1

MEMBEDAH KOMPETENSI IN-DEPTH

PROBLEM SOLVING AND ANALYSIS Oleh: Hindri Asmoko1

Kementerian Keuangan merupakan salah satu kementerian yang menjadi

pelopor dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di pemerintahan. Reformasi

birokrasi ini sendiri mulai digulirkan sejak Menteri Keuangan dipimpin oleh Ibu

Sri Mulyani. Upaya perubahan birokrasi di Kementerian Keuangan dilakukan

melalui penataan kembali tiga pilar utama. Ketiga pilar utama tersebut adalah

penataan organisasi, penyempurnaan proses bisnis dan peningkatan manajemen

sumber daya manusia (SDM).

Pada tahun 2012, reformasi birokrasi ini dilanjutkan dengan reformasi

birokrasi dan transformasi kelembagaan sesuai Keputusan Menteri Keuangan

Nomor 55/KMK.01/2012 Tahun 2012 tentang Reformasi Birokrasi dan

Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2012.

Program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Kementerian

Keuangan Tahun Anggaran 2012, sering disebut Program Reformasi Tahun 2012

mencakup sembilan bidang. Kesembilan bidang ini adalah manajemen perubahan,

penataan peraturan perundang-undangan, penataan dan penguatan organisasi,

penataan tata laksana, penataan sistem manajemen SDM Aparatur, penguatan

pengawasan, penguatan akuntabilitas kinerja, peningkatan kualitas pelayanan

publik, dan monitoring dan evaluasi.

Pilar pertama reformasi birokrasi, penataan organisasi dilakukan untuk

membangun organisasi yang mampu beradaptasi dengan dinamika lingkungan.

Tujuan penataan organisasi adalah mewujudkan organisasi yang lebih efektif,

efisien, responsif, transparan, akuntabel, check and balances, right sizing, sesuai

dengan perkembangan dan tuntutan masyarakat dan kemajuan teknologi serta

1 Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan SDM, BPPK, Magelang

2

mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan memberikan pelayanan yang

terbaik bagi stakeholders.

Pilar kedua reformasi birokrasi, penyempurnaan proses bisnis diarahkan

untuk menghasilkan proses bisnis yang akuntabel dan transparan, serta

mempunyai kinerja yang cepat dan ringkas. Untuk itu, Kementerian Keuangan

menyusun SOP yang rinci dan dapat menggambarkan setiap jenis keluaran

pekerjaan secara komprehensif, melakukan analisis dan evaluasi jabatan untuk

memperoleh gambaran rinci mengenai tugas yang dilakukan oleh setiap jabatan,

serta melakukan analisis beban kerja untuk dapat memperoleh informasi mengenai

waktu dan jumlah pejabat yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Selain hard competency yang disesuaikan dengan kebutuhan tugas dan fungsi,

setiap pemangku jabatan struktural dan pelaksana dipersyaratkan memiliki soft

competency, yaitu kompetensi seperti yang dijelaskan pada kamus kompetensi

jabatan Kementerian Keuangan.

Pilar ketiga reformasi birokrasi, peningkatan manajemen sumber daya

manusia dimaksudkan agar Kementerian Keuangan ke depan akan memiliki SDM

yang profesional dan bertanggung jawab yang akan meningkatkan efisiensi dan

efektifitas pelayanan kepada masyarakat. Prinsip peningkatan manajemen SDM

meliputi peningkatan kualitas, penempatan SDM yang kompeten pada tempat dan

waktu yang sesuai, sistem pola karir yang jelas dan terukur, pengelolaan SDM

berbasis kompetensi, serta keakuratan dan kecepatan penyajian informasi SDM

sesuai kebutuhan manajemen.

Tulisan ini akan membahas salah satu bagian dari pilar kedua yaitu

mengenai soft competency yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas

dan fungsi. Bahasan dalam tulisan ini akan difokuskan pada salah satu kompetensi

yaitu in-depth problem solving and analysis. Pembahasan mengenai kompetensi

ini merupakan pemikiran dari sudut pandang penulis. Harapan penulis, pokok-

pokok pemikiran dalam tulisan ini dapat membantu meningkatkan kompetensi in-

depth problem solving and analysis bagi pembaca.

3

Kompetensi

Kompetensi merupakan suatu hal yang penting dalam pelaksanaan tugas.

Pentingnya kompetensi ini terlihat dari dimasukkannya kompetensi dalam nilai

kedua dari nilai-nilai Kementerian Keuangan yaitu profesionalisme.

Profesionalisme mengandung makna bahwa pimpinan dan seluruh pegawai dalam

bekerja harus melakukannya dengan tuntas dan akurat atas dasar kompetensi

terbaik, penuh tanggung jawab dan komitmen yang tinggi (Buku Panduan

Perilaku Pegawai Kementerian Keuangan).

Kamus kompetensi Departemen Keuangan (2007) mengartikan

kompetensi sebagai kemampuan (capability) atau keahlian yang lebih dari sekedar

keterampilan belaka, namun merupakan hasil dari pengalaman yang melibatkan

pemahaman/pengetahuan, tindakan nyata, serta proses mental yang terjadi dalam

jangka waktu tertentu serta berulang-ulang sehingga menghasilkan kemampuan

dalam bidang tertentu.

Secara umum, kamus kompetensi Departemen Keuangan dibagi menjadi

tiga cluster kompetensi yaitu kelompok kompetensi yang berhubungan dengan

aspek thinking, working, dan relating. Cluster kompetensi tersebut dapat dilihat

pada Tabel 1 berikut ini.

4

Tabel 1 Cluster Kompetensi

Cluster Kompetensi

Thinking Working Relating Visioning or

innovation In-depth problem

solving and analysis or decisive judgment

Championing change or adapting to change

Courage of convictions

Business acumen Functional acumen

planning and organizing

driving for results or delivering results

quality focus or continuous improvement or policies, processes, and procedures

safety stakeholder focus or

stakeholder service integrity resilience continuous leaning

team work and collaboration

influencing and persuading

managing others or team leadership

coaching and developing

motivating others organizational savvy

or relationship management

negotiation or conflict management

interpersonal communication

written communication

prersentation skill meeting leadership or

meeting contribution

Sumber: Kamus Kompetensi, Departemen Keuangan Republik Indonesia.

Kompetensi in-depth problem solving and analysis (pemecahan dan

analisis masalah) merupakan bagian dari kompetensi thinking. Penjelasan

kompetensi ini dalam Kamus Kompetensi Departemen Keuangan dijelaskan

sebagai berikut;

Pemecahan dan Analisis Masalah Memecahkan masalah yang sulit melalui evaluasi yang seksama dan sistematis terhadap informasi, alternatif yang mungkin dan konsekuensinya. Orang-orang yang kompeten, secara mendalam mampu menghasilkan solusi yang tepat untuk masalah-masalah yang sulit. Mereka mempertimbangkan banyak sumber informasi, secara sistematis mengolah dan mengevaluasi informasi dengan membandingkan berbagai arah

5

tindakan, dan secara hati-hati mendiskusikannya sebelum membuat keputusan akhir.

Penjelasan di atas menunjukkan beberapa poin penting dari kemampuan dalam

kompetensi pemecahan dan analisis masalah,

1. kemampuan mengenali, mengidentifikasi, dan menganalisis masalah;

2. kemampuan mengembangkan alternatif pemecahan masalah;

3. kemampuan mengambil keputusan atas alternatif yang ada;

4. kemampuan mengantisipasi masalah potensial ke depan atas keputusan

yang diambil pada saat ini (sekarang).

Identifikasi dan Analisis Masalah

Kemampuan pertama dalam kompetensi pemecahan dan analisis masalah

adalah kemampuan mengenali, mengidentifikasi, dan menganalisis masalah.

Mengenali Masalah

Sebelum kita mengenali masalah, pertanyaan pertama adalah apa itu

masalah? Definisi masalah diartikan berbagai pengertian oleh para pakar. Definisi

paling sederhana, masalah diartikan sebagai sesuatu yang harus dicarikan

penyelesaiannya. Definisi lain, masalah merupakan suatu pertanyaan yang

diajukan untuk diberikan solusi atau pertimbangan jawaban. Dalam kajian

manajemen dan bisnis, masalah dianggap sebagai terjadinya kesenjangan antara

peristiwa yang diharapkan terjadi (expected condition) dengan peristiwa yang

sebenarnya terjadi (real condition). Pounds dalam Robbin (2009) menyatakan

setiap keputusan mulai dengan masalah, yaitu suatu perbedaan antara kondisi

yang ada dengan kondisi yang diinginkan.

Dunn (1994) mengemukakan bahwa masalah menunjukkan kesenjangan

antara hasil yang dicapai dengan harapan. Dalam bahasa statistik yang dimaksud

dengan masalah adalah adanya deviasi antara standar pelaksanaan dengan

pelaksanaannya. Supranto (1998) mendefinisikan masalah sebagai sesuatu yang

terjadi tidak sesuai dengan yang diinginkan/diharapkan. Atmosudirdjo (1990)

mengemukakan masalah adalah sesuatu yang menyimpang dari apa yang

6

diharapkan atau direncanakan atau ditentukan untuk dicapai, sehingga merupakan

rintangan atau hambatan untuk mencapai tujuan. McLeod (1996) mendefinisikan

masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan

kerugian yang luar biasa atau menghasilkan keuntungan yang luar biasa.

Gasperz (2007) menyatakan, dalam bidang kualitas, masalah adalah

kesenjangan antara output dari proses sekarang dan kebutuhan pelanggan

(customer needs). Masalah pelayanan kualitas didefinisikan sebagai kesenjangan

antara situasi sekarang dan target atau antara output proses jasa sekarang dan

kebutuhan pelanggan.

Menurut Dunn (1994) terdapat tiga kelompok masalah, yaitu masalah yang

sederhana, masalah yang agak sederhana, dan masalah yang rumit.

1. Masalah yang sederhana, yaitu masalah yang melibatkan satu atau

beberapa pembuat keputusan dan seperangkat kecil alternatif-alternatif

kebijakan

2. Masalah yang agak sederhana, yaitu masalah yang melibatkan satu atau

beberapa pembuat keputusan dan sejumlah alternatif yang secara relatif

terbatas.

3. Masalah yang rumit, yaitu masalah yang mengikutsertakan banyak

pembuat keputusan.

McLeod (1996) menyatakan masalah dapat dibedakan menjadi tiga.

Pertama, masalah terstruktur yaitu masalah yang berisi elemen-elemen dan

hubungan-hubungan antar elemen yang dipahami oleh pemecah masalah. Kedua,

masalah tidak terstruktur, yaitu masalah yang berisi elemen-elemen dan

hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

Ketiga, masalah semi terstruktur yaitu masalah yang berisi elemen-elemen dan

hubungan-hubungan antar elemen yang sebagian saja dipahami oleh pemecah

masalah.

Dari berbagai pengertian di atas, masalah dapat diartikan sebagai

kesenjangan antara hasil yang diperoleh atau kondisi yang terjadi dengan hasil

yang diinginkan atau kondisi yang diinginkan. Dalam bidang kualitas, masalah

7

adalah perbedaan antara output yang dihasilkan organisasi dengan output yang

diinginkan pelanggan.

Pengertian masalah ini sering kali dihadapkan dengan pengertian

kesempatan. Kadang-kadang tidak selalu jelas apakah situasi yang dihadapi oleh

seorang atau organisasi merupakan masalah atau kesempatan. David B. Gleicher

dalam Stoner (1996) menjelaskan cara membedakan antara keduanya. Dia

mendefinisikan suatu masalah sebagai sesuatu yang membahayakan kemampuan

organisasi untuk mencapai tujuannya, dan suatu kesempatan adalah sesuatu yang

menawarkan tantangan untuk melampaui tujuan.

Banyak sekali penelitian yang telah ditujukan pada pemecahan masalah,

sedangkan sedikit sekali perhatian terhadap penemuan masalah dan bahkan lebih

sedikit lagi perhatian pada menemukan kesempatan. Sekalipun demikian, seperti

yang dijelaskan oleh Peter Drucker, kesempatan merupakan kunci sukses

organisasi dan manajerial. Drucker mengamati bahwa memecahkan suatu masalah

hanya mengembalikan normalitas, sedangkan kemajuan harus berasal dari

menjajaki kesempatan. Drucker menghubungkan penjajakan kesempatan dengan

efektivitas – menemukan “hal-hal yang tepat untuk dikerjakan, dan memusatkan

sumber daya serta usaha padanya”. Kalau pembuatan keputusan dihubungkan

dengan penemuan kesempatan, hal ini jelas melibatkan memilih tindakan yang

dapat membantu membuat masa depan bagi organisasi.

Merumuskan Masalah

Langkah kedua setelah kita mengenali masalah adalah, bagaimana

merumuskan suatu masalah. Charles F. Kettering dalam Siagian (1980)

mengatakan suatu masalah yang terdefinisikan dengan baik adalah separoh

pemecahan masalah itu sendiri. Patton dan Sawicki (1986) menjelaskan bahwa

definisi masalah merupakan langkah kunci.

Mendefinisikan suatu masalah bukanlah suatu perkara mudah sebab tidak

semua orang memandang hal yang sama sebagai masalah bahkan bila hal tersebut

terjadi pada situasi yang serupa. Sebagian orang akan mengatasi masalah itu dan

berupaya memecahkannya, sedangkan yang lain akan mengabaikan atau menunda

8

masalah. Kondisi ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu tujuan yang diharapkan

dari pemecahan masalah, ruang lingkup organisasi, dan keuntungan potensial

yang diharapkan dari pemecahan masalah. Oleh karena itu menurut Ackoff dalam

Dunn (1994), keberhasilan dalam memecahkan suatu masalah memerlukan

penemuan solusi yang tepat terhadap masalah yang juga tepat. Kita lebih sering

gagal karena kita memecahkan suatu masalah yang salah daripada menemukan

solusi yang salah terhadap masalah yang tepat. Dengan demikian dalam

merumuskan masalah terlebih dahulu harus memahami hakikat dari suatu

masalah.

Perumusan masalah dapat dipandang sebagai suatu proses. Dunn (1994)

menyebutkan ada empat fase yang saling berkaitan, yaitu

1. Pencarian masalah (problem search), adalah proses penemuan dan

penyatuan beberapa representasi masalah, atau metaproblem, yang

dihasilkan oleh para pelaku kebijakan.

2. Pendefinisian masalah (problem definition), adalah proses

mengkarakteristikkan masalah-masalah substantif ke dalam istilah-istilah

yang paling dasar dan umum.

3. Spesifikasi masalah (problem specification), adalah tahap pemahaman

masalah dimana analis mengembangkan representasi masalah substantif

secara formal (logis atau matematis)

4. Penghayatan masalah (problem sensing), adalah tahapan perumusan

masalah dimana analisis kebijakan mengalami kekhawatiran dan gejala

ketegangan dengan cara mengenali situasi masalah.

9

Proses ini dapat diilustrasikan dalam Gambar 1. berikut:

Gambar 1. Tahapan Perumusan Masalah

Sumber: Dunn, William N. (1994). Public Policy Analysis: An Introduction (2nd ed.). Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall. p-149

Patton dan Sawicki (1986) menyebutkan ada 7 tahapan yang disarankan

dalam merumuskan masalah, yaitu: 1) Pikirkan masalah, 2) Gambarkan batasan-

batasan masalah, 3) Kembangkan fakta, 4) Urutkan tujuan (goals) dan sasaran

(objectives), 5) Identifikasi ukuran permasalahan, 6) Tunjukkan biaya dan

keuntungan potensial, dan 7) Bahas pernyataan masalah.

Atmosudirdjo (1990), menjelaskan proses analisis masalah terdiri atas

langkah-langkah: 1) menentukan identitas masalah, 2) menentukan posisi

masalah, 3) menentukan nilai masalah, 4) menentukan urgensi masalah, 5)

menentukan penyebab-penyebab masalah, 6) menentukan struktur masalah, 7)

menentukan dinamika masalah, 8) menentukan adanya masalah tertentu atau sub

masalah.

Uraian di atas menunjukkan langkah strategis yang harus dilakukan

terlebih dahulu dalam perumusan masalah adalah menyadari adanya suatu

masalah. Bagaimana menyadari adanya suatu masalah? Terdapat empat cara

Problem Search

Problem Sensing Problem Specification

PROBLEM SITUATION

FORMAL PROBLEM

META PROBLEM

Problem Definition

SUBSTANTIF PROBLEM

10

untuk menyadari adanya masalah yaitu:

1. Konfrontasi Berhadapan. Suatu masalah dapat dikaji dari fenomena yang

terjadi. Fenomena prestasi peserta diklat yang rendah misalnya,

menyimpan sejumlah masalah yang melekat pada strategi belajar mengajar

yang digunakan atau pada motivasi belajar peserta diklat.

2. Monitoring Pencegahan. Setiap keputusan yang diambil selalu

mengandung risiko. Suatu masalah dapat muncul dari risiko ini.

3. Gangguan Eksternal. Masalah dapat ditemukan dari adanya reaksi

eksternal terhadap keputusan terdahulu yang telah diambil.

4. Pencarian Acak. Bila tidak ada masalah yang dapat ditemukan oleh cara

lain, kita mencarinya. Pencarian seperti itu biasanya diprediksi pada

proposisi bahwa "tidak ada yang sempurna".

William Pounds dalam Stoner dkk. (1995) mengatakan bahwa proses

menemukan masalah sering kali informal dan intuitif. Empat macam situasi

biasanya memberi peringatan kepada manajer tentang kemungkinan adanya

masalah.

1. Deviasi dari pengalaman masa lalu. Contoh: penjualan tahun ini turun di

bawah tahun lalu, biaya produksi tiba-tiba meningkat, jumlah karyawan

yang keluar meningkat.

2. Deviasi dari rencana yang ditetapkan. Contoh: laba perusahaan lebih

rendah daripada yang ditargetkan, pelaksanaan proyek tidak sesuai dengan

jadwal. Peristiwa seperti ini memberi tahu manajer bahwa ada yang harus

dilakukan untuk mengembalikan rencana ke jalur semula.

3. Orang lain sering kali memberi tahu masalah kepada manajer. Contoh:

pelanggan mengeluh mengenai keterlambatan penyerahan barang,

karyawan mengundurkan diri.

4. Prestasi pesaing. Kalau perusahaan lain mengembangkan proses baru atau

ada perbaikan dalam prosedur pengoperasian, manajer mungkin harus

mengevaluasi ulang proses atau prosedur dalam organisasi.

11

Gould (2006) menyatakan terdapat lima ciri pernyataan masalah yang

baik. Kelima ciri tersebut adalah sebagai berikut:

1. diungkapkan dengan jelas, singkat, obyektif, dan dapat diperhitungkan;

2. tidak melibatkan penilaian dan emosi;

3. menjelaskan dampak negatif yang diakibatkan masalah terhadap situasi

yang ada;

4. menghindari pendekatan terhadap spekulasi;

5. mengharuskan hasil yang berarti dicapai dalam waktu tiga sampai enam

bulan.

Lebih lanjut, Gould mengemukakan tanda-tanda pernyataan masalah yang

buruk:

1. mengidentifikasi solusi ..., bukan masalah

2. tidak lebih dari sebuah daftar harapan

3. terlalu banyak generalisasi (selalu, tidak pernah, dll)

4. terfokus pada keluhan tertentu saja dan bukan pada masalah yang

berkaitan dengan tujuan perusahaan

5. berupa pertanyaan dan bukan satu kalimat sederhana (pernyataan)

6. menduga-duga penyebab masalah

7. tidak segaris dengan tujuan utama

Contoh perumusan masalah dapat dilihat pada Tabel 2. berikut ini,

Tabel 2. Contoh Perumusan Masalah

No. Dinyatakan dengan salah Dinyatakan dengan benar

1 Ganti lampu di ruang makan Lampu di ruang makan terlalu terang atau

terlalu redup.

Lampu di ruang makan tidak menyala.

2 Kita membutuhkan sistem

pengawasan barang

Barang-barang banyak yang hilang dari tempat

kerja.

Sistem pengawasan barang buruk.

12

3 Menetapkan prosedur penerimaan

yang lebih baik untuk karyawan

baru

Karyawan baru tidak memiliki ketrampilan

dasar yang diperlukan.

4. Perusahaan harus meningkatkan

penjualan

Penjualan tahun ini menurun.

Target penjualan tahun ini tidak tercapai.

Mengidentifikasi Masalah

Langkah selanjutnya setelah kita kenali dan rumuskan masalah adalah

mengidentifikasi masalah. Identifikasi masalah adalah menelusuri sebab-sebab

munculnya permasalahan. Banyak faktor yang menyebabkan munculnya masalah.

Secara garis besar, permasalahan organisasi disebabkan oleh dua faktor yaitu

faktor internal dan eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor penyebab

permasalahan yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Secara umum faktor

internal bersumber dari kurang baiknya unsur-unsur dan atau fungsi-fungsi

manajemen. Faktor eksternal adalah penyebab munculnya permasalahan yang

berasal dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah, kondisi ekonomi,

pesaing, dan lain-lain.

Faktor-faktor munculnya permasalahan yang berasal dari internal

organisasi berupa unsur-unsur manajemen adalah kurang optimalnya unsur-unsur

manajemen tersebut berjalan. Apa saja unsur manajemen tersebut? Gasperz

(2007) menyatakan masalah yang terjadi selalu bersumber dari elemen-elemen

proses yang dikenal dengan 7M, yaitu:

1. Manpower (tenaga kerja). Penyebab masalah yang berhubungan dengan

sumber daya manusia (SDM). Penyebab masalah ini berkaitan dengan

kekurangan pengetahuan (tidak terlatih, tidak berpengalaman), kekurangan

dalam keterampilan dasar yang berkaitan dengan mental dan fisik,

kelelahan, stres, ketidakpedulian, dll.

2. Machines (mesin dan peralatan). Penyebab masalah yang berkaitan dengan

tidak adanya sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin produksi,

termasuk fasilitas dan peralatan lain, ketidaksesuaian mesin dengan

13

spesifikasi tugas, mesin tidak dikalibrasi, terlalu complicated, terlalu

panas, dll.

3. Methods (metode kerja). Penyebab masalah yang berkaitan dengan

prosedur dan metode kerja yang tidak benar, tidak jelas, tidak diketahui,

tidak terstandarisasi, tidak cocok, dll.

4. Materials (bahan baku dan bahan penolong). Penyebab masalah yang

berkaitan dengan ketiadaan spesifikasi kualitas bahan baku dan bahan

penolong yang digunakan, ketidaksesuaian dengan spesifikasi kualitas

bahan baku dan bahan penolong yang ditetapkan, ketiadaan penanganan

yang efektif terhadap bahan baku dan bahan penolong, dll.

5. Media. Penyebab masalah yang berkaitan dengan tempat dan waktu kerja

yang tidak memperhatikan aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan

kerja, lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu

penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.

6. Motivation (motivasi). Penyebab masalah yang berkaitan dengan ketiadaan

sikap kerja yang benar dan profesional (tidak kreatif, bersikap reaktif,

tidak mampu bekerja sama dalam tim, dll).

7. Money (keuangan). Penyebab masalah yang berkaitan dengan ketiadaan

dukungan keuangan.

Disamping bersumber dari tujuh elemen tersebut, masalah juga dapat

muncul dari kurang berjalannya fungsi manajemen pada organisasi. Apa saja

fungsi-fungsi manajemen pada suatu organisasi. Banyak pendapat ahli yang

mengemukakan fungsi-fungsi manajemen tersebut. Salah satunya adalah fungsi

manajemen yang mencakup empat hal, yaitu:

1. Perencanaan (Planning). Perencanaan adalah fungsi manajemen untuk

merencanakan program atau kegiatan yang akan dilaksanakan oleh

organisasi.

2. Pengorganisasian (Organizing). Pengorganisasian adalah fungsi

manajemen untuk mengorganisir program dan kegiatan sehingga dapat

berjalan dengan baik dan lancar.

14

3. Pelaksanaan (Actuating). Pelaksanaan adalah fungsi manajemen terkait

dengan pelaksanaan program dan kegiatan

4. Pengendalian (Controlling). Pengendalian adalah fungsi manajemen untuk

memonitor dan mengendalikan program dan kegiatan yang sedang atau

telah berjalan.

Pada tahap identifikasi masalah ini, kita akan menelusuri apa saja faktor

internal dan faktor eksternal yang menyebabkan munculnya masalah. Dengan

mengetahui sebab musabab munculnya masalah, kita akan dapat mengambil

langkah untuk memecahkan permasalahan ini dari akar penyebabnya. Harapannya

dengan memecahkan akar penyebab permasalahan ini, maka permasalahan akan

dapat terselesaikan juga.

Alat Analisis Masalah

Tidak ada manajer yang mampu menangani setiap masalah yang muncul

dalam kegiatan organisasi sehari-hari. Oleh karena itu manajer perlu menentukan

prioritas masalah. Prioritas ini dapat membantu seorang manajer menentukan

seberapa cepat, seberapa intensif, dan sejauh mana harus terlibat dengan masalah

tadi.

Untuk menentukan masalah prioritas tentunya perlu diketahui faktor-faktor

yang mempengaruhi prioritas masalah. Beberapa faktor yang umumnya perlu

diperhatikan untuk menentukan masalah prioritas. Diantara faktor tersebut adalah

pertama, kemudahan penanganan. Seorang manajer yang memberikan tingkat

perhatian yang sama pada setiap masalah hanya akan menyelesaikan pekerjaan

sedikit sekali. Akan tetapi, kebanyakan masalah hanya sedikit memerlukan

perhatian manajer. Bahkan bila keputusan kemudian ternyata keliru,

membenarkannya relatif mudah dan tidak mahal. Untuk menghindari terhenti

dalam rincian yang kecil-kecil, manajer yang efektif dan efisien hanya

menggunakan teknik pembuatan keputusan formal untuk masalah yang benar-

benar memerlukannya.

Faktor kedua adalah seberapa besar urgency dari masalah tersebut.

Manajer perlu menyadari bahwa sejumlah besar masalah yang menghabiskan

15

waktu dapat dihindari bila masalah tadi diabaikan saja. Oleh karena itu manajer

harus membuat peringkat masalah menurut kepentingannya. Masalah yang berada

pada daftar peringkat terbawah biasanya selesai dengan sendirinya atau dapat

ditangani oleh orang lain. Bila salah satu masalah memburuk, maka masalah itu

pindah ke prioritas yang lebih tinggi dalam daftar.

Faktor ketiga adalah pertumbuhan dari masalah itu sendiri. Suatu

permasalahan yang cepat berkembang menjadi lebih besar harus mendapat

prioritas untuk diselesaikan, demikian sebaliknya. Suatu permasalahan ada yang

cepat berkembang lebih besar, tetapi ada juga yang tidak berkembang.

Untuk lebih mudah kita menganalisis permasalahan yang menjadi

prioritas, terdapat beberapa alat analisis yang dapat digunakan. Diantara alat

analisis tersebut adalah teknik urgency, seriousness, and growth atau yang sering

disingkat teknik USG. Teknik lain adalah komparasi.

Selain menggunakan teknik analisis di atas, cara lain untuk lebih

memudahkan kita memahami permasalahan dan faktor-faktor penyebab

munculnya permasalahan adalah dengan mengilustrasikan dalam suatu diagram

atau gambar. Terdapat beberapa cara untuk mengilustrasikan permasalahan dalam

suatu diagram atau gambar, diantara dengan diagram sebab akibat (causal & effect

diagram), diagram tulang ikan (fishbone diagram), diagram pohon (tree diagram),

dan lain-lain.

Bahasan mengenai alat analisis permasalahan dan diagram permasalahan

akan diuraikan pada tulisan selanjutnya yang merupakan rangkaian dari tulisan

ini.

Daftar Rujukan

Atmosudirdjo, S. Prajudi. 1990. Beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan Keputusan (Decision Making). Jakarta: Ghalia Indonesia

Dunn, William N. 1994. Public Policy Analysis: An Introduction (2nd ed.). Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall.

Gasperz, Vincent. 2007. Team-Oriented Problem Solving Panduan Kreatif Solusi Masalah untuk Sukses. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

16

Gould, Bill. 2006. Transformational Thinking. Diterbitkan pertama kali dalam Bahasa Indonesia oleh Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Patton, Carl V. dan David S. Sawicki. 1986. Basic Methods of Policy Analysis and Planning. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall.

Robbin, Stephen P. dan Mary Coulter. 2009. Management. Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey.

Siagian, S.P.. (1980), Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta: Gunung Agung

Stoner, James A.F., R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert Jr. 1996. Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Prentice Hall, Inc., A Simon & Schuster Company, Englewood Cliffs, New Jersey.

Supranto, Johanes. 1998. Teknik Pengambilan Keputusan. Jakarta: Rineka Cipta

McLeod, Raymond. 1995. Management Information System. Science research Associates Inc., 1979.

Departemen Keuangan Republik Indonesia. 2007. Kamus Kompetensi.

Keputusan Menteri Keuangan Nomor 55/KMK0.1/2012 tentang Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2012.

Buku Panduan Perilaku Pegawai Kementerian Keuangan.