ess -...

pt Business Intelligence Technologies

TRAINING E-SDM MERCUBUANA

MODUL

“ESS”

Disiapkan oleh

Team Enta

21 Februari 2018

E-SDM ESS

©2017 PT BUSINESS INTELLIGENCE TECHNOLOGIES

1

Daftar Isi

1. ESS – Forget Password (Lupa Kata Sandi) .................................................................................. 2

1.1 Halaman Utama ...................................................................................................................... 2

2. ESS - Perubahan Data Personal ................................................................................................. 4

2.1 Menu Pengajuan Pengubahan Data ........................................................................................ 4

2.2 Menu Persetujuan Pengubahan Data...................................................................................... 6

3. ESS - Pengajuan cuti .................................................................................................................. 8

3.1 Menu Pengajuan Cuti .............................................................................................................. 8

3.2 Menu Persetujuan cuti ...................................................................................................... 9

4. ESS - Pengajuan lembur........................................................................................................... 11

4.1 Menu Pengajuan Lembur ...................................................................................................... 11

4.2 Menu Persetujuan lembur .................................................................................................... 12

5. ESS – Koreksi Kehadiran .......................................................................................................... 13

5.1 Menu Pengajuan Koreksi Kehadiran ..................................................................................... 13

5.2 Menu Persetujuan Koreksi Kehadiran ................................................................................... 14

6. ESS – Pembatalan Cuti............................................................................................................. 15

6.1 Menu Pengajuan Pembatalan Cuti ........................................................................................ 15

6.2 Menu Persetujuan Pembatalan Cuti ..................................................................................... 16

E-SDM ESS


2

1. ESS – Forget Password (Lupa Kata Sandi)

1.1 Halaman Utama 1. Fungsi: Untuk mengubah password (kata sandi) jika lupa.

2. Deskripsi: Email yang digunakan untuk konfirmasi lupa kata sandi adalah email yang ada di

Menu Daftar Pengguna (Admin User)

3. Langkah:

1. Buka situs: e-sdm.mercubuana.ac.id

2. Klik forgot password

Username or Email:

1. Isi Username atau Email

2. Klik Next

Security Question:

1. Isi Answer (Jawaban) 2. Klik Next

E-SDM ESS


3

Finish: Kata sandi baru akan masuk ke dalam email yang ada di menu Daftar Pengguna

1. Klik Back to Login Page

E-SDM ESS


4

2. ESS - Perubahan Data Personal

2.1 Menu Pengajuan Pengubahan Data 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk permintaan perubahan data.

2. Deskripsi: Karyawan dapat mengajukan perubahan data secara mandiri (Employee Self Service)

dan Dosen bisa memberikan Kelengkapan Dokumen JFA secara mandiri.

3. Langkah:

1. Pilih Menu Karyawan - Pengajuan Pengubahan data

1. Pilih tipe data yang ingin kita ubah atau tambahkan lalu tekan tombol Edit atau Tambah

2. Setelah selesai mengisi data lalu tekan Simpan, Untuk menyimpan data

3. Permintaan akan di teruskan ke tingkat persetujuan

E-SDM ESS


5

Memberikan Kelengkapan Dokumen JFA

1. Pada bagian Kontrol Dokumen tekan tombol tambah

2. Pada menu Tipe Dokumen pilih "SK JFA"

3. Masukan Nama Dokumen

- Note: Untuk penginputan nama dokumen Ijazah S3 harus ada kata yang mengandung “S3”,

karena untuk persyaratan dosen mendapatkan Tunjangan S3.

4. Masukan Nomor Dokumen

5. Masukan Tanggal

6. Masukan Arsip Dokumen

7. Simpan, Untuk menyimpan data

E-SDM ESS


6

2.2 Menu Persetujuan Pengubahan Data 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk menyetujui atau menolak permintaan penambahan maupun

perubahan data pribadi karyawan.

2. Deskripsi: Banyaknya level persetujuan/approve, siapa yang berhak menyetujui maupun disetujui

dalam tiap level ditentukan oleh setting yang sudah diisi di master Persetujuan / Approval setting.

3. Langkah:

1. Pilih Menu Karyawan – Persetujuan Pengubahan data

2. Tekan tombol detail atau nomer permohonan perubahan data yang ingin dieksekusi

3. Centang permintaan yang ingin dieksekusi

4. Isi Keterangan

5. Pilih Approve atau Reject

E-SDM ESS


7

E-SDM ESS


8

3. ESS - Pengajuan cuti

3.1 Menu Pengajuan Cuti 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk permintaan cuti.

2. Deskripsi: Karyawan dapat mengajukan cuti secara mandiri (Employee Self Service).

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran - Cuti - Pengajuan Cuti

2. Klik Tambah Baru

1. Pilih jenis permintaan cuti (by self;other)

Jika pilih self, karyawan mengajukan untuk diri sendiri; Jika pilih Other, maka masukan

karyawan yang akan cuti.

2. Pilih pengelompokan jenis cuti (cuti reguler atau cuti lain-lain)

3. Pilih jenis cuti yang akan diambil (cuti sakit/cuti besar/cuti ibadah)

4. Pilih durasi cuti (setengah hari atau 1 hari penuh)

5. Masukan tanggal periode cuti

6. Masukan total durasi lama cuti

7. Setelah memasukan total durasi, maka pengguna akan mendapatkan informasi total hak

cuti karyawan yang masih berlaku/tersisa

8. Masukan dokumen lampiran untuk keterangan cuti ;

- Note: Untuk cuti sakit - karyawan wajib melampirkan surat keterangan sakit

E-SDM ESS


9

3.2 Menu Persetujuan cuti 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk menyetujui atau menolak permintaan cuti yang sudah

diajukan karyawan.

2. Deskripsi: Banyaknya level persetujuan/approve, siapa yang berhak menyetujui maupun

disetujui dalam tiap level ditentukan oleh setting yang sudah diisi di master Approval setting.

Pada level terakhir, apabila permintaan disetujui maka balance leave untuk karyawan tersebut

akan berkurang sesuai dengan jumlah hari yang diajukan dalam request.

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran - Cuti - Persetujuan Cuti

2. Tekan tombol detail atau nomer permohonan cuti yang ingin dieksekusi


4. Isi keterangan


E-SDM ESS


10

E-SDM ESS


11

4. ESS - Pengajuan lembur

4.1 Menu Pengajuan Lembur 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk permintaan lembur.

2. Deskripsi: Karyawan dapat mengajukan lembur secara mandiri (Employee Self Service)

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran - Lembur - Pengajuan Lembur

2. Klik Tambah Baru

1. Masukan periode lembur

2. Pilih permintaan lembur ( self atau other)

3. Jika pilih self, karyawan mengajukan untuk diri sendiri ; Jika Other, maka masukan

karyawan yang akan lembur

4. Klik tampil

5. Masukan jam lembur

6. Upload dokumen (surat tugas lembur)

7. Simpan, untuk menyimpan data

E-SDM ESS


12

4.2 Menu Persetujuan lembur 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk menyetujui atau menolak permohonan lembur yang diajukan

pada menu Pengajuan Lembur.


disetujui dalam tiap level ditentukan oleh setting yang sudah diisi di master Persetujuan /

Approval setting.

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran - Lembur - Persetujuan Lembur

2. Tekan tombol detail atau nomer permohonan lembur yang ingin dieksekusi


4. Isi Keterangan


E-SDM ESS


13

5. ESS – Koreksi Kehadiran

5.1 Menu Pengajuan Koreksi Kehadiran

1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk permintaan koreksi kehadiran.

2. Deskripsi: Karyawan dapat mengajukan koreksi kehadiran secara mandiri (Employee Self

Service)

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran – Koreksi Kehadiran - Pengajuan Koreksi Kehadiran

2. Klik Tambah Baru

3. Isi tanggal mulai

4. Isi tanggal selesai

5. Pilih permohonan untuk (by self;other)

Jika pilih self, karyawan mengajukan untuk diri sendiri; Jika pilih Other, maka masukan

karyawan yang dikoreksi kehadirannya.

6. Klik Tampil

7. Isi tanggal kehadiran masuk baru

8. Isi waktu kehadiran masuk baru

9. Isi tanggal kehadiran keluar baru

10. Isi waktu kehadiran keluar baru

11. Isi keterangan

12. Klik simpan

E-SDM ESS


14

5.2 Menu Persetujuan Koreksi Kehadiran 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk menyetujui atau menolak permohonan koreksi kehadiran

yang diajukan pada menu Pengajuan Koreksi Kehadiran.



Approval setting.

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran – Koreksi Kehadiran – Persetujuan Koreksi Kehadiran

2. Tekan tombol detail atau nomer permohonan koreksi kehadiran yang ingin dieksekusi


4. Isi keterangan


E-SDM ESS


15

6. ESS – Pembatalan Cuti

6.1 Menu Pengajuan Pembatalan Cuti

1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk permintaan pembatalan cuti.

2. Deskripsi: Karyawan dapat mengajukan pembatalan cuti secara mandiri (Employee Self Service)

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran – Pembatalan Cuti - Pengajuan Pembatalan Cuti

2. Klik Tambah Baru

3. Pilih Nomor Permintaan Masuk Cuti

4. Klik Status On Leave menjadi Dibatalkan

5. Isi keterangan

6. Klik simpan

E-SDM ESS


16

6.2 Menu Persetujuan Pembatalan Cuti 1. Fungsi: Menu ini digunakan untuk menyetujui atau menolak permohonan pembatalan cuti yang

diajukan pada menu Pengajuan Pembatalan Cuti.



Approval setting.

3. Langkah:

1. Pilih Menu Kehadiran – Pembatalan Cuti – Persetujuan Pembatalan Cuti

2. Tekan tombol detail atau nomor permohonan pembatalan cuti yang ingin dieksekusi


4. Isi keterangan


ess -...

Documents