gubernur kalimantan timur -...

28
GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR SALINAN PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR NOMOR 26 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN PEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR Menimbang Mengingat DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR, a. bahwa dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efesien sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak, perlu diatur dalam suatu pedoman; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasiflkasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur; 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Otonom Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan dan Kalimantan Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1106); 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4548); 3. Undang-Undang Nornor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);

Upload: vuongtuong

Post on 04-May-2019

236 views

Category:

Documents


7 download

TRANSCRIPT

Page 1: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

SALINANPERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

NOMOR 26 TAHUN 2014

TENTANG

PEDOMAN PEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DANAKSES ARSIP DINAMIS DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Menimbang

Mengingat

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

a. bahwa dalam rangka mendukung pengelolaan arsipdinamis yang efektif dan efesien sebagaimanadiamanatkan dalam ketentuan Pasal 40 ayat (4)Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan serta untuk mencegah terjadinyapenyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidakberhak, perlu diatur dalam suatu pedoman;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan PeraturanGubernur tentang Pedoman Pembuatan SistemKlasiflkasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis DiLingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur;

1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 tentangPembentukan Daerah-Daerah Otonom ProvinsiKalimantan Barat, Kalimantan Selatan dan KalimantanTimur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 1106);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2004 Nomor 125, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhirdengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentangPerubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (LembaranNegara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 108,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4548);

3. Undang-Undang Nornor 11 Tahun 2008 tentangInformasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);

Page 2: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

SALINANPERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

NOMOR 26 TAHUN 2014

TENTANG

PEDOMAN PEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DANAKSES ARSIP DINAMIS DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Menimbang

Mengingat

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

a. bahwa dalam rangka mendukung pengelolaan arsipdinamis yang efektif dan efesien sebagaimanadiamanatkan dalam ketentuan Pasal 40 ayat (4)Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan serta untuk mencegah terjadinyapenyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidakberhak, perlu diatur dalam suatu pedoman;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan PeraturanGubernur tentang Pedoman Pembuatan SistemKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis DiLingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur;

1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 tentangPembentukan Daerah-Daerah Otonom ProvinsiKalimantan Barat, Kalimantan Selatan dan KalimantanTimur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun1956 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 1106);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2004 Nomor 125, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437)sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhirdengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentangPerubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (LembaranNegara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 108,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4548);

3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentangInformasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);

Page 3: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

-2-

4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentangKeterbukaan Informasi Publik (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentangPelayanan Publik (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5038);

6. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5071);

7. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentangPembentukan Peraturan Perundang-undangan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5234);

8. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008tentang Keterbukaan Informasi (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);

9. Keputusan Presiden Nomor 137/P Tahun 2013 tentangPengangkatan DR. H. Awang Faroek Ishak, MM, M.Sisebagai Gubernur Kalimantan Timur dan HM. MukminFaisyal HP, SH sebagai Wakil Gubernur KalimantanTimur Masa Jabatan Tahun 2013-2018;

10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);

11. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 09Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasidan Tata Kerja Inspektorat, Badan PerencanaanPembangunan Daerah dan Lembaga Teknis DaerahProvinsi Kalimantan Timur (Lembaran Daerah ProvinsiKalimantan Timur Tahun 2008 Nomor 09);

Page 4: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

-2-

4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentangKeterbukaan Informasi Publik (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentangPelayanan Publik (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5038);

6. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5071);

7. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentangPembentukan Peraturan Perundang-undangan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5234);

8. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008tentang Keterbukaan Informasi (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);

9. Keputusan Presiden Nomor 137/P Tahun 2013 tentangPengangkatan DR. H. Awang Faroek Ishak, MM, M.Sisebagai Gubernur Kalimantan Timur dan HM. MukminFaisyal HP, SH sebagai Wakil Gubernur KalimantanTimur Masa Jabatan Tahun 2013-2018;

10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 32);

11. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 09Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasidan Tata Kerja Inspektorat, Badan PerencanaanPembangunan Daerah dan Lembaga Teknis DaerahProvinsi Kalimantan Timur (Lembaran Daerah ProvinsiKalimantan Timur Tahun 2008 Nomor 09);

Page 5: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

-3-

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMANPEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSESARSIP DINAMIS DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR.

Pasal 1

Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamisadalah sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidakterpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal2

Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamissebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 diberlakukan bagi pencipta arsipsebagai panduan dalam melakukan klasiflkasi keamanan dan penentuan hakakses arsip dinamis, serta pembuatan daftar arsip dinamis berdasarkanklasiflkasi keamanan arsip dinamis.

Pasal 3

Segala biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan ditetapkannya PeraturanGubernur ini dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja DaerahProvinsi Kalimantan Timur.

Pasal4

Pada saat Peraturan Gubernur ini mulai berlaku, semua ketentuan yangmengatur mengenai pelaksanaan pembuatan sistem klasiflkasi keamanan danakses arsip dinamis dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidakbertentangan dengan Peraturan Gubernur ini.

Page 6: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

-3-

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMANPEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSESARSIP DINAMIS DI PROVINSI KALIMANTAN TIMUR.

Pasal 1

Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamisadalah sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidakterpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal2

Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamissebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 diberlakukan bagi pencipta arsipsebagai panduan dalam melakukan klasifikasi keamanan dan penentuan hakakses arsip dinamis, serta pembuatan daftar arsip dinamis berdasarkanklasifikasi keamanan arsip dinamis.

Pasal3

Segala biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan ditetapkannya PeraturanGubernur ini dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja DaerahProvinsi Kalimantan Timur.

Pasal 4

Pada saat Peraturan Gubernur ini mulai berlaku, semua ketentuan yangmengatur mengenai pelaksanaan pembuatan sistem klasifikasi keamanan danakses arsip dinamis dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidakbertentangan dengan Peraturan Gubernur ini.

Page 7: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

-4-

Pasal5

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan PeraturanGubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah ProvinsiKalimantan Timur.

Ditetapkan di Samarindapada tanggal 26 Juni 2014

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. AWANG FAROEK ISHAK

Diundangkan di Samarindapada tanggal 26 Juni 2014

Pit. SEKRETARIS DAERAHPROVINSI KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. RUSMADI

BERITA DAERAH PROVINSI KALIMANTAN TIMUR TAHUN 2014 NOMOR 26.

Salinan sesuai dengan aslinyaSEKRETARIAT DAERAH PROV. KALTIM

KEPALA BIRD HUKUM,

PEMBINA TINGKAT INIP. 19620527 198503 1 006

Page 8: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

LAMPIRAN : PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR NOMOR 26TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN PEMBUATAN SISTEMKLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DIPROVINSI KALIMANTAN TIMUR

PEDOMAN PEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANANDAN AKSES ARSIP DINAMIS

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagaimana arnanat Pasal 40 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjaminketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahanakuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yangmemenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai norma,standar, prosedur dan kriteria (NSPK). Ketersediaan arsip digunakan untukkegiatan operasional manajemen pencipta arsip dan layanan publik. Untuk itudiperlukan adanya sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis disusun sebagaidasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadapakses arsip. Dalam era keterbukaan seperti saat ini, arsip dinamis padaprinsipnya terbuka dan dapat diakses oleh publik, kecuali yang dinyatakantertutup, sebagaimana diatur pada Pasal 42 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43Tahun 2009 bahwa "pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagipengguna arsip yang berhak". Arsip dinamis sebagai salah satu sumberinformasi publik adalah bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik sesuaiPasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 bahwa "setiap informasipublik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasipublik". Hal ini sejalan dengan konsideran menimbang Undang-Undang Nomor14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang menguraikanbahwa informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia,sekaligus merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publikterhadap penyelenggaraan negara dan badan publik.

Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses olehpublik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik sertainformasi arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan aksesarsip dinamis. Pengaturan pengamanan dan akses tersebut untuk menjaminpengakuan serta kehormatan atas hak dan mengatur kebebasan orang laindalam rangka untuk memenuhi tuntutan yang adil sesuai denganpertimbangan moral, nilai-nilai agama, keamanan negara dan ketertibanumum.

Mengingat pentingnya klasifikasi keamanan dan akses terhadap arsipdinamis, maka Badan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Timur menyusunPedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamisyang dapat dipergunakan sebagai pedoman bagi pencipta arsip, dalammengelola arsip dinamis sesuai kaidah kearsipan dan ketentuan PeraturanPerundang-undangan yang berlaku.

Page 9: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

B. Maksud dan Tujuan

Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipDinamis dimaksudkan untuk memberikan panduan bagi pencipta arsip dalammembuat klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, dengan tujuan :

1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dankehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan,keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapatterpenuhi;

2. Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuan peraturanperundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaanarsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentinganyang tidak sah;

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan danAkses Arsip Dinamis memuat ketentuan sebagai berikut:1. Ketentuan Umum;2. Tata Cara Pembuatan Klasifikasi Keamanan dan Penentuan Hak Akses

Arsip Dinamis;3. Tata Cara Pembuatan Daftar Arsip Dinamis Berdasarkan Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;

D. Pengertian Umum

Untuk memperoleh kesamaan persepsi dalam memahami pedoman ini,perlu diperhatikan istilah-istilah sebagai berikut:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasiyang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasikemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalamkegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenanganhukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untukmempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

4. Klasifikasi adalah merupakan Daftar pengelompokkan subjek yang dibuatsecara berjenjang dan disusun berdasarkan tugas pokok dan fungsiorganisasi dan dibuat secara logis dan sistematis.

5. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolonganarsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yangditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan Negara, public danperorangan.

6. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturanketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum danotoritas legal pencipta arsip serta keberadaan sarana bantu untukmempermudah pemanfaatan arsip.

7. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisikdan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yangditetapkan sebelumnya.

Page 10: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

8. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamissecara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan danpemeliharaan serta penyusutan arsip.

9. Publik adalah warganegara atau badan hukum yang mengajukanpermohonan untuk mengakses arsip dinamis.

10. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritasdalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip dinamis.

11. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memilikiinformasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapatmembahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara KesatuanRepublik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa.

12. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui olehpihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsipenyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertibanumum.

13. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasiyang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkanterganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

14. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memilikiinformasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

15. Tingkat Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengelompokkan arsipdalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabilainformasi yang terdapat di dalamnya diketahui oleh pihak yang tidakberhak.

BAB IIKETENTUAN UMUM

A. Kebijakan Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipDinamis

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis harus ditetapkanoleh pimpinan pencipta arsip. Pencipta Arsip yang dimaksud adalah lembaganegara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan.

B. Prinsip Dasar Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis

Prinsip dasar dalam penetapan klasifikasi keamanan arsip dinamisadalah :

1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila informasiyang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yangtidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah;

2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus dituangkan dalam suatuketetapan pimpinan berupa pernyataan tertulis yang disertai alasansebagai dasar pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi;

Page 11: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

C. Prinsip Dasar Akses Arsip Dinamis

Prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis adalah:1. Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf

yang mempunyai kewenangan untuk akses;2. Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat mengakses arsip yang

dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hirarkikewenangannya dalam struktur organisasi; dan

3. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat mengaksesarsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telahdiberikan izin oleh pejabat yang berwenang;

BAB IIITATA CARA PEMBUATAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN

PENENTUAN HAK AKSES ARSIP

A. Kebijakan Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipDinamis

Kegiatan membuat klasifikasi keamanan dan menentukan hak akses arsipdinamis berada pada lingkup penciptaan dan penggunaan arsip yang dalampenyusunannya harus memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :identifikasi ketentuan hukum, analisis fungsi unit kerja dalam organisasi,analisis job description serta analisis resiko, sehingga dapat ditentukan kategoriklasifikasi keamanan dan hak akses arsip dinamis.

B. Identifikasi Ketentuan Hukum

Dalam identifikasi ketentuan hukum yang menjadi pedoman utama adalah

1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Telekomunikasi;2. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2008 tentang Rahasia Dagang;3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik;4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi

Publik;5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;6. Peraturan Perundang-undangan sektor pencipta arsip yang terkait dengan

klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis;

Identifikasi ketentuam hukum yang dapat dipergunakan sebagai dasarpenentuan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, seperti yang terdapatdalam Pasal-Pasal sebagai berikut:

1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Telekomunikasi

Pasal 18, Pasal 20, Pasal 40, Pasal 41, Pasal 42, dan Pasal 43 Undang-Undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Telekomunikasi.

Page 12: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Pasal 18(1) Penyelenggara jasa telekomunikasi wajib mencatat/ merekam secara

rinci pemakaian jasa telekomunikasi yang digunakan oleh penggunatelekomunikasi.

(2) Apabila pengguna memerlukan catatan/ rekaman pemakaian jasatelekomunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penyelenggaratelekomunikasi wajib memberikannya.

(3) Ketentuan mengenai pencatatan/perekaman pemakaian jasatelekomunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur denganPeraturan Pemerintah.

Pasal 20"Setiap penyelenggara telekomunikasi wajib memberikan prioritaspengiriman, penyaluran, dan penyampaian informasi penting menyangkut

a. Keamanan negara;b. Keselamatan jiwa manusia dan harta benda;c. Bencana alam;d. Marabahaya, dan ataue. Wabah penyakit;

Pasal 40"Setiap orang dilarang melakukan kegiatan penyadapan atas informasiyang disalurkan melalui jaringan telekomunikasi dalam bentuk apapun."

Pasal 41"Dalam rangka pembuktian kebenaran pemakaian fasilitas telekomunikasiatas permintaan pengguna jasa telekomunikasi, penyelenggara jasatelekomunikasi wajib melakukan kegiatan perekaman pemakaian fasilitastelekomunikasi yang digunakan oleh pengguna jasa telekomunikasi dandapat melakukan perekaman informasi sesuai dengan peraturanperundang-undangan yang berlaku".

Pasal 42(1) Penyelenggara jasa telekomunikasi wajib merahasiakan informasi yang

dikirim dan atau diterima oleh pelanggan jasa telekomunikasi melaluijasa telekomunikasi dan atau jasa telekomunikasi yangdiselenggarakannya.

(2) Untuk keperluan proses pidana, penyelenggara jasa telekomunikasidapat merekam informasi yang dikirim dan atau diterima olehpenyelenggara jasa telekomunikasi serta dapat memberikan informasiyang diperlukan atas :a. Permintaan tertulis Jaksa Agung dan atau Kepala Kepolisian

Republik Indonesia untuk tindak pidana tertentu;b. Permintaan penyidik untuk tindak pidana tertentu sesuai dengan

Undang-Undang yang berlaku;(3) Ketentuan mengenai tata cara permintaan dan pemberian rekaman

informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur denganPeraturan Pemerintah.

Page 13: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Pasal 43"Pemberian rekaman informasi oleh penyelenggara jasa telekomunikasikepada pengguna jasa telekomunikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal41 dan untuk kepentingan proses peradilan pidana sebagaimanadimaksud dalam Pasal 42 ayat (2), tidak merupakan pelanggaran Pasal40".

2. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang

Pasal 2 dan Pasal 3 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2000 tentangRahasia Dagang.

Pasal 2"Lingkup perlindungan Rahasia Dagang meliputi metode produksi, metodepengolahan, metode penjualan, atau informasi lain di bidang teknologidan/atau bisnis yang memiliki nilai ekonomi dan tidak diketahui olehmasyarakat umum".

Pasal 3a. Rahasia Dagang mendapat perlindungan apabila informasi tersebut

bersifat rahasia, mempunyai nilai ekonomi, dan dijaga kerahasiaannyamelalui upaya sebagaimana mestinya.

b. Informasi dianggap bersifat rahasia apabila informasi tersebut hanyadiketahui oleh pihak tertentu atau tidak diketahui secara umum olehmasyarakat.

c. Informasi dianggap memiliki nilai ekonomi apabila sifat kerahasiaaninformasi tersebut dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan atauusaha yang bersifat komersial atau dapat meningkatkan keuntungansecara ekonomi.

Informasi dianggap dijaga kerahasiaannya apabila pemilik atau para pihakyang menguasainya telah melakukan langkah-langkah yang layak danpatut.

3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008

Pasal 27, Pasal 29, Pasal 30, Pasal 31, Pasal 32, Pasal 35, Pasal 36, danPasal 37 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi danTransaksi Elektronik

Pasal 27(1) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak mendistribusikan

dan/atau mentransmisikan dan/atau membuat dapat diaksesnyainformasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang memilikimuatan yang melanggar kesusilaan.

(2) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak mendistribusikandan/atau mentransmisikan dan/atau membuat dapat diaksesnyainformasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang memilikimuatan perjudian.

(3) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak mendistribusikandan/atau mentransmisikan dan/atau membuat dapat diaksesnyainformasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang memilikimuatan penghinaan dan/atau pencemaran nama baik.

Page 14: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

(4) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak mendistribusikandan/atau mentransmisikan dan/atau membuat dapat diaksesnyainformasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang memilikimuatan pemerasan dan/atau pengancaman.

Pasal 29"Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak mengirimkan InformasiElektronik dan/atau dokumen elektronik yang berisi ancaman kekerasanatau menakut-nakuti yang ditujukan secara pribadi."

Pasal 30(1) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukurn

mengakses komputer dan/atau sistem elektronik milik orang laindengan cara apa pun.

(2) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukummengakses komputer dan/atau sistem elektronik dengan cara apa pundengan tujuan untuk memperoleh informasi elektronik dan/ataudokumen elektronik.

(3) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukummengakses komputer dan/atau sistem elektronik dengan cara apa pundengan melanggar, menerobos, melampaui, atau menjebol sistempengamanan.

Pasal 31(1) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum

melakukan intersepsi atau penyadapan atas informasi elektronikdan/atau dokumen elektronik dalam suatu komputer dan/atau sistemelektronik tertentu milik orang lain.

(2) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukummelakukan intersepsi atas transmisi informasi elektronik dan/ataudokumen elektronik yang tidak bersifat publik dari, ke, dan di dalamsuatu Komputer dan/atau Sistem Elektronik tertentu milik orang lain,baik yang tidak menyebabkan perubahan apa pun maupun yangmenyebabkan adanya perubahan, penghilangan, dan/ataupenghentian informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yangsedang ditransmisikan.

(3) Kecuali intersepsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2),intersepsi yang dilakukan dalam rangka penegakan hukum ataspermintaan kepolisian, kejaksaan, dan/atau institusi penegak hukumlainnya yang ditetapkan berdasarkan undang-undang.

(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara intersepsi sebagaimanadimaksud pada ayat (3) diatur dengan Peraturan Pemerintah.

Pasal 32(1) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum

dengan cara apapun mengubah, menambah, mengurangi, melakukantransmisi, merusak, menghilangkan, memindahkan, menyembunyikansuatu Informasi Elektronik dan/atau dokumen elektronik milik oranglain atau milik publik.

(2) Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukumdengan cara apapun memindahkan atau mentransfer informasielektronik dan/atau dokumen elektronik kepada sistem elektronikorang lain yang tidak berhak.

Page 15: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

8

(3) Terhadap perbuatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yangmengakibatkan terbukanya suatu informasi elektronik dan/ataudokumen elektronik yang bersifat rahasia menjadi dapat diakses olehpublik dengan keutuhan data yang tidak sebagaimana mestinya.

Pasal 35

"Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukummelakukan manipulasi, penciptaan, perubahan, penghilangan,pengrusakan informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dengantujuan agar informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik tersebutdianggap seolah-olah data yang otentik."

Pasal 36'Setiap orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukummelakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 sampaidengan Pasal 34 yang mengakibatkan kerugian bagi orang lain."

Pasal 37"Setiap orang dengan sengaja melakukan perbuatan yang dilarangsebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 sampai dengan Pasal 36 di luarwilayah Indonesia terhadap sistem elektronik yang berada di wilayahyurisdiksi Indonesia."

4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan InformasiPublik

Pasal 17"Setiap badan publik wajib membuka akses bagi setiap Pemohon InformasiPublik untuk mendapatkan Informasi Publik", kecuali :a. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon

Informasi Publik dapat menghambat proses penegakan hukum, yaituinformasi yang dapat:1) Menghambat proses penyelidikan dan penyidikan suatu tindak

pidana;2) Mengungkapkan identitas informan, pelapor, saksi, dan/atau

korban yang mengetahui adanya tindak pidana;3) Mengungkapkan data intelijen kriminal dan rencana-rencana yang

berhubungan dengan pencegahan dan penanganan segala bentukkejahatan transnasional;

4) Membahayakan keselamatan dan kehidupan penegak hukumdan/atau keluarganya; dan/atau

5) Membahayakan keamanan peralatan, sarana, dan/atau prasaranapenegak hukum.

b. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik dapat mengganggu kepentingan perlindungan hakatas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usahatidak sehat;

c. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik dapat membahayakan pertahanan dan keamanannegara, yaitu :

Page 16: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

1) Informasi tentang strategi, intelijen, operasi, taktik dan teknik yangberkaitan dengan penyelenggaraan sistem pertahanan dankeamanan negara, meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan danpengakhiran atau evaluasi dalam kaitan dengan ancaman daridalam dan luar negeri;

2) Dokumen yang memuat tentang strategi, intelijen, operasi, teknikdan taktik yang berkaitan dengan penyelenggaraan sistempertahanan dan keamanan negara yang meliputi tahapperencanaan, pelaksanaan dan pengakhiran atau evaluasi;

3) Jumlah, komposisi, disposisi, atau dislokasi kekuatan dankemampuan dalam penyelenggaraan sistem pertahanan dankeamanan negara serta rencana pengembangannya;

4) Gambar, peta, dan data tentang situasi dan keadaan pangkalandan/atau instalasi militer;

5) Data perkiraan kemampuan militer dan pertahanan negara lainterbatas pada segala tindakan dan/atau indikasi negara tersebutyang dapat membahayakan kedaulatan Negara Kesatuan RepublikIndonesia dan/ atau data terkait kerjasama militer dengan negaralain yang disepakati dalam perjanjian tersebut sebagai rahasia atausangat rahasia;

6) Sistem persandian negara; dan/atau7) Sistem intelijen negara.

d. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;

e. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional:1) Rencana awal pembelian dan penjualan mata uang nasional atau

asing, saham dan aset vital milik negara;2) Rencana awal perubahan nilai tukar, suku bunga, dan model

operasi institusi keuangan;3) Rencana awal perubahan suku bunga bank, pinjaman pemerintah,

perubahan pajak, tarif, atau pendapatan negara/daerah lainnya;4) Rencana awal penjualan atau pembelian tanah atau properti;5) Rencana awal investasi asing;6) Proses dan hasil pengawasan perbankan, asuransi, atau lembaga

keuangan lainnya; dan/atau7) Hal-hal yang berkaitan dengan proses pencetakan uang.

f. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik, dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri

1) Posisi, daya tawar dan strategi yang akan dan telah diambil olehnegara dalam hubungannya dengan negosiasi internasional;

2) Korespondensi diplomatik antar negara;3) Sistem komunikasi dan persandian yang dipergunakan dalam

menjalankan hubungan internasional; dan/atau4) Perlindungan dan pengamanan infrastruktur strategis Indonesia di

luar negeri;

g. Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi aktaotentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiatseseorang.

h. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi, yaitu :

Page 17: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

10

1) Riwayat dan kondisi anggota keluarga;2) Riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan kesehatan fisik, dan

psikis seseorang;3) Kondisi keuangan, aset, pendapatan, dan rekening bank seseorang;4) Hasil-hasil evaluasi sehubungan dengan kapabilitas,

intelektualitas, dan rekomendasi kemampuan seseorang; dan/atau5) Catatan yang menyangkut pribadi seseorang yang berkaitan

dengan kegiatan satuan pendidikan formal dan satuan pendidikannonformal.

i. Memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra BadanPublik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusanKomisi Informasi atau pengadilan.

j. Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan undang-undang.

5. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Pasal 44

(1) "Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabilaarsip dibuka untuk umum dapat:

a. menghambat proses penegakan hukum;b. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan

intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam

kategori dilindungi kerahasiaannya;e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar

negeri;g. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan

kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yangberhak secara hukum;

h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dani. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya

perlu dirahasiakan."

Pasal 44(2) "Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana

dimaksud pada ayat (1)".

B. Analisis Fungsi Unit Kerja dalam Organisasi dan Job Description

Setelah melakukan identifikasi terhadap ketentuan hukum yang menjadibahan pertimbangan dalam pembuatan klasifikasi keamanan dan penentuanhak akses arsip dinamis, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis fungsiunit kerja dalam organisasi dan analisis job description pada masing-masingjabatan.

Page 18: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

11

1. Analisis Fungsi Unit Kerja dalam Organisasi

Analisis fungsi dalam organisasi dilakukan terhadap unit kerja yangmenjalankan fungsi baik subtantif maupun fasilitatif dengan tujuan untukmenentukan fungsi strategis dalam organisasi. Fungsi substantif atau utamaadalah kelompok kegiatan utama suatu organisasi sesuai dengan urusanpenyelenggaraan pemerintahan. Fungsi fasilitatif adalah kelompok kegiatanpendukung yang terdapat pada setiap organisasi misalnya sekretariat,keuangan, kepegawaian, dan Iain-lain.

Contoh arsip yang dihasilkan berdasarkan analisis fungsi substantif yangmempunyai nilai strategis bagi individu, masyarakat, organisasi, dan negaraantara lain:

a. Dalam struktur organisasi Kementerian Pertahanan terdapat BadanSarana Pertahanan. Salah satu fungsi Badan Sarana Pertahanan adalah dibidang pengelolaan sarana pertahanan. Kegiatan yang tercipta dari fungsipengelolaan sarana pertahanan antara lain pengadaan jasa konstruksi dansarana pertahanan, sertifikasi kelaikan, kodefikasi materiil, danpengelolaan aset/barang milik negara di bidang pertahanan. Untukkegiatan jasa konstruksi dan sarana pertahanan, contoh arsip yangdihasilkan adalah ketersediaan suku cadang peralatan pertahanan daridalam maupun luar negeri. Berdasarkan analisis fungsi, arsip darikegiatan tersebut dapat dipertimbangkan sebagai arsip rahasia, karenakegiatan tersebut mempunyai nilai strategis bagi negara.

b. Dalam struktur organisasi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineralterdapat Badan Geologi. Salah satu fungsi Badan Geologi adalahmengungkap potensi geo-resources (sumber daya geologi) yang terdapat disuatu wilayah di Indonesia, seperti: migas, panas bumi, mineral dan airtanah, serta potensi geologi lainnya. Dalam melaksanakan fungsi tersebut,Badan Geologi mempunyai kegiatan pemetaan terhadap potensi sumberdaya geologi. Kegiatan tersebut menghasilkan arsip berupa nama, luaswilayah, jumlah penduduk wilayah tersebut beserta peta. Berdasarkananalisis fungsi, arsip dari kegiatan tersebut dapat dipertimbangkan sebagaiarsip rahasia, karena kegiatan tersebut mempunyai nilai strategis baginegara.

c. Salah satu unit organisasi di lingkungan Kementerian Komunikasi danInformatika adalah Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika. Salah satufungsi Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika adalah menjaga keamananinformasi. Arsip yang dihasilkan dari fungsi tersebut antara lain arsip yangberhubungan dengan daftar situs di internet terkait dengan jaringanteroris di Solo yang harus diblokir sehingga arsip yang tercipta dari fungsitersebut dapat dipertimbangkan sebagai arsip rahasia, karena kegiatantersebut terkait dengan keamanan nasional.

Analisis Fungsi dari unit kerja dalam organisasi dapat digambarkan dalambagan sebagai berikut:

Page 19: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

12

Tabel 1.Contoh Analisis Fungsi Unit Kerja Dalam Organisasi

No.

1.

2.

3.

Unit Kerja

Badan SaranaPertahanan,KementerianPertahanan

Badan Geologi,Kementerian Energidan Sumber DayaMineral

Direktorat JenderalAplikasiInformatika,KementerianKomunikasi danInformatika

Fungsi

Melaksanakanpengelolaansaranapertahanan

Mengungkap potensigeo-resources(sumberdayageologi)yangterdapat disuatuwilayah diIndonesia

Menjagakeamananinformasi

Kegiatan

1 . Pengadaan jasakonstruksi& saranapertahanan

2. Sertifikasikelaikan

3. KodefikasiMateriil

4. Pengelolaanaset/barang miliknegara dibidangpertahanan

1 . Pemetaan migas

2. Pemetaan panasbumi

3. Pemetaanmineral

4. Pemetaan airtanah

Memblokirsitus yangmengandungSARA,Porno, danyang dapatmengganggukeamanannegara

ArsipTercipta

Arsiptentangketersediaan sukucadangperalatanpertahanan

Arsiptentangnama, luas,jumlahpendudukbesertapetawilayahtersebut

Arsip yangberhubungan dengandaftar situsdi internetyang terkaitdenganjaringanteroris diSolo yangharusdiblokir

Keterangan

Dipertimbangkanrahasia

Dipertimbangkanrahasia

Dipertimbangkanrahasia

Page 20: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

13

Contoh arsip berdasarkan fungsi fasilitatif yang mempunyai nilai strategisbagi individu, masyarakat, organisasi, dan negara antara lain :a. Unit kepegawaian, dalam rangka melaksanakan fungsi pembinaan

pegawai, unit kepegawaian melaksanakan kegiatan penyusunan personalfile diantaranya meliputi disiplin pegawai, DPS, dan Iain-lain. Arsip yangtercipta dari kegiatan ini dapat dipertimbangkan sebagai arsip rahasiakarena mempunyai nilai bagi individu pegawai yang bersangkutan dandapat menimbulkan kerugian yang serius terhadap masalah privacy.

b. Unit keuangan, dalam rangka melaksanakan salah satu fungsi yaitupengelolaan perbendaharaan, diantaranya melakukan kegiatanadministrasi pembayaran gaji. Arsip yang dihasilkan diantaranya adalahdaftar gaji, daftar potongan gaji pegawai, dan Iain-lain yang dapatdipertimbangkan arsip rahasia karena mempunyai nilai bagi individupegawai dan dapat menimbulkan kerugian yang serius terhadap masalahprivacy.

2. Uraian Jabatan (Job Description)Selain analisis fungsi unit organisasi, perlu didukung adanya analisis

sumber daya manusia sebagai penanggung jawab dan pengelola melaluianalisis job description. Job description (uraian jabatan) adalah suatu catatanyang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yangdiuraikan berdasarkan fungsi sebagaimana yang tercantum dalam strukturorganisasi.

Uraian Jabatan berbentuk dokumen formal yang berisi ringkasan tentangsuatu jabatan untuk membedakan jabatan yang satu dengan jabatan yang laindalam suatu organisasi. Uraian jabatan disusun dalam suatu format yangterstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yangberkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan halyang penting dalam pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi,dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam Uraian Jabatan meliputi :a. Identifikasi Jabatan, berisi informasi tentang nama jabatan dan bagian

dalam suatu organisasi;b. Fungsi Jabatan berisi penjelasan tentang kegiatan yang dilaksanakan

berdasarkan struktur organisasi;c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan, bagian ini merupakan inti dari

uraian jabatan; dand. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima.

Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudahdimengerti, untuk itu diperlukan suatu proses terstruktur, yang dikenal dengannama analisis jabatan. Analisis jabatan adalah proses untuk memahami suatujabatan dan kemudian menuangkannya ke dalam format agar orang lainmengerti tentang suatu jabatan. Prinsip penting yang harus dianut dalammelakukan analisis jabatan, yaitu :a. Analisis dilakukan untuk memahami tanggung jawab setiap jabatan dan

kontribusi jabatan terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.Dengan analisis ini, maka uraian jabatan akan menjadi daftar tanggungjawab.

b. Yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan.c. Kondisi jabatan yang dianalisis dan dituangkan dalam uraian jabatan

adalah kondisi jabatan pada saat dianalisis berdasarkan rancanganstrategi dan struktur organisasi.

Page 21: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

14

Dari analisis jabatan, dapat dilihat pejabat yang mempunyai wewenangdan tanggung jawab terhadap tingkat/derajat klasifikasi keamanan danmempunyai hak akses arsip dinamis. Untuk itu, dapat digolongkan personiltertentu yang diberi wewenang dan tanggung jawab dalam pembuatan,penanganan, pengelolaan keamanan informasi dan diberi hak akses arsipdinamis. Penggolongan personil untuk menjamin perlindungan pengamananinformasi dan mempunyai hak akses arsip dinamis terdiri dari penentukebijakan, pelaksana, dan pengawas. Tanggung jawab tersebut, dapatdiuraikan sebagai berikut:

a. Penentu kebijakan1) Menentukan tingkat/derajat klasifikasi keamanan dan hak akses arsip

dinamis;2) Memberikan pertimbangan atau alasan secara tertulis mengenai

pengklasifikasian keamanan dan penentuan hak akses arsip dinamis;3) Menentukan sumber daya manusia yang bertanggung jawab dan

mempunyai kewenangan dalam mengamankan informasi dalam arsipdinamis yang telah diklasifikasikan keamanannya; dan

4) Menuangkan kebijakan, dasar pertimbangan, dan sumber dayamanusia yang bertanggung jawab dalam suatu pedoman, petunjukpelaksanaan, atau petunjuk teknis.

b. Pelaksana kebijakan1) Memahami dan menerapkan klasifikasi keamanan dan hak akses arsip

dinamis sesuai dengan kewenangan yang sudah ditetapkan;2) Melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi

keamanan dan hak akses arsip dinamis sesuai dengan kewenanganyang telah ditentukan;

3) Merekam semua pelanggaran yang ditemukan;4) Melaporkan semua tindakan penyimpangan dan pelanggaran;5) Menjamin bahwa implementasi tingkat klasifikasi keamanan dan hak

akses arsip dinamis telah dikoordinasikan dengan pejabat yang terkaitsecara tepat;

6) Menjamin informasi yang berada dalam kendali pejabat yangmempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap tingkat klasifikasikeamanan dan mempunyai hak akses arsip dinamis telah dilindungidari kerusakan fisik dan dari akses, perubahan, serta pemindahanilegal berdasarkan standar keamanan;

7) Mengidentifikasi semua kebutuhan dalam rangka menjamin keamananinformasi dan hak akses arsip dinamis yang terdapat dalam arsip yangtelah diklasifikasikan keamanannya.

c. Pengawas1) Menindaklanjuti pelanggaran dan penyimpangan yang ditemukan; dan2) Melaporkan semua dugaan pelanggaran dan penyimpangan kepada

penentu kebijakan.

Contoh penggolongan personil dalam suatu organisasi untuk menjaminperlindungan keamanan informasi dan hak akses arsip dinamis adalah :a. Penentu kebijakan adalah pejabat yang mempunyai fungsi, tugas,

tanggung jawab, dan kewenangan kedinasan ke luar dan ke dalam instansiseperti: Pimpinan tertinggi sampai dengan eselon 2 pada instansipemerintah pusat dan pemerintah daerah atau eselon 3 pada instansisetingkat Balai/UPT/Kantor;

Page 22: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

15

b. Pelaksana kebijakan adalah pejabat pada unit kerja yang melaksanakanfungsi dan tugas organisasi setingkat eselon 3 dan 4, seperti: KepalaBidang/Kepala Bagian/Kepala Sub Direktorat, Kepala Sub Bidang/KepalaSub Bagian/Kepala Seksi pada pusat/direktorat/biro;

c. Pengawas adalah pejabat yang mempunyai fungsi dan tugas pengawasan,seperti: inspektur/auditor pada inspektorat, pengawas intern pada SatuanPengawas Intern (SPI).

3. Analisis RisikoSetelah dilakukan analisis fungsi unit kerja dalam organisasi dan job

description, kemudian dilakukan analisis risiko. Analisis risiko dipergunakanuntuk memberikan pertimbangan terhadap pengklasifikasian keamanan danhak akses arsip dinamis karena apabila diketahui oleh orang yang tidakberhak, kerugian yang dihadapi jauh lebih besar daripada manfaatnya. Risikotersebut dapat berdampak terhadap keamanan individu, masyarakat,organisasi, dan negara.

Contoh: analisis risikoa. Arsip yang berhubungan dengan ketersediaan peralatan pertahanan,

seperti pembelian pesawat tempur dari luar negeri dan pembelian senjata.Setelah dilakukan analisis risiko, hasil analisis menyimpulkan:1) Jika arsip tentang pembelian pesawat perang dan senjata tersebut

dibuka, maka risiko yang dapat timbul antara lain membahayakanpotensi pertahanan negara.

2) Jika arsip ditutup, rnaka kemungkinan risiko yang dapat timbul tidakada sehingga lebih baik dikategorikan rahasia atau sangat rahasia.

Berdasarkan analisis risiko tersebut, kewenangan hak akses arsip dinamishanya terdapat pada penentu kebijakan sesuai dengan kewenangannya.

b. Arsip yang berhubungan dengan potensi wilayah. Setelah dilakukananalisis risiko, hasil analisis menyimpulkan :1) Bila arsip diketahui publik, maka akan menimbulkan dampak

pengeksploitasian potensi kekayaan negara oleh pihak yang tidakbertanggung jawab.

2) Bila arsip ditutup kemungkinan risiko yang dapat timbul tidak adasehingga lebih baik dikategorikan rahasia atau sangat rahasia.

Berdasarkan analisis risiko tersebut, kewenangan hak akses arsip dinamishanya terdapat pada penentu kebijakan.

c. Arsip rencana tata kota.1) Bila arsip dirahasiakan, maka kemungkinan risiko yang akan timbul

adalah disalahgunakan oleh pejabat yang berwenang karena tidak adakontrol dari masyarakat.

2) Bila arsip diketahui oleh publik maka akan ada kontrol dan koreksi,sehingga lebih baik dikategorikan sebagai arsip biasa dan dapatdiakses oleh masyarakat.

4. Penentuan Kategori Klasifikasi KeamananBerdasarkan identifikasi ketentuan hukum, analisis fungsi unit kerja

dalam organisasi dan job description serta analisis risiko, dapat ditentukankategori klasifikasi keamanan, yaitu:a. Sangat Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara KesatuanRepublik Indonesia, dan keselamatan bangsa;

Page 23: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

16

b. Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapatmengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber dayanasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabilainformasi yang terdapat dalam arsip bersifat sensitif bagilembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadapprivacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusakkemitraan dan reputasi;

c. Terbatas apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapatmengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembagapemerintahan, seperti kerugian finansial yang signifikan;

d. Biasa/Terbuka apabila dibuka untuk umum tidak membawa dampakapapun terhadap keamanan negara.

Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikandengan kepentingan dan kondisi setiap lembaga. Di suatu lembaga,dimungkinkan untuk membuat sekurang-kurangnya 2 (dua) tingkat/deraj atklasifikasi keamanan arsip dinamis. Setelah dibuat tingkat kategori klasifikasikeamanan arsip, selanjutnya dapat dituangkan dalam Daftar Arsip Dinamisberdasarkan klasifikasi keamanan dengan memperhatikan item-itemsebagaimana diatur dalam BAB IV.

5. Penggolongan Hak Akses Arsip DinamisBerdasarkan identifikasi ketentuan hukum, analisis fungsi unit kerja

dalam organisasi, analisis job description, analisis risiko, dan penentuankategori klasifikasi keamanan, dapat ditentukan penggolongan pengguna yangberhak mengakses terhadap arsip dinamis, yaitu :a. Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi

1) Penentu Kebijakan mernpunyai kewenangan untuk mengakses seluruharsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagaiberikut:a) Pimpinan tingkat tertinggi mernpunyai kewenangan untuk

mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya.b) Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan tingkat

tertinggi) mernpunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsipyang berada di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hakakses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan tingkattertinggi dan yang satu tingkat dengan unit di luar unit kerjanya,kecuali telah mendapatkan izin.

c) Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinantingkat tinggi) mernpunyai kewenangan untuk mengakses seluruharsip yang berada di bawah kewenangannya, namun tidakdiberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinantingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, dan yang satu tingkatdengan unit di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.

2) Pelaksana kebijakan mernpunyai kewenangan untuk mengakses seluruharsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasibiasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkatklasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat padapimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkatmenengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telahmendapatkan izin.

Page 24: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

17

3) Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruharsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsipengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh InspektoratJenderal/ Inspektur Utama Kernenterian/Lembaga dan SatuanPengawas Internal (SPI)

b. Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal instansi1) Publik mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan

kategori biasa/terbuka.2) Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip

pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasaneksternal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan(BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP).

3) Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip padapencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yangsedang ditangani dalam rangka melaksanakan fungsi penegakanhukum.

Dalam rangka pelaksanaan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis,pengguna yang berhak untuk mengakses arsip dinamis sebagaimana tabelberikut:

Tabel 2.Pengguna yang berhak akses arsip dinamis

No.

1.2.3.4.

TingkatKlasifikasi

Keamanan danAkses

Biasa/ TerbukaTerbatasRahasiaSangat Rahasia

PenentuKebijaka

n

VVVV

PelaksanaKebijakan

V---

PengawasInternal/Eksternal

VVVV

Publik

V---

PenegakHukum

VVVV

Keterangan Tabel 2:

a. Arsip Berklasifikasi Sangat Rahasia, hak akses diberikan kepada pimpinantertinggi lembaga dan yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikanizin, pengawas internal/eksternal dan penegak hukum.

b. Arsip Berklasifikasi Rahasia, hak akses diberikan kepada pimpinan tingkattinggi dan setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawasinternal/eksternal dan penegak hukum.

c. Arsip Berklasifikasi Terbatas, hak akses diberikan kepada pimpinantingkat menengah dan setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin,pengawas internal/eksternal dan penegak hukum.

d. Arsip Berklasifikasi Biasa/Terbuka, hak akses diberikan kepada sernuatingkat pejabat dan staf yang berkepentingan.

Page 25: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

18

6. Pengamanan Tingkat Klasiflkasi

Berdasarkan tingkat Klasiflkasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, makapencipta arsip mengacu ketentuan peraturan perundang-undanganmelaksanakan pengamanan fisik arsip dinamis maupun informasinya sesuaidengan tingkat klasiflkasi, antara lain dalam penyimpanan dan penyampaiansebagai berikut:1. Penyimpanan

Penyimpanan dalam rangka penanganan fisik maupun informasi arsipdinamis sesuai dengan tingkat klasiflkasi dapat dilakukan denganmemperhatikan media arsip.

2. PenyampaianPenyampaian dalam rangka penanganan fisik maupun informasi arsipdinamis sesuai dengan tingkat klasiflkasi dapat dilakukan melaluipengiriman yang dilindungi sebagaimana tabel di bawah ini:

Tabel 3Prosedur Pengiriman Informasi

NO.TINGKAT/DERAJAT

KLASIFIKASIARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK

Biasa/Terbuka Tidak ada persyaratanprosedur khusus.

Tidak adakhusus.

prosedur

Terbatas Amplop segel. Apabila pesan elektronikatau email berisi datatentang informasipersonal, harusmenggunakan enkripsi,email yang dikirimdengan alamat khusus,password, dan Iain-lain.

3. Rahasia 1. Menggunakan warnakertas yang berbeda

2. Diberi kode rahasia3. Menggunakan amplop

dobel4. Amplop segel, stempel

rahasia.5. Konfirmasi tanda

terima.6. Harus dikirim melalui

orang yang sudahdiberi wewenang dantanggung jawabterhadap pengendalianarsip/ dokumenrahasia.

1. Harus ada konfirmasidari penerima pesanelektronik atau email.

2. Menggunakanperangkat yangdikhususkan bagipesan elektronik atauemail rahasia.

3. Menggunakanpersandian ataukriptografi.

Page 26: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

19

4. Sangat Rahasia 1. Menggunakan warnakertas yang berbeda.

2. Menggunakan amplopdobel bersegel.

3. Audit jejak untuksetiap titik akses(misal: tandatangan).

4. Harus dikirim melaluiorang yang sudahdiberi wewenang dantanggung jawabterhadap pengendalianar sip / dokumenrahasia.

1. Harus ada konfirmasidari penerima pesanelektronik atau email.

2. Menggunakanperangkat yangdikhususkan bagipesan elektronik atauemail rahasia.

3. Menggunakanpersandian ataukriptografi

4. Harus ada pelacakanakses informasi untuksuatu pesanelektronik atau email.

Catatan : ketentuan yang berlaku pada arsip dengan klasifikasi sangatrahasia meliputi juga ketentuan yang berlaku pada arsip denganklasifikasi rahasia dan terbatas. Ketentuan yang berlaku padaarsip dengan klasifikasi rahasia meliputi juga ketentuan yangberlaku pada arsip dengan klasifikasi terbatas.

BAB IVTATA CARA PEMBUATAN DAFTAR ARSIP DINAMIS BERDASARKAN

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

A. Format Daftar Arsip Dinamis Berdasarkan Klasifikasi Keamanan danAkses Arsip Dinamis

Format Daftar Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan AksesArsip Dinamis terdiri atas: nomor, kode klasifikasi, jenis arsip, klasifikasikeamanan, hak akses, dasar pertimbangan, dan unit pengolah. Rincian lebihlanjut sebagai berikut:

Daftar Arsip DinamisBerdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Nomor

1

KodeKlasifikasi

2

JenisArsip

3

KlasifikasiKeamanan

4

HakAkses

5

DasarPertimbangan

6

UnitPengolah

7

Pengesahan: Tempat, tanggal. bulan, tahunJabatanTanda tangan pejabat yang mengesahkanNama

Page 27: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

20

Keterangan :1. Kolom "Nomor", diisi dengan nomor unit;2. Kolom "Kode Klasifikasi", diisi dengan kode angka, huruf atau gabungan

angka dan huruf yang akan berguna untuk mengintegrasikan antarapenciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip dalam satu kode yangsama sehingga memudahkan pengelolaan;

3. Kolom "Jenis Arsip" diisi dengan judul dan uraian singkat yangmenggambarkan isi dari jenis/seri arsip;

5. Kolom "Klasifikasi Keamanan", diisi dengan tingkat keamanan dari masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas ataubiasa/terbuka;

6. Kolom "Hak Akses", diisi dengan nama jabatan yang dapat melakukanpengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/ derajat klasifikasi;

7. Kolom dasar pertimbangan, diisi dengan uraian yang menerangkan alasanpengkategorian arsip sebagai sangat rahasia, rahasia dan terbatas;

8. Kolom unit pengolah, diisi dengan unit kerja yang bertanggung jawabterhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip yangdikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

B. Prosedur Pembuatan Daftar Arsip Dinamis Berdasarkan KlasifikasiKeamanan dan Akses Arsip Dinamis.

Langkah-langkah Pembuatan Daftar Arsip Dinamis BerdasarkanKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah sebagai berikut:1. Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses.

Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses dilakukan denganmempertimbangkan :

a. Aspek ketentuan peraturan perundang-undangan dan Norma StandarPedoman Kriteria masing-masing instansi;

b. Hasil analisis fungsi unit kerja dan Job Description;c. Aspek analisis risiko;

2. Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom daftar.

Hasil penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis padapencipta arsip dituangkan dalam kolom-kolom yang terdiri dari: nomor, kodeklasifikasi, jenis arsip, klasifikasi keamanan, hak akses dan dasarpertimbangan dan unit pengolah.

Kode klasifikasi dicantumkan apabila sudah dimiliki. Apabila belum, perludilakukan analisis fungsi untuk menentukan jenis arsip tanpa mengisi kolomkode klasifikasi.

3. Pencantuman dasar pertimbangan.

Dasar pertimbangan dituangkan untuk mengetahui alasan mengapa arsipdikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia,rahasia dan terbatas.

Page 28: GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR - jdih.kaltimprov.go.idjdih.kaltimprov.go.id/asset/upload/pp/perda/PERGUB.26.2014.pdf · Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

21

4. Menentukan unit pengolah

Unit pengolah perlu dicantumkan dalam daftar guna mengetahui unit yangbertanggung jawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasiarsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

5. Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi.

Pimpinan organisasi yang berwenang mengesahkan Daftar Arsip Dinamisberdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip adalah pimpinan penciptaarsip.

BABVPENUTUP

Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamisdilaksanakan oleh setiap pencipta arsip berdasarkan ketentuan sebagaimanadimaksud dalam peraturan ini, sehingga informasi dalam arsip dinamis dapatterlindungi secara fisik dan dari akses oleh pihak yang tidak berhak.

Samarinda, 26 Juni 2014

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR,

ttd

DR. H. AWANG FAROEK ISHAKSalinan sesuai dengan aslinya

SEKRETARIAT DAERAH PROV. KALTIMKEPALA BIRD HUKUM,

PEMBINA TINGKAT INIP. 19620527 198503 1 006