PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Form Permintaan Material

No FPM : FPM007

Tanggal FPM : 07 Desember 2012

No Karyawan : NK007

Nama Karyawan : Riyan

Kode Material Nama Material Ukuran Material Warna Material Jumlah Material

NM005 PP Murni 25 kg Putih 10

NM008 PS Giling 25 kg Hitam 15

NM011 PE Aqua 25 kg Putih 20

Dibuat Oleh,

(__________)

L1. Rancangan Formulir Permintaan Material yang diusulkan

PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Purchase Order

No PO : PO007 Kode Supplier : NS008

Tanggal PO : 07 Desember 2012 Nama Supplier : PT. Tetap Maju

Tanggal Butuh : 14 Desember 2012 Kota Supplier : Jakarta

No FPM : FPM007 Telp Supplier : 021-85123467

Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85

No Karyawan : NK010

Nama Karyawan : Mahfud

Kode

Material

Nama

Material

Ukuran

Material

Warna

Material

Jumlah

Material

Harga

Material

Sub Total

NM005 PP Murni 25 kg Putih 10 300.000 3.000.000

NM008 PS Giling 25 kg Hitam 15 400.000 6.000.000

NM011 PE Aqua 25 kg Putih 20 450.000 9.000.000

Grand Total 18.000.000

Dibuat Oleh,

(__________)

L2. Rancangan Formulir Purchase Order yang diusulkan

PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Form Pengakuan Hutang

No FMM : FPH007 Kode Supplier : NS008

Tanggal FPH : 13 Desember 2013 Nama Supplier : PT. Tetap Maju

No PO : PO007 Kota Supplier : Jakarta

No SJ : 015 Telp Supplier : 021-85123467

Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85

No Karyawan : NK009

Nama Karyawan : Dodi

Kode

Material

Nama

Material

Ukuran

Material

Warna

Material

Jumlah

Material

Harga

Material

Sub Total

NM005 PP Murni 25 kg Putih 10 300.000 3.000.000

NM008 PS Giling 25 kg Hitam 15 400.000 6.000.000

NM011 PE Aqua 25 kg Putih 20 450.000 9.000.000

Grand Total 18.000.000

Dibuat Oleh,

(__________)

L3. Rancangan Formulir Pengakuan Hutang yang diusulkan

PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Form Cacat Material

No FCM : FCM007 Kode Supplier : NS008

No FPH : FPH007 Nama Supplier : PT. Tetap Maju

Tanggal FPH : 14 Desember 2012 Kota Supplier : Jakarta

Telp Supplier : 021-85123467

Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85

No Karyawan : NK008

Nama Karyawan : Tono

Kode Material Nama Material Ukuran Material Jenis Kerusakan Jumlah Material

NM005 PP Murni 25 kg Kualitas Buruk 2

NM008 PS Giling 25 kg Kualitas Buruk 2

NM011 PE Aqua 25 kg Kualitas Buruk 2

Dibuat Oleh,

(__________)

L4. Rancangan Formulir Cacat Material yang diusulkan

PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Surat Jalan Retur

No SJR : SJR007 Kode Supplier : NS008

Tanggal SJR : 15 Desember 2012 Nama Supplier : PT. Tetap Maju

No FCM : FCM007 Kota Supplier : Jakarta

Telp Supplier : 021-85123467

Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85

No Karyawan : NK005

Nama Karyawan : Toni

Kode

Material

Nama

Material

Ukuran

Material

Warna

Material

Jenis

Kerusakan

Harga

Material

Jumlah

Material

Subtotal

NM005 PP Murni 25 kg Putih Kualitas

Buruk

300.000 2 600.000

NM008 PS Giling 25 kg Hitam Kualitas

Buruk

400.000 2 800.000

NM011 PE Aqua 25 kg Putih Kualitas

Buruk

450.000 2 900.000

Grand Total 2.300.000

Dibuat Oleh,

(__________)

L5. Rancangan Formulir Surat Jalan Retur yang diusulkan

PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Form Material Keluar

No FMK : FMK007 Kode Supplier : NS008

No SJR : SJR007 Nama Supplier : PT. Tetap Maju

Tanggal FMK : 15 Desember 2012 Kota Supplier : Jakarta

Telp Supplier : 021-85123467

Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85

No Karyawan : NK007

Nama Karyawan : Riyan

Kode

Material

Nama

Material

Ukuran

Material

Warna

Material

Jumlah

Material

Kepentingan

NM005 PP Murni 25 kg Putih 2 Retur

NM008 PS Giling 25 kg Hitam 2 Retur

NM011 PE Aqua 25 kg Putih 2 Retur

Dibuat Oleh,

(__________)

L6. Rancangan Formulir Material Keluar yang diusulkan

PT. Gempita Plastindo

Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat

Telp (021)-5404134 Fax. (021)-44852408

Bukti Pengeluaran Kas

No BPK : BPK007 Kode Supplier : NS008

Tanggal BPK : 13 Januari 2013 Nama Supplier : PT. Tetap Maju

No FPH : FPH007 Kota Supplier : Jakarta

No SJR : SJR007 Telp Supplier : 021-85123467

Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85

No Karyawan : NK002

Nama Karyawan : Budi

Total Pembelian : 18.000.000 Terbilang : Lima Belas Juta Tujuh

Total Retur : 2.300.000 Ratus Ribu Rupiah

Grand Total : 15.700.000

Untuk Pembayaran : Tagihan

Dibuat Oleh,

(__________)

L7. Rancangan Bukti Pengeluaran Kas yang diusulkan

L8. Surat Pesanan Sistem Berjalan

L9 Kartu Stok Sistem Berjalan

L10. Surat Jalan untuk keperluan Retur Sistem Berjalan

L11. Formulir Permintaan Material yang diusulkan

L12. Formulir Purchase Order yang diusulkan

L13. Formulir Material Masuk yang diusulkan

L14. Formulir Pengakuan Hutang yang diusulkan

L15. Formulir Cacat Material yang diusulkan

L16. Formulir Surat Jalan Retur yang diusulkan

L17. Formulir Material Keluar yang diusulkan

L18. Bukti Pengeluaran Kas yang diusulkan

L19. Laporan Pembelian

L20. Laporan Pembelian Material Favorit

L21. Laporan Material Gagal Terima

L22. Laporan Retur Pembelian

L23. Laporan Pembayaran

L24. Laporan Rekap Hutang Dagang

Kegiatan wawancara pada tanggal : 17 Oktober 2012

Nara Sumber : Bu Nani / Kepala Bagian Pembelian

Q : Bagaimana sejarah perusahaan PT.Gempita Plastindo ?

A : PT.Gempita Plastindo didirikan pada 24 Agustus 1994 oleh Bpk.Nio Ridwan ,

bergerak di bidang produksi dan penjualan plastic houseware

Q : Bisa dijelaskan bagaimana Struktur Organisasi Perusahaan anda ?

A : Struktur perusahaan PT.Gempita Plastindo terdiri dari Pimpiman Tertinggi yaitu

Direktur , kemudian bagian-bagian fungsi operasional perusahaan seperti bagian

Gudang , bagian Produksi , bagian Keuangan , bagian Pembelian , bagian Penjualan ,

dan bagian Pengiriman.

Q : Apa visi dan misi perusahaan anda ?

A : Visi perusahaan adalah Menjadi perusahaan manufaktur plastic houseware yang

inovatif, melayani dan terus berkembang menjadi perusahaan bertaraf internasional.

Sedangkan Misi perusahaan adalah menjaga kekonsistenan kualitas produk , membina

kerjasama Yang baik dengan pelanggan maupun supplier .

Q : Bagaimana prosedur ataupun proses bisnis anda mengenai pembelian barang atau

material ?

A : Prosedur pembelian material antara lain meliputi kegiatan mengajukan permintaan

yang kemudian dilanjutkan dengan melakukan negosiasi dengan supplier mengenai

harga , apabila kesepakatan harga telah dicapai maka akan dilanjutkan dengan

pemesanan material lalu penerimaan material apabila material telah diterima . Setelah

material diterima dan dilaporkan ke bagian pembelian maka bagian pembelian bertugas

mengotorisasi material sampai dengan membuat laporan pembelian.

Q : Lalu bagaimana dengan prosedur retur material ? apabila ada material yang tidak

sesuai dengan standard perusahaan ?

A : Jadi apabila material telah diterima bagian gudang akan mengecek material , dan

melaporkan kecacatan material kepada bagian pembelian yang kemudian dilanjutkan

dengan kegiatan penyiapan material yang akan diretur oleh bagian gudang . Ketika

material telah diambil oleh supplier maka bagian pembelian akan membuat laporan

mengenai retur sejumlah material yang telah dilakukan.

Q : Bagaimana anda tahu , kapan anda harus mengorder material ?

A : Jadi apabila material telah diterima bagian gudang akan mengecek material , dan

melaporkan kecacatan material kepada bagian pembelian yang kemudian dilanjutkan

dengan kegiatan penyiapan material yang akan diretur oleh bagian gudang . Ketika

material telah diambil oleh supplier maka bagian pembelian akan membuat laporan

mengenai retur sejumlah material yang telah dilakukan.

Q : Bagaimana anda tahu , kapan anda harus mengorder material ?

A : Disetiap material kami memiliki kartu stock yang berfungsi menerangkan jumlah

material yang tersisa digudang , dan apabila pengecekan terhadap jumlah material oleh

bagian gudang telah mencapai titik ROP dimana jumlah minimum yang diperbolehkan

adalah 20-25 maka bagian gudang akan melakukan pelaporan / permintaan material

kepada bagian Pembelian.

Q : Menyangkut adanya kartu stock , dokumen-dokumen apa saja yang digunakan

ataupun diperlukan sebagai sarana pendukung kegiatan operasional PT.Gempita

Plastindo ?

A : Dokumen-dokumen yang digunakan seperti adanya Catatatan ( Note ) , Purchase

Order , Surat Jalan Retur , Kartu Stock , Laporan Pembelian , Laporan Retur Pembelian

, dan Laporan Pembayaran.

Kegiatan wawancara pada tanggal : 03 November 2012

Nara Sumber : Ibu Nani / Kepala Bagian Pembelian

Q : Menyangkut pembelian material yang sebelumnya mengenai pembelian material ,

bagaimana anda memperoleh dan memilih supplier ?

A : Pertama kami memperoleh informasi mengenai supplier dari beberapa sumber ,

antara lain dapat diperoleh dari website , koran , maupun yellow pages . Setelah

melakukan kontak dengan supplier maka kami akan mendata supplier setelah

menghubungi supplier mengenai jenis material yang mereka dapat sediakan lalu akan

kami kedalam catatan kontak supplier . Berdasarkan catatan kontak supplier maka kami

bisa menentukan supplier mana yang akan kami pilih sesuai dengan kebutuhan material

yang perusahaan butuhkan.

Q : Lalu jenis material apa saja yang dimiliki PT.Gempita Plastindo Sejauh ini ?

A : Sejauh ini kami memiliki 10 jenis material antara lain PE – Giling , PE – Murni , PP

– Aqua , PP – Giling , PP – Murni , PS – Botol , PS - MSDS , PS – Murni , PVS –

Fitting, dan PVC – Murni .

Q : Apa saja wewenang yang dimiliki oleh setiap bagian dari perusahaan ?

A : Secara singkat saja , pertama bagian produksi bertanggung jawab atas pengawasan

standard produksi dan target produksi , bagian pembelian bertugas untuk menghubungi

supplier dan melakukan pemesanan material , bagian gudang bertugas untuk menerima

material dari supplier serta melakukan pelaporan kecacatan material atas pengecekan

yang telah dilakukan , bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan hasil produksi

kepada pelanggan , bagian penjualan bertugas untuk melakukan penjualan dan

negosiasi harga dengan konsumen , dan terakhir bagian keuangan bertugas untuk

melakukan pembayaran atas tagihan dan juga pembuatan laporan keuangan.

Q : Mengenai proses pembayaran kepada supplier , bagaimana prosedur yang

diterapkan oleh PT.Gempita Plastindo ?

A : Pada saat bagian Keuangan menerima tagihan dan juga tanda terima tagihan dari

pihak supplier , bagian keuangan akan mencocokkan terlebih dahulu antara tagihan ,

surat jalan , dan juga surat jalan retur . Agar pembayaran yang dilakukan sesuai dengan

sejumlah material yang telah diterima ataupun dikembalikan dikarenakan adanya tidak

kesesuaian standard . Setelah tanggal jatuh tempo pembayaran dicapai maka bagian

keuangan akan menyiapkan giro yang berisikan sejumlah nominal uang yang

disesuaikan dengan tagihan dan akan diserahkan kepada supplier untuk melakukan

proses pembayaran .

L25. Wawancara