru masuk diisolasi dari koleksi arsip lainnya dan disimpan ditempat yang tidak memungkinkan tumbuhnya hama perusak arsip dandilengkapi rak; dan

e. Jika ditemukan serangan (infestasi) hama perusak arsip, perlu dilakukanpenanganan lebih lanjut (misal: fumigasi, penggunaan fungisida);

Page 17: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-13-

4. Pemantauan

Agar implementasi PHT berjalan efektif, diperlukan pemantauan secararutin terhadap aktivitas hama perusak menggunakan informasi mengenai jenisdan jumlah serangga, jalan masuk serangga, sarang dan mengapa seranggadapat hidup. Informasi tersebut berguna untuk identifikasi masalah danpemilihan metode penanganan :

a. Memantau semua pintu, jendela, sumber panas, sumber air;b. Memantau kemungkinan rute serangga;c. Meletakkan jebakan/perangkap di area yang akan diawasi dan

mengidentifikasi lokasi tanda perangkap (jumlah dan tanggal peletakkan).Jika infestasi dicurigai di daerah tertentu, maka perangkap diletakkandalam jarak setiap 25 cm. Pemeriksaan setelah 48 jam akan diketahuidaerah yang paling serius terinfeksi. Perangkap harus diperiksa mingguandan harus diganti setiap dua bulan, ketika perangkap telah penuh, atauketika kelekatan pada perangkap telah berkurang;

d. Memeriksa dan mengumpulkan perangkap secara teratur;e. Memperbaiki penempatan perangkap dan pemeriksaan yang diperlukan;f. Perangkap dipindahkan jika hasilnya negatif/tidak ditemukan adanya

infestasi;g. Pendokumentasian :

1) jumlah serangga, jenis serangga, dan tahap pertumbuhan seranggapada masing-masing perangkap;

2) tanggal dan lokasi pengganti perangkap;h. Setelah serangga terjebak, harus diidentifikasi untuk menentukan tingkat

ancaman terhadap koleksi arsip.

5. Tindakan Pengendalian

Jika terjadi infestasi serius atau infestasi tidak tertangani dengan metodepencegahan di atas, sebagai alternatif terakhir dipilih metodepengendalian/penanganan yaitu menggunakan atau tidak menggunakanbahan kimia (selengkapnya lihat Bab IV huruf D).

D. Akses1) Akses terhadap ruang penyimpanan dibatasi hanya pada petugas

penyimpanan/pejabat yang berwenang. Pihak lain yang akan masukke ruang penyimpanan harus mendapat izin dari pejabat berwenang.Hal ini terkait dengan keamanan, kebersihan, dan kestabilan ruangpenyimpanan;

2) Peralatan keamanan seperti kamera, alarm, kunci dan kontrol akseslainnya dipantau secara berkala;

3) Akses terhadap ruang penyimpanan dikontrol melalui kunci/kartuyang dimiliki oleh pegawai yang diberikan kewenangan;

4) Arsip disimpan di tempat yang mudah diidentifikasi, diletakkan dandiambil (informasi mengenai daftar boks dan nomor rak harus adasehingga arsip dapat ditemukan dengan segera). Jika dimungkinkan,dokumentasi mengenai lokasi arsip ini ditinjau secara berkala.

Page 18: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-14-

E. Reproduksi

Salah satu upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam arsipadalah melakukan reproduksi. Kegiatan reproduksi adalah melakukanpenggandaan arsip ke dalam satu jenis atau media yang sama atau dengancara alih media ke media yang berbeda. Tujuan reproduksi adalah membuatcopy yang dapat berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankanarsip aslinya dan tidak digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, atausebagai viewing copy atau reference copy di ruang layanan informasi, atausebagai duplicating copy bagi kebutuhan peminat arsip di layanan informasi.

1. Ketentuan umuma. Reproduksi dilaksanakan oleh orang yang mempunyai keahlian

dalam mereproduksi;b. Reproduksi dilakukan sesuai standar, supaya reproduksi bertahan

lama bila disimpan;c. Pilih bahan dasar dan alat perekaman atau alat reproduksi yang

baik/berkualitas tinggi. Gunakan bahan-bahan yang baru dan tidakmenggunakan bahan-bahan yang sudah dipakai;

d. Pilih bahan-bahan yang lebih aman, mudah diakses dan format yangdigunakan tidak cepat tua/usang;

e. Simpan hasil reproduksi terpisah dengan arsip asli;f. Jika memungkinkan, gunakan sistem pengkodean warna yakni:

merah untuk preservation copy, hijau untuk duplicating copy, danbiru untuk reference copy agar memudahkan dalam mengidentifikasiberbagai hasil reproduksi;

g. Tentukan arsip dan pilih arsip yang akan direproduksi, pilihanprioritas diutamakan dengan kondisi arsip sebagai berikut:1) Arsip yang mulai rusak, baik karena faktor internal maupun

faktor eksternal;2) Arsip yang bahan dan peralatan (termasuk suku cadangnya)

untuk memanfaatkannya sudah mulai jarang di pasaran; dan3) Arsip yang isi informasinya sering digunakan atau dimanfaatkan

oleh peminat arsip;

2. Proses Reproduksia. Arsip kertas dapat dipindahkan ke dalam bentuk mikrofilm dan

digitalisasi. Dalam melakukan alih media ke dalam bentukmikrofilm/master mikrofilm untuk menjamin kelangsungan hidupmikrofilm, diperlukan :1) image film sesuai standar;2) processing mikrofilm sesuai standar;3) quality control (inspeksi secara visual, density test, resolution test,

methylenene blue test) dan penyimpanan sesuai standar;b. Arsip film dapat dipindahkan ke dalam bentuk video dan video ke

bentuk video lainnya. Untuk perlindungan arsip film jangka panjang,film di copy ke dalam bentuk film. Konversi arsip film ke bentukdigital image tanpa penurunan kualitas dilakukan sebagai salah satustrategi preservasi arsip film jangka panjang. Dalam pembuatanoriginal copy atau preservation copy yang direproduksi ke dalammedia film, sebaiknya pilih film yang terbuat dari bahan dasarselulosa triasetat atau polietilen tereftalat (poliester);

c. Arsip film nitrat (biasanya dibuat sebelum tahun 1950-an) segeradibuat salinannya;

Page 19: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-15-

d. Negatif film dapat disimpan sebagai persediaan untuk membuat print(positif film). Jika print rusak, copy dapat dibuat dari negatif film.Jika negatif rusak, negatif dapat dibuat dari print (diluar kualitasnyaakan makin berkurang jika dibandingkan dengan film aslinya);

e. Untuk arsip video, dilakukan reproduksi dari format lama ke formatbaru;

f. Mereproduksi arsip rekaman suara merupakan hal utama dalampemeliharaan dan perlindungan arsip rekaman suara. Dalammelakukan reproduksi arsip rekaman suara perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:1) Untuk membuat rekaman suara, pilih audio tape *A inch dari

jenis tape poliester dengan ketebalan 1 atau 1.5 mil;2) Kecepatan perekaman sebaiknya tidak lebih rendah dari 7, 5 IPS

(inchper second)',3) Jika memungkinkan, gunakan suatu uni-directional microphone

serta suatu tape deck profesional; dan4) Kaset 90 menit atau lebih lama, tidak dianjurkan untuk arsip

yang akan disimpan dalam waktu lama;

F. Perencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning)

Tidak ada satupun lembaga kearsipan yang dapat terhindar darikemungkinan terkena bencana karena bencana datang dengan tiba-tiba dantidak dapat diprediksi. Disaster planning merupakan salah satu bagian dariprogram preservasi dan semua tindakan yang memungkinkan lembagakearsipan dapat merespon bencana secara efisien, cepat sehinggameminimalkan kerusakan terhadap arsip. Disaster planning memiliki empatbagian yaitu pencegahan, persiapan, respon, pemulihan/recovery.

1. Pencegahana. Inspeksi bangunan dan faktor lain yang berpotensi;b. Secara rutin dilakukan pembersihan dan perawatan/ maintenance di

seluruh bagian bangunan dan wilayah sekitarnya, terutama atap,pintu, jendela dan listrik;

c. Memasang alat pendeteksi api, extinguishing system/sistempemadaman, dan alarm pendeteksi air;

d. Membuat pengaturan khusus untuk memastikan keamanan arsipdan bangunan ketika waktu-waktu yang beresiko seperti renovasibangunan;

e. Membuat salinan bagi arsip penting; danf. Mengasuransikan arsip;

2. Persiapan

Membuat dokumen tertulis tentang persiapan, respon dan pemulihanakibat bencana yang selalu diperbaharui/ update dan dilakukan uji coba:a. Menyiapkan dan merawat perlengkapan yang diperlukan ketika bencana;b. Melakukan pelatihan bagi tim penanganan bencana;c. Menyiapkan dan memperbaharui dokumentasi mengenai:

1) Layout bangunan yang memuat lokasi rak (termasuk arsip yangdijadikan prioritas), lokasi sumber listrik/air, dan pintu keluar;

2) Daftar nama, alamat, dan nomor telepon tim tanggap bencana,konservator yang terlatih atau pihak-pihak lain yang dapatmendukung ketika ada bencana;

3) Salinan dokumen asuransi;

Page 20: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-16-

4) Prosedur penyelamatan; dan5) Prosedur untuk mendapatkan dana darurat;

d. Melakukan sosialisasi disaster plan.

3. Respon

a. Ikuti prosedur darurat untuk menyalakan alarm dan evakuasi personal;b. Hubungi kepala tim tanggap darurat;c. Tidak memasuki area penyimpanan jika belum diizinkan. Setelah izin

diberikan buat perkiraan kerusakan dan perlengkapan yang diperlukanuntuk perbaikan;

d. Stabilkan lingkungan untuk mencegah pertumbuhan jamur. Setelah 48jam, jika kondisi di atas 20°C dan 70% RH, arsip yang basah akan mudahditumbuhi jamur;

e. Foto bahan yang rusak untuk klaim asuransi;f. Siapkan tempat untuk membungkus arsip yang membutuhkan freezing

dan tempat untuk mengeringkan arsip yang basah dan perbaikan lainnyayang diperlukan; dan

g. Pindahkan arsip yang basah ke tempat yang paling dekat dengan fasilitasfreezing;

4. Pemulihan

a. Membuat sebuah program untuk memperbaiki bangunan/tempat danarsip yang rusak hingga menjadi stabil dan dapat berguna kembali;

b. Tentukan prioritas untuk tindakan perbaikan dan meminta saran kepadakonservator untuk mencari metode yang terbaik dan mendapatkanperkiraan biaya;

c. Hubungi agen asuransi;d. Bersihkan dan rehabilitasi tempat;e. Analisis bencana dan perbaiki disaster plan berdasarkan pengalaman; danf. Berbagi informasi dan pengalaman dengan pihak lain;

BAB IVPRESERVASI KURATIF

Tindakan kuratif merupakan upaya yang paling efektif dalam mendukungpreservasi jangka panjang arsip statis non tekstual. Tindakan kuratif dalamkonteks preservasi arsip statis non tekstual dilakukan setelah tindakanpreventif dilakukan secara maksimal. Namun, karena proses pelapukan yangterjadi pada fisik arsip karena faktor perusak arsip maka tindakanperbaikan/perawatan arsip statis non tekstual harus dilakukan.

Tujuan utama preservasi kuratif adalah memperbaiki/ merawat arsip yangmulai/sudah rusak dan kondisinya memburuk, sehingga dapatmemperpanjang usia arsip statis non tekstual. Oleh karena itu sangat pentinguntuk menerapkan konsep tindakan kuratif dalam kerangka preservasi arsipstatis non tekstual secara menyeluruh.

Page 21: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-17-

A. Prinsip Perbaikan Arsip

1. Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan menghilangkan, mengurangi,menambah, dan merubah nilai arsip sebagai alat bukti sehingga keaslianarsip terjaga;

2. Arsip-arsip statis non tekstual harus dijadwalkan untuk dilakukanperbaikan dan perawatan dengan segera setelah terjadi kerusakan;

3. Seluruh proses tidak akan merusak atau melemahkan arsip sehinggaaman bagi arsip (reversible);

4. Diupayakan mengganti bahan yang hilang dari arsip menggunakan bahanyang sama atau mirip dengan yang asli;

5. Proses perbaikan arsip baik sebelum dan sesudah perbaikan harus didokumentasikan;

6. Perbaikan arsip harus dilakukan oleh ahli perbaikan arsip yang terlatihyang memiliki pengetahuan tentang teknik perbaikan arsip dan kesadaranakan pentingnya memelihara keutuhan suatu arsip tanpa melupakan segikeindahan.

B. Ruangan Perbaikan Arsip

1. Terkoneksi langsung dengan depo;2. Memiliki suhu dan kelembaban sesuai dengan persyaratan penyimpanan

berdasarkan jenis dan format arsip;3. Memiliki cahaya alami yang bersumber dari jendela, serta memiliki

fasilitas air yang baik;4. Ruangan dapat berbentuk persegi dan tidak kurang dari 25 m2 dengan

satu sisi berupa jendela;5. Keamanan ruangan harus terjaga karena banyak peralatan dan arsip yang

sedang diperbaiki. Ruangan harus dikunci ketika staf ruanganmeninggalkan ruangan;

6. Akses terhadap ruangan harus diperhatikan yaitu hanya untuk staf danorang-orang yang memiliki izin masuk;

7. Ruangan harus dibersihkan secara rutin;

C. Perawatan Arsip Audiovisual

1. Arsip Foto

Untuk memelihara arsip foto khususnya negatif foto yang kotor atauberjamur dilakukan dengan pembersihan menggunakan negativecleaner/film cleaner misalnya isopropanol, hidrofluoroeter dengan caramenggosok searah secara perlahan dengan kain halus.

2. Arsip Filma. Sebelum arsip film dilakukan perawatan, harus dilakukan

identifikasi/inspeksi terhadap kondisi arsip film. A-D strips atauindikator bromokresol dapat digunakan untuk mendeteksi kerusakanyang terjadi pada arsip film.

b. Arsip film berbahan dasar asetat yang mulai rusak ditandai denganadanya bau seperti cuka atau bau kapur barus, sedangkankerusakan karena air menyebabkan film yang melengkung ataukehilangan emulsi. Selain itu efek lain yang ditimbulkan adalahferrotyping, blocking dan jamur.

Page 22: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-18-

c. Arsip film yang rusak karena terputus digunakan splacer baik denganspladng tape atau film cement untuk base film acetate. Film cementmengandung pelarut yang dapat melarutkan base film dan apabilamengering akan menyatukan dua potongan film.

d. Pemeliharaan arsip film dilakukan dengan membersihkan film darikotoran, lemak dan residu kimia yang membahayakan daripermukaan film.

e. Membersihkan fisik film dapat dilakukan dengan beberapa cara diantaranya sebagai berikut :

1) Cleaning Film dengan menggunakan pelarut/ solvent Pelarutyang digunakan dapat merupakan pelarut organik/ hidrokarbondan pelarut air (dicampur dengan surfaktan). Pelarut organikyang umum digunakan adalah 1,1,1 Trichloroethane. Namun,bahan ini bersifat merusak ozon, sebagai alternatif penggantidapat digunakan isopropil alkohol.

Tabel 2Jenis-jenis Larutan Pembersih Film

No.

1.2.

3.

4.5.6.

7.

Pelarut

Perchloroethylene (Perc, Tetrachloroethylene)Methyl nonafluorobutyl ether/Methyl nonafluoroisobutyl etherEthyl perfluoroisobutyl ether/Ethyl perfluorobutyl ether1,1,1,2,3,4,4,5,5, 5-decafluoro pentane3,3-dichloro- 1,1, 1,2,2-pentafluoropropaneIsopropanol, (2-propanol, secondary propyl alcohol,dimethyl carbinol, petrohol)Isobutylbenzene (2-methylpropyl benzene, methyl-1-phenylpropane)

Efisiensi

BaikCukup

Cukup

CukupBaikBaik

Baik

Sumber : Film Preservation Handbook, www.seapavaa.org.

2) Rewashing Film

Rewashing dilakukan untuk mengurangi noda pada permukaanfilm seperti akibat goresan kecil, efek ferrotyping, dan jamur.Namun, rewashing film ini dimungkinkan memiliki kelemahanyaitu dapat melemahkan base film, merusak perforasi dansplices, larutnya emulsi dan image dyes.

Page 23: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-19-

Tabel 3Komposisi Larutan Rewashing

Bahan kimia

SodiumpolymetaphosphateSodium sulfiteSodium metabisulfite

Berat (g/100 liter)

500

8401,000

3) UnblockingLarutan unblocking digunakan untuk mengendurkan danmelepaskan film yang terkena blocking 0ika film baseterdekomposisi melalui mekanisme vinegar syndrom). Untuk filmdengan block yang menyebabkan kerusakan pada base dapatdigunakan larutan etanol.

4) Dry Cleaning

Metode dry cleaning digunakan untuk mengatasi arsip yangterkena vinegar syndrome. Caranya adalah dengan melepaskanfilm dari gulungan, kemudian disimpan di suatu tempat tertentuuntuk dikering-anginkan. Ruangan yang digunakan sebaiknyabebas dari debu dan terhindar dari cahaya matahari langsung.Jika menggunakan ruangan tertutup, sebaiknya menggunakanblower fan untuk membantu mempercepat pengeringan.

3. Arsip Videoa. Pemeliharaan dan perlindungan arsip video diutamakan pada

kualitas gambar dan suara. Pendeteksian kerusakan dilakukandengan alat khusus yang dapat menilai kerusakan pada gambardan suara secara tepat dengan menampilkan lokasi kerusakan;

b. Video dapat dibersihkan dengan mesin pembersih (videocassetteevaluator/cleaner). Videocasette evaluator/ cleaner dapat bekerjasecara otomatis untuk memeriksa fisik video tape, seperti: akibatkerutan, kusut dan kerusakan bagian tepinya, juga untukmembersihkan tape dari jarriur sepanjang garis lintang tape;

c. Jika pada tape terdapat residu bahan kimia yang lengket, makatape perlu dibersihkan menggunakan kertas gosok berwarnaputih berserat panjang yang disebut pellon atau denganmenggunakan tape cleaner.

4. Arsip Rekaman Suaraa. Pemeliharaan arsip rekaman suara dapat dilakukan melalui

proses reklamasi;b. Reklamasi adalah proses dalam perolehan signal suara akibat

deteriorasi atas kerusakan rekaman aslinya. Proses reklamasimerupakan perbaikan secara manual, termasuk peng-copy-ansecara elektronik yang dapat menghilangkan banyaknya suara(bising) yang tidak diinginkan;

c. Reklamasi meliputi:

Page 24: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-20-

1) Pengurangan suara (bising) yang berlebihan, seperti"crackle? yang dijumpai dalam replaying rekaman fonografikyang tua;

2) Pengeditan secara tepat terhadap bunyi letupan dan bunyiceklekan yang tidak diinginkan; dan

3) Equalisasi untuk memperoleh tingkat frekuensi signal yangseimbang berdasarkan tinggi rendahnya frekuensi signal;

d. Perawatan tape yang digunakan yaitu pembersihan tapeseharusnya digunakan sebagai usaha terakhir bila head telahusang atau rusak;

e. Pembersihan tape sebaiknya menggunakan su>ab/kain penyekaisopropanol.

E. Pengendalian HamaHama perusak arsip adalah serangga, tikus, jamur atau organisme hidup

lainnya yang berpotensi merusak arsip baik nilai fisik maupun informasinya.Pengendalian terhadap hama perusak arsip dapat dilakukan dengan carasebagai berikut:1. Penggunaan Bahan Kirnia

a. Fumigasi merupakan suatu tindakan terhadap hama atau organismeyang dapat merusak arsip dengan pengasapan yang bertujuanmencegah, mengobati, dan mensterilkan bahan kearsipan, denganmenggunakan senyawa kimia yang disebut fumigan di dalam ruangyang kedap gas udara pada suhu dan tekanan tertentu. Mencegahdimaksudkan supaya kerusakan lebih lanjut dapat dihindari.Mengobati berarti mematikan atau membunuh serangga, kuman dansejenisnya yang telah menyerang dan merusak bahan pustaka danarsip. Mensterilkan berarti menetralisasi keadaan sepertimenghilangkan bau busuk yang timbul dari bahan kearsipan, danmenyegarkan udara sehingga tidak menimbulkan gangguan ataupenyakit.

b. Fumigan adalah bahan kimia yang dalam tekanan dan suhu normalberbentuk gas dan bersifat racun terhadap makhluk hidup yangdapat mengakibatkan kematian.

c. Fumigasi tidak dapat memberikan perlindungan terhadap serangankembali hama (re-infestasi) yang mungkin akan timbul setelahfumigasi.

d. Fumigasi hanya dapat dilakukan oleh teknisi fumigasi yang terlatihdengan baik dan bersertifikat sesuai dengan standar yang benar sertamenggunakan peralatan keselamatan kerja standar (fumigation safetyequipment).

e. Bahan kimia yang digunakan dalam fumigasi diantaranya ethyleneoksida, methyl bromide, phosphine, sulphuryl fluoride, thymol cristal.Di antara bahan-bahan fumigasi tersebut disarankan menggunakanphospine (dosis 1-2 tablet per m3, waktu fumigasi selama 3-5 hari).

f. Selain fumigasi, dapat digunakan kapur barus/napthalene ball yangdiletakkan dalam ruangan penyimpanan untuk mengusir serangga.

2. Penggunaan Non-Bahan KimiaMetode yang digunakan dapat berupa freezing dan modifikasi udara.a. Freezing tidak dianjurkan untuk arsip yang sudah rapuh. Arsip

seharusnya disimpan dalam pembungkus yang tertutup rapat untukmenghindari serangga keluar. Arsip dibekukan pada suhu -29°Cselama 72 jam atau pada suhu -20°C selama 48 jam. Seperti padaperlakuan fumigasi, jika arsip dikembalikan ke tempat penyimpananyang tidak sesuai, rnaka re-infestasi akan terjadi lagi.

Page 25: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR · PEDOMAN PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP STATIS MEDIA ... (preventif dan kuratif) yang sesuai ... B. Maksud dan Tujuan

-21-

b. Modifikasi udara dilakukan dengan mengatur kandungan udara yaitumenurunkan kadar oksigen, menaikkan kadar karbon dioksida, danpenggunaan gas inert, terutama nitrogen. Modifikasi udara ini dapatdilakukan dalam ruangan khusus atau wadah plastik dengan lowpermeability.

BABVPENUTUP

Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Arsip statis non tekstual MediaNon Tekstual ini diberlakukan bagi lembaga kearsipan sebagai panduan dalammelakukan preservasi arsip statis non tekstual baik secara preventif maupunkuratif untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis non tekstualsesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Preservasi arsip statis non tekstual dilaksanakan dalam rangkapenyelamatan pertanggungjawaban nasional, memori kolektif, dan identitasbangsa untuk dimanfaatkan bagi kepentingan penyelenggaraan pemerintahandan pelayanan publik.

Samarinda, 26 Juni 2014

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. AWANG FAROEK ISHAK

Salinan sesuai dengan aslinyaSEKRETARIAT DAERAH PROV. KALTIM

KEPALA BIRO HUKUM,

PEMBINA TINGKAT INIP. 19620527 198503 1 006