gkm-kelompok 1 fix

Upload: arifandi-bocah-krembong

Post on 06-Feb-2018

243 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    1/41

    GUGUS KENDALI MUTU DALAM PELAYANAN KESEHATAN

    Makalah

    Guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Mutu

    Oleh:

    Kelompok I

    Arfiliyah Nur Pratiwi 112110101084

    Madinatul Munawarah 112110101094

    M. Alfian Yuliansyah 112110101129

    Hafis Nur Wicaksono 112110101154

    BAGIAN ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN

    FAKULTAS KESEHATAN MASYAKAT

    UNIVERSITAS JEMBER

    2014

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    2/41

    i

    KATA PENGANTAR

    Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang atas

    rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang

    berjudul Gugus Kendali Mutu dalam Pelayanan Kesehatan.

    Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas dan persyaratan untuk

    menyelesaikan mata kuliah Manajemen Mutu.

    Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih

    setulus-tulusnya kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan

    penelitian ini, khususnya kepada :

    1. Tim dosen mata kuliah Manajemen Mutu di Bagian Administrasi dan

    Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Jember

    atas segala arahan dan dukungan yang telah diberikan untuk kelancaran

    proses penyusunan makalah ini.

    2.

    Orang tua penulis yang telah memberikan motivasi dan doa untuk

    menyelesaikan penyusunan makalah ini.

    3. Rekan-rekan penulis yang telah memberikan dorongan dan semangat

    dalam menyelesaiakn makalah ini.

    4.

    Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah

    memberikan bantuan dalam penyusunan makalah ini.

    Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran

    bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang

    diharapkan dapat tercapai.

    Penulis

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    3/41

    ii

    DAFTAR ISI

    KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

    DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii

    BAB 1. PENDAHULUAN

    1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

    1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 2

    1.3 Tujuan ...................................................................................................... 2

    BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

    2.1 Pengertian Gugus Kendali Mutu .............................................................. 3

    2.2 Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu .................................................... 3

    2.3 Ide Dasar Gugus Kendali Mutu ............................................................... 4

    2.4 Sasaran Gugus Kendali Mutu .................................................................. 5

    2.5 Prinsip Kegiatan Gugus Kendali Mutu ..................................................... 7

    2.6 Pokok Kegiatan Gugus Kendali Mutu ...................................................... 8

    2.7 Pengorganisasian Gugus Kendali Mutu.................................................. 12

    BAB 3. PEMBAHASAN

    3.1 Aplikasi Gugus Kendali Mutu di Rumah Sakit ..................................... 29

    BAB 4. PENUTUP

    4.1 Kesimpulan ............................................................................................ 36

    4.2 Saran ...................................................................................................... 37

    LAMPIRAN

    Kesimpulan

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    4/41

    1

    BAB 1. PENDAHULUAN

    1.1 LATAR BELAKANG

    Pada dasarnya setiap manusia mempunyai berbagai macam kebutuhan yang

    harus dioenuhi. Organisasi bisnis maupun organisasi public berusaha untuk

    meningkatkan mutu dan daya saingnya agar dapat memenuhi berbagai macam

    tuntutan masyarakat, terutama pada organisasi public karena tugasnya adalah

    menghasilkan barang-barang public (Public goods) dan kinerjanya yaitu sosial

    welfare.

    Pelayanan kesehatan yang baik merupakan hak setiap orang yang dijamin

    dalam UUD 1945. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

    tentang standar pelayanan minimal rumah sakit menyatakan bahwa rumah sakit

    sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan

    kepada masyarakat memiliki peran sangat strategis dalam mempercepat

    peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Hal tersebut menuntut rumah sakit

    untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar yang telah

    ditetapkan dan dapat menjangkau selurug lapisan masyarakat. (Depkes, 2008)

    Siring perkembangan ilmu pengetahuan dan kemajuan teknologi pada

    dasarnya menyebabkan perubahan pada masyarakat. Masyarakat menjadi semakin

    tertarik dan lebih mempunyai pengetahuan tentang perawatan kesehatan dan

    peningkatan kesehatan (Smelter dan Bare, 2002). Kesadaran masyarakat akan

    kesehatan yang semakin meningkat menyebabkan kebutuhan dan tuntutan

    masyarakat akan pelayanan kesehatan cenderung meningkat pula. Hal tersebut

    menjadi tantangan tersendiri bagi rumah sakit, oleh karena itu semua rumah sakit

    berusaha meningkatkan mutu pelayanan yang baik. Usaha peningkatan mutu

    bukanlah merupakan beban kerja pada satu bagian saja melainkan merupakan

    usaha terpadu dari setiap individu yang berkepentingan, mulai dari proses

    penciptaan hingga penyerahan produk atau jasa kepada pelanggan.

    Menurut Nursalam (2011), sistem manajemen mutu yang baik perlu

    dilaksanakan secara asistematis dan berkesinambungan untuk mencapai mutu

    pelayanan kesehatan yang optimal. Rumah sakit perlu menetapkan strategi yang

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    5/41

    2

    terencana dan menggunakan berbagai pendekatan mutu diantaranya Manajemen

    Mutu Terpadu (Total Quality Management), Peningkatan Mutu Berkelanjutan

    (ContinuousQuality Improvement), Pendekatan Gugus Kendali Mutu (GKM), dan

    Problem Solving for Better Hospital sert mencari alternative pendekatan

    pengembangan lainnya (Hidayat, 2006).

    1.2 RUMUSAN MASALAH

    Bagaimana penerapan Gugus Kendali Mutu di pelayanan kesehatan?

    1.3 TUJUAN

    a.

    Mengetahui pengertian Gugus Kendali Mutu

    b.

    Mengetahui tujuan kegiatan Gugus Kendali Mutu

    c. Mengetahui ide dasar Gugus Kendali Mutu

    d. Mengetahui sasaran Gugus Kendali Mutu

    e. Mengetahui prinsip kegiatan Gugus Kendali Mutu

    f. Mengetahui pokok kegiatan Gugus Kendali Mutu

    g.

    Mengetahui pengorganisasian Gugus Kendali Mutu

    h.

    Mengetahui penerapan Gugus Kendali Mutu pada Pelayanan

    Kesehatan

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    6/41

    3

    BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

    2.1

    Pengertian Gugus Kendali Mutu

    Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle) adalah sekelompok kecil

    petugas, yang secara sukarela melakukan kegiatan-kegiatan pengendalian mutu di

    dalam tempat kerjanya sendiri. Anggota kelompok ini berpartisipasi sepenuhnya

    secara terus-menerus dalam program kendali mutu, mengembangkan diri, belajar

    dan mengajar bersama, dengan teknik-teknik kendali mutu.

    Gugus Kendali Mutu merupakan mekanisme formal fungsional yang

    dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan permasalahan (problem

    solving) terhadap persoalan-persoalan yang menonjol yang ada di tempat

    kerjanya, dengan memberikan penekanan pada kreativitas dan partisispasi

    petugas. Anggota gugus mengkaji bersama salah satu persoalan, mengungkapkan

    dan memecahkan bersama. Gugus tersebut juga bertindak sebagai salah satu

    mekanisme pemantauan yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri

    dengan lingkungan dan memperhatikan adanya peluang-peluang, tanpa perlumenghentikan kegiatan-kegiatan bila persoalan telah ditemukan dan dipecahkan.

    2.2 Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu

    a. Menyumbangkan perbaikan mutu, efisiensi, efektivitas,

    produktivitas organisasi dan penghematan pembiayaan serta

    pencegahan pemborosan.

    b. Meningkatkan kemampuan kepemimpinan dan manajemen para

    manajer, dan pengawas (supervisor) dan mendorong perbaikan

    terus-menerus dengan cara pengembangan diri.

    c. Menciptakan suatu lingkungan kerja yang lebih sadar mutu,

    memberikan kepuasan kerja, paham tentang persoalan-persoalan-

    persoalan kerja yang terjadi dan berupaya memperbaikinya.

    Sekaligus meningkatkan mutu produk dan pelayanan.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    7/41

    4

    d. Berfungsi sebagai kekuatan inti pengendalian mutu di organisasi.

    Karena apabila seluruh petugas pada lapis ini bekerja secara efektif

    dan bermutu akan meningkatkan penampilan kerja organisasi

    secara keseluruhan.

    2.3

    Ide dasar Gugus Kendali Mutu

    1. Gugus Kendali Mutu menyumbang terhadap perbaikan dan

    pengembanganorganisasi pelayanan kesehatan.

    Gugus Kendali Mutu sebagai salah satu unsur dalam upaya

    perbaikan mutu paripurna pelayanan kesehatan menjadi kekuatan

    inti kendali mutu yang penting, bersama upaya-upaya kendali mutu

    yang lain.

    2.

    Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dan

    menciptakan suasana lingkungan kerja yang nyaman dan

    membahagiakan. Sebagian besar waktu petugas dan meremehkan

    kemampuan mereka. Oleh karenanya lingkungan kerja yang

    nyaman dan bahagia akan benar-benar memberikan arti bagi

    mereka.Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dalam

    tingkat Gugus Kendali Mutu mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

    a. Petugas kesehatan merupakan orang yang sedang

    melakukan pekerjaan yang sangat berarti, dimana mereka

    mengerjakannya dengan seluruh potensinya, kemampuan

    profesionalnya dengan penuh kebahagiaan.

    b.

    Petugas kesehatan dibolehkan membuat kebijaksanaanoperasional dan mengeluarkan kreatifitasnya dikala sedang

    melaksanakan tugasnya, secara bertanggungjawab.

    c. Petugas kesehatan dapat mengembangkan kemampuan dan

    ketrampilan dan diberi peluang memanfaatkan

    kepandaiannya.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    8/41

    5

    d. Petugas kesehatan bekerja sebagai tim kerja yang kompak

    dan harmonis dilandasi kebersamaan dan persaudaraan

    dalam tempat kerjanya.

    e.

    Masing-masing petugas kesehatan saling mendidik dan

    melatih untuk meningkatkan mutu masing-masing dalam

    menyelesaikan persoalan-persoalan ditempat kerja mereka.

    f. Adanya peluang pengakuan yang pantas bagi masing-

    masing petugas kesehatan, atasan, teman sejawat, bawahan

    di tempat kerja, atau di luarnya.

    3. Membangkitkan dan menumbuhkan kemampuan petugas.

    Rangkaian kegiatan-kegiatan Gugus Kendali Mutu yang dilakukan

    oleh petugas memberi peluang untuk dapat memperlihatkan

    potensi pengetahuan dan keterampilan teknis profesional mereka

    yang sebelumnya tak terlihat, didukung oleh piranti-piranti statistik

    ilmiah, para supervisor dan fasilitator mengeluarkan kemampuan

    mereka untuk membimbing, meningkatkan semangat dan

    mendorong kemauan teman sejawatnya, mengkoordinasikan dan

    menyelesaikan persoalan bersama.

    2.4 Sasaran Gugus Kendali Mutu

    Ide dasar yang telah dikemukakan tersebut dapat dirinci menjadi sasaran-

    sasaran yang lebih operasional :

    1. Membangun tempat kerja yang kuat.

    Tempat kerja bagi petugas kesehatan adalah tempat pengabdiannya

    sehari-hari dimana mereka mencurahkan segala ilmu dan

    keterampilan untuk menghasilkan pelayanan yang memuaskan baikbagi dirinya, pasien maupun orang lain.

    2. Membangun kondisi yang terkendali.

    Tempat kerja yang terkendali perlu dibangun, yaitu tempat kerja

    yang mematuhi standar yang telah ditetapkan, mengambil langkah

    koreksi terhadap penyimpangan dan pencegahan terhadap adanya

    penyimpangan dengan meniadakan persoalan, dan bila perlu

    menyesuaikan standar yang diperlukan.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    9/41

    6

    3. Meningkatkan semangat kerja petugas.

    Semangat kerja ini berkaitan dengan lingkungan dan hubungan

    antar manusia dan perasaan memiliki serta tanggung jawab

    terhadap suksesnya pelayanan kesehatan.

    4. Hubungan manusiawi (human relations).

    Hal ini akan membuat petugas pelayanan kesehatan akan merasa

    bahagia dan puas di tempat kerjanya. Keadaan ini tidak dapat

    dipaksakan seketika, namun secara spontan diupayakan hubungan

    yang harmonis antara atasan, bawahan dan teman sejawat.

    5. Perbaikan atau peningkatan mutu di (level) tempat kerja.

    Pemberian kesempatan pada para petugas untuk berinovasi dan

    berkreasi dalam upaya perbaikan pelayanan kesehatan sanagt

    bermanfaat. Meskipun kepatuhan terhadap standar yang telah

    ditetapkan harus dijaga.

    6.

    Kegiatan sukarela

    Kesukarelaan berpartisipasi dalam kegiatan gugus seharusnya

    benar-benar timbul dari diri masing-masing anggota gugus tanpa

    pengarahan, permintaan, anjuran atau paksaan dari orang lain baik

    pimpinan atau teman sejawat yang sadar akan kesukarelaan itu.

    7. Berpikir benar dan menggunakan kerjasama serta komunikasi.

    Agar petugas mau berpikir, perlu dikondisikan, antara lain :

    a. Diberi kesempatan dan motivasi untuk berpikir dan diberi

    kesempatan untuk menggunakan kebijakannya.

    b. Diajarkan teknologi yang diperlukan dalam pelaksanaan

    tugasnya.c.

    Didorong untuk membantu menyelesaikan persoalan

    ditempat kerjanya.

    d. Didorong untuk dapat mengeluarkan kemampuannya yang

    terpendam dan dapat menikmati hasil pikirannya sendiri.

    e. Membiasakan mampu bekerjasama serta berkomunikasi

    dengan baik dengan teman sejawat dalam menyelesaikan

    persoalan atau pekerjaan.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    10/41

    7

    8. Memperluas wawasan berpikir

    Agar memperoleh tambahan ilmu, keterampilan dan wawasan

    berpikir, kegiatan gugus perlu dikomunikasikan, diinformasikan

    dan diedukasikan kepada Gugus Kendali Mutu di organisasi

    pelayanan kesehatan yang lain. Jadi, tidak terbatas kegiatan di

    dalam tempat kerja sendiri.

    9. Penghasilan yang lebih baik dan kepuasan kerja.

    Dengan adanya Gugus kendali Mutu, yang senantiasa

    meningkatkan mutu pelayanan kesehatan diharapkan akan

    memberikan kepuasan kepada konsumen yang akhirnya akan

    menjadi pelanggan yang baik dan menambah pemasukan pada

    organisasi. Dan seharusnya kembali pada kesejahteraan petugas

    kesehatan.

    10.Menjaga mutu dan meningkatkan produktivitas.

    Dalam proses produksi atau pelayanan harus senantiasa menjaga

    mutunya, supaya memenuhi kepuasan kebutuhan pelanggan.

    Kegiatan menjaga mutu pada level tempat kerja adalah

    memberikan kontribusi besar pada upaya perbaikan mutu secara

    keseluruhan,

    11.Para petugas medis akan lebih mencurahkan waktu dan pikiran

    untuk pekerjaan yang tepat.

    Adanaya kegiatan semua petugas pelayanan kesehatan dalam

    Gugus kendali Mutu dalam memecahkan persoalan dan upaya

    peningkatannya, secara bersama, tugas tenaga medis yang lain

    dapat lebih meluangkan waktunya untuk menangani pelayananmedis yang lebih spesialistik dan lebih tepat.

    2.5 Prinsip Kegiatan Gugus Kendali Mutu

    Prinsip yang seharusnya dipedomani dalam pelaksanaan Gugus Kendali

    Mutu dan menjadi ciri khas Gugus Kendali Mutu adalah sebagai berikut :

    a. Merupakan kegiatan kelompok bukan individu,

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    11/41

    8

    b. Masalah yang dibahas adalah masalah pekerjaan yang nyata ada di

    tempat kerja,

    c.

    Terkendali, tidak membahas ulang masalah yang sama,

    d.

    Perbaikan atau peningkatan cara dan hasil kerja (kinerja),

    e. Banyak melibatkan petugas pelaksana,

    f.

    Partisipasi aktif semuanya,

    g. Diskusi bebas dan terbuka,

    h. Menggunakan teknik pemecahan masalah dan membuat keputusan,

    i. Berpikir inovatif, kreatif tidak rutinitas,

    j. Saling menghargai, menghormati, dan saling membantu

    peningkatan diri,

    k. Membina kerjasama antar gugus, persaingan sehat, bersahabat dan

    bermanfaat.

    2.6

    Pokok Kegiatan Gugus Kendali Mutu

    Oleh Quality Circle Headquaters, JUSE mengatakan sepuluh pokok

    kegiatan atau asas dasar yang memberikan saran bagaimana memperkenalkan,

    menggiatkan dan menjalankan Gugus kendali Mutu di tempat kerja. Sepuluh

    pokok kegiatan Gugus Kendali Mutu di tempat kerja, antara lain :

    1. Pengembangan diri

    Seorang petugas harus senantiasa berusaha untuk mengembangkan

    pengetahuan, ketrampilannya dalam bekerja atas inisiatif sendiri.

    Kegiatan pengembangan diri perlu didukung dengan :

    a. Motivasi-motivasi,

    b.

    Penyediaan alat belajar seperti buku referensi, slides, AVA,dsb,

    c. Praktek bersama dan pelatihan-pelatihan,

    d. Memberi pengetahuan tentang teknik kendali mutu,

    teknologi dan metode kerja, hubungan manusiawi, psikolog

    dan sebagainya,

    e. Pertemuan diskusi.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    12/41

    9

    2. Sukarela

    Para anggota gugus harus sadar bahwa dalam Gugus kendali Mutu,

    inisiatif dan kesukarelaan dihormati dalam upaya memajukan dan

    memperbaiki mutu kerja dan hasil kerja dalam kerangka tugas dan

    fungsinya dalam organisasi.

    3.

    Kegiatan Kelompok

    Secara ideal, kegiatan kelompok Gugus Kendali Mutu mempunyai

    empat ciri, antara lain :

    a. Kerjasama erat antara anggota kelompok, dan melakukan

    kegiatan kelompok atas inisiatif sendiri,

    b.

    Adanya interaksi yang memadai dan saling mempengaruhi

    diantara anggota kelompok,

    c. Para anggota kelompok saling mengenal dengan baik, dan

    dapat berbicara secara terbuka tanpa khawatir atas

    kedudukannya, para anggota dapat berkumpul membahas

    persoalan dan sasaran bersama.

    4. Partisipasi Setiap Orang

    Semua anggota gugus, tanpa kecuali, pegawai tetap, tidak tetap,

    diminta berpartisipasi aktif dalam mengikuti dan mengisi kegiatan

    gugus, berpikir dan berbicara, bertindak dan menyumbangkan

    kemampuan, pengetahuan dan keterampilannya. Upaya yang

    dilakukan untuk meningkatkan partisipasi anggota, antara lain :

    a. Pilihan persoalan (tema),

    b. Pertemuan yang bersahabat dan menyenangkan,

    c.

    Pendidikan dan latihan,d.

    Supervisor dan pemimpin yang bersemangat.

    5. Penerapan Teknik Kendali Mutu

    Teknik ini merupakan sebuah alat untuk dapat menentukan

    persoalan, sebab akibat dan besar permasalahan serta

    kecenderungan berdasarkan fakta atau data-data yang

    sesungguhnya. Bukan opini yang tidak didukung oleh data yang

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    13/41

    10

    benar-benar ada dalam tempat kerja dan dipraktekkan metode

    tersebut dalam pertemuan gugus di tempat kerja.

    6.

    Kegiatan-kegiatan Gugus Kendali Mutu di Tempat Kerja.

    Supervisor mengatur dengan baik kegiatan Gugus Kendali Mutu

    sekaligus menjaga pekerjaan tetap dilaksanakan seperti biasa tanpa

    lepas dari kegiatan organisasi secara keseluruhan. Manajemen

    puncak memberikan komitmen tentang perbaikan mutu secara

    menyeluruh dan memberikan dukungan dalam arti luas dalam

    rangka memajukan mutu parpurna dalam organisasinya.

    Manajemen menengah harus mendorong dan mendukung kegiatan

    gugus agar berinisiatif dan sukarela. Para staf ahli memberikan

    bantuan konsultif.

    Pelaksanaan kegiatan Gugus Kendali Mutu

    Penyelenggaraan rapat Gugus Kendali Mutu :

    a.

    Rapat Gugus Kendali Mutu merupakan titik pusat semua

    kegiatan,

    b. Jadwal waktu rapat sesuai bagi semua anggota,

    c.

    Tema rapat

    a) Sesuai dengan kebijakan organisasi,

    b) Persoalan yang menjadi perhatian di tempat kerja,

    c) Persoalan yang sekiranya dapat diselesaikan 3-6

    bulan.

    d. Anggota diberi kesempatan untuk melakukan presentasi.

    e. Persoalan diselesaikan tidak hanya dengan teori saja tapi

    juga dipraktekan langsung ditempat kerja, dan pastikantidak terulang lagi,

    7. Meningkatkan dan melestarikan kegiatan Gugus Kendali Mutu

    Kunci agar Gugus Kendali Mutu bertahan aktif dan lama adalah

    komitmen kuat serta kerjasama yang erat semua unsur mulai dari

    pimpinan manajemen, supervisor, staf dan anggota gugus.

    8. Pengembangan Bersama

    Pengembangan bersama ini dapat melalui :

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    14/41

    11

    a. Pertemuan kelompok-kelompok gugus dalam organisasi

    yang sama,

    b.

    Konferensi gugus Kendali Mutu tahunan antar supervisor,

    c.

    Pertukaran pengalaman,

    d. Studi banding atau saling berkunjung,

    e.

    Melalui majalah Gugus kendali Mutu

    9. Kreativitas

    Dalam kegiatan Gugus Kendali Mutu dimaksudkan untuk

    menggali patisipasi. Inovasi dan kreativitas, potensi dan

    kepandaian para anggota untuk perbaikan-perbaikan yang

    diinginkan.

    10.Sadar Mutu, Sadar Permasalahan dan Sadar perbaikan atau

    Peningkatan Mutu

    Semua pihak dalam organisasi pelayanan kesehatan, dari semua

    elemen mulai dari pimpinan sampai pada petugas pelayanan

    langsung diharapkan sadar mutu persoalan dan perbaikan-

    perbaikan dalam pelayanan kesehatan. Untuk itu diperlukan

    keadaan lingkungan yang mendukungnya. Namun, tanpa

    lingkungan yang mendukungnya, Gugus Kendali Mutu senantiasa

    diharapkan menjadi inti dan penggerak perbaikan mutu pelayanan

    kesehatan.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    15/41

    12

    2.7 Pengorganisasian Gugus Kendali Mutu

    Model pengorganisasian GKM dapat mengacu pada struktur organisasi

    formal yang ada, dapat dibawah kewenangan komite medik atau wakil direktur

    dan pejabat yang ditugasi dan bertanggungjawab untuk peningkatan mutu

    pelayanan medis.

    Gambar 1. Model struktur organisasi (fungsional) GKM

    Fungsi Pokok :

    a.

    Panitia GKM rumah sakit :

    a)

    Membuat kebijaksanaan GKM rumah sakit,

    b) Mempromosikan panitia pelaksana,

    c) Membuat rencana kegiatan secara keseluruhan (instruksi,

    diklat).

    b. Panitia promosi/panitia penyelenggara

    a)

    Mempromosikan ketua kelompok dan pelajari masalah,

    b)

    Program penyajian 2x/tahun.

    DIREKTUR

    Wakil

    Direktur

    Wakil

    DirekturKomite Medik

    Panitia

    GKM

    Koordinato

    Fasilitator

    Ketua

    Anggota

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    16/41

    13

    c. Pertemuan pejabat/pengarah/koordinator

    a) Mempromosikan kelompok pertemuan dan mempelajari

    masalah,

    b) Bekerjasama dengan pimpinan kelompok.

    d. Pelatih

    a)

    Memprogram pengembangan dan pelatihan GKM.

    e. Penasihat (fasilitator)

    a)

    Membantu promosi program

    b) Membantu penyelesaian kasus audit

    c) Membantu penyusunan fasilitator

    d) Hubungan komunikasi antar bagian

    e) Koordinator

    f)

    Fasilitator

    f. Pemimpin/ketua gugus

    Berasal dari anggota gugus yang sukarela dalam arti sebenarnya,bukan karena diarahkan/diwajibkan, berfungsi dalam kelancaran

    gugus ditempat kerjanya.

    Panitia penyelanggara/panitia promosi

    Sebagai penanggungjawab program GKM/Manajer GKM sebagai

    ketua. Tugas pkoknya antara lain :

    a. Menetapkan kebijakan GKM di organisasi,

    b.

    Menyetujui program GKM,

    c. Membuat pedoman-pedoman GKM,

    d. Menyelenggarakan diklat,

    e.

    Mengatur penghargaan terhadap keberhasilan GKM,

    f. Menampung hasil GKM.

    Panitia pengaruh/steering commite/koordinator/panitia promosi

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    17/41

    14

    Tugas pokoknya antara lain :

    a. Mengawasi dan mengendalikanprogram GKM untuk menjamin

    apakah GKM telah diterapkan dengan benar,

    b. Mempromosikan kegiatan GKM.

    2.8 Pemimpin Gugus

    Pemimpin/ketua GKM dipilih secara sukarela oleh anggota gugus,

    bertanggung jawab atas kelancaran jalannya GKM di tempat kerjanya. Pemimpin

    gugus mungkin seorang pengawas yang dipilih anggota. Pengawas bisa menjadi

    anggota gugus biasa atau pembantu kelancaran gugus. Kalau seorang fasilitator

    bertanggung jawab atas beberapa GKM, ketua GKM hanya bertanggung jawabatas satu GKM.

    a. Tugas Pokok :

    1) Menjalankan kegiatan GKM dengan lancar di tempat kerjanya

    2) Menyadarkan pentingnya mutu dan kepuasan pasien di tempat kerja GKM

    3)

    Menjalin hubungan erat antara manajer atas, panitia operasi, fasilitator,

    formen (mandor/pengawas) dan anggota GKM

    b. Fungsi :

    1) Pemimpin gugus hendaknya gembira dan bersemangat membangkitkan

    semangat anggota

    2) Mengadakan pertemua gugus seminggu sekali

    3) Mencatat kegiatan gugus

    4) Menciptakan suasana yang menyenangkan dalam lingkungan GKM

    5)

    Menjaga keharmonisan dan koordinasi dalam gugus serta memelihara

    sikap yang baik diantara sesama anggota GKM

    6) Mengikuti diklat kepemimpinan atau teknis

    7)

    Mencari bantuan dana sehat yang diperlukan

    8) Menjaga pertemuan agar tetap pada maksut dan tujuannya dengan

    menjaga ketertiban pelaksanaan peraturan dan ketertiban yang telah

    disepakati

    9) Memberi penugasan, memulai dan mengakhiri pertemuan-pertemuan tepat

    waktu (seperlunya, tidak bertele-tele)

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    18/41

    15

    10)Mencari anggota baru yang diperlukan dan kesukarelaannya

    11)Mengadakan kunjungan studi banding ke GKM organisasi yang lain

    12)

    Mengajarkan ilmunya kepada anggota yang lain dan masyarakat atau

    lingkungan yang memerlukan

    c. Kegiatan

    1)

    Selalu memunculkan ide baru menyangkut persoalan-persoalan di tempat

    kerja, bila diantara anggota kehabisan ide dapat meminta bantuan

    fasilitator, manajemen yang lebih atas

    2) Mengatur pembicaraan/diskusi dengan baik, bila ada anggota yang sangat

    dominan, segera beri kesemapatan yang lain dengan tegas. Dengan cara

    antara lain apa yang menjadi isu anggota yang dominan tersebut, bisa

    menjadi suatu soal yang dapat dijawab anggota lain atau fasilitator yang

    mengingatkan tata tertib diskusi

    3) Ketua kelompok harus memperhatikan dan berupaya agar setiap orang

    mengeluarkan ide-idenya. Karena mungkin dipimpin orang kaya ide tapi

    pendiam, tak mampu mengeluarkan ide atau pendapatnya. Padahal ide

    tersebut bisa jadi cemerlang dan bermanfaat. Buat lah yang diam ini bisa

    bicara, misalnya dengan pertanyaan dari ketua, apakah yang anda

    maksutkan....... atau mungkin dapat anda jelaskan......? atau mungkin

    katua kelompok, menjumpai anggota yang suka berdebat, berpuatar-putar

    dan ngeyel. Padahal idenya kurang bermutu. Sehingga anggota lain

    kecewa karena menganggap hal tersebut beralarut-larut dan tak

    bermanfaat. Dengan ungkapan ini mungkin dapat membantu mengakhiri

    perdebatan tersebut. Wah ini suatu pendapat yang menarik dan

    menambah wawasan kita, mungkin kita dapat sejalan dengan pemikirantersebut. Dengan ungkapan tersebut mungkin menjaga keharmonisan

    semuanya.

    4) Untuk menjaga keharmonisan diskusi

    Sebelum pertemuan adalah dianjurkan ketua gugus sebentar mengingatkan

    kembali mengenai tata tertib (code of conduct) dan ide pokok tentang

    perlunya GKM antara lain:

    a)

    Setiap orang hendaknya berpartisipasi aktif

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    19/41

    16

    b) Kritik dilakukan terhadap ide bukan orangnya

    c) Setiap orang saling sejajar dan mengajar

    d)

    Setiap orang bebas mengeluarkan pendapatnya dan harus dihargai ide

    tersebut

    e) Setiap anggota harus pandai mendengar orang lain berbicara, tidak

    hanya pandai bicara, apalagi memaksakan idenya

    f) Pada dasarnya hasil pertemuan ini adalah hasil pertemuan

    kelompok/tim bukan individu

    g) Mualia dan akhiri tepat waktu

    Agar GKM dapat bekerja lebih efisien, ketua gugus perlu melaksanakn hal-hal

    sebagai berikut (pedoman kerja GKM):

    1)

    Membuat rencana kegiatan GKM, termasuk rencana-rencana pertemuan dalam

    agenda khusus.

    2) Membuat catatan-catatan/notulen dokumentasi pertemuan

    3) Bekerjalah secara sungguh-sungguh, meyakinkan dan percaya diri, karena

    menguasai persoalan

    4)

    Undanglah tamu atau pemimpin dari manajer atas, steering comitee ataupenasehat, consultan lainnya.

    5) Bicarakan jangan menyimpang dari persoalan pokok.

    6) Perlu kritikan kritikan membangun ditujukan pada anggota seluruh GKM

    termasuk diuji sendiri sebagai bagian dari kelompok untuk kebaikan bersama.

    7) Gunakanlah alat belajar mengajar yang memadai : AFA, Flichart dan

    sebagainya.

    8)

    Dalam memimpin pertemuan benar-benar tepat waktu, jaga keseimbangandiantara anggota

    9) Dengarkan dan perhatikan sungguh-sungguh, ide-ide, pendapat-pendapat,

    saran-saran, pesan-pesan yang muncul dari pertemuan tersebut dan selesaikan

    bersama dengan senang hati.

    2.9 Anggota GKM

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    20/41

    17

    Anggota GKM adalah penggerak utama kegiatan gugus. Dengan

    munculnya ide-ide dan pendapat-pendapat langsung di tempat tugas pelayan.

    Merekalah yang tau lebih pasti apa yang menjadi persoalan mutu ditempat

    kerjanya dan bagaimana menyelesaikan sesuai dengan profesinya. Karena

    merekalah kunci keberhasilan GKM, tanpa mereka tidak ada gugus kendali mutu

    dan tak ada program perbaikan mutu seperti yang diinginkan, seperti dimaksutkan

    dalam Manajemen Mutu Paripurna (TQM).

    a. Tugas Pokok dari anggota GKM adalah

    1)

    Mensukseskan program perbaikan mutu secara sukarela di tempat

    tugasnya melalui partisipasi aktif dalam upaya memecahkan persoalan

    yang timbul sewaktu bekerja

    2)

    Menyesuaikan mutu pekerjaan dengan kepuasan pelanggan (pasien)

    b. Fungsi anggota gugus pada umumnya:

    1) Selalu mengahadiri pertemuan, acara kegiatan khusus sacara aktif

    2)

    Belajar dan mengajar teknik statistik mutu yang diperlukan serta

    mencakupi profesi yang diperlukan dalam tugasnya3) Mengeluarkan ide, pendapat, saran yang positif untuk perbaikan mutu

    maupun memecahkan masalah yang ada

    4) Menyelesaikan pekerjaan dan kerja sama dalam tugas.

    5) Mencari anggota baru sukarela dan mempromosikan GKM

    2.10 Peranan Fasilitator

    Fasilitator atau koordinator adalah orang yang menguasai gerakan Gugus

    Kendali Mutu secara profesional, filsafat, ide pokok, tujuan, sasaran serta kegiatan

    operasional dalam program dan kegiatan secara nyata agar berjalan di tempat

    kerja GKM.

    Demikian pimpinan rumah sakit/puskesmas/organisasi kesehatan lainnya

    berkehendak adanya GKM, segera dicarikan (melatih calon) fasilitator yang

    diperoleh supaya dapat menyusun program GKM seperti yang dikehendakinya.

    Fasilitator bisa part timer atau full timer, mengingat banyak yang diharapkan dari

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    21/41

    18

    seorang fasilitator untuk jalannya program GKM, minimal fasilitator adalah

    tamatan akademi, pengalaman yang berkaitan dengan GKM 3-5 tahun, dengan

    kemampuan human relations yang cukup, dan mampu menyenangkan suasana,

    suatu saat dapat bersifat sebagai guru, konsultan, pembimbing, promotor,

    moderator, dan pembicara umum.

    Fasilitator perlu menguasai berkaitan dengan tugasnya.

    a. Program GKM

    1) Mengetahui sejarah, filsafat, ide pokok, maksut, sadar GKM.

    2) Perilaku organisasi, inndividu, kelompok/dinamika kelompok.

    3) Komunikasi.

    4)

    Hubungan manusiawi (human ralations).

    5) Motivasi.

    6) Manajemen umum, termasuk didalamnya penyususnan perencanaan,

    tujuan, sasaran.

    7)

    Pengorganisasian, peran panitia, tim, staf, pimpinan, uraian tugasnya.

    8) Kepemimpinan.

    9) Teknik pelatihan.

    10)

    Teknik statistik mutu

    b. Pengetahuan tentang pekerjaan dilingkup tugasnya

    1) Pengetahuan tentang visi dan misi rumah sakit/ puskesmas

    2) Pengetahuan secukupnya tentang garis besar tugas pokok dan fungsi dari

    tempat kerja GKM (karena yang tau persisi detail pekerjaan adalah

    anggota GKM itu sendiri).

    3) Mengasai teknik statistik atau matematika yang diperlukan.

    4)

    Manajemen perusahaaan, keuangan, akuntansi, jasa produksi, pembelianpenjualan.

    5) Control quality.

    6) Proses pekerjaan yang berkaitan dengan GKM.

    c.

    Tugas pokok fasilitator:

    1) Memberikan dukungan kepada GKM

    2) Membantu meningkatkan dan menjaga perkembangan GKM.

    3)

    Membantu perjanjian GKM pada manajemen yang lebih atas.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    22/41

    19

    4) Membuat rencana tindak lanjut (plan of action) berikutnya.

    5) Pelatihan

    d.

    Tugas fasilitator:

    1)

    Fasilitator adalah juga sebagai anggota steering comitee.

    2) Memberikan pelayanan pada GKM sekaligus sebagai koordinator program

    GKM dan penghubung GKM.

    3) Manajemen memimpin dan pelatihan anggota GKM, serta menyediakan

    kebutuhan diklat AFA, ATK, dan sebagainya.

    4) Menyimpan dokumentasi gugus.

    5) Menyiapkan undang-undang, penyajian-penyajian.

    6)

    Mengahadiri pertemuan gugus.

    7) Bekerja setiap hari di tempat kerja.

    8) Mencari ide-ide baru yang bermanfaat baik untuk perbaikan mataupun

    semangat kerja.

    9)

    Membaca bahan-bahan dari luar, majalah gugus, informasi-informasi, ilmu

    baru dan mempublikasikan bahan-bahan yang tersdia di GKM

    10)Mengahdiri konferensi atau konvensi dan juga mengundang ceramah dari

    luar (mengorganisasi pertemua informal).

    11)Membuat rencana tindak lanjut (TOA) yang akan datang sebagai hasil

    penyajian GKM proyek yang sudah selesai

    e. Setiap tahap-tahap berdirinya GKM, peran fasilitator berbeda-beda pada tahap

    awal, pengembangan, pendewasaan, maupun tahap pelatihan.

    1)

    Pada tahap permulaan : fasilitator lebih banyak mengakampanyekan

    perlunya GKM pada berbagai pihak untuk menarik perhatian anggota barumaupun manajemen yang berkaitan

    2) Pada tahap pengembangan : fasilitator harus telaten dan sabar, cermat

    mengikuti terus menerus kegiatan gugus, membuat karyawan tidak mudah

    menyerah. Dan tahap ini berhasil bila, GKM berhasil mampu menyajikan

    pertama kali didepan manajemen, prestasi proyeknya. Dalam tahap ini

    fasilitator banyak disibukkan dengan mengendalikan, membimbing,

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    23/41

    20

    mengkoordinasi, monitoring, evaluasi, menjaga disiplin, mengatur

    pertemuan-pertemuan dan membuat suasan menggembirakan.

    3)

    Pada tahap pendewasaan : GKM telah mempunyai pengalaman, mereka

    akan lebih amndiri, fasilitator tetap memonitor dan memberikan konsultasi

    yang diminta.

    4)

    Pada tahap latihan : fungsi latihan adalah sangat pentig dan harus terus

    menerus dilakukan, bisa formal atau informal dalam ruang pertemuan atau

    ditempat lain (studi banding).

    5) Pada tahap pembubaran : karena sesuatu hal adalah mungkin terjadi GKM

    ini bubar, suatu hal yang sulit diterima namun adalah kenyataan yang tak

    bisa dihindari. Misalnya, karena banyak anggota mutasi, pemberentian

    pegawai, perbedaan lain atau hal yang bersifat pribadi. Pada tahap ini,

    anggota GKM bertemu, berkumpul dan perlu mengucapkan terima kasih

    dan enghargaan serta sumabngan mereka selama ini dan harapan-harapan

    baik. Hal ini dimasksudkan agar suasana tempat kerja tetap harmonis dan

    semangat GKM yang masih ada tetap baik dan akan muncul GKM baru.

    2.11 Sub Koordinator

    Dirumah sakit besar mungkin banuak jumlah GKM dengan fasilitator yang

    terbatas jumlahnya, perlu bantuan sub koordinator (koordinator mini). Sub

    koordinator ini biasanya hanya bertanggung jawab untuk satu atau dua GKM saja.

    Keberadaanya bisa atas permintaan, sukarel dari berbagai bagian atau pilihan. Di

    Jepang sub koordinator ini dilaksanakan oleh mandor, atau pengawas, tergantung

    ruang lingkup GKM. Sub koordinator ini dapat banyak membantu Rumah Sakit

    pada tahap awal GKM atau sebagai persiapan untuk menjadikannya fasilitator

    sebagai tambahan bila diperlukan. Tugas dan fungsi sub koordinator hampir sama

    dengan fasilitator dan sebagai penyampai pesa, penghubung, menyebarluaskan

    informasi, umpan balik usulan pada manajemen. Tindakan pencegahan

    kemunduran program GKM atau mempertahankan kemajuan program GKM.

    Pada dasarnya apa yang tidak boleh terjadi pada diri fasilitator agar GKM

    tetap berjalan sebagaimana mestinya menyangku perilaku atau hubungan

    manusianya, yaitu:

    a.

    Jangan menyendiri, hemdaknya selalu bersama dengan anggota yang lain.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    24/41

    21

    b. Terbuka pada anggota GKM bila terdapat keputusan GKM.

    c. Jangan memaksakan kehendak, atau keputusan pada orang lain setiap waktu.

    d.

    Menepati janji yang dibuat tentang pertemuan, konsultasi pekerjaan.

    e.

    Jangan berbicara tak pantas dan berdebat dimuka umum atau kelompok dan

    jangan berbicara di belakang orang.

    f.

    Jangan mengahsut anggota kelompok.

    g. Jangan bicarakan persoalan-persoalan lama berulang-ulang dan argumentasi

    yang sama.

    h. Jangan suka mengeluh didepan anggota.

    Beberapa masalah yang mungkin timbul berkaitan dengan tugas fasilitator

    a. Masalah kepemimpinan gugus

    Manajer menengah atau manajer personalia menginginkan GKM langsung di

    bawah pengawasannya. Hal ini perlu diatur sejak awal pengorganisasiannya.

    b. Masalah wewenang dan tanggung jawab

    Meskipun tanggung jawab program keberhasilan GKM pada fasilitator namun

    dalam banyak hal wewenangnya kecil, sehingga perlu kemampuan hubungan

    dan koordinasi, komunikasi serta kompromi dengan bagian lain yang

    berkaitan.

    c.

    Orientasi tugas perbaikan mutu atau pertumbuhan

    Di satu pihak mutu kerja dituntut lebih baik, dilain hal pertumbuhan atau

    kenaikan hasil produksi diharapkan cukup besar untuk kembali modal atau

    penabungan.

    d. Masalah administrasi organisasi

    Pasa saat GKM menjadi bertambah banyak dalam organisasi, tugas dan

    tanggung jawab fasilitator menjadi lebih besar pula. Ada GKM baru,

    berkembang dan matang sehingga fasilitator harus pandai membagi waktu

    sehingga semua orang senag.

    e. Kebosan dan menurunnya semangat GKM

    Pada wal mula biasanya semangat anggota menggebu-gebu, lama kelamaan

    anggota bosan mengahadiri pertemuan. Tugas fasilitator untuk memompa

    semangat kembali cukup berat.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    25/41

    22

    1) Peran manajer menengah

    Manajer menengah (kepala bagian, kepala UPF) mempunyai peran besar

    dalam suksesnya GKM di tempat kerjanya. Partisipasi mereka adalah dalam

    panitia operasi dan panitia promosi. Namun untuk memperoleh dukungan

    mereka adalah suatu hal yang tidak mudah, karena:

    a)

    Kurangnya pengertian tentang konsep GKM

    b) Merasa bahwa GKM adalah pemborosan waktu dan tidak ada waktu untuk

    kegiatan itu.

    c) Merasa terancam kehilangan wewenang.

    d) Merasa tak ada gunanya untuk dirinya.

    e)

    GKM terlambat dikenalkan kepada mereka.

    f) Merasa manajemen akan kehilangan kendali terhadap petugas, karena

    diambil alih GKM.

    2) Untuk mengatasi hal tersebut, peran fasilitator bersama manajemen atas

    diperlukan dalam meyakinkan mereka. Fungsi manajemen menegah dalam

    GKM :

    a)

    Mendukung dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan program GKM dalamtempat-tempat kerja yang menjadi sub koordinatornya.

    b) Mempromosikan dan membentuk GKM baru serta membantu

    perkembangannya.

    c)

    Dapat bertindak sebagai sub koordinatornya.

    2.12

    Manajemen Atas

    Komitmen manajemen atas bagi GKM adalah kunci utama. Demikian

    manajemen atas memutuskan bahwa GKM diperlukan di organisasi yang menjadi

    tanggung jawabnya, maka fungsinya adalah :

    a. Fungsi

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    26/41

    23

    1) Menetapkan kebijakan program GKM.

    2) Membuat pedoman-pedoman.

    3)

    Dalam keadaan secara fungsional adalah sebagai panitia pelaksana.

    b. Tugasnya :

    1) Menerima laporan kemajuan program GKM secara berkala

    2) Menghadiri undangan presentasi GKM tentang penyelesaian program dan

    proyek yang telah diselesaikan dengan baik.

    3) Memberi dukungan yang diperlukan untuk kegiatan GKM.

    4)

    Memberikan petunjuk-petunjuk yang biasanya perlu.

    2.13 Manajer atau pemimpin program GKM

    Manajer Program GKM bisa petugas paruh waktu atau purna waktu sesuai

    dengan besarnya organisasi dan sumber daya tenaga yang tersedia. Beberapa

    organisasi menjadikan manajer personalia, manajer control quality, atau kepala

    bagian merangkap manajer program GKM yang sifatnya fungsional bukan

    struktural.

    a.

    Fungsinya :1) Membantu kebijaksanaan organisasi kesehatan, rumah sakit atau

    puskesmas dalam menetapkan GKM.

    2) Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM terus menerus.

    3) Mempromosikan GKM pada manajer menengah.

    4) Membantu fasilitaor atau koordinator dalam menyelesaikan masalah.

    5) Menghadiri pertemuan-pertemuan panitia operasi.

    6) Memikirkan ide baru untuk pengembangan program GKM.

    7)

    Membantu mengantar konferensi, kamajuan atau program latihan dan

    menyiapkan bahan-bahan latihan.

    8) Mencari informasi-informasi baru tentang GKM di organisasi lain.

    9)

    Mempublikasikan hasil-hasil program GKM.

    2.14 Evaluasi Perkembangan GKM

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    27/41

    24

    Kemajuan organisasi dengan adanya GKM dapat diketahu setelah

    dilakukan evaluasi perkembangan Gugus Kendali Mutu, dengan mengukur

    adanya :

    a.

    Perbaikan mutu pelayanan.

    b. Peningkatan peran serta dan kerja sama petunjuk dan komunikasi.

    c.

    Penurunan biaya.

    d. Pemborosan sumber daya berkurang.

    e. Efisiensi pemakaian abahan dan peralatan secara peralatan efisien.

    f. Peningkatan produktivitas.

    g. Kepuasan pelanggan.

    h.

    Berkurangnya absenteisme.

    i. Berkurangnya keluhan.

    j. Memningkatnya kepuasan kerja.

    Atau perbaikan mutu dilihat dari unsur-unsur QSDSM

    a. Quality

    b.

    Cost

    c. Delivery

    d.

    Safety

    e.

    Morale

    Program pelatihan GKM

    a. Pelatihan bagi pemimpin puncak (4 jam)

    Topik utama tentang:

    1) Sejarah/ide pokok

    2) Konsep TQM

    3)

    Tentang GKM

    4) Fungsi manajemen atas, menengah seperti penanggung jawab program

    (steering control)

    5)

    Fungsi fasilitator, ketua gugus, anggota

    6) Teknik statistik mutu garis besar

    7) Diskusi

    b. Pelatihan bagi manajer menengah (8jam)

    1)

    Studi khusus program yang terkait

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    28/41

    25

    2) Dinamika kelompok

    3) Komunikasi

    4)

    Partisipasi

    c.

    Pelatihan bagi fasilitator (3 hari)

    Sama seperti tersebut di atas (Manjaer atas, manajer menengah)

    d.

    Pelatihan bagi ketua gugus ( 8 jam)

    1) Introduksi

    2) Sumbang saran

    3) Dinamika kelompok

    4) Komunikasi

    5)

    Keemimpinan

    6) Melatih orang dewasa

    7) TQM

    8) Pengumpulan dan analisa data

    9)

    Peralatan mutakhir GKM

    10)Bagaimana memulai dan mengembangkan GKM

    11)Teknik penyajian

    12)

    Studi kasus

    13)Stimulasi GKM

    Gugus kendali mutu juga bertindak sebagai pemantauan yang membantu

    organisasi dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan dan memperhatikan

    adanya peluang-peluang. Dalam mekanisme ini lingkungan sekitarnya diteliti,

    untuk melihat persoalan dan peluang-peluang tanpa mengehentika kegiatan bila

    persoalan telah ditemukan dan dipecahkan.

    a. Tujuan Gugus Kendali Mutu

    Ide pokok yang menjadi latar belakang tujuan kegiatan gugus kendali mutu

    yang diadakan sebagai bagian dari kegiatan kendali mutu menyerlutuh dari

    perusahaan atau organisasi adalah :

    1) Menyumbangkan pada perbaikan kualitas, produktivitas dan

    perkembangan pada perusahaan atau organisasi.

    2) Untuk mengurangi dan memecahkan masalah yang ada

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    29/41

    26

    3) Pengembangan diri, kepemimpinan, dan menghargai karyawan

    4) Efisiensi sumber daya, reduksi biaya dan mencegah pemborosan.

    5)

    Meningkatkan kerja sama dan peran serta karyawan.

    6)

    Meningkatkan komunikasi dan interaksi antara karyawan dan pimpinan.

    7) Mendapatkan kepuasan kerja serta mengurangi absenteisme dan keluhan.

    8)

    Menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan, sehat, aman, dan

    nyaman.

    9) Menimbulkan kebersamaan dalam kerja tim

    b. Keanggotaan

    1)

    Gugus Kendali Mutu terdiri dari kurang lebih delapan sampai sepuluh

    karyawan, dipimpin seorang ketua , berasal dari satu bidang tugas atau

    pekerjaan.

    2)

    Gugus juga mempunyai beberapa fasilitator dan koordinator yang

    berkaitan erat dengan gugus

    c. Pemilihaan anggota

    Anggota dalam gugus berpartisipasi secara sukarela. Sedangkan ketua gugus

    meungkin secara sukarela atau karena ditugasi.

    d.

    Ruang lingkup tugas

    1)

    Pada awalnya gugus do dorong untuk memilih sendiri persoalan yang

    ingin diselesaikannya

    2) Persoalan yang dibahas tidak hanya mutu tetapi juga produktivitas, kerja,

    biaya, keselamatn kerja, lingkungan kerja, moral, lingkungan yang

    berpengaruh terhadap pekerjaan dan sebagainya.

    e. Latihan

    Dalam pertemuan gugus dilaksanakan latihan resmi bagi anggota tentang

    teknik pemecahan masalah dan piranti statistik Gugus Kendali Mutu.

    f. Waktu Pertemuan

    Sekali seminggu, diperlukan waktu sekitar satu jam.

    g. Penghargaan

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    30/41

    27

    Penghargaan terpenting bagi gugus adalah adanya kepuasan karena berhasil

    memecahkan persoalan dan menyaksikan hasilnya sebagai sumbangan mereka

    terhadap organisasi. Biasanya tidak ada penghargaan dalam bnetuk uang.

    h.

    Manfaat program gugus kendali mutu

    1) Adanya kesadaran kualitas dan antusiasme karyawan.

    2)

    Semangat partisipasi dan kerjasama.

    3) Intensifikasi kerja.

    4) Kreativitas dan kemandirian.

    5) Meningkatkan keingintauan dan bekerja tanpa ada supervisi.

    6) Dapat dipergunakan untuk perencanaan akan datang.

    7)

    Introspeksi dan pengendalian diri.

    8) Sebagai sarana untuk mendiskusikan metode kerja.

    9) Untuk pendidikan dan latihan.

    i. Faktor yang mendukung keberhasilan program gugus kendali mutu

    Program gugus kendali mutu akan berjalan dengan baik dan bermanfaat bagi

    organisasi serta karyawan, apabila didukung oleh faktor-faktor:

    1) Perhatian dan kesediaan pimpinan puncak dalam peningkatan kualitas.

    2)

    Adanya pembinaan.

    3) Partisipasi pimpinan dan karyawan.

    4) Penghargaan terhadap produktivitas kerja.

    5) Audit mutu.

    6) Promosi dan publikasi.

    7) Adanya program pendidikan latiahan tentang mutu dan gugus kendali

    mutu itu sendiri.

    j.

    Faktor penyebab kegagalan program gugus kendali mutu tidak berhasil antaralain karena::

    1) Dukungan pimpinan yang kecil.

    2) Keterbatasan sumber daya.

    3)

    Konsep GKM tidak dipahami dengan baik.

    4) Tujuan program tidak dikomunikasikan dengan jelas.

    5) Kurang informasi dan publikasi (promosi).

    6)

    Adanya anggapan gugus kendali mutu tidak diperlukan,

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    31/41

    28

    7) Tidak ada peningkatan kualitas karyawan dengan program pendidikan dan

    latihan.

    k.

    Perbandingan Gugus Kendali Mutu dan Tim Proyek

    Gambaran Gugus Kendali Mutu Tim Proyek

    Misi utama Meningkatkan hubungan

    manusiawi

    Untuk meningkatkan

    mutu

    Misi sekunder Meningkatkan mutu Meningkatkan partisipasi

    Bidang proyek Dalam satu bagian Banyak bagian

    Ukuran proyek Salah satu dari yang

    banyak bermanfaat

    Salah satu dari yang vital.

    Keanggotaan Dari satu bagian Dari banyak bagian

    Dasar keanggotaan Sukarela Atas perintah

    Status hirarki anggota-

    anggota

    Khususnya tenaga

    karyawan

    Khususnya manajer atau

    profesional

    Kelangsungan Gugus tetap ada, proyek

    demi proyek

    Tim khusus, sementara,

    bubar setekah proyek

    selesai.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    32/41

    29

    BAB 3. PEMBAHASAN

    3.1

    Aplikasi Gugus Kendali Mutu di Rumah Sakit

    a. Kebijakan GKM

    Kebijakan pimpinan atas organisasi, diperlukan sebagai acuan atau

    petunjuk utama arah kegiatan GKM. Perlu dibuat secara jelas dan cukup

    oleh mamajemen atas, dapat mencakup:

    1) Tujuan : meningkatkan mutu pelayanan yang sesuai dengan harapan

    pasien.

    2) Sasaran :

    a)

    Mengembangkan mutu

    b)Mengurangi pemborosan

    c)Kepuasan kerja karyawan dan sebagainya.

    b. Kebijakan

    1)

    Keanggotaan sukarela, bisa keluar, masuk kembali, bebas memberikan

    sara positif.2) Gugus tidak mengurusi hal-hal sebagai berikut:

    a)

    Keluhan petugas

    b)Masalah penggajian/upah

    c)Masalah kesejahteraan

    d)Masalah kepegawaian

    e)Masalah akomodasi dan sebagainya.

    c.

    Langkah-langkah daris besar penerapan GKM di organisasi pelayan

    kesehatan, setelah direktur menetepakan perlunya GKM:

    1) Menyebarluaskan informasi tentang GKM pada jajaran pimpinan, staf,

    tentang sejarah, filsafat, ide dasar, tujuan, sasaran, manfaat GKM.

    2)

    Membentuk steering comitee (panitia pengarah) dilapisan manajemen

    tingkat atas yang bertanggung jawab langsung kepada direktur. Pada

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    33/41

    30

    beberapa organisasi, direktur sendiri atau wakil direktur sebagai

    steering comitee.

    3)

    Memilih dan menetapkan fasilitas yang akan bertanggung jawab atas

    jalannya GKM dan melatihnta.

    4) Membentuk GKM-GKM di tempat tugas pelayanan langsung kepada

    pasien di bangsal-bangsal, poliklinik, ruang perawatan, ruang operasi,

    ruang laboratorium, intalasi gizi dan sebagainya.

    5) GKM yang terbentuk dari beberapa anggota 6-10 dipilih ketua gugus

    dan masing-masing dilatih sesuai tugas dan fungsinya.

    6) Setelah GKM terbentuk proses kegiatan dimulai.

    7)

    Penyajian, presentasi pada manajemen atas dalam forum pertemuan

    atau pagelaran

    8) Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM

    d. Proses kegiatan GKM

    Sebagaimana diketahui, kegiatan gugus adalah kegiatan yang dikerjakan

    sehari-hari di tempat kerja yang dikerjakan oleh petugas kesehatan. Dalam

    pelaksanaanya, mungkin timbul persoalan-persoalan yang sering terjadi,

    menonjol dan merugikan sehingga perlu diatasi atau diperbaiki untuk

    meningkatkan mutu pelayanan dan memberikan kepuasan kerja maupun

    pasien.

    Dalam upaya menyelesaikan masalah dan memperbaiki mutu pelayanan

    tersebut, GKM dibekali dengan alat-alat statistik kendali mutu, antara lain

    berkaitan:

    1) Metode pemecahan masalah

    2)

    Metode statistik

    Banyak cara atau metode yang digunakan. Biasanya yang diperkenalkan

    oleh Departemen Kesehatan adalah 8 (delapan) langkah pemecahan masalah

    dan 7 (tujuh) alat statistik mutu yang secara rinci akan diterangkan dalam bab

    tersediri. 8 (delapan) langkah pemecahan masalah tersebut urutannya adalah :

    a) Identifikasi dan menetapkan proritas masalah

    b)

    Analisis sebab-sebab yang mengakibatkan masalah

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    34/41

    31

    c) Menentukan sebab yang paling dominan (sebab utama)

    d) Memutuskan rencana perbaikan (solusi)

    e)

    Melaksanakan tindakan perbaikan

    f)

    Memeriksa hasil perbaikan dan menilai (check dan evaluation)

    g) Mencegah terulangnya lagi masalah dengan stansarisasi

    h)

    Merencanakan penyelesaian masalah berikutnya, dan seterusnya proses

    berulang-ulang.

    Kalau diperhatikan delapan langkah tersebut merupakan cycle PDCA-Deming,

    sebagai berikut

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    35/41

    32

    e. Risalah Gugus Kendali Mutu

    Langkah-langkah kegiatan gugus kendali mutu dapat dituangkan dalam suatu

    risalah yang menceritakan proses yang terjadi dalam setiap langkah setelahPDCA sebagaimana dijabarkan dalam 8 langkah pemecahan masalah.

    Sebagai contoh dapat dikemukakan sebagai berikut :

    RISALAH GUGUS KENDALI MUTU ( TEMA )

    Nama Instansi / Organisasi :

    Nama Unit kerja / Bagian / UPF :

    Nama Gugus :

    PENDAHULUAN

    1. Analisa Singkat Situasi Tempat Kerja

    a. Organisasi

    Visi, misi organisasi

    Strukutur organisasi dan pejabat

    Susunan pengurus GKM

    b. Uraian tugas dan fungsi

    2. KetentuanKetentuan

    3. Kebijaksanaan umum

    a. Definisi

    b. Batasan-batasan

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    36/41

    33

    4. Rencana Kegiatan

    Langkah 1: Idendifikasi masalah / menentukan masalah

    a.

    Anggota gugus bersama-sama menentukan masalah-masalah

    ditempat kerjanya, masing-masing mengeluarkan pendapat secara

    bebas dengan metode pemecahan masalah.

    b. Menetapkan prioritas masalah yangs selanjutnya menjadi tema.

    Langkah 2: Analisis penyebab masalah

    a.

    Setelah masalah prioritas diselesaikan ditetapkan, dianalisis sebab-

    sebab yang menyangkut atas masalah tersebut dengan metode

    pemecahan masalah / analisis sebab masalah.

    Langkah 3: Mencari penyebab masalah yang menentukan ( penyebab

    utama )

    a. Dicari penyebab-penyebab yang amat dominant yang berperan besar

    adanya masalah, dengan metode statistic dan lain-lain.

    Langkah 4: Menyusun rencana perbaikan / perbaikan / perbaikan

    a. Berdasarkan adanya penyebab utama yang mengakibatkaan masalah,

    dibuat rencana perbaikan, sasaran dan targetnya, bila perlu engan

    alternative solusi pemecahan masalah ( alternative-alternatif perbaikan

    ). Rencana perbaikan tersebut dapat mengacu pada pola 5 W + 1 H.

    b. Persetujuan atasan. Setelah rencana perbaikan disusun, perlu dukungan

    manajemen atas, mungkin ada petunjuk-petunjuk yang berkaitan

    dengan rencana perbaikan dan dukungan bagi penyediaan sumber daya

    yang diperlukan dalam perbaikan yang direncanakan tersebut ( biaya ),

    konsultan, peralatan dan sebagainya.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    37/41

    34

    Langkah 5: Melaksanakan kegiatan perbaikan / peningkatan

    a.

    Pelaksanaan kegiatan perbaikan memperhatikan pola pikir seperti

    telah dikemukakan dalam langkah sebelumnya 5 W + 1 H

    b. Semua kegiatan yang dilaksanakan dicatat dan didokumnetasikan

    dengan cermat, untuk keperluan evaluasi yang akan dating

    c. Dalam proses pelaksanaan kegiatan selalu dimonitoring dari segala

    aspek untung rugi, efek samping, kemudahan, penyempurnaan-

    penyempurnaan yang diperlukan, peralatan-peralatan yang diperlukan,

    waktu, pembiayaan, teknik-teknik metodologi, efisiensi, efektifitas,

    pedoman teknis yang diperlukan dan sebagainya.

    d. Hasil monitoring, catatan, dokumentasi-dokumentasi tersebut

    diperlukan supaya dapat dipakai sebagai pertanggung jawaban

    pelaksanaan perbaikan dan dapat sebagai bahan acuan bagi petugas

    lain yang akan mengerjakan pekerjaan yang sama, bahan-bahan

    standarisasi.

    Langkah 6: Memeriksa ( Check ) dan menilai ( Evaluasi ) Hasil perbaikan

    a. Data-data kegiatan perbaikan yang dilaksanakan pada langkah kelima

    atau dokumen-dokumen, diperiksa dan diteliti. Baik data-data

    pelaksanaan sewaktu proses perbaikan berjalan ataupun hasilnya

    dievaluasi, dianalisis apa keuntungannya dan kerugiannya, dan

    analisis SWOT, dan kemungkinan terjadinya akibat sampingan

    lainnya sehubungan dengan adanya peraikan tersebut.

    Langkah 7: Standarisasi

    b. Tindakan-tindakan perbaikan yang dilaksanakan, yang telah

    dianggapmenyelesikan masalah, yang dikerjakan pada langkah kelima

    ditelaah sebaik-baiknya, disusun menjadi standar kegiatan untuk

    menyelesaikan masalah yang sama bila terjadi lagi.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    38/41

    35

    c. Standarisasi dapat pada proses atau persoalan perbaikan ( standar

    proses ) dan hasil produksi ( standar hasil ) maupun standarisasi

    sumber daya yang diperlukan maupun dukungan-dukungan lain yang

    diperlukan mungkin dari manajemen atas atau diluar GKM.

    d.

    Setelah standar disusun, perlu dikukuhkan oleh manajemen atas,

    setelah dipertahankan kebenarannya didepan pertemuan bersama

    pemimpin dalam suatu presentase yang dihadiri pimpinan dan yang

    terkait ( tenaga ahli atau profesionalisme )

    e.

    Pengakuan keberhasilan standar ( baru ) ini, merupakan kebanggaan

    tersendiri bagi GKM.

    Langkah 8: Menetapkan rencana berikutnya

    a.

    Seringkali masalah yang satu berkaitan dengan masalah yang lain.

    b. Kalau tidak ada lagi masalah yang berkaitan dengan proses, GKM

    perlu identifikasi masalah lain yang mungkin ada ditempat kerjanya

    dan mulai lagi dengan data-data awal.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    39/41

    36

    BAB 4. PENUTUP

    4.1 Kesimpulan

    a.

    Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle) adalah sekelompok

    kecil petugas, yang secara sukarela melakukan kegiatan-kegiatan

    pengendalian mutu di dalam tempat kerjanya sendiri

    b. Tujuan dari Gugus Kendali Mutu adalah menyumbangkan perbaikan

    mutu, efisiensi, efektivitas, produktivitas organisasi dan penghematan

    pembiayaan serta pencegahan pemborosan

    c.

    Gugus Kendali Mutu menyumbang terhadap perbaikan dan

    pengembanganorganisasi pelayanan kesehatan.

    d.

    Ide dasar yang telah dikemukakan tersebut dapat dirinci menjadi

    sasaran-sasaran yang lebih operasional

    e. Prinsip yang seharusnya dipedomani dalam pelaksanaan Gugus

    Kendali Mutu dan menjadi ciri khas Gugus Kendali Mutu

    f.

    Terdapat sepuluh pokok kegiatan atau asas dasar yang memberikan

    saran bagaimana memperkenalkan, menggiatkan dan menjalankan

    Gugus kendali Mutu di tempat kerja

    g. Model pengorganisasian GKM dapat mengacu pada struktur

    organisasi formal yang ada, dapat dibawah kewenangan komite medik

    atau wakil direktur dan pejabat yang ditugasi dan bertanggungjawab

    untuk peningkatan mutu pelayanan medis.

    h. Sebagaimana diketahui, kegiatan gugus adalah kegiatan yang

    dikerjakan sehari-hari di tempat kerja yang dikerjakan oleh petugas

    kesehatan. Dalam pelaksanaanya, mungkin timbul persoalan-

    persoalan yang sering terjadi, menonjol dan merugikan sehingga perlu

    diatasi atau diperbaiki untuk meningkatkan mutu pelayanan dan

    memberikan kepuasan kerja maupun pasien.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    40/41

    37

    4.2 Saran

    Peningkatan mutu harus dilakukan secara kontinyu untuk

    meningkatkan daya saing pelayanan kesehatan. Upaya manajemen mutu disetiap instansi kesehatan harus dijadikan prioritas meliputi, jaminan mutu,

    pengendalian mutu dan perbaikan mutu.

  • 7/21/2019 GKM-Kelompok 1 FIX

    41/41

    DAFTAR PUSTAKA

    Bustami, 2011. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan Dan

    Akseptabilitasnya. Jakarta: Penerbit Erlangga.

    Nasution, M.N. 2001. Managemen Mutu Terpadu (Total Quality

    Managemen). Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia.

    Witjono, Djoko. 2000. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Surabaya:

    Penerbit: Airlangga University Press.