EVALUASI JABATAN DAN REMUNERASIDisusun Oleh; Desi Sutejo, S.Mn. MM

PENGERTIAN EVALUASI JABATAN (JOB EVALUATION)Evaluasi jabatan (job evaluation) adalah sebuah analisa untuk membuat estimasi nilai (pembobotan) dari sebuah pekerjaan. Tugas-tugas dikonversikan ke nilai (poin).Yang dimaksud dengan tugas di sini bukanlah pekerjaan yang hanya ditulis di atas kertas, tapi pekerjaan yang sungguh-sungguh dilakukan oleh seseorang.Tugas-tugas yang dikerjakan biasanya dituliskan dalam Uraian Jabatan ('Job Description'), yang memberikan informasi tentang titel pekerjaan, lokasi kerja, tugas utama, tugas-tugas yang rinci, relasi, dengan siapa berhubungan ketika melakukan pekerjaan, jumlah orang yang disupervisi, alat yang digunakan, dan bagan organisasi. Kadang-kadang sebuah 'job description' juga mencantumkan golongan dari jabatan tersebut.

Untuk mengestimasi nilai dari sebuah pekerjaan, perusahaan biasanya menggunakan alat bantu. Masing-masing alat mempunyai beberapa faktor untuk menghitung nilai pekerjaan.Melakukan evaluasi jabatan (Job Evaluation) sangat berbeda dengan melakukan evaluasi personil (assessment), namun dalam pelaksanaannya seringkali terjadi perdebatan karena para evaluator tidak dapat melepaskan faktor subyektifitas yaitudengan melihat para pemegang jabatan.

Biasanya ini terjadi ketika yang melakukan evaluasi jabatan adalah personil dari perusahaan itu sendiri, dan melakukan evaluasi jabatan terhadap jabatan yang sudah baik dan terkenal. Faktor subyektifitas inilah yang sering terjadi di setiap perusahaan, apalagi seperti kita ketahui bahwa hasil evaluasi jabatan biasanya akan digunakan untuk penentuan grade penghasilan.

Evaluasi Jabatan dilakukan karena banyak perusahaan, kesulitan dalam menentukan peringkat gaji para karyawannya, terutama untuk perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan dan banyak jabatan, diperlukan pengaturan yang lebih jelas lagi, terutama dalam hal pemberian gajinya, tentu kita tidak ingin, para personil pada jabatan yang mempunyai kompleksitas tinggi akan mempunyai gaji yang sama dengan para personil pada jabatan yang tingkat kompleksitasnya rendah ( diferrent job equal pay), tetapi jika ini terjadi maka perusahaan akan mengalami turn over yang tinggi terutama untuk personil pada jabatan yang kompleksitasnya lebih tinggi. Untuk menghindari hal itu maka perusahaan mengatur gaji para personilnya berdasarkan jabatan masing-masing (differrent job different pay). Selain itu untuk mendapatkan besaran gaji yang sesuai, maka sebaiknya perusahaan dapat bekerjasama dengan lembaga tertentu untuk mendapatkan hasil survey gaji ( survey gaji akan dibahas pada tulisan lain)

Setelah evaluasi jabatan dilakukan dan diketahui bobot/nilai jabatannya, selanjutnya adalah melakukan evaluasi personil (assessment), kegiatan ini dilakukan untuk menempatkan setiap personil yang sesuai antara kemampuan personil dengan syarat jabatan, sehingga kita akan melihat bahwa setiap personil akan duduk pada kursi yang pas, dan personil dimaksud akan mendapat imbalan/gaji yang pas juga.

Dari uraian pada dua alinea terakhir, terlihat jelas bahwa evaluasi jabatan berbeda dengan evaluasi personil, dalam artian evaluasi jabatan itu bertugas membuat kursi, sementara evaluasi jabatan bertugas mencari siapa yang cocok untuk menduduki kursi yang dibuat tersebut. Mudah-mudahan penjelasan diatas dapat memberikan arahan kepada kita dalam melakukan evaluasi jabatan di kemudian hari.

METODEJOB EVALUATION1.Metode Kualitatifa.Ranking MethodMerupakan metode evaluasi jabatan yang dilakukan dengan membandingkan tingkat kepentingan antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain. Indikatior penilaian yang digunakan adalah :1. Bila jabatan yang dinilai ternyata lebih penting (more important) dibandingkan dengan jabatan lain maka memperoleh nilai 22. Bila jabatan yang dinilai sama penting (same important) dengan jabatan lain maka memperoleh nilai 13. Bila jabatan yang dinilai ternyata kurang penting (lessimportant) dibandingkan dengan jabatan lain memperoleh nilai 0

Tahap melakukan evaluasi jabatan dengan Rangking Methode terdiri dari :1.Tahap awal dari metode ini adalah melakukan pemeringkatan jabatan atau pekerjaan untuk setiap divisi atau departemen. Pemeringkatan dapat dilakukan berdasarkan uraian dan spesifikasi serta persyaratan jabatan. Dalam hal ini harus ditetapkan apa jabatan atau pekerjaan yang paling sukar sampai yang paling mudah.Misalnya untuk divisi atau departemen penjualan, peringkat jabatannya adalah manajer penjualan, kepala cabang, supervisor penjualan, kepala bagian administrasi penjualan, salesman, staf administrsai penjualan. Divisi atau departemen lainnya juga harus menyusun pemeringkatan serupa untuk jabatan-jabatan atau pekerjaan di divisinya masing-masing.2.Setelah semua divisi menyerahkan pemeringkatan jabatannya, maka ditunjuk suatu komite untuk menentukan ranking atau peringkat jabatan untuk seluruh perusahaan.Biasanya komite ini terdiri dari perwakilan setiap divisi. Komite mempelajari serta membandingkan setiap jabatan dan kemudian menetapkan peringkatnya. Dalam hal ini bisa saja terjadi bahwa satu atau lebih jabatan berada dalam peringkat yang sama, misalnya supervisor administrasi penjualan, kepala bagian umum dan supervisor produksi memiliki peringkat jabatan yang sama.3.Hasil komite kemudian dijadikan dasar untuk menetapkan golongan penggajian.

Kelebihan Ranking Method -Metode ini sangat sederhana dan hanya sesuai untuk organisasi kecil dengan jabatan yang tidak terlalu banyak. Dalam kondisi ini masih dimungkinkan adanya beberapa orang yang cukup mengetahui dan menguasai semua jenis pekerjaaan yang ada di organisasi tersebut.

Kekurangan Ranking Method 1.Jika organisasi perusahaan cukup besar, akan sukar untuk mengetahui dan menguasai pekerjaan yang ada, sehingga dapat dipastikan hasilnya akan kurang teliti dan dapat menimbulkan keresahan di kalangan pekerja2.Jabatan-jabatan tersebut dibandingkan tanpa standar tertentu.

b.Classification Method (Job Grading)Metode klasifikasi ini adalah dengan menempatkan jabatan-jabatan pada grade atau kategori tertentuyang telah dibuat sebelumnya atau yang sudah menjadi standar, kemudian dibandingkan apakah sudah sesuai atau tidak, dan proses terus dilakukan sampai betul-betul sesuai.

Metode ini lebih mudah dari metode rangking namun kemungkinan ada kesulitan jika menemukan jabatan yang diluar kategori atau standar atau terpaksa mengilangkan jabatan karena tidak ada kategorinya.Kelebihan dan Kekurangan Classification Method (Job Grading): Kelebihan : mudahdan murahKekurangan: tidak efektif untuk diterapkan ke perusahaan besar

2.Metode Kuantitatifa.The Factor Comparison MethodMetode ini merupakan bentuk lain dari ranking method, hanya pada metode ini telah dilakukan pembobotan secara sederhana untuk setiap pekerjaan dengan membandingkannya terhadap keseluruhan pekerjaan yang ada di suatu organisasi.Tahap-tahap melakukan evaluasi dengan The Factor Comparison Method terdiri dari :1.Setiap jabatan dibandingkan dengan seluruh jabatan lainnya yang ada dalam organisasi tersebut2.Kemudian diberi nilai atau bobot dengan ketentuan :-nilai 0, jika jabatan tersebut lebih rendah bobotnya daripada jabatan yang diperbandingkan-nilai 1, jika jabatan tersebut sama bobotnya dengan jabatan yang diperbandingkan-nilai 2, jika jabatan tersebut lebih tinggi bobotnya dari jabatan yang diperbandingkan.3.Seluruh nilai bobot yang diperoleh suatu jabatan di jumlahkan untuk mendapatkan nilai bobot akhirnya.4.Nantinya setelah seluruh jabatan mendapatkan nilai bobot akhir, maka di buat peringkat jabatan dari jabatan yang nilainya tertinggi sampai yang terendah.

Seperti halnya dengan ranking method, pada metode ini pemeringkatan juga dilakukan oleh suatu tim atau komite yang terdiri dari perwakilan setiap departemen atau divisi dan orang-orang yang mengetahui jenis-jenis pekerjaan yang ada di dalam perusahaan. Hasil analisa jabatan seperti uraian jabatan, spesifikasi jabatan serta persyaratan jabatan juga akan sangat membantu dalam menetapkan perbandingan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan The Factor Comparison Method1.Kelebihan : cukupsederhana dan mudah dilakukan, tidak memerlukan keterampilan khusus bagi orang yang melakukannya.2Kekurangan : hasilnya kurang tajam dan kurang memiliki derajat pembeda antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya, penilaian masih kasar dan tidak langsung

b.Point MethodMetode ini dipandang lebih teliti dan objektif dalam menentukan nilai suatu jabatan. Untuk dapat menggunakan metode ini organisasi sudah harus memiliki uraian jabatan yang lengkap disertai dengan spesifikasi dan persyaratan jabatan.

Tahap-tahap melakukan evaluasi dengan Point Method terdiri dari :1.Pada awalnya, organisasi menetapkan faktor-faktor jabatan yang akan dijadikan landasan untuk melakukan evaluasi2.Kemudian untuk setiap faktor ditentukan tingkatannya3.Kemudian setiap faktor atau gabungan beberapa faktor dibuat bobotnya sehingga pada akhirnya dapat diperoleh nilai (point) untuk setiap jabatan atau pekerjaan4.Setelah semua jabatan mempunyai nilai, yang biasanya dilakukan melalui forum khusus antara komite dengan perwakilan setiap divisi atau departemen, akhirnya dapat ditetapkan penggolongan jabatan.5.Berikut secara ringkas akan diuraikan proses evaluasi jabatan yang pernah dilakukan di salah satu perusahaan minyak asing diIndonesia.Pada perusahaan tersebut, jabatan-jabatan yang ada dievaluasi berdasarkan 2 faktor utama yaitu : skills dan responsibility. Skills terdiri dari tiga dimensi yaitu keahlian yang diperlukan (trade), tingkat pemecahan masalah (problem solving) dan kewenangan menetapkan keputusan (autonomy). Sedangkan responsibity terbagi atas dimensi dampak kesalahan (impact) dan aspek administrasi (administrationaspect), serta peralatan yang digunakan (equipment) dan jumlah bawahan (personnel).

Setiap dimensi memiliki definisi khusus yang terdiri dari 5 tingkatan, semakin tinggi tingkatan menunjukkan semakin tinggi pula tingkat kesulitan pekerjaan/jabatan tersebut. Sebagai contoh dimensi tingkat pemecahan masalah terdiri dari :-Tingkatan 1 : hubungan antara fakta dan konsep dalam memecahkan masalah sangat jelas, hampir tidak diperlukan kemampuan analisa dan pemikiran strategis.-Tingkatan 2 : hubungan antara fakta dan konsep dalam pemecahan masalah cukup mudah dilihat dan dapat dipelajari melalui pengalaman atau pengetahuan sehari-hari-Tingkatan 3 : masalah yang dihadapi cukup kompleks dan berhubungan satu sama lain. Pemegang jabatan harus mampu menemukan hubungan antara setiap elemen permasalahan-Tingkatan 4 : masalah terdiri dari berbagai elemen yang hubungannya satu sama lain tidak terlalu jelas. Kemampuan menetapkan pendekatan yang disertai alasan logis diperlukan untuk memecahkan masalah-Tingkatan 5 : masalah sangat tidak jelas dan berubah dengan cepat. Elemen yang diketahui sangat terbatas dan pemangku jabatan harus mampu menangkap elemen-elemen baru untuk memecahkan masalah. Seringkali masalah merupakan hal yang baru dan belum pernah dialami sama sekali oleh organisasi.Komite harus menentukan tingkatan dimensi untuk setiap jabatan, yang biasanya dilakukan melalui wawancara langsung dengan pemegang jabatan dan atasannya ataupun jika dipandang perlu dengan rekan-rekan kerjanya. Setelah didapatkan semua tingkatan dimensi, nilai tersebut dikonversikan menurut tabel yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga didapatkan nilai untuk skills dan responsibility setiap jabatan.

Kelebihan dan Kekurangan Point MethodKelebihan : lebih teliti dan lebih objektif serta lebih luwesKekurangan : tidak mampu menghadapi perubahan-perubahan ekonomi yang dapat mempengaruhi struktur pengupahannya.

Saat ini, metode yang sering bahkan banyak digunakan adalah dengan metode point, hal ini disebabkan banyak konsultan yang membuat bermacam-macam cara atau jenis evaluasi jabatan dengan metode point, tentu semakin banyak jenis dan caranya akan semakin baik, karena kita akan dapat memilih mana yang cocok atau sesuai dengan perusahaan kita.Adabeberapa persyaratan yang harus dipenuhi dalam memilih metode evaluasi jabatan ini, yaitu :

1. Dapat dan mudah dimengerti oleh orang lain2. Dapat diterima oleh setiap orang3. Dapat memiminalkan faktor bias, terutama subyektifitas4. Dapat diaplikasikan untuk semua jenis jabatan atau berlaku umum5. Meminimalkan terjadinya debat kusir diantara para evaluator

TUJUANJOB EVALUATION:1. Memperjelas dalam penentuan hubungan internal antar jabatan2. Perencanaan sumber daya manusia3. Seleksi karyawan4. Pelatihan dan pengembangan SDM5. Menghasilkan konsistensi sistem kompensasi internal dan eksternal dan pedoman remunerasi yang adil dan tepat6. Dasar yang adil untuk promosi, mutai dan demosi7. Peninjauan dan restrukturisasi organisasi

EVALUASI JABATAN DENGAN HAY METHODEEvaluasi jabatan dengan menggunakan Hay Metode adalah bagaimana Pekerjaan dievaluasi dengan memperhatikan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan teknis dan managerial (Know-How), Pemikiran seperti apa yang diperlukan untuk menghadapi dan mengatasi permasalahan dalam pekerjaan (Problem Solving) , kemampuan bertanggung jawab dan dapat dipercaya terhadap tugas yang diterima (Acoutability) dan memperhatikan lingkungan kerja dimana pekerjaan itu dilakukan (Work environment)

PARAMETERHAY METHODEHay Metode secara umum menggunakan empat parameter yang saling berhubungan, yaitu :1.Know How,yakni seluruh unsur pengetahuan, keilmuan, ketrampilan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan sesuai dengan standar kinerja. Parameterknow howini diketahui berdasarkan :a.adanya unsur pengetahuan, keilmuan, ketrampilan, prosedur praktis, keahlian teknis dan disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan (technical know how)b.adanya unsur pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan dalam memadukan aspek-aspek kompleksitas, keragaman, keluasan wilayah kerja dan perencanaan kerja (management breadth)c.tingkat kemampuan mempengaruhi (human relations skill) yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan

2.Problem Solving,yakni tantangan pemikiran yang dibutuhkan dalam pekerjaan untuk menganalisa, mengevaluasi, menciptakan, menjelaskan dan mengambil suatu kesimpulan yang dilakukan berdasarkan undang-undang praktek organisasi dan profesionalisme pekerjaan. Tingkat kemampuan problem solvingini dapat dilihat dari dua hal, yakni :a.tantangan pemikiran dalam mengidentifikasikan masalahb.tantangan pemikiran dalam menjawab masalah

3.Accountability,merupakan hasil dan konsekuensi dari suatu tindakan atau keputusan yang telah dibuat. Dampak akuntabilitas diukur dari hasil kerja jabatan. Akuntabilitas memiliki tiga dimensi sesuai dengan tingkat kepentingannya, yaitu :a.tingkat kebebasan dalam bertindak (freedom to act)b.dampak jabatan terhadap hasil akhir (type of impact)c.dampak pekerjaan terhadap organisasi (area of impact)

4. Work Environment , kondisi kerja sebagai serangkaian kondisi atau keadaan lingkungan kerja dari suatu perusahaan yang menjadi tempat bekerja dari para karyawan yang bekerja didalam lingkungan tersebut. Yang dimaksud disini adalah kondisi kerja yang baik yaitu nyaman dan mendukung pekerja untuk dapat menjalankan aktivitasnya dengan baik. Meliputi segala sesuatu yang ada di lingkungan karyawan yang dapat mempengaruhikinerja, serta keselamatan dan keamanan kerja, temperatur, kelambapan, ventilasi, penerangan, kebersihan dan lainlain.

Pay for Person Yaitu semua penerimaan yang menjadi haknya dengan mempertimbangkan : Kompetensi, Biasanya meliputia. Gaji pokokb. Tunjangan Masa kerjac. Tunjangan Transportd. Tunjangan Kesehatane. Tunjangan kemahalanf. Tunjangan keluargag. dll

Pay for PositionYaitu setiap jenjang jabatan yang memiliki bobot yang berbeda, untuk menentukan bobot jabatan dicari faktor-faktor yang dapat menentukan bobot diantaranya :a. Tanggung jawabb. Resiko pekerjaanc. Tingkat kesulitan pekerjaand. ketelitiane. keahlianf. dll

Pay for PerformanceKinerja suatu pekerjaan dapat dinilai dengan cara: Kualitatif Kuantitatif Jangka waktu penyelesaian Nilai dan biaya Presentasi atau index

Tolok ukur Performance evaluation sebagai berikut:1. Sasaran/target yang telah ditetapkan2. Standar umum sesuai dengan ketetapan atau pedoman resmi/ consensus nasional3. Standar khusus yang ditetapkan4. Uraian tugas/Jabatan5. Misi dan tugas pokok unit atau organisasi