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BOGOTÁ D.C., FEBRERO DE 2020 GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE VIAJE

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BOGOTÁ D.C., FEBRERO DE 2020

GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE VIAJE

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GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE

VIAJE

Código

Versión

TALENTO HUMANO

G-TH-02

05

Proceso asociado

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------- 3

4. TRÁMITE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAIS ---------------- 4

4.1 SOLICITUD DE COMISIONES Y/O AUTORIZACION DE VIAJE FUNCIONARIOS, COMISIONADOS DAPRE --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

4.1.2 SOLICITUD DE AUTORIZACIONES DE VIAJE CONTRATISTAS DAPRE -------------------------------- 8

4.2 LEGALIZACIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------------- 10

5. ANULACIONES ----------------------------------------------------------------------------------------------- 14

6. MODIFICACIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 16

7. TRAMITE DE COMISIONES AL EXTERIOR --------------------------------------------------------------- 17

7.1 SOLICITUD --------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

7.2 APROBACIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------ 17

7.3 LEGALIZACIÓN ---------------------------------------------------------------------------------------------- 17

8. SOLICITUD DE TIQUETES AEREOS ----------------------------------------------------------------------- 18

9. MARCO LEGAL ---------------------------------------------------------------------------------------------- 19

10. REQUISITOS TÉCNICOS ------------------------------------------------------------------------------------ 19

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------------ 19

12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ----------------------------------------------------------------------- 19

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GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE

VIAJE

Código

Versión

TALENTO HUMANO

G-TH-02

05

Proceso asociado

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1. OBJETIVO

Establecer las disposiciones generales para el trámite de las comisiones al interior y al exterior del país para los funcionarios de la Entidad y las autorizaciones de viajes del personal en comisión, así como los demás que presten sus servicios en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE.

2. ALCANCE

Esta guía debe ser aplicada por todos los servidores públicos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que por sus funciones u obligaciones contractuales requieren autorización de comisiones y/o viaje.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Ampliación: Comisión que adiciona días al inicio de una comisión aprobada que no se ha llevado a cabo. Avanzadas: Es el conjunto de personas que se desplazan con anticipación a determinado lugar dentro o fuera del territorio nacional, con el fin de garantizar las condiciones necesarias para el arribo del Presidente de la República, Vicepresidente de la República y sus familias, y de los Altos Funcionarios, para definir aspectos relacionados con la organización logística, seguridad, ceremonial y protocolo de los eventos a los cuales asistan. Comisión: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.10.17 del Decreto 1083 de 2015 y demás normas concordantes, el empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. Comitiva: Es el conjunto de personas que acompaña al Presidente de la República, al Vicepresidente de la República, sus familias y Altos Funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica en sus desplazamientos tanto nacionales como internacionales, quienes, en cumplimiento de sus funciones, colaboran con la consecución de los propósitos propios del evento en materia de logística, seguridad, ceremonial y protocolo. Evento: Es la actividad programada en agenda a la cual asiste el Presidente de la Republica o el Vicepresidente, sus familias o los Altos Funcionarios; este evento puede ser público o privado, podrá desarrollarse en lugar abierto o cerrado en termino de locaciones, la cual puede contar

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VIAJE

Código

Versión

TALENTO HUMANO

G-TH-02

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Proceso asociado

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con un numero de determinado de asistente o aforo, y que está enmarcado bajo condiciones de seguridad, ceremonial, protocolo y situaciones de tipo social Eventos Especiales: Se refiere a las cumbres de Presidentes, reuniones de Organismos multilaterales u otros similares que implica una disposición mayor de logística, seguridad, ceremonial y protocolo a fin de cumplir con los estándares internacionales Legalización de Comisiones: Proceso por medio del cual el comisionado o autorizado para el viaje adelanta las gestiones para que su comisión o viaje quede plenamente refrendada en materia de viáticos, tiquetes aéreos y cumplimiento del objeto. Prórroga: Comisión que adiciona días al final de una comisión aprobada con fecha final mayor a la fecha en que se generará la prórroga.

4. TRÁMITE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAIS

El Jefe de la Dependencia o la persona que este designe (Enlace), solicita la comisión y/o autorización de viaje a través del Sistema de Gestión de Comisiones por la intranet, mínimo con cinco (5) días hábiles previos a la fecha de inicio del desplazamiento de acuerdo a la resolución interna vigente que reglamenta el trámite de las comisiones y/o autorizaciones de viaje. Nota 1: El Sistema de Gestión de Comisiones atiende las solicitudes de viáticos y gastos de viaje de funcionarios, así como las autorizaciones de viaje y gastos de viaje de personal en comisión y contratistas. Nota 2: El Sistema de Gestión de Comisiones muestra la pestaña “Comisiones y Gastos de Viaje”, para el caso de los contratistas entiéndase gastos de viaje. Nota 3: Para las comisiones de los jefes de área y oficina se requiere la aprobación del jefe inmediato. A continuación, se muestran los flujos de solicitud y aprobación de las comisiones y/o autorizaciones de viaje para funcionarios, personal en comisión y contratistas a través del Sistema Gestión de Comisiones.

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VIAJE

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TALENTO HUMANO

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Proceso asociado

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Grafico No. 1. Flujo de programación de la comisión o viaje Funcionarios al interior

Grafico No. 2. Flujo de programación de la comisión Jefes DAPRE

4.1 SOLICITUD DE COMISIONES Y/O AUTORIZACION DE VIAJE FUNCIONARIOS, COMISIONADOS DAPRE

El enlace de la dependencia deberá ingresar al Sistema de Gestión de Comisiones la comisión y/o autorización de viaje con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles, previo a la fecha de inicio del desplazamiento. Ver reglamentación vigente. Cuando se realice el registro de la información de la solicitud de la comisión y/o autorización de viaje en el Sistema de Gestión de Comisiones, es importante tener en cuenta lo siguiente:

a) Verificar que el funcionario comisionado y/o autorizado este activo en el Sistema de Gestión Humana - Kactus. b) Registrar en el itinerario el (los) sitio (s) de destino en donde se va a desarrollar el objeto

de la comisión. c) Revisar si el desplazamiento es a algunos de los municipios que de acuerdo a la

resolución interna no se reconoce viáticos cuando no se requiera pernoctar; de ser así, no se debe marcar el campo de viáticos. Si se requiere porción terrestre debe marcarse la casilla correspondiente e ingresar el valor solicitado.

Solicitante / Enlace

Jefe de Dependencia

Validador / Coordinador

Jefe AreaTH Tramitador Legalizador Responsable

Caja Menor

Solicitante / Enlace

Jefe de Dependencia

Subdirección General

Validador / Coordinador Jefe Area TH Tramitador Legalizador Responsable

Caja Menor

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Proceso asociado

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d) Marcar el campo de Actividad de Paz cuando el objeto de la comisión este enmarcado dentro de la normatividad vigente a la fecha.

A continuación, se muestra de manera gráfica el formulario que se debe diligenciar para realizar la solicitud de la comisión y/o autorización de viaje.

Gráfico No. 3. Formulario comisiones y/o autorización de viaje funcionarios y personal en comisión (Dependencia Solicitante)

Seleccione el funcionario/contratista/militar/policía que realiza el desplazamiento. La información se visualizará automáticamente en la sección “Detalle Persona en Comisión” Los contratistas del área se visualizan si tienen contrato en ejecución registrado en el sistema de contratos. Los funcionarios/militares/policías del área se visualizan si se

encuentran activos en el sistema de nómina.

Ingrese por el botón “Modificar Itinerario” para adicionar los trayectos del mismo. Tenga en cuenta

seleccionar si es Nacional o Internacional.

En este espacio visualizará el itinerario registrado.

Ingrese el objeto del viaje; debe estructurarse de acuerdo a las funciones de la dependencia, del funcionario e individualizarse cuando se trate de

asistencias plurales.

Marque los campos “Viáticos”, “Pasajes Aéreos”, “Transporte terrestre y/o Fluvial” si son requeridos. Si marca “pasajes aéreos” o “porción terrestre y/o fluvial” el sistema solicitará detalle de los mismos para lo cual le activará un campo de texto adicional, realice la descripción correspondiente.

Marque Actividad de Paz, cuando corresponda

Seleccione guardar cuando está seguro de la información que ha ingresado. Si no se seleccionó la opción de “guardar”, y requiere realizar algún cambio use la opción regresar y ajuste.

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Proceso asociado

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Gráfico No. 4. Modificar Itinerario (Dependencia Solicitante)

Una vez diligenciada la información de la solicitud es remitida al Jefe de la dependencia o su delegado para su aprobación. Si el jefe de la dependencia o su delegado está de acuerdo con la información registrada en el formulario anterior (Grafico No. 3) selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar.

Una vez aprobada la comisión por el Jefe de la dependencia o su delegado, la solicitud es remitida al validador del Área de Talento Humano. Si el VALIDADOR de TH no encuentra inconsistencias en la información registrada, selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar.

Seleccione uno a uno los trayectos que requiere la comisión. Al final de cada trayecto de clic en AGREGAR TRAYECTO. Cuando haya agregado

todos los trayectos de la comisión de clic en ACEPTAR.

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Proceso asociado

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Una vez validada la comisión por el Coordinador del Grupo de Comisiones y Viajes, la solicitud es remitida al Jefe del Área de Talento Humano. Si el Jefe del Área de Talento Humano está de acuerdo con la información registrada selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar. Nota 4: Una vez aprobada la solicitud de comisiones y/o autorización de viaje por el Jefe del Área de Talento Humano, si incluye pasajes aéreos, el sistema envía automáticamente notificación por correo electrónico a la agencia de viajes para la expedición de tiquetes.

4.1.2 SOLICITUD DE AUTORIZACIONES DE VIAJE CONTRATISTAS DAPRE

Cuando se realice el registro de la información de la autorización de viaje en el Sistema de Gestión de Comisiones, es importante tener en cuenta lo siguiente:

a) Verificar que el contratista tenga vigente el contrato y que se encuentre debidamente legalizado.

b) Verificar que el contrato contemple la cláusula de desplazamiento. c) Registrar en el itinerario el (los) sitio (s) de destino en donde se va a desarrollar el objeto

del viaje. d) Revisar si el desplazamiento es a algunos de los municipios que de acuerdo a la

resolución interna no se reconoce viáticos cuando no se requiera pernoctar; de ser así, no se debe marcar el campo de viáticos. Si se requiere porción terrestre debe marcarse la casilla correspondiente y registrar el valor solicitado.

A continuación, se muestra de manera gráfica el formulario que se debe diligenciar para realizar la solicitud de gastos de viaje:

Solicitante / Enlace Supervisor

Director Adm. Y

Financiero

Validador / Coordinador

Jefe Area TH Tramitador Legalizador Financiera

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Gráfico No. 5. Formulario autorización de viaje contratistas DAPRE (Dependencia solicitante).

Una vez diligenciada la información de la solicitud, es remitida al supervisor del contrato para su aprobación.

Si el Supervisor está de acuerdo con la información registrada en el formulario anterior (Grafico No. 5) selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar.

Una vez aprobada la solicitud por parte del supervisor es remitida al Director del Área Administrativa y Financiera para su aprobación.

Si el Director del Área Administrativa y Financiera está de acuerdo con la información registrada selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar.

Una vez aprobada la solicitud por parte del Director del Área Administrativa y Financiera es remitida al validador del Área de Talento Humano.

Seleccione el contratista que realiza el desplazamiento. La información se visualizará automáticamente en la sección “Detalle Persona en Comisión” Los contratistas del área se visualizan si tienen contrato en ejecución registrado en el sistema de contratos.

Ingrese por el botón “Modificar Itinerario” para adicionar los trayectos del mismo como se indica en el gráfico No.4. Tenga en cuenta seleccionar si es

Nacional o Internacional.

En este espacio visualizará el itinerario registrado.

Ingrese el objeto del viaje. Debe estructurarse de acuerdo a las funciones de la dependencia, del contratista e individualizarse cuando se trate de asistencias plurales.

Marque los campos “Viáticos”, “Pasajes Aéreos”, “Transporte terrestre y/o Fluvial” si son requeridos. Si marca “pasajes aéreos” o “porción terrestre y/o fluvial” el sistema solicitará detalle de los mismos para lo cual le activará un campo de texto adicional,

realice la descripción correspondiente.

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Si el VALIDADOR de TH no encuentra inconsistencias en la información registrada, selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar. Una vez validada la solicitud por el Coordinador del Grupo de Comisiones y Viajes, la solicitud es remitida al Jefe del Área de Talento Humano. Si el Jefe de TH está de acuerdo con la información registrada selecciona la opción de aprobar, de lo contrario selecciona la opción rechazar. Nota 5: Una vez aprobada la solicitud de autorización de viaje por el Jefe del Área de Talento Humano, si incluye pasajes aéreos, el sistema envía automáticamente notificación por correo electrónico a la agencia de viajes para la expedición de tiquetes.

4.2 LEGALIZACIÓN

Realizada la comisión o el viaje, el solicitante debe registrar la información correspondiente en el Sistema de Gestión de Comisiones a través de la pestaña “TRÁMITES” dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de terminación del desplazamiento. Ver Gráficos No. 6, 7 y 8.

Gráfico No. 6. Menú Trámites

Gráfico No. 7. Menú cumplido de comisión o viaje

Solicitante / Enlace

-Jefe de Dependencia o

Delegado -Supervisor

Tramitador Responsable Caja Menor/ Financiera

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Gráfico No. 8. Formulario cumplido de comisión o viaje

Para la legalización es necesario anexar los siguientes documentos escaneados en un archivo de formato (pdf):

a) Cumplido de comisión o viaje debidamente diligenciado con todos los datos y firmado por el jefe inmediato o quien este delegue.

b) Informe de la comisión o viaje (F-TH-59). c) Pasabordos aéreos (Cuando se extravíen los pasabordos, se deberá solicitar la

certificación de haber utilizado los tiquetes, ante la respectiva aerolínea).

El sistema traerá la información de la comisión y/o autorización de viaje

programada.

Adjunte soportes requeridos en el proceso: Informe de la comisión, soporte de consignación (si requiere reintegrar dinero), soportes de transportes programados y utilizados (aéreo, terrestre, fluvial). Los soportes deben ser adjuntados en formato PDF

Diligencie este espacio si requiere realizar observaciones adicionales.

Ingrese las fechas en las que se llevó a cabo el desplazamiento.

Si a la persona se le realizó un giro de viáticos/gastos de viaje antes del viaje y al momento de legalizar las fechas programadas son diferentes a las fechas de la ejecución

de la comisión y/o viaje y/o el valor de la porción terrestre usado es diferente al programado deberá reintegrar el valor exacto (sin aproximaciones) no utilizado. Diligencie

el número y valor de la consignación.

Si es supervisor o jefe de la dependencia o su delegado deberá adicionar su firma digital. Los usuarios visualizarán las firmas en este espacio.

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d) Facturas y/o recibos originales de gastos de transporte terrestre y/o fluvial y/o marítimo, cuando sea del caso. (Cuando se presente factura equivalente se debe utilizar el formato F-GF-25 Documento Equivalente).

e) Consignación con valor de reintegro, cuando haya lugar a ello. f) Si es contratista y pertenece al régimen común debe anexar factura por la prestación del

servicio con el lleno de los requisitos legales. Los originales de las facturas y/o recibos deben ser entregados al cuentadante de la caja menor ya que formarán parte de la cuenta fiscal. Dichos documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones y deberán incluir número consecutivo de la transacción, nombre o razón social y número de identificación o Nit, así como la firma del vendedor o quien presta el servicio, fecha, objeto y cuantía. La fecha del comprobante del gasto y los trayectos del viaje deben corresponder a la comisión o viaje que está legalizando. Una vez diligenciado el formulario el funcionario competente debe aprobar el cumplido con el registro de la firma digital. Es responsabilidad exclusiva de los jefes de cada dependencia y de los supervisores del contrato, verificar que las personas a las que se les haya otorgado comisión de servicios o se les haya autorizado viaje, legalicen dentro del término estipulado. Una persona no podrá solicitar una nueva comisión o autorización de viaje, sin que se haya legalizado la anterior, salvo que la legalización no se haya podido realizar en término por justa causa. Los funcionarios que ocupen los cargos de Vicepresidente de la Republica, Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, Secretarios de la Presidencia, Alto Comisionado para la Paz, Consejeros Presidenciales, Jefe de la Casa Militar y de la Jefatura para la Protección Presidencial, Subdirector General, Directores, Jefes de Área, Jefes de Oficina, firmaran el formato de su cumplido de comisión, sin que se requiera el visto bueno del superior inmediato. Para el pago de gastos de viaje por concepto de porción terrestre, fluvial o marítima, solo será reconocida la tarifa del transporte público que corresponda a cada desplazamiento, para lo cual se deberá adjuntar el respectivo tiquete, factura o recibo emitido por la empresa transportadora. En todo caso, el Área de Talento Humano – Grupo de Comisiones y Viajes, se reserva el derecho de verificar con las empresas transportadoras el valor de cada trayecto y en caso de que no corresponda este valor, se abstendrá de tramitar el pago por este concepto, para lo cual deberá tenerse en cuenta los criterios de austeridad en el gasto.

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Con respecto a los servicios que son prestados por personas que no cuentan con RUT y que no están obligadas a facturar, deben ser legalizados con la presentación del Documento Equivalente (F- GF-25), el cual se encuentra en el SIGEPRE. En caso de que un contratista legalice los gastos de viaje con facturas expedidas a nombre de la Presidencia de la República, deberá practicar las retenciones de ley de acuerdo a la calidad de contribuyente y al tipo de servicio que se esté pagando. En el aplicativo manejado por la Entidad (SIIF Nación) se registrará el gasto así: Con el Nit o cédula del prestador del servicio si las facturas son expedidas a nombre de la

Presidencia República. Con el Nit o cédula del contratista si las facturas son expedidas a nombre de este. Cuando el comisionado al interior haya recibido avance de viáticos o gastos de viaje y por cualquier circunstancia se modifique o cancele la comisión o autorización de viaje, se deberá reintegrar el valor correspondiente a más tardar el tercer día hábil siguiente a la modificación o cancelación ante el responsable de la caja menor o la persona que haga sus veces, salvo que no se pueda por circunstancias justificadas. Si la comisión o autorización de viaje fue tramitada por la herramienta dispuesta por el SIIF Nación el reintegro deberá efectuarse ante la Dirección del Tesoro Nacional. Dicho reintegro se deberá realizar mediante consignación al banco y cuenta determinados por el área de Talento Humano (sin aproximar la cifra), el soporte deberá ser escaneado en el Sistema de Gestión de Comisiones y entregado al cuentadante de la caja menor en el momento de la legalización. Cuando no se haga uso de los tiquetes aéreos suministrados deberá informar de esta circunstancia en forma inmediata a la agencia de viajes y al Grupo de Comisiones y Viajes del Área de Talento Humano, con el fin de adelantar las gestiones a que haya lugar. En todo caso la mencionada situación debe estar justificada. Las modificaciones en tiquete aéreos, que generen costos adicionales a la Entidad, deben encontrarse debidamente justificados o corresponder a casos de fuerza mayor o caso fortuito. En caso contrario, los sobrecostos serán asumidos por la persona que los haya generado; y ni la Administradora de Riesgos Laborales, ni el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República responderán en caso de accidente. Para la entrega de los soportes mencionados para la legalización, se privilegiará el uso de las herramientas tecnológicas y aplicativos con que cuente la Entidad, así mismo se deberá firmar

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digitalmente los cumplidos de comisión mediante el sistema de firma segura con el que cuente el DAPRE.

5. ANULACIONES

A través del aplicativo Sistema de Gestión de Comisiones se debe solicitar la anulación de la comisión antes de la ejecución del viaje o en el momento que se confirme la suspensión de la misma, siempre y cuando esté debidamente justificada y cumpla con alguna de las siguientes situaciones: Ver graficas 9 y 10. a. Modificación de fecha de reunión y/o evento. b. Modificación del lugar y/o sitio de la reunión y/o evento. c. Cancelación de la reunión y/o evento. d. Cancelación de vuelos por parte de la aerolínea. e. Incapacidad Médica. f. Otros: Explique.

Gráfico No. 9. Flujo de anulación comisiones y/o autorizaciones de viaje

Gráfico No. 10. Flujo de anulación autorizaciones de viaje contratistas

Solicitante / Enlace

Jefe de Dependencia o Delegado

Jefe de Area

THTramitador Legalizador

Solicitante / Enlace Supervisor Jefe TH

Director Admin y

FinancieroTramitador Legalizador

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VIAJE

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Proceso asociado

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A continuación, se muestra gráficamente el despliegue del formulario de anulación de comisiones Y/o gastos de viaje en el sistema.

Gráfico No. 11. Menú Trámites

Gráfico No. 12. Menú anulación de comisión o viaje

Gráfico No. 13. Formulario de anulaciones

El sistema traerá la información

del desplazamiento programado.

Adjunte los soportes requeridos en el proceso; comprobante de consignación del reintegro en caso de que se halla

dado avance

Seleccione la causal de la anulación

Ingrese el número y valor de la consignación en caso de haber reintegro.

Ingrese la fecha de la consignación

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Proceso asociado

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Cuando la comisión se suspende o cancela y se ha realizado avance de viáticos, el funcionario, comisionado o contratista deberá reintegrar los recursos a más tardar el tercer día hábil siguiente a la cancelación del desplazamiento para realizar la correspondiente anulación.

Una vez anulada la comisión no es posible reversar dicha operación.

6. MODIFICACIONES

Si se requiere una ampliación del tiempo previamente registrado en el sistema deberá realizarse por el menú TRÁMITES y la opción PRÓRROGA o AMPLIACIÓN de la comisión. Ver graficas 14 al 16.

Gráfico No. 14. Menú Trámites

Gráfico No. 15. Menú Ampliaciones y Prórrogas

Gráfico No. 16. Formulario Ampliaciones y Prórrogas

El sistema traerá la información del

desplazamiento programado

Diligencie la información de la misma forma que una comisión nueva. Por

defecto el sistema trae el itinerario del viaje inicial, se deberá eliminar para

ingresar el nuevo recorrido.

Cuando el solicitante da guardar, la prórroga/ampliación pasa a su bandeja de “Comisiones y Gastos de Viaje” para que siga el flujo como una comisión nueva, internamente el sistema ha relacionado la prórroga/ampliación con la comisión

inicial y ha realizado las validaciones del caso.

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GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE

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Notas

La ampliación se debe solicitar en el sistema a más tardar el día en que efectivamente debe salir el funcionario/contratista.

La prórroga se debe solicitar a más tardar el día en que termina la comisión inicial, es decir, la que ya está radicada en el sistema.

Si en el sistema ha sido creada una comisión y esta ha sido prorrogada pero la comisión inicial se cumple parcialmente se debe revisar si la prorroga es efectiva o debe anularse para crear una comisión nueva.

Si se requiere incluir uno o más destinos adicionales a la comisión en curso, la dependencia debe hacer la solicitud al Ordenador del Gasto y al Grupo de Comisiones y Viajes, antes del desplazamiento al nuevo destino.

7. TRAMITE DE COMISIONES AL EXTERIOR

7.1 SOLICITUD

La solicitud debe ser realizada por el Jefe inmediato del comisionado o quien este delegue, diligenciando el documento de autorización comisiones al Exterior, que deberá ser remitido al Despacho del Jefe de Gabinete para su autorización. Esta información igualmente debe ser registrada en el Sistema de Gestión de Comisiones. Como se muestra en la gráfica No 3.

7.2 APROBACIÓN

Todas las comisiones al exterior deberán contar con la autorización del Despacho del Jefe de Gabinete, previo a su trámite.

Una vez se aprueba la comisión se procede a la elaboración del respectivo acto administrativo.

Una vez el funcionario responsable de Caja Menor recibe la resolución que ordena el pago de viáticos, se entregaran en dólares, directamente a los comisionados mediante el Formato F-TH-88 Formato de Entrega de Dólares Por Concepto de Pago de Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior; excepcionalmente, los funcionarios podrán autorizar a un tercero para que en su nombre los solicite. Para tal efecto, deberá por medio escrito indicar el nombre y cédula de ciudadanía de la persona facultada para tal fin, quien en todo caso deberá presentar ante el responsable de la caja menor el formato debidamente diligenciado con su documento de identidad original.

7.3 LEGALIZACIÓN

Page 18: GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y...GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE VIAJE Código G Versión TALENTO HUMANO -TH 02 05 Proceso asociado 5 Grafico No. 1

GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE

VIAJE

Código

Versión

TALENTO HUMANO

G-TH-02

05

Proceso asociado

18

Para legalizar las comisiones es indispensable que cada comisionado diligencie el formato establecido, y debidamente firmado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de terminación del desplazamiento. Dicho formato deberá contener el visto bueno del jefe inmediato o quien este delegue y deberá tener adjunto el informe de actividades de la comisión. Solo se entenderá legalizada la comisión o viaje, cuando se entregue en el Grupo de Comisiones y Viajes del Área de Talento Humano los siguientes documentos: a) Cumplido de comisión o viaje debidamente diligenciado con todos los datos y firmado por

el jefe inmediato o quien este delegue. b) Informe de la comisión o viaje (F-TH-59). c) Pasabordos aéreos (Cuando se extravíen los pasabordos, se deberá solicitar la certificación

de haber utilizado los tiquetes, ante la respectiva aerolínea). d) Facturas y/o recibos originales de gastos de transporte terrestre y/o fluvial y/o marítimo,

cuando sea del caso e) F-TH-89 Formato Reintegro de Dólares por concepto de Viáticos y Gastos de Viaje al

Exterior, cuando haya lugar a ello.

Es responsabilidad exclusiva de los jefes de cada dependencia y de los supervisores de contrato, verificar que las personas a las que se les haya solicitado comisión de servicios o autorización de viaje, legalicen dentro del término estipulado. Una persona no podrá solicitar una nueva comisión o autorización de viaje, sin que se haya legalizado la anterior, salvo que la legalización no se haya podido realizar en término por justa causa. Los funcionarios que ocupen los cargos de Vicepresidente de la Republica, Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, Secretarios de la Presidencia, Alto Comisionado para la Paz, Consejeros Presidenciales, Jefe de la Casa Militar y de la Jefatura para la Protección Presidencial, Subdirector General, Directores, Jefes de Área, Jefes de Oficina, firmaran el formato de su cumplido de comisión, sin que se requiera el visto bueno del superior inmediato.

8. SOLICITUD DE TIQUETES AEREOS

Una vez se cuente con la autorización del Jefe de la Dependencia o del supervisor, la solicitud de tiquetes podrá efectuarse por el enlace de la Dependencia solicitante ante la agencia de viajes con la que cuente la Entidad.

Los tiquetes se expedirán en clase económica, a los destinos y dentro de las fechas autorizadas en la comisión o viaje. La Dependencia será la responsable de realizar la solicitud, hacer el seguimiento a cada reserva y verificar que los datos del pasajero, itinerario y destino

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GUÍA PARA EL TRÁMITE DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE

VIAJE

Código

Versión

TALENTO HUMANO

G-TH-02

05

Proceso asociado

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correspondan a lo solicitado. El supervisor del contrato autorizará la expedición del tiquete acorde con las condiciones establecidas en el respectivo contrato. De manera previa a la solicitud de tiquetes, deberá contarse con una planeación del viaje con el fin de evitar las cancelaciones, modificaciones de horarios, cambio de itinerarios o de fechas, situaciones que generan costos a la Entidad. Todo cambio no justificado o que no responda a casos de fuerza mayor o caso fortuito y que no haya sido aprobado previamente por el supervisor del contrato de tiquetes, será responsabilidad del solicitante y la totalidad de los valores generados por los cambios, estarán a cargo exclusivo de quien lo solicite.

9. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

10. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica de Calidad NTC ISO 9000:2015.

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de talento Humano.